Butlletí ITGD. Núm. 116. Maig 2016

1

Innovació tecnològica i gestió documental

MAIG 2016 I Nº 116

9 de juny. Dia internacional dels arxius

2

07 Notícies

04 Editorial

09 Jornades

3

10 Publicacions

SUMARI

11 Estàndards

12 Normativa

15 Licitacions

17 http://

4

EDITORIAL

Aspectes del nou reglament europeu de

protecció de dades vinculats a la gestió

documental i els arxius El parlament europeu ha aprovat i publicat el Reglament (UE) 2016/679

del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril de 2016, relatiu a la

protecció de les persones físiques en relació al tractament de dades

personals, el seu accés i reutilització. Aquest reglament, que actualitza

les definicions i principis en aquesta matèria, deroga les directives

europees següents: Directiva 95/46/CE de protecció de dades

personals i Directiva 2002/58/CE sobre la privacitat i les comunicacions

electròniques. Paral·lelament, també s’han publicat dues Directives

relacionades que complementen aquest reglament. En concret, la

Directiva 2016/680, relativa a la protecció de les persones físiques en

referència al tractament de dades personals per part de les autoritats

competents i a la lliure circulació de d’aquestes dades i la Directiva

2016/681, que regula la utilització de dades del registre de noms dels

passatgers (PNR) per a la prevenció, detecció, investigació i

enjudiciament de delictes de terrorisme i de la delinqüència greu.

En relació a l’arxiu i la gestió de documents cal assenyalar alguns

aspectes en els que aquest Reglament tindrà una incidència directa. En

primer lloc, i com passa en l’actualitat, aquesta normativa no és

d’aplicació a les persones mortes (considerant 158). També cal

destacar, en aquest mateix considerant, la definició d'un arxiu: "Les

autoritats públiques o els organismes públics o privats que gestionen

registres d’interès públic han de ser serveis que estan obligats, en virtut

5

del dret de la Unió Europea o de la legislació d'un Estat membre, a

adquirir, mantenir, avaluar, organitzar, descriure, comunicar, promoure i

difondre registres de valor perdurable per a l’’interès públic general i

facilitar-ne l’accés1”

Si entrem al contingut de l’articulat a l’article 5 hi ha un primer element

destacat en què es precisa que el tractament de dades personals amb

finalitat d’arxiu amb interès públic, amb finalitats d’investigació científica

i històrica o finalitats estadístiques no es considerarà incompatible amb

els fins inicials de processament. Així aquestes dades es podrien

conservar més temps que el previst en el seu propòsit inicial, sens

perjudici de l’aplicació de mesures tècniques i organitzatives adreçades

a protegir els drets i llibertats de l’interessat. Una formulació semblant de

conservació amb les mateixes finalitats és present a l’article 9 relatiu a

dades personals sensibles o a l’article 17 sobre el dret a l’oblit. Indicar

que el Reglament dedica una secció específica a les garanties i les

exempcions aplicables al tractament amb fins d'arxiu en l'interès públic,

amb el propòsit de la investigació científica o històrica o amb fins

estadístics (article 89) en el que enumera altres articles amb les

excepcions de tractaments amb fins d'arxiu amb interès públic dels

articles 15 (dret d'accés de l'interessat), 16 (dret de rectificació), 18 (Dret

a restriccions tractament), 19 (obligació de notificació pel que fa a la

rectificació o cancel·lació de les dades personals o la restricció de

tractament), 20 (dret a la portabilitat de les dades) i 21 (dret d'oposició).

Interessant assenyalar que les excepcions poden ser objecte de

compliment del que es denominen "garanties apropiades per als drets i

llibertats de les persones afectades" que a l’articulat prenen la forma de

"mesures tècniques i d'organització". Aquestes "garanties apropiades" es

definiran en un codi de conducta (article 40).

1 La traducció s’ha realitzar respectant els termes de la versió oficial en llengua castellana.

6

Finalment, assenyalar que, entre d’altres drets, el ciutadà haurà de

conèixer (article 4.2) el termini de conservació de les seves dades

personals o, quan això no sigui possible, els criteris utilitzats per a

determinar aquest termini.

Així doncs, ens sembla que en aquest nou context normatiu en el qual

caldrà informar al ciutadà del termini de conservació de les seves dades

i també de la possibilitat, justificada, de conservar dades personals amb

finalitats informatives o històriques, les taules d’accés i avaluació

documental són uns elements que avalen aquesta normativa.

Per a accedir al reglament i les directives:

https://www.boe.es/doue/2016/119/L00001-00088.pdf

http://eur-lex.europa.eu/legal-

content/ES/TXT/?toc=OJ%3AL%3A2016%3A119%3ATOC&uri=uriserv%3AO

J.L_.2016.119.01.0089.01.SPA

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=DOUE-L-2016-80809

7

NOTÍCIES

Joint Statement on Access to State and Local

Records El Council of State Archivists (CoSA), National

Association of Government Archives and

Records Administrators (NAGARA) i la Society

of American Archivists (SAA) fan una declaració

conjunta sobre l’accés a la documentació dels

governs locals i dels estat. Remarquen que

l’accés està regulat per llei i que la

documentació ha de romandre accessible inclús si ha estat donada o

dipositada en una institució privada. La documentació confidencial s’ha

de salvaguardar, però el conjunt ha de continuar sent accessible al

públic. Per accedir al document:

https://www.statearchivists.org/files/5814/5867/9112/Joint_Statement_Ac

cess_to_State_and_Local_Records_Final.pdf

8

Destrucció “per error” d’un informe exhaustiu del Senat dels Estats Units sobre l’ús de tortures

L'oficina de l'inspector general de

la CIA informa que va destruir "per

error" la seva única còpia d'un

informe exhaustiu del Senat sobre

l’ús de la tortura. Aquest informe

consta de 6.700 pàgines i conté

milers d'arxius secrets sobre l'ús per

part de la CIA dels mètodes d'interrogatori, com per exemple: el

denominat submarí, la privació de la son i altres tècniques agressives

usades a les presons denominades "lloc negre" pel seu emplaçament a

l'estranger. Actualment, hi ha obert un conflicte entre el president del

Comitè d'Intel·ligència del Senat, Richard Burr, i el govern Obama. El

primer es va oposar a la publicació de l'informe complert a l’any 2014;

mentre que el Govern va aconseguir el mateix any fer pública una

versió executiva (de 500 pàgines). Recentment, la cort federal

d'apel·lacions ha bloquejat una iniciativa (que s’alineava amb la Llei de

Llibertat d’Informació –FOIA-) per revelar la versió completa del

controvertit informe. El tribunal resol que, en ser un document custodiat

oficialment pel Congrés, la FOIA no li és d’aplicació. En aquest context,

s’està desenvolupant la polèmica i les sospites sobre si la destrucció del

document ha estat (o no) un mer error per part de l’Agència

d’Intel·ligència. Més informació a:

https://www.yahoo.com/news/senate-report-on-cia-torture-

1429636113023030.html

http://www.independent.co.uk/news/world/americas/cia-mistakenly-

destroys-copy-of-6700-page-us-torture-report-feinstein-a7034096.html

9

JORNADES

Jornada sobre l’aplicació pràctica de la Llei de

Transparència Ja es troben disponibles el material i les presentacions dels ponents

d’aquesta jornada organitzada pel Consorci d’Administració Oberta de

Catalunya i que va tenir lloc el passat dia 17 de maig de 2016.

Per accedir:

https://www.youtube.com/watch?v=tvyL0-JORAs

http://www.slideshare.net/consorciaoc

2016 NAGARA Annual Conference Dates: 13 de juliol de 2016

Lloc: Lansing (Estats Units)

Més informació:

http://nagara.org/meetinginfo.php?id=10&ts=1441126

340

International Congress on Metadata 2016:

"Multidisciplinary trends in the use of metadata" Dates: De 30 de maig a 3 de juny de 2016

Lloc: Ciutat de Mèxic (Mèxic)

Més informació: http://iibi.unam.mx/f/congreso_int_metadatos_2016.pdf

10

PUBLICACIONS

Digital Preservation Training Modules L’International Council on Archives (ICA) publica els mòduls de formació

per la preservació digital dins de l’apartat dedicat a la difusió de

recursos, com són les guies i manuals. Aquests mòduls són :

Understanding Digital Records Preservation Initiatives, orientat a

proporcionar la informació necessària per a desenvolupar estratègies i

adoptar mesures pràctiques per a protegir la integritat dels documents

electrònics al llarg del temps, i Managing Metadata to Protect the

Integrity of Records, centrat en oferir informació clau per determinar les

metadades necessàries per a protegir la integritat dels documents

electrònics i gestionar-les. Per accedir als documents:

http://www.ica.org/en/digital-preservation-training-modules

UNESCO/PERSIST Guidelines for the selection of

digital heritage for long-term preservation L’ICA presenta també una guia d’ajuda

a les organitzacions per seleccionar

aquells documents electrònics que

poden ser susceptibles de conservació

permanent. Aquest guia proporciona

elements per dur a terme aquesta tasca

de la manera més sostenible possible.

Per consultar la publicació:

http://www.ica.org/sites/default/files/persist-content-guidelines.pdf

11

ESTÀNDARDS Records and information management

standard Els National Archives of New Zealand

publiquen l’esborrany d’aquest estàndard

que exposa els requisits mínims obligatoris

per a la gestió de documents a

l’administració pública incloent l’estat,

escoles i governs locals. Durant aquest

mes de maig la norma ha estat exposada

a consulta pública per tal que els

professionals del sector poguessin

presentar les seves aportacions.

L’aplicació de l'estàndard des de 2014 per part del sector públic nova-

zelandès ha plantejat qüestions rellevants sobre el seu ús, eficàcia i

actualitat en el món dels arxius tant actual com futur. Amb aquest nou

estàndard, d’obligat compliment, es consoliden i simplifiquen els

principis i requisits actuals. També proporciona un suport més ampli als

arxius i a la gestió documental, mitjançant eines flexibles que s’adapten

a organitzacions de qualsevol mida.

L’acompanya una guia, ‘Implementing the new Records and

information management standard’, per millorar la seva comprensió i ús.

Per accedir a la norma:

http://archives.govt.nz/sites/default/files/records_and_information_mana

gement_standard_-_consultation_0.pdf

Per accedir a la guia :

http://archives.govt.nz/sites/default/files/implementation_guide_consult

ation_0.pdf

12

NORMATIVA Administració electrònica Al BOP de Barcelona de 19 de maig de 2016 es

publica l’aprovació inicial de la modificació de

l'Ordenança reguladora de l'administració

electrònica del Consell Comarcal del Barcelonès.

https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bo

p2016&05/022016007884.pdf&1

Al BOP de Tarragona núm. 98 de 24 de maig de 2016 es publica l’edicte

d’aprovació inicial de l’Ordenança reguladora de l’administració

electrònica de l’Ajuntament de l’Argentera.

https://www.diputaciodetarragona.cat/ebop/index.php?op=anunci&id

=4513&ebop_any=2016

Al BOP de Barcelona de 24 de maig de 2016 es publica també l’anunci

de l’aprovació definitiva de l'Ordenança municipal reguladora de

l'administració electrònica de l’Ajuntament de Teià.

https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600824

9.pdf&1

Avaluació Al BOE núm. 120 de 18 de maig de 2016 es publica la Resolució de 26

d’abril de 2016, de la Subsecretaría del Ministerio de Economía y

Competitividad, per la qual s’autoritza l’eliminació de determinades

sèries documentals relatives a gestió de recursos humans.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-4770

13

Gestió documental i arxiu Al DOGC núm. 7122 de 18 de maig 2016 es publica l’anunci sobre

aprovació inicial del Reglament de funcionament de l'Arxiu Històric

d'Olesa de Montserrat.

http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa

/?action=fitxa&documentId=726876&language=ca_ES

Simplificació administrativa Al BOP de Girona núm. 84 de 2 de maig de 2016 es publica l’edicte

d’aprovació definitiva de l’Ordenança de simplificació administrativa

per activitats de l’Ajuntament de Santa Cristina d’Aro.

https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/84/20168403469.pdf

Transparència Al DOGC núm. 7111 de 2 de maig de 2016 es publica l’anunci de

l’Ajuntament de Bell-lloc d’Urgell sobre aprovació inicial de l'Ordenança

reguladora de la transparència i administració electrònica.



Al DOGC núm. 7113 de 4 de maig de 2016 es publica l’Edicte de

l’Ajuntament de Moià sobre aprovació definitiva de l'Ordenança

municipal reguladora de transparència, administració electrònica,

accés a la informació i reutilització.



14

Al BOP de Lleida núm. 87 de 6 de maig 2016 es publica l’aprovació

definitiva de l’ordenança reguladora de la transparència i

l’administració electrònica de l’Ajuntament de Torà.

https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i

d=2016_87_3116

Al BOP de Barcelona de 9 de maig de 2016 es publica l’aprovació

definitiva de l'Ordenança de transparència i administració electrònica

de l’Ajuntament de Sant Fost de Campsentelles.

https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/022016007149.pdf&1

Al BOP de Barcelona de 23 de maig de 2016 es publica l’aprovació

inicial de l'Ordenança municipal de transparència i Administració

electrònica de l’Ajuntament de Caldes de Montbui.


5.pdf&1

Al BOP de Barcelona de 27 de maig de 2016 es publica l’anunci de

l’aprovació inicial de l'Ordenança municipal de transparència i

administració electrònica de l’Ajuntament d’Avinyonet del Penedès.


.pdf&1

Al DOGC núm. 7131 de 31 de maig de 2016 es publica l’edicte de

l’Ajuntament de Sant Joan Despí sobre aprovació inicial de l'Ordenança

de transparència i administració electrònica.



15

LICITACIONS Gestió documental Al BOP de Barcelona de 18 de maig de 2016 es publica l’anunci de

licitació per a l'adquisició i implantació d'una eina integral

d'administració electrònica per a la gestió

dels documents i tràmits de l'Ajuntament

d’Esplugues de Llobregat.

https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew

?bop2016&05/022016007868.pdf&1

Al BOE núm. 126 de 25 de maig de 2016 es publica l’anunci de la

Consejería de Administración Pública y Hacienda de licitació per a la

contractació dels serveis d’evolució, operació i suport del projecte

d’Història Clínica Electrònica (SELENE) i les seves integracions, quadre de

comandament integral i imatge mèdica del Servicio Riojano de Salud.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-22554

Al BOE núm. 129 de 28 de maig de 2016 es publica l’Anunci de licitació

de la Junta de Contratación del Ministerio de Justicia per a la recollida i

destrucció de documentació i altres residus en els Servicios Centrales del

Ministerio de Justicia.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-23310

16

Tractament arxivístic de documentació Al BOP de Barcelona de 17 de maig de 2016 es publica l’anunci de

licitació per a la contractació del servei per executar el tractament

arxivístic de 700 ml de documentació sense transferència formal de

l’Ajuntament de L'Hospitalet de Llobregat.


9.pdf&1

Al BOP de Barcelona de 26 de maig de 2016 es publica l’anunci de

licitació de serveis de tractament de la documentació dels arxius

municipals dels districtes de Ciutat Vella, Eixample, Les Corts, Horta-

Guinardó, Sant Andreu i Sant Martí a Barcelona.


6.pdf&1

17

http://

Portal PERTTS

Aquest mes destaquem el portal Program for Electronic Records Training,

Tools, and Standards (PERTTS), creat recentment pel Council of State

Archivist, associació americana sense finalitat de lucre que dóna suport

als arxius dels diferents estats. L’objectiu d’aquest portal és per donar

resposta al correcte tractament de la documentació publica en suport

electrònic.

Aquest portal s’estructura en diferents apartats, entre els quals l’usuari

pot trobar mòduls formatius, un apartat que profunditza en determinats

aspectes de la gestió documental com és l’accés, la preservació, les

polítiques, la transferència, seguretat, etc. Finalment el portal ofereix

guies i recursos web de referència.

https://www.statearchivists.org/pertts/

18

BUTLLETÍ ITGD

El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) és una

publicació de caràcter mensual, editada per la Subdirecció General

d’arxius i Museus. Entre d’altres matèries vinculades amb la gestió

documental i la innovació tecnològica, l’ITGD ofereix tot un seguit de

continguts relatius a:

- La gestió de documents electrònics i la seva seguretat i

preservació

- L’administració electrònica i els seus serveis i tràmits electrònics i

aplicacions informàtiques que la fan possible

- Els diferents processos associats a la gestió de documents

- L’accés als documents i a aspectes relatius a la llibertat

d’informació i a la transparència administrativa que se’n deriva,

etc.

Als diversos apartats d’aquest butlletí s’ofereix també un recull normatiu

sobre la legislació específica; notícies i articles d’actualitat; activitats,

adreces d’interès, etc. A més, l’ITGD dedica un editorial a analitzar i

comentar aspectes rellevants per als professionals del sector.

El Butlletí ITGD està disponible en català i en castellà i es transmet de

forma gratuïta per correu electrònic a tothom qui ho demani. També es

pot consultar via web.

19

QUI SOM?

La Subdirecció General d’Arxius i Museus, pel que fa al Sistema

d’Arxius de Catalunya, exerceix entre altres les següents

competències:

- Coordinar l’elaboració i execució de la planificació operativa de

la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en

l’àmbit d’arxiu i gestió documental

- Coordinar el Sistema d’Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius

Comarcals i els Arxius centrals Administratius de la Generalitat de

Catalunya

- Impulsar i coordinar projectes de gestió de documents relacionats

amb l’aplicació de les tecnologies de la informació i la

comunicació.

20

SUBSCRIPTORS

Si estàs interessat en rebre aquest butlletí,

omple el breu formulari que trobaràs al

següent enllaç:

https://docs.google.com/forms/d/1EJIdKDyU

tAYhycfEoqiF2geK8sutEWC-

gnMHvOgMBLo/viewform?c=0&w=1

Per a qualsevol modificació de les teves

dades o per donar-te de baixa, pots

adreçar-te a la bústia del Butlletí:

[email protected]

DADES I PRIVACITAT

Aquesta tramesa s’ha efectuat perquè les teves dades de contacte són

en un fitxer automatitzat del Departament de Cultura de la Generalitat

de Catalunya. D’acord amb les disposicions de la Llei orgànica 15/1999,

de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, pots

exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició adreçant-

te a la Subdirecció General d’arxius i Museus, al carrer Portaferrissa núm.

1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mitjançant l’adreça de correu

electrònic: [email protected]

Butlletí ITGD. Núm. 116. Maig 2016

Documents

Transcript of Butlletí ITGD. Núm. 116. Maig 2016