BPM EN LAS EMPRESAS

17 de noviembre de 2009, Fomento del Trabajo. Via Laietana, 32. 08003 Barcelona

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Oportunidad en un entorno Complejo Cliente Dictador

Búsqueda de lo mejor, más barato, más rápido Servicio superior: cuándo, dónde y como quiera Personalización en masa y Solución completa

Competencia Feroz El Producto es el Proceso. Se compite con el cómo y no con el qué Eficiencia y Agilidad compiten con “lo mejor”

Cambios Constantes Anticipar y Predecir tendencias

Silos de Información Legacy

Pérdida de Credibilidad Dificultades de comunicación

TI-Negocio

Y en muchas organizaciones las áreas de T.I. se convierten en “cuello de botella” y no puden responder adecuadamente al Negocio:

Las “organizaciones batracio” no reaccionan y cuando la temperatura esdemasiado elevada,… desaparecen

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BPMS, ¿Cuándo?En las compañias mejor gestionadas existe un relación simbiótica y productivaentre personas y sistemas. Mantener los dos alineados es un arte. Es uno de los principales objetivos de todo director de TI. Cada vez que hay que cambiarla parte “personas” del proceso, uno casi siempre ha de cambiar la parte “sistemas”. Pero aquí está la dificultad:

Sin herramientas BPM, los departamentos de IT no pueden mantener el ritmode respuesta. Ahora, con herramientas BPM, pueden.

Un sistema, muchos usos: ese es el poder de BPM –una infraestructuraestándar, respondiendo a cualquier número de procesos, construido a medidapara su organización, por usted.

Literalmente – las compañías están creando procesos en menos tiempo que requiere investigar el mercado para seleccionar un paquete, realizar el businesscase, lanzar la orden de compra y solo entonces darse cuenta que no es exactamente lo que necesitaban.

Howard Smith —Look Back to Look Forward (Feb’08)

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La Promesa de VALOR de los BPMS Efficiencia

Más Rápido, Reducción de Cycle Time Menos Errores, Reducción de entradas manuales Ejecución Consistente

Efectividad Mejor toma de Decisiones Mejor gestión de Excepciones SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Agilidad y Control Mejor Repuesta a Nuevos Modelos de Negocio Cumplimiento de la Norma

La clave en BPM está en la Gestión, que una compañía puede cambiar o crear procesos sin generar código, a la velocidad que necesita el Negocio.

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¿ Por qué es importante dotar a la organización de herramientas adecuadas para la gestión de sus procesos ?

Los requisitos de Negocio contienen complejas relaciones entre Políticas, Procedimientos y Actividades Manuales entre personas, sistemas y datos.

El hecho de que los datos de Requisitos del Negocio residen en diferentes lugares hace que su manejo sea difícil.

Capturar y Documentar requisitos del Negocio sin las herramientas tecnológicas (diseño de procesos, definición de políticas y procedimientos) es un proceso difícil y doloroso en la organización.

En la organización es complicado implementar cambios en los procesos, políticas, procedimientos y tareas manuales.

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¿ Necesita su organización gestionar procesos de negocio mediante BPMS ? (1/2)

Los procesos implican tareas humanas y varios sistemas de Información y hay una escasa visibilidad de los mismos.

Aunque hay procedimientos que describen las tareas de trabajo y los procesos, es complejo verificar interacciones, contradicciones, y el cumplimiento de los mismos.

Es difícil identificar los cuellos de botella en los procesos.

Gran parte de la ineficiencia de los procesos se debe a la falta de una clara responsabilidad sobre los mismos.

Con frecuencia es difícil indicar con precisión quién debe realizar algunas tareas.

Tras la consecución de un objetivo, a menudo es difícil identificar quién hizo qué.

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¿ Necesita su organización gestionar procesos de negocio mediante BPMS ? (2/2)

Existe una considerable inconsistencia en los tiempos de respuesta del empleado para completar tareas habituales.

Faltan medidas adecuadas para evaluar el rendimiento de los empleados.

La falta de controles sobre las tareas hace que la conveniencia y el hábito impida la mejora de los procesos.

La gestión del cambio organizacional no se realiza con el éxito deseado debido a las dificultades de sus individuos de asimilar los nuevos roles o gestionar diferentes recursos.

Organizaciones que han puesto en marcha iniciativas de gestión por procesos (ej. 6 Sigma, TQM, CMMI), o los que ya lo han hecho, encuentran importantes dificultades para llevar las teorías a la práctica.

Muchas de las reglas de negocio y definición de parte de los procesos actuales están incorporados a los sistemas de front-office y back-office, en motores de workflow propietarios de estos, que precisan de gran carga de programación y por tanto no adecuados para una gestión del cambio ágil.

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Las suites BPMS facilitan la orquestación tanto de tareas humanas como de sistemas en un mismo proceso a la vez que permiten utilizar las aplicaciones legacyexistentes en la organización.

Proporcionan al usuario un entorno de trabajo intuitivo mediante el uso de un portal de tareas que combina capacidades de Monitorización de Actividades de Negocio (BAM), e Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) definidos por el usuario en tiempo real y procesos de datos históricos proporcionando feedbackcuantitativo a los propietarios de procesos.

Permiten adaptarse a las necesidades del mercado y manejar excepciones, de una forma ágil, modificando tanto las reglas de negocio como los procesos en tiempo real.

Identifican cuellos de botella en los procesos mediante la combinación de simulación, herramientas de escenarios-test, y capacidades analíticas que monitorizan los procesos a través del ciclo de vida completo de los mismos.

Las suites BPMS ofrecen una gestión de tareas inequívoca y con una trazabilidad completa, permiten definir en cada tarea quién es responsable de qué, qué actividades están retrasadas y cuanto tiempo se retrasaron, otras completadas.

¿ Qué ofrece un BPMS para la gestión de una organización ? (1/2)

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¿ Qué ofrece un BPMS para la gestión de una organización ? (2/2)

En el caso de tareas rutinarias, se asegura la consistencia. La visualización de los procesos facilita a los usuarios la identificación de tareas inter-departamentales o inter-organizacionales y un mayor compromiso con la actividad al conocer la implicación de su trabajo.

La Dirección dispone de herramientas para identificar las mejores prácticas y verificar el cumplimiento de las políticas. Pueden reasignar actividades, flujos de información o modificar un proceso iniciado adaptando reglas de negocio en tiempo real. La Dirección puede fácilmente comparar el rendimiento entre varios grupos, departamentos, equipos o individuos incluso en tiempo real, lo que permite también la evaluación del rendimiento y la identificación de las mejores prácticas.

En un mismo proceso puede combinarse contenido estructurado y no estructurado, con documentos y formularios cuyo contenido va dirigiendo el resultado de nuevos eventos de forma que procesos que incluyen la creación, modificación y aprobación de contenido en una organización se realizan de forma inequívoca y sin fisuras.

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¿ Qué debemos esperar de una suite de BPMS ?

Automatización, Trazabilidad y Control de tareas, procesos y sus diferentes versiones.

Integrarse con los sistemas operacionales (ERP, CRM, SCM y otros Legacy) y bases de datos existentes en la organización.

Integrarse con los procesos tanto de Proveedores como de Clientes y Colaboradores.

Incorporar las reglas de negocio que define en cada momento la organización.

Proporcionar a la Dirección la visibilidad de los procesos, monitorizar las operaciones en tiempo real.

Agilidad para responder a los cambios en las condiciones de mercado de modo que la Dirección pueda manejar excepciones y modificar en tiempo real tanto reglas de negocio como los mismos procesos.

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Quién/esEscalaciónDelegación

ReasignaciónQuéCómoCuándoCuántoDóndeResultado

ExplícitoTrazabilidadMultiversiónDinámicoEjecutable

ControlMonitorizaciónMejoraAdaptación

ArquitecturaSOA3ª Generación(XML, Web Services)No intrusivoMínimosCostes de Propiedad

BPMS: “Build for Change,Designed for People”

La evolución de la “Gestión por datos” a la “Gestión por Procesos”, conectando Personas, sistemas y estrategia

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Candidatos BPO ESTRATÉGICOS

Estándares(ej. ERP)

ActividadesSencillas

(TQM, 6 Sigma)

Ventaja Competitiva/ RETORNO -

Com

plej

idad

/ RI

ESG

O

+

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BPMS

ImpactoIngresos

Costes

Clientes

Competitividad

Cumplimiento Normas

Comenzar por proyectos de Alto Retorno y Bajo Riesgo

ComplejidadActividades/ Proceso

Puntos de Integración

Excepciones

Participantes

Organización

Tiempo de Ciclo

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Valor de la Solución para T.I.

Una misma plataforma para Todos los Procesos Escalabilidad de la plataforma tanto para Sistemas

como para Negocio: todos los centros del cliente, proveedores, colaboradores y para todos los procesos.

“Time to market” Tanto para un primer proyecto, como para los

cambios sobre éste y para los siguientes proyectos.

Coste de DesarrolloCoste de Gestión y AdministraciónCoste de CambioCoste de MigraciónCoste del Hardware requeridoCoste de FormaciónCoste de Soporte y Mantenimiento

< Coste de Propiedad

Mínimo Impacto en la arquitectura existente Arquitectura SOA: consume y provee

servicios No Intrusivo

○ La integración con las aplicaciones se puede realizar por medio del interfaz de usuario y así evitar hacerlo en la capa de servidores

Administración y mantenimiento sencillos

BPMS: “Build for Change,Designed for People”

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Las Personas, Clave del Éxito Estrategia, Organización, Ejecución

BPMS: “herramienta” tecnológica diseñada para el Cambio, para Personas Enfocada a las Personas de Negocio Productividad para T.I. “Strategic Execution Machine”

Valor de BPMS: Productividad, “end-to-end”

Implantación:“Piensa en grande, comienza pequeño, escala rápido”

Resumen

BPM y Tao, mejora continua

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Modelos de Proceso Explícitos y Ejecutables• por el Usuario, sin código

Arquitectura SOA (provee y consume servicios) No Intrusiva y Extensible en

.NET [multiversión, trazabilidad bucles, gestión excepciones]

Agilidad en Instalación, Configuración, Administración, Desarrollo y Gestión

con Mínimo coste de Propiedad

Máxima funcionalidad sobre tecnologías MICROSOFT

Resumen características de AgilePoint BPMS

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www.ascentn.es Ascentn IberiaEdificio Cuzco IVPaseo de la Castellana 141, 8º 28046 MadridT: 91 572 66 84 F: 91 572 66 21info@ascentn.es

“Piensa en grande, comienza pequeño, escala rápido” Jesse Shiah, CEO Ascentn