BOLETÍN DE PRENSA 178

INFORME ANUAL SISTEMA DE CONTROL INERTNO

ENERO- DICIEMBRE DE 2017

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Versión: 01

Fecha: 19/01/2018

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Calle 16 No 2N-20 Vía Panorama Complejo TITAN Yumbo (Valle)

E-mail: [email protected]. Página Web: www.espyumbo.com

INFORME ANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ENERO- DICIEMBRE DE 2017

EMPRESA OFICIAL DE SERVICIOS-- PÚBLICOS DE YUMBO S.A ESP

ESPY SA ESP

PEDRO PABLO ESCOBAR RODRIGUEZ JEFE OFICINA CONTROL INTERNO

DICIEMBRE 31 DE 2017

mailto:[email protected]



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TABLA DE CONTENIDO

1. Presentación

2. Normatividad

3. Objetivos

4. Metodología

5. Informe estado del sistema de control interno de la Empresa Oficial de Servicios

Públicos de Yumbo S.A ESP.

6. Estado general del sistema de control interno.

7. Seguimiento y verificación de enero- diciembre 2017 a Procesos regulatorios e indicadores

8. Recomendaciones.




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1. PRESENTACIÓN

La Ley 87 de 1993, “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control Interno en las entidades y organismos del estado, “El Jefe de la Unidad de la oficina de control interno deberá publicar cada seis meses en la página web de la entidad, un informe semestral del estado del control interno de dicha entidad…”

El decreto 1599 de 2005, por medio del cual adopta el modelo estándar de control interno MECI, 100: 2005 en el Estado Colombiano, proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación de las entidades del estado, el propósito de la implementación de este modelo, es orientar a las entidades al cumplimiento de los objetivos institucionales y con esto a la contribución de los fines esenciales del estado.

2. NORMATIVIDAD

Constitución Política de 1991, articulo 208 y 269

Ley 87 de 2003, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control Interno en las entidades y organismos del estado.

Ley 142 de 1994, Por la cual se establece el régimen de los servicios públicos

domiciliarios y se dictan otras disposiciones. En sus artículos 45 al 52

Decreto No. 1599 de 2005, por medio del cual se adopta el modelo estándar de

Control interno MECI 1000: 2005 en el Estado Colombiano.

Ley 1474 de 2011. Art: 78, Dispone que todas las entidades y organismos de la administración Publica… “tendrán que rendir cuentas de manera permanente a la ciudadanía, bajo los lineamientos de metodología y contenidos mínimos establecidos por el Gobierno Nacional. “

Decreto 943 del 2014 Adecuación del Modelo Estándar de Control Interno MECI.




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3. OBJETIVOS

■ Identificar los avances y dificultades de los subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno establecido en la Empresa Oficial de Servicios Públicos de Yumbo ESPY S.A ESP; en el periodo de enero a diciembre de 2016.

■ Conceptuar acerca del estado general del sistema de control Interno en la entidad.

■ Establecer recomendaciones, con el propósito del mejoramiento continuo de la entidad.

4. METODOLOGÍA

De acuerdo a los lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), se utilizó el formato para la realización del informe Anual sobre el estado del sistema de control interno, en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 y 78 de la ley 1474 de 2011.

En este informe se evalúa el sistema de control interno, de acuerdo a los avances presentados en los subsistemas de control estratégico, subsistema de control de gestión y subsistema de control de evaluación.




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Jefe de Control Interno, o quien haga sus

veces:

PEDRO PABLO

ESCOBAR

RODRIGUEZ

Fecha de elaboración Enero .16 de 2017

5.1 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

5.1.1 Avances

Compromisos y Protocolos Éticos: La ESPY S.A ESP cuenta con el Código

de Ética construido y adoptado por resolución 039 de septiembre 09 del 2008, este documento es un instrumento de gestión transparente y de conocimiento público, ha venido siendo interiorizado para formar parte de la cultura organizacional, enfocada en el cumplimiento de la función social. Una vez realizado el proceso de autoevaluación a todo el personal de planta y contratistas de la entidad, se evidencia la necesidad de mejorar y armonizar más el conocimiento de los valores éticos, por parte de los empleados y verificar su aplicación del manual a través de capacitaciones de sensibilización del mismo.

Al personal nuevo que se incorporó a la Empresa, a partir del 15 de Enero de 2017, se le socializo y explico en el curso de inducción y re inducción, el manual de ética, por parte de la Coordinadora de comunicaciones, este manual de ética hay que revisarlo, estructurarlo y adoptarlo por resolución, de acuerdo a la nueva restructuración del MECI-CALIDAD según Decreto 943 de 2014, para el periodo fiscal 2017.

5. INFORME ANUAL DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO

LEY 1474 DE 2011

Periodo evaluado: Enero 01 – Diciembre 31 de 2016




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Desarrollo del Talento Humano La Empresa tiene definido en la parte de Gestión Humana procesos de vinculación y desvinculación de personal, plan de capacitaciones, plan de bienestar, plan de seguridad y salud en el trabajo, prevención de riesgos laborales y profesionales además de la elaboración de la nómina de la Empresa

Se nombró al señor Omar Alberto Sánchez, como encargado del área de Talento Humano, quien tuvo bajo su responsabilidad la ejecución del plan de bienestar social, para esta vigencia 2017, el cual fue socializado, revisado por los empleados oficiales de planta, de libre nombramiento y remoción, aprobado por Gerencia, según resolución No 1.3.1- 08 enero 31 de 2017. Se aprobó también el plan de capacitaciones según resoluciones No 1.3.1.002 de enero 05 de 2017, dando cumplimiento al Decreto Ley 1567 de 1998, en estos doce (12) meses, se ejecutaron varias capacitaciones, seminarios y diplomados para esta vigencia 2017, para los empleados y contratistas que son el recurso más valioso de la organización, con el objeto de mejorar el conocimiento y las habilidades del personal que labora en la ESPY S.A ESP, en las diferentes áreas como Gerencia, Subgerencia Administrativa, Técnica-Operativa, Comercial, Control Interno, Jurídico, capacitaciones que se realizaron en Las siguientes entidades gubernamentales y privadas como: Escuela Superior de Administración Pública ESAP, CENDAP, COMFANDI, ARL COLMENA, SENA Y ENTIDADES UNIVERSITARIAS.

SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN

ELTRABAJO

Con el nombramiento a la señora Jaqueline Polanco Barrientos, como Inspectora de Salud y seguridad Ocupacional, quien será la persona encargada de la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, dando cumplimiento al Decreto 1443 de 2014. Durante estos doce (12) meses se han realizado las siguientes actividades: Realizar inspecciones visuales en las áreas de trabajo para verificar

condiciones de seguridad o salud que puedan generar daño al trabajador o medio ambiente, estas inspecciones van acompañadas de listas de chequeo, informes y planes acción o de trabajo a cumplir en periodos de




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tiempo de acuerdo a la priorización de los hallazgos encontrados. Se crean procedimientos para la aplicación en ciertos procesos, como

proceso de tratamiento de incapacidades, toma de exámenes médicos clínicos, investigación de accidentes laborales, entrega de

elementos protección personal y todos los necesarios de acuerdo a los hallazgos encontrados o las necesidades dentro de la Empresa.

Se crean Políticas entre ellas las de seguridad y salud en el trabajo, prevención de consumo de sustancias alucinógenas psicotrópicas y sicoactivas.

Se asesora y acompaña en las actividades realizadas por el Copasst Se asiste a capacitaciones de la ARL colmena en diferentes temas

comprendidos dentro de la normatividad legal vigente en el sgsst Se actualiza la matriz de peligros y se implementa el programa para la

identificación de los mismos Se crean y normalizan formatos para organizar procesos generados en

áreas donde se realizan trabajos o actividades Se presentan informes generales de gestión mensual realizadas por el contratista encargado del SGSST COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL (COPASST)

El comité paritario de Salud Ocupacional (COPASST), elegido por los empleados de la ESPY S.A. ESP democráticamente, se ha reunido periódicamente con el fin de evaluar los diferentes riesgos profesionales de los trabajadores de la Empresa en coordinación con la ARL Colmena, en estos Doce (12) meses se han realizado las siguiente actividades:

Informe de inspección visual de extintores. Se han asistido a varias capacitaciones de la ARL Colmena. Visitas a la Bocatoma: tema manejo y disposición de residuos peligrosos

almacenados en el lugar. Nombramiento de los nuevos integrantes del COPASST y revisión del plan

de acción propuesto por la Dra. Jacqueline Polanco Profesional Salud Ocupacional y encargada de la elaboración e implementación del SG-SST.

Reunión para evaluar los requisitos más relevantes del SG- SST. Participación en “CICLO DE TALLERES SOBRE RESIDUOS

PELIGROSOS. (Invitación de la CVC y Universidad Javeriana). Participación en la jornada de recolección de residuos peligrosos, RAEE y

pos consumo. Seguimiento a la persona encargada de la elaboración e implementación

del SG- SST. Conformación de la brigada de emergencia.




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Participación en la semana de la salud. Participación en el simulacro de evacuación Nacional del 25 octubre de

2017.

■ Estilo de Dirección: El Gerente de la Empresa ESPY SA ESP, Ing.

Jairo Alberto González Ospina, maneja un estilo de dirección participativo y con una cultura de trabajo en equipo, con responsabilidad y cumplimiento en todos los niveles de la organización, encaminados a cumplir objetivos, metas y programas previamente establecidos a corto y largo plazo, con el fin de darle una nueva imagen consistente en la organización administrativa para responder a las necesidades del cliente de los servicios de acueducto y alcantarillado que presta la ESPY S.A. ESP, a toda la comunidad Yumbeña, en especial a nuestros usuarios de ladera. La alta gerencia de la Empresa, ESPY S.A. ESP, programo para la vigencia 2017, reuniones periódicas de los comités de gerencia, comités de sistema de control interno y de control interno, las cuales se harán en una sola reunión, esto con el fin de fortalecer el estilo de dirección de la entidad, de los cuales en estos diez (12) meses se han realizado seis (6) comités de gerencia, y dos (3) comités de control interno. La Empresa tiene definido en la parte de gestión humana procesos de vinculación, plan de capacitaciones, plan de bienestar, seguridad social (COPASO), salud ocupacional, prevención de riesgos laborales y profesionales además de los procesos de vinculación y desvinculación de personal.

■ Planes y Programas: La ESPY S.A ESP, con el área de Planeación y la Oficina de Control Interno, se le hace seguimiento al Plan General Estratégico debidamente documentado, teniendo en cuenta que se esté cumpliendo con su visión, misión, políticas y objetivos institucionales claramente definidos, el cual puedan ser consultado en la página web de la entidad.

Es importante también informar que se estructuro el Plan de Gestión y Resultados de la entidad, 2016-2019, como lo define la ley 142 de 1994. (Ley de servicios públicos domiciliarios) esta tarea la está liderando la Gerencia, con el apoyo de la Subgerencia Administrativa y Financiera, Subgerencia Técnica Operativa, Subgerencia Comercial, Control Interno, y Planeación, el cual se actualizará en esta vigencia fiscal 2018.

Dentro del Plan Estratégico 2016-2019 la alta gerencia se ha fijado las




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siguientes metas:

1.- GESTIÓN FINANCIERA

Alcanzar una taza de recaudo superior al 90% en los servicios de acueducto y alcantarillado que presta la Empresa.

Disminuir la rotación de cartera en los servicios que presta la Empresa a un periodo inferior a 200 días.

Cumplir con el 100% con el plan de inversiones adoptado por la entidad para el periodo 2016- 2019.

2.- GESTIÓN OPERATIVA

Alcanzar un indicador de relación costo de personal por metro cubico facturado por debajo del 1,20

3.- CALIDAD DEL SERVICIO

Alcanzar una cobertura superior al 95% en las áreas de cobertura de los servicios de acueducto y alcantarillado que presta la Empresa.

Alcanzar una cobertura en la medición superior al 95% en las áreas de cobertura de los servicios de acueducto que presta la Empresa.

Dar cumplimiento a la normatividad vigente expedida por el Ministerio de Salud.

Alcanzar el índice de agua no contabilizada inferior al 40% durante el periodo 2016-2019.

Alcanzar una continuidad del servicio de acueducto de 12 horas al día durante al menos 360 días al año para el periodo 2016-2019.

La Gerencia en cabeza del Ing. Jairo Alberto González Ospina, en su direccionamiento estratégico y con el fin de obtener recursos externos, para tener un fortalecimiento institucional, solidez económica, hacer inversión con recursos propios en mejoramiento de redes de acueducto y alcantarillado, suscribió con el Municipio de Yumbo los siguientes convenios inter administrativos, que se empezaron a ejecutar durante las vigencias fiscales 2016 – 2017. El siguiente es el estado de su ejecución en estos últimos diez (12) meses:




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CONSTRUCCIÓN PTAR DEL MUNICIPIO DE YUMBO.

Los diseños los realizara la ESPY SA ESP, la compra del terreno el Municipio de Yumbo, esta obra no se ha comenzado a ejecutar.

CONSTRUCCIÓN COLECTOR CORVIVALLE SUR.

Esta obra se reinició, en la actualidad se encuentra en ejecución.

TERMINAR OBRAS INCONCLUSAS PEZI (ZONA INDUSTRIAL YUMBO)

Se está ejecutando la instalación de 60 ml de tubería de 3000 mm de diámetro en GRP, se construyeron aproximadamente 600 ml de canal en tierra, en la terminación de las obras de drenaje de la Carrera 34 al Rio Cali, esta obra se había suspendido pero ya reinicio trabajos con fecha de terminación y entrega diciembre 31 - 2017.

CONSTRUCCIÓN DE DOS POZOS AGUAS PROFUNDAS

1.- Primer pozo del sector de Platanares, Contrato Interadministrativo

No 180- 10.11-06-2017, se presentaron los diseños para la construcción del

pozo profundo, del cual se espera obtener un caudal de 70 litros por

segundo durante un periodo de 14 horas por día con una perforación de

200 m. Mediante gestión realizada por la ESPY y el Municipio de Yumbo, a

través de la Empresa VALLECAUCANA DE AGUAS del Plan

Departamental de agua PDA y la Gobernación del Valle, se logró conseguir

la financiación de las obras de construcción del pozo y sus obras

complementarias, por valor de $ 13.000, trece mil millones de pesos de los

cuales la Gobernación del Valle aporto $ 5.000 Cinco Mil Millones de pesos

y el Municipio dio como contrapartida cerca de $ 4.000 Cuatro Mil Millones

de pesos, para la vigencia 2016 y el resto en la vigencia 2017. En estos

momentos ya se firmó por parte del Alcalde Municipal la compra del lote

donde se construirá el pozo. El proyecto se encuentra en proceso de

licitación.

2.- El segundo Pozo ubicado en la zona nororiental, Contrato

Interadministrativo No 180-10.11-005-2017, aledaño a la Madre Vieja el

Higuerón se espera obtener un caudal de aprovechamiento de 60 litros por

segundo durante un periodo de 12 a 14 horas por día a una profundidad de

200 m. Este pozo servirá de contingencia para los usuarios de la zona de




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ladera localizados en el sector norte y beneficiara principalmente los barrios

Panorama y Buenos Aires y como contingencia para los nuevos usuarios

localizados en el Barrio la Estancia y/o zonas aledañas que actualmente se

abastecen del pozo existente, en estos momentos este proyecto se

encuentra en proceso de licitación.

UNIDAD TÉCNICA ACUEDUCTOS ZONA RURAL.

Convenio Interadministrativo No 180.11. 02-002-2017, se contrató la

segunda fase de la unidad técnica de acueductos de la zona rural, la

primera fase termino el 31 de diciembre de 2016, presentando el

diagnóstico del estado en que se encuentran todos los acueductos Rurales

del Municipio de Yumbo, la segunda fase la contratara el Municipio de

Yumbo.

LIMPIEZA DE CANALES.

Contrato Interadministrativo No 180.10.11-002-2017, Alcantarillado

Fluvial, este contrato se inició para la vigencia 2017, consistente en

limpieza de colectores y estructuras de separación del sistema de

alcantarillado en actividades correctivas y preventivas, con una intensidad

de más de 400 horas, a una longitud superior a 1000 ml de tuberías.

Se ejecuta la limpieza de sistema de sumideros del Municipio, con una

frecuencia de dos veces en el año, 5.000 unidades.

INTERVENCIÓN VÍAS URBANAS (ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO).

Según Convenio Interadministrativo No 180-11.03.05 de 2016, se

realizó la reposición de colectores de alcantarillado en la zona urbana en

una longitud superior a los 850 ml. Se repuso alrededor de 4.950 M2 de

pavimento.

Se realizó la reposición de aproximadamente 735 ml de redes de acueducto, las siguientes son las intervenciones que se realizaron en la comuna 2 focalizados en los Barrios Belalcazar y Bolívar, en las cuales se intervinieron las siguientes vías:




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Calle 6 entre carreras 2 y 3

Carrera 2 entre calles 6 y 7

Carrera 2 entre calles 7 y 8

Carrera 2 entre calles 8 y 9 -9A




Calle 14 entre carreras 4 y 5.


Estas obras ya se ejecutaron en un 100% al 15 de noviembre de 2017.

CARRERAS 3 Y 4 ZONA URBANA MUNICIPIO DE YUMBO,

Contrato Interadministrativo 180.10.11-002-2017, Estas Obras a la fecha

no han comenzado, se encuentran en proceso de contratación.

CORVIVALLE ETAPA I

Contrato Interadministrativo No 180.10.11-001-2017, Estas Obra a la fecha se

encuentra en su ejecución.

Modelo de Operación por Procesos: La empresa tiene un modelo de

indicadores de gestión y cumplimiento como lo dicta el Modelo Estándar de

Control Interno- MECI, la alta dirección, junto a la oficina de control interno,

Coordinación de Planeación, la subgerencia Administrativa Financiera, subgerencia

comercial y subgerencia técnica operativa, verifican que estos indicadores estén

reflejando la correcta ejecución de los procesos y la aplicación de la normatividad

vigente.

Para dar cumplimiento al requerimiento del Decreto 943 de 2014 de la DAFP y al

plan de mejoramiento de la Contraloría Municipal de Yumbo, la ESPY SA ESP, se

suscribió un nuevo contrato No CC-048-17, por valor de $60.000.000.00, con el

Sr. Francisco Rafael Erazo Santis, con el fin de darle continuidad a los ajustes del

Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014 Decreto 943, e implementar el




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Sistema de Gestión de Calidad, de lo cual a la fecha se capacito a todo el

personal nombrado y de apoyo de la ESPY SA ESP, simultáneamente se

ajustaron los procesos y procedimientos aplicando la matriz PHVA, con la

participación de los dueños de los procesos y todo el personal que interviene en

cada proceso, se identificaron los riesgos por proceso, se actualizo el nomograma

actual,

se identificaron de los indicadores de gestión y de ley que se deben reportar a los

entes de control externos, se normalizaron los diferentes formatos que manejan

todas áreas de la ESPY SA ESP.

El plazo de ejecución de este nuevo contrato de actualización Mecí, e

implementación de Calidad, es hasta el 31 de diciembre de 2017.

También se aprovechó estas capacitaciones para la formación de auditores

internos, los cuales están apoyando las auditorías internas que realiza la Oficina

de Control Interno a los diferentes procesos de la ESPY SA ESP.

■ Estructura Organizacional: La Organización de acuerdo a su carácter

de Empresa de Servicios Públicos, cuenta al 31 de Diciembre de 2017 con

una planta de cargos de 19 (diez y nueve) servidores Públicos, 6 (seis),

funcionarios de planta y 13 (trece) Funcionarios de Libre Nombramiento y

Remoción de ley, de igual forma a partir del 15 de Enero de 2017, hasta el

31 de Diciembre de 2017, se han realizado cincuenta y siete ( 57 ) contratos

bajo la nominación de prestación servicios, en los diversos procesos a

desarrollar por la Empresa durante la vigencia 2017, este personal está

conformado por profesionales, profesionales especializados, con maestrías,

tecnólogos, técnicos, bachilleres y otros estudios.

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

■ Contexto Estratégico: La empresa estableció y adopto la política de

administración del riesgo para los procesos empresariales como son los

estratégicos, misionales, de apoyo y los de evaluación y control, con el fin

de dar cumplimiento a los objetivos estratégicos de la Empresa.




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La metodología de la administración de riesgo, está ajustada a la

establecida por el MECI 2014 Decreto 943, contando con una política de

administración de riesgos y la matriz de riesgos general e institucional.

■ La Identificación del riesgo, El análisis del riesgo, la valoración del

riesgo

estos sistemas se construyeron y actualizaron por parte del coordinador de

Planeación, Oficina de Control Interno, y los dueños de los procesos de las

áreas de Administrativa Financiera, Comercial y Técnica Operativa, como

meta a cumplir, con el fin de poder identificarlos, mitigarlos y asegurar los

procesos, esta actividad se ejecutara simultáneamente en la restructuración

del MECI según Decreto 943 de 2014 y la implementación del Sistema de

Calidad en las vigencia 2017.

5.1.2 DIFICULTADES

■ Se recomienda fortalecer los procesos de inducción y re inducción a todos

los niveles, especialmente los dirigidos a los niveles técnico y operativo por la naturaleza de la función que cumplen, lo mismo fortalecer los planes de capacitación con el fin de desarrollar las capacidades de los funcionarios que laboran en la ESPY S.A ESP, lo cual proporcionara beneficios para éstos como para la organización. A los primeros los ayuda a incrementar sus conocimientos, habilidades y cualidades y a la organización la favorece al incrementar los costos-beneficios La capacitación hará que los funcionarios sean más competentes y hábiles, al utilizar y desarrollar sus actitudes, de esta manera, la organización se volverá más fuerte, conocer, manejar y mitigar los procedimientos que nos permitan administrar los riesgos de la organización que se presentan en la parte administrativa, financiera, comercial y operativa de la empresa como lo define la resolución CRA 12 de 1.995 para ESP.

■ Para esta vigencia 2017 el Jefe de Control Interno al mes de diciembre del

presente año, ha efectuado en varias oportunidades, el análisis y valoración del riesgo, con visitas a la bocatoma y planta de tratamiento PTAP, con el fin de visualizar los posibles riesgos, identificarlos y poder hacer los respectivos correctivos y mitigación de estos; estas visitas se hicieron también en las dependencias de comercial, administrativa y financiera.




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5.3. MODULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

5.3.1 Avances

■ Autoevaluación del Control: Se continua en el año 2017 a través de

mecanismos como tableros de control, indicadores de cada uno de los

procesos IANC, IRCA, Calidad del agua, Continuidad, PQR, Sui, Flujo de Caja

Acida, Cobertura, Catastro de Redes, Catastro de Usuarios, Comités de

Sistema de Control Interno, Comités de Gerencia, Comités de Oficina de

Control Interno, para el fortalecimiento de los procesos de autoevaluación de la

organización.

■ Autoevaluación de la Gestión: Esta se hace a través de acuerdos de

gestión, prestación de servicios de acueducto y alcantarillado a la zona de

laderas del Municipio de Yumbo y parte del sector comercial e industrial, esta

autoevaluación se hace buscando identificar y minimizar las desviaciones en

los procesos frente a las metas establecidas.

La subgerencia Técnica Operativa con el fin de mejorar la continuidad del

servicio a la zona de ladera, seguirá buscando estrategias para enviar agua en

horarios diurnos y nocturnos, con mayor continuidad, Calidad, Eficiencia y

Efectividad a nuestros usuarios de ladera.

Igualmente, esta Subgerencia Técnica Operativa para realizar las diferentes

actividades fundamentales para la prestación del servicio realizo los siguientes

contratos, para la vigencia fiscal 2017.

Operación Planta De Tratamiento Nuevo Horizonte.

Mantenimiento y Reparaciones Eléctricas PTAP.

Mantenimiento y Reparación Redes Acueducto.

Mantenimiento y Reparación Redes Alcantarillado.

Elaboración de Presupuesto de Obras Inconclusas Pezi. (suspendido).

Elaboración de Estudios Previos para Suscripción de Contratos de

Inversión Delegada Con El Municipio De Yumbo, contratos de

reposición de redes de acueducto y alcantarillado Carreras 3 calles 1 y

15, carreras 4 calles 1 y 15.




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Canal Corvivalle Sur, convenio por terminar.

Reposición De Acueducto Y Alcantarillado Zona Urbana Municipio De

Yumbo, convenio terminado en un 100%.

Programa Acueductos Zonas Rurales, se terminó la primera fase, con

el diagnostico de cómo están funcionando los acueductos rurales, la

segunda fase fue contratada según Convenio Interadministrativo No

180.1-11.02-001-2017, se encuentra en ejecución, terminando el 31 de

Diciembre 2017.

La subgerencia Comercial con el fin de mejorar su proceso de lectura y reparto

de facturas, continua con el contrato No CPS-001-17, con la Empresa

DELTEC, la cual está efectuando las lecturas de forma digital, corte y

suspensión permitiendo de esta manera la efectividad en el proceso y

garantizando a los usuarios que las lecturas sean reales y en el momento,

disminuyendo los errores que se venían ocasionando, por hacer las lecturas de

forma manual.

Se tenía proyectado por el área comercial vincular 2.600 usuarios nuevos para

esta vigencia fiscal 2017, de los cuales a la fecha diciembre 15 de 2017, se

encuentran vinculados los siguientes usuarios de la siguiente manera:

Servicio de Acueducto 5.693 usuarios.

Servicio de Alcantarillado 23.721 usuarios.

149 nuevos usuarios de ACUATRINIDAD.

802 nuevos usuarios de URBANIZACIÓN HACIENDA VERDE.

139 nuevos usuarios de URBANIZACIÓN CAMPESTRE REAL.

También la Subgerencia Comercial dio inicio al convenio de facturación conjunta

con la Empresa ACUATRINIDAD, la cual presta el servicio de acueducto a ciento

cincuenta y ocho (158) predios del barrio la Trinidad. Este convenio permitirá

ajustar los valores que venían facturando la ESPY S.A. ESP, por alcantarillado a

solo un 30% de los usuarios; pero además, los usuarios recibirán un cobro

ajustado al consumo real (según medidor) lectura que aporta ACUATRINIDAD,




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todo lo contrario que se venía realizando en la Empresa, que consistía en el cobro

de un valor promedio de 20m3.

■ Evaluación del Sistema de Control Interno: Dentro de los

principales roles de la oficina de control interno y Gestión, se encuentra la

evaluación independiente del MECI, por medio de esta evaluación se mide el

grado de cumplimiento de los principios, fundamentos y objetivos del sistema

de Control interno una vez adoptado poderlo implementar, ajustarlo como lo

que dicta la ley 142 de 1994, en sus artículos 45, 46, 47, 48 y 49 respecto al

sistema control interno para empresas de servicios públicos domiciliarios.

■ Auditoría Interna: El Jefe de la Oficina de Control interno durante estos

doce (12) meses del presente periodo, ejecuto y desarrollando el plan de

Auditorías Internas y el Plan de Acción, presentado y aprobado por el Comité

de Gerencia, para la vigencia 2017, con el apoyo de los auditores internos

formados por el equipo MECI-CALIDAD, el acompañamiento de la Dra.

Lizbeth Arroyabe Sepúlveda contadora del equipo MECI-CALIDAD y el Auxiliar

de Control Interno, Jairo Astudillo, desarrollándolas cronológicamente a los

dieciséis (16) procesos de la entidad, cuyos informes de las auditorías,

fueron presentados a la Gerencia con su respectivo Plan de Mejoramiento

Institucional.

■ Se realizaron Visitas a la planta PTAP, al acueducto de Montañitas, inventario

de equipos electrónicos, materiales, tubería accesorios que estaban a cargo

del fontanero saliente, PQR, seguimiento y verificación cuadres de caja menor de

tesorería, validación de Iinformación SUI, facturación y lectura, cartera, auditoria

a la contracción vigencia fiscal 2016, reportes mensuales de formatos a la

contraloría Municipal, elaboración de los informes pormenorizados del Sistema

de Control Interno a la DAFP, seguimiento a las obras convenio

interadministrativo 180-11.03.05 de 2016, reposición de redes de acueducto,

alcantarillado y pavimentación del perímetro urbano del Municipio de Yumbo.

■ Es importante el rol de la Oficina de Control Interno en cuanto al liderazgo que

asumirá en las relaciones con “Entes Externos” como la Contraloría Municipal

de Yumbo en los procesos de acompañamiento en el proceso de Auditoría

Gubernamental Modalidad Regular que se realizó a la ESPY SA ESP, en los

meses de Agosto y Septiembre de la presente vigencia, correspondiente al

periodo fiscal 2016, coordinando todos los requerimientos solicitados, lo




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mismo que con la Personería Municipal en el acercamiento con esta entidad

teniendo una buena y efectiva relación con este ente de control que defiende

la vulnerabilidad de los derechos de la comunidad,( tema servicios públicos),

como también suministrándole la información requerida para los diferentes

procesos disciplinarios que se encuentran en curso en dicha dependencia, lo

mismo con la Secretaria de Infraestructura Municipal para tener un mejor

control y seguimiento a las diferentes obras que se están ejecutando a través

de convenios interadministrativos.

AVANCES DE LA OBRA CONVENIO 180.11.03.05

DE 2016 SEGUNDO SEGUIMIENTO

SECTOR CALLE 6 E NTRE CRAS 3 Y 2

Este tramo de vía ya inició su ejecución, en el mes de mayo del 2017 se

evidencio en su avance de la obra, la instalación de la tubería de 60”, la

acometida domiciliaria y la construcción e instalación de los anillos en

concreto.

El plazo para entregar esta obra completamente terminada es el día 20 de

junio de 2017.

Se anexan los registros fotográficos de cómo se encontraba en la primera

visita de seguimiento y el estado en que se encontraba en el segundo

seguimiento.




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Fotografía No 1

ESTADO QUE SE CONTRABA LA OBRA EN EL PRIMER SEGUIMIENTO NO HABIA

COMENZADO SU EJECUCION

Fotografía No 2. Estado actual de la calle 6 con carreras 2 y 3 segundo

seguimiento.




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SECTOR CARERA 2 entre calles 6 y 7

La obra se encuentra en ejecución hasta la fecha con nivel de pavimento,

cuenta con la instalación de dos líneas de alcantarillado, sus derivaciones

de acometidas y la reposición de cámaras, los predios se encuentran con

sus respectivas cajas y tapas domiciliarias, las acometidas del acueducto

se encuentran empotradas subterráneas con su tubo de protección.

Se observa que durante el mes de mayo la obra tuvo un avance en la

demolición de andenes e instalación de adoquines.

Las obras en esta calle se encuentran finalizadas como se pueden

evidenciar en las fotografías No 5, 6 y 7.

Queda pendiente la instalación del adoquín en la esquina de la calle 6 con

carrera 2, por motivo de la construcción de la estructura especial que se

construirá en este cruce.

El avance de esta obra se encuentra aproximadamente en un 95%.

Fotografía No 3.-SECTOR PENDIENTE DE INSTALACION DE ADOQUIN




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Fotografía No 4.

ESTADO ACTUAL DE LA OBRA TERMINADA CON CIRCULACION VEHICULAR

SEGUNDO SEGUIMIENTO

Fotografía No 05.-

Entrevista con comerciantes del sector para evaluar conformidad de la obra




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OBRAS DE LA CARRERA 2 CON CALLES 7 Y 8

En el mes de mayo este sector tuvo un avance en demolición de andenes e

instalación de adoquines.

Las obras en esta calle se encuentran finalizadas como lo muestra la

fotografía 4 y fue habilitada para el paso vehicular.

Está pendiente la terminación de las obras complementarias de la

intersección de la calle 8 con carrera 2.

Fotografía No 06. ESTADO DE LA OBRA EN EL SEGUNDO SEGUIMIENTO

SECTOR CARRERA 2 CALLES 7 Y 8 TERMINADO HABILITADO PARA PASO

VEHICULAR




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SECTOR CRA 2 ENTRE CALLES 8 Y 9

Ya cuenta con la instalación de 2 líneas de alcantarillado de 16”, sobre la

margen izquierda y 8” Novafort para el empalme de acometidas

domiciliarias, dicha tubería comienza en la calle 8 con cámara inicial,

relleno en grava y roca muerta para el mismo.

En este sector se observó que en el mes de mayo, se adelantaron

actividades de pavimentación, adecuación de anillos de cemento,

demolición de andenes y construcción de placas de cemento.

Los trabajos de esta calle se han visto afectados por los comerciantes del

sector de la plaza de mercado de Yumbo, especialmente los vendedores

ambulantes, los cuales se opusieron a la demolición de los andenes,

además que el contratista de la obra no ha tenido el personal suficiente

para que estas obras avancen.

Queda pendiente las obras complementarias de los andenes

correspondientes a la instalación del adoquín sector Plaza de Mercado de

Yumbo.

Se le pregunto a la interventoría si habían hecho pruebas de compactación

del pavimento por parte del contratista e interventoría, manifestando que

ambos hicieron las pruebas.

El estado de ejecución de este sector se encuentra aproximadamente en un

90%.




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Fotografía No 07- PRIMER SEGUIMIENTO SECTOR PLAZA DE MERCADO.

Fotografía No 08.-ESTADO EN QUE SE ENCONTRABA LA OBRA PRIMER SEGUIMIENTO

MAQUINARIA Y OBREROS TRABAJANDO SECTOR CARRERA 2 CALLES 8 Y 9




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Fotografía No 09

ESTADO DE LA OBRA ACTUAL SEGUNDO SEGUIMIENTO VIA HABILITADA PARA

PASO VEHICULAR SECTOR PLAZA DE MERCADO

SECTOR CARRERA 2 ENTRE CALLES 9 Y 9A

La ejecución de este sector solo se autorizó el 03 de febrero de 2017, por la

Junta Directiva de la ESPY SA ESP, ya que el contrato no contempla

ejecutar dicho tramo de vía, porque es necesario hacer la conexión al

colector existente en la carrera 9A, por lo que se gestionó el otrosí No 2,

donde se contempla la adición en ampliación y alcance, mas no en

presupuesto.

Este sector como hizo parte de intervención del proyecto, por lo cual fue

necesario completar la reposición de dicho colector en la longitud

comprendida entre la Cra 2 entre calles 9 y 9A, punto en el cual se

garantizó la correcta conectividad y funcionabilidad del sistema con la

infraestructura del alcantarillado existente.




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Adicionalmente se requiere ejecutar las obras complementarias en la

reposición de dicha infraestructura como demolición y construcción de

andenes, y pega del adoquín.

El avance de ejecución de este sector, se encuentra en un 90%.

ESTADO DE LA OBRA QUE SE ENCONTRABA EN EL PRIMER SEGUIMIENTO

Fotografía No 10.

Fotografía No 11.

ESTADO DE LA OBRA ACTUALMENTE SEGUDO SEGUIMIENTO




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SECTOR CALLE 11 ENTRE CARRERAS 5 Y 6

En el momento de la segunda visita, esta obra se encuentra terminada en

su pavimentación, con demolición de andenes, construcción de los mismos

en adoquín, construcción de los sumideros e instalación de las tapas de la

esquina de la calle 11con carrera 6.

Queda faltando terminar la adecuación de las intersecciones de las carreras

5 y 6.

La comunidad del sector reclama que el contratista elimino dos (2)

sumideros, lo cual perjudica a las viviendas y negocios en época de

invierno, ocasionando inundaciones, ubicados en la calle 11 con carrera 5

Como lo muestra las fotografías No 24 y 25.

Esta obra está programada terminarla el 20 de junio de 2017.

El avance de ejecución de este sector se encuentra en un 90%.-

Fotografía No 12




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Fotografía No 13

ESTADO DE LA OBRA ACTUALMENTE SEGUNDO SEGUIMIENTO

Fotografía No 14

RECLAMACION DE LA COMUNIDAD POR HABER ELIMINADO DOS (2) SUMIDEROS




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SECTOR CALLE 12 ENTRE CARRERAS 4 Y 5

Durante el mes de mayo se realizaron las obras complementarias,

correspondiente a construcción de andenes, pega de adoquines, sumideros

e instalación de las tapas de los mismos.

Queda pendiente la adecuación de las intersecciones de la calle 12 con

carreras 4 y 5.

El avance de obra de este sector se encuentra aproximadamente en un

90% de ejecución.

El plazo para entregar esta obra terminada es el día junio 20 de 2017.

Fotografía No 15-

SECTOR CALLE 12 ENTRE CARRERAS 4 Y 5 OBRA EN EJECUCION

CON ATRAZO PRIMER SEGUIMIENTO




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Fotografía no 16

ACOMPAÑAMIENTO DE LA INTERVENTORIA Y REPRESENTANTE DEL

CONTRATISTA PRIMER SEGUIMIENTO

FOTOGRAFIA No 17.- ACOMPAÑAMIENTO DE LA INTERVENTORIA Y EL CONTRATISTA

SEGUNDO SEGUIMIENTO




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FOTOGRAFIA No 18.- ESTADO DE LA OBRA EN LA INTERSECCION DE LA

CALLE 12 CON CARRERA 4. SEGUNDO SEGUIMIENTO

CALLE 13 ENTRE CARRERAS 4 -5 y 6

Esta obra de este sector se encuentra pavimentada en sus dos tramos de la

calle 13 entre carreras 4, 5 y 6.

Las obras complementarias de demolición, construcción de andenes e

instalación de adoquín, se encuentran terminadas

El avance de ejecución de este sector se encuentra aproximadamente en

un 95%.

Queda pendiente por realizar la demolición del sector de la loza fracturada

ubicada en el sector de la calle 13 con carreras 5 y 6, de lo cual se

comprometió el contratista de la Obra.

También quedan pendientes las adecuaciones de las intersecciones de las

carreras 4 -5 y 6.




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Fotografía No 19.- ACOMPAÑAMIENTO DE LA INTERVENTORA, COORDINADORA Y

REPRESENTANTE DEL CONTRATISTA

FOTOGRAFIA No 20.- OBRA DE LA CALLE 13 CON CARRERAS 5 Y 6 EN

PROCESO DE PAVIMENTACION SIN PRESENCIA DE TRABAJADORES

PRIMER SEGUIMIENTO




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FOTOGRAFIA No 21.- ACOMPAÑAMIENTO DE INTERVENTORA Y CONTRATISTA

FOTOGRAFIA 22.- OBRAS COMPLEMENTARIAS TERMINADAS SEGUNDO

SEGUIMIENTO




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CALLE 14 ENTRE CARRERAS 4 Y 5

Durante el mes de mayo se ejecutaron actividades de demolición y

construcción de andenes.

Como se puede observar en las gráficas Nos 45,46 y 47 la calle 14 entre

carreras 4 y 5 se encuentra totalmente pavimentada.

En la 14 entre carreras 5 y carrera 4, está pendiente realizar ajuste del

anillo en concreto el cual está por encima del nivel del pavimento de la

calle, según imagen No 45.

El avance de ejecución de obra de este sector, es aproximadamente del

98%.

Fotografia No 23

ACOMPAÑAMIENTO DE LA INTERVENTORA, COORDINADORA Y

REPRESENTANTE DEL CONTRATISTA DE LA OBRA PRIMER SEGUIMIENTO




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FOTOGRAFIA No 24

ACOMPAÑAMIENTO DE LA INTERVENTORIA, CONTRATISTA Y COORDINADOR DE

LA ESPY SEGUNDO SEGUIMIENTO

Figura: 25- SEGUNDO SEGUIMIENTO OBRA TERMINADA CALLE 14 CARRERAS 4 Y 5




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■ Plan de Mejoramiento Institucional: Los planes de mejoramiento

resultantes de las Auditorías Internas realizadas por la Oficina de Control

Interno y de las Auditorias Integrales con carácter regulatorio que realizo la

Contraloría Municipal de Yumbo, de la vigencias fiscales 2012, 2013, y 2014,

de los sesenta y dos (62) hallazgos suscritos en el plan de mejoramiento

inicialmente, se cumplió con la meta del 100% a cincuenta y uno (51)

hallazgos quedando pendientes por cumplir once (11) hallazgos. Este plan de

mejoramiento está bajo la responsabilidad, de la Gerencia, las Subgerencias

Administrativa-Financiera, Comercial y Técnica Operativa y seguimiento del

Jefe de Control Interno.

Se construyó el Plan de Mejoramiento correspondiente a la auditoría integral

con carácter regulatorio de la vigencia fiscal 2015, formulando las acciones

correctivas a los treinta y siete (37) hallazgos, fijando como fecha de inicio de

la acción correctiva a partir del 01-04-2017 y fecha de terminación de la acción

correctiva el día 30- 09 2017.

Se contestó a la Contraloría Municipal de Yumbo, la réplica del informe

preliminar de la Auditoria Integral con carácter Regular correspondiente al

periodo fiscal 2016, de las catorce (14) Observaciones Administrativas de lo

cual se está pendiente del informe definitivo por parte de dicho ente de control.

El área de Planeación sigue reportando toda la información a la plataforma

SUI, de la Súper Intendencia de Servicios Públicos tanto de los reportes

pendientes de años anteriores, como los generados en lo recorrido del año

2017, con el compromiso de tenerlos al día según requerimiento del Gerente

Ing. Jairo González Ospina.

■ Plan de Mejoramiento por procesos: Como resultado de las auditorías

internas que se están efectuando en esta vigencia 2017, de los procesos de las

diferentes áreas, se hacen las recomendaciones y sugerencias, se promueve el

desarrollo de planes de mejoramiento institucionales, contribuyendo al

cumplimiento de la gestión y operación de la empresa.

■ Plan de Mejoramiento Individual: La Oficina de Control Interno

considera que la ESPY S.A ESP tiene herramientas para estructurar y




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consolidar este elemento de control, sin embargo a la fecha no existe evidencia

en registro documentado para afirmar que este elemento de control se

encuentre. No obstante la Oficina de control interno entiende la importancia de

la aplicabilidad del proceso en el marco del mejoramiento continuo individual y

de la gestión a todo nivel de la organización, se hará la observación en la

reestructuración del MECI Decreto 943 2014, e implementación del Sistema de

Calidad.

5.2 Dificultades

■ Se recomienda fortalecer los procesos de inducción y re inducción a todos los

niveles, especialmente los dirigidos a los niveles técnico y operativo por la

naturaleza de la función que cumplen, lo mismo fortalecer los planes de

capacitación con el fin de desarrollar las capacidades de los funcionarios que

laboran en la ESPY S.A ESP, lo cual proporcionara beneficios para éstos

como para la organización. A los primeros los ayuda a incrementar sus

conocimientos, habilidades y cualidades y a la organización la favorece al

incrementar los costos-beneficios, la capacitación hará que los funcionarios sean más

competentes y hábiles, al utilizar y desarrollar sus actitudes.

■ De esta manera, la organización se volverá más fuerte, conocer, manejar y mitigar los

procedimientos que nos permitan administrar los riesgos de la organización que se

presentan en la parte administrativa, financiera, comercial y operativa de la

Empresa como lo define la resolución CRA 12 de 1.995 para las ESP.

■ Para esta vigencia 2017 la Oficina de Control Interno, ha efectuado en varias

oportunidades, el análisis y valoración del riesgo, con visitas a la Bocatoma y

Planta de tratamiento PTAP, Acueducto del Corregimiento de Montañitas,

obras que se están ejecutando en el perímetro urbano del Municipio de

Yumbo por parte de la ESPY SA ESP, con el fin de visualizar los posibles

riesgos, identificarlos y poder hacer los respectivos correctivos y mitigación de

estos; estas visitas se seguirán haciendo en las dependencias de Técnica

Operativa, Comercial, Administrativa y financiera, durante la vigencia fiscal

2017. .2




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5.2.1 Avances

■ Políticas de Operación: La ESPY S.A ESP cuenta con políticas de

operación como lo establece el Modelo estándar de Control Interno y como lo

norma la Comisión reguladora y la ley 142 de 1994 de acuerdo a la estructura

regulatoria de empresa de servicios públicos que se enfoca al cumplimiento

de su misión institucional consistente en la gestión integral del agua.

■ Procedimientos: Dando aplicación al decreto 943 de 2014, en lo referente

a la reestructuración del MECI, La Empresa adopta un nuevo mapa de

procesos, que se encuentra dividido en procesos de Gestión, Estratégicos,

Misionales, de apoyo y de Evaluación. Cada proceso de Gestión está

conformado por procesos, procedimientos y actividades.

■ Controles: En cada proceso de la Empresa existen controles definidos con

el fin de prevenir posibles eventos que puedan desviar los procesos y pongan

en riesgo la ejecución y cumplimiento de estos reflejándose en la gestión

exitosa o no de la ESPY S.A ESP.

■ Dentro de la nueva reestructuración del Mecí – Calidad, se ajustó y reviso el

mapa de riesgo de la Empresa, esto con el propósito de asegurar los

diferentes procesos que se manejan en la organización, además es un

insumo para la elaboración del plan estratégico y el plan anticorrupción

institucional dando cumplimiento a la Ley 1474 de 2011.

■ Indicadores: La Empresa cuenta con un sistema de indicadores que miden

la efectividad de los procesos, cabe anotar que la oficina de control interno en

la vigencia 2017, realizara el seguimiento y verificación a estas medidas

objetivas de resultado como lo define la Resolución CRA 12 de 1.995 y la

resolución CRA 315 en cuanto a indicadores de operación como los de Índice

de Calidad de agua (IRCA), Índice de agua no contabilizada (IANC),

Continuidad del servicio, SUI, PQR, Cartera, Recaudo etc.




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SUBGERENCIA COMERCIAL

1.- INDICADOR DE CRECIMIENTO DE CARTERA MENSUAL EMCALI.

Durante el año 2017, este indicador se mantuvo dentro de un

comportamiento satisfactorio, en los meses de enero, febrero,

septiembre y octubre por encima del 0.5 % al 1.0%, sin superar la

meta que es del 2%.

Durante los meses de marzo, abril, mayo, junio y agosto, presento un

comportamiento negativo del -1% al -1.9%, lo cual nos indica que hubo

mayor recuperación de cartera especialmente en el mes de marzo

2017, por un valor de treinta y un millones doscientos treinta y ocho mil

ciento cincuenta y siete pesos m/c ($ 31.238.157.00) .

En el mes de diciembre presento un indicador del – 2.4%, superando

la meta del 2.0%, lo cual nos indica que hubo una buena recuperación

de cartera por parte de EMCALI, por valor de treinta y nueve millones

trescientos dieciocho mil setecientos siete pesos M/C $ 39.318.707.00)

Se recomienda seguir haciendo las conciliaciones de las actas de

recaudos con EMCALI, para detectar a tiempo la cartera pendiente por

concepto de facturación conjunta.




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INDICADOR DE CRECIMIENTO CARTERA MENSUAL ESPY SA ESP

Durante esta vigencia fiscal 2017, este indicador se ha mantenido en

un comportamiento satisfactorio, comparado con la meta que es 2%.

En el mes de mayo tuvo un decrecimiento del – 0.2%, en el mes de

julio de un -1%, en agosto y septiembre un 0.0%, lo que nos indica que

en el mes de julio se hizo, una recuperación de cartera muy

significativa de veinticuatro millones cuatrocientos tres mil trescientos

tres pesos m/c. ($24.403.303.00).

El resto de meses agosto septiembre y octubre, se mantuvo por

debajo del 1% dentro de un comportamiento satisfactorio.

En el mes de diciembre presento una variación del -1 %, lo cual nos

muestra que presentó una recuperación de cartera por valor de $

Diecisiete millones quinientos sesenta y ocho mil cuatrocientos ocho

pesos M/C. ($ 17. 568.408.00).

Se recomienda seguir implementando nuevas estrategias para

recuperación de cartera, para la vigencia fiscal 2018, debido a que el

saldo de cartera que pasa para esta vigencia, es por el valor de dos

mil ochenta y dos millones cuatrocientos ochenta y siete mil treinta y

dos pesos M/C ($ 2.082.487.032.00), considerado bastante alto para

recuperar, afectando los ingresos de la Empresa por concepto de

cartera vencida.




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INDICADOR DE CRECIMIETO DE CARTERA MENSUAL

INDICADOR DE CRECIMIENTO DE CARTERA MENSUAL ACUMULADO

En el mes de enero de 2017, se comenzó con un saldo de cartera

vencida de Tres mil setecientos setenta y cuatro millones ochocientos

doce mil seiscientos veintinueve pesos m/c (3.774.712.629.00),

pasando con un saldo acumulado del año 2016 por valor de Cuarenta

millones seiscientos ochenta y siete mil setecientos catorce pesos m/c




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($40.687.714.00), equivalente al 1.1% presentando un % alto, con

respeto a la meta que es del 2%.

Se mantuvo con un comportamiento satisfactorio, sin embargo se

deben implementar acciones de mejora que permitan mantener por

debajo del 1% dicho comportamiento.

En el mes de marzo se presentó una recuperación por valor de

Dieciocho millones quinientos ocho mil ciento tres pesos m/c ($

18.508.103.00), equivalente al -0.5% dentro de un comportamiento

satisfactorio.

En el mes de julio la cartera tuvo un incremento del 0.5% equivalente a

Diecisiete millones seiscientos setenta mil ciento veintisiete pesos m/c

($ 17.670.127.00).

En el mes de septiembre se incrementó la cartera en un 0.6%,

equivalente en veintidós millones novecientos veinticinco mil noventa y

cuatro pesos m/c ($ 22.925.094.00).

En el mes de octubre también tuvo un incremento del 0.8%,

equivalente al valor de treinta y un millones setecientos cincuenta y

cinco mil ochocientos noventa y seis pesos M/C.( $ 31.7455.896.00 ).

En el mes de diciembre el indicador fue del -05 %, presentando una

recuperación por valor de diecinueve millones seiscientos noventa y

cuatro mil seiscientos sesenta pesos M/C. ($ 19.694.660.00).

Enunciado lo anterior se puede concluir que la cartera acumulada se

ha mantenido dentro de un comportamiento de recuperación muy

lento, lo que implica buscar nuevas estrategias y mecanismos, para

incentivar a los morosos a que vengan hacer acuerdos de pagos para

mejorar el recaudo.

Se deben analizar también cuáles son los factores tanto internos como

externos que están incidiendo en el no pago oportuno de los servicios

por parte de nuestros usuarios, una vez identificadas las causas tomar

los correctivos necesarios al respecto.




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INDICADOR DE CARTERA MENSUAL ACUMULADA

INDICADOR RECAUDO ACUEDUCTO

Este indicador en terminos generales se ha mantenido durante

toda la vigencia 2017, dentro de un comportamiento

satisfactorio mayor, superando siempre la meta que esta en

el 60%.

Se recomienda seguir manteniendo esta dinamica de

recaudo para esta vigenci fiscal 2018, para mejorar el

fortalecimiento financiero de la Empresa.




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INDICADOR RECAUDO ALCANTARILLADO ACUATRINIDAD

Este indicador durante la vigencia fiscal 2017, ha mantenido un

comportamiento deficiente, por debajo de la meta de eficiencia

del 85%, debido a que no se ha unificado el criterio, si este

sector es rural o urbano, para el tema de los subsidios y los

niveles del mar, como lo determina el Decreto 750 de la CRA.

Por lo anterior como accion de mejora, se recomienda unificar

estos criterios por parte de Planeacion Municipal, para que este

indicador pueda cumplir con la meta de recaudo eficiente del

85%.




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INDICADOR RECAUDO ALCANTARILLADO EMCALI

Este indicador se ha mantenido durante esta vigencia 2017, entre los

rangos de satisfactorio y aceptable superando la meta del 95%, como lo

podemos evidenciar en los meses de marzo, abril, mayo, junio, agosto y

noviembre, esto debido a la efectividad de los procesos de recuperación

de cartera, cortes y suspensiones que maneja EMCALI, obligando de esta

manera al usuario a pagar cumplidamente sus obligaciones contractuales.

Otro de los factores que incide en el buen recaudo, son las conciliaciones

que se están haciendo periódicamente de las actas de facturación del

recaudo con EMCALI, evidenciado que existe una buena colaboración por

parte de esta entidad en el cobro de la cartera de la facturación conjunta.




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INDICADOR RECAUDO ALCANTARILLADO ESPY

Este indicador se ha mantenido durante esta vigencia 2017, en los rangos

de satisfactorio y aceptable, superando la meta de eficiencia del 60%,

este recaudo que se hace vía facturación ESPY, conjuntamente con cobro

de acueducto, nos está evidenciando que se tiene un buen control por

parte del área comercial de este proceso.

Se recomienda seguir con esta política de mejoramiento continuo para

mantener este indicador por encima de la meta de eficiencia del 60%.




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INDICADOR DE RECAUDO ALCANTARILLADO

Este recaudo que se realiza vía facturación de usuarios ESPY, junto con

acueducto, se ha mantenido durante esta vigencia fiscal 2017, dentro de

un comportamiento aceptable con mayor tendencia a satisfactorio,

superando la meta de eficiencia del 90%.

El promedio calculado a diciembre 31 de 2017, da un 94%, superando la

meta del 90%, evidenciando que ha mejorado la cultura del pago oportuno

por parte de nuestros clientes de facturación ESPY de acueducto y

alcantarillado.

Se recomienda seguir con este comportamiento del pago oportuno por

parte de las áreas de Comercial y Técnica Operativa incentivando a

nuestros clientes prestándoles una buena atención a sus peticiones,

calidad en el servicio con eficiencia y efectividad.




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■ Manual de procedimientos: La Empresa cuenta con manual de

procedimientos establecido mediante resolución desde el año 2008, cabe

anotar que este manual se ha ido ajustando con la reestructuración del MECI

2014 e implementación de CALIDAD, a las Subgerencia Comercial, Técnica

Operativa y Administrativa Financiera.

■ INFORMACIÓN: Recepción, registro, y atención de PQRS y otras fuentes

como la página Web.

La Oficina de Control Interno, en cumplimiento al plan de acción de la vigencia

fiscal 2017, hará seguimiento periódicos a las Peticiones Quejas y Reclamos,

con el fin de presentar informe cada seis (6) meses a la Gerencia de su

comportamiento en cuanto a recepción del PQR, evaluación, respuesta al

usuarios y ejecución del correctivo dentro de los términos legales.

Se le hizo seguimiento al estado de los reportes de PQRS, con corte a 30 de

junio 2017, el cual fue reportado a la página web de la ESPY SA ESP, un




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segundo seguimiento se realizó con corte al 31 de diciembre de 2017,

arrojando los siguientes resultados:

GESTION ATENCION AL CLIENTE Y PQR 2017

COMPARATIVO 2016 Vs 2017

Resultados Gestión Atención Al Cliente Y PQR 2016

ENER FEBR MAR ABRI MAY JUN JUL AGOS SEPT OCT NOV DICI TOTAL %

FINALIZADOS 205 70 154 173 207 887 482 838 502 358 314 188 4378 88,03%

TRAMITE 23 7 50 72 52 60 51 56 35 53 98 2 559 11,03%

CANCELADOS 1 2 0 1 2 3 2 1 6 2 1 0 21 0,4%

TOTAL 229 79 204 246 261 950 535 895 543 413 413 190 4958

Resultados Gestion Atención Al Cliente Y PQR 2017

ENER FEBR MAR ABRI MAY JUN JUL AGOS SEPT OCT NOV DIC TOTAL %

TOTAL 295 398 368 618 403 338 298 269 255 664 191 161 4258

PROCESOS INTERNOS 0 15 9 2 1 6 7 2 0 60 1 0 103 2%

PQR 295 383 359 616 402 332 291 267 255 604 190 161 4155

FINALIZADOS 286 365 352 594 382 315 283 260 245 591 182 151 4006 96,4%

TRAMITE 7 8 7 17 19 17 6 7 4 12 8 9 121 2,9%

CANCELADOS 2 10 0 5 1 0 2 0 6 1 0 1 28 0,7%




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Fuente de información SAC

Para el periodo correspondiente de enero a diciembre del año 2017, se

recibieron un total de 4.258 PQR (Peticiones, Quejas y Reclamos) los cuales

aparecen registrados en el sistema de Administración comercial – SAC., estos

procesos se distribuyeron de la siguiente manera:




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1. Se aumentó el porcentaje de efectividad para contestar los procesos en

un 8%:

del 88.03% en el 2016, se incrementó al 96.4% en el 2017

2. 103 PQR corresponde a procesos internos que se abrieron en el Sistema

de Administración comercial – SAC, por parte de funcionarios del Área de

Comercial, para realizar actividades relacionadas con sus funciones.

Corresponden a un porcentaje del 2,41 %. Del total de PQR recibidos.

3. 4.155 corresponden a los PQR recibidos a los usuarios y comunidad en

general del Municipio de Yumbo en la Oficina de Atención al cliente.

4. 4.006 PQR aparecen finalizados, ya que se les dio el trámite

correspondiente. Corresponden a un porcentaje del 96.41 % del toral de

PQR recibidos.

5. 121 PQR, figuran en trámite, los cuales corresponden a procesos que

aunque figuran en trámite, algunos ya se ejecutaron y están pendientes

por finalizar. Hay otros que están pendientes por crear el número de

cuenta para poderlos finalizar. Igualmente hay usuarios que solicitan

algún servicio y se les pide algún documento para seguir con el trámite y

no lo traen por lo que PQR queda en trámite. Estos procesos

corresponden a un 2.9 % del total de PQR recibidos.




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6. 28 PQR cancelados, los cuales los cuales corresponden a los que en el

momento de la digitación se comete algún error, por lo tanto hay que

cancelarlo. Para un 0.6 % del total de PQR recibidos.

7. Como se puede observar en la gráfica, en los meses de Abril, Mayo y

Octubre, hay un incremento en los procesos. Estos corresponden a re

facturación, ajustes historiales de consumos y retiro de cuentas inactivas,

realizados por el Área de Facturación. Igualmente el ingreso de servicios

nuevos, como los usuarios del proyecto de Hacienda Verde, realizados

por el Área de Lectura y Reparto.

Acciones.

Con el grupo de Calidad, se trabajó en la caracterización de Gestión al

Cliente y PQR y actualmente se está evaluando el procedimiento con

cada funcionario que interviene en él, para su validación final.

Se realizó el Nomograma de Gestión de Servicio al cliente y PQR.

A finales del año se realizaron encuestas de satisfacción al cliente, la

cuales se tabularan y de acuerdo a los resultados, se harán las acciones

correspondientes.

Capacitación realizada por parte de la Personaría Municipal de Yumbo,

sobre los derechos de petición, a la cual asistieron, el Coordinador de

PQR, Las auxiliares de PQR y la Auxiliar de Comercial




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■ Información Secundaria: Se cuenta con otras fuentes de información

secundaria como el Sistema aplicativo ACTSIS, Outlook, Spark, SAF.

En cuanto a normas de archivo, la Oficina de Control Interno realizo una

auditoria de los archivos activos de gestión, inactivo o central, que están a

cargo de la Subgerencia Administrativa, lo mismo que a los procesos de

Gestión Documental, de las áreas de Gerencia, Subgerencia

Administrativa Financiera, Subgerencia Técnica Operativa, y Subgerencia

Comercial, encontrando que muchos de estos archivos, no cumplen con

las normas y tablas de retención como no lo exige el Archivo General de

la Nación, todas estas no conformidades fueron plasmadas en un plan de

mejoramiento institucional, al cual se le está haciendo seguimiento por

parte del equipo MECI-CALIDAD y la Oficina de Control Interno.

■ Sistemas de Información: Los sistemas de información con que cuenta

la Empresa permiten que esta fluya de manera aceptable, facilitando la

oportunidad en la preparación y presentación de informes, la depuración de la

información, la acusación de las operaciones, la atención al cliente y la

identificación de los niveles de autoridad.

■ La ESPY S.A. ESP, tiene implementado el software ACTSIS, que consiste en

una ERP, con los siguientes Módulos: ADMINISTRACIÓN FINANCIERO (SAF):

Contabilidad, Presupuesto, Cuentas por Pagar, Tesorería; ADMINISTRACIÓN DE

NOMINA Y PERSONAL (SAN): Selección, Nomina, Interfaces, Parámetros,

Reportes; ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FÍSICOS (SAR): Compras,

Inventario, Activos fijos y devolutivos; ADMINISTRACIÓN COMERCIAL(SAC):

Facturación, Gestión de clientes (Work-Flow), Recaudos, Cartera, Laboratorio,

Revisiones e instalaciones, Perdidas, Interfaces.

■ Comunicación Organizacional: En la empresa se realiza de manera

interna a través del Outlook, pantalla tapiz, intranet, cartelera, folletos y

comunicados escritos facilitando la divulgación de los objetivos, planes y

programas al interior de la empresa.

■ Comunicación Informativa: La Empresa como prestadora de servicios




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públicos y con énfasis en su responsabilidad social y ambiental cuenta con un

sistema de información oportuno, dirigido a la comunidad mediante,

“PROGRAMA DE USO EFICIENTE Y AHORRO DE AGUA- PUEAA” el cual

se continuara implementando durante esta vigencia 2017, proyecto que se

encuentra en la C.V.C. para su aprobación, estará a cargo de la subgerencia

Comercial, el cual se socializara a toda la comunidad Yumbeña, tanto Urbana

como Rural mediante “ESTRATEGIAS DE ACUERDOS DE PAGOS”, el cual

se sigue ejecutando en esta vigencia fiscal 2017 y continua la

“IMPLEMENTACIÓN DEL PROCESO DE CORTE Y SUSPENSIÓN DE LOS

SERVICIOS PUBLICOS POR INCUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES

PECUNIARIAS, este proceso lo comenzó a implementar la Subgerencia

Comercial, articulado con Subgerencia Técnica Operativa, con la aprobación

de la Junta Directiva de la ESPY S.A. ESP, también el cobro de los intereses

de mora y financiación para los acuerdos de pagos y facturas morosas a

través de la Empresa DELTEC.

■ Medios de Comunicación: La Empresa facilita a la comunidad

información pertinente sobre la gestión, operación, infraestructura, prestación

de servicios entre otros a través de medios de comunicación como son; la

radio “Yumbo Estéreo”, pagina Web así como también a través de la

publicidad inmersa en la factura de servicio de acueducto y alcantarillado.

La coordinadora de comunicaciones y prensa de la ESPY SA ESP, durante estos Doce (12) meses ha elaborado 25 (veinticinco) boletines de prensa enviados a diferentes medios de comunicación tanto del orden Municipal como Regional, se han publicado en la página Web de la ESPY SA ESP Y en el portal de la Alcaldía de Yumbo y divulgados en el Noticiero de la Emisora Yumbo Estéreo.

Las políticas de operación de la Empresa deben homologarse como lo

define la Ley 142 del 1994 y la comisión reguladora CRA, se deben

adoptar a la restructuración del nuevo modelo MECI- según Decreto 943

del 2014 e implementación de CALIDAD, aplicando la estructura de

seguimiento, evaluación, control administrativo y operativo como tal. Se

migro información del anterior modelo adoptándolo al nuevo modelo

regulatorio que define la Ley de servicios públicos.




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e

6.-ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El sistema de Control interno de la entidad ha reconocido herramientas y

procesos de acuerdo a la estructura y misión de la entidad, con MECI

2014, ha definido los elementos de control, operatividad y evaluación, ha

descubierto debilidades y puntos de riesgo, ha fortalecido el mejoramiento

de los procesos de desarrollo institucional, se requiere seguir ajustando el

manual de procesos y procedimientos, de todas las dependencias, lo

mismo la administración de los riesgos por procesos regulatorios acorde a

la estructura actual de la empresa y a las actividades que desarrolla como

lo define y exige la superintendencia de servicios públicos en la Ley 142

de 1994 y la Comisión reguladora de acueducto y alcantarillado CRA.

Se continuara con la revisión y ajuste de los manuales de procesos y

procedimientos de las Áreas Técnica Operativa, y Administrativa, para el

periodo fiscal 2018, verificar su conformidad regulatoria y su marco legal,

lo mismo implementarlo, revisión que se hará por el equipo

MECI-CALIDAD, en la reestructuración del MECI 2014, e Implementación

del Sistema de Calidad.

La oficina de control interno, realizó el segundo seguimiento al Plan de

Mejoramiento suscrito con la Contraloría Municipal, de los sesenta y dos

(62) hallazgos de las auditorías realizadas por este ente de control, de las

vigencias fiscales 2012, 2013 y 2014, cuyas metas se tenían que haber

cumplido al 30 de marzo de 2017, presentando un informe a Gerencia, en

el cual se pudo evidenciar que de los 62 hallazgos, cumplieron con la

meta de mejoramiento cincuenta y uno (51), quedando pendientes por

cumplir sus metas once (11) hallazgos

También se construyó el plan de mejoramiento de los treinta y siete

hallazgos correspondientes a la auditoria gubernamental con carácter

integral, realizada por la Contraloría Municipal de la vigencia fiscal 2015,

por parte de la Gerencia y el apoyo de la oficina de control interno en el




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seguimiento de las acciones correctivas, el cual debe de estar cumplidas

sus metas en un 100% al 31 de diciembre de 2017, para ser reportado en

la cuenta anual consolidada de la vigencia fiscal 2017, a la Contraloría

Municipal el 15 de febrero de 2018.

Se respondió a la Contraloría Municipal el derecho de réplica de las 14

Observaciones encontradas en la Auditoria Integral con carácter

Regulatorio de la vigencia fiscal 2016, quedando en firme trece (13)

hallazgos, de los cuales se formuló el Plan de Mejoramiento con las

acciones correctivas para cumplir sus metas el 15 de junio de 2018.

Es importante destacar el compromiso y apoyo que se ha tenido por parte

de la alta dirección en estos doce (12) meses del presente año, con el fin

de que la oficina de control Interno pueda fortalecer el seguimiento, la

verificación y el control a los procesos y a la vez estos permitan la

consecución de resultados, metas y objetivos regulatorios e

institucionales a corto, mediano y largo plazo, haciendo efectiva y

sostenible la evaluación del proceso de gestión y resultados.

Se requiere del respaldo, apoyo, compromiso y sentido de pertenencia de

todo el equipo directivo de la entidad y personal contratista que labora en

la Empresa para sacar adelante los dieciséis (16) procesos que desarrolla

la ESPY S.A ESP. con el fin de garantizar el alcance de una excelente

imagen institucional que le quiere dar el gerente, de ciudadanos

satisfechos con la eficiencia, efectividad calidad y ahorro, de los servicios

de acueducto y alcantarillado, que se le prestan la ESPY SA ESP, a todos

nuestros usuarios de las laderas.




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7 RECOMENDACIONES

■ Se recomienda seguir con la implementación de la Plata Optima con

carácter resolutivo, proyecto adoptado en el mes de septiembre del

2012, con el visto bueno y aprobación de la junta directiva con su estudio

ya elaborado y estructurado con base a la naturaleza de la entidad. La

creación de los Diez y nueve (19) cargos aprobados en esta primera

etapa, la empresa cuenta al 15 de noviembre de 2017, con una planta de

6 funcionarios de planta 13 servidores públicos de libre nombramiento y

remoción y 57 personas por prestación de servicios entre Profesionales,

Profesionales Especializados, con Maestría, Tecnólogos, Técnicos,

Bachilleres y Otros Estudios.

■ La organización a medida que vaya creciendo es necesario ir

optimizando la planta de acuerdo a su carácter de Empresa de servicios

públicos, acorde a su función social y ambiental en donde se establezcan

claramente las responsabilidades y niveles de autoridad lo mismo se

definan cargos y perfiles institucionales, diseñados de acuerdo a las

actividades que desarrolla la empresa y su capacidad presupuestal, con

el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales y los

fines esenciales del estado.

■ Se recomienda fortalecer los procesos de inducción y re inducción a

todos los niveles e incrementar los programas, especialmente los

dirigidos a los niveles técnico y operativo por la naturaleza de la función

que cumplen, lo mismo fortalecer los planes de capacitación con el

objeto de mejorar y fortalecer las competencias laborales, el

conocimiento y las habilidades del personal que labora en la ESPY S.A.

ESP, en las áreas administrativa, técnica-operativa y comercial con el fin

de lograr un mejor desempeño y efectividad que pueda garantizar el

cumplimiento.

■ Se recomienda fortalecer el proceso de Ventanilla única con el propósito

de hacer más efectiva y eficiente las funciones del área comercial en lo

que respecta a atención a la comunidad, recepción, verificación y entrega

de documentos de tipo legal, PQR y mejorar continuamente la




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comunicación interna y externa de la entidad.

■ Se recomienda implementar el software de administración y manejo de

las Tablas de gestión, retención y archivo documental (ORFEO), este

proceso estaba bastante adelantado con la creación de las tablas de

retención documental para cada área como está definido por la SSPD

para este tipo de empresa ESP, a la fecha se encuentra en la fase de

configuración y parametrización, solo se implementado las del área de

gerencia. .

■ Se recomienda evitar al máximo la rotación y contratación de personal en

la empresa en todos los niveles dado que la empresa cada año realiza

varios cambios en la parte directiva y operativa lo cual no permite medir

la continuidad, seguimiento, verificación, efectividad y cumplimiento de

los procesos que desarrolla la entidad en las áreas administrativa,

operativa, comercial y de sistemas.

DILIGENCIADO: PEDRO PABLO ESCOBAR

CARGO(S) CONTROL INTERNO

FIRMA(S):

REVISADO: JAIRO GONZALEZ O.

CARGO: GERENTE

FIRMA:

FECHA: 16/01/2018 HORA: 05:00 PM


BOLETÍN DE PRENSA 178

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