Bases Gestion de Procesos

““Alineamiento conceptual a la Alineamiento conceptual a la Ingeniería de procesos de Gestión”Ingeniería de procesos de Gestión”

A. Repaso a metodología Rummler & Brache

1. Visualizando la Organización como un sistema

2. Tres niveles de ejecución: Organización, procesos y trabajo/ejecutor

3. Nivel de Organización

4. Nivel de Procesos

5. Nivel de trabajo/ejecutor

6. Proyecto: Metodología, herramientas, formatos y reportes.

7. Programa de trabajo

B. Repaso del alineamiento a simbología de Aris

7. Introducción Aris

8. Niveles de abstracción

9. Mapa del supersistema

10. Mapa de cadena de valor y macroprocesos

11. Mapas de procesos, subprocesos y procedimientos

12. Diagrama de asignación de Funciones (FED)

CONTENIDO

1. Visualizando la Organización como un 1. Visualizando la Organización como un sistemasistema

• Vista tradicional de una organización (vertical) y funcionalmente.

• No muestra al cliente.

• No se pueden ver los productos y servicios que son entregados al cliente.

• No se tiene la perspectiva del flujo de trabajo del servicio o producto de lo que se desarrolla, produce y entrega.

• No se muestra que hace hacemos, para quien lo hacemos y como lo hacemos.

• Fenómeno del silo (competencia, alta, delgada, estructura cerrada, “nichos de poder”, escalamiento de problemas, no permea información, arreglo de problemas por “arte de magia”, hoyos de optimización “heroes”, etc..)

• La organización vista como un sistema (horizontal) .

• Aquí se incluyen los 3 ingredientes: el cliente, el producto y el flujo de trabajo.

• Permite ver como se hace el trabajo, el cual es a través de procesos que cortan a través de las fronteras funcionales.

• “Las grandes oportunidades de mejoramiento en la ejecución a menudo recae en las interfaces funcionales”

La organización como un Sistema Adaptativo (mapa supersistema)

1. La organización es un sistema de procesamiento.

2. Convierte varios recursos de entradas

3. En productos o servicio como salidas

4. El cual provee para recibir sistemas o mercados

5. Provee valor financiero para los inversionistas

6. La organización es guiada por su propio criterio interno y experiencia

7. Y al final es manejado por la retroalimentación del mercado

8. La competencia

9. Ambiente (Social, político y económico)

10. Subsistemas o funciones para convertir las entradas en productos o servicios

2. Tres niveles de ejecución (primera dimensión): 2. Tres niveles de ejecución (primera dimensión): Organización, procesos y trabajo/ejecutorOrganización, procesos y trabajo/ejecutor

• Las variables de nivel I que afectan la ejecución: incluyen estrategias, metas y medidas de la organización, estructura organizacional y el desarrollo de recursos

• “Esta parte es el esqueleto”

I: EL nivel de Organización

II: Nivel de Procesos

• Proceso Crossfuncional

• Se visualiza el flujo de trabajo

• Una organización es “tan buena” como sus procesos lo sean

• “Esta parte son los musculos”

III: Nivel de trabajo/personal ejecutor

• La salidas de la organización son producidas a través de procesos, a su vez estos son ejecutados y administrados en forma individual por personal

• Las variables que deben de ser manejadas son contratación y promoción, responsabilidades y estandares, retroalimentación, premios y capacitación.

• “Esta parte representa las células de el cuerpo”

Nueve Variables en la ejecución (segunda dimensión)

Antes de analizar la dimensión humana de la ejecución se necesita establecer el contexto del macronivel, la segunda dimensión se compone de tres factores que determinan la efectividad de cada nivel o de cualquier sistema.

• Metas (objetivos estratégicos): Cada nivel necesita estándares específicos que reflejan las expectativas de los clientes respecto al producto o la calidad del servicio, duración y costos.

• Diseño: La estructura de la organización, los niveles de procesos y trabajo/ejecutor, necesitan incluir los componentes necesarios, configurados de tal manera que permita alcanzar las metas.

• Administración: Cada uno de los 3 niveles requiere practicas de dirección que aseguren que las metas sean alcanzadas (administración de metas, administración de la ejecución, administración de recursos, administración de interfaces)

Administración de la organización

• Administración de metas: Incluye la creación de submetas funcionales que soportan el alcance de todas las metas de la organización. El fallo en el establecimiento de estas nos llevara a caer en una suboptimización basada en “silos”.

• Administración de la ejecución: Incluye la regular retroalimentación del cliente, dirigiendo la ejecución a lo largo de las metas establecidas. Retroalimentando a la ejecución de información a los subsistemas relevantes, tomando acciones correctivas si la ejecución esta fuera del destino propuesto y replanteando las metas motivo de la mejora y adaptación de la organización por la realidad externa e interna.

• Administración de recursos: Incluye el balanceo de cargas de trabajo (personal), equipo y presupuesto a través del sistema.

• Administración de interfaces: Incluye el aseguramiento de que el “espacio blanco” entre las funciones es manejado.

Administración del proceso

• Administración de metas: Incluye la creación de submetas en cada paso de un proceso critico funcionales que soportan el alcance de todas las metas de la organización.

• Administración de la ejecución: Incluye la regular retroalimentación del cliente de las salidas de los procesos, dirigiendo los procesos a lo largo de las metas establecidas. Retroalimentando información de la ejecución, identificando y corrigiendo deficiencias en los procesos y reestableciendo metas en los procesos que reflejen los actuales requerimientos del cliente y restricciones internas.

• Administración de recursos: Incluye el soporte de cada paso del proceso con el equipo, staff y presupuesto necesario para alcanzar las metas y contribuir a lograr las metas globales.

• Administración de interfaces: Incluye el manejo del “espacio blanco” entre cada uno de los pasos de los procesos, especialmente aquellos que pasan entre funciones.

Administración del trabajo/nivel de ejecución

• Especificaciones: ¿Los ejecutores las salidas que ellos están esperando para producir y el estándar que esperan alcanzar?

• Soporte a las tareas: ¿Los ejecutores cuentan con los recursos suficientes, señales claras y prioridades, y un conjunto lógico de responsabilidades de trabajo?.

• Consecuencias: ¿Son premiados los ejecutores por lograr las metas?

• Retroalimentación: ¿Conocen los ejecutores si se están alcanzando las metas?

• Habilidades y conocimiento: ¿Los ejecutores cuentan con las habilidades y conocimiento necesarios para lograr las metas?

• Capacidad individual

3. Nivel de Organización3. Nivel de Organización

Se toman en cuenta diferentes vistas:

• Cliente

• Proveedores

• Empleados

• Inversionistas

Metas de la organización. Deben de provenir desde la estrategia

• Valores de la organización

• Requerimientos del cliente

• Expectativas financieras y no financieras

• Blanco de mercado para cada familia de productos

• Expectativas para ventaja competitiva a ser establecida o implantada

Diseño de la Organización. Debe ser tal que ayude a alcanzar la metas establecidas por lo que se construye un mapa de relaciones.

• El cual nos ayuda entender como se esta trabajando actualmente

• Se identifica plenamente los espacios en blanco de la organización, “las desconexiones de las conexiones” (extraviadas, no necesarias, confusas, entradas o salidas mal direccionadas

• Se pueden desarrollar relaciones funcionales que eliminan las desconexiones

3. Nivel de Organización (cont….)3. Nivel de Organización (cont….)

El enfoque es examinar y mejorar las relaciones de entradas y salidas entre funciones

Para el deber ser se plantea lo siguiente:

• ¿Están todas las funciones relevantes en su lugar?

• ¿Son todas las funciones necesarias?

• ¿El flujo actual de entradas y salidas entre funciones es apropiado?

Administración de la organización. Aseguramiento del manejo de los espacios en blanco

• Administración de metas

• Administración de la ejecución

• Administración de los recursos

• Administración de interfaces

Ejemplos de mapas de supersistemas

DIAGRAMA DE SUPERSISTEMA

GERENCIA DE LOGÍSTICA

Planeación Operativa

Coordinación de Control, Evaluación y

Mejora Continua

A

CLIENTES• Activos• Gerencias

Regionales• SCSM

CONTRATISTAS• Naves• Aeronaves• Floteles• Servicios

F

E

I

H

D

J

L

K

REGULACIONES• Gubernamentales• Navegación Marítima• Navegación Aeroespacial• Medioambiental

CControl Costa Afuera y

Servicios Especializados

Transporte de Materiales

Transporte de Personal

Alimentación y Hospedaje

Logística Golfo Norte

G

M

B

Fuente: Elaboración propia con información del Manual de Organización, 2005.


A. Flujo de la Coordinación de Planeación a las Subgerencias.

1. Integrar la cartera de proyectos de logística.

2. Elaborar el plan integral de servicios logísticos.

3. Asegurar la planeación de los recursos necesarios para los servicios.

4. Implementar la metodología y modelos de la Ingeniería de Operaciones para los servicios.



B. Flujo de la Coordinación de Planeación a las Subgerencias y a la Coordinación de Control y Evaluación.

1. Diseñar el plan estratégico de logística.

2. Implementar el análisis comparativo de los servicios logísticos.

3. Coordinar la actualización de procedimientos.



C. Flujo de la Coordinación de Planeación a los Clientes.

1. Elaborar el diagnóstico interno y externo de necesidades de los servicios.

2. Integrar el anteproyecto de presupuesto.

3. Integrar los programas de operación, servicios a realizarse por Administración y por Terceros, así como la contratación de bienes y servicios.


4. Nivel de Procesos4. Nivel de Procesos

Entre cada entrada y cada salida esta un proceso, es la parte medular, ya que aunque se tenga una estrategia eficaz y un nivel de trabajo eficiente, si el proceso no lo es no funcionará.

Metas de lo procesos. En lugar de métricas y metas por departamento o función deben de ser por parte de procesos.

• Definir procesos clave

• Metas de la organización

• Requerimientos del cliente

• Se mide no el producto o el servicio sino el desarrollo del mismo

Diseño de procesos. Debe ser tal que ayude a alcanzar la metas establecidas por lo que se construye un mapa procesos.

• El cual nos ayuda entender como se esta trabajando actualmente

• Se construye un mapa de procesos del “Ser” y otro del “Deber ser” donde en el segundo se plantea la mejora al mismo.

Administración de procesos.

• Administración de metas. Establecimiento de submetas, htas. de monitoreo y control, agrupación de metas por funciones.

• Administración de la ejecución. Retroalimentación de las entradas y salidas, ajustes a los procesos de acuerdo a los requerimientos nuevos por parte del mercado o clientes. Se crea una infraestructura de procesos (p.e gobernabilidad)

• Administración de los recursos. p.e ABC

• Administración de interfaces.

Metas de los procesos

5. Nivel de trabajo5. Nivel de trabajo

Sistema de ejecución humano. La calidad de la salida esta en función del SEH

Metas del trabajo.

Diseño del trabajo.

• Asignación de responsabilidades

• Secuenciación de trabajos

• Políticas y procedimientos

Administración del trabajo

• Especificaciones de ejecución

• Soporte a las tareas

• Consecuencias

• Retroalimentación

• Habilidades /conocimiento

• Capacidades individuales

6. 6. Proyecto: Metodología, herramientas, Proyecto: Metodología, herramientas, formatos y reportesformatos y reportes

“Ser”: Actualmente como se esta operando en los tres niveles

• Cadena de valor

• Organización funcional

• Mapa de supersistema (relaciones)

• Matriz de interacciones

• Mapa de procesos

• Matriz de roles y responsabilidades del proceso

• Modelo de trabajo

“Deber ser”: propuesta de trabajo

• Mapa de procesos alineando MPO

• Matriz de roles y responsabilidades del proceso alineando MPO

• Modelo de funciones alineando MPO

• Matriz de roles y responsabilidades de la función alineando MPO

• Modelo de trabajo alineando MPO

Prototipo

• Identificación de etapas

• Identificación de funcionalidad

• Construcción de algoritmos especiales

• Identificación de campos por etapa

• Identificación de catálogos estandarizados

• Investigación de catálogos nuevos

• Identificación de interfaces con otras bases de datos

• Diseño de posibles reportes

• Diseño de pantallas

• Construcción de macros funcionales

Herramientas para diagramar

• Visio

• Powerpoint

Herramientas para prototipo

• Excel

• Html

• otro

Formatos de uso común:

• Plantilla de Documento entregable

• Plantilla de presentaciones

• Plantilla de reporte de avance oficial (.doc)

• Plantilla de reporte de avance (.ppt)

Matriz de responsabilidades

Cronograma en tiempoCronograma en tiempo

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