BALANCE Y CIERRE DE LA GESTIÓN MUNICIPAL

Manuales Prcticos para la Gestin Municipal

TOMO I

Balance y Cierre de la Gestin Municipal

Asociacin Promocin y Capacitacin para el Desarrollo - PROMCAD tendiendo puentes para la descentralizacin

Manuales Prcticos para la Gestin Municipal Proceso de Transferencia de Gobierno Local

TOMO I - Balance y Cierre de la Gestin MunicipalCuarta edicin, agosto 2010, Lima - Per 1000 ejemplares 2010 Instituto de Investigacin y Capacitacin Municipal (INICAM) Konrad Adenauer Stiftung (KAS) INICAM Av. Javier Prado Oeste 1418, Lima 27 Per Telef.: (511) 422-0336 / 422-3138 Fax: (511) 222-0329 E-mail: [email protected] Web: www.inicam.org.pe Hecho el depsito legal en la Biblioteca Nacional del Per N 2010-09402 ISBN 9972-9658-0-5 (O.C.) 9972-9658-1-1 (V.I.) Responsable de la elaboracin del Manual: Roberto Claros Cohaila Colaboradores: Willy Rodriguez Huasupoma Isabel Claros Abarca Patricia Chombo Rios Judith Vegas Guevara Diagramacin: Carmen Inga Colonia Impreso en: Ediciones Nova Print S.A.C Ignacio Merino N 1546 - Lince. Telf.: 471-5366 [email protected]

Derechos Reservados. Se autoriza la reproduccin total o parcial de este documento, siempre y cuando se haga referencia a esta fuente bibliogrfica.

ndice

Prlogo a la cuarta edicin ........................................................................................ 7 Presentacion .................................................................................................................... 9 Captulo I BALANCE AL TRMINO DE LA GESTIN MUNICIPAL 1.1 Objetivos y alcances del balance y cierre de la gestin ......................... 13 1.2 El balance de la gestin.......................................................................... 15 1.3 Herramientas para el balance, en funcin de los planes institucionales......................................................................................... 16 1.4 El diagnstico institucional y el ordenamiento administrativo ............ 23 1.5 Conformacin de la Comisin y el cronograma para el balance de la gestin .............................................................................. 25 Captulo II LA CUENTA MUNICIPAL 2.1 Qu comprende la cuenta municipal? ................................................. 30 2.2 Responsables de la elaboracin de la informacin financiera y presupuestaria...................................................................................... 32 2.3 Marco legal que regula la elaboracin y presentacin de la cuenta municipal .................................................................................... 33 2.4 Procedimientos a considerarse para el sinceramiento de la ..................... cuenta municipal .................................................................................... 35 2.5 Presentacin de la informacin contable para la Cuenta General de la Repblica ........................................................................ 55 2.6 La auditoria a la informacin financiera y presupuestaria para la Cuenta General de la Repblica ................................................ 57 2.7 Responsabilidades por la no presentacin de la informacin contable para la Cuenta General de la Repblica ................................. 63 2.8 Imprecisiones en la Ley Orgnica de Municipalidades sobre la elaboracin de la informacin financiera y presupuestaria...................................................................................... 66

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

Captulo III MEMORIA DE 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

LA GESTIN Definicin y alcances ............................................................................. 71 Normatividad que regula la presentacin de la memoria ..................... 72 Diseo y contenido de la memoria de gestin municipal ..................... 75 Modelo de indicadores financieros ........................................................ 77 Informacin a solicitarse como insumo para la elaboracin de la Memoria de Gestin ..................................................................... 80 3.6 Sobre la aprobacin y difusin de la Memoria ...................................... 84

Captulo IV PREPARANDO LA RENDICIN DE CUENTAS PARA LA TRANSFERENCIA MUNICIPAL 4.1 Objetivos y alcances de la rendicin de cuentas .................................... 89 4.2 La rendicin de cuentas a la ciudadana ................................................ 90 4.3 La rendicin de cuentas a la Contralora General de la Repblica ....................................................................................... 97 4.4 De las sanciones por la no presentacin de los informes a la Contralora General de la Repblica ............................................ 107 4.5 Preparando la rendicin de cuentas para la transferencia municipal .............................................................................................. 109

Anexos 1. 2. 3.

Proyectos de resolucin y directiva sobre recepcin de donaciones............................................................................................... 113 Proyecto de resolucin sobre designacin de Comisin de Rendicin de Cuentas ............................................................................. 118 Caso prctico con formatos utilizados en el informe de rendicin de cuentas a presentarse a la Contralora General de la Repblica .............................................................................. 123

Bibliografa ..................................................................................................................... 169

Prlogo a la cuarta edicin

Ing Carlos Lazarte Hoyle presidente del consejo directivo promocin y capacitacin para el desarrollo

En el propsito de contribuir con el fortalecimiento institucional municipal y gobernabilidad local, en el ao 2002 el Instituto de Investigacin y Capacitacin Municipal-INICAM entreg al pas tres publicaciones dentro del proyecto denominado Manuales Prcticos para la Gestin Municipal, siendo el primero de los Manuales el Tomo I Balance y Cierre de la Gestin. Ante los nuevos enfoques y normativa relacionada con los procesos de descentralizacin y modernizacin del Estado, el autor nos ofrece una versin actualizada del libro Balance y Cierre de la Gestin Municipal para el perodo 2007 - 2010, que invita a las autoridades y funcionarios de la municipalidad a realizar una autoevaluacin reflexiva previa al proceso de transferencia, que permita identificar no slo los factores claves de xito, en funcin de los logros obtenidos y los factores limitantes o perturbadores en funcin de los retos pendientes, sino tambin la identificacin de aquellas debilidades administrativas que merezcan corregirse o superarse antes del trmino de la gestin para no incurrir en posibles responsabilidades funcionales por accin u omisin. Estamos convencidos que estos manuales, tal como sucedi en los procesos de transferencia de los gobiernos locales en 2002-2003 y en 2006-2007, sern de la mayor utilidad para que las autoridades y los funcionarios que culminan su gestin el 31 de diciembre de 2010, puedan transferirla adecuadamente a las autoridades y los funcionarios que inician su gestin el 1 de enero de 2011 y se vea fortalecida la gestin local.

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Como representante de la asociacin Promocin y Capacitacin para el Desarrollo, PROMCAD-INICAM, expresamos nuestro reconocimiento a la Fundacin Konrad Adenauer de Alemania que desde 1984 viene apoyando las acciones que realizamos a travs del Instituto de Investigacin y Capacitacin Municipal, como contribucin con el proceso de descentralizacin en el Per. En tal sentido, expresamos nuestros mejores augurios a esta nueva edicin, e invitamos al autor a continuar ofrecindonos sus conocimientos en el desarrollo de temas afines que permitan contribuir al fortalecimiento institucional municipal.

Presentacin

Al trmino del ao, sabremos quines estarn al mando de los gobiernos locales, durante los siguientes cuatro aos, sin embargo, antes nos debe interesar cmo se estn dejando, no slo las cuentas, el clima y cultura organizacional en la municipalidad, sino tambin cmo estn quedando los procesos y el capital social en el municipio. Tal coyuntura a alentado que pongamos a disposicin una nueva edicin de Balance y Cierre de la Gestin; en esta oportunidad con nuevos enfoques acordes a los actuales momentos y a la dinmica de los procesos de descentralizacin y modernizacin del Estado, los cuales introducen diversos mecanismos de participacin, fiscalizacin y control ciudadano. En esta nueva edicin, los contenidos se presentan en el siguiente orden: El primer captulo trata sobre los objetivos e importancia de la elaboracin del balance de la gestin, la ejecucin del diagnstico institucional como estrategia que permita conocer el estado situacional del interno institucional en sus aspectos bsicos, con el propsito que se adopten los correctivos y se disee la estrategia previa a la transferencia de la gestin. En el segundo captulo, se aborda la elaboracin de la Cuenta Municipal y de la importancia de contarse con una informacin financiera y presupuestaria real, confiable y oportuna, as como de las responsabilidades funcionales que conlleva su no presentacin para efectos de la formulacin de la Cuenta General de la Repblica. Se presenta un caso prctico que incluye la aplicacin del Nuevo Plan Contable Gubernamental. El captulo tercero denominado Memoria de Gestin, est orientado a sealar la importancia que tiene su elaboracin tcnica y oportuna, lo que servir como insumo para la elaboracin del informe de Rendicin de Cuentas, a presentarse a la Contralora General de la Repblica.

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Finalmente, en momentos en que los gobiernos locales vienen administrando mayores recursos y asumen nuevas funciones y competencias, la transparencia y la rendicin de cuentas constituyen temas de especial atencin, de all que en el cuarto captulo, se expone sobre la Rendicin de Cuentas, a presentarse ante la Contralora General de la Repblica. Al trmino del captulo, se brinda algunas pautas para preparar la transferencia de la gestin. Por tanto, con el propsito de contribuir al fortalecimiento institucional municipal y gobernabilidad local, se entrega la presente edicin actualizada a fin de motivar la reflexin y accin oportuna de los gestores pblicos locales, en momentos previos al proceso de transferencia.

Roberto Claros Cohaila Consultor de PROMCAD-INICAM y Socio de A&R Consultores Lo que no se puede medir, no se puede controlar. Lo que no se puede controlar, No se puede mejorar

captulO i. Balance al trMinO de la Gestin Municipal

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CAPTULO I

3

3

3

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3

Balance al trmino de la gestin municipal1.1. Objetivos y alcances del balance y cierre de la gestin 1.2. El balance de la gestin 1.3. Herramientas para el balance en funcin de los planes institucionales 1.4. El diagnstico institucional y el ordenamiento administrativo 1.5. Conformacin de la Comisin y el cronograma para el balance de la gestin

CAPTULO I

Balance al trmino de la gestin municipal

1.1 >

OBJETIVOS Y ALCANCES DEL BALANCE Y CIERRE DE LA GESTINSi bien en los ltimos aos se aprecia un favorable crecimiento econmico del pas y el reconocimiento internacional de las potencialidades y riquezas de sus recursos naturales constituyndose en un punto de atraccin a las inversiones externas; de otro lado, se observa el deterioro de la imagen de las instituciones pblicas y malestar de la ciudadana por inconductas funcionales por quienes tienen a su cargo la conduccin de estas entidades. Es as y en lo que corresponde a las municipalidades, esta situacin est dada entre otras, por las razones siguientes: (i) el incumplimiento de las autoridades locales a las promesas contenidas en los Planes de Gobierno1 que presentaron cuando postularon al cargo de alcaldes y regidores y que incidieron significativamente en el resultado de las elecciones, (ii) las frecuentes denuncias sobre presuntos actos de corrupcin por el uso indebido de los recursos encomendados para su administracin, (iii) gestiones poco transparentes por la carencia o limitada informacin a la ciudadana sobre las actividades desarrolladas por el gobierno local, imposibilitndole al vecino y a las organizaciones sociales el ejercicio del derecho de control sobre la

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Ley N 26864 Ley de Elecciones Municipales (p. 14 octubre 1997), modificada por Ley N 27734 (p. 28 mayo 2002) en los trminos siguientes: Artculo 10. Inscripcin de listas de candidatos Las Organizaciones Polticas y Alianzas Electorales a que se refiere el artculo precedente deben presentar su solicitud de inscripcin de candidatos a alcaldes y regidores, hasta noventa (90) das naturales antes de la fecha de las elecciones ante los Jurados Electorales Especiales correspondientes. La lista de candidatos se presenta en un solo documento y debe contener: .. 4. Acompaar una propuesta de Plan de Gobierno Municipal Provincial o Distrital segn corresponda, la cual ser publicada, junto con la lista inscrita por el Jurado Electoral Especial en cada circunscripcin.

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gestin del gobierno local y (iv) la ineficiencia e incapacidad de gasto y el uso oportuno y racional de los recursos financieros transferidos por el Gobierno Nacional, no obstante existir requerimientos de una poblacin que demanda servicios de calidad y el mejoramiento de las condiciones de vida y de bienestar, no satisfechos a plenitud. Ante esta situacin y tenindose en cuenta que el prximo 3 de octubre se llevar a cabo el proceso electoral para elegir y/o ratificar a las autoridades de los Gobiernos Locales, el presente momento resulta clave para que las actuales autoridades municipales y sus funcionarios, efecten una evaluacin retrospectiva, real y sincera de la gestin y sus resultados, expresados en un Balance y Cierre de la Gestin Municipal, a desarrollarse con dos propsitos, el primero, orientado al uso de los actores del interno institucional en sus aspectos administrativos, financieros y de logros o lecciones aprendidas; y en segundo trmino, respecto a la rendicin de cuentas de los resultados de la gestin a remitirse a la Contralora General de la Repblica, en tal sentido, presentamos el orden en el que se desarrolla la presente publicacin:u

Balance de la Gestin Municipal, es una evaluacin con el propsito de identificar los logros y retos, los factores claves de xito de los primeros y los factores limitantes o perturbadores, no slo para registrar las lecciones aprendidas; sino para encontrar puntos crticos que permitan ser atendidos antes del trmino de la gestin, se formulen los ajustes y correcciones pertinentes. Dicho balance no financiero, permitir determinar el nivel de cumplimiento de los objetivos y metas institucionales en funcin al Plan de Gobierno y los Planes Institucionales de largo, mediano y corto plazo; y asimismo, el conocimiento del estado situacional de los actos administrativos en proceso y/o pendientes de ejecucin y de las acciones adoptadas para la conservacin y custodia del acervo documentario.

u

La Cuenta Municipal, relacionada a la consistencia y razonabilidad de la informacin financiera y presupuestaria, bajo la normatividad y principios que rigen los Sistemas Administrativos de Contabilidad y de Presupuesto. La Memoria de la Gestin, documento en el cual se plasme los resultados de la administracin saliente. Rendicin de Cuentas, documento a elaborarse de manera tcnica, ordenada y con un contenido veraz para su presentacin a la Contralora General de la Repblica y como insumo relevante a considerar durante el proceso de transferencia municipal.

u

u


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Grfico n 1

Incidencia en la elaboracin del Balance y Cierre de la Gestin Municipal

1. Balance de la gestin 2. Elaboracin de la Cuenta Municipal 3. Memoria de gestin 4. Rendicin de cuentas

Acciones BALANCE Y CIERRE DE LA GESTIN MUNICIPAL

Efectos

5. Gestin transparente y participativa 6. Cumplimiento a la normatividad 7. Confianza en los gobernantes 8. Liderazgo local

REPRESENTATIVIDAD Y GOBERNABILIDAD

Por razones de orden y sistematizacin, en el presente Captulo se tratar sobre el Balance de la Gestin 2007 - 2010, y en los Captulos II, III y IV, lo relacionado a la Cuenta Municipal, la preparacin de la Memoria de Gestin y la Rendicin de Cuentas, respectivamente.

1.2 >

EL BALANCE DE LA GESTINSin perjuicio de la eventual postulacin de un alcalde para la reeleccin ni de los resultados del citado proceso, sino como una prctica de medicin peridica de la gestin y poltica sana de control interno, es necesario que la autoridad municipal y sus funcionarios, hagan un anlisis retrospectivo respecto a los resultados de su gobierno con una temporalidad anual y al trmino del mandato, a contemplarse en el balance de gestin municipal, objeto del presente Captulo. El balance de la gestin, comprende un anlisis de los resultados del periodo de mandato, es decir, un recuento reflexivo de lo que se hizo y lo que se dej de hacer, sealando el cmo y el porqu, respectivamente y su incidencia en el mbito institucional y local. Una vez resueltas estas interrogantes, viene una siguiente fase respecto a lo que hay qu hacer o la agenda o retos pendientes, pero bsicamente, el cmo hacerlo en tan corto tiempo, o registrarlo como pendiente o en proceso en el acta de transferencia de la gestin. Importancia del Balance El balance en referencia tiene importancia por cuanto permitir determinar entre otros aspectos los siguientes:

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u

La capacidad de gobierno y/o gerencia, en funcin de los planes institucionales, el cumplimiento de la oferta electoral y la conduccin de una ciudad con una poblacin satisfecha. Evaluacin de los avances y logros, considerando el antes y despus de la gestin, esto se tendr al analizar cmo estuvo la ciudad al momento de asumirse el cargo y los cambios o avances en diversas dimensiones de desarrollo.

u

1.3>

HERRAMIENTAS PARA EL BALANCE EN FUNCIN A LOS PLANES INSTITUCIONALESAl trmino de la gestin (en el presente caso 2007-2010) se proceder a efectuar una evaluacin integral sobre los resultados del periodo de gobierno sobre la base del Plan de Gobierno u oferta electoral y el Plan Operativo Institucional - POI, el Plan de Desarrollo Concertado - PDC y el Plan Estratgico Institucional - PEI o tambin denominado Plan de Desarrollo Institucional - PDI, de aplicacin al corto, mediano y largo plazo respectivamente. Dada su importancia, a continuacin se presenta una sntesis sobre la definicin de estos Instrumentos de Gestin Institucional. Plan Operativo Institucional - POI Instrumento de gestin que contiene el programa de las acciones de las Unidades Orgnicas de la municipalidad, orientadas hacia la consecucin de las metas y objetivos institucionales en el corto plazo. El citado Plan est articulado al Presupuesto Institucional del respectivo Ao Fiscal y acorde con las funciones que competa a cada rea Administrativa conforme a lo previsto en el Reglamento de Organizacin y Funciones - ROF. Es de significarse que conforme a lo dispuesto en el Artculo 7 de la Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto; el Titular de la Entidad es responsable de lograr que los Objetivos y las Metas establecidas en el Plan Operativo Institucional y Presupuesto Institucional se reflejen en las funciones, programas, subprogramas, actividades y proyectos a su cargo; y de concordar el Plan Operativo Institucional - POI y su Presupuesto Institucional con su Plan Estratgico Institucional - PEI. La normatividad que regula el Plan Operativo Institucional es la siguiente:u

Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley Anual de Presupuesto del correspondiente Ao Fiscal u Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidadesu


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El Plan de Desarrollo Institucional - PDI Es un instrumento orientador de la Gestin Institucional del Gobierno Local, formulado desde una perspectiva multianual que por lo general es de cuatro (4) aos. Toma en cuenta la Visin del Desarrollo, los Objetivos Estratgicos y acciones concertadas en el Plan de Desarrollo Concertado y Presupuesto Participativo, y, los lineamientos establecidos en los Planes Estratgicos Sectorial Multianual - PESEM. Contiene los Objetivos Institucionales y las acciones que le corresponde realizar en el marco de sus competencias. Surge del consenso institucional, pues la construccin de la Misin y la Visin Institucional se formulan en el marco de un proceso de participacin colectiva del personal clave y representativo de la Entidad. En el caso de los Gobiernos Locales, el Plan de Desarrollo Institucional PDI, eventualmente se les denomina PEI - Plan Estratgico Institucional, sin considerar lo sealado en la Ley Orgnica de Municipalidades. El PDI o PEI est regulado por las disposiciones siguientes:u u

Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades. Resolucin Directoral N 011-2006-EF/76.01, aprobatoria del Instructivo N 001-2006-EF/76.01 Instructivo para el Proceso del Presupuesto Participativo Ao Fiscal 2007.

El Plan de Desarrollo Concertado (PDC) Documento orientador del desarrollo regional o local y del proceso del Presupuesto Participativo, que contiene los acuerdos sobre la visin de desarrollo y objetivos estratgicos de la comunidad en concordancia con los planes sectoriales y nacionales. Sobre su base se identifican, analizan y priorizan los problemas y soluciones a travs de proyectos de inversin durante la Fase de Concertacin del proceso de Presupuesto Participativo. Las disposiciones que norman en citado Plan son las siguientes:u u

Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades2. D.S: N 142-2009-EF aprobatorio del Reglamento de la Ley N 28056 - Ley Marco del Presupuesto Participativo.

2

Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades. ARTICULO 9. Corresponde al concejo municipal: 1. Aprobar los Planes de Desarrollo Municipal Concertados y el Presupuesto Participativo. 2. Aprobar, monitorear y controlar el plan de desarrollo institucional y el programa de inversiones, teniendo en cuenta los Planes de Desarrollo Municipal Concertados y sus Presupuestos Participativos.

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Es de significarse que los Planes de Desarrollo Concertados, sirven de marco a los Planes de Desarrollo Institucionales (mediano plazo) y estos a los Planes Operativos Institucionales, consecuentemente, stos deben estar directamente articulados. La representacin grfica de lo expuesto se presenta a continuacin:

Grfico n 2

Incidencia en la elaboracin del Balance y Cierre de la Gestin MunicipalRELACIN DE LOS PLANES INSTITUCIONALES Y EL BALANCE AL TRMINO DE LA GESTIN MUNICIPAL

PDC (Ms de 10 aos)

P.G. = O.E (4 aos)

PDI o PEI (4 aos)

POI y PIA (1 ao)

RESULTADO NEGATIVO

-

GESTIN MUNICIPAL DE LOS 4 AOS EVALUACIN DE LA GESTIN MUNICIPAL

+

RESULTADO POSITIVO

Leyenda: PDC = Plan de Desarrollo Concertado P.G. = Plan de Gobierno POI = Plan Operativo Institucional O.E. = Oferta Electoral PDI = Plan de Desarrollo Institucional. PIA = Presupuesto Inicial de Apertura

Existen diversas metodologas y herramientas para la articulacin de los planes institucionales y hacer un balance de la gestin; a continuacin se proponen dos formatos que nos permite tener los insumos para la evaluacin, as como en los captulos siguientes lo referente a la memoria de la gestin, la cuenta municipal y los formatos para la elaboracin del informe de rendicin de cuentas; todo esto, con el propsito de prepararnos para el proceso de transferencia y posibles contingencias y hechos subsecuentes al termino de la gestin. Enseguida se tiene un formato para la articulacin de planes de mediano y largo plazo, pudindose agregar informacin del POI-Plan Operativo Institucional:


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Plan de Desarrollo Concertado Objetivos Estratgicos O1 - DISTRITO SALUDABLE 1.1. Promover la salud integral para mejorar la calidad de vida de las personas a travs de polticas saludables concertadas, mediante la planificacin y coordinacin interinstitucional y vecinal. 1.2. Promover la inclusin social de la poblacin vulnerable para su desarrollo integral, mediante la implementacin de programas sociales, concertados con las instituciones y la sociedad civil. O3 - EDUCACIN Y CULTURA 3.1. Mejorar la calidad educativa en el distrito, aplicando polticas concertadas mediante la coordinacin institucional que promueva la cohesin social, el fortalecimiento de valores y la identidad del educando. 3.2.Posicionar al distrito como centro cultural de alcance metropolitano, con polticas y actividades culturales atractivas que pongan en valor la tradicin e identidad del distrito; en mejora del desarrollo humano de sus ciudadanos.

Plan Estratgico Institucional Objetivos Especficos Desarrollo Social Perspectiva del Ciudadano Desarrollar acciones de carcter social en beneficio de la comunidad Perspectiva de Procesos Internos - Brindar asistencia primaria de salud a los vecinos del distrito - Prevenir enfermedades zoonticas en el distrito. - Prevenir enfermedades de transmisin alimentaria y de agua utilizada en actividades recreacionales - Recuperar jvenes del distrito con problemas de malos hbitos - Mejorar el bienestar fsico, psquico y social de los Adultos Mayores - Crear un Centro Integral para el adulto mayor - Insertar a los vecinos del distrito en la actividad laboral - Mejorar el bienestar fsico, psquico y social de los discapacitados mediante su participacin activa en el programa OMAPED. - Fomentar y apoyar la creacin de wawawasis - Comercializar los productos elaborados en los talleres productivos - Brindar asistencia alimentaria a la poblacin beneficiaria del Programa del Vaso de Leche - Contribuir a la disminucin de los niveles de analfabetismo en el distrito - Apoyar la capacitacin para lograr calidad en la formacin del educando - Promover la cultura a travs del desarrollo de actividades artsticas - Promocionar la capacitacin en disciplinas artsticas-culturales dirigidas a los vecinos - Fomentar las diferentes disciplinas deportivas en la poblacin escolar del distrito mediante el Programa Surco Promueve el Deporte. Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento - Informar a los vecinos sobre temas de salud - Promover y proteger los derechos de la mujer, el nio y el adolescente - Desarrollar el emprendimiento en los jvenes como forma de alejarlos de actividades ilegales o perjudiciales para su desarrollo - Desarrollar el nivel de autoestima y conocimiento de s mismo del Adulto Mayor - Preparar a los vecinos para insertarse en la actividad laboral - Impulsar el desarrollo de nuevas habilidades en los discapacitados - Formar y capacitar a las madres cuidadoras en los wawawasis. - Fomentar la creacin de pequeas empresas - Brindar orientacin en salubridad y nutricin a las coordinadoras del PVL.

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De otro lado, slo como comentario, se alcanzan algunas observaciones o vacos en el marco normativo: Observaciones en relacin a los Planes de Gobiernou

No existe una normatividad que obligue a los Titulares de la entidad a disponer la implementacin y evaluacin peridica de estos Planes, a fin de medirse el nivel de su cumplimiento. El incumplimiento en la ejecucin integral de los Planes de Gobierno, no est sujeta a sanciones. Por ah se explica, cmo se formulan una diversidad de ofrecimientos a la ciudadana, como por ejemplo la rebaja en el cobro del impuesto predial, situacin que legalmente no es viable, toda vez que esto no es competencia de la autoridad local.

u

Observaciones en la no articulacin de los Planes Institucionalesu

A nivel nacional, no hay una cultura de trabajo articulado de planes, a nivel de los Gobiernos Locales (distrital y provincial), los Gobiernos Regionales y el Gobierno Nacional. De igual modo, dentro de una misma municipalidad, no se articulan el PDC - Plan de Desarrollo Concertado (largo plazo) con el PDI - Plan de Desarrollo Institucional (mediano plazo), ni con el POI - Plan Operativo Institucional (corto plazo); circunstancia que dificulta el balance de la gestin, por lo que en estos casos, se tiene que trabajar con todos los documentos y los actores claves del interno municipal para obtener la informacin ms relevante.

u

Formato a utilizarse para el Balance de la Gestin Para el desarrollo del citado Balance que permita hacer una valoracin del desempeo de la gestin municipal saliente, en funcin de los planes institucionales se propone el formato de la siguiente pgina: Esta evaluacin puede hacerse utilizando diversas herramientas, en este caso proponemos el formato sealado como Cuadro N 01, que ha sido validado con los actores claves de las municipalidades de Santiago de Surco, Pueblo Libre y Punta Hermosa en Lima, Coronel Portillo en Ucayali, Aucayacu de la Provincia de Leoncio Prado en Hunuco y la Municipalidad Provincial de Tacna y durante cuatro aos en los cursos de Gerencia para el Desarrollo y Finanzas Municipales en la Universidad ESAN, donde


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cuadro n 1

Evaluacin de la gestin municipal Factores claves de xito

PRINCIPALES LOGROS

1. 2. 3. 4. 5.LO QUE QUEDA PENDIENTE

1. 2. 3. 4. 5.Factores limitantes o perturbadores

1. 2. 3. 4. 5.

1. 2. 3. 4. 5.

Fuente: Material acadmico desarrollado por el autor en los cursos de Gerencia y de Finanzas Municipales en PGM y PGMD de la Universidad ESAN.

participan gestores pblicos de municipalidades de Lima Metropolitana y del interior del pas. Los procedimientos para trabajar con dicho formato son: 1. Identificar los 05 o 10 LOGROS MAS RELEVANTES DE LA GESTIN, que se proceder a anotarlos en el lado superior izquierdo del formato. 2. Luego se proceder a asociar o relacionarse, cada logro, con factores claves de xito, a fin de encontrar polticas y estrategias que permitan su rplica o sostenibilidad o proceder a su sistematizacin, lo que habr de aportar a la casustica de experiencias exitosas. 3. En el otro extremo, se identificarn los 05 10 RETOS PENDIENTES, lo que se dej de hacer. 4. Con relacin a lo que queda pendiente, se proceder a identificar los factores limitantes o perturbadores para su cumplimiento, es decir por qu se dej de hacer, de los cuales se obtienen las lecciones aprendidas y eventualmente los caminos o experiencias que no deben repetirse. Esta prctica constituye lo que en la teora de sistemas se conoce como el Feedback, como proceso de retroalimentacin. Tambin esto, servir como insumo para identificar polticas y estrategias para neutralizar esos factores limitantes y perturbadores de la gestin. Si bien el resultado de la informacin obtenida con este formato, se utilizar como insumo o punto de partida para el balance y cierre de la gestin, puede

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servir para un Alcalde que va a la reeleccin o en un acto de buena prctica de buen gobierno, para poder ilustrar a las nuevas autoridades sobre como identificar polticas y estrategias para institucioanlizar los factores claves de xito y de igual modo polticas y estrategias para neutralizar los factores limitantes o perturbadores. Con tal propsito, para mejor comprensin, como casustica se abordar el caso de la Municipalidad Distrital de Santa Patricia (entidad creada para efectos de la presente publicacin), cuya recaudacin del impuesto predial del ao 2009 se increment en un 12.5% respecto al periodo anterior, observndose sin embargo que an existe un 28% de contribuyentes omisos y morosos respecto al total de los obligados. La matriz a presentarse es la siguiente:

Cuadro N 2

Matriz para la evaluacin de la gestin municipal Municipalidad distrital de santa patricia Factores claves de xito

PRINCIPALES LOGROS

1.

Incremento de la recaudacin del impuesto predial ao 2009 en 12.5%

1. 2. 3. 4.

Programa de fiscalizacin tributaria Campaa de sensibilizacin tributaria a la poblacin Facilidades en el pago de las deudas Informes peridicos sobre uso de los ingresos y gestin transparente genera confianza en los contribuyentesLimitaciones

RETOS PENDIENTES

1. 2. 3.

Incremento de la masa de contribuyentes Fortalecimiento de la Subgerencia de Administracin Tributaria Disminucin de los contribuyentes omisos y morosos

1. 2. 3.

Equipos informticos no renovados por otros de mayor capacidad de memoria Programas informticos sobre control de los contribuyentes no actualizados Ausencia de capacitacin al personal en materia tributaria

Fuente: Casustica registrada por el autor en diversas consultoras y servicios de asistencia tcnica desarrolladas con los actores claves de la gestin municipal.

Con relacin a estos resultados y de su evaluacin, habrn de adoptar las acciones que correspondan orientadas a:u

El fortalecimiento y sostenibilidad de los factores claves de xito a fin de que los logros obtenidos no slo se mantengan, sino que adems se potencien y mejoren; es decir, si en el ao 2009 los ingresos se incrementaron por el orden del 12.5%, para el ao siguiente la meta a lograrse estar por


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encima de dicho porcentaje y as sucesivamente hasta lograr el mnimo de omisos y morosos tributarios.u

La identificacin y aplicacin de las estrategias que permitan neutralizar o superar las limitaciones o factores perturbadores, poniendo en prctica los retos pendientes, ambos sujetos a una evaluacin peridica para la medicin de los avances y resultados, y en funcin a estos ltimos, la adopcin de las reorientaciones o correcciones que pudieran corresponder.

1.4 >

EL DIAGNSTICO INSTITUCIONAL Y EL ORDENAMIENTO ADMINISTRATIVOLa proximidad de la culminacin del periodo de la gestin municipal, motivar al Titular de la entidad a tener un conocimiento previo de cmo se encuentra el interno institucional en sus aspectos ms significativos a lograrse mediante la elaboracin de un Diagnstico Institucional, el mismo que a su vez le permitir lo siguiente:u

Advertir las debilidades o deficiencias ms significativas y en funcin a ello disponer con la anticipacin del caso los correctivos necesarios, evitando o disminuyendo el grado de posibles responsabilidades por accin u omisin. Encontrarse en mejores condiciones para afrontar una transferencia municipal, ordenada, fluida y sin interrupciones y dentro de un clima de armona. Transmitir ante la ciudadana la imagen de una administracin ordenada y respetuosa de las disposiciones hasta el ltimo da de periodo de gestin; ms an, tenindose en cuenta la relativa frecuencia de que ex alcaldes vuelven a postular al mismo cargo, lo cual habr de incidir en opiniones favorables o no, respecto a la culminacin de su anterior mandato.

u

u

En lo que corresponde al alcalde reelegido, las acciones en referencia le permitirn no slo fortalecer la gestin y robustecer los controles internos, sino tambin encontrarse en condiciones favorables ante la presentacin de su primer informe al Concejo Municipal en su sesin de instalacin o dentro de los 10 (diez) das siguientes, sobre la situacin de la municipalidad y el acervo documentario y otros de carcter administrativo. Entre las acciones a aplicarse para la obtencin del diagnstico situacional de la municipalidad tenemos los siguientes:u

Levantamiento de actas sobre el estado situacional de los registros que se utilizan en todas las reas Administrativas, a fin de determinarse

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la actualizacin de los mismos, debindose poner especial nfasis a la informacin financiera y presupuestaria de la entidad.u

Verificacin de la implementacin de los instrumentos y planes de gestin municipal. Estado situacional de las cuentas por cobrar, con nfasis en el grado de antigedad. Arqueos de fondos y valores. Verificacin de la oportuna remisin de la informacin que peridicamente debe reportarse a los rganos Rectores de los Sistemas Administrativos y otras instituciones fijadas por ley expresa. Verificacin del cumplimiento en el pago de las aportaciones y retenciones sociales. Determinacin de las cuentas por pagar, con incidencia a la antigedad de las deudas que pudiera tener la municipalidad. Verificacin del inventario fsico de los bienes muebles e inmuebles de la entidad. Estado de titulacin de los predios de propiedad municipal. Informacin sobre la implementacin y actualizacin del marges de bienes. Verificacin del estado situacional de las obras en ejecucin, evaluando si el grado de avance guarda relacin con su respectivo cronograma; asimismo, comprobar si las obras concluidas han sido debidamente recepcionadas. Verificacin del estado situacional de los expedientes en trmite, con nfasis a su grado de antigedad. Verificacin de acciones adoptadas a fin de conservar y custodiar el acervo documentario de cada rea administrativa y del archivo general.

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u

Los procedimientos en referencia son enunciativos y no excluyentes de otros que se estime aplicarse de acuerdo a las circunstancias y realidad de cada municipalidad. De acuerdo a los resultados del diagnstico a plasmarse en un informe a remitirse al Titular de la entidad, se dispondrn las acciones que resulten necesarias para la superacin de las deficiencias o debilidades que pudieran determinarse, fijndose un plazo para las correcciones que correspondan; para cuyo efecto, deber otorgarse a los funcionarios comprendidos en los reparos las facilidades del caso y provisin de bienes y servicios que resulten necesarios, a ser atendidos de acuerdo a las reales capacidades de la entidad.


25

Si vencido el plazo y pese a haberse atendido los requerimientos de los funcionarios, an existieran asuntos pendientes de correccin o subsanacin, el Titular de la entidad dispondr la evaluacin del grado de responsabilidad que pudiera recaer sobre ellos, a fin de que se apliquen las acciones administrativas que corresponda. Es de significarse que el balance en referencia servir de insumo para la elaboracin de la Memoria de la Gestin, disponer los procedimientos para los ajustes en la Cuenta Municipal y para elaborar el Informe Final de Rendicin de Cuentas a presentarse a la Contralora General de la Repblica.

1.5 >

CONFORMACIN DE LA COMISIN Y EL CRONOGRAMA PARA EL BALANCE DE LA GESTINPara la ejecucin de los procedimientos consignados en el numeral precedente, mediante resolucin deber conformarse una Comisin Especial, sugirindose que sta, est integrada por los siguientes funcionarios: El Gerente Municipal, quien la presidir El Gerente de Administracin, o el Contador u El Gerente de Planeamiento y Presupuesto u El Gerente de Desarrollo Urbano u El Gerente de Servicios Pblicos o cargo equivalenteu u

Formalizada su conformacin, la Comisin adoptar las acciones siguientes: a) La elaboracin del Plan de Trabajo, el mismo que deber incluir procedimientos especficos anteriormente mencionados, los responsables de las actividades y el cronograma de cumplimiento. b) La informacin obtenida, resultante de los procedimientos aplicados ser evaluada y sus resultados expuestos en un Taller exploratorio donde se revelarn los resultados respecto a los logros y limitaciones. En ese mismo Taller, se disearn las estrategias y procedimientos tcnicos con el propsito de corregir o superar las debilidades administrativas; as como el compromiso de los funcionarios involucrados. c) Finalmente, la Comisin presentar el informe a la Alcalda conteniendo las conclusiones y recomendaciones de las acciones administrativas que correspondan. Para el desarrollo de sus actividades, tratndose de un balance al trmino de la gestin, el cronograma propuesto es el siguiente:

26


Grfico n 3

Cronograma de actividades para elaboracin de diagnstico situacional y ordenamiento administrativo

N 1 2 3 4 5 6.

ACTIVIDADES / SEMANAS Resolucin designando a la Comisin Especial Reunin de coordinacin de C. E. para delinear estrategias y abordaje de intervencin. Elaboracin de Plan de Trabajo Presentacin del Plan de Trabajo a la Gerencia Municipal Levantamiento de informacin de las reas Administrativas consideradas como claves Procesamiento y sistematizacin de la informacin recibida. Redaccin del Informe de Diagnstico Implementacin de correctivos y ajustes administrativos

Primer mes 1 2 3 4

Segundo mes 1 2 3 4

Coordinacin Trabajo de campo Trabajo de gabinete Implementacin de correctivos

Al respecto, tenindose en cuenta que las elecciones municipales sern el 03 de octubre del 2010, resulta necesario que con la oportunidad del caso se efecte el proceso en referencia, sugirindose como fecha de inicio la primera semana del mes de agosto, debiendo culminar todo el proceso en la cuarta semana de setiembre, antes de la consulta ciudadana para la eleccin de las nuevas autoridades edilicias. En caso que la evaluacin y balance sea anual, en funcin a la fecha de inicio se aplicara los periodos de tiempo consignados en el cronograma, pudiendo ste empezar en la primera semana de octubre y concluir en la ltima de noviembre.

captulO ii. la cuenta Municipal

27

CAPTULO II

% 9 8

6 + 2 1 0 3 = 71.1 Qu comprende la cuenta municipal? 1.2 Responsables de la elaboracin de la informacin financiera y presupuestaria 1.3 Marco legal que regula la elaboracin y presentacin de la cuenta municipal 1.4 Procedimientos a considerarse para el sinceramiento de la cuenta municipal 1.5 Presentacin de la informacin contable para la Cuenta General de la Repblica 1.6 La auditoria a la informacin financiera y presupuestaria para la Cuenta General de la Repblica 1.7 Responsabilidades por la no presentacin de la informacin contable para la Cuenta General de la Repblica 1.8 Imprecisiones en la Ley Orgnica de Municipalidades sobre la elaboracin de la informacin financiera y presupuestaria

C

La cuenta municipal

4

5


CAPTULO 29 II

La cuenta municipal3

Todas las entidades e instituciones y, en el presente caso las municipalidades, deben registrar sus operaciones financieras mediante medios manuales, magnticos, o cualquier otro medio autorizado, utilizando para tal efecto las cuentas correspondientes del Plan Contable Gubernamental cuyo uso obligatorio fue aprobado por la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica mediante Resolucin Directoral N 001-2009-EF/93.01 del 30 de enero de 2009. A travs de la cuenta municipal, se podr medir la utilidad y la solvencia financiera de la entidad; asimismo, proporcionar informacin necesaria para la toma de decisiones que le permitan a la Alta Direccin guiar a la institucin dentro de un cauce rentable y solvente, resultando necesario que la informacin contable a recibirse sea exacta y confiable. Para tal efecto, habr de implementarse y/o reforzarse sus controles internos, orientados fundamentalmente a:u u u

u

Proteger sus bienes, recursos y patrimonio contra el uso indebido, el fraude y la ineficiencia. Asegurar exactitud y confiabilidad a la informacin financiera y presupuestaria. Asegurar el estricto cumplimiento de las polticas trazadas por la entidad contenida en los Planes Institucionales de largo, mediano y corto plazo. Evaluar el nivel de rendimiento en las unidades orgnicas conformantes de la entidad.

Cuanto ms slido sea el sistema de control interno, ms seguridad tendr la Alta Direccin en la confiabilidad de los estados financieros y de los3 Fuente: Transparencia, participacin y rendicin de cuentas en la gestin municipal; Claros Cohaila, Roberto, Ediciones ESAN, agosto 2009.

30


registros contables. En tal sentido, se sugiere tener en cuenta la Gua para la Implementacin del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado, aprobada mediante Resolucin de Contralora General N 458-2008-CG del 28 de octubre de 2008.

2.1>

QU COMPRENDE LA CUENTA MUNICIPAL?Siendo una evaluacin cuantitativa de resultados del activo, pasivo, patrimonio y de gestin de la Corporacin Edilicia, la cuenta municipal nos permite una comprensin cualitativa a travs de la interpretacin de los Estados Financieros e Informacin Presupuestaria. En tal razn, la cuenta municipal comprende la siguiente Informacin Financiera y Presupuestaria4: a) Informacin Financierau

Estados financierosEF-1 EF-2 EF-3 EF-4 Balance General Estado de Gestin Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Estado de Flujos de Efectivo

u u u

Notas a los Estados financieros Anexos a los Estados Financieros Otros Anexos:OA-1 OA-2 OA-3 OA-3A OA-3B Control de Obligaciones Previsionales Contingencias Reporte de Saldos de Cuentas del Activo por Operaciones Recprocas entre Entidades del Sector Pblico Reporte de Saldos de Cuentas del Pasivo por Operaciones Recprocas entre Entidades del Sector Pblico Reporte de Cuentas de Gestin por Operaciones Recprocas entre Entidades del Sector Pblico

4

R. D. N 017-2007-EF/93.01 de fecha 26 octubre 2007 aprobatoria de la Directiva N 006-2007-EF/93.01 Cierre Contable y Presentacin de Informacin para la Elaboracin de la Cuenta General de la Repblica, modificada por R. D. N 001 - 2010-EF/93.01 del 01 febrero 2010.


31

OA-4 OA-5 OA-6 OA-7

Gastos de Personal en las Entidades del Sector Pblico Estadstica del Personal en las Entidades del Sector Pblico Reporte de Trabajadores y Pensionistas de la Entidad, comprendidos en los Ds. Ls. N 20530 y N 19990 Datos para el Registro de Contadores Generales al Servicio de las Entidades del Sector Pblico, artculo 12 de la Ley N 28708.

b) Informacin de la Ejecucin PresupuestariaEP-1 EP-2 Estado de Ejecucin del Presupuesto de Ingresos y Gastos (Adicionalmente se presentarn los anexos de ingresos y gastos a nivel especfico) Estado de Fuentes y Uso de Fondos

c) Informacin complementaria u u

HT-1 Balance Constructivo Actas de Conciliaciones:Por transferencias corrientes recibidas y/u otorgadas del perodo. Por las transferencias y remesas de capital recibidas y/o entregadas del perodo. Los Gobiernos Locales, adems debern cumplir con presentar el Anexo. N 9 Conciliacin de las Transferencias Efectuadas por la Direccin Nacional del Tesoro Pblico a Municipalidades, dispuesto en la Directiva de Tesorera para Gobiernos Locales correspondiente al ao fiscal 2007.

-

d) Informacin Presupuestariau

Estados PresupuestariosPP-1 PP-2 PP-3 PP-4 Presupuesto Institucional de Ingresos (Adicionalmente se presentar un anexo a nivel especfico) Presupuesto Institucional de Gastos (Adicionalmente se presentar un anexo a nivel especfico) Clasificacin Funcional del Gasto Distribucin Geogrfica del Gasto

32


e) Informacin sobre inversin pblica y metas fsicas:PI-1 PI-2 PI-3 Marco Legal y Ejecucin del Presupuesto de Inversin Pblica Metas Fsicas Programadas y Ejecutadas del Presupuesto de Inversin Pblica Clasificacin Funcional del Presupuesto de Inversin Pblica Anexo PI-3 Clasificacin del Presupuesto de Inversin Pblica por Funcin, Programa, Sub Programa y Componente PI-4 Distribucin del Presupuesto de Inversin Pblica por Departamento

f)

Informacin sobre gasto social:GS-1 GS-2 GS-3 Presupuesto y Metas Fsicas Orientadas al Gasto Social (Nivel Pliego) Clasificacin Funcional del Gasto Social Distribucin Geogrfica del Gasto Social Anlisis y comentarios de Proyectos y Actividades, considerando metas fsicas y financieras

g) Informacin sobre Transferencias Financieras Recibidas y OtorgadasTFR TFO-1 TFO-2 TFO-3 Transferencias Financieras Recibidas Transferencias Financieras Otorgadas Clasificacin Funcional de Transferencias Financieras Otorgadas Distribucin Geogrfica de las Transferencias Financieras otorgadas

2.2>

RESPONSABLES DE LA ELABORACIN DE LA INFORMACIN FINANCIERA Y PRESUPUESTARIALa responsabilidad de la elaboracin de la informacin referida en el numeral precedente recae en:u

u

La Oficina de Contabilidad o la que haga sus veces, respecto a: la Informacin Financiera, la Ejecucin Presupuestaria y la Informacin Complementaria. La Oficina de Presupuesto o la que haga sus veces: en relacin a la Informacin Presupuestaria y la Informacin sobre Inversin Pblica y Gasto Social.

A fin de que la entidad pueda cumplir con la remisin de la citada informacin a ms tardar el 31 de marzo del ao siguiente de vencido el correspondiente


33

Ejercicio Fiscal5, resulta necesario que bajo responsabilidad funcional, los funcionarios encargados de las diferentes Direcciones (Unidades, reas, Divisiones, etc.), proporcionen con la debida oportunidad la informacin pertinente a las Oficinas de Contabilidad y de Presupuesto. Para tal efecto, dichos encargos y responsabilidades se formalizarn mediante una comunicacin de la Gerencia Municipal, documento en el cual se requiera la informacin pertinente a ser atendida en un plazo perentorio. En el supuesto que las municipalidades incumplieran con presentar su informacin financiera y presupuestaria en el plazo establecido, o que la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica considerara que dicha informacin resultara inconsistente o incompleta, tal Organismo las considerar como omisas a la presentacin de informacin para la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica, de cuyo hecho se formular la respectiva publicacin en el Diario Oficial El Peruano y en la pgina web de dicha institucin. Resulta oportuno sealarse la responsabilidad en el registro del movimiento financiero y presupuestal de la entidad que deber estar respaldado con la documentacin sustentatoria en original, a archivarse debidamente y conservarse por un tiempo no menor de diez (10) aos, estando los libros y registros a disposicin de las autoridades y funcionarios competentes cuantas veces sean requeridos. La inobservancia a lo expuesto constituir falta grave sujeta a sancin administrativa previo proceso disciplinario. Existe la experiencia que en una municipalidad del interior del pas, el contador externo se neg a entregar los libros contables en razn a que la entidad le adeudaba sus honorarios profesionales. Al hacrsele notar lo indebido de su accionar procedi a su correspondiente devolucin y aplicar otros mecanismos para la cancelacin de sus servicios.

2.3>

MARCO LEGAL QUE REGULA LA ELABORACIN Y PRESENTACIN DE LA CUENTA MUNICIPALEntre las disposiciones que norman la elaboracin y presentacin de la Cuenta Municipal deben mencionarse las siguientes:

5

Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades ARTCULO 20. Atribuciones del Alcalde Son atribuciones del alcalde: 11. Someter a aprobacin del Concejo Municipal, dentro del primer trimestre del ejercicio presupuestal siguiente y bajo responsabilidad, el balance general y la memoria del ejercicio econmico fenecido.

34


u

Constitucin Poltica del Per, en cuyo Artculo 81 refiere la remisin de la Cuenta General de la Repblica, por el Presidente de la Repblica al Congreso Nacional en un plazo que vence el quince de noviembre del ao siguiente al de ejecucin del presupuesto. Ley N 27785 Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica. Ley N 28411 - Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N 28708 - Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley N 28112 - Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Ley N 27312 - Ley de Gestin de la Cuenta General de la Repblica. Ley N 27972 - Ley Orgnica de Municipalidades. Directiva N 006-2007-EF/93.01 Cierre Contable y Presentacin de Informacin para la Elaboracin de la Cuenta General de la Repblica, aprobada por Resolucin Directoral N 017-2007-EF/93.01 de fecha 26 octubre 2007, modificada por R. D. N 001 - 2010-EF/93.01 del 01 febrero 2010. R. C. N 067-97-EF/93.01 Aprueba el Compendio de Normatividad Contable y Resoluciones Complementarias (que aprueban Directivas) Resolucin de Contralora General N 117-2001-CG del 27 julio 2001, aprobatoria de la Directiva N 013-2001-CG/B340 Disposiciones para la Auditora a la Informacin Financiera y al Examen Especial a la Informacin Presupuestaria preparada para la Cuenta General de la Repblica por las Entidades del Sector Pblico. Resolucin Directoral N 001-2009-EF/93.01 de fecha 30 enero 2009 aprobatoria del Nuevo Plan Contable Gubernamental 2009. R. D. N 002-2010-EF/93.01 de fecha 26 octubre 2007 Modifican el Catlogo de Cuentas del Plan Contable Gubernamental 2009. R. D. N 017-2007-EF/93.01 de fecha 26 octubre 2007 aprobatoria de la Directiva N 006-2007-EF/93.01 Cierre Contable y Presentacin de Informacin para la Elaboracin de la Cuenta General de la Repblica. R.D. N 001-2010-EF/93.01 del 01 febrero 2010. Modifican diversos formatos de la Directiva N 006-2007-EF/93.01, Cierre Contable y presentacin de informacin para la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica.

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u

R.D. N 004-2010-EF/93.01 por la cual aprueba la Directiva N 0022010-EF/93.01, Conciliacin del Marco Legal del Presupuesto por las entidades Gubernamentales del Estado publicada el 19 febrero 2010.

2.4>

PROCEDIMIENTOS A CONSIDERARSE PARA EL SINCERAMIENTO DE LA CUENTA MUNICIPALLa casustica municipal revela la necesidad de ensayar algunos procedimientos que permitan sincerar la presentacin de la informacin financiera y presupuestaria. Es as que algunas municipalidades carecen de un Marges de Bienes actualizado y valorizado que incorpore predios y construcciones concluidas, y sus estados financieros no ajustados a la realidad, presentan como en proceso de ejecucin, obras culminadas y en pleno uso. Dada la variedad significativa de las operaciones financieras que se generan en una municipalidad y su respectivo registro, a continuacin se sealan algunos procedimientos para preparar el cierre de la cuenta municipal bajo el siguiente esquema:u u u u u

Nomenclatura y denominacin de la cuenta Situacin Efecto o incidencia Propuesta: procedimiento administrativo Tratamiento contable y caso prctico Cuenta 1201 Cuentas por Cobrar Cuenta 1209 Estimacin de Cuentas de Cobranzas Dudosas y Reclamaciones (CR) Cuenta 1501 Edificios y Estructuras Cuenta 1501.03 Estructuras Cuenta 2101 Impuestos, contribuciones y otros Cuenta 4401 Donaciones corrientes recibidas en efectivo (Cuenta 4401.01) y en bienes (Cuenta 4401.02).

Las cuentas a tratarse son:u u u u u u

CUenTA 1201 Cuentas por cobrarComprende las cuentas que representan el derecho de cobranza de los tributos, ventas de bienes y servicios, rentas de la propiedad y otros ingresos. Situacin Las cuentas por cobrar que se presentan en los estados financieros sern formuladas de acuerdo con las prcticas y los principios contables aceptados,

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as como por lo establecido por las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Pblico - NIC-SP:u u u

NIC-SP 9 Ingresos de transacciones con contraprestacin NIC-SP 23 Ingresos de transacciones sin contraprestacin NIC 39 Instrumentos financieros: reconocimiento y valuacin.

Debiendo ser mostradas como corrientes aquellos derechos por cobrar que no excedan de un ao, y como no corrientes las cuentas por cobrar cuyo vencimiento superan los doce meses. Efecto o incidencia La presentacin inadecuada de las cuentas por cobrar distorsiona la razonabilidad de los saldos en los estados financieros, considerando que stas deben financiar los pasivos corrientes y dems obligaciones de la entidad.Grfico n 4 Procedimientos para el tratamiento de las Cuentas por Cobrar

GERENCIA ADMINISTRACIN TRIBUTARIA

1. Administracin, Impuestos, Tasa, Derechos etc. 2. Mantiene actualizado las Ctas. Ctes 3. Informa a la Unidad de Contabilidad 4. Determina las cuentas de cobranza dudosa

Registros auxiliares

Contabilidad

Registros Principales

EE.FF.

Propuesta: procedimiento administrativo Se debe verificar la tendencia de las cobranzas en un promedio de tres ejercicios consecutivos (2007, 2008 y 2009), para determinar el rendimiento de los impuestos, tasas y otros ingresos y analizar las causas y efectos de las variaciones que pudieran existir. Tambin se debe revisar el control de las cobranzas realizadas durante el ltimo ejercicio fiscal, lo que debe ser conciliado con la informacin de la Gerencia de Administracin Tributaria, o el rea que haga sus veces y de la Tesorera.


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Dicho procedimiento permitir establecer la confiabilidad de la informacin financiera a la fecha del cierre del ejercicio fiscal, para una presentacin consistente de los saldos. Caso prctico El 5 de febrero 2010, la Unidad de Contabilidad recibe de la Oficina de Administracin Tributaria (o Rentas), la informacin de las cuentas por los conceptos e importes que a continuacin se indican:Impuestos - Al Patrimonio Predial Tasas De salud - Limpieza Pblica - Relleno Sanitario De Vivienda y Control - Inspeccin Ocular - Licencia de Construccin De Industria, Minera y Comercio - Licencia de Funcionamiento - Otras Licencias - Puestos, Kioscos y Otros Total S/. 590 000 505 000 720 000 921 000

S/. 295 000 210 000 300 000 420 000 574 000 234 000 113 000

S/. 2 736 000

La Unidad de Contabilidad registrar la emisin de recibos por el impuesto predial y por las tasas mediante el siguiente asiento contable:1201 Cuentas por Cobrar 12.01.01 Impuestos y contribuciones obligatorias Al Patrimonio 1201.03 Venta de bienes y servicios y derechos administrativos De Salud De Vivienda y Construccin De Industria, Minera y Comercio 4102 Impuesto a la propiedad Impuestos Al Patrimonio 4303 Venta de derechos y tasas administrativas De Salud De Vivienda y Construccin De Industria, Minera y Comercio 590 000 590 000 2 146 000 505 000 720 000 921 000 590 000 590 000 2,146 000 505 000 720 000 921 000 S/. 2 736 000 S/. 2 736 000

Por el registro de los recibos emitidos por la Gerencia de Administracin Tributaria (o Rentas). Siguiendo la secuencia del caso anterior, la Unidad de Contabilidad recibe el informe del rea de Cobranzas de la Gerencia de Administracin Tributaria

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y en el cual seala que habindose vencido las fechas de pago, del total de S/. 2 736 000, existe por cobrar la suma de S/. 1,292 000, situacin que da lugar a la formulacin del siguiente asiento contable:S/. 1,292 000 1201 Cuentas por Cobrar 1201.99 Cuentas por cobrar de dudosa recuperacin 1,292 000 1201 Cuentas por cobrar 1201.01 Impuestos y contribuciones obligatorias Al patrimonio A la produccin 1201.03 Venta derechos y tasas administrativas De Salud De Vivienda y Construccin De Industria, Minera y Comercio Otras Tasas 1201.04 Rentas de la propiedad 1201.0402 Rentas de la propiedad real S/. 1,292 000 466 000 275 000 191 000 761 000 65 000 250 000 226 000 220 000 65 000 65 000

Por el registro de la reclasificacin de las cuentas por cobrar vencidas y no canceladas, segn el informe del rea de Cobranzas.

CUenTA 1209 Estimacin de cuentas de cobranza dudosay reclamaciones La presente cuenta se aplica para cubrir, en su caso, el deterioro de las cuentas por cobrar y las reclamaciones impositivas sobre cuya recuperacin existen dudas; es decir, la provisin ante una exigencia cuyo cobro es incierto. Sobre el particular, si bien hay una variedad de casos, se ha seleccionado a dos de ellos, el primero, relacionado a la provisin por la no cancelacin de impuestos y tasas; y el segundo, referido a la provisin por los anticipos o denominado contablemente como encargos, otorgados a funcionarios para efectuar gastos en bienes y servicios con cargo a rendir cuenta documentada. Primer caso prctico: la provisin de cuentas por cobrar a 30, 60 y 90 das: Con el propsito que las entidades pblicas cuenten con los lineamientos para determinar la provisin y castigo de las cuentas incobrables, con Resolucin de Contadura N 067-97-EF/93.01 se aprob el Instructivo 3 Provisin y castigo de las cuentas incobrables, provisin que se determinar mediante la aplicacin de porcentajes escalonados de acuerdo con la antigedad del vencimiento de la cuenta por cobrar.


39

Situacin Como usualmente ocurre, las municipalidades no logran cobrar el ntegro de sus emisiones. En tanto se agote la gestin de cobranza por la va ordinaria o coactiva, es necesario registrar contablemente la estimacin de lo incobrable de acuerdo con el orden de antigedad, segn la fecha de vencimiento. Propuesta: procedimiento administrativo El funcionario responsable de la cartera de cobranza de la Gerencia de Administracin Tributaria comunicar mensualmente al Contador, o quien haga sus veces, sobre las cuentas por cobrar que vencidas la fecha de pago no se efectivizaron, para que se proceda a su reclasificacin contable como cuentas de cobranza dudosa. Para el clculo de la provisin de cobranza dudosa se aplicar un porcentaje escalonado que se ir incrementando en funcin directa de la antigedad del vencimiento de las cuentas por cobrar: a 30, 60, 90 y ms de 90 das. Debe agregarse que los porcentajes que fije cada entidad pblica se establecern luego de un estudio del grado de morosidad de las cuentas por cobrar, considerando igualmente una tasa de probable incobrabilidad para las cuentas pendientes de cobro que an no han vencido; en esta oportunidad, para los vencimientos a 30, 60 y 90 das se ha considerado aplicar porcentajes de 4%, 6% y 8% respectivamente. Caso prctico De acuerdo con el orden de antigedad del vencimiento de 30, 60 y 90 das, la Oficina de Cobranza remite a la Unidad de Contabilidad las siguientes cuentas por cobrar:Vencido 30 das - Patrimonio Predial - Limpieza Pblica - Parques y Jardines - Relleno Sanitario - Licencia de Funcionamiento 4% 50 000 24 000 30 000 15 000 10 000 S/. 129 000 6% 60 000 35 000 23 000 17 000 7 000 S/. 142 000

Vencido 60 das - Patrimonio Predial - Limpieza Pblica - Parques y Jardines - Relleno Sanitario - Licencia de Funcionamiento

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Vencido 90 das - Patrimonio Predial - Limpieza Pblica - Parques y Jardines - Licencia de Funcionamiento

8% 33 000 19 000 12 000 3 000 S/. 67 000

Al respecto, el resumen es el siguiente:A 30 das (4% de S/. 129 000) A 60 das (6% de S/. 142 000) A 90 das (8% de S/. 67 000) 5 160 8 520 5 360 S/. 19 040

El asiento contable por la provisin de las cuentas por cobranza dudosa ser la siguiente:5801 Estimaciones del ejercicio 5801.05 Estimaciones de cobranza dudosa y reclamaciones 12.09 Estimaciones de cobranza dudosa y reclamaciones 1209.01 Cuentas por cobrar 1209.02 Cuentas por cobrar diversas S/. 19 040 S/. 19 040

Por el registro de las provisiones para cuentas de cobranza dudosa del presente ejercicio, efectuado en aplicacin del Instructivo No 03 Provisin y castigo de las cuentas incobrables. Segundo caso prctico: otorgamiento de anticipos (encargos) con cargo a rendir cuenta Por principios de control interno sobre el uso de los recursos pblicos financieros, los cheques deben girarse por el importe exacto del costo del bien o servicio adquirido; sin embargo, en determinadas circunstancias excepcionales, estos documentos se emiten por un monto aproximado, situacin que debe reflejarse contablemente hasta su cancelacin o determinacin de su incobrabilidad. Situacin Ante una urgencia o situacin imprevista para la adquisicin de determinados bienes y/o servicios, o porque se desconoce el valor exacto de stos, en algunas ocasiones se otorgan anticipos con cargo a una posterior rendicin de cuentas. Sin embargo, esta rendicin de cuentas no se efecta a tiempo en razn, entre otras causas, a la no insistencia en la rendicin, permitindose


41

que transcurra el tiempo en esta situacin, o porque el funcionario o servidor municipal que debi hacerlo se retir de la entidad sin presentar su correspondiente liquidacin. Al no liquidarse con oportunidad, las cuentas por anticipos ameritan ser analizadas y depuradas oportunamente para su presentacin razonable en el balance general. Efecto o incidencia La presentacin inadecuada de los saldos por rendicin de cuenta distorsiona la razonabilidad de los estados financieros, pues representan desembolsos sobre las compras efectuadas, y los servicios prestados, pendiente de sustento documentario, razn por la cual, los gastos no estn reflejados en su totalidad, incumplindose as con el principio contable de prudencia, segn el cual los ingresos y los gastos no se deben subestimar ni anticipar o diferir, y cuando se debe elegir entre ms de una opcin para medir un hecho econmico financiero, se eligir aquella que no sobrevalue los activos ni subvalu los pasivos. Propuesta: procedimiento administrativou

Inicialmente, se clasificar de manera detallada las rendiciones de gastos pendientes, de acuerdo a la fecha de antigedad. Sobre la base de los anlisis efectuados, el Contador informar a la Administracin para que a travs de una resolucin designe una comisin tcnica de sinceramiento de la cuenta, dando las facultades para decidir y determinar las responsabilidades administrativas, civiles y penales a que hubiere lugar, segn el resultado del informe tcnico de esta comisin. Entre las acciones orientadas en el sinceramiento de la cuenta se determinar la incobrabilidad de los saldos resultantes, de manera que, de acuerdo a los principios y prcticas contables, y los alcances del Instructivo 3 Provisin y castigo de las cuentas incobrables, se efectuar el registro de la provisin con cargo a la cuenta 5801 Estimaciones del ejercicio, en la cuenta divisionaria 5801.05 Estimaciones de Cobranza Dudosa. La comisin de sinceramiento de la cuenta contar con el apoyo del rgano de Control Institucional, a efectos de corregir las distorsiones que pudieran existir en los saldos presentados en los estados financieros. Para efectos de una presentacin confiable de los saldos resultantes en los estados financieros, estos deben ser valuados, en concordancia con lo establecido en el Instructivo 3. Con el propsito de complementar el presente libro, en su oportunidad se consult al ente rector del Sistema de Contabilidad, sobre el tratamiento

u

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contable del sinceramiento de los anticipos concedidos, cuya antigedad en libros alcance hasta los seis aos. Como respuesta, se recomend la conformacin de una comisin tcnica que evale y determine las responsabilidades administrativas, legales y penales a que hubiere lugar para su debido procesamiento, y que mediante un informe tcnico se determinen las cuentas incobrables. Resulta necesario que mediante resolucin se apruebe una directiva que norme la entrega de anticipos (encargos) con cargo a rendir cuenta documentada, y que en ella se precisen entre otros aspectos, su liquidacin oportuna y las penalidades que se aplicarn en caso de incumplimiento. Caso prctico Sobre el particular, se expondrn las siguientes situaciones y sus correspondientes asientos contables: Cuando se entregan anticipos por S/. 10 000 y stos son liquidados por los funcionarios A y B como producto de las notificaciones efectuadas a travs de la Secretara General.5302 5302.04 1503 1503.02 1505 1505.01 1205 1205.05 Contratacin de servicios Servicios de mantenimiento, acondicionamiento y reparaciones Vehculos, maquinarias y otros Maquinarias, equipo, mobiliario y otros Estudios y proyectos Estudios de pre inversin Servicios y otros contratados por anticipado Entregas a rendir cuenta S/. 4 000 S/. 4 000 3 500 3 500 2 500 2 500 S/. 10 000 10 000

Por la rendicin de los gastos de los anticipos otorgados a los funcionarios A y B por un total de S/. 10 000. En el supuesto que los funcionarios no cumplieran con rendir cuenta por los anticipos otorgados por la suma de S/. 32 000, dando lugar a que la Administracin mediante una resolucin, determina el recupero de dicho importe y dispusiera el descuento en planilla de sueldos a los funcionarios responsables de la rendicin, el asiento contable ser el siguiente:1202 1202.08 1202.0802 1205 1205.05 Cuentas por cobrar diversas Al personal Responsabilidad fiscal Servicios y otros contratados por anticipado Entregas a rendir cuenta S/. 32 000 S/. 32 000 S/. 32 000 32 000


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Por la determinacin de responsabilidad fiscal y el descuento en planillas de S/. 32 000 por la no liquidacin de anticipos otorgados con cargo a rendir cuenta. En el supuesto que el funcionario ya no trabajara en la municipalidad, el asiento contable por la provisin de las cuentas incobrables de los anticipos pendientes de rendicin por los S/. 25 000 ser el siguiente:1202 1208 1205 1205.05 Cuentas por cobrar diversas Al personal Servicios y otros contratados por anticipado Entregas a rendir cuenta S/. 25 000 S/. 25 000 S/. 25 000 25 000

Por la reclasificacin de las entregas pendientes de rendicin de los aos anteriores, agotada la va de administracin de cobranza. Finalmente, el siguiente caso ser cuando habiendo concluido el ao 2008, los anticipos otorgados no fueron liquidados, el respectivo asiento contable es el siguiente:5801 5801.05 1209 1209.02 Estimaciones del ejercicio Estimaciones de cobranza dudosa Estimaciones de cuentas de cobranza dudosa y reclamaciones Cuentas por cobrar diversas Estimacin para Cuentas por cobrar diversas de dudosa recuperacin S/. 25 000 S/. 25 000 S/. 25 000 25 000

Por la provisin de las cuentas por cobrar determinado como incobrable al 31 de diciembre de 2008.

CUenTA 1501 Edificios y estructurasEl rubro Construcciones en curso es uno de los principales rubros de la cuenta 1501 Edificios y Estructuras. Comprende las obras aprobadas y ejecutadas por la entidad y que a la fecha del cierre el 31 de diciembre se encuentran en proceso de construccin. Est conformada por las inversiones efectuadas en obras y ejecutadas mediante las modalidades de administracin directa, encargo y/o contrata. Situacin Por lo comn, esta cuenta se encuentra sobrevaluada, pues a pesar de concluirse las obras no se efecta la liquidacin final de su costo; por tanto, no ha recibido tratamiento contable, debido a la falta de informacin tcnica, legal o financiera.

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Efecto o incidencia Las construcciones en curso deben ser objeto de registro y control hasta su terminacin, dada la naturaleza de los desembolsos efectuados. Contablemente, se sugiere la apertura de una cuenta de control para cada obra que se ejecuta, sea por administracin directa, contrata o por encargo. El movimiento de esta cuenta debe registrarse en el rubro Inmueble, maquinaria y equipo, en el Anexo AF-2, sobre cierre contable de la informacin financiera que deben presentar las entidades pblicas a la Cuenta General de la Repblica. Propuesta: procedimiento administrativou

Por resolucin de alcalda se aprueba el expediente tcnico relacionado con la obra programada y para ejecutar, y se remite copia a la Gerencia (subgerencia, divisin, etc.) de Desarrollo Urbano y a la Oficina de Administracin. La Gerencia de Desarrollo Urbano, mediante un registro de control de obra, imputa el costo de las valorizaciones, mano de obra, materiales, supervisin y direccin tcnica, segn sea la modalidad de ejecucin de la obra. Simultneamente, la Unidad de Contabilidad, con la documentacin fuente (como planilla de remuneraciones, construccin civil, rdenes de compra y servicios), registra en un auxiliar estndar los diversos elementos del costo de la obra. Concluida la obra, la Gerencia de Desarrollo Urbano organiza el expediente para aprobacin de la liquidacin tcnica de aquella, documento que es remitido a la Oficina de Administracin. Aprobada la liquidacin tcnica mediante resolucin de alcalda (u otra, por delegacin, segn corresponda), la Oficina de Administracin remite informacin a las reas de Abastecimiento y Contabilidad para su registro. Con la documentacin recibida, la Oficina de Contabilidad registra el asiento de transferencia de la Cuenta 1501 Edificios y estructuras Divisionaria 1501.08.99 Otras estructuras en construccin a la Cuenta 1501 Edificios y estructuras Divisionaria 1501.08 Construcciones de otras estructuras.

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Caso prctico La Municipalidad Distrital de Santa Patricia construye una posta mdica comunal, por un valor referencial de 450 mil soles, con una fuente de financiamiento que proviene del Fondo de Compensacin Municipal.


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Mano de Obra Rem. Bruta y aportes Materiales de Construccin Equipo y Maquinaria Direccin y Supervisin Tcnica Monto invertido en la obra

S/. 134 760 245 000 85 600 14 000 S/. 479 360

A fin de registrar el ingreso, al almacn, de los materiales de construccin para la edificacin de la posta mdica se deben realizar los siguientes asientos contables:1301 13.01.99 2103 21.03.02 Bienes y suministro de funcionamiento Otros bienes Cuentas por Pagar Activos no financieros por pagar S/. 245 000 S/. 245 000 S/. 245 000 245 000

Para registrar el ingreso al almacn, de los materiales de construccin para la edificacin de la posta mdica Un siguiente asiento ser para registrar el traslado de los materiales de construccin a la obra posta mdica.1501 1501.08 1301 Edificios y estructuras Otras estructuras Bienes y suministro de funcionamiento Materiales de Construccin S/. 245 000 S/. 245 000 S/. 245 000 245 000

Por el traslado de los materiales de construccin del almacn a la obra posta mdica. A continuacin, para registrar las obligaciones por la ejecucin de la obra posta mdica como son mano de obra, materiales, equipos y maquinaria y la direccin y supervisin tcnica profesional, se efectuar el siguiente asiento contable:1501 1501.08 Edificios y estructuras Otras estructuras Administracin Directa - Mano de Obra - Equipo y Maquinaria - Direccin y Supervisin Tcnica Cuentas por Pagar Activos no financieros por pagar S/. 234 360 234 360 S/. 134 760 85 600 14 000 S/. 234 360 234 360

2103 2103.02

Por las obligaciones por pagar para la ejecucin de la obra posta mdica.

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Finalmente, las obligaciones contradas fueron canceladas mediante las transferencias del FONCOMUN recibidas por la municipalidad, dando lugar a la formulacin del siguiente asiento contable:2103 2103.02 1101 1101.03 11.01.03.01.08 Cuentas por Pagar Activos no financieros por pagar Caja Bancos Depsitos en instituciones financieras pblicas Recursos determinados FONCOMUN S/. 479 360 S/. 479 360 S/. 479 360 479 360

Para registrar la cancelacin de los desembolsos de la obra Posta Mdica con los ingresos provenientes del Fondo de Compensacin Municipal.

CUenTA 1501.03 EstructurasRepresenta el monto de las construcciones, adiciones y mejoras de vas, obras comunales y otras obras consideradas de servicio pblico. La valuacin de esta cuenta est dada por todos los desembolsos realizados en el proceso de construccin hasta su culminacin oficial, conforme a la documentacin tcnica emitida. Situacin La prctica contable en el sector de gobiernos locales revela que esta cuenta, por lo comn se encuentra subvaluada, debido a que muchas obras concluidas an no han sido liquidadas tcnica y financieramente mediante resolucin de alcalda, o no se les ha dado el tratamiento contable que permita transferir el costo incurrido y registrado como construcciones en curso a la Cuenta 15.01.03 Estructuras. Efecto o incidencia En el grfico de la pgina siguiente se observa la secuencia de operaciones orientadas a registrar el proceso de construccin y culminacin de una obra. Al respecto, el Instructivo N 04, Criterios de valuacin de recursos naturales, aprobado por R. C. N 067-97-EF/93.01 de la Contadura Pblica de la Nacin (actual Direccin Nacional de Contabilidad Pblica), uniformiza los criterios para la valuacin de los recursos naturales que pertenecen a las entidades del Sector Pblico, presentando razonablemente su valor en los estados financieros. En tal sentido, establece que la depreciacin debe calcularse sobre el costo de construccin, ms las mejoras incorporadas con carcter permanente.


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Grfico n 5

Proceso de liquidacin tcnico-financiero de obras

JEFATURA DE OBRAS Expedientes Tcnicos Cuaderno de notas Informes Tcnicos y financieros-avances Informe tcnico de Obra. Informe tcnico financiero de trmino de la obra

SUPERVISOR DE OBRA Informe de avances Informe de trmino

Comisin de Liquidacin de Obra

Liquidacin tcnicofinanciera de la obra

Proyecto de resolucin de trmino de obra

Comisin de Recepcin de las obras

Actas de Recepcin

Resolucin de Alcalda aprobando la recepcin y liquidacin de las obras

V. B REGISTRO Y AJUSTE

Administracin Oficina o Responsable de Contabilidad

Traspaso de construcciones en curso a obra concluida

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El movimiento de esta cuenta debe registrarse adecuadamente en el Anexo AF-2 como parte de los anexos e informacin complementaria sealada en la Directiva N 006-2007-EF/93.01 Cierre contable y presentacin de informacin para la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica, aprobada mediante Resolucin Directoral N 017-2007-EF/93.01 del 26 de octubre 2007, sobre cierre contable de la informacin financiera y presupuestaria Propuesta: procedimientos administrativosu

El contratista o ingeniero residente presenta la liquidacin tcnica de la obra a la entidad, para su revisin y aprobacin por parte del ingeniero supervisor. El supervisor de obra revisa y aprueba la liquidacin tcnica de la obra y emite su informe a la Gerencia de Desarrollo Urbano (Gerencia de Acondicionamiento Territorial). Esta Gerencia organiza el expediente tcnico, que incluye la memoria descriptiva, las valorizaciones, el cronograma de avance de obra, la liquidacin tcnica y el informe del supervisor. El expediente tcnico es recibido por la Comisin de Liquidacin, designada previamente por disposicin municipal, para su revisin y verificacin de la documentacin, comisin que luego la deriva a la Oficina de Asuntos Jurdicos para su informe legal y el posterior trmite de aprobacin mediante resolucin de alcalda. Se emite la resolucin de alcalda, aprobando la liquidacin tcnica de la obra, y se enva el expediente a la Oficina de Administracin, para el pago que corresponda. Esta Oficina autoriza el pago por Tesorera y deriva copia de la resolucin de alcalda a la Unidad de Contabilidad. La Unidad de Contabilidad recibe la resolucin de alcalda, el acta de recepcin y la liquidacin tcnica, para su registro contable como obra terminada y su transferencia contable de la Cuenta 33 Inmuebles, Maquinaria y Equipo a la Cuenta 37 Infraestructura Pblica de acuerdo al Plan Contable Gubernamental.

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Caso prctico La Municipalidad de Santa Patricia, con Resolucin de Alcalda 1420-2009A-MSP aprueba la liquidacin tcnica y financiera de la obra posta mdica por un valor de S/. 479 160 soles.


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La operacin da lugar al siguiente asiento contable:1501 1501.07 1501.070101 1501 1501.08 1501.08.99 Edificios y estructuras Construcciones de edificios no residenciales Por contrata Edificios y estructuras Construcciones de otras estructuras Otras estructuras en construccin S/. 479 160.00 479 160.00 S/. 479 160.00

479 160.00

Por el traslado de la obra en ejecucin como infraestructura pblica al haberse concluido y liquidado la construccin de la posta mdica.

CUenTA 2101 Impuestos, contribuciones y otrosIncluye las obligaciones tributarias a cargo y/o retenidas por la entidad derivadas del pago de remuneraciones, adquisiciones de bienes y servicios y todas aquellas operaciones que tengan incidencia tributaria conforme a la legislacin vigente. Situacin Nuestra realidad financiera municipal revela que la gran mayora de instituciones han acumulado importantes pasivos tributarios como consecuencia de una mala gestin financiera y presupuestaria, esto es, debido a que los recursos destinados al pago de estos compromisos han sido orientados a otros gastos, no programados inicialmente en el presupuesto autorizado. Por otro lado, el D. S. N 054-97-EF que regula la administracin de los fondos privados de pensiones, establece que el no pago de aportes de pensiones constituye delito, sancionado penalmente; y el Decreto Legislativo 933 publicado el 10 de octubre del 2003, fija sanciones a los funcionarios que no cumplen con realizar la declaracin y pago de las retenciones y contribuciones sociales. En tal sentido, resulta necesario que mediante comunicacin expresa de la Gerencia Municipal, se disponga a la Oficina de Administracin, o a quien haga sus veces, para que bajo responsabilidad funcional adopte las acciones pertinentes orientadas al pago oportuno de las obligaciones mencionadas, las que tendrn un carcter prioritario. Efecto o incidencia El saldo de esta cuenta puede representar un indicativo de la gestin financiera y presupuestaria. Un incremento de la cuenta, respecto al ejercicio anterior,

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puede significar que los compromisos tributarios no han sido atendidos en su tiempo, debido a una menor recaudacin, o que sus pagos han sido postergados por gastos no previsto inicialmente en el presupuesto. Por el contrario, una disminucin en el saldo de la cuenta, respecto al ejercicio precedente, refleja el pago de deuda tributaria de aos anteriores, ocasionado por una mayor recaudacin o una reduccin en el nivel de gastos. El anlisis contable y la composicin de esta cuenta permitirn a la Administracin conocer la naturaleza de las operaciones que inciden significativamente en la deuda tributaria, y tomar decisiones sobre una posible reduccin de costos. Propuesta: procedimiento administrativo La disciplina fiscal en la administracin del presupuesto municipal requiere que el pago de los tributos sea atendido en forma oportuna, por constituir desembolsos programados de cancelacin impostergable, al igual que las remuneraciones. En este sentido, el flujo de caja y la evaluacin presupuestal corno herramienta financiera de la Gerencia Municipal permitir medir peridicamente el comportamiento de las obligaciones tributarias, a fin de evaluar los compromisos asumidos y no cancelados y analizar las causas de ello. Para una adecuada presentacin de este rubro, la informacin financiera y presupuestaria debe mostrarse en una nota, conjuntamente, en los rubros Remuneraciones y Pensiones por Pagar, Cuentas por pagar y Cuentas por pagar diversas a corto plazo. Procedimientou

La Oficina de Personal, de acuerdo a la planilla nica de remuneraciones mensual, informa a la Oficina de Administracin la relacin de tributos retenidos y de cargo del empleador. La Unidad de Abastecimiento o Logstica comunica a la Oficina de Administracin la relacin de los servicios contratados afectos al Impuesto a la Renta con los relativos importes retenidos. La Oficina de Administracin, sobre la base de la informacin recibida, efecta la programacin de los tributos para autorizar el pago a Tesorera. Tesorera emite el comprobante de pago para el giro de cheques y enva esta informacin a la Unidad de Contabilidad. Simultneamente, la Unidad de Contabilidad centraliza la informacin emitida por las reas de Personal, Abastecimiento y Tesorera para el registro automtico de los tributos que se pagarn y referenciar los documentos de pago en el Programa de Declaracin Telemtica (PDT).

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Tesorera recibe el reporte del PDT para su archivo y la sustentacin del comprobante de pago.

Caso prctico Aplicando la incidencia tributaria al enunciado relacionando con Construcciones en Curso, se tiene la siguiente informacin:MANO DE OBRA Remuneracin Bruta Descuentos Sistema Nacional de Pensiones CONAFOVICER APORTACIONES ESSALUD Seguro Compl. Trabajo Riesgo (SCTR) Materiales de Construccin Equipo y Maquinaria Direccin y Supervisin Tcnica Honorarios Profesionales DEDUCCIONES Impuesto a la Renta 10% S/. 120 000 15 600 2 400 10 800 1 560 18 000 12 360 S/. 134 760

14 000 1 400.00

245 000 85 600 14 000

Tratamiento contable El asiento contable parta el registro de los compromisos contrados para la construccin de la posta mdica ser el siguiente:1501 1501.08 Edificios y estructuras Otras estructuras Mano de Obra Materiales Servicios diversos Direccin y Supervisin Tcnica Bienes y Suministros de Funcionamiento Materiales de Construccin Impuestos, contribuciones y otros Gobierno Central Renta de 4ta. Categora CONAFOVICER Instituto Peruano de Seguridad Social Rgimen de Prestaciones de Salud Sistema Nacional de Pensiones Accidentes de Trabajo - SCTR Cuentas por Pagar Activos no financieros por pagar 479 360 134 760 245 000 85 600 14 000 245 000 3 800 1 400 2 400 27 960 10 800 15 600 1 560 202 600 S/. 479 360

1301 2101 401.08 403

S/. 245 000 31 760

2103 2103.02

202 600

Por el registro de los compromisos adquiridos en la ejecucin de la Obra Posta Mdica

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CUenTA 4401 Donaciones corrientes recibidas en efectivoy bienes Comprende el registro de las donaciones recibidas durante el ejercicio, en efectivo, as como en bienes, destinadas a financiar gastos de la entidad. Situacin En este rubro se registran contablemente todas las donaciones, en efectivo o en bienes, destinadas a gastos corrientes, provenientes de personas naturales y jurdicas. Efecto o incidencia La presentacin inadecuada de la Cuenta 4401 en los estados financieros, distorsiona la razonabilidad de la situacin financiera y de los resultados; por ello, los procedimientos contables deben establecer acciones de manera que incluyan todas las donaciones recibidas durante el ejercicio. Propuesta del marco normativo de las donaciones Con la finalidad de establecer el control contable y presupuestal de las donaciones, as como el uso que se da, es necesario que se preestablezca un procedimiento que seale el flujo de bienes recibidos por dicho concepto, desde el momento en que son aceptados hasta su registro y su disposicin final. La Unidad de Abastecimiento (o de Logstica) es el rea administrativa responsable de llevar a cabo el registro de donaciones en bienes, recibidas y debidamente valorizadas. Si bien muchas veces las donaciones se obtienen como producto de las gestiones realizadas por el alcalde, la recepcin de las mismas por la citada autoridad si as se diera, deben tener un carcter protocolar, pues como se reitera, funcional y administrativamente, este proceso administrativo le corresponde solo y exclusivamente a la Unidad de Abastecimiento. Al respecto, resulta necesario tenerse en cuenta los siguientes aspectos:u

Mediante Acuerdo de Concejo6 se aceptan las donaciones de las personas jurdicas y naturales, sobre la base de la relacin presentada en la

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Ley 27972 Ley Orgnica de Municipalidades ARTICULO 9. Atribuciones del Concejo Municipal: Corresponde al concejo municipal: . 20. Aceptar donaciones, legados, subsidios o cualquier otra liberalidad.


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sesin respectiva. De ser el caso y resulta lo ms conveniente al inters institucional, que en el mismo acuerdo se determine el uso de las donaciones, correspondindole a la Oficina de Administracin, junto con la Tesorera y la Unidad de Abastecimiento, cautelar su debido cumplimiento.u

Se dispone su incorporacin en el presupuesto de la Municipalidad.

Tratamiento contable En la Unidad de Abastecimiento, las donaciones en bienes sern valorizadas para efectos contables.u u

Se har el acta de recepcin de las donaciones. Se realizar el registro mediante la nota de entrada al almacn y se informar a la Unidad de Contabilidad.

En la Oficina de Tesorera, las donaciones en efectivo o mediante cheques se registran en el recibo de ingresos, junto con la captacin de los impuestos, las tasas, los servicios, entre otros conceptos. La representacin grfica sobre el tratamiento administrativo de las donaciones es la siguiente:

Grfico n 6

Tratamiento administrativo de las donaciones recibidas en bienes y en dinero

En bienes Abastecimiento

Concejo Municipal (acepta la donacin) Secretara General (acuerdo de concejo)

rgano de control Administracin En efectivo

Tesorera

Contabilidad Registros en Libros Auxiliares Reporte en

BALANCE Y CIERRE DE LA GESTIÓN MUNICIPAL

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