BALANCE GENERAL

El Balance General representa la situación financiera, o dicho en otras palabras, la situación de los activos y pasivos de la empresa en una fecha determinada; además este estado financiero muestra lo que llamamos Patrimonio o Capital del la Compañía.

ESTRUCTURA DEL BALANCE

ACTIVOS: Activos CorrientesActivos Fijos Otros Activos

PASIVOS: Pasivo Corriente Pasivo Largo PlazoOtros Pasivos

PATRIMONIO: Capital Social Utilidades

CUENTAS DEL BALANCE

ACTIVOS: Son los bienes de propiedad de la empresa Comprenden todo aquello de valor que ésta

posea y que pueda ser representado en términos de dinero.

Clasificación:

Activos corrientes, Activos Fijos, Inversiones Permanentes y Otros Activos.

CARACTERISTICAS DE LOS ACTIVOS

1. Activos Corrientes: Son de fácil realización en el momento que la

empresa tenga la intención de convertirlos en dinero, venderlos o consumirlos a corto plazo.

2. Activos Fijos: Tienen el carácter de permanentes. Son los utilizados en las operaciones

normales de la empresa.

CARACTERISTICAS DE LOS ACTIVOS

3. Inversiones Permanentes: Tienen el carácter de permanencia y no son

utilizados en el desarrollo de las operaciones normales de la empresa.

Se tienen por lo general con ánimo de lucro, de poder o de dominio.

4.Los Otros Activos: En este grupo se clasifican aquellos bienes

que no poseen las características necesarias para pertenecer a alguno de los grupos anteriores.

ACTIVOS CORRIENTES

Los activos corrientes son el efectivo y aquellos bienes sobre los cuales existe una expectativa razonable, de convertirlos en efectivo o en servicios, venderlos o consumirlos a corto plazo, es decir, en un lapso no superior a un año a partir de la fecha del balance. Esta expectativa se establece desde el momento de su adquisición.

CUENTAS DEL ACTIVO CORRIENTE

EFECTIVO: Caja, Bancos y Caja Menor

INVERSIONES TEMPORALES:Títulos o Valores de fácil realización

DEUDORES:Cuentas por cobrar, menos provisión para deudas malas; documentos por cobrar; préstamos a empleados; préstamos a socios; Ingresos por cobrar; anticipos a proveedores; deudores varios.

CUENTAS DEL ACTIVO CORRIENTE

INVENTARIOS: Mercancías, productos terminados, productos en proceso, materias primas, materiales de fabricación, mercancías en tránsito, importaciones en tránsito.

PAGOS ANTICIPADOS: Intereses pagados por anticipado, seguros pagados por anticipado, arrendamientos pagados por anticipado, impuestos pagados por anticipado.

Contratos de construcción o de ejecución y/o bienes para la venta

ACTIVOS FIJOS

A los activos fijos que son de uso permanente en la empresa, también se les suele denominar, “propiedad, planta y equipo”.

Éstos los poseé la empresa con carácter de permanencia para ser usados en el desenvolvimiento de sus operaciones normales y sin ánimo de venderlos.

ACTIVOS FIJOS

TANGIBLES: A. Activos fijos de planta 1. No Depreciables : Terrenos, Construcciones en curso, Maquinaria en montaje. 2. Depreciables : Edificios, Maquinaria, Herramientas, Equipos. B. Recursos Naturales: Minas, Pozos de Petróleo y Gases Naturales, Bosques, Canteras, etc.

INTANGIBLES: A. Sujetos a Amortización: Patentes, concesiones, mejoras en propiedad arrendada, primas de arrendamiento. B. No sujetas a amortización: Good-Will, Marcas comerciales avaluadas.

OTROS ACTIVOS

El Balance presenta bajo este título a aquellos activos que por sus características no pueden pertenecer a ninguno de los grupos anteriores tales como: activos improductivos o activos que sirven a finalidades sociales o para el bienestar de los trabajadores, participaciones en corporaciones, asociaciones, fundaciones o similares.

CUENTAS DEL PASIVO

Pasivo representa las obligaciones que la empresa adquiere con terceras personas denominadas acreedores.

Estas obligaciones provienen de recursos adquiridos por la empresa y que en la fecha del balance todavía no ha cancelado, servicios recibidos y no pagados o compras a crédito sin cancelar o préstamos en dinero que la empresa recibe.

PASIVOS CORRIENTES Son obligaciones cuya cancelación debe

hacerse en un lapso no superior a un año a partir de la fecha del balance.

Las cuentas que con mayor frecuencia encontramos en éste grupo son: Sobregiros bancarios, préstamos bancarios, documentos por pagar, cuentas por pagar, impuestos por pagar, gastos por pagar, dividendos por pagar, ingresos no devengados o diferidos, vencimientos de obligaciones a largo plazo

PASIVOS A MEDIANO PLAZO

En Colombia no está definido el mediano plazo.

La mayoría de las empresas no utilizan esta división, pero las que lo hacen deben informar que entienden por mediano plazo.

Puede estimarse el mediano plazo como un lapso superior a un año e inferior a tres, cuatro o cinco.

OTROS PASIVOS

CESANTÍAS CONSOLIDADAS:Fundamentadas en la legislación laboral

colombiana. PASIVOS CONTINGENTES: Llamados también de contingencia, son

provisiones generadas en gastos que se hacen para proteger a la empresa de posibles contingencias futuras.

CAPITAL O PATRIMONIO

Al grupo de cuentas que conforman el capital de la empresa se le conoce con los siguientes nombres: Capital contable, Propiedad, Patrimonio, Valor neto, Participación de los propietarios o Patrimonio de los accionistas.

CUENTAS DEL PATRIMONIO

Propiedad Individual o capital social Superávit de capital pagado Reservas y utilidades por distribuir Superávit Revalorización del Patrimonio Utilidades del Período

1. DÉBITOS Y CREDITOS

En contabilidad débito significa izquierda y crédito derecha.

Regla de los débitos y créditos: El débito (izquierda) aumenta una cuenta del activo. Si debitamos un activo, este aumentará y si lo acreditamos, la simple razón nos dice que este disminuirá.

2. DÉBITOS Y CREDITOS

Del concepto de oposición entre activos y pasivos se desprende que al debitar un activo éste aumentará y que al acreditar un pasivo, el pasivo también aumentará.

Y si sabemos que un pasivo aumenta cuando se acredita, se deducirá que disminuye cuando se debita.

Estas mismas reglas de las cuentas del pasivo se aplican también a las cuentas del Patrimonio.

REGLAS DE LOS DÉBITOS Y CRÉDITOS

DEBITAR ACREDITARtransacción

Estado Fro.

P. &

G.

BA

LA

NC

E Activo

Pasivo yPatrim.

Ingreso Cr.

Egreso Db.

Aumenta Disminuye

Disminuye Aumento

Disminuye Aumenta

Aumenta Disminuye

CUENTAS T Y REGISTROS CONTABLESCLASIFICACION Y NOMENCLATURA DE

CUENTASCONFORMACION DE ESTADOS FINANCIEROS

CUENTA

El registro de valores provenientes de transacciones homogéneas relativas a una persona o empresa bajo un título apropiado, que facilite la Comprensión de la información, lo llamamos CUENTA.La cuenta es el elemento básico y central en la contabilidad y en los servicios de pagos. La cuenta contable es la representación valorada en unidades monetarias, de cada uno de los elementos que componen el patrimonio de una empresa (bienes, derechos y obligaciones) y del resultado de la misma (ingresos y gastos), permite el seguimiento de la evolución de los elementos en el tiempo.

CUENTAS T

Las cuentas T es una forma de expresar de manera abreviada una cuenta. Podemos definir la cuenta T como la representación gráfica de la cuenta contable con sus diferentes elementos, la cual nos permite hacer registros contables y es la forma más utilizada para registrar los diferentes hechos económicos.

Partes de la cuenta Título o nombre: En el Plan Único de Cuentas (PUC) se

encuentran los nombres de las cuentas del sector real de la economía.

Descripción: corresponde al detalle o concepto por el cual se está registrando.

Debe: columna donde se anotan los valores que se debitan o se cargan.

Por convención está ubicada a la izquierda. Haber: Columna donde se anotan los valores que se acreditan o

se abonan. Es la columna de la derecha. Saldo: constituye la diferencia entre DEBE y HABER, según la

naturaleza de las cuentas.

La cuenta T nos permite visualizar perfectamente que cada cuenta tiene un lado débito y un lado crédito, o un debe y un haber, que cada cuenta tiene la capacidad de dar y recibir, cumpliéndose así el principio de la partida doble, según el cual, en toda contabilización, en todo registro contable, siempre hay como mínimo una cuenta que entrega y una cuenta que recibe y que cada cuenta está en condiciones tanto de recibir como de dar. .

REGISTROS CONTABLES

Se entiende por registros contables aquellos documentos o soportes en los cuales se escritura, archiva o expone información contable. Por lo tanto, constituyen registros contables todos los elementos de registración entre una transacción dada y los informes contables, cualquiera sea el medio material utilizado.

REGISTROS CONTABLES FORMALMENTE CONFIABLES

Se entiende que los registros contables son formalmente confiables cuando existen elementos objetivos suficientes que permitan concluir que la documentación primaria está adecuadamente registrada, compilada, resumida y expuesta.

ELEMENTOS QUE SE DEBEN CONSIDERAR

El mantenimiento de registros de contabilidad que asienten las operaciones del ente de acuerdo a técnicas contables en forma sistemática, lógica y generalmente cronológica.Que dichos registros presenten aspectos formales que permitan suponer que no existen alteraciones efectuadas en su contenido.Que los registros contables se mantengan actualizados no existiendo atrasos considerables en las registraciones.Que exista concordancia entre los registros contables y respaldo documental.

Que se mantengan archivos ordenados de los registros y su soporte documental, de forma tal que su acceso y cotejo sea posible de manera práctica al igual que el control de la secuencia numérica en los casos pertinentes.

Que la técnica contable aplicada sea adecuada al esquema organizativo del ente.

Que exista periodicidad y constancia en la información contable que se prepara en el ente.

AXIOMAS CONTABLES Axioma Contable 1 : Las cuentas del Activo aumentan por

los registros en el Debe y disminuyen por registros en el Haber.

EJEMPLO:

El 5 de enero la empresa recibe un crédito por $30’000.000 del banco BIC.

Las cuentas afectadas son Bancos y Obligaciones Financieras –Bancos nacionales.

La cuenta Bancos aumenta en $30’000.000. Este incremento se debita porque es un activo, La cuenta Obligaciones Financieras se aumenta en $30’000.000 y pertenece al Pasivo. Un incremento en el pasivo se registra con un crédito

Axioma Contable 2:Las cuentas de Pasivo y Patrimonio aumentan con registros por el Haber, y disminuyen con registros por el Debe.

EJEMPLO: La empresa recibe en efectivo $8’000.000

por prestación de servicios de lavado de ropa durante el mes. 

Las cuentas afectadas son Caja e Ingresos Operacionales, la cuenta Caja aumenta por el débito en $8’000.000. la cuenta Ingresos operacionales, aumenta por el crédito. Esta es una cuenta nominal.

Axioma Contable 3 Las cuentas de Ingresos, Pasivos y Patrimonio aumentan

con registros en el Haber y disminuyen con registros en el Debe.

  EJEMPLO: Al final del mes la empresa cancela los gastos

correspondientes a: gastos de nómina $2’000.000 y servicios públicos por $1’000.000.

- Las cuentas que se afectan son Caja y Gastos Operacionales. Sueldos y servicios.

 -La cuenta caja disminuye en $3’000.000 con un crédito. La cuenta gastos operacionales aumenta, la subcuenta sueldos en $2’000.000 y la de servicios en $1’000.000.

 -Un incremento en gastos se registra con un débito.

Axioma Contable 4  Las cuentas de Gastos y Activo,

aumentan con registros en el Debe y disminuyen con registros en el Haber.

El Plan de Cuentas (PUC) es un elemento que permite dar un código a cada cuenta para facilitar la clasificación y el registro de los hechos económicos

 

La partida doble

En la contabilidad antigua se llevaba cuenta y razón de los movimientos tanto numéricos como de las cuentas corrientes, es decir toda transacción tiene una causa y un efecto.

el concepto de la PARTIDA DOBLE, se entiende como la técnica o método que muestra el equilibrio entre las fuentes y los usos de los recursos.

Los Principios Contables

es un sistema de información que produce información financiera para satisfacer las necesidades de sus usuarios: personal administrativo, inversionistas, entidades financieras, acreedores, autoridades fiscales y público en general.

CLASIFICACION Y NOMENCLATURA DE CUENTAS

CLASIFICACION DE LAS CUENTAS

Las cuentas se clasifican en tres grupos:

-Cuentas de Activo

-Cuentas de Pasivo

-Cuentas de Capital

Cuentas de Activo: Las cuentas de Activo son las que controlan los bienes y derechos propiedad de la empresa.

Cuentas de Pasivo: Las cuentas de Pasivo son las que controlan las deudas y obligaciones a cargo de la entidad.

Cuentas de Capital: Las cuentas de Capital son las que controlan tanto las utilidades así como también las pérdidas del negocio.

NOMENCLATURA DE CUENTAS

La nomenclatura de cuentas es un catálogo o lista de cuentas, clasificadas de acuerdo con una codificación. Este listado se clasifica según las áreas del balance (activo, pasivo, patrimonio). Se incluyen también las cuentas de gastos y de ingresos.

Esquema de nomenclatura de cuentas

CODIGO CUENTA POSICION CONTABLE

1 Activo Area del Balance

11 Circulante División del Area

111 Caja Cuenta de Mayor General

11101 Caja General Cuenta de Mayor Auxiliar

1110101 Fondo Fijo Subcuenta de Mayor

1110102 Caja Chica Subcuenta de Mayor

112 Depósitos bancarios Cuenta de Mayor General

11201 Depósitos monetarios Cuenta de Mayor Auxiliar

1120101 Banco X Subcuenta de Mayor

1120102 Banco Y Subcuenta de Mayor

ESTADOS FINANCIEROS

También denominados estados contables, informes financieros o cuentas anuales, son informes que utilizan las instituciones para reportar la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. Esta información resulta útil para la Administración, gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.

Los Estados financieros obligatorios dependen de cada país, siendo los componentes más habituales los siguientes:

-Estado de situación patrimonial: (también denominado Estado de Situación Financiera o Balance de Situación)

-Estado de resultados: (también denominado Estado de Pérdidas y Ganancias o cuenta de pérdidas y ganancias)

-Estado de evolución de patrimonio neto: (también denominado Estado de Cambios en el Patrimonio Neto)

-Estado de flujo de efectivo: (también denominado Estado de Origen y Aplicación de Fondos)

Los estados financieros representan el producto final del proceso contable y tienen por objeto, presentar información financiera para que los diversos usuarios de los estados financieros puedan tomar decisiones eficientes y oportunas. Ahora bien, la información financiera que tales usuarios requieren se enfoca primordialmente en la:

a. Evaluación de la rentabilidad; b. Evaluación de la posición financiera, que incluye su solvencia y liquidez; c. Evaluación de la capacidad financiera de crecimiento; d. Evaluación del flujo de fondos.

De acuerdo con estas necesidades los estados financieros básicos son:

Estado de situación financiera o balance general. Muestra los activos, pasivos y el capital contable a una fecha determinada. Está integrado por:

-Activo

-Pasivo

BALANCE GENERALEs el documento contable que informa en una fecha determinada la situación financiera de la empresa, presentando en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su capital, valuados y elaborados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. (esquema 1)

El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al año y con fecha a 31 de diciembre, firmado por los responsables:-Contador -revisor fiscal-Gerente

ESTADO DE RESULTADOS O DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS

Es un documento complementario donde se informa detallada y ordenadamente como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable.El estado de resultados está compuesto por las cuentas nominales, transitorias o de resultados, o sea las cuentas de ingresos, gastos y costos. Los valores deben corresponder exactamente a los valores que aparecen en el libro mayor y sus auxiliares, o a los valores que aparecen en la sección de ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo. (esquema 2)

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO O ESTADO DE

SUPERÁVIT

Es el estado financiero que muestra en forma detallada los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en un periodo, además de la aplicación de las ganancias retenidas en periodos anteriores. Este muestra por separado el patrimonio de una empresa.

También muestra la diferencia entre el capital contable (patrimonio) y el capital social (aportes de los socios), determinando la diferencia entre el activo total y el pasivo total, incluyendo en el pasivo los aportes de los socios.Esta es la estructura del estado de cambios en la situación financiera para sociedades limitada: (esquema 3)

Estructura para sociedades anónimas (esquema 4)

LA UTILIDAD DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

La información presentada en los estados financieros interesa a:

-La administración, para la toma de decisiones, después de conocer el rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo determinado.

-Los propietarios, para conocer el progreso financiero del negocio y la rentabilidad de sus aportes.

-Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garantía de cumplimiento de sus obligaciones.

-El estado, para determinar si el pago de los impuestos y contribuciones esta correctamente liquidado.