Auxiliar administrativo

Auxiliar administrativo

2015Definicin de ADMINISTRACINEs el proceso mediante el cual se disea y mantiene un ambiente en el que individuos que trabajan en grupos cumplen metas especficas de manera eficaz. La administracin implica planear, organizar, integrar personal, dirigir y controlar.Aplica a todo tipo de organizaciones.Aplica a administradores en todos los niveles organizacionales.Los administradores buscan generar un supervit.La administracin persigue la productividad (eficacia y eficiencia).Cuestiones de la administracin

Eficacia Lograr los objetivos de la organizacin.Eficiencia Obtener los mejores resultados a partir de la menor cantidad de recursos.

Eficiencia y eficacia

EFICACIA Y EFICIENCIANo Alcanza las Metas y Desperdicia los Recursos de su OrganizacinAdministra muy bien los Recursos pero no Alcanza las Metas establecidas por su OrganizacinAlcanza las Metas pero hace uso indiscriminado de los Recursos de su OrganizacinAlcanza las Metas de su Organizacin y a la vez Economiza Recursos o los hace Rendir mucho MsNO ES EFICIENTE NI EFICAZ

ES EFICIENTE PERO NO EFICAZES EFICAZ PERO NO EFICIENTEES EFICIENTE Y EFICAZORGANIZACIONESSon unidades coordinadas que trabajan para alcanzar un objetivo o conjunto de objetivos comunes, asignando funciones, autoridad, responsabilidades, jerarquas y estableciendo relaciones que en dichas unidades deben existir para llevar a cabo las polticas empresariales, o ms precisamente, los programas que tales polticas inspiran.Definicin de organizacinSe define organizacin como un grupo de personas que trabajan en conjunto para crear valor agregado. En organizaciones lucrativas dicho valor agregado se traduce en utilidades; en organizaciones no lucrativas puede ser la satisfaccin de necesidades. CLASIFICACION DE ORGANIZACIONESSEGN SU ACTITUD FRENTE AL CAMBIORgidasFlexiblesSEGN LA ACTITUD DEL EJECUTIVO A CARGO DE LA ORGANIZACINArtesanalesPromotorasAdministrativasCLASIFICACION DE ORGANIZACIONESSEGN SU ESTRUCTURA:FormalesInformalesSEGN SU OBJETIVOCon fines de lucroSin fines de lucro

Elementos de las organizacionesRECURSOS MATERIALESMaterias Primas o InsumosMaquinarias y herramientasInmuebles, Instalaciones y rodadosDinero: propio o de tercerosRECURSOS HUMANOSDueos o propietarios, accionistas o sociosPersonalElementos de las organizacionesRECURSOS TECNOLOGICOSMtodos, tcnicas y procedimientosRECURSOS NATURALES Y ENERGETICOSTierra, agua, aire, energa.IDEAS, CONOCIMIENTO, INFORMACINIntelecto y formacin de los RRHHAvance tecnolgico y cientficoMARCA, NOMBRE Y PRESTIGIOCultura organizacionalDefinicin:Conjunto de valores, ideas y normas que comparten quienes la conforman, lo cual procede de la interaccin de diferentes procesos que se suceden dentro de la misma como ser: de seleccin, de direccin, de gestin, de organizacin, de eliminacin, ms la influencia del contexto exterior.Cultura organizacionalCaractersticas:Debe ser transmisible a travs del estudio, la observacin o la experiencia.Debe ser transgeneracionalDebe ser compartidaDebe influir en el comportamiento de los miembros de la sociedadDebe tener capacidad de adaptarse a los cambios producidos en los seres humanosCultura organizacionalDebe integrarse con otros elementos como por ejemplo:TecnologaHbitos y modos de conductaCarcter del entornoRedes de comunicacinConjunto de valores compartidosRoles de cada miembro

Empresa

DefinicinLa empresa es una unidad econmica de base, en que se desenvuelve el proceso productivo, donde se combinan los factores de la produccin para conseguir un producto o servicio que obtenga el mximo beneficio econmico y/o social.Empresa

FUNCIONES PRINCIPALES:FUNCIN FISICA: - Produccin de bienes o prestacin de servicios2) FUNCIN SOCIALSatisfaccin de la demanda de la poblacin3) FUNCIN ECONMICAGenerar riquezaEmpresa

OTRAS FUNCIONES:Ser creadoras de puestos de trabajoMejorar el nivel de vida de sus trabajadoresGenerar impuestosSer creador y distribuidor de riquezaObjetivo principal de una empresa

Obtener Utilidades(ser productivo)Cuidar la ecologaOfrecer precioscompetitivosProporcionar impuestosal estadoOfrecer productos decalidadServir a la sociedadDar trabajo a las personasEmpresa

CLASIFICACINSEGN LA PROCEDENCIA U ORIGEN DEL CAPITAL:NacionalesExtranjerasMultinacionalesEmpresa

CLASIFICACINSEGN EL PROPIETARIO DEL CAPITAL:PrivadasEstatalesNacionalizadasPrivatizadasEmpresa

CLASIFICACINSEGN EL TAMAO:UnipersonalesSocietariasEmpresa

CLASIFICACINSEGN EL SECTOR ECONMICO AL CUAL SIRVEN:De transformacin: Agrcolo-ganaderasIndustriales o ManufacturerasExtractivasComercialesDe serviciosEmpresas familiaresSe considera que una empresa es familiar cuando la propiedad de los medios de produccin y/o la direccin se hallan en manos de un grupo humano entre los cuales existe una relacin familiar.

Empresas familiaresVENTAJASDESVENTAJASTienen una visin a largo plazoSu horizonte no es el prximo balanceProyecta una empresa encaminada a sus futuros herederosLos asuntos personales suelen mezclarse con los negociosLos problemas personales pueden daar a la empresaLos cargos directivos se ocupan en funcin de parentesco y no en la capacidadEL PROCESO ADMINISTRATIVOEs un conjunto de fases o etapas sucesivas o interrelacionadas, a travs de las cuales se efecta la administracin.Se divide en 4 fases:PlaneacinOrganizacinIntegracin del personalEjecucin ControlEL PROCESO ADMINISTRATIVOPlaneamiento: Seleccin de misiones y objetivosOrganizacin: Establecimiento de una estructura intencionada de los papeles de los individuos.Integracin de personal: Mantenimiento de las posiciones de la estructura operacional.Direccin: Influir en los individuos para que contribuyan a cumplir las metas organizacionales.Control: Medicin y correccin del desempeo individual y organizacional de cara a los planes.

Concepto de administracinEl proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de una organizacin y el empleo de todos los dems recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar las metas establecidas para dicha organizacinPlaneacinFase destinada a determinar los objetivos y los cursos de accin que van a seguirse.Se deben establecer estrategias, polticas, programas y procedimientos para establecer QU se va a hacer y CMO.PlaneacinACTIVIDADES:Determinar, aclarar y ampliar objetivosEstablecer las condiciones para las actividades o tareasSeleccionar las tareas para los objetivosEstablecer polticas, procedimientos y mtodos

Planeacin1 La planificacin del inventario.2 La planificacin de la distribucin.3 La planificacin de la produccin.4 La planificacin del abastecimiento.5 La planificacin del transporte.

ORGANIZACINFase destinada a distribuir las actividades entre los miembros que conformacin, como as tambin establecer y conocer las relaciones entre dichos miembros.ORGANIZACINACTIVIDADES:Subdividir el trabajo en unidades operativasAclarar los requisitos del puestoSeleccionar al personal para su colocacin en el puesto adecuadoEstablecer la autoridad y la responsabilidad que le compete a cada miembro.

ejecucinFase destinada a llevar a cabo el desarrollo de la capacidad de actuar, creando un clima dentro de la organizacin donde la gente se sienta motivada para actuar correctamente.ejecucinACTIVIDADES:Motivar a todo el personalLograr una comunicacin efectivaOtorgar la capacitacin y el entrenamiento necesario al personalRecompensar al personalcontrolFase destinada a medir y evaluar los resultados a fin de observar el desempeo organizacional dentro de los lmites permitidos y de acuerdo a las expectativas propuestas.controlACTIVIDADES:Comparar los resultados obtenidos con los planes confeccionados con anticipacinEstablecer medios de evaluacinDeterminar estndares de desempeo del personalSugerir acciones correctivasTransferir al resto de las fases los resultados obtenidos de las evaluaciones.

La labor administrativaConsiste no solo en llevar a cabo las funciones bsicas para alcanzar las metas propuestas, sino tambin en asegurar la capacidad de la organizacin para seguir actuando en el futuro.Esto implica la adaptacin a cambios que pueden presentarse.Principios bsicos en la toma de decisionesDividir la carga de trabajoCombinar las tareasEspecificar quien depende de quien en cada sectorEstablecer mecanismosVigilar la eficacia de la integracinHABILIDADES ADMINISTRATIVASSEGN NIVELES ORGANIZACIONALES

ALTADIRECCINMANDOSDIRECCINMANDOSDIRECCINSUPER-VISORESSUPER-VISORESMANDOSDIRECCINSUPER-VISORESSUPER-VISORESSUPER-VISORESSUPER-VISORESHabilidadestcnicasHabilidadeshumanasHabilida-des deConceptua-lizacin y diseoOrganigrama

www.auladeeconomia.comOrganizacin FormalOrganigramaOrganizacin formal

Organizacin informalOrganigrama de los grobos

Tiempo dedicado a las funciones administrativasAdmi-nistradoresAdministradoresde nivelIntermedioSupervisores de primeralneaPlaneacinOrganizacinDireccinControlJERARQUA ORGANIZACIONALCURSOGRAMASRepresentacin grfica de una sucesin de pasos o acciones que forman un procedimiento o rutina.Sirven para:mostrar el recorrido de las rutinasconfeccionar las normas relacionadas con los procedimientosfacilitar la revisin peridica de los procedimientosmodificar procedimientos cuando sea necesario.

Circuito administrativoCIRCUITO ADMINISTRATIVO DE COMPRASEs la encargada de identificar al mejor proveedor y gestionar la compra.Toma en consideracin la capacidad para suministrar el artculo requerido, la calidad del producto/servicio, la oferta que genere el menor costo posible y el menor tiempo de demora en la entrega, mejores condiciones de pago y un adecuado servicio post venta.Circuito administrativo de comprasPartes del circuito:1) Solicitud de compra (Almacenes)2) Seleccin de proveedores (Compras)3) Adjudicacin de la compra (Compras)4) Recepcin de la mercadera (Recepcin)5) Almacenamiento de la mercadera (Almacenes)6) Registro contable (Contadura)7) Recepcin de la factura (Cuentas a pagar)

Circuito administrativo de comprasTipos:NormalesExtraordinariasMenores

Cadena de suministroAlmacenaje: realizacin de todas las operaciones de recepcin, almacenaje, preparacin y expedicin, minimizando los movimientos y reduciendo al mximo la prdida de mercancas.Distribucin: disposicin de una flota suficientemente flexible para adaptarse a la demanda de entregas diarias. Control de tiempo de entrega y el nivel de servicio.

Cadena de suministroCompras: control de la relacin con los proveedores y del grado de fiabilidad de las entregas.Abastecimiento: seguimiento de los pedidos y control del ciclo del pedido.Planificacin: definicin de los parmetros de clculo de las necesidades y control sobre la previsin de venta.Produccin: control de tiempos de produccin y los costes y tiempos de recambio de mquinas.Circuito administrativo de ventasLa venta implica el proceso de transferencia de la propiedad de un bien a cambio de otro, con el acuerdo de ambas partes.El bien que es objeto de la venta pose un precio de venta, que es la medida de cambio contra la cual el propietario realiza la entrega y el receptor, a su vez, esta dispuesto a pagar.Este procedimiento se encuentra reflejado en facturas, remitos y otros documentos que permiten realizar diversos controles para detectar errores o fraudes.Circuito administrativo de ventasPartes del circuito: Concretar la venta (Ventas)Recepcin del dinero (Caja)Entrega de la mercadera (Empaque)Registro de la venta (Contadura)

Circuito administrativo de ventasFormas de ventas:NormalesPor corredoresPor correspondencia, telfono o internetEn saln de exposicinExportacinExtraordinarias

Circuito administrativo de pagosEl pago es la operacin a travs de la cual se otorga en forma definitiva la propiedad de lo comprado.El proceso se vera consumado en la factura o documento afn.Circuito administrativo de pagosPartes del circuito:Emitir orden de pago (Contadura)Confeccin del cheque (Tesorera)Autorizacin del pago (Gerencia administrativa)Control del reciboRegistro del pago (Contadura)Circuito administrativo de pagosFormas de pago:Por correspondenciaCobrador del proveedor En la oficina del proveedorInstrumentos de pagos Efectivo para pagos menores

Circuito administrativo de cobranzaEl proceso de cobranza implica la incorporacin de fondos en relacin con el precio establecido en una venta.El cobro es la culminacin del proceso de venta.Circuito administrativo de cobrosPartes del circuito:Deteccin de la necesidad de cobroCobro y entrega del recibo (cobrador)Recepcin del dinero o valoresRegistro del cobro (contadura)Circuito administrativo de cobrosFormas de cobrar:EfectivoPor correspondenciaA travs de un cobradorMedios bancariosDescuento de documentos

Circuito administrativo de produccinGestiona el ingreso de la mercadera, su control y almacenamiento y transformacin hasta obtener el producto terminado.Circuito administrativo de produccinPartes del circuito:Fabricacin (Produccin)Pedido de materiales (Almacenes)Control de la produccin (Control de calidad)Circuito administrativo de produccinPartes del circuito:4) Salida de la produccin (Almacenes)5) Registro contable (costos)Circuito administrativo de produccinFormas de produccin:MontajeContinuaPor ordenes (pedido del cliente)Por stockPor lote (a partir de Orden de prod.)Por serie