Auditoria UNIDAD 1

UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA

CENTRO UNIVERSITARIO DE CIENCIAS ECONÓMICO ADMINISTRATIVAS

UNIDAD I

30 de Agosto

2010Una auditoria administrativa es el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.

Generalidades de la auditoria

administrativa



AUDITORIA ADMINISTRATIVA

JORGE HUMBERTO OSORIO FRANCO

UNIDAD 1

GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

1. SIGNIFICADO DE LA AUITORIA ADMINISTRATIVA

Una auditoria administrativa es el examen integral o parcial

de una organización con el propósito de precisar su nivel de

desempeño y oportunidades de mejora (FRANKLIN, Auditoria

Administrativa, MC GRAW HILL, México 2005)

Una auditoria administrativa es la revisión analítica total o

parcial de una organización con el propósito de precisar su

nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para

innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable.

(FINCOWSKY, Auditoria Administrativa, Pearson, México)

1.1 ANTECEDENTES

El marco histórico para el estudio de la auditoria

administrativa es tan extenso como la administración misma.

Las iniciativas y tendencias que propiciaron el surgimiento de





una es la razón de la existencia de otra. Es por eso que la

base de información que las sustenta en común en muchas

de sus vertientes y sirve de plataforma para darle contexto a

la auditoria administrativa.

La primera contribución documentada corresponde a la

civilización sumeria en el año 5000 a. de C., donde se

encuentran evidencias de prácticas de control administrativo.

En orden cronológico se deben mencionar las

correspondientes a los egipcios, en el año 4000 a. de C., en

las cuales se destaca el reconocimiento de la necesidad de

planear, organizar y regular y, en el año 2000 a. de C., el uso

de consejos para ordenar las acciones de sus gobernantes.

Más adelante, alrededor del año 1800 a. de C., en Babilonia

aparece el Código de Hammurabi, el cual incluye aspectos

sobre el control del comercio.

Después, en China, tienen lugar varios hechos importantes.

En el año 1994 a. de C., durante la dinastía Hsia o Hia, de

manera incipiente comienza a considerarse el empleo de





técnicas administrativas de control en sus gobiernos

territoriales.

En 1436, en Venecia, durante la época medieval, los

directores del Arsenal emplearon controles contables, de

inventarios, de costos y de personal para manejar su flota

naval.

Años más tarde, en 1554, en el marco de la organización

administrativa imperial en la Nueva España, se creó la Junta

Superior de Hacienda para atender los asuntos financieros de

la Colonia. Estos órganos ejercieron su función de control a

través de la “visita”, una investigación administrativa especial

que podía ser especifica, sobre un determinado puesto o

funcionario o general.

En 1799, Eli Whitney, pionero del sistema americano de

manufactura, como parte de sus estudios en el campo de la

administración y del uso del método científico, desarrolla

sistemas de control de costos y de calidad.





En 1800, James Watt y Mathew Bolton, industriales ingleses,

desarrollan una propuesta para estandarizar y medir

procedimientos de operación, la cual incluía una reseña

especifica acerca de la conveniencia de utilizar la auditoria

como mecanismo de evaluación.

En 1900 emerge de manera formal la administración

científica, con los trabajos de Frederick Winslow Taylor, quien

propone el método científico para analizar el trabajo y elevar

la eficiencia de las tareas de producción en su obra The

Principles of Scientific Management. Esta escuela fortalece

sus fundamentos con los trabajos de Henry Gantt, en 1901, y

de Harrington Emerson en 1910. El primero por definir un

sistema de tarea y bonificación y por sus graficas de control,

temas que dio a conocer en su libro Industrial Leadership .El

segundo, por su ingeniería de eficiencia fundamentada en

principios, difundida a través de sus artículos “Efficiency as a

Basis for Operation and Wages”.

En 1915 surge la escuela del proceso administrativo, a partir

de las aportaciones de Henry Fayol, con su análisis de las





funciones administrativas y principios, cuyo fundamento

expone en su obra Administración industrial y general, y de

Alexander H. Church con su trabajo The Science and Practice

of Administration en el que analiza las funciones orgánicas y

leyes universales e esfuerzo.

En 1945 el Instituto Norteamericano de Auditores Internos

realizó un simposio en el que se debatió el tema “El alcance

de la auditoría interna de operaciones técnicas”.

En 1953, George R. Terry sostiene la necesidad de evaluar a

una organización a través de una auditoria. Es importante

anotar que este autor propone cuatro procedimientos para

llevar a cabo esta evaluación:

1. Apreciación de conjunto Análisis de la estructura para

determinar si cumple con las condiciones de eficacia

requeridas.

2. Apreciación informal Efectuar preguntas para descubrir

posibilidades de mejoramiento.





3. Apreciación por comparación Comparar la estructura

orgánica de la empresa con las otras similares y

competidoras.

4. Enfoque ideal Imaginar una estructura ideal, y

compararla con la estructura en revisión, anotando las

mejoras que pueden realizarse.

El punto 3 coincide con la idea central de lo que, con el paso

de los años, se conocería como bechmarking.

También en 1953, surge la INTOSAI, organización profesional

de entidades fiscalizadoras superiores (EFS) de los países

pertenecientes a las Naciones Unidas o sus organismos

especializados, la cual, a través de las EFS desempeña la

función de fiscalizar las cuentas y las actividades de la

administración pública, así como la promoción de una gestión

financiera sana y la obligación de rendir cuentas de los

gobiernos.

El interés por la auditoria administrativa se extiende en 1960

al ámbito académico. Alfonso Mejía Fernández, de la UNAM,

incluye en su tesis profesional un recuento de los aspectos

estructurales y funcionales que el nivel general de las





empresas debe considerar para aplicar una auditoria

administrativa.

En 1964, Dimitris N Chorafas, considera la necesidad de que

las empresas tengan presente que sus elementos tienden al

desarrollo como consecuencia de su evolución y

transformación, lo que las obliga a tener un adecuado control

de sus acciones.

En 1972, el centro Nacional de Productividad, A.C., elabora

las Bases de Autodiagnostico, en el que brinda una

alternativa para que las empresas puedan determinar y

jerarquizar los elementos que inciden en su operación para

efectos de toma de decisiones. También Carlos E. Anaya

trabaja en las propuestas de los exponentes mas reconocidos

en este campo, e incluye aportaciones y experiencias propias.

En 1984, Robert J. Thierauf introduce la auditoria

administrativa y la forma de aplicarla sobre una base de

preguntas para evaluar las áreas funcionales, el ambiente de

trabajo y los sistemas de información.





En 1988, la oficina de la controlaría General de Estados

Unidos prepara las Normas de Auditoria Gubernamental, que

son revisadas por la contraloría Mayor de Hacienda (entidad

de la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico). Estas

normas contienen los lineamientos generales para la

ejecución de auditorías en las oficinas públicas. Asimismo,

Brink V. Witt H. define los fundamentos, administración de

actividades, tratamiento de áreas operacionales, relaciones

especiales y evaluación de una auditoría interna.

En 1994, Jack Fleitman incorpora los conceptos

fundamentales de evaluación con un enfoque profundo;

además muestra las fases y metodología para su

instrumentación, la forma de diseñar y emplear cuestionarios

y cedulas, y presenta un caso práctico para ejemplificar una

aplicación específica.

En enero de 2000, Lidia Zuazo, presenta su libro Papales de

Trabajo de auditoría externa e interna, en el cual realiza un

resumen analítico de la auditoria en sus versiones





administrativas, de estados financieros, operacional, integral,

gubernamental, ecológica y de calidad.

1.2 OBJETIVOS

Por sus características las auditoria administrativa constituye

una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de

las organizaciones, toda vez que permite que se revele en

qué áreas se requiere de un estudio más profundo, qué

acciones pueden tomarse para subsanar deficiencias, cómo

superar obstáculos y cómo imprimir mayor cohesión al

funcionamiento de las mismas y sobre todo un análisis causa-

efecto que concilie en forma congruente los hechos con las

ideas. Entre los más sobresalientes para lograrlo se pueden

mencionar:

*De control.- Destinado a orientar los esfuerzos en la

aplicación de la auditoria y poder evaluar el comportamiento

organizacional en relación con estándares preestablecidos.





*De productividad.-Encausan acciones de la auditoria para

optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con

la dinámica administrativa instituida por la organización.

*De organización.- Determinan que el curso de la auditoria

apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y

procesos a través del manejo eficaz de la delegación de

autoridad y el trabajo en equipo.

*De servicio.- Representan la manera en que la autoridad

puede constatar que la organización está inmersa en un

proceso que la vincula cuantitativamente con las expectativas

y satisfacción de sus clientes.

*De calidad.- Disponen que la auditoria tienda a elevar los

niveles de actuación de la organización en todos sus

contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios

altamente competitivos.

*De cambio.- Transforman la auditoria en un instrumento que

hace más permeable y receptiva a la organización.





*De aprendizaje.- Permiten que la auditoria se transforme en

un mecanismo de aprendizaje institucional para que la

organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice

para convertirlas en oportunidades de mejora.

*De toma de decisiones.- Traducen la puesta en práctica y los

resultados de la auditoria en un sólido instrumento de soporte

del proceso de gestión de la organización.

*De interacción.- Posibilitan el manejo inteligente de la

auditoria en función de la estrategia para relacionar a la

organización con los competidores reales y potenciales, así

como con los proveedores y clientes.

*De vinculación.- Facilitan que la auditoria se constituya en un

vinculo entre la organización y un contexto globalizado.





2. ALCANCE

El área de influencia que abarca una auditoria administrativa

comprende la totalidad de una organización en lo

correspondiente a su estructura, niveles, relaciones y formas

de actuación. Esta connotación incluye aspectos tales como:

*Naturaleza jurídica

*Criterios de funcionamiento

*Estilo de administración

*Enfoque estratégico

*Sector de actividad

*Giro industrial

*Ámbito de operación

*Tamaño de la empresa

*Número de empleados

*Relaciones de coordinación

*Desarrollo tecnológico

*Sistemas de comunicación e información

*Nivel de desempeño

*Trato a clientes (Internos y externos)





*Entorno

*Generación de bienes, servicios, capital y conocimiento

*Sistemas de calidad

3. CAMPO DE APLICACIÓN

La auditoria administrativa puede instrumentarse en todo tipo

de organización productiva, sea esta pública, privada o social.

Por su extensión y complejidad, es necesario entender como

están ordenadas estas organizaciones para responder a las

demandas de servicios y productos del medio ambiente y,

sobre todo, de qué manera se articulan, lo cual nos obliga a

precisar su fisonomía, área de influencia y dimensión. A

continuación se presenta la información por sector específico:

-Sector Público

En este sector la auditoria se emplea en función de la figura

jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad,

relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas

generales de estrategia. Con base en esos criterios, las

instituciones se clasifican en:





1. Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretaria de Estado)

2. Entidad Paraestatal

3. Organismos Autónomos

4. Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas)

5. Comisiones Intersecretariales

6. Mecanismos Especiales

-Sector Privado

Por lo que toca a este sector, la auditoria se utiliza tomando

en cuenta la figura jurídica, objeto tipo de estructura,

elementos de coordinación y relación comercial, sobre la

base de las siguientes características:

1. Tamaño de la empresa

2. Sector de actividad

3. Naturaleza de sus operaciones

En lo relativo al tamaño, convencionalmente se las clasifica

en:





1. Microempresa

2. Empresa pequeña

3. Empresa mediana

4. Empresa grande

En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas

pueden agruparse en:

1. Nacionales

2. Internacionales

3. Mixtas

También tomando en cuenta las modalidades de:

1. Exportación

2. Acuerdo de Licencia

3. Contratos de Administración

4. Sociedades en Participación y Alianzas Estratégicas

5. Subsidiarias

-Sector Social

En este sector, la auditoria administrativa se aplica

considerando dos factores:





1. Tipo de organización

2. Naturaleza de su función

Por su tipo o figura las organizaciones que forman el sector

son:

1. Fundaciones

2. Agrupaciones

3. Asociaciones

4. Sociedades

5. Fondos

6. Empresas de solidaridad

7. Programas

8. Proyectos

9. Comisiones

10. Colegios

Por su función se les ubica en las siguientes áreas:

1. Educación

2. Cultura

3. Salud y seguridad social

4. Política





-Obrero

-Campesino

-Popular

5. Empleo

6. Alimentación

7. Derechos Humanos

8. Apoyo a marginados y discapacitados

(FRANKLIN, Auditoria Administrativa, MC GRAW HILL,

México 2005)

TIPOS DE AUDITORIA

AUDITORÍA FINANCIERA

Es realizada por auditores internos y externos.

El tipo más antiguo de auditoría y todavía el más común es

la financiera. Desde el punto de vista de los auditores

externos independientes (contadores públicos y contadores

públicos auditor) , la revisión y la evaluación del sistema

informativo contable y financiero de un cliente, influye en el

tiempo en que se apliquen determinados procedimientos de





auditoría, que construyen la base de la opinión del auditor

sobre la racionalidad de los estados financieros, si la revisión

y evaluación de los contadores independientes no descubre

discrepancia materiales en los estados financieros

preparados por el cliente , a este se le estará dando una

opinión “ no calificada”, es decir los auditores concluirán que

los estados contables son los correctos y están preparados

de acuerdo a principios de contabilidad generalmente

aceptados y aplicados de una manera congruente. Sin

embargo, si existen diferencias importantes no resueltas,

los auditores independientes pueden dar una opinión

“calificada” o “renunciar” a ella, dependiendo de la magnitud

de las diferencias.

El control interno, que es muy importante para los contadores

públicos independientes se divide en dos categorías.

1- Control contable interno: diseñado para lograr el

registro adecuado y exacto, que sintetiza las

transacciones financieras autorizadas





2- Verificación interna: diseñada para salvaguardar el

capital contra desfalco y otras irregularidades

Para evaluar el control interno, la mayoría de CPTs usan un

“Cuestionario para evaluación del Control Contable Interno y

de la Verificación Interna”. El cuestionario está señalado

para señalar con precisión las áreas débiles del control

contable. Todas las respuestas “si” indican un control interno

favorable, mientras que las respuestas “no” deben de ser

explicadas por escrito e indican una posible debilidad en el

control interno.

Un resultado de la auditoría financiera es la auditoría

interna la cual estuvo originalmente orientada hacia temas

contables y financieros.

El auditor interno puede cumplir dos importantes funciones

partiendo de esta base. Puede desempeñar el papel

tradicional de auditor interno de operaciones orientadas a la

contabilidad. Por ejemplo puede hacer auditorias de registro

de nominas, cuentas por cobrar y registros de inventario





que complementan y suplementan el trabajo de los auditores

externos. Además puede realizar auditorías de operaciones

AUDITORIA DE OPERACIONES

Bajo la responsabilidad de auditores internos, auditores de

operaciones, auditores externos, y asesores de la gerencia.

A la que a veces se llama auditoria operacional, evoluciono

a partir de la auditoría financiera. Va más allá de las

funciones contables y trata actividades no financieras, que

finalmente se manifiestan en los registros contables de la

organización.

El propósito de una auditoria de operaciones es revisar y

apreciar operaciones y procedimientos.

Para garantizar que se estudien ampliamente las áreas

operacionales se utiliza un cuestionario; funciona como lista

de control para revisar y apreciar métodos y procedimientos

operacionales. En los siguientes ejemplos se ve el contraste

entre los tipos de preguntas usadas en un cuestionario de

¿Está la función de compras completamente separada de

otras funciones, sobre todo contabilidad, embarque y

recepción?

¿Se reparan requisiciones de compra?

¿Se enumeran los pedidos por anticipado?





auditoría de operaciones y las utilizadas en uno de control

interno.

En este tipo de auditoría no solos se usa el cuestionario de

auditoría de operaciones, si no también se emplean flujo

gramas de sistema y de proceso para definir las áreas de

operación en las que la atención de la gerencia puede ser

provechosa. Por lo tanto las herramientas del auditor son los

cuestionarios, flujo gramas y estudios de tiempo, junto con

los informes tradicionales, tablas, graficas y manuales.

Cuestionario de Auditoria de Operaciones

¿Cuáles son las responsabilidades del jefe del departamento de

compras?

¿Qué tipos de informes se presentaran en este

departamento?

¿Cómo se determinan las cantidades por compra?

Cuestionario de Control Interno





El producto final de toda auditoria de operaciones es un

informe escrito a la gerencia (como el documento de control

interno de los auditores externos). Así, el propósito real de la

auditoria, calibra la efectividad de las operaciones y descubrir

oportunidades para mejorarlas en beneficio de la economía

o del mejor control, debe formar parte integral del informe

final.


Llevada a cabo por auditores internos y externos y asesores

de la gerencia y gerentes de la organización.

Una auditoria administrativa no debe confundirse con

“Consultaría Administrativa” o con “Servicio de accesoria

administrativa”.

Las diferencias entre servicios administrativos y auditorias

administrativa se pueden resumir como sigue:

Servicios

Administrativos

Auditorias

Administrativas

PROPÓSITO

ORIENTACIÓN

MÉTODO

REPETICIÓN

OBJETIVO

Auxiliar a la gerencia Evaluar a la gerencia

Hacia una tarea Hacia el individuo

Diseñado para una tarea especifica

Diseñado para permitir algunas estandarizaciones, como uso

de cuestionarios u otros materiales

Rara vez, limitada a la terminación de la tarea

específica

Frecuente, promueve una evaluación periódica,

Especifico Hacia lo general o lo específico





Las auditoras administrativas se ocupan de la calidad de la

administración, mientras que las auditorias de operaciones

se centran en la calidad de las operaciones. Las dos

auditorías son complementarias y suplementarias una a la

otra.





El cuestionario de auditoría administrativa, puede ser usado

efectivamente en todos los niveles de la jerarquía

administrativa, la auditoria administrativa está diseñada para

evaluar la efectividad de la administración en el cumplimiento

de sus tareas asignadas.

AUDITORIA DE FUNCIONAMIENTO

Realizada por miembros del consejo de directores.

El propósito expreso de una auditoria de funcionamiento es

la evaluación de resultados en forma tal que el consejo

pueda evaluar con pleno conocimiento de los objetivos de la

estrategia y funcionamiento que la gerencia propone, su

propósito real es crear un dialogo informado entre el

presidente y los directores acerca de los futuros criterios de

funcionamiento de los cuales el presidente será responsable.

Las partes principales de la auditoria están relacionadas con

la evaluación de la calidad de la administración así como la

de los ejecutivos de la compañía





El otro aspecto de la auditoria de funcionamiento es la

relación de la organización con su medio ambiente social y

político.

AUDITORIA SOCIAL

Realizadas por ejecutivos de alto nivel, así como asesores

internos y externos de la gerencia.

La auditoria social, que es un intento por vigilar, evaluar y

medir el funcionamiento social del negocio.

Dedicada no solo a informar de la participación de la

organización en actividades socialmente orientadas, sino

también a determinar si alcanzo sus objetivos para cada

actividad.

(THIERAUF. Robert J. LI, Auditoria Administrativa, TRILLAS, México)

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