Auditoria Operativa Ok

80AUDITORÍA OPERATIVA

UNIDAD Nº 1

AUDITORIA – INTRODUCCIÓN

1.1. AUDITORÍA.- El vocablo “auditoría” fue asimilado al idioma castellano luego de su amplia y

profunda difusión en el idioma inglés. Deriva etimológicamente del vocablo latín “Audire” que

significa “Oír”.

Definición de Auditoría.- Una auditoría trata de la revisión, análisis y evaluación de las diferentes

operaciones o procedimientos establecidos dentro de una organización o actividad, con la finalidad de

determinar si se están ejecutando de acuerdo a los criterios establecidos, para luego comunicar los

resultados a las personas interesadas.

1.2. AUDITORÍA FINANCIERA.- Definiciones:

“La auditoría financiera, es el examen de los libros, comprobantes y otros documentos que sustenten

los estados financieros de una entidad, efectuado para que el auditor formule su dictamen sobre la

situación financiera, los resultados de sus operaciones y su conformidad con las disposiciones

vigentes”.

“La auditoría financiera, se puede definir como el examen realizado por un auditor acerca de la

evidencia con que las cuentas finales de ingresos o el balance general de una organización han sido

preparados, para cerciorarse de que presentan una visión fiel y clara de las transacciones resumidas del

periodo en revisión del estado financiero de la organización en la fecha tope, permitiendo al auditor

informar formulando su dictamen”.

“La auditoría financiera, es un examen sistemático de los estados financieros, registro y transacciones

relacionadas para determinar la adherencia a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, a

las políticas de dirección o a los requerimientos establecidos”.

“La auditoría financiera es un examen a los estados financieros de una entidad a una fecha determinada

de acuerdo a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (N.A.G.A.) con el propósito de emitir

una opinión profesional independiente de que si esos estados financieros bajo examen, presentan o no

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razonablemente la situación financiera y patrimonial de dicha entidad, de conformidad con los

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (P.C.G.A.)”.

1.3. NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS (N.A.G.A.).- Las Normas de

Auditoría Generalmente Aceptadas, son criterios o lineamientos básicos que nos indican cómo debe

practicarse la auditoría financiera y se clasifican en tres grupos:

1. Normas Personales.

2. Normas relativas a la realización del trabajo.

3. Normas relativas al dictamen.

1.3.1 Normas Personales.- El Auditor debe:

a) Ser una persona que teniendo título profesional o universitario oficialmente reconocido o la

habilitación oficial correspondiente, tenga entrenamiento técnico y capacidad profesional para ejercer

la auditoria.

b) Realizar sus trabajos y preparar su informe con cuidado y diligencia profesional.

c) Mantenerse en una posición de independencia a fin de garantizar la imparcialidad y objetividad de

sus juicios.

1.3.2 Normas relativas a la realización del trabajo.- El trabajo de auditoría debe comprender:

a) Una adecuada planeación y supervisión de los colaboradores.

b) Un estudio y evaluación adecuados del sistema de control interno vigente en la entidad examinada,

para determinar la naturaleza, tensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar.

c) La obtención, mediante la aplicación de procedimientos de auditoría, de evidencias y comprobatoria

válida y suficiente.

1.3.3 Normas relativas al dictamen.-

a) Siempre que el nombre de un profesional queda asociado con estados contables, deberá expresar de

manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con tales estados. Si practicó un examen de

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ellos, el auditor deberá manifestar de modo expreso y claro el carácter de su examen, su alcance y el

grado de responsabilidad que asume.

b) El auditor debe aclarar si en su opinión los estados examinados presentan razonablemente la

situación y los resultados de las operaciones de la entidad, conforme a Principios de Contabilidad

Generalmente Aceptados y si los mismos se aplicaron uniformemente respecto al ejercicio anterior.

c) Salvo expresa indicación en contrario por parte del auditor considerará que él estima que las

declaraciones informales que contienen los estados contables son razonablemente adecuadas.

d) Cuando el auditor se considere obligado a presentar limitaciones o excepciones a algunas de las

afirmaciones genéricas, su dictamen deberá expresarlo de modo claro e inequívoco, manifestar a cual

de tales afirmaciones genéricas se refiere al indicar los motivos y la trascendencia o importancia de la

salvedad en relaciones con los estados contables considerados en conjuntos. En su caso podrá llegar a

abstenerse de expresar opiniones o emitir una opinión negativa.

e) Cuando el auditor considere no estar en condiciones de expresar una opinión profesional respecto a

los estados contables, tomados en conjuntos, debe declararlo así de manera explícita, aún cuando

después de tal declaración podrá hacer los comentarios parciales que considere prudente.

1.4. CONCEPTO DE DICTAMEN.- El dictamen sobre los estados financieros, es el informe escrito

mediante el cual un auditor independiente, fundado en el examen de los mismos y practicado de

acuerdo con Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, emite su opinión o expresa que se abstiene

de opinar sobre dichos estados de acuerdo con estas normas.

1.5. TIPOS DE DICTAMEN.- A continuación se señalan los tipos de opinión:

a) Opinión sin salvedades.- Declara que los estados financieros presentan razonablemente, en todo

aspecto significativo, la situación financiera y patrimonial y los resultados de las operaciones de la

entidad.

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b) Opinión con salvedades.- Declara que, excepto por los efectos del asunto o asuntos a los que se

refiere la salvedad, los estados financieros presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la

situación financiera y patrimonial y los resultados de las operaciones de la entidad.

c) Opinión adversa.- Declare que los estados financieros no presentan razonablemente, en todo

aspecto significativo, la situación financiera y patrimonial y los resultados de las operaciones de la

entidad.

d) Abstención de opinión.- Declara que el auditor no expresa una opinión sobre los estados

financieros.

1.6. MODELO TRADICIONAL DE DICTAMEN ESTÁNDAR DE UNA AUDITORÍA DE

ESTADOS FINANCIEROS

Dictamen del auditor independiente:

Lugar y fecha

Señores

Al directorio

Compañía X

Hemos examinado el balance general de la compañía X al 31 de diciembre del 20XX, y los

correspondientes estados de ganancias y perdidas, de cambio en el patrimonio y de flujo de efectivo por

el año terminado en esa fecha, que se acompañan. Estos estados financieros son responsabilidad de la

gerencia de la compañía. Nuestra responsabilidad, es expresar una opinión sobre estos estados

financieros basados en nuestra auditoría.

Efectuamos nuestro examen de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. Estas

normas requieren que planifiquemos y ejecutemos la auditoría para obtener razonable seguridad

respecto a si los estados financieros están libres de presentaciones incorrectas significativas.

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Una auditoría incluye examinar, sobre una base de pruebas, evidencias que sustenten los importes y

revelaciones en los estados financieros, una auditoría también incluye evaluar los principios de

contabilidad utilizados y las estimaciones significativas hechas por la gerencia, así como también

evaluar la presentación de los estados financieros en su conjunto. Consideramos que nuestro examen

proporciona una base razonable para nuestra opinión.

En nuestra opinión los estados financieros antes mencionados presentan razonablemente, en todo

aspecto significativo, la situación patrimonial y financiera de la compañía X al 31 de diciembre de

20XX, los resultados de sus operaciones, los cambios en su patrimonio neto y su flujo de efectivo por

el año terminado en esa fecha, de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Razón social del auditor

Firma y nombre del socio responsable de los auditores y matricula profesional.

1.7. AUDITORÍA INTERNA.- Definiciones:

“La auditoría interna, es una actividad de evaluación independiente dentro de una organización, para la

revisión de operaciones de contabilidad, financiera y otras, como base de servicio a la dirección. Es un

control general que funciona mediante la medición y evaluación de la efectividad de otros controles”.

“La auditoría interna es el examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones financieras y/o

administrativas efectuadas con posterioridad a su ejecución como un servicio a la gerencia por personal

de una unidad de auditoría interna completamente independiente de dichas operaciones, con la

finalidad de verificarlas, evaluarlas y elaborar un informe que contenga comentarios, conclusiones y

recomendaciones”.

“La auditoría interna es la evaluación independiente de las diversas operaciones y sistemas de control

dentro de una organización, a fin de determinar si las políticas y procedimientos establecidos son

aplicados”.

“La auditoría interna es una actividad independiente, objetiva y de consultoría, diseñada para agregar

valores y optimizar la operación de una organización. Contribuye a que una organización alcance sus

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objetivos al proveer un enfoque disciplinado y sistemático para evaluar y mejorar la efectividad de los

procesos de gestión de riesgos, control y dirección”.

1.8. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA INTERNA.- El objetivo general de la auditoría interna

consiste en la cooperación de todos los miembros de la organización en el desempeño activo de sus

funciones y responsabilidades.

Entre los objetivos específicos de la auditoría interna podemos citar los siguientes:

a) Dedicarse, a las áreas o sectores de mayor exposición y riesgo y no concentrarse en las áreas fuertes.

b) Evaluar permanentemente e independientemente el control interno, para determinar si el mismo está

operando en forma efectiva y eficiente, esto con el propósito de lograr el cumplimiento de los objetivos

formulados.

c) Determinar el grado de confiabilidad y utilidad de la información procesada como base para la toma

de decisiones.

d) Generar e implementar recomendaciones pare fortalecer los controles internos existentes o para

sugerir otros nuevos.

e) Proporcionar servicio y asesoramiento a los ejecutivos en la toma de decisiones.

f) Reducir los problemas de las auditorias anuales superando un plan o programa con los auditores

externos.

g) Realizar trabajos de auditoria en el nivel de dirección que asegurara una medida efectiva de

corrección.

h) Establecer y asegurar que las cuentas presentadas son correctas y perfectamente expuestas.

i) Determinar por intermedio de revisiones, exámenes, investigaciones o estudios, que todos los

procesos operativos se están llevando a cabo de una manera eficiente y económica y con la adecuada

organización y administración.

j) Vigilar que todos los funcionarios de la organización cumplan con lo establecido en los manuales,

instrucciones, normas, etc. que fueron aprobadas por la dirección superior.

1.9. ALCANCE DE LA AUDITORÍA INTERNA.- El alcance de la auditoría interna incluye entre

otros aspectos, lo siguiente:

La revisión, análisis y evaluación de todos los sistemas establecidos en la organización, para garantizar

su cumplimiento, como ser de sus actividades, procesos, políticas, planes, procedimientos, leyes,

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estándares y reglamentos, determinando si todos los componentes de la organización los ejecutan y los

cumplen.

1.10. ROL DEL PROFESIONAL EN AUDITORÍA INTERNA.- Los ambientes en los cuales los

auditores deben ejecutar sus actividades, cambian de manera rápida y permanente. Por lo tanto los

profesionales que practican la auditoría interna, deben cambiar en todo orden de cosas para hacerle

frente al entorno actual, requiriéndose cada día un mayor profesionalismo, conocimientos, capacidad

técnica y habilidades adecuadas para satisfacer los requerimientos de la empresa actual.

De manera general se espera que los auditores, promotores del cambio, estén capacitados pare

proporcionar servicios orientados a agregar valor a las operaciones, mediante la realización de

auditorias, promoción y participación en los procesos de autoevaluación del control, en la evaluación y

manejo de riesgos, aplicación de la tecnología informática, calidad y protección medioambiental y

prestación de servicios de consultorías.

1.11. NORMAS O CRITERIOS PARA EL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA AUDITORÍA

INTERNA.- El Instituto de Auditores Internos (I.A.I.), una organización profesional, que tiene su sede

en los Estadas Unidos, emitió las Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna

(N.E.P.A.I.), definiéndolas como criterios a través de las cuales se evalúa, mide e intenta representar la

forma como debería practicarse la auditoría interna.

Estas normas N.EP.A.I., en resumen se refieren a los cinco siguientes grandes tópicos de la auditoría

interna:

100 Normas relativas a la independencia

200 Normas relativas a la idoneidad profesional del departamento de auditoría y del auditor interna.

300 Normas relativas al alcance de las labores.

400 Normas relativas a la ejecución de la labor de auditoría.

500 Normas relativas a la administración del departamento de auditoría interna.

100 Normas Relativas a la Independencia.- Los auditores internos deben ser independientes de las

actividades que auditan:

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110 Ubicación Orgánica.- La ubicación orgánica del departamento de auditoría interna debe ser

suficiente para permitir el logro de sus responsabilidades de auditoría.

Los auditores internos deben tener el apoyo de la dirección superior y del directorio, de modo que

puedan lograr la cooperación de los auditados y realizar su trabajo sin interferencias.

120 Objetividad.- Los auditores internos deben actuar con objetividad al efectuar las auditorías.

200 Normas Relativas a la idoneidad profesional del departamento de auditoria y del auditor.-

Las auditorías deben ser efectuadas con pericia y con el debido cuidado profesional.

210 Procedimiento de reclutamiento.- El departamento de auditoria interna debe asegurarse de que la

idoneidad técnica y los antecedentes educacionales de los auditores internos son apropiados para las

auditorias que efectuarán.

220 Conocimientos, habilidades y disciplinas.- El departamento de auditoría interna debe poseer u

obtener los conocimientos, habilidades y disciplinas necesarias pare llevar a cabo sus responsabilidades

de auditorias.

230 Supervisión.- El departamento de auditoría interna debe asegurarse que las auditorías internas

estén debidamente supervisadas.

240 Cumplimiento de la norma de conducta.- Los auditores internos deben cumplir con las normas

profesionales de conducta.

250 Conocimientos, habilidades y disciplinas.- Los auditores internos deben poseer los

conocimientos, habilidades y disciplinas esenciales para efectuar la auditoría interna.

260 Relaciones humanas y comunicaciones.- Los auditores internos deben poseer cualidades para

tratar con la gente y comunicar efectivamente.

270 Capacitación continua.- Los auditores internos deben mantener su competencia técnica a través

de la capacitación continua.

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280 Debido cuidado profesional.- Los auditores internos deben ejercer el debido cuidado profesional

al efectuar las auditorias internas.

300 Normas relativas al alcance de las labores.- El alcance de la auditoria interna debe abarcar el

examen y evaluación del sistema de control interno de la organización y la calidad de la ejecución de

las labores asignadas.

310 Confiabilidad e integridad de la información.- Los auditores internos deben revisar la

confiabilidad e integridad de la información financiera y operacional y las medidas utilizadas para

identificar, medir, clasificar y comunicar dicha información.

320 Cumplimiento de políticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos.- Los auditores

internos deben revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento de las políticas, planes,

procedimientos, leyes y reglamentos qua podrían tener un impacto significativo en las operaciones e

informaciones y determinar si la organización los cumple.

330 Salvaguardia de los activos.- Los auditores internos deben revisar las medidas de salvaguardia de

los activos y en lo que fuera apropiado, verificar la existencia de dichos activos.

340 Utilización económica y eficiente de recursos.- Los auditores internos deben evaluar la economía

y eficiencia de la utilización de los recursos.

350 Logros de objetivos y metas de operaciones o programas.- Los auditores internos deben revisar

las operaciones o programas para determinar si los resultados son consistentes con los objetivos y

metas establecidos y si se llevan a cabo dichas operaciones

o programas según lo planeado.

400 Normas relativas a la ejecución de la labor de auditoría.- La labor de auditoría debe incluir: su

planificación, el examen y evaluación de la información, la comunicación de los resultados y el

seguimiento.

410 Planificación de la auditoría.- Los auditores internos deben planificar cada auditoría.

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420 Examen y evaluación de la información.- Los auditores internos deben obtener, analizar,

interpretar y documentar la información, para apoyar los resultados de la auditoría.

430 Comunicación de los resultados.- Los auditores internos deben informar los resultados de su

labor.

440 Seguimiento.- Los auditores internos deben efectuar el seguimiento de los hallazgos de auditoría

que se hubieren informado, para asegurarse que se han tomado las acciones apropiadas.

500 Normas relativas a la administración del departamento de auditoría interna.- El director de

auditoría interna debe administrar debidamente el departamento de auditoría interna.

510 Propósito, autoridad y responsabilidad.- El director de auditoría interna debe tener una

declaración de propósitos, de autoridad y responsabilidad del departamento de auditoría interna.

520 Planificación.- El director de auditoría interna debe preparar los planes necesarios para llevar a

cabo las actividades de la unidad de auditoría interna.

530 Políticas y procedimientos.- El director de auditoría interna debe establecer por escrito políticas y

procedimientos para guiar al personal de auditoría.

540 Administración y desarrollo del personal.- El director de auditoría interna debe establecer un

programa para seleccionar y desarrollar los recursos humanos del departamento de auditoría interna.

550 Los auditores externos.- El director de auditoría interna debe coordinar los esfuerzos de auditoría

interna y externa.

560 Garantías de calidad.- El director de auditoría interna debe establecer y mantener un programa

que asegure la calidad para evaluar las operaciones del departamento de auditoría interna.

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UNIDAD Nº 2

AUDITORIA OPERATIVA

Con el paso del tiempo el proceso de la auditoría ha ido evolucionando en cuanto a su objetivo, de

acción y dinámica, ya que en sus orígenes el objetivo de esta disciplina era primordialmente el de

detectar y divulgar fraudes, posteriormente su objetivo fue más profesional, como es el de determinar y

dar fe pública sobre la presentación razonable de la información y documentación de los entes, que a su

vez incorporo dentro de sus procedimientos, la auditoría de cumplimientos.

De acuerdo a la concepción moderna, el auditor operacional es el individuo de orientación general o

administrativa que pertenece al equipo asesor de la alta dirección, cuyo objetivo principal es el de

prestar a la administración una ayuda o apoyo que requiere la entidad para lograr eficiencia, eficacia y

economía en sus operaciones.

Ante esta responsabilidad el auditor operativo no solo debe reunir las condiciones propias de los

auditores tradicionales, sino condiciones especiales que le permitan cumplir a cabalidad su importante

misión.

Durante los últimos años se han utilizado denominaciones para identificar el alcance y características

de este tipo de auditoría, en efecto términos como: “Auditoría Integral”, “Auditoría Gerencial”,

“Auditoría Administrativa”, “Auditoría de Rendimientos”, “Auditoría de Gestión”, son empleados de

una manera similar al término “Auditoría Operativa”, todas estas expresiones son bien conocidas por

los auditores, por lo que se utilizan como sinónimos.

De todas las expresiones formuladas, se considera que el término más adecuado es el de “Auditoría

Operativa” ó “Auditoría Operacional”, por cuanto significa la evaluación de las “Operaciones” ó

“Procedimientos Operativos” integrales que realiza una entidad.

2.1. AUDITORÍA OPERATIVA.- Definiciones:

“La auditoría operativa consiste en la realización de exámenes estructurados de programa de acción,

organizaciones, actividades o segmentos operativa de una entidad pública o privada, con el propósito

de evaluar e informar sobre la utilización, de manera económica y eficiente, de sus recursos y el logro

de sus objetivos”.

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“La auditoría operativa es el examen y evaluación realizados de una entidad para establecer el grado de

eficacia y eficiencia en la implementación de las normas que dictan los sistemas administrativos de

apoyo, así como su planificación, organización, dirección y control administrativo interno”.

“La auditoría operativa, es una disciplina de control para evaluar la efectividad de los procedimiento

operativos y los controles internos”.

“La auditoría operativa es el examen y evaluación realizados en una entidad para establecer el grado de

efectividad y economía de planificación, organización, dirección y control interno”.

“La auditoría operacionales es un examen objetivo de la gestión financiera y operativa de una entidad,

su entorno, organización, programas, sistemas, controles, actividades y procesos y se orienta a

identificar oportunidades de mejoras o cambio con el propósito de lograr eficiencia, efectividad y

economía en sus operaciones”.

La auditoría operativa debe ser:

Crítica.- El auditor no debe aceptar solamente lo que se le presenta, debe buscar todas las

evidencias posibles para tener un buen juicio.

Sistemática.- Porque se debe elaborar un plan para lograr los objetivos de la auditoría.

Imparcial.- El auditor nunca debe dejar de ser objetivo e independiente, tanto en lo económico

como en lo personal.

2.2. IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA OPERATIVA.- Con el devenir de los tiempos, las

empresas tanto privadas como públicas, se hicieron cada vez más grandes y complejas, debido al

aumento de la población y a las necesidades cambiantes de la misma que requiere más y nuevos

productos y servicios, lo que trajo como consecuencia que la gerencia o las personas que conforman la

alta dirección, se vieran obligados a hacer más amplia la delegación de autoridad y responsabilidad en

diversos niveles jerárquicos de las organizaciones, perdiendo de esa manera la facultad de poder

controlar directamente y conocer la marcha de estas entidades.

Es por esta razón que surge la auditoría operacional, con la finalidad de prestar un servicio de carácter

gerencial, ya no conformándose tan solo esta, con tener una opinión sobre la razonabilidad de los

estados financieros y la eficacia del control interno, sino que tuvo necesidad de conocer las diferencias

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o debilidades existentes que atentan contra la eficiencia, efectividad y economía, a fin de buscar la

manera más rápida, barata y mejor de hacer las cosas.

La importancia que va adquiriendo la auditoría operativa, dejando al olvido la imagen del auditor que

sólo se concentraba a la revisión de cuentas y a determinar los responsables de desfalcos, fraudes y

malversaciones de fondos y otra irregularidades, convirtiéndose en un elemento pensante, creativo y

con gran dosis de migración y sentido común, a parte de los conocimientos profesionales y técnicos

requeridos para ejercer en mejor forma sus funciones, que pudiesen evaluar la ejecución y valorizar los

resultados obtenidos.

2.3. BENEFICIOS DE LA AUDITORÍA OPERATIVA.- Cuando en una entidad implementan

programas de auditoría operacional, dentro de sus procesos y los mismos cuentan con el respaldo de la

alta dirección, se obtiene un efecto saludable en cuanto a la presentación de los planes programáticos,

la ejecución de los programas operativos y de forma permanente se benefician de las recomendaciones

que realiza el auditor operativo.

De forma más específica indicamos algunos de los beneficios obtenidos por la organización o entidad:

a) Calidad en la planificación y en el establecimiento de las metas y objetivos.

b) Claridad y efectividad de las responsabilidades y facultades asignadas en lo que concierne a

ejecutar los planes y programas acordados.

c) Calidad de los informes gerenciales internos sobre el progreso de los proyectos.

d) Mejoramiento de los resultados, mediante la optimización de la eficacia y la eficiencia de los

procesos.

e) Identificación de criterios para la medición del logro de los objetivos organizacionales.

f) Evaluación independiente y objetiva de operaciones especificas.

g) Evaluación del cumplimiento de objetivos y procedimientos organizacionales.

h) Evolución de la confiabilidad y utilización de la información gerencial.

i) Agilidad en la ejecución de los procesos y monitoreo permanente de los mismos.

j) Identificación de las áreas criticas y de las causas que las originan.

k) Identificación de áreas que contribuyen a un posible aumento de ganancias y/o reducción de

costos.

l) Identificación de alternativas de acción.

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2.4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA.- El alcance de la auditoría operativa es

variable y puede aplicarse a toda la organización o sólo a algunas de sus partes, actividades o

dependencias. Respecto al periodo, se podría fijar su alcance para varios años o por periodos cortos que

abarquen algunas semanas solamente. Esta característica ha hecho que se describa a este auditorio

como una “auditoría de alcance variable”.

Una auditoría operativa puede abarcar las siguientes tareas:

Estudio o análisis de las normativas legal y administrativa, aplicable al sector en operación bajo

examen y verificar que las mismas se cumplan.

Evaluación de las políticas que sirven de parámetro a la planeación y ejecución de actividades.

Análisis del sistema o metodología de planificación y orientación de objetivos y metas.

Estudio del sistema de formulación, ejecución y control presupuestario.

Análisis de la estructura organizativa, asignación de responsabilidades, delegación de

autoridad, a los distintos niveles, y racionalización de la nómina.

Comprobación de la efectividad del sistema de información en sus aspectos básicos, incluyendo

la confiabilidad de los estados contables.

Evaluación de la idoneidad del personal.

Verificación de las normas del control interno típico del área financiera (tesorería, compras,

nóminas, inventarios, etc.…).

Observación y evaluación de prácticas y procedimientos operacionales.

Análisis y comparación de datos estadísticos sobre costos, producción, ganancias, etc.…

Análisis del sistema de retroalimentación utilizado por la gerencia para evaluar su gestión y

aplicar correctivos.

Examen de las relaciones externas y/o factores que puedan incidir en la gestión.

Verificación del cumplimiento de metas y objetivos mediante evidencias fehacientes

incluyendo el control respectivo directo.

Examinar con énfasis los mecanismos utilizados para lograr precios justos y razonables en la

contratación de obras y servicios y en las adquisiciones.

Además la auditoría operacional debe considerar los siguientes aspectos:

El Entorno Empresarial.- Identificación de los aspectos en los que opera la empresa y que

básicamente son:

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Cultural.- que comprende los antecedentes históricos, ideológicos, valores y normas

sociales.

Tecnológicos.- Que constituye el nivel de adelanto científico y tecnológico alcanzado

por la sociedad.

Educacional.- Que significa el grado y la calidad de educación que tiene la población,

tanto como profesional y el entretenimiento técnico.

Político.- Constituye el ambiente político en el que la sociedad y las empresas

desarrollan sus actividades.

Legal.- Es el marco legal en el que se desenvuelven las actividades de las empresas,

tales como el sistema tributario, laboral y otros.

Recursos Naturales.- Relativos al tipo, cantidad y disponibilidad de los recursos con

que cuenta la región y el país.

Demografía.- Relacionado con el tipo de recursos humanos, su cantidad, formación,

edad, sexo y distribución geográfica.

Económicos.- Se refiere principalmente al marco económico general, al sistema

financiero, la política fiscal, el nivel de inversión en recursos físicos y las características

económicas de los consumidores.

Sociológicos.- La estructura social, el modelo de organización y sus organizaciones

sociales.

Las empresas por sus características especificas, realizan operaciones con su entorno y

lógicamente son afectadas por los cambios que se producen en los mismos. El entorno

tiene la característica de cambiar de manera permanente y a un ritmo cada vez más

acelerado, por lo que la empresa debe acomodase de manera constante a esta dinámica.

El marco legal de la Constitución de la Empresa.- Permite establecer los fines previstos en la

fecha de su constitución, se mantienen a las fecha y son congruentes con sus fines actuales.

El impacto del marco geográfico en las actividades de la empresa.- Estudiar y evaluar las

características del medio geográfico, como ser clima, fuente de aprovisionamiento de insumos,

características de los mercados de consumo, características del transporte y accesos a servicios

públicos.

Las condiciones económicas en las que opera la empresa.- Estudiar y determinar el grado de

influencia que la empresa tiene en el medio (país, región, etc.…).

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Las características sociológicas del personal de la empresa.- Estudiar y analizar las

características sociológicas del personal de la empresa, motivación, mística, ganas, etc.

El modelo de gestión empresarial.- Estudiar y evaluar la estrategia, la calidad de los recursos

que utiliza, la cultura empresarial, los mercados y el posicionamiento que tiene la empresa y el

modelo de organización reflejada en su estructura organizativa, el sistema de información

gerencial y los procesos gerenciales.

El impacto ambiental.- Se debe realizar una evaluación de los posibles efectos de la normativa

ambiental, política de seguridad industrial, regulaciones y otros, para evitar la contaminación

del medio ambiente.

Como se menciono el alcance el alcance de la evaluación podrá ser selectivo y exhaustivo de acuerdo

con un programa anual de revisiones o los requerimientos formulados por la empresa. Sin embargo

siempre se deben considerar la política básica de auditoría operacional que se anuncia en la siguiente

forma:

“los esfuerzos de los recursos de auditoría (humanos, materiales y tiempo) deben aplicarse

principalmente a las situaciones, áreas, procesos, actividades, etc…en la que el examen rinda el mejor

resultado, considerando el propósito de prestar la mejor la mejor ayuda posible al descargo de

responsabilidades de la alta administración de la entidad”.

2.5. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL.- La auditoría operacional tiene por

objetivo poner a prueba el funcionamiento de los sistemas implementados en la empresa, examinar

debilidades aparentes, informar de las condiciones observadas, sacar conclusiones y formular

recomendaciones. Se pone énfasis en identificar problemas presuntos u observados que requieren

corrección, mejoramiento o cambios.

La auditoría operacional integral se debe basar en examen y evaluación de las siguientes cuestiones

específicas:

Si las actividades, procesos o programas están alcanzando sus objetivos previstos.

Si el origen de los operativos, financieros y de la revisión para la ejecución de las actividades,

procesos y programas, se obtuvieron de manera efectiva, eficiente y económica.

Si los recursos operativos, financieros y de inversiones están aplicando de manera apropiada y

se ejecutan con efectividad, eficiencia y economía.

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Si el sistema de información gerencial, cumplen con las características de un buen sistema de

información.

Si el sistema de control interno implementado, permite el logro de los objetivos empresariales.

El objetivo principal, es lograr mejoras o cambios en el futuro funcionamiento operativo de la empresa.

2.6. FILOSOFÍA DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL.- La auditoria operacional tiene por

finalidad prestar un servicio a la administración identificando las debilidades y deficiencias operativas

y recomendando mejoras o cambios. Lamentablemente, sea cual fuere la descripción o denominación

que se refiere a la función de la auditoria operacional, normalmente se la considera como investigación

o inspección que busca comprobar deficiencias en las operaciones y en quienes las realizan.

Por lo tanto para evitar en su caso atenuar, esta connotación negativa se debería tratar de divulgar y

aplicar la siguiente filosofía:

Que las auditorías operativas sean emprendidas con carácter evaluativo y no investigativo.

Que la auditoría operacional se pondrá énfasis en un análisis objetivo. No se realizaran con

ninguna conclusión preconcebida y no tendrá por objeto a ninguna unidad operativa o persona

especifica.

Que en los informes de auditoría los resultados que se expones sean equilibrados, en el sentido

de que se hará todo lo posible por identificar las áreas en las cuales se han alcanzado éxitos, así

como también las áreas en las cuales se evidencio deficiencia o debilidades respecto de las

previsiones originales.

Que todos los hallazgos, conclusiones y recomendaciones se basaran en hechos evidenciados y

no en apariciones o suposiciones.

Que se hará todo lo posible por establecer una relación operativa de trabajo con los funcionarios

de las unidades involucradas, afectados o participantes en todas las auditorias operacionales.

Entre otros medios de fomentar una colaboración y entendimiento pleno de las metas y

metodologías de cada auditoria, se debería adoptar una política de “puerta abierta”, en virtud de

la cual ponga a prueba el programa de auditorías detalladas y el método que proyecta utilizar y

los cuestionarios y otras de técnicas de recolección de datos objetivos. Los funcionamientos de

la empresa deben tener una participación activa en la evaluación.

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2.7. LA METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA OPERATIVA.- Se reconoce la existencia de

varios enfoques básicos por la realización de este tipo de auditoría, los que asignan preponderancia a

determinados elementos de la administración, presentes en todos los tipos y tamaños de empresas.

Algunos de los principales enfoques y criterios para la realización de este tipo de auditoría que se han

emitido en los últimos años, por diferentes y reconocidos autores, de forma breve los mencionamos a

continuación:

a) Método propuesto por Alexander Hamilton Institute.- Este método sostiene que “la

auditoría operativa abarca una gama de procedimientos, métodos de evaluación, políticas y

enfoques. Se propone analizar, evaluar, examinar y calificar la actuación de la firma con

relación en una serie de normas prefijadas, o bien a ciertas normas o directrices que gozan de

aceptación general en la compañía”. El objetivo general por lo tanto, consiste en evaluar la

eficiencia y eficacia de la organización.

Este enfoque incluye las siguientes etapas:

1. Definición del alcance del proyecto.- Tanto el personal superior como el personal como el

personal que lleva a cabo la auditoria deben estar totalmente de acuerdo en cuanto al alcance

general que incluirá una evaluación detallada de cada aspecto operativo de la organización.

2. Planificación, Preparación y Organización.- Se debe formular un plan de acción a fin de

llevar la misión. El plan señala las etapas a seguir y calcula el tiempo requerido para cumplir

cada etapa.

3. Recopilación de datos y actualización de la documentación.- Consiste en la acumulación de

datos informativos relacionados con los sectores definidos enb el alcance. Los datos se obtienen

de la correspondencia, políticas y procedimientos y otra que se obtiene de los empleados

mediante entrevistas.

4. Investigación y análisis.- Es la más crítica del proceso. En esta etapa se acumulan las pruebas y

datos necesarios para dar validez al informe final.

5. Informe.- Consiste en la síntesis del trabajo realizado, la descripción del alcance del proyecto,

una relación detallada de las conclusiones principales y un examen de las opciones con que

cuenta la administración superior para eliminar los elementos del problema existente.

b) Método propuesto por Joaquín Rodríguez Valencia.- Este enfoque sostiene que la tarea de la

auditoría consiste en determinar las ineficiencias existentes, elevar soluciones y prestar

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colaboración a la empresa para su efectivización. Para el efecto propuso la siguiente

metodología:

1. Estudio preliminar.- Se realiza esta etapa basándose en revisiones someras, entrevistas no

profundas, etc. Con el objetivo de formar un criterio sobre el campo de trabajo, tener una idea

global y usaría como base para la siguiente etapa.

2. Planeación de la auditoría.- Comprende la tarea de integrar un numero de elementos que el

auditor administrativo debe tener presente aun durante el análisis preliminar, de otra forma se

vería mas tarde en dificultades. Una fase de esta etapa comprende el programa de auditoría, que

es el medio para guiar al auditor administrativo y sus ayudantes, en el que se detallan los

diferentes pasos a seguir.

3. Investigación y Examen.- Mediante entrevistas, lista de comprobación, cuestionario,

observación de diagramas de flujos, manuales, organigramas, etc.… El auditor deberá

cerciorarse de obtener la información correcta y suficiente para dar apoyo confiable a todo el

análisis y a las recomendaciones de la auditoría que se realicen.

4. Análisis y Evaluación de la información obtenida.- El cuidado y minuciosidad con que se

elabore el análisis determinara el valor de la auditoría, aunque las interpretaciones que se

deriven no deben tomarse como conclusiones definitivas, ya que tienen que estar relacionadas

con otras inferencias y tal vez hasta haya que reformularlas por alguna razón. La finalidad del

análisis, ósea la división por elementos, es preparar una síntesis, que será el proceso de

combinar diferentes elementos.

5. Informe final.- La base para elaborar el informe final de auditoría en forma adecuada es: En

primer lugar determinar ¿Quién lo va a leer? Y ¿Qué uso va a tener?, en segundo lugar ¿Cómo

va a estructurarse este?

6. Implantación de las recomendaciones.- La implantación de las recomendaciones formuladas

por el auditor es tan importante como cualquiera de las etapas anteriores, ya que constituye el

momento en las medidas del mejoramiento administrativo propuesto deben ponerse en vigor,

para resolver los problemas que originaron la aplicación de la auditoria administrativa.

Además existen otros enfoques que los resumimos a continuación:

c) Método de William P. Leonard.- Para el cumplimiento de los objetivos propone la siguiente

metodología:

1. Análisis preliminar

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2. Análisis, Interpretación y Síntesis

3. Preparación del informe

d) Método propuesto por Luis Fernando Valeriano Ortiz.- Para su realización formula una

propuesta que se apoya en los métodos de investigación científica y comprende la ejecución de

las siguientes etapas:

1. Planeamiento de la investigación

2. Recopilación de datos

3. Análisis de datos

4. Formulación del informe

5. Implementación e implantación

6. Evaluación

e) Método propuesto por Fernando Hernández Rodríguez.- Este método se efectúa aplicando

las siguientes etapas:

1. Trabajo preliminar

2. Revisión de la legislación

3. Revisión y prueba de control operativo

4. Examen y prueba detallada del control operativo

5. Informe de auditorio

f) Método propuesto por Rubén Oscar Rusenas.- Para el cumplimiento de los objetivos de la

auditoría operativa, los pasos a ejecutar son:

1. Conocimiento

2. Verificación

3. Evaluación

4. Informe

2.8. EL PROCESO DE LA AUDITORÍA OPERATIVA.- Cualquiera que sea él o los enfoques ó

métodos seleccionados, para la realización de una auditoría operativa, la metodología básica

comprende la ejecución de determinadas fases que cumplidas progresivamente llevan al auditor fases

que permiten el suficiente conocimiento de las actividades examinadas que conduzcan a la emisión del

informe correspondiente.

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A pesar de que no existe uniformidad de criterio entre los diferentes autores, en cuanto al enfoque o

método a utilizar en la realización de una auditoría operativa, consideramos que el esquema

metodológico sobre el cual existe mayor acuerdo y que se adecua a las necesidades de una auditoria

operacional, está constituido por cuatro fases que mencionamos como modelo a continuación:

1. Auditoría o diagnóstico preliminar.- El propósito de esta fase es básicamente obtener

información de los aspectos más importante del área, función, operación, actividad, etc.…, lo

más rápidamente posible, y que sirva para fines de planificación de la auditoria de la siguiente

fase. Como todo trabajo de auditoría esta fase requiere, previa a su realización, la preparación

de un Memorándum de Planificación.

2. Examen y evaluación de áreas críticas.- Los propósitos de esta fase son los de identificar las

“condiciones” favorables o desfavorables, principalmente desfavorable, en cualquiera de los

puntos de la gestión operativa de la empresa, determinando si la situación amerita acción

correctiva o no, proporcionando una base firme para la redacción del informe de auditoría. En

definitiva, los propósitos de esta fase son los de la auditoría operativa misma.

3. Desarrollo de hallazgos de auditoría.- Es el proceso más importante de la auditoría operativa,

porque los resultados y todo aquello que merecerá ser comunicado a los destinatarios del

informe. La palabra “hallazgos” tiene relación con el verbo “hallar” que es sinónimo

“encontrar”, es el resultado de recopilación, análisis, síntesis y evolución de información

pertinente a un sistema, proceso, actividad, operación, unidad, etc.., cuyo conocimiento se

considera de interés y utilidad para determinadas personas y respecto del cual pueden formular

recomendaciones.

4. Comunicación de resultados.- El propósito de esta fase es el de comunicar resultados

obtenidos, mediante un informe que contenga entre otras cosas las conclusiones y

recomendaciones de auditoría puestas en conocimiento de la empresa o entidad con carácter

oficial.

Las fases citadas anteriormente no deben ser consideradas como partes independientes entre sí, más

bien como componentes de un todo, en tal sentido esta muy interrelacionadas, ya que entre ellas existe

una dependencia de causa a efecto, es decir, una es deducible de la otra, manteniendo con mucha

flexibilidad el orden expuesto dentro del esquema total.

2.9. LA AUDITORÍA OPERATIVA A CARGO DE AUDITORES INTERNOS Y AUDITORES

EXTERNOS.- Una de las razones más importantes que puede motivar cambios en el modelo

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propuesto, para el proceso de la auditoría operacional tiene relación con el tipo de auditor que realiza el

examen: Sobre el particular se admiten dos modalidades:

a) Auditoría operacional a cargo de auditores internos.- El hecho de ser parte de la

organización constituye para el auditor interno una ventaja pues conoce la operativa de la

entidad y la realización de la auditoría preliminar evidentemente se reduce en su alcance,

debido a que está en posesión de antecedentes e información referida a aspectos beneficiosos

que sea su propia unidad de auditoría interna la que efectúe el examen y evaluación de las

operaciones administrativas.

Adicionalmente, su presencia permanente en la empresa le permite y facilita la ejecución del

seguimiento de las recomendaciones propuestas de su informe, lo que, nuevamente contribuye a

incrementar la eficiencia de su servicio.

En consecuencia, el esquema de la metodología podría modificarse así:

1. Examen y evaluación de áreas críticas

2. Desarrollo de hallazgos

3. Comunicación de resultados

4. Seguimiento

b) Auditoría operacional a cargo de auditores externos.- Loa auditores externos pueden ser

firmas privadas o de organismos gubernamentales de fiscalización. Cuando los auditorías son

realizadas por auditores de estudios privados, la metodología que sigan comprenderá la

ejecución de la siguiente fase:

1. Auditoría o diagnostico preliminar

2. Contratos de servicios




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El contrato de servicios es el documento de compromisos entre la empresa externa de auditoría y la

entidad, donde se condiciona la ejecución de la fase Examen y Evaluación de Áreas Criticas.

La fase de seguimiento es más difícil de llevar a la práctica por la discontinuidad que caracteriza a los

servicios a cargo de auditores externos, salvo situaciones en contrario o que el seguimiento sea

asignado a los auditores internos.

En el caso de los auditores externos pertenecientes a la Contraloría General de la República o entidades

que realizan servicios de evaluación, la ejecución se facilita por el acceso irrestricto de estos

organismos a las fuentes de información en las entidades sujetas a control.

La auditoría operacional realizada por los auditores gubernamentales, pondrá énfasis en la realización

de la fase de auditoría preliminar, a las disposiciones legales que normas las actividades del estado, por

constituir la fuente de autoridad, políticas, restricciones, etc.

Las fases de una auditoría operativa a cargo de auditores gubernamentales serán las siguientes:

1. Auditoría o diagnostico preliminar




5. Seguimiento

2.10. NORMAS DE AUDITORÍA OPERATIVA.- La XIII Conferencia Interamericana de

Contabilidad lanzó algunas resoluciones y recomendaciones que “constituyen pautas de carácter

general para orientar el trabajo y los estudios que la Asociación Interamericana de Contabilidad deberá

continuar por medio de sus Órganos Directivos y Comisiones Técnicas, a fin de someterse

posteriormente, en su caso, al proceso de emisión de opiniones, recomendaciones e informes

establecidos en los Estatutos y Reglamento de la propia Asociación”.

Uno de los puntos más importantes de la XIII Conferencia declara:

“Que las tareas de auditoría operativa son propias de los profesionales del área contable,

quienes a su vez y cuando tareas lo exijan, podrán solicitar la colaboración de profesionales de

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otras disciplinas, formando un equipo interdisciplinario que deberá actuar bajo su coordinación,

control y responsabilidad”.

“Que es responsabilidad del Contador Público al llevar a cabo una auditoría operativa, la

actuación de los integrantes del equipo interdisciplinario, en la medida en que los mismos hayan

sido por él designados”.

También la XIII Conferencia aprobó una resolución referente a los objetivos educacionales de la

formación del Contador Público, donde se detallan las áreas básicas que deben cubrir los programas

universitarios de las carreras de auditoría y que tienen relación con Contabilidad, Administración,

Finanzas, Auditoría, Análisis de sistemas, Computación o Procesamiento de Datos, Matemáticas,

Economía, Derecho, Tributación y Humanidades.

En cuanto a las Normas propiamente dichas, la XIII Conferencia Interamericana de Contabilidad

propone la conformación de grupos, basadas en la Norma Generales de auditoría, (N.A.G.A.), vale

decir:

a) Normas Personales:

Primera Norma.- El auditor operativo debe ser una persona con titulo profesional

universitario o equivalente en la especialidad de Contador Público y entrenamiento y

capacidad profesional para ejercer la auditoría operativa.

Segunda Norma.- El auditor operativo debe realizar su trabajo y preparar su informe

con cuidado y diligencia profesional.

Tercera Norma.- El auditor operativo debe mantenerse en su posición de

independencia a fin de garantizar la imparcialidad de sus juicios.

b) Normas relativas a la realización del trabajo:

Primera Norma.- El trabajo de auditoría operativa debe comprender una adecuada

planeación y supervisión de los colaboradores.

Segunda Norma.- El trabajo de auditoría operativa debe comprender un estudio y

evaluación adecuados del sistema de control vigente en la entidad examinada, para

determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos a aplicar.

Tercera Norma.- El trabajo de auditoría operativa debe comprender la obtención, a

través del desarrollo de la tarea, de los elementos de juicio válidos y suficientes que

permitan respaldar las aseveraciones formuladas en el informe.

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c) Normas relativas al informe:

Primera Norma.- El informe deberá reunir como mínimo las características de

Oportunidad, Materialidad, Prudencia, Presión, Veracidad, Claridad, Integración y

Comisión.

Segunda Norma.- El informe deberá como mínimo precisar el objeto de la auditoría,

fijando sus limitaciones y alcance y el motivo de su realización.

Tercera Norma.- El informe deberá como mínimo indicar los hechos y circunstancias

analizados que originan en fallas de gestión.

Cuarta Norma.- El informe deberá como mínimo describir sintéticamente los

procedimientos utilizados para la obtención de los elementos de juicio válidos y

suficientes.

Quinta Norma.- El informe deberá como mínimo describir todo elemento que, a juicio

del auditor, mejore su comprensión.

Sexta Norma.- El informe deberá como mínimo indicar en orden de importancia las

recomendaciones sugeridas.

2.11. NORMAS DE AUDITORÍA OPERACIONAL, ESTABLECIDAS POR LA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE BOLIVIA: La contraloría general de la

República de Bolivia a formulado un conjunto de norma la realización de la auditoría operativa en las

instituciones públicas del país, cuyo resumen expresamos a continuación:

230 NORMAS DE AUDITORÍA OPERACIONAL:

231 Planificación

232 Supervisión

233 Controles administrativos

234 Evidencias

235 Comunicación de resultados

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2.12. COMPARACIÓN DE LA AUDITORÍA FINANCIERA CON LA AUDITORÍA

OPERATIVA:

a) Propósito:

Auditoría financiera (A.F.).- Dar una opinión (dictaminar) sobre la responsabilidad de

los estados financieros.

Auditoría operativa (A.O.).- Ayudar a la administración al mejor cumplimiento de sus

responsabilidades, a través de la identificación de deficiencia, debilidades y situaciones

críticas y recomendaciones cuando sea necesario, para lograr eficiencia, eficacia y

economía.

b) Orientación:

(A.F.).- Hacia el componente financiero, de custodia y cumplimiento.

(A.O.).- Hacia los componentes financieros, de custodia y cumplimiento de eficiencia,

eficacia y economía.

c) Alcance:

A.F.- Comprende los estados financieros y controles contables desde un punto de vista

retrospectivo.

A.O.- Comprende el sistema de planeamiento y control, concretamente la estructura

organizativa, métodos operativos, recursos y controles administrativos, considerados de

principio comprensivamente a partir de la condición reciente de los mismos y con

proyección hacia el futuro.

d) Medición:

A.F.- En base a principios de contabilidad generalmente aceptados.

A.O.- En base a principios de administración, que no tienen el carácter de ser

generalmente aceptados, elemento de sistema de planeamiento y control.

e) Método:

A.F.- Especificar en normas de auditoría generalmente aceptadas.

A.O.- En normas de auditoría interna o normas de auditoría operativa, aún no

generalmente aceptadas.

f) Precisión:

A.F.- Ostensiblemente absoluta.

O.A.- Internos a la empresa.

g) Política de auditoría:

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A.F.- El examen es comprensivo, ya que para fines de dictaminación considera a los

estados financieros tomados en conjunto.

A.O.- El examen es selectivo, porque los recursos de auditoría se aplican a funciones,

actividades, unidades, etc., tipificadas como críticas o débiles, y en las que puede

prestarse el mejor servicio de auditoría.

h) Usuario:

A.F.- Externos e internos de la empresa.

A.O.- Internos a la empresa.

i) Programa de auditoría:

A.F.- Preparado de una sola vez, aunque susceptibles de modificación posterior.

A.O.- Preparado progresivamente para cada fase, condición y hallazgo de auditoría.

j) Requerimiento:

A.F.- Requisito establecido por ley.

A.O.- Se practica a solicitud de la administración o plan de trabajo.

k) Capacidad profesional del auditor:

A.F.- Requerida individualmente.

A.O.- Requerida en conjunto.

l) Frecuencia:

A.F.- El examen se realiza para cada ejercicio o gestión.

A.O.- El examen se realiza en una forma continua o cuando lo solicita la administración.

m) Dictamen:

A.F.- Emite un dictamen que contiene la expresión de una opinión acerca de los estados

financieros tomados en conjunto o la afirmación en sentido de no ser posible la

expresión de dicha opinión.

A.O.- No emite dictamen. Rinde un informe constructivo en el que se incluyen

condiciones y hallazgos favorables o desfavorables con respecto a la eficiencia,

efectividad y economía de la entidad y recomendaciones tendientes a facilitar el

descargo de responsabilidades de los administradores.

Ejemplo práctico de una diferencia:

Cuenta por cobrar:

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A.F.- Determina la exactitud de los registros, la validez y la cobrabilidad, y utiliza los

procedimientos de reconcilia las cuentas auxiliares establece la antigüedad, efectúa

circularización.

A.O.- Determina la buena condición del crédito del cliente, determina la responsabilidad de la

política de crédito, determina lo adecuado de las prácticas seguidas, examina los procedimientos

a través de pruebas desde el inicio de operación hasta el final.

UNIDAD N° 3

SISTEMAS, EL PROCESO ADMNISTRATIVO

Y SISTEMA DE CONTROL INTERNO

3.1 Componentes del Sistema.- Un sistema constituye un conjunto de partes independientes que

juntas forman un todo unitario que cumplen alguna función. Esencialmente las partes deben ser

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interdependientes y actuar unas sobre otras.

La empresa, las unidades que las forman y la administración misma, constituyen sistemas.

Igualmente los planes y proyectos administrativos son síntomas cuyos componentes son los

recursos humanos, las materias primas, los equipos o instalaciones, el mercado, los clientes, etc.

Casi todas las cosas constituyen sistemas y la empresa no es la excepción. El sistema más

característico quo puede percibirse en ella lo constituye el proceso administrativo que es

efectivamente un todo, cuyas partes interdependientes son las funciones de administración:

Planificación, organización, ejecución y control.

3.2. El Proceso Administrativo.- Muchas son las versiones que se conocen acerca de las funciones

que integran este proceso. A los efectos del tema del presente capítulo se ha elegido el siguiente

esquema que comprende cuatro funciones: Planeación, Organización, Ejecución y Control.

3.3. Planificación.- Planificar es predecir el futuro, pero es algo más que eso, es intentar controlarlo.

Es proyectar o establecer un futuro deseado y los medios efectivos para conseguirlo. Es adoptar un

conjunto de decisiones interrelacionadas respecto a lo que se hará y como se va hacer. Es un proceso

continuo, que posiblemente tenga un inicio, pero no un fin.

La planificación constituye una necesidad y es además importante porque:

Elimina y aminora la incertidumbre y el cambio.

Enfoca la atención hacia los objetivos.

Contribuye a que las operaciones sean efectivas, eficientes y económicas.

Hace posible y facilita el control interno.

En realidad planificación es la base del proceso administrativo, pues sin planificación no hay nada

que organizar, ejecutar y controlar.

Sin embargo, no constituye el punto de partida del proceso administrativo, ya que previamente son

necesarias algunas premisas.

Premisas de Planeación.- Son las otras cosas que el ambiente, marco o condiciones anticipadas en

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los que se estima que los planes operen.

Estas premisas adoptan la forma de:

Suposiciones o pronósticos y

Condiciones conocidas.

Por ejemplo el pronóstico sobre la evolución de la población constituye una promesa del presupuesto

de ventas, pero también las ventas del período anterior son una promesa de ese mismo presupuesto.

En rigor de la verdad un pronóstico será una premisa si constituye un pre- requisito de la planeación y

no si constituye el resultado de la planeación.

Las premisas pueden ser:

- Externas, como las condiciones económicas generales, la demanda del producto o el

mercado de capitales.

- Internas, como el capital ya invertido, la estructura organizacional o la calidad de los

administradores,

- Tangibles, vale decir las que pueden ser cuantificadas, como horas/hombres y horas-

/máquinas.

- Intangibles, como el prestigio de la firma.

- Incontrolables, como los niveles de precios o la paridad cambiaria.

- Controlables, como la eficiencia laboral.

Tipos de Planeamiento.- Se reconocen dos tipos de planeamientos: Planeamiento Estratégico y

Planeamiento Táctico.

En opinión de algunos autores la clasificación es relativa y no absoluta, por cuanto que en determinadas

circunstancias lo táctico puede ser estratégico. No se pretende aquí dilucidar la controversia, pero si

mencionar tres factores que ayudan a distinguir uno respecto de la otra y que tiene relación con el

efecto del plan, el compromiso que genera y las categorías y medios de la planificación.

Cuanto más largo es el efecto de un plan, es más estratégico. En este sentido la planeación estratégica

trata de decisiones de efecto duradero. Cuanto más funciones de las actividades de una organización

sean afectadas o comprometidas por un plan, más estratégico será.

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La planeación estratégica tiene una perspectiva amplia, en tanto que la táctica es más estrecha.

La planeación táctica trata de la selección de medios para los cuales han de perseguirse objetivos

específicos y de corto plazo y la estrategia se refiere tanto a la formulación de objetivos a largo plazo

como a la selección de los medios para alcanzarlos.

En consecuencia, las decisiones estratégicas, por estar relacionadas con objetivos y políticas, suelen

producir efectos a largo plazo. Entonces el planeamiento estratégico tendrá que ser, por ejemplo, con la

adquisición y distribución de las principales instalaciones, divisiones o filiales de la empresa ó con sus

estructuras organizativas, afectando de manera más o menos permanente a los esquemas físico,

financiero y organizativo en los que se llevan a cabo las operaciones.

3.4. Organización.- Esta es la función que mayor atención ha merecido por los investigadores y

técnicos de la administración, tanto así que se reconoce la existencia de tendencias o escuelas, cada una

de las cuales formula su planteamiento como crítica a la otra, aportando nuevos conceptos que al

presente han dado lugar a una teoría muy amplia.

Definición de organización.- Organizar es estructurar, agrupar y ordenar todos los elementos

materiales y humanos de un ente, con el propósito de obtener el máximo aprovechamiento de los

mismos, con el fin de alcanzar los planes y objetivos fijados por la alta dirección. Para ello es necesario

asignar las funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía en las relaciones de todas las unidades de

la organización.

El esquema teórico trata de seis aspectos básicos que en conjunto identifican lo que posteriormente

llegó a denominarse la organización formal, y estos aspectos se refieren a:

- La determinación de objetivos y la deducción a partir de ellos de una relación detallada de

tareas a ejecutar.

- La reunión de esas tareas en secciones y esas secciones en departamentos y unidades

administrativas superiores.

- La delegación de autoridad.

- La definición de responsabilidades y controles que permitan seguir de cerca las

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realizaciones.

- La definición de la estructura de relaciones entre empleados, de tal forma que cada uno

conozca su situación de la Empresa.

- La organización del trabajo a nivel de taller.

Organigrama.- Es la representación gráfica y simplificada de la forma en que están dispuestas y

relacionadas las partes de una organización. El o los organigramas deberían ser elementos constitutivos

del manual de organización, que también describe detalladamente las funciones, tareas,

responsabilidades y nivel de autoridad de cada puesto.

Los organigramas pueden ser macro-organigramas (maestros) y micro-organigramas

(complementarios). Los primeros muestran toda la estructura de la organización formal y los segundos

muestran exclusivamente la de un departamento u otro tipo de desagregación estructural, dando mayor

énfasis a las relaciones, autoridad y responsabilidad de cada área.

Los organigramas son útiles para la comunicación y análisis de la empresa. Como comunicación: se

puede informar a los miembros de la organización sobre la posición que ocupan y la relación que tienen

con el resto de la estructura. Como medio de análisis se puede mencionar lo siguiente: Fallas de control

interno, como funciones de caja y cuentas corrientes asignadas a un mismo cargo; departamentalización

inadecuada, como funciones de contabilidad y ventas asignadas a un mismo cargo; relaciones de

dependencias confusas; indefinición de niveles; etc..

Los organigramas pueden graficarse de varias formas: Vertical, Horizontal, Circular, Semicircular,

Lineal.

Los organigramas también pueden incluir información referente a: Jerarquía de los cargos, categoría de

los empleados, nombre de las personas que ocupan los cargos, funciones, categorías de sueldos, cuenta

presupuestaria o centro de costo y cantidad de personas.

3.5. Ejecución.- La Ejecución es aquel factor de la administración en que se logra la realización

efectiva de todos lo planeado por las decisiones generales directamente o por delegación.

Los principios fundamentales de la ejecución son:

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a) Principio de la coordinación do interés, con la finalidad que todos unan sus esfuerzos para

lograr una meta común.

b) Principio de impersonalidad de mando, para conseguir que las disposiciones gerenciales sean

mejores obedecidas.

c) Principios de aprovechamiento del conflicto, con finos constructivos para forzar la meta a

buscar que sean beneficiosas para ambas partes.

La toma de decisiones permite escoger entre una o más alternativas, aquella que ofrezca más ventajas.

La toma de decisiones es la llave final de todo proceso administrativo, ningún plan, ningún control,

ningún sistema de organización tiene efecto mientras no se da una decisión.

La toma de decisiones gerenciales, se basa en intuición, hechos, experiencias y autoridad. La toma de

decisiones para ser ejecutada, debe ser oportunamente transmitida a sus destinatarios, para lo cual es

necesario una buena comunicación, que es un proceso en virtud del cual se contribuye a la mejor

ejecución de los trabajos, la captación de políticas, el logro de la cooperación con los demás y hacer

que las ideas e instrucciones se entiendan con claridad.

La comunicación tiene etapas, cuya aplicación le permitirá cumplir con su cometido:

I. Comprender lo que se desea comunicar.

II. Trasmitir eficazmente.

III. Estudiar ha eficacia de la comunicación.

IV. Seguir el curso de la comunicación.

3.6. Control.- Consiste en verificar si todo se desarrolla de conformidad con el plan adoptado, las

instrucciones emitidas y los principios establecidos. Su propósito es determinar las deficiencias, con el

objeto de corregirlas y recomendar lo más conveniente para corregirlas y evitar que se repitan.

En el control; se miden los resultados actuales y pasados en relación con lo previsto, ya sea en forma

total o parcial, con el fin de corregirlos, mejorar y programar nuevos planes.

El control incluye el establecimiento de normas medidas y rendimientos y la acción correctiva de las

desviaciones.

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Para que el control sea más efectivo, requiere como mínimo los siguientes requisitos:

a) Identificación de los factores claves a ser controlados para el logro de los resultados.

b) Especificación de las bases para el establecimiento de normas de rendimiento.

c) Definición y acumulación de la información para previa explotación de Ia misma, medir el

rendimiento.

d) Implementación de una infraestructura de información de que identifique los resultados,

determine las causas y efectos, señale las tendencias e identifique resultados, de acuerdo a las,

áreas de responsabilidad.

El control permite asegurarse de una óptima ejecución, conocer que parte de una actividad se está

cumpliendo y cual no, de qué modo, en que tiempo y por qué se desea.

El gerente al ejercer las funciones de control, no será autoritario, autócrata, sino cooperador, y al

señalar errores lo hará con el propósito de rectificarlos y evitar que no se cometan nuevamente,

debiendo ser el gerente en este concepto, un educador, ayudante y consejero para sus subordinados.

Un instrumento importante en el control gerencial, es el “principio de excepción”, que tiende a

convertir el cumplimiento en lo Normal y las desviaciones de los planes en lo Excepcional: Los

controles versarán sobre estos últimos exclusivamente, o al menos principalmente.

Otros instrumentos de control que pueden señalarse son los siguientes: informes, estadísticas,

presupuesto, costos, plan, volumen (calidad y cantidad) de los trabajos realizados.

3.6.1. Control y Controles.- En materia de administración ha palabra “control” no es plural de la

palabra “controles”. El término Control se considera corno una función de la administración, que se

define como un proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y si es necesario

aplicando medidas correctivas de manera que la ejecución se lleve de acuerdo con lo planeado. En el

Control, la vigilancia activa de una operación para mantenerla dentro de límites definidos es una

continuación de las otras tres funciones fundamentales de la administración. Por su parte la palabra

Controles se refiere a las formas, medios específicos o técnicas a través de los cuales se practica

control. La diferencia entre ambos términos la podemos apreciar por lo siguiente: “Ocurre no sólo que

el aumento del número de controles no siempre determina mayor control sino que en el contexto de las

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instituciones sociales las dos palabras tienen sentidos completamente distintos. Los sinónimos de los

controles son la medición y la información. El sinónimo de control es la dirección. Los controles se

relacionan con los medios, el control con el fin. Los controles tratan con hechos, es decir, con hechos

ocurridos, el control se ocupa de las expectativas, es decir del futuro. Los controles son analíticos y se

interesan en lo que era y en lo que es. El control es normativo, y se ocupa de lo que debería ser”.

A propósito de la auditoría operativa ésta distinción implica una gran importancia y por lo siguiente:

aceptada la distinción, par el auditor no significará lo mismo “revisión del control” que “revisión de los

controles”. En el primer caso se examinará una de las funciones del proceso administrativo

denominada, precisamente, control o si se quiere control directivo, en tanto que en el segundo caso se

examinaran las antes mencionadas formas concretas de realizar el control.

El control es una función y solamente una, que consiste en un proceso. Los controles pueden ser

muchos. El control es lo general y los controles son lo específico.

3.7. Sistema de Control Interno:

3.7.1. Introducción.- El sistema de control interno está profundamente vinculado con la

administración de las empresas. La organización consiste en diagramar, tomando como base las

premisas generales que conforman la estructura de la empresa, en la cual se apoyarán las demás partes

componentes, con el propósito de lograr o alcanzar los objetivos que primaron en su gestión. La

administración consiste en manejar la realidad o los hechos diarios mediante la dirección, supervisión y

control de la totalidad de las operaciones de un ente, que tienden a cumplir con los objetivos

preestablecidos en la creación de dicha organización o empresa.

En la época actual, las organizaciones, ya fueren privadas o públicas deben poseer un sistema de

control interno, consistente, idóneo y sólido, que tienda a lograr eficiencia operativa.

El control interno nace y crece en la organización con métodos, procedimientos y sistemas, que

confirman su lógica estructura mediante el funcionamiento de, medios humanos, material o tecnológico

e ideológico.

3.7.2. Naturaleza.- La expresión “control interno” es, generalmente, interpretada o utilizada para

enunciar las directrices emanadas de los dueños, propietarios o ejecutivos para dirigir, coordinar y

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controlar a sus subordinados dentro de la pirámide de la organización, ya fuera ésta de tipo lineal,

mixta o funcional.

La naturaleza e importancia del sistema de control interno es que es indivisible por que integra toda la

organización y, por lo tanto, es función y responsabilidad de la dirección de la empresa: La instalación

o implementación, la vigilancia de su funcionamiento en forma correcta o eficiente, el detectar los

desfases respecto de lo que fue predeterminado y, por último el adaptar al tiempo y circunstancia las

políticas, normas y procedimientos que componen el sistema de control interno.

3.7.3. Responsabilidad.- El auditor no tiene responsabilidad directa sobre el sistema de control interno,

pero es el evaluador del mismo y en base a dicha evaluación podrá determinar la naturaleza, alcance y

oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar. Pero como evaluador de dicho sistema de

control interno, obtiene conclusiones que debe informar a la dirección de la empresa y, a su vez, puede

sugerir cambios para su mejor funcionamiento. Cada funcionario de la empresa, es el responsable del

control interno en su ámbito de actuación.

3.7.4. Alcance.- El alcance del control interno está dada par la totalidad de la empresa, y los problemas

que se generan al controlar las actividades, tiene origen en los distintos sectores de la organización

según la tarea que estos desarrollan, como por ejemplo: las funciones de registración-contaduría,

fabricación, ventas, compras, personal, tesorería, finanzas, etc.

3.7.5. Sistema de Control Interno: Definición.

a) Instituto Americano de Contadores Públicos.- “El control interna comprende el plan de

organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa,

para salvaguardia de sus activos, controlar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables,

promover la eficiencia operativa y alentar la adhesión a las políticas gerenciales establecidas”

b) Instituto de Auditores Internos de Buenos Aires.- “Control interno es el conjunto de reglas,

principios o medidas enlazadas entre sí, desarrollados dentro de una organización, con

procedimientos que garanticen su estructura, un esquema humano adecuado a las labores

asignadas y al cumplimiento de los planes de acción, con el objetivo de lograr:

- Razonable protección del patrimonio.

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- Cumplimiento de políticas prescritas por la organización.

- Información confiable y eficiente.

- Eficiencia operativa”.

3.7.6. Objetivos Básicos y medidas a adoptar para su funcionamiento:

1.Protección de los Activos.- Para lograr este objetivo se deben adoptar las siguientes medias:

1.1. Servicio de vigilancia.

1 .2. Sistema de protección contra incendios.

1 .3. Mantenimiento preventivo.

1.4. Separación de funciones y responsabilidades.

1.5. Políticas de seguras.

1.6. Comprobantes o formularios pre numerados.

1.7. Registros de firmas y régimen de autorizaciones.

1 .8. Depósito total de ingresos monetarios.

1 .9. Emisión de cheque por cada egreso.

1.10. Cheque con más de una firma.

1.11. Compromisos u obligaciones de la empresa con terceros.

1.12. Archivos.

2. Obtención de Información Adecuada.- Medidas a adoptar:

2.1. Manual de cuentas contables.

2.2. La sumatoria de la información analítica debe ser igual a la sintética..

2.3. Instrucciones que determinen conceptos de uniformidad.

2.4. Fuente de información diversa o información cruzada.

2.5. Comparación de datos actuales con datos históricos.

2.6. Comparación do información propia con la de terceros.

2.7. Información fluida o constante a regular.

2.8. Comparación de la información real con la pronosticada.

2.9. Comprobante y formularios pre numerados.

3. Promoción de la Eficiencia Operativa.- Medidas a adoptar:

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3.1. Estructura humana.

3.2. División del trabajo.

3.3. Manuales de función a procedimientos.

3.4. Medios materiales y tecnológicos.

4. Estimular la Adhesión a las Políticas de la Dirección.- Medidas a adoptar:

4.1. Manual de organización.

4.2. Organigrama.

4.3. Manual de funciones.

4.4. Manual de procedimientos.

3.7.7. Elementos.- Podemos mencionar los siguientes elementos del control interno, y las medidas a

adoptar para que dichos elementos se cumplan:

1. Un plan de organización que provea una separación apropiada de responsabilidades funcionales.

1.1. Definiciones de funciones, autoridad y responsabilidad.

1.2. Segregación de tareas.

1.3. Comprobación rutinaria.

1.4. Independencia intersectorial.

1.5. Nivel óptimo de subordinados.

1.6. División del trabajo.

1.7. Auditoría interna.

2. Un sistema de autorización y procedimientos de registros adecuados para proveer un control

contable razonable sobre activos, pasivos, ingresos y gastos.

2.1. Manual de cuentas.

2.2. Plan de cuentas.

2.3. Proceso de comparación.

2.4. Homogeneidad o Uniformidad.

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2.5. Medios tecnológicos.

2.6. Instrucciones por escrito.

2.7. Control Operativo.

2.8. Comprobantes y formularios.

2.9, Archivos de información.

3. Prácticas sanas a seguirse en la ejecución de los deberes y funciones de cada departamento de

la organización.

3.1. Separación de funciones.

3.2. Identificación de funciones.

3.3. Licitación a cotizaciones varias

3.4. Control de ingresas y egresos de productos.

3.5. Control de documentación.

3.6. Hermeticidad de los depósitos.

3.7. Seguro de fidelidad.

3.8. Licencias o vacaciones.

3.9. Rotación de has tareas a funciones.

4. Un grado de calidad del personal, proporcional a sus responsabilidades.

4.1. Selección.

4.2. Entrenamiento.

4.3. Capacitación.

4.4. Evaluación.

4.5. Promociones.

4.6. Remuneraciones.

4.7 Identificación.

4.8. Rotación.

4.9. Incompatibilidad.

3.7.8. La Función del Auditor.- El control interno y ha tarea que ejecuta el auditor consiste en:

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a) Adecuada planificación y el correspondiente control de la ejecución del mismo.

b) Un estudio y evaluación del control interno vigente que permitirá determinar la naturaleza,

extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar.

c) La obtención de elementos de pruebas sólidas y suficientes que sustenten el contenido del

informe, mediante la aplicación de los procedimientos de auditoría.

En el Control Interno, para desarrollar su tarea el auditor debe cumplir tres funciones que son:

1. Estudio de la Situación Existente.- El auditor hará un relevamiento de la organización,

consultando las políticas, instrucciones, manuales, sistemas, controles, etc. Que actúan o están en

funcionamiento, es decir, que tomará contacto con la vida diaria de la organización en una

primera etapa de su trabajo, la que le permitirá llegar a la función que sigue.

2. Evaluación del sistema de control interno.- La etapa anterior le permite al auditor poder

formarse un juicio sobre el sistema de control interno vigente, el cual le permite conocer ciertos

aspectos del ente examinador en cuanto a:

- Su estructura interna.

- Adecuada organización del ente.

- Confiabilidad de la información.

- Eficiencia operativa.

- Acatamiento de las políticas y directivas de Ia dirección superior.

- Calidad del grupo humano.

- Medias tecnológicos con que cuenta el ente.

- La determinación de cuáles son en forma clara y precisa, los puntos débiles de control.

3. Programación del Trabajo a Efectuar.- La evaluación efectuada en el Paso anterior

permitirá al auditor programar procedimientos de auditoría que tendrá que aplicar, para

efectuar su labor y además tendrá en cuenta lo siguiente:

- La naturaleza del procedimiento a aplicar.- Cuando se tengan diferentes

procedimientos que logren el mismo objetivo, deberá seleccionar cuál va a utilizar para

aplicar, pero también puede existir la aplicación de más de un procedimiento.

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- La extensión del procedimiento a aplicar.- Elegido el procedimiento o procedimientos,

deberá estipularse un alce mismo, lo que significa que se establecerá un límite de casos a

ver al porcentaje que tendrá la muestra, sobre el contexto total.

- La oportunidad del procedimiento a aplicar.- Se fijará cuál es el momento ideal para

realizar la prueba, que estará dado por el tipo de procedimiento a aplicar, por

circunstancias propias del sector a auditar o por el orden de programación efectuada.

3.7.9. Técnicas del Relevamiento del Sistema de Control Interno.- La evaluación es el análisis

de ‘algo”, ya fuera un sistema, un procedimiento, una gestión, etc. Pero la misma debe ser

realizada con total objetividad o independencia necesaria para que se llegue a una conclusión

lógica, concreta y consistente. Para tal fin se deben establecer ciertas pautas:

a) Detallar en forma clara y breve qué es lo que se va evaluar.

b) Momento y oportunidad en el qué se va a realizar ha tarea.

c) Quienes efectuarán y realizarán el trabajo.

d) Determinación de un programa de trabajo y control do su cumplimiento.

e) Qué temas o controles serán profundizados a ampliados.

f) Qué medios so van a utilizar.

El relevamiento de la situación imperante en la empresa El momento de practicarse la auditoria,

debe efectuarse mediante la utilización de medios o procedimientos técnicos que tratan da

facilitar el trabajo en cuanto ab orden a cronología y control, pero que a su vez sirvan como

medio de prueba del trabajo realizado y sean el soporte de las conclusiones obtenidas una vez

finalizado el mismo.

Los métodos o procedimientos del relevamiento del control interno son:

1. Método Descriptivo.- Es la narración a descripción detallada en forma de relato de las

características de los sistemas o el modo de operar de una organización, referente a las secuencias

relevadas provenientes de las explicaciones de los individuos de la empresa, en cuanto a:

Funciones, normas, procedimientos, operaciones, archivos, custodia de bienes, etc. Todos los datos

o información recopilada son incorporados tal como se obtienen, en los papeles de trabajo del

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auditor.

2. Método de Cuestionarios.- Este método se basa en un conjunto de preguntas estándares,

presentadas por escrito en un formulario pre impreso, sobre los aspectos fundamentales del control

interno, que son comunes a la mayoría de las empresas y que interrogan sobre los sistemas y

operaciones que se realizan en la organización. La forma orgánica que tienen estos formularios de

preguntas, consisten en estar separados por áreas operativas, las cuales se encuentran codificadas,

presentándose los distintos aspectos en secciones detalladas en un índice, lo que permite ubicar el

tema buscado, mediante un acceso directo y rápido, lo que constituyo a un trabajo ordenado. fácil

de revisar y útil, también para buscar un tema. La interrogación está diagramada para recibir una de

tres posibilidades admitidas: 1) ‘si”, 2) ‘no”, 3) “no aplicable”. Las preguntas .son planteadas de

modo que las respuestas indiquen lo siguiente: si es “afirmativa”, indica que es un punto fuerte o

eficiente del control; si es “negativa” denota la falla, debilidad a defecto de control; si es “no

aplicable” indica que Ia pregunta no tiene sentido a o existencia dentro del relevamiento que se

realiza.

3. Método de Cursogramas o Flujogramas.- El cursograma o flujograma es la representación

gráfica del sentido, curso, flujo o recorrido de una masa de información, o de un sistema o proceso

administrativo u operativo, dentro del contexto de la organización, mediante la utilización de

símbolos convencionales que representan operaciones, registraciones, controles, etc. Que ocurren a

suceden en forma oral a escrita en el quehacer diario del ente. Este método muestra el panorama

general a situación total y simplificada y agiliza la tarea del relevamiento. Reduce

considerablemente el tiempo de lectura y control e indica cuando hay errores de información,

trabajos innecesarios, superfluos y duplicidad de tareas o procesos.

3.7.10. Enumeración y Análisis de los Aspectos Prácticos del Control interno.- El siguiente

detalle resume los aspectos prácticos que deben ser tenidos en cuenta para lograr y mantener un

sistema de control interno eficiente:

1. Responsabilidad.- La responsabilidad de todos los integrantes de una organización debe estar

perfectamente delimitada; por lo tanto, cada uno de los individuos conoce su responsabilidad y

para que este conocimiento sea efectivo debe comunicársela por escrito y de forma clara.

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2. Funciones.- Se debe realizar la separación de funciones de los individuos, de tal manera que esto

se dividan en las siguientes categorías y cada una de ellas las efectúe un individuo

diferente:

a) iniciación de una operación.

b) Registración en formularios a libros.

c) Autorización o aprobación de la operación y sus registros.

d) Custodia do los bienes físicos a materiales.

e) Archivo o final de la operación.

3. Delegación.- Existe la posibilidad que los individuos deleguen en otros de menor jerarquía sus

funciones, pero debe quedar claro que la responsabilidad sobre esa función no puede ser dolegada.

4. Autoridad.- Cuando a un individuo se le asigna una función acompañada de Ia correlativa

responsabilidad, se le debe dar autoridad necesaria o justa para que pueda ejercer debidamente esa

función.

5. Operación.- Ningún funcionario dentro de una organización debe ser el responsable de una

transacción desde que esta se inicia hasta que finaliza. Ya que si así fuera, en el caso do existir

errores, éstos son difíciles de detectar, lo quo a su vez posibilita que se cometan dolos o fraudes.

6. Personal.- El factor humano es fundamental en cualquier tipo de ente y, por lo tanto, su

selección, entrenamiento y capacitación tienen mucha importancia, ya que ellos son los que ponen

en movimiento y desarrollan las empresas. Para tener funcionarios idóneos para las funciones que

deben ejercer y la responsabilidad de cada cargo, deben ser elegidos teniendo en cuenta sus

características personales y técnicas.

7. Autocontrol.- Todo procedimiento, sistema, norma o instrucción, en el momento de su

creación, deben proveerse de sus controles propios o automáticos, que permitan detectar errores de

procedimientos que generen su corrección en forma inmediata. Este tipo de controles es

denominado de diseño, pues permite la auto verificación de la información que se procesa.

8. Control Selectivo.- Toda organización debe poseer, dentro de su estructura, funcionarios que

efectúen controles por excepciones o controles no rutinarios, los cuales se apliquen en forma

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periódica y de manera sorpresiva ya que, a su vez, evalúan si los controles existentes actúan de ha

manera tal como fueran creados.

9 Funciones Rotativas.- La datación humana debe tener una rotación de funciones, que constituyen

a eliminar a los individuos denominados “indispensables para la organización” y también

contribuye a detectar errores y fraudes. Esta rotación permite que el individuo no se enajene con un

trabajo y que a su vez se capacite y entrene en tareas diferentes que lo permitirán evolucionar dentro

del ámbito de la organización.

10. Elemento Materiales.- A aquellos funcionarios que tienen funciones de custodia de bienes de

Ia organización, debe proveérselos do los elementos de seguridad necesarios para que el momento

en que el individuo está fuera de la empresa, los valores bajo su custodia estén suficientemente

protegidos.

11. Costa.- El costo material de instalar y mantener un control debe ser menor de Ia que realmente

se requiere controlar.

12 Instrucciones por Escrito.- Toda instrucción que se le da al personal de una organización debe

ser entregada por escrito, ya fuere su descripción de tareas, un manual de procedimientos, etc.. y el

receptor debe firmar como que recibió dicha norma.

13. Pre numeración de Comprobantes y Formularios.- La numeración correlativa permite el

procesamiento de todos los formularios siguiendo su secuencia, facilitando la detección de Ia

falta de un ejemplar.

14 .Custodia de los Formularios.- Los formularios que no están puestas en uso deben estar lo

suficientemente protegidos para que nadie pueda tener acceso a los mismos y que una persona

sea encargada de entregárselos a los usuarios y registre a quién se los facilitó.

15. Depósito Total de las Cobranzas.- El total del dinero y los cheque entregados a Ia empresa deben

ser depositados de inmediato y en forma intacta en los bancos.

16. Dinero en Efectivo.- El uso del dinero en efectivo debe provenir solo de los fondos fijos o cajas

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chicas y únicamente debe ser utilizado para los desembolsos permitidos de tipo urgente o para

gastos menores que no justifique a la realización de un pago con cheque.

17.Pago con cheque.- Todo pago que efectúe la organización debe realizarlo con un cheque o a la

orden del beneficiario y evitando su endoso por éste.

18 Obligaciones con Doble Firma.- Cada vez que la empresa se compromete o se obliga mediante

un documento, ya fuere un pagare, un cheque, una letra de cambio, etc.. Es conveniente que cada

dicha obligación tenga la firma de más de un funcionario.

19. Cuentas de Control.- La sumatoria de la cuenta analíticas debe ser igual a lo expresado en las

cuentas de control, en el caso de no ser así se debe realizar la conciliación respectiva.

20. Vacaciones y Licencias.- Todos los funcionarios deben gozar de periodos de descanso, pero a

su vez es imprescindible que en los casos de personas que tienen a su cargo funciones de custodia

tengan periódicamente ese descanso lo que contribuirá a que otra persona tome su función y

pueda detectar si existen errores o fraudes.

21. Control por Oposición.- El control por oposición consiste en aquel que se verifique cuando

entre un individuo y otros se verifican mutuamente, coma por ejemplo cuando en un traspaso de

valores o información, se quiera desligar la responsabilidad de uno, produciéndose la misma por

parte de otro.

22. Confrontar Datos.- Se deben realizar todas las conciliaciones de datos propias con

informaciones de terceros. Por lo tanto, se debe realizar la confrontación de todos los movimientos

bancarios y también enviar “resumen de cuentas” a todos los clientes y proveedores, y contestar

todos los recibos. Se tienen que efectuar, por lo menos una vez al año, una circularización de

saldos.

3.8. Control Administrativo.- La definición siguiente de control administrativo corresponde a

los lineamientos comprendidos en el sistema de planeamiento y control.

“El control administrativo es el proceso mediante el cual los directivos aseguran la obtención de

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recursos y su utilización efectiva, eficiente y económica en el logro de los objetivos de Ia

organización”.

- Efectividad.- Es el logro concreto de algo deseado. En cuanta a administración, lo que se

pretende lograr a alcanzar son los objetivos, metas, propósitos, etc... Las acciones quo a este

respecto se emprendan tienen por objeto maximizar el logro Una persona, un procedimiento, una

maquina etc. Son más o menos efectivos según como se aproximen o contribuyan a aproximarse

a ciertas situaciones deseadas y anteladamente establecidas.

- Economía - Es realizar una operación o actividad con el mínimo posible de costos, esfuerzo,

tiempo, cantidad, etc. Las acciones que a éste respecto se emprendan tienen, por objeto

minimizar los elementos citados.

- Eficiencia.- Es realizar una acción efectiva con el mínimo de esfuerzo, costos, tiempo, cantidad,

etc. Posibles, o con el menor uso posible de recursos escasos. Es la maximización de efectividad

y economía.

3.8. Control Operacional.- Siempre dentro del sistema de planeamiento y control, el control

operacional se define como:

“El proceso consistente en asegurar que las tareas especificas se cumplan en forma efectiva,

eficiente y económica”.

Tareas específicas, quiere decir que tiene vinculación con mucho más concreto y específico que el

control administrativo, el que como se indicó tiende al cumplimiento do los objetivos de la

organización.

Algunas situaciones que ilustran el ejercicio del control operacional sobre tareas o transacciones

individuales son:

- La programación y el control de tareas individuales en un taller en oposición a la

medición del rendimiento del taller en su totalidad.

- La obtención de artículos específicos para el inventario en aposición a la administración

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del inventario en su totalidad.

- Acciones específicas del personal, en oposición a la administración del personal en su

totalidad.

UNIDAD Nº 4

PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORÍA

4.1. Conceptualización.- Los papeles de trabajo son la evidencia que guarda el auditor sobre el

cumplimiento de los programas de auditoría, en lo referente a los pasos o procedimientos aplicados, en

la evaluación de las actividades de una empresa, las pruebas realizadas, la información obtenida y las

conclusiones pertinentes a las que se llegaron en la auditoría. Los papeles de trabajo incluyen todas las

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evidencias que el auditor considera necesario, para apoyar los resultados que se exponen en el informe

de evaluación. Un papel de trabajo es la manifestación objetiva de las técnicas y procedimientos

aplicados durante el trabajo de auditoría. Constituye el eslabón entre los programas de auditoría y el

informe; por lo tanto los papeles de trabajo:

- Proporcionan el registro sistemático de la labor realizada en la auditoría.

- Proporcionan un registro de información y evidencia obtenidas y desarrolladas que respaldan

los hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Revelan los conocimientos del auditor respecto

del área auditada, así como su habilidad para analizar problemas e identificar situaciones

relevantes.

- Reflejan hábitos de orden, imaginación, visión e ingenio del auditor al realizar su trabajo.

- Ayudan a supervisar y evaluar el desempeño del personal de auditores. Ayudan a coordinar y

organizar el trabajo.

- Sirven como guía para auditorias posteriores.

En resumen, constituyen la evidencia sistemática de la forma en la que el auditor dio cumplimiento al

contenido de los programas de auditoría y por lo mismo son el descargo de su responsabilidad.

Algo que es característico de los papeles de trabajo de la auditoría operativa, además de los otros usos

que se le da, es que constituyen la base para la preparación de los programas de auditoría de las fases

siguientes de la evaluación.

4.2. Objetivos.- El objetivo y propósito fundamental de los papeles de trabajo es constituir una

evidencia clara y completa de la tarea efectuada y delimitar la responsabilidad del auditor, ya que los

papeles de trabajo deben demostrar:

- La fuente y naturaleza de los elementos de juicio obtenidos

- El alcance de los procedimientos aplicados

- El resumen de las conclusiones arribadas.

Por lo tanto los papeles de trabajo permiten suministrar datos necesarios o importantes para la

confección de los informes.

4.3. Características.- Las principales características que deben reunir los papeles de trabajo son:

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- Sustento o validez de los informes.- El auditor en su trabajo compila: datos, análisis, cálculos,

notas, relaciones, extractos, confirmaciones de terceros, comentarios, etc. Y de ellos extrae los

elementos de juicio para su informe.

- Revisión del sistema de control interno.- Sabemos que el auditor, como evaluador del sistema

de control interno, debe emitir comentarios sobre el funcionamiento y comportamiento de este.

- Consulta de datos.- Los datos incorporados a los papeles de trabajo son la fuente de consulta

para formular apreciaciones, observaciones y sugerencias sobre la tarea ejecutada.

- Elementos de prueba.- En los casos de problemas referentes a la auditoría realizada, tienen un

valor defensivo, ya que adecuadamente preparados constituyen la mejor ayuda para proteger el

trabajo efectuado por el auditor operativo.

- Control del trabajo.- Constituye una guía adecuada para revisar la tarea realizada.

- Referencias futuras.- Ayuda como guía para la realización de auditorias futuras. Además los

papeles de trabajo deben respetar los siguientes conceptos:

a) Precisión.- El trabajo del auditor se basa en los hechos reales y ellos son el sustento de

futuras opiniones y conclusiones; por lo tanto hay que describirlos con precisión.

b) Minuciosidad.- Los papeles de trabajo deben dar al lector la seguridad de que en ellos está

todo en forma clara. Es decir son completos.

c) Organización.- Es fundamental contar con una razonable organización para la recolección y

registro correcto de datos precisos.

d) Prolijidad.- Es importante que los papeles de trabajo sean legibles y hay que tener en

cuenta que la prolijidad solo insume un pequeño tiempo de más que se ahorra en la lectura

posterior.

4.4. Consideraciones sobre la preparación.- La preparación de los papeles de trabajo tiene por

finalidad o sirve para:

1. Registrar información proveniente de:

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- Cuestionario de control interno.

- Revisión de instrucciones, normas, manuales, etc.

- Relevamiento de análisis de sistemas de procedimientos.

- Examen de las transacciones del período auditado.

2. Tomar nota de las deficiencias encontradas en el funcionamiento operativo y registrar evidencias

encontradas.

3. Realizar auditorías ordenadas y que se puedan contestar estas preguntas:

¿Qué es lo que debe hacerse?

¿Cómo debe hacerse?

4. Formar el legajo que reúna los antecedentes de los temas cuestionados, el que se discutirá en

secciones o reuniones con los sectores auditados.

5. Reunir los antecedentes de las sugerencias a realizar y la forma en que se llega a esa conclusión.

6. Supervisar o controlar en forma sistematizada el trabajo realizado.

7. En base a la presentación de los papeles de trabajo se puede apreciar la habilidad y capacidad del

auditor que los efectuó

4.5. Requisitos sobre los papeles de trabajo.- Los requisitos que deben reunir los papeles de trabajo

son los siguientes:

- Deben estar preparados de forma que permitan una fácil lectura y rápidamente se pueda

conocer el concepto de lo que se quiere expresar. Por lo tanto, su redacción debe ser clara y

objetiva.

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- El encabezamiento debe ser preciso, conteniendo: el nombre del sector, la descripción de la

tarea que contiene, la fecha de la auditoría y la firma de la persona que hace el trabajo.

- Debe indicarse cuáles son los datos, la información o listados preparados por el sector

auditado y debe ser revisado o controlado para admitirlo con evidencia válida.

- Utilizar marcas o símbolos uniformes.

4.6 Clasificación y ordenamiento.- La clasificación de los papeles de trabajo la podemos hacer en dos

grandes grupos:

1. Auditoría del ejercicio.- Son los papeles específicos de los trabajos efectuados durante el

ejercicio económico en curso. A su vez, podemos hacer otra sub-clasificación:

1. Parte general que contiene:

- Hojas de puntos a realizar

- Conclusiones

- Programación

- Revisión de tipo general

2. Auditoría parcial.- Que contiene:

- Detalle por sector a auditar

- Punto del programa detallado

- El trabajo realizado.

2. Legajos permanentes.- Los legajos de tipo permanente deben clasificarse según el tipo de

información que contiene. Detallamos los legajos permanentes:

- Estructura legal.

- Estatutos.

- Copias de actas y asambleas.

- Organigramas.

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- Manuales.

- Procedimientos, instrucciones y normas.

- Localización de plantas, oficinas, depósitos, sucursales y agencias.

- Informes y correspondencias.

- Reseñas de las operaciones.

- Relevamiento administrativo contable y evaluación del sistema de control interno.

- Volumen de operaciones.

- Documentos importantes.

- Programas a largo plazo.

- Revisión periódica y seguimiento de recomendaciones o sugerencias.

- Memorias y estados contables.

4.7. Marcas o símbolos.- Los símbolos o marcas son utilizados por el auditor para señalar en sus

papeles de trabajo el tipo de revisión y pruebas efectuadas. Las marcas que se utilizan en auditoría

operativa tienen más relación con la profundización y continuidad del examen que con

comprobaciones, aunque estos últimos no se puedan descartar del todo, por el hecho de que la auditoría

operativa se ejecuta según fases que se aplican progresivamente y también por el contenido especial de

los papeles de trabajo, que en gran parte son narrativos o gráficos.

Las marcas o símbolos que figuran en los papeles de trabajo deben ser debidamente aclarados, excepto

aquellos que se usan en forma uniforme. Es preferible que estas marcas se efectúen en color.

Estas marcas o símbolos permiten con una rápida visualización determinar el grado de análisis

efectuado y constituyen un medio de control de la labor de los ayudantes.

Ejemplos:

- Verificado con la documentación legal =

- Control de cálculos =

Otros ejemplos

Marcas Significado Ubicación

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P El dato o asunto de que se trate, por ser aún A la derecha del

Incompleto o insuficiente debe ser considerado párrafo en cuestión

En un siguiente programa.

E El dato o asunto de que se trate, debe ser ampliado ídem al anterior

Mediante una entrevista o consulta

C Confirmar por escrito o verbalmente ídem al anterior

I Inspeccionar u observar físicamente ídem al anterior

A Analizar ídem al anterior

R Dato o asunto que debe consignarse en una hoja de ídem al anterior.

resumen

Según las necesidades podrían adicionarse otras marcas, que deberán incorporarse a una planilla de

marcas de auditoría. No se considera necesario explicar el significado de las marcas en cada papel de

trabajo, dado que ya se lo ha hecho en la indicada planilla.

Codificación.- Significa el acto mediante el cual se asigna índices de identificación que permiten

localizar e identificar el lugar exacto donde se encuentra un papel de trabajo dentro de los archivos que

se preparan como resultado del examen. La codificación de los papeles de trabajo presenta las

siguientes ventajas:

- Simplifica la localización

- Simplifica el proceso de supervisión y revisión.

- Permite el archivo sistemático.

Los códigos o índices en auditoría pueden ser de las siguientes clases: a) Alfabéticos, b) Numéricos, c)

Alfanuméricos.

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4.8 Contenido de los papeles de trabajo.- El diseño de las hojas de trabajo queda siempre a criterio

del ayudante y/o superior, pero es preferible que sea discutido entre ellos. Pero en auditorías repetidas

se hace un estándar del papel del trabajo de un tema específico.

Los papeles deben ser perfectamente comprendidos por cualquier persona ajena a su realización y

deben contener:

1. Número de papel o de origen (código de archivo)

2. El título de la cédula o el nombre del programa y la fecha de la situación analizada. También

pueden mencionarse el nombre del departamento auditado.

3. El nombre de la persona que efectuó el trabajo y la fecha en que lo realizó.

4. Si una cédula tiene varias páginas debe colocarse el número de página y de páginas.

5. Si la cédula comprende información preparada por personas ajenas al departamento de auditoría.

6. Se debe detallar la fuente de la información contenida.

7. La descripción concreta y clara del trabajo efectuado.

8. Las conclusiones a las que se llegó.

9. El nombre de la persona que revisó el trabajo y la fecha de la misma.

4.9. Revisión de los papeles de trabajo.- Cuando se efectúa el control de los papeles de trabajo se

evalúa la gestión del auditor que lo realizó. Por lo tanto, debemos tener en cuenta los siguientes

aspectos en la revisión de los mismos:

- Se debe comprobar que se cumplió con el programa de auditoría.

- Juzgar si los papeles de trabajo contienen la evidencia suficiente para dar por bien cubiertos

los procedimientos y sustentar las conclusiones.

- Determinar si los asuntos o temas de mayor importancia han sido debidamente estudiados y

resueltos.

- Cotejar los datos de los papeles de trabajo con la información pertinente.

- Verificar que los papeles de trabajo satisfacen los requisitos formales establecidos.

4.10. Tipos de archivos.- La forma de organización y archivos de los papeles de trabajo, responden a

una lógica definida, por cuanto estos documentos proporcionan una fuente conveniente de información

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sobre la auditoría que es de interés para los auditores, supervisores y otros funcionarios vinculados con

el examen.

Para los papeles de trabajo pueden prepararse dos tipos de archivos:

a) Archivo permanente.- La documentación que se clasifica como permanente es aquella que

podrá utilizarse en futuras revisiones y que en años siguientes deberá ser actualizada. Entre

otras, la siguiente información puede ser incluida:

1. Resumen o fotocopia del documento legal de constitución de la entidad.

2. Macro y micro organigramas.

3. Lista de ejecutivos.

4. Políticas, procedimientos administrativos y financieros.

5. Información sobre el sistema de control interno.

6. Hoja de información general donde especifique:

Tipo de actividad.

Tamaño de la entidad.

Recursos humanos y materiales.

Número y ubicación de sucursales, etc.

7. Descripción completa de los aspectos operativos.

8. Copias de manuales, instructivos y reglamentos.

9. Copias de programas y cuestionarios de auditorías.

10. Copias del informe de auditorías.

11. Hoja de sugerencias o asuntos a ser considerados en posteriores auditorias, etc.

El archivo permanente debe servir como base de información para ayudar a planificar futuras labores,

por consiguiente, deben proporcionar una información resumida rápidamente accesible sobre las

labores efectuadas anteriormente y sobre los informes emitidos, incluyendo una lista de las áreas

principales cubiertas en auditorías anteriores y la actual, así como las fechas aproximadas en que se

efectuó la labor y los resultados alcanzados.

b) Archivo corriente.- Comprende dos tipos de archivos, algunos relacionados con aspectos

generales de la revisión y otros con hallazgos específicos de auditoría.

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Los papeles generales resultan de las primeras fases de la auditoría que es cuando aún no

tienen identificados los hallazgos. Se denominan generales por que se vinculan con

información que compete a la empresa en su conjunto. Aunque principalmente resultan de la

fase de trabajo preliminar, en las fases posteriores podría seguir surgiendo información

general.

Para todos los papeles de trabajo generales debe abrirse un solo legajo, en cambio será

conveniente que para cada hallazgo se habiliten legajos específicos, aunque esto depende de

la importancia y la cantidad de papeles.

No es posible indicar la relación de papeles que podrían incluirse en un archivo corriente

pero se consideran imprescindibles en cualquier legajo la inclusión de:

a. Los programas de auditoría debidamente referenciados con los papeles de trabajo

que apoyan su ejecución.

b. Papeles de trabajo que respaldan la realización y aplicación del programa de

auditoría, preparados para el examen.

c. Correspondencia cursada, recibida y fundamentalmente las actas de validación

de los hallazgos.

d. En los legajos específicos, se incluye una hoja resumen del hallazgo que resume

la totalidad de los atributos de un hallazgo de auditoría.

4.11. Normas generales para la elaboración de papeles de trabajo.- Las siguientes normas se deben

aplicar en la elaboración de los papeles de trabajo.

1. Totalidad y precisión.- Los papeles deben contener evidencias completas y precisas para

proporcionar un respaldo apropiado de las observaciones, conclusiones y recomendaciones,

por consiguiente, constituir una base para la demostración de la naturaleza y alcance de

nuestro examen, cuando sea necesario.

2. Claridad y comprensibilidad.- Los papeles deben de ser claros y comprensibles sin

necesidad de explicaciones verbales adicionales o suplementarias. Debe permitir a quien las

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utilice determinar de inmediato el propósito, naturaleza y alcance de la labor efectuada y las

conclusiones de quien las preparo.

3. Pertinencia.- Los papeles deben limitarse a los asuntos que son materialmente importantes,

pertinente y útiles con relación a los objetivos establecidos en el examen, los papeles para

cumplir con la norma anterior deben contener un título que los identifique de manera precisa

con su contenido. El costo de la preparación de los papeles de trabajo es una parte

importante del costo total de la labor que efectuamos, por consiguiente debe estar

justificado.

4. Uso de hojas separadas para cada asunto.- Este detalle adquiere importancia a partir del

momento en que es posible detectar situaciones que posteriormente constituirán un hallazgo,

sin embargo no siempre es posible por la presión del tiempo disponible y la forma en que se

recibe la información, clasificar los papeles desde un principio según los hallazgos o

categorías a la que pertenezcan.

Por otra parte, como se indico aún en las fases finales continúa obteniéndose información

diferenciada que puede servir a la auditoría en ejecución o a futuros exámenes.

Para evitar el desorden y confusión es recomendable depurar los archivos diariamente,

distribuyendo los papeles en los legajos correspondientes.

5. Registro de la fuente.- Por las situaciones de controversia que pueden presentarse en las

fases de conclusión de la auditoría, es vital que se identifique el nombre, cargo y posición de

las personas o unidades que proporcionan la información

6. Planificación.- Antes de la preparación de cualquier papel de trabajo, debe definirse el

propósito y la relación que tenga con la auditoría. Esto evitará la proliferación y preparación

de papeles insulsos.

7. Forma de preparación.- Para facilitar correcciones los papeles de trabajo del archivo

corriente deben prepararse a lápiz o bolígrafo. Los del archivo permanente pueden ser

preparados en un ordenador.

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8. Referenciación.- La forma de estructurar y registrar la información debe facilitar la

referenciación entre los programas de auditoría, los papeles de trabajo y entre éstos el

informe.

9. Doble espacio.- Se debe escribir a doble espacio para permitir modificaciones,

ampliaciones, correcciones y principalmente la anotación de marcas de auditorías.

10. Facilidades.- Para reducir el tiempo se debe hacer uso intensivo de procedimientos y

medios que representan ahorro de tiempo, tales como fotocopias de documentos. Sin

embargo, se debe velar que la utilización del equipo de fotocopiado sea realizado con

moderación.

11. Preparación de un índice.- En cada archivo de papeles de trabajo se debe preparar un

índice con el contenido, para facilitar su exploración.

Los papeles de trabajo de auditoría también tienen carácter confidencial y son de propiedad

del auditor.

UNIDAD Nº 5

PLANIFICACIÓN Y PROGRAMAS DE AUDITORÍA OPERATIVA

I. PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA OPERATIVA

1. LA REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES EN LA AUDITORÍA OPERACIONAL

LIC. GUSTAVO GIL


El proceso de la auditoria operativa comprende una serie de actividades a cumplir que permiten obtener

el suficiente conocimiento de las actividades examinadas que conduzcan a la emisión del informe.

2. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

Puede decirse que la auditoría operativa consiste en un proceso ininterrumpido de obtener información.

La materia prima con la que trabaja el auditor es la información, que se somete a un proceso cuyo

resultado final son las conclusiones establecidas.

3. PLANIFICACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE AUDITORÍA

La planificación es la actividad más importante de todo el trabajo de auditoria operacional, en razón de

que su complejidad hace necesario prever con escrupulosidad todos los pasos a seguir y constituye la

única forma de controlar los exámenes, procedimientos y pruebas que van a desarrollarse, y de esta

manera optimizar el tiempo para llevar a cabo aquellos procedimientos que han sido programados.

La planificación es un plan estratégico que se basa en los objetivos de la auditoría operacional. Su

objetivo consiste en realizar y ejecutar el proceso necesario para probar los objetivos planteados

mediante la realización de pruebas que permitan obtener evidencia suficiente, competente, pertinente,

que soporte la emisión de un informe con recomendaciones, si fuera el caso.

Todo ello, determinará el enfoque de planificación, es decir, la forma mediante la cual el auditor

operacional abarca su estrategia para la obtención de la evidencia. La obtención de la evidencia incluye

por tanto la planificación del trabajo y el diseño de los programas de auditoría.

4. NORMAS SOBRE LA PLANIFICACIÓN

En general las normas de auditoría hacen referencia a que el trabajo de auditoría, debe ser planeado

apropiadamente. Para cumplir con esta norma, se deberá diseñar una estrategia global, es decir, el

trabajo no puede realizarse de una manera improvisada, sino que es necesario hacer planes anticipados.

Esta planificación consistirá en decidir previamente los procedimientos que van a emplearse, su

extensión y en qué momento se van aplicar. Así como, planear los papeles de trabajo en que van a

registrarse los resultados. También forma parte de la planificación, decidir la cantidad de personal que

deberá asignarse al trabajo.

A estos efectos, se debe considerar:

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- La importancia del conocimiento de las actividades de la entidad y del contexto en el cual se

desarrollan.

- Utilización de técnicas y procedimientos para la realización del examen de la gestión operativa

de la empresa.

5. VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN

Las principales ventajas de la planificación permiten:

1. Identificar las actividades más importantes de la empresa.

2. Identificar puntualmente los problemas que puedan surgir a lo largo de la auditoría

3. Asignar el personal con la suficiente experiencia y conocimiento tanto de la entidad como del

sector.

4. Comunicar al equipo de auditoría los objetivos de la misma.

La planificación de la auditoría tiene que cumplir con los siguientes requisitos:

a) Precisión.- Acciones de antemano planeadas de una manera completa.

b) Flexibilidad.- Con relación a cambios imprevistos o circunstancias que hayan variado

c) Unidad.- Que se mencionen las acciones para cada actividad, y que estas estén coordinadas.

6. OBJETIVOS Y ENFOQUES DE LA PLANIFICACIÓN

El propósito de la planificación es identificar los objetivos de la auditoria, y concretar los

procedimientos necesarios para alcanzarlos, de una forma eficaz y con el menor costo posible, esto

implica la selección de técnicas y procedimientos a ser aplicables en el examen, y que se reflejen en un

programa de Auditoria.

La planificación, implica el desarrollo de una estrategia de la forma en que se espera o estima que

responderá la empresa, pues planificar consiste en definir el objetivo y determinar el plan de acciones

para conseguirlo, es decir, la forma más eficaz de distribuir los procedimientos de auditoría.

Se persigue un enfoque de actuación lógico adaptado a las características de la empresa y organizando

el trabajo de forma que se eviten duplicaciones, para ello es preciso tener presente la relación existente

entre los objetivos y los procedimientos de auditoría.

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7. LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA Y SU RELACIÓN CON LOS

PROCEDIMIENTOS

Las actividades que ejecuta la empresa se convierten para los auditores en los objetivos de auditoría, de

los que se trata de probar es si su ejecución se realiza con eficiencia, efectividad y economía, mediante

la aplicación de los procedimientos de auditoría. El mecanismo consiste en que para evaluar estas

actividades, se establece el objetivo específico de auditoría correspondiente y posteriormente, se

diseñan los procedimientos necesarios para obtener la evidencia suficiente y pertinente. Este proceso

culminará con el logro del objetivo fijado o revelará una deficiencia o debilidad en la actividad.

La evidencia proporciona los medios por los cuales alcanzamos ese estado de seguridad llamado

conocimiento, que se opone a la mera creencia.

Para obtener un conocimiento verdadero y lograr adquirir una evidencia válida, el auditor debe contar

con la capacidad y conocimientos adecuados, para así poder estar en condiciones de interpretar aquello

que examina. Cuando tratamos de obtener un conocimiento verdadero a través de nuestros sentidos y

observamos un objeto puede suceder que la afirmación de nuestros sentidos no sea válida, ya que el ver

no siempre es el creer, sino que depende de la interpretación que le demos a una cosa de acuerdo con

nuestros conocimientos.

Lo que demuestra que la evidencia materia de auditoría se deriva de una conclusión basada en el

conocimiento que tengamos de todo aquello que esté a nuestro alcance.

Este conocimiento se adquiere mediante el diseño lógico de los procedimientos de auditoría y su

aplicación.

8. EL CONTROL INTERNO

La función de planificación se orienta hacia el futuro; hacia lo que debe lograse y cómo hacerlo. En

esencia, la planificación incluye acciones en que los ejecutivos determinan los objetivos para el futuro

y los medios apropiados para lograrlo. El resultado de esta función es un plan conformado por cuatro

elementos fundamentales: los objetivos, las acciones, los recursos y la implantación.

Los Objetivos

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Especifican las condiciones futuras que los ejecutivos esperan lograr

Las Acciones

Son los medios o actividades específicas planificadas para lograr los objetivos

Los Recursos

Son las asignaciones en clase y cantidad que pueden ser aplicados a las actividades.

La implantación

Significa la asignación de dirección que debe tomar el personal para llevar a cabo el plan. La función

control, incluye todas las acciones que los ejecutivos llevan a cabo en su intento por asegurar que los

resultados reales concuerden con lo planificado.

Para que el control sea eficaz es necesario desarrollar estándares para las variables que pueden

controlarse para conocer hasta qué punto se está logrando los objetivos empresariales; cuando haya

información disponible para evaluar los estándares establecidos y la formulación financiera; cuando los

ejecutivos pueden tomar las acciones correctivas para corregir desviaciones y se cumplan las leyes y

normas aplicables; y cuando la empresa cuenta con un conjunto de procedimientos de control.

De lo expresado anteriormente, podemos concluir que la planificación y el control, son funciones

estrechamente relacionadas. La planificación tendrá poco valor si los ejecutivos no aplican mecanismos

de control aplicados.

II. METODOLOGÍA PARA LA PREPARACIÓN DE PROGRAMAS DE AUDITORÍA

OPERATIVA

La realización de una labor de auditoria y evaluación de las actividades de una empresa, debe ser

controlada por medio de la utilización de programas de auditoría, que constituyen planes formulados

por anticipado de lo que se pretende hacer.

Estos programas tienen las siguientes características:

1. Los Programas de Auditoria Operacional se preparan progresivamente, con base en los resultados

que se van obteniendo y a medida que el examen se desarrolla.

2. La preparación de los programas de auditoría operacional depende de un gran número de factores,

tales como: la naturaleza y complejidad de actividad bajo examen; por consiguiente, no es factible

preparar programas de auditoría estándar, excepto para el diagnóstico preliminar.

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3. Los programas de auditoría operacional se refieren por una parte a fases de la auditoría, vale decir,

a etapas o momentos del examen, y por otra, a condiciones, áreas débiles, hallazgos, etc. En

consecuencia, en la auditoría operacional habrá tantos programas como fases comprendidas en el

examen total, y cada programa se preparará de acuerdo a los resultados obtenidos en la fase

inmediata anterior.

Los programas de auditoría operacional tienen como característica fundamental, que son elaborados de

manera específica para hacer frente a las peculiaridades, necesidades y objetivos previstos. La

excepción se da en el programa del trabajo preliminar, que por la fuerza de las circunstancias se aplican

con un formato más o menos similar.

9. LAS NORMAS DE AUDITORÍA Y LOS PROGRAMAS DE AUDITORÍA

La evaluación de las actividades de la empresa, debe ser convenientemente controlada por medio de la

utilización de programas de auditoría, tal como establecen las normas de auditoría, en lo referente a

planificación.

Los programas de auditoría, son planes que se realizan por adelantado para la realización de una

evaluación y están basados en el propósito formulado para la evaluación, así como en la información

disponible que posee el auditor con el fin de obtener un mayor conocimiento sobre las actividades,

procesos, procedimientos y otros aplicados en la empresa.

10. BENEFICIOS DE LA PREPARACIÓN DE PROGRAMAS DE AUDITORÍA

La preparación de programas de auditoría constituye un medio que facilita el cumplimiento de nuestras

responsabilidades como auditores y tienen algunos beneficios, como los siguientes:

1.- Constituyen un plan sistemático por la descripción de los procedimientos a ser aplicados

en la evaluación.

2.- Permite la asignación de responsabilidades entre los miembros del equipo de evaluación.

3.- Facilita la supervisión del examen.

4.- Permite efectuar el seguimiento de los plazos para la ejecución de la labor encomendada

a los auditores.

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Los programas de auditoría, para ser útiles en la evaluación de las operaciones de una empresa, deben

ser lo suficientemente flexibles para permitir la imaginación e iniciativa personal del auditor en la

ejecución de los pasos o procedimientos contemplados en estos programas.

11. CARACTERÍSTICAS DE LOS PASOS O PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA

Cada programa de auditoría debe contener las siguientes partes:

a) Área de identificación

1.- Razón social de la entidad o empresa.

2.- Nombre del programa de auditoría.

3.- Alcance del examen.

4.- Identificación del responsable de su preparación.

5.- Fecha de inicio del examen o aplicación del programa.

6.- Fecha de conclusión del examen.

b) Área de análisis

1.- Propósito del examen.

2.- Pasos o procedimientos a desarrollar.

3.- Métodos o fuentes de la información.

4.- Fecha de inicio de ejecución del paso o procedimiento

5.- Fecha de conclusión del paso o procedimiento.

6.- Responsable o responsables de la ejecución del paso o procedimiento.

7.- Referencia al papel de trabajo que evidencia su realización o las causas de su no

ejecución.

Los aspectos que ameritan una explicación más amplia de sus características, son los referentes a:

Propósito del examen

Constituyen los objetivos o productos finales que se pretende alcanzar con el examen, aspecto por el

cual deben ser expuestos de manera clara y precisa, para su compresión por parte del personal que

aplicará este programa.

12. PASOS O PROCEDIMIENTOS A DESARROLLAR

Los pasos o procedimientos a aplicar consisten en las instrucciones específicas para llevar a cabo el

examen. En su contenido y diseño se deben cumplir los siguientes criterios:

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1.- Se debe escribir en tercera persona, por la connotación de orden o mandato que tiene

cada paso o procedimientos, enunciados en términos positivos y no de preguntas.

2.- Cada paso implica la aplicación de una o varias técnicas de auditoría, buscando que de

su aplicación se obtenga el máximo beneficio.

3.- Cada paso, que es en esencia una instrucción, debe ser estructurado de manera completa,

con el propósito que los responsables de su ejecución comprendan de manera plena la

naturaleza de la instrucción. Se espera un alto rendimiento del profesional encargado de

su aplicación.

4.- Justificar la incorporación de un paso o procedimientos en el programa de auditoría, para

de esa manera evitar la inclusión de procedimientos innecesarios.

13. MÉTODOS O FUENTES DE LA INFORMACIÓN

Con el propósito de obtener un máximo rendimiento del personal encargado de la aplicación del

programa de auditoría, se debe indicar las posibles fuentes y métodos para la obtención de información.

14. NORMAS PARA LA PREPARACIÓN DE PROGRAMAS DE AUDITORIA

En la preparación de programas de auditoría se deben aplicar las siguientes normas:

1.- Los programas de auditoría son papeles de trabajo, por consiguiente se deben aplicar,

en su preparación, normas referentes a identificación, supervisión, control y

referenciación.

2.- Los propósitos del examen se deben revelar en los términos más específicos posible y

deben ser fáciles de comprender y alcanzables por los auditores.

3.- Los programas de auditoría, excepto el de auditoría preliminar o diagnostico, deben ser

preparados de manera específica.

4.- En cada paso o procedimientos se deben establecer claramente la labor a realizar y las

causas y motivos de su inclusión.

5.- Los pasos o procedimientos se deben formular en términos positivos y no de preguntas.

6.- Los pasos o procedimientos deben implicar el uso y aplicación de una o más técnicas e

auditoría.

7.- Los pasos o procedimientos deben ser estructurados en forma secuencial y de ser posible

bajo el criterio de prioridad o importancia.

8.- Evitar la duplicidad de pasos o procedimientos.

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9.- En la aplicación de los pasos o procedimientos se debe tener permanentemente en

cuenta los atributos de los hallazgos de auditoría.

10.- Los programas deben ser flexibles, permitiendo la aplicación de iniciativas y criterios

utilizables en las circunstancias.

15. CLASES DE PROGRAMAS DE AUDITORÍA OPERATIVA

Los programas de auditoría operativa pueden ser de las siguientes clases:

1.- Memorándum de planificación

2.- Programa de auditoría preliminar o diagnóstico

3.- Programa de auditoría para el desarrollo de áreas críticas.

1.- MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN:

En atención a lo señalado en las normas de auditoría, se considera de utilidad preparar

un Memorándum de Planificación que comprenda información introductoria de carácter

general referida a la empresa, área, programa, función, etc. bajo examen.

2.- PROGRAMA DE AUDITORÍA PRELIMINAR O DIAGNÓSTICO

PRELIMINAR:

Por las características de la evaluación a practicar y el tipo de información que se

precisa, este programa es de carácter estándar con un formato más o menos similar, de

acuerdo con las peculiaridades, necesidades y objetivos formulados.

3.- PROGRAMAS DE AUDITORÍA PARA EL DESARROLLO DE ÁREAS

CRÍTICAS:

Con base en los resultados de la auditoría preliminar, se deben diseñar programas

adicionales, hasta lograr desarrollar plenamente el hallazgo de auditoría, lo que está

sujeta al grado de complejidad, que éste tenga.

En estos programas se debe evaluar y profundizar el estudio de los posibles hallazgos identificados,

determinando si una situación requiere acción correctiva, y si el asunto de hecho es de tal importancia

que merezca tal acción y determine la acción correctiva a ser recomendada o su discontinuación por ser

irrelevante.

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PRIMERA ETAPA

ALCANCE Y CONTENIDO DEL DIAGNÓSTICO PRELIMINAR

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El propósito del estudio preliminar es obtener información de todos los aspectos importantes

que rodean las operaciones de la empresa, sean estos internos o externos, lo más

rápidamente posible. Dicha información debe ser reunida de manera utilizable y de fácil

asimilación en la forma de papeles de trabajo, que sirvan como instrumento de trabajo para

el planteamiento de las futuras fases de la auditoría.

Una revisión general de la información obtenida durante el diagnóstico preliminar, permitirá

al auditor contar con la información sobre el contexto económico, político, legal, social y

cultural en el que la empresa desarrolla sus actividades. En el marco interno la información a

recopilar se refiere a los antecedentes históricos de la empresa, los recursos con los que

opera, sobre los mercados en los que influye, el modelo de organización y los valores con

que cuenta tales como la cultura empresarial, visión y misión. Y otros puntos importantes

de las operaciones que realiza, con base en los cuales se pueda comenzar a planificar el

trabajo de auditoría y hace planes para la revisión detallada.

Un punto importante para levar a cabo un efectivo estudio es realizado rápidamente. El

objetivo es acumular información útil en corto tiempo con base en cual se puedan hacer

planes para revisar y probar la eficiencia, efectividad y economía en la realización de sus

operaciones. Un diagnóstico preliminar no deberá ser un proceso largo y tedioso,

caracterizado por una laboriosa lectura de manuales, documentos y otros materiales. Debe

ser un proceso relativamente rápido de recopilación de información, cuyo resultado será

utilizado posteriormente.

Durante esta fase de trabajo no se debe perder el tiempo en demostrar la existencia de

deficiencias. Sin embargo, debe documentarse cualquier indicio de serias deficiencias

encontradas en las operaciones durante esta parte del trabajo, para que sean consideradas en

el momento de decidir en qué áreas, procesos o actividades se requiere un examen más

detallado y profundo. Este procedimiento permite un enfoque ordenado hacia el

planeamiento y logro de los objetivos de la auditoría y facilita la utilización de los esfuerzos

en las áreas en que pueden ser más beneficiosos.

La documentación obtenida durante el trabajo preliminar deberá ser utilizada para iniciar el

archivo permanente de papeles de trabajo. Esta documentación no se revisa en detalle hasta

el momento que se considere apropiado durante las fases siguientes.

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ALCANCE Y PROFUNDIDAD DEL ESTUDIO PRELIMINAR

El alcance y profundidad de este estudio depende de si es una primera auditoría o auditoría

subsecuente. Si es primera auditoría será conveniente seguir las orientaciones que se dan en

este capítulo dependiendo el grado de la profundización de la experiencia del auditor, del

conocimiento previo de la entidad, de la complejidad de las operaciones, etc.

En cambio, se si trata de una auditoría subsecuente, el estudio preliminar posiblemente

consista en una actualización y revisión del archivo permanente de papeles de trabajo. Sin

embargo, se debe considerar, el posible efecto que la dinámica de las operaciones y

actividades de la empresa tengan en la calidad de la información recopilada.

CRITERIOS A SER CONSIDERADOS PARA LA REALIZACIÓN DE LA FASE DE

DIAGNÓSTICO PRELIMINAR

La información que podría ser recopilada durante la ejecución de esta fase, estará en directa relación

con las características, tipo de actividad y naturaleza de las operaciones de la empresa.

Para efectos de la consideración del alcance de la fase de diagnóstico preliminar, primera fase de

la auditoría operativa, se recomienda considerar los siguientes elementos:

DETERMINACIÓN DEL PROPÓSITO DEL EXAMEN

Se debe fijar:

- Los objetivos de examen

- Fijar el alcance general

- Áreas de estudio que deben ser considerados en el examen, técnicas, procedimientos y métodos

que se utilizarán

- Establecer los indicadores que se emplearán Objetivos del Examen

Se deberá definir los objetivos del examen, porque constituyen la base que orienta todo el proceso de

evaluación. Constituyen los fines a los que se orienta cada una de las actividades que se ejecutarán

en el curso del examen.

ALCANCE GENERAL

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De acuerdo con normas de auditoría, el alcance del examen es integral, abarca todas las funciones,

actividades y procesos que ejecuta la empresa, en una primera instancia. Sin embargo, se debe

considerar la política básica de auditoría operativa que señala: que los esfuerzos se deben aplicar a

aquellas actividades y procesos donde la posibilidad de mejorar o cambiar, sea más perentoria. Se

podría también establecer el alcance del examen, con base en los requerimientos y necesidades de los

ejecutivos de la empresa. La objetividad con que se plantee el alcance permitirá tener mejores

resultados al término de la evaluación.

Áreas de Estudio a ser considerados en el examen, técnicas, procedimientos y métodos que se

utilizarán.

Se enumeran algunas áreas de estudio, así como el alcance que en cuanto a requerimiento

se refiere, que se puede realizar durante la etapa de ejecución del examen. La realización de

estos estudios dependerá del ramo, volumen operacional y la actividad de la empresa de que se trate.

Comprendería:

Entorno Empresarial

Se debe obtener información sobre el contexto económico, político legal, social, cultural y

demográfico en la que la empresa desenvuelve sus actividades. Con base en esta información se

debe realizar un análisis de los factores del entorno empresarial, que son potenciales y adversos para

la empresa, estos son:

- Económico

Es un análisis del marco económico general, del planteamiento económico, la política fiscal y

tributaria, las características del consumo, y otros de naturaleza similar. El tipo de recursos naturales,

su ubicación y disponibilidad. Identificación del perfil y fuerzas que compiten en el mercado, en el que

actúa la empresa.

- Legal

La constitución política del país, las disposiciones tributarías y de control de las empresas.

- Cultural

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Se consideran los antecedentes históricos, ideológicos, valores y normas de la sociedad. Se trata de

determinar principalmente el tipo de sociedad en que se encuentra enmarcada el país y la empresa,

la forma de pensar de los individuos que trabajan en ella, su educación y al medio en el que se han

desarrollado.

- Demográfico

En relación con las características de los recursos humanos, su cantidad, distribución, sexo,

concentración y urbanización.

Base Legal

Se debe obtener información y analizar la Minuta de Constitución, Estatutos y otros documentos de

la empresa y determinar si su propósito inicial resulta actual. Se debe considerar el tiempo

transcurrido de la creación de la empresa a la fecha y determinar su vigencia y la de sus reglamentos

y contrato.

Si se trata de una empresa del sector público, se considerará la disposición legal que determinó la

creación de la entidad.

Antecedentes Históricos

Se debe preparar un resumen de los antecedentes históricos de la empresa, haciendo hincapié en los

logros obtenidos, así como posibles conflictos en el pasado y las formas de solución encontradas, la

función social que cumple y el crecimiento histórico. Dicho relato debe permitir tener una perspectiva

adecuada de las características de la empresa en su pasado y presente.

Características Geográficas

Se debe obtener informador sobre las características del medio geográfico en que desarrolla sus actividades

la empresa, y determinar el impacto en las operaciones de la empresa. Los aspectos a considerarse son:

Características del Clima

- La distancia a los centros productivos e industriales de aprovisionamiento de insumos de

la producción

- Facilidades para la contratación de recursos humanos y obtención de materiales

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- Cercanía a los mercados de consumo

- Facilidades en el transporte de los productos terminados e insumos de la producción

- Acceso a los servicios públicos como teléfono, agua, energía eléctrica,

combustibles.

Aspectos Económicos

Se debe obtener información y practicar un análisis de la situación económica de la empresa con

su propósito de conocer los siguientes aspectos:

- Características del mercado en el que opera la empresa

- Posibilidades económicas de participación en el mercado

- Determinar el lugar que ocupa la empresa dentro de la comunidad económica a la que

pertenece

Sistema de Planteamiento

El propósito es obtener información sobre las características del sistema de planeamiento implementado

por la empresa, en los siguientes aspectos:

- Características formales del modelo de organización.

- La congruencia de la organización con los objetivos y metas establecidas.

- Determinación de la confianza, creencias, interdependencia, responsabilidad,

participación compartida multigrupal.

- Mecanismos de seguimiento de objetivos y políticas.

- Oportunidades de las decisiones.

- Determinación de los procedimientos que se aplican en la empresa.

Sistema de Control Interno

El sistema de control interno es un medio para dar eficiencia a las operaciones de la empresa, por lo

que será necesario obtener información respecto a suficiencia y efectividad de control y las

características del control interno y específicamente a los siguientes componentes:

- Entorno de control, y el grado de compromiso del personal en su aplicación y

cumplimiento.

- Evaluación de riesgo, la realización de actividades supone la existencia de un riesgo, la

empresa debe establecer los mecanismos para su identificación, análisis y tratamiento.

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- Actividades de control, que se identifican con la aplicación de políticas, procedimientos y

prácticas, para realizar el control interno.

- Información y comunicación, vinculadas con las características de un adecuado sistema de

información gerencial.

- Supervisión, las prácticas de evaluación periódica para mejorar el sistema de manera

permanente.

Características del Sistema de Personal

El propósito es de tener información y documentación sobre la modalidad de administración de

estos recursos, uno de los más valiosos en la empresa, para el efecto se debe abarcar los siguientes

aspectos:

- Características el sistema implantado en los procesos de: reclutamiento, selección,

contratación, introducción y desarrollo.

- Sistemas y procedimientos de evaluación del personal

- Políticas motivacionales

- La existencia y aplicación de programas de capacitación y adiestramiento

- Información referente a los índices de rotación, antigüedad, formación y otros relativos al caso.

- Políticas de sueldos y salarios

- Características de clima o ambiente laboral

- Características de las relaciones sindicales

Evaluación de los recursos físicos

Se obtendrá información sobre el volumen y características de los recursos físicos con que cuenta la

empresa y comprende los siguientes elementos:

- Características y configuración de las instalaciones, equipos, mobiliario e inmuebles.

- Obtener información sobre la evaluación de estos bienes, por lo menos los tres últimos

años.

- Efectuar una inspección sobre el área y distribución de estos bienes.

Sistema de Compras y Suministros

Se trata de obtener información sobre los procedimientos que se utilizan para la realización de

las compras, para tal efecto se debe indagar sobre:

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- Las características de la base de datos de proveedores

- Las políticas de compras aplicadas a la fecha

- Las modalidades y condiciones de compra de insumos para la producción: precio,

crédito, tiempo de entrega, descuentos, devoluciones y calidad.

- Políticas y prácticas para la administración de los inventarios. La recepción y almacenamiento

de producto

Sistema de Producción

Se debe obtener información relativa al sistema de producción utilizado por la empresa,

básicamente en los siguientes aspectos:

- Características del sistema de planeamiento, programación y control de la producción.

- De ser posible, graficar el o los sistemas de producción, aplicados por la empresa

- Realizar una visita de inspección y observación a las instalaciones

- Obtener información referente a los costos de producción, por tipo de producto, y preparar

estados comparativos, de por lo menos los últimos tres ejercicios.

- Precisar las políticas y procedimientos de mantenimiento de bienes de uso y de

producción

Sistema de Comercialización

Se determinan la posición de la empresa en el mercado y el grado de competitividad.

- Métodos para la planeación de las ventas

- Características del presupuesto de ventas

- Obtener las políticas de ventas que se aplican

- Obtener los estudios de mercado actual y potencial, si existen

- Procedimientos para el establecimiento de los precios de venta de los productos

- Información sobre los costos de publicidad y promoción

- Métodos de distribución de los productos al consumidor

- Impacto de la competencia en las actividades de la empresa

Los requerimientos de información sobre este sistema son básicamente los siguientes:

- Los tipos de sistemas de información con que se cuenta

- Características del sistema de información contable y financiero

- Nivel de automatización de los sistemas

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Recursos Financieros

La información a obtener tiene relación con los siguientes aspectos:

- Estados Financieros, comparativos de por lo menos los tres últimos ejercicios

- Estados de costos operativos, por similar período

- Estados de ejecución presupuestaria por similar período. Considerando:

Proceso de control presupuestario

La metodología de planeación presupuestaria

Prácticas para la elaboración del presupuesto

Criterios de distribución del presupuesto por áreas y actividades

Procesos de control del presupuesto

Procesos de cierre y evaluación del presupuesto

- Estructura de las inversiones

- Composición de los bienes de capital

- Composición de las obligaciones por créditos obtenidos

La información analítica financiera que se presente deberá contemplar comparativa detalladamente

los distintos conceptos que integran los estados financieros, así como aquella información que a juicio

del auditor sea conveniente desglosar.

Impacto Ambiental

Se debe obtener información sobre los siguientes aspectos:

- Política medioambiental que se aplica en la empresa

- Grado de divulgación y comunicación de esta política entre los empleados de la empresa

- Estudios sobre naturaleza, magnitud e impactos medioambientales aplicables, y con otros

requisitos que la empresa suscriba.

- Indagar respecto a sí se ha establecido y mantiene al día la empresa procedimientos para

identificar los aspectos medio ambientales de sus actividades, proyectos y servicios.

- Las medidas adoptadas para evitar o disminuir daños a la salud y al ambiente.

Aspectos Adicionales

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Estos requerimientos de Información se determinan considerando las características y necesidades de

cada empresa. Algunos son:

- Informes y estudios emitidos sobre las actividades de la empresa, por funcionarios de la

empresa, así como, personal externo.

- Conocimiento de la existencia de problemas no resueltos por la empresa

- Impacto del avance tecnológico en la rama de actividad de que se trate y su impacto en

el mercado

Técnicas de Apoyo

Las técnicas son los métodos prácticos de investigación que el auditor utiliza para lograr obtener la

información necesaria para poder emitir opiniones y recomendaciones objetivas.

Se deben usar sólo los métodos prácticos de investigación, que permitan obtener la información

necesaria y tener pruebas y evidencias de los hechos y circunstancias inherentes de lo evaluado,

esta información será útil para que el grupo pueda emitir una opinión de la situación de la empresa. Estos

métodos son elementales en la aplicación del estudio y no pretender limitar al auditor a usar otros.

La intención al seleccionar los métodos debe ser formar un esquema que sirva de base para organizar y

sustentar los resultados.

La elección, las técnicas o instrumentos de análisis están en relación con la factibilidad de su

aplicación y de la actividad a giro de cada empresa particular.

Indicadores para la evaluación

Si la empresa cuenta con un sistema de medición de sus actividades traducido en estándares, normas,

indicadores, ratios y otros similares, se facilita en gran medida el examen de auditoría y los hallazgos del

examen estarán respaldadas con evidencia suficiente y competente y por consiguiente, defendibles.

Cuando la empresa no cuenta con un sistema de medición, obliga al auditor el diseño de los indicadores

principales de la función, proceso, procedimiento, etc. Los mismos que se deben acordar y encontrar puntos

de coincidencia con los responsables de la actividad operativa sujeta a evaluación y de esta manera eliminar

posibles desacuerdos.

Para que la evaluación sea objetiva hay que establecer criterios de medición y de esta manera se elimine

cualquier criterio subjetivo. En lo posible, los criterios de medición, se deberían establecer en términos

cuantificables, para facilitar la interpretación.

Fuente de las Normas de Evaluación

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Para efectos de la auditoría se debe relacionar la ejecución real (condición) con las normas

establecidas (Criterio), con el propósito de establecer desviaciones o hallazgos, de los que se derivan

las recomendaciones. Esta comparación proporciona evidencias sobre si las operaciones son

ejecutadas de manera económica, eficiente y efectiva. Para efectos del examen, las fuentes de las

normas de evaluación serán básicamente las siguientes:

- Contempladas en los planes, objetivos y metas

- Contenidas en contratos de obras o servicios, convenios y reglamentos

- Leyes, políticas, directivas e instrucciones

- Experiencias administrativas

- Sentido común

- Resultados de sedes o estadísticas históricas. Comparaciones con otras empresas o actividades

internas similares.

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SEGUNDA ETAPA

EXAMEN PROFUNDO DE LAS ÁREAS CRÍTICAS

Concluida la primera fase del diagnóstico preliminar, se hace necesario, de acuerdo con la política

básica de auditoría operativa, dirigir los esfuerzos de auditoría hacia las áreas en que se necesita

cambiar o mejorar el sistema políticas métodos, procedimientos administrativos, el objetivo es evaluar

la eficiencia, efectividad y economía con las actividades se ejecutan e identificar las posibles

debilidades importantes que pueden requerir un examen más detallado.

Según lo indicado en la primera fase, el análisis de la información general obtenida durante el estudio

preliminar, es útil para identificar áreas o actividades en las cuales la existencia de una debilidad en la

gestión puede afectar seriamente los intereses de una actividad, operación, programa, etc.

En algunos casos, durante la primera fase se abran encontrados indicios de serias debilidades operativas

o importantes efectos adversos en determinada área o actividad

Sin embargo, probablemente se necesita más información antes de determinar si es necesario un

examen más detallado.

Durante esta fase, el auditor debe acumular información adicional sobre la operación y funcionamiento

de los diferentes componentes de la actividad de la empresa ya existentes, lo cual será útil para

identificar aquellos asuntos para los que se requerirá más tiempo y esfuerzo al hacer un examen más

profundo.

Con la obtención adicional, el auditor puede tomar decisiones más reales acerca de la naturaleza acerca

del examen profundo de áreas críticas identificadas para lograr los objetivos estableados .También será

útil al hacer un estimado de los requerimientos de un personal adicional, programar el trabajo y fijar

plazos para la determinación de la labor de auditoría y presentación del informe.

OBJETIVOS DEL EXAMEN PROFUNDO

El propósito del examen profundo de áreas críticas, incluye el desarrollo apropiado de los hallazgos

detectados por la auditoría. Esta fase constituye el medio por el que se logran los objetivos de la

auditoría, establecidos como tarea específica. Como resultado de labor ejecutada en esta fase se

obtienen datos, se desarrollan hallazgos, se forman opiniones, llegan a conclusiones y se hacen

recomendaciones. Tal información representa la base del informe y otras comunicaciones relacionadas

con los resultados de la auditoría.

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No es factible examinar las operaciones efectuadas, ni tampoco es necesario un examen de tal

magnitud. Las prácticas administrativas implican la aplicación de sistemas, procedimientos, prácticas y

métodos que proporcionan un grado razonable de control de las operaciones ejecutadas.

El auditor puede cumplir con su responsabilidad por medio de la revisión y prueba del funcionamiento

adecuado de los sistemas, procedimientos, prácticas, métodos, etc. A través de un examen lo suficiente

profundo como para poder emitir y respaldar opiniones apropiadas sobre la efectividad de las

operaciones y lograr identificar y revelar las debilidades que en el interés de la entidad deben ser

corregidas, mejoradas, simplificadas o cambiadas.

El examen debe incluir una investigación de las causas y resultados de acciones por decisiones

administrativas específicas. Este tipo de trabajo se utiliza para conocer y evaluar su efectividad en

relación con las actividades que han sido asignadas.

Loe objetivos específicos de la auditoría que se logran por medio de un examen profundo de las áreas

críticas, varían seguís naturaleza y características de la tarea. El grado de énfasis dado cualquiera de las

áreas críticas, dependerá de la importancia del hallazgo y de la racional utilización de los recursos

humanos en función de los distintos factores implicados.

Para una efectiva labor de auditoría se requiere un conocimiento de los sistemas, procedimientos,

prácticas, políticas genérales y especificas aplicables a la actividad, propósitos, metas, objetivos de la

operación o función bajo examen.

Como requerimiento general debe considerarse la eficiencia de los sistemas, procedimientos, prácticas

o métodos a desarrollar ampliamente todos los aspectos que para los auditores denotan ineficiencia. El

alcance de este requerimiento es tan amplio como el alcance de cada auditoría en particular. Una

posible conclusión a la que podrían llegar los auditores después de efectuar casi todo un examen

profundo a las áreas críticas es aquella relacionada con la eficiencia, con que lleva a cabo la operación

o función bajo examen en si o los posibles defectos de tal operación o función sobre las operación y

examinar las deficiencias operantes.

Durante estos exámenes el auditor debe estar alerta para encontrar prácticas antieconómicas,

inapropiadas o insatisfactorias en la utilización de los recursos aplicados en las operaciones y examinar

las deficiencias operantes.

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Esto implica organizar a la empresa para que no exista ninguna pérdida de tiempo durante el proceso de

producción de bienes o servicios, es ahí donde comienza los problemas del viejo paradigma: Las

empresas tradicionales no están estructuradas para ofrecer rapidez.

Los modelos tradicionales de administración seguidos por las empresas, están presentando grandes

deficiencias para adaptarse a entornos altamente competitivos, turbulentos y cambiantes, se necesita

evolucionar a modelos más dinámicos y flexibles capaces de asimilar los nuevos entornos

empresariales y hacer más competitivas a las empresas.

ENFOQUE PRÁCTICO DEL EXAMEN DE ÁREAS CRÍTICAS

Un enfoque satisfactorio para una revisión y evaluación de la naturaleza, efectividad y utilidad de los

sistemas, es revisar los procedimientos y prácticas realizadas realmente en operaciones y transacciones

específicas.

Después de seleccionar actividades que serán examinadas durante la auditoría, basándose en la

información obtenida durante la primera fase, se debe hacer un examen detallado y directo de algunos

procedimientos, operaciones, métodos, prácticas, etc. Específicas relacionadas con los sistemas,

procesos y actividades sujetos a examen.

También se podrían identificar las debilidades operacionales por medio del examen de informes

gerenciales e indagación a los funcionarios, responsables y vinculados con la actividad sujeta a la

evolución, así como inspecciones de las actividades, procesos y practicas involucradas.

Este examen debe ser lo suficientemente profundo como para obtener información práctica acerca de lo

siguiente:

- ¿Qué se está haciendo?

- ¿Por qué se está haciendo, es necesario hacer?

- ¿Por qué se hace ahí, porque no en otro lugar?

- ¿Cómo se está haciendo, por que se hace de ese modo, es la única manera de hacer?

- ¿Quién lo hace, por qué esa persona, es indispensable que lo haga esa persona?

- ¿Qué factores incluye en las operaciones, se puede mejorar, simplificar, suprimir o cambiar?

Este método de revisión permite a los auditores determinar los procedimientos realmente seguidos y las

políticas aplicadas por la entidad con relación a operaciones específicas, es mucho más satisfactoria

que una revisión detenida y general de los manuales de políticas y procedimientos de una entidad o una

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eventual selección de operaciones especificas sometidas a exámenes para determinar si se está

cumpliendo con las políticas o procedimientos prescritos.

Un excesivo estudio de los manuales de empresa, sin hacer referencia a las operaciones reales no

conduce a una auditoría eficiente y efectiva.

La experiencia ha demostrado que el enfoque directo da como resultado una identificación más rápida

y eficiente que las debilidades y deficiencia que requiere que un examen más profundo por lo tanto la

revisión de los sistemas, políticas, procedimientos, métodos, etc. Que gobiernan las actividades de una

empresa, se hará normalmente basándose en un examen directo de las actividades, operaciones,

transacciones o proyectos seleccionados.

El enfoque directo, exige una actitud analítica, mente abierta y libre de perjuicios para detectar

situaciones conducentes a eliminar combinar, mejorar, simplificar y en su caso cambiar algún o algunos

de los métodos, practicas, procedimientos, sistemas actividades y procesos.

Se debe tomar en cuenta debidamente la circunstancia especial y los objetivos establecidos para cada

auditoría, al determinar la naturaleza y alcance del examen. Por lo tanto, no se puede establecer reglas

rígidas con relación al trabajo que deben efectuarse o las técnicas que pueden utilizarse en esta

revisión, el juicio e ingenio de los auditores juega un papel importante en esta labor y su enfoque debe

concordar con cada situación.

El examen directo de las operaciones se realiza con el propósito de lograr que las operaciones de la

empresa se realicen con eficiencia, efectiva y economía; esto se logra eliminando, combinando,

simplificando o cambiando las actividades, procedimientos, métodos, practicas, etc. En actual

aplicación por parte de la empresa.

SELECCIÓN DE OPERACIONES Y ACTIVIDADES ESPECÍFICAS

La naturaleza de las operaciones o transacciones que han de revisar dependerán de la naturaleza de los

objetivos y metas de la evaluación y del análisis que haga de los componentes importantes de las

actividades bajo exámenes, basados en el trabajo de la fase uno.

El método de seleccionar operaciones específicas y rastrearlas a través de su procedimiento dentro de la

empresa, permite conocer los procedimientos realmente seguidos en las actividades o procesos y si

estos son acordes con los objetivos, políticas y normas aplicables a la empresa.

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Las operaciones son actividades seleccionadas para el análisis y revisión, deben ser representativas y

deben incluir cualquier asunto importante fuera de lo común con este proceso, el número o muestras

seleccionadas para este tipo de estudio, es menos importante que su carácter representativo.

Para efectos del análisis de operaciones se debe considerar las siguientes interrogantes:

QUIEN

¿Quién lo hará?

¿Por qué?

¿Quién debería hacerlo?

¿Quién otro debería hacerlo?

QUE

¿Qué se está haciendo?

¿Qué debería hacerse?

¿Qué otra cosa podría hacerse?

¿Qué otra cosa debería hacerse?

DONDE

“¿Dónde se hace?”

"¿Dónde debería hacerse?"

"¿Dónde podría hacerse?"

"¿En qué otra parte debería hacerse?"

CUANDO

"¿Cuándo hacer?"

"¿Cuándo se hace?"

"¿Cuándo podría hacerse?"

"¿Cuándo debería hacerse?"

"¿En qué otro momento debería hacerse?"

PORQUE

"¿Por qué se hace?"

"¿Por qué hacerlo en ese lugar?"

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"¿Por qué en ese momento?"

"¿Por qué de esa manera y forma?"

"¿Por qué en esa actividad?"

"¿Por qué no en otra actividad?"

COMO

"¿Cómo se hace?"

"¿Cómo debería hacerse?"

"¿Cómo podría hacerse de otra manera?"

"¿Cómo se podría eliminar, cambiar, combinar o simplificar lo que se hace?"

En la revisión y evaluación se deben tomar en cuenta los siguientes factores generales, considerando

los aspectos mencionados anteriormente:

- Si los sistemas, políticas, actividades, procesos, procedimientos y prácticas ejecutadas y

aplicadas en la realidad, están en conformidad con lo planeado por los ejecutivos.

- Si el sistema de control interno y los procedimientos aplicados proporcionan un control

satisfactorio de los recursos físicos, financieros y humanos.

- Si las practicas aplicadas dan corno resultado la promoción o protección de los de la entidad,

tomando en cuenta todos los factores.

Los factores específicos que deben considerarse durante esta revisión sobre los logros obtenidos,

niveles de productividad, eficiencia operativa, cumplimiento de políticas, normas y otros establecidos

por los ejecutivos, incluyen:

Grado de efectividad de la planeación para anticipar problemas.

Uso de los recursos con eficiencia, efectividad y economía.

Vigencia de la misión y visión de la empresa.

La cultura y el clima empresarial.

Posibles acciones de duplicidad de esfuerzo.

Uso inapropiado o indebido de fondos disponibles.

Falta de aceptación de responsabilidad.

El grado de utilización de los recursos materiales, financieros y humanos.

Características de la estructura organizacional.

Capacidad e idoneidad del personal, especialmente con referencia a las debilidades o

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deficiencias encontradas.

Unidad de operaciones o de servicios innecesarios o ineficaces con relación a su costo de

mantenimiento.

Atrasos en el trabajo y formas de combatirlos.

La existencia de productos defectuosos y sus implicaciones en los costos.

Carencia de normas y/o inadecuada aplicación de mismas existentes que impiden la evaluación

de los logros, producción, eficiencia, utilización de recursos y servicios y otros factores que

requieren evaluaciones administrativas continuas.

Falta de claridad en los procedimientos escritos, lo cual resulta en interpretaciones inapropiadas

e incompetentes.

La precisión, confiabilidad, utilidad y oportunidad del sistema de información gerencial.

Si se toma en cuenta esta clase en factores durante la revisión, se puede obtener un conocimiento plano

y total de forma en que se efectuarán las operaciones bajo revisión y una percepción de la efectividad

de los sistemas, actividades, procesos, procedimientos y prácticas. Tal conocimiento es esencial para

una auditoría eficaz, además, este tipo de resultado de una revisión proporciona una base para el

planeamiento del trabajo necesario al examinar la efectividad y utilidad de los controles según

procedimiento prácticos y métodos de la entidad.

RESULTADOS ESPERADOS DE LA EJECUCIÓN DE ESTA FASE

Los resultados esperados se traducen en:

Identificación de las áreas críticas o problemática de mayor significación y que merezcan un

examen más profundo y cuyos resultados podrían conllevar a beneficios importantes.

Permitir el establecimiento del alcance y profundidad de las pruebas a ser aplicadas en la

siguiente fase.

Facilitar la determinación de los recursos humanos necesarios a ser aplicadas y utilizados

durante la siguiente fase o por parte de ella, tanto auditores con especialidades específicas y

personal de apoyo especializado, como de asistentes o auxiliares.

Permitir estimar el tiempo requerido para completar el examen y presentar el informe.

AI terminar la ejecución del programa de auditoría de esta fase es necesario considerar en forma

objetiva la importancia relativa de las posibles desviaciones observadas y su impacto en las

operaciones, identificando y seleccionando aquellas áreas críticas o problemáticas más importantes que

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con el tiempo y recursos disponibles permitirán su examen en la profundidad necesaria, como para

desarrollar e informar sobre los hallazgos correspondientes. En efecto, este momento de pausa,

reflexión y planificación del resto del examen es quizá una de las funciones más importantes del

auditor jefe de equipo.

Sin embargo, él no debe tornar decisiones en forma aislada sobre las posibles áreas críticas. Tiene que

discutirla con los miembros del equipo de auditores que han participado en la primera fase con el

auditor supervisor y lo más importante, con los funcionarios apropiados de la unidad misma. Tratando

de lograr sobre la base de consideraciones de todos los elementos de juicios posibles, la selección de las

áreas para el examen profundo, cuyos resultados se presentaran en mayor beneficio para la entidad.

Al elaborar el programa siguiente, es necesario incluir procedimientos respecto a cada área crítica para

determinar:

Si realmente requiere acción correctiva.

Si su importancia merece dicha acción y su correspondiente costo

Si la acción debe ser tomada.

Su naturaleza general.

El examen profundo de las áreas críticas constituyen entre el 80 y 90% de las labores de auditoria

operacional y obviamente es la fase más importante. En esta fase se desarrollan completamente los

hallazgos significativos relacionados con cada área crítica escogida para el examen profundo al

concluir la segunda fase, es esencial haber determinado las condiciones actuales, los criterios de

comprobación y evaluación, el efecto negativo y la causa o causas que motivaron cada desviación o

problema identificado.

En esta fase se amplía el equipo de auditoría de acuerdo a las necesidades específicas, aumentando

auditores tanto como para utilizar especialistas en áreas técnicas especificas, de acuerdo a las

circunstancias. Los auditores a través de la experiencia y su propio desarrollo, normalmente pueden

cubrir la mayoría de las áreas críticas y las necesidades de obtener evidencia e información. Deben

cuidarse de no intentar utilizar especialistas de apoyo como muletas para cargar con el peso del examen

profundo, si no utilizar sus servicios con precisión y únicamente cuando sea necesario. Los

especialistas pueden ofrecer asesoría técnica sin la necesidad de participar en el trabajo de campo (por

ejemplo: abogados e ingenieros).

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Al terminar esta fase es necesario programar la ejecución de la siguiente fase, a través del planeamiento

de la estructura, organización y contenido del informe, así como el planeamiento de la conferencia o

conferencias finales.

TERCERA ETAPA

DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA

LIC. GUSTAVO GIL


El desarrollo de los hallazgos de auditoría es el proceso más importante de la auditoría operativa,

porque define los resultados y todo aquello que merecerá ser comunicado a los destinatarios del

informe.

La palabra "hallazgo" tiene relación con el verbo "hallar" que es sinónimo de "encontrar".

Efectivamente un hallazgo es algo que se encuentra, que está fuera del auditor en forma latente o

patente, que él en cierto sentido descubre y pone en conocimiento de otros.

Es el resultado de recopilación, análisis, síntesis y evaluación de información pertinente a un sistema,

proceso, actividad, operación, función, unidad, etc., cuyo conocimiento se considera de enteres y

utilidad para determinar personas y respecto de la que pueden formularse recomendaciones.

Un hallazgo puede consistir en:

Hechos e información que podrían referirse a cosas, situaciones o relaciones.

Conclusiones basadas en análisis de los hechos y de información concernientes a estos hechos.

Como podrá advertirse un hallazgo es el resultado de información desarrollada, reunida lógicamente y

que motiva conclusiones basadas en dicha información, la cual podría estar todo el tiempo ahí y

posiblemente ser de conocimiento de otras personas.

GÉNESIS DE HALLAZGOS

Un hallazgo de auditoría comienza a tomar forma a partir de un proceso de comparación entre algo que

se percibe o capta y punto de referencia que generalmente consiste en formas preconcebida de

existencia o realización.

De la realización de comparación pueden resultar coincidencias o divergencias. Estas últimas podrían

ser en exceso o defecto, positivas o negativas, favorables o desfavorables, potenciales o definidas.

El resultado de la comparación puede emerger instantáneamente a ser el producto de un proceso más o

menos largo y complicado. Emerge instantáneamente cuando lo percibido es un hecho, una situación o

relación real cuya forma de existencia o realización es única y generalmente aceptada. Es un producto

de un proceso mas o menos complicado y largo cuando lo percibido o captado no se pone en evidencia

a primera vista debiendo llevarse a cabo un trabajo de identificación. Por supuesto que en la

experiencia y capacidad del auditor.

ATRIBUTOS DE UN HALLAZGO

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Aquello que percibe o capta podría ser "lo que es ", lo que se encontró o lo que se realizó, se conoce

como "CONDICIÓN" y los puntos de referencia con los que se compara los percibido o captado podría

denominarse "lo que debería ser", lo que debía haberse hecho, que se conoce como “CRITERIO”.

¿QUÉ ES LA CONDICIÓN?

En materia de administración no se cuenta con unidades de medición para todas las posibles situaciones

percibidas o captadas, con base en las cuales las diferentes situaciones puedan medirse, de tal manera

que para los diferentes elementos que interviene en la gestión de las empresas que no son

necesariamente cuantitativa pudiendo ser de naturaleza cualitativas, se decidió nominar estos hechos

con las expresión “CONDICION”.

¿QUÉ ES EL CRITERIO?

El criterio es posiblemente el atributó clave de un hallazgo de auditoría, hasta tal punto que puede

determinar la calidad de los resultados el examen.

Solo será posible establecer o desarrollar hallazgos importantes teniendo conocimiento o dominio de

las diferentes formas bajo las cuales puede presentarse un criterio. Sin embargo, dicho conocimiento y

dominio no es suficiente y debe ser complementado con una buena dosis de experiencia y alta

capacidad de discernimiento del auditor.

Lamentablemente la administración no es una ciencia exacta y por lo tanto no tiene un conjunto de

leyes de tipo causal como la física, la química, incluso la economía. Hay autores que cuestionan que

puede ser una ciencia, mientras que otros afirman que no tiene algo de ciencia y algo de arte. Sobre la

definición misma de administración todavía no existe acuerdo general.

La administración opera con una serie de factores extremadamente cambiantes, tales como la capacidad

del administrador, el medio en el que opera la empresa, el tipo de actividad, los elementos

coyunturales, la tecnología, las tradiciones, costumbres, etc.

Por estas razones puede resultar en determinadas circunstancias bastante difícil definir un criterio, hasta

el extremo de no llegar a un acuerdo sobre el.

Afortunadamente los ejecutivos de las empresas determinan adelantadamente las normas, estándares,

indicadores y otros que representan los rendimientos y realizaciones deseados, así como los objetivos,

metas, políticas, presupuestos, procedimientos, cursos de acción, métodos, estrategias y programas, con

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esta base se dispone de un cuerpo de criterios que alcanzan a la casi totalidad de los sistemas, procesos,

actividades, funciones, operaciones, etc. de la empresa.

CRITERIOS Y NORMAS

Las normas pueden adoptar formas concretas y referirse a situaciones físicas, a los costos, al capital, a

los ingresos, a los programas e incluso ser intangibles.

Normas Físicas

No tienen relación con medidas monetarias y competen al aspecto operativo de la empresa, con el

empleo de materiales y bienes.

Asumen expresiones cuantitativas y reflejan mediciones tales como:

Rendimiento por horas - máquina.

Rendimiento de la materia prima insumida por horas - máquina o unidad de producción.

Capacidad de producción.

Porcentaje de rechazos internos y externos.

Capacidad ociosa.

Cantidad de combustible por unidad de energía producida.

Porcentaje de mezcla de arena y cemento.

Contenido de alcohol de una cerveza.

Porcentaje de transparencia del vidrio, etc.

También pueden reflejar calidad, a saber:

Durabilidad de una tecla.

Peso de un papel.

Potencia del motor de un vehículo.

Capacidad de memoria de un ordenador personal, etc.

Normas de Costos

Tienen relación con medidas monetarias y con el aspecto operativo de empresa.

Traducen los valores monetarios de los costos operativos, tales como:

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Costo directo o indirecto por unidad de producción.

Costo de venta por unidad producida.

Costo por kilómetro de asfalto.

Costo de construcción por metro cuadrado.

Economicidad de la mano de obra.

Economicidad de los materiales, etc.

Normas de Capital

Se relacionan con el capitán invertido en la empresa y su relación activo, pasivo y resultados, tales

como:

Rentabilidad operativa.

Rendimiento de la inversión

Capital de trabajo.

Rotación de inventarios.

Ciclo de los inventarios.

Rotación de las deudas comerciales.

Autonomía financiera, etc.

Normas de Ingresos

Son expresiones monetarias de las ventas, tales como:

Ingresos por áreas geográficas.

Ventas por medio de vendedores.

Ingresos por kilómetros recorridos.

Gastos por publicidad y las ventas por unidad.

Cumplimiento de pedidos.

Devoluciones comerciales.

Porcentaje de quejas.

Incremento de la clientela, etc.

Normas de Programas

Son factores que pueden utilizarse como normas objetivas para evaluar el progreso y desempeño del

programa al que por su naturaleza corresponden, de hecho apreciaciones subjetivas de valoración, tales

como:

Desarrollo de nuevos productos que podría evaluarse por el tiempo que dura la ejecución.

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Cumplimiento de un programa de capacitación y entrenamiento.

Cumplimiento da las metas de ejecución de obras.

Cumplimiento del programa de vacunación, etc.

Normas Intangibles

Son normas que no se expresan ni en términos monetarios, ni unidades físicas.

Están referidas al capital intelectual de la empresa, tales como:

- Activos de mercado:

La utilización de las marcas.

La calidad de la clientela.

El grado de fidelidad de los clientes para con la empresa.

La repetitividad de los negocios.

La existencia de reserva de pedidos.

Los canales de distribución de la producción.

Acuerdos para el uso de licencias y franquicias, etc.

- Activos de propiedad Intelectual:

El Know - How desarrollado por la empresa en sus operaciones.

Los secretos de fabricación utilizados.

Las patentes aplicadas a fa producción.

Derecho de autor vigente.

Modelos de servicios, etc.

- Activos centrados en el Individuo:

Pericia colectiva de los empleados y obreros.

Capacidad creativa de los funcionarios.

La habilidad para resolver problemas.

El liderazgo existente.

Capacidad empresarial y de gestión, etc.

- Activos de Infraestructura:

La cultura empresarial vigente.

Los métodos de dirección aplicados.

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La estructura financiera.

Las bases de datos del mercado y los clientes.

Los sistemas de comunicación, existente, etc.

PARIDAD DE LAS NORMAS

No obstante que toda empresa empieza por fijar normas de rendimiento o realización óptimas, el

auditor debería determinar los niveles deseados que podrían alcanzar dicho rendimiento o realización.

Verificar que las normas establecidas sean las adecuadas.

En otras palabras:

¿Qué puede considerarse como una expectativa razonable o paridad de buen desempeño o realización?

Para casi todas las normas la paridad existe en el nivel "asequible"' o "tolerable" de rendimiento o

realización. Por lo general, las divergencias que superan a los niveles óptimos son convenientes en

casos tales como niveles de producción o ingresos, pero no lo son en casos tales como gastos. También

hay circunstancias especiales, como el coeficiente de producción de la línea de montaje de una fabrica

para el que solo puede haber un pequeño margen de tolerancia en las desviaciones por exceso o por

defecto en relación a la norma.

Es por lo tanto reconocer que en los controles como en otros aspectos administrativos debe haber un

margen de flexibilidad o elasticidad, por ejemplo, una empresa puede aumentar sus inventarios por

encima de lo previsto si se han presentado indicadores de escasez, rebajar sus precios para hacer frente

a la competencia a sabiendas que sus estimados de ventas ya no serán los anticipados, y así en casos

similares.

Sin embargo, la flexibilidad no deberá aceptarse como una excusa para descuidar los controles o

justificar el inadecuado o deficiente desempeño o realización, en todo caso, si las condiciones son

altamente adversas a un desempeño o realización asequible o tolerable, corresponderá reajustar,

mejorar o cambiar la norma, estándar, procedimiento, etc.

¿QUÉ ES EL EFECTO?

Es la comparación cuantitativa o cualitativa que se establece entre la "CONDICÓN" y el "CRITERIO",

tiene generalmente una significación o trascendencia positiva o negativa respecto de la actividad,

función, operación, etc., con las que están relacionadas. Esta comparación será identificada como:

"EFECTO".

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El "EFECTO" es especialmente importante para el auditor en los casos que quiera persuadir a los

ejecutivos de que es necesario un cambio, simplificado o acción correctiva para alcanzar e criterio o

meta. En el informe, siempre que sea posible, se debe expresar el efecto cuantificado en dinero y otra

unidad de medida. Sin embargo, ciertos aspectos como los cualitativos pueden ser expresados en tales

términos.

El hecho de no exista ninguna diferencia entre la “CONDICIÓN” y el "CRITERIO", constituye un

hallazgo positivo importante, especialmente cuando el objetivo es evaluar o informar sobre la

efectividad de un programa o actividad.

La importancia de un hallazgo de auditoría se juzga generalmente por el “EFECTO”

Si el informe de auditoría presenta información sobre el efecto real o potencial, el lector puede llegar a

la conclusión de que el hallazgo no es importante. Si el efecto es verdaderamente insignificante debe

considerarse el no incluirlo en el informe.

¿QUE ES LA CAUSA?

Es la razón o razones fundamentales por la cual ocurrió la “CONDICION”, o es el motivo por el que

no se cumplió el “CRITERIO”. La simple aseveración en el informe de que el problema existe porque

no cumplió las normas no siempre es suficiente para convencer al lector.

Este enfoque simplifica encasilla al auditor en la más superficial recomendación de que “se cumplan

las normas”, con cuya identificación se integra el esquema total de desarrollo pleno de un hallazgo de

auditoría.

RESUMEN DE LOS ATRIBUTOS DE UN HALLAZGO

En conclusión, los atributos de un hallazgo de auditoría y a las preguntas que se asocian a cada uno de

ellos son:

ATRIBUTO PREGUNTA ASOCIADA

CONDICION ¿Cuál es el hecho?

¿Qué se encontró?

¿Qué es lo que percibió?

¿Qué se capto?

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CRITERIO

EFECTO

CAUSA

¿Cómo debió ser?

¿Cómo debió hacerse?

¿Cuál es el impacto?

¿Qué transcendencia tiene?

¿Por qué sucedió?

¿Cuál es la razón o razones?

CARACTERÍSTICAS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA

Los hallazgos de auditoría deberán someterse a lo que podría llamarse un control de calidad. Para el

efecto se propone un cuestionario breve relacionado con seis características que deberían reunir.

Un hallazgo debería ser:

Importante

¿El hallazgo es lo suficientemente importante como para ser comunicado a la empresa e incluido el

informe?

Fundamentado

¿Está fundamentado el hecho y evidencias que figuran registrados en los papeles de trabajo?

Objetivo

¿En su desarrollo se han aplicado normas de desempeño profesional a tal punto que el hallazgo no es el

resultado de prejuicios y subjetividades?

Suficiente

¿Se considera el trabajo realizado suficiente como para respaldar las conclusiones establecidas?

Convincente

¿Las conclusiones son lógicas y razonables y se desprenden claramente de los hechos presentados?

Completo

¿Comprende todos los atributos y estos están claramente diferenciados y plenamente desarrollados?

No se puede dar definiciones a cada una de estas características, ya que están, sujetas a la consideración

de algunas circunstancias en las que se practica el examen, dependiendo de su significado, de la

interpretación de esas circunstancias y del criterio, del auditor.

PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA

Como resultado de la evaluación practicada a las operaciones de la empresa, el auditor percibe o capta

la deficiencia o debilidad que parece ser importante. A objeto de depurar el carácter aparente de la

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deficiencia o debilidad, la somete a una serie de pasos con el propósito de continuar o discontinuar la

auditoría.

Estos pasos son:

Identificación de la deficiencia o debilidad

Identificación de los criterios aplicables

Determinación del efecto y su importancia

Determinación de la causa o causas

Formulación de recomendaciones

Validez de resultados

El esquema anterior es el que corresponde al más importante de lo papeles de trabajo de la auditoria: la

“Hoja Resumen”. Este papel de trabajo, una especie de sumario que debe prepararse para cada hallazgo

de auditoría como paso final de su desarrollo.

Este papel de trabajo está estructurado en secciones, una para cada paso del procedimiento antes

mencionado, pudiendo registrar cualquier otra información que se considera necesaria a los fines de

resumir los resultados y trabajos realizados a propósito de cada hallazgo.

El desarrollo de un hallazgo supone continuar la operación de recopilar información aplicando todas las

técnicas de auditoría que se consideran aun necesarias. Es decir pensando permanente que este

resultado habrá de ser parte constitutiva del informe. Sera conveniente que continuamente someta el

hallazgo en perspectiva al cuestionario de control de calidad antes comentado.

Identificación de la Deficiencia o Debilidad

Este paso comprende la aplicación de técnicas de la auditoria y obtención de evidencia suficiente,

permite y competente con el propósito de reunir y establecer claramente el o los hechos que conforman

la “CONDUCCIÓN”. Posteriormente, se debe conformar con el “CRITERIO”.

Al objeto de alcanzar una conducción eficiente de la auditoría, será oportuno que el auditor llegue con

la empresa a acuerdos sobre criterios no establecidos o sobre los que existen diferencias de opinión o

interpretación.

Una deficiencia o debilidad, sobre la que existen opiniones o interpretaciones encontradas, será

discontinuada o excluida del informe únicamente cuando el auditor no esté razonablemente seguro de

sus conclusiones.

Identificación de los Criterios Aplicables

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El propósito de esta identificación es saber cuáles serán los "CRITERIOS", o niveles deseados de

rendimiento, aplicable en la evaluación y eliminar así cualquier subjetividad.

La existencia de "CRITERIOS" definidos por los ejecutivos, facilita en gran medida el trabajo de los

auditores y el resudado de la evacuación, sin embargo, estos indicadores deben ser sometidos a un

análisis para establecer su eficiencia y aplicabilidad.

En este caso de que la empresa no cuente con “CRITERIOS” definidos se deberán diseñar los mismos,

con la activa participación de los funcionarios involucrados en el examen.

Determinación de la importancia

Para este fin debe tomarse en cuenta los siguientes factores:

Característica de la empresa.

Difusión de la deficiencia o debilidad.

Efecto de la divergencia condición – criterios

La importancia de un hallazgo es algo que depende en gran medida del criterio del auditor, ya que

habrá de tomar en cuenta en su decisión factores tales como el tamaño, la magnitud de operación, los

objetivos, la situación actual, etc., de la empresa, como también el conocimiento que tenga de empresas

similares.

Deberá considerar adecuadamente sí la deficiencia es aislad, difundida o repetitiva. Una deficiencia

podría tener poca significación en cuanto al “EFECTO”, pero estar muy difundido a lo largo de la

organización o estar muy difundida ni ser frecuente, pero por si sola ser muy significativa.

La importancia de una debilidad está en función del "EFECTO", que puede ser cuantificable o no,

efectivo o potencial, tangible, inmediato o mediato, directo o colectivo, etc., cualquiera que sea su

forma, tendrá que ser ampliamente demostrado.

Es también parte de este paso llegar a tener el convencimiento de que la importancia asignada por

auditor a una deficiencia o debilidad, es también reconocida por los propios ejecutivos de la empresa,

tanto para fines de rendimiento de la auditoría como para la aplicación oportuna de las soluciones.

Determinación de las Causas

Determinar una causa es comprendería en todo su alcance, lo que equivale a obtener toda la

información que le concierne, de tal modo que no parezca superficial, sino detenidamente analizada. Si

no se capta aproximadamente la causa de una condición, será bastante difícil proponer

recomendaciones firmes. En pocas ocasiones es fácil encontrar la principal o verdadera "CAUSA",

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generalmente se encuentra encubierta por información o hechos de diversa característica; aspecto por el

cual el auditor, debe aplicar ampliamente su capacidad analítica para establecer su naturaleza.

Determinar la o las "CAUSAS" es responder a la pregunta: ¿Por qué tuvo lugar la situación adversa?

Las posibles respuestas tentativas, que deben ser profundizadas por el auditor abarcan asuntos tales

como: error humano, deficiencias materiales, fallas de maquinaría y equipo, inadecuada situación

financiera, cambios en el mercado, debilidades de organización, defectos funcionales, incorrección en

las mediciones, inconsistencia de los planes, etc.

Formulación de Recomendaciones

Las recomendaciones que corresponden deben formularse de manera objetiva, señalando las ventajas y

posibles problemas que podrían presentarse como resultado de su implementación.

Las recomendaciones propuestas deben contener, de ser posible, una cuantificación de los beneficios

que se espera obtener con su implementación. Las recomendaciones deben significar un verdadero

apoyo y ser congruente con el cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa.

Validación de Resultados

Los hallazgos de auditoría así como las conclusiones y recomendaciones formuladas, deben ser puestos

en consideración de los ejecutivos, con el propósito de permitir a los interesados el descargo de sus

responsabilidades y garantizar la calidad del examen, que deviene de la aceptación del hallazgo y la

validez de las recomendaciones formuladas. Esta acción compromete a garantizar la implementación de

las recomendaciones, por parte de los ejecutivos y otros funcionarios de la empresa.

En caso de discrepancia respecto de los resultados del examen, los auditores deben exponer los

resultados obtenidos. De percibir la discrepancia, se debe considerar en el cuerpo del informe la

naturaleza de las mismas, explicando las causas de la misma.

CARÁCTER CAMBIANTE DE LA AUDITORÍA

Siempre existe la posibilidad de cambio en la dirección o intensidad del trabajo según como fue

planificado inicialmente, tal vez sea conveniente la ampliación o reducción del alcance o quién sabe si

hasta discontinuar la auditoría.

Es en la fase de auditoría en profundidad que normalmente se advierten las razones para tomar

decisiones a este respecto, en función del conocimiento más profundo que progresivamente se adquiere

sobre las condiciones preliminares, que podrían dar lugar a hallazgos significativos.

LIC. GUSTAVO GIL


Continuar con una probable condición hasta completar el proceso de desarrollo de un hallazgo,

depende de su importancia, de tal modo que vaya lográndose justificar la aplicación de los recursos y

esfuerzos de auditoría dentro de las limitaciones de costo y tiempo establecidos al concluir la fase de

trabajo preliminar.

El desenvolvimiento firme y eficiente de una auditoría obliga a ejercer control continuo sobre la

potencialidad de las condiciones y sobre las evidencias e información recientemente obtenidas.

Cuando al profundizar en el examen una posible condición, pierde progresivamente importancia hasta

el punto de no tener mayor significación, no queda otra alternativa que discontinuarla, es decir,

suspender la aplicación de recursos y cualquier otro trabajo de auditoría. Sin embargo, tal decisión no

debe ser adoptada considerada en forma aislada la condición que se piensa discontinuar, ya que tal vez

una suma de condiciones no importantes podría repercutir adversamente en la empresa si son

considerados en conjunto. Por otra parte, dependerá mucho de lo que el auditor según los factores que

decida tomar en cuenta considere importante.

CUARTA ETAPA

EL INFORME DE AUDITORÍA OPERACIONAL

La cuarta fase de la auditoría operacional es la comunicación de los resultados del examen. En realidad

el auditor operacional va comunicando los resultados del examen verbalmente durante todo el

transcurso, para obtener el punto de vista de los ejecutivos y funcionarios de la empresa y para discutir

los hallazgos de la auditoría con ellos.

Un aspecto muy importante del informe es la cualidad de ser convincente al lector. Los hallazgos deben

presentar los hechos de una manera convincente y las conclusiones y recomendaciones deben referirse

lógicamente de los hechos presentados.

LIC. GUSTAVO GIL


Los datos incluidos en el informe deben ser suficientemente convincentes a los lectores de la

importancia de los hallazgos, la razonabilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las

recomendaciones.

Los lectores del informe necesitan conocer los objetivos, el alcance y la metodología de la auditoría

para comprender su propósito, juzgar los méritos del trabajo realizado y de sus resultados y entender

todas sus limitaciones significativas.

Al incluir los objetivos en sus informes, los auditores deben exponer las razones por las cuales se llevó

a cabo la auditoría y los fines que persigue el informe, expresar claramente los fines del informe

implica normalmente indicar el asunto o materia de la auditoría y el aspecto del desempeño examinado

y, puesto que los resultados de la auditoría depende de sus objetivos, los hallazgos son explicados y las

conclusiones y recomendaciones a las que se ha llegado.

El contenido del informe debe ser presentado de manera objetiva teniendo cuidado de incluir el punto

de vista de los funcionarios de la empresa examinada, en caso de ser diferente al punto de vista del

auditor. Una presentación equitativa de puntos de vista contrarios al criterio del auditor tendrá como

resultado un resultado que será mucho más aceptable a los funcionarios de la empresa y aumentará la

posibilidad de la aceptación de las recomendaciones.

El contenido del informe debe ser relatado en forma narrativa, haciendo comentario sobre las

actividades tendentes a mejorar las tres “E” de la auditoría operacional y debe fundamentalmente

permitir la toma de acciones correctivas necesarias por los ejecutivos en forma oportuna.

CARÁCTER DEL INFORME

El informe de auditoría debe ser elaborado de acuerdo a un formato que facilite su comprensión y con

un alto grado de profesionalismo. Para alcanzar eficazmente los objetivos de la comunicación de los

resultados de la auditoría es importante que cada informe, el lo posible, sea un trabajo preciso y

convincente, que merezca de ser leído.

LIC. GUSTAVO GIL


En el alcance se deberá indicar la profundidad y cobertura del trabajo que se haya realizado para

cumplir los objetivos de auditoría. En la medida que sea aplicable, se debe establecer la relación entre

la muestra realizada y el universo, y el período bajo examen, especificar los tipos y fuentes de

evidencias utilizadas y explicar los problemas relacionados con la calidad u otros problemas con la

evidencia. Se debe incluir una referencia a las limitaciones impuestas al enfoque de la auditoría debido

a las limitaciones de la información o del alcance de la auditoría.

Se debe hacer referencia a la metodología aplicada y explicar claramente las técnicas que se han

empleado para obtener y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoría.

Esta explicación debe identificar cualquier supuesto significativo que se haya osado al ejecutar la

auditoría; también debe describir las técnicas comparativas que se hayan aplicado, describir criterios e

indicadores que fueron utilizados y, cuando se haya empleado métodos de muestreo, explicar la forma

como se diseño la muestra y las razones para su elección.

IMPORTANCIA DEL CONTENIDO

Los asuntos incluidos en todo informe deben ser de la suficiente importancia como para merecer la

atención de aquellos a quienes van dirigidos. La utilidad y por lo tanto la efectividad disminuye con la

inclusión de asuntos de poca importancia, porque ellos tienden a distraer la atención del lector de los

asuntos realmente importantes que se informan.

UTILIDAD Y OPORTUNIDAD

La preparación del informe debe estar precedida de un cuidadoso análisis de los objetivos buscados, los

receptores del informe previsto y la clase de información necesaria a los receptores para cumplir los

propósitos determinados. El auditor debe estudiar la información o proporcionaría, desde la perspectiva

de los receptores del informe, como el propósito es estimar una acción constructiva al proporcionar

información, los informes deben ser estructurados en función de interés u necesidades de los usuarios.

El informe debe ser escrito de tal forma que sea claro a cualquier persona bien informada y

razonablemente inteligente. La oportunidad y utilidad son esenciales para informar con efectividad. Un

informe cuidadosamente preparado puede ser escaso de valor si llega demasiado tarde al nivel de

decisión como para considerar la información con relación a cualquier acción que necesite efectuar.

LIC. GUSTAVO GIL


Los problemas que afectan la oportunidad del informe generalmente se origina en las fases de

planteamiento, administración y análisis del trabajo. Las demoras en el proceso del informe

generalmente conciernen a problemas no resueltos o desconocidos que debían haber sido resueltos

durante la fase de desarrollo del hallazgo. La integración del informe con la fase de trabajo de

planeamiento y ejecución de la auditoría debe ayudar a revelar este problema y facilitar su solución

oportuna.

Los hallazgos que involucran aspectos tales como gastos innecesarios o indebidos, desperdicios de

recursos operaciones o transacciones ilegales y otras fallas en proteger los intereses de la empresa,

deben ser comunicados sin tardanza de modo que se puedan tomar las decisiones de corrección

oportuna

EXACTITUD Y CONVENIENCIA DE LA INFORMACIÓN SUSTENTATORIA

Todos los procedimientos relativos a la preparación, revisión y procesamiento de información deben

ser aplicados con el objeto de producir informes que no contengan errores de hechos, lógicos o de

razonamiento.

El requisito de exactitud está basado en la necesidad de ser justos e imparciales en el informe y de

asegurar a los usuarios y lectores del mismo que su contenido es digno de crédito. Una falta de

exactitud puede ocasionar la duda sobre la validez de todo el informe, de desviar la atención de lo

esencial del informe. Está en juego la reputación del auditor y la unidad que preparó el informe.

Todos los datos, hallazgos y conclusiones proporcionadas en el informe deben estar adecuadamente

sustentados, con evidencia objetiva suficiente y pertinente y está contenida en los papeles de trabajo

para demostrar o probar cuando sea necesario, los fundamentos de los asuntos informados y su

exactitud y razonabilidad. No es necesario incluir información sustentadora, excepto la que sea

necesaria para la presentación convincente, sin embargo, esta información debe ser sistemáticamente

guardada en los archivos y estar disponibles.

Las opiniones y conclusiones deben estar identificadas claramente como tales en el informe y estar

basadas en suficiente trabajo de auditoría que las respalden. En la mayoría de los casos el ejemplo de

una sola deficiencia no puede respaldar una conclusión amplia y la consiguiente recomendación de

acción colectiva.

LIC. GUSTAVO GIL


CLARIDAD CONVINCENTE

Los hallazgos deben ser presentados de una manera convincente y las conclusiones y recomendación se

deben inferir lógicamente de los hechos presentados.

Los datos incluidos en el informe deben ser suficientes para convencer a los lectores de la importancia

de los hallazgos, razonablemente de las conclusiones y las conveniencias de aceptar las

recomendaciones.

Los informes diseñados de esta manera ayudan a centrar la atención de los funcionarios responsables

en los asuntos del informe que merecen atención y para estimular la acción correspondiente.

OBJETIVIDAD Y PERSPECTIVA

Cada informe debe presentar los hallazgos de una manera objetiva y clara en incluir suficiente

información sobre el asunto principal de manera que proporcione a los lectores una perspectiva

adecuada. El objetivo es entregar informes que sean reales, que no conduzcan a error y que a la vez

hagan énfasis especial en los asuntos que necesitan atención.

El auditor debe, sin embargo cuidarse de la tendencia a exagerar y enfatizar demasiado la ejecución

deficiente de las operaciones anotadas durante la revisión.

La información necesaria para lograr una perspectiva apropiada del informe debe estar contenida tanto

en la síntesis como en el detalle del informe y tiene que incluir:

1. Una declaración de la naturaleza y alcance del examen. Cuando sea apropiado, el informe debe

expresar claramente que el énfasis principal de la auditoría fue el examen de los asuntos que

aparentemente requerían atención y de que no se efectuaron las evaluaciones completas de las

actividades u operaciones.

2. Información sobre el tamaño y naturaleza de las actividades o programas a los que se refieren

los hallazgos, de la manera que sirvan para proporcionar una perspectiva contra la cual se puede

medir la importancia de los mismos.

LIC. GUSTAVO GIL


3. Descripciones correctas y claras de los hallazgos de modo que sea factible evitar malas

interpretaciones. Esto requiere el reconocimiento de todos los comentarios obtenidos de

funcionarios y la identificación de todos los factores relevantes, aun cuando algunos sean

contrarios a los hallazgos.

4. Información no solo de los aspectos deficientes, sino también de los aspectos satisfactorios de

las operaciones examinadas cuando sean importantes y estén justificadas en el alcance del

trabajo. Esto no significa que cuando hay algo inadecuado para informar, que debe decirse algo

satisfactorio para balancearlo.

CLARIDAD Y SIMPLICIDAD

Para que el informe comunique con efectividad debe presentarse tan claro y simple como sea posible.

También es importante la claridad porque la información contenida en el informe puede ser usada por

otros funcionarios que no participarán directamente en el trabajo principal o en la preparación y

revisión del informe.

No se debe presuponer que los lectores tengan conocimientos técnicos detallados.

Cuando se usan términos y abreviaciones no familiares se deben definir claramente. Los esfuerzos en el

“estilo” deben estar dirigidos a que el significado sea claro.

Para que haya claridad es necesaria una organización adecuada del material de información y precisión

en el detalle de los hechos, en su análisis y emisión de conclusiones.

Muchos de los informes tienen que ver con asuntos complejos y varias secciones del informe se

encuentran interrelacionadas. Esto dificulta a veces a evitar repetición. Sin embargo, hasta el máximo

posible debe estar tan organizado que, excepto, por información incluida también en la síntesis, todo

tipo que tiene que decir sobre una materia dada esta cubierta en alguna parte del informe.

Se debe usar ayudas visuales (dibujos, fotografías, cartas, gráficas, mapas, etc.) para que el informe sea

más comprensible y por lo tanto más útil.

LIC. GUSTAVO GIL


CONCLUSIÓN

El informe no debe ser más largo de lo necesario para comunicar la información.

Demasiado detalle quita monto al informe y puede desvirtuar el mensaje real o confundir y desanimar a

los lectores.

En la determinación del contenido del informe, el auditor debe tener presente que los informes que sean

completos, y a la vez costosos tiene mayores probabilidades de restar atención.

SUFICIENCIA

Aunque el informe debe ser conciso, debe recordarse que la brevedad no siempre es una virtud. El

informe debe contener información suficiente sobre los hallazgos, conclusiones y recomendaciones

para promover un entendimiento adecuado de los asuntos informados y para proporcionar

presentaciones convincentes y claras en una perspectiva adecuada. Los informes deben incluir tanta

información como sea necesaria para mantener al lector adecuadamente informado de los resultados del

trabajo de auditoría.

El auditor no debe esperar que los lectores conozcan los mismos factores que él, por lo tanto el informe

no debe ser escrito con una escasa explicación de los hechos. Si tiene conclusiones, opiniones y

recomendaciones y quiere que los lectores conozcan, debe exponerla claramente en lugar de dejarlas a

que los lectores las supongan.

TONO CONSTRUCTIVO

De acuerdo con un objetivo básico de mejorar la administración de las actividades de la entidad y

superar la ideología de la comodidad y la tiranía de las costumbres, el tono del informe debe estar

dirigido a provocar una reacción de aceptación de los hallazgos y conclusiones.

Los títulos, capítulos y contenidos del informe deben ser enunciados en términos constructivos.

Aunque los hallazgos se presenten en términos claros, debe tener presente que el objetivo es lograr una

reacción favorable, y que esta se pueda lograr con eficiencia estando el lenguaje que genera

innecesariamente acciones defensivas y de oposición. En resumen los informes se deben preparar

considerando lo siguiente:

LIC. GUSTAVO GIL


1. Redacte en forma objetiva, sencilla, concisa y clara, evitando el uso de terminología técnica

muy especializada.

2. Incluya información suficiente de los aspectos significativos, pero evite párrafos largos y

complicados.

3. Verifique que exista evidencia suficiente, adecuada y detallada en los papeles de trabajo.

4. Asegure un contenido convincente y de tono constructivo.

5. Concluya su redacción durante el trabajo de campo y asegure una emisión y entrega oportuna.

6. Confirme la exactitud de la información.

7. Conserve la estructura preestablecida.

8. Revise su contenido detenidamente, antes de que se emita.

ORGANIZACIÓN DEL INFORME

La estructura del informe debe ser diseñada de acuerdo con la información a proporcionar y el

propósito a servir. El mensaje o tema central debe proporcionar la dirección y propósito de todo

contenido del informe. Cada palabra, oración, párrafo, sección o capítulo debe contribuir a la

comunicación efectiva del mensaje básico.

La información introductoria debe situar la escena, ofrecer la perspectiva y guiar hacia el contenido del

tipo del mensaje y la cantidad de información depende del mensaje que se va a dar. Se deben

evidenciar claramente las relaciones existentes entre las recomendaciones y las causas principales de

los problemas discutidos.

Los comentarios o respuestas de los funcionarios responsables de la entidad y de las personas

adversamente afectadas son importantes y de interés a los lectores, deben presentar adecuadamente

esos comentarios o reacciones junto a las evaluaciones.

Debe hacerse uso liberal de subtítulos cortos y comprensivos en el informe. Tales subtítulos son,

particularmente útiles a los lectores que desean recorrer rápidamente con la vista el informe para

localizar cierto material o recordar el flujo de ideas expuestas.

El formato básico que se pone es lo suficientemente flexible para la presentación del informe, así como

para otro tipo de informes preliminares cuando sea necesario.

LIC. GUSTAVO GIL


La estructura es como sigue:

1. Caratula

2. Carta del informe

3. Índice y lista de abreviaturas.

4. Síntesis o resumen.

5. Información introductoria.

6. Capítulos de comentarios sobre hallazgos (incluye conclusiones y recomendaciones).

7. Información financiera complementaria (cuando sea apropiada).

8. Anexos (cuando sea necesario).

9. Contra caratula.

La síntesis o resumen del informe puede publicarse en forma separada.

TÍTULO DEL INFORME

El título del informe debe ser interesante y debe diseñarse para transmitir el mensaje del informe. En la

mayoría de los casos este debe presentar el rasgo más importante de la auditoría o del resultado

constructivo a lograr a través de una acción apropiada sobre los hallazgos.

PRIMERAS HOJAS

La carátula y la primera hoja del informe normalmente tienen idéntica información. La segunda hoja

presenta la carta del informe.

La tercera hoja debe presentar el índice del informe con la relación a los rubros que la conforman y el

número de página que le corresponden al informe.

Luego del contenido es aconsejable presentar una lista de las abreviaturas usadas en el informe. No se

deben incluir abreviaturas de uso corriente, si no aquellas abreviaturas o siglas pertinentes al contenido

del informe.

LA CARTA DEL INFORME

Es la nota de presentación del informe y va dirigida al ejecutivo de mayor nivel de la empresa. Los

asuntos que cubre esta carta son:

Identificación del informe, indicando título y número.

Mención a la naturaleza y autorización del examen.

LIC. GUSTAVO GIL


Nombres y cargos de otros funcionarios a los que se hacen llegar copias del informe.

Referencia a que tanto los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del informe fueron

válidos con los funcionarios afectados.

Dependiendo de la condición del auditor (interno y externo) la mención que se practicará la

correspondiente acción de seguimiento.

CAPÍTULO DE INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Esta información servirá de base para una mejor comprensión del mensaje principal del informe, el

material expuesto debe ser relativamente corto.

El contenido de esta información es:

a. Antecedentes de las operaciones o actividades examinadas: una breve información sobre el

origen de la actividad, programa, etc. Ayudar a situar la escena para los hallazgos detallados y

de interés para los lectores que no están familiarizados con los antecedentes.

b. Alcance y naturaleza del examen. El capítulo introductorio debe incluir toda la información

acerca del alcance y naturaleza del trabajo para situarlos en la perspectiva adecuada.

El auditor debe considerar que los lectores del informe tienen derecho a conocer el alcance y la

naturaleza del trabajo así como una indicación de la cobertura establecida como esquema de referencia

para los hallazgos.

Declaraciones positivas. El informe debe considerar el transmitir a los lectores la imagen más

imparcial posible.

Principales funcionarios responsables. Cada informe debe incluir nombres, cargos y

prioridades de servicio de los funcionarios principales responsables de las actividades

examinadas.

CAPÍTULO DE COMENTARIOS SOBRE LOS HALLAZGOS

Constituye el mensaje principal que el auditor quiere comunicar a los lectores a través de la

presentación del informe.

LIC. GUSTAVO GIL


Atributos del hallazgo.- El siguiente patrón es recomendado para el contenido de los capítulos

de comentarios sobre los hallazgos (debe considerarse los tres atributos claves: criterio, efecto y

causa).

Tipo descriptivo.- Los hallazgos deben tener un título que de por sí indique la naturaleza del

problema, debe ser expresado positivamente, y en algunos casos puede incluir el efecto

expresado en términos cuantitativos.

Introducción de la conclusión.- Es un resumen del hallazgo; debe ser expuesta al comienzo de

la sección, proporcionada al lector una breve sinopsis del hallazgo y un sentido deseable de la

perspectiva.

FORMULACIÓN DE CONCLUSIONES

Las conclusiones son opiniones profesionales del auditor basadas en su examen, su formulación se basa

en la situación encontrada manteniendo una actitud objetiva positiva e independiente sobre lo

examinado, son una parte importante del informe de auditoría y están respaldadas en los papeles de

trabajo.

FORMAS DE PRESENTACIÓN DE LAS CONCLUSIONES

Se presenta la conclusión en forma más detallada y luego de haber presentado los atributos del hallazgo

y comentarios de los funcionarios, se puede identificar la conclusión como tal a través de un subtítulo

que puede ser numerado en orden correlativo de la presentación de las conclusiones.

PROCESAMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES

Estas son el producto más importante del informe de la auditoría debido a ello deben ser claramente

identificadas. Las recomendaciones son sugerencias positivas para mejoras o soluciones prácticas a los

problemas o deficiencias encontradas cuyo fin es mejorar o cambiar las operaciones o actividades de la

entidad. Al formular recomendaciones el auditor debe incluir las leyes, reglamentos, directivas, etc.,

que por su mandato deben cumplirse. Deben estar dirigidas al titular de la entidad y al funcionario

responsable del área al nivel más alto.

CONTENIDO DE LAS RECOMENDACIONES

LIC. GUSTAVO GIL


Cuando un informe tiene que ver con las deficiencias, las recomendaciones deberán ser diseñadas para

corregir las causas principales de las deficiencias y lograr un ajuste de los casos específicos que se han

identificado. De esta manera se incrementarán hasta los beneficios del trabajo.

Esta es la razón por la que se pone énfasis en la identificación de las causas básicas, solo mediante la

identificación de estas se pueden proyectar recomendaciones efectivas.

PRESENTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES EN EL INFORME

Las recomendaciones son presentadas conjuntamente con el hallazgo y las conclusiones pertinentes,

normalmente al final de cada capítulo o sesión referente a hallazgo, identificando la recomendación por

medio de un subtítulo descriptivo asignando a cada recomendación incluida en el informe un número

correlativo.

IDENTIFICACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES

Deben utilizarse la expresión “recomendamos que, etc.” En el cuerpo del informe para

recomendaciones especiales.

IDENTIFICACIÓN DEL FUNCIONARIO QUE DEBE ACTUAR

Para enfocar la atención en las responsabilidades principales y facilitar al nivel superior el estudio de la

acción recomendada, se debe identificar al funcionario de la organización que debe llevar a cabo la

acción.

CLARIDAD DE LAS RECOMENDACIONES

Las recomendaciones deben ser expuestas en oraciones afirmativas, simples y estar libre de

ambigüedades o calificaciones innecesarias.

SENTIDO CONSTRUCTIVO DE LAS RECOMENDACIONES

Las recomendaciones deben ser constructivas y considerar:

Ser tan específicas como fuera posible, evite recomendaciones muy generales

No limite la recomendación, a que simplemente se cumplan las disposiciones legales.

No recomiende acciones ya tomadas completamente.

Identifique la persona que debe tomar acción correctiva.

Evite el lenguaje extremado (inmediatamente, sin demora, etc.)

Incluya la explicación de las razones para hacer la recomendación o su objetivo.

Considere el factor costo - beneficio de cada recomendación.

LIC. GUSTAVO GIL


Sea lo más breve posible.

Identifique la recomendación como tal.

ANEXOS AL INFORME

Los anexos deben ser presentados por el auditor de forma clara, accesible al lector, sin abundar en

terminologías técnicas.

FORMATO DE LA SÍNTESIS DEL INFORME

El formato del informe deberá constar de un resumen del contenido de la auditoría. La síntesis tiene la

ventaja de presentar, para revisión rápida por parte del lector, los resultados principales de la auditoría.

El propósito principal de la síntesis es hacer del informe un instrumento más útil a sus posibles lectores

o usuarios.

La síntesis debe presentar en forma exacta, justa y clara lo más importante del informe de tal forma que

se evite malos entendidos o interpretaciones. No debe presentar hechos u opiniones que no estén

contenidos en el informe ni dar énfasis indebido a partes menos significativas del mismo.

La estructura de la síntesis puede ser la siguiente:

a) Encabezamiento.

b) Hallazgos y conclusiones principales.

c) Recomendaciones principales.

d) Comentarios y/ó acciones tomadas por la entidad.

e) Asuntos importantes no resueltos.

ESTILO DE LA SÍNTESIS

Sugerencias para preparar la síntesis:

Use la construcción gramatical en tercera persona.

Use oraciones y párrafos cortos.

Use palabras simples.

Use frases que califiquen pero no exagere.

Use solo abreviaturas bien conocidas y familiares.

Subraye o escriba con otro molde de letra para enfatizar.

LIC. GUSTAVO GIL


Haga uso liberal de referencias a páginas del informe para encaminar a los lectores a los detalles

del hallazgo, conclusiones y recomendaciones y a los comentarios y/ó acciones de las entidades.

SUGERENCIAS PARA EL USO DE AYUDAS VISUALES

Se debe:

Tener en mente las fotografías y otras ayudas visuales desde el comienzo de una auditoria,

especialmente cuando se encuentra en el lugar de trabajo.

Buscar oportunidades para hacer que un informe sea más claro y sucinto, mediante el uso de

ayudas visuales.

Colocar todas las ayudas visuales cerca del asunto con el cual se relacionan en el texto.

Usar ayudas visuales de naturaleza general (mapas) en las primeras páginas del informe.

Proporcionar un elemento de comparación del tamaño cuando sea posible; si el asunto es una

máquina grande coloque a un hombre en la fotografía.

Consiga información en la fecha en que fue tomada la foto.

Usar siempre un título para explicar que hay en la foto.

No se debe:

Principiar sobre la base de “terminemos el informe” y después busquemos algo para ilustrarlo.

Destacar algo que no se explica en el título de una foto.

Usar gráficos u otro material tan diminuto que no pueda ser leído.

¿Reconoce logros positivos de la administración dignos de ser mencionados?

¿Ha hecho el auditor jefe de grupo de equipo, uso suficiente de la autoridad conferidas para

efectuar el examen?

RESPONSABILIDADES DE LA REDACCIÓN Y REVISIÓN DEL INFORME

La redacción del informe debe hacerla el auditor, jefe del equipo de auditoría que realizó el examen,

esta responsabilidad es compartida por los auditores que intervinieron en las diferentes fases por las

que pasa el borrador del informe hasta llegar a la consideración del jefe de la unidad, quien aprueba el

informe y es el responsable del contenido.

Una lista de preguntas que ayudará al jefe de la unidad a efectuar una revisión es la siguiente:

¿Cubre el examen el propósito de la auditoria?

¿Es necesario expresarlo de esa manera?

LIC. GUSTAVO GIL


¿Comunica a la administración lo observado?

¿Cumplen los hallazgos con los atributos que los caracterizan?

¿Se apoyan las conclusiones en los hallazgos?

¿Responden las recomendaciones a las conclusiones y son factibles, prácticas y económicas?

¿Es necesaria la acción correctiva que se recomienda?

¿Es adecuada?

¿Son actuales los hechos que se presentan?

¿Entenderá la administración el informe?

¿Se debió de decir algo y puede incluirse?

¿Es un resultado profesional?

¿Cumple el informe con las normas de auditoría aplicable? ¿Es correcto, completo y bien

presentado?

Están los hallazgos expresados en forma objetiva, clara y sencilla, debidamente respaldados en

los papeles de trabajo?

¿Está la crítica expuesta bajo una perspectiva equilibrada?

¿Señala asuntos que deben ser estudiados con más profundidad si el caso lo requiere?

EL APPRAISAL

(APPRAISEMENT – LEAST READING)

INTRODUCCIÓN

El “Appraisal” o evaluación de los programas de personal es el fundamento sobre la cual se

sustenta la auditoría del personal.

El “Appraisal” se realiza “observando hacia atrás u observando hacia delante”.

LIC. GUSTAVO GIL


Desde el “Appraisal” de personal concierne a la comparación de lo que ha pasado con lo que se

esperaba que sucediese (metas) hay una tendencia en convertir la auditoría en un simple proceso

fiscalizador. Los empleados responsables comienzan a buscar sus descargos en el evento de que

sean llamados a entrevistas. Esto fomenta el comprometer a otros, provocando mayores

problemas que la corrección buscada.

Por el otro lado, la observación hacia delante intenta descubrir lo que estuvo mal a fin de que la

deficiencia no se repita. Debe ponerse énfasis en que buscamos mejorar la situación en vez de

buscar un culpable de errores pasados.

El éxito de un “Appraisal” y auditoria de personal depende de la persona o personas que

conducen el plan así como también de la forma como este es conducido, es decir, de un equipo

de auditores bien implementados en número e idoneidad.

CONTENIDO DE “APPRAISAL”

El “Appraisal” de las funciones o actividades del personal varían de acuerdo a las características

específicas de la empresa o entidad.

Al igual que en una auditoría contable, debe ajustarse a las necesidades de la empresa (entidad).

Algunas de las preguntas que una auditoría de personal debe responder, son los siguientes:

1) ¿Es el departamento de personal productivo?

2) ¿Está cumpliendo con todas las funciones que puede y debería?

3) ¿Está cubriendo sus objetivos, económicamente?

A fin de contestar completamente a estas tres interrogantes, la auditoría de personal incluye,

normalmente seis partes:

1) Porcentaje de rotación del personal.

2) Estadísticas estándar del diseño.

3) Cuestionario funcional del análisis.

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4) Encuestas de actitudes.

5) Inventario psicológico del personal.

6) Uso racional de los recursos humanos.

ALGUNAS GUÍAS Y PROGRAMAS DE AUDITORÍA OPERATIVA

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA RAMA DE AUDITORÍA

OPERATIVA DE EFICIENCIA INSTITUCIONAL

1. Un programa para la revisión operativa de la eficiencia institucional general de una empresa

deberá incluir aspectos, áreas y actividades que proporcionen al auditor información que le

permite hacer un estudio crítico de lo siguiente:

A.- GENERALES

1. ¿Dicta la máxima autoridad por escrito la política interna a seguir en todos los niveles de la entidad?

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2. ¿Está la política interna de la entidad de acuerdo a las disposiciones legales, reglamentos vigentes?

3. Se sistematizan las acciones de la entidad en el proceso administrativo de:

Planeamiento.

Organización

Dirección.

Control.

B.- PLANEAMIENTO

1. ¿Se ha elaborado un planeamiento racional e integrado de los recursos humanos, materiales y

financieros disponibles?

2. ¿Está orientado el planeamiento a conducir las operaciones de toda entidad, de una manera

eficaz, eficiente y económica?

3. ¿Están los objetivos y metas de la entidad, encuadrados en la política interna dictada por la

máxima autoridad?

4. ¿Contribuyen los planes y las acciones que de ellas derivan, al cumplimiento de los objetivos de

la entidad?

5. ¿Se cumplen los objetivos programados, con el máximo grado de eficiencia, efectividad y

economía?

6. ¿Es el planeamiento la base de la organización, dirección, coordinación y control?

7. ¿Tiene la entidad formulados o esbozados planes a corto plazo?

8. ¿Se solicita la intervención de todos los niveles de la entidad para elaborar el plan anual?

9. ¿Es flexible el plan?

C.- ORGANIZACIÓN

1. Se establece claramente las líneas de autoridad y responsabilidad, en todos los niveles de la

entidad.

2. Se señala en forma escrita las líneas de autoridad, que aseguren la continuidad de los fines de la

entidad.

3. Se ha delimitado en forma escrita, la delegación de autoridad en todos los niveles de la entidad.

4. Se ha establecido y mantiene la entidad, unidad de mando en todos los niveles.

5. Mantiene las jerarquías de unidades y/ó áreas, un alcance y límite de control.

6. Existen en cada nivel de la entidad:

6.1 Manual de organización y funciones.

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6.2 Manual de procedimientos.

7. Se cumple:

7.1 El manual de organización y funciones.

7.2 Manual de procedimientos.

7.3 El reglamento de trabajo.

8. Existe un organigrama aprobado.

8.1 Refleja la verdadera organización de la entidad.

9. Se establecen y mantienen adecuadamente las líneas de comunicación.

D.- EJECUCIÓN O DIRECCIÓN

1. Se asigna por escrito en forma clara, las funciones y responsabilidades de todos los funcionarios

y empleados.

2. Se han separado adecuadamente las funciones en todos los niveles de la entidad,de tal forma

que ningún servidor tenga bajo control la ejecución de una transacción u operación en forma

completa.

3. En cada operación o transacción financiera y administrativa, se cumplen los procedimientos de:

3.1 Autorización.

3.2 Registro.

3.3 Control.

4. La autorización de operaciones financieras y administrativas se aplica:

4.1 En forma escrita.

4.2 Uniformemente.

4.3 De acuerdo con disposiciones legales.

4.4 De acuerdo con las normas de sistemas aplicables.

E.- PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

1. Se encuentra la documentación que recibe la entidad registrada y numerada

correlativamente.

2. Se Permite el registro de la documentación, su localización rápidamente.

3. Se enumeran correlativamente:

3.1 Las directivas.

3.2 Las resoluciones

F.- EVALUACIÓN

I. Se han establecidos procedimientos de evaluación.

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II. tienden las evaluaciones a señalar las desviaciones y su correspondiente acción correctiva en

sentido constructivo.

III. Se basa la evaluación en disposiciones y reglamentos escritos, que reduzcan la influencia de

factores subjetivos.

II OTROS

El auditor, instruirá si cree conveniente aspectos, áreas y actividades que complementen la presente

guía, de acuerdo a su experiencia y políticas de la empresa o entidad por examinarse.

ENFOQUE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA DE VENTAS

1. Objetivo.

Las ventas constituyen una operación de primordial importancia en las empresas, en virtud de que son

la operación que produce los ingresos y permite utilizar su objetivo. Su influencia en los resultados que

se obtiene es determinante, pues son el elemento natural de que se dispone para hacer frente a los

costos y gastos totales que se efectúan para llevar a cabo la operación de la empresa.

Consecuentemente, todas las mejoras en la eficiencia de la operación de ventas, inciden directamente

en la obtención de mejores resultados.

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La auditoría operativa de ventas, como la de cualquier otra operación, tiene el objetivo de examinar

ciertos aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprende el concepto

y alcance de la operación de ventas, con el propósito de lograr incrementar la eficiencia y eficacia

operativa, a través de proponer las recomendaciones que se consideren adecuadas.

2. Responsabilidades de la gerencia de ventas.

Las responsabilidades básicas de la función de ventas son:

Establecer los objetivos de venta del negocio.

Establecer los planes para cumplir dichos objetivos.

Distribuir y organizar las responsabilidades de ventas.

Establecer estándares de ejecución.

Ejecutar los planes a través de procedimientos efectivos.

Revisar los resultados con el objeto de mejorarlos en el futuro.

3. Factores básicos de las ventas.

La venta de productos y servicios representan la fuente principal del ingreso de una empresa, la

máxima utilidad neta de un producto o servicio se obtiene a través de un adecuado volumen de ventas a

un precio favorable que excede de un volumen mayor de ventas. El factor precio y el factor costo debe

estar adecuadamente engranado y mantenido con el objeto de producir el resultado deseado.

Una revisión de la función real de ventas puede determinar que tanto los factores de volumen, precio y

costo están operando en relación a las políticas establecidas al preparar el presupuesto de ventas o

cualquier otro tipo de estimado y estándar. Un cuarto factor de ventas que el auditor deberá vigilar será

el relativo a la valuación de la orden con el objeto de ver su costeabilidad, antes de su aceptación.

4. Ventas a crédito.

Es necesario que el otorgamiento del crédito a los clientes se efectué sobre la base de las políticas

establecidas en la empresa para tal efecto.

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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA OPERATIVA DE

VENTAS

1. Familiarización general con el medio económico-político-social, en el que actúa la empresa y

con la operación de ventas, mediante estudios de sus objetivos, su estructura orgánica, sus

políticas, sus sistemas, sus procedimientos y sus prácticas, que permita la ubicación de ventas

en el flujo de las operaciones.

2. Más específicamente, la familiarización puede llevarse a cabo investigando, entre otros, los

siguientes aspectos:

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a) Los productos que vende la empresa, los mercados que surten, sus competidores, la porción

del mercado que absorben, sus canales de distribución, el número de clientes promedio que

maneja, etc.

b) Las características de los productos artículos de primera necesidad o de lujo, de demanda

permanente, estaciónales o de moda, etc.

c) La política para la determinación de precios para saber si son predeterminadas, si son

materia de negociación o si se calculan en cada ocasión, al recibir una solicitud de

cotización.

d) La política de crédito que se tenga establecida.

e) La política de publicidad establecida con objeto de precisar si para llevarla a cabo se cuenta

con personal especializado dentro de la misma empresa, se recurre a agencias de publicidad

o se sigue un sistema combinado.

f) Los clientes importantes que se tengan y en su caso, el grado de dependencia de la empresa

de alguna o algunos de ellos.

3. Estudios de los expedientes de auditoría, informes cartas de recomendaciones o sugerencias,

cuando estos sean aplicables.

4. Análisis de la información existente, tanto de carácter interno como externos, relativa a ventas,

como objeto de evaluar su importancia el en conjunto de operaciones de la empresa,

comparación de ventas efectuadas con años anteriores, vigilando su tendencia y aplicación de

razones financieras.

Los análisis más convenientes a considerar son:

a) Por conductos, en unidades, precios y contribución a la utilidad.

b) Por áreas (departamentos de la república, regiones, etc.)

c) Por vendedores y/o distribuidores.

d) Por clientes.

e) Por tipo de consumidor (por ej.: mayorista, detallista, grandes almacenes, clientes

especiales, etc.).

f) El análisis del costo directo de distribución y su compensación contra el precio de ventas

por líneas de artículos.

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5. Elaboración de guías de entrevistas y cuestionarios que permitan conocer como se realiza la

operación de ventas, tendientes a investigar si se efectúa eficientemente. Es muy conveniente la

elaboración de diagramas de flujos que nutren gráficamente la secuencia de la operación, los

cuales debe completarse con memorándum descriptivos a ellos.

6. Entrevistas con responsables de la ejecución de las ventas y con los de los departamentos

relacionados con ellas, verificando en cumplimiento de las políticas que la empresa tiene

establecidas, en algunos casos es conveniente celebrar entrevistas con clientes, comisionistas,

agencias de publicidad y demás elementos externos que están relacionados con las ventas.

7. Estudio de los diversos registros, archivos y formas existentes para comprobar sus

funcionalidades.

8. Inspección de las instalaciones de los departamentos de ventas y de los demás departamentos

vinculados (compras, publicidad, facturación, embarque, crédito y cobranzas).

9. Precisar si los responsables de la operación de ventas tienen presentes los objetivos a lograr, los

cuales deben ser congruentes con el objetivo general de la empresa y estar aprobados por la

dirección. La responsabilidad de su logro debe ser conocida y aceptada por todos los que

intervienen en la operación de ventas. Es necesaria su coordinación con los presupuestos.

10. Verificación de la existencia de presupuestos detallados de ventas, por lo menos en los

principales artículos, que sirvan de base para preparar los demás presupuestos. Estos

presupuestos deben basarse en investigaciones de mercados, en la experiencia de los

responsables primarios de la operación de ventas y estar de acuerdo con los objetivos fijados

para ellos.

11. Verificación de la vigencia de un sistema por el cual los responsables de desviaciones

presupuestarias informan sobre sus causas, justificación y medidas correctivas adoptadas al

respecto.

12. Selección de los productos más importantes de la empresa a determinar:

a) Si su mercado, su promoción y publicidad están de acuerdo a los estudios y planes previos,

así como con el canal de distribución previsto.

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b) Su vida probable, su penetración en el mercado, su posición frente a la competencia.

c) Respecto a producto que acusen una tendencia descendente en ventas, la provisión de

artículos sustitutos y de diversificación.

13. Determinación de volumen de devoluciones y pedidos no surtidos y en caso de ser importante

seleccionar un período y definir sus tendencias, los principales artículos que las provocan, las

causas, lo que ha hecho la empresa por impedirles, los efectos que han tenido en el cliente, el

conocimiento que de este tienen, el responsable de las ventas y sus puntos de vista al respecto.

14. Revisión de los costos de los canales de distribución, en comparación con los volúmenes de

ventas de cada uno, determinación de que si tales costos se han fijado con base en estudios

formales y evaluación, comprendiendo al aspecto motivacional de los sistemas de remuneración

a las fuerzas de ventas.

15. Conocimiento del nivel de preparación del personal que ejecuta la operación para tener una idea

general de la forma como se atienden las ventas. Aún cuando se entiende que el objeto de

estudio en la auditoría operativa son precisamente las operaciones más que las personas que las

ejecutan o los departamentos responsables de su ejecución.

16. Elaboración de informes al cliente, para lo cual es recomendable hacer una recapitulación de los

resultados obtenidos para detectar omisiones y jerarquizar hallazgos. Finalmente en la

metodología será necesario utilizar un proceso de comprobación continua de la información

obtenida de las diversas fuentes y siempre que sea posible la cuantificación del efecto de los

problemas detectados y/o de los posibles cambios en los métodos de venta que procuren mayor

eficiencia que los establecidos en la empresa.

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ENFOQUE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA DE COMPRAS

1.- Objetivo

El objetivo general de una auditoría de compras, desde el punto de vista de la gerencia puede

expresarse como sigue:

“Evaluar que tan adecuadas y efectivas son las políticas, los procedimientos y otros medios empleados

para obtener bienes y servicios a costos finales más bajos de acuerdo con las normas adecuadas de

calidad y servicio”.

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Este objetivo está concebido para proporcionar a la gerencia una apreciación de sus controles en el área

de compras así como recomendaciones para mejorarlas. El auditor de operaciones estará interesado en

las políticas de compras, la organización, la planeación, los controles internos, la eficiencia y validez de

los datos que se utilizan para tomar decisiones no solo cotejar para ver que se haya obtenido

cotizaciones cuando hayan sido necesarias y que las requisiciones estén firmadas.

2.- Políticas

La revisión que el auditor operativo haga de las políticas deberá incluir:

a) Una apreciación de las políticas de compra, en cuanto así son adecuadas para los objetivos de

la gerencia de esa área.

b) En apreciación de la efectividad de la política en la práctica para alcanzar los objetivos

establecido.

c) Sus comentarios y sus recomendaciones en cuanto a la forma en que podrían mejorase las

políticas y la manera en ponerlas en práctica.

3.- Organización

La función de compras generalmente está centrada en un área de compras con diversos grados de

descentralización y de delegación de responsabilidad a otros departamentos. El auditor estará

interesado en la forma en que este organizada dentro de la infraestructura de la política de compras y

revisará y evaluará la colocación de la responsabilidad de compras por toda la organización.

4.- Controles internos

La valorización de los controles internos dentro de la función de compras será una parte vital de la

auditoria de operaciones de compras. Estos controles son de interés especial, porque la naturaleza de

esta actividad implica el compromiso y el gasto de cantidades importantes de dinero, el cálculo del

tiempo de adquisición y entregas, la calidad del material y del servicio y el contacto continuo con

personas de afuera, deben considerarse los riesgos que entrañan estas actividades al organizarla

delegación de autoridad para la función de compras. Los mejores controles son aquello que se logran

por medio de la asignación de responsabilidades de manera que ningún individuo o ninguna función

puedan completar una transacción si tener que dar cuentas a otros.

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5.- Ética

Como resultado de que se ve involucrado en grandes volúmenes de desembolso y en contacto constante

con los proveedores, el personal de compras está expuesto a una amplia variedad de presiones éticas.

La gerencia espera que cada empleado maneje un asunto de la empresa sin verse influenciado por

intereses personales.

Se puede ejercer influencia sobre los cobradores por medio de regalos, agasajos, amistad personal,

intereses financieros en otras empresas, etc. El participar en estas actividades hasta cierto grado puede

ser aceptable y el punto en el que ya no sirve a los mejores intereses de la empresa es con frecuencia

una cuestión de criterio. Sin embargo, los regalos, los sobornos y los conflictos de interés sirven

únicamente a intereses personales, de acuerdo con esto una empresa servirá su propio interés

estableciendo normas de ética elevadas y al mismo tiempo ayudará a proteger a sus empleados de la

tentación de intervenir en las actividades o éticas ilegales.

EI auditor estará interesado en que las normas de la organización hayan sido claramente definidas.

Además es de la mayor importancia que se deben conocer a todos los empleados que estén expuestas a

tales influencias y a todas las personas de afuera que provean materiales y servicios.

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA DE

COMPRAS

1.- Familiarización, ósea, llevar a cabo un estudio general de sus objetivos, de su organización, la

ubicación de la operación de compras en el flujo de las operaciones, sus políticas, sus sistemas, sus

procedimientos y sus prácticas a fin de efectuar un análisis crítico de ellos con el objeto de asegurarse

de que sean las adecuadas.

2.- Análisis de la información existente relativa a las compras, tanto de carácter interno como externo,

con el fin de conocer su importancia relativa en el conjunto de operaciones de la empresa. Estudio de

las cifras estadísticas y proyecciones de compras. Comprobación de las cifras de compras con

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ejercicios anteriores y de ser posible con otras empresas similares .Se considera de utilidad elaborar

cuadros comparativos con cifras internas y externas acerca de razones financieras y otros datos

relativos a las compras, tales como condiciones de compras precios de algunos artículos, etc.

3.- Estudio de los expedientes de auditoría, informes y cartas de recomendaciones o sugerencias cuando

esto sea aplicable. De este estudio podrían surgir a su vez investigaciones que permitan profundizar en

algún aspecto ya observado en el curso del examen de estados financieros.

4.- Elaboración de cuestionarios y guías de entrevistas que permitan conocer como se realiza la

operación de compras. Deberá establecerse el énfasis necesario para el enfoque operativo que logra

investigar si las compras se efectúan eficientemente. En su caso, las entrevistas y cuestionarios serán

una base para recomendar algún cambio en los procedimientos que puedan mejorar las operaciones. Es

recomendable elaborar algún cambio en los procedimientos que puedan mejorar las operaciones. Es

recomendable elabora algún tipo de diagrama de flujo que muestra secuencia de la operación, lo cual

facilita la localización de aspectos susceptibles de mejorarse. Adicionalmente pueden elaborarse

memorándum descriptivos de la operación para su estudio y análisis posterior.

5.- Entrevistas con los responsables de la ejecución de las compras y verificación de las aplicaciones de

las políticas en esa área de acuerdo con los lineamientos generales de la empresa Estas entrevistas

deberán ser tanto con las persona que deciden las políticas de compras como con los que las ejecutan,

así como aquellas responsables de crear un estrecho contacto con las compras tales como las cuentas

por pagar, producción, almacenes y finanzas. En algunos casos es conveniente utilizar también

entrevista con algunos proveedores.

6.- Comprobación de los datos obtenidos en los procesos de familiarización en el análisis estadísticos y

en las entrevistas para medir el grado en que los aspectos que configuran las compras se cumplen en la

práctica estudio de los diversos registros y archivos de compras de proveedores de requisiciones

atendidas, análisis de precios de condiciones de compra análisis de casos particulares y concretos de

artículos comprados. (En estas revisiones el muestreo estadístico es aplicable)

7.- Cuantificación de algún artículo o materiales, en posible efecto de cambios en los métodos de

compra que procuran mayor eficiencia en los establecidos en las empresas. (Ver compra de volumen,

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determinación del lote económico de compra de volumen, determinación del lote económico de compra

alternativa de compras o fabricas, etc.).

8.- Conocimiento del nivel de preparación del personal que ejecuta la operación para tener una idea

general de la forma como se atiende las compras. Aún cuando se entiende que el objeto de estudio de la

auditoría son precisamente las operaciones más que las personas que las ejecutan o los departamentos

responsables de su ejecución, de cualquier manera esta conocimiento resulta indispensable, por otra

parte es útil conocer también si hay adecuada distribución de las cargas de trabajo y de las funciones

acorde con la capacidad del personal de compra.

9.- Inspección de las instalaciones del departamento de compras de las áreas de recepción y de

almacenes.

10.- Revisión de la forma en uso, los métodos de trabajo, manual de procedimientos e instructiva que

regulen las operaciones de compra.

11.- Estudio de la información obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que puedan

mejorar la eficiencia en el área de compras.

ENFOQUE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA DE PRODUCCIÓN

1. Objetivo

La auditoría operativa de producción, como la de cualquier otra operación, tiene por objetivo el

examen de las actividades que comprende esta operación, para señalar fallas o puntos débiles y

recomendar modificaciones que tiendan a incrementar la eficacia operativa.

Algunos aspectos importantes a examinar son:

1. Claridad y adecuación de las políticas de producción.

2. Claridad y adecuación de los objetivos de la operación de producción.

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3. Adecuación y claridad de la organización que desarrolle la operación de producción.

4. Adecuación y calidad de los métodos de trabajo para planear, operar y controlar la

producción.

5. Adecuación y calidad de la contabilidad de costos.

6. Calidad de los productos.

7. Costos de los productos

8. Eficacia del personal de producción.

9. Factores limitantes de la producción.

10. Productividad de la planta. Etc.

2. La función de control de producción

La función de control de producción en manufactura, puede ser comprobada a la función que

realiza el titiritero, a pesar de que los títeres son en realidad el espectáculo; el titiritero es el que

mueve los hilos necesarios para activarlos. De la misma manera el departamento de manufactura de

un negocio produce el producto, pero es controlado por el departamento de control de producción.

3. Planeación de la producción.

La planeación de la producción consiste en determinar lo que se va a producir, que cantidades, en

que departamentos, en que máquinas, en que fechas, etc. Algunos de los elementos básicos a

considerar son:

a) Demanda del producto en el mercado.

b) Disponibilidad de materia prima.

c) Capacidad de producción.

d) Capacidad de almacenamiento, etc.

4. Control de costos de producción.

a) Control presupuestario.

b) Sistema de costos.

c) Variaciones.

5. Control de calidad

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El grado de calidad que se desee en un producto, está influenciado por las necesidades del cliente,

los requisitos reglamentarios, la competencia y el orgullo que el fabricante tenga en su producto.

Los efectos de un programa inadecuado de control de calidad son obvios: devoluciones, pérdidas de

futuras ventas, reproceso excesivo, etc.

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA

DE PRODUCCIÓN.

1. Familiarizarse con la empresa y la operación de producción en la misma y en el mismo ramo.

a) Estudio en la información disponible sobre la producción en la rama industrial a la que

pertenece la empresa en:

Libros o revistas.

Informes de cámaras y asociaciones.

Informaciones de la competencia. (V. GR informe a los accionistas)

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b) Estado de la información disponible en la empresa, la operación de producción y en la

empresa en general:

Organigramas.

Manuales de normas, políticas de la organización y métodos, estados financieros.

Informes de costos.

Informes de ejercicios del presupuesto, y en caso de costos estándar, análisis de

variaciones, o informes específicos de los directivos de la empresa sobre los

problemas y marchas de la producción.

c) Estudio de la información previa disponible, si la hubiera.

Expedientes de auditorías.

Informes y cartas de recomendaciones o sugerencias.

Archivos permanentes.

d) Visita a la planta con objeto de conocer:

Los productos.

Las instalaciones.

Sistema de seguridad e higiene industrial.

2. Examen de los datos y hechos investigados con espíritu crítico para determinar la situación

sujeta a mejoría y hacer recomendaciones.

Este examen debe desarrollarse con una técnica indagatoria metódica reflexionando sobre:

a) ¿Qué se hace, dónde, cuándo, quién, cómo y con qué?

b) ¿Por qué lo anterior?

c) ¿Qué cosa podría hacerse al respecto?

d) ¿Qué debería hacerse al respecto para lograr óptimos resultados?

Los pasos a) y b) se refieren a la interpretación de la información obtenida y los pasos c) y d)

representan la parte creativa de la auditoría operativa ya que es donde se crean soluciones generales a

las deficiencias observadas y se recomienda las más adecuadas.

En esta guía se habla siempre de recomendaciones generales porque no debe confundirse la auditoría

operativa con la organización de una operación, actividad o parte de una actividad.

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ENFOQUE DE AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA DE PERSONAL

1.- Objetivo

La evaluación de la función de personal corresponde la crítica de las políticas y procedimientos que se

siguen en relación a la administración del mismo del mismo dentro de la empresa.

2.-Administración del personal.

La empresa debe tener políticas definidas en cuanto a:

- Reclutamiento del personal

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- Contratación

- Administración de sueldos – Adiestramientos

- Reemplazos capacitación

3.- La gráfica de organización.

El organigrama de la organización es un medio gráfico de mostrar las asignaciones y los títulos

administrativos se emplea también para mostrar las relaciones entre las funciones.

Los sistemas más formales y periódicos de informe de control siguen la estructura de la organización.

Es el punto inicial para una auditoría operativa.

En cualquier organización, la responsabilidad tiende a fluir hacia la persona más capaz y

experimentada, cuando esto es reconocido por la gerencia de alto nivel, se otorgan promociones y se

hacen cambios de títulos y generalmente se cambian la estructura orgánica.

Con mayor frecuencia las relaciones se desarrollan muy aparte de las que se indican formalmente en la

grafica de organización. Cuando la auditoría operativa las identifica y las reporta, la gerencia de alto

nivel obtiene una imagen más clara de la compañía de cómo funciona realmente.

4.-Coordinación

Debe existir una adecuada coordinación entre el departamento de personal y los departamentos de

operación en cuanto a:

Programación del uso de personal

Determinación de la políticas de personal

5.- La función de personal

a) Contratación del personal requerido y autorizado

b) Fijación de la política de sueldos y salarios la personal contratado

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c) Registro del personal

d) Reportes mensuales de:

Rotación de personal.

Tiempo ocioso y ausentismo.

Vacaciones.

Tiempo extra.

Encuesta.


PERSONAL

Un programa para la revisión operativa de función de personal deberá incluir puntos que proporciona

un auditor información que le permite hacer un estudio crítico de los siguientes aspectos:

1. Adecuación de las políticas y procedimientos establecidos para:

a) Reclutar el personal más capacitado en el mercado de mano de obra.

b) Contratar el personal con la asignación de un sueldo justo que garantice su estancia en

la empresa.

c) Promover una administración de sueldos que permita al personal contratado un

progreso adecuado y una retribución justa al empleado haciendo más eficiente.

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d) Mantener un programa de adiestramiento que permita a los obreros y empleados de la

empresa un desarrollo al máximo de su capacidad a fin de :

I. Permitir al trabajador oportunidad de realizarse personalmente.

II. Desarrollo dentro de la propia empresa a sus diferentes niveles directivos.

2. Adecuación de las políticas y su ejecución en cuanto a:

a) Horas de trabajo

b) Retardos

c) Ausentismo

d) Vacaciones

e) Pago de salarios

f) Pago de horas extras

g) Pago de días festivos

h) Prestaciones (seguro de grupos, servicios médicos, jubilaciones, cafetería.

Estacionamiento, etc.)

i) Deducciones de salarios

j) Vacaciones de méritos

k) Honorarios

l) Actividades recreativas

m) Reglamento de seguridad

n) Premios

o) Publicación de la empresa

p) Tableros de boletines

q) Planes de sugerencias

r) Consejeros personales

3. Estudio y críticas del sistema de información que permita una oportuna y adecuada planeación

de la contratación de personal.

4. Estudio y crítica de la estructura de la organización de la empresa que permita una adecuada

coordinación de personal, asignación de autoridad y responsabilidad y conocimiento por parte

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del personal y sus funciones (este estudio podría realizarse también en cada función o dentro del

estudio de eficiencia operacional general)

5. Estudio y críticas del sistema de captación de información, acción que permita comparar las

cualidades originalmente previstas del personal y la realización práctica de su trabajo.

ENFOQUE DE AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA FINANCIERA

1. Función de finanzas

Algunas personas encuentran dificultades para distinguir lo que es contabilidad y lo que es finanzas.

Ellos observan que, tanto contabilidad como finanzas, la misma terminología y los mismos estados o

registros financieros son usados. Sin embargo el fin primario de la función de la contabilidad es generar

información siendo el fin primario de la función finanzas el análisis de esa información para ser usada

en la toma de decisiones.

2. Objetivos

La auditoría operativa de la función financiera, en cuanto a su alcance puede ser:

1. Total

2. Parcial

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3. El auditor deberá precisar anticipadamente el tipo de revisión a efectuar, el cual podrá

referirse a una sub-función o departamento determinado o bien a todas las áreas que

integran la administración financiera de la empresa.

En términos generales, se podrán dar dos tipos de enfoques a esta revisión:

En la función de las etapas del proceso administrativo: revisión de la planeación, organización,

dirección y control financiero.

En función de la estructura de organización de la función: dirección, contabilidad, presupuesto

y auditoría, etc.

En el primer caso, la revisión se encaminará a comprobar el cumplimiento de los objetivos particulares

de cada etapa del proceso administrativo, se partirá de lo general hacia lo particular. Este

procedimiento presenta el inconveniente de que en muchas ocasiones no son plenamente identificables

tales etapas ya que un departamento o inclusive un puesto, podrá abarcar labores de planeación y

dirección o control, por ejemplo, lo cual dificultaría el trabajo del auditor.

En el segundo caso más práctico anula la desventaja apuntada en el párrafo anterior, este

procedimiento, complementado con el estudio de la organización financiera se considera que es el que

permite la mayor objetividad y facilita en la revisión.

3. Áreas que comprenden la función de finanzas

La función de finanzas dentro de una empresa puede ser comparada a la función de tesorería y

comprende las siguientes áreas, mencionadas en forma enunciativa y no de importancia:

Administración de efectivos

Créditos

Administración de cobranzas

Control de inventarios

Inversiones permanentes

3.1 Administración de efectivos

Presupuesto de efectivos: indica la cantidad de fondos que serán necesarios mes por mes o

semana por semana, y es una de las herramientas más importantes de la función finanzas.

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Descuentos de efectivos: es una reducción en el precio basado dentro de un periodo específico.

Cash Flow (pronóstico de efectivo)

3.2 Crédito

Normas:

Solvencia normal.

Solvencia económica.

Capacidad de pago.

Autosuficiencia en cuanto a liquidez.

Aprovechamiento de inversiones en los recursos del tipo permanente.

Que el plazo pactado sea adecuado para lograr la generación de fondos de operación.

Capacidad y experiencia.

Ubicación.

Competencia en el mercado del ramo.

Calidad de los productos que vende o fabrica

Análisis del riesgo de crédito

Determinaciones:

Del tipo de riesgo

Del grado de riesgo

Eliminación de arreglos especiales

Desarrollar procedimientos de cobranza que reduzcan el riesgo de incobrabilidad

Capital

Situación financiera en general.

Otorgamiento de crédito

Datos generales.

Antecedentes.

Reputación.

Capacitación de información relativa al negocio.

Posición financiera.

Destino del crédito.

Pronóstico de caja.

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Fuentes de información

Internas: Solicitud de crédito, entrevista

Externa: Información de terceros, estudios financieros

3.2 Administración de cobranza

Objetivos:

Deudas por cobrar

Con rapidez

Conservar buena imagen ante el cliente

Las determinantes más importantes del nivel de cuentas por cobrar son:

Volumen de ventas a crédito

Curva de ventas

Reglas para limitar créditos

Termino de ventas y políticas de créditos

Políticas de administración de cobranzas

Métodos de cobranza para:

Particulares:

Ventas de volumen

Ventas de equipo

Gobierno: dificultad en el trámite

Ventas de volumen

Ventas de equipo

Ventas de servicio

3.3 Control de inventarios

Para evaluar el nivel de materias primas, el autor debe considerar aspectos tales como: producción

anticipada, producción de temporada, fuentes de abastecimiento con el factor básico que influye en el

nivel de productos terminados que el auditor de operaciones debe tomar en cuenta es la coordinación

entre la producción y ventas. El gerente financiero puede estimular las ventas a través de cambiar los

términos de crédito y permitiendo créditos a clientes marginales, pero ya sea las mercancías (productos

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terminados) permanezcan registrados en libros, ya sea como inventarios, o como cuentas por cobrar, la

empresa tiene que financiar la:

Administración de inventarios:

Punto de nivel óptimo.

Momento de compra.

Máximos y mínimos.

Objetivos al conservar un inventario:

Atender una demanda.

Lograr un objetivo de ventas y utilidades.

Promover la eficiencia en la fabricación.

Obtener las condiciones adecuadas en las compras.

Eficiencia en manejo de inventarios:

Costos de mantenimiento

Recursos requeridos

Costos de administración y almacenamiento

Transporte

Seguros

Obsolescencia

Cantidad requerida por producto

3.4 Inversiones

Objetivos

El auditor debe tener como objetivo básico en esta área: asegurarse que las inversiones en activos de

carácter permanentes estén apoyadas en estudios económicos y financieros que justifiquen la propia

inversión en función de su costo y el rendimiento que se espera obtener de la misma.

Fases que cubre el control de inversiones;

Autorización original

Programación

Limite de aprobación

Justificación económica

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FINANZAS

Aspectos generales de la función:

1. Obtener esquemas de organización

2. Lista de funcionarios responsables de todas las áreas

3. Determinación general de los objetivos

a. De la dirección

b. De cada uno de los departamentos o secciones

4. Evaluar de acuerdo a la magnitud de la empresa si la organización presta planes a corto

plazo y a largo plazo, acordes a los objetivos de la función y de la empresa.

Sistema de presupuesto

Adecuada Separación de funciones

Limitación de responsabilidad

Unidad de mando, descripción de flujos

Distribución de formas

Manuales de funcionamiento y de operaciones

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Descripción de flujos

Distribución de formas

Sistema de contabilidad general de costos

Información periódica y constante a la administración

Auditoría interna

Otros controles

Presupuestos

1. ¿Qué tipo de presupuesto se formulan?

a. ¿a corto plazo? ¿Por qué periódico?

b. ¿a largo plazo? ¿Cuántos años?

2. ¿Qué áreas de la empresa cubren? ¿Son todas?

3. ¿Quiénes intervienen en su formulación?

a. ¿Personal de otras funciones?

b. ¿Personal de finanzas?

4. ¿Son flexibles?

a. ¿Se ajustan periódicamente?

b. ¿Con que frecuencia?

c. ¿Qué bases se toman?

5. ¿Existe un presupuesto de inversiones de capital?

a. ¿Concuerda con los objetivos generales de la empresa?

b. ¿Prevé las fuentes del financiamiento?

6. ¿Existe un presupuesto de operaciones?

a. ¿Cubre todas las áreas de operación de la empresa?

7. ¿Existe un presupuesto de caja?

a. ¿Cubre todos los aspectos que afectan el flujo de archivo?

Ventas al contado

Cobranzas

Costos de operaciones

Pagos

b. ¿Con qué periodicidad se determinan las necesidades de efectivos?

c. ¿Se prevén fuentes alternativas de fondos en los casos de insuficiencia?

d. ¿Cuál es el margen de seguridad para el efectivo?

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8. ¿Se comparan los presupuestos con los importes reales?

a. ¿Con qué periodicidad?

b. ¿Qué investigación se hacen de las investigaciones?

c. ¿Quién la hace?

d. ¿A quienes se reportan las desviaciones?

Contabilidad general

1. ¿Existe un catalogo de cuentas en uso?

a. ¿Está actualizado?

b. ¿Permite obtener información completa y precisa?

c. ¿Se cuenta con instrucciones para su manejo? ¿Actualizado?

d. ¿Están debidamente difundidos entre el personal encargado del registro de las

operaciones?

2. Sistemas y equipos

a. ¿Recibe de contabilidad información previa y oportuna a todas las operaciones

realizadas?

b. ¿Se adapta el sistema a la información requerida?

c. ¿Permite el sistema rapidez en el registro?

d. ¿El equipo con el que cuenta, se adapta a al sistema y volumen de operaciones?

e. Si no se cuenta con equipo electrónico: ¿Es posible su utilización? ¿Es costeable?

f. Si se cuenta con equipo electrónico:

¿Es adecuada la programación?

¿Cubre todas las áreas posibles de utilización?

¿Es costeable, en función al servicio prestado y a la capacidad de la empresa?

3. Formas utilizadas

a. ¿Son prácticas naturales?

b. ¿Contienen todos los datos?

c. ¿Se pueden fusionar con alguna otra forma?

d. ¿Se puede suprimir?

e. ¿Su distribución es adecuada?

4. Información

a. ¿Qué informes se preparan?

b. ¿Con qué periodicidad?

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c. ¿Con qué oportunidad? ¿Hay atrasos?

d. ¿Incluyen información completa? ¿Demasiados datos?

e. ¿Son comparables con presupuestos? ¿Con que otros datos?

f. ¿Sirven de base para la toma de decisiones?

g. ¿Se envían a las personas adecuadas?

h. ¿Se preparan pensando en las personas a quien van dirigidas?

i. ¿Se informa utilizando un criterio “por excepción”?

j. ¿Las bases son utilizadas para la fijación de los estimados o estándares?

k. ¿Las bases son de aplicación de gastos indirectos?

5. Proporciona el sistema información relativa a:

a. ¿Costos totales por períodos?

b. ¿Costos unitarios por productos o por líneas?

c. ¿Costos fijos o variables?

d. ¿Volúmenes de producción?

6. ¿Se elabora informes periódicos respecto a lo anterior?

a. ¿Con qué periodicidad?

b. ¿Con qué oportunidad?

7. ¿Se investigan las variables en relación a los estimados o estándares?

Impuestos

¿Cuáles impuestos gravan a la empresa? ¿Se consideran para efectos de presupuesto?

¿Se aprovechan las ventajas fiscales? ¿Cuáles? ¿Hay posibilidades de excepciones o subsidios? ¿Existe

un programa formal de planeación final?

¿Existe una persona en el departamento que vigila el adecuado cumplimiento de las obligaciones

fiscales?

¿Hay una adecuada revisión de la información proporcionada a los auditores fiscales?

¿La política tributaria es determinante en el nivel y estructura de la inversión?

Auditoría interna

¿Existe un departamento o sección de auditoría interna? ¿A quién reporta?

¿Se cuenta con un programa que cubra, al menos los siguientes aspectos?

a. Revisión de saldos de todo el catalogo de cuentas, al menos una vez al año

b. Supervisión y evaluación sobre toma de inventarios

c. Revisión de cartera al cobro

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d. Revisión de documentos en cuanto a requisitos internos y fiscales

e. Revisión del cumplimiento de las obligaciones fiscales

f. ¿Qué tipos de informes se elaboran?

g. ¿Se vigila la corrección o atención de las desviaciones encontradas?

h. ¿Se efectúan auditorías operativas?

Auditorías externas

¿Se practica auditoría de estados financieros de la empresa por un contador público independiente?

¿Se estudian y/o implementan las sugerencias del auditor independiente?

Estructura y políticas financieras

La revisión de la estructura financiera se basa en el análisis o interpretación de estados financieros, el

uso de razones, tendencias, rotaciones, etc., y su comparación con otras empresas, tanto del giro como

de otros tipos, constituye la herramienta principal del auditor en ese aspecto.

ENFOQUE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA GERENCIAL

1. Función de gerencia

La función gerencial es una apreciación que tiene varios enfoques, numerosos autores están de acuerdo

que incluye los procesos administrativos siguientes:

a) Fijar los objetivos

b) Proveer

c) Dirigir

d) Coordinar

e) Controlar

2. Fijación de objetivos y políticas

Generalmente los objetivos vienen expresados por disposiciones legales y su cumplimiento constituye

la esencia misma de las empresas. Ellos deben explicar claramente las metas y ubicarlas dentro de un

tiempo, lugar y cifras. Todo plan implica metas a cumplirse, las metas constituyen los objetivos básicos

de la empresa, de allí que los objetivos deben definirse claramente. La política es la decisión que

adopta el funcionario de más alta jerarquía y los funcionarios de más alto nivel dentro de cada

jerarquía, para proveer a los planes, en forma coordinada, los elementos indispensables que permitan el

logro de los objetivos de la empresa.

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Si los objetivos y políticas no aparecen claramente definidas, no habrá una meta en que basar la

orientación del trabajo y cuando se desconocen las metas a cumplir, la situación se torna totalmente

confusa.

Todo plan por muy pequeño o extenso que sea, estará destinado a cumplir los objetivos

predeterminados en función de la política adoptada.

3. Concepto de previsión

Implica la idea de ciertas anticipaciones de acontecimientos y situaciones futuras, sin la cual seria

imposible hacer planes. La gerencia como primer paso, deberá prever, mirar de antemano hacia los

objetivos propuestos, es decir fijar el fin que se persigue de acuerdo a las necesidades. Para hacer

previsiones se requiere:

a) Determinar objetivos o fines que se requieren.

b) Investigar factores positivos y negativos que nos ayuda o limitan en la búsqueda de los

objetivos.

c) Coordinar los distintos recursos con diversas alternativas de ejecución que nos permita

escoger algunas de ellas como nuestra base.

4. Dirección

La dirección es aquel factor de la administración en la que se logra la realización efectiva de todo lo

planeado por las decisiones gerenciales directamente o por delegación.

Los principios fundamentales de la dirección son:

I. Principios de la coordinación, acción de interés, con la finalidad de que unan sus esfuerzos para

lograr una meta común.

II. Principios de impersonalidad de mando, para conseguir que las disposiciones generales sean

mejores obedecidas.

III. Principios de aprovechamiento del conflicto, con fines constructivos, para forzar la meta a

buscar que sean beneficiosas para ambas partes.

La toma de decisiones permite escoger entre una o más alternativas aquellas que ofrezcan más ventajas.

La forma de decisiones es la llave final de todo proceso administrativo; ningún plan, ningún control,

ningún sistema de organización tiene efecto, mientras no se da una decisión.

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La toma de decisiones gerenciales, se basa en la intuición, hechos, experiencias y la toma de

decisiones para ser ejecutadas, debe ser: oportunamente transmitidas a sus destinatarios, para lo cual es

necesario una buena comunicación, que es un proceso en virtud de cual se contribuye a la mejor

ejecución de los trabajos, la captación de políticas, el logro de la cooperación con los demás y hacer

que las ideas e instrucciones se entiendan con claridad. La comunicaron tiene etapas, cuya aplicación le

permitirá cumplir con su cometido:

I. Comprender lo que se desea comunicar.

II. Transmitir eficazmente.

III. Estudiar la eficiencia de la comunicación

IV. Seguir el curso de la comunicación.

5. Coordinación

La coordinación ordena y organiza los esfuerzos de varios individuos, unificándolos, para alcanzar el

objetivo o meta propuesta, con mayos eficiencia, economía y efectividad.

Se podrá decir que todos los demás principios están contenidos en la coordinación, pues significa

establecer relaciones entre varias partes de una actividad o empresas; la unión de todas las actividades

para alcanzar el desarrollo del plan, es la unificación de un ambiente de confianza recíproca entre

todos.

Para alcanzar ese principio, el gerente debe tener una visión amplia del funcionamiento de su empresa

y podrá emplear como medio de coordinación, las comunicaciones orales y escritas, entrevistas,

reuniones, conferencias, visitas, informes, boletines, etc.

6. Control

Es verificar si todo se desarrolla de conformidad con el plan adoptado, las instrucciones emitidas y los

principios establecidos. Su propósito es determinar las deficiencias, con el objeto de corregirlas y

recomendar cuales son más convenientes de corregirlas y evitar que se repitan.

En el control, se miden los resultados actuales y pasados en relación con lo previsto, ya sea en forma

total o parcial, con el fin de corregirlo, mejorar y programar nuevos planes.

Para que el control sea más efectivo, se requiere como mínimo los siguientes requisitos:

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I. Identificación de los factores claves a ser controlados para el logro de los resultados.

II. Especificación de las bases para el establecimiento de normas de rendimiento.

III. Definición y acumulación de la información para previa explotación de las mismas, y medir

rendimientos.

IV. Implementación de una infraestructura de información que identifique los resultados,

determinen las causas y efectos, señale las tendencias e identifique resultados, de acuerdo a las

áreas de responsabilidad.

El control permite asegurarse de una óptima ejecución, conocer que parte de una actividad se esta

cumpliendo y cual no, de qué modo, en que tiempo y porque se desea.

El gerente (jefe de la entidad) al ejercer las funciones de control, no será autoritario, ni autócrata, sino

cooperativo, y al señalar errores lo hará con el propósito de rectificarlos y evitar que se cometan

nuevamente, debiendo ser el gerente en este concepto un educador, ayudante y consejero para sus

subordinados.

Un instrumento muy importante en el control gerencial, es el “principio de excepción”, que tiende a

convertir el cumplimiento en lo normal y las desviaciones de los planes en lo excepcional: los controles

versaran sobre esto último exclusivamente, o al menos principalmente.

Otros instrumentos de control que pueden señalarse son los siguientes:

Informes

Estadísticas

Presupuesto

Costos

Plan

Volumen (calidad y cantidad) de los trabajos realizados, etc.

El control no debe realizarse con tal énfasis que descuide la atención a las demás actividades

administrativas, pero debe dársele la importancia que tiene, a fin de conocer con certeza la marcha

(eficiencia, efectividad y economía) de las metas u objetivos.

7. Cualidades generales que deben reunir un gerente

a) Aspecto personal:

Comprensión, que le permita atender e interpretar un punto de vista correcto de los

demás.

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Cultura general, para expresarse concisa y claramente tanto por escrito como en forma

oral.

Superación, para incrementar su capacidad profesional y mejorar sus cualidades

personales.

Imparcialidad y justicia, para apreciar con objetividad ecuanimidad y equidad las

situaciones que tiene que resolver.

Sociabilidad y educación, para participar correctamente en reuniones, actuando con

desenvoltura, cordialidad y don de gestos.

Entereza, para expresar sus opiniones con integridad, sinceridad y firmeza.

Lealtad, para mantenerse firme y fiel a sus principios y normas de su empresa, a sus

superiores, subalternos y los de su mismo nivel.

Modestia, para actuar y trabajar sin ostentación ni personalismo.

Serenidad y tacto, para cubrir sin alterarse y reaccionar a forma ecuánime y a ajustada a

la realidad.

b. Aspecto intelectual:

Inteligencia y juicio, para adquirir conocimientos, conceptos o ideas rápidamente,

razonar con lógica y tomas de decisiones prácticas y metódicas.

Ingenio, para hábilmente crear soluciones a pesar de las limitaciones.

Capacidad profesional, para poseer y aplicar sus conocimientos profesionales

relacionados al puesto que desempeña.

Control para verificar el exacto cumplimiento de sus disposiciones, o las que haya

impartido el directorio (alta dirección).

Condiciones de administrador, para usar racionalmente los recursos que dispone.

Responsabilidad, para actuar por convicción y sin necesidad de control.

Moralidad y honradez, para conducirse de acuerdo con las normas morales y de ética

profesional.

Puntualidad, para ser puntual o constante en el desempeño de su puesto.

Salud y aptitud para ser expuesto, que le permita resistir la fatiga física y mental, para

trabajar con energía y entusiasmo.

c. Aspecto profesional

Conocimiento, que le permita desarrollar con eficiencia, responsabilidad y autoridad las

funciones que se le han sido asignadas.

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Espíritu de superación y empresa, para incrementar su capacidad profesional para que el

desempeño de sus funciones con responsabilidad.

Experiencia, para pueda actuar en situaciones de complejidad y mayor alcance.

Inteligencia, imaginación y criterio que le permita actuar con capacidad de concepción y

reflexión, lucidez, flexibilidad y facultad de innovar.

Ética profesional, para actuar con honradez y moral, dentro y fuera de la empresa.

Personalidad y carácter, para actuar en sus decisiones superando los obstáculos que se le

presenten.

Salud y aptitud para el cargo y vigor físico, para tener un rendimiento prolongado y

eficiente, y capacidad para trabajar en cualquier dependencia de la empresa.

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA

OPERATIVA GERENCAL

1. Introducción

Al aplicar esta lista de verificación, se debe tener en cuenta que simplemente es una guía y no un

programa detallado de auditoría.

No existe patrón idéntico para ser seguido en cualquier auditoría, y de hecho, no debería existir. Esta

guía ha sido elaborada para documentar las diferentes claves que son los fundamentos del examen.

Esta guía, por las razones expuestas está sujeta a ser modificada y/o complementada, así mismo debe

emplearse esta guía conjuntamente con cuestionarios específicos que incluyan preguntas dirigidas

directas y específicamente a la actividad que se revisa, utilizando conjuntamente los dos listados,

servirán como base para determinar los procedimientos a seguirse durante el curso del examen y

ayudarían al auditor a preparar su programa de auditoría para las distintas áreas y actividades de la

empresa.

La presente guía tiene como propósito desarrollar una lista de verificación para la evaluación de control

general.

2. Objetivos

En este rubro hay que tener en cuenta algunos aspectos importantes como:

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I. ¿Ha determinado las áreas claves donde la empresa debe producir resultados positivos?

(rentabilidad, innovación, diversificación, productividad, recursos humanos, recursos

materiales, etc.)

II. ¿Ha precisado en qué áreas claves debe invertir su tiempo y los recursos disponibles?

III. ¿Se a fijado los objetivos generales y los objetivos específicos?`

IV. ¿Ha tenido en cuenta para la determinación de objetivos los siguientes criterios?

Reflejar las políticas de la empresa.

Ha sido difundido por escrito y en forma precisa y clara.

Son factibles de alcanzar.

Han sido establecidos en términos de resultados finales, en vez de actividades,

programas o proyectos.

Han sido establecidos en términos positivos.

Cubren todas las áreas claves, que pueden tener incidencias sobre el éxito de la empresa.

V. ¿Se han determinado prioridades en la formulación de objetivos?

VI. ¿Se ha decidido los métodos que deben emplearse para la consecución de los objetivos?

VII. ¿Se identifica su tiempo, lugar y cifras?

VIII. ¿Se informa periódicamente sobre sus logros?

IX. En caso de no lograr los objetivos estas se verifican:

Con la gerencia

- ¿Oralmente?

- ¿Por escrito?

X. Existe un acuerdo general con respecto a los objetivos.

Entre el gerente y el director.

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Entre el gerente y sus subalternos.

3. Planteamiento

I. ¿Tiene la empresa un plan anual operativo?

II. ¿Tiene también un plan operativo a largo plazo?

III. ¿Tiene los proyectos y programas detallados?

IV. ¿Participan todos los niveles de supervisión en el planeamiento?

V. ¿Conoce la gerencia este plan?

VI. ¿Conocen todos los empleados de la empresa este plan?

VII. ¿Se mide el rendimiento actual en relación a la planificación?

VIII. ¿Se comunica cualquier cambio en el plan?

IX. ¿Se hacen frecuentes cambios en el plan?

X. ¿Contiene el plan unidades de medida tales como: costo, números de empleados, fechas,

etc.?

XI. ¿Se preparan informes de avance en compararon con el plan?

4. Organización

I. ¿Tiene algunos problemas de personal?

II. ¿Está satisfecho con la calidad del personal de su empresa?

III. ¿Tiene la empresa algún programa de entrenamiento en las diferentes áreas de la empresa?

IV. ¿Se motiva a los trabajadores a seguir cursos de capacitación?

V. ¿Cómo se mide el rendimiento de los trabajadores?

Por objetivos.

Midiendo su trabajo.

Por otros métodos.

VI. ¿Saben los empleados que son evaluados?

VII. ¿Se mide el rendimiento en forma periódica?

VIII. ¿Se revisa el resultado de la evaluación con el trabajador?

IX. ¿Existen descripciones de cargos para cada puesto?

X. ¿Existen adecuado alcance de oportunidades?

¿Dentro de la empresa?

¿Fuera de la empresa?

XI. ¿Conocen los trabajadores estas oportunidades?

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XII. ¿Existe algún problema de cambios frecuentes de personal?

XIII. ¿Dentro de los dos o tres últimos años se ha prohibido al personal estar fuera de la sede

central de la empresa?

XIV. ¿Existe una estructura orgánica de la empresa?

XV. ¿Conocen los trabajadores esta estructura orgánica?

XVI. ¿Existe demasiado personal o demasiados funcionarios que dependen del gerente general?

XVII. ¿Se ha cambiado, modificado, complementado o revisado la estructura orgánica en los

últimos dos años?

XVIII. ¿Han rotado cada servidor que depende del gerente general, por lo menos una vez en los

últimos tres años?

XIX. ¿Está dotada la empresa, además de la estructura adecuada y de los recursos humanos y

financieros para hacerlo funcionar con los métodos y sistemas, a través de los cuales

deberían desarrollarse las funciones de la empresa?

5. Control

I. ¿Se ha definido por escrito el papel de la empresa bajo revisión?

II. ¿Existe un acuerdo mutuo entre el gerente y el director?

III. Se ha especificado como se va a medir el rendimiento de la empresa en términos de:

Cumplimiento presupuestario.

Recuperación de gastos operativos.

Numero de personal.

Coordinación con otras dependencias o áreas.

Criterio personal aplicado.

Ahorro en costos (economía)

Quejas del cliente.

Rendimiento programado

Logro de objetivos

Se han establecido por escrito normas o niveles de rendimiento aceptables en las áreas

señaladas en el ítem 5.

Han sido establecido por escrito los objetivos específicos de la empresa.

Se ha priorizado los objetivos de acuerdo a su importancia.

Señalan los objetivos, tiempo, lugar y cantidades.

Se reporta periódicamente el logro de los objetivos.

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Se revisa con el directorio la falta de cumplimiento de los objetivos:

1. Verbalmente

2. Por escrito.

Esta satisfecho el gerente con el rendimiento del objetivo.

Existe áreas en particular o problemas dentro de la empresa donde el gerente general

desearía que se concentren más los esfuerzos de auditoría.

Ha revisado y probado el plan anual de operaciones de la empresa.

Recibe informes periódicos que muestran y comparan los logros con el plan operativo.

Se ha hecho anteriormente alguna auditoría, revisión o evaluación de las actividades de

la empresa, parcial o totalmente.

se ha especificado el papel de la empresa.

Especifica este papel:

1. Su función en términos amplios, principales, limitaciones.

2. Responsabilidad y auditoría general.

6. Las políticas de control

Una política es una guía para llevar a cabo una acción con el objeto de lograr los objetivos.

Son efectivas desde su establecimiento hasta su anulación, o reemplazan con otra

¿tiene la empresa políticas por escrito?

¿Se organiza esta en un manual?

¿Están las políticas actualizadas?

¿se verifica su cumplimiento?

¿Se distribuyen entre los trabajadores?

¿Están claramente escritas?

¿Está el formato estandarizado?

7. Los procedimientos en el control

El procedimiento es un documento que explica la forma de proceder y trabajar para llevar a cabo las

políticas:

¿Tiene la empresa procedimientos por escrito?

¿Se originan estos en un manual?

¿Están actualizados?

¿Se verifica su cumplimiento?

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¿Existen procedimientos por escrito para cada política?

¿Se distribuyen los procedimientos a los trabajadores?

¿Está el formato estandarizado?

8. Algunas reglas de control

El control es la función de más preocupación del auditor, es por medio de ciertas normas que puede

hacer mejor su trabajo, por cuya razón debe conocer a fondo determinadas reglas de control que las

relacionará con los objetivos y metas de la empresa.

Los controles no operan sin sustentación, actúan para asegurarse que determinados objetivos y metas se

cumplan.

Hay significativos números de controles que se deben aplicar en una empresa pudiendo citarse a

continuación algunos de ellos, que pueden considerarse básicos:

La gerencia debe establecer normas para su personal de trabajadores.

La gerencia debe evaluar a su personal en función a normas establecidas.

Cada actividad debe tomar un presupuesto y un camino a seguir, debiendo los

trabajadores reportarse en función a ambas.

Se debe establecer prioridades para nuevos trabajos.

Las actividades pendientes a evaluarse y las deficiencias deben darse a conocer

recomendando su posible medida correctiva.

El gerente debe estar informado de los que hace cada uno de los trabajadores de la

empresa.

El gerente debe poner en conocimiento de sus trabajadores las necesidades y los

procedimientos empleados en los diferentes niveles de la empresa.

En forma periódica el gerente y sus supervisores deben hacer el seguimiento para luego

verificar si las actividades se han realizado se acuerdo a los procedimientos establecidos.

De una manera general el control gerencial puede resumirse en las siguientes expresiones:

Usar continuamente la supervisión y la retroalimentación para mejorar la ejecución mediante acciones

correctivas.

FIN ¡¡¡

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