Auditoria Cartera Octubre 2014

8/21/2019 Auditoria Cartera Octubre 2014

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A CT A D E V A LID AC iÓ N D E R E SU LT AD OS D E L A A U DIT OR IA

ICÓdigO: GCI-FO-140-002

··


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1 . L e y 1 06 6 d el 2 00 6 e n s u a rt ic ulo 2 · O bli ga cio ne s d e la s e nti da de s p úb li ca s q ue t en ga n c ar te ra a s u f av or . N umeral 1 . E sta bl ec er med ia nt e n orma ti vid ad d e c arác te r

g en eral , p or p ar te d e l a máx ima a ut or id ad o rep re se nta nt e l eg al d e la e nti da d p úb lic a, e l R eg la me nto In te rn o d el R ec au do d e C ar te ra , c on s uje ció n a lo d is pu es to e n l a

presente ley , e l cua l deberá inc lu ir l as condiciones relat ivas a lace lebrac ión de acuerdos de pago.

2 . N orma IS O 90 01 :2 00 8 N umeral 4 .2 .3 C on trol d e d oc umen to s. L os d oc umen to s req ue rid os p or e l s i ste ma d e g es ti ón d e l a c ali da d d ebe n c on trol ar se .

3 . Resoluc ión 357 de 2008. Procedimiento de Control I nterno Contable CGN. ..Deben documentarse las pol ít icas y demás pract icas contables que se han implementado en

Criterio

e l ente económico y que están en procura de lograr una información confiab le , relevante y comprensible.

4 . C ir cu la r E xt erna 0 01 d e 2 00 9 d el C on ta do r G ene ra l d e B og ot á.

5 . Manual de Funciones v igente del Hospi ta l S imón Bol ívar

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Nivel aprobado el 21-Ago-2007.

6 . R es olu ci ón 0 13 8 d e 2 00 8 po r el c ua l s e a do ptó e l Man ua l I nte rn o d e J ur is dic ci ón Co ac tiv a d el H os pit al S imón B ol ív ar

11 1

Nivel.

7 . R es olu ci ón 0 31 6 d e 2 01 1 po r el c ua l s e a do pta e l Man ua l d e A d mi nis tr ac ió n y C ob ro d e C ar te ra d el Ho sp ita l S imón Bo lív ar

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Nivel ESE.

8. GSF-PR-450-002 Gestión de pagares. Act iv idad 1 Reali zar estud io soc io económico; Act iv idad 8. Rea li zar l lamadas de cobro persuas ivo

9. GSF-PR-450-003 Recaudo de Cartera en e l numeral 7 .3 Mat ri z (Cuadro de act iv idades v resoonsab il idades l en la act iv idad #8 Reali zar e l cobro coact ivo.

Tipo de Observación

Hallazgo

1.Se recomienda estab lecer un control prevent ivo de rev is ión y seguimiento que asegure que todas las resoluc iones, manuales, procedimientos y demás documentos

def in idos para e l cumpl imiento de los procesos a l i nter io r de la inst it uc ión seencuentren deb idamente e laborados, actua li zados, soc ia li zados y pub li cados en la in tranet ,

g ua rd an do c oh eren ci a e ntre s i y c on l a C ir cu la r E xt erna 0 01 d el 2 0 o ctu bre d e 2 00 9 s ob re D ep urac ió n d e l a c ar te ra rea l y p ote nc ia l a c argo de l as e nt id ad es d is tr ita le s

Recomendación

e mit id a p or e l C on ta do r G en eral d e B og otá D .C ., e n e sp ec ia l lo c or re sp on die nt e a la L ey 1 06 6 d el 2 00 6, l a Re so lu ció n i nte rn a 0 13 8 d e 2 00 8, R es olu ci ón i nte rn a 0 31 6 d e

2011, GSF-PR-450-001, GSF-PR-450-002, GSF-PR-450-003.

2 . S e rec omie nd a rev is ar e l 1 00 % d e l a d oc umen ta ci ón d el p ro ces o a se gu ra nd o q ue l os f orma to s i nc lu id os e n lo s p ro ce di mi en to s, i ns truc ti vo s, man ua le s y d emás , e sté n

v igentes y actua li zados, y que los formatos d iseñados estén s iendo considerados dentro de ladocumentac ión del proceso soportando su uti li dad, importanc ia y uni fi cación

de controles haciendo eficiente su dil igenciamiento Ei . : FO-110-008 y GUF-FO-008).

1 y 2 . L os p ro ce di mi en to s d e c ar te ra s e e st an rev is an do y a ctu al iz an do c on e l G ru po d e C ali da d. E l man ua l d e c ob ro d e c ar te ra e s u n o s olo e l c ua l e st a ad op ta do med ia nte

Plan de Acción

res olu ci ón ; S e rev is ara e l Ma nu al d e A d mi nis tr ac ió n y C ob ro d e C ar te ra p ara d ef in ir s i s e i n cl uy e o a pl ic a e l n umeral 5 d e la Ci rc ul ar 0 01 d e 2 00 9 y s i a pli ca q ue s ea

Considerado como Reglamento Interno de Cartera para rea li zar las actua li zaciones correspondientes; E lManual Interno de Jur isdi cc ion Coact iva esta en t rami te de

actua li zación por par te de laOf ic ina Jur id ica.

Fecha de remediación

Manual de cobro de cartera , procedimiento y reg lamento: 15-Jun-2015; Manual Interno de Jur isdi cc ion Coact iva

en la fecha estab lecida según proyecto 704.

Responsable de la remediación

Subgerente Financiero, Lider de Cartera, Jefe Oficina Asesora Juridica.

2 Observación

(

1 . N o s e o bs erva a rc hiv o d on de s e c us to di en y s e re la cio ne n lo s p a ga re s a nu la do s; s e e vi de nc ia q ue e l d í a 1 7-Se p-20 14 s e s ol ic it aron l os p ag arés a nu la do s a l s eñ or He rmes

G ua rn iz o, q ui en man if es tó q ue s e e nc on trab an e n e l a rc hi vo g en eral e n l a C lín ic a F ra y, p or l o q u e e se mis mo d ía s e e nv ió c or re o in st it uc io na l s oli ci ta nd o lo s p ag ares a l a

L íd er d el G ru po Fu nc io na l d e Ge st ió n D oc umen ta l, p ero n o s e o btu vo res pu es ta d e l a s ol ic itu d. N o o bs ta nte e l s eñ or H erme s e ntreg ó lo s p ag ares s oli ci ta do s q ue s e

encontraban anu lados, pero no seev idencia archivo donde reposen d ichos t ít ulos valores o que seencuentren relac ionados.

2 . D e la mue st ra d e 2 2 p ag ares s e o bs erva , q ue s ei s (6) d e e llo s s e e nc ue nt ra n a nu la do s, q ue c or re sp on de n a l os p ag ares N o. 1 61 14 y N o. 1 71 75 , d on de s e e vi de nc ia e l s ell o

d e a nu la do p ero no s e e n cu en tra reg is tr ad o e l mo ti vo , el p ag are N o. 1 689 0 s e e nc ue nt ra e sc ri to man ua lmen te a nu la do y p ara l os p ag ares N o. 1 64 81 , N o. 1 60 74 , No .

1 55 68 n o s e e vi de nc ia e l s ell o d e a n ula do e n e l t itu lo v al or , i gu alment e n o ti en en s op or te d e q ui en a ut or iz ó l a a nu lac ió n y e l moti vo .

3 . E n l a Re so lu ci ón 0 32 3 d el d ía 1 4 d e j uli o d e 2 01 4 e xpe di da p or la Ge re nc ia d el H os pit al, s e a uto riz a e l s an ea mie nt o c on ta ble d e la s p a rti da s d e d eu do re s d e s ervi cio s d e

s alu d c or re sp on die nt es a lo s t ít ulo s v al or p aga ré d e l as v ig en cia s 1 99 9 a 2 00 3; s in emba rg o, d en tro d e l a mue st ra s el ec ci on ad a n o s e e vid en ci ó a rc hiv ad o e l c o nc ep to

ju ríd ic o, e xp ed id o y a prob ad o p or l a O fi ci na As es ora J ur íd ic a d el Ho sp ita l, l a c ua l ha ce p ar te d el e xp ed ie nte de c ad a ti tu lo v al or . As í m is mo , s e res ue lv e rem iti r l a

in fo rmac ió n d e la res ol uc ió n 0 32 3 d e 2 01 4 a l a O fi cin a d e G es ti ón P úb lic a y A uto co nt ro l p ara lo d e s u c ompe te nc ia, p ero n o fu e rem it id a e st a i nfo rmac ió n reti ra da d el

s is tema de información H ipócra tes por valor total de $5.966.405.302.

4 . Seev idencia que la custodia de los pagarés esta cargo del Técnico F inanciero y e lAuxi li ar F inanciero quienes están encargados de e laborar, rev isar y archi var

respect ivamente en la ofi cina de Pagarés.


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Criterio

1 GSF-PR-4S0-G02 Gestión de pagares. Act iv idad 16 anu lar pagaré Se d eb e a nu la r e l p a ga ré , e sta mp an do e n e l t it ulo v alo r o ri gi na l la a no ta ció n d e a nu la do , d on de se

reg is tra e l mot ivo de laanulac ión

2. Ley 594 de 2000.Art 3 Def in ic iones . ..Gest ión documenta l. Con junto de act iv idades admin is trat ivas y técnicas tendientes a la p lani fi cación, manejo, organ izac ión de la

d oc umen tac ió n p ro du ci da y rec ib id a p or l a e nti da de s, d es de s u o r ig en h as ta s u d es tin o f in al c on e l o bje to d e fa ci li ta r s u u til iz ac ió n y c on se rv ac ió n.

3 . C on sti tu ci ón P olí ti ca d e C ol ombi a A rt . 2 69 E n l as en tid ad es p ub li ca s, la s a uto rid ad es c or re sp on die nt es e stá n o bl ig ad as a d is eña r y a pli ca r, la n at ural ez a d e la s

fu nc ion es , mét od os y p ro ce dim ie nt os d e c on trol in te rn o, d e c on fo rm id ad c on lo q ue d is po ng a la l ey

4. Concepto emi ti do por la D irección Jur íd ica D is tr it al sobre responsab il idad funcional de: l as áreas jur íd icas en los procesos de depurac ión contable Rad. 2010lR34498 del

22/09/2010

5 . C ir cu la r Ex te rn a 0 01 d el 2 0 o ct ub re d e 2 00 9 s ob re D ep urac ió n d e l a c ar te ra rea l y p ote nc ia l a c argo d e la s e nti da de s d is tr tt ale s emit id a p or e l Co nt ad or Ge ne ra l d e

Bogotá

O . e .

N umeral 4 .1 Ca rte ra P ub li ca . Se p re se nt a c ua nd o e l mon to q ue raz on ab le me nte s e e sti ma s erá rec au da do , res ult a i nfe rio r a l v al or d e lo s c os to s q ue i nc ur re l a

admin is trac ión para lograr e l recaudo correspondiente , . .. La relación c os to b en efl ci o s e o bti en e e n c ad a e nt id ad c omo res ul ta do d e e st ud io d et all ad o q ue p ermit a

rtet~rminar l o e; c o s t o s de l a g p . s t¡ ó n

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1 . E n e l a rc hi vo Ex ce l b as e d e d at os p ag ares 2 01 4 s e e vi de nc ia qu e e l pa ga ré N o. 1 62 83 s e e nc ue ntra rel ac io na do a la s f ac tu ra s d e v en ta

1.1. Fra. # 6492943 por valor de $ 2,150,874, la cual pr es enta dos abonos, uno por valor de $700,000 de fecha 2014/06/05 y otro por valor de $271,300 con fecha de

2 01 4/0 7/ 07 ; Y

1.2. Fra. # 6 49 30 04 po r v al or d e $ 1 76 ,7 62 la c ua l n o refl eja a bo no s;

S e e vid en ci a e l s a ld o d e la f ac tu ra s reg is tr ad o e n e l prog ra ma H ip óc ra te s p or $ 1.3 56 .3 36, s in e mb argo e n la b as e d e d ato s p ag ares 2 01 4, e n la f il a 1 57 9 s e reg is tr a u n s ald o

p or $ 1 .1 79 .5 74 , refl eja nd o a sí u na d if eren ci a e ntre l a i nf ormac ió n reg is tr ad a e n el s is te ma H ip óc ra te s y l a b as e d e d at os p ag ares de 2 01 4 d e $ 17 6. 76 2, l a c ua l

Observación

c or re sp on de a l a f ac tu ra 6 49 30 04 q ue n o s e e nc ue ntra i nc lu id a e n l a b as e d e d at os p ag ares 2 01 4 s umin is tr ad a a O GP A.

2 . S e o bs erva e n la b as e d e d ato s p ag ares 2 01 4, el p ag are # 1 71 01 f irma do p or v al or de $ 33 .9 24 .1 02 c or re sp on di en te a la fa ct ura # 6535903, la cual se encuentra

reg is tr ad a e n e l s is te ma H ip óc ra te s p or v alo r d e $ 10 .0 00 .0 00 c on f ec ha 2 4-Ju l- 20 14 , l o q ue mue st ra u na d if eren ci a e ntre e l r ep or te d el s is te ma H ip óc ra te s y l a b as e d e

datos pagarés de $ 23.924.102.

3 . E n l a b as e d e d at os p ag ares 2 01 4, d e l os p ag arés e vi de nc ia do s y qu e t ie ne n te lé fo no fi jo rel ac io na do (pag ares # 1 61 88 ,1 61 27 ,1 704 3 Y 1 5 784 ) n o s e d ej ó e vi de nc ia d e l a

g es tió n d e c ob ro q ue d e a cu erdo c on e l p ro ce dim ie nt o c or re sp on de a la rea li za ció n d e tres l la ma da s med ia nt e la s g ue s e h ac e e l c o bro p ersu as iv o d e rec au do d e c ar te ra .

1 . Resoluc ión 357 de 2008. Procedimiento de Control I nterno Contable CGN.

2. P lan General de laContab il idad Públi ca . Numeral 103 Confiab il idad. La información contable pub li ca esconf iable s i consti tuye

la base de logro de los objet ivos y s i se

e la bo ra a p ar ti r d e u n c on ju nt o h omog én eo y tran sv ersa l d e p ri nc ip io s, n orma s té cn ic as y p ro ce dim ie nto s . ..

Criterio

3 . R es olu ci ón 0 31 6 d el 9 d e s ep tie mb re d el 2 01 1 d el H os pit al Si mó n B ol ív ar

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Ni ve l E SE. Man ua l d e A dmin is tr ac ió n y c ob ro d e c ar te ra 3 . E ta pa fu nd amen ta le s d el c ob ro

persuas ivo. Numeral 3 .2 Reali zación de comunicac iones telefón icas y/o escri tas.

4 . GSF-PR-450-002 Gestión de pagares. Act iv idad 6. Ingresar pagarés a la base de datos. Seregist ra en la base de datos lo s iguiente : numero consecuti vo de pagaré,

N umero d e l a f ac tu ra F ec ha d e la f ac tu ra y v al or V alo r f in an ci ad o . ..


Hallazgo

1.Se recomienda ident if icar , ana li zar, eva luar y valorar los

posíbtes

r ie sg os q ue p ue da o ca si on ar p or f alt a d e c o nc ili ac ió n d e lo s v a lo re s d e c ar te ra e n b as e d e d at os d e

p ag ares y e n g en eral la b as e d e d at os d e Ca rte ra v ersu s reg is tr os en e l S i ste ma H ip óc ra te s c on si de ra nd o, e ntre o tros , e l d o cu me nt o Es trat eg ia s p ara la c on st ru cc ió n d el

Recomendación

P lan Ant icorrupc ión y de Atenc ión a l C iudadano de la Presidenc ia de la Repub li ca .

2 . S e rec omie nd a d efi nir , d oc umen ta r y e je cu ta r l os c on trol es p re ve nt iv os p ara e l c ob ro p ersu as iv o d e c ar te ra , d efi nie nd o l os res po ns ab le s d e la g es ti ón d e c ob ro , d eja nd o

s op or ta da la g es ti ón d e ll amad as (Ej . F ec ha , n ombre d el d eu do r, te lé fo no y e l re sp on sa ble d e q ui en rea liz o l a g es tió n) y d emás traz ab ili da d q ue d emue st re l a g es ti ón d e

Cartera.

1 . R ev is ar l a b as e d e d at os d e p ag ares e n E xc el c ompa rt iv a e nt re l o f ís ic o, s is te ma d e in fo rmac ió n Hi po crat es . A si m is mo , s oli ci ta r a l G rup o F un cio na l d e Ge st ió n

Plan de Acción

Documenta l capac itac ión para laentrega de documentación segun TRD para su custodia.

2 . Rev isar con la Ofi cina Asesora de Planeac ión e l Mapa de Riesgo respecto a l proceso GSF- Cartera .


1) 15-Dic-2015, el resto 15-Jun-2015.

r

I


Subgerente Financiero, Líder de Cartera.


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D e l a mue st ra d e 2 2 p ag ares , s e o bs erva q ue :

1 . P a ra 1 4 d e e llo s, n o s e e vid en ci a a ne xo d el e st ud io s oc io e co nó mi co rea li za do p or l a t ra ba ja do ra s oc ia l d el H SB , p ara l os s ig ui en te s p ag ares :

No.15399,15568,16114,15983,15987,16074,16080,16481,16283,16890,17040,17043,15784 y 17101 .

2 . L os p ag arés N o.1 69 82 p or v al or d e $ 5 2. 79 6.1 00 Y e l p ag aré N o. 1 71 01 p or v alo r d e $ 3 3. 92 4.1 02 n o s e e nc ue ntran fi rmad os p or la Ge re nte ; d e a cu erdo c on

el

p ro ce dim ie nt o s e e sta bl ec ió q ue c ua nd o e l p ag aré s ea May or a 3 0 s ala rio s mín imos men su ale s v ig en te s s erán a ut or iz ad os p or l a g eren te , ( pa ra e l a ño 2 01 4 e l s al ar io

mín imo s e e st ab le ci ó e n $ 61 6,5 00 3 0 = $ 18,480,000).

3 . El p ag are No 1 57 84 po r v alo r d e $ 1 5.4 37 .0 57 n o s e e nc ue ntra f irma do p or a lg ún S ub ge re nte ; d e a cu erdo c on e l p ro ce di mi ent o s e e st ab le ce q ue c ua nd o e l p ag aré s ea

may or d e 5 a 3 0 s al ar io s mín imos men su al es d eb erá s er a ut or iz ad o p or e l S u bg eren te F in an cie ro y Co me rc ia l, S ub geren te A dmin is tr at iv o o S ub ge re nt e C ie ntíf ic o e s d ec ir a

p ar tir d e $ 3.0 80 .0 00 ; t ampo co s e e v id en ci a l a f irma e n l os p ag arés # 1 69 82 Y 1 57 84 (pa ra e l a ño 2 01 4 e l s ala ri o mín imo s e e s ta bl ec ió e n $ 61 6. 50 0 5

=

$ 3.082.500 y

4 Observación

$616.500 30 = $ 18.480.000).

4 . N o s e o bs erva l a u til iz ac ió n d el fo rmato G SF -F O-45 0-00 5 rel ac ió n d e l la ma da s c ob ro d e p ag ares ; A de má s e n l a b as e d e d ato s p ag ares 2 01 4 n o s e e vi de nc ia s eg ui mi en to

..

de 1 gt'stión d••I ,m; ¡r l ~ los dpl lr ln r ' , res [' nn ,ahl ' s p i [ '' '' ea y I i' m;¡ynrí , ( P plln< ~r s t?n un numern [plUlrr y no IJ n t plé fo nn f ij o F n ? r ta

(lp

i ndae;¡ ri t' ln r lp l n i? 17 r le

s ep tie mb re d e 2 01 4, e l s eñ or He rmes man if ie st a q ue n o s e h a rea liz ad o l a g es ti ón d e c ob ro , d eb id o a q ue n o ti en en a sig na do u n c el ul ar p or l a a dmin is tr ac ió n, p ara

rea li zar d icha gestión de cobro .

5 . N o s e o b ti en e e vid en ci a d el c umpli mi en to d el D ec re to 3 97 d e 2 01 1, A rt íc ul o 9 P arág ra fo 1. P ara l as a cree nc ia s d if eren te s a i mp ue st os , l a e ta pa d e c ob ro p ersu as iv o e n

l a e nt id ad d e o rig en d el tí tu lo e je cu tiv o te nd rá u na d urac ió n máx ima d e 4 mes es , c on ta dos a p ar ti r d e la e je cu to ri a d el res pe cti vo tí tu lo . S i a l v en ci mi en to d e lo s m i smos n o

s e l og ra e l p a go d e la o bl ig ac ió n o la fa ci li da d d e p ag o, l a e nt id ad q ue o rig in ó e l t ít ulo e je cu ti vo d eb erá rem iti rl o i nmed ia ta me nte c on s u re sp ec ti va c on st an cia d e

e jecutoria a laOf ic ina de Ejecuciones F isca les de la D irección D is tr it al de Tesorer ía para lo de sucompetencia. S in per ju ic io de las responsab il idades d iscipl inar ias que se

g en eren e n e l e ve nt o d e i nc umpl im ie nt o d e lo s eñ al ad o p or p ar te d e l os res po ns ab le s .

l .GSF-PR-450-002 Gestión de pagares. Act iv idad 1 Reali zar estud io soc io económico; Act iv idad 2.Autor izac ion según cuant ías de pagares. Observaciones, r iesgos y

c on trole s. De 1 a 5 s ala rio s mín imos men su ale s v ig en te s: p od rá s er rea li za do b ajo la a ut on omía d el té cn ic o o a ux ili ar q ue s e e nc ue ntra e n l a o fi cin a d e p ag ares o el u su ar io

o l íd er o c oo rd in ar c on e l á rea d e c ar te ra . May or d e 5 a 3 0 s ala rio s mín imos men su al es v ig en te s: d eb erá s er a ut or iz ad o p or e l s u bg eren te f in an ci ero y c omercia l,

Criterio

subgerente admin is trat ivo o subgerente c ient íf ico. Mayor de 30 salar ios mín imos v igentes: será autor izado por e l gerente .

2 ~ 0rrn IS O 9 01 )2 :2 00 8 N umeral 4 .2 .3 C on trol d e l os d oc ument os . L os d oc umen to s req ue ri do s p or e l s is te ma d e g e st i6 ~ d e 12 calidad deben controlarse.

3 . De creto 3 97 d e 2 01 1. Re gl amen to In terno d el R ec au do d e Ca rte ra e n e l Di st rit o C ap it al.


Hallazgo

1 . S e re co mi en da e st ab le ce r u n c on trol p re ve nti vo d e rev is ió n y s eg uim ie nt o q ue a se gu re la a dh eren cia y c umpl im ie nt o d e l os p ro ce dim ie nt os , man ua le s y d emás

n orma ti vid ad a pli ca bl e a l p roc es o d e C ar te ra , d ej an do ev id en ci a d e l a t ra za bil id ad a l a G es ti ón d e C ar te ra rea li za da .

Recomendación

. 2. f le ja r e vi de nc ia d e l a rev is ió n y (~ fl pli ll ,f en to n orma ti vo e n e l p rI JL E' '' J, e n e sp ec ia l l o c or re sp on die nt e a l c umpl im ie nt o d el De ue to 3 97 d e 2 01 1, Ci lc ul, ,, [~ te rn a 0 01 d e

2 00 9 d el C ont ad or G en eral d e B og otá , L ey 1 06 6 d e 2 00 6, R es olu ci ón 3 57 d e 2 00 8.

3 . S e rec omie nd a i de nti fi ca r, a na liz ar , e va lu ar y v al orar l os p os ib le s r ie sg os q ue s e g en eren p or res pa ld ar c ue nta s p or c ob ra r c on t ít ulo s v al ores y /o tí tu lo s e je cu tiv os a

favor del Hospi ta l S imón Bol ívar

11 1

Nivel ESEsin las f irmas autorizadas jurídicamente.

1 . R ev is io n s eman al p or e ll id er d el p ro ce so p ara q ue s e v er if iq ue l a res pe ct iv a a uto riz ac io n d e l os ti tu lo v al or . A cti vi da d q ue s e i nc lu ir a e n e l p ro ce dim ie nt o. R es pe cto a l a

a ct ua li za ci ón d e l as a ut or iz ac io ne s la v ig en cia s erá a p ar tir d e l a f irma d el p ro ce dim ie nt o a ct ua li za do . P ara p ag arés d e l as a dmin is tr ac io ne s a nte rio re s, s e re al iz ará u n

Plan de Acción

i nfo rme d en tro d e l a b as e d e d ato s e n E xc el s e i de nti fi ca rá . R es pe cto a l os p ag arés d e la a ct ua l a dmin is tr ac ió n s e c umpli rá s eg un e l p ro ce dim ie nt o.

2 . O fi cia r a l a O fic in a d e A te nc ió n a l U su ar io p ara q ue s e h a ga e l e s tu di o s oc io -e co no mic o d uran te l a e sta nc ia d el p ac ie nt e d e lo s p ag arés a fi rmar .

3 . Rev isar con la Ofi cina Asesora de Planeac ión e l Mapa de Riesgo respecto a l proceso GSF- Cartera .

1 . S e re al iz ará e n f as es : rev is ar a p ar ti r d e l a t er ce ra s eman a lo s p ag arés v ig en te s d el mes y rev is ar lo s de má s p ag arés c on u n p ri me r d et all ad o a 1 5-Ju l- 20 15 .


2 y 3. 15-Jun-2015.

1esponsable de la remediación


O


6/17

1 . E n e l I nfo rme d e Ra di ca ció n e nv ia do p or e l á rea d e R ad ic ac ió n a l a S ub ge re nc ia F in an ci era, c or re sp on di en te a l a f ac tu ra ci ón d el mes d e a go sto 2 01 4 rad ic ad o e n

s ep tie mb re d e 2 014 , s e e vi de nc ia e n el in fo rme d e rad ic ac ió n u na p ar tid a p or v al or d e $ 56 6.9 07 .0 66 c or re sp on die nt e a u na d ife re nc ia e ntre l as fa ct uras rad ic ad as y

f ac tu ra s g en erad as d e p er io do s an te ri ores . En a cta d e i nd ag ac ió n d el d ía 2 3-Se p-20 14 a J oh n A gu ir re - s ervi do r p úb li co d el g ru po f un cio na l d e C ar te ra - man if es tó q ue e st a

d ife re nc ia c or res po nd e a f ac tu ras p en di en te s d e e nt re ga r a l á rea d e R ad ic ac ió n po r p ar te d e l os fa ct urad ores , l o q ue g en era rez ag os e n la in fo rmac ió n c on ta bl e y a tras os

en la rad icac ión de facturas de ventas pendientes de pago por par te de las ent idades responsab les de pago, las cua les se relac ionan a continuac ión:

4800000

5

871;187.••.81100

4057008300

158200000

CAFESAI...VO

~p_s -:- .., ~~: ()~

COMFENA..CO 4050000

CA.JACOPVIL

éAPTALSALU

••.7511 285 00

180150000

10870000 EPSSANTA

08.0000

3171138100 F SANAR

1051740000

18572,88800

Observación 3403.8500

Q31800 00

103 218 715700 SERVCO DeSALUD OELAMAZONA 35,500 00

10792,1;181.00 ·SERV_CASAN

(13788800) SEC-CUNON

38470000)

SECCONALSANDAOepaOTA PO :__ __ -' : : : :=': : : -j

~.: :~A~_ .~.~APF=RESEGUROS GE :. :RALI:~ DECO

seovee

evrs

o kAPREVSORA SA eA DE SeGUR

(87.~8

I-IOSCENPOUC

2 . N o s e o bs erva a rc hi va da s c ro no ló gic amen te la s f ac tu ra s d e v e nt a g en erad as p or e l s i ste ma H ip óc ra te s e n e l mód ul o d e F ac tu rac ió n d e l a p re sta ci ón d e s ervic io , d el

p er io do c ompren di ó d es de e l1 d e e ne ro a l 3 0 d e a br il d e 2 01 4. E n i nd ag ac ió n d el d ía 2 3-Se p-20 14 , e l s ervid or p úb lic o J oh n A gu ir re man ifi es ta q ue l as fa ct uras o rig in ale s

s on e nv ia da s p ara s u ra dic ac ió n a trav és d e u n o fi ci o a l as E nti da des A dmin is tr ad oras P re st ad oras d e B en efi cio s (EA PB) y n o s e d ej a e vi de nc ia o c op ia d e l a f ac tu ra d e v en ta

g en erad a y rad ic ad a. L o a nte ri or e n c on trav ía al C on ce pto d e l a S ec re ta ría D is tr ita l d e Sa lu d d el 2 1-No v-201 2 e n la q ue in forma a l os G eren te s d e la s E SEs l a o bl ig ac ió n d e

c umpli r c on la L ey 1 23 1 d e 2 00 8 res pe cto a l d eb e d e c on se rv ar l a f ac tu ra o rig in al p or e l e mis or , d ad o q ue e st a le y ti ene u na p os ic ió n je rá rq ui ca p ri vi le gl ad a res pe cto a la

demás normati vidad espec ia l que r ige a l sector salud.


7/17

1 . L e y 1 43 8 d e 2 01 1, A rt . 5 0, P arág ra fo 1 '. L a f ac tu ra ció n d e l as E nti da de s P ro mo to ra s d e S al ud y l as In st it uc io ne s P re st ad oras d e S a lu d d eb erá a ju sta rs e e n to do s lo s

a sp ec to s a l os req ui si to s f ija do s p or e l E st atu to T ri bu ta ri o y la L ey 1 23 1 d e 2 00 8.

2 . L e y 1 23 1 d e 2 00 8, A rt 1 . . .. EI e mi so r v en de do r o p re sta do r d el s ervi ci o e mit ir á u n o ri gin al y d os c op ia s d e l a f ac tu ra . P ara t od os l os e fe ct os l eg ale s d er iv ad os d el c arác te r

d e tí tu lo v alo r d e la f ac tu ra , e l o r ig in al fi rmad o p or e l em is or y e l o bli ga do , s erá t ít ulo v alo r n eg oc ia ble p or e nd os o p or e l e m is or y lo d eb erá c on se rv ar e l e m is or , v en de do r

o p re st ad or d el s ervic io . U na d e l as c op ia s s e l e e ntreg ará a l o bl ig ad o y la o tra q ue da rá e n p od er d el e mi so r, p ara s us reg is tr os c on ta ble s .. ..

3 . Re sp ue st a d el 2 1-No v-20 12 p or l a S DS a l a G eren te d el H SB res pe cto a l d e re ch o d e p et ic ió n (co ns ul ta ) rela cio na do c on l a p re sc rip ci ón d e fa ctu ra s d e p re sta ci ón d e

servi cios de salud rad icadas por los Hospi ta les de la Red Públi ca D is tr it al .

4 . Re so lu ci ón 3 57 d e 2 3 d e j uli o d e 2 00 8 n umeral 3 .7 S op or te s d oc umen ta le s. L a to ta li da d d e l as o pe ra ci on es rea li za da s p or la e nti da d c on ta ble p úb li ca d eb en e st a

res pa ld ad as e n d oc umen to s i dó ne os , d e t al man era q ue la in fo rmac ió n reg is tr ad a s ea s us ce pti ble d e v er ifi ca ci ón y c omprob ac ió n e xh au st iv a o a le ato ria . P or l o c ua l, n o

Criterio

podrá reg is trarse contablemente los hechos económicos, f inancieros , soc ia les y ambientales que no se encuent ren deb idamente soportados. Son documentos soporte las

relac iones, escri tos, contratos , escri tu ras, mat rí cu las inmobil ia ri as , fac turas de compra, fac turas de venta , t ít ulos valores , comprobantes de pago o grasos, comprobantes

.

,, -

dp caja o.rngreso, extractas bancadosv.roncníaoones bancarías, ent re Otr0S, IQScuales respa ldan la' d if erente ' operacton=s que-rea li za la f 'n ti dad cootabl= púb li ca .

S . L ey 5 94 d e 2 00 0 p or med io d e l a c u al s e d ic ta l a L e y G e ne ra l d e Arch iv os . A rt 4 P ri nc ip io s g en erale s. L os p rin cip io s g en eral es q ue r ig en la f un ci ón a rc hiv ís tic a s on l os

siguientes . .. d) Responsabil idad. Los servidores

públicos

son responsab les de laorganización, conservac ión, uso y manejo de los documentos.

6 . R es ol uc ió n 1 44 65 d e 2 00 7. P or med io d e l a c ua l s e e sta bl ec en l as c arac te rí sti ca s y c on te ni do t éc nic o d e l a f ac tu ra e le ct ró ni ca y d e l as n ota s c ré dit o y o tros a sp ec to s

rela cio na do s c on e st a mod ali da d d e fa ct urac ió n, y s e a de cú a e l s is te ma t éc ni co d e c on trol . No s e o bt uv o e vi de nc ia d el c umpl im ie nt o d e e sta res olu ci ón p or lo q ue n o a pl ic a

al HSB.

Tipo de Observación Hallazgo

1 . S e rec omie nd a e st ab le ce r u n c on trol p re ve nti vo d e la rev is ió n y s eg uim ie nt o d e l as f ac tu ra s d e v e nt as g en erad as e n c a da p er io do in te rmed io o bj eto d e rep or te ,

a se gu ra nd o q ue e l 1 00 % d e l as f ac tu ra s g en erad as f ue ro n d eb id a y o po rt un amen te rad ic ad as a nt e la s E n tid ad es R es po ns ab le s d e P ag o.

Recomendación

2.Se recomienda ident if icar , ana li zar, eva luar y valorar los

postbles

r iesgos jur íd icos, est ra tégicos y opera ti vos que se puedan generar por incumpl imiento normati vo , más

a ún c ua nd o mer lia nt e c on ce pt o e le

1 3

Secre taría D is tr it al de Salud se rat if ican los deberes normati vos respecto a los procesos de Facturación y Cartera (Respuesta del 21-

No v-20 12 p or l a S DS a la Ge re nte d el H SB res pe cto a l d e re ch o d e p et ic ió n (co ns ul ta ) rel ac io na do c on l a p re sc rip ci ón d e fa ct uras d e p re st ac ió n d e s ervi ci os d e s al ud

rad icadas por los Hospi ta les de la Red Públi ca D is tr it al ).

1 . S e o fic ia rá a la s á re as i nv olu crad as a l p ro ce so d e rad ic ac ió n e l c umpl im ie nt o d e la res ol uc io n i nt erna , d ad o q ue e n muc ha s o ca sio ne s n o d ep en de l a S ub ge re nc ia

Plan de Acción

F inanciera s i no asistencial por fal ta de soportes.

2 . R ev is ar c on la Of ic in a A se so ra d e P la ne ac ió n e l Map a d e R ie sg o res pe cto a l p ro ce so G SF - C ar te ra .

F-échade remediación

1) Continuo, 2) 15-Jun-2015.

,


Subgerente F inanciero, l ider de Cartera , Facturación

y

Autorizaciones.

D e l a mue st ra d e 3 0 f ac tu ra s d e v en ta s, s e o bs erva a l a f ec ha d e l a v is it a d e a ud it or ia q ue p ara 5 d e e lla s n o s e e vi de nc ia s op or te d e la g es ti ón d e c ob ro c on l as s ig ui en te s

ent idades responsab les de pago:

1 . S ec re ta ria d e Sa lu d d e Có rd ob a - f a ct ura d e v en ta N o. 2 14 89 02 d e f ec ha 2 9/0 2/ 20 05 p or v alo r d e $ 1 74 .2 71 .4 35

2 . C omfa ca ja A RS - fa ct ura d e v en ta No .4 75 36 10 d e f ec ha 03 /0 3/2 01 0 p or v al or d e $ 1 63 .0 42 .3 00

3 . C ap re co m Bo go tá - fa ct ura d e v e nt a No . 6 50 13 53 d el 1 6/0 2/ 20 14 p or v alo r d e $ 1 97 .0 98 .7 02

4. Humana Vivir - facturas de ventas No. 4830014 de fec ha 21/02/2008 por valor de $ 5.340.733, fac tura de venta No. 4849071 de fecha 21/02/2008 por valor de $

4 .1 08 .7 40 , f ac tu ra d e v e nt a No . 5 88 58 90 d e fe ch a 2 9/0 7/ 20 12 p or v alo r d e $ 3 13 .3 94 .2 34 Y f ac tu ra d e v en ta N o. 4 86 98 61 d el 3 1/0 5/ 20 14 p or v al or d e $ 5 7.2 50 .9 13 .

5 , P ar tic ul ar - fa ctu ra d e v en ta 1 88 d e fe ch a 3 1/ 05 /1 99 8 p or v al or d e $1 86 .3 83 .2 35 .

La Dr a. Mar tha M ora m anifiesta que se aclar a que dentr o de la circularizacion de cobro s e h ace por el total de la car ter a a cada entidad r esponsable de pago, en cuanto a

l as e nti da de s e n li qu id ac io n s e i nfo rma q ue s e t ermi na l a g es ti on d e c ob ro d eb id o a l a i nt er ve nc io n. L os pa ga re s d el a ño 1 99 8 q ue s e me nc io na n y a do pta nd o e l c on ce pt o

d e c os to b en ef ic io y a e st os n o s e a de la nta e l t r am ite d e c ob ro p re su as iv o.

6 Observación


8/17

1 . R es ol uc ió n 0 13 8 d e 2 00 8 H SB . A rt . 9 . P RES CR IP CIO N D E L A A CC IO N DE C OB RO. De c on fo rm id ad c on e l a rt íc ul o 1 7 d e l a L ey 1 06 6 y d e l os in cis os 1 y 2 d el a rt íc ul o 82 0 d el

Estatuto Tribu tario, l e corresponde a l representante legal del Hospi ta l S imón Bol ívar 111Nivel , mediante resoluc ión deb idamente mot ivada, dar por terminado e l

c or re sp on di en te p ro ce so s an ci on at or io y /o c oa cti vo p or p re sc ri pc ió n d e l a a cc ió n d e c ob ro , d e of ic io o p or s ol ic itu d d eb id amen te moti va da p re se nta da p or e l d eu do r y /o

p or e l Co ordin ad or d e Co bro P ersu as iv o o C ob ro C oa cti vo . E l a se so r j ur íd ic o d eb erá d ar e sp ec ia l r el ev an ci a a l a a nti gü ed ad d e la d eu da , c on fo rme a l os t érmi no s d e

prescripc ión de las obl igac iones estab lecidas en la ley .

2 . C ir cu la r 0 01 d e 2 00 9 S ec re ta ria d e H ac ie nd a. N umeral 3 De pu ra ció n c on ta bl e. No ci ón . C on ju nto d e a ct iv id ad es p erma ne nte s q ue l le va a c ab o u n e nt e p ub lic o,

Criterio

te nd ie nt es a d et ermin ar l a e xi ste nc ia rea l d e b ie ne s, d erec ho s y o bli ga ci on es q ue c on fo rman e l p atr imon io p ub lic o. L a d ep urac ió n i mp lic a a co pia r la in fo rmac ió n y

documentación suf ic iente y perti nente que s irva de soporte para los a justes contables rea li zados aros saldos con ocasión del proceso . .Documentos soportes idóneos: Son

p ru eb as d oc umen ta le s q ue res pa ld an l os reg is tr os c on ta bl es d e l as op erac io ne s q ue rea li za e l e n te p ub lic o. E sto s p ue de n s er d e o rig en in te rn o o e xte rn o. E n rel ac ió n c on la

g es ti ón de c ob ro , u n d oc umen to id ón eo c on ti en e lo s req ui si to s n ec es ar io s, p ara qu e la a cc ió n d e c ob ro p ro sp ere, ta l e s e l c as o d e l os d oc umen to s q ue p re st en muc ho

mer it o, l os cua les deben tener una obl igac ión c lara , expresa y actua lmente exigible.

-.

3 L y

J

(1f;6 de

7 16

A rt 2 F


9/17

1 . L e y 1 06 6 d e 2 00 6 A rt 2 n umeral 1 E st ab le ce r med ia nte n orma tiv id ad d e c arác te r g en eral, p or p ar te d e la máx ima a uto rid ad o rep re se nt an te le ga l d e l a e nti da d p ub li ca ,

e l Re gl amen to In te rn o d e rec au do d e c ar te ra c on s uj ec ió n a l os d is pu es to e n l a p res en te le y, e l c u al d eb erá i nc lu ir l as c on di ci on es rel ati va s a l a c el eb ra ció n d e a cu erdo s d e

pago.

2 . L ey 1 06 6 d e 2 00 6 A rt 5 F ac ul ta d d e c ob ro c oa cti vo y p ro ce di mi en to p ara l a e nti da de s p ub ll ca s. .. . P ár ra fo 2 L os rep re se nta nt es le ga le s d e l as en ti da de s a q ue h ac e

ref eren ci a e l p re se nt e a rt ic ulo , p ara e fe cto s d e d ar p or t ermi na do s l os p ro ce so s d e c ob ro c oa cti vo y p ro ce de r s u a rc hiv o, q ue da r p ara d ar a pl ic ac ió n a l os in ci so s 1 y 2 d el

art 820 del estatuto t ri bu tario.

3 . Re so lu ci ón 3 57 d el 2 3 d e j ul io d e 2 00 8. N umeral 3 .1 D ep urac ió n c on ta ble p erma ne nte y s os te ni bil id ad . L as e nti da de s c on ta ble s p ub lic as c uy a in fo rmac ió n c on ta bl e n o

Criterio

ref le je su rea li dad f inanciera, economía, soc ia l y ambiental , deben ade lantar todas las veces que sea necesar io las gestiones admin is trat ivas para depurar las c if ras y demás

d at os c on te nid os e n lo s e sta do s, in fo rmes y rep or te s c on ta bl es , d e t al f orma q ue e sto s c umpla n l as c arac te rís ti ca s c ua lit ati va s d e c on fia bi li da d, rel ev an ci a y

c ompren si bi li da d d e q ue trat a e l marco c on ce ptu al d el P la n Ge ne ra l d e la c on ta bil id ad P ub lic a

4 . C on ce pto d e la s ec re ta ri a d e s al ud R. 5 84 16 d el 2 1/ 11 /2 01 2. De re ch o d e p et ic ió n (co ns ul ta ) c on rad ic ad o N o. 1 58 41 6 d el 1 6/1 0/ 20 12 , rela ci on ad o c on la p re sc ri pc ió n d e

.. ..

-

.-~

f ar tu ras r ie rrpst>r ión de sPt 'l ic ios. ,de salud rad icadas por los Hospi jé I~5 de la.R l' .c iPubl ica D is tr i a l

5 . L ey 7 34 d e 2 00 2. A rt . 4 8 N umeral 5 2. No d ar c umpl im ie nt o i nj us ti fi ca da me nt e a l a e xi ge n

da

d e a do pt ar e l s is te ma n ac io na l d e c on ta bi li da d p ub li ca d e a cu erdo c on la s

d is po sic io ne s e mi ti da s p or C GN y n o o bs erva r l as p ol ít ic as , p ri nc ip io s y p la zo s q ue e n mat er ia d e c on ta bil id ad s e e xp id an c on e l f in d e p ro du cir i nfo rmac ió n c on fi ab le ,


Hallazgo

1 . S e rec omie nd a e st ab le ce r u n c on trol p re ve nt iv o d e la rev is ió n y s eg ui mi en to a l a g es ti ón d e c ob ro p or p ar te d el g ru po fu nc io na l d e c ar te ra d eja nd o d oc umen ta do l os

responsab les del proceso (cargo) y los documentos necesar ios para conformar los exped ientes de t ít ulos valores

Recomendación

2 . S e rec omie nd a i de nti fi ca r, a na li za r, e va lu ar y v alo ra r l os p os ib le s r ie sg os q ue s e p ue da n o ca si on ar p or n o g es tio na r e l c ob ro o po rt un o d e la c ar te ra , p ro vo ca nd o l a

prescripc ión de los t ít ulos e jecuti vos a favor del Hospi ta l S imón Bol ívar I II N ivel ESEincurri endo en presunto det rimento pat rimonial .

3 . S e rec omie nd a d oc umen ta r l os c on trol es p re ve nti vo s de c on ci li ac ió n d e l a c ar te ra c on l a f in ali da d d e i de nti fi ca r o po rtu na me nte la a nti gü ed ad d e l a c ar te ra e vi ta nd o s u

prescripc ión mediante la zesnón oportuna de su cobro .

1 . D e ja r e vid en cia d e la t ra za bi li da d d el p ro ce so d e c ob ro p ersu as iv o e l c ua l s e c on tin ua rea li za nd o d e man era p er io di ca , n o s in a nte s a cl arar q ue e l H os pi ta l t ie ne

implementado para parti cu lares e l concepto de costo-benef ic io .

Plan de Acción

2 . R e vis ar c on l a O fic in a A se so ra d e P la ne ac ió n e l Map a d e Ri es go res pe ct o a l p ro ce so G SF . C ar te ra .

3 . A p ar ti r d e l a e xp ed ic ió n d e l a c ir cu la r 0 3 d e 2 01 5 s e e fe ct ua rá e l c ob ro p ersu as iv o a nte l as e nti da de s res po ns ab le s d e p ag o, c on t od as s us a cti vi da de s, y u na v ez

c ul mi na da s s i n o h ay res pu es ta d e p ag o s e e nv ia rá p or man ej o ju rid ic o (Co bro e je cu ti vo p or med io d e l a f irma C as A s oc ia do s o med ia nt e c ob ro ju rid ic o c on l a O fi cin a

Asesora Juridica del Hospi tal).


1 Y3) Continuo, 2) 15-Jun-2015.


Subgerente F inanciero, L ider de Cartera , O fi cina Asesora Jur id ica.

.

D e l a b as e d e d ato s d e C ar te ra a S ep -2 01 4 o bte ni da s e o bs erva lo s ig uie nt e:

1 . E xi ste n 4 .8 35 f ac tu ra s d el a ño 1 99 8 p or v alo r d e $ 1.2 42 (mi llo ne s) . D e e s ta s f ac tu ra s h ay u na f ac tu ra 9 83 54 06 c on f ec ha d e 1 99 8/ 08 /3 1, c ua nd o e l u lt imo n umero d e

factura del año 1998 es 259501 y el primer o de 1999 es 1 82 . E sto q ui ere d ec ir q ue l os n úmeros d e fa ct ura n o c ue nt an c on c on se cu ti vo e n o rd en c ro no ló gic o. L a D ra .

I

Mar th a Mora man ifi es ta q ue : s e a cl ra q ue e l s is te ma H ip oc ra te s s e p a ra me tr iz o e n e l a ño 2 01 1 p ara q ue e l c o ns ec ut iv o d e l as fa ct uras s ea d e fo rma a uto ma ti ca , n o c omo

estaba anter io rmente en e l que se pod ia generar consecuti vo manual y automat icamente .

8


10/17

Observación

2 . S e o bs erva n l a s ig uie nt es fa ct uras rel ac io na nd o d ife re nte n ombre d e p ac ie nte (1 d e 2 )'

NRO-FACTU

PACIENff

Suma de> 330 OAS

NRO-FACnJ PACIENff

Suma de> 330 OAS

9657 VI LLAMIL MARTHA ISABEL

6.100 99391

VASCO TIMAR CARLOS OISMA

68.802

9657 VILLAMIL MARTHAI.

-3.600

99428

CLAVIJ O LUNA NUBA MI REY 1,565

28526 ROORIGUEZ ZURE LUZ MARIN

O

99428 OCHOA ROBAYO ISIDORA

354,974

28526 VASQUEZ BLANCA NIVIA -25,800

99550

JAIMES ARMANDO

91,528

28774 CASARRUBIA SANDRA

11,800 99550 JIMENEZORnZ FARIDES 5,030

28774 MARn NEZ HERRERA MARITZA

-20.421 99568 AREVALO RODRIGUEZ YAQUEL

764,878

34877 NAVARRETE MARIA INES -81,800

99568 CASTIBLANCO LEAL JORGEA

3,481

34877

RODRIGUEZ ZURE LUZ MARIN

O 100303

MARTI NEZ BRAVO MIGUEL VA

37,000

36881 RUBIANO B. MARIA -24,500

100303 ORTIZ ESLABA BRAYAN 2,380

36881 VANEGAS ORJUELA ANA ROSA

-11,800 100376 ARIZA DAZA RITA HELENA 49,686

40530 CRUZ CIPAGAUTA VALENnNA

.

O

100376 PRIETO QUEVEDO ALBA LUCI

448,000

40530 SANCHEZ MORA WILl IAM

-23,600

100684 CORREA CALLEJAS MARIA

8,150

43441 CACERE5 CARLOS A.

49,610 100684 GUZA

IGLESIAS

CONSUELO 1,423,373

43441 CRUZ DE BAUTISTA BERTILD

11,800 100762 PAEZVDADE GOMEZnERESA

385,090

4 449

CASTELLANOS G. WILMAR

28,300 100762 (en blanco)

2,220,754

43449 VILLANUEVA CASTANEDA SAN

28,700 100767 MONTOYA HERNANDEZJESUS

51,700

44729 CUERVO LANCHEROS MARI A L

420,021 100767 QUINTERO UMBARILA ABRAHA

O

44729 ORTIZ URIAN YONNERL y

36,500 100774 PINEROS BUITRAGO ORLANDO

5,600

46730

OJEDAN. MARIA -82,073 100774 RENGIFO CARAVALY STANLEY

252,891

46730

RAMOS DE SILVA MARIA EMM

38,200

100782

LLANOS URUENAJUAN DEJE 1,279,979

4796

AVELLANEDA MIRANDA RITA

45,400

100782 RAMIREZ BELTRAN CRISTIAN

8,603

47962

VARGAS CARLOS JULIO

13,400

100805

DELGADO LOPEZ LUZ ANDREA

70,000

62613 LOPEZ C. DAMARIS

11,800 100805 LEANO DUARTE CAMILA ANO 1,230,527

62613 LOPEZ CARDONA DAMARIS

.

- -

11,800 100822 URREGO DE GUnERREZ MARI

29,440

75701 FARIAS CARDENAS LUIS CES

134,575 100822 VEGA LEYTON FABIO

17,100

75701 LUGO CURREAJOHANA ROCIO

55,000 100837 GALEANO BAunSTA CLAUDIA 13,400

78991 MAHECHAGUERREROJOSE HE 46,900

100837

VERANO AVILA NOHORA CONS

40,200

78991 PAMPLONA GOMEZ MARI A NAT

73,710 100869 RAMIREZ JOSEGONZALO 17,800

99391 SOLAQUE ANA ROSA -162,500

100869 RUIZ GONZALEZ FABI AN sn

O

,.

.

• .. . -

.

~-

~

.

- 0

.


11/17

2.

S e o bs erva n l a s ig uie nt es fa ct uras rel ac io na nd o d ife re nt e n ombre d e p ac ie nt e (2 d e 2 ):

NRO-FACTU

PACIENTE

Suma de>330 OAS

NRO-FACTU

PACIENTE

Suma de> 330 OAS

100880

APONTETORO MARIA ALEJAN

1,340

102313

QU NTERO DULCE CARLOS A 8.980

100880

PEDROZA JOSE ERNESTO

175,900

102335

FORERO PADILLA MERCYYAN 45.500

100921 GARCIA ROMERO MARCO ALFR

4,022,282

102335

PNZON MARN EDMUNDO

21,454

100921

VlLALOBOS DE MORENO CAR

21.608

102341

J IM EN EZ GEL BE R

13,400

100950

CORDERO FUENTES ROSA

50,300 102341

URIBE RIOS LUS ANGEL

125,203

100950 MEOINAPATINO DIANA CARO

16,500 102733 GARZON ORTIZ JORGE NESTO 826,024

100967

ROMERO CAROJ ESSICAANOR

39.800

102733

GORDI LlO ACEVEDO T1LCIA 11.200

100967 (en

bla

neo)

41,300 102770 ACEVEDO RODRIGUEZJOSE L

-13,400

100982 ARISTIZABAL QUNTEROJAI

400

102770

CAST1BLANCOVALDERRAMAC 57,030

100982 RAMOS MORENO GIOMAR DEL

5,390 103747 FIGUEREDO ONTENEGRO LUZ

10,000

101017 CAMPOS BARRERA LUS ALBE

26,800 103747 VILLALBA NCOLAS

64,980

101017 DIAZ TORRES MARIA MAGDAL -532,159

104141

BERNAL ALBA MARTHA ¡SABE 23,600

101020 ALFONSO PUERTO aMAR JULI

18,800 104141 PLAZAS lARA FERNANDO

160,120

101020 SUAREZ MARTI NEZ PABLO CE

o 104379

INFANTE DE MARTINEZ PURE 32,600

101047 SANCHEZ LEON BLADIMIR

13,400 104379 ORTIZAMAOO JORGE ANTON

7,920

101047

ZULUAGA GONZALEZ ARTURO 69,041

104411

ALARCON CASTILLO DIEGO A

5,429,617

101950 BUTRAGO MARI NJHON SEBA 2,668,923

104411 MATIZ PUERTA JUAN SEBAST

10,600

101950 SUAREZ DE BUTRAGO MARIA

42,900

104423

AMAYA NNO JaSE ANTONO

369,200

102132 DELGADO JUSTI NCO WLLSO

42,900 104423 CORTEZ PNZON PAOLA

23,400

102132

OCAMPO DIAZ YESMI D LaR EN

4,020 104471 CAPUTO MARTINEZ RUBEN MA

209,600

102251 GOMEZ PATRICIA

813,102 104471 CORREA DE RICO M_GABRIEL

10,600

102251 MUNERA NARANJO MOSES 144,054

104864

RAMOS CHAVEZ MARIA OEL R

996,394

102279 PRABAN MARI A MONCA

1,490

104864

(en blanco)

104,700

-

1(~~27~ ~~I~_~_M~LL~JULIOCES

50,000 104942 ORTIZ MARTI NEZ EFFERSON

-

r-

25,000

102289 SALLEN MORENO MARIA TERE

4,020 104942 ROMERO MADERA CLAUDIA PA

630

102289

CADENA ROJAS LUS EOUARO

231,662 105646

FAJARDO ALSARRACIN LEYDA

-1,200

102306 BELTRAN LEON CARMEN

132,858

105646 SAENZ HOYOS LUS EDUARDO 794,800

102306 RAMIREZ PENA OAGOBERTO

17,025 106081 LEAL OLIVEROD LAURA STEP

75,482

102313 OLARTE LUS CARLOS

324,514

106081

LEGUZAMON DE ESPNOSA

J

6,677,456

.

3 . D e l as f ac tu ra s in cl uid as e n l a rel ac ió n d e c ar te ra a s ep 2 01 4, s e o bs erva q ue 1 3. 63 7 f ac tu ra s ti en en s ald o c ero ($0 ) .

4 . S e o bs erva q ue e l 6 2 % d el v al or fa ctu ra do ti en e a nt ig üe da d s up er io r a 3 30 d ía s.

5 . S e o bs erva q ue e l li sta do n o e stá d ep urad o a l e n co nt ra r n umeros as p ar tid as s in c ompe ns ar . E j.: Fa ct ura 1 68 20 82 c on v al or d e $ 50 0.0 00 e n 2 00 3 y -$5 00 .0 00 e n 2 01 4.

1 . R es ol uc ió n 3 57 d el 2 3 d e j u lio d e 2 00 3.

Numeral 3 .1 Depurac ión contable, permanente y sostenibi li dad. Las ent idades contables pub li cas cuya información contable no ref le je su rea li dad f inanciera, económica,

s oc ia l y a mb ie nt al, d eb en a de la nt ar t od as l as v ec es q ue s ea n ec es ar io la s g es tio ne s a dmin is tr ati va s p ara d ep urar la s c i fr as y d emás d at os c on te ni do s e n lo s e sta do s,

i nf orme s y rep or te s c on ta bl es , d e t al f orma q ue e st os c umpla n la s c a ra cte rís tic as c ua lit ati va s d e c on fi ab il id ad , rele va nc ia y c ompren si bil id ad d e q ue t ra ta e l marco

c on ce pt ua l d el p la n g en eral d e l a c on ta bil id ad p ub li ca .

Criterio

Numeral 3 .8 Conci li ac iones de información. Deben rea li zarse conci li ac iones permanentes para contras tar, y a justar s ia e ll o hub iere lugar , l a información reg is trada

e n la

c on ta bil id ad d e l a e nt id ad c on ta ble p ub lic a y lo s d a to s q ue ti en en l as di fe re nte s d ep en de nc ia s res pe cto a la res po ns ab il id ad e n l a a dmin is tr ac ió n d e u n p ro ce so

especifico.

2 . L e y 1 23 1 d e 2 00 8, p or la c ua l s e u n if ic a la f ac tu ra c omo tí tu lo v alo r c omo mec an is mo d e fi na nc ia ció n p ara e l m i cro, pe qu eñ o y med ia no e mp re sa ri o, y s e d ic ta n o tras

disposiciones.

3 . A rt 6 17 d el E T. R e qu is it os d e l a f ac tu ra d e l a v en ta . e l q ue t en ga u n c on se cu tiv o d e l a f ac tu ra .

~po de Observación

Hallazgo

)


12/17

1 . S e rec omie nd a d oc umen ta r y e je cu ta r u n c on trol p re ve nti vo y c on ti nu o d e d ep urac ió n d e l a C ar te ra , d on de s e d ej e u ni fi ca do , e ntre o tros , e l n o mb re d el p ac ie nt e, e l

n úmero d e d oc umen to y l a f ac tu ra d e v en ta d on de s e c ob ra e l s ervi cio p re st ad o, c on e l f in d e e sta bl ec er u na b as e d e d ato s c on in fo rmac ió n c on fi ab le , o po rt un a y v eraz .

Recomendación

2 . S e rec omie nd a id en tif ic ar , a na li za r, e va lu ar y v alo ra r lo s p os ib le s r ie sg os q ue s e p u ed an o ca sio na r p or n o c on ta r c on b as es d e

datos de Cartera confiab le y conci li ada con

los saldos contables.

1 . C on refe re nc ia a l c o ns ec ut iv o e ste e s d el s is te ma y e l a rea d e c ar te ra n o t i en e i ng eren ci a l os d ato s d el p ac ie nt e s e e nc ue ntran i nmerso s e n l a f ac tu ra p or l o c ua l c ua nd o

Plan de Acción

s e re al iz a la ac ti vid ad d e c ob ro p ersu as iv o s e g en eran a rc hiv os q ue s al en d irec ta me nte d el s is te ma y c on e st a in fo rmac io n s e t ra ba ja e st a a ct iv id ad d e c on cil ia ció n la c ua l e s

permanente en e l t iempo.

2 . Rev isar con laOf ic ina Asesora de Planeac ión e l Mapa de Riesgo respecto a l proceso GSF- Cartera .


1) Continuo, 2) 15-Jun-2015.



9 Observación

1 . C ir cu la r 0 01 d e 2 00 9. N umeral 7 .5 E n c ua lq uie ra d e lo s c as os d e d ep urac ió n c on ta bl e ex trao rd in ar ia , i nc lu id a l a d ep urac ió n c ua nd o s e d emue st ra la rela ci ón c os to

benef ic io resul te negat iva para laentidad . .. será necesar io e jecutar las s iguientes acc iones: Sustentac ión, Indagac ión complementaria, Conformac ión del exped iente,

análisis del expediente, concepto jurídico, ..

2 .Ar t 6 17 E st atu to t rib ut ar io . P ara e fe cto s tr ib ut ar io s, la e xp ed ic ió n d e f ac tu ra a q ue s e re fi ere e l a rt ic ul o 6 15 c on sis te e n e ntreg ar e l o ri gin al d e la m is ma , c on e l s e ll o d e

los s iguientes requisi tos: A . estar denominada como factura de venta ,

3 .Concepto emi ti do por la D irección D is tr it al sobre responsab il idad funcional de las áreas jur íd icas en los procesos de depurac ión contable. Rad.20101R34498 del

22/09/2010

4 .L ey 1 06 6 d e 2 00 6. P or la c ua l s e d ic ta n n orma s p ara l a n orma liz ac ió n d e la c ar te ra p úb lic a y s e d ic ta n o tras d is po si cio ne s

n. 0 -io- D D r \;

Criterio

E n e l ex pe die nt e c or re sp on die nt e a la e nti da d p re st ad ora d e s e rv ic io s d e s alu d S AL UDC OO P E PS , se o bs erva q ue lo s s op or te s q ue s us te nta n di ch o e xp ed ie nt e n o s e r i ge n

de acuerdo con los l ineamientos emanados en la normati vidad v igente :

1 . In fo rme e je cu ti vo c on ta bl e d el d ía 4 d e s ep ti embre d e 2 00 4, e n l a c ue nt a c ar te ra p re se nta u n s al do p or v alo r d e

S

54,382,103 yen e l modulo de contabi li dad presenta

un saldo por v alor de S 1,056,769,654, con d iferencia de S 100.2387.551; no obstante, l aconc il iación de lacuenta se rea li zó por los datos que genera e l s is tema Hipócra tes

y n o p or e l t er ce ro S al udc oo p. E n e l p ár ra fo d el i nfo rme d ic e

No obs tante

es

impo r tan te a c la r arque e l p r e sen te e xped ie n te ad ic ionalmen t e cu en ta con l a g e st ió n de cobro

respec t iva .

s e e vi de nc ia q ue l a g es tió n d e c ar te ra n o s e rea liz o p ue s d ic ha f ac tu ra n o s e e nc ue nt ra rad ic ad a a nte l a e nt id ad Sa lu dc oo p, s eg ún c omun ic ad o e nv ia do po r e l

f un cio na rio J ho n Ag ui rr e d el d ía 2 6 d e fe brero d e 2 01 4.

2 . S e o b se rv a q ue l a f ac tu ra 0 76 d e f ec ha 3 1/ 05 /1 99 8, s e e nc ue ntra g en erad a p or e l s i st ema H ip óc ra te s e l d ía 2 5 d e f eb re ro d e 2 01 4, n o s e e vid en ci a c op ia d e la m is ma , n i

f ec ha d e rad ic ado . P or o tra p ar te e n l a d es cr ip ci ón d el b ie n o s ervic io q ue s e p res ta , s e e nc ue ntra d ig it ad o e l s ig ui en te te xt o. S ervi cio s p ro pi os : S al do s i nic ia le s c ar te ra

T ot al S ervi ci os p ro pio s: No d es cr ib e e l s ervic io q ue p re sto el HS B.

3 . S e o bs erva e n e l rep or te mov im ie nt o c ue nt as p or c ob ra r, g en erad o p or el p ro grama H ip óc ra te s e l d í a 0 9 /0 9/2 01 4, l os s ig ui en te s a bo no s a la f ac tu ra 0 76 : N ot a c ré dit o

por valor de

S

- 83 6, 87 2 d e fe ch a 1 8/0 8/ 19 98 , rec ib os d e c aj a ( ca ja G ra L) p or v al or d e

S

- 2,3 39 ,2 24 d e fe ch a 1 9/ 04 /2 00 0, n ot as d eb ito d e c ar te ra p or v al or d e

S

935,446

d e fe ch a 2 4/ 01 /2 00 1, rec ib os d e c aj a c ar te ra p or v al or d e

S

- 1,7 73 .7 49 d e f ec ha 2 4/ 01 /2 01 4, rec ib os d e c a rte ra p or v alo r d e

S

-6,141,946 de fecha 15/03/2001, rec ibos de

c ar te ra (Ca ja GraL ) p or v alo r d e S - 23 9,2 78 d e fe ch a 2 5/ 05 /2 01 1 y Re ci bo s d e c ar te ra ( ca ja GraL ) po r v al or d e S - 11 9,6 44 d e fe ch a 0 2/0 7/ 20 02 .

4. En el com unicado env iado el día 21 de febrer o de 2014, por el área cartera y firm ado por la Dr a. Mar tha M ora y recibido el día 24 de febr ero de 2014 por el área de

A ud it or ia d e c u en ta s (Glo sa s) , d on de s e me nc io na qu e.

e n e l t erm in o d e t re s

(3)

d í os hóbi le s a ll e gu e e l e s t ado de l o f ac tu r a NO .

76, seobservo que la información

req ue ri da fu e e nv ia da e l 1 0 d e marzo d e 2 01 4

5 . N o s e e vid en ci a s op or te d on de s e i de nt if iq ue a l c on trati sta s o s ervid or p ub li co , res po ns ab le d e la g es tió n d e f a ctu ra r, n i de la s c i rc un sta nc ia s d e mod o, ti empo y l ug ar

e n q ue d eb ió h ac erse l a g es ti ón d es de e l a ño 1 99 8 h as ta e l a ño 2 00 3, f ec ha e n q ue e mp ez ar ía a o pe ra r e l máx imo t ie mp o o p la zo d e la p re sc rip ci ón d e lo s t ít ulo s v al ores .


Hallazgo


13/17

1 . S e re co mi en da d ef in ir y d oc umen ta r e n e l p ro ce di mi en to d el P ro ce so d e c ar te ra e l c on trol p re ve nti vo d e rev is ió n d e l os s op or te s de lo s e x pe di en te s d on de c la ra me nte

sedefina los responsab les de conformar y documentar cada exped iente

2 . En l a a ct ua li za ció n d el p ro ce di mi en to d el Proc es o d e Ca rte ra , s e re co mie nd a q ue s e d ef in a c la ra me nte l os res po ns ab le s d e l a d ep urac ió n d e c ar te ra , d efi ni en do f ec ha s

para la depurac ión de cartera , def in iendo segregación de funciones para cada proceso

3 . E n l a a ct ua li za ció n d el p ro ce di mi en to d el Proc es o d e Ca rte ra , s e re co mie nd a d ef in ir la t ra za bi li da d d e la ge sti ón d e c ob ro , d eja nd o e vid en ci a y s op or te s id ón eo s q ue

Recomendación

conformen el exped iente de cada t it ulo valor como: (ej . Cobro persuas ivo, l lamadas telefón icas, c ircu lari zaciones, comunicados, correos, actas de conci li ac ión,

acuerdos,etc . .. )

4 . S e rec omie nd a i de nti fi ca r, a na li za r, e va lu ar y v alo ra r lo s p os ib le s r ie sg os q ue p ue da o ca si on ar p or n o d ep urar l a c ar te ra d e l a f ac tu ra s d e v en ta s q ue s e e nc ue ntran

prescri tas o próximas a prescribi r, de las ent idades que estén l iquidadas y de las fac turas que seencuentran g losadas s in respuesta oportuna a las ent idades responsab les

de pago.

T en er e n c ue nta q ue e l d ue ño d el p ro ce so d e Ge st ió n d e l a S os te ni bil id ad F in an cie ra e s q uie n a prue ba l o c on te ni do e n l os p ro ce dim ie nt os d el p ro ce so d e a cu erdo c on l as

.

.

1 . P a' ra l os n ue vo s e xp ed ie nt es e n e l p ro ce so d e d ep urac ió n d en tro de l C omité de S os te ni bil id ad F in an cie ra s e d arán l as d irec tr ic es d e lo s re sp on sa ble s y fe ch as d e

contestac ión de los d iferentes requerimientos para e l armado de los exped ientes . En laactual idad seesta rea li zando conci li ac iones ent re e l area de cartera y contabi li dad

Plan de Acción

g en eran do a ju st es a l as m is ma s p or lo c ua l e sta la bo r e s p erma ne nt e e n e l ti empo ; d ic ha s c on ci lia ci on es s e e fe ct ua n d e man era men su al d e l o q ue s e a rroja u n a cta d e l os

saldos respectivos.

2 y 3) E l responsable de cada act iv idad de cobro pesuasivo se encuent ra def in ido dentro del procedimiento .

4 . R ev is ar c on l a O fi ci na A se so ra de Pl an ea ci ón e l Map a d e R ie sg o res pe ct o a l p roc es o GS F . C ar te ra .


1) Continuo, e l res to a 15·Jun·2015


Subgerente F inanciero, L ider de Cartera , Facturación, Admis iones, G losas, Contabi li dad y Ofi cina Asesora Jur id ica.

E n l a res ol uc ió n In te rn a 0 34 3 d e 2 00 7, s e o bs erva e n e l A rt 5 . q ue e l c o mi té T éc ni co d e s o st en ib il id ad d el s is te ma C on ta ble rea liz ara s es io ne s o rd in ar ia s b imes tral me nt e y

10 Observación

e xtrao rd in ar ia s c ua nd o s e e sti me n ec es ar io , s in e mb argo e n a cta s d e reu ni ón d el c omité d e s os te nib il id ad f in an ci era, d e fe ch as : 7 d e marzo , 1 1 d e marzo d e 2 01 4, 2 5 d e

mar zo, 10 de abr il, 22 de abril, 26 de mayo, 9 de septiem bre y 19 de septiembr e de 2014, se evidencia que no se esta cumpliendo con las periodicidad de la reuniones de

a cu erdo c on l a res ol uc ió n 0 34 3 d e

200í

en su art 5.

1 . R es ol uc ió n 3 43 d el 2 6 s ep tie mb re d e 2 00 7. A rt 5 . E l c o mi té T éc ni co d e s os te ni bil id ad d el s is te ma Co nt ab le rea li za ra s es io ne s o rd in ar ia s b imes tral me nt e y

e xtrao rd in ar ia s c ua nd o s e e st ime n ec es ar io . De la s re un io ne s l le va da s a c ab o p or e l c o mit é s e l ev an ta ra a cta s d e la s c ua le s s erán a prob ad as y s us cr ita s

s ol o p or lo s

Criterio

miembros asistentes a la reunión.

2 . C ir cu la r 0 3 d e 1 4-En e-20 15 c on A su nt o: De be r L eg al d e Ad el an ta r G es ti ón d e C ar te ra .

3 . De creto 3 97 de 2 01 1. R eg la me nto I nte rn o d el R ec au do d e C ar te ra e n e l Di str it o C ap it al.


Hallazgo

1 . S e re co mi en da e sta bl ec er un c on trol p re ve nti vo e n la e la bo ra ci ón d e l as a ct as p or p ar te d el c omité T éc ni co d e So st en ib il id ad d el S is te ma C on ta bl e, d on de s e d eje

d oc umen ta do a sp ec to s c omo: (ej. Nu me ro d e a cta , n atu ra le za d e l a reu ni ón , f ec ha y h ora d e l a re un ió n, s iti o, te ma s a trata r, v er if ic ac ió n q uo ru m, e tc . .. )

2 . S e re co mi en da id en tif ic ar , a na liz ar , e va lu ar y v alo ra r l os p os ib le s r ie sg os q ue s e p ue da n o ca sio na r p or n o rea li za r la s reu ni on es e sta bl ec id as e n l a res ol uc ió n 3 43 d e 2 00 7

Recomendación

ar t 5.

3 . S e rec omie nd a q ue s e c umpla c on l os req ui sit os e st ab le ci do s e n la res ol uc ió n 0 34 3 d e 2 00 7 e n s u a r t 5 p er io dic id ad d e l as reu ni on es d el Co mit é Té cn ic o d e

S os te ni bi li da d d el S is te ma C on ta bl e y c on lo e st ip ul ad o e n l a C ir cu la r 0 3 d e 1 4-En e-20 15 s ob re e l De be r L eg al d e a de la nt ar l a G es ti ón d e C ar te ra .

1 y 3 ) S e rev is ará l a re so lu ci ón In te rn a 0 34 3 d e 2 00 7, res pe cto a l a p er io di ci da d d el C omit é T ec ni co d e S os te nib ili da d C on ta bl e. Se rev is ara f ec ha s d e reu ni on a cla ra nd o q ue

Plan de Acción

cada vez que set ienen previ stos exped ientes a asanear seconvoca para la respect iva asi tenc ia a l comité.

2 ) R ev is ar c on l a O fic in a A se so ra d e P la ne ac ió n e l Map a d e R ie sgo res pe cto a l p roc es o G SF - C ar te ra .


15-jun-15

Rjsponsable de la remediación

Subgerente Financiero, Lider de Cartera, Facturación, Admisiones, Glosas, Contabi lidad.


14/17

11

D e l a mue stra d e 3 0 fa ct uras d e v en ta s, s e o bs erva q ue e n la b as e d e d a to s g en erad o p or e l s i ste ma H ip óc rat es , la s s ig ui en te s E nt id ad es Ad min is tr ad oras d e p la ne s d e

b en efi cio s t ie ne n e l m is mo N IT p ero p re se nta n d ife re nte n ombre d e e mp re sa s:

- Salud Total /Salud Total EPS-S,

- A .R .S Unica jas-Comfacundi / ARS Unica jas comfacund i / Caja Salud - ARS UT Comfacund i,

Observación

- Humana Vivir EPS/ Humana Vivir capitación,

- Caprecom Bogotá / Caprecom ARS Regiona l Amazonas.

L a D ra . Mar th a Mora man ifi es ta q ue : e n e ste h all az go e l a re a d e c a rt era n o t ie ne i nc id en ci a d eb id o a q ue e n e l s is te ma d e i nfo rmac io n s e c re an la s e nti da de s d e a cu erdo

a l reg imen y l os c ambio q ue s ur ja n e n l as m is mas p or l o c ua l n o s e rea li za ra p la n d e a cc io n d eb id o a q ue l a c on fi gu ra ci on a ctu al e st a p arametr iz ad a s eg un l o a nte rio rmen te

I np


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1. GSF-PR-450-002 Gestión de pagares.

Ac ti vid ad 1 2. C on cil ia ci ón d ia ri a d e pa go s. Se rea li za c ru ce c on e l á re a d e t e so re rí a y p ag ares c on e l f in d e rev is ar p ag os ef ec tu ad os e n e l d ía .

Act iv idad 13. Conci li ac ión d iaria de pagares. Sereal iza cruce con e l repor te de facturación generada y los pagares suscr it os .

2 . R es olu ció n 3 57 d e 2 00 8. p ro ce dim ie nt o d e C ont ro l In te rn o Co nt ab le C GN . .. De be n d oc umen ta rs e la s p olí ti ca s y d emás p ra ct ic as c on ta bl es q ue s e h an imple me nt ad o e n

e l e n te e co nó mic o y q ue e stá n e n p ro cu ra d e lo grar u na i nfo rmac ió n c on fi ab le , r ele va nt e y c ompren sib le .

3 . C ir cu la r 0 01 d e 2 00 9. N umeral 7. 1.2 Co nc il ia ci ón d e l os c on ta bl es c on l os d ato s d el á re a e nc arga da d e l a g es tió n d e c ar te ra . A cti vid ad q ue s e c umple p ara c on fron ta r o

c omprob ar lo s d a to s reg is tr ad os p or e l á rea d e l a c ar te ra f re nt e a la in fo rmac ió n c on ta bl e c or re sp on die nt e . .. .

Criterio

4 . R es olu ció n 0 13 8 d e 2 00 8. P or la c ua l s e a do pt a e l Man ua l In te rn o d e J u ri sd ic ció n C oa cti va d el H os pit al S imón B olí va r 1 1 1 Nivel y sede legan unas funciones.

5 . R es olu ció n 0 31 6 d el 2 01 1 Man ua l d e c ob ro d e c ar te ra . A rt 4 N umeral 2 4. C on ju nt o de a cti vid ad es p erma ne nt es q ue ll ev a a c ab o u n e nte p ub lic o, te nd ie nte s a

d et ermi na r la e xi st en cia rea l d e l os b ie nes , de re ch os y o bl ig ac io ne s q ue c on fo rman e l p a tr imon io p ub lic o

6 . P la n d e s al va me nt o v ig en cia 2 013 . E n e l d es ar ro ll o d el a cta reu nió n/ co mi té d el 14 /1 1/2 01 3, e l D r . So po in fo rma q ue e l p ro pó sit o d el p la n d e s alv amen to e s d epu ra r,

r on rr lla r y a ju sta r l as c if ra s e ei str ar la s e n 10< e ta do s f in anc ie ro s d e l a e nti da d d e ta l man era q ue l os s al do s refl eje n l a re ali da d

económica .

c uy a f ec ha l im it e d e

cumpl imiento del P lan de Salvamento esde l 31-Mar-2014, con seguimiento mensual del área de Contabi li dad, en laque deberán interveni r t odas las áreas admin is trat ivas

y fi na nc ie ra s q ue in te ra ctú an e n e l p ro ce so fi na nc ie ro , d eja nd o c omo s al ve da d q ue a qu el los res po ns abl es d e l a i nfo rmac ió n fi na nc ie ra q ue no c umpla n c on e l p l an d e

salvamento se enviarán para discipl inarios.


Hallazgo

1 . S e rec omie nd a d eja r e vi de nc ia de l o po rtu no c umpl im ie nt o n orma ti vo , p ro ce di me nta l y d e p la ne s d e mej oram ie nt o g en erad os d e la s a cti vi dad es d e A uto co nt ro l y d e

aud itor ias internas y externas, respecto a los controles de depurac ión, conci li ac ión car tera ent re e l módulo de cartera y contabi li dad / EEFF,dejando deb idamente

Recomendación

soportados los a justes y rec lasi fi caciones a que haya lugar.

2 . Serecomienda ident if icar , ana li zar, eva luar y valorar los pos ib les r iesgos jur íd icos que se puedan ocasionar por presentac ión inexacta de c if ras contables .

1 . l a c on ci li ac io n s e h ac e d e fo rma d ia ria (dí as h áb ile s) e nt re te so re ria - p ag ares p or l o c u al s e d is eñ ara fo rmato c on f irma s d e rea liz ac ió n d e c on ci li ac io n e l c ua l s e i nc lu ir a

d en tro d el p ro ces o d e p ag ares . l a d ep urac io n c omo s e ma ni fe st o a nt er iorme nt e e s c on ti nu a p or l o c u al d en tro d el p ro ce so d e c on cil ia cio ne s d el a re a c on ta bl e s e i nc lu ir an

Plan de Acción

a p ar ti r d el mes d e may o l as o bs erva ci on es d e 1 05 a sie nt os c on ta bl es d ep urad os e n l os mod ulo s . S e e fe ctu ara e l le va nt am ie nto d e c os to b en efi cio p ara p erso na s ju rid ic as y

p ara e l c ob ro c oa ct iv o c omo ba se e n l a d ep urac io n d e s ald os y s e c on tin ua ra c on la a ct iid ad d e c ob ro p ersu as iv o c on l as e nti da de s.

2 . Rev isar con laOf ic ina Asesora de Planeac ión e l Mapa de Riesgo respecto a l proceso GSF- Cartera .


1) Primer día hab il de May-2015, 2) 15-Jun-2015


Subgerente Fin~nciero, l íder de Cartera, Tesorería, Contabi lidad.

Ene l Mapa de Riesgos actua li zado seev idencia que los únicos r iesgos relac ionados con Cartera son:

G SF -R -1 5: N o rec au do d e l a c ar te ra : S e d a c ua nd o e nti da de s res po ns ab les d e p ag o e ntran e n p ro ce so s d e l iq ui da ci ón o le y 5 50 .

GSF-R-18: No disminución de la r otación de car ter a menor a un año por debajo de 10 5 120 días: l as ent idades responsab les de pago deben cance lar los servi cios prestados

p or l a i ns ti tu ci ón d e man era o po rt un a, s it ua ció n q ue n o s e c umpl e, g en eran do u n i nc re me nt o e n la c ar te ra d el H os pit al y d is mi nu ció n d e s us in gres os po r v en ta d e

servicios de salud.

13

Observación

la s c au sa s d e e sto s r ie sg os n o a pu nta n a p os ib le s a ct ua ci one s d el p erso na l rel ac io na do c on e l p roc es o d e G es ti ón d e la S os te ni bi li da d F in an ci era - C ar te ra . E n e st e o rd en

d e i de as n o s e d ef in en c on trole s ad min is tr ati vo s y c on ta ble s e nc amin ad os a l c umpli mi en to d e l a n orma tiv id ad v ig en te res pe cto a l a g es tió n d e c ar te ra p or pa rte d el

Hospi ta l S imón Bol ívar , e l Reg lamento interno de recaudo de cartera (no evidenc iado) y e l Procedimiento de Control I nterno Contable, cuyos responsab le sea d irec tamente

p erso na l d e l a S ub ge re nc ia Fi na nc ie ra y /o G eren ci a c omo s e o bs erva e n l a R e so lu ció n 0 13 8 d e 2 00 8 d el H os pit al , R es olu ci ón 0 31 6 d e 2 01 1 de l H os pi ta l o e n e l

procedimiento GSF-PR-450-003 Recaudo de Cartera , y /o Jefe Ofi cina de Control I nterno D iscipl inar io como se observa en e l Manual de Funciones v igente del Hospi ta l.

1 . N o rmati vid ad i nc lu id a c omo c rit er io e n l a p res en te a ct a.

Criterio

2 . l e y 2 00 d e 1 99 5, Ar t. 2 5 F alt as Grav ís imas . Nu me ra l 3 . O brar c on man if ie sta n eg li ge nc ia e n la in ve sti ga ció n y s an ció n d e l as fa lta s d is ci pli na ri as d e lo s e mp le ad os d e s u

d ep en de nc ia o e n la d en un cia d e lo s h ec ho s p un ib le s d e q ue t en ga c on oc im ie nto e n raz ón d el e je rc ic io d e s u c argo .

~po de Observación

Hallazgo


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1.Se recomienda ident if icar , ana li zar, eva luar y valorar los pos ib les r iesgos que sepuedan presentar en e l proceso de Gestión de laSosten ib il idad F inanciera - Cartera

causados por:

- e rrores h uman os d el grup o d e t ra ba jo q ue i nte rv ie ne e n e l p ro ce so ,

- p or fa lta d e c on trole s e n e l p ro ce so (Ej. : C o nc il ia ci on es , s eg re ga ció n d e f un ci one s, s eg ui mi en to a c umpl im ie nt o n orma ti vo , d ep urac ió n d e la s b as es d e d ato s d e C a rt era y

de laCartera reg is trada en e l s is tema Hipócra tes, etc.),

- por neg li genc ia de los servidores púb li cos que intervienen en e l proceso,

Recomendación - falta de participación de la Oficina Asesora Jurídica en el proceso,

- aná li si s inadecuado de laantigüedad de la car tera ,

- manipulac ión de la información contable,

- contar con exped ientes incompletos , e tc .

2 . S e rec omie nd a q ue e n e l Map a d e Ri es go s s e i nc lu ya n c on trol es c uy os res po ns ab le s s ea n p erso na l res po ns ab le d e la s d if eren te s a cti vi dad es d e l os p ro ce dim ie nt o d el

p ro ces o, d e t al man era q ue e xi sta c oh eren ci a e ntre la do cumen ta ci ón d el p ro ce so y l os c on trole s q ue miti gu en lo s r ie sg os i de nt ifi ca do s. A sí m is mo , s e s u gie re q ue lo s

c on trole s s ea n p le na me nt e s oc ia li za do s c on l os res po ns ab le s c on l a f in ali da d d e a se gu ra r q ue lo s c on trol es s ea n ef ec ti vo s. E sto e s, q ue p re vi a a l a a prob ac ió n d el map a d e

Plan de Acción

Rev isar con laOf ic ina Asesora de Planeac ión e l Mapa de Riesgo respecto a l proceso GSF- Cartera .


15-jun-15


Subgerente Financiero, Lider de Cartera, Tesorería, Contabi lidad.

14

E n e l l ib ro a ux ili ar may or c on f ec ha 2 01 4/ 04 /2 9 g en erad o e n e l p rog ra ma H ip óc ra te s, s e re fl ej an c ue nt as d e I ng re so s c on s ald os d e n atu ra le za c on trar ia (dé bi to ) p or v al or

de 19,957.706.

Cuenta

norTbre de lacuenta

vaor nauraeza debt:o

431205 Ugencias consuta yprocedrn

8682256

431217

Serv Arnbu.

2720

431218 ServoAmbu Caespecaizada

214300

431219 Ser. Ambu. Saud Oa

139400

431220

Ser vAmbu PorT. YPeven

760

431227

Hesp. Estanca Genera

7279206

Observación

431228 Hospt. Cudaddos inensvos

385529

431230 Hospí. Recen nacdos

14060

431231

Hospt: Saud menta

90.390

431232

Hospt: quemados

402605

431236

Qurof ysaadepartos 1402110

431237 Qur

sa partos saa partos

218960

431246

Apov Dag Iaboraorio cínco

923000

431247

Apoyo Dag Anaoma

Paac>g~c

101675

431249 ApoyoD••-orasuApoyo da

62200

431256

ApoyoTerape

Rehab

38535

Tota

19_957706

1.

P la n d e s al va me nt o v ig en ci a 2 01 3. E n e l d es ar ro llo d el a cta reu nió n/ co mi té d el 1 4/ 11 /2 01 3, e l D r. S op o in fo rma q ue e l p rop ós it o d el p la n d e s al va me nt o e s d ep urar ,

c on ci li ar y a ju sta r l as c ifr as reg is tr ad as e n lo s e s ta do s fi na nc ie ro s d e la en ti da d d e t al man era q ue l os s al do s refl ej en l a re ali da d e co nó mi ca , c uy a f ec ha l im it e d e

cumpl imiento del P lan de Salvamento esde l 31-Mar-2014, con seguimiento mensual del área de Contabi li dad, en laque deberán interveni r t odas las áreas admin is trat ivas

Criterio

y fi na nc ie ra s q ue i nte ra ct úa n e n e l p ro ce so f in an ci ero, d ej an do c omo s alv ed ad q ue a qu el lo s res po ns abl es d e la in fo rmac ió n fi na nc ie ra q ue no c umpla n c on e l p l an d e

salvamento se enviarán para discipl inarios.

2 . P lan General de laContab il idad Publi ca CGN: Manual de procedimientos L ibro

1 1

I ngresos 4312. Servi cios de salud. D inámica. Sedebi ta con: E lvalor de la cance lación de

s u s ald o a l c ie rre d el p er io do c on ta bl e, s e a cred ita c on : e l v al or d e lo s i n gres os c au sa do s p or lo s d if eren te s s ervi ci os

Tipo de Observación Hallazgo

1.Se recomienda def in ir , documentar y e jecutar los controles prevent ivos de conci li ac ión de la información contable con la respect iva ident if icac ión, aná li si s y acc ión

Recomendación

c or re ct iv a d e l as p ar tid as c on ci li ato ria s q ue s e g ene re n. L o a nt er io r c on l a f in ali da d d e a se gu ra r q ue l a i nfo rmac ió n p res ent ad a e n l os e st ad os fi na nc ie ro s y e n l ib ro s

ofi ciales sea confiab le , per ti nente, comparable, comprensible y úti l.

2 .Se sug iere que secont ro le e l cumpl imiento de las d irec tr ices emanadas por laGerenc ia y /o Subgerenc ias.

Plan de Acción

Re vi sa r c on C on ta bi li da d y F ac turac ió n a l a n te ce den te d e lo s s al do s d e bi ta q ue s e g en eran e n l a c ue nt a 4 3. Men su almen te l a c on ci li ac ió n d e c ue nt as d e i ng re so e s

rea li zada ent re e l Grupo Funcional de Contabi li dad y Facturación.

Fecha de remediación 2015/06/15; la conci liación es-mensual .

v


17/17

I Responsable de la remediación

ISubgerente Financiero, Lideres de Contabi lidad, Facturación, Cartera.

L os s ig ui ent es f irma n e n s eñ al d e rev is ió n, c ompromis o V a prob ac ió n d e lo c on te nid o e n e l a c ta:

Los s iguientes f irman en señal de ent rega de los resul tados de la aud itor ia :

Firma de Auditores

F irma de Jefe OGPA

Auditoria Cartera Octubre 2014

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