AUDITORIA ADINISTRATIVA EVALUACION DE LAS OPERACIONES

7/25/2019 AUDITORIA ADINISTRATIVA EVALUACION DE LAS OPERACIONES

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República bolivariana de Venezuela

Ministerio de Educación superior

Universidad Rafael Urdaneta

Facultad de Ciencias administrativas, políticas y sociales

Escuela de Contaduría pública

Ctedra! "uditoría administrativa

Facilitadora! Marivic Molina

Evaluación de las funciones operacionales

Maracaibo, #$ de %unio de #&'(

Esquema



')* +dentificación y definición de funciones operacionales

#)* "uditoría funcional

)* "dministración y finanzas

-)* Mercadotecnia

.)* /peraciones

()* Recursos 0umanos

1)* "bastecimiento

Conclusiones

1. Identificación y definición de funciones operacionales.



En el mundo empresarial 2público y privado3 se detecta 4ue cada una de lasor5anizaciones, dise6a, determina, aprueba e implementa en forma estrat75icasus reas funcionales, mismas 4ue al operar de manera con8unta le permitirnalcanzar sus ob8etivos)

9a importancia de evaluar el desenvolvimiento de las funcionesoperacionalesdentro de la or5anización estriba en 4ue la división funcional eselemental para el desempe6o individual y colectivo) Esto se observa claramenteen las or5anizaciones medianas, en desarrollo y 5randes, ya 4ue en las de otrasdimensiones en realidad estn fusionadas)

9a actividad empresarial realiza en 5ran parte una función de índole social,ya 4ue participa en la economía, 5enera empleos y proporciona productos yservicios, todo ello de manera consistente, es decir, 4ue no se trata de unasituación pasa8era: de a0í lo pertinente de estructurar adecuadamente susfunciones)

;ado 4ue las or5anizaciones sufren constantes cambios, suele llevarse acabo de manera periódica una revisión, adaptación, evaluación, sistematización yreplanteamiento de las funciones, a efecto de optimizar la administración de losrecursos)

<o debe pasarse por alto 4ue los diri5entes de las or5anizaciones tienenuna actitud proactiva y estn atentos a los resultados para corroborar 4ue laempresa crezca ordenadamente y 4ue 0aya un e4uilibrio entre la 5eneración deproductos o servicios y los recursos invertidos 2entre ellos, el personal y su nivelde productividad3)

En todo este proceso est presente el concepto de calidad total, 4ueciertamente es un aspecto clave para enfrentar la fuerte competencia 4ue propiciala 5lobalización)

9a división funcional constituye el punto de partida para lo5rar la eficiencia,eficacia economía y transparencia en las operaciones realizadas en lasor5anizaciones, ya 4ue el conocimiento y estudio de las funciones operacionalesfacilita indudablemente el controlde las mismas y ayuda a seleccionar de maneraadecuada a los directivos 4ue estarn al frente de cada una de ellas, cuyasaportaciones constituyen un valor a5re5ado)

9as or5anizaciones se identifican con diferentes 5iros de actividad, como elindustrial, comercial y de servicios 24ue a su vez incluye educación, 0ospitales,0oteles, construcción y financiero3, a5rícola, 5anadero, pesca, silvicultura, entreotros)

+ndependientemente del 5iro, e=isten funciones operacionales 4ue en ciertaforma son estandarizadas, lo cual le permite tanto al profesional de la



administración como a la persona 4ue evalúa conocer fcilmente la operación: decual4uier forma siempre es recomendable compenetrarse con el 5iro en cuestión)

Como se e=puso en el capítulo # de esta obra, en el si5lo == el 5rantratadista>enry Fayol, precursor de los teóricos de la administración 5eneral,

identificó a la administración dentro de un conte=to diferente al de las funcionesoperacionales, entre las cuales distin5uían las si5uientes! t7cnicas, comerciales,financieras, de se5uridad y contables, mismas 4ue posteriormente se identificaroncon las si5uientes denominaciones, 4ue refle8aban me8or su campo decompetencia! administración, finanzas, mercadotecnia, operaciones, recursos0umanos y abastecimientos)

?ales funciones operacionales son las ms representativas, pero 0ayor5anizaciones 4ue las inte5ran en forma diferente para alcanzar los ob8etivos desu inter7s)

9as or5anizaciones del sector público y privado 2aun4ue se trate deempresas 4ue tienen el mismo 5iro3 a5rupan sus actividades en forma diferente,con lo cual impactan diferentes factores de ma5nitud, visión y estrate5iaadministrativa)

9os diferentes 5iros y especialidades suelen contar con diversaspeculiaridades 4uelos 0acen distin5uirse de los dems) "sí, el profesional de laadministración, el auditor y los estudiantes de estas disciplinas deben estar atentos a esta situación, pues no basta con perfilar las empresas únicamente deacuerdo al 5iro industrial, siendo 4ue en la actividad económica y de servicio sedetecta con amplia claridad 4ue la participación de las or5anizaciones va ms all)

Es un 0ec0o 4ue las funciones operacionales se6aladas al principio de estepunto constituyen un modelo a se5uir y una base de la cual partir, pero losresponsables de la administración en las or5anizaciones tienen la facultad deimprimir ori5inalidad a la inte5ración de las mismas al i5ual 4ue a los casosparticulares incluidos en ellas)

@or lo tanto, es importante 4ue en las or5anizaciones se respete ladistribuciónfuncional establecida y 4ue 0aya un mar5en para permitir al personal0acer aportaciones en aspectos administrativos específicos)

2. Auditoría funcional.

9a auditoría funcional es un campo de la auditoría administrativarelacionado con las funciones operacionales) ;e manera 4ue la auditoría funcionalrepresenta un e=amen inte5ral o específico de las funciones operacionales de unaor5anización, con la finalidad de verificar su desarrollo y detectar deficiencias odesviaciones en este sentido)

Elementos 4ue conforman el concepto de auditoría funcional!



• Examen integral o específico: "lude al 0ec0o de evaluar ya seatodas las funciones de la empresa o sólo una de sus reas)

• Funciones operacionales: Ae refiere a las funciones deadministración, finanzas, mercadotecnia, operaciones, recursos0umanos y abastecimientos, las cuales son susceptibles de

ampliarse o reducirse)• erificar su desarrollo: "ctividad diri5ida a revisar el desarrollo de

las funciones para ver si 0ay deficiencias o tienen un desempe6oeficiente)

!. Administración y finan"as.

9a administración y las finanzas son funciones administrativas, cuyasactividades muc0as veces se realizan en las or5anizaciones de manera separada,pero para efectos de esta e=posición se tratarn de manera inte5rada, es decir,

como si formaran parte de una misma rea)

9a administración 0ace referencia a la coordinación y utilización eficientederecursos, mientras 4ue las finanzas buscan la optimización de las diferentesdecisiones de inversión y las relativas al financiamiento, con la finalidad dema=imizar la ri4ueza de los accionistas, en el caso del sector privado, y de lo5rar el e4uilibrio, cuando se trata del sector público) 9as finanzas tienen relación con lacontabilidad y la economía)

El ob8etivo 5eneral de la auditoría de administración y finanzas es e=aminar ambas funciones en la operación 5eneral de la or5anización, para corroborar la

efectividad de la sistematización administrativa y el 5rado de control con el 4ueopera, así como el adecuado mane8o de los recursos financieros)

;entro de la función de administración y finanzas se tienen presentes losob8etivos bsicos de la or5anización, tales como permanencia, rentabilidad, ries5o,crecimiento y contribución social)

" continuación se listan los puntos mínimos de evaluación 4ue sirven de5uía para obtener un 8uicio de la operación administrativa y financiera de laempresa)

/r5anización

') E=istencia de un manual de or5anización 4ue norme la actuación en laempresa, el cual debe estar aprobado, en uso y ampliamente difundido)#) Clarificación de los niveles de autoridad)) 9a e=istencia de los formatos de descripción de puestos y el conocimiento de7stospor parte de los interesados)@articipación en comit7s



-) /peración de los comit7s internos constituidos para el apoyo administrativo5eneral)

/b8etivos

.) ;efinición y conocimiento de los ob8etivos de la or5anización, así como de losplanes 5enerales y particulares a corto, mediano y lar5o plazo enfocados en esesentido)

"spectos específicos

() Efectividad y observancia de las políticas, re5lamentos y prcticas de traba8o,así como la realización de adecuaciones periódicas a 7stas en caso de ameritarse)1) Establecimiento y funcionamiento de canales de comunicación 4ue faciliten latransmisión y recepción de mensa8es de manera clara, directa y rpida)$) Funcionamiento de los sistemas administrativos, respecto a los cuales se debetomar en cuenta la opinión del usuario y considerar la contribución final 0acia laalta 5erencia)B) Aistema de información 5erencial y su aportación a la actividad de los e8ecutivosde la or5anización y la toma de decisiones)'&) "plicación de acuerdos sur5idos de las 8untas operativas, así como de las delConse8o de "dministración y la "samblea eneral de "ccionistas o Conse8o;irectivo)'') Ae5uimiento periódico de las medidas de se5uridad para salva5uardar lasinstalaciones y el e4uipo de la or5anización)'#) Efectividad del sistema de control interno establecido)') Elaboración y se5uimiento del pro5rama de traba8o 5eneral del rea y de losespecíficos, 5erenciales o departamentales, a efecto de verificar su avance ycumplimiento)'-) Control del plan presupuestal por medio de informes de actuación y lae=istencia de una retroalimentación)'.) Aelección de las fuentes de financiamiento y ne5ociaciones con la banca delpaís o internacional)'() ;efinición de la administración fiscal en las obli5aciones federales, estatales omunicipales a las 4ue est su8eta la or5anización)'1) @olíticas y pro5ramas establecidos para la administración del e5reso)'$) Ae6alamiento específico de las políticas crediticias 4ue se aplican al cliente)'B) @resentación de estados financieros principales y complementarios, y laobservación tanto de políticas y criterios de re5istro, como de los estados e=ternoso especiales re4ueridos)#&) Funcionamiento del sistema contable en 5eneral y de los elementos 4ue lointe5ran)#') E=istencia de un pro5rama de calidad total, su avance y funcionamiento)##) Contribución de las reas de control interno como apoyo al rea)#) Funcionamiento y calidad de los servicios proporcionados a las dems reasde la or5anización)



#-) Ae5uimiento de la planeación financiera-fiscal efectuada por la or5anización)#.) Funcionamiento del sistema de archivo administrativo de las operacionescelebradas en la or5anización)

9os puntos mínimos se6alados en realidad van interrelacionados, lo cual

deber considerarse en la evaluación final)En este campo es propicio es5rimir razones financieras, fi5urando entre las

ms 5enerales las relativas a razón corriente D activos corrientes entre pasivoscorrientes, deuda a activos D deuda total entre activos totales, rotación deinventario D ventas entre inventario, rentabilidad D utilidades netas despu7s deimpuestos entre ventas totales)

9os puntos centrales a e=aminar en la función de administración y finanzasseindican en la tabla $)')

9a tabla muestra en forma 5eneral las cuestiones 4ue se deben considerar,pero de cual4uier forma en la revisión 5eneral o específica se indicarn losob8etivos y alcance respectivo)

# $ercadotecnia

9as or5anizaciones le dan un 7nfasis si5nificativo a la elaboración de suproducto o prestación del servicio, ya 4ue su solvencia depende en 5ran medidade esto) @ara obtener buenos resultados en este sentido, prestan atención a lase=i5encias del consumidor)

9as preferencias del consumidor potencial representan un indicador 4uedispara la a5resividad de la or5anización 2ya sea como fabricante o comodistribuidor3, para con4uistarlo y convencerlo de la benevolencia de su producto oservicio)

%a&la '.1 @untos centrales a e=aminar en administración yfinanzas)

/r5anización Funcionalidad EvaluaciónManuales "ctuación Control<iveles y funciones @rctica Ae5uimientoAistemas @rocesos +nformes

En 5eneral, la función de mercadotecnia se identifica con la acción deinvesti5ar y percibir tanto las necesidades como los deseos de los consumidores ydel mercado en 5eneral, para con ello elaborar productos o proporcionar bienes yservicios de una calidad superior a la de los competidores)

;e lo anterior se desprende 4ue los elementos fundamentales de esta reason!el mercado, el consumidor, la relación de actividades del rea y la contribuciónpara alcanzar las metas)



El ob8etivo 5eneral de la auditoría de mercadotecnia es e=aminar estarea en 5eneral para corroborar la efectividad de la sistematización administrativay control 4ue opera en ella, así como la realización de sus actividades in0erentes)

;entro de las actividades a observar se encuentran las si5uientes!

planeación de ventas, volumen de ventas, promoción, publicidad, investi5ación demercados, fuerza de ventas, políticas, procedimientos, estrate5ias, distribución ypresupuesto)

" continuación se listan los puntos mínimos posibles de evaluación enestarea)

/r5anización') E=istencia y operatividad del Manual de or5anización 4ue norme la actuación deesta rea)#) /bservancia de las políticas establecidas, así como su difusión, comprensión yaportaciones del personal involucrado)) E=istencia del plan 5eneral de ventas y el se5uimiento formal respectivo de7ste)-) ;esarrollo de pro5ramas convencionales de promoción y publicidad deproductos y servicios con la instrumentación de los conductos autorizados)

@articipación de comit7s.) "ctuación formal de los comit7s internos inte5rados para el apoyo del rea)

"spectos específicos() Funcionamiento de los canales de distribución, de acuerdo con lascaracterísticas propias del mercado y del producto o servicio)1) /bservancia de las políticas de precios de venta con respecto a su vi5encia)$) "ctuación del personal 4ue inte5ra la fuerza de ventas y eficiencia de laor5anización interna para coordinarlos)B) Factores considerados para la delimitación de zonas y rutas en el mercado)'&) ;eterminación de estrate5ias para atacar el mercado)'') Ae5uimiento a resultados de investi5aciones de mercado y acuerdosconsiderados)'#) Aelección y contratación del personal de la fuerza de ventas)') Metodolo5ía utilizada para la determinación del mercado 5eneral o delse5mento seleccionado)'-) ;eterminación del ciclo de vida del producto o servicio y las reas deoportunidad para su me8ora y adecuación)'.) +dentificación plena del bien o servicio y su nombre comercial por parte delpersonal de la or5anización)'() E=istencia de un flu8o de operaciones para el levantamiento de un pedido osolicitud del servicio y, naturalmente, para su entre5a o prestación)



'1) Control del arc0ivo 5eneral de los clientes y sus estadísticas de pedidos yventas)'$) /bservancia en la aplicación de las políticas de bonificaciones y descuentosaprobadas en el rea)'B) +nstrumentación para la introducción de nuevos productos, las plazas

seleccionadas y se5uimiento de sus resultados)#&) E=istencia de estudios comparativos de ventas en diferentes periodos y suutilización en la toma de decisiones)#') Estudio de la información proporcionada en es4uemas ilustrativos, 4ue refle8enla posición en el mercado y la influencia y participación de la competencia)##) @royectos realizados o en estudio para el ofrecimiento de servicioscomplementariospara el producto o servicio principal)#) /bservancia de las políticas establecidas para la distribución del producto)#-) Controles establecidos para el se5uimiento del cumplimiento de los pedidosrecibidos por los clientes)#.) Aituación de las investi5aciones para la penetración en el mercadointernacional)

En la auditoría de mercadotecnia el auditor tiene contacto con la partea5resiva, creativa e innovadora de la or5anización)

9os puntos centrales a e=aminar en la función de mercadotecnia sepresentan en la tabla $)#)2@untos centrales a e=aminar en mercadotecnia3)

/r5anización Funcionalidad EvaluaciónManuales "ctuación Control<iveles y funciones @rctica Ae5uimiento@lan 5eneral <uevos productos Resultados

9a tabla muestra en forma 5eneral las cuestiones 4ue se deben considerar, perode cual4uier forma en la revisión 5eneral o específica se indicarn los ob8etivos yalcance respectivo)

'.( )peraciones

En el ambiente fabril y de servicio, la operación tiene un lu5ar primordial, ya4ue la actividad de transformación de insumos para obtener un producto o serviciose basa en lineamientos normativos 4ue deben observarse para cuidar lasespecificaciones y la calidad inte5ral)

El t7rmino operaciones, 0oy en día, es la acepción t7cnica 5eneralmenteaceptada en el medio or5anizacional para describir lo 4ue anteriormente seconocía como producción)



"un4ue se 0a lle5ado a afirmar 4ue las dos funciones bsicas de unaor5anización son precisamente la de operaciones y la de mercadotecnia, dentrodel proceso de actividades 4ue necesariamente se deben realizar para producir bienes y servicios con alta calidad, competitivos, y de costo y precio razonables,todas las funciones ad4uieren i5ual importancia, por4ue si faltara una de ellas esto

no se lo5raría)El ob8etivo 5eneral de la auditoría de operaciones es e=aminar el

funcionamiento5eneral de las operaciones para corroborar su efectividad encuanto a sistematización y control, así como en lo correspondiente a lasactividades analíticas in0erentes, entre las cuales se encuentran las relativas aldise6o y funcionamiento del sistema de operación, localización, or5anización ydistribución de la planta: mane8o y control de materiales: factor 0umano supervisor y operativo, y automatización y administración de los procesos)

" continuación se listan los puntos mínimos de evaluación 4ue sirven de 5uía paraobtener un 8uicio del sistema de operación de la empresa)

/r5anización') +dentificación de la or5anización estructural y funcionalidad de la mismadocumentada en el Manual de or5anización)#) /peración de las reas de servicio 4ue coadyuvan con la actividad principal)) ;istribución 5eneral de la ma4uinaria y e4uipo en las instalaciones, a efecto deapoyar el desarrollo armónico de los diferentes procesos)-) E=istencia y observancia de políticas y disposiciones del rea)

"spectos específicos.) Estudio de dia5ramas de proceso correspondientes a la operación 5eneral y, encaso de re4uerirse, específica)() Referencia de los anlisis y estudios de tiempos y movimientos)1) ;ocumentación del sistema de operación 4ue prevalece en el rea)$) Control e=istente para los elementos del costo o servicio)B) "dministración de insumos para abastecer los procesos operativos)'&) <ormatividad para la adecuada utilización de los insumos directos e indirectos)'') "cciones previstas para evitar la contaminación ambiental)'#) /b8etivos predeterminados para el nivel de inventarios y su normatividad)') @ro5ramas de capacitación t7cnica, calidad y relaciones 0umanas para elpersonal supervisor y operario)'-) @ro5ramación, se5uimiento y control de los productos elaborados)'.) ndices de utilización de la capacidad instalada)'() Re5istros establecidos de la producción efectuada, y la utilización de losmismos)'1) Medidas de se5uridad para el traslado del producto dentro de las instalacionesinternas)'$) ;elimitación del proceso de entre5a*recepción del producto o servicio)'B) ;esempe6o del personal supervisor y relación con el personal)



#&) Efectividad de la ma4uinaria y e4uipo utilizados en los procesos, y susalternativas de adecuación)#') Evaluación de las condiciones de traba8o relativas a aspectos de iluminación,limpieza, e=tintores, temperatura, reas de aseo personal y ruido)##) Contribución del e4uipo de cómputo en las actividades del rea)

#) E=istencia de un control de calidad 4ue comience desde la recepción de losinsumos y continúe en todo el proceso)#-) Ae documentan las operaciones 4ue 0an sido simplificadas y se identificaplenamente el proceso adecuado)#.) Utilización de la robótica en el rea y evaluación permanente de los resultados)

2$) @untos centrales a e=aminar en las operaciones3)

/r5anización Funcionalidad EvaluaciónManuales ;ia5rama del proceso Control<iveles y funciones @olítica Calidad del productoAistemas /peración Capacidades

9os puntos centrales a e=aminar en la función de operaciones se presentanen la tabla $))


* +ecursos ,umanos

9a función de recursos 0umanos implica un proceso de abastecimiento,formalización, desarrollo, evaluación, administración y retención del personal ensus diferentes niveles, así como consolidar la aportación 4ue realiza 7ste a laor5anización a la 4ue pertenece) Ai no e=iste fuerza laboral eficiente, eficaz y decalidad, a la compa6ía le resultar imposible lo5rar sus ob8etivos de tipoinstitucional, funcional, social y personal)

El perfil 4ue debe cubrir el titular de esta rea es el si5uiente! disposición altraba8o en e4uipo, facilidad de relacionarse, conocimiento del 5iro de laor5anización, conocimientos teóricos y prcticos de la disciplina, disposición paratraba8ar con base enresultados y ba8o presión, identificación plena con la misión yvisión de la empresa, y enfatizar en el papel de comunicólo5o y conciliador)

En el medio empresarial, público y privado se emplean diversos t7rminosparareferirse al rea 4ue desempe6a esta función, entre ellos el de administraciónde recursos 0umanos, dirección de personal, selección y contratación, personal,5erencia de recursos 0umanos, relaciones laborales, relaciones industriales,desarrollo de personal, dirección de recursos 0umanos, 8efatura de recursos0umanos y coordinación de recursos 0umanos)



9a trascendencia de esta función es inne5able, ya 4ue en ella se contemplael comportamiento 0umano, 4ue es impredecible)

El ob8etivo 5eneral de la auditoría de recursos ,umanos es e=aminar el

rea en forma 5eneral o específica a efecto de corroborar el cumplimiento de loslineamientos normativos establecidos, tales como! ob8etivos: políticas:procedimientos: sistemas: re5lamentos: contratos: circulares: aspectos le5alesrelativos a la se5uridad social, vivienda y a0orro, así como el clima laboralrelacionado a la administración del in5reso, desarrollo y separación del personal)

" continuación se listan los puntos mínimos posibles de evaluación en estarea)

/r5anización') E=istencia del Manual de or5anización del rea, en donde se contemple elor5ani5rama 5eneral y los específicos, niveles, funciones, políticas y, en su caso,los procedimientos)#) ;ocumento 4ue incluya el anlisis, descripción y e=posición de puestos)) E=istencia de un pro5rama del traba8o propio, 4ue est7 debidamentecalendarizado, así como reportes de su se5uimiento)-) +dentificación de las funciones propias del rea, así como su normatividad)

"spectos específicos.) Estadística 5eneral de la fuerza laboral, 4ue indi4ue reas, secciones ydepartamentos, así como cate5orías)() "rc0ivo 5eneral de e=pedientes individuales del personal y la actualización de7stos)1) ;ia5rama de flu8o u otro documento 4ue delimite la normatividad a observar enelabastecimiento, selección y contratación de personal)$) E=istencia de un pro5rama formal de inducción debidamente documentado)B) "dministración del pro5rama de prestaciones sociales para el personale8ecutivo, administrativo, t7cnico y de servicio)'&) Cumplimiento de los pro5ramas de capacitación y adiestramiento en loconcerniente a los aspectos administrativo y le5al)'') E=istencia de un contrato colectivo de traba8o, su re5lamento, tabulador salarial, administración, interpretación y cumplimiento)'#) Cumplimiento de las disposiciones le5ales en el reparto de utilidades a lostraba8adores)') Manual operativo interno 4ue re5ule las diferentes actividades, entre ellas lasde promociones y ascensos)'-) +nstrumentación y cumplimiento de los ordenamientos de la se5uridad social)'.) /bservancia de los lineamientos le5ales para la vivienda de los traba8adores yel se5uro para el retiro)'() +nstructivo de operación para el mane8o y administración de compensaciones)'1) Re5lamentación y difusión de los re4uisitos para obtener incentivos y me8orar la productividad)



$)- 2@untos centrales a e=aminar en recursos 0umanos)3

/r5anización Funcionalidad EvaluaciónManuales ;esarrollo del proceso Control

<iveles y funciones +ndicadores de actuación <ormatividad "dministrativa le5al 7tica +dentificación de actividades ;esempe6o

'$) E=istencia de una estructura salarial y su aplicación conducente)'B) +nstrumentación implementada para evaluar el desempe6o)#&) @ro5ramas de reconocimiento a las innovaciones presentadas por el personalpara la me8ora, simplificación o creación de productos, servicios, procedimientos oprcticas de traba8o)#') Establecimiento de mecanismos para el cómputo adecuado y confiable de laasistencia del personal)##) Estudios de mercado de mano de obra calificada a efecto de valorar lapotencialidad de su re4uerimiento)#) @ro5rama preventivo de se5uridad en las instalaciones de la or5anización)#-) E=istencia de un rea 8urídica de apoyo interna o e=terna)#.) E=istencia de un canal para presentar y escuc0ar me8oras relativas a lascondiciones de traba8o)

9os puntos centrales a e=aminar en la función de recursos 0umanos se presentanen la tabla $)-)

9a tabla muestra en forma 5eneral las cuestiones 4ue se deben considerar, perode cual4uier forma en la revisión 5eneral o específica se indicarn los ob8etivos yalcance respectivo)

- A&astecimiento

9a función de abastecimiento se identifica con el proceso de ad4uirir bienesy servicios para la or5anización en estado óptimo de calidad, cantidad, precio,condiciones de entre5a, financiamiento, cumplimiento en 5eneral y otor5amientode fianzas de acuerdo al caso, aspectos clave para lo5rar las metas trazadas)

9a relevancia de esta función estriba en 4ue es la primera actividad endonde la or5anización a0orra) @ara ello es preciso 4ue su titular y e4uipo detraba8o se desenvuelvan en un marco de 7tica y 0onestidad)

En el campo or5anizacional, público y privado se utilizan diferentesdenominaciones para esta función, entre las cuales se encuentran las deadministración de materiales, coordinación de materiales y compras, siendo estaúltima la ms empleada 8unto con la de ad4uisiciones, 4ue es el concepto oficialen el sector público de nuestro país)



Cabe se6alar 4ue e=iste una ley de la materia a nivel federal y estatal)

"l5unas de las actividades propias de la función de abastecimiento son lassi5uientes!

@resentación de re4uisición de material) Confirmación de e=istencias) Gús4ueda de posibles fuentes de abastecimiento) "nlisis de las propuestas económicas y t7cnicas recibidas) Aelección del proveedor y formalización del pedido) Re4uerimiento de fianza de acuerdo con el caso y las políticas de laor5anización) Ae5uimiento formal del pedido) Recepción de los artículos o servicio, de acuerdo con las especificaciones) Verificación de la calidad de los artículos recibidos) "ceptación y ubicación en el almac7n) Re5istro de la operación como pasivo) Utilización del artículo o servicio)

El ob8etivo 5eneral de la auditoría de a&astecimientos es e=aminar el reaenforma 5eneral o específica, a efecto de corroborar el cumplimiento de loslineamientos normativos establecidos para su óptima administración y obtener losproductos, mercancías o servicios en las me8ores condiciones para laor5anización)

Corroborar el cumplimiento de lo establecido implica observar aspectosreferentes a la necesidad de los pedidos, calendarización de los mismos,selección del proveedor nacional o e=tran8ero, cumplimiento de especificaciones ycalidad, 0onradez del proveedor y transparencia en todo el proceso)

" continuación se listan los puntos mínimos posibles de evaluación en esta rea)

/r5anización') E=istencia del Manual de or5anización del rea, en donde se incluya elor5ani5rama 5eneral y el específico, así como niveles, funciones, políticas y, en sucaso, los procedimientos)#) 9ineamientos del Manual operativo, donde se contemple la normatividad de estafunción)) @ro5rama de traba8o específico de la función, así como reportes de suse5uimiento)-) ;ivisión funcional para las compras nacionales y de importación)

@articipación de comit7s.) "ctuación formal del comit7 interno inte5rado para el apoyo del rea)

"spectos específicos



() E=istencia de un proceso aprobado para la ad4uisición de productos y bienes,así como su dia5ramación)1) Catlo5o 5eneral de proveedores o padrón, así como la relación delcumplimiento en sus pedidos y su periodicidad)

$) @rocedimiento 5eneral observado en la selección de proveedores de acuerdocon el monto del pedido)B) E=istencia de documentación relativa a cotizaciones y pedidos 2los 4ue 0an sidosurtidos o se encuentran en proceso e inclusive los no tramitados peroautorizados3)'&) Estadísticas de compras realizadas de acuerdo con los pro5ramas 2tambi7nlos de a6os anteriores3)'') Verificación de e=istencia física del proveedor o prestador del servicio, asícomo de sus instalaciones u oficinas)'#) E=istencia del control interno 4ue confirme la operación realizada y la entradafísica del artículo a los almacenes de la or5anización)') Relación de re4uisiciones presentadas, surtidas y tramitadas para compras, ye=i5encia por parte del solicitante)'-) @eriodicidad de la utilización de artículos sustitutos, e=plicaciones de lanecesidad y repercusiones en su proceso específico)'.) E=istencia del presupuesto de compras o abastecimientos, el ape5o a 7ste y asus variaciones, y su e=plicación)'() Custodia, utilización y arc0ivo de la documentación 4ue ampara el pedido)'1) Relación de las estadísticas 4ue indi4uen las devoluciones imputables alproveedor y el se5uimiento de las reincidencias y la toma de decisiones)'$) /peración de los sistemas administrativos y sus me8oras en el proceso 5eneralde las compras o abastecimientos)'B) E=istencia de e=pedientes administrativos de los proveedores o prestadores deservicio, así como la periodicidad de actualización)#&) /peración o procedimiento para la realización de compras de importación)#') @rocedimiento aprobado para la selección de a5encias aduanales)##) Estadística de inconformidades presentadas por el proveedor por la atenciónotor5ada en el proceso, y la solución aplicada)#) Relación de solicitud de insumos o servicios en el rea de compras oabastecimientos)

$). 2@untos centrales a e=aminar en abastecimientos3

/r5anización Funcionalidad EvaluaciónManuales "ctuación Control<iveles y funciones @rcticas Ae5uimientoAistemas @rocesos +nformes



#-) E=istencia de un sistema electrónico de compras o abastecimientos yevidencia de sus resultados a la or5anización)#.) Estadísticas de la incorporación de nuevos proveedores nacionales ointernacionales y el comportamiento comercial de ellos)

9os puntos centrales a e=aminar en la función de abastecimiento sepresentan enla tabla $).)


Conclusiones

E<') Cada or5anización dise6a, determina, aprueba e implementa en forma

estrat75ica sus reas funcionales, mismas 4ue al operar de manera con8unta lepermitirn alcanzar sus ob8etivos) 9a división funcional constituye el punto departida para lo5rar la eficiencia, eficacia, economía y transparencia en lasoperaciones realizadas en las or5anizaciones, ya 4ue el conocimiento y estudio delas funciones operacionales facilita indudablemente el control de las mismas yayuda a seleccionar de manera adecuada a los directivos)

9as funciones operacionales 5eneralmente consideradas son!administración yfinanzas, mercadotecnia, operaciones, recursos 0umanos yabastecimientos)



#) ;erivado de la naturaleza de las funciones operacionales, sur5e laimperiosa necesidad de evaluarlas y con ello el concepto de auditoría funcional, lacual representa un e=amen 5eneral o específico de las funciones operacionales deuna or5anización, con la finalidad de verificar su desarrollo y detectar deficiencias

o desviaciones en este sentido)) 9a función de administración y finanzas en su con8unto contempla la

coordinación y utilización de los recursos con eficiencia, eficacia y economía)

9a administración por sí sola 0ace referencia a la coordinación y utilizacióneficiente de recursos, mientras 4ue las finanzas buscan la optimización de lasdecisiones de inversión y las relativas al financiamiento con la finalidad dema=imizar la ri4ueza de los accionistas, en el sector privado, y de lo5rar ele4uilibrio financiero, cuando se trata del sector público)

El ob8etivo 5eneral de la auditoría de administración y finanzas es e=aminar ambas funciones en la operación 5eneral de la or5anización, para corroborar laefectividad de la sistematización administrativa y el 5rado de control con el 4ueopera, así como el adecuado mane8o de los recursos financieros)

-) 9as or5anizaciones le dan un 7nfasis si5nificativo a la elaboración de suproducto oprestación del servicio, ya 4ue su solvencia depende en 5ran medida deesto) @ara obtener buenos resultados en este sentido, prestan atención a lase=i5encias del consumidor)

;e a0í la importancia de la función de mercadotecnia, 4ue se identificaconla acción de investi5ar y percibir tanto las necesidades como los deseos de losconsumidores y del mercado en 5eneral, para con ello elaborar productos oproporcionar bienes y servicios de una calidad superior a la de los competidores)@or su parte, la auditoría de mercadotecnia se encar5a de e=aminar esta rea en5eneral para corroborar la efectividad de la sistematización administrativa y control4ue opera en ella, así como la realización de sus actividades in0erentes) ;entrode las actividades a observar se encuentran las si5uientes! planeación de ventas, volumen de ventas,promoción, publicidad, investi5ación de mercados, fuerza de ventas, políticas,procedimientos, estrate5ias, distribución y presupuesto)

.) 9a función de operaciones, tambi7n conocida como producción, 0ace referenciaa la transformación de los insumos para producir bienes y servicios con calidad2conforme a especificaciones determinadas3 y a un costo razonable) El ob8etivo5eneral de la auditoría de operaciones es e=aminar el funcionamiento 5eneral delas operaciones para corroborar su efectividad en cuanto a sistematización ycontrol, así como en lo correspondiente a las actividades analíticas in0erentes)() 9a función de recursos 0umanos implica un proceso de abastecimiento,formalización, desarrollo, evaluación, administración y retención del personal ensus diferentes niveles, así como consolidar la aportación 4ue realiza 7ste a la



or5anización a la 4ue pertenece) Ai no e=iste fuerza laboral eficiente, eficaz y decalidad, a la compa6ía le resultar imposible lo5rar sus ob8etivos de tipoinstitucional, funcional, social y personal) El ob8etivo 5eneral de la auditoría derecursos 0umanos es e=aminar el rea en forma 5eneral o específica, a efecto decorroborar el cumplimiento de los lineamientos normativos establecidos, tales

como! ob8etivos: políticas: procedimientos: sistemas: re5lamentos: contratos:circulares: aspectos le5ales relativos a la se5uridadsocial, vivienda y a0orro, así como el clima laboral relacionado a la administracióndel in5reso, desarrollo y separación del personal)

1) El abastecimiento representa una función operacional 4ue se identifica con elproceso de ad4uirir bienes y servicios para la or5anización en estado óptimo decalidad, cantidad, precio, condiciones de entre5a, financiamiento, cumplimiento en5eneral y otor5amiento de fianzas de acuerdo al caso, aspectos clave para lo5rar las metas trazadas)

9a relevancia de esta función estriba en 4ue es la primera actividad en donde laor5anizacióna0orra) @ara ello es preciso 4ue su titular y e4uipo de traba8o sedesenvuelvan en un marco de 7tica y 0onestidad) El proceso de abastecimientore4uiere de orden en sus diferentes etapas o eventos 4ue van desde la solicitudinicial del material o servicio 0asta la recepción y ubicación del material, así comosu posterior li4uidación)

El ob8etivo 5eneral de la auditoría de abastecimiento es e=aminar el rea en forma5eneral o específica, a efecto de corroborar el cumplimiento de los lineamientosnormativos establecidos para su óptima administración y obtener los productos,mercancías o servicios en las me8ores condiciones para la or5anización)/

AUDITORIA ADINISTRATIVA EVALUACION DE LAS OPERACIONES

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