ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS

INFORME DE GESTION AÑO 2015

SABADO 27 DE FEBRERO DE 2016

9:00 AM

ORGANOS DE ADMINISTRACION

CONSEJO DE ADMINISTRACION

JAIME CASTRO ISAZA

NELSON FONSECA

SIRLEY SERNA

CARLOS BELLO

OSCAR GAMBOA

MARICEL APONTE

PATRICIA PARADA

DANIEL SANCHEZ

NANCY MORENO

WILSON WILCHES

ADMINISTRACION

SNAMPH ADMINISTRADORES LTDA / FIRMA ADMINISTRADORA

LEONARDO PARRA PEÑA – REPRESENTANTE LEGAL

JAVIER RODRIGUEZ - SUBGERENTE

ROBERTS SERRATO – ADMINISTRADOR DELEGADO

LUZ MARCELA CARVAJAL – ASISTENTE ADMINISTRATIVA

COMITÉ DE CONVIVENCIA

MARLEN RODRIGUEZ

NANCY VILLESCAS SANCHEZ

GRACIELA VELASQUEZ

JOSE FABIAN VIVAS

REVISOR FISCAL

OLGA LEONOR MARQUEZ PAVA

ASESORIA CONTABLE

SONIA BOLIVAR

CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS

FEBRERO 27 DE 2016

III Febrero 05 de 2016 El suscrito Administrador del CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA III, ubicado en la CALLE 97 No. 70-89, cita a todos los Copropietarios a ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA que se llevará a cabo el día Sábado 27 de Febrero de 2016 a las 9:00 a.m., en el Salón comunal No.2 del Conjunto, con el siguiente orden del día:

1. Verificación del quórum.

2. Elección del Presidente y Secretario de la Asamblea

3. Nombramiento de la Comisión para revisión de la presente Acta.

4. Informe del Consejo de Administración y Administración.

5. Informe del Revisor Fiscal.

6. Aprobación de Estados Financieros a Diciembre 31 de 2015.

7. Aprobación proyecto de presupuesto para el año 2016.

8. Elección de órganos Administrativos. (Consejo de Administración, Comité de Convivencia, Revisor Fiscal)

9. Proposiciones y Varios. OBSERVACIONES

1. La presente convocatoria se hace en los términos de los artículos 39 y 45 de la Ley 675 del 3 de Agosto del 2001, sobre

Propiedad Horizontal, De no completarse el Quórum del 51% para esta asamblea, se cita desde ya para el día

Miércoles 2 de Marzo de 2016 a las 7:00 p. m es decir que la asamblea sesionara y decidirá válidamente con un

numero plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados de conformidad con el

articulo 41 de la Ley 675, decisiones que obligaran a los propietarios, inclusive a los ausentes o disidentes al

administrador y a los demás órganos y en lo pertinente para los usuarios y ocupantes del Conjunto de acuerdo al articulo

37 de la Ley.

2. En el evento de no poder asistir se puede hacer representar a través de un poder especial en los términos del artículo 215 de las normas del mandato del Código Civil. Adjunto modelo de poder.

3. A partir de la presente convocatoria, en la oficina de la administración se encuentran a disposición de los propietarios los libros auxiliares, los comprobantes y sus soportes contables, de igual forma adjunto la relación de los propietarios que

adeudan contribuciones a las expensas comunes, de acuerdo a lo establecido por la Ley 675 en su parágrafo 2 del Articulo 39.

4. Para que esta reunión sea más ágil y productiva, el día lunes 22 de febrero, desde las 2:00 p.m. a 5:00 p.m.

se atenderá a todos los propietarios que tengan dudas o preguntas en cuanto al informe de Administración y Consejo de Administración, informe de Revisor Fiscal, estados financieros a 31 de Diciembre de 2015 y el Proyecto de Presupuesto para el año 2016. Estos informes están disponibles en la página Web

www.portaldepontevedra3.co Rogamos a todos los copropietarios que tengan inquietudes y/o sugerencias, hacerlas en el trascurso de los días previos a la Asamblea, los libros están a su disposición en la oficina de administración para ser

analizados previamente. 5. Agradecemos su puntualidad ya que por el número de propietarios, el registro se hace un poco demorado y a fin de

evitar sanciones por inasistencia (una cuota de administración). La presidencia podrá verificar la permanencia de los

copropietarios registrados; razón por la cual solicitamos que una vez se registre como asistente no se retire del recinto hasta que concluya la Asamblea.

Cordialmente,

JOSE LEONARDO PARRA PEÑA.

Representante Legal SNAMPH ADMINISTRADORES LTDA

REGLAMENTO DE LA ASAMBLEA

Con el fin de que la reunión se desarrolle con RESPETO, ORDEN Y AGILIDAD, se propone que la

Asamblea se rija por el siguiente reglamento:

Art. 1. Principio de igualdad: La asamblea está constituida por todos y cada uno de los propietarios,

sus delegados, o sus representantes y por consiguiente, no existirá distingo de ninguna clase,

actuando todos en igualdad de condiciones, independientemente de la ocupación o cargo que

desempeñen, dentro o fuera de la copropiedad, o de cualquier otro factor, salvo lo señalado en el

artículo 5.

Art. 2. Poderes: Los propietarios que no puedan asistir a la Asamblea, deben delegar su voz y su

voto en otra persona que sea mayor de edad, por medio escrito, el cual deberá presentarse al

momento de firmar la asistencia dentro del salón comunal.

Parágrafo: Cada propietario podrá asistir a la Asamblea máximo con dos (2) poderes, de manera que

a la hora de votar, tendrá derecho a su voto personal y a un voto por cada representado.

Art. 3. Ingreso: Solo ingresará al recinto de la Asamblea la persona que asista en representación del

respectivo apartamento, salvo que sea autorizado de manera particular el ingreso de un

acompañante, en tal caso este tendrá voz pero no voto.

Art. 4. Multas: La inasistencia a la Asamblea de copropietarios, acarreará una sanción

de tipo monetario equivalente a una cuota de administración mensual. Así mismo, se

hará acreedora a la multa, la persona que firme el listado de asistencia al comienzo de

la reunión, pero que al verificar el quórum en cualquier tiempo, no se encuentre

presente en el recinto de la Asamblea, o igualmente que al terminar la reunión no

estampe su firma en el listado de asistencia correspondiente.

Parágrafo: Los copropietarios que se presenten en el recinto de la Asamblea después

de llamado a lista y verificación de Quórum, deberán pagar la multa.

Art. 5. Inhabilidades: Los propietarios que no estén al día en sus obligaciones con el Conjunto, no

tienen derecho a aspirar a los cargos de Presidente de la Asamblea, Comisión Verificadora de Acta,

Consejo de Administración y Comité de Convivencia. Por razones de respeto y comodidad, no se

permitirá la entrada de menores de edad, personas embriagadas y mascotas.

Art. 6. Elección: La elección del cargo de Presidente de la Asamblea se hará por postulación

nominal y se realizará por mayoría de votos.

Art. 7. Quórum y mayorías: De acuerdo con lo establecido en el Artículo 45 de la ley 675 de 2001, la

Asamblea sesionará con un número plural de propietarios que represente por lo menos la mitad mas

uno de los coeficientes de copropiedad y decidirá válidamente con el voto favorable de la mitad mas

uno de los representados en la respectiva reunión. Si convocada la Asamblea no puede sesionar por

falta de Quórum, el Parágrafo 2 del artículo 61 del Reglamento de Propiedad Horizontal dice que se

convocará a una nueva reunión para el miércoles 2 de marzo a las 7:00 P.M. La cual sesionará

válidamente con un número plural de propietarios, cualquiera sea el porcentaje de coeficientes

representados, dejando constancia del desarrollo de la reunión.

Art. 8. El presidente de la Asamblea: Es el director del debate, y solo el puede conceder el uso de

la palabra.

Art. 9. El uso de la palabra: Los participantes que quieran hacer uso de la palabra, la pedirán

levantando la mano, el presidente tomará nota y la concederá en el orden de la solicitud.

Art. 10. Identificación: La persona que haya obtenido el derecho al uso de la palabra, indicará su

nombre y el número del apartamento representado, a fin de tomar nota para el Acta.

Art. 11. Tiempo de intervención: Al intervenir, el expositor lo hará en forma breve, clara, concisa,

respetuosa y moderada, evitando las discusiones y el lenguaje ofensivo o violento. Debe dirigirse a la

Asamblea y no a una persona de manera particular, no puede entablar diálogos o polémicas. La

intervención será máxima de tres (3) minutos y no más de dos veces en el mismo tema. A los dos

minutos de iniciada la intervención, el presidente le informará que le queda un minuto y al cumplirse el

tiempo, le será suspendido el uso de la palabra, salvo solicitud respetuosa de una prórroga única con

la autorización de la Asamblea. Cada expositor Tendrá derecho a la réplica, con una intervención

máximo de dos (2) minutos y por una sola vez.

Art. 12. Prohibidas las interrupciones: Mientras alguien esté interviniendo, no podrá ser

interrumpido, salvo que se trate de una interpelación o moción de orden, debidamente autorizada por

el Presidente. Así mismo, los Asambleístas no podrán hacer ruidos o rechiflas, ni sabotear la

intervención, aunque esta no sea de su agrado. Si alguien no está de acuerdo con algún

planteamiento, lo deberá manifestar, pidiendo el uso de la palabra o emitiendo su voto, pero jamás

acudiendo a actitudes o hechos irrespetuosos.

Art. 13. Escrutinios: Si se realizan votaciones, estas se efectuaran tomando el voto, por cada uno de

los representantes de los inmuebles.

Parágrafo: Las decisiones adoptadas en esta Asamblea son de obligatorio cumplimiento para todos

los propietarios, inclusive para los ausentes o disidentes, para el administrador y demás órganos y en

lo pertinente para los usuarios y ocupantes del conjunto.

Asamblea en la carpintería

Cuentan que en la carpintería hubo una vez una extraña asamblea. Fue una reunión de

herramientas para arreglar sus diferencias.

El martillo ejerció la presidencia, pero la asamblea le

notificó que tenía que renunciar. ¿La causa? ¡Hacía demasiado ruido!. Y además, se pasaba el tiempo golpeando.

El martillo aceptó su culpa, pero pidió que también

fuera expulsado el tornillo; dijo que había que darle

muchas vueltas para que sirviera de algo.

Ante el ataque, el tornillo aceptó también, pero a su

vez pidió la expulsión de la lija. Hizo ver que era muy áspera

en su trato y siempre tenía fricciones con los demás.

Y la lija estuvo de acuerdo, a condición de que fuera

expulsado el metro que siempre se la pasaba midiendo a los demás según su medida, como si fuera el único perfecto.

En eso entró el carpintero, se puso el delantal e inició su trabajo.

Utilizó el martillo, la lija, el metro y el tornillo. Finalmente, la tosca madera inicial se convirtió en un fino mueble.

Cuando la carpintería quedó nuevamente sola, la asamblea reanudó la deliberación.

Fue entonces cuando tomó la palabra el serrucho, y dijo:

Señores, ha quedado demostrado que tenemos defectos, pero el carpintero trabaja con nuestras cualidades. Eso es lo que nos hace valiosos. Así que no pensemos ya en nuestros

puntos malos y concentrémonos en la utilidad de nuestros puntos buenos.

La asamblea encontró entonces que el martillo era fuerte, el tornillo unía y daba fuerza, la lija era especial para afinar y limar asperezas y observaron que el metro era

preciso y exacto.

Se sintieron entonces un equipo capaz de producir muebles de calidad.

Se sintieron orgullosos de sus fortalezas y de trabajar juntos.

INFORME GESTION 2015

CONSEJO DE ADMINISTRACION - ADMINISTRACION

COMITÉ DE CONVIVENCIA

La empresa de administración SNAMPH ADMINISTRADORES LTDA, presenta a todos los Asambleístas el informe de gestión correspondiente al año 2015, el cual contó con la participación y entrega decidida del Consejo de administración y del Comité de convivencia, enmarcada en unas políticas ya establecidas las cuales fueron desarrolladas bajo el control y acompañamiento de la Revisoría fiscal.

CONTENIDO

1. OBJETIVOS MISIONALES: COMUNIDAD

1.1 Seguridad

1.1.1 Seguridad Interna

El servicio sigue siendo prestado por la empresa de seguridad Apolo, hasta el día 01 de octubre del año

2016. De nuevo se gestionó un retorno por valor de $15´000.000 los cuales serán descontados de las

facturas en los meses de diciembre de 2015, enero y febrero de 2016.

Dichos valores serán invertidos en sistemas de seguridad para el conjunto.

Fueron instalados banderines en el sótano y subsótano, donde se indica a los residentes cual es la

velocidad máxima permitida en los parqueaderos, ya que varios de los residentes vienes tomando estos

espacios como pistas de carrera.

Con el deseo de evitar algún tipo de accidente en estos parqueaderos, se instalaran varios reductores de

velocidad, además de unos estoperoles en el espacio que existe entre cada una de las talanqueras, para

evitar que las motocicletas y bicicletas ingresen y salgan a alta velocidad.

Fueron adquiridos los siguientes elementos para el fortalecimiento de las actividades llevadas a cabo por el

grupo de seguridad.

Dos cámaras tipo balas.

Un monitor industrial de 32” para el cuarto de monitoreo

Un monitor para computador en el acceso vehicular.

32 banderines velocidad máxima

Reubicación del semáforo de ingreso a parqueaderos.

Estos elementos fueron adquiridos con los dineros entregados por la empresa de seguridad como valor

agregado en el contrato del año 2015.

La Administración reitera a todos los propietarios y residentes en el conjunto, la importancia sobre

el uso del biométrico para el acceso al conjunto; los residentes se quejan por la seguridad, pero

son ellos mismos quienes la violan al exigirle al personal de seguridad que abran la puerta,

cuando se cuenta con un medio para evitar el ingreso de personas ajenas al conjunto.

En el mes de agosto se realizo encuesta con el fin de medir la satisfacción que tenían los residentes con

respecto a la empresa de seguridad, la cual arrojo los siguientes datos.

Este valor del 85% de percepción seguridad, corresponde al referente contenido en el plan estratégico que

proyecta para el año 2020 una percepción en seguridad del 100%

Actitud y Cortesía de los guardas 92%

Habilidades y conocimientos del personal 75%

Presentación personal 99%

Solución a PQR´s 83%

Capacidad de la empresa para vigilar 74%

Satisfacción en términos generales con la empresa 87%

TOTAL PROMEDIO DE SATISFACCION 85%

META 80%

NIVEL DE SATISFACCION 85%

META 80%

ENCUESTA DE SATISFACCION

85%

80%

77%

78%

79%

80%

81%

82%

83%

84%

85%

86%

NIVEL DE SATISFACCION META

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

En los últimos meses se ha visto una rotación de personal de seguridad, la cual ha sido ajena a decisiones

tomadas por parte de administración. Según lo informado por la empresa de seguridad se ha presentado

debido a renuncia de personal para ocupar puestos acorde a sus estudios. En total se ha realizado el

cambio de cuatro (4) guardas.

Debido a esto, se solicito a la empresa de seguridad realizar de nuevo capacitaciones al personal para el

manejo de las diferentes áreas a cubrir en el conjunto.

Durante el periodo septiembre a diciembre de 2015, se realizaron seis (6) reuniones con los representantes

de la empresa de seguridad, donde involucramos a todo el personal con el fin de retroalimentarlos sobre las

quejas recibidas y la mejora continua en la prestación del servicio y respeto hacia todos y cada uno de los

residentes. De igual modo esperamos que todos los residentes brinden el debido respeto a todo el

personal de seguridad.

1.1.2 Seguridad Externa

En los diferentes conjuntos del sector de Pontevedra, se ha realizado reuniones con el frente de seguridad

donde nos han informado sobre todas las acciones llevadas a cabo contra la delincuencia, aquí se ha

contado con la participación de varios administradores de los diferentes conjuntos. Nuevamente la

asistencia de los residentes fue baja.

Se han hecho acercamientos con la administración en Pontevedra IV con el deseo de instalar reductores de

velocidad antes del ingreso a cada uno de los parqueaderos en los dos conjuntos, para evitar el aumento

de velocidad en estos puntos.

Seguimos contando con los servicios del frente de seguridad, quienes han podido neutralizar muchos

intentos de robo y evitar la proliferación de vendedores ambulantes en el sector.

2. CONVIVENCIA

El comité de convivencia, ha sido fundamental en este proceso ya que han liderado con gran éxito muchas

de las actividades como son las que se expondrán a continuación.

La administración mediante comunicados publicados en carteleras, ha tratado de sensibilizar a los

residentes del respeto hacia sus vecinos evitando el ruido en horas de la noche, el taconeo y sobre todo los

ladridos de las mascotas que dejan en los balcones, los cuales perturban la tranquilidad y el descanso de

sus vecinos.

Con el deseo de mejorar la convivencia entre vecinos por los casos antes mencionados.

2.1 EVENTOS

Celebración día de la madre: El día 30 de mayo se ofreció una cena a todas las madres asistentes

a la celebración, evento que conto con la participación de 100 madres residentes en el conjunto.

Tamaladas: Con el propósito de obtener recursos para la compra de implementos con destino al

gimnasio, se programó esta actividad que dejo una ganancia de $353.000. Posteriormente se

realizo una segunda tamalada pero no tuvo acogida, por lo tanto no se obtuvo ganancia.

Celebración de los años maravillosos: Se conto con la participación de un trio conformado por

residentes del Conjunto Portal de Pontevedra III, participaron en esta actividad aproximadamente 60

personas quienes gozaron de un rato de esparcimiento y de refrigerios.

Celebración día de los niños: Con la participación de 130 niños, quienes gozaron al igual que los

adultos y disfrutaron de juegos varios, saltarines, helados, emparedados y dulces que aportaron

nuestros proveedores de servicios como: Seguridad Apolo, Avanti seguros, empresa de

administración Snamph y empresa de aseo SMA.

Perroween: Actividad de disfraces para las mascotas del conjunto donde se dio una charla a los

asistentes sobre la tenencia responsable y cuidado de sus mascotas, se entrego detalles a cada

mascota y se premiaron los mejores disfraces por categorías. El evento conto con la participación

de 80 mascotas.

Bazar: Aproximadamente 60 participantes dieron a conocer sus productos en este bazar que se

realizó el día 29 de Noviembre de 2015.

Novena de aguinaldos: El día 16 de diciembre, celebramos la novena de aguinaldos donde hubo

gran participación por parte de los residentes del conjunto, el acompañamiento en los coros estuvo

a cargo de una Tuna, los asistentes degustaron natilla y buñuelos, además de un canelazo. El

evento conto con la asistencia de 90 personas entre adultos y niños.

Donación de regalos para niños de escasos recursos: Con el deseo de entregar un detalle a los

niños de bajos recursos, se promovió en el conjunto la recolección de regalos que posteriormente

fueron entregados en cuatro fundaciones.

Niños por un nuevo planeta

Fundación Eudes

Fundación Odres Nuevos

Parroquia Santos Timoteo y Tito

La alegría de los niños al recibir estos detalles que amablemente entregaron los residentes fue

indescriptible.

La administración y el comité de convivencia, agradecen enormemente a todas aquellas personas que se

hicieron participes de tan bonito gesto de navidad, aquí se recibieron aproximadamente 150 detalles.

2.2 BIENESTAR

Con el objetivo de mejorar el ambiente y el disfrute de las vacaciones escolares, se desarrollo una actividad

de karate que fue aprovechada por 10 niños.

La administración viendo la necesidad de un espacio para el disfrute de actividades al aire libre de los

niños, determino ceder por el mes de diciembre en horario de lunes a viernes, la plazoleta de parqueaderos

para visitantes a todos los niños del conjunto, allí se pudo montar en bicicleta, patineta y patines sin el

riesgo de correr por todo el conjunto y atropellar a un residente. Mientras tanto fueron utilizados los

parqueaderos para visitantes ubicados en el sótano.

3. ENTORNO Y SOCIEDAD

3.1 CONVENIO:

Se concreto y llego a feliz término el convenio con nuestro vecino MAZCO, allí los residentes de Portal de

Pontevedra III podrán gozar de grandes beneficios en la compra de vehículo nuevo y descuentos en

mantenimientos generales.

3.2 PLANES DE DESARROLLO LOCAL

A causa del cambio de gobierno en la ciudad de Bogotá, las iniciativas previamente propuestas con miras a

obtener mejoramientos en la relación estado comunidad, en la práctica no se desarrollaron.

4. PROCESOS

4.1 OBJETIVOS ADMINISTRATIVOS Y DE APOYO

4.1.1 MANTENIMIENTO GENERAL, PRESENTACION Y ORNATO

En el mes de febrero fueron instalados 96 paneles led de sobreponer al interior de las 7 torres.

Reparación y mantenimiento al parque infantil en el mes de febrero.

El servicio de mantenimiento y aseo lo viene prestando la empresa SMA (servicios de mantenimiento y

aseo), se quiso absorber al personal con el cual contaba anteriormente el conjunto, pero solo acepto seguir

el todero (Sr. Pedro Vanegas). Seguimos contando con cuatro (4) aseadoras y un (1) todero.

El mantenimiento de las bombas de presión lo viene realizando la empresa ELEHID MILLARES en forma

mensual. Durante este periodo las bombas han sufrido daños los cuales fueron suplidos por la póliza de

zonas comunes mediante reclamaciones hechas por la administración.

A la planta eléctrica se le vienen realizando mantenimientos bimestrales por parte de la empresa Avexom

de Colombia; no se ha tenido ningún tipo de problema, por lo cual las transferencias se han adelantado sin

novedad alguna.

La recarga de 61 extintores para zonas comunes fue realizada en el mes de junio de 2015.

El sistema de CCTV y sistema electrónico lo viene realizando el ingeniero Ricardo Vargas; se reemplazaron

dos cámaras por deterioro y en el momento estamos gestionando con la póliza de zonas comunes el

reemplazo de dos domos dañados y la consola PTZ, elementos que tienen un costo aproximado a

$5´000.000.

Adquirimos un monitor industrial de 32” para el cuarto de monitoreo.

La página WEB www.portaldepontevedra3.co sigue siendo administrada por la ingeniera Jessica Salazar,

quien mensualmente da a conocer a todos los residentes la información emitida por parte de la

administración.

Realizamos dos jornadas de barrido y aseo en parqueaderos además de la despapelada que se realiza

cada tres días. Pedimos a todos los residentes colaborar con el aseo en este sector, ya que varias

personas bajan sus bolsas de basura y las depositan en zonas comunes lo cual causa desagrado en los

demás residentes. Estas bolsas deben ser depositadas en los shut de basuras. Además se le recuerda a

los residentes no arrojar por los ductos del shut, cajas de cartón o elementos que puedan obstruir el paso

de la basura, ya que en varias ocasiones se han tapado estos ductos ocasionando mal olor al interior de las

torres.

Venimos realizando el correspondiente aseo a los domos ubicados al interior de las torres. Se solicita a los

residentes no arrojar objetos por el vacío entre las torres, ya que esto perjudica a sus vecinos en los

primeros pisos. Lo anterior puede llegar a causar algún accidente a quienes habitan en el primer piso.

Lavado y desinfección de los tanques de reserva agua potable, extracción de lodo de los pozos eyectores y

limpieza de tres desarenaderos.

Mantenimiento de 96 cajas de aguas lluvias, 56 gabinetes del sistema de red contra incendio. Estos

mantenimientos se realizaron en el mes de julio por parte de la Brigada Colombiana de Bomberos.

Mantenimiento del sistema de citofonos a partir de septiembre de 2015, se viene realizando de forma

mensual.

Instalación de tapete en llanta reciclada para el parque infantil, el cual tuvo un costo de $15´097.400, fue

instalado en el mes de julio.

Fueron sembradas 940 plantas para mejorar el diseño de jardines al interior del conjunto.

Mantenimientos puertas entrada peatonal y puertas de acceso a las siete (7) torres

Mantenimiento preventivo de los siete (7) ascensores los cuales se realizan de forma mensual.

Mantenimiento preventivo a maquinaria del Gimnasio

Jornada de fumigación de zonas comunes y desratización.

Aplicación de sellante en cubierta de la torre 4, la cual presentaba filtración de agua hacia los apartamentos

del piso doce.

Compra e instalación decoración navideña.

4.2 CONSTRUCTORA AMARILO:

Durante este año se gestionaron los siguientes arreglos con la constructora Amarilo:

Seguimos detectando nuevas filtraciones de agua hacia los parqueaderos privados, las cuales aun vienen

siendo tratadas por la constructora. Pedimos a todos los copropietarios que presenten este tipo de

inconvenientes comunicarlo mediante la página WEB de amarilo www.amarilo.com.co, pestaña de

contáctenos y observando el procedimiento subsiguiente.

Acondicionamiento de acceso a la rampla torre 1, la cual presentaba levantamiento de adoquines

presentando peligro de caída para los adultos mayores.

Debido a levantamiento de porcelanato en punto fijo de la torre 4, la puerta de acceso no cierra, se solicito

a Amarilo mediante comunicado dar solución al problema. Ya enviaron respuesta informando que están

realizando la compra del piso nuevo para reemplazar el que se levanto.

Se gestionó con la constructora Amarilo el arreglo de las fisuras que presentan las cajas de aguas

residuales en zonas comunes al costado de la casa 15. Deben traer un material para finiquitar el problema.

4.3 GESTION ADMINISTRATIVA:

Debido a inconsistencias que se estaban presentando con varios estados de cuenta, en el mes de

septiembre se realizo una jornada con propietarios que presentaban este tipo de inconsistencias, se pudo

identificar muchas de las consignaciones que se tenían pendientes por identificar.

Emisión de circulares tratando de concientizar a todos los residentes para que en el conjunto se goce de

una sana convivencia entre los vecinos, responsabilidades con las mascotas, evitar ruidos que perturben la

tranquilidad y el descanso de los residentes.

Mejoramiento de procesos tanto contables como administrativos para el conjunto.

Venimos aprovechando la página WEB del conjunto, mediante la cual damos a conocer a todos los

residentes las actividades que se llevaran a cabo y las fotos de lo que ya se realizo. También se les viene

informando sobre la entrega de las cuentas de cobro y noticias de interés.

Empaste libros contables del año 2014.

Cumplimiento de metas de acuerdo al plan de acción para el año 2015.

Alcanzar una

percepción de

seguridad del 100%

100%

De acuerdo a encuesta

realizada en el mes de

agosto de 2015 con los

residentes del conjunto, se

pudo determinar que nos

encontamos en una

percepcion de seguridad del

85%

Alcanzar un nivel de

satisfacción de un

95% de los PQR

95%

venimos trabajando en la

implementación de una

herramienta que nos permita

medir este item, el cual se

empezara a aplicar en

nuestra pagina WEB

www.portaldepontevedra3,co

Por lo tanto aun no se tiene

avances para mostrar en el

2015

ENTORNO Y SOCIEDAD

Adoptar un Modelo

de co-gestion para

integrar con los

grupos de interés en

el sector

El modelo ya debe

estar en

funcionamiento

Se encuentra en

funcionamiento el Frente de

seguridad, el cual se

conformo gracias a la union

entre los conjuntos del sector

AVANCES PLAN ESTRATEGICO 20/20

OBJETO: Dar a conocer a todos los asambleistas los avances llevados a cabo en el plan

estrategico 20/20 para el Conjunto Residencial Portal de Pontevedra III

COMUNIDAD

MARCO TEMATICO OBJETIVO 2020 AVANCE EN EL 2015

Mejorar la relación

ingresos egresos

Tener un equilibrio

Ingresos = Egresos

De acuerdo a la ejecución

presupuestal para el año

2015, se puede constarar

que el equilibrio Ingresos=

Egresos se mantiene

Alcanzar una

relación de cartera

vencida menor al 4%

Alcanzar un nivel de

cartera morosa en un

porcentaje ≤ 4%

De acuerdo al cierre contable

para el año 2015, el conjunto

se encuentra en un porcentaje

de cartera morosa del 6,3%

Lograr

mejoramientos en el

desarrollo de las

organizaciones

Numero de programas

presentados y en

ejecucion al 100%

Para el año 2015, se estipulo

llevar a cabo la

implementación de las

normas NIF. Lo cual se logro

con la actual empresa de

administración como un valor

agregado por lo tanto nos

encontramos en un 100% de

ejecucion

Adoptar un

programa

permanente de

Mantenimiento y

Reposición de

activos

Cumplimiento del

programa de

Mantenimiento y

Reposiciones

Se constata que los

programas de mantenimiento

de equipos, se ha relilzado al

100%. Hemos realizado la

compra y reposicion de los

activos averiados (camaras -

bisagra hidraulica puerta de

acceso a plazoleta-

mantenimiento de puertas de

acceso a torres - solicitud

cambio de piso en hall torre 4

- solicitud arreglo cajas de

aguas residuales costado

casa 15...lo reportado en el

informe de gestion del año

2015 ), además la compra de

elementos indispensables en

cuanto a seguridad se refiere

(banderines limte de

velocidad y monitor industrial)

PROCESOS

(financieros y fisicos)

Alcanzar un nivel de

satisfacción optima

de los trabajadores

en su labor

90% del resultado de la

encuesta de

satisfacción para el

2020

Se viene diseñando una

encuesta para todos los

empleados de las diferentes

empresas que prestan sus

servicios en el conjunto

(Seguridad- Aseo-

Administración)

Adopción de un

programa

permanente de

entrenamiento

Cumplimiento del

Programa de

entrenamiento al 100%

El cumplimiento en los

programas de entrenamiento,

tanto en la empresa de

seguridad como en la de

administración se ha llevado

en un 100%

RECURSOS

HUMANOS

(Aprendizaje e

Innovacion)

4.4 ASPECTOS LEGALES:

Actualización de la Representación Legal del Conjunto ante la Alcaldía Local de Suba.

Se adquirió de nuevo póliza de áreas comunes con la compañía CHUBB DE COLOMBIA, con vigencia

desde el 18 de Febrero de 2016 al 18 de Febrero de 2017, cuyo costo fue de $ 34´384.217. Como valor

agregado se realizo el avalúo de las zonas comunes del conjunto y un retorno del 5% del valor de la prima

antes de IVA para que el Conjunto lo invierta de acuerdo a sus necesidades, así como beneficios para los

residentes que adquieran su póliza de apartamentos.

Los pagos de impuestos ante la DIAN se encuentran al día.

Tanto los libros de contabilidad como los libros de actas se encuentran al día.

Los contratos firmados con los proveedores reposan en la oficina de administración, los cuales se dan a

conocer.

Venimos realizando la entrega de las cuentas de cobro durante los dos primeros días hábiles de cada mes,

aparte de esto también se entregan los recibos de caja donde se evidencia como fue aplicado el pago

realizado en el mes anterior.

4.5 CARTERA

Venimos trabajando con la empresa L&C asesores y cobranza, quienes han realizado una buena gestión

en este aspecto, se reciben informes mensuales sobre el tratamiento hecho a cada uno de los deudores

morosos.

Se tienen dos (2) apartamentos en proceso de demanda y nos encontramos a la espera que de nuevo

abran juzgados para seguir con los embargos de inmuebles.

De igual forma la administración ha estado enviando comunicados a los apartamentos morosos,

recordando que las obligaciones con el conjunto son de forma mensual ya que el no pago de una

mensualidad desestabiliza el buen funcionamiento del conjunto.

PROVEEDOR SERVICIO INICIO TERMINACION VALOR

SEGURIDAD APOLO SEGURIDAD INTERNA 02/10/2015 01/10/2016 $ 26.872.144

SEGURIDAD APOLO Frente de seguridad 01/04/2015 31/03/2016 $ 2.134.238

MITSUBISHI ASCENSORES 01/08/2015 30/07/2016 $ 2.142.420

AVEXOM DE COLOMBIA PLANTA ELECTRICA 02/02/2016 30/01/2017 $ 203.300

ELEHID MILLARES EQUIPO BOMBAS DE PRESION 01/01/2016 31/12/2016 $ 314.000

RICARDO VARGAS CCTV 01/12/2015 29/02/2016 $ 1.727.000

JESSICA ANDREA SALAZAR ADMINISTRACION PAGINA WEB 01/04/2015 31/03/2016 $ 300.000

SMA ASEO 01/09/2015 30/08/2016 $ 6.550.000

SNAMPH ADMINISTRADORES LTDA ADMINISTRACION 01/09/2015 30/08/2016 $ 4.788.000

L&C ASESORIAS Y COBRANZAS CARTERA MOROSA 25/09/2015 INDETERMINADO

20%

HONORARIOS

QUE SERAN

CANCELADOS

POR LOS

MOROSOS

CONTRATOS ACTUALES

Se ha realizado jornadas con el fin de poder firmar acuerdos de pago con deudores morosos, algunos

aceptaron y los que no aceptaron fueron enviados con la empresa de cobro.

5. RECURSOS HUMANOS

5.1 CAPACITACION DE PERSONAL

Certificación del Todero: La empresa de aseo gestionó la certificación de trabajo en alturas a nuestro

todero.

Capacitación Administradores: La Administración fue invitada el día 25 de noviembre a un encuentro de

Administradores de finca raíz por parte de SIKA y respaldado por la Revista Propiedad Horizontal donde se

trataron temas como Plan de Mantenimiento de Edificaciones y Vivienda, Interventoría en Trabajos de

Mantenimiento, Disposición final de residuos y empaques, Seguridad Industrial, Mantenimiento de

fachadas, plazoletas, cubiertas y tanques, Procesos de Contratación.

Por parte de AVANTI, fuimos invitados el 5 de diciembre a una jornada de capacitación y lanzamiento de

nueva herramienta tecnológica para copropiedades.

Urna y Bono navideño para colaboradores aseo y vigilancia: Instalamos dos urnas navideñas en el conjunto

(acceso peatonal y acceso vehicular), con el deseo de recolectar fondos para la entrega de un incentivo

monetario a cada uno de nuestros colaboradores en el conjunto tanto en la parte de aseo como en

seguridad. Se recaudó un total de $4´292.000 los cuales fueron entregados de acuerdo a la antigüedad de

cada colaborador; de otra parte también les fue entregado un bono a cada uno a nombre del conjunto

residencial Portal de Pontevedra III, los cuales también se entregaron de acuerdo a su antigüedad, los

mismos variaron entre $120.000 y $60.000. El valor recibido por cada colaborador oscilo entre $430.000 y

250.000. Aprovechamos el espacio para agradecer a todos los residentes que se unieron en estas

causas.

La empresa de administración SNAMPH ADMINISTRADORES LTDA, agradece al Consejo de

administración por el voto de confianza, daremos todo nuestro esfuerzo, empeño, conocimiento y

profesionalismo al servicio del conjunto con el fin de cumplir con las expectativas fijadas, pedimos a todos

los propietarios acompañarnos en este proceso que apenas lleva 6 meses, ya que venimos dispuestos a

trabajar honestamente en la mejora continua de su patrimonio. Al comité de convivencia nuestra sincera

felicitaciones, porque es un grupo que trabaja por el bienestar de sus vecinos y siempre están dispuestos a

ofrecer lo mejor de cada uno.

CONSEJO DE ADMINISTRACION – ADMINISTRACION – COMITÉ DE CONVIVENCIA

DICTAMEN REVISORIA FISCAL

ESTADOS FINANCIEROS

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

CARTERA A DICIEMBRE 31 DE 2015

SALDO 2014 DESCRIP. CTAS NIF SALDO

DEBITO CREDITO NIF

ACTIVO 182.231.656 ACTIVO 178.944.942

Activo Corriente

DISPONIBLE 83.887.141 EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO 83.887.141

CAJA 155.880

CAJA GENERAL -

CAJA MENOR 155.880 FONDOS EN CAJA MENOR 155.880

EQUIVALENTES DE EFECTIVO

BANCOS 83.731.261 ACTIVOS FINANCIEROS 83.731.261

MONEDA NAL CTA CTE 55.075.022

MONEDA NAL CTA AH FONDO DE IMPREVISTOS28.656.239

INVERSIONES 54.610.713

CERTIFICADO DE DEPOSITO 13.303.908

FIDUCIA BANCO DE BOGOTA 41.306.805

DEUDORES DEUDORES Y OTRAS CUENTAS POR COBRAR 40.155.073

CUENTAS POR COBRAR 40.531.665

PROPIEDAD HORIZONTAL 48.608.450 DEUDORES 48.608.450

ADMINISTRACION 44.856.203

COSTAS JURIDICAS

OTROS CONCEPTOS 30.000

SANCION INASISTENCIA ASAMBLEA 2.722.700

MULTAS MANUAL DE CONVIVENCIA 999.547

PROVISION DE CARTERA (8.368.800) DETERIORO DE LA CARTERA 84.577 (8.453.377)

OTROS - RECLAMACIONES 292.015

OTROS ACTIVOS FINANCIEROS 54.610.713

DERECHOS POR COBRAR NO CORRIENTES 292.015

Activo No Corriente -

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO -

MAQUINARIA Y EQUIPO MAQUINARIA Y EQUIPO -

EQUIPO DE OFICINA (MUEBLES Y EQUIPO) EQUIPO DE OFICINA (MUEBLES Y EQUIPO) -

EQ.COMPUTACION Y COMUNICACION EQ.COMPUTACION Y COMUNICACION

DEPRECIACION ACUMULADA DETERIORO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO -

EQUIPO DE OFICINA -

EQUIPO DE COMPUTACION Y COMUNICACION

Otros Activos -

DIFERIDOS 3.202.137

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO 3.202.137 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO -

SEGUROS Y FIANZAS 3.202.137 SEGUROS Y FIANZAS 3.202.137 -

PASIVO 154.585.303 PASIVO 125.929.065

Pasivo Corriente

OBLIGACIONES FINANCIERAS - OBLIGACIONES FINANCIERAS -

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR - CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR 60.423.563

CUENTAS POR PAGAR 59.821.539 CUENTAS POR PAGAR 59.821.539

COSTOS Y GASTOS POR PAGAR 41.859.576 COSTOS Y GASTOS POR PAGAR 41.859.576

HONORARIOS 11.405.353 HONORARIOS 11.405.353

SERVICIOS PUBLICOS 6.556.610 SERVICIOS PUBLICOS 6.556.610

FONDO DE IMPREVISTOS ACTUAL -

RETENCION EN LA FUENTE 602.024 RETENCION EN LA FUENTE 602.024

SERVICIOS SERVICIOS -

COMPRAS COMPRAS -

Pasivo No Corriente

PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES

PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES 56.300.220 PARA COSTOS Y GASTOS 56.300.220

PARA COSTOS Y GASTOS -

OTROS

PARA CONTINGENCIAS 56.300.220 28.656.238 -

FONDO DE IMPREVISTOS ACTUAL 28.656.238

Otros Pasivos

ANTICIPO DE ADMINISTRACION 7.776.110 ANTICIPO DE ADMINISTRACION 7.776.110

CONSIGNACIONES POR IDENTIFICAR 1.429.172 CONSIGNACIONES POR IDENTIFICAR 1.429.172

PATRIMONIO 27.646.353 PATRIMONIO 53.015.877

RESERVAS - RESERVAS -

RESERVAS ESTATUTARIAS RESERVAS ESTATUTARIAS

RESERVAS CONJUNTO RESERVAS CONJUNTO

RESULTADOS DEL EJERCICIO 792.960 RESULTADOS DEL EJERCICIO 792.960

UTILIDAD DEL EJERCICIO UTILIDAD DEL EJERCICIO

UTILIDAD DEL EJERCICIO UTILIDAD DEL EJERCICIO

RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES

UTILIDADES O EXCEDENTES ACUMULADOS 26.853.393 UTILIDADES O EXCEDENTES ACUMULADOS 28.656.238 55.509.631

ORI (3.286.714)

Sub total 28.656.238 31.942.952

Ganancias o (perdidas) retenidas por

conversión inicial 3.286.714 -

Pasivo + Patrimonio 182.231.656 178.944.942

(0) (0)

RECLASIFICACIONES NIF

BALANCE TRANSICION A NIF

CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA III

SALDO 2015 DESCRIP. CTAS NIF SALDO

DEBITO CREDITO NIF

ACTIVO 162.607.331 ACTIVO 161.797.661

Activo Corriente

DISPONIBLE 67.009.259 EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO 67.009.259

CAJA 336.450 EFECTIVO

CAJA GENERAL 336.450 CAJA 336.450

CAJA MENOR - FONDOS EN CAJA MENOR -

EQUIVALENTES DE EFECTIVO

BANCOS 66.672.809 ACTIVOS FINANCIEROS 66.672.809

MONEDA NAL CTA CTE 29.960.015

MONEDA NAL CTA AH FONDO DE IMPREVISTOS36.712.794

INVERSIONES 56.557.187

CERTIFICADO DE DEPOSITO 13.626.402

FIDUCIA BANCO DE BOGOTA 42.930.785

DEUDORES DEUDORES Y OTRAS CUENTAS POR COBRAR 38.231.215

CUENTAS POR COBRAR 39.040.885

PROPIEDAD HORIZONTAL 47.409.685 DEUDORES 47.409.685

ADMINISTRACION 45.923.825

COSTAS JURIDICAS 570.500

OTROS CONCEPTOS 30.000

SANCION INASISTENCIA ASAMBLEA525.900

MULTAS MANUAL DE CONVIVENCIA 359.460

PROVISION DE CARTERA (8.368.800) DETERIORO DE LA CARTERA 809.670 (9.178.470)

OTROS - RECLAMACIONES -

OTROS ACTIVOS FINANCIEROS 56.557.187

DERECHOS POR COBRAR NO CORRIENTES -

Activo No Corriente -

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO -

MAQUINARIA Y EQUIPO MAQUINARIA Y EQUIPO -

EQUIPO DE OFICINA (MUEBLES Y EQUIPO) EQUIPO DE OFICINA (MUEBLES Y EQUIPO) -

EQ.COMPUTACION Y COMUNICACION EQ.COMPUTACION Y COMUNICACION

DEPRECIACION ACUMULADA DETERIORO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO -

EQUIPO DE OFICINA -

EQUIPO DE COMPUTACION Y COMUNICACION

Otros Activos -

DIFERIDOS -

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO - GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO -

SEGUROS Y FIANZAS - SEGUROS Y FIANZAS 0 -

PASIVO 132.647.329 PASIVO 95.934.535

Pasivo Corriente

OBLIGACIONES FINANCIERAS 2.711.639 OBLIGACIONES FINANCIERAS 2.711.639

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR4.541.476 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR 4.541.476

CUENTAS POR PAGAR 3.878.090 CUENTAS POR PAGAR 3.878.090

COSTOS Y GASTOS POR PAGAR COSTOS Y GASTOS POR PAGAR

HONORARIOS - HONORARIOS

SERVICIOS PUBLICOS 3.785.260 SERVICIOS PUBLICOS 3.785.260

OTROS - REINTEGROS 92.830 OTROS - REINTEGROS 92.830

FONDO DE IMPREVISTOS ACTUAL

RETENCION EN LA FUENTE 663.386 RETENCION EN LA FUENTE 663.386

SERVICIOS SERVICIOS -

COMPRAS COMPRAS -

Pasivo No Corriente

PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES

PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES 77.820.900 PARA COSTOS Y GASTOS 77.820.900

PARA COSTOS Y GASTOS 56.000.000

OTROS 5.820.900

PARA CONTINGENCIAS 16.000.000 36.712.794 -

FONDO DE IMPREVISTOS ACTUAL 36.712.794

Otros Pasivos

ANTICIPO DE ADMINISTRACION 9.405.748 ANTICIPO DE ADMINISTRACION 9.405.748

CONSIGNACIONES POR IDENTIFICAR 1.102.000 CONSIGNACIONES POR IDENTIFICAR 1.102.000

HONORARIOS ABOGADOS 352.772 HONORARIOS ABOGADOS 352.772

PATRIMONIO 29.960.002 PATRIMONIO 65.863.126

RESERVAS - RESERVAS -

RESERVAS ESTATUTARIAS RESERVAS ESTATUTARIAS

RESERVAS CONJUNTO RESERVAS CONJUNTO

RESULTADOS DEL EJERCICIO 2.363.350 RESULTADOS DEL EJERCICIO 2.363.350

UTILIDAD DEL EJERCICIO UTILIDAD DEL EJERCICIO

UTILIDAD DEL EJERCICIO UTILIDAD DEL EJERCICIO

RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES

UTILIDADES O EXCEDENTES ACUMULADOS27.596.652 UTILIDADES O EXCEDENTES ACUMULADOS 36.712.794 64.309.446

ORI (809.670)

Sub total 36.712.794 37.522.464

Ganancias o (perdidas) retenidas por

conversión inicial 809.670 -

Pasivo + Patrimonio 162.607.331 161.797.661

- -

BALANCE TRANSICION A NIF

CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA III

RECLASIFICACIONES NIF

2015 2014 Variación

ACTIVO 161.797.661 178.944.942 (17.147.281)

Activo Corriente - - -

EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO 67.009.259 83.887.141 (16.877.882)

EFECTIVO - - -

CAJA 336.450 - 336.450

FONDOS EN CAJA MENOR - 155.880 (155.880)

EQUIVALENTES DE EFECTIVO - - -

ACTIVOS FINANCIEROS 66.672.809 83.731.261 (17.058.452)

-

-

-

-

-

DEUDORES Y OTRAS CUENTAS POR COBRAR 38.231.215 40.155.073 (1.923.858)

-

DEUDORES 47.409.685 48.608.450 (1.198.765)

-

-

-

-

-

DETERIORO DE LA CARTERA (9.178.470) (8.453.377) (725.093)

-

OTROS ACTIVOS FINANCIEROS 56.557.187 54.610.713 1.946.474 -

DERECHOS POR COBRAR NO CORRIENTES - 292.015 (292.015) -

Activo No Corriente - - -

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO - - -

MAQUINARIA Y EQUIPO - - -

EQUIPO DE OFICINA (MUEBLES Y EQUIPO) - - -

EQ.COMPUTACION Y COMUNICACION - - -

DETERIORO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO - - -

-

-

Otros Activos - - -

- - -

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO - - -

SEGUROS Y FIANZAS - - -

PASIVO 95.934.535 125.929.065 (29.994.530)

Pasivo Corriente - - -

OBLIGACIONES FINANCIERAS 2.711.639 - 2.711.639

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR 4.541.476 60.423.563 (55.882.087)

COSTOS Y GASTOS POR PAGAR 3.878.090 59.821.539 (55.943.449)

HONORARIOS - 41.859.576 (41.859.576)

SERVICIOS PUBLICOS - 11.405.353 (11.405.353)

OTROS - REINTEGROS 3.785.260 6.556.610 (2.771.350)

FONDO DE IMPREVISTOS ACTUAL 92.830 - 92.830

- - -

RETENCION EN LA FUENTE - - -

SERVICIOS 663.386 602.024 61.362

COMPRAS - - -

Pasivo No Corriente - - -

- - -

PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES - - -

PARA COSTOS Y GASTOS - - -

77.820.900 56.300.220 21.520.680

- - -

- - -

-

Otros Pasivos - - -

-

ANTICIPO DE ADMINISTRACION 9.405.748 7.776.110 1.629.638

CONSIGNACIONES POR IDENTIFICAR 1.102.000 1.429.172 (327.172)

HONORARIOS ABOGADOS 352.772 - 352.772

-

-

PATRIMONIO 65.863.126 53.015.877 12.847.249

RESERVAS - - -

RESERVAS ESTATUTARIAS - - -

RESERVAS CONJUNTO - - -

RESULTADOS DEL EJERCICIO 2.363.350 792.960 1.570.390

RESULTADOS DEL EJERCICIO - - -

UTILIDAD DEL EJERCICIO - - -

UTILIDAD DEL EJERCICIO - - -

RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES 64.309.446 55.509.631 8.799.815

UTILIDADES O EXCEDENTES ACUMULADOS (809.670) (3.286.714) 2.477.044

ORI - - -

-

-

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 161.797.661 178.944.942 (17.147.281)

ESTADO DE LA SITUACION FINANCIERA

COMPARATIVO A 31 DICIEMBRE 2015 Vs 2014

PROYECTO PRESUPUESTO 2016

2015

EJECUTADO

INGRESOS Mensuales Anual A Diciembre Mensuales Anual $ %

Cuotas de administración 66.161.000 793.932.000 793.932.000 70.750.294 849.003.522 55.071.522 6,94%

Fondo de Imprevistos - Reserva Legal 1% 620.000 7.440.000 7.440.000 711.707 8.540.478 1.100.478 14,79%

SUBTOTAL 66.781.000 801.372.000 801.372.000 71.462.000 857.544.000 56.172.000 7,01%

Salon social 400.000 4.800.000 5.953.200 400.000 4.800.000 (1.153.200) -19,37%

OTROS INGRESOS 0 0 11.682.226 0 0 (11.682.226) -100,00%

TOTAL INGRESOS 67.181.000 806.172.000 819.007.426 71.862.000 862.344.000 43.336.574 5,29%

GASTOS Mensuales Anual A Diciembre Mensuales Anual $% De

Ejecución

HONORARIOS

Revisor fiscal 644.000 7.728.000 7.728.000 689.000 8.268.000 540.000 6,99%

Administración 3.918.000 47.016.000 47.016.000 4.192.260 50.307.120 3.291.120 7,00%

Contador 871.000 10.452.000 10.452.000 931.970 11.183.640 731.640 7,00%

Asesorias NIIF 300.000 3.600.000 0 0 0 0 N.A.

Total honorarios 5.733.000 68.796.000 65.196.000 5.813.230 69.758.760 4.562.760 7,00%

Póliza de Seguros Áreas Comunes 3.343.000 40.116.000 41.555.044 3.820.849 45.850.182 4.295.138 10,34%

CONTRATO DE SERVICIOS

Aseo general 5.286.000 63.432.000 63.282.208 5.368.900 64.426.800 1.144.592 1,81%

Todero general 1.330.000 15.960.000 15.805.792 1.382.440 16.589.280 783.488 4,96%

Servicio de Vigilancia 27.317.000 327.804.000 327.625.176 29.213.245 350.558.940 22.933.764 7,00%

Frente de seguridad 2.342.000 28.104.000 28.057.572 2.501.800 30.021.604 1.964.032 7,00%

Total contratos de servicios 36.275.000 435.300.000 434.770.748 38.466.385 461.596.624 26.825.876 6,17%

SERVICIOS PUBLICOS

Acueducto 382.000 4.584.000 3.274.786 292.000 3.504.000 229.214 7,00%

Energía 5.100.000 61.200.000 59.021.234 5.262.750 63.153.000 4.131.766 7,00%

Telefono 345.000 4.140.000 3.806.560 339.417 4.073.000 266.440 7,00%

Total servicios públicos 5.827.000 69.924.000 66.102.580 5.894.167 70.730.000 4.627.420 7,00%

MANTENIMIENTO

Mantenimiento de ascensores 2.484.000 29.808.000 29.057.419 2.572.190 30.866.280 1.808.861 6,23%

Certificacion ascensores 300.000 3.600.000 1.895.440 350.000 4.200.000 2.304.560 121,58%

Repuestos ascensores 400.000 4.800.000 3.705.330 400.000 4.800.000 1.094.670 29,54%

Mantenimiento de puertas 300.000 3.600.000 4.214.000 376.000 4.512.000 298.000 7,07%

Mantenimiento equipo y CCTV 300.000 3.600.000 3.247.800 576.000 6.912.000 3.664.200 112,82%

Mantenimiento jardín 350.000 4.200.000 4.583.000 409.000 4.908.000 325.000 7,09%

Mantenimiento sistema hidroneumático con lavado de tanque 500.000 6.000.000 8.017.775 611.000 7.332.000 (685.775) -8,55%

Mantenimiento pozos eyectores, caja de aguas negras 0 0 0 150.000 1.800.000 1.800.000 N.A.

Mantenimiento equipo de gimnasio 150.000 1.800.000 1.293.800 200.000 2.400.000 1.106.200 85,50%

Mantenimiento parque infantil 150.000 1.800.000 1.450.000 150.000 1.800.000 350.000 24,14%

Mantenimiento Citofonos y consola 150.000 1.800.000 1.286.000 230.000 2.760.000 1.474.000 114,62%

Reparaciones locativas 700.000 8.400.000 7.901.550 808.000 9.696.000 1.794.450 22,71%

Mantenimiento y dotacion salones sociales 0 0 0 420.000 5.040.000 5.040.000 N.A.

Total mantenimiento 5.784.000 69.408.000 66.652.114 6.832.190 81.986.280 15.334.166 23,01%

OTROS GASTOS

Gastos asamblea 300.000 3.600.000 2.459.000 300.000 3.600.000 1.141.000 46,40%

Eventos y actividades sociales 1.329.000 15.948.000 10.616.340 1.350.000 16.200.000 5.583.660 52,59%

Elementos de aseo 400.000 4.800.000 3.002.450 250.000 3.000.000 (2.450) -0,08%

Implementos cafeteria 50.000 600.000 46.110 70.000 840.000 793.890 1721,73%

Papeleria y fotocopias 173.000 2.076.000 1.503.599 173.000 2.076.000 572.401 38,07%

Transportes Urbanos 50.000 600.000 276.650 50.000 600.000 323.350 116,88%

Inversión 1.147.000 13.764.000 29.778.722 1.147.000 13.764.000 (16.014.722) -53,78%

Otros 50.000 600.000 0 0 0 0 N.A.

Compra plantas y abono jardín 0 0 0 334.000 4.008.000 4.008.000 N.A.

Total otros gastos 3.499.000 41.988.000 47.682.871 3.674.000 44.088.000 (3.594.871) -7,54%

GASTOS NO PRESUPUESTADOS 0 0 18.383.615 0 0 (18.383.615) -100,00%

DETERIORO DE CARTERA 0 0 0 67.473 809.676 809.676 N.A.

FINANCIEROS

Gastos Bancarios 500.000 6.000.000 5.390.613 500.000 6.000.000 609.387 11,30%

Ajuste al peso 0 0 42.813 0 (42.813) -100,00%

Total gastos financieros 500.000 6.000.000 5.433.426 500.000 6.000.000 566.574 10,43%

DESCUENTO POR PRONTO PAGO 5.600.000 67.200.000 63.427.678 6.082.000 72.984.000 9.556.322 15,07%

TOTAL GASTOS 66.561.000 798.732.000 809.204.076 71.150.294 853.803.522 44.599.446

EXCEDENTE O DEFICIT 620.000 7.440.000 711.707 8.540.478 8.540.478

-

2016 VARIACION

CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA IIIPROYECTO PRESUPUESTO 2016

(1) Los gastos que se mantienen de acuerdo al presupuesto 2015 son: repuestos ascensores, matenimientos de gimnasio y parque infantil y otros gastos

2015

(2) Los gastos que incrementan de acuerdo al aumento del 7% en el SMLMV son: Honorarios y Contratos

En 2015 los ascensores se les realizaron adecuaciones solicitadas para su certificación, pero en el 2.016 se debe hacer la certificación

(3) Los gastos que se incrementan el 7% de acuerdo al promedio de la ejecución del año 2015 son: Ss públicos, mantenimiento de puertas y mantenimiento de jardínes.

(6) Se incluyen mantenimientos de pozos eyectores, caja de aguas negras, compra de plantas y abono para los jardínes y deterioro de cartera.

(4) Los gastos que se incrementan el 7% de acuerdo al presupuesto anterior son: Reparaciones locativas

(5) El descuento por pronto pago se incrementa en 8,6%

INFORME DE ABOGADOS

CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA III

Propiedad Horizontal Calle 97 No 70 -89 Tel-Fax.3590176

E-mail portaldepontevedra3@gmail.com

FORMATO PARA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS ASAMBLEA ORDINARIA FEBRERO 2016

Con el fin de propiciar el buen desarrollo y agilidad de la Asamblea General Ordinaria del Conjunto Residencial Portal de Pontevedra III, a realizarse en el primer trimestre de 2016, lo invitamos a registrar sus propuestas para la misma en el presente formato. Debe diligenciarse los siguientes campos: 1. En el campo propuesta, una descripción breve de la iniciativa que desea proponer en la Asamblea, 2. En el campo presupuesto requerido o valor de la inversión, un valor aproximado del proyecto, si el mismo es

de carácter de inversión. No tiene que ser exacto pero sí aproximado a fin de que los asambleístas puedan tener el elementos de juicio para votar

3. En el campo fuente de los recursos para la inversión: Una propuesta de obtención de los recursos, por ejemplo, Cuota extraordinaria, Actividades extraordinarias, etc. Si el proyecto puede llevarse a cabo con dineros del presupuesto aprobado, la Administración y el consejo lo indicarán en la Asamblea.

4. El campo consideraciones adicionales, indique si se requiere por ejemplo la conformación de un comité que ejecute la propuesta, o se requiere involucrar a otras instancias, u otros aspectos relevantes para llevar a cabo la propuesta.

NOMBRE COPROPIETARIO: APTO: TORRE: CASA:

1.Propuesta:

2.Presupuesto requerido o valor de la inversión:

3.Fuente de los recursos para la inversión:

4.Consideraciones adicionales:

Si requiere más formatos, para más de una propuesta, puede adjuntar fotocopias del mismo, o solicitarlos en la oficina de Administración. Se analizarán en Asamblea, todas las propuestas consolidadas por el Consejo de Administración, siempre y cuando se mencionen en las mismas el presupuesto aproximado y las fuentes de financiación. Para que puedan ser consideradas las propuestas deben ser entregadas en la Oficina de Administración a

más tardar el 20 de FEBRERO de 2016.

PODER

Asamblea General Ordinaria de Copropietarios

CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA III

Fecha Convocatoria: 05 de Febrero 2.016

Fecha Asamblea: 27 de Febrero 2.016

Hora: 9:00 am

Lugar: Salón Social del conjunto 1er piso

Señores

Asamblea General Ordinaria de Copropietarios

Sr. Administrador

Conjunto Residencial Portal de Pontevedra III.

La Ciudad

Yo, ____________________________________ mayor de edad, vecino de ésta ciudad,

identificado como aparece al pie de mi firma, en mi calidad de propietario inscrito del

Apartamento: _____ Torre: ____ ubicada en la copropiedad Conjunto Residencial Portal de

Pontevedra III, manifiesto que confiero poder amplio y suficiente a

_____________________________________________ quien se identifica con la cédula de

ciudadanía No. ____________, para que en mi nombre y representación, asista en calidad de mi

delegado a la Asamblea General Ordinaria de Copropietarios, convocada para el día 27 de

Febrero de 2016.

Mi delegado tiene las facultades con voz y voto, de proponer, de decidir y de aprobar, de elegir y

proponer mi nombre para elección. Este poder será suficiente para una nueva fecha si la reunión

es suspendida o para una eventual segunda convocatoria, si no se logra efectuar por falta de

quórum.

Atentamente, Poder otorgado a:

______________________ _______________________

C.C. C.C.