Arte y cultura: Pedidos de subsidios y propuestasVictoria D. Horwitz y María José Figuerero Torres

Este texto es una versión modificaday resumida de un par de capítulos del libro

Estrategias y Recursos para JóvenesProfesionales. Tesis. propuestas, CVs,

entrevistas y presentaciones en generalde Victoria D. Horwitz y María José Figuerero Torres.

Publicado por la Sociedad Argentina de Antropología.2001.

 Este documento sirve como lectura base para las discusiones y ejercicios con documentos. Los debates girarán en torno a los cinco ejes ordenadores que se proponen aquí. Cada ejemplo será analizado desde distintas perspectivas y en base a los criterios definidos. El objetivo de estos apuntes es general, es decir que sirva como ayuda en la preparación de presentaciones para muchas agencias financiadoras distintas –tanto públicas como privadas.

Introducción

Cada presentación profesional (en este caso un pedido de subsidio o una propuesta) es una oportunidad única para lograr el objetivo propuesto. A veces hace falta conseguir dinero para que ese deseo se vuelva realidad. Y para obtener fondos se necesita primero invertir mucho esfuerzo armando un documento que cumpla no solamente con lo que el solicitante pretende, sino que también responda, por un lado, a los propósitos (la misión) y, por otro, a los parámetros definidos por las propias agencias financiadoras.

¿A qué nos referimos al marcar que se debe tomar en cuenta tanto al deseo personal como la misión institucional del ente financiador? Pues a que cada propuesta o pedido de dinero forma parte de un proceso comunicativo que obliga a armar un discurso que sea comprendido por todos los actores, es decir los que piden y los que ofrecen los subsidios y que se atenga a los deseos de ambas partes. En ese sentido, el discurso debe volver compatibles los objetivos del solicitante con los de la agencia financiadora -que no siempre coinciden.

Participan del proceso comunicativo: (a) un emisor/el candidato -que codifica y envía un mensaje-, (b) un receptor/los evaluadores y el ente financiador - que decodifican el mensaje y, en ocasiones, (c) uno o varios referencistas, que se ofrecen como puente entre los dos primeros.

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La construcción del mensaje se realiza a partir de:

a) aspectos mecánicos y formales que deben cuidarse en cada situación, por ejemplo estilo de redacción u orden de los bloque temáticos,b) aspectos analíticos, tales como la forma de pensar estratégicamente el proceso de preparación.

El objetivo aquí es que ustedes se habitúen a trazar un plan estratégico tanto para la idea que desean convertir en realidad, como para el documento escrito que utilizarán para solicitar los fondos o la financiación. En ambos casos, es decir tanto para la transformación de una idea en una plan de acción como para la redacción del plan en formato de propuesta, recomendamos utilizar cinco ejes ordenadores:

1. La variabilidad de situaciones que deben enfrentar (la externa representada por los requisitos y objetivos de la agencia financiadora y la interna determinada por los antecedentes profesionales del candidato u organización solicitante);2. las características del auditorio al cual dirigen la presentación;3. el mensaje que desean transmitir; 4. los conceptos abstractos que permiten comunicar el mensaje; y5. potenciales aspectos controlables de la presentación.

Variabilidad de situaciones

¿De cuantas formas es necesario presentar las mismas ideas y antecedentes personales? ¿Es posible planificar cada paso, o incluso predecir el resultado, de un proceso de solicitud? La respuesta para la primera pregunta es relativamente simple: dado que existen muchas situaciones y que cada una tiene sus características (impuestas por la variabilidad externa), se torna necesario presentar los pedidos en forma acorde a la situación. Para un museo será distinto armar una sala de exposición, un nuevo depósito, o un laboratorio de restauración y conservación y cada pedido de fondos debería reflejar esas diferencias. También será distinto planificar proyectos de corta, mediana o larga duración. Y deberán también ser distintos los pedidos que se armen para presentar a un llamado de concurso versus los que se soliciten a instituciones que no han previsto ofrecer dinero para financiar este tipo de proyectos.

La segunda pregunta se responde con un si enfático, es decir que es necesario planificar cada paso. Si bien la planificación no siempre asegura un resultado final satisfactorio, al menos permitirá entender la lógica del proceso de evaluación. La debida comprensión de la lógica del proceso permitirá armar el siguiente pedido que resulte exitoso, ya que el análisis de los pasos seguidos permitirá identificar la llave para la preparación de la siguiente propuesta.

Llamamos variabilidad externa a la gama de situaciones para las cuales se buscarán fuentes de financiación, por ejemplo fondos públicos ofrecidos por distintas agencias, o fondos privados. Cada institución, ya sea pública o privada,

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tiene una misión distinta y, por ende, esperará leer una solicitud que se ajuste a sus intereses.

Existe otra fuente de variabilidad externa, impuesta por las diferencias en la personalidad de cada evaluador. En este sentido, el mensaje que se construye en cada propuesta debe adaptarse a la formación académica y experiencia del evaluador de turno. Veremos más adelante cómo lidiar con el desafío impuesto por las particularidades de los evaluadores.

Resumiendo, al tomar en cuenta los distintos tipos de variabilidad, todo solicitante debe entender que prácticamente se ve obligado a adaptar cada presentación hasta compatibilizar los intereses propios con los objetivos de la agencia financiadora, los lineamientos del programa de subsidios dentro del cual se insertaría, y los criterios que manejan los evaluadores que leerán y finalmente decidirán si vale la pena –o no- financiar la propuesta.

Auditorio

El mensaje que se proyecta a través de las presentaciones llega a un receptor o auditorio, el cual esta conformado por los evaluadores y/o los comités de selección.

Este es un tipo de desafío como el mencionado en el acápite previo. Para neutralizar el impacto que suelen imponer las diferencias de personalidad y gustos de los individuos que componen el auditorio, es necesario que el mensaje llegue a todos los integrantes, ya sea en forma individual o grupal. Es decir que cada situación obliga a lidiar tanto con la variabilidad generada por el el auditorio como unidad, como con otra ligada al modo de percepción individual de cada individuo formando parte del comité de selección.

Para asegurar una buena recepción del mensaje por parte del auditorio sugerimos, a modo de guía, una serie de preguntas que permitirán acomodar el formato de cada presentación. Las tres primeras reflexionan acerca de la variabilidad generada por el auditorio. La última concierne a la forma individual e idiosincrática como cada receptor capta, entiende y memoriza ideas, datos y mensajes.

¿Quiénes componen el auditorio de la evaluación?

En los procesos de evaluación y selección de pedidos de subsidio el auditorio esta compuesto –básicamente-por evaluadores, aunque puede variar en relación a la cantidad de personas que lo componen pudiendo ser una sola o varias.

En los casos de presentaciones escritas, el auditorio se limita a un solo lector, o quizá a una secuencia de lectores aislados; en estos casos el escrito es percibido individualmente. En cambio en el caso de entrevistas o jurados entra en juego la dinámica de la percepción colectiva de los evaluadores y el interjuego

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retroalimentador de la discusión final.

¿Qué busca el Evaluador?

Espera dos cosas: (a) conocer algo o todo respecto del tema o el propósito del pedido y, (b) algo o todo acerca de la/s persona/s que piden el dinero. En la etapa de planificación, cada candidato debe analizar las características del evaluador y, luego de arribar a conclusiones, predecir las cualidades que privilegiarán en el pedido. De este modo se puede armar una propuesta que haga hincapié en aspectos que los evaluadores consideran importantes.

En teoría, muchas veces se puede recabar información que permita acceder a los criterios de evaluación. Por lo general, los datos relevantes se encuentran expresados en las mismas bases del concurso y por lo tanto conviene leer atentamente las condiciones del llamado. A veces, los lineamientos que manejan los evaluadores se encuentran disponibles por escrito, o se puede acceder a ellos mediante consultas con la misma agencia patrocinante del concurso. Otro recurso consiste en consultar con personas que hayan participado previamente como evaluadores en concursos similares. También la consulta con participantes o ganadores de años anteriores puede arrojar pistas acerca de las características que normalmente presentan las propuestas que finalmente resultan financiadas.

¿Qué características tiene el auditorio Evaluador?

Esta pregunta se refiere a la formación académica del auditorio y al tipo de situación que se enfrenta. Interesa, por ejemplo, determinar si se trata o no de especialistas en el tema. Una vez conocidos los antecedentes de los evaluadores, se puede decidir preparar una presentación acorde a las características de las personas que lo componen.

Por otra parte, antes de redactar la propuesta, será necesario conocer el universo potencial de individuos invitados a evaluar. Conviene conocer su experiencia en evaluación e identificar posibles incompatibilidades entre los criterios que habitualmente usan y los de la agencia o institución patrocinante.

La necesidad de ejercer cierto grado de control es de suma importancia dado que la opinión de los evaluadores tiene impacto directo en la aprobación –o no- de la propuesta. Nuestra recomendación principal es preparar un mensaje congruente con las expectativas del auditorio y su nivel de conocimiento o formación, lo cual implica identificar las particularidades del auditorio y definir aquello que puede entender y apreciar para, de esa manera, ajustar en forma más precisa la presentación.

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¿Cuál es la mejor manera de transmitir el mensaje?

Existen ciertas formas de proyectar un mismo mensaje; las cinco principales incluyen el empleo de:

• ejemplos;• conceptos generales o abstractos;• comparaciones o analogías;• descripciones;• recursos visuales

Una exposición cuidadosamente planificada será más exitosa si incluye la mayor cantidad de estas formas posible ya que, usando varias de ellas, facilita una mejor percepción por parte de todos los lectores de la propuesta. De este modo se asegura que todo el auditorio entienda el mensaje y retenga las ideas que se transmitieron. La combinación de varias también dependerá del medio de transmisión, sea esta escrita u oral, pero lo esencial es que cada forma empleada expanda sobre la idea central del mensaje.

Mensaje

Distinguimos aquí dos significados para este término. El primero, cubierto más arriba al explorar las exigencias de un auditorio, se refiere a las ideas y temas que se pretende transmitir. El segundo significado, que exploraremos ahora, se refiere a la imagen o, en este caso, la descripción de las cualidades y habilidades personales que el solicitante desea proyectar.

El candidato siempre aspira a que se considere su proyecto como el más atractivo (y por ende el que probablemente resulte financiado). El desafío es dilucidar cómo presentar el mensaje de tal forma que el evaluador llegue a la misma conclusión.

El mensaje puede ser enviado simultáneamente de manera implícita y explícita. Ambas se retroalimentan para asegurar que el mensaje proyecte el significado que desea transmitir el emisor:

• Mensaje explícito: cuando porciones del mensaje se corroboran con datos concretos mencionados en el pedido, en los antecedentes del solicitante, o en la carta referencia. Los mensajes explícitos constituyen una de las maneras de ejercer algún grado de control sobre el proceso de evaluación (ver también abajo el acápite de "control").

• Mensaje implícito: se trasmite a través del aspecto formal de una presentación. Sirve de apoyo al mensaje explícito, y radica mayormente en la proyección de cualidades personales, corporizados en conceptos abstractos.

El armado del mensaje tanto en la redacción de la forma explícita como en las

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sugerencias implícitas debe resultar directamente del trabajo de planificación de las ideas que se proponen y debe preocuparse, también, por analizar la composición del auditorio a quien va dirigido y el impacto que tendrá en los lectores. La posibilidad de controlar la imagen que se desea proyectar se sustenta en la evidencia proporcionada por logros concretos y las cualidades del solicitante, y éstas se expresan a través de lo que denominamos conceptos abstractos.

Cualidades y conceptos abstractos

Hay distintas categorías de cualidades, habilidades y competencias que distinguen a las personas y organizaciones. Pueden ser naturales y formar parte de su personalidad, también pueden ser adquiridas por algún entrenamiento o reforzadas intencionalmente. A su vez, el conjunto de cualidades de personalidad repercuten en distintos aspectos de su desempeño profesional. Cada cualidad se corporiza en un concepto abstracto, cuyo significado es conocido y debería ser entendido de la misma manera por todos los protagonistas de la situación retórica.

Los conceptos abstractos no tienen existencia empírica y sólo pueden concebirse a través de una recreación mental de las cualidades personales. Si bien no tienen expresión tangible, los conceptos abstractos son excelentes para codificar mensajes porque los receptores reciben un significado preciso e inconfundible. Se expresan mediante el empleo de sustantivos tales como creatividad, originalidad, responsabilidad, adaptabilidad, autonomía, o compromiso.

Semejantes conceptos abstractos son fundamentales para definir la imagen que se desea proyectar. En muchos casos permiten que el mensaje enviado sea captado por el receptor con el significado que el emisor quiere darle. Los evaluadores ponderan las cualidades de cada candidato de acuerdo a criterios preestablecidos y, sobre la base de ellos, generan el orden de méritos que fundamenta sus recomendaciones finales.

Resta ahora explicar la forma de utilizar los conceptos abstractos en la planificación de los procesos de solicitud en general y la preparación de cada propuesta. Los siguientes seis pasos muestran una cadena operativa detallando el orden que se debe seguir durante la planificación del mensaje para una propuesta:

• Primero: cada candidato debe desarrollar un proceso de concientización y explicitación de sus propias cualidades personales.• Segundo: hacer una lista de aquellas cualidades que ya posee.• Tercero: identificar aquellas que pretende mejorar y/o adquirir en el futuro inmediato.• Cuarto: decidir cuáles quiere mostrar en la presentación y, en base a ellas, definir la imagen a proyectar.• Quinto: decidir la etapa de la presentación escrita donde convenga mencionarlas.• Sexto: planificar el modo explícito e implícito de transmitir la imagen.

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Estos pasos permiten no sólo conocer los puntos fuertes y débiles sino también definir la imagen que se proyectará, así como su posible impacto en la obtención del subsidio. Una vez que se identifican las cualidades que formarían parte de la imagen, se puede planificar bien el formato en que se acuñará el mensaje así como definir el lugar adecuado para incluirlo en el escrito final.

Control

Entendemos por Control a la posibilidad de influir -en alguna medida- sobre el análisis que los evaluadores hacen de los candidatos. Todo solicitante debería aspirar a controlar -al menos en parte- el proceso de evaluación dado que representa la oportunidad de quedar mejor posicionado al final. En ese sentido, la posibilidad de ejercer control depende bastante de la forma en que se transmiten los mensajes –ya sea explícitos e implícitos-, de relacionarse con el auditorio, y con la capacidad de adaptarse a exigencias diferentes.

El control puede ser pasivo o activo según el acceso que se tenga al evaluador.El pasivo es el que se ejerce por intermedio de distintos tipos de agentes, generalmente predomina en las presentaciones escritas y es mediado por el documento generado por el candidato y leído por el evaluador. En estos casos, las formas del mensaje deben variar de acuerdo a lo que busca el auditorio e implica un mayor grado de planificación ya que se deben anticipar los ítems que prefieren los evaluadores. En algunos casos este tipo de control perdura si se logra guiar al auditorio hacia aquellos puntos importantes del mensaje, por ejemplo, a través del modo de editar el hilo argumental de la propuesta.

El control activo, en cambio, se establece en situaciones presenciales, por ejemplo en una audición o en una entrevista. Alli, el candidato puede apelar a una gama variada de formas tales como guiar el intercambio verbal hacia temas de propia conveniencia, o elegir el modo de comportarse.

Finalmente, otro ámbito donde se puede ejercer control es en el manejo adecuado de la información, los datos, o los materiales. De hecho, la idoneidad y capacidad de una persona para llevar a cabo exitosamente lo que se propuso se manifiesta -en la propuesta escrita- en las secciones donde se justifica la idea y donde se discuten los antecedentes relevantes. Ambas secciones describen la importancia y relevancia del trabajo que se propone.

Propuestas

Como mencionamos antes, el proceso de selección de cualquier propuesta tiene tres protagonistas principales: el solicitante, el evaluador y la entidad financiadora. En algunos casos, a esto se debe agregar la intervención de uno o más referencistas que, aún siendo protagonistas secundarios, son igualmente importantes porque avalan la propuesta.

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Cada propuesta es una suerte de transacción. Uno de los protagonistas -el solicitante- se esfuerza por convencer a los evaluadores que su propuesta o producto es el mejor. A su vez, la agencia financiadora se reserva el derecho de evaluar con cuidado y seleccionar -o comprar- según sus criterios aquella propuesta que más se acerque a la misión de la institución. Aún a riesgo de repetir una "verdad de perogrullo" recalcamos que al iniciar los procesos de selección de un concurso, las instituciones donantes prometen subsidiar uno o más propuestas pero, al mismo tiempo, desconocen cuál pedido será financiado. El desafío para cada solicitante es, entonces, convencer a los evaluadores que fijen su interés específicamente en su propuesta y no en otra.Para llamar la atención y retener el interés del evaluador, el candidato debe asegurar que el revisor interprete no solamente los objetivos de la propuesta sino también la capacidad e idoneidad del que se postula para llevar a cabo las actividades propuestas. La mejor manera de hacerlo es transmitiendo el propósito y las acciones en lenguaje claro y preciso. A lo largo del texto debe construirse una correspondencia ajustada entre los objetivos, la metodología que se utilizará, y las expectativas generadoras y creativas, empleando todos los recursos para que el mensaje proyectado llegue al lector/evaluador.

Cuestiones básicas y generales de las propuestas

Función y formato

Cada propuesta se sustenta sobre tres patas:

1. una idea, 2. su relevancia y la forma de resolverlo, 3. la idoneidad y capacidad para llevar a cabo las tareas necesarias para que la idea se convierta en realidad.

En otras palabras, sólo al identificar todos los componentes de la idea, demostrar la forma en que se conectan, delinear su importancia en forma clara y explícita, y mostrar cómo se van a encarar y llevar a cabo las acciones que la conviertan en realidad, se logra convencer al evaluador de que la propuesta plantea un desafío que vale la pena encarar y que el solicitante es la persona o institución indicada para cumplir lo prometido.

La redacción de la propuesta está pautada por la lógica de argumentación de cada disciplina, así como por la habilidad de cada autor para transmitir o comunicar conceptos. Cada escrito se elabora a partir de dos componentes, uno de creación y otro de redacción. Si bien dichos aspectos son independientes, avanzan en forma simultánea. Cada idea, así como su relación con las acciones propuestas deben ser cuidadosamente revisadas para luego ser reformuladas y reescritas en caso de ser necesario.

De hecho, los aspectos formales de una propuesta son tan determinantes como los

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objetivos y la idoneidad del candidato. Por ello, es importante armar una secuencia de exposición ordenada, ya que facilita la lectura y comprensión de los objetivos.

En aquellos casos de pedidos para los cuales no existen formularios, recomendamos utilizar distintos subtítulos,ya que proporciona una forma de mantener al lector siempre informado del rumbo que siguen la argumentación, los distintos aspectos del proyecto y la presentación general.No existen recetas fijas para armar propuestas, aunque es necesario que cada presentación conteste una serie de preguntas básicas. Ellas se agrupan en tres categorías: contenido, auditorio y mensaje.

1) Contenido:¿Qué se debe decir sobre el tema elegido?¿Cuál es el propósito de tratar ese tema particular?¿Cuál sería su impacto?

2) Auditorio (En este caso auditorio se refiere a los evaluadores):¿Antecedentes personales de las personas que componen el auditorio? ¿Qué conocen sobre el tema? ¿Qué conocen sobre la idea en particular que se quiere expresar?¿Qué esperan leer/escuchar?

3) Mensaje:¿Qué mensaje desea transmitir el candidato?¿Qué imagen desea proyectar?¿Qué pretende dejar grabado en la mente del lector?

Este tipo de preguntas sirve como guía para planificar el proceso de preparación de cada propuesta. Como ya se mencionó, todas las propuestas desean transmitir que el solicitante está capacitado para realizar satisfactoriamente el trabajo, tanto por su formación como por sus cualidades personales positivas. Por ello es que le incumbe al solicitante tener en claro cuál es el propósito de su propuesta, así como identificar las cualidades que le conviene mostrar para, finalmente, decidir la forma de reflejarlos en forma escrita.

En relación al aspecto de la mecánica de redacción, el mensaje debe ir expresado en un lenguaje pro-activo, es decir usando verbos que denoten acción, capacidad ejecutiva y control sobre la totalidad del proyecto. En este sentido existe una recomendación repetida hasta el cansancio y que ofrecemos también aquí: nunca usen el verbo intentar ni sus sinónimos, ya que describen exactamente lo opuesto a lo que debe ser una propuesta. En efecto, la propuesta promete realizar actividades que se van a llevar a cabo pase lo que pase, nunca admite que se limitará a intentar llevar a cabo actividades.

Si bien más arriba afirmamos que cada propuesta o pedido de fondos es una ocasión única y, como consecuencia, que el formato debería ser flexible y adaptarse de acuerdo a las circunstancias externas e internas, existe una

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estructura general que suele ser aceptada.

Estructura Básica

La estructura básica se compone de cuatro partes principales: (1) la idea o el problema que se busca solucionar, (2) qué se espera lograr, (3) cómo se va a llevar a cabo y (4) cuáles son los recursos necesarios.

La idea : introducción, objetivos, antecedentes.La primera parte de cada propuesta introduce al lector en el tema general identificando el objetivo específico o la idea creativa en forma lógica y escalonada. Se busca explicarle al lector la estructura de la presentación y el fundamento que justifica el pedido. Es el momento en que se tiende el puente informativo entre el autor y el lector.

Al mismo tiempo que se describen los datos relevantes y se presentan las premisas sobre las cuales se basa la justificación del proyecto, se muestran -de manera implícita- las cualidades adquiridas por el candidato durante su formación, así como su nivel de madurez profesional. Esto se deja traslucir en:

• Cuánto se conoce del tema elegido,• la sofisticación de su entrenamiento metodológico-técnico,• la capacidad de análisis de trabajos ajenos anteriores.

Un marco general discute los antecedentes, allí se contextualizan los proyectos que antecedieron a éste, y que son relevantes ya sea directa o indirectamente. Esta evaluación crítica mostrará aquello que se ha hecho y lo que queda por hacer, lo bueno y malo de cada uno, así como las lecciones que se aprendieron de los aspectos positivos y negativos de cada uno. Semejante análisis de los antecedentes cimienta las bases que permiten construir las ideas originales propias y, como resultado, justifica lo que se propone. En esta primera parte se debe, entonces:• Anunciar todo lo que se desarrollará en detalle a lo largo de la propuesta.• Informar acerca de las obras previas que sirvieron de base para desarrollar estas ideas, así como su metodología.• Explicar dónde encaja este trabajo en el panorama general contemporáneo.

Cómo se va a estudiar: descripción de materiales y metodología.Al terminar de leer esta segunda parte, el evaluador debería estar enterado de todo lo que concierne al proyecto. Como se verá más adelante, una de las formas de evaluar la factibilidad de la propuesta es viendo si hay correspondencia ajustada entre lo que se desea hacer y la forma en la que se propone hacerlo. Esta parte, entonces, se ocupa de traducir los objetivos propuestos en actividades concretas.

Aquí se le presenta al candidato la oportunidad de mostrar su idoneidad para

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dirigir el proyecto. Debe especificar todo lo necesario y elegir las tareas imprescindibles para llevar a cabo el proyecto. Una buena propuesta tornará inadmisibles otras opciones de encarar la misma idea.

Al mismo tiempo, la propuesta debe ser una construcción realista, y no sólo demostrar que el tema merece ser tratado sino que es factible hacerlo en la forma propuesta. El comité evaluador prestará especial atención a la viabilidad de la idea, tal como se manifiesta en la sección de metodología, y probablemente lea esta parte al menos dos veces. Revisará la metodología nuevamente cuando compare su correspondencia con el presupuesto y recursos solicitados.

Qué se espera aprender: expectativas, relevancia y conclusiones.El contenido básico de esta parte debe responder a las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el propósito? • ¿Qué se espera generar? • ¿Qué significa y cuál es la relevancia? • Próximos pasos, en caso que exista un programa a largo plazo

Recursos necesarios: Plan de acción (cronograma), recursos, logística y presupuesto.Cada solicitud de subsidios debe detallar los recursos necesarios, la logística y el presupuesto. Los evaluadores revisarán cada ítem cuidadosamente para valorar:

• si el presupuesto se encuadra dentro de los límites establecidos previamente por la institución que entrega los fondos, y

• si el presupuesto, el cronograma, los recursos y la logística se ajustan a las características del proyecto y han sido previstos en forma realista y objetiva.

Si bien los evaluadores comparan las tablas presupuestarias y diagramas de flujo de actividades de cada propuesta, al mismo tiempo valoran indirectamente la imagen del solicitante. El presupuesto y plan de acción sirven para ilustrar algunas cualidades personales del candidato. Un presupuesto abultado o uno escaso sugieren cualidades negativas, tales como indisciplina, desubicación, indiferencia o imprevisión, mientras que un cronograma impreciso puede sugerir desprolijidad, desorden, inoperancia o ineficiencia.

El cronograma o camino crítico se refiere aquí básicamente al plan de acción que detalla la relación y secuencia entre cada uno de los pasos – o las actividades- que se completarán hasta realizar todo lo proyectado. Muestra no solamente la interdependencia y secuencia necesaria de cada actividad, sino también cuánto tiempo durará cada una. Generalmente se presenta en forma de diagrama especificando la fecha de ejecución y finalización de cada actividad.

Los recursos necesarios y la logística previstas para cada proyecto son variables e incluyen tanto las necesidades materiales como las de personal idóneo. El

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solicitante debe precisar cuidadosamente dichas necesidades y hacerlas corresponder en forma realista no sólo con los objetivos y envergadura del proyecto, sino también con el presupuesto presentado. En esta parte se deben ordenar primero las necesidades totales y, a continuación, distinguir claramente los recursos solicitados de aquellos con los que ya se cuenta o que se obtendrán en otra parte.El presupuesto traduce el plan de trabajo en costos concretos. Cada agencia auspiciante está dispuesta a financiar determinados rubros o establece cierta proporción para cada categoría de gastos dentro del presupuesto total. En caso de existir reglamentaciones al respecto se deben respetar. No obstante, por lo general los ítems específicos comprenden gastos tales como:

• traslado y viáticos,• honorarios,• contratos y subcontratos (por ejemplo, alquiler de vehículos),• compra de materiales,• compra de equipo,• análisis varios,• insumos de librería o similares,• elaboración de informe (en caso tales como conservación).

Se debe presentar un detalle minucioso de cada ítem con su correspondiente precio o costo ya que es un dato que el evaluador considera importante. En muchos casos los evaluadores utilizan justamente esta sección para decidir si el proyecto es realista y factible. Incluso en algunos casos, los evaluadores derivan opiniones respecto de la idoneidad del candidato para realizar el trabajo a partir de la prolijidad con la cual construyó el cronograma, la lista de recursos necesarios y el presupuesto.

Control

Ya se sugirió más arriba que el proceso de selección puede entenderse como una especie de transacción entre un vendedor -el candidato- y un comprador, es decir el comité evaluador y la agencia o institución financiadora. El candidato sabe que la opinión del evaluador es definitoria y por ello se propone desplegar una estrategia que le permita vender su producto.

Cada situación necesita una estrategia especialmente diseñada y, por ende, se debe planificar bien dónde y cómo ejercer control. Controlar la propuesta se manifiesta en que se acoten bien los objetivos, se sistematicen los datos disponibles, se seleccionen la metodología adecuada y se determinen y especifiquen cada uno de los recursos necesarios.

Un error muy frecuente en las propuestas armadas por personas inexpertas es renunciar al control y autoría del escrito/ propuesta. Esta equivocación puede suceder, por ejemplo, en caso de no haber reparado en la importancia de

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convencer a los evaluadores de su idoneidad para dirigir, de su conocimiento del tema y de la autoría intelectual de las ideas y justificación. También se manifiesta, a veces, en la costumbre de aceptar y pretender reproducir, sin discusión crítica, la forma de encarar trabajos ajenos y que, por otra parte, se describieron en la sección de antecedentes.

De hecho, se pierde autoridad y control cada vez que se abusa de la cantidad y extensión de las citas textuales. Las citas textuales proyectan mayormente una imagen negativa del candidato. Por ejemplo, puede sugerir que no tiene ideas propias, que no sabe construir los argumentos para fundamentar su propuesta, que no confía en sus propias palabras o, en el peor de los casos, que no sabe lo que busca.

Entonces, para "controlar" el armado de la propuesta hay que realizar una juiciosa selección de antecedentes, seguida de una argumentación clara; los objetivos planteados deben aprovechar la información disponible y ser muy específicos.

La metodología es otra sección donde se puede perder el control. Es habitual limitarse a describir y explicar los métodos y técnicas que se utilizarán. Sin embargo, se debe estar alerta a los peligros que ello entraña ya que solamente se puede demostrar control justificando adecuadamente los métodos elegidos. Una pregunta que constantemente ronda la cabeza del evaluador es la siguiente: ¿es éste el método adecuado y apropiado para esta propuesta? El autor de la misma debe plantearse dicha pregunta y responderla en forma explícita. Si no lo hace, caerá en la trampa de no demostrar que conoce lo que busca o que sabe cómo encontrarlo.

Finalmente la mecánica de redacción de las propuestas es una parte esencial de la estrategia de control. La coherencia interna y la conexión de las ideas, redactadas dentro de una línea argumental clara, constituyen la forma de facilitar la lectura fluida de la propuesta. En otras palabras, se debe armar una secuencia lógica para la presentación y justificación del problema, así como exponer la forma en que se encararán las acciones para llevar a cabo el estudio.

Caso estudio: Proyectos de Cultura y Conservación

La principal recomendación es la misma que enfatizamos antes, es decir que hay que tener una idea muy clara de lo que se desea hacer y cómo se va a llevar a cabo. Se debe planificar cada paso de las tareas que se van a realizar, aún teniendo en cuenta la posibilidad de que algunas puedan ser reformuladas sobre la marcha.

Junto con el propósito general se debe contextualizar la institución dentro de la cual se va a ejecutar la propuesta. No es conveniente abundar en detalles acerca de la historia o su importancia ya que le quita fuerza a la propuesta, al mismo tiempo que confunde y distrae al evaluador del propósito principal. Como parte de

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los antecedentes del trabajo indudablemente hay que mencionar la importancia de la colección y su frecuencia de consulta. Es relevante detallar las características de la colección que es objeto de la solicitud, por ejemplo tipo de objetos, tamaño de la colección o de las piezas, el estado de conservación de los materiales y los trabajos previos realizados. En esta sección debe quedar clara la conexión lógica entre lo que se ha hecho, lo que se desea hacer ahora y lo que se pretende llevar a cabo a largo plazo.

Una parte fundamental de la justificación consiste en explicar la razón por la cual es necesario realizar las tareas previstas. Esto implica mencionar los problemas, las limitaciones y debilidades que puedan afectar a la propuesta y el modo de prevenirlos.

Sobre esta base se podrán formular los objetivos específicos del trabajo para el cual se solicita el subsidio. Estos deben acotar las dimensiones de las tareas que se van a encarar en lo inmediato y al mismo tiempo anunciar la metodología elegida. Por ejemplo, el propósito general puede ser mejorar las condiciones de conservación de una colección y los objetivos específicos requieren instalar un sistema de monitoreo y regulación ambiental en los depósitos.

Al igual que cualquier otra propuesta, en la sección metodología corresponde detallar su forma de implementación. Cada paso de la ejecución del proyecto debe enunciar métodos precisos y las herramientas que se emplearán. En caso de requerir equipamientos también se debe aclarar si en la institución trabajan personas que conocen las técnicas de operación y procesamiento que se pretenden implementar. Los recursos humanos deben estar contemplados en cuanto a la participación de personal de la institución y/o en combinación con personal externo y además la modalidad de trabajo (en equipos o individualmente).

La planificación cronológica puede contemplar tareas que se van a realizar simultánea o secuencialmente y el empleo de protocolos. Corresponde precisar las actividades y mencionar el momento de inicio y fin de cada una. El cronograma puede mencionarse brevemente dentro de la metodología, pero generalmente se detalla en un apéndice o acápite aparte.

Debe haber una total correspondencia entre los objetivos del proyecto, los métodos que se van a implementar, los equipos y herramientas que se solicita comprar, y participantes del proyecto que lo llevarán a la práctica. Por ejemplo, si el objetivo es armar una exhibición, no es relevante describir métodos para mejorar las condiciones del depósito, este último se debe reservar para un proyecto de características distintas.

Para especificar los recursos necesarios deben tomarse en cuenta tanto los recursos humanos como los materiales (herramientas, equipos o muebles). La calidad y cantidad de materiales solicitados deben corresponder a los objetivos y metodología propuesta en las secciones anteriores. Para respaldar este pedido conviene describir las características físicas y las condiciones del lugar donde se

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realizará el trabajo proyectado de modo que el evaluador conozca si las condiciones físicas y el equipamiento existente son adecuados.

Sobre la base de lo anterior, en el presupuesto debe incluirse una lista con montos exactos. El listado debe ser preciso, especificando la cantidad y propósito de empleo de cada ítem del presupuesto con su costo exacto y sin omitir ningún elemento mencionado en las secciones anteriores. En este tipo de propuestas es admisible realizar pedidos a distintas agencias para cubrir diversos aspectos del trabajo. Por lo tanto en esta sección debe mencionarse si existe un pedido ya acordado, es decir una contraparte, que puede consistir en especialistas, equipos o fondos financieros.

Evaluadores de Propuestas de Cultura y Conservación

En caso de tratarse de especialistas, se puede utilizar la jerga profesional. Sin embargo, en algunos casos los comité de selección incluyen personas no familiarizadas con la disciplina. En estos casos, el solicitante debe armar y redactar un escrito para no iniciados en la materia. Debe evitar el uso de lenguaje especializado, como así limitar la mención de una gran cantidad de datos, ya que probablemente no sean entendidos ni apreciados. Por el contrario, es importante informar concretamente al evaluador de qué trata el pedido de fondos en la misma introducción y asegurar que la propuesta no esté sobredimensionada en cuanto a los recursos que requiere.

El auditorio de las propuestas para cultura repara además en varios tipos de factores. Este tipo de propuestas son generalmente presentadas por instituciones y organismos; parte del respaldo para la realización del trabajo surgirá de los recursos humanos involucrados, pero especialmente de la trayectoria previa de la institución. Por lo tanto, interesa evaluar también la capacidad de gestión de la institución.

Por otra parte, las agencias financiadoras prefieren que una institución cuente con recursos frescos, es decir distintos a los equipos o personas de los que ya disponen. Ven con buenos ojos que el responsable busque fondos de diversas fuentes. Estimulan que, en forma paralela, se solicite contraparte de fondos a otras instituciones, ya sean nacionales o internacionales.

Al leer la sección de metodología, el evaluador busca responder si la propuesta es realista, factible de realizar y si las personas que intervendrán son idóneas para realizarlo satisfactoriamente. Para ello revisa quiénes van a realizar el trabajo, los materiales propuestos y el modo de trabajo. El presupuesto se lee hasta el más mínimo detalle y de hecho, es uno de los aspectos de la propuesta que más interesan.

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Conclusiones

Tamaña cantidad de recomendaciones como las ofrecidas aquí conforman meramente una parte de las cuestiones que determinan el éxito de la empresa. Si bien podríamos inundarles con ejemplos particulares, ello significaría abundar en la casuística, cuando lo que en realidad queremos, es enfatizar la importancia de crear el hábito de pensar deductivamente. Con esto nos referimos a que esperamos que comprendan que deben construir una forma de pensar que sea por un lado flexible pero, por otra parte, esa flexibilidad e impulso creador tengan orientación y parámetros concretos, así como propósitos definidos. Asimismo, esta modalidad de pensar incluye la capacidad de concebir una propuesta desde dos puntos de vista, por un lado que describa ajustadamente la visión y los objetivos personales y, por otro, que tome en cuenta cómo lo interpretarán los que se encuentran "del otro lado del mostrador", es decir los que terminarán financiando –o no- el pedido.

Apéndices

Apéndice 1: Comentarios de un evaluador en Inglaterra

"In general terms, my experience of working or arts funding agencies has taught me that the main reasons people fail are usually quite simple: 1- not meeting the criteria of the funding programme or the aims and objectives of the funding body 2 -not completing the form fully - for example, failing to give full information about the project, poor budget presentation etc 3 -failing to give clear evidence of need 4 -lack of evidence of efforts to generate own income or to raise funding from elsewhere 5 -not being of a high enough artistic standard 6- just not being as good as other applications - demand usually outstrips supply as you know."

Apéndice 2: Procedimiento para pedidos de fondos de un museo en Chile

"Por la experiencia de 20 años que tengo en Administración de este Museo, y por la cantidad de exposiciones que hemos traído tanto del extranjero como del país, le puedo informar como procedemos nosotros.Cuando se comienza a planificar una exposición hay que definir la duración. Si será corta (dos o tres meses) o larga (seis meses o mas) Esto es significativo por

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los ítems de seguridad y seguros. Para el ítem seguros hay que tener el listado pieza a pieza con su respectiva tasación y los seguros se contratan clavo a clavo (ida y regreso al lugar de origen)Si es del extranjero o del país es necesario saber si vienen uno o más comisarios y/o curadores para cotizar los pasajes y viáticos para traer y llevar la muestra.En el catálogo, afiche y otros impresos hay que considerar texto, diseño, fotos e impresión.Un detalle importante es tener el diseño de museografía para calcular los costos de los montajes de las piezas (vitrinas especiales, maniquíes, soportes, iluminación especial, etc.)Una vez definido el presupuesto es necesario armar una carpeta bien presentada con información sobre la exposición, con fotos, detalles del catálogo, afiches e impresos en general, teniendo en cuenta que allí irán los nombres de los patrocinadores y auspiciantes a quienes les presenten el proyecto.Adjunto listado de ítems imprescindibles para hacer un cálculo de lo que cuesta hacer una exhibición temporal"

Planilla básica para presupuesto exposición temporal

Catálogo pendones impresos, afiches invitaciones MetroMuseografía Diseño ProducciónPasajes viáticos traslado carga embalajeSegurosInauguraciónSeguridad (guardias)

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