apuntes administracion

CENPOV BALBUENA ADMINISTRACION

ESCUELAS DE LA TEORIA ADMINISTRATIVA.Administración científica.Escuela de administración empírica.Escuela ambiental.Escuela del comportamiento humano.Escuela del sistema social.Escuela de administración de sistemas.Escuela de la teoría de las decisiones.Escuela de la medición cuantitativa.Neo-humano relacionismo.Escuela ecléctica, universal o del proceso administrativo.Desarrollo organizacional.Administración japonesa (teoría Z).

CARACTERISTICAS GENERALES DE LA ADMINISTRACIONDefinición de administración.Importancia de la administración.Carácter o naturaleza de la administración.Ciencias auxiliares de la administración.Fases de la administración.El proceso administrativo, etapas.

PLANEACIONDefinición de planeación.Importancia de la planeación.Principios de la planeación.Tipos de planes.Etapas de la planeación, proceso de la planeación.

PropósitosPremisasMetasObjetivosEstrategiasPolíticasProgramasPresupuestosProcedimientosPlanes

Técnicas de la planeación.

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ORGANIZACIÓNDefinición de organización.Importancia de la organización.Principios de la organización.Etapas de la organización.

División del trabajoJerarquizaciónDepartamentalización

CoordinaciónTipología de la organización.Técnicas de organización.

Organigramasmanualesdiagramas de flujocartas de actividadesanálisis de puestos

DIRECCION.Definición de dirección.Importancia de la dirección.Principios de la dirección.Etapas de la dirección.Toma de decisiones.Integración.Motivación.Comunicación.Liderazgo.Supervisión.

CONTROL.Definición de control.Importancia del control.Principios del control.Etapas del control.Factores del control.

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ESCUELAS DE LA TEORIA ADMINISTRATIVA.

Son las diversas corrientes o enfoques a través de los cuales se concibe a la administración; algunas de las escuelas reflejan un ámbito de pensamiento relativamente amplio y otras tienden a la especialización. Es hasta cierto punto natural que en una disciplina dinámica y cambiante como ésta, existan múltiples corrientes o criterios en cuanto a su aplicación, lo que ha ocasionado que a la fecha no exista una sola teoría administrativa que sea de carácter universal. Algunas de las escuelas más importantes que estudian la administración y su aplicación son:

ADMINISTRACION CIENTIFICA.

Los creadores de esta escuela son Frederick Winslow Taylor y los esposos Gilbreth junto con Henry L. Gantt, quienes a principios de este siglo, en Estados Unidos, determinaron las bases de la administración científica.

Taylor estableció principios y normas que permitirían obtener un mayor rendimiento de la mano de obra y ahorro de los materiales. Básicamente aborda aspectos como estudios de tiempos y movimientos, selección de obreros, métodos de trabajo, incentivos, especialización, e instrucción.

A esta corriente se le llama administración científica, por la racionalización que hace de los métodos de ingeniería aplicados a la administración y debido a sus investigaciones experimentales orientadas hacia el rendimiento del obrero. La contribución fundamental de la administración científica es la aplicación del método científico a la administración y el surgimiento de esta como una rama específica del conocimiento.

Otros representantes de esta escuela son: Charles Babbage, Henry Metcalf, Heny Robinson Towne.

ESCUELA DE ADMINISTRACION EMPIRICA.

Esta corriente postula que las tareas administrativas deben ser ejecutadas y consideradas en la forma sugerida por el pasado reciente, la costumbre o la tradición. Su objetivo es evitar errores basándose en situaciones pasadas. Sus principales representantes son: Peter F. Drucker, Ernest Dale y Lawrence Appley, quienes realización estudios basados en experiencias prácticas, en los que descartaron la mayoría de los aspectos teóricos.

ESCUELA AMBIENTAL.

Esta corriente administrativa fue propuesta por psicólogos experimentales. Se basa en la idea de que el ser humano se desempeñará mejor si las condiciones ambientales que lo rodean (luz, sonido, calor, humedad, etc.) están en armonía con su organismo. Se intenta obtener una mayor productividad, proporcionando al

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trabajador condiciones de trabajo más agradables. Un sindicalista llamó sarcásticamente a esta teoría: “Escuela de las vacas contentas”.

ESCUELA DEL COMPORTAMIENTO HUMANO.

También conocida como escuela de las relaciones humanas, otorga mayor importancia al hombre que a las tareas, al hacer de la conducta de éste el punto focal de la acción administrativa. Uno de los principales precursores de esta corriente fue Elton Mayo quien realizó eh Hawthorne, una serie de investigaciones a mediados de los años veinte, en ellos, estudió los efectos de las diferentes condiciones ambientales y psicológicas, en relación con la productividad del trabajador. Otros representantes importantes de esta escuela son Robert Owen y George Elton Mayo.

ESCUELA DEL SISTEMA SOCIAL.

Esta escuela esta íntimamente ligada con la escuela de las relaciones humanas, su enfoque primordial es el reconocimiento de la importancia de la organización informal, de los niveles, status y símbolos de sus integrantes, y su efecto en el funcionamiento de la organización formal. Trata de combinar, por una parte, la estructura formal con el aspecto humano, y, por otra parte, la organización empresarial con el sistema social. Algunos de sus principales representantes son Emilio Durkheim y Watson, Max Weber, Oliver Sheldon y Chester Barnard

ESCUELA DE LA ADMINISTRACION DE SISTEMAS.

Según esta corriente, los sistemas son el punto fundamental en el que se basa la administración. El sistema es un conjunto formado por partes, de tal modo asociadas, que forman un todo coherente o unidad. El funcionamiento de la administración de sistemas está ayudado por las computadoras; a través del procesamiento de datos se determinan las relaciones entre los diversos componentes. Una de las desventajas de esta escuela es que es demasiado especializada y descuida el factor humano. Algunos de los autores más connotados de este enfoque son Norbert Wiener, March y Simon Murdick, Joel Ross y West Churchman.

ESCUELA DE LA TEORIA DE LAS DECISIONES.

Se llama también escuela racional; postula que el hombre no es algo que pueda manipularse, sino que es un ente capaz de adaptarse y evaluar diferentes grupos de circunstancias. En esta escuela los factores económicos, sociales, técnicos, etc. influyen grandemente en la conducta y productividad del hombre. Por ello, es necesario crear modelos experimentales que permitan simular la conducta potencial del ser humano ante diversas situaciones, ya que el proceso de decidir es la esencia de la administración.

ESCUELA DE LA MEDICION CUANTITATIVA.

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Derivada de la escuela de decisiones, esta escuela emplea un enfoque matemático al enunciar que la administración es un ente lógico y que sus acciones pueden expresarse en forma de símbolos matemáticos cuantificables, medibles.

La investigación de operaciones es una de las herramientas básicas de esta escuela y sus aportaciones al pensamiento administrativo es el uso del orden, la metodología lógica y el reconocimiento de restricciones efectivas; esto hace que sus herramientas derivadas sean poderosos instrumentos para resolver problemas complejos.

Algunos de sus principales exponentes son: A. Kauffman, Norbert Wiener, Irwin Bros, y otros.

NEOHUMANO-RELACIONISMO.

Esta corriente de pensamiento le da un interés primordial a las relaciones humanas en la empresa, considerando que la administración debe adaptarse a las necesidades de los individuos que forman el grupo u organismo social y para ello debe fundamentarse en estudios psicológicos del individuo, sus motivaciones y necesidades. Algunos de sus exponentes son: Abraham Maslow, Herzberg, Douglas McGregor y Rensis Likert.

ESCUELA ECLECTICA, UNIVERSAL, O DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Esta escuela reúne la obra y pensamiento de los autores mas destacados en el área así como sus ideas y aportaciones. Esta escuela recibe el nombre de ecléctica por la amalgama de ideas que en ella se fusionan y que tienen como finalidad la aplicación de los diversos conocimientos de cada escuela, tratando de agruparlos en un pensamiento universal a través de la aplicación del proceso administrativo. Entre muchos de los autores que integran esta escuela, podemos citar a Henry Fayol, Mary Parker Follet, Lyndall F. Urwik, George Terry, Harold Koontz, Cyril O’Donnell, William P. Leonard y Victor Lazzaro entre los más destacados.

DESARROLLO ORGANIZACIONAL.

Es uno de los enfoques más recientes de la administración. El Desarrollo Organizacional (D.O.) surge como respuesta a las necesidades de cambio de las organizaciones en la actualidad. El desarrollo Organizacional es una estrategia de reestructuración de los sistemas tradicionales de la organización y que lleva implícita la idea de participación y desarrollo de los recursos humanos en las empresas. Algunas de las características del D.O. son:

Es una estrategia educativa que promueve el cambio planeado en la organización.

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Los cambios que busca están ligados con los problemas de crecimiento, destino identidad y revitalización de la organización que promuevan la satisfacción del elemento humano y la eficiencia organizacional.Los agentes de cambio son externos o extraños al sistema cliente.

ADMINISTRACION JAPONESA (TEORIA Z).

El avance industrial que ha tenido Japón y otras economías de oriente, han hecho que todas las organizaciones occidentales, tengan los ojos puestos en sus sistemas administrativos para tratar de adaptarlos a sus propias circunstancias. William G. Ouchi, expone las experiencias que han logrado las organizaciones japonesas para incrementar la productividad de sus empleados y la eficiencia de sus sistemas. La teoría Z forma parte de un grupo de teorías gerenciales, las cuales están basadas en la concepción que tienen los gerentes sobre sus subordinados. Esta teoría plantea que se consigue un mayor productividad al implicar a los trabajadores en el proceso de la empresa. Sus fundamentos son:

Confianza en los trabajadores.Conocimiento de la personalidad de los empleados para adecuarlos a la tarea.Socialización y camaradería entre los integrantes del grupo.

Esto da como resultado entre otras características de esta teoría, las siguientes:

Empleo de por vida.Proceso lento de evaluación y promoción.Carreras no especializadas.Mecanismos implícitos de control.Proceso colectivo de toma de decisiones.Responsabilidad colectiva.Interés holista.

Es por ello, que al analizar estas características, podemos darnos cuenta de que la teoría Z implica un conjunto de valores humanizados, que logra obtener de los empleados y miembros de una organización, su mejor actuación, con eficiencia y eficacia, lo cual se traduce en productividad y calidad.

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CARACTERISTICAS GENERALES DE LA ADMINISTRACION

DEFINICIONES Y CONCEPTOS DE ADMINISTRACIÓN

La definición más simple de administrar establece que “administración es hacer algo a través de otros”

Algunas definiciones y conceptos más formales han sido propuestas por diversos autores; a continuación se anotan varias de ellas.

“es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de planeación, dirección y control, a fin de lograr objetivos establecidos”. Henry Sisk y Mario Sverdlik.

“Es la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes”. Harold Koontz y Cyril O’Donnell.

“Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno”. George Terry.

“La administración es la actividad por la cual se obtienen determinados resultados a través del esfuerzo y la cooperación de otros”. American Management Association.

“Proceso cuyo objetivo es alcanzar la máxima eficiencia en el logro de los objetivos de un grupo social, mediante la adecuada coordinación de los recursos y la colaboración del esfuerzo ajeno”. Lourdes Münch y José García.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO DE ADMINISTRACION.

Al analizar todas las definiciones de administración anteriores podemos observar ciertas características que coinciden en todas ellas:

1. Objetivo . La administración siempre busca lograr resultados establecidos con anticipación.

2. Eficiencia . Siempre se busca hacer las cosas empleando correctamente los recursos.

3. Grupo social . Es un grupo y no una persona aislada la que logra hacer las cosas.

4. Esfuerzo ajeno y colaboración . Todos los integrantes de un grupo deben cooperar para lograr la realización de los objetivos.

5. Coordinación de recursos . Siempre se integraran y utilizaran los recursos disponibles de manera racional y sistemática.

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CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION (PRINCIPIOS GENERALES)

La administración posee ciertos valores o principios que lo caracterizan de otras disciplinas:

1. Universalidad. Existe en cualquier grupo social y es aplicable a cualquier nivel.2. Valor instrumental. La administración es una herramienta o instrumento para

lograr un fin.3. Unidad temporal. La administración es un proceso dinámico interactivo en todas

sus fases y existen simultáneamente.4. Amplitud del ejercicio. Se aplica en todos los niveles de una organización

formal.5. Especificidad. La administración es un cuerpo de conocimientos único que no

se confunde con otras disciplinas afines o relacionadas con esta.6. Interdisciplinariedad. La administración se apoya y complementa con otras

ciencia y técnicas afines (ciencias sociales).7. Flexibilidad. Los principios de la administración se adaptan a cada grupo social

en el que se implanten. No existe una rigidez que limite su aplicación en cada empresa sino que se ajusta a las necesidades de cada organización.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION.

Entre algunas de las razones por las cuales la administración es imprescindible en cualquier empresa o grupo social, están las siguientes:

1. Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr rapidez y efectividad.

2. La productividad y eficiencia de una empresa se incrementa al aplicar el proceso administrativo adecuadamente.

3. Contribuye al bienestar de la comunidad, ya que la optimización de recursos en las empresas alcanza las esferas macroambientales donde esta se aplica.

CARÁCTER DE LA ADMINISTRACION.

Algunos autores clasifican o sitúan a la administración dentro de las ciencias sociales, mientras tanto otros la consideran una disciplina, y algunos mas la consideran un arte. La administración es fundamentalmente una disciplina, o sea, un cuerpo de conocimientos que contribuyen a la aplicación practica de principios, técnicas y procedimientos para usar de la mejor forma posible, recursos limitados. No obstante, también comparte algunas características que la ubican como una ciencia, principalmente por la aplicación del método científico para buscar la coordinación eficiente de los recursos y esfuerzos del grupo; y por supuesto, también se considera como un arte por las habilidades inherentes que requiere la persona o personas que están a cargo de las funciones administrativas.

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CIENCIAS AUXILIARES DE LA ADMINISTRACION.

Algunas ciencias auxiliares de la administración son:

Economía. Estudia las relaciones entre los factores de la producción: capital, tierra y trabajo.Contabilidad. Estudia las técnicas de registro de las operaciones financieras de una empresa.Derecho. Conjunto de ordenamientos jurídicos que rigen a la sociedad.Antropología. Ciencia que estudia las culturas y desarrollo de la sociedad y el hombre.Matemáticas. Ciencia pura que estudia las relaciones numéricas que existen en los fenómenos cuantificables.Ingeniería. Disciplina que estudia la forma de optimizar los recursos del área productiva de una empresa.

FASES O ETAPAS DE LA ADMINISTRACION.

La administración se divide en dos etapas o fases con la única finalidad de estudiarla, ya que como se indico con anterioridad, la administración es concurrente, o sea, existe como una unidad y se aplica totalmente.

MECANICA. Es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse.

DINAMICA. Es la parte practica de la administración donde se lleva a cabo lo propuesto en la fase mecánica.

PROCESO ADMINISTRATIVO.

Para propósitos didácticos, se han propuesto varias clasificaciones de las etapas que forman el proceso administrativo; sin embargo las coincidencias entre las diferentes propuestas han popularizado 4 etapas o fases:

PLANEACION. ¿Que se quiere hacer? ¿que se va a hacer?ORGANIZACIÓN. ¿Como se va a hacer?DIRECCION. ¿Ver que se haga?CONTROL. ¿Como se ha realizado?

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PLANEACION

DEFINICIÓN

“La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para lograrlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización”. Agustín Reyes Ponce.

“Planeacion es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados”. George Terry

“La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro”. Lourdes Munch y José García.

IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN.

La planeación es esencial para el funcionamiento de cualquier grupo social por lo siguiente:

1. Prevé las contingencias y cambios que puede deparar el futuro, y establece medidas para afrontarlo.

2. Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.

3. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar el futuro, mas no los elimina.

4. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.

5. Mantiene una mentalidad futurista teniendo mas visión del porvenir, y un afán de lograr y mejorar las cosas.

6. Condiciona la empresa al ambiente que la rodea.7. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las

corazonadas o el empirismo.8. Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades.9. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.10. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.11. Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.12. Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los

niveles de la empresa.13. Eleva la moral del grupo, al conocer todos los miembros hacia donde se

encaminan los esfuerzos.

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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN.

Para realizar correctamente las actividades administrativas, estas deben regirse por aspiraciones o verdades fundamentales que sirven como guías de conducta a observar. Para planear eficientemente, es necesario tomar en cuenta los siguientes principios:

1. FACTIBILIDAD. Lo que se planea debe ser realizable. Hay que adaptarse a la realidad y al medio ambiente y sus condiciones.

2. OBJETIVIDAD Y CUANTIFICACION. Este principio es conocido también como principio de la precisión, establece que los planes deben basarse en la realidad y en la utilización de estadísticas, estudios de mercado, etc. para reducir al mínimo el riesgo; además, la planeación será mas confiable en tanto se pueda cuantificar, expresada en tiempo, cantidad, dinero, volumen, etc.

3. FLEXIBILIDAD. Es conveniente establecer márgenes de holgura al crear los planes para tener un colchón de seguridad.

4. UNIDAD. Todos los planes de la empresa deben integrarse a un plan general, dirigirse a un propósito u objetivo general, de tal manera que sean armónicos.

5. DEL CAMBIO DE ESTRATEGIAS. En ocasiones, se hará necesario modificar un plan que se esta extendiendo demasiado. Esto implicará el cambio de todo lo relacionado con el plan pero sin abandonar el propósito o meta fundamental; simplemente habrá que adecuarlos a la nueva situación.

TIPOS DE PLANES.

Los planes son el resultado del proceso de planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.

Los planes se clasifican de acuerdo con el periodo establecido para su realización en:

CORTO PLAZO. Planes a realizar en periodos de 1 a 365 días (menores a un año).

MEDIANO PLAZO. Planes a realizar en periodos de 1 a 3 años.LARGO PLAZO. Planes proyectados a mas de 3 años.

Además, los planes deben ser integrales o sea, abarcar la totalidad del grupo social; desde los niveles mas bajos hasta la alta dirección, pudiendo ser:

ESTRATEGICOS. Establece lineamientos generales de planeación a nivel gerencial.

TACTICOS. Establece planes específicos a nivel departamental.OPERATIVOS. Determina planes detallados de actividades a ejecutar por los

empleados.

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ETAPAS DE LA PLANEACIÓN.

La planeación esta compuesta por las siguientes etapas:

PROPOSITOS.

Son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter, de cualquier grupo social.

También pueden ser definidas como “Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente, un grupo social” Munch y García.

PREMISAS.

Son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso que tomará un plan.

Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras que afectaran el desarrollo de un plan.

Las premisas pueden ser Internas si se originan dentro de la empresa y Externas si provienen del exterior de la empresa (gobierno, economía del país, etc.).

OBJETIVOS.

Son los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.

Una característica importante de los objetivos es que se especifican con tiempo y recursos determinados cuantitativamente.

Los objetivos se pueden ajustar a la tipología de la planeación, pudiendo ser:

ESTRATEGICOS. Comprenden toda la empresa y establecen a largo plazo. Ejemplo: “Obtener una utilidad neta de 15% sobre el ejercicio anterior los próximos 5 años”

TACTICOS. Son objetivos departamentales subordinados a los estratégicos. Abarcan un área o departamento y se establecen a mediano plazo. Ejemplo:“Incrementar las ventas totales a 3 millones de pesos el siguiente año”

OPERATIVOS. Son objetivos específicos, se establecen en niveles o secciones de un departamento o área y asignan operaciones detalladas para apoyar los objetivos tácticos y estratégicos.

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ESTRATEGIAS.

Son cursos de acción general o alternativos, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones mas ventajosas.

Las estrategias se definen a nivel general, obviamente, son parte de la planeación estratégica o global de la empresa y abarcan los cursos de acción general al que habrán de sujetarse los niveles tácticos y operativos.

Para escoger o determinar una estrategia es conveniente seguir tres etapas:1. Determinación de los cursos de acción o alternativas.2. Evaluación. Análisis de cada curso de acción para calificarlos y seleccionar el

más idóneo.3. Selección de alternativas. Elección de las alternativas mas apropiadas.

POLITICAS.

Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de la organización.

Las políticas son criterios generales de ejecución que ayudan a implementar las estrategias adecuadamente a cada nivel de la empresa.

Es importante indicar que las políticas no son reglas, ya que no son mandatos o imposiciones que limiten el accionar de los elementos del grupo social, mas bien, son orientaciones, sugerencias que ayudaran a realizar las actividades de manera eficiente.

Las políticas, al igual que las estrategias y los objetivos, pueden ser estratégicas, tácticas y operativas.

PROGRAMAS.

Son esquemas que establecen la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución o logro.

Un procedimiento sugerido para elaborar programas es el siguiente:1. Identificar y determinar las actividades comprendidas.2. Ordenar cronológicamente la realización de actividades.3. Interrelacionar las actividades, indicando la secuencia de operaciones, cuales

se pueden realizar simultáneamente y cuales no.4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración y los recursos

necesarios para completarla.

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Los programas se clasifican en:

TACTICOS. Son programas para realizarse en un área especifica, por ejemplo: un programa de producción.

OPERATIVOS. Son programas para realizarse en cada unidad o sección de un departamento, por ejemplo: En un programa de fabricación de autos, habrá un programa específico para construir motores para los autos.

1. Los programas son muy importantes porque:2. Suministran información sobre las actividades y su grado de avance.3. Mantienen en orden las actividades y permiten llevar un control adecuado sobre

ellas.4. Identifican a las personas responsables de llevar a cabo las actividades.5. Determinan los recursos que se necesitan para realizarlas.6. Disminuyen los costos.7. Orientan a los trabajadores sobre lo que deben hacer específicamente en sus

labores diarias.8. Evitan la duplicidad de tareas.

ELABORACION DE PROGRAMAS

Para elaborar un plan deben tomarse en consideración los siguientes lineamientos:1. Deben participar el responsable del programa y aquellos que intervendrán en su

ejecución.2. Los recursos asignados y el periodo de tiempo para su ejecución se deben

ajustar a las posibilidades de la empresa.3. La aprobación y ejecución del programa debe comunicarse a todos los

involucrados en él.4. Deben ser factibles.5. Evitar que se contrapongan entre si.6. Deben establecerse por escrito, con gráficas que permitan comprenderlos y

ejecutarlos.7. Deben ser adaptables a los cambios futuros.

PRESUPUESTOS.

Son planes de todas o algunas fases de actividades de la empresa expresados en términos monetarios, junto con la comprobación subsecuente de la realización de dichos planes.

Los presupuestos son, en esencia, programas a los que les han sido asignados recursos monetarios (dinero) que implicará los costos, ingresos, estimación de capital, unidades o productos utilizados, etc. requeridos para alcanzar su cumplimiento.

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Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o específico, que determina por anticipado, en términos cuantitativos, el origen y asignación de los recursos de la empresa, para un periodo específico.

CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS.

1. ESTRATEGICOS O CORPORATIVOS. Determinan la asignación de recursos para toda al organización. Ejemplo: El presupuesto de resultados.

2. TACTICOS O DEPARTAMENTALES. Asignación de recursos específicos de un área o departamento. Ejemplo: El presupuesto de ventas.

3. OPERATIVOS. Asignación de recursos para cada unidad o sección. Ejemplo: Presupuesto para papelería de oficina.

Otra clasificación los divide en:1. FIJOS O RIGIDOS. Recursos establecidos para lograr metas bien definidas.2. FLEXIBLES. Recursos asignados con ciertas holguras para ajustarlos sobre la

marcha.3. POR PROGRAMAS. Recursos asignados a una secuencia de actividades

específica.

Algunos de los tipos de presupuesto mas usados y útiles son:PRESUPUESTOS DE OPERACIÓN. Abarca presupuestos de ventas, compras, producción, etc.PRESUPUESTOS DE CAPITAL. Comprende presupuestos de inversión, maquinaria y equipo, etc.PRESUPUESTO FINANCIERO. Contempla los estados proforma: Balance, resultados, flujo de efectivo, origen y aplicación de recursos, etc.

PROCEDIMIENTOS.

Son listados escritos que establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

Los procedimientos determinan el orden en que deben realizarse las actividades de un plan o programa para lograr el objetivo planteado con el mínimo esfuerzo; no indica la manera como debe realizarse, sino la secuencia necesaria para realizarlo eficientemente.

Para describir como deben realizarse las actividades se utilizan los métodos.

Un método detalla la forma exacta de cómo ejecutar una actividad previamente establecida.

Los métodos forman parte de los procedimientos y van implícitos en ellos.

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Los procedimientos son muy importantes porque:1. Determinan el orden cronológico que deben seguir las actividades.2. Promueven la eficiencia y especialización.3. Delimitan responsabilidades, evitan duplicidad de funciones.4. Son aplicables a operaciones repetitivas, ahorrando tiempo de ejecución.

PLANES.

Son los esquemas resultantes de la planeación, de tal manera que, ya sea todas o cada una de las etapas de la planeación, puestas por escrito en un formato específico, son planes.

Para garantizar el correcto desempeño y elaboración de planes, se deber tomar en consideración los siguientes lineamientos:AUTORIZACION. Un plan debe autorizarse previamente para su ejecución.OBJETIVIDAD. Un plan debe estar basado en la supuestos reales y alcanzables.ACTUALIZACION. Un plan debe ajustarse periódicamente a los constantes cambios.CONFIDENCIALIDAD. Un plan debe comunicar únicamente lo necesario para su realización SENCILLEZ. Un plan debe ser fácil de comprender.ADECUACION. Un plan debe adaptarse a las necesidades de quien lo pondrá en práctica.COMPLETO. Un plan debe abarcar todas las actividades necesarias para lograr los objetivos.VENTAJOSO. Un plan debe proporcionar ventajas visibles a quienes participan en su realización.

TECNICAS DE PLANEACIÓN.

Existe una gran cantidad de herramientas de las cuales podemos valernos para crear los planes. Algunas de las técnicas mas útiles son:

Métodos Cuantitativos: Investigación de operacionesMétodo SimplexModelo de transporteModelo de asignaciónRedes (CPM, PERT, RAMPS)SimulaciónModelos de inventariosLíneas de esperaTeoría de juegosArboles de decisión

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Métodos Cualitativos:Tormenta de ideasGrupos TDelfosTécnicas de juego (dramatizaciones, casos)Puntos fuertes y débilesOportunidades, riesgo y medios

Técnicas de ingeniería económica: Valor presente

Análisis de recuperaciónPunto de equilibrioTasa interna de retorno

ORGANIZACIÓN.

DEFINICIÓN.

“Es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles uy actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados”. Agustín Reyes Ponce.

“Es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa”. Harold Koontz y Cyril O’Donnell.

“Disposición y correlación de las actividades de una empresa”. Lyndall Urwick.

“El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social”. Lourdes Munch y José García.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN.

La organización es fundamental para cualquier grupo social debido entre otras cosas, a lo siguiente:1. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los

objetivos del grupo social.2. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades

eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.3. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e

incrementando la productividad.

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4. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN.

Existen 9 principios aplicables a la organización:

1. DEL OBJETIVO. Todas las actividades de la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. Los puesto solo se justifican y contribuyen al logro de objetivos.

2. ESPECIALIZACIÓN. El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad. Mientras más específico sea el campo de acción de un individuo, mas eficiente será.

3. JERARQUÍA. Deben establecerse centros de autoridad de los que emane la comunicación para lograr los planes, desde los niveles mas altos hacia los mas bajos.

4. PARIDAD DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD. A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

5. UNIDAD DE MANDO. Debe designarse un solo jefe para cada grupo de subordinados asignados a una función para evitar duplicidad de mandos y fugas de responsabilidad.

6. DIFUSIÓN. Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.

7. AMPLITUD O TRAMO DE CONTROL. Debe haber un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente.

8. DE LA COORDINACIÓN. Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio.

9. CONTINUIDAD. La estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACIÓN.

Los sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en una empresa o grupo social son:

Organización Lineal o Militar.

Las decisiones se concentran en una sola persona y tiene la responsabilidad básica del mando. El jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subalternos, quienes a su vez, reportan a un solo jefe.

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Organización funcional o de Taylor.

Divide el trabajo y establece la especialización de las tareas de tal forma que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor número posible de funciones.

Organización lineo-funcional.

Combina los dos tipos de organización anteriores aprovechando las ventajas de ambos estilos de organización.

Organización Staff.

Promueve el uso de especialistas en línea, que asesoren y proporcionen información experta a los departamentos a su cargo.

Organización por comités.

Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se les encomiendan.

Organización matricial.

Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones de manera que existe un gerente funcional a cargo de las labores inherentes al departamento, con una sobreposición de un gerente de proyecto que es el responsable de los resultados de los objetivos de dicho proyecto.

ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN.

Las etapas de la organización son:

DIVISIÓN DEL TRABAJO. COORDINACION.

DIVISION DEL TRABAJO.

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

Para dividir el trabajo es necesario abarcar las siguientes etapas:

JERARQUIZACION. Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.

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DEPARTAMENTALIZACION. Es la división o agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.

Para realizar una departamentalización adecuada, es conveniente seguir la siguiente secuencia:1. Listar todas las funciones de la empresa.2. Clasificarlas.3. Agruparlas según un orden jerárquico.4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos.5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las

funciones y los puestos.6. Establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los departamentos.7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán

relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa, y de las funciones involucradas.

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACION. Existen diversos criterios para la departamentalización:

FUNCIONAL. Es común en las empresas industriales, consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización.POR PRODUCTOS. Es típica de las empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas de productos. La departamentalización se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre sí.GEOGRAFICA O POR TERRITORIOS. Se emplea para coordinar de manera lógica actividades que se desarrollan en lugares alejados físicamente de la empresa o cuando el tramo de control y de operaciones es muy extenso o en áreas muy grandes.CLIENTES. Crea unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.POR PROCESOS. Se pueden crear unidades departamentales a partir de los procesos o equipo envuelto en la fabricación de un producto, sobre todo si reporta ventajas económicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc.SECUENCIAL. Se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores, en los que resulta más práctico departamentalizar por secuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo, de forma que resulta mas fácil controlar los turnos de trabajo.

DESCRIPCION DE FUNCIONES. Después de haber establecido los niveles jerárquicos y departamentos de la empresa, es necesario definir con toda claridad las labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la organización.

COORDINACION.

Es la sincronización y armonización de esfuerzos para realizar eficientemente una tarea.

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La división del trabajo se complementa con la coordinación, que no es mas que el lograr la unidad de esfuerzos, es decir, que las funciones y los resultados se desarrollen e interrelacionen con facilidad, y que se sincronicen.La eficacia de cualquier sistema organizacional estará en relación directa con la coordinación, misma que se obtiene a través del establecimiento de líneas de comunicación y autoridad fluidas.

La coordinación es, por tanto, la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

TECNICAS DE ORGANIZACIÓN.

Son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. ORGANIGRAMAS. Son gráficas o esquemas que representan con símbolos, la estructura formal de una empresa u organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.Los organigramas pueden clasificarse en:Por su objeto: ESTRUCTURALES. Muestran solo la estructura administrativa de la empresa.FUNCIONALES. Indican en el cuerpo de la gráfica, las principales funciones de un departamento.ESPECIALES. Se usa para destacar alguna característica en particular.

Por su área:GENERALES. Presentan toda la organización, también reciben el nombre de cartas maestras.DEPARTAMENTALES. Representan la organización de un departamento o sección.

Por su contenido:ESQUEMATICOS. Contienen sólo los órganos principales. Se elaboran para el público, no contienen detalles.ANALITICOS. Son organigramas detallados, con referencias a cada unidad departamental y con información de tipo técnica.

Los organigramas se pueden representar de tres formas:VERTICAL. Se representan los distintos niveles jerárquicos de arriba hacia abajo.HORIZONTAL. Se representan los niveles jerárquicos de izquierda a derecha.CIRCULAR. Se ordenan los niveles jerárquicos del centro hacia afuera, hacia la periferia.

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MANUALES. Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa.Existen diversos tipos de manuales, algunos de los mas importantes son:1. De políticas.2. Departamentales.3. De bienvenida.4. De organización.5. De procedimientos.6. De contenido múltiple.7. De técnicas, y8. De puestos.

Los manuales son muy útiles para:1. Uniformar y controlar el cumplimiento de las funciones de la empresa.2. Delimitar actividades, responsabilidades y funciones.3. Aumentar la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y

como se debe hacer.4. Obtener información de la estructura organizacional de la empresa.5. Coordinar y evitar la duplicidad y las fugas de responsabilidad.6. Mejorar los sistemas de la empresa.7. Reducir los costos al incrementar la eficiencia.

DIAGRAMAS DE FLUJO. También se les conoce como fluxogramas. George Terry los define como “La representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento”.

Los diagramas de procedimientos o flujo permiten:Una mayor simplificación del trabajo.Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para una mejor circulación física.Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte del proceso.Eliminar demoras.Una mejor distribución de planta.

Hay varios tipos de diagramas:Gráfica de flujo de operaciones.Gráfica esquemáticas de flujo.Gráfica de ubicación de equipo.Gráfica de flujo de formas.Gráfica de distribución de formas.

CARTAS DE DISTRIBUCION DE ACTIVIDADES.

Esta técnica se emplea para analizar las actividades o tareas que integran un departamento o sección, de manera que se logre realizar una adecuada división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Esta técnica es muy

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útil para analizar labores relacionadas con grupos desde cinco y hasta 15 personas. Entre algunas de sus ventajas están las de definir la naturaleza de los trabajos y de los departamentos a que corresponde, elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo, normaliza y estandariza procedimientos, distribuye las cargas de trabajo y delimita funciones, evitando fugas de responsabilidad.

ANALISIS DE PUESTOS.

Es una técnica en la que se clasifican pormenorizadamente las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal denominada puesto, así como las características, conocimientos y aptitudes, que debe poseer el personal que lo desempeña.

Los objetivos del análisis de puestos son:Mejorar los sistemas de trabajo.Delimitar las funciones y responsabilidades.Evitar fugas de autoridad y responsabilidad.Fundamentar programas de entrenamiento.

El análisis de puestos tiene la siguiente estructura:

DESCRIPCION DEL PUESTO. Determinación técnica de lo que el trabajador debe hacer; esta integrada por:1. Encabezado o identificación. Titulo. Ubicación. Instrumental. Jerarquía.1 Descripción genérica. Definición breve y precisa del puesto.2 Descripción específica. Detalle de las actividades que se realizan en el

puesto.

ESPECIFICACION DEL PUESTO.

Enunciación precisa de los requisitos que debe satisfacer el trabajador para desempeñar el puesto:1 Escolaridad y conocimientos.2 Requisitos físicos, legales, mentales y de personalidad.3 Esfuerzo.4 Responsabilidad.5 Condiciones de trabajo.

DIRECCION.

DEFINICIÓN DE DIRECCION.

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“Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización”. Burt K. Scanlan.

“La guía y supervisión de los esfuerzos de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización”. Leonard J. Kazmier.

“La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión”. Lourdes Munch y José García.

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IMPORTANCIA.

La dirección es fundamental porque ayuda entre otras cosas, de la siguiente forma:1 Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación

y la organización.2 A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los

miembros de la estructura organizacional.3 La dirección eficiente ayuda a incrementar la moral de los empleados y con

ello, la productividad.4 Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de

métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.5 Se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

PRINCIPIOS.

1 DE LA ARMONÍA DEL OBJETIVO O COORDINACIÓN DE INTERESES. La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. Los objetivos de la empresa se lograran solo si los subordinados se interesan en ellos, por tanto hay que acoplar sus objetivos individuales a los de la organización.

2 IMPERSONALIDAD DEL MANDO. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados, es por ello que los jefes y subordinados deben estar conscientes de que la autoridad emana de los dirigentes por conveniencia para lograr los objetivos y no de su voluntad personal.

3 DE LA SUPERVISION DIRECTA. El dirigente o supervisor debe proporcionar su apoyo y comunicarse constantemente con sus subordinados durante la ejecución de los planes de tal manera que se realicen con mayor facilidad.

4 DE LA VIA JERARQUICA. Deben respetarse los canales de comunicación establecidos por la organización formal, de manera que al emitirse una orden, se transmita por los canales adecuados a fin de evitar conflictos, duplicidad de tareas, fugas de responsabilidad, perdidas de tiempo, etc.

5 DE LA RESOLUCION DEL CONFLICTO. Es conveniente resolver los problemas que surjan inmediatamente para evitar que se desarrolle o crezca hasta afectar significativamente el curso de las acciones para el logro de los objetivos.

6 APROVECHAMIENTO DEL CONFLICTO. Al resolver un problema que se presente durante el proceso directivo, es práctico aprovecharlo para generar estrategias o alternativas que permitan prever y solucionar conflictos posteriores o similares al problema resuelto.

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ETAPAS DE LA DIRECCION.

El ciclo de la dirección es concurrente, o sea, todas sus etapas se dan o presentan al mismo tiempo, ya que es un proceso continuo e indivisible; sin embargo, para efectos de estudio, se puede clasificar de la siguiente forma:

TOMA DE DECISIONES.INTEGRACION.MOTIVACION.COMUNICACIÓN.SUPERVISION.

TOMA DE DECISIONES.

Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias alternativas. La responsabilidad básica de un administrador es la toma de decisiones que permitan conseguir los objetivos planteados por la organización. De la adecuada elección de alternativas depende el éxito de cualquier organización.Los pasos para tomar una decisión racional y coherente con los objetivos de la organización son:

1 DEFINIR EL PROBLEMA.2 ANALIZAR EL PROBLEMA.3 EVALUAR LAS ALTERNATIVAS.4 ELEGIR ENTRE ALTERNATIVAS.5 APLICAR LA DECISION.

INTEGRACION.

La integración comprende la elección y adecuación de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. La integración comprende la obtención de recursos materiales y humanos; especialmente estos últimos son básicos para lograr la ejecución correcta de los planes, por ello, la dirección se centra en la selección del personal idóneo para lograr el máximo desempeño posible en la coordinación de esfuerzos.

Existen algunas reglas para integrar los recursos humanos correctamente.1 EL HOMBRE ADECUADO PARA EL PUESTO ADECUADO. Los hombres

que desarrollan cualquier función dentro de una organización social, deben reunir los requisitos para desempeñarla adecuadamente. Los recursos humanos deben adaptarse a las características de la organización y no esta a ellos.

2 DE LA PROVISION DE ELEMENTOS NECESARIOS. A cada miembro de la empresa se le debe dotar de los elementos necesarios para realizar su trabajo eficientemente.

3 DE LA IMPORTANCIA DE LA INTRODUCCION ADECUADA. Al integrar a un nuevo miembro en la organización debe adecuarse de manera natural y

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guiada para que se adapte correctamente al resto de la misma. Para lograr una correcta integración deben cubrirse cuatro etapas:

RECLUTAMIENTO. Buscar candidatos para ocupar los puestos. SELECCIÓN. Elegir de manera racional a los candidatos más adecuados

al puesto. INTRODUCCION O INDUCCION. Adaptar al nuevo miembro con el resto

de la organización. CAPACITACION Y DESARROLLO. Proporcionar información y

adiestramiento periódico al personal para aumentar su eficiencia y productividad.

MOTIVACION.

Una de las labores mas importantes de un supervisor o gerente es la de “mover, conducir o impulsar a la acción” a sus subordinados. La motivación es la labor mas importante de la dirección, a la vez que la mas compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares esperados.Para lograr motivar al personal existen diversas técnicas, las cuales pueden agruparse en dos tendencias básicas:

TEORÍAS DE CONTENIDO.TEORÍAS DE APRENDIZAJE O ENFOQUE EXTERNO.

Ambas teorías son muy útiles para lograr la cooperación de los individuos en un esfuerzo conjunto del grupo para lograr los objetivos planteados por la alta gerencia de la organización.

TEORIAS DE CONTENIDO.

Tratan de explicar que es lo que impulsa la conducta de un individuo. Estudian los procesos internos de una persona y que son reflejados en su comportamiento. Algunas de las mas importantes son:JERARQUIA DE LAS NECESIDADES, DE MASLOW. Establece que la naturaleza humana posee, en orden de prioridad, cuatro tipos de necesidades básicas y una de crecimiento:FISIOLOGICAS. Son de naturaleza física, como la necesidad de alimento, reproducción, etc.SEGURIDAD. Son de naturaleza psicológica, la necesidad de no sentirse amenazado por algún elemento natural o artificial.AMOR O PERTENENCIA. Los deseos de relaciones afectivas con otras personas.DE ESTIMACION. La necesidad de confianza en sí mismo, el deseo de logro y de reconocimiento por parte de otras personas, reputación, prestigio, etc.REALIZACION PERSONAL. El deseo de todo ser humano de realizarse a través del desarrollo de su propia potencialidad.

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TEORIA DE LA MOTIVACION E HIGIENE, DE HERZBERG. Propone que todo individuo tiene o posee dos niveles de necesidades:FACTORES DE HIGIENE O MANTENIMIENTO. Son necesidades básicas que no motivan pero que deben satisfacerse. En una empresa, serian el tipo de administración, sus políticas, supervisión, salarios, etc.FACTORES MOTIVACIONALES O MOTIVADORES. Son necesidades psicológicas tales como la de realización, reconocimiento, responsabilidad, y el trabajo mismo.

MOTIVACION DE GRUPO. Las nuevas tendencias apuntan hacia la integración de las personas haciéndolas compartir rasgos comunes, los cuales pueden ser implantados por ellos mismos, tomando en consideración factores tales como:ESPIRITU DE EQUIPO. Sentirse identificado con el grupo como parte de él, mejora la productividad.IDENTIFICACION CON LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA. Coordinar y acoplar los intereses de los individuos con los de la organización, motivará al grupo a lograr los objetivos de la empresa para lograr los suyos propios.PRACTICAR LA ADMINISTRACIÓN POR PARTICIPACION. Hay que integrar al trabajador emocional y mentalmente a la situación del grupo de trabajo para que participe activamente.ESTABLECIMIENTO DE RELACIONES HUMANAS ADECUADAS. Es conveniente implantar sistemas de comunicación y autorrealización que promuevan la eficiencia del personal.ELIMINACION DE PRACTICAS NO MOTIVADORAS. Para elevar la moral del grupo es necesario evitar o eliminar prácticas nocivas tales como el exceso de control, autoritarismo, rigidez, cambios súbitos, etc.

TEORIAS DEL ENFOQUE EXTERNO.

Son teorías que se enfocan al aprendizaje externo de nuevas conductas organizacionales, parten del supuesto de que la conducta observable en una organización, así como sus consecuencias, son claves para explicar la motivación y poder ajustarla a las necesidades específicas de la misma. Las teorías de enfoque externo explican la motivación por medio de la observación metódica de la conducta real de los individuos en la organización, con el fin de aprender que hacer para modificar la conducta de sus miembros en beneficio del grupo y de ellos mismos.Algunas de las teorías mas conocidas para modificar la conducta han sido propuestas por Watson, Skinner y, Luthans y Kreitner.

COMUNICACIÓN.

Una de las claves del éxito en la dirección de una empresa es la comunicación que se logre a nivel interno con todos los miembros del grupo social.La comunicación puede ser definida como el proceso de transmisión de ideas e información entre los miembros de un grupo.La comunicación consta de 3 elementos básicos:

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EMISOR. Quien origina o envía la información.TRANSMISOR. El medio a través del cual fluye el contenido de la comunicación.RECEPTOR. Quien recibe e interpreta la información.

La comunicación se clasifica en dos tipos básicos:FORMAL. Se origina en la estructura formal de la organización y fluye a través de los canales organizacionales: correspondencia, instructivos, manuales, memorandums, etc.INFORMAL. Surge en el interior del grupo y emana de forma espontanea de los individuos que conforman grupos informales y siguen los canales formales: chismes, comentarios, opiniones.

Estos dos tipos de comunicación a su vez, pueden ser:VERTICAL. Fluyen de un nivel administrativo superior, a uno inferior, o viceversa.HORIZONTAL. Se da en niveles jerárquicos semejantes: memorandos, circulares, juntas, etc.VERBAL. Se transmite oralmente.ESCRITO. Se transmite mediante material escrito o gráfico.

La comunicación debe cubrir ciertos requisitos para ser efectiva:CLARIDAD. El lenguaje expresado para transmitir una información debe ser accesible a quien va dirigida.INTEGRIDAD. La comunicación debe servir para unir los esfuerzos del grupo.APROVECHAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN INFORMAL. Puede utilizarse la comunicación informal entre grupos para suplir a los canales formales.EQUILIBRIO. Hay que acompañar los planes a realizar de información suficiente para entenderlos completamente.MODERACION. La comunicación debe reducirse al mínimo indispensable para mantener funcionando al grupo, hay que evitar la burocracia y los excesos.DIFUSION. La comunicación formal debe enviarse por escrito y a través de los canales adecuados.EVALUACION. Los sistemas de comunicación deben revisarse y perfeccionarse periódicamente.

AUTORIDAD.

Es la facultad de que esta investida una persona, dentro de una organización, para dar órdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados, para la realización de aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo.

Es también, el derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer. Esta compuesto por dos elementos:MANDO. Ejercicio de la autoridad.DELEGACION. Concesión de autoridad y responsabilidad por parte de un superior hacia un subordinado.

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TIPOS DE AUTORIDAD.

FORMAL. Es conferida por la organización a un miembro del grupo para ser ejercida sobre los otras personas. Puede ser de dos tipos: LINEAL. Es la ejercida por un jefe sobre una persona o grupo. FUNCIONAL. Es la ejercida por uno o varios jefes, sobre funciones distintas.TECNICA O STAFF. Nace de los conocimientos especializados de quien la posee.PERSONAL. Se origina de la personalidad del individuo, de su capacidad para hacerse seguir y obedecer.

DELEGACION.

Es la facultad de transferir a otro la autoridad y responsabilidad de la que se encuentra investida una persona. Es la concesión de autoridad y responsabilidad para actuar.

En la delegación es donde se manifiesta la esencia de la dirección y el ejercicio de la autoridad, ya que al delegar a otros parte de la autoridad de una persona, ésta se apoya en sus subordinados para ejercer sus funciones de manera óptima.

VENTAJAS:1 Permite dedicase a actividades mas importantes, en tanto que las

actividades rutinarias o de menor importancia se delegan.2 Permite compartir la responsabilidad haciendo mas significativa la

colaboración de los subordinados.3 Motiva a los subordinados al hacerlos participes de las decisiones y con ello

del logro de los objetivos.4 Capacita a los subordinados en ciertas funciones que los prepara para

desarrollarse y promoverse a puestos superiores.

REQUISITOS PARA DELEGAR AUTORIDAD:1 Delimitar claramente y por escrito, los alcances de la autoridad y

responsabilidad delegada.2 Especificar metas y objetivos de la función delegada.3 Capacitar al personal en quien se va a delegar.4 Establecer estándares de actuación que facilite a los subordinados el uso

adecuado de las funciones a su cargo, fomente su creatividad e iniciativa y su lealtad a la empresa.

5 Reconocer el buen desempeño y confiar en los subordinados.

MANDO.

El mando es el ejercicio de la autoridad mediante la comunicación oral o escrita de las actividades que deberá realizar un subordinado o personal a cargo de un ejecutivo o supervisor.

El ejercicio del mando asume dos formas:

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Ordenes. Instrucciones.

ORDENES. Son indicaciones que un supervisor transmite a un subordinado para que lleve a cabo ciertas actividades que deben ser realizadas.

Una orden debe considerar los siguientes factores: Aspectos motivacionales, o sea, como transmitir la orden para que el

subordinado la acepte. Transmisión adecuada de la orden por medios escritos con claridad y precisión. Explicar y fundamentar la necesidad de que se cumpla la orden. Oportunidad. Elegir el momento adecuado y el lugar mas apropiado para

transmitir la orden.

INSTRUCCIONES. Son las normas que habrán de observarse en situaciones de carácter repetitivo; los medios más convenientes para transmitirlas son los instructivos y las circulares. Al emitirlas es necesario considerar los aspectos que se enunciaron en el caso de las órdenes.

LIDERAZGO-SUPERVISION.

La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente.

Normalmente, la supervisión se aplica en los niveles inferiores de la organización, aunque también se aplica en los niveles superiores de la organización. Es por esta razón que de acuerdo al nivel jerárquico se considerará la supervisión, el liderazgo y los estilos gerenciales como sinónimos.

El liderazgo, o supervisión, es de gran importancia para la empresa, ya que mediante él se imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos, para que logren los objetivos.

En esta función se reúnen todas las etapas de la dirección para ponerlas en acción.

Existen diferentes teorías gerenciales que intentan explicar y proponer métodos efectivos para ejercer el liderazgo y la supervisión, una de las más importantes es la creada por Blake y Mouton denominada grid gerencial o administrativo, que es una rejilla o cuadrícula que combina 5 estilos básicos para generar hasta 81 estilos de supervisión.

En el molino gerencial, los autores proponen como elementos del mismo los siguientes factores:PREOCUPACION POR LA GENTE. Alto o bajo.PREOCUPACION POR LA TAREA. Alto o bajo.

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CONTROL.

DEFINICIÓN.

“El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado”. George Terry.

“Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente”. Henry Fayol.

“Implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.” Harold Koontz y Cyrill O’Donnell.

“La evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.” Lourdes Munch y José García.

IMPORTANCIA.

El control es de vital importancia dado que:1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen

los planes exitosamente.2. Se aplica a toda la organización: cosas, personas, y actos.3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones,

para que no se vuelvan a presentar en el futuro.4. Localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en

que se establecen medidas correctivas.5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes,

sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y

consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

PRINCIPIOS.

1. EQUILIBRIO. A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. Es necesario establecer mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada esta siendo debidamente ejercida.

2. DE LOS OBJETIVOS. El control debe ser un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos

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y si, a través de él, no se evalúa el logro de los mismos. Es necesario establecer medidas específicas de actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de los establecido, con base en los objetivos.

3. DE LA OPORTUNIDAD. El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.

4. DE LAS DESVIACIONES. Todas las desviaciones deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

5. DE EXCEPCION. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuáles funciones estratégicas requieren de control.

6. DE LA FUNCION CONTROLADA. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. La persona que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar, no se puede ser “Juez y parte”.

ETAPAS DEL CONTROL.

La secuencia de etapas necesarias para efectuar el control es la siguiente:1. Establecimiento de estándares.2. Medición de resultados.3. Corrección.4. Retroalimentación.

ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES.

Un estándar es una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, los objetivos definidos en la planeación se pueden tomar como estándares para efectos de control.

Los estándares deben abarcar las siguientes funciones y áreas:1. RENDIMIENTO DE BENEFICIOS. La comparación entre las utilidades y el

capital empleado para cada una de las funciones.2. POSICION EN EL MERCADO. Estándares utilizados para determinar la

aceptación de algún producto en el mercado, y la efectividad de las técnicas mercadológicas.

3. PRODUCTIVIDAD. La cantidad y calidad de la producción comparada con los recursos necesarios para obtenerla.

4. CALIDAD DEL PRODUCTO. El grado de satisfacción del producto con respecto al cliente que lo adquiere o consume, y su comparación con los productos de la competencia.

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5. DESARROLLO DEL PERSONAL. Efectividad de la capacitación y adiestramiento, así como el grado de eficiencia y eficacia alcanzado por el personal.

6. EVALUACION DE LA ACTUACION. Establece las condiciones de trabajo óptimas para alcanzar el mayor grado de productividad del personal.

TIPOS DE ESTANDARES.

Hay 3 métodos para establecer estándares:1. ESTANDARES ESTADISTICOS. Llamados también históricos, se elaboran con

base en el análisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras. No son muy confiables, pues las condiciones cambian constantemente como para aplicar siempre la misma medida correctiva.

2. ESTANDARES FIJADOS POR APRECIACION. Son juicios de valor emitidos a partir de la observación y experiencias pasadas; son aplicables en situaciones donde la medición es intangible o de carácter cualitativo.

3. ESTANDARES TECNICAMENTE ELABORADOS. Son aquéllos que se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo específica. Se desarrollan en relación con la productividad de la maquinaria, del equipo y de los trabajadores; son llamados también estándares de producción y de tiempos y movimientos.

MEDICION DE RESULTADOS.

Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. El establecer dichas unidades es uno de los problemas más difíciles, sobre todo en áreas con aspectos eminentemente cualitativos.

Para llevar a cabo su función, esta etapa se vale de los sistemas de información; por tanto, la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna (tiempo), confiable(exacta), válida(que se mida realmente el fenómeno que se intenta medir), con unidades de medida apropiadas, y fluida(que se canalice por los adecuados canales de comunicación).

Una vez obtenida la información procedente de la medición de actividades, será necesario comparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos, determinándose así las desviaciones, mismas que deberán reportarse inmediatamente.

CORRECCION.

La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital

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importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa. Un ejemplo frecuente de esta situación sucede cuando existe una baja en las ventas, lo que indica que algo no se ha ejecutado de acuerdo con lo planeado, pero antes de incrementar la fuerza de ventas o entrenar a los vendedores, es conveniente analizar si esta baja no es causa de una mala calidad en el producto o de una publicidad muy pobre.

RETROALIMENTACION.

Es una función vital del control ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.

De la calidad de la información generada, dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.

IMPLANTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL.

Para implantar un sistema de control se requiere:1. Contar con objetivos y estándares que sean estables.2. Que el personal clave comprenda y esté de acuerdo con los controles.3. Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los

objetivos. Tomar en cuenta que un sistema de control por sí solo no contribuye a la eficiencia.

4. Evaluar la efectividad de los controles: Eliminando aquellos que no sirven. Simplificándolos. Combinándolos para perfeccionarlos.

CARACTERISTICAS DEL CONTROL.

Debido a que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, éste debe reunir ciertas características para ser efectivo.REFLEJAR LA NATURALEZA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. El sistema de control debe ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desee controlar.OPORTUNIDAD. Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan. El control será útil en tanto proporcione información en el momento adecuado.ACCESIBILIDAD. Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación.UBICACIÓN ESTRATEGICA. Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico. Es necesario establecer puntos de verificación clave y no en toda la organización.

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FACTORES QUE COMPRENDE EL CONTROL.

Son cuatro los factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:1. CANTIDAD.2. TIEMPO.3. COSTO.4. CALIDAD.

Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último, como su nombre los indica, es eminentemente cualitativo.

EL CONTROL Y SU PERIODICIDAD.

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo así clasificarse en:1. CONTROL PRELIMINAR. El que se efectúa antes de realizar las actividades.2. CONTROL CONCURRENTE. El que se ejerce de manera simultanea a la

realización de las actividades., como un proceso continuo.3. CONTROL POSTERIOR. Se aplica después de haber realizado las actividades

planeadas. Su objeto es suministrar información para comparar los resultados obtenidos, en relación con lo preestablecido.

TECNICAS DE CONTROL (CONTROLES)

Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control.Tal y como se enunció, muchas de las técnicas de planeación son a su vez, controles, y éstos, no son más que sistemas de información. Algunas de las herramientas de control más comunes son:

1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN: Contabilidad, auditoría, presupuestos, reportes, informes, archivos.

2. GRAFICAS, DIAGRAMAS: De proceso, de procedimiento, Gantt, hombre-máquina, etc.

3. ESTUDIO DE METODOS: Tiempos y movimientos, estándares, etc.4. METODOS CUANTITATIVOS: Redes, camino mínimo, PERT, modelos

matemáticos, investigación de operaciones, estadística, cálculos probabilísticos, programación dinámica.

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