APOYO TÉCNICO PARA LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA A 2013 Y LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE...

APOYO TÉCNICO PARA LA PLANEACIÓN APOYO TÉCNICO PARA LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA A 2013 Y LA IMPLEMENTACIÓN DE ESTRATÉGICA A 2013 Y LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO GERENCIALUN SISTEMA DE SEGUIMIENTO GERENCIAL

PropuestaPropuesta

Febrero de 2009Febrero de 2009

AGENDAAGENDA

Antecedentes

Objetivos

Alcance y organización del trabajo

Equipo de trabajo

Calificaciones de B.O.T.

Propuesta Económica

Pág. - 2

EL ACOMPAÑAMIENTO APUNTARÁ A FORTALECER LOS ELEMENTOS DE PLANEACIÓN YA PRESENTES EN LA SNR

Principales componentes de la planeación estratégica

¿Qué hay en la SNR? Concentración del acompañamiento

Visión compartida a largo plazo Clara visión a 2011 que gira alrededor de la interconexión de oficinas

Plan Estratégico Institucional 2007- 2011

Construcción colectiva con participación de las directivas de las áreas que permita una refinación de la visión de la SNR a 2013

Planes de acción por área/proceso Planes anuales de gestión (PAG) por área para 2008 (2009 en construcción)

Acuerdos de gestión por áreaPlanes de mejoramiento con ContraloríaPlanes de inversión por área

Refinación de indicadores vigentes con orientación hacia el cliente

Desarrollo de nuevos indicadores de alcance estratégico

Articulación de planes y programas Revisión de coherencia entre planes y

presupuesto

Sistema de seguimiento gerencial Cuadro de mando integral conceptual (en proceso de implementación)

Formatos de seguimiento a planes anuales de gestión

Reportes trimestrales de seguimiento

Diseño e implantación de sistema que permita el seguimiento integral de los planes

Articulación del seguimiento gerencial con el del Ministerio del Interior y de Justicia

Instauración de una cultura de seguimiento gerencial para la toma de decisiones y correctivos y la calificación del desempeño

Pág. - 3

AGENDAAGENDA

Antecedentes

Objetivos


Equipo de trabajo



Pág. - 4

OBJETIVOS

Pág. - 5

Objetivo general

Apoyar a la Superintendencia de Notariado y Registro en la formalización de su plan estratégico 2009-2013 y la implantación de su sistema de seguimiento gerencial

Objetivo general

Apoyar a la Superintendencia de Notariado y Registro en la formalización de su plan estratégico 2009-2013 y la implantación de su sistema de seguimiento gerencial

Objetivos específicos

Apoyar a la entidad a formular el plan estratégico a 5 años para la entidad

Apoyar a la entidad a desdoblar los planes de acción correspondientes a las diferentes dependencias

Apoyar a la entidad en la implantación inicial y transferencia de la operación del sistema de seguimiento gerencial

Objetivos específicos

Apoyar a la entidad a formular el plan estratégico a 5 años para la entidad

Apoyar a la entidad a desdoblar los planes de acción correspondientes a las diferentes dependencias

Apoyar a la entidad en la implantación inicial y transferencia de la operación del sistema de seguimiento gerencial

AGENDAAGENDA

Pág. - 6

Antecedentes

Objetivos


Equipo de trabajo



FASES

Pág. - 7

Duración total = 3 meses

1 ¼ mes

Fase 2Fase 1

Lineamientos de visión compartida Planes de acción

¾ mes

Fase 3

Sistema de seguimiento gerencial

1 mes

FASE 1- LINEAMIENTOS DE VISIÓN COMPARTIDA

Pág. - 8

Actividades

Productos terminados

Documento con conclusiones del taller con lineamientos de visión

Entrevistas (#8-10 directivas en Bogotá) y encuestas (vía web a segundo nivel y oficinas) de diagnóstico organizacional con base en los componentes de:□ Misión□ Visión compartida□ Estructura□ Procesos

Taller 1: 1 día completo con participación de directivas tanto del orden nacional como regional para establecer:□ DOFA organizacional□ Principales retos por superar□ Metas a 2013

Consolidación de conclusiones del taller

□Herramientas de información□Habilidades □Compromiso


1 ¼ mes

Fase 2Fase 1

Lineamientos de visión compartida

Planes de acción

¾ mes

Fase 3


1 mes

Apoyar a la entidad en:

FASE 2- PLANES DE ACCIÓN

Pág. - 9

Diseño de metodología y esquema de trabajo para formulación de planes de acción por área (#8-10) en coordinación con MIJ

Apoyo a cada área para el desdoblamiento de los planes de acción por área con:□ Metas principales (PAGs)□ Componentes y actividades□ Niveles de responsabilidad□ Prioridad de esfuerzos para definición de cronograma□ Presupuesto y fuentes de financiación

Presentación de plan estratégico de la entidad ante Comité Directivo del estudio

Actividades


Documento con plan estratégico de la SNR 2009-2013


1 ¼ mes

Fase 2Fase 1


Planes de acción

¾ mes

Fase 3


1 mes


FASE 3- SISTEMA DE SEGUIMIENTO GERENCIAL

Pág. - 10

Actividades


Documento con 1era medición del sistema de seguimiento gerencial


1 ¼ mes

Fase 2Fase 1


Planes de acción

¾ mes

Fase 3


1 mes

Diseño del sistema de seguimiento gerencial con documentación de:□ Cuadro de mando estratégico (ver ejemplo)□ Procesos para su aplicación (tiempos, responsables, formatos en Excel y Powerpoint)

Capacitación a “dueño” del sistema de seguimiento gerencial (Oficina de Planeación, Asesor de Dirección, u otro definido por la Dirección)

Apoyo al “dueño” del sistema para la realización de la 1era medición mensual Presentación ante Comité Directivo del estudio del 1er informe mensual de seguimiento gerencial


AGENDAAGENDA

Pág. - 12

Antecedentes

Objetivos


Equipo de trabajo



ESQUEMA ORGANIZACIONAL SUGERIDO Y DEDICACIÓN DE TIEMPO %

Director

Consultor senior (planeación estratégica)

• Daniel Aldana - dedicación parcial

SNR

B.O.T.

Comité Directivo del estudio

• Ministro• Viceministro de Justicia• Superintendente• Superintendentes delegados• Secretario General

Gerente de enlace(1)

(1) Se recomienda que sea un funcionario de alto nivel.

Analista

Mauricio Agudelo – 50%

Ingeniero Industrial/ economista - 100%

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• Dedicación parcial

AGENDAAGENDA

Antecedentes

Objetivos


Equipo de trabajo



Pág. - 14

CONCENTRACIÓN DE NUESTROS PROYECTOS

www.bot.com.co

4%

12%

6%

2%

8%

28%

6%

28%

6%

Justicia

Gestión pública

Social

Cultura

C&T

Competitividad

Educación

Pymes

Financiero

4%

12%

6%

2%

8%

28%

6%

28%

6%

Justicia

Gestión pública

Social

Cultura

C&T

Competitividad

Educación

Pymes

Financiero

Distribución por sector

16%

30%

2%

14%

38%

Gerencia deproyectos

Estrategiainstitucional

Reingeniería

Evaluación deproyectos

Capacitación

16%

30%

2%

14%

38%

Gerencia deproyectos

Estrategiainstitucional

Reingeniería

Evaluación deproyectos

Capacitación

Distribución por área funcional

51 proyectos desde nuestra fundación en

2002

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NUESTROS PROYECTOSAlgunos ejemplos de nuestros proyectos

Descripción General

Alta Consejería para la Competitividad

Alta Consejería para la reintegración de desmovilizados

Estrategia / Competitividad B.O.T. realizó el diagnóstico del arreglo institucional colombiano para la competitividad, y diseñó el

nuevo arreglo cuya aplicación se formalizó por decreto en la creación de la Comisión Nacional de Competitividad (CNC) integrada por el sector público y el sector privado, y la organización del Sistema Nacional de Competitividad. El estudio incluyó la propuesta de rediseño de las oficinas encargadas en el DNP y el MCIT. A continuación la Alta Consejería para la Competitividad con el apoyo del BID contrató a B.O.T para realizar la implementación inicial del Sistema. Tras 4 meses B.O.T gerenció la realización de las 2 primeras sesiones de la CNC, la instalación de 4 Comisiones regionales, y la implantación de un sistema de seguimiento para las metas de competitividad del país en www.snc.gov.co

Rediseño organizacional B.O.T. realizó la reingeniería organizacional para la Alta Consejería para la Reintegración de los

desmovilizados, y la acompañó en su implementación inicial. Al cabo de 6 meses la ACR ya estaba funcionando bajo el esquema propuesto con un alto cumplimiento de los objetivos trazados medido a través de un sistema de información gerencial, y pasó de tener el 63% de su gasto nómina concentrado en Bogotá a solo el 27%, con la operación de una red con 29 sedes en todas las regiones del país.

Arquitectura organizacional / proyección financiera El DNP lidera el Programa de Renovación de la Administración Pública. Por diez meses B.O.T.

gerenció el diseño gerencial y financiero, la operación inicial y la institucionalización del Programa, al cabo de los cuales dejó 78 entidades rediseñadas con un enfoque de servicio al ciudadano y unos ahorros anuales estimados en US$150 millones.

Departamento Nacional de Planeación

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Descripción GeneralNUESTROS PROYECTOSAlgunos ejemplos de nuestros proyectos

2 empresas de servicios jurídicos

Fusión/ estrategia / proyección financieraB.O.T. apoyó a las 2 empresas líderes del sector de servicios jurídicos a definir su estrategia de integración de tal manera que se maximizara la captura de sinergias de ingreso y costo. El proyecto incluyó la valoración financiera de las sinergias, la reingeniería del área de servicios de apoyo y la redefinición de la estrategia y los procesos para las unidades de negocios.

Planeación estratégica/ proyección financiera La Universidad El Rosario – una de las tres universidades con más trayectoria en el país –

comprometió hace 2 años y medio un gran esfuerzo en el diseño de su proyecto institucional para el año 2020. B.O.T. implantó el modelo financiero y organizacional que aún guía la planeación estratégica a la Universidad.

Universidad del Rosario

Planeación estratégica / Seguimiento gerencial / Arreglo institucionalB.O.T. esta apoyando al Comité de Coordinación Interinstitucional creado para la implementación de la ley de Justicia y Paz, en el ajuste de su estructura y funciones, la formulación de un plan de acción 2009-2010 y la implantación de un sistema de seguimiento gerencial.

OIM- Ministerio del Interior y de Justicia

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Descripción General

Evaluación de proyectosB.O.T. construyó unas bases de datos a partir de las 468 experiencias de alianzas identificadas y los 51 casos documentos en profundidad y realizó una caracterización de los mismos, una evaluación de los resultados e impactos e identificó algunos factores claves para la conformación de alianzas exitosas entre el sector público, privado y las organizaciones comunitarias, para el caso colombiano

NUESTROS PROYECTOSAlgunos ejemplos de nuestros proyectos

Colciencias

Evaluación de proyectos B.O.T. siguió su metodología estándar para realizar la evaluación de los programas de

financiación de maestrías y doctorados 1992-2004. La evaluación incluyo la medición de impacto con base en un diseño cuasi-experimental, la conformación de grupos de comparación con postulantes rechazados y beneficiarios de programas comparables, y una propuesta de rediseño de los programas para maximizar su impacto en el Sistema Nacional de Innovación.

Fundación Corona

Archivo General de la Nación

Rediseño organizacional B.O.T. acompañó al Ministerio de Cultura en la revisión y fortalecimiento de las funciones y

procesos, la estructura organizacional y la planta de personal del AGN como insumo para lograr el adecuado cumplimiento de su misión de promover la organización, conservación y consulta del patrimonio documental de la Nación y la óptima administración y gestión del Sistema Nacional de Archivos.

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Organización núcleo

www.bot.com.co Pag - 19

¿QUIÉNES SOMOS? Algunos de nuestros consultores Organización

núcleo

Socio Gerente B.O.T.• MSc. en Tecnología y Políticas

Públicas de MIT• Socio-Gerente de B.O.T. En 51

proyectos en temas de estrategia y reestructuración de empresas privadas y entidades públicas

• Consultor McKinsey & Co. en temas de finanzas, estrategia y organizaciones

• Asesor Alcaldía de Bogotá - Administración Peñalosa

• Asesor BID : conocimientos en políticas de innovación

• Profesor MBA e Ingeniería Industrial- Universidad de los Andes

•Daniel AldanaConsultor senior B.O.T.• MBA con concentración en TICs de

University of Strathclyde Glasgow, UK• Asesor de la Alta Consejería Presidencial

para el diseño de la estrategia nacional de Competitividad

• Amplia experiencia en diseño de planes de negocio

• Economista de la Dirección de Infraestructura del Departamento Nacional de Planeación

• Economista y MSc. de Uniandes

Mauricio Agudelo

Analistas

• Ingenieros Industriales y economistas con alto desempeño académico y experiencia en desarrollo de análisis cuantitativos con herramientas estadísticas

AGENDAAGENDA

Antecedentes

Objetivos


Equipo de trabajo



Pág. - 20

El valor económico de la propuesta es por COL$ 63 millones más IVA

Pág. - 21www.bot.com.co

Notas: La oferta es a valor fijo e incluye todos los honorarios por servicios profesionales, gastos administrativos y otros costos indirectos

de la consultoría. No incluye gastos de logística para la realización de talleres tales como alquiler de salones o refrigerios para los asistentes. Dichos

rubros deberán ser costeados por la parte contratante. La forma de pago sería 25% a la entrega de un plan de trabajo detallado y 25% a la entrega del informe de cierre de cada una de

las 3 fases. La oferta económica tiene una validez de treinta (30) días calendarios, contados a partir de la fecha de su remisión.

Pesos %B.O.T

Honorarios consultores 43.209.227 68%Gastos de documentación 600.000 1%Gastos de comunicación 900.000 1%Transporte y logística 900.000 1%Overhead 18.147.875 28%

SUBTOTAL SIN IVA 63.757.103 100%IVA 10.201.136

TOTAL CON IVA 73.958.239

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