Aplicación práctica de la transparencia en ayuntamientos: el caso de El Puerto de Santa María
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¿Qué vamos
a ver hoy? Aunque es en estos últimos años
cuando toma relevancia, la
Transparencia en el caso de El
Puerto de Santa María consta de
una hoja de ruta e hitos que
vamos a tratar de explicar aquí.
TRANSPARENCIA
POR QUÉ AHORA
EL PUERTO HACIA
LA TRANSPARENCIA
EL SISTEMA DE
INDICADORES
2014, UN PUNTO
DE INFLEXIÓN
IMPLANTACIÓN
EN EL PUERTO
CONCLUSIONES
La Transparencia debe ser un proceso evolutivo natural de todo
sistema democrático.
TRANSPARENCIA
POR QUÉ AHORA
Como en todo proceso evolutivo existen desencadenantes
medioambientales que lo provocan al confluir en el tiempo.
SITUACIÓN
ECONÓMICA
ENTORNO
GLOBALIZADO
PENETRACION
DE LAS TIC
Que han dado origen a un ciudadano: TRANSPARENCIA
POR QUÉ AHORA
Más activo participativo y consciente de sus derechos y la realidad.
¿Mejor informado? O cuando menos con acceso a más información.
Mejor comunicado.
Con mejor capacidad de reacción conjunta.
Con facilidad para generar por si mismo movimiento social.
Preparado pero en muchas ocasiones insatisfecho con los servicios
La toma de consciencia por parte del ciudadano de la realidad, de la
limitación de los recursos existente y su mejor formación respecto a
generaciones anteriores hace que tengamos que:
TRANSPARENCIA
POR QUÉ AHORA
Mejorar la EFICIENCIA de la Administración
Ante un lenguaje burocrático y la complejidad del
procedimiento administrativo la TRANSPARENCIA de la
información a todos los niveles genera en el nuevo
ciudadano interés por involucrarse, fiscalizar la
administración y participar de forma activa en ella.
TRANSPARENCIA ADMINISTRATIVA
= ADMINISTRACIÓN MÁS AGIL, DINAMICA Y ACCESIBLE
= MENOS COSTES Y MAS EFICIENTE
Esta demanda ciudadana hace que los legisladores hagan de la
exigencia una obligación legal creando:
TRANSPARENCIA
POR QUÉ AHORA
NORMATIVA DE TRANSPARENCIA
Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la
información pública y buen gobierno.
Ley 1/2014, de 24 de junio, de Transparencia Pública de
Andalucía.
Ordenanza Reguladora de la Administración Electrónica y la
Transparencia en la Información de El Puerto de Sta. María
En definitiva sufre un proceso de transformación: TRANSPARENCIA
POR QUÉ AHORA
ENTORNO SOCIOECONÓMICO
SOCIAL
POLITICO
LEGAL
La transparencia como demanda ciudadana
La transparencia como voluntad gobernantes
La transparencia como obligación legal
Cuando en 2008 comenzamos nuestro camino
sólo contábamos con:
EQUIPO ESTRATEGIA HERRAMIENTAS
Web institucional estática No se registraban estadísticas ni seguimiento Uso intensivo de email (70%)
Para afrontar el cambio necesitábamos de:
HACIA
LA TRANSPARENCIA
Durante 2009 se dan unos primeros pasos:
CIUDADANIA AYUNTAMIENTO
Se prioriza la transparencia de la información, pero sigue teniendo una base puramente administrativa A nivel participación sólo existe el buzón del ciudadano No hay interacción-comunicación con el ciudadano
HACIA
LA TRANSPARENCIA
En 2010 comienza el cambio
Profesionalizamos la gestión de contenidos online Humanizamos la comunicación Creamos los primeros perfiles en redes sociales pero sólo replican los contenidos de la web Reestructuramos la web dotándola de más usabilidad y combinando:
Una comunicación al ciudadano más comprensible con leguaje directo y cercano
Una estructura más intuitiva conforme a la organización de la Administración local
467.000
1.100 400 twitter facebook
Visitas web
Protocolo de respuesta a consultas online no superior a 48 horas
HACIA
LA TRANSPARENCIA
En 2010 también
Creamos la primera herramienta orientada a la transparencia El Sistema de Seguimiento de Actuaciones Sistema georeferenciado con 139 fichas de actuaciones con; - Presupuesto - Adjudicatario - Plazos de ejecución - Fechas de inicio y finalización - Material de descarga relacionado con la actuación Calculo de inversión realizada por habitante: 741,39€ Plataforma de participación de propuestas ciudadanas
HACIA
LA TRANSPARENCIA
Y finalmente en materia de Transparencia en
la web en 2010 instauramos
Auditoría periódica de los contenidos de la web Actualización incremental de los contenidos de la web Se priorizan informes de Transparencia Internacional
Se inicia el protocolo de publicación de indicadores de transparencia
Al finalizar el protocolo las fuentes validan el resultado y se procede a su publicación. Origen del actual sistema.
HACIA
LA TRANSPARENCIA
Durante 2010…
En 2011 ya se ven resultados
El acceso y la comprensión a la información, la comunicación con transparencia reporta beneficios
- Corrupción + Confianza + Control + Credibilidad + Calidad
507.168
3.000 900 twitter facebook
Visitas web IN
STIT
UC
ION
ALE
S
+ Participación + Información + Implicación + Interacción + Influencia
SOC
IED
AD
CIV
IL
+ Modernización + Inversión + Eficacia + Ahorro + Estandarización TE
CN
OLÓ
GIC
OS
Académico: Exportable Práctico: Aplicable Económicos: Rentable
HACIA
LA TRANSPARENCIA
En 2011 vamos afinando
Redes Sociales – Web (misma información y diferente comunicación estrategias diferentes) El protocolo respuesta evoluciona hacia una política de “atención al cliente” Entra en funcionamiento la LÍNEA DIRECTA DIGITAL Se diversifica y comunica la información a demanda de la ciudadanía
Recepción de consulta
507.168
3.000 900 twitter facebook
Visitas web
Mejora de la respuesta online 24 horas de media por consulta
En caso necesario derivación técnico y/o político
Recepción / Publicación Respuesta
Seguimiento por posible feedback
Buzón del ciudadano en desuso a favor de las redes sociales y nuevas herramientas incorporadas como LÍNEA DIRECTA.
HACIA
LA TRANSPARENCIA
En 2012 consolidamos
Redes Sociales – Web (sincronización) Mejora del tiempo de respuesta evoluciona de la política de “atención al cliente” Se crean nuevas iniciativas de Gobierno Abierto y OpenData, reutilización e interpretación de datos. Los representantes políticos interactúan con los ciudadanos un 86% del equipo de gobierno las utiliza
547.000
3.894 2.336 twitter facebook
Visitas web
DATOS ESTÁNDAR
HACIA
LA TRANSPARENCIA
Iniciativas de 2012
Digitalización y conversión de documentación a formatos OpenData. Aplicación abierta Documentar y explicar gráficamente la distribución del presupuesto municipal Mediante datos abiertos. 1878 registros de 23 áreas disponibles para consulta.
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Visitas web
Facilita al usuario los datos socioeconómicos del municipio El Puerto en cifras: datos georeferenciados desde Gmaps. Indicadores socioeconómicos: generación de tablas y gráficas. Resultados exportables a OpenData 840 indicadores actualizados
HACIA
LA TRANSPARENCIA
2013 y 2014 un paso más HACIA
LA TRANSPARENCIA
Aunque el 35% de los usuarios de medios online municipales perciban una mejora de la transparencia La participación se haya quintuplicado respecto al inicio del plan estratégico El crecimiento en redes sociales y el uso de medios y herramientas TIC para solventar consultas como resultados de pruebas selectivas crezca de manera exponencial en detrimento del SMS o de la visita presencial a la oficina municipales…
650.000
16.000 5.800 twitter facebook
Visitas web
2014, UN PUNTO
DE INFLEXIÓN
Nos estamos preparando para un nuevo cambio en la comunicación entre Administración y Ciudadano La transparencia no es un lujo, un plus o un añadido, es un imperativo legal… un básico. Se han dado los pasos necesarios y se amplía en encomienda de gestión en 2014 (OAC-ORAETI) Es necesaria una gestión más profunda y dedicada necesitamos una nueva herramienta
Sep. 2010. Aprobación del Reglamento Orgánico
Municipal
Feb. 2013. Aprobación del Reglamento de
Participación Ciudadana
Mar. 2013. Aprobación inicial de la ORAETI
La aplicación de indicadores municipales permite la
gestión y la recopilación de datos de cualquier
proceso de la administración de manera manual o
automatizada.
EL SISTEMA DE
INDICADORES
• Aplicación transversal, que permite integrarse en
todos los sistemas de la administración e involucrar
tanto personal interno como externo.
• Cuadro de mando para mejorar el control de los
indicadores
• Posibilidad de exportación automática de datos para
sistemas de Open Data e integración con terceros.
• Implantación de sistemas de mejora continua e
implantación de normas de calidad.
• Gestión integrada de la calidad de un proceso
• Diferentes roles de gestión y delegación de
responsabilidades en los técnicos.
Adquisición de datos (manual/automática)
Visualización
e
Informes
Herramienta de gestión de indicadores
Definición de los indicadores: La aplicación permite la configuración
de indicadores complejos adaptables a cada tipo de proceso. Básicos,
derivados, recurrentes…
EL SISTEMA DE
INDICADORES
Indicadores básicos: Valor que
representa el estado de un
proceso en un momento concreto.
Indicadores derivados: Indicador
basado en la función de uno o
varios indicadores básicos.
Indicadores puntuales: Alcance
temporal definido para un
momento concreto.
Indicadores recurrentes:
Indicador que se mide en
diferentes momentos para analizar
su evolución.
Control de la evolución de los indicadores: El sistema permite
controlar la vida de un indicador, así como la trazabilidad del mismo.
(Usuario, comentarios, fecha de actualización)
EL SISTEMA DE
INDICADORES
-Alertas para valores no permitidos
-Fecha límite de cumplimentación
-Importación automática de datos
-Adjuntar justificantes de la información
a los indicadores
-Recordatorios de indicadores por
correo electrónico.
Roles de usuario: El sistema consta de tres niveles de usuario que
permiten desde la creación y gestión de proyectos hasta la
incorporación de datos en el sistema.
EL SISTEMA DE
INDICADORES
Administrador Plataforma
Responsable indicador
Administrador de Proyectos
Supervisor de Proyectos
Usuarios Proyectos Indicadores Informes
Sí
Sí
Sí
Solo propios
Sí Sí
Sí
Solo propios
Solo propios
Solo Autorizados
Solo Autorizados
Solo Autorizados
Gestión de la plataforma
Gestión de proyectos
Imputador de datos
Perfil directivo
-Clasificados por departamentos y empresas
-Trazabilidad de accesos y cambios en indicadores
-Notificaciones por correo electrónico
Productos de salida: A partir de los datos introducido el sistema
puede generar informes de gestión o alimentar otros sistemas
mediante XML (OpenData)
EL SISTEMA DE
INDICADORES
Herramienta de gestión y control EL SISTEMA DE
INDICADORES
262 Indicadores definidos
3 Proyectos iniciados
+25 Departamentos y concejalías
involucradas
+700 Datos recogidos
32 Indicadores derivados
En datos…
cientos de correos electrónicos
evitados
Proyectos en fase beta
ITA 2014
Aplicación en entidades dependientes: transp + eficiencia (económicos)
• Pre auditoría, encomienda municipal e integración con los servicios involucrados del ayuntamiento
• Integración de los kpi diseñados para el cumplimiento de la ley. Medida de rendimiento, ejecucion y
desempeño de las encomiendas municipales.
• Análisis de costes/valor efectivo de las tareas comparando sector público y privado
Otros: LTYBG, LTA, ORAETI, UNE66182 (Evaluac. Gob) , ISO18091
(Gestión Calidad),…
Protocolo de cumplimentación de un indicador
para el proyecto de Transparencia Internacional EL SISTEMA DE
INDICADORES
1.- Definición indicador en sistema por responsable del proyecto (duplicado?)
2.- Asignación del indicador al responsable designado
3.- Revisión de cumplimiento del indicador por el responsable
4.- Envío de información necesaria al departamento de comunicación
5.- Notificación del departamento de publicación de la publicación de la información
Sí No
¿Cumple? Indicador correcto
Herramienta de gestión de
indicadores de Transparencia en
El Puerto de Santa María
CONCLUSIONES
Encuesta sobre transparencia a Ayuntamientos 2014
Encuesta sobre transparencia a Ayuntamientos 2014
PROBLEMAS:
Gestionar la complejidad urbana con recursos limitados
CRITERIOS:
1. Transparencia + Eficiencia
2. Apertura + Participación + Responsabilidad + Coherencia
MARCO ESTRATEGICO:
Gobierno Abierto: Transparencia + Participación + Colaboración
HERRAMIENTAS:
• Planificación estratégica de la gestión de la información
• Evaluación constante: no solamente calidad sino sentimientos de l@s ciudadan@s.
• Entorno. Explorar. Compartir. Innovar. Preguntar todo de todo.
QUID:
Capacidad de centralizar, procesar y divulgar información a gestores y actores
Hoja de ruta para la gestión del cambio:
1. Sentido de urgencia
2. Coalición y equipo
3. Visión clara consecuencias
4. Comunicación y formación aspectos
clave y visión
5. Eliminación obstáculos
6. Asegurar triunfos a c/p
7. Construir triunfos a l/p
8. Anclar claves del cambio como valores
organizativos
Ref. “Leading Change” Kotter, 1995
Planificar, medir, evaluar, mejorar:
“más configurar y menos arreglar”
Rafael Serrano Rodríguez
“Necesitamos nuevas formas de pensamiento para resolver los problemas creados por las antiguas formas de pensamiento”
Albert Einstein
Muchas gracias
Vídeo: Qué es el Gobierno Abierto https://www.youtube.com/watch?v=wcao6i1yDQ4&list=LLZGZ7TvfKH_0nggdzjDp3XQ&index=24