Antologia de Auditoria Administrativa

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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIAPAS ANTOLOGÍA DE AUDITORÍA

Universidad Autónoma de ChiapasFacultad de Contaduría y

Administración.

Campus I

Materia:

Auditoría Administrativa

Catedrático:

L.A.E. Enrique Ramos Cruz

Antología de Auditoría Administrativa

Carrera:

Licenciatura en Administración.

Tuxtla Gutiérrez Chiapas, a 10 de Enero del 2012.

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INDICE

Capítulo Pág.

I. La Auditoría Integral Gubernamental……….……….……….……….……….……….…… 3

Concepto……….……….……….……….……….……….……….……….……….……….……….…………….. 4

II. Propósito y proceso……….……….……….……….……….……….……….……….……….….. 7

Enfoques……….……….……….……….……….……….……….……….……….……….……….………..……. 8

Propósitos……….……….……….……….……….……….……….……….……….……….……….……..……. 8

Metodología……….……….……….……….……….……….……….……….……….……….………………… 9

Criterios para su aplicación……….……….……….……….……….……….……….……….………….. 11

III. Normas de auditoría aplicables……….……….……….……….……….……….……….……. 12

Concepto y tipos de normas……….……….……….……….……….……….……….……….………… 13

Normas personales……….……….……….……….……….……….……….……….……….………………. 13

Requisitos morales……….……….……….……….……….……….……….……….……….………………. 15

Capacidad intelectual……….……….……….……….……….……….……….……….……….………….. 16

Requisitos técnicos……….……….……….……….……….……….……….……….……….………………. 16

Normas sobre la ejecución del trabajo……….……….……….……….……….……….………… 17

Planeación de la auditoría……….……….……….……….……….……….……….……….……………. 17

Examen y evaluación del control interno……….……….……….……….……….……….…….. 18

Supervisión del trabajo de auditoría……….……….……….……….……….……….…………….. 18

Obtención de evidencia……….……….……….……….……….……….……….……….……….………. 19

Tratamiento de irregularidades ……….……….……….……….……….……….……….…………… 19

El informe de auditoría ……….……….……….……….……….……….……….……….……….……... 20

Características……….……….……….……….……….……….……….……….……….……….……….……. 21

Contenido……….……….……….……….……….……….……….……….……….……….……….……………. 21

Observaciones y recomendaciones……….……….……….……….……….……….……….…….. 22

El concepto error……….……….……….……….……….……….……….……….……….……….………… 22

El concepto falla o deficiencia……….……….……….……….……….……….……….………………. 23

El concepto irregularidad……….……….……….……….……….……….……….……….…………….. 23

Recomendaciones……….……….……….……….……….……….……….……….……….……….………. 24

Valor agregado de la auditoría……….……….……….……….……….……….……….……………… 25

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IV. Documentación de la auditoría……….……….……….……….……….……….……….……. 26

Concepto y objetivos……….……….……….……….……….……….……….……….……….…………… 28

Clasificación……….……….……….……….……….……….……….……….……….……….…………………. 28

Características de papeles de trabajo……….……….……….……….……….……….………….. 30

Sugerencias para su elaboración……….……….……….……….……….……….……….…………. 31

Propiedad, custodia y confidencialidad……….……….……….……….……….……….……….. 32

Índices de papeles de auditoría……….……….……….……….……….……….……….…………… 32

Cruces y marcas de auditoría……….……….……….……….……….……….……….……….………. 33

Sugerencias para su utilización……….……….……….……….……….……….……….…………….. 33

Bibliografía……….……….……….……….……….……….……….……….……….……….……….…….……. 34

3

I. EL CONCEPTO DE AUDITORÍA

INTEGRALGUBERNAMENTAL


4


AUDITORÍA INTEGRAL GUBERNAMENTAL

Es el examen metódico y ordenado, aplicado a dependencias y entidades públicas:

Del resultado de programas bajo su encargo.

Del cumplimiento de disposiciones legales que rigen sus responsabilidades, funciones y

actividades.

De sus flujos de operación.

De su estructura orgánica.

De la utilización de sus elementos materiales y humanos.

A fin de detectar y corregir errores, deficiencias y/o irregularidades e incrementar su eficiencia

operativa.

1. Es un examen metódico y ordenado en virtud de que:

a) Se lleva a cabo mediante una evaluación y medición precisa de las circunstancias y hechos

para tener bases objetivas de juicio.

b) Se realiza en base a normas y procedimientos propios, complementados con normas y

procedimientos generales de auditoría, principios contables y de la teoría administrativa.

2. La estructura de la entidad debe basarse en la Ley orgánica respectiva y proporcionar el marco

de eficiencia para la consecución de los objetivos, mediante la óptima combinación de los

recursos materiales, humanos y técnicos de que dispone.

3. La óptima utilización del recurso humano se basa en las premisas siguientes:

a) Toda persona que dirija el trabajo de dos o más subordinados es un jefe, y su capacidad

común es precisamente la administrativa.

b) Cada jefe, sus subordinados y los recursos materiales y técnicos de que disponga

constituirán una unidad orgánica dentro de la entidad.

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c) Cada unidad orgánica tendrá fisonomía propia, pero, siempre estará interrelacionada con

todas las demás que integran la entidad.

d) La unidad orgánica de más bajo nivel será la más simple y formará parte de otra mayor y así

sucesivamente hasta llegar a las unidades denominadas Contralorías Internas, que en

conjunto integrarán la entidad, considerada como la unidad orgánica mayor y cuyo titular es

el Contralor General.

e) Toda unidad orgánica, independientemente de su magnitud o características particulares,

tiene como denominador común al elemento administrativo, es decir, para que una unidad

orgánica cumpla con sus objetivos necesita un titular que guíe y supervise a sus

subordinados para que éstos alcancen eficientemente las metas que se le han fijado.

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Tradicionalmente se ha distinguido entre Auditoría de Operación y Auditoría Administrativa

tratando de diferenciar los objetivos de cada una de ellas. Sin embargo, en el enfoque moderno de

Auditoría Integral, este tipo de auditorías se complementan e integran de manera indivisible,

pues en conjunto se refieren al análisis y revisión del entorno de la entidad , las operaciones que

realiza, así como a la organización con que cuenta, con el propósito de definir el grado de

eficiencia de la misma, dentro del marco de la estructura del personal con que cuenta y los

procesos administrativos en que actúa dicho personal.

7

II. PROPÓSITO Y PROCESO DE LA AUDITORÍA

INTEGRALGUBERNAMENTAL


8


ENFOQUES DE LA AUDITORÍA INTEGRAL GUBERNAMENTAL

El objetivo o propósito de la Auditoría Integral Gubernamental, si el enfoque es hacia sus

actividades propias de entidad pública, es:

“Revisión de aspectos financieros, operacionales y administrativos en las dependencias y entidades

públicas, así como el resultado de programas bajo su encargo y el cumplimiento de disposiciones

legales que enmarcan sus responsabilidades, funciones y actividades.”

Si el enfoque es tanto hacia su interactuación interna como al del ejercicio de su facultad

fiscalizadora para con los particulares, el propósito de la Auditora Gubernamental es más amplia y

consiste en revisar y evaluar los procedimientos de operación de los procesos que integran un

sistema a fin de identificar, corregir y/o eliminar errores, deficiencias o irregularidades en

cualesquiera de las áreas examinadas.

Dado que la clase de situación que se detecte mediante la Auditoría integral implica distintos

efectos y medidas correctivas aplicables, es necesario distinguir entre:

Error Falla o deficiencia Irregularidad

Resumiendo, los objetivos generales de la Auditoría Integral Gubernamental son:

Precisar los propósitos, alcance y base jurídica que soporta el ejercicio de la auditoría

gubernamental.

Establecer criterios básicos para guiar y orientar la práctica de la auditoría gubernamental

dentro del ámbito de competencia del órgano facultado para ejercerla.

Establecer los requisitos personales y técnicos de quienes ejercen la función de auditoría en

la administración pública.

Propiciar el adecuado entendimiento entre auditor y auditado, así como la aceptación del

papel y responsabilidades de la auditoría gubernamental en la administración pública.

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METODOLOGÍA DE AUDITORÍA INTEGRAL

E T A P A S


1 2 3 4

FASE IANALISIS GENERAL Y

DIAGNÓSTICO

EVALUACIÓN PRELIMINAR

PLAN DE TRABAJO

EJECUCIÓN

DIAGNÓSTICO

FASE IIPLANEACIÓN ESPECIFICA

DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA

DETERMINACIÓN DE RECURSOS SEGUIMIENTO

DEL PROGRAMA

FASE IIIEJECUCIÓN

OBTENCIÓN DE EVIDENCIAS

TÉCNICAS Y RECURSOS COORDINACIÓN

Y SUPERVISIÓN

FASE IVIMPLANTACIÓN Y

EVALUACIÓN

OBSERVACIONES Y

OPORTUNIDADES DE MEJORA

ESTRUCTURA CONTENIDO Y

PRESENTACIÓN

DISCUSIÓN CON EL CLIENTE

DEFINICIÓN DE COMPROMISOS

INFORME EJECUTIVO

FASE VIMPLANTACIÓN Y

EVALUACIÓN

DISEÑO IMPLANTACIÓN

EVALUACIÓN

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CRITERIOS TÉCNICOS PARA LA APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA INTEGRAL

Planeación específica y ejecución.

Diseño, implantación y evaluación.

Examen de los recursos humanos.

Estudio sobre parámetros e indicadores.

Ejemplos de auditorías a entidades gubernamentales.

Herramientas para el análisis de las operaciones.

Análisis y evaluación del entorno.

CRITERIOS PRÁCTICOS PARA LA APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA INTEGRAL

La metodología no debe aplicarse bajo rígidos esquemas de trabajo.

Deben validarse las operaciones selectivamente dándole importancia a la calidad más que a

la cantidad.

Evaluación de los objetivos de la entidad dentro de los planes estratégicos de la

organización.

La metodología estará en función de la profundidad que se le tenga a la fase de

investigación inicial.

Deben considerarse los trabajos ya existentes.

La auditoría integral tiene un enfoque del presente al futuro.

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III. NORMAS DE AUDITORÍA INTEGRAL Y

GUBERNAMENTAL


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N0RMATIVIDAD DE LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

Es un conjunto de normas,reglas,procedimientos y observancia de disposiciones legales y

profesionales, mediante cuya aplicación las entidades facultadas por Ley a ejercerla, se cercioran

razonablemente sobre los requisitos de calidad relativos a la personalidad y capacidad técnica de

los auditores gubernamentales, al trabajo que desempeñan y al rendimiento de informes

resultado de sus intervenciones. Las normas generales son:

Normas Personales

Normas sobre la ejecución del Trabajo

Normas sobre el informe de auditoría y su seguimiento

NORMAS PERSONALES

Soberanía de Juicio

Independencia Imparcialidad

Objetividad

Conocimiento Técnico y Capacidad Profesional

Capacidad Profesional Actualización de los conocimientos

técnicos

Cuidado Profesional

Cuidado y Diligencia Personales Diligencia Profesional

Comportamiento Ético

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Adicionalmente a las normas personales que rigen el ejercicio profesional del Auditor

gubernamental y considerando que la dinámica y evolución de las profesiones ha permitido que

una nueva gama de profesionistas se integren exitosamente a la actividad de la Auditoría Integral,

es necesario que Independientemente del grado académico del Auditor, éste debe reunir ciertos

atributos de carácter personal y técnico que lo capaciten plenamente en el ejercicio de su

profesión. Estos requisitos se agrupan en tres categorías:

1.- Requisitos morales.

2.- Requisitos de capacidad intelectual.

3.- Requisitos técnicos.

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1.- REQUISITOS MORALES

Se refieren directamente a la conciencia e integran, el cúmulo de valores intangibles que todos los

individuos tienen, que pueden y deben ser desarrollados con particular importancia en el caso de

un Auditor:

Integridad. Es la capacidad de ser honrado en las ideas y creencias, con fuerza suficiente para

afirmar lo que se piensa y sostener la verdad por encima de todo.

Independencia de criterio. Es la capacidad para expresar juicios y opiniones imparcialmente, sin

alterarlos en sentido alguno por presiones económicas, familiares, sociales o de cualquier

naturaleza.

La independencia de criterio tiene relevante importancia en el caso del Auditor porque sus

opiniones, tienen interés para un núcleo variado de individuos, que incluso le son desconocidos, a

los que una afirmación contraria a la realidad les puede acarrear graves perjuicios.

Disciplina. Es la capacidad de adaptar nuestros deseos personales a las necesidades que nos

imponen las circunstancias. Ser disciplinado es ser ordenado en nuestra conducta, voluntarioso en

el cumplimiento de nuestros propósitos y con un alto sentido de responsabilidad hacia nuestras

obligaciones.

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Puntualidad. La puntualidad es signo de buena educación pero además es la materialización del

grado de responsabilidad con que aceptamos nuestros compromisos. Ser puntuales es no sólo

estar a tiempo a una cita, sino además, concluir nuestros compromisos en la fecha prometida.

Trato social y presentación apropiada. El primer concepto se refiere a la manera de comportarse

con las personas con quienes se ha de tratar, tanto con el cliente como en la propia oficina: saber

ser corteses y enérgicos al mismo tiempo, obtener servicios sin causar molestias y en general,

saber causar la buena impresión de quién, al desarrollar su trabajo, coopera y obtiene la

cooperación de todos.

La presentación apropiada es el llevar puesta la ropa que requieran las circunstancias; con el traje

adecuado en una oficina, con ropa de trabajo en un inventario, con camisa ligera en clima

caluroso, etcétera.

2. – CAPACIDAD INTELECTUAL

Se refiere a las cualidades mentales y guarda relación directa con la inteligencia; no obstante,

como un elemento indispensable de nuestro desarrollo profesional y personal, puede ser cultivada

y mejorada. Algunas de estas cualidades son:

Criterio y tacto.

Sentido común.

Habilidad y corrección al expresarse.

Habilidad para captar y analizar los problemas.

Habilidad constructiva.

Cultura general.

Propósito continuo de estudios.

3. - REQUISITOS TÉCNICOS

Se refieren concretamente a los conocimientos específicos necesarios para el ejercicio de una

profesión. En el caso particular del Auditor Gubernamental son:

Conocimientos sólidos de contabilidad y auditoría.

Dominio pleno de sistemas contables y de control.

Nociones de administración de negocios.

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Conocimientos básicos de las leyes civiles, mercantiles, fiscales, orgánicas, reglamentarias,

etcétera.

Conocimientos generales de Economía y Estadística.

Conocimientos prácticos de sistemas de cómputo.

Conocimientos sobre sistemas y flujos de operación

Conocimientos sólidos sobre redacción y ortografía.

Conocimientos básicos de psicología conductual.

Otros conocimientos técnicos auxiliares.

NORMAS SOBRE LA EJECUCIÓN DEL TRABAJO

Planeación de la auditoría.

Examen y evaluación del control interno.

Supervisión del trabajo de auditoria.

Obtención de evidencia.

Tratamiento de irregularidades.

PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA

* Investigación previa

•Naturaleza y características de la materia a auditar.

•Estudio preliminar del control interno.

•Flujo de operaciones.

•Antecedentes: informe de Auditoría anterior.

* Formulación de los Programas de Revisión

•Determinación del Universo y objetivos precisos de la Auditoría.

•Diseño y alcance de procedimientos a utilizar.

•Asignación de los recursos humanos y materiales.

•Determinación de uso de guías de revisión preestablecidas.

•Delimitación del período a Auditar.

* Planeación anual de Intervenciones

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EXAMEN Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Suficiencia de los Sistemas de Control

Examen y evaluación respecto a la adecuación y suficiencia de los procedimientos,

políticas y registros que conforman el sistema de C. l.

Efectividad del Funcionamiento de los Sistemas de Control

Examen de las transacciones sujetas al proceso del C. l.

Examen de los objetivos del Control

Asegurarse de la existencia, idoneidad, adecuado funcionamiento y grado de confiabilidad

de los procedimientos del C. l.

Prevención de errores e irregularidades

Resultados de la evaluación

Efectuar las recomendaciones necesarias para mejorar el C. l. Y asegurarse de la

implementación de las mismas.

SUPERVISION DEL TRABAJO DE AUDITORÍA

Responsabilidad de quien dirige la función

•Es el Titular del órgano interno de control de la Dependencia o Entidad

Supervisión del personal subalterno

•Delegarla en los auditores internos con mayor experiencia, conocimiento técnico y

capacidad profesional

Intensidad de la supervisión

•Depende de la calidad de los auditores internos, del grado de dificultad del trabajo a

realizar y de la probabilidad de errores o irregularidades

Campos de supervisión

•Abarca la planeación de los trabajos, la ejecución de éstos en apego al programa

preestablecido, la formulación de los papeles de trabajo, los requisitos de calidad de los

informes y el cumplimiento de las normas y procedimientos de auditoría establecidos.

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OBTENCIÓN DE LA EVIDENCIA

Objeto de la Evidencia en Auditoría

Obtener elementos suficientes que proporcionen un grado razonable de certeza acerca

de la realidad de los hechos y situaciones observadas, la veracidad de la documentación

revisada y la confiabilidad de los sistemas y registros examinados, ya que la validez de la

opinión manifestada en el informe de Auditoría depende de la calidad de la evidencia

recolectada.

Calidad de la Evidencia, se logra si ésta es

Suficiente

Competente

Pertinente

Criterios para la obtención de la Evidencia

Importancia Relativa

Riesgo Probable

TRATAMIENTO DE IRREGULARIDADES

Cuando en el curso de una Auditoría se tenga conocimiento de transacciones, situaciones y/o

prácticas indebidas, aun y cuando éstas no sean objeto de la revisión, en cuanto se recopile

evidencia de ello deberá notificarse inmediatamente a las autoridades competentes. Tal proceso

es el siguiente:

Detección de errores e irregularidades

Ampliación automática del alcance de la revisión.

Investigación de irregularidades.

Actuar con prudencia, cautela y asegurarse de los hechos a reportar reuniendo la evidencia

suficiente.

Comunicación de los resultados

Oportunamente y por escrito

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NORMAS SOBRE EL INFORME DE AUDITORÍA Y SU SEGUIMIENTO.

El Informe de Auditoría.

Es el documento escrito en el que el auditor interno gubernamental comunica los resultados

preliminares y definitivos de sus investigaciones, apegándose a las normas establecidas para tal

efecto.

Seguimiento de las Recomendaciones.

Proceso mediante el cual el auditor interno gubernamental vigila que se cumplan las medidas

correctivas derivadas de su informe.

EL INFORME DE AUDITORÍA

Documento en el que se contiene el reporte por escrito acerca de la naturaleza, alcance y

resultado de la auditoría practicada. Se dirige al titular de la dependencia o entidad, o a la

autoridad que la haya ordenado o solicitado.

Características generales.

Contenido.

Observaciones, Recomendaciones y Compromisos, en su caso.

Discusión de las observaciones y recomendaciones con los responsables de las áreas

auditadas.

Reportes específicos.

Responsabilidad sobre la opinión expresada.

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CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL INFORME

Debe mencionar claramente la naturaleza, objeto, alcance y, en su caso, las limitaciones del

trabajo desarrollado.

CONTENIDO DEL INFORME DE AUDITORÍA

En él se manifiesta la opinión u observaciones acerca de:

1) El funcionamiento de los sistemas de operación, registro, control e información de las

operaciones.

2) Cumplimiento de las condiciones previstas en el presupuesto.

3) Sujeción a las Normas Generales de Auditoría Interna Gubernamental y a los

Procedimientos de Auditoría de aplicación general.

Debe señalarse la fecha en que se emite así como el período o programa sujeto a revisión y

contener la firma del titular del Órgano Interno de Control.

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OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

Las observaciones son la descripción detallada, relevante, clara, concisa, objetiva y cuantificada

(siempre que sea posible) de situaciones detectadas por el Auditor respecto a la realización,

registro o control de las operaciones o actividades revisadas, que trascendieron en errores o fallas.

La evaluación para la determinación de la observación se hace en función de los elementos

siguientes:

EL CONCEPTO “ERROR”

Por error entenderemos la falta involuntaria en el desarrollo de una actividad o en la generación

de información.

Como ejemplos tenemos:

Error aritmético al sumar, restar, multiplicar o dividir.

Error “de dedo” al anotar o mecanografiar cantidades.

Equivocación en aplicación de normas o procedimientos de actuación.

Equivocación de trámite a seguir.

Equivocación en la determinación de unidades de peso o medida.

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EL CONCEPTO “FALLA O DEFICIENCIA”

Por falla o deficiencia entenderemos el inadecuado desarrollo de actividades, evidente pero

involuntario, derivado de falta de conocimientos técnicos por una incompleta o nula capacitación.

Por ejemplo:

Omisiones o aplicaciones incorrectas de disposiciones legales.

Incompleta o deficiente aplicación de procedimientos.

Determinación y/o pagos - cobros improcedentes.

IRREGULARIDAD

El término IRREGULARIDAD designa aprovechamiento de errores o distorsiones intencionales en

los sistemas, procedimientos, flujos, información o documentación, provocadas por cualquier

individuo o grupo de individuos con la intención de crear confusión, caos, inseguridad; causar

impresiones falsas o erróneas, con el fin de obtener un beneficio económico.

Malversación o sustracción de activos.

Omisión de información significativa en los formatos oficiales, registros o documentos

utilizados para trámites legales o registros contables.

Registro de transacciones ficticias o alteración de documentos.

Simulación de situaciones legales, falsificación de documentos o firmas en perjuicio de la

hacienda pública.

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RECOMENDACIONES

Son enunciados detallados, precisos y prácticos de carácter profesional, técnico o legal sobre

acciones correctivas y de mejora respecto de los errores y deficiencias detectadas en el desarrollo

de la Auditoría.

Por su contenido:

Administrativas

Operativas

Financieras

Legales

Por su alcance:

Generales: las que se limitan a señalar la necesidad de efectuar evaluaciones sobre logística

integral de flujos de operación, procedimientos o sistemas.

Específicas: son las que se refieren a la corrección de acciones, actividades u operaciones

individuales que están afectando en forma negativa la eficiencia operativa y/o

administrativa de la entidad.

SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES

Objetivo del seguimiento.

Verificar que se hayan implementado oportunamente las acciones correctivas y de mejora

derivadas de las recomendaciones emitidas en el informe.

Promoción de la toma de acciones.

Si se detecta que no se implementaron adecuadamente las acciones correctivas necesarias, el

Auditor debe hacer constar este hecho en informes posteriores que presentará ante los niveles

decisorios o autoridades competentes.

TIPOS DE RECOMENDACIONES

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EliminarDesperdicios y Deficiencias

MejorarMétodos

MejorarControles

Eficientar la Operación

MejorarUso de Recursos Materiales

MejorarUso de RecursosHumanos


VALOR AGREGADO QUE PROPORCIONA LA AUDITORÍA INTEGRAL

REVISIÓN Y EVALUACIÓN DE

UNA ENTIDAD PARA LOGRAR

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IV. DOCUMENTACIÓNDE LA

AUDITORÍA


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DOCUMENTACIÓNDE LA AUDITORÍA


CONCEPTO

OBJETIVOS

CLASIFICACIÓN

FORMA Y CONTENIDO

PROPIEDAD Y CUSTODIA

CONFIDENCIALIDAD

INDICES, MARCAS Y CRUCES

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CONCEPTO

El término DOCUMENTACIÓN DE LA AUDITORÍA es utilizado para describir las cédulas de trabajo,

análisis y memorándums que prepara el Auditor Gubernamental y aquellos que le fueron

suministrados por la Entidad o por terceras personas durante el curso de la revisión efectuada y

que debe conservar permanentemente como soporte del trabajo practicado.

OBJETIVOS

Facilitar la preparación del informe.

Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.

Coordinar y organizar todas las fases de la Auditoría.

Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los

procedimientos de Auditoría aplicados.

Servir de guía en revisiones subsecuentes.

Cumplir con disposiciones formales y legales.

CLASIFICACIÓN

POR SU USO:

Expediente de la auditoría en curso.

Grupo de papeles de trabajo que se utilizan para soportar una revisión actual.

Expediente continuo de auditoria (Archivo permanente)

Grupo de papeles de trabajo que no solo son útiles en la revisión en que se preparan sino

que también serán útiles en revisiones posteriores.

Organigramas derivados de las Leyes orgánicas.

Contratos, Pies o Fideicomisos que abarcan varios ejercicios y/o períodos

gubernamentales.

Flujogramas (flujos de operación y/o documentación).

Políticas y manuales de normas y procedimientos.

Poderes y nombramientos

Directorio de firmas autorizadas

POR SU CONTENIDO:

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Generales Específicos

GENERALES.

Son los que no se relacionan a una operación o procedimiento de auditoría específico y que por su

naturaleza o significado tienen uso y aplicación general.

Ejemplos:

•Programa de planeación de la auditoría.

•Programa de trabajo.

•Evaluación del control interno.

•Reportes de ingresos y egresos.

•Resultados de entrevistas iniciales y otras de naturaleza general.

•Borrador del informe.

ESPECÍFICOS.

Son aquellos que se relacionan con una actividad, operación, partida, unidad o programa y que a

su vez se subdividen en:

CÉDULAS SUMARIAS.

Son las cédulas principales de la revisión que resumen la actividad realizada y sus resultados

mediante la siguiente estructura:

Cuenta, rubro, partida, operación o actividad revisada.

Procedimientos de auditoría aplicados.

Alcance y limitaciones de las pruebas aplicadas.

Resultados obtenidos.

CÉDULAS ANALÍTICAS.

Son las cédulas en las que queda la evidencia en forma detallada de los trabajos efectuados y los

datos precisos de las pruebas documentales examinadas y/o recabadas.

Ejemplo:

Cédula analítica de revisión de egresos.

Cédula analítica de revisión de inversiones (PEi’s).

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CARACTERÍSTICAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

“Los papeles de trabajo representan una ayuda en la planeación, ejecución, supervisión y revisión

del trabajo, y proporcionan la evidencia necesaria que respalda la opinión del auditor.”

Algunas características de forma y de fondo de los papeles de trabajo son:

De forma:

Identificar cada cédula de trabajo con los datos referentes a:

Nombre de la unidad, dependencia o entidad.

Descripción de la información revisada.

Período cubierto o fecha correspondiente.

Índice del papel de trabajo.

Iniciales o nombre del auditor.

Fecha de elaboración.

Marca distintiva del auditor supervisor

De fondo:

Obtención de evidencia suficiente, pertinente y competente que soporte el contenido del informe,

mediante la realización de las acciones contenidas en la lista enunciativa no limitativa siguiente:

» Descripción de los datos necesarios de la materia sujeta a revisión.

» Mención de alcances y extensiones de la aplicación de pruebas selectivas.

» Cruces y utilización de marcas, describiendo el significado de las marcas utilizadas no

contenidas en el código estándar.

» Relación de las fuentes de información.

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SUGERENCIAS PARA LA ELABORACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO

Determinar claramente el propósito de cada papel de trabajo y su relación con los objetivos

de la auditoría.

Incluir únicamente información relevante, completa y específica.

Registrar marcas de auditoría solamente cuando se haya concluido con el procedimiento

aplicado.

Redactar inmediatamente los errores, fallas o deficiencias e irregularidades detectadas.

Usar una cédula separada para cada asunto.

Usar únicamente el anverso de cada cédula.

Agendar asuntos pendientes por aclarar o examinar durante el curso de la revisión.

Colocar los papeles de trabajo dentro del índice que le corresponde tan pronto termine de

elaborarlo.

Evitar redactar de nuevo cédulas ya elaboradas.

Obtener las copias necesarias para cada etapa de la auditoría en un solo proceso.

Llevar consigo todas las herramientas necesarias para el desarrollo de su función.

Elaborar los papeles de trabajo a lápiz, excepto si éstos se refieren a extractos de contratos,

actas, nombramientos.

Escribir los comentarios a doble espacio.

Identificar la cubierta de los archivos de papeles de trabajo.

Nombre de la dirección de auditoría y número de código.

Nombre y ubicación de la entidad examinada.

Descripción de la revisión efectuada.

Período que abarcó la auditoría u otra fecha aplicable.

Número de control.

Nombres de Auditor encargado y asistentes.

Evitar archivos voluminosos.

Incluir índice del contenido de cada archivo.

PROPIEDAD, CUSTODIA Y CONFIDENCIALIDAD.

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PROPIEDAD:

Los papeles de trabajo son propiedad exclusiva del Auditor. Sin embargo ciertos papeles de

trabajo pueden servir como punto de referencia para una Entidad, pero nunca como soporte o

sustituto de un registro.

CUSTODIA:

“ El Auditor deberá adoptar los procedimientos necesarios para asegurar la custodia y

confidencialidad de sus papeles de trabajo, y deberá conservarlos por el tiempo que sea necesario

con objeto de satisfacer las necesidades de su práctica y cualquier requerimiento legal o

profesional. "

CONFIDENCIALIDAD:

Es la no divulgación de la información obtenida durante el desarrollo de la auditoria.

INDICES, CRUCES Y MARCAS

INDICES:

Es el control utilizado por el auditor para organizar en orden lógico los papeles de trabajo

preparados en el desarrollo de una auditoría. Permiten localizar y conocer el lugar exacto en

donde se encuentra una cédula dentro del expediente o archivo de referencia actual o

permanente. Por orden práctico los índices de identificación de la cédula deben anotarse con lápiz

rojo en la parte superior derecha de las cédulas de auditoría.

CLASIFICACIÓN:

Alfabético Numérico Alfanumérico.

Normalmente en la práctica se organizan los índices de manera alfanumérica, asignando a lo

general y a las cédulas sumarias índice alfabético y a las cédulas analíticas un índice alfanumérico.

CRUCES DE INDICES

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“Es el procedimiento por medio del cual se hacen referencias entre uno(s) y otro(s) papel(es) de

trabajo valiéndose de los índices asignados a las cédulas de auditoría.’’

La regla para el uso de cruces es:

El elemento del cruce es el índice asignado al papel de trabajo.

Se anota del lado izquierdo de la cantidad o concepto para representar que “viene de” la cédula

identificada con ese índice.

Se anota del lado derecho de la cantidad o concepto para representar que “va a” la cédula

identificada con ese índice.

MARCAS.

“Las marcas de auditoría son símbolos utilizados por el auditor para señalar en sus papeles de

trabajo el tipo de revisión y prueba efectuados.”

Sus beneficios obtenidos son facilitar el trabajo y la supervisión; aprovechar el espacio al anotar en

una sola ocasión el trabajo realizado en varias partidas.

SUGERENCIAS PARA LA UTILIZACIÓN DE MARCAS DE AUDITORÍA.

1. Elaborar y mantener un código de marcas estándar que contenga aquellas que se utilizan

recurrentemente en la aplicación de las pruebas de auditoria. Por ejemplo:

¥ Cálculos correctos

Suma correcta

✓ Inspección física

✓ Documentación original examinada

Cotejada contra registros contables

Firmas autorizadas verificadas

Cotejado contra estados de cuenta

bancarios

@ Cotejado contra revisión anterior

Ø Pendiente

Cuando sea necesario utilizar marcas no contenidas en el código de marcas estándar, es

indispensable dejar la leyenda del significado de la marca al calce de cada cédula en la que se

utilice.

BIBLIOGRAFÍA

34


1) Juan Ramón Santillana González, Auditoría VI, Contabilidad y Auditoría Gubernamental,

ECAFSA, México.

2) Juan Ramón Santillana González, Auditoría I, ECAFSA, México.

3) Juan Ramón Santillana González, Auditoría IV, Auditoría Interna Integral, ECAFSA, México.

4) instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C., Comisión de Normas y Procedimientos de

Auditoría, Normas y Procedimientos de Auditoría, México.

5) Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C., Principios de Contabilidad Generalmente

Aceptados. México.

6) Instituto Mexicano de Contadores Públicos. A.C., Comisión de Auditoría Operacional,

Esquema Básico de la Auditoría Operacional, México.

7) Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C., Comisión de Auditoría Operacional,

Metodología de la Auditoría Operacional, México.

8) Dr. y C.P. Fabián Martínez Villegas, El Contador Público y la Auditoría Administrativa,

Editorial PAC, México.

9) C.P. Gabriel Sánchez Curiel, Auditoría Operacional, ECAFSA, México.

10) Comisión Permanente de Contralores Estados-Federación, Órgano de Difusión de la

Comisión Permanente de Contralores Estados-Federación, Auditoría Integral, México, Año

4, No. 12, May. - Ago.

11) Secretaría de la Contraloría General de la Federación del Gobierno Mexicano, Boletín “B”

“Normas Generales de Auditoría Interna Gubernamental”, México. (Tomado del Libro:

Juan Ramón Santillana González, Auditoría VI, Contabilidad y Auditoría Gubernamental,

ECAFSA, México.)

12) Contraloría General del Estado de Chiapas, Unidad de Supervisión y Programación de

Auditorías. Lic. Dagoberto Vázquez Cruz, C.P. Julio Reyes Morales y C.P. Alejandra

Nandayapa Trujillo, Boletín: Auditoría al Egreso, México.

13) V. Brink & H. Witt. Auditoría Interna Moderna: Evaluación de Operaciones y Controles,

ECAFSA, México.

14) Legis Editores, S.A. De C.V., Régimen Contable Colombiano. Bogotá. Colombia.

Antologia de Auditoria Administrativa

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