antologia de adquisición y abastecimiento 2013

Antología de Adquisición y Abastecimiento 6º LAE

Características de la Asignatura

Adquisición y Abastecimiento

Licenciatura: Administración de Empresas

Semestre: 6º

Área: Administración

Requisitos: Ninguno

Objetivo general de la asignatura

Al concluir, el alumno: Explicará los conceptos, aprenderá y aplicará los procedimientos para la realización de compras nacional e internacional y comprenderá la importancia de ésta función.

Unidades de Estudio

Fecha TEMA1 LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y

ABASTECIMIENTO2 Teorías del consumidor, participantes

en el sistema de compras, categoría de adoptantes

3 Tipos de compradores, tipo de clientes según la fidelidad, proceso de decisión de compras, riesgos

4 Manual de procedimientos de compras5 Tipos de compras6 Organización del departamento7 Selección y control de proveedores,8 RELACIÓN CON PROVEEDORES9 EXÁMENES TRIMESTRALES10 EXÁMENES TRIMESTRALES11 Compras nacionales12 Compras al extranjero13 Compras de bienes de capital14 Compra de refacciones15 CONTROL DE EXISTENCIA y ÉTICA16 Manual de procedimientos17 Manual de procedimientos.18 Manual de procedimientos19 Manual de Procedimientos de Compras20 Manual de Procedimientos de Compras21 Exámenes trimestrales22 EXÁMENES TRIMESTRALES

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Bibliografía:

Libro: adquisiciones y abastecimientosAutor: Cristobal Del Río GonzalezEditorial: thomson

Libro: adminstración de compras y materialesAutor: Michiel LeendersEditorial: cecsa

Libro: ComprasAutor: Salvador MercadoEditorial. Limusa

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Esbozo de la Asignatura de Adquisición y Abastecimiento

El acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, cuando en la edad de piedra se les ocurrió intercambiar una cosa con otra (o mejor conocido como trueque), por lo que nacen las compras y las ventas.

En 1961, en los Estados Unidos de Norteamérica empezaba a hablarse de la administración de materiales, hasta que después de 20 años la administración y control de compras maduró.

En México, dicha administración era incipiente y lacerante en cuanto a su manejo, ya que el 90% de las empresas que operaban eran simplemente departamentos de coloca pedidos, las requisiciones llegaban con proveedores ya escogidos en las áreas técnicas, negociaciones ya elaboradas por otras personas, faltando solo el papeleo administrativo que realizaba el llamado departamento de compras.

Por lógica, las personas encargadas de esos departamentos eran prácticas, no contaban con preparación en el manejo del área en la que se encontraban; las funciones que realizaban estaban completamente desligadas de la función de compras y, en general, la organización de la función misma estaba mal ubicada y completamente fuera de lugar y de control.

Hoy en día muchos empresarios se han dado cuenta de la anterior situación, por lo que deciden cambiar sus administraciones, hacer que su personal se prepare mejor e involucrarlos más en otras funciones afines.

En la actualidad compras como tal, ha evolucionado considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, actividades que comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y almacenes.

Las unidades de estudio incluyen las compras de diferentes productos, además de los aspectos que se deben considerar para realizar el proceso de compras.

También se analiza la ética en las compras debido a la necesidad de concientizar al alumno de la importancia de la honestidad en éste ámbito

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Sesión 1

Unidad I La función de compras y abastecimiento

Objetivo de la unidad:Al finalizar la unidad el alumno comprenderá la importancia de la función de compras en la organización, además distinguirá la diferencia entre adquisición y abastecimiento.

Temas:1. Generalidades

a) Conceptualización de la comprab) Situaciones que dan origen a la compra

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Sesión 1Generalidades sobre la compra

1.1Compras: es obtener bienes y servicios, considerando lo siguiente.1. Justificación de la necesidad y cantidad2. Evaluación de cualidades, calidades, precio, tiempo de entrega y tipos de

financiamiento.

Las compras describen un proceso que incluye lo siguiente:1. Surgimiento de una necesidad2. Su ubicación3. Elección del proveedor4. servicio

La definición más completa de compras es:Adquirir bienes y/o servicios para satisfacer necesidades de una entidad y después de ello lograr sus objetivos eficientemente.

1.2Situaciones que dan origen a la compra

a) Que el departamento de compras reciba una requisición de compras por parte de una persona o departamento, que es quien decide ocupar objetos o servicios, solicitando abastecimiento para poder realizar cada una de ellas.

b) Que el propio encargado de compras o el de departamento, identifique las necesidades de abastecimiento de su propia sección de compras.

1.3 Importancia de la función de las compras

1. Reducción de costos y obtención de utilidades. Esto es lo que buscan todos los entes buenos precios, calidad, entre otros.2. Servicio: el departamento de compras deberá prestar una adecuada atención a los diversos departamentos.3. Control de convenio para obtener financiamientos: es prioritario que se conozca a detalle dichos convenios, para vigilarlos.4. Control de tratos comerciales con los proveedores: buenas relaciones, tratarlos con respeto5. Obtención de información y asesoramiento.

1.4 En Resumen la Importancia…………

Radica en que es vital para el éxito de las empresas tener en operación las compras, puesto que la utilidad en una entidad, ésta determinada en gran medida, con la efectividad de la administración de los bienes y servicios adquiridos.

1.5 Conceptualización de abastecimiento

Ésta palabra tiene diversas acepciones en distintos países.En Reino unido y Europa el termino abarca las funciones de: son las actividades que abarcan el conocimiento de la necesidad compra y almacenamiento y recepción.

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Algunos autores consideran las compras y el abastecimiento como sinónimos pero en realidad son muy diferentes.Teorías del comportamiento del consumidor

Teoría económica:

Es la que mayor relevancia ha ejercido en la historia de la sociedad humana. El hombre busca siempre maximizar su utilidad, por lo tanto, siempre tratará de

adquirir el producto que más utilidad le dé en función del precio que pagará por él.

Buscará la mejor relación calidad-precio en su comportamiento de compra

TeoríasDel

consumidor en las compras

SOCIOLÓGICA

ECONÓMICA APRENDIZAJE

PSICOANALITICA

Los consumidores son perfectamente racionales al tomar una decisión de

compra.

El consumidor tenderá a escoger aquella

alternativa (bien o servicio) que maximice su

satisfacción.

Las necesidades y deseos de los consumidores son ilimitados y por lo tanto no se pueden satisfacer

por completo.

La utilidad de un producto consiste en la satisfacción generada al consumidor.

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La validez de la teoría económica:• Se ve reforzada en el éxito de la mayoría de ofertas, rebajas y promociones

concernientes al precio de los productos que día a día se ven en el mercado.• Esta teoría es la más aceptada en el caso del comprador empresarial o

institucional

Teoría del Aprendizaje: La base está en los experimentos de Pavlov, famoso fisiólogo ruso quien trabajo

en los reflejos condicionados. Los individuos actúan a partir de los conocimientos adquiridos.

Ejemplos:

Según la teoría económica:• La compra de un champú debe realizarse mediante la observación de todas las

características de todos los champús existentes en el mercado (o en la tienda). • Luego de haber sopesado las ventajas y desventajas de todos ellos (cantidad,

precio, aditivos, perfume, características externas, etcétera)Según la teoría del aprendizaje:

• Las personas compran sólo aquellos productos que conocen y que anteriormente le han brindado buenos resultados, dejando de lado el análisis de muchas de las alternativas existentes.

Teoría Psicoanalitica:

El médico psiquiatra Sigmund Freud propone que el comportamiento de las personas está guiado de manera esencial por una serie de razones profundas del espíritu humano.

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Los llamados fantasmas que guían el comportamiento de las personas provienen del:

Impulso agresivo: Impulso sexual:

El impulso a la agresividad y a la muerte, que están en el origen de aquellas actividades que implican riesgo físico o mental.Está sustentado en el deseo de muerte de los individuos, es decir, de regresar al vientre materno, en el cual se sentían protegidos por la madre.

Compras organizacionales y la teoría psicoanalítica:

Los aspectos psicoanalíticos son quizá menos importantes, aunque se pueden observar algunas reminiscencias del tema en los diseños de algunas máquinas (camiones, calderas, etcétera) y también en la cada vez mayor demanda por mujeres dedicadas a la venta industrial (debido, en gran parte, a que la mayoría de los compra dores son hombres, y se muestran más dispuestos a aceptar la visita de un vendedor del otro sexo). Es decir ésta teoría aplica en mucho menor grado en las compras empresariales.

Teoría sociológica

Thorstein Veblen (la teoría de la sociedad del ocio) sostienen que:• La principal razón que guía el comportamiento de las personas es su necesidad

de integración en el grupo social. • Muchas personas adoptan comportamientos que están destinados

fundamentalmente a quedar bien con los demás.

Los productos que tienen como eslogan publicitario:• “el ser el producto de mayor venta en el mercado”,

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Generalmente se sustentan en esta teoría al basarse en el siguiente mensaje implícito:

• “la mayoría de la gente usa este producto, si tú no lo utilizas, vas a ser una persona rara. Úsalo tú también para ser parte del gran grupo”.

Ejemplo: “todas las amas de casa del país saben que lo mejor es usar este detergente; si usted no lo hace, corre el riesgo de ser considerada una persona rara, asocial o, por lo menos, poco eficiente, que no se preocupa por su familia”.

Motivos de aplicación de ésta teoría:

• Algunos individuos buscan diferenciarse de los demás. • Paradójicamente, el deseo de diferenciación también parece ser resultado de la

necesidad de identificación social. • La motivación de fondo es la de hacerse remarcar por el grupo social

La compra industrial u organizacional no deja de poseer un cierto grado de influencia social. Así, por ejemplo, no es raro que una empresa compre tal o cual equipo porque sus competidores ya lo tienen.

Participantes en el sistema de compras

INFLUYENTES; son las personas que explícita o implícitamente ejercen alguna influencia en la decisión y las encontramos en:

Distribución cuyo objetivo es lograr que los compradores encuentren el producto en el lugar adecuado.

compradorinfluyente

usuario

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Promoción es importante para dar a conocer el producto.

El precio se determina de acuerdo a todas y cada una de las características del producto.

DECISOR; es quien determina en ultimo termino parte de la decisión de compra o su totalidad, si se compra, que bebe adquirirse, como, cuando y donde conviene hacerlo.

COMPRADOR; es la persona que de hecho realiza la compra.

USUARIO; es la persona o personas que consumen o utilizan el producto o servicio.

Categoría de adoptantes:

Tipos de compradores: Hemisferio izquierdo Hemisferio derecho

PRIMEROS USUARIOS :el grupo aventurado considerado como innovador.

USUARIOS MEDIOS: aceptan la innovación después de consultar acerca del mismo

ÚLTIMOS USUARIOS: aceptan el producto después de que el producto ya está bien establecido en el mercado

USUARIOS ADAPTADOS: acepta la innovación por la presión social.

USUARIOS REZAGADOS: cuando ellos adoptan los innovadores ya descartaron ese producto

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Tipos de clientes según la fidelidad:

Nivel de fidelidad

Bajo Alto

Bajo

Opositor:Busca alternativas a nuestro servicio. Descontento. Generador de publicidad negativa que puede destruir el mejor marketing.

Cautivo:Descontento. Atrapado, no puede cambiar o le resulta caro. Es un vengativo opositor en potencia.

Alto

Mercenario:Entra y sale de nuestro negocio, sin ningún compromiso. Al menos no habla de nosotros.

Prescriptor:Alto grado de satisfacción. Fiel. Amigo y prescriptor de la empresa. Un buen complemento de nuestro marketing.

Proceso de decisión de compra:

1.Reconocimiento de la necesidad

2.Búsqueda de la información

3.Análisis de la información

4. Decisiones de compra5. Comportamiento

después de la compra

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Riesgos del Comprador:

Factores que influyen en el comportamiento de compra del consumidor:

funcionamiento

físico

psicológico

social

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Actividades de Aprendizaje

-Diseñar un cuestionario sobre las funciones, problemáticas y retos de la función de compras

-explica la diferencia entre adquisición y abastecimiento.

CULTURALES

Cultura

Subcultura

Clase social

SOCIALES

Grupos referencia

Familia

Roles y estatus

PERSONALES

Edad y fase del ciclo de vida

Ocupación

CircunstanciasEconómicas

Estilo de vida

Personalidad y autoconcepto

PSICOLÓGICOSMotivación

Percepción

Aprendizaje

Creencias y Actitudes

COMPRADOR

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Sesión 5

1.7.2 Operación:

Tipos de compras y abastecimiento

a) compra de bienes, mercancías y materiales

b) compras de servicios

c) compras anticipadas: planeadas

d) compras de emergencia: compras urgentes

e) compra especulativa: existe dudas respecto a los productos se busca precios bajos

f) Compras reciprocas: es una medida de presión

g) Compras personales: compras para empleados

h) Compras de salvamento: excedentes de otro departamento.

i) Compras de excedentes: para tener prevenciones, extras

j) Compras en el mercado abierto: son productos que la empresa utiliza poco y lo

ofrecen en muchas partes, post it

k) Compras de artículos relacionados: artículos de oficina

l) Compras especiales: artículos que no se usan con frecuencia, pizza, cafetera

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ConvenienciaDisponibilidadCosto Control de calidad

Factores a considerar

Tipo de articuloTiempo de entregaNecesidad del pedidoPrecio unitarioPromedio de comprasCosto de la transacciónPeríodo de compraMantenimiento del inventario

Factores que influyen en la cantidad

Tiempo adecuado de entrega, recepción, producción.

Transportación comercialAlmacenaje y mantenimientoMercado condiciones y tendencias

Proveedor adecuado

Fases en la selección de fuentes

Investigación de posibles suministrosAdquirir informaciónElegir quien surtiráTener tratos directos Duración del procesoTiempo de entrega

calidad

Precio exacto

cantidad

financiamiento

servicio

consideraciones

Principios básicos De compras y abastecimiento


m) Compras de elementos especiales: artículos importantes para la empresa, se

pueden obtener descuentos, por ejemplo maquinaria, vehículos, maquinaria

n) Compras de elementos de bajo costo

Ñ) compras corporativas: Las desarrollan grandes grupos trasnacionales

o) Compras consolidadas: grupos empresariales

1.8 Principios básicos de compras y abastecimientos

a) calidad: cumplir con las exigenciasb) cantidad: c) Precio exactod) Financiamientoe) servicio

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Actividades de Aprendizaje de la sesión 5

-Elabora un ejemplo por cada uno de los tipos de compras - Explica la importancia de los principios de compras dentro de las organizaciones.

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Sesión 6

1.9 Organización del departamento de compras

1.9.1Concepto del departamento de compras y abastecimiento:

Es un equipo de la gerencia administrativa de la compañía, el cuál está integrado por personal profesional capacitado, con experiencia y que tiene la responsabilidad de obtener materiales, abastecimiento, productos y servicios que necesitan los demás departamentos de la empresa para realizar sus actividades es decir es un mediador.

1.9.2Jerarquía

Rangos en el departamento: Encargado principal Compradores Ayudantes e compras o cotizadores Secretarias, recepcionista,

1.9.3 Centralización

Hay compañías en las que existe el departamento de compras para abastecer de insumos a todos los departamentos.Ventajas:

Rendimiento del dinero Se puede controlar y supervisar más fácil Eficiencia, economía, y especialización. Mantener buenas relaciones con los proveedores Unificación de las adquisiciones. Cuidado de inventarios Mayor control de calidad de los productos Economía en el pago de fletes.

1.9.4 Descentralización condiciones:

Existencia de un manual de procedimientos que estipule diversas políticas.

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Inspección periódica Fijar cierto límite de compras Asignar a un solo departamento centralizado una compra que sea repetitiva. Llevar a cabo reuniones periódicas con los compradores

1.9.5PolíticasConjunto de lineamientos establecidos por la administración para realizar compras más eficientes.Ventajas:

Se evita tomar decisiones particulares Que se tomen decisiones bajo un solo criterio Si se aprueba una política se delega autoridad

1.9.6 Elementos: Comprador Vendedor Producto o servicio Acuerdo: es el convenio por el cual surgen las relaciones.

1.9.7Requisición

También conocida como solicitud de compra, da origen al proceso de compra.Se define como un documento mediante el cuál solicitan los departamentos internos, los bienes y servicios que soliciten y necesiten.La requisición se refiere a una solicitud de abastecimiento y la orden de compra a la adquisición que se lleva a cabo con los proveedores.

1.9.7.1Las Formas para hacer requisición:

Documento en el cual se describa el pedido de algún material o producto Memorando: en el cual se solicite un articulo o servicio que rara vez se ocupe.

1.9.7.2Elementos de la requisición Principales:

Que la confirmación de la compra se realice por medio de una persona Descripción analítica de las características: marcas, cantidad especifica, modelo Fecha para la cual se necesita el abastecimiento de artículos Nombre del departamento que lo solicita Volumen, cantidad del articulo o material

Accesorios: Número de folio Fecha en que se efectúa la requisición Sección y persona que expide la solicitud Aprobación y persona que solicita el material Nombre y domicilio del proveedor Tipo de transporte, ruta a seguir, lugar en el cuál se recibirá. Condiciones de recepción, entrega

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1.9.8 Solicitud de cotización

Se invita a diversos proveedores a participar en la elaboración de cotizaciones.Que información contiene:

Cantidad requerida Descripción de las especificaciones de los artículos que se desea comprar. Punto de entrega Tiempo para la recepción de mercancía Método de transporte Fecha para la cuál deberán recibirse las cotizaciones.

1.9.9Cotización:Es un informe de los costos de los artículos, material expedido por el proveedor.La solicitud de una cotización debe contener:

Número de artículos solicitados Descripción analítica exacta y especificaciones de las características que tienen

los productos. Lugar de entrega y transporte Tiempo de entrega Fecha Anotación de precio, cantidad y plazo de entrega Datos impresos en el formato estándar. Condiciones de pago y otras +++el formato debe realizarse por duplicado o las copias que sean necesarias,

el original es para el comprador..

1.9.9.1Orden de compra o pedido

Es un documento que sirve como herramienta para adquirir productos o servicios, destinados a satisfacer necesidades de la compañía.

1.9.9.2Elementos que integran la orden de compra

Identificar al solicitante es decir el nombre de la empresa que hace el pedido Se debe estipular el departamento que recibirá el pedido Nombre y domicilio del proveedor Lugar de recepción, de los artículos, así como la descripción para llegar a la

dirección en la que recibirá el pedido Otros requisitos como: efectivo o crédito, plazo de pago, tipo de transporte,

fletera y a cargo de quien será el flete. Fecha en la que transportan los artículos para ser entregados Dentro del cuerpo de la orden de compra se debe estipular la cantidad, la

descripción de los artículos, precios, reglas de facturación, de embarque y otras estipulaciones sobre cancelaciones.

Firma de la orden de compra.

1.9.9.3Seguimiento de las órdenes de las compras

El departamento de compras debe vigilar la secuencia hasta que el proveedor entregue la mercancía

1.9.9.4Terminación de la compra

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Sucede cuando:Se han recibido efectivamente los bienes y servicios y se han satisfecho la necesidad de abastecimiento.Los bienes ya están siendo utilizados en la laborSe cumplieron las obligaciones contraídas en el convenio pactado.


- Elaborar un mapa conceptual de la unidad I

Cuestionario:

1. ¿cuáles son las situaciones que dan origen a las compras?2. Menciona los objetivos de la operación de compras3. Ejemplifica las compras reciprocas, de salvamento y de servicios.4. Menciona los principios básicos de compras y abastecimiento5. Explica la centralización y descentralización de las compras6. Menciona la jerarquía del departamento de compras7. Explica los elementos de las compras8. Explica que es una requisición y que contiene10.Explica la diferencia entre solicitud de cotización y cotización11. ¿qué es una orden de Compras? Y ¿qué elementos la integran?

Actividades de Aprendizaje sesión 6

Elaboración de los siguientes formatos:

- Requisición- Orden de compra- Solicitud de cotización- cotización

-

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Sesión 7

3. Selección y control de proveedores

Objetivo de la unidad: al finalizar la unidad el alumno aprenderá cuáles son los medios usuales para elegir de forma correcta a los proveedores.

Temas:-Investigación de proveedores-Selección de proveedores y cotizaciones-Evaluación del proveedor

3.1 Investigación de proveedores

Fuentes de información: Directorios telefónicos Guías de compradores Proyección de datos filmados Catálogo Entrevistas con vendedores y representantes Archivo de proveedores Muestrarios Exhibiciones Directorios de empresas Revistas profesionales Visitas a las plantas Paginas de internet

3.2Aspectos a considerar para calificar a los proveedores

Clasificación de las industrias y comercios Disponibilidad comercial del producto Cantidad que ha de ser comprada El tiempo Compras de importación: reglamentaciones, seguros, cambios en las

fluctuaciones, documentación, pagos.

3.3 Características de lo que es un buen proveedor:

Selección de proveedores y cotizaciones

Venda productos de calidad especificada Entrega de ellos en las fechas establecidas Ofrezca precios aceptables Sirve al cliente de forma superior Brinda asesoría tecnología

3.3.1Selección de cotizaciones

El número de fuentes potenciales deben ser suficientes para asegurar todo tipo de competencia que incluye:

Competencia de precios: buscar a los productores del costo más bajo para los distribuidores, en relación con la calidad.

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Competencia tecnológica: comparar las soluciones de ingeniería, diseño, material y técnicas de producción.

Competencia de servicio: indagar a aquellos que estén mejor capacitados para entregar a tiempo y en cantidad, así como el mantenimiento, partes, refacciones,

Competencia Localización geográfica: el costo de un artículo requerida en el punto de uso.

Representantes de ventas en caso de existir en la localidad Condiciones

Evaluación de cotizaciones elaborar un cuadro comparativo

Precio Costo de transporte Costo de instalación Otros costos Impuestos Terminos de pago Protección de precio Entrega Diseño Ventajas Pesos Factores legales Garantías Servicio

Se debe mantener un registro de las cotizaciones preferentemente por articulo en algunas ocasiones se hacen por proveedor.

3.4 Evaluación al proveedor

La evaluación de los proveedores es una función permanente del departamento de compras.La entrega oportuna y el grado de servicio se puede evaluar a través de una tabulación en la que se considera:

Si cumple con las fechas de entrega Acepta la entrega de fechas propuestas Se tiene que dar un gran seguimiento Evaluación financiera Evaluación de la administración Protección de precios Calidad del producto Diseño Reputación Capacidad de abastecer Relaciones de trabajo Terminos de pagos Costo de transporte.

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Sesión 7

-Elabora un análisis y explica que aspecto es mas importante cuando se decide una compra: la calidad o el precio, justifica ampliamente.

-Elabora un modelo como herramienta para el análisis de cotizaciones-proveedores.

Sesión8Unidad IV

Relaciones con los proveedores

Objetivo de la unidad: Al finalizar la unidad el alumno comprenderá la importancia de crear, mantener y mejorar relaciones cordiales con los proveedores.

Temas:-Relaciones con los proveedores-Archivo histórico de operaciones

Surge de la necesidad de que se tenga lealtad hacia un proveedor. Ésta ha sido una función que en los últimos años ha cobrado la debida importancia.

4.1 Relaciones con los proveedoresA) equidad

- Dar a todos los vendedores una atención completa- Mantener la competencia abierta y justa- Declinar de sacar ventajas de los errores del vendedor- No hacer que el vendedor haga gastos innecesarios- No solicitar ofertas de un proveedor potencial si el actual cumple con los

requisitos.

B) integridad:- observar veracidad en todas las transacciones

- Respetar la confianza del proveedor- Mantenerse libre de las obligaciones con cualquier vendedor

C)Servicio- Contestar las cartas prontamente- Atender amablemente y respetuosamente a los vendedores

D)Progresividad:-mantener la mente abierta acerca de los nuevos métodos y materiales-Estimular la elaboración de pruebas o ensayos de materiales-Visitar cuando sea necesario al proveedor

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E)Amistad:Se puede estimular la amistad en un plano apropiado

-Diversiones o regalos de los proveedores:La aceptación de regalos distintos a los promocionales, se prohíbe en todo momento, pues los empleados no deben obligarse.-Reciprocidad: es importante mantener buenas relaciones ya que son un factor esencial.

F) Devolución de materialesEl original de la forma de devolución de materiales, es consignada al vendedor y se utiliza para proteger el material de devolución.

G)Aviso de cambios en la orden de comprasLos ajustes en el pedido, son avisos de cambios, para cancelar las operaciones, modificar el pedido o el precio, entre otras.

H)Ajustes o correcciones de las facturasEs aconsejable que el departamento de compras trate con el vendedor la corrección de facturas, independientemente que otro departamento se encargue de la revisión.

Archivo histórico de compras

Los archivos de compras son dispositivos para agilizar las formas en sus diversas etapas de ejecución, brindan información sobre el producto, el vendedor, precios, fuentes potenciales.El sistema de archivo empleado en una empresa deberá ser de fácil acceso y cubre aspectos como de correspondencia, catálogos, folletos, contratos, cotizaciones, ordenes de compras.También se deben guardar boletínes respecto a las disposiciones sobre compras. Es conveniente conservar un tarjetero bajo el titulo de mercancias, con datos respectivos, Catalogo de proveedores: folletos correspondencia, Ordenes de compra: se debe archivar por vendedor alfabéticamente anexando un índice con el mismo orden alfabético.


-Investiga el concepto de CRM, explica los objetivos que persigue éste, para que sirve y como funciona así también investiga una empresa que maneje un sistema CRM y aplica una entrevista sobre su funcionamientos y ventajas.

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Sesión 10Unidad V

COMPRAS NACIONALES

Objetivo de la unidad:Al finalizar la unidad el alumno comprenderá el procedimiento de compras en el sector público

Temas:- Importancia- Compras para el sector público y privado- Objetivos y procedimientos- Diferencias de cada sector- Políticas de operación- Concursos- Adjudicación directa- Aspecto legal gubernamental

5.1. IMPORTANCIAUn porcentaje de los compradores, prefieren hacer sus adquisiciones a proveedores locales y un elevado porcentaje de ellos, señalan que están dispuestos a pagar un poco mas, e incluso a aceptar que la calidad del producto o el servicio sea poco menos satisfactorio comprando localmente, a pesar del TLC y la UE (unión europea).

DICHA POLITICA DESCANSA SOBRE 2 BASES:

LA PRIMERA. - es que una fuente local puede:• Ofrecer un servicio mas confiable que otra que e encuentra localizada a grandes distancias• Se recibirán las entregas a tiempo por interrupción e el transporte.• No es necesario pedir grandes o mayores cantidades.• Se ahorra de tramites de papeleo en el transporte o importación.• Podrá existir una mayor flexibilidad para satisfacer los requerimientos del comprador.

LA SEGUNDA. - para inclinarse en las compras locales es que la empresa le debe mucho a la comunidad regional, es en esta donde vive la mayor parte de los empleados, una porción substancial de su respaldo financiero, así como una parte importante de sus ventas provienen de la localidad.• Cabe señalar que el agente de compras tiene como responsabilidad primordial buscar a os mejores proveedores pues lo contrario existirá un mal servicio en su entidad.• Hoy en día es importante ver los tipos de fuentes donde se va a obtener los materiales, en la actualidad las fronteras continuamente se están expandiendo, ya que en la actualidad los proveedores pueden cubrir sectores o áreas mucho mas extensas, que como se Asia anteriormente.• Con la radio y la televisión como la publicidad a nivel nacional se puede dar una cobertura mas amplia dando como resaltado mejoras en el empaque, carreteras más apropiadas así como una mayor transportación vía terrestre y aérea.• En esas condiciones pudo a ver significado algo local, respecto a varios productos y áreas, se ha convertido en estatal o federal ya que no existe una regla precisa para delimitar las fronteras económicas de una comunidad local.

5.2. COMPRAS PAPA LOS SECTORES PRIVADO Y PÚBUCO

5.2.1.-SECTOR PRIVADO.-

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Es política del gobierno ayudar a conseguir y proteger los intereses de la comunidad, procurando atención a las pequeñas empresas, así como colocar en ellas una buena proporción de las compras y los contrato gubernamentales mercancías y servicios.

Las necesidades de la mayor parte de las empresas, frecuentemente, son de índole especializada y los volumenes de compras, tienden a ser elevados.

La cantidad de fuentes potenciales, podrá ser muy reducida y existir poco clientes, dentro del mercado total; pero muchas compañías en su carácter de compradores con frecuencia son mas grandes que sus proveedores y podrán desempeñar una multiplicidad de sus funciones con respecto a sus fuentes: así, dando preferencias, podrán influir en las actitudes de los clientes y a menudo recurrir a muchas clases de estrategias para conseguir el negocio deseado, dentro de tal ambiente, el derecho a conocer o retirar las negociaciones habrá de constituir su verdadero poder.Se requiere ser un experto para asegurar que se satisfagan las necesidades, por una parte, así como la existencia de sistemas y procedimientos adecuados por la otra, con el fin de contar con una actuación continuamente efectiva y aceptable.

La fuerza de compras, deberá enfrentarse a fuentes técnicas de mercadotecnia con el objeto de asegurarse de que las necesidades de compras de (a organización, en un futuro, podrán ser satisfechas adecuadamente.

5.2.2 SECTOR PÚBLICO.

Comprende gobiernos federal, estatal provincial, condados, municipios, sistemas escolares del gobierno, bibliotecas públicas, universidades colegios del gobierno, bibliotecas, universidades, colegios del gobierno, y además aspectos gubernamentales.Los montos gastados por los administradores de compras del sector público, merecen igual atención, que en las compras efectuadas dentro del privado, ya que en caso de compras estatales, de fondos provienen de los contribuyentes.

Si los fondos destinados a compras, por parte del gobierno, se erogan de manera eficiente y apropiada, se obtendrán beneficios a favor de todas aquellas personas que pongan pop ellas y las disfrutan, como consecuencia de los servicios proporcionados por el gobierno.

El mensaje más importante dentro de este punto, es que las compras del gobierno no deben diferir, en esencia, de las exigencias y la honradez en el sector privado, pero esto no deja de ser un idealismo.

5. 3. FUENTE DE AUTORIDAD

La autoridad del comprador público se establece por la ley, reglamento, o decreto; por ejemplo:

Las constituciones federales y estatales, así como por reglamentos u ordenanzas municipales. El comprador publico deberá observar las estructuras legales, correspondientes bajo las cuales operan las compras, la ultima responsabilidad correspondiente un cuerpo legislativo, el comprador individual, por lo contrario, responde frecuentemente a un administrador superior, y en ultima instancia, ante el propietario o propietarios de la empresa.

Cuando surgen dudas, respecto a la, .autoridad o de la interpretación algunos requerimientos legales, se habrán de turnar al funcionamiento de la dependencia

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gubernamental (o en su defecto, al procurador general, en caso de compras federales o estatales, o al representante del municipio).

La relación expuesta, es sinónimo de la accesoria legal de una empresa privada, si fuera necesario algunos cambios legislativos, para permitir que la persona encargada de efectuar las compras gubernamentales, pueda realizar su trabajo de manera eficaz, entonces solicitara la accesoria y la cooperación del experto legal. Si bien resulta cambiar la ley, que podrá transcurrir mucho tiempo antes de lograrlo, el comprador del sector publico, deberá ponderar la situación y ejercer presión para lograr las modificaciones requeridas.

5.3.I OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS

5.3.1.1. OBJETIVOSLos objetivos de las compras dentro del Gobierno, son básicamente los mismos que las compras del Sector Privado, e incluyen:a) la continuidad de abastecimiento, para poder satisfacer las necesidades de servicio.b) Evitar duplicación y despilfarro.e) Poder mantener tos estándares de calidad requeridos, en las compras de bienes y servicios.d) Desarrollar un ambiente de colaboración entre el departamento de Compras respecto de todas las dependencias y departamentos a quienes se les brinda servicio.e) Obtener el máximo de ahorros, a través de innovaciones en compras, mediante la aplicación de técnicas de análisis de valor.f) Administración de la función de Compras, con una eficiencia interna.j) Efectuar las compras al precio más balo, con buena calidad, así como los requerimientos de funcionalidad y oportunidad de entrega.

5.3.1.2. PROCEDIMIENTOS

A). - Del Sector Público

Las compras gubernamentales, locales, y estatales, siguen un procedimiento bastante estandarizado. Las compras pequeñas y las de emergencia, se negocian por teléfono, llamando a una o dos fuentes locales de suministros.

Los contratos por compras mayores, en general, sólo se hacen después de ponerlos a concurso y de solicitar ofertas. La Ley o los reglamentos de la mayoría de los organismos compradores, especifica que todas las compras que exceden cierta cantidad, deben ser hechas, a través de concursos públicos, debiendo ser las ofertas abiertas al público. La concesión de un contrato, suele hacerse en una reunión pública en la que los postores y las personas interesadas puedan expresarse; para alentar a los postores, el comprador debe establecer lo que desea comprar, de manera que todas las ofertas puedan ser cotizadas en términos iguales, por medio de licitación.

Uno de los métodos empleados, para especificar la calidad, es referirse a algún producto de marca y solicitar que se cotice: aunque esta practica tiene, en general, características deseables, en particular para un equipo especial, también tiene sus ventajas, pues pocas compañías admitirán que sus productos son iguales a los de sus competidores, por lo que resulta difícil probar, que son inferiores, aun si así se puedan considerar.

Otro tipo de compras, se refiere al de aspectos peculiares del artículo, llamada especificaciones de calidad; ese método establece, en general, lo que se desea y el

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concurso que se le dará al producto, se pide a los postores que envíen una muestro estándar del mismo, que mas se acerque a los requerimientos de calidad general.

Las convocatorias a concurso establecen que las muestras serán evaluadas por un comité, el cual informa si los artículos son adecuados o no para el uso intentado. Cuando las especificaciones están detalladas adecuadamente, es cosa simple determinar al ganador, si cumple con precio bajo y cubre las especificaciones. La responsabilidad del postor, se determina sobre la base de tratos, obteniendo información de otros organismos de compra y a través de a precalificación de las ofertas, o cual significa que el proveedor ya convenció al comprador y que es confiable, desde antes de hacer la compra.

Cuando las especificaciones son inadecuadas, o cuando se necesitan pruebas de calidad para determinarla se requiere un mayor elemento de juicio para conceder el contrato, con el fin de justificar las compras que no se vayan sólo al postor mas bajo, el Agente de Compras Públicas debe ser capaz de apoyar, con argumentos, la elección que se haga.El Agente pisa sobre un terreno más firme, si las ofertas o muestras presentadas, son examinadas por un comité de expertos, compuesto en parte por aquellos que utilizarán la mercancía.

Habitualmente en las compras públicas se requiere que se presente más de una oferta, antes de que se conceda el contrato; sin embargo, es posible aceptar una sola oferta, si la Ley que gobierna a la dependencia así lo permite.

Las ofertas únicas también son comunes, en la compra de artículos patentados o concesionados, fabricados por una sola firma, aunque están prohibidos los monopolios.El agente de Compras local o estatal, en general, está autorizado para permitir que los departamentos usuarios, hagan las compras de emergencia necesarias, para mantener sus servicios básicos, por lo que se acostumbro que estos casos estén delimitados por verdaderas emergencias, y si se tiene un máximo de gastos especificados. Usualmente se requieren informes por escrito justificando el procedimiento de emergencia.

B). - Del Sector Privado Etapas de las compras

Puesto que hay amplias variaciones entre las industrias, las compañías, los productos, y el persona, no resulta factible establecer un sólo conjunto de procedimientos que se pueden aplicar a todos los casos; sin embargo, los siguientes sucedidos, deben ser llevados a cabo, de una forma u otra para completar la transacción de compras:

a).- Reconocimiento de la necesidad.b). - descripción del requerimiento.c)- Selección de las fuentes posibles del suministro. d) descripción del precio y la disponibilidad.e).-Colocación del pedidof) Seguimiento y activación del pedido. g).- Revisión y recepción.h).- Verificación de la factura.i).- Discrepancias de procesamiento y rechazos. j).- Cierre de los pedidos completados.k)- Mantenimiento de los registros y archivos.

DIFERENCIAS EN CADA SECTOR

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En muchos aspectos, hay poca discrepancia entre las compras gubernamentales y las privadas, respecto al uso y al procesamiento, más bien que para reventa, pero ambos comprenden puntos substanciales, así como grandes transacciones individuales, aunque tienen objetivos semejantes, también existen diferencias significativas, que se examinan a continuación

La mayoría de las leyes, que establecen ordenamientos en las dependencias o agencias de compras públicas, también prescriben reglamentos bajo los cuales deben operar, mismos que están hechos para proteger, tanto al público para quien se hace la compra, como al proveedor que vende a la Dependencia.

Los reglamentos se proyectan, para impedir el favoritismo personal por parte de los funcionarios públicos y para asegurar que todos los proveedores calificados, tengan igual oportunidad de hacer y cristalizar ofertas, sobre las negociaciones gubernamentales.La Dependencia Pública compra con base en el presupuesto y debe cardar los fondos para cada compra hecha contra el mismo. Su contraparte, la Privada, compra respecto a programas de producción o acción que han sido fiados.El Comprador Público no puede realizar la reciprocidad, que algunos compradores privados practican, pues el desembolso es desde diversos puntos de vista, incluyendo la reciprocidad.

El Comprador Privado considera las fuentes de suministro y los precios pagados, como secretos comerciales; en contraste, las tabulaciones de las ofertas recibidas en las compras públicas, se divulgan para información general, estas se convierten en fuente de información competitiva, para las personas que están en el campo de las ventas. Los compradores públicos intercambian entre ellos, precios y fuentes de información, pero los compradores privados no lo hacen. La información para las autoridades federales y estatales encargadas de detectar y perseguir los casos que se presenten, de acción concertada para recular los precios y de fijar los mercados, obligan a investigar las confabulaciones, con objeto de proteger tanto al Consumidor Publico como al Privado, así como las aportaciones de los contribuyentes.

5.3.1.3 POLITICAS DE OPERACIÓN

INTRODUCCIÓN

A).- AlmacenamientoLos materiales y los suministros que se usan con frecuencia en gran cantidad, se distribuyen a los departamentos usuarios conforme se necesita. El almacenamiento central permite realizar compras en volúmenes a precios inferiores, que le dan oportunidad al Comprador, de hacer sus adquisiciones cuando las condiciones del mercado parecen ser más favorables, para facilitar la inspección y la comprobación proporcionando existencias suficientes de reserva para su uso, durante e! proceso de rechazo, y proporciona existencias de reserva que tolera que se tengan disponibles las mercancías conforme se les necesite.Se mantiene un Control de Inventarios Perpetuos para todas las partidas habidas, de manera que nunca se terminen las existencias.

B). - InspecciónCuando el volumen o el artículo adquirido sí lo requiere el departamento de compras tiene sus propios Laboratorios de prueba, algunas veces pueden ser mantenidos en conjunto, por varios departamentos.

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En las empresas medianas y pequeñas el comprador puede realizar pruebas sencillas de inspección, para determinar si las mercancías son recibidas o rechazadas.

C). - Fabricación reparación e InspecciónEn casos aislados, algunos procesos de fabricación son llevados a cabo, o al menos supervisados por el Departamento de Compras.Un servicio que con frecuencia es proporcionado por los departamentos de compras estatales ocales, es a reparación y el mantenimiento del equipo; en algunos ciudades, el Departamento de Compras es responsable de talleres que reparan los vehículos de motor, los medidores de agua, las máquinas de escribir, artículos de oficina, etc. Esta estructura organizacional ha demostrado ser eficiente, ya que se conservan en servicio, muchos artículos que de otra forma hubieron sido desechados o vendidos antes de que fuera necesario.

5.4 CONTROL DEL MATERIAL SOBRANTE

El mejor lugar para centralizar el control de los materiales y el equipo de desecho, es el Departamento de Compras. El comprador que conoce el mercado, es la persona lóqica para asumir la responsabilidad de la venta de las partidas que ya no se necesitan. El control de desechos, incluye la transferencia de equipo, así como su venta, pues si uno de los departamentos tiene materiales o equipo que ya no ocupa.Cuando el material o el equipo deja de ser utilizable, el Departamento de Compras lo puede emplear como un intercambio sobre una nueva compra o lo vende para obtener efectivo, las ventas de estas panadas, en el Gobierno, son manejadas por medio de concurso, de ofertas competitivas, de manera parecida a las compras.Los suministros y los equipos declarados, como excedentes por los organismos federales, con frecuencia se ofrecen a las unidades locales del Gobierno, para que las utilicen en los servicios de salubridad, bienestar social, educaci6n, defensa civil, etc., tales partidas suelen distribuirse, a través de una dependencia que maneje excedentes de propiedad estatal.

5.5 LICITACIONES PÚBLICAS(Concurso)Puesto que el comprador, en el Sector Público, gasta fondos que se generan por medio del Sistema Impositivo, los estatutos gubernamentales (Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles, así como su Reglamento) normalmente establecen que el otorgamiento de contratos de compras, se deberán hacer sobre una base abierta y competitiva, esta disposición se supone que garantiza que todos los proveedores calificados, quienes a su vez son contribuyentes o que ocupan personal que lo es, tiene una oportunidad igual para competir por su venta de productos o servidos que se necesitan, para las operaciones del Gobierno puesto que las ofertas que se reciben, están disponibles para inspección pública, sería sumamente difícil que un comprador en el Sector Público pudiera mostrar algún favoritismo hacia un proveedor determinado; sin embargo, este sistema tiende a fijar un precio como base para seleccionar a un proveedor, ya que resultará improbable que un comprador, pueda defender su postura de seleccionar un proveedor que ofrezca un precio más alto, en contraste con otro que cotice un precio mas bajo con artículos de similar calidad.

Lo ideal será que un comprador, tome la decisión de adquirir, a otro proveedor distinto al que ofrece un precio más bajo, cuando se pensara que- los demás proveedores pudieran brindar mejor servicio y superar al proveedor, que ofrece un precio más bajo, en muchos otros sentidos; puesto que esta situación es complicada de cuantificar,

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resulta sumamente difícil poder defender una decisión en cuanto a favorecer a otro proveedor, que no sea el que ofrece el mejor precio.

5.6. PROCEDIMIENTOS PARA CONCURSAR

En un sistema formal de concurso, al oferente típicamente se le remitirá:

a).- Una lista completa de especificaciones, que tiene el artículo por surtir, cuando se trate de compras algo complicadas y se detallaran los diferentes tipos de control de calidadb).- Una lista de instruccionesc).- Condiciones generales y legales especificas, que deberán ser satisfechas por un proveedor, para poder tener éxito.d).- Un modelo de propuestas.e).- el proponente, típicamente deberá someter ofertas una fecha específica y hora determinada, no habrá ningún cambio después de recibir la oferta formal.f).- Deberá señalarse el lugar, en donde la oferta debe ser presentada, siendo por lo general en el Departamento de Compras.

De tal manera que todos los proveedores tengan la misma oportunidad frecuentemente, en el Sector Público, se requiere cualquier empresa que desee concursar, y que presente una fianza al momento de hacer la ofertaAlgunas dependencias publicas de compra requieren que la propuesta venga acompañada de un cheque certificado o de un giro, en el caso de que el proponente seleccionado, no estuviera de acuerdo en firmar el contrato que se le aya otorgado o no cumpla con los términos de la propuesta dicha cantidad será retenida por la dependencia de compra.Ala hora y fecha señalada el vendedor abrirá las propuestas registradas a concurso. En algunos casos, dirá en voz alta el nombre del posible contador y su oferto, la cantidad certificando la información anotada en el registro que sea correcta. ADJUDICACION DIRECTA

La adjudicación directa es una figura que se presenta, en las operaciones de compra que efectúa el gobierno federal, su fundamento legal se encuentra plasmado dentro del articulo 39 de la ley de adquisiciones, arrendamientos, y prestación de servicios relacionados con bienes muebles.Este procedimiento surge, por la necesidad de simplificar el proceso de compro de algunos bienes; pero cuando la cuantía no es significativa, no se lleva acabo el proceso de concurso, pues seria laborioso, tardado, costoso, circunstancias por las que procede ala adjudicación directa.Para lo anterior, existen ciertas restricciones, tales como no rebasar los montos máximos, que para este tipo de operaciones señala la ley de presupuesto egresos de la federación y del departamento del distrito federal.

5.6.1ANÁLISIS FINANCIERO DE LA COMPRA.

El estudio previo de este punto, puede ahorrarle a la entidad complicaciones de carácter financiero, al momento de llevar acabo sus compras o reabastecimiento entre las que pueden señalar las siguientes:Incumplimiento de pago a los proveedores, suspensión de suministro por este motivo, demandas judiciales, malas relaciones, desprestigio, entre otras. Así mismo es bueno considerar el costo por excelencia, mantenimiento, inversión improductiva, deterioro de las mercancías dentro del almacén.

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El análisis financiero de las compras, debe partir desde el mismo presupuesto, primeramente de ventas, mismas que están relacionadas con la producción, con el volumen de material, que se a de consumir para satisfacerla, y al plan financiero adicionalmente, hay que a ser el cálculo de gastos relacionados con la adquisición de muebles, enseres, y otros artículos diversos que sean necesarios.

El responsable de la planeación financiera de las compras es la tesorería, quien en conjunto con el departamento de compras solventaran los requerimientos de la compañía, planteo en la presupuestación presentada, para que con base en los flujo de efectivo, determinar si es preciso solicitar algún financiamiento para cubrir las necesidades de compra, lo cual resulta indispensable.Si bien, es cierto que el departamento de compras no es el responsable directo de la planeación financiera respectiva, es un hecho que si es solidario de proporcionar los datos exactos y necesarios para su elaboración de estas.

5.6.2 ASPECTO LEGAL GUBERNAMENTAL

La ley de adquisiciones, arrendamientos, y prestación de servicios relacionados con bienes muebles, es de orden público e interés social y tiene por objeto regular acciones relativas a la planeación, la programación, el presupuesto y el control, que en materia de adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles, que efectúen dependencias.Las adquisiciones con cargo total o parcial a fondos federales, conforme a los convenios entre el ejecutivo federar y la entidades federativas estarán sujetos a las disposiciones de esa ley.

El ejecutivo federal, por conducto de la secretaria de comercio y fomento industrial, determinara que dependencias y entidades, deberán. Instalar comisiones consultivas mixtas de abastecimiento, en función del volumen e importancia de las adquisiciones de procedencia extranjera, que lleven acabo o contraten aquellas. Dichas comisiones tendrán por objeto, proporcionar y fortalecer la comunicación de las propias dependencias y entidades con los proveedores nacionales y en su integración podrán participar, además de los sectores públicos, otros representantes.

La secretaria de comercio y fomento industrial, llevara el patrón de proveedores de la administración publica federal y clasifica a las personas inscritas, de acuerdo con su actividad técnica y su ubicación. El registro del patrón tendrá vigencia indefinida y las personas inscritas podrán comunicar, en cualquier tiempo ala, secretaria, las modificaciones relativas a •su capacidad técnica o económica, o su actividad cuando tales circunstancias pueden implicar un cambio en su clasificación.

Las dependencias y entidades solo podrán fincar pedidos o celebrar contratos con las personas inscritas en el padrón. Las dependencias, previamente al establecimientos de compromiso para la adquisición de bienes de procedencia extranjera, ya sea de importación, directa o de compra en el país, deberán recabar con la anticipación necesaria, de acuerdo al bien que se trate la autorización de la secretaria de comercio y fomento industrial, la cual podrá ser, otorgada por productos o por determinado monto, de acuerdo a la naturaleza de las operaciones y de los volúmenes de las adquisiciones.Tratándose de operaciones derivadas de acuerdos celebrados por el gobierno mexicano, con gobiernos de países extranjeros o con organismos internacionales las autorizaciones de importación que se requieran serán otorgadas al demostrarse que

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las contrataciones se llevaran acabo con forme a las condiciones especificas, establecidas en dichos acuerdos.

A las comisiones consultivas mixtas de abastecimiento, corresponderán promover el desarrollo de proveedores nacionales y fomentar la sustitución eficiente de importaciones.

El 20 de enero de 1991 se publico en el diario oficial de la federación, el acuerdo que fija el procedimiento para las dependencias y las entidades de la administración publica federal, que obtengan la autorización previa para adquirir bienes de procedencia extranjera.

Por lo expuesto, se estima conveniente orientar la definición de concepto citado, siguiendo el criterio que utiliza la secretaria de programación y presupuesto, respecto ala siguiente relación de bienes de capital:

a) Mobiliariob) Equipo de administraciónc) Maquinaria y equipo agropecuariod) Maquinaria y equipo industriale) Maquinaria y equipo electrónicof) Equipos y aparatos de comunicación de telecomunicacionesg) Equipo de computación electrónicah) Maquinaria y equipos diversosi) Vehículos y equipo terrestrej) Vehículos y equipo ferroviariok) Vehículos y equipo marítimol) Vehículos y equipo de trasporte aéreom) Equipos y materiales para instalacionesn) Equipo medicoo) Instrumental medicop) Herramientas y maquinas- herramientaq) Accesorios mayores


- Por parejas deberán investigar el proceso para realizar las compras en el sector público, desde el lanzamiento de la convocatoria.

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Sesión 11Unidad IV

Compras al Extranjero

Objetivo de la unidad: Al finalizar la unidad el alumno comprenderá los aspectos relevantes para la realización de transacciones internacionales.

Temas:

En ocasiones no existe producción o fabricación nacional del bien o servicio que necesita la empresa, de tal forma que tiene que adquirirlo en otro país; en este momento estamos ante una compra internacional.

6.1 El comprar en otro país comprende los siguientes tipos de adquisición:1. Compras de importación2. Compras para exportar.

El comprador de importación puede hacer uso de muchos canales de distribución, cuya selección dependerá del tamaño y capacidad financiera de su empresa.Compras de importación son aquellas que se hacen directamente a un proveedor extranjero o a través de los canales de distribución del exportador extranjero establecido en el país del importador.

Las Compras para la exportación son las adquisiciones de materiales de fabricación nacional o extranjera que se realizan con el fin de exportar productos terminados a uno o varios países del exterior.

6.2 Compras de importación

Las compras Industriales son básicamente un proceso de comunicación; cuando el comprador se encuentra en su oficina, está hablando por teléfono o en juntas, ya sea con proveedores o bien con gente de su Compañía. También ocupa el 20% aproximadamente de su tiempo visitando proveedores o proveedores potenciales, compradores que laboran para grandes firmas, frecuentemente y como rutina, hacen llamadas telefónicas al extranjero buscando o cotizando materiales de los cuales no hay fabricación en el país. Y como resultado del gran desarrollo que ha habido en las vías de comunicación, las compras de importación se van incrementando año tras año.

Principales problemas

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A pesar del desarrollo del que ya hablamos, hacer compras de importación tiene grandes problemas como:

a) Aspecto legalYa que el aspecto de compra específicamente, las reglas, en cada país son diferentes, por lo que vendedor como comprador deberán tener mucho cuidado al negociar órdenes de compra y cada cláusula debe estar claramente definida.

b) Estándares de calidadEl comprador quiere obtener precisamente la calidad que re quiere, está acostumbrado a que al colocar una orden a un proveedor nacional de un producto “x” pide una calidad “3” y entonces el proveedor le surtirá este producto “x” con una calidad “3”; pero, ¿qué pasa cuando se tiene que recurrir al extranjero para importar ese producto “x” y esa calidad “3”?, tal vez la versión extranjera de esa calidad “3” no sea la misma que es en México y existan problemas cuando el proveedor extranjero surta un material con mejor o peor calidad que la que en realidad se está requiriendo. Aunque el proveedor extranjero que quiere hacer negocio con un comprador mexicano tiene la obligación de adaptarse al estándar del ingenio mexicano, pueden haber conflictos por su poca familiaridad con estos estándares; este problema podría desaparecer con el tiempo, cuando vendedor y comprador vayan conociendo mejor la habilidad y las necesidades de uno y otro. Desafortunadamente, la gran distancia que existe entre proveedor y comprador, hace que la más sencilla falla de calidad sea en verdad difícil de resolver.

c) Tiempos de entrega e inventariosAl comprar productos de importación, los tiempos de entrega serán mucho más largos. Debido a esto, y para que el Comprador se proteja de inesperadas fluctuaciones en suministro y demanda de material que se importa, se manejan inventarios altos.

d) ComunicaciónTal vez sea el idioma la barrera más grande que exista para lograr una buena negociación con un proveedor extranjero, las compras industriales requieren de un alto grado de lenguaje técnico y es indispensable que tanto comprador como vendedor dominen genuinamente el idioma.

Búsqueda de proveedores extranjeros

El proceso para localizar proveedores extranjeros es básicamente el mismo que se utiliza en la búsqueda de proveedores nacionales; algunas veces representantes de una firma extranjera visitan al comprador ofreciéndole los productos que maneja y hablándole sobre la compañía que representa, si al comprador le interesa procede a investigar a éste, de la misma manera que al proveedor doméstico.Otras Compañías no permanecen estáticas y envían a sus compradores al extranjero en busca de proveedores potenciales, después de consultar guías de publicaciones extranjeras, departamentos comerciales de las embajadas, proveedores estables extranjeros, etc.

Condiciones de pago

El costo de los materiales que se compran de importación, no está dado únicamente por el precio unitario y cantidad, también habrá que pagar por el flete (tanto extranjero como nacional), impuestos y gastos por servicios aduanales.

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Las condiciones de pago que dé el proveedor deben ser bien negociadas, ya que mayor plazo, mayor será el financiamiento que tengamos por parte de éste, es obligación del comprador negociar estas condiciones de la manera más óptima posible.

Procedimiento de compras de importación

Objeto:Establecer los compromisos, relaciones e intercambios de información que el departamento de Materiales deberá proporcionar al requirente para mantenerlo informado del avance que vaya teniendo su requisición, así como los compromisos, relaciones e intercambios que el requirente deberá proporcionar al departamento de Materiales para que pueda obtener el mejor servicio.

Política:Es responsabilidad del departamento de Materiales, abastecer a la compañía de los materiales que por no haber producción doméstica, por no tener la calidad requerida o por no ser suficiente esta producción, se tendrán que importar. Dentro del departamento de Materiales, quedan comprendidos Compras, Tráfico y Servicios Aduanales.

Procedimiento

Requirente:Solicita al departamento de Compras, a través de requisición, el material; en la requisición deberá asentar el nombre del producto, así como el nombre de los proveedores a quienes él sugiere se haga la compra.

Al ser una requisición para compra de material de importación, el requirente deberá solicitar ésta de acuerdo a los estándares de tiempo establecidos por el departamento de Materiales; si la requisición es de emergencia, se verá la posibilidad de comprar el oficial, naturaleza del producto, lugar de donde se piensa importar, precio, especificaciones, información técnica y alguna otra información que se juzgue conveniente; si el intercambio no contiene todos los datos enunciados, será devuelto al departamento de Compras dentro de las 24 hrs. siguientes en que fue recibido, enunciando claramente por escrito las causas que originan dicho rechazo.

Al contener un intercambio toda la información necesaria para su clasificación, Servicios Aduanales procederá a registrarlo y clasificarlo dentro de la tarifa de importación, ya clasificado correctamente el material que se pretende importar, Servicios Aduanales deberá informar por escrito al departamento de Compras los siguientes datos:

• Fracción arancelaria dentro de la cual se clasificó el material.• Impuesto aduanal (Ad valorem), que tendría que pagar el material en caso de ser importado.• Si requiere o no permiso de importación.• Otros permisos que se pudieran requerir.• Limitaciones que pudiera tener el material que se desea importar.• Cualquier otro dato necesario para lograr la importación del material.

Material que para su importación requiere Permiso de Importación:

Una vez realizada la clasificación arancelaria y detectado que el material que se pretende importar requiere permiso de importación, Servicios Aduanales procederá a informar al departamento de Compras y simultáneamente presentará la solicitud de

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permiso de importación a la Secretaría correspondiente; mientras se obtiene el resultado de la solicitud, será responsabilidad del Departamento de Servicios Aduanales mantener informado al departamento de Compras del avance que vaya teniendo dicha solicitud; al conocer Servicios Aduanales la resolución a la solicitud de permiso de importación, informará de ésta al departamento de Compras inmediatamente.

Coordinación de las Compras:

Una vez que el departamento de Compras es notificado por Servicios Aduanales que el permiso de importación ha sido obtenido o bien, que se trata de un material que no requiere permiso de importación, procede a colocar la orden de compra para materiales de importación al proveedor previamente elegido, si las condiciones negociadas señalan que la transportación del material de la planta del proveedor a la frontera o puerto seleccionado es por cuenta del comprador (LAB o FOB planta proveedor), éste consultará con el departamento de Tráfico cuál es el medio adecuado de transporte, así como el transportista idóneo; una vez señalado por Tráfico el medio de transporte (avión, camión, ferrocarril, etc.), el comprador informará de esta decisión al proveedor y lo asentará en la orden de compra para que la decisión sea respetada.

Cuando en las condiciones negociadas recae la responsabilidad de transportar el material planta, proveedor-frontera o puerto seleccionado por el proveedor, éste, de acuerdo a su conveniencia, determinará el medio de transportación.

Proveedor:Recibe original de la orden de compra o, en su defecto, confirmación escrita vía fax o telegrama; si el material solicitado es un producto que tiene en stock, lo separa y espera la fecha señalada por el comprador para embarque; si el material no se tiene en stock, procesa la orden y solicita al departamento responsable la fabricación del producto, indicándole la fecha compromiso de embarque.

En la fecha señalada embarca material e informa al comprador datos necesarios para el rastreo de éste, como son: medio de transporte, compañía, talón de embarque, kilogramos brutos y netos embarcados y cualquier otra información adicional que el comprador solicitara.

Una vez realizado el embarque, envía por correo al agente aduanal seleccionado por el comprador, los documentos que éste le haya requerido para lograr la importación del material, como Son: factura original, lista de empaque, análisis de Control de calidad, certificado de origen (cuando se requiera) y cualquier otro documento que le haya sido solicitado por el comprador, estos documentos deberán ser enviados al comprador con copia.

Comprador:Al recibir la notificación del embarque, genera solicitud de servicio al departamento de Tráfico e informa al requirente, verifica que el embarque se haya realizado de acuerdo a lo solicitado y en caso de existir alguna anomalía, se la hace saber de inmediato al proveedor exigiendo la corrección; la copia de la solicitud de servicio al departamento de Tráfico, deberá entregarse al departamento de Servicios Aduanales, con el objeto de enterados de qué, cuánto, cómo, por dónde y cuándo aproximadamente recibirá material el Agente Aduanal Correspondiente.

Tráfico:Al recibir la solicitud de servicio, antes de registrarla, revisa que la información proporcionada sea la requerida para lograr el rastreo del material; en caso contrario, la

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devolverá al departamento de Compras indicándoles claramente qué información está siendo omitida.Cuando la solicitud contiene los datos necesarios, se procede a registrar y a iniciar el rastreo del material; cualquier desviación que pudiera tener el material en el trayecto, deberá ser notificada por el escrito al departamento de Compras, una vez que el embarque haya llegado al puerto o frontera destino, Tráfico entregará el material al Agente Aduanal seleccionado.

Servicios Aduanales:Al recibir la notificación de que el material ya ha arribado al puerto o frontera destino, checará a través del Agente Aduanal, que el embarque haya llegado completo y en buenas condiciones; en caso de existir material faltante o en malas condiciones, informará de inmediato y por escrito al departamento de Compras las anomalías que se hayan detectado; Compras será el departamento responsable de la investigación y solución del problema y mientras este departamento no lo autorice, la importación del material será suspendida.Cuando el material correcto sea recibido por el Agente Aduanal, el primer paso para lograr la importación será verificar si se cuenta con todos los documentos necesarios para tramitarla (factura, permiso de importación, etc.); al contar con los documentos, el Agente Aduanal procederá a presentar en la aduana correspondiente el material para su inspección, el Vista Aduanal checará que se cuente con los documentos, inspeccionará el material y determinará si se está utilizando la fracción arancelaria correcta, en caso de detectarse alguna anomalía, el Agente Aduanal tratará de resolverla, si no puede notificará inmediatamente al departamento de Servicios Aduanales, quien a su vez informará por escrito al departamento de Compras para que entre ambos solucionen el problema.

Una vez que la inspección ha sido realizada, y no haya detectado anomalías o éstas se hayan aclarado, el Agente Aduanal procederá a efectuar el pago de los impuestos necesarios para la importación del material y a embarcar a su destino final, previas instrucciones del departamento de Tráfico.

La comunicación entre el departamento de Servicios Aduanales y el departamento de Compras, desde que el material llegue a frontera o puerto, se realizará a través de la forma de Servicios Aduanales.

Tráfico:Recibe copia de la forma de Servicios Aduanales, donde se le notifica cuándo y cómo salió el embarque, con esos datos se encarga del rastreo y activación del material hasta su destino final.

Requirente:Al recibir el embarque completo y correcto, emitirá acuse de recibo, enviando copia de éste al departamento de Compras; en caso contrario, de inmediato notificará a Compras, quien se encargará de solucionar el problema.

Comprador:Recibe copia del acuse de recibo y cierra el expediente.

Actividades de Aprendizaje de la sesión 11 y 12

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-Por equipos deberán investigar el funcionamiento de una aduana y se comentara frente al grupo. investigar objetivos, funciones, políticas, restricciones.

-Investigar el significado de INCOTERMS y como funcionan.

Sesión 13Unidad VII

COMPRAS DE BIENES DE CAPITAL

Objetivo de la unidad:

Al finalizar la unidad el alumno comprenderá la importancia de la negociación en las compras así también conocerá las estrategias para negociar.

Temas:-Concepto, Clasificación, importancia, características-Situaciones que dan origen a las compras-investigación de bienes necesarios al giro comercial-negociación con los proveedores

Bienes de capital. Aquellos bienes cuya utilidad consiste en producir otros bienes o que contribuyen directamente a la producción de los mismos. El concepto engloba así tanto a los bienes intermedios -que forman parte de proceso de producción- como a los bienes de producción en sí mismos.

Clasificación de los Bienes de Capital:Bienes para múltiples usos y bienes para uso exclusivo. Los primeros se ocupan en varias industrias, tienden a tener una vida tecnológica más amplia, y a haber un valor de desecho.Los bienes para uso exclusivo, están diseñados para unas o varias operaciones, mucho mejor de lo que pudieran hacerlo los bienes de múltiples usos;’ pero como son mercancías de ocupación especifica, se restringe su ocupación potencial y su utilidad se relaciona con las operaciones que realiza, pudiendo ser a un solo cliente o a una industria Su valor de desecho es mas bajo, además, la probabilidad de que la

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necesidad de trabajos a realizar con ellos, se termine antes de que estén físicamente desgastados.Los bienes de uso menor, considerados algunas veces como accesorios, se utilizan por su capacidad auxiliar y su valor de desecho es mucho mas bajo, puede ser que su costo no se capitalice, además se estandarizan.

IMPORTANCIAEl valor presente de una inversión en Bienes de Capital, puede describirse como la cantidad que podrá pagar una empresa, por la oportunidad de hacer la inversión sin empeorar su situación financieraEl interés se centra, en las necesidades del departamento usuario, pero también interviene la Alta Gerencia y los personales de Ingeniería y de Finanzas.El valor unitario de los bienes de referencia es elevado, por que la integración de sueldos y salarios, con respecto al de materiales, es mucho mayor que la producción de cualquier otro articulo. El elevado costo unitario, requiere de un presupuesto detallado y una cuidadosa planeación financiera.

CARACTERÍSTICAS

A. BIENES DE MULTIPLES USOS:a) Tienen un periodo de vida mas largo.b) Sirven para realizar diversas actividades, básicamente en la Industriac) Tienen un valor de desecho elevado.d) Su valor de compra se capitaliza,

B. BIENES DE USO ESPECIFICO:a) Se ocupan en actividades definidas de una industria o cliente,b) Tienen un valor de desecho, mas bajo que el de Múltiples Usos,

C. BIENES DE USO MENOR:a) Son accesorios (auxiliares).b) No se capitalizane) Su valor -de desecho es demasiado-bajo.d) Son estandarizados.

SITUACIONES QUE LE DAN ORIGEN

Las más comúnmente reconocidas para su adquisición, son: Más economía en la forma de operar. Superior productividad. Mejor calidad. Confiabilidad en su uso. Ahorro de tiempo y costos. Más durabilidad. Mayor seguridad. - Poder menos contaminante. Y otros factores de protección, en casos de emergencias.

INVESTIGACION DE BIENES NECESARIOS AL GIRO COMERCIAL

La adquisición de bienes nuevos, depende de gran parte del giro del negocio, es necesario analizar no sólo el precio de los bienes específico en cuestión, sino que se debe tomar en cuenta, otros elementos como son: la distribución de la planta y el tipo

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de energía que utilizan los diferentes tipos de bienes, para diversas operaciones. Otros elementos que deben tomar en cuenta, son los de índole de ingeniería y de producción. Se consideran igualmente importante, saber cómo se habrá realizar la compra, su desarrollo requiere que el Departamento de Compras este alerta a los cambios y a los nuevos desarrollo en el campo.

La evaluación de la necesidad, es primer paso en la compra del equipo de producción, la evaluación incluye un estudio de soluciones alternativas y costos relativos, localización de los proveedores, y el estudio de las posibilidades de obtener los beneficios esperados.

ESPECIFICACIONES

Después de que se ha confirmado la necesidad se determina el tiempo básico, del equipo requerido, es preferible que el equipo utilizado sea estándar, pues estará rápidamente disponible, y no requerirá modificaciones de ingeniería, lo que implica un mínimo en el precio de compra

NEGOCIACIONES CON LOS PROVEEDORES

En las negociaciones, el Departamento de Compra determinara., a que proveedores dirigirse, enviar las especificaciones, y pedir cotización. Las negociaciones comprenden precios, servicios, equipo, las opciones de pagos, términos de transporte, condiciones de garantías entre otros.

No toda transacción de compra-venta requiere ser negociada, como regla general, las negociaciones estarán limitadas a casos, en donde uno o más elementos de la operación deben ser discutidos, y sobre los cuales es posible efectuar ajustes.

Las negociaciones suelen llevarse a cabo, en el lugar sede del Comprador, pero también puede forma parte de una visita a la planta del Proveedor.

Con el fin de prepararse para la negociación, se consideran los siguientes puntos:> Cantidad total de la transacción en moneda circulante.El comprador deberá estar satisfecho, con respecto a la capacidad y a la estabilidad de la gerencia, y de los compradores (propietario), así como las personas a través de las cuales, el proveedor realizará el negocio.> El Comprador deberá estar seguro de que el proveedor o el Vendedor sea finalmente estable y mantenga buenas relaciones con los empleados.

SIGNIFICADO E IMPORTANCIA DE LA NEGOCIACIÓN

La palabra “negociación” se deriva del latín y la cita la Ley Civil que significa tratos o deliberaciones que dan lugar a un convenio.

Es decir la palabra negociación indica, o se conceptúa como una discusión o cambios de impresiones, para llegar a un acuerdo, también a tratos o deliberaciones que dan lugar a un convenio.

De los diferentes factores que Intervienen en la negociación de compras es el dinero, la cantidad, la calidad, los factores de servicio de la transacción, la entrega, las especificaciones, condiciones de pago entre otros.

EL ARTE DE NEGOCIAR

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Para negociar se requiere ante todo, experiencia, criterio, capacidad para analizar. El negociar es una disciplina, que sólo se aprende con la práctica con la experiencia y nada la puede sustituir realmente.

Es un arte en donde se requiere que el Agente d e compra sepa hasta donde llegar o cuando detenerse, durante un intercambio, en el cual posiblemente entre en conflicto los objetivos de ambas partes.

El Proveedor intentará obtener el precio más elevado posible, en tanto que el Comprador por su lado, procurará reducir el precio como sea factible. Por lo tanto, la facultad de negociar está en llevar un precio a un área razonable, conservando el respeto y la cooperación.Las negociaciones permiten una aproximación al problema de convenir con el proveedor, las condiciones de las ventas.

El Comprador deberá negociar cuando obtenga una lista de precios que no le parezca razonablemente, o sospeche que los montos cotizados con base en diferentes métodos, no le den una oferta verdaderamente competitiva

PREPARACION PARA NEGOCIAREl propósito de la negociación, es para mejorar la posición de la compañía frente al proveedor, de manera que se logre el costo mas bajo posible, en superiores productos y servicios. Si bien es una habilidad de la capacidad para planear, organizar, administrar y conducir una negociación, también es posible, capacitar a los compradores para que desarrollen sus habilidades como negociadores.

LO QUE SE DEBE NEGOCIAREs algo que puede abarcar muchos aspectos de discusión, entre Comprador y Vendedor, ya que cualquier elemento de las transacciones es susceptible de discutirse y para el que existan otras alternativas. Los ejemplos que se podrían dar son:+ Cualquier aspecto del costo y, en menos grado, de la utilidad.+ En cuanto a la calidad, se pueden satisfacer con materiales de diferentes tipos.+ El monto de la transacción.• Los descuentos por cantidad.+ La posibilidad de requerir el servicio o los artículos, durante largo tiempo.+ La garantía de órdenes futuras.+ Los aspectos de servicio de una transacción+ El manejo de los rechazos y de los materiales defectuosos.+ La necesidad de intermediarios, como por ejemplo, los centros dé servicios.+ El empleo de servicios técnicos.+ Las cláusulas sobre fabricas y almacenar, entre otros.

ESTRATEGIAS Y TACTICAS DE NIEGOCIACION

En general se acepta la posibilidad de que tanto la estrategia como la táctica sean parte integrante de la negociación Hay que hacer una distinción entre ambas.

Por estrategia se entiende la planeación y la dirección de las negociaciones, con el objeto de logras las metas y los objetivos del negociador, tiene que ver con las metas a largo plazo, también se decide cuáles metas son las más importantes y cual es el camino que hay que seguir, para alcanzar los objetivos principales.

La táctica es algo más que el regateo, está basado en el conocimiento amplio de todos los elementos que se discutirán entre las partes.

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Las tácticas se relacionan con las acciones y las maniobras que se emplean para desarrollar la estrategia. Por lo tanto siempre que se trate de un asunto, que requiera alcanzar su objetivo deseado y no los medios para lograrlo, es en realidad una estrategia más que una táctica.


-Explica la importancia de las compras de bienes de capital y analiza la forma en que se pueden descentralizar dichas compras.

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Sesión 14Unidad 8.

COMPRA DE REFACCIONES

Objetivo de la unidad: Al finalizar la unidad el alumno será consiente de la importancia de la toma de decisiones que realizan las empresas respecto a fabricar o comprar.

Temas:

-Concepto, importancia y características-Situaciones que dan origen-Comprar, reasignar, fabricar, maquilar o adaptar-negociación con los proveedores

Concepto, importancia y características

Cuando se habla de refacciones, se puede hacer referencia a la “reparación”, “compostura de lo empleado”, ‘repuesto” “substituir una pieza por otra’, u otros conceptos similares. El hecho de que existan este tipo de compras en las empresas es de vital importancia, debido a lo que puede llegar a representar en el caso de que no se cuente con ellos en el momento oportuno. Le corresponde al departamento de compras, encargarse de procurar que se cuente con las refacciones a tiempo, pudiendo depender de ello la eficiencia en la producción, por lo que debe de procurar, que se mantenga un nivel correcto la existencia de refacciones.

Hay que tener mucho cuidado también, en que no exista más de lo debido o comprar más de lo requerido, pues podría presentarse una inversión innecesaria “muerta” o improductiva. Las casas comerciales de este tipo de piezas de reparación o reposición, pueden proporcionar un equipo equivalente, en casos especiales. Debe haber mucho

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cuidado para comprobar las especificaciones, con el objeto de estar seguros, de que se obtiene una buena inversión en este tipo de compras y la calidad debida que pueda satisfacer.

SITUACIONES QUE LES DAN ORIGEN.Es conveniente e indispensable, que toda la empresa cuente con existencias de refacciones, ya que nadie esta exento de que llegue a sucederle la situación de que sea necesario contar con una cantidad de las mismas, para salir adelante en el momento y no se pare la producción, con todos los inconvenientes implícitos.En todo caso, e departamento de compras debe estar enterado del acontecer ya que es el encargado de hacer que la empresa cuente con la cantidad autorizada, aunque sea mínima, de refacciones que podrían emplear, cuando se presente la ocasión, de acuerdo con un estudio técnico especializado.Puede suceder que al principio de las operaciones, no se llegue a necesitar, que la compañía cuente con cierta cantidad de refacciones; aun así tarde o temprano cambiara, por lo que es bueno, considerar la compra respecto, en un momento dado, de acuerdo a las circunstancias que se vayan presentando, experiencias, y peritaje.

DECISIÓN DE COMPRAR, REASIGNAR, FABRICAR, MAQUILAR, Y ADAPTAR.

Antes de empezar a introducirse a los procedimientos seria necesario aclarar los conceptos de los siguientes elementos:

COMPRAR: Obtener propiedad o servicios por un precio, incluye la obtención por intercambio.REASIGNAR: Volver a asignar, asignar de nuevo.FABRICAR: Forjar, inventar.MAQUILAR: Encargar, mandar a hacer.ADAPTAR: Acomodar una cosa a otra, acomodarse a las condiciones o circunstancias.

EL PAPEL DE COMPRAS EN LAS DECISIONES DE “FABRICAR O COMPRAR”

Compras realiza una parte activa en las decisiones de fabricar o comprar: De manera general, se puede decir que el Departamento de Compras, proporciona los datos esenciales a saber, acerca de la adquisición y el desempeño, una coordinación estrecha entre otros departamentos, en asuntos como, por ejemplo: servicios de producción disponibles, requerimientos de cantidad y rendimiento sobre el capital, costo, etc. Las decisiones de hacer o comprar deben estar fundamentadas, en un número considerable de factores, de muchos da los cuales, no es posible efectuar un análisis directo de sus costos, que son esenciales; esas decisiones, son solo cuando no conciernen a aspectos de menor importancia relativa, en el caso contrario, no pueden ser responsabilidad absoluta del Departamento de Compras.

INVESTIGACIÓN DE “FABRICAR O COMPRAR”

El procedimiento para saber, si se va a transformar o comprar, es un proceso continuo. Generalmente es, cuando se realizan revisiones periódicas en todas las empresas, acerca de tomar la decisión.

La acción se puede originar de varias maneras:

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a). - Cuando los proveedores proponen la alternativa y solicitan nuestro permiso para presentar sus cotizaciones sobre componentes, que son capaces de producir.b). - Cuando la situación es como resultado, de que nuestro proveedor desempeño con deficiencia su trabajo, por ejemplo, las emergencias creadas por problemas de entrega o mala calidad.c). - Si el proveedor incrementa irracionalmente sus precios, podemos tomar la decisión de hacer nuestra investigación.d). - La creación de un nuevo producto, o las modificaciones que se puedan hacer al existente, requieren realizar el análisis respectivo.e). - El estudio de análisis de costo del producto de la Entidad o alguna de sus partes.f). - Los cambios en los volúmenes de venta, así como las variaciones relacionadas en la capacidad de la planta, origina preocupación, al presentarse ventas reducidas, equipo, y obra de mano o costo de trabajo, ociosos.g).- También cuando las ventas se elevan y hay que sacar adelante los servicios existentes, la Gerencia busca ayuda de proveedores exteriores, y necesita tomar la decisión de fabricar o comprar.Estos estudios no son exhaustivos; sin embargo deben hacerse periódicamente y las decisiones se tienen que revisar, por lo menos una vez cada dos o tres años, esto se debe a que la naturaleza de los factores que intervienen son cambiantes.

De manera general, se puede decir que las condiciones permiten, sobre todo las pertinentes, tomar alternativas de fabricar o comprar, que son las que intervienen en cualquier decisión de compras: calidad, cantidad, costo, y servicio. Otra variable puede ser, el gasto del equipo.

TOMAR LA DECISIÓNFabricar o comprar es una circunstancia importante y válida, que se incluye en los programas de análisis del valor, en cualquier programa de reducción de costos o de mejoramiento del producto, así también, para cualquier expansión de las instalaciones o proyecto de reducción de las mismas.

A) . - FabricarImplica requerir personal, material, equipo de producción, espacio, supervisión, gastos indirectos, mantenimiento, impuestos, seguros, atención de la administración, y otros. Hay que tener mucho cuidado, con el control de calidad, también puede proporcionar trabajo para el personal o el equipo de la empresa que esté ocioso, utilizar el material de desperdicio, reducir tiempos de espera y de entrega, permite la experimentación y varias alternativas, que se pueden aprovechar dentro de la Entidad, dependiendo de tas condiciones existentes.B) .- ComprarRequiere invertir menos en las instalaciones, la fuerza de trabajo es menor, y también inferiores los gastos por impuestos, seguros, supervisión, mantenimiento, etc., pudiendo dar lugar a la adquisición de lo más actual, tener inventarios menores, recepción del material como se requiriere no hay pérdida de la inversión en equipo o inventarios, se obtiene el costo real más bajo por medio de la competencia de las cotizaciones, se alcanza el menor precio, y consecuentemente, quizá un producto superior, seleccionado por la experiencia más conocida de los proveedores.

Si se trata de tomar la decisión, Compras generalmente asesora qué es mejor ‘comprar”, puesto que es ella, quien tiene un conocimiento de la capaci4ad y la confiabilidad de los proveedores, la información necesaria al respecto y sólo Se interesa en “fabricar”, cuando conviene (calidad, cantidad, costo y servido).

Si la Compañía fabrica utilizando su capacidad productiva, entonces es más atractivo y recomendable comprar, para que se utilice el personal y el equipo para producir. Si por

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el contrarió, el nivel de operación de la Organización no es aprovechado, puede ser más atractivo, fabricar todo lo necesario, para que los costos fijos se distribuyan más ampliamente, procurando elaborar un mejor artículo con calidad. Si se produce a niveles normales de operación, es más complicado llegar a la decisión, si no se cuente con elementos necesarios para determinar los costos verdaderos, pudiendo tomarse arbitrariamente una solución.

C) .- Análisis EconómicoCada empresa industrial, tiene que decidir entre usar su esfuerzo para fabricar algún artículo o comprarlo, para solucionar en principio este problema, los hombres de negocios están, generalmente, de acuerdo en que el criterio principal al tomar la decisión de producción o compra es el costo. Si una pieza puede adquirirse más barata de lo que, cuesta, conviene desde luego comprarla; sin embargo, cuando se empiezan a calcular los costos, hoy una gran confusión, ya que no existe una comparación estándar del costo, para que se ajuste a cada caso, que debe analizarse perfectamente, pues por la naturaleza de los costos, se pueden presentar diversas variaciones; para ello hay que preguntarse, por ejemplo, ¿qué costos se suprimen realmente?, ¿son mayores las reducciones de costos de fabricación que los de compra?, ¿qué costos implican la fabricación de un artículo?, ¿son estos costos menores, a los que se experimentarían al cesar de comprar un artículo? En todo caso, el costo, para ser comparable con el precio de adquisición, debe hacerse sobre el Costo Total.El decidir entre comprar o fabricar un producto, parece bastante simple, pero las dificultades se presentan al interpretar las consideraciones anteriores; por ejemplo, si se tiene capacidad sobrante, el costo de fabricación parecerá más atractivo. Por otra parte, si es necesario obtener equipo, espacio, personal, y supervisión; el análisis tendrá que reflejar este hecho.En el caso de que se trate de un nuevo producto, no difiere realmente de lo expuesto, porque se presentan factores similares, en lo que se refiere a la comparación de los costos de fabricación con los de compra. Quizá la mejor guía para comparaciones de fabricar o comprar, es recordar que se trata de un negocio en marcha, pues una empresa en operación tiene edificios, equipo, conocimientos técnicos, y un personal de ejecutivos y supervisores.Existen otras partículas no económicas e intangibles, que influyen en las decisiones de una compañía para seguir una determinada política, como son la calidad, la seguridad, la disponibilidad en los abastecimientos, el control de las patentes, la investigación y el desarrollo del equipo, las cuales constituyen algunos de los factores que intervienen en la decisión de comprar o fabricar.

D) .- Políticas de Producción o CompraLa mayor parte de las empresas, siguen la política de que se sitúe el criterio económico como guía fundamental y sólo cambian, cuando hacen consideraciones de calidad, abastecimiento, patentes, etcétera.

Las reglas de decisión para la fabricación o la compra que usan los planificadores de procesos, se basan en ciertas razones y en la lógica, que pueden ser las siguientes: ventajas económicas, razones de calidad, seguridad en los suministros, necesidad de posibles fuentes de abastecimiento, instalaciones de investigación y desarrollo de un proveedor, conservación de la buena disposición de la clientela, subcontratación impuesta (como en algunos casos del Gobierno), etcétera.

Antes de iniciar cualquier estudio, acerca de la decisión que va a tomarse, es necesario considerar las razones que puedan existir, para fabricar o para comprar, entre las que destacan:

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a) . - Para ComprarEn caso de que no se esté elaborando el artículo, llevaría a un profundo estudio financiero. De estarse fabricando, eso mismo daría una seguridad, acerca del costo real, total del artículo. Cuando a pesar, de que existiera una ventaja con hacerlo, no se contara con todos los factores necesarios (obreros, local, equipo, recursos financieros, etc.).

Cuando el margen de utilidad, no es suficiente para justificar la inversión. Cuando se van a fabricar elementos, que formarán parte de un artículo que sólo se vende, en determinadas temporadas.

Empresas que ofrecen, incluso, asesoría a cambio de que se les compre su producto. Si la industria considera que su objeto principal, es llegar a obtener la óptima calidad en un producto, lo que le abriría el mercado asegurando una utilidad razonable. Si se piensa que al elaborar un subproducto, podría distraerse equipo y por falta de capacidad, disminuir la fabricación del artículo principal.

b) .- Para FabricarQue económicamente sea más favorable; es decir, que después del estudio que se menciona, respecto a las razones para comprar, se llegue a la conclusión de que el costo de elaboración es menor.

Cuando además de la seguridad, sobre el punto anterior, se dispone de todo el material, humano, mecánico, etc., para la transformación.Cuando hay capacidad industrial y humana no utilizada, que se podría dedicar a la transformación, aun cuando se tuviese el convencimiento de la utilidad de comprar.

Por insatisfacción; es decir, se considera que ninguno de los artículos localizados en el mercado, posee las cualidades necesarias para cumplir con la calidad del producto a fabricar. Si se fuesen a necesitar artículos, cuya transformación sólo se realizara durante temporadas, para fabricar productos de demanda constante.

Por razones de seguridad, ya que muchas veces depende de la forma de hacer una partícula, el que el todo sea lo que es y no algo distinto. Así se conserva el secreto de fórmula, aun cuando fuese más razonable, económicamente hablando, comprarlo.

Cuando hay sólo un pro de un artículo básico, se corre el riesgo de quedar en sus manos, en un momento determinado, no pudiendo seguirse las propias políticas, evitando con ello dependencia total.

Por lo tanto, para decidir entre hacer o comprar, se debe tener la información suficiente, especialmente en lo que se refiere a gastos indirectos, ya que es importante saber, en caso de un cambio de política, qué partículas de los mismos, resultarían afectadas.

E) .- Conclusiones

a).- Los estudios para determinar si se hace o se compra, son de vital importancia, en países en desarrollo, para evitar la expansión horizontal.b). - Se considera también de suma importancia, el conocimiento del Costo Total, para decidirse sobre fabricar o comprar.En la misma forma que los dos incisos anteriores, se estima vital el estudio del elemento inversión, así como el rendimiento que éste produzca, además de la gama de citas plasmadas.

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-Por parejas deberán entrevistar a 3 empresarios con el tema de fabricar, maquilar o comprar, asi también elaboran un escrito con sus conclusiones.

Actividades de la sesión: 15,16,17

Avance del manual de procedimientos de compras

Sesión 17Unidad XI

LA ETICA EN LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

Objetivo de la unidad:Al finalizar la unidad el alumno será consiente de la importancia de la ética en la aplicación de la función de compras

Temas:Ética en las comprasObsequios y regalosLey del consumidor

No debe darse información confidencial a un proveedor competitivo. Cuando se soliciten muestras y éstas se entregan, deben estar sujetas a una prueba, asi como notificar al proveedor los resultados de la mismaEl factor personalidad o halo debe quedar eliminado, un buen gerente deberá aunque no le agrade el agente de ventas.El gerente se mantendrá mentalmente dispuesto y receptivo de nuevos ideas.

Obsequios y regalos

Resulta difícil para el gerente no aceptar comidas u obsequios cuando su propia EMPRESA tiene la costumbre de hacer regalos y cuenta con un presupuesto autorizado para cubrir los gastos del programa.Si un comprador acepta regalos dependerá de su integridad personal y de su honestidad total.Si los encargados de las compras no están bien remunerados puede dar lugar a aceptar regalos.

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LEY DEL CONSUMIDOR

1. Derecho a la información. La publicidad, las etiquetas,los precios, los instructivos, las garantías y, en general, toda la información de los bienes y servicios que nos ofrezcan, debe ser oportuna, completa, clara y veraz, de manera que podamos elegir sabiendo qué compramos.2. Derecho a elegir.Al decidirnos por un producto o servicio, nadie puede presionarnos, condicionarnos la venta a cambio de comprar algo que no queremos, o exigir pagos o anticipos sin que se haya firmado un contrato.3. Derecho a no ser discriminado.Al comprar un producto o contratar un servicio, no pueden negarlo, discriminarnos o tratarnos mal por nuestro sexo, raza, religión, condición económica, nacionalidad, orientación sexual, por tener alguna discapacidad o cualquier motivo similar 4. Derecho a la protección.Podemos ser defendidos por las autoridades y exigir la aplicación de las leyes; también organizarnos con otros consumidores para defender intereses comunes. Cuando algún proveedor no respete nuestros derechos, podemos acudir a Profeco a presentar nuestra queja o llamar al Teléfono del Consumidor para denunciar algún abuso que esté afectando a varios consumidores.5. Derecho a la educación.Podemos recibir educación en materia de consumo, conocer nuestros derechos y saber de qué forma nos protege la ley, así como organizarnos con familiares o vecinos para aprender a consumir mejor y de manera más inteligente.6. Derecho a la seguridad y calidad.Los bienes y servicios que se ofrecen en el mercado deben cumplir con normas y disposiciones en materia de seguridad y calidad. Además, los instructivos deben incluir las advertencias necesarias y explicar claramente el uso recomendado de los productos.7. Derecho a la compensación.Si los proveedores no cumplen lo que prometen, tenemos derecho a que nos compensen, ya sea devolviendo el dinero, reduciendo el precio del producto o reparándolo sin costo.


-Mesa de discusión con el tema de ética en las compras.

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Sesión 18Manual de Procedimientos de Compras

1.PresentaciónÍndiceintroducción2. Base Legal3. Responsables de la elaboración del manual4. Objetivo del manual5.Jerarquía del departamento (organigrama)6.Centralización y descentralización7.Clasificación de las compras8.Catalogo de Productos9.Procedimientos de Compras:-objetivo-responsables-frecuencia-políticas-procedimiento-diagramaListado de Proveedores10.Características y Acuerdos de los Proveedores:-Tipo de productos que ofrecen-Tiempo de entrega-Precios- Tipos de pago-acuerdos-tiempo de crédito-fletera

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-politicasde los proveedores11.Seguimiento12.Evaluación del pedido13. conclusión14. glosario

Anexos:Formatos de requisición, orden de compras, solicitud de cotización, etc.

Actividades de Aprendizaje

-Al finalizar el semestre el alumno deberá elaborar un manual de procedimientos de compra

COMPRAS AL EXTRANJERO ……………1 28 DE ABRILCOMPRAS NACIONALES…………………2 5 DE MAYO

12 DE MAYO AVANCES: HASTA ANTES DE PROCESOS DE COMPRAS

COMPRAS DE BIENES DE CAPITAL……..3 19 DE MAYO

COMPRAS DE REFACCIONES……….4 26 DE MAYO

2 DE JUNIO: PROCESOS DE COMPRAS

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antologia de adquisición y abastecimiento 2013

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