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ANALISIS DEL AREA DE VENTAS DE LA EMPRESA ALMACENES SANTA CLARA S.A. FILIAL HUANCAYO

0

-ALCÁNTARA SÁNCHEZ Raúl

-BAQUERIZO BAQUERIZO Diego

-CERRÓN ROJAS Kevin.

-LIMACHE AGUILAR Deyvis.

ANALISIS DEL AREA

DE VENTAS DE LA EMPRESA ALMACENES

SANTA CLARA S.A. FILIAL HUANCAYO










































































S

puede

1

CURSO:

GERENCIA DE VENTAS

ALUMNOS:

CATEDRÁTICO: Lic. Adm. Miguel Ángel NINAMANGO GUEVARA

SEMESTRE: X-A

C R E A D A E N

UN

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O N A L D E

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N IS T R A

AS

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL PERÚ

ANALISIS DEL AREA DE VENTAS DE LA EMPRESA ALMCENES SANTA CLARA S.A. FILIAL

HUANCAYO

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN

HUANCAYO

-2015-




-LIMACHE AGUILAR Deyvis. .


ÍNDICE

Pág. N°

I.INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………… 4

1. ORIGEN DEL EXAMEN…………………………………………………………. 4

2. NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN…………………………………4

2.1 Naturaleza…………………………………………………………………….4

2.2 Objetivo General………………………………………………………….….4

2.3 Objetivos Específicos………………………………………………………..4

3. ALCANCE DEL EXAMEN………………………………………………………. .5

4. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD…………………………5

4.1. Antecedentes de la Entidad…………………………………………......5

4.2. Antecedentes de los Asuntos Examinados…………………………….9

4.3. Base Legal…………………………………………………………………9

5. COMUNICALCIÓN DE HALLAZGOS……………………………………………9

6. MEMORÁNDUM DE CONTROL INTERNO…………………………………….9

7. OTROS ASPECTOS DE IMPORTANCIA……………………………………..10

EN EL SISTEMA Y PRESENCIA FÍSICA EN EL ALMACEN:

III.CONCLUSIONES………………………………………………………………………...23

IV.RECOMENDACIONES………………………………………………………………….24

V.ANEXOS………………………………………………………………………………….. 25

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CAPÍTULO I

DATOS GENERALES DE LA EMPRESA

1.1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

1.1.1. Reseña Histórica

ALMACENES SANTA CLARA, líder en la venta de vehículos

automotores, nace en la ciudad de Tarma en el año 1964 con el nombre

de Automotores Santa Clara S.A, siendo su fundador el Sr. Alberto

García Francia.

Gracias a su compromiso con la venta y post venta de calidad,

Almacenes Santa Clara es el principal concesionario de la reconocida

marca de camiones Isuzu, que cuenta con una gama de vehículos con

capacidad de carga de 3 a 20 toneladas, hechos en Japón. Dispone de

una red de sucursales a nivel nacional en las ciudades de Lima,

Huancayo y Tarma.

Dentro de los modelos de camiones, se ofrecen las siguientes líneas:

Serie ISUZU REWARD: Comprende camiones de 3 a 5 toneladas de

capacidad de carga, incluyendo una versión 4x4.

Serie ISUZU FORWARD: Camiones de 8 a 20 toneladas de capacidad

de carga.

La operación comercial de Almacenes Santa Clara S.A. – ISUZU se

realiza en los siguientes locales:

• Lima: Av. Nicolás Ayllón 1685 - Ate

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Av. Alfredo Mendiola 1637 - SMP

• Huancayo: Av. San Carlos 896 / C.C. Real Plaza

• Huancayo: Av. San Agustin 1990

• Tarma: Av. Vienrich 360

• Arequipa: Av. Villa Hermosa 1021

En la actualidad, los camiones ISUZU gozan de gran aceptación debido

a la excelente calidad del producto, que significa tecnología del más alto

nivel en manos del mejor fabricante de camiones y bajo la

representación de una empresa reconocida en el mercado por su

compromiso con la calidad en la venta y post venta: ALMACENES

SANTA CLARA S.A.

4.1.2 Actividad de la Empresa – Razón Social

Número de RUC:

20573822529 – CHUPACA BUSINESS S.A.C.

Tipo Contribuyente:

SOCIEDAD ANONIMA CERRADA

Nombre Comercial:

-

Fecha de Inscripción:

14/08/2014 Fecha de Inicio de

Actividades:

15/08/2014

Estado del Contribuyente:

ACTIVO

Condición del Contribuyente:

HABIDO

Dirección del Domicilio Fiscal:

CAL. MARIA MIRANDA Nº. S/N (20 MTROS CON LA A.V CIRCUNVALACION 68908759) CHUPACA-CHUPACA-JUNIN

Sistema de Emisión de Comprobante:

COMPUTARIZADO Actividad de Comercio Exterior:

SIN ACTIVIDAD

Sistema de Contabilidad:

COMPUTARIZADO

Actividades Económicas

Principal – CIIU 51225- VTA,MAY, ALIMENTOS, BEBIDAS Y TABACO

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1.1.2 Síntesis del Alcance del Plan Estratégico

Misión

Ofrecer bienes de calidad y servicios de excelencia que satisfagan

las necesidades y expectativas del cliente, buscando siempre un

crecimiento rentable y el desarrollo de nuestros colaboradores.

Visión

Llegar a ser la empresa más exitosa y reconocida del sector

automotriz peruano, mediante la plena satisfacción del cliente.

Valores

• ETICA E INTEGRIDAD: la base de nuestras acciones y

comportamiento serán la honestidad y transparencia.

• INNOVACION: la iniciativa y creatividad en nuestro trabajo nos

permitirá logra progreso y superación continua.

• EFICIENCIA: nuestras labores serán desarrolladas para obtener

resultados de la excelencia y eficacia.

• RESPONSABILIDAD Y COMPROMISO: el cumplimiento y la

perseverancia nos posibilitarán lograr el éxito que buscamos.

Política de Calidad

Comercializar de manera eficiente maquinarias y brindar servicios

complementarios de la más alta calidad que logre satisfacer las

necesidades de nuestros clientes, a través de una mejora continua

de los procesos, con una rentabilidad que nos asegure el

crecimiento y continuidad de la Empresa.

Principios

o Respeto y buena atención al cliente

o Espíritu de liderazgo y trabajo en equipo.

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o Compromiso con el cliente

o Productos y servicios garantizados

Filosofía

Nuestra cultura promueve el trabajo en equipo altamente productivo

y desarrolla la capacidad de nuestros colaboradores, lo que los hace

fuertes, competentes y valiosos, que se refleja en la calidad de

servicio brindada al cliente.

1.1.3. Estructura orgánica

Figura N. º 1Estructura orgánica de la Empresa ALMACENES SANTA CLARA

S.A.

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Asesoría Legal

AREA DE MARKETING

AREA DE RR.HH

SECRETARIA

GERENCIA GENERAL

JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

AREA DE DISTRIBUCIÓN

AREA DE ALMACEN

AREA DE VENTAS

GERENCIA ADMINISTRATIVA

AREA DE CONTABILIDAD




















Fuente: ALMACENES SANTA CLARA S.A.- Plan Estratégico 2018

CAPÍTULO I

DESCRIPCIÓN DEL AREA DE VENTAS

2.1. PRODUCTOS Y SERVICIOS

2.1.1. CAMIONES

ISUZU REWARD:

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REWARD establece un nuevo estándar mundial para los camiones

de carga ligera. Promesa de orgullo y confort para los conductores,

rendimiento económico y confiabilidad de manejo.

Silencioso, limpio y gentil con el medio ambiente, y con una

apariencia impresionante, haría a cualquiera sentirse orgulloso de

tener un Isuzu

ISUZU FORWARD

FORWARD Motor de alto desempeño y buena performance:

La tecnología diesel de Isuzu abre el camino a un nuevo territorio.

La durabilidad y confiabilidad también son llevadas a un alto nivel.

En combinación con un chasis ligero pero más fuerte se puede

asegurar la potencia y la resistencia para cualquier trabajo.

2.1.2. REPUESTOS

STOCK DE REPUESTOS

Amplio y completo inventario de repuestos originales y accesorios

en cada uno de nuestros almacenes.

VENTAS ESPECIALIZADAS

Personal permanentemente capacitado, con lo cual asegura una

atención profesional a empresas, flotas, talleres, tiendas

comerciales, ofreciendo a cada tipo de cliente ventajas

diferenciales acorde a sus necesidades permitiendo satisfacerlo

eficientemente.

2.1.3. CAPACITACION

CENTRO DE ENTRENAMIENTO ISUZU - ALMACENES SANTA

CLARA:

Almacenes Santa Clara S.A., a través de su Centro de

Entrenamiento Técnico, brinda capacitación permanente a su

personal técnico y clientes. Está dirigido por instructores

capacitados, un ambiente completamente acondicionado con

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equipo multimedia, biblioteca digital, y sistema de soporte al

cliente - catálogo electrónico interconectado con ISUZU JAPON.

CONDUCCIÓN EFICIENTE

El curso de conducción eficiente está orientado a concientizar

conductores y propietarios los cuales constituyen elementos

vitales en la rentabilidad del vehículo. En este curso se incide en

técnicas para el ahorro de combustible, uso adecuado del vehículo,

mantenimiento recomendado por el fabricante y seguridad vial.

2.2. ESTRUCTURA ORGANICA DEL ÁREA DE VENTAS

Figura N. º 2Estructura orgánica del área de ventas de la empresa

ALMACENES SANTA CLARA S.A.

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ASESOR COMERCIAL

ASESOR COMERCIAL

ASESOR COMERCIAL

ASESOR COMERCIAL

ADV

ADMINISTRADORA DE VENTAS

AREA DE VENTAS

ASESOR COMERCIAL

ASESOR COMERCIAL

ASESOR COMERCIAL

ASESOR COMERCIAL


Fuente: entrevista al Lic. Adm. Juan Guzmán Vargas – Jefe de

Ventas de ALMACENES SANTA S.A. FILIAL HUANCAYO

2.3. Ventas

2.3.1. Administración de ventas

Soporte de la fuerza de ventas, se encarga del monitoreo de los

objetivos y cuotas.

2.3.2. Fuerza de ventas

El área de ventas de esta empresa concesionaria de la marca ISUZU, cuenta con una fuerza de ventas de 8 asesores comerciales.

2.3.3. Territorio

El trabajo es en bloques, abarca la región JUNIN.

2.1.6. Operación La operación en el área de ventas se realiza mediante las siguientes actividades generales: Se levantan los pedidos ya sea telefónicamente o de forma personal dependiendo del segmento de la fuerza de ventas.

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III.CONCLUCIONES

CONCLUSION 01

La deficiencias en el control de inventario, ha ocasionado que no exista

concordancia entre las cantidades que registra el sistema y las cantidades del

inventario físico de 5 productos en específico, situación ha ocasionado que en

algunos casos, no se cumpla con los pedidos de los clientes, ya que mientras

el sistema señala que hay cierto producto en stock en el inventario físico no

ocurre así, de igual manera cuando el sistema señala que no hay cierto

producto, en el inventario físico aún existe , situación que resulta inconsistente

(OBSERVACIÓN 1)

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CONCLUSION 02

Se ha encontrado deficiencias en en el control de compra y venta de productos en la

empresa Chupaca Business S.A.C.

Se registró el vencimiento de 36 cajas de producto TIKYS GESTITOS Caja x

30 Bolsas de 30 unidades cada una valorizado en s/. 3240.00 nuevos soles. El

día 20 de abril figuraban dentro del sistema de almacén en stock 36 cajas de

TIKIS GESTITOS, con vencimiento 20 de junio. A pesar de ello el día 21 de

abril, se realizó el pedido de 50 cajas más.

El jefe de almacén, como no cuenta con un método de valuación de

inventarios, no tuvo un control de inventarios método PEPS.(OBSERVACION

2)

CONCLUSION 03

Se determino incongruencias en el manejo de las bonificaciones en cuanto en

su control en el sistema y presencia física en el almacén. Se realizó la

facturación que evidenciaba el ingreso de las bonificaciones (30 unidades de

ganchos) otorgados por la distribuidora de la marca “UMMANA” el día (29 de

junio de 2015). A la fecha 01/08/2015, estos artículos deberían estar

registrados ya en el sistema, puesto que según el procedimiento después del

ingreso del producto a almacén se registra (al día siguiente). (OBSERVACION

03).

IV.RECOMENDACIONES

RECOMENDACIÓN 01:

AL GERENTE GENERAL

Disponer que el que área de almacén esté en una permanente supervisión y

control de productos, además de efectuar un llamado de atención a laSra.

Tania Liz Gutiérrez Sánchez, Jefe de Ventas, de la empresa CHUPACA

BUSINESS SAC quien no viene cumpliendo con una de sus funciones que es

supervisar periódicamente el almacén y el stock de productos, asimismo no

está actualizando el sistema ya que por lo que se ha visto hay antecedentes de

fallas en la digitación en el ingreso de los productos. (Conclusión 01)

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RECOMENDACIÓN 02

AL GERENTE GENERAL

Que se disponga el incumplimiento de las funciones conforme al MOF de la

empresa a la supervisora de ventas.(CONCLUSION 03)

RECOMENDACIÓN 03

AL JEFE DE ALMACEN

Que el encargado de almacén Sr. EDGAR CUEVA PARIONA tenga un mejor

control de inventarios mediante el método PEPS. Que exista un mayor manejo

de las bonificaciones en cuanto en su control en el sistema y presencia física e

inventario en el almacén (CONCLUSION Nº 02 Y 03).

ANEXOS

1. ORGANIGRAMA DE CHUPACA BUSINESS S.A.C

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2.MANUAL DE FUNCIONES PRINCIPALES

A continuación se describen las responsabilidades y funciones que corresponden a cada departamento.

A. Junta general de accionistas

La junta general de accionistas estará conformada por todos los accionistas que han aportado un capital para la constitución de la empresa. La responsabilidad de los accionistas está limitada por acuerdo suscrito en el acta de constitución.

Las funciones inherentes a los accionistas son los siguientes:

Aumentar o reducir el capital social. Aprobar o desaprobar la gestión social, los eventos y el balance general

del ejercicio.

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Winter´s

umana

Molitalia

Asesoría Legal

AREA DE MARKETING

AREA DE RR.HH

SECRETARIA

GERENCIA GENERAL

JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

AREA DE DISTRIBUCIÓN

AREA DE ALMACEN

AREA DE VENTAS

GERENCIA ADMINISTRATIVA



Elegir regularmente a los miembros del directorio. Disponer la aplicación de las utilidades. Cumplir con las funciones que determine el estatuto de la sociedad. Modificar el estatuto.

B. Gerencia general

En esta área se organizará y se coordinará todas las estrategias de la Distribuidora. Esta área estará dirigida por el gerente general, quien tendrá como misión la de definir las políticas llevar el control total de toda la empresa. A continuación presentamos las funciones principales del gerente general:

Representar a la empresa ante toda clase de autoridades nacionales y/o extranjeras, personas jurídicas y naturales, nacionales y/o extrajeras.

Ejecutar las resoluciones y otras determinaciones de la Junta General de Accionistas.

Organizar y dirigir las actividades administrativas, técnicas, operativas y económicas de la empresa

Dirigir las operaciones de la empresa en conformidad a las disposiciones legales, reglamentos y resoluciones dispuestas.

Realizar todo género de operaciones mercantiles, bancarias y otras de interés económico, negociando la suscripción de los instrumentos pertinentes en las condiciones que sean más favorables a la empresa.

Realizar operaciones sobre títulos valores. Firmar cheques, órdenes de pago. Someter a consideración a la Junta General la contratación o retiro de

personal jerárquico de la empresa. Proponer a la Junta la aprobación de los precios Disponer el entrenamiento técnico y especialización del personal, previa

autorización de la Junta. Firmar planillas de sueldos, salarios, viáticos, remuneraciones

extraordinarias y otras asignaciones para su pago. Elevar a consideración de la Junta informe periódicos sobre la marcha

de la empresa.

C. Secretaria

Apoyar al Gerente en todas las actividades propias del trabajo secretarial.

Recepcionar, clasificar, registrar y tramitar la correspondencia que ingresa o egresa a la Gerencia.

Tomar dictados, realizar trabajos mecanográficos y redactar la correspondencia que se solicite.

Mantener debidamente clasificados los archivos de la documentación recibida y emitida por las gerencias de la Empresa, a fin de facilitar su rápida ubicación.

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Atender y efectuar las comunicaciones necesarias para citas y solicitudes de información que le sean requeridas.

Preparar la agenda de actividades de la gerencia, estableciendo las coordinaciones necesarias para su conocimiento y cumplimiento.

Remitir a las Área la copia de los documentos normativos que apruebe la Gerencia General para conocimiento y aplicación de las mismas.

Atender a los directivos, empleados y personal externo que soliciten concertar entrevistas con la Gerencia.

Realizar el seguimiento y control de los expedientes y documentos elaborando informes periódicos sobre la situación de los mismos.

Mantener en forma reservada los asuntos que por su naturaleza así lo requieran.

Proveer la correcta implementación de útiles de oficina y materiales de limpieza necesarios.

Mantener actualizado el archivo de documentos normativos. Realizar otras funciones afines al cargo que le sean encargadas por

el Gerente.

D. Área de VentasPlanear, organizar, dirigir, controlar y coordinar las políticas y programas de venta de acuerdo al mercado del valle del Mantaro.

Administrar en forma directa lo relacionado a la participación de la Empresa en licitaciones, concursos públicos y/o convocatorias que se oferten en el mercado de productos alimenticios.

Realizar el planeamiento y control de ventas. Registrar las facturas, las ventas, los rebotes de los productos que

adquiere la empresa al sistema de inventarios Actualizar constantemente el sistema de inventarios, con los ingresos

y salidas de los productos. Verificar el almacén periódicamente a fin de comprobar si la

información del sistema es correcta con el stock físico. Diseñar las políticas y estrategias para la captación de la

correspondencia de empresas y entidades públicas y privadas. Evaluar la gestión desarrollada, respecto del cumplimiento del plan y

metas de ventas y el grado de satisfacción de los clientes. Elaborar proyectos de normativa de los departamentos de su

competencia. Comunicar a las áreas operativas la suspensión del servicio a los

clientes empresariales. Coordinar con el Gerente la demora en los pagos de los clientes

empresariales. Autorizar la prestación del servicio a crédito a y descuentos en

coordinación el Gerente. Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como

realizar otras funciones afines al cargo que le sean encargadas por el Gerente general.

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E. Gerencia Administrativa

Cronograma de pago a proveedores Supervisa la contabilidad de Chupaca y duchitos Configura promociones. Modifica y cambia productos, clientes, rutas, etc. Administra cartera de cobranzas. Administra caja chica Chupaca y Duchitos.

1. Área de Contabilidad

Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera de conformidad con el plan de cuentas establecido para Fondos de Empleados.

Preparar y presentar informes sobre la situación financiera de la empresa que exijan los entes de control y mensualmente entregar al Gerente, un balance de comprobación.

Preparar y presentar las declaraciones tributarias del orden municipal y nacional, a los cuales el Fondo de Empleados esté obligado.

Preparar y certificar los estados financieros de fin de ejercicio con sus correspondientes notas, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes.

Asesorar a la Gerencia y a la Junta General de Accionistas en asuntos relacionados con el cargo, así como a toda la organización en materia de control interno.

llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, con el fin de atender los requerimientos o solicitudes de información tanto internas como externas.

Presentar los informes que requiera la Junta, el Gerente, en temas de su competencia.

2. Área de RR.HH

Responsable por la planeación, organización, liderazgo y control de los recursos.

planeación: incluye la definición de metas, establecimiento de estrategias y el desarrollo de planes para coordinar actividades.

Organización: determina qué tareas han de realizarse, quién las efectuará, quien reporta a quien y dónde se tomarán las decisiones.

Liderazgo: incluye la motivación de los colaboradores, seleccionar los canales de comunicación más eficaces y resolver conflictos.

Control: seguimiento de las actividades para asegurarse de que se realicen de acuerdo a lo planeado y corregir cualquier desviación significativa.

3. Área de Marketing

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Programar, proponer y ejecutar el Plan de Publicidad corporativo y por servicios, que otorgue la adecuada presencia de la empresa., capaz de posicionar la Empresa como una organización ágil y moderna.

Diseñar, programar, presupuestar y ejecutar campañas publicitarias permanentes y periódicas, con el fin de incrementar las ventas.

Diseñar y suministrar a las diferentes áreas de la Empresa, el material publicitario necesario.

Evaluar los proyectos de canje publicitario, con fines de promoción y difusión empresarial.

Diseñar, coordinar y evaluar la ejecución de estrategias de comunicación, con fines de promoción y difusión empresarial orientándola a la creación de una imagen positiva, ajustada a las posibilidades económicas de la Empresa.

Elaborar el portafolio de servicios que brinda la Empresa. Elaborar y gestionar el presupuesto publicitario de la Empresa. Proponer los requerimientos de recursos humanos y materiales

de su departamento. Verificar el avance y la ejecución de las campañas publicitarias,

así como evaluar el impacto de estos en el público. Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como

realizar otras funciones afines al cargo encargadas por el Sub Gerente.

F. Área de Almacén

Recibir de acuerdo a la documentación autorizada la mercadería a los proveedores.

Registrar y verificar el contenido, cantidad y calidad de los bienes recibidos clasificándolos y ubicándolos de acuerdo a su naturaleza y volumen dentro de los ambientes físicos del Almacén.

Distribuir ordenadamente los bienes existentes en el Almacén, de acuerdo al requerimiento de cada Departamento.

Verificar que las existencias de bienes y suministros sean los adecuados.

Solicitar la adquisición de bienes y suministros Supervisar el ingreso de mercadería al almacén.

Supervisar que las condiciones de almacenamiento sean las adecuadas.

Controlar el eficiente despacho de bienes y suministros. Verificar el registro adecuado en las Tarjetas para control de

suministros.

G. Área de DistribuciónEl responsable de esta área se encargara de las siguientes funciones:

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Reponer mercadería. Administrar el despacho diario Mantener en óptimo estado la mercadería a su cargo. Mantener en óptimo estado las unidades de reparto. Efectividad de reparto Recoger mercadería. Capacitar y motivar personal. Solucionar problemas puntos de venta.

3. DOCUMENTO EMITIDOS POR EL EQUIPO AUDITOR

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4. DOCUMENTO EMITIDO DE LA GERENCIA GENERAL DE LA EMPRESA AL JEFE DE ALMACEN

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