ANÁLISIS ECONÓMICO DEL SECTOR SERVICIO DE FOTOCOPIADO EN BLANCO Y NEGRO, A COLOR, ANILLADO, ENCUADERNACIÓN Y EMPASTE DE DOCUMENTOS PARA LA OFICINA ASESORA JURÍDICA DE TRANSCARIBE S.A

A través del presente documento nos permitimos documentar el ANALISIS DEL SECTOR ECONOMICO Y DE LOS OFERENTES, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.6.2 del Decreto 1082 de 2015, que establece que le corresponde a la Entidad efectuar el análisis económico del sector de servicios al cual pertenece la necesidad que se pretende satisfacer.

En atención a ello procedemos a continuación a analizar tres áreas fundamentales a saber: a) Análisis del mercado; b) Análisis de la demanda; e) Análisis de la oferta.

A. ANALISIS DEL MERCADO:

1. Aspectos generales del mercado:

Desde hace 50 años cuando la empresa Xerox envió a un cliente la primera fotocopiadora de una pieza con tecnología de copiado en "seco", fruto de mucha investigación y duro trabajo, sobre todo de su inventor, quien se propuso dar con alguna fórmula que permitiera hacer copias de documentos de una manera simple y rápida.

Tras experimentar con cargas electrostáticas y materiales fotoconductores en 1938, logro crear la primera imagen xerográfica en su laboratorio; había nacido la xerografía, proceso que se convirtió en estándar para la reproducción o copiado de documentos e imágenes que a día de hoy se sigue utilizando en las fotocopiadoras e impresoras láser.

Una nueva generación de copiadoras se encuentra en el mercado, cuyas ventajas más notables son la mayor calidad de imagen, facilidad de operación, bajo ruido, bajo consumo de energía, menos mantenimiento técnico y mayor velocidad en procesar las fotocopias.

Esto, ha creado competitividad entre las empresas que prestan estos servicios y por ende la calidad, rapidez y la tarifa, se convierten en los principales elementos a tener en cuenta al momento por las empresas al escoger sus servicios.

2. Aspectos Técnicos:

Transcaribe S.A en ejercicio de la función administrativa que le compete y para garantizar el óptimo funcionamiento y ejecución de las labores que le son propias, en virtud de la necesidad de reproducir actos administrativos, tramites y procedimientos propios de cada una de sus dependencias, utiliza equipos de fotocopiado que le permiten el cumplimiento de dichas funciones. Sin embargo a raíz de una solicitud realizada por la Fiscalía Secciona! de Cartagena referente a la expedición de copias de 320 expedientes (aproximadamente 60.000 folios) del proceso de la adquisición predial, la fotocopiadora con que cuenta la entidad no es suficiente para cumplir con este requerimiento en los tiempos exigidos.

Teniendo en cuenta que la entidad carece de una fotocopiadora adicional y el personal para su administración y ante la cantidad de documentos que se deben fotocopiar para cumplir con la solicitud de la fiscalía, se hace necesario y exigente el arriendo de una fotocopiadora toda vez que esta modalidad le permitiría a la entidad cumplir en el menor tiempo con la entrega de las fotocopias, ahorrar en los costos de mantenimiento e insumas

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como papelería, tintas y la no contratación de un operador, esto aunado a que una vez cumplido el requerimiento de la fiscalía, si se adquiriera una fotocopiadora nueva esta quedaría subutilizada, toda vez que en condiciones normales el volumen de copias generados por la entidad no es tan grande, como para requerir la existencia de una fotocopiadora adicional.

Adicionalmente la oficina Jurídica de Transcaribe S.A, se encuentra realizando los cierres sociales al proceso de adquisición predial, con los cuales se produce un número de libros o tomos que deben ser empastados, anillados o encuadernados, se requieren de estos mismos un determinado número de copias a color, por lo cual se requiere de un servicio especializado en esta área.

En el mercado existen empresas especializadas que ofrecen servicios como el requerido por la entidad, en cuanto disponer en la entidad una maquina copiadora junto con su respectivo operador, que tienen la capacidad para realizar copias a color, empastes, anillado, encuadernación.

Es decir, las especificaciones técnicas que determinan el alcance del objeto a contratar, además de estar acorde con la necesidad descrita es posible su consecución en el mercado local.

Para la prestación del servicio de fotocopiado a blanco y negro, copias a color, empaste y anillado se requiere que la firma seleccionada cuente con los siguientes equipos mínimos:

1) Dos (2) máquinas fotocopiadoras modelos 2013 y/o 2014 2) Velocidad de copiado: 70 copias por minuto o superior. 3) Los equipos deberán estar provistos de alimentador y compaginador automático. 4) Copiadora a color 5) Una Grapadora. 6) Una Anilladora 7) Una Espiraladora 8) Una Cosedora Industrial 9) Una Perforadora Industrial

Lo anterior con el fin de satisfacer la necesidad del servicio de fotocopias en blanco y negro, tamaño carta y oficio, reducción, y ampliación, con capacidad mínima de 70 fotocopias por minuto para cubrir los requerimientos de la Oficina Asesora Jurídica.

Las condiciones y especificaciones técnicas mínimas de los bienes y/o servicios a contratar, así como la indicación de las condiciones de obligatorio cumplimiento y/o los productos y/o los factores técnicos a evaluar establecidos en los estudios técnicos y económicos, documentos que hacen parte de la presente invitación a presentar oferta.

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B. ANALISIS DE LA DEMANDA:

1. Adquisiciones previas de la entidad:

Revisado los antecedentes contractuales de la entidad, en los tres últimos años, se tiene como referencia la contratación de servicio de empaste, mediante el Contrato TC-MC-007-2012, mediante el cual se realizó contrato de empaste de 1000 libros a valor unitario de $13.900.

En los últimos tres años no se ha contratado el servicio de fotocopiado blanco- negro y/o copias a color por lo que no existen valores de referencia a nivel de Transcaribe S.A para el cálculo del valor estimado.

De Igual forma como puede observarse el último contratado de servicio de empaste con fue en el año 2012 y cuyo valor unitario presenta una fuerte diferencia con el precio actual de mercado, según cotizaciones recibidas, razón por lo cual tampoco se tendrán en cuenta para el cálculo del valor estimado.

2. Precios de mercado

A continuación se relacionan los precios establecidos por dos de las tres empresas, a las cuales se le solicito cotización y que ofrecen el servicio de fotocopiado, copia a color, empaste y anillado en la ciudad de Cartagena:

COPIA EN SEOE PROPIA

COPIA EN LA ENTIDAD;

cOPIAPORVOC.UMENti' fOO;bOÓl!L~'~

COPIA EN'$EDE PROPIA

COPIA EN LA ENTIDAD

COPIA PORVO!ZUP}JEtft+BQ\000)1. ,,

$150

-5%

$150

-10%

$1.200

· · ANIL:I!AD~·(Irasta ·150'~ojas)

$1.100

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Análisis de cotizaciones:

Copia en sede propia $130

Copia en la entidad $150 $150

Descuento copia por

1 volumen (1 00.000) PAPELERIA TAURO

-5%

Copia a color $ 1.200 $ 1.200

Empaste {hasta 300 hojas) $ 50.000 $50.000

Anillado (hasta 150 hojas) $1.200 $1.200

VALOR UNITARIO $52.550

Copia en sede propia $120

Copia en la entidad $150 $150

Descuento copia por

2 volumen (80.000) PAPELERIA

Copia a color DISPRO

-10%

$1.600 $1.600

Empaste (hasta 300 hojas) $48.500 $48.500

Anillado (hasta 150 hojas) $1.100 $1.100

VALOR UNITARIO $51.350

De los valores cotizados se omiten los valores presentados para copias en sede propia de cada cotizante, ya que la necesidad de la entidad obliga a que las copias se hagan en las

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instalaciones de Transcaribe S.A; el valor presentado de descuento por volumen también se omite ya que la necesidad de la entidad no llega a la cantidad de copias por la cual se ofrece el descuento.

Para este proceso como precios de mercado se escoge el valor de la cotización de la firma DISPRO, que asciende la suma de $ 51.350 como valor total unitario. Cabe aclarar que estos precios son de referencia para seleccionar el menor valor total unitario ofertado, ya que este proceso se cancelara por labor efectivamente ejecutada de acuerdo al consumo y de acuerdo a los precios unitarios.

3. Histórico de compras o adquisiciones de otras Entidades Estatales y otros consumidores del bien o servicio:

Consultado el SECOP se puedo apreciar que varias entidades públicas realizan procesos de mínima cuantía para la contratación de este tipo de servicios.

Se revisó las condiciones particulares que tienen objetos similares al presente proceso de contratación de entidades públicas del departamento y nacion, a través del SECOP, los cuales se relacionan a continuación:

ALCALDÍA MUNICIPIO DE GUASCA, selección abreviada de menor cuantía.

FONDO ROTATORIO DE LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL, contratación de mínima cuantía.

HUILA - ALCALDÍA MUNICIPIO DE ALTAMIRA, Contratación Mínima Cuantía, MC-013 DE 2015

ANTIOQUIA- METROPLUS S.A.- MEDELlÍN, Contratación Mínima Cuantía No.05 de 2015.

INSTITUTO NACIONAL DE SALUD -INS-

C. ANALISIS DE LA OFERTA

1. Identificación de Proveedores del Sector:

Las posibles empresas prestadoras del servicio y/o proveedora de bienes, serán aquellas que estén en posibilidad de suministrar y/o satisfacer exactamente el servicio solicitado y en las condiciones requeridas por Transcaribe S.A. son empresas legalmente constituidas inscritas como proveedoras de servicios y/o bienes, suministro de insumas, etc.

Para la Contratación del Servicio de Fotocopiado se encontró una variedad de empresas que prestan sus servicios en Cartagena que podría satisfacer la necesidad entre ellas:

• • • • •

Auras copias, Servi-intel, G & M tecnologías Papelería Tauro Papelería Dispro .

B'e~:s~tii''~~'&fí~ltim ,,,,,,,,,~=,,,,,Jil!lu,,~ . ,~llfL-,,$, no se solicitó cotización no se solicitó cotización

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Se solicitó cotización mediante oficios y vía telefónica, al momento de cerrar este análisis solamente habían allegado cotización las firma Papelería TAURO y DISPRO

2. Análisis Económico:

El análisis económico del sector se realiza teniendo en cuenta tres aspectos como son: 1) Precios históricos, 2) precios SECOP y, 3) Precios de Mercado (PM). Los precios históricos son los precios con que TRANSCARIBE S.A ha contratado el mismo servicio en vigencias anteriores. Los precios SECOP, corresponden a contrataciones con el mismo objeto que pretende contratar TRANSCARIBE S.A. que se hayan realizado en otras entidades públicas y/o privadas, consultados a través del Portal Único de Contratación Estatal. Y por último los precios de mercado corresponden a los precios allegados a través de las cotizaciones solicitadas a los potenciales proveedores existentes en el mercado.

2.1 Precios históricos:

Al realizar una búsqueda en las base de datos de la contratación histórica del TRANSCARIBE S.A con relación a la contratación del servicio de fotocopiado en blanco y negro, a color, ampliaciones, anillado, reducción, encuadernación y empaste de documentos, en la misma entidad se encontraron antecedentes de algunos de estos servicios, pero que se realizaron antes del año 2012, lo que no da un buen índice de comparación aunque se traigan los precios a valor presente, toda vez que los precios del mercado varias de acuerdo a condiciones especiales del mismo, por lo que los precios históricos no se tendrán en cuenta para el cálculo del valor estimado.

2.2 Precios SECOP:

Se consultó en el Sistema Electrónico de Contratación Público, por procesos de contratación que tuviesen el mismo objeto contractual, y se encontraron varios procesos similares, que pudiesen ser comparables al que actualmente cursa en TRANCARIBE S.A. y se encontraron los siguientes: Alcaldía Municipio De Guasca, Fondo Rotatorio de la Registradora Nacional del Estado Civil, Alcaldía Municipio de Altamira, - Metroplus S.A. e Instituto Nacional de Salud -INS

Sin embargo, aunque algunas de las entidades consultadas tienen objetos similares a la pretensión de Transcaribe S.A el único proceso que muestra estudio de mercado con precios fue el realizado por el INS, en donde se detallan los valores, por lo tanto se tendría como una referencia para comparar con los precios de mercado recibidos mediante las cotizaciones locales sin embargo algunos ítem muestran valores muy por debajo los recibidos en las cotizaciones.

Por lo cual se tornarán como base los precios de oferta del mercado en la Ciudad de Cartagena, toda vez que el objeto del contrato se realizada en esta cuidad.

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19.780

IVA 16%

VALOR TOTAL UNITARIO $ 19.710 $ 19.780

Cotización tomada de estudio de mercado deiiNS

2.2 Precios de Mercado:

Para determinar los precios de mercado, se analizan los precios allegados a TRANSCARIBE S.A a través de las cotizaciones de las firmas que presentaron las cotizaciones; para este proceso al momento de cierre se recibió las cotizaciones de las firmas: papelería Tauro y Papelería Dispro, y llamadas telefónicas.

Entonces, como precios de mercado se tomaran como referencia las cotizaciones llegadas a Transcaribe S.A.

Copia en sede propia $130

Copia en la entidad $150 $150

Descuento copia por -5% volumen (100.000) PAPELERIA 1 TAURO Copia a color $ 1.200 $1.200

Empaste (hasta 300 $50.000 $50.000 hojas)

Anillado (hasta 150 $1.200 hojas) $1.200

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VALOR UNITARIO $52.550

Copia en sede propia 1 $120 -Copia en la entidad 1 $150 $150

Descuento copia por 1 ·10% -volumen (80.000) PAPELERIA

DISPRO Copia a color 1 $1.600 $1.600

Empaste (hasta 300 1 $48.500 $48.500 hojas)

Anillado (hasta 150 $1.100 hojas) 1 $ 1.100

VALOR UNITARIO $51.350

D. CONCLUSIONES VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO.

El valor estimado se calcula teniendo en cuenta el promedio aritmético de los precios históricos, los precios SECOP y los precios de mercado. Así las cosas para este proceso únicamente se tienen en cuenta el promedio de los precios de mercado, ya los que se encontraron en el SECOP procesos presentan en algunos ítem fuertes diferencias.

En el siguiente cuadro resumen se muestran el resultado del promedio aritmético:

DESCRIPCION CANT. HISTORICO SECOP PRECIO Valor Promedio DE

MERCADO Servicio de fotocopiado en N/ A N/ A $ 51.350 $51.350 blanco y negro, a color, anillado, encuadernación y empaste de documentos Total N/A N/ A $51.350 $51.350

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1. Proyección cantidades mínimas.

En atención a lo anteriormente descrito y con base en las cotizaciones recibidas, se proyecta las cantidades, el valor unitario y el presupuesto oficial para la presente contratación.

Copia en la entidad 60.000 $ 150 $9.000.000

Copia a color 950 $ 1.600 $ 1.520.000

Empaste (hasta 15 $48.500 $727.500 300 hojas)

Encuadernación 15 $48.500 $727.500

Anillado (hasta 150 20 $ 1.100 $22.000 hojas)

TOTAL $11.997.000

Después de realizados los cálculos y el análisis del sector del proceso de Servicio de Fotocopiado se puede concluir que la convocatoria se puede publicar por el monto de: DOCE MILLONES DE PESOS MONEDA CORRIENTE ($ 12.000.000.00). Cabe resaltar que este proceso funciona como bolsa que se va desembolsando mensualmente de acuerdo al nivel de consumo. Además, los precios de mercado son un referente para la selección del oferente que oferte los menores precios unitarios.

ANALISIS FINANCIERO

Los indicadores de capacidad financiera buscan establecer unas mínimas condiciones que reflejan la salud financiera de los proponentes a través de su liquidez y endeudamiento. Estas condiciones muestran la aptitud del proponente para cumplir oportuna y cabalmente el objeto del contrato.

La capacidad financiera requerida en un Proceso de Contratación debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza y al valor del contrato. En consecuencia, la Entidad Estatal debe establecer los requisitos de capacidad financiera con base en su conocimiento del sector relativo al objeto del Proceso de Contratación y de los posibles oferentes.

En el presente proceso contractual, la forma de pago es posterior a la prestación del servicio del contrato, es decir que no existe riesgo alguno desde el punto de vista financiero que pueda

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afectar la ejecución y cumplimiento del contrato, razón por la cual no se exigirá al contratista como requisito habilitante los índices de Liquidez y Endeudamiento contenido como capacidad financiera.

Con respecto a la capacidad Financiera, nuestra entidad cuenta con los recursos para realizar la presente contratación, al haber expedido el Certificado de Disponibilidad Presupuesta! correspondiente, que ampara la asunción del compromiso contractual.

ERCILIA BAR~LORZ JEFE OFICIN1~~SORA JURIDICA

Proyecto y elaboro:

,...::; () 7 <::: é S.ó ~"" (}. JORGE ERNESTO SOLANO CONTRATISTA