Análisis de aplicación: vtiger CRM

Este documento ha sido elaborado por el Centro de excelencia de software libre de Castilla La Mancha (Ceslcam, http://ceslcam.com). 

Copyright © 2010, Junta de Comunidades de Castilla­La Mancha. 

Este   documento   se   distribuye   bajo   los   términos   de   la   licencia   Creative   Commons   by­sa. http://creativecommons.org/licenses/by­sa/2.5/es/

Estas acciones han sido financiadas por la Junta de Comunidades de CastillaLa Mancha, a través del Programa de Isabel Torres cofinanciados por Sepecam y el Fondo Social Europeo.

En este análisis ha colaborado para su elaboración la empresa INFORMATICALIBRE. http://informaticalibre.es/ 

Índice de contenidoDATOS TECNICOS                                                                                                                              ........................................................................................................................   2  FUNCIONALIDAD                                                                                                                              ........................................................................................................................   3  USABILIDAD                                                                                                                                       .................................................................................................................................   6  PORTABILIDAD / ADAPTABILIDAD                                                                                              ........................................................................................   8  LICENCIA/DISTRIBUCION                                                                                                               .........................................................................................................   9  RENDIMIENTO                                                                                                                                  ............................................................................................................................   10   DOCUMENTACION                                                                                                                          ....................................................................................................................   11   COMUNIDAD                                                                                                                                     ...............................................................................................................................   13   

Página 1 de 14

DATOS TECNICOS

Nombre: vtiger CRMVersión: 5.1.0Licencia: vtiger Public License Version 1.1 (ver apartado del análisis)Plataforma: Linux y WindowsIdioma: Multilenguaje, incluye españolWeb oficial: http://vtiger.com/Manual: http://www.tecnotip.com.mx/index.php?option=com_content&view=article&id=83%3Amanual­vtiger5&catid=41%3Aopen­source&Itemid=53Descripción básica:  vtiger  es  una  aplicación  para   la  administración  de   relaciones  con clientes (CRM) 100% código libre. Maneja el ciclo de vida de la relación con el cliente con infinidad de tareas, no limitándose a ser un directorio de usuarios si no que maneja otras áreas como las ventas, atención al cliente, marketing o productos. Surgió como un derivado de SugarCRM y actualmente cuenta con una gran comunidad alrededor de todo el mundo con el objetivo de convertirse en la aplicación   más   abierta   y   mejor   implementada   para   cualquier   tipo   de   empresa.

Página 2 de 14

FUNCIONALIDAD

• Sistema modular que integra todas las tareas con los clientes

vtiger CRM dispone de una distribución en áreas o módulos encargados de distintas tareas. Estas   tareas   son   todas   las   relacionadas   con   los   clientes   como   pueden   ser   facturas, administración de contactos, registros, incidencias, ventas, etc. Algunos de los módulos más importantes son el de Márketing, Comercial, Atención al Cliente, Inventario y Análisis, que se comentarán más adelante. Estos módulos y sus diferentes tareas pueden configurarse a través de un administrador de módulos, con el que elegir activar o desactivar las opciones que muestran  para  realizar.  Pero   lo  más   importante  es  que  a pesar  de  esta  distribución modular, todo se integra para llevar a cabo un seguimiento completo de la relación con los clientes en todas las direcciones, obteniendo así información enlazada y rápida. Por ejemplo a la hora de elaborar un presupuesto ya estará creada previamente la cuenta del cliente y el producto en el inventario,  por lo que será  tan sencillo como seleccionar.  vtiger pretende centralizar, haciendo olvidar a las empresas el uso de aplicaciones por separado, como Excel para facturas  o Outlook para contactos.  La idea es que permite  reflejar  desde el  primer contacto con el cliente como una reunión, una visita, una llamada telefónica, hasta que se genera un presupuesto, albarán o factura.

• Márketing

Este módulo de vtiger permite gestionar las campañas de una empresa y todos los esfuerzos y recursos: contactos (personas), cuentas (empresas u organizaciones), pre­contactos, y una posible planificación y comunicación a través de webmail. El objetivo es tener reflejado todos los clientes y posibles clientes, y crear el inicio de cualquier campaña que se vaya a comenzar, asignando sus diferentes responsables, recursos, costes, etc.

• Comercial

Este módulo permite una gestión y seguimiento de las ventas desde el primer contacto con el potencial   cliente   hasta   el   servicio   post­venta.   Se   pueden   controlar   oportunidades, presupuestos, pedidos, facturas, productos y tarifas; y enlazarlo todo ello con las cuentas y contactos ya creados.

Página 3 de 14

• Atención al cliente

Aquí se llevará todo lo relacionado con la relación del cliente una vez terminado el negocio o   la  venta.  Será  un  sistema para   reportar   incidencias,  y   también  para  solicitar  ayuda y soporte  de manera muy sencilla.  Además permite crear  un sistema de FAQ's (preguntas frecuentes) siempre accesible para los usuarios.

• Análisis

Todo lo referente a estadísticas e informes para obtener las conclusiones de los resultados de un negocio. Además con la posibilidad de generar gráficos (de distintos tipos) con multitud de  filtros  y opciones  para  mostrar.  De un vistazo  se puede controlar   la  marcha de  una determinada   campaña   o   de   la   empresa,   además   de   obtener   información   específica   de inventario,  ventas, o de determinadas personas o clientes,  y hasta los  tickets que se han generado.

• Inventario

Una   característica   que   integra   este   CRM   aunque   pueda   parecer   algo   externo.   Permite gestionar los  productos, proveedores, tarifas, ordenes de compra, pedidos, presupuestos y facturas.

• Otras características

vtiger CRM integra mucha funcionalidad y es muy configurable. Hay un calendario siempre accesible  desde  cualquier  vista,  posibilidad  de  escribir  notas,  e   incluso   recordatorios  en forma de post­it para tareas a realizar el día de hoy o eventos pendientes de hacer. Además incluye  un   lector   feed  de  RSS  y  puede   integrarse   con  un   servidor  webmail   de   correo electrónico; por ejemplo pueden enviarse las facturas directamente en PDF por correo. Otras características interesantes son la integración con Asterisk para llamadas de voz por IP que quedan registradas, notificaciones por correo que se pueden definir y la configuración de roles   para   definir   privilegios   de   acceso   a   distintos   usuarios   que   acceden   a   vtiger.   La herramienta puede probarse en versión demo online y en español,  a  través de la página oficial:http://es.vtiger.com/index.php?action=Login&module=Users

Página 4 de 14

Fallos y/o carencias importantes

Uno de los fallos funcionales encontrados es la forma de rellenar campos cuyas opciones ya están creadas; es decir, a la hora de añadir un cliente, una cuenta o un producto, que son entidades que ya se han creado previamente. La forma de rellenar campos siempre es buscar de una lista mediante ratón,  no  disponiendo   la   aplicación  de   combinaciones  de   teclas   rápidas,  ni   tampoco  de  poder rellenar con códigos de registro, como están acostumbrados a ello muchos usuarios de este tipo de herramientas.

En otro orden de cosas a atender está la seguridad, ya que aunque el acceso es restringido mediante usuario y contraseña,  la aplicación está  disponible para cualquiera con la dirección url,  y no se puede dejar al azar la habilidad de los hacker y los datos de una empresa. La mejor solución sería crear mediante VPN un sistema de acceso solo para determinados equipos o personas.

Página 5 de 14

USABILIDAD

Diseño de la interfaz

El diseño está influenciado directamente de una aplicación web tradicional, lo que la hace bastante amigable. Tiene los típicos menús desplegables en la parte superior y el aspecto es moderno pero simplista. El aspecto de la vista de inicio es configurable, en forma de pizarra blanca con paneles que pueden definirse, como la última actividad, los últimos movimientos de cada módulo, una nube de tags, las últimas estadísticas o recordatorios para el día actual.

Los formularios son muy fáciles de rellenar, escribiendo en los huecos dedicados o pulsando el botón de “+” para buscar de una lista un elemento a asociar. Además tiene pequeños gadgets en todas las ventanas que permiten ver el calendario, abrir una calculadora, el reloj e incluso un chat.

La aplicación es muy flexible y puede configurarse para definir nuevos campos, cambios en los formularios   o   hacer   adaptaciones,   por   lo   que   es   personalizable   tanto   en   imagen   como   en funcionalidad.

Facilidad de uso

Al ser una aplicación web, vtiger resulta muy dinámico, rápido y fácil de usar para los tiempos que corren de la era 2.0. Cualquier usuario medio podría manejarse sin muchos problemas con ella, a excepción de algunos pequeños conocimientos de márketing o contabilidad que debería aprender; términos como campañas o pre­contactos, y algo de contabilidad para el área de facturas. Además como tiene definición de roles, puede definirse que cada tipo de usuario solo pueda ver y acceder a distintas   áreas,   por   lo   que   se   limita   parte   de   la   herramienta   a   cada   usuario   y   así   se   centra exclusivamente en su papel.

Algo que también ha gustado y facilita el uso es la edición de datos en tiempo real, sin recargas de página. Y en general es muy buena la sencilla navegación y organización de las diferentes tareas y módulos.

Página 6 de 14

Accesibilidad

vtiger   CRM   no   está   dotado   especialmente   con   funciones   de   fácil   acceso   para   personas   con problemas de accesibilidad de cualquier tipo. Al iniciar la aplicación puede elegirse un estilo de apariencia  visual  que  modifica  algunos  efectos  y  colores,  y   también  el  orden y  colocación  de algunos elementos es muy configurable. No incluye sonidos ni avisos.

De todas formas la aplicación puede integrarse perfectamente con cualquier tecnología de asistencia del sistema operativo, y con cualquier opción relacionada con el navegador de internet.

Página 7 de 14

PORTABILIDAD /    ADAPTABILIDAD   

Plataformas disponibles

En la sección de descargas del portal oficial pueden encontrarse las últimas versiones actualizadas relacionadas con vtiger CRM. La herramienta puede instalarse tanto en Linux como Windows, y también puede descargarse el código fuente: http://vtiger.com/index.php?option=com_content&task=view&id=30&Itemid=57

A nivel de cliente es multiplataforma y puede ser accedido desde cualquier navegador de internet en cualquier distribución y sistema operativo.

Plugins

En la misma sección de descargas pueden encontrarse algunos de los plugins disponibles,  pero existe incluso una sección dedicada a extensiones:http://vtiger.com/index.php?option=com_jreviews&Itemid=171 

Algunas de las más importantes son los plugins para integrar con Outlook, Thunderbird u Office, además de una librería para desarrollo donde los programadores pueden crear nuevos módulos y funcionalidades. De esta forma puede personalizarse vtiger con este API a las necesidades de un negocio, añadir nuevas funciones o incluso integraciones con otras aplicaciones, a través de una empresa que ofrezca servicios de la herramienta.

Página 8 de 14

LICENCIA/DISTRIBUCION

Licencia

La licencia de la aplicación no se acoge a ningún estándar como GPL, si no que tiene su propia licencia llamada The vtiger Public License Version 1.1. Con todo la aplicación se puede definir como 100% libre y de código abierto.  Su licencia está  basada en la de SugarCRM (The Sugar Public License Version 1.1.2) que a su vez se basa en la Mozilla Public License Version 1.1.

Los   términos   completos   de   la   licencia   pueden   leerse   en   el   siguiente   enlace: http://www.vtiger.com/index.php?option=com_content&task=view&id=43&Itemid=162

Forma de distribución

vtiger CRM y todos sus complementos se pueden descargar de manera gratuita en la página oficial, y al ser una aplicación libre quiere decir que puede instalarse, usarse y modificarse sin coste alguno. El   modelo   de   negocio   de   vtiger   está   en   los   servicios   que   ofrecen   desde   la   propia   empresa desarrolladora, como son instalaciones, desarrollos a medida, soporte y migración desde otros CRM o versiones anteriores de vtiger.  La compañía es internacional pero cuenta con una gran red de empresas partners y otras muchas que ofrecen servicios sobre la aplicación en todo el mundo.

La   aplicación   admite   nuevos   módulos,   distribución   adaptada   de   los   campos,   formularios   o nomenclatura de la herramienta.

Licencia de módulos/extensiones

Las extensiones de vtiger CRM tienen la misma licencia que la aplicación original, por lo que una vez descargadas (de manera gratuita) pueden usarse, copiarse o modificarse libremente. El modelo de negocio está una vez en los servicios, ya que también se ofrece soporte para los plugins.

Página 9 de 14

RENDIMIENTO

Equipo de pruebas

Sistema operativo: Molinux 5.2 MontesinosProcesador: Dual­Core AMD Opteron 1218Memoria: 2 GB de RAMTarjeta Gráfica: nVidia Quadro FX 1500

Consumo de memoria

El rendimiento de una aplicación como vtiger depende de un escenario muy concreto y es difícil hacer una estimación o medida general. Si se observa desde el lado del cliente, éste solo necesita un navegador de internet y el consumo de memoria en su ordenador dependerá de esto.

Lo interesante a la hora de medir la eficiencia en términos de rendimiento de vtiger reside en la propia   aplicación,   es  decir,  desde  el   lado  del   servidor.  Aquí   deben   tenerse  en  cuenta  muchos factores, como la propia configuración de la herramienta, el servidor de bases de datos, el servidor web o el volumen de datos que albergue la aplicación.

Velocidad de ejecución

En cuanto a velocidad hay que ceñirse a los mismos términos anteriores, ya que dependerá de la carga del servidor, de la demanda de peticiones actualmente en curso e incluso de la conexión a internet y el navegador que se use.

Página 10 de 14

DOCUMENTACION

Cantidad

La documentación es amplia, tanto la generada por usuarios, como disponible en la página oficial y en manuales oficiales. 

La   documentación   recopilada   oficial   está   recogida   en   la   wiki   de   vtiger.com,   donde   puede encontrarse: 

– Una zona específica para instalaciones:http://wiki.vtiger.com/index.php/Vtiger_CRM_­_Installation_Manual 

– Zona para usuarios con información sobre instalaciones, manuales de la aplicación y de los plugins:http://wiki.vtiger.com/index.php/Users_Zone#Administration_Documents

– Una   sección   de   How   To's   con   multitud   de   recetas   y   cuestiones/problemas   resueltos http://wiki.vtiger.com/index.php/Vtiger_CRM_­_How_To%27s

También puede comprarse el manual oficial del usuario y administrador en la siguiente tienda en formato impreso: http://www.lulu.com/product/tapa­blanda/vtiger­crm­manual­del­usuario­y­administrador­v5x­cuarta­edici%C3%B3n/5618421  Se trata de una traducción española directamente del manual oficial en inglés, que también puede comprarse en PDF.

En la red pueden encontrarse muchos tutoriales,  donde puede destacarse el siguiente manual de usuario online gratuito, traducido del oficial pero que aún está incompleto:http://www.tecnotip.com.mx/index.php?option=com_content&view=article&id=83:manual­vtiger5&catid=41:open­source&Itemid=53 

También hay diversas recetas para cambiar el idioma de la aplicación al español:http://www.tecnotip.com.mx/index.php?option=com_content&view=article&id=158:como­cambiar­el­idioma­de­vtiger­510­504­y­anteriores&catid=41:open­source&Itemid=53#disqus_thread Y otros tutoriales completos sobre instalación, configuración y soporte del idioma:http://www.alcancelibre.org/staticpages/index.php/como­vtigercrm

Además en la propia página oficial hay una sección de documentación dedicada a desarrolladores:http://wiki.vtiger.com/index.php/Developers_Zone

Página 11 de 14

Calidad

Los manuales y tutoriales que se referencian son bastante completos y no faltos en detalles. Los encontrados  en  la  wiki  abarcan  todo  tipo  de  información  acerca  de  instalaciones   (incluso  para distintas versiones publicadas) y uso de los plugins. Como punto negativo los manuales de usuario impresos oficiales se obtienen a través de tiendas, siendo un impedimento de accesibilidad. 

Igualmente, la sección de How To's tiene un FAQ y una lista de recetas y consejos muy numerosos, que solucionarán muchas dudas de usabilidad, manejo y problemas.

En cuanto a aportes de usuarios, hay que destacar el esfuerzo por la traducción online del manual impreso en español, aunque aún no está al 100% traducido. También se han aportado y es fácil encontrar   recetas   para   configurar   vtiger   CRM   en   español,   tutoriales   de   configuración   y   otros muchos aportes. El punto negativo puede llegar a ser incluso la “sobresaturación” de información, y puede costar elegir o ceñirse a una actividad en concreto, porque cada usuario hace las cosas a su manera e incluso para diferentes versiones. Igualmente esto da buena cuenta de la gran comunidad alrededor de todo el mundo sobre vtiger.

Idioma

La documentación aportada en su mayoría está  en inglés, sobre todo la proveniente de la wiki, siendo ésta el mayor repositorio de información oficial. 

Lo   referente   a   instalaciones  está   en   inglés,  pero   se  han  aportado  otros   enlaces  en  español  de usuarios, habiendo algunos más por la red. También hay recetas para configurar el programa en español, y manuales de usuario oficiales en español (previo pago).

Página 12 de 14

COMUNIDAD

Número de usuarios

Atendiendo a las descargas desde el portal oficial (que pueden apreciarse desde la forja del proyecto http://sourceforge.net/projects/vtigercrm/files/) se encuentra que la última versión acumula a día de hoy 183.422 descargas desde la página de vtiger.com. Si se mira la anterior versión estable tiene un total   de   descargas   de   482.813,   y   en   todo   el   histórico   de   archivos   que   tienen   disponibles   de versiones, llevan acumuladas 1.554.437 descargas.

Estos  números   serían   solo  desde   la   página  oficial,   teniendo  que   sumar  descargas  desde  otros portales,  y sobre todo instalaciones  empresariales  que se realizan  a  través  de otra  empresa que ofrece servicios de vtiger.

Igualmente son estimaciones “vagas” del número de usuarios, ya que solo atender a las descargas no aporta mucho, pues de cada instalador descargado pueden hacerse tantas instalaciones distintas como se quiera.

También cabe mencionar la gran red de partners de la empresa desarrolladora del producto, que puede visualizarse aquí ordenada por continentes:http://www.vtiger.com/index.php?option=com_content&task=view&id=83&Itemid=131

Página 13 de 14

Foros y portales de ayuda

La comunidad de vtiger es enorme ya que cuenta con millones de usuarios, una extensa red de empresas partners, y una comunidad de usuarios muy participativa de distintos países del mundo.

El foro de vtiger.com (http://forums.vtiger.com/) tiene una gran afluencia y está dividido en muchas secciones.  Hay subforos  para  cada  una  de   las   últimas  versiones  donde pedir   ayuda y  plantear problemas,   o   comentar   temas   de   extensiones   o   paquetes   de   lenguajes.   También   se   admiten propuestas. Además hay secciones internacionales donde pueden agruparse usuarios de un mismo país, habiendo una zona española. 

La pega de todo este foro puede ser que sea en inglés, pero también hay comunidad en España, como   el   foro   de   vtiger­spain   (http://vtiger­spain.com/forum/),   la   comunidad   en   castellano   de vtigerCRM formado por la única empresa partner Gold de España en vtiger, Tsolucio.

Desde   vtiger.com   también   se   mantiene   un   blog   (http://blogs.vtiger.com/)   con   anuncios   de novedades y noticias, y existe un trac (http://trac.vtiger.com/cgi­bin/trac.cgi) donde reportar bugs y acceder a la lista de correo y al canal IRC.

Contribuciones En vtiger.com tienen una página dedicada a explicar cómo puede participar la gente en el proyecto:http://www.vtiger.com/index.php?option=com_content&task=view&id=91&Itemid=160 .

Puede   ayudarse   en   la   programación   y   mantenimiento   de   paquetes,   localización   y   traducción, aportando ideas, participar en la documentación, o dando soporte como usuario en el foro y el canal IRC, entre otras muchas colaboraciones.

Frecuencia de versiones

La última versión 5.1.0 se liberó el pasado 22 de Julio de 2009, y las dos anteriores versiones en 2008 y 2007 respectivamente, por lo que han estado yendo a versión por año de momento. Además lanzan el producto con todas sus versiones de plataformas, código fuente y extensiones para esa versión.

Página 14 de 14