Sistema Public

Sistema integral para agencias de viajes.

Minoristas

Diagrama Flujo de información

• El siguiente grafico describe sintéticamente el flujo de información de una agencia de viajes Minorista

• Desde que el pasajero solicita una reserva hasta terminar en la contabilidad.

• El grafico guiará la demostración.

Información base

• Es la información básica del sistema, lo ingresado en esta etapa se utilizara en los procesos siguientes.

• Proveedores, prestadores, clases y categorías de prestaciones, ciudades, aeropuertos, países, datos de clientes, contactos, pasajeros.

Armado Paquetes

• Armado Paquetes de Terceros.– La agencia podrá ingresar los paquete ofrecidos

por los operadores mayoristas. No es habitual que se utilice este opción debido al abanico de posibilidades que existe.

• Precios de paquetes de terceros.

Presupuestos

• Instancia previa a la venta, la cotización al cliente.

• Se puede cotizar eventuales aéreos y terrestres.

• La cotización puede ser aprobada o no, y de eso obtener diferentes estadísticas.

Reserva

• Es la aprobación de una venta.• Es el comprobante mas importante de una

agencia de viajes• Es el disparador de información hacia todos

los sectores/funciones de la empresa.• Se puede originar en un presupuesto o bien

directamente sin necesidad de presupuesto previo.

Datos Cabecera Reserva

• Datos del cliente • Datos del Pasajero y cantidad de pax por tipo.

– Se pueden nominar todos los pax o bien el pax titular.

• Asociar la reserva a un vendedor• Asociar la reserva a un promotor• Asignar descuentos o comisiones al cliente.• Ingresar código de referencia del cliente.

Detalle de una Reserva

• Al igual que los presupuestos eventuales aéreos o terrestres.

• Se pueden incorporar boletos desde la interfaz con Amadeus o Sabre, ajustando las condiciones en caso de ser necesario.

• Los boletos alimentan la rendición de BSP.• Los boletos pueden afectar al precio o bien

asociar el boleto a un tramo ya generado.• Vuelos o transporte, detallando lugar de

salida y horarios. No maneja cupo.

Información Administrativa generada en la reserva

• Previsión Costos para pre-pagos a proveedores. Alimenta Cuenta corriente proveedores previstos.

• Previsión Venta por detalle de prestación y globales para pre-cobros de clientes. Alimenta cuenta corriente clientes previstos.

• Detalle de conceptos de facturación por cada línea según la legislación del país. Generación de pro-forma de Factura.

• Utilidad global de reserva.

Información Operativa generada en la reserva

• Carta automática a proveedores para pedidos por reserva individual.

• Datos para la emisión automática de vouchers.

• Control permanente del status de cada prestación.

Información del detalle de Reserva

• Destino, Prestación seleccionada.• Operador de la prestación• Fechas in/out de prestación.• Cantidad por tipo de pax y habitación.• Detalle de costeo y totales.• Datos de confirmación, status,

vencimientos, nros de confirmación, información receptiva (para trfs y exc)

• Comentarios de cada prestación, este dato es fundamental para los pedidos a proveedores. Es sabido que muchas veces se requiere realizar muchas aclaraciones.

Administración Clientes

• Realizar cobros y devoluciones a clientes, este o no facturada la reserva.– Asiento automático de cobranza

– Alimenta caja.

– Alimenta cuenta corriente prevista y según comprobante.

• Factura automática. (según datos reserva)– Asiento automático de Venta.

– Alimenta Sub-diario de Ventas.

– Alimenta cuenta corriente según comprobante.

Administración Proveedores

• Ingresar facturas de proveedor de gastos o de reserva. Si son de reservas, informa el costo sin facturar de la reserva y detalla los costos ya facturados.– Asiento de Compra.– Alimenta sub-diario de compras.– Alimenta Saldo proveedor según comprobantes.

• Se puede autorizar un pago (instancia previa al pago, no genera movimientos contables)

• Realizar el pago con o sin autorización previa.

– Asiento de pago– Alimenta Caja.– Alimenta Saldo proveedor previsto y saldo

proveedor según comprobantes.

• Ajuste manual de costos. Por cuestiones de auditoria, se genera en una nueva línea.

Emisión de vouchers• Impresión automática de los vouchers por cada

servicio• Posibilidad de enviar el voucher por e-mail.• Los vouchers emitidos se pueden consultar desde

reserva.• Se puede agendar la emisión de vouchers, en la

reserva se disponen de campos fechas para la emisión de vouchers y pasajes.

• La información ingresada en este punto alimenta listado de reservas los campos fecha de voucher y fecha de tkt.

• Se pueden voidear los vouchers.

Rendición de BSP• Información originada en reserva.• Liquidación interna,

– Comisión y Over.– controles varios (facturada, no facturada, void, no void,

devoluciones, por fecha, por línea aérea, etc)

• Planilla respaldatoria.• Control de correlatividad numérica y Saldos Por

boletos.• Manejo de Devoluciones con emisión de

comprobante de devolución.• Posibilidad de integrar con el sistema DECENA.

(Programa conciliador de BSP vs PDF)

Contabilidad• Sistema contable estándar.• Asientos generados por comprobantes• Asientos manuales.• Asientos parametrizable en sus cuentas, acorde a

cada comprobante.• Plan de cuenta flexible con manejo de centro de

costos.• Informes contables:

– Mayores por cuenta, cuenta cliente, cuenta proveedor, diario, balance sumas y saldos, balance de gastos.

• Proceso de ajuste de diferencia de cambio contable. Cuenta/reserva/moneda.

• Manejo de cierres administrativos– Mensuales y diarios según modalidad

implementada por el cliente.

Informes• La información procesada en cada etapa se

puede ver reflejada en diferentes informes a saber.

• Para seguimiento de saldos de clientes:– Saldos de clientes Previstos (no importa si esta

o no facturada, se alimenta de reserva)– Saldos de clientes según comprobantes(se

alimenta de facturas emitidas, recibos y devoluciones) Se puede cruzar con Mayor Deudores/Clientes.

- Control de facturación cliente, este listado permite sabe en cualquier momento que operaciones aun no han sido facturadas.

• Para seguimiento de Proveedores– Saldo de proveedores previstos (no importa si esta o no

facturada, se alimenta de reserva)

– Saldo de proveedores según comprobantes (se alimenta de facturas recibidas y pago realizados)

– Conciliación facturas proveedores, este listado permite comparar costos, pagos y facturas de proveedores.

• Informe tarifarios y control de carga de precios. – Tarifarios de paquetes de terceros

• Informe para presentación administrativa:– Facturas de clientes (sub-diario de ventas)– Facturas de proveedores (sub-diario de

compras)

• Informes asociados a caja– Listado de Caja– Comprobantes asociados a cobranzas.– Comprobantes asociados a Pagos.– Mayores de la cuenta Caja.

• Informes asociados a Prestaciones y ocupación– Rooming de operadores (de detalle de reserva,

itinerario, por estatus y varios filtros mas)

• Otros listados– Estadísticas de presupuestos.