ALCALDIA MUNICIPAL DE GIRARDOT OFICINA DE CONTROL...

Oficina de Control Interno de Gestión Resultados

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Edificio Administrativo Alcaldía Municipal Cll.17 con Cra.11 Esquina 4º. Piso Tel. 831 41 34 Ext. 401/Código Postal N° 252432 Girardot-Cundinamarca

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Colombia - Cundinamarca Alcaldía Municipal de Girardot

ALCALDIA MUNICIPAL DE GIRARDOT

OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTION Y RESULTADOS

DOCTORA LUZ FABIOLA RUIZ URUETA JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTION

ELABORÓ: VICTOR JULIO CAMACHO GALINDO CONTRATISTA

INFORME DE MATRICES DE RIESGO DE CORRUPCION

PRIMER CUATRIMESTRE – VIGENCIA 2018

ABRIL 2018





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CONTENIDO

INTRODUCCION………………………………………………………………………..3 OBJETIVO………………………………………………………………………………..4 ALCANCE………………………………………………………………………………...4 MARCO TEÓRICO………………………………………………………………………4

1.1. PROCESO……………………………………………………………………..4 1.2. OBJETIVO DEL PROCESO…………………………………………………4 1.3. CODIGO………………………………………………………………………..4 1.4. CAUSAS………………………………………………………………….…….4 1.5. RIESGO O AMENAZA………………………………………………………..4 1.6. DESCRIPCIÓN………………………………………………………………..4 1.7. CONTROLES………………………………………………………………….5 1.8. VALORACIÓN…………………………………………………………………5

MARCO CONCEPTUAL………………………………………………………………...5 MARCO LEGAL………………………………………………………………………….6 MARCO METODOLÓGICO…………………………………………………………….6 ESTADO DEL ARTE…………………………………………………………………….6 FASE HEURÍSTICA……………………………………………………………………10 FASE HERMENEUTICA…………………………………………………………........11 RECOMENDACIONES…………………………………………………………….12,13





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INTRODUCCION

De acuerdo en lo estipulado en la Ley 1474 de julio 12 de 2011 en su artículo 73, establece que: “Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de la lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia denominada Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias antitrámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano”. Por esta razón, la Administración Municipal de Girardot, se ha comprometido en la elaboración de los procesos, procedimientos y los registros necesarios que direccionen a prevenir la corrupción, detectar, sancionar y erradicarla en el ejercicio de las funciones públicas, lograr una gestión transparente, un control y una prevención de los riesgos, la racionalización y la accesibilidad a los trámites y servicios, la creación de espacios de participación ciudadana y el continuo mejoramiento en la atención al ciudadano, logrando de esta manera, generar confianza en la población que directa o indirectamente se beneficia de los servicios brindados por la Alcaldía Municipal, direccionando a la administración hacia la transparencia en la gestión y la lucha contra la corrupción. Desde las Oficinas Oficina de Control Interno de Gestión y Resultados, MECI y Calidad se han desarrollado diferentes actividades del proceso de Matrices de Corrupción, donde cada una de las Secretarias y las Oficinas indican el riesgo que presentan con el fin de crear una herramienta gerencial que sirva en la toma de decisiones con respecto a estos indicadores que presenta la Alcaldía en el desarrollo de sus actividades administrativas. Esta herramienta permitirá que la alta dirección en cabeza del señor Alcalde y todos los funcionarios establezcan directrices, acciones y controles tendientes a prevenir y mitigar los riesgos que puedan afectar la estructura Organizacional y el cumplimiento de la misión Institucional.





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1. OBJETIVO Analizar y valorar la gestión de los líderes de procesos en la identificación, prevención y mitigación de los riesgos que se encuentran expuestos en cada uno de sus procesos, mediante la creación o actualización de controles efectivos y adecuados.

2. ALCANCE Teniendo presente que dentro de la Administración Municipal existen riesgos, los líderes de cada proceso han realizado el registro dentro de una matriz, con los posibles peligros de corrupción que pueden afectar el buen manejo y la transparencia de los procedimientos que se manejan dentro de un proceso, debido a lo cual la oficina de Control Interno de Gestión y Resultados evaluará lo registrado en la matriz y las acciones necesarias para disminuir o mitigar los efectos negativos generados, con el fin de conseguir el logro de los objetivos Institucionales.

3. MARCO TEÓRICO Con la finalidad de indagar y conocer cada uno de los elementos teóricos del presente informe, se dará definición de los integrantes del cuadro:

3.1 PROCESO: se escribe el nombre del proceso a analizar, en este caso va el nombre de la secretaría u oficina.

3.2 OBJETIVO DEL PROCESO: objetivo que se establecido en la caracterización del mismo.

3.3 CÓDIGO: cada uno de los riesgos se identifica por un código que permitirá graficarlo y ubicarlo en las diferentes zonas de riesgos (baja, moderada, alta y extrema), cuya característica es la siguiente:

3.4 CAUSAS: se establecen las causas que puedan afectar el logro de los objetivos de acuerdo a los factores internos y externos identificados en el contexto estratégico.

3.5 RIESGO O AMENAZA: relación de los riesgos a los cuales el proceso está expuesto de acuerdo a lo especificado en la identificación de riesgos.

3.6 DESCRIPCION: descripción de las acciones existentes que mitigan el riesgo, reduciendo la probabilidad de ocurrencia o la mitigación del impacto. Pueden ser actividades o controles definidos en los diferentes procedimientos asociados al proceso o de lo contrario se pueden definir.





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3.7 CONTROLES: descripción de las acciones existentes que mitigan el

riesgo, reduciendo la probabilidad de ocurrencia o la mitigación del impacto. Pueden ser actividades o controles definidos en los diferentes procedimientos asociados al proceso o de lo contrario se pueden definir.

3.8 VALORACION: son las herramientas que ponderan de manera objetiva los controles y permiten determinar el desplazamiento dentro de la matriz para la calificación, evaluación y respuesta a los riesgos. En este campo el líder del proceso y el líder de la Oficina de Control Interno de Gestión y Resultados se encargan de valorar la eficacia de los controles establecidos y las acciones desarrolladas.

4. MARCO CONCEPTUAL El contexto del componente de la administración del riesgo está integrado por tres (3) elementos de control tales como:

Política de administración del riesgo. Identificación del riesgo. Análisis y valoración del riesgo.

Adicional, las Secretarias y Oficinas, presentan cuatrimestralmente avances de los riesgos que cada uno tiene por proceso, donde el Líder toma la decisión e indica cuál es su avance y adjunta los soportes respectivos para el seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno de Gestión y Resultados.

4.1 CONTEXTO EVALUATIVO: tiene como finalidad identificar los factores internos de la Alcaldía Municipal de Girardot y los externos del entorno que pueden generar eventos que interfieran con la consecución de la misión y los objetivos propios de la Institución.

4.2 POLITICA DE ADMINISTRACION DE RIESGOS: las políticas de Administración de riesgos permiten tomar decisiones relativas a las respuestas de la entidad frente a los riesgos estableciendo los parámetros de acción necesarios para el mejoramiento continuo.

4.3 IDENTIFICACION DE RIESGOS: la identificación de riesgos se basa en

el contexto estratégico de la entidad, permitiendo conocer los eventos potenciales que podrían dificultar el logro de la misión y estableciendo las causas, los efectos de su ocurrencia y los riesgos asociados.

4.4 ANALISIS Y VALORACIÓN DEL RIESGO: comprende el estudio minucioso, la evaluación y calificación del riesgo a partir de la probabilidad de ocurrencia del mismo y su impacto, estas variables pueden orientar la clasificación del riesgo, con el fin de obtener información para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar. En esta etapa se identifican los aspectos relacionados a los controles que reducirán y mitigaran los riesgos, los cuales serán confrontados con los resultados de la evaluación con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y para la planeación de estrategias.





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5. MARCO LEGAL

Ley 87 de 1993

Decreto 1499 de 2017. Articulo 5

Ley 489 de 1998

Ley 1474 de 2011. Artículo 73

Ley 1712 de 2014. Artículo 9. “Literal G”

Decreto 2641 de 2012.

Decreto Ley 019 de 2012

Decreto 1083 de 2015

Decreto 943 de 2014. Artículo 1

Decreto 2641de 2012. Artículo 73 y 76

Decreto 1649 de 2014. Artículo 15

Decreto 1081 de 2015. Artículo 2.1.4.1.

Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 3100 Gestión del Riesgo

Norma Técnica Colombiana NTC –ISO 9001:2008

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Publica NTCGP-

1000:2009

CONPES 167

6. MARCO METODOLÓGICO

6.1 ESTADO DEL ARTE

6.1.1 Evaluación o Valoración de Riesgos En este escenario, el propósito es comparar los resultados del análisis de los riesgos con los controles establecidos cuya intencionalidad es reducir y mitigar los riesgos, identificando la zona de riesgo final. Además tiene los siguientes objetivos:

A. Determinar el Riesgo Residual. Es decir, el riesgo resultante después de los controles.

B. Tomar las medidas conducentes a reducir la Probabilidad y el Impacto causado por los eventos del riesgo.

El líder de la Oficina de Control Interno de Gestión y Resultados se

encargará de valorar la eficacia de los controles establecidos y las

acciones desarrolladas.

La valoración del riesgo parte de la evaluación de los controles existentes

para los riesgos identificados conforme al tipo, frecuencia y eficacia, según

se ve en la matriz que está conformada por los siguientes campos:





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Proceso: nombre del proceso a analizar.

Código: es la individualización de cada riesgo a valorar siguiendo la

estructura descrita en la identificación de riesgos.

Riesgo o Amenaza: relación de los riesgos a los cuales el proceso

esté expuesto de acuerdo a lo especificado en la identificación de

riesgos.

6.1.2 Naturaleza de los controles, documentación de los controles

A. Controles: descripción de las acciones existentes que mitigan el

riesgo, reduciendo la probabilidad de ocurrencia o la mitigación del

impacto. Pueden ser actividades o controles definidos en los diferentes

procedimientos asociados al proceso o de lo contrario se pueden

definir.

Ejemplo: Contratación de personal, capacitación de personal, revisión

del trabajo ejecutado, etc.

B. Tipo de control: especificar si los controles descritos en el campo

anterior son de tipo preventivo, correctivo o de corrupción, de acuerdo

a las siguientes especificaciones.

Además, se hace necesario aclarar si son para reducir la probabilidad de

ocurrencia o para mitigar el impacto.

Preventivo: sí el control se aplica antes o al Iniciar un proceso. Actúan

para eliminar las causas del riesgo, para prevenir su ocurrencia o su

materialización y se asigna un valor de (0).

Defectivos: aquellos que registran un evento después presentado; sirve

para descubrir resultados no previstos y alertar sobre la presencia de un

riesgo.

Permite registrar un evento después de que ha sucedido.

Ejemplo: Registro de las actividades llevadas a cabo en el sistema de

información, traza de los registros realizados, de las personas que

ingresaron, entre otros.

Correctivo: sí el control se aplica durante el proceso y permite corregir

las deficiencias que se encuentran. Permiten el restablecimiento de la

actividad, después de ser detectado un evento no deseable; también

permiten la modificación de las acciones que propiciaron su ocurrencia, se

asigna un valor de ocho (8)





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6.1.3. Determinar las clases de criterios para la evaluación de controles

matriz de corrupción.

Controles manuales: políticas de operación aplicables, autorizaciones a

través de firmas o confirmaciones vía correo electrónico, archivo físico,

consecutivo, listas de chequeos, controles de seguridad con personal

especializado entre otros.

Controles automáticos: utilizan herramientas tecnológicas como

sistemas de información o software, diseñados para prevenir, detectar o

corregir errores o deficiencias, sin que tenga que intervenir una persona

en el proceso.

Los controles de los Riesgos de Corrupción se evaluaran mediante la

siguiente herramienta:

¿El control previene de la materialización de los riesgos (Afecta la probabilidad) ¿El control permite enfrentar la situación en caso de materialización (Afecta

el Impacto): Este criterio no puntúa. Es relevante determinar si el control es

preventivo (probabilidad) o si es correctivo que permite enfrentar el evento

una vez materializado (impacto), con el fin de establecer el desplazamiento de la

matriz de evaluación de riesgo.

Así, el puntaje final será la suma de los puntajes obtenidos según los criterios de

herramientas para ejercer el control y seguimiento al control.





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Nueva calificación: corresponde a las nuevas calificaciones de la

evaluación del control del riesgo de corrupción teniendo en cuenta la eficacia de los controles implementados. Se comparan los resultados obtenidos del riesgo inherente con los controles establecidos, para establecer la zona del riesgo final. Se califica de acuerdo con la siguiente tabla.

Nota: Con la calificación obtenida se realiza un desplazamiento en la matriz de

corrupción, así: si el control afecta la probabilidad se avanza hacia abajo. Si

afecta el impacto se avanza a la izquierda.

Resultados de la calificación del Riesgo de Corrupción

Probabilidad Puntaje Zona de riesgo de corrupción

Casi seguro 5 25

Moderada

50

Alta

100

Extrema

Probable 4 20

Moderada

40

Alta

80

Extrema

Posible 3 15

Moderada

30

Alta

60

Extrema

Improbable 2 10

Baja

20

Moderada

40

Alta

Rara vez 1 5

Baja

10

Baja

20

Moderad

a

Impacto Moderado Mayor Catastrófi

ca

Puntaje 5 10 20

IMPACTO





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Con respecto a la valoración del riesgo de corrupción: De acuerdo al

resultado del análisis efectuado al control que se haya propuesto, el responsable

del proceso deberá determinar si es pertinente o si requiere del establecimiento

de controles adicionales o complementarios, con el fin de evitar o prevenir el

riesgo.

6.2 FASE HEURÍSTICA

6.2.1. SEGUIMIENTO A LA MATRIZ DE CORRUPCIÓN POR PROCESO:

El líder del proceso (Fuente primaria) debe garantizar que se dé aplicabilidad

a los controles definidos en el mapa o matriz de riesgos de corrupción

(Fuente secundaria), por ello cada cuatro meses presenta un informe a la

Oficina de Control Interno de Gestión y Resultados, donde evidencia como

los controles han sido implementados.

La Oficina de Control Interno de Gestión y Resultados hará el seguimiento a los

riesgos, revisando las evidencias presentadas por el Líder del proceso para su

respectivo monitoreo o con la finalidad de valorar, aplicar y/o sugerir los

correctivos y ajustes necesarios para asegurar un efectivo manejo del riesgo.

El seguimiento se iniciara con la evaluación de las medidas de control plasmadas

en el análisis y valoración del riesgo de corrupción como posible salida.

La Oficina de Control Interno de Gestión y Resultados hará el seguimiento

atendiendo:

Entrevista con los líderes de procesos

Evaluación de los controles establecidos y su cumplimiento, dicho

seguimiento se realiza mediante los soportes documentales que alleguen

las Secretarias y Oficinas.

Verificación en las Secretarias y Oficinas el cumplimiento de las medidas

de control.

Realizar las respectivas observaciones por parte de la Oficina de Control

Interno de Gestión y Resultados, que permita hacer seguimiento y hacer

las recomendaciones pertinentes para mitigar los riesgos.

6.3 FASE HERMENEUTICA

6.3.1 OBSERVACIONES ENCONTRADAS DENTRO DEL SEGUIMIENTO

TRIMESTRAL:

1. La oficina de Control Interno de Gestión y resultados presenta el informe

de la Matriz de Riesgo de Corrupción, donde se puede evidenciar los

diferentes procesos de las Secretarias y Oficinas de la Administración

Municipal, donde se evidencia el avance presentado y las sugerencias o

recomendaciones que se dejan a disposición de la Alta Dirección, para

mitigar o evitar los riesgos que se presenten en cada una de ellas.





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Conforme al mapa de riesgos de corrupción establecidos en la entidad, en

especial frente a los riesgos con valoración inherente de carácter externo,

encontrándose aquellos asociados a los procesos de:

PROCESOS DE APOYO:

OBSERVACIONES

1. Gestión Recursos Humanos y Bienestar

*No presentó el informe dentro de la fecha establecida. *La evaluación del riesgo mejoró: Riesgo 1 código ARH01: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo baja. Riesgo 2 código ARH02: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo moderada. Riesgo 3 código ARH03: De zona de riesgo alta a zona de riesgo baja. *De acuerdo al monitoreo y revisión, presentó documentos soportes de su riesgo o amenaza para la evaluación de la matriz, que permite mitigar el riesgo, pero es difícil garantizar que se cumpla de forma permanente, por lo que es necesario mantener los controles de los riesgos.

2. Gestión Jurídica * No presentó el informe dentro de la fecha establecida. *La evaluación del riesgo mejoró: Riesgo 1 código AGJ01: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo baja. *De acuerdo al monitoreo y revisión, presentó documentos soportes de su riesgo o amenaza para la evaluación de la matriz y la mitigación del riesgo.

3. Gestión de Tecnología y Comunicación

*Presentó el informe dentro de la fecha establecida. * La evaluación del riesgo mejoró: Riesgo 1 código ATC01: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo moderada. *De acuerdo al monitoreo y revisión, presentó documentos soportes de su riesgo o amenaza para la evaluación de la matriz y la mitigación del riesgo, se hace necesario trabajar en herramientas que permitan salvaguardar la información de las dependencias, lo anterior se debe hacer de forma conjunta con los jefes de dependencias.

4. Almacén * No presentó el informe dentro de la fecha establecida. *La evaluación del riesgo mejoró: Riesgo 1 código AA01: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo moderada. Riesgo 2 código AA02: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo baja. *De acuerdo al monitoreo y revisión, presentó documentos soportes de su riesgo o amenaza para la evaluación de la matriz, que ha permitido mitigar el riesgo,





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*Se debe seguir trabajando en los controles y terminar con el cronograma de actualización de inventario de bienes e inmuebles que finaliza en la cuarta semana del mes de Junio de 2018.

5. Gestión Financiera *Presentó el informe dentro de la fecha establecida. *La evaluación del riesgo mejoró: Riesgo 1 código AGF01: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo moderada. *De acuerdo al monitoreo y revisión, se presentó documentos soportes de su riesgo o amenaza y la mitigación del riesgo, pero no se evidencia un documento donde se identifique la rotación del personal que atiende en las ventanillas. *Los procedimientos del proceso se deben revisar ya que la fecha de aprobación es del 08 de Julio de 2013.

6. Contratación de Bienes y Servicios

* No presentó el informe dentro de la fecha establecida. *La evaluación del riesgo mejoró: Riesgo 1 código AC01: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo moderada. Riesgo 2 código AC02: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo moderada. *De acuerdo al monitoreo y revisión, presentó documentos soportes de su riesgo o amenaza para la evaluación de la matriz y la mitigación del riesgo. *Es pertinente que el Líder del proceso indague si hay normas recientes respecto a la contratación por selección abreviada.

7. Servicio al Ciudadano

*No presentó el informe dentro de la fecha establecida. *La evaluación del riesgo mejoró: Riesgo 1 código ASC01: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo moderada. *De acuerdo al monitoreo y revisión, presentó documentos soportes de su riesgo o amenaza para la evaluación de la matriz, que permite mitigar el riesgo, se sugiere mantener las medidas y los seguimientos al riesgo.

8. Soporte al Sistema Integrado de Gestión

*Presentó el informe dentro de la fecha establecida. * La evaluación del riesgo mejoró: *Riesgo 1 código ASI01: Control 1: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo baja. Control 2: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo baja. * De acuerdo al monitoreo y revisión, presentó documentos soportes de su riesgo o amenaza para la evaluación de la matriz y la mitigación del riesgo.

9. Archivo y Documentación

*No presentó el informe dentro de la fecha establecida. *La evaluación del riesgo mejoró: Riesgo 1 código AAD01: Control 1: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo moderada. Control 2: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo moderada.





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Riesgo 2 código AAD02: Control 1: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo baja. Control 2: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo baja. *De acuerdo al monitoreo y revisión, presentó documentos soportes de su riesgo o amenaza para la evaluación de la matriz y la mitigación del riesgo. *Es pertinente actualizar el procedimiento sobre almacenamiento, protección y préstamo de documentación. *Revisar los procedimientos para que sean ajustados a la metodología existente.

PROCESOS MISIONALES

OBSERVACIONES

1. Educación * No presentó el informe dentro de la fecha establecida. *La evaluación del riesgo mejoró: Riesgo 1 código ME01: Control 1: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo baja. Control 2: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo baja. Riesgo 2 código ME02: Control 1: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo baja. Control 2: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo baja. *De acuerdo al monitoreo y revisión, presentó en medio magnético los documentos soportes de su riesgo o amenaza para la evaluación de la matriz y la mitigación del riesgo.

2. Infraestructura *Presentó el informe dentro de la fecha establecida. *La evaluación del riesgo mejoró: Riesgo 1 código MIN01: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo baja. Riesgo 2 código MIN02: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo baja. *De acuerdo al monitoreo y revisión, presentó documentos soportes de su riesgo o amenaza para la evaluación de la matriz y la mitigación del riesgo. *Es pertinente actualizar el procedimiento de supervisión de obras públicas, para que se tenga en cuenta y se haga referencia del estado y avances de las obras.

3. Movilidad *Presentó el informe dentro de la fecha establecida. *La evaluación del riesgo mejoró: Riesgo 1 código MM01: Control 1: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo moderada. Control 2: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo moderada. Riesgo 1 código MM02: De zona de riesgo moderada paso a zona de riesgo baja.





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*De acuerdo al monitoreo y revisión, presentó documentos soportes de su riesgo o amenaza para la evaluación de la matriz y la mitigación del riesgo.

4. Desarrollo Económico y Social

*No Presentó el informe dentro de la fecha establecida. *La evaluación del riesgo mejoró: Riesgo 1 código MDE01: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo baja. *De acuerdo al monitoreo y revisión, presentó documentos soportes de su riesgo o amenaza para la evaluación de la matriz y mitigar el riesgo, se sugiere mantener las medidas y seguimiento al riesgo. *Es pertinente que la Secretaria de Desarrollo Económico y Social para la próxima matriz de riesgo de corrupción tenga en cuenta los hallazgos que la Oficina de Control Interno realiza en las auditorías internas de gestión con el ánimo de racionalizar los riesgos acorde a la necesidad actual.

5. Planeación Municipal – Técnica

*No Presentó el informe dentro de la fecha establecida. *La evaluación del riesgo mejoró: Riesgo 1 código MPM01: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo baja. *De acuerdo al monitoreo y revisión, presentó documentos soportes de su riesgo o amenaza para la evaluación de la matriz y la mitigación del riesgo, se sugiere mantener las medidas y seguimiento al riesgo.

6. Salud *No Presentó el informe dentro de la fecha establecida. *La evaluación del riesgo mejoró en el riesgo 1, pero continuo igual en el riesgo 2: Riesgo 1 código MS01: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo moderada. Riesgo 2 código MS02: De zona de riesgo alta continuo en zona de riesgo alta. *De acuerdo al monitoreo y revisión, presentó documentos soportes de su riesgo o amenaza para la evaluación de la matriz y mitigar el riesgo. *Es necesario que se cree un procedimiento donde se plasme dejar Bakup de la información.

7. Vivienda *No Presentó el informe dentro de la fecha establecida. *La evaluación del riesgo mejoró: Control 1código MPM01: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo baja. *De acuerdo al monitoreo y revisión, presentó documentos soportes de su riesgo o amenaza para la evaluación de la matriz y mitigación del riesgo, se debe mantener las medidas de control. *Se sugiere la actualización del procedimiento de mejoras de vivienda donde se especifique que se lleva el control mediante un aplicativo y revisar si la normatividad para ese proceso ha cambiado.

8. Deportes *Presentó el informe dentro de la fecha establecida. *La evaluación del riesgo mejoró: Riesgo 1código MDT01:





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Control 1: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo moderada. Control 2: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo moderada. Riesgo 2 código MDT02: Control 1: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo moderada. Control 2: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo moderada. *De acuerdo al monitoreo y revisión, presentó documentos soportes de su riesgo o amenaza para la evaluación de la matriz y la mitigación del riesgo. Es necesario continuar con los controles e implementar herramientas con el ánimo de llevar controles sistematizados.

9. Agricultura *No Presentó el informe dentro de la fecha establecida. *La evaluación del riesgo mejoró: Riesgo 1código MAG01: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo baja. Riesgo 2 código MAG01: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo baja. *De acuerdo al monitoreo y revisión, presentó documentos soportes de su riesgo o amenaza para la evaluación de la matriz y la mitigación del riesgo. *Es necesario que se realice una revisión de los procedimientos con el fin de actualizarlos con la normatividad vigente y la metodología actual (por puntaje de sisben). *Tener en cuenta que los informes deben estar firmados tanto por el Líder del proceso como por el responsable del proyecto.

10. Gobierno *Presentó el informe dentro de la fecha establecida. *La evaluación del riesgo mejoró: Riesgo 1 código MVI01: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo moderada. *De acuerdo al monitoreo y revisión, presentó documentos soportes de su riesgo o amenaza para la evaluación de la matriz y la mitigación del riesgo.

PROCESO ESTRATEGICO

OBSERVACIONES

1. Planeación Institucional

*Presentó el informe dentro de la fecha establecida. *La evaluación del riesgo mejoró: Riesgo 1 código EPI01: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo moderada. *De acuerdo al monitoreo y revisión, presentó documentos soportes de su riesgo o amenaza para la evaluación de la matriz y la mitigación del riesgo, se sugiere mantener las medidas de control.

PROCESOS DE EVALUACIÓN

OBSERVACIONES

1. Control de Gestión y Resultados

*Presentó el informe dentro de la fecha establecida. *La evaluación del riesgo mejoró:





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Riesgo 1 código ECG01: Control 1: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo baja. Control 2: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo baja. *De acuerdo al monitoreo y revisión, presentó documentos soportes de su riesgo o amenaza para la evaluación de la matriz y mitigación del riesgo. *La oficina de Control Interno de Gestión y Resultados, ha emitido de manera oportuna las alertas pero la falta mayor sentido de pertenencia por algunos líderes de proceso no ha permitido avanzar en el mejoramiento continuo.

2. Control Disciplinario

*No presentó el informe dentro de la fecha establecida. *La evaluación del riesgo mejoró: Riesgo 1 código ECD01: Control 1: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo moderada. Control 2: De zona de riesgo alta paso a zona de riesgo moderada. *De acuerdo al monitoreo y revisión, presentó documentos soportes de su riesgo o amenaza para la evaluación de la matriz y mitigación del riesgo, se sugiere continuar con las medidas y seguimiento al riesgo.

A continuación se hace la descripción a nivel general de las actividades observadas

durante el seguimiento realizado a cada una de las áreas:

1. La Oficina de Control Interno de Gestión, evidencia que las Secretarias y Oficinas

de la Administración Municipal llevaron a cabo los controles establecidos con el

objetivo de prevenir o evitar actos de corrupción, en el desarrollo de sus

procesos.

2. Se realiza la respectiva evaluación de los controles establecidos por cada una de

las secretarias y oficinas, verificando su cumplimiento con respecto a su proceso,

código, riesgo o amenaza, controles y avances realizados con sus

correspondientes soportes que fueron allegados con sus respectivas matrices de

Riesgo de Corrupción.

3. Verificación a cada una de las secretarias y oficinas de acuerdo al cumplimiento

de las medidas de control implementadas y ejecutadas.

4. Valoración de la efectividad de los controles establecidos por las secretarias y

oficinas con el fin de analizar la eficacia que prestan dichos controles frente a los

posibles riesgos e identificar nuevos riesgos.

5. Se evidencia que falta mayor compromiso de algunos líderes de proceso en la

entrega oportuna de sus matrices de riesgo de corrupción.





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6. No se evidenció la materialización de riesgos de corrupción con respecto al

seguimiento que se realizó a cada una de las secretarias y oficinas de la

Administración Municipal.

6.3.2 ANALISIS DEL SEGUIMIENTO A LA MATRIZ DE CORRUPCION

Luego del seguimiento a la metodología para la Gestión del Riesgo de

Corrupción y reconociendo la importancia que tiene como instrumento de tipo

preventivo para analizar, valorar, tratar, comunicar, monitorear, revisar y realizar

seguimiento a los riesgos de corrupción, La oficina de Control Interno de Gestión

y Resultados evidenció que las matrices de riesgo de corrupción de la Alcaldía

de Girardot, al momento de su evaluación muestra un nivel bajo de impacto y

probabilidad, se identifica también que algunos líderes de proceso no tienen en

cuenta las recomendaciones que se dan en las auditorías realizadas por el

equipo auditor de Control Interno de Gestión, y dejan por fuera estos riesgos

potenciales, por lo tanto se considera una necesidad que se realice una

socialización con los líderes de cada proceso, con el objetivo de poder tener en

cuenta otros factores de riesgo hallados en las auditorias.

Por lo anterior la Oficina de Control Interno de Gestión y Resultados en

compañía del área de Meci y Calidad, programarán la socialización con los

líderes de procesos con el objetivo de poder identificar factores de riesgo que no

se han tenido en cuenta en las actuales matrices de riesgo y que como

herramienta indispensable se tengan en cuenta los informes de auditoría que la

oficina de Control Interno Realiza a las diferentes secretarias y Oficinas de la

Alcaldía Municipal.

7. RECOMENDACIONES:

En el presente informe la Oficina de Control Interno de Gestión y Resultados

recomienda tener en cuenta la metodología impartida por el Departamento

Administrativo de la Función Pública con respecto a las Matrices de Riesgo de

Corrupción, con el ánimo de poder cumplir con lo establecido en la ley.

1. La oficina de Control Interno de Gestión y Resultados, ratifica la

importancia de brindar a todos los funcionarios de la alcaldía de Girardot

capacitación laboral, ya que es la respuesta a la necesidad que tiene la

Institución de contar con un personal calificado y productivo, mediante

conocimientos teóricos y prácticos que potenciará la productividad y

desempeño del personal, teniendo en cuenta los principios

constitucionales como son: legalidad, igualdad, moralidad, celeridad,

economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad,

responsabilidad y transparencia.





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2. Solicitar al Líder de proceso y a su equipo de trabajo decretar la visión y

misión de la Alcaldía, hacer lo propio con los valores y así modelar el comportamiento esperado de quienes hacen posible alcanzar los objetivos deseados, lo anterior con el fin de presentar las matrices correctas con los riesgos coherentes a los plasmados de acuerdo a la necesidad presentada por cada una de las secretarias y oficinas de la Entidad, de igual forma se recomienda tener en cuenta el cumplimiento de las fechas establecidas para la entrega de las matrices, ya que la demora perjudica la presentación del informe final a los entes de control, afectando de esta manera la buena imagen de nuestra Alcaldía y la expone a sanciones de ley correspondientes.

3. Se recomienda una valoración de los riesgos de corrupción más apropiada con la situación actual de la Alcaldía, ya que de esto depende en gran medida el cumplimiento de las finalidades perseguidas por la entidad en la identificación, seguimiento y mitigación de los riesgos de corrupción.

4. Realizar una revisión a los procedimientos, con el fin de actualizarlos con la normatividad vigente y la metodología correspondiente; con la valoración se pueden perseguir distintas finalidades, en función de las cuales se justifique el método más apropiado y eficaz en el cumplimiento de los objetivos propuestos por la Entidad.

5. En el proceso realizado con la solicitud de las Matrices de Riesgo de Corrupción y presentación de este informe, se identificó que en algunas Secretarias y Oficinas, los enlaces responsables de la presentación de dicha matriz no tiene claro la metodología para la elaboración y presentación, por tal motivo se recomienda considerar hacer nombramiento como enlace al personal de planta con el ánimo de que exista una continuidad en el proceso y no se pierda con la alta rotación del personal contratista.

Cordial saludo,

LUZ FABIOLA RUIZ URUETA Jefe Oficina de Control Interno de Gestión y Resultados

Elaboró: VICTOR JULIO CAMACHO GALINDO Contratista Oficina Control Interno de Gestión y Resultados

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