Ajustes , regularizaciones periódicas

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Contabilizacin de distintos ajustes y regularizaciones peridicas

1.- Ajustes a la cuenta Caja y banco:

CAJA Y BANCOA continuacin estudiaremos los tems Disponibles. ste est compuesto por todos aquellos fondos de disponibilidad inmediata, que no estn sujetos a restriccin alguna.

De ello se desprende que slo se deben ubicar los saldos de la cuenta Caja y de la Cuenta corriente bancaria, sin considerar dentro de stos cualquier otro fondo que se mantenga en la empresa para hacer frente situaciones especficas.

CAJA

Es una de las principales cuentas de la empresa. Refleja los fondos generados por las operaciones comerciales de la organizacin y que sta mantiene en su poder en un momento determinado.

AUMENTOS DE CAJA

El saldo de esta cuenta aumentar, por ejemplo, al recibir dinero de: El aporte de los socios, cuando ste sea hecho en efectivo. Ventas efectuadas al contado y en efectivo. Se genere el cobro a clientes o deudores producto de una venta a crdito. Se reciban en efectivo ganancias producto de operaciones con instrumentos financieros. La cuenta corriente bancaria para mantener como fondo fijo, la que deber reponerse en el caso que se agote.

DISMINUCIONES DE CAJA

El saldo de esta cuenta disminuir, por ejemplo, cuando: Los socios efecten retiros de efectivo o se paguen dividendos en efectivo. Se efecte una compra, cuya forma de pago en efectivo. Se genere el pago a proveedores o acreedores producto de una compra a crdito. Se paguen gastos menores, que se puedan cubrir con efectivo.

CONTROL DE CAJA

La Caja es el activo circulante ms lquido de la empresa, el de mayor movimiento, por lo que su control es bastante difcil.

Para efectuar un adecuado control se dispone diferentes y estrictas medidas que buscan evitar las irregularidades, especialmente en la salida de dinero, donde encontramos por ejemplo: Identificar al funcionario que recibe y el que egresa fondos, en el caso que no fuera el mismo. Preparar un listado diario de ingresos de dinero en un comprobante contable. Preparar un listado diario de egresos de dinero en un comprobante contable.

1.1 ARQUEO DE CAJA

Una de las herramientas ms utilizadas para el control de las entradas y salidas de caja es el Arqueo de Caja. Consiste en un conteo del efectivo que se encuentra en un momento determinado en caja, que deber ser registrado, en presencia de un tercero, en comprobantes especialmente preparados para estos efectos, que deber ser firmado por el encargado de la caja, quien realiza el arqueo y por la tercera persona que dar fe de la correcta aplicacin de esta herramienta de control. Este arqueo deber realizarse de manera sorpresiva y en cualquier momento, para que sea una efectiva medida de control al encargado de caja. El arqueo de caja debe registrar en forma detallada como est compuesto el efectivo, indicando cuanto corresponde a monedas y cuanto a billetes. El saldo obtenido de este arqueo deber coincidir con el saldo contable de la cuenta Caja a esa fecha. A continuacin se presenta una posible estructura para un arqueo de caja:

CONTROL DE FONDOS

Otra forma de controlar el efectivo en la empresa es disponer una Caja Principal que recaude y deposite el efectivo, y de una cantidad predeterminada que se destinar a gastos menores, es decir, un Fondo Fijo que se deber tener en caja a diario, evitando que existan sobrantes que no sean identificables o faltantes que no puedan ser aclarados con un correspondiente comprobante de respaldo.

Si existiesen faltantes de dinero, stos debern ser explicados con documentacin fsica de respaldo que aclare la salida de estos fondos.

Si dentro del perodo contable no se cuenta con todos los documentos que justifiquen un faltante, ste deber quedar reflejado en una cuenta denominada Fondos por Rendir.

BANCO

En la actualidad la mayora de las empresas manejan su dinero en cuentas corrientes bancarias, que a pesar de tener un costo, es la forma ms segura de controlar sus fondos, haciendo responsable por su custodia a la institucin bancaria en la cual se deposite el dinero.

Esta cuenta forma parte del rubro Disponible en el Activo Circulante. En esta cuenta se registrarn los movimientos de entradas y salidas de dinero de la cuenta corriente bancaria en un perodo determinado, que generalmente corresponde a un mes.

Se efectuarn cargos en esta cuenta por diferentes motivos, dentro de los cuales podemos mencionar: Apertura de la cuenta Depsitos en efectivo o con documentos, efectuados por la propia empresa Depsitos en efectivo o con documentos, efectuados por otros a favor de la empresa Prstamos obtenidos Cobranza y descuento de documentos efectuados por el banco a favor de la empresa Remesas recibidas Se efectuarn abonos en esta cuenta por diferentes motivos, dentro de los cuales podemos mencionar: Giro de cheques Protesto de cheques Intereses bancarios Gastos bancarios Impuesto de timbres y estampillas Amortizaciones de prstamos Cumplimiento de responsabilidad sobre letras descontadas no pagadas. A continuacin se presenta una cuenta esquemtica de la situacin planteada, con cargos y abonos a ala cuenta Banco:

De esta forma, con cargos y abonos se obtendr el saldo de la cuenta, que por lo general es un Saldo deudor, aunque puede ser Acreedor al existir una Lnea de Sobregiro autorizada para la empresa por un monto definido.

Si hubiese un Saldo Acreedor en la cuenta Banco , ste deber ser mostrado dentro del Pasivo Circulante de la empresa en el tem Obligaciones con Bancos de Corto Plazo, segn lo indica la Superintendencia de Valores y Seguros en Circular N1501

Por su parte, el banco emitir mensualmente a la empresa un informe llamado Cartola Bancaria, que mostrar los movimientos efectuados en la cuenta corriente, segn sus registros.

Esta Cartola presenta informacin respecto de los ingresos o depsitos realizados en la cuenta corriente de la organizacin. Estos depsitos pueden haberse realizado en efectivo o con cheques del mismo banco o de otras instituciones bancarias.

No obstante existe informacin que no es aportada por la institucin bancaria en la citada cartola. Este es el caso de: Cheques Girados o emitidos y no cobrados Cheques emitidos a fecha. Dado lo anterior, la informacin entregada por el banco debe ser cotejada con la informacin interna que contablemente ha registrado la empresa por los mismos movimientos de fondos.

1.2 CONCILIACION BANCARIAConceptoEs la comparacin de los antecedentes de la cuenta banco proporcionados por la contabilidad de la empresa y la correspondiente cartola bancaria, con el objeto de determinar el origen de las diferencias y efectuar los ajustes contables correspondientes.El saldo representado en el balance de la cuenta banco debe corresponder realmente a lo disponible a la fecha de los estados financieros, para lo cual debe realizarse una Conciliacin Bancaria tomando como base de informacin la proporcionada por el banco y la que tiene registrada la empresa en sus mayores, para proceder a evaluar los movimientos que tienen que ver con la cuenta banco.La conciliacin, difiere en sus conceptos entre el banco y la empresa, por ejemplo para uno es su pasivo y para el otro es su activo. Esto hace que el tratamiento de la cuenta si no es manejado con propiedad llevar a la persona a incurrir en errores importantes.La persona encargada de la Conciliacin debe manejar el siguiente concepto: Los abonos realizados por la empresa en la cuenta de mayor Banco son cargos para la entidad financiera. Por lo general los cargos informados por el banco son, entre otros, intereses, comisiones, impuestos de timbres y estampillas (talonarios de cheque, etc.).Cargos ms frecuentes en la cuenta banco de la empresa:1. Ingresos en cuenta corriente, los que corresponden principalmente a los depsitos enviados por la entidad al respectivo banco.2. Los ingresos correspondientes a la cobranza de documentos que ha realizado el banco en nombre de la empresa.Abonos ms frecuentes a la cuenta banco de la empresa:1. Los giros de cheque contra fondos depositados oportunamente en cuenta corriente:Control sobre la cuenta corrienteLa empresa para mantener un mayor control de la cuenta corriente deber habilitar un registro adicional para registrar el movimiento de la cuenta corriente, que puede ser un libro, una libreta, una tarjeta o bien puede llevarlo computacionalmente.A su vez la entidad bancaria proporciona peridicamente, o cuando el cliente lo solicita, un documento con todos los movimientos que ha experimentado la cuenta corriente de la empresa, este documento se conoce como Cartola Bancaria y es por cada cuenta corriente, aunque la empresa posea ms de una cuenta corriente con la entidad bancaria.Las cartolas bancarias en la actualidad se encuentran ms o menos estandarizadas, tienen una capacidad de 30 movimientos, las cartolas van numeradas correlativamente y cada una de ellas inicia la informacin con el saldo de la inmediatamente anterior.Razn para realizar una conciliacin bancariaEl saldo de la cuenta banco de la empresa y el saldo de la cartola, ambos considerados en la misma fecha, generalmente no son coincidentes. Las razones principales son las siguientes:1. Depsito en cuenta corriente realizados por la empresa y que an no ha sido registrado en la contabilidad del banco.2. Giros de Cheques por parte de la empresa y que an no han sido cobrados por los beneficiarios de ellos, esta distorsin es debida a que la contabilidad registra el abono a la cuenta de banco cuando se emite el cheque y no cuando se cobra.3. Abonos en cuenta corriente efectuadas por la entidad bancaria, cobranza de letras, de prstamos otorgados, de descuentos de documentos, etc. y que la empresa an no ha contabilizado por no haber recibido los respectivos documentos que respaldan el hecho econmico, de