Download - Ajustes , regularizaciones periódicas

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Contabilizacin de distintos ajustes y regularizaciones peridicas

1.- Ajustes a la cuenta Caja y banco:

CAJA Y BANCOA continuacin estudiaremos los tems Disponibles. ste est compuesto por todos aquellos fondos de disponibilidad inmediata, que no estn sujetos a restriccin alguna.

De ello se desprende que slo se deben ubicar los saldos de la cuenta Caja y de la Cuenta corriente bancaria, sin considerar dentro de stos cualquier otro fondo que se mantenga en la empresa para hacer frente situaciones especficas.

CAJA

Es una de las principales cuentas de la empresa. Refleja los fondos generados por las operaciones comerciales de la organizacin y que sta mantiene en su poder en un momento determinado.

AUMENTOS DE CAJA

El saldo de esta cuenta aumentar, por ejemplo, al recibir dinero de: El aporte de los socios, cuando ste sea hecho en efectivo. Ventas efectuadas al contado y en efectivo. Se genere el cobro a clientes o deudores producto de una venta a crdito. Se reciban en efectivo ganancias producto de operaciones con instrumentos financieros. La cuenta corriente bancaria para mantener como fondo fijo, la que deber reponerse en el caso que se agote.

DISMINUCIONES DE CAJA

El saldo de esta cuenta disminuir, por ejemplo, cuando: Los socios efecten retiros de efectivo o se paguen dividendos en efectivo. Se efecte una compra, cuya forma de pago en efectivo. Se genere el pago a proveedores o acreedores producto de una compra a crdito. Se paguen gastos menores, que se puedan cubrir con efectivo.

CONTROL DE CAJA

La Caja es el activo circulante ms lquido de la empresa, el de mayor movimiento, por lo que su control es bastante difcil.

Para efectuar un adecuado control se dispone diferentes y estrictas medidas que buscan evitar las irregularidades, especialmente en la salida de dinero, donde encontramos por ejemplo: Identificar al funcionario que recibe y el que egresa fondos, en el caso que no fuera el mismo. Preparar un listado diario de ingresos de dinero en un comprobante contable. Preparar un listado diario de egresos de dinero en un comprobante contable.

1.1 ARQUEO DE CAJA

Una de las herramientas ms utilizadas para el control de las entradas y salidas de caja es el Arqueo de Caja. Consiste en un conteo del efectivo que se encuentra en un momento determinado en caja, que deber ser registrado, en presencia de un tercero, en comprobantes especialmente preparados para estos efectos, que deber ser firmado por el encargado de la caja, quien realiza el arqueo y por la tercera persona que dar fe de la correcta aplicacin de esta herramienta de control. Este arqueo deber realizarse de manera sorpresiva y en cualquier momento, para que sea una efectiva medida de control al encargado de caja. El arqueo de caja debe registrar en forma detallada como est compuesto el efectivo, indicando cuanto corresponde a monedas y cuanto a billetes. El saldo obtenido de este arqueo deber coincidir con el saldo contable de la cuenta Caja a esa fecha. A continuacin se presenta una posible estructura para un arqueo de caja:

CONTROL DE FONDOS

Otra forma de controlar el efectivo en la empresa es disponer una Caja Principal que recaude y deposite el efectivo, y de una cantidad predeterminada que se destinar a gastos menores, es decir, un Fondo Fijo que se deber tener en caja a diario, evitando que existan sobrantes que no sean identificables o faltantes que no puedan ser aclarados con un correspondiente comprobante de respaldo.

Si existiesen faltantes de dinero, stos debern ser explicados con documentacin fsica de respaldo que aclare la salida de estos fondos.

Si dentro del perodo contable no se cuenta con todos los documentos que justifiquen un faltante, ste deber quedar reflejado en una cuenta denominada Fondos por Rendir.

BANCO

En la actualidad la mayora de las empresas manejan su dinero en cuentas corrientes bancarias, que a pesar de tener un costo, es la forma ms segura de controlar sus fondos, haciendo responsable por su custodia a la institucin bancaria en la cual se deposite el dinero.

Esta cuenta forma parte del rubro Disponible en el Activo Circulante. En esta cuenta se registrarn los movimientos de entradas y salidas de dinero de la cuenta corriente bancaria en un perodo determinado, que generalmente corresponde a un mes.

Se efectuarn cargos en esta cuenta por diferentes motivos, dentro de los cuales podemos mencionar: Apertura de la cuenta Depsitos en efectivo o con documentos, efectuados por la propia empresa Depsitos en efectivo o con documentos, efectuados por otros a favor de la empresa Prstamos obtenidos Cobranza y descuento de documentos efectuados por el banco a favor de la empresa Remesas recibidas Se efectuarn abonos en esta cuenta por diferentes motivos, dentro de los cuales podemos mencionar: Giro de cheques Protesto de cheques Intereses bancarios Gastos bancarios Impuesto de timbres y estampillas Amortizaciones de prstamos Cumplimiento de responsabilidad sobre letras descontadas no pagadas. A continuacin se presenta una cuenta esquemtica de la situacin planteada, con cargos y abonos a ala cuenta Banco:

De esta forma, con cargos y abonos se obtendr el saldo de la cuenta, que por lo general es un Saldo deudor, aunque puede ser Acreedor al existir una Lnea de Sobregiro autorizada para la empresa por un monto definido.

Si hubiese un Saldo Acreedor en la cuenta Banco , ste deber ser mostrado dentro del Pasivo Circulante de la empresa en el tem Obligaciones con Bancos de Corto Plazo, segn lo indica la Superintendencia de Valores y Seguros en Circular N1501

Por su parte, el banco emitir mensualmente a la empresa un informe llamado Cartola Bancaria, que mostrar los movimientos efectuados en la cuenta corriente, segn sus registros.

Esta Cartola presenta informacin respecto de los ingresos o depsitos realizados en la cuenta corriente de la organizacin. Estos depsitos pueden haberse realizado en efectivo o con cheques del mismo banco o de otras instituciones bancarias.

No obstante existe informacin que no es aportada por la institucin bancaria en la citada cartola. Este es el caso de: Cheques Girados o emitidos y no cobrados Cheques emitidos a fecha. Dado lo anterior, la informacin entregada por el banco debe ser cotejada con la informacin interna que contablemente ha registrado la empresa por los mismos movimientos de fondos.

1.2 CONCILIACION BANCARIAConceptoEs la comparacin de los antecedentes de la cuenta banco proporcionados por la contabilidad de la empresa y la correspondiente cartola bancaria, con el objeto de determinar el origen de las diferencias y efectuar los ajustes contables correspondientes.El saldo representado en el balance de la cuenta banco debe corresponder realmente a lo disponible a la fecha de los estados financieros, para lo cual debe realizarse una Conciliacin Bancaria tomando como base de informacin la proporcionada por el banco y la que tiene registrada la empresa en sus mayores, para proceder a evaluar los movimientos que tienen que ver con la cuenta banco.La conciliacin, difiere en sus conceptos entre el banco y la empresa, por ejemplo para uno es su pasivo y para el otro es su activo. Esto hace que el tratamiento de la cuenta si no es manejado con propiedad llevar a la persona a incurrir en errores importantes.La persona encargada de la Conciliacin debe manejar el siguiente concepto: Los abonos realizados por la empresa en la cuenta de mayor Banco son cargos para la entidad financiera. Por lo general los cargos informados por el banco son, entre otros, intereses, comisiones, impuestos de timbres y estampillas (talonarios de cheque, etc.).Cargos ms frecuentes en la cuenta banco de la empresa:1. Ingresos en cuenta corriente, los que corresponden principalmente a los depsitos enviados por la entidad al respectivo banco.2. Los ingresos correspondientes a la cobranza de documentos que ha realizado el banco en nombre de la empresa.Abonos ms frecuentes a la cuenta banco de la empresa:1. Los giros de cheque contra fondos depositados oportunamente en cuenta corriente:Control sobre la cuenta corrienteLa empresa para mantener un mayor control de la cuenta corriente deber habilitar un registro adicional para registrar el movimiento de la cuenta corriente, que puede ser un libro, una libreta, una tarjeta o bien puede llevarlo computacionalmente.A su vez la entidad bancaria proporciona peridicamente, o cuando el cliente lo solicita, un documento con todos los movimientos que ha experimentado la cuenta corriente de la empresa, este documento se conoce como Cartola Bancaria y es por cada cuenta corriente, aunque la empresa posea ms de una cuenta corriente con la entidad bancaria.Las cartolas bancarias en la actualidad se encuentran ms o menos estandarizadas, tienen una capacidad de 30 movimientos, las cartolas van numeradas correlativamente y cada una de ellas inicia la informacin con el saldo de la inmediatamente anterior.Razn para realizar una conciliacin bancariaEl saldo de la cuenta banco de la empresa y el saldo de la cartola, ambos considerados en la misma fecha, generalmente no son coincidentes. Las razones principales son las siguientes:1. Depsito en cuenta corriente realizados por la empresa y que an no ha sido registrado en la contabilidad del banco.2. Giros de Cheques por parte de la empresa y que an no han sido cobrados por los beneficiarios de ellos, esta distorsin es debida a que la contabilidad registra el abono a la cuenta de banco cuando se emite el cheque y no cuando se cobra.3. Abonos en cuenta corriente efectuadas por la entidad bancaria, cobranza de letras, de prstamos otorgados, de descuentos de documentos, etc. y que la empresa an no ha contabilizado por no haber recibido los respectivos documentos que respaldan el hecho econmico, de parte del banco.4. Cargos en cuenta corriente efectuadas por la entidad bancaria (inters, comisiones, y otros) y que la empresa no ha registrado en su contabilidad.5. Errores contables, sean de la empresa o de la entidad.La razn principal por la que puede suceder que una operacin se encuentre registrada slo en una de las contabilidades, la de la empresa o la del banco y no en las dos simultneamente, es debido al lapso que media entre el momento en que se registra por la empresa y dicho hecho es registrado por la entidad financiera en su contabilidad.

Pasos metdicos de la conciliacin bancaria1. Verificar las operaciones que se encuentran registradas en ambas partes.2. Determinar las operaciones que se encuentran registradas en la contabilidad de la empresa, sean cargos o abonos que no se encuentran en la cartola bancaria.3. Determinar las operaciones que figuran en la cartola y que an no han sido registradas en la contabilidad de la empresa.El resultado del anlisis puede hacer necesario la formulacin de asientos de ajuste, con el objeto de mostrar el saldo bancario disponible a una fecha determinada. Tambin determina y justifica la omisin de los registros de los hechos econmicos tanto por la empresa como por el banco.

Conciliacin analticaAl realizar este mtodo se facilita la conciliacin cuando el volumen de movimientos de la empresa es importante.EMPRESABANCO

Detalle ValorDetalle Valor

Saldo segn empresaMs:Abonos realizados por el banco no registrados en la empresaMenos:Cargos realizados por el banco no registrados en la empresa+- AjustesXXXXXXXXX(XXX)(XXX)XXXSaldo segn cartolaMs:Cargos realizados por la empresa no registrados en la cartolaMenos:Abonos realizados por la empresa no registrados en la cartola+- AjustesXXXXXXXXX(XXX)(XXX)XXX

SALDO EFECTIVOXXXSALDO EFECTIVOXXX

Conciliacin Lineal:Bsicamente este mtodo consiste en la adicin o deduccin de las partidas no consideradas, ya sea en la cartola bancaria o en la cuenta de mayor de banco en los libros de la empresa y para esto se puede utilizar dos mtodos.Primer mtodo: el proceso de conciliacin parte desde el saldo del libro mayor de la empresa.

Saldo de la cuenta Banco a la fecha de la conciliacinMs: Abonos bancarios no contabilizados por la empresa Cheques pendientes de cobroMenos: Cargos bancarios no contabilizados por la empresa Depsitos en trnsitoSaldo igual a la cartola bancariaXXXXXXXXX(XXX)(XXX)XXX

Segundo mtodo: el proceso de conciliacin parte desde la cartola enviada por el bancoSaldo segn cartola bancaria a la fecha de la conciliacinMs: Cargos bancarios no contabilizados por la empresa Depsitos en trnsitoMenos: Abonos bancarios no contabilizados por la empresa Cheques pendientes de cobroSaldo igual a la cuenta Banco a la fecha de conciliacinXXXXXXXXX(XXX)(XXX)XXX

En cualquiera de los dos mtodos se deben contabilizar las partidas que se encuentren pendientes de registro en los libros de la empresa. Terminado el proceso, se calcula el saldo real de la cuenta banco, que debe ser presentado en el balance.

2.- ESTIMACION DE INCOBRABLES Normalmente cuando una empresa efecta ventas al crdito, se ve enfrentada a una eventual prdida por la irrecuperabilidad de algunos saldos adeudados por los clientes. En contabilidad, existen dos posiciones en relacin a la poca en que se debe reconocer las prdidas por incobrables.

2.1. Criterio TributarioSegn esta forma, la prdida se debe reconocer luego de que se hayan agotado prudencialmente todos los medios de cobro. Este es el criterio sustentado por el Servicio de Impuestos Internos para la aceptacin de la prdida por incobrable.El registro contable al momento de reconocer la prdida es el siguiente:

2. 2 Criterio FinancieroDe acuerdo a este criterio la prdida por incobrable se reconoce sobre la base de una estimacin, que se determina en el ejercicio comercial en que se ha producido la venta. Lo anterior permite correlacionar ingresos y gastos de un mismo perodo.El monto de la estimacin por incobrable est determinado fundamentalmente por la experiencia de la empresa sobre el grado de recuperacin de los crditos en los ejercicios comerciales anteriores. En teora contable, existen 3 formas para establecer el monto de la provisin:1. Porcentaje aplicado al saldo total de las cuentas por cobrar.2. Porcentaje aplicado al monto de ventas al crdito realizadas en el perodo.3. Porcentaje al saldo de cuentas por cobrar subdividido en cdulas de antigedad.

Proceso de Contabilizacin1. Contabilizacin de la Estimacin:Al cierre del ejercicio comercial o fecha de preparacin del balance, la empresa debe estimar el monto de incobrables con el objeto de registrarlo en los libros de la siguiente forma:

EjemploUna empresa ha efectuado ventas a crdito durante el ejercicio por $345.000 y presenta un saldo en cuentas por cobrar de $220.000 al final del periodo.Calcular el monto de la provisin en los siguientes casos en forma independiente:a) La empresa estima que un 5% de las ventas a crdito sern incobrablesb) Si estima que el 6% del saldo de cuentas por cobrar ser incobrablec) Si la empresa efecta la estimacin sobre la base de una cdula de antigedad:Antigedad Monto%

Vigentes 55.0002%

Atrasadas menos de 30 das60.0004%

Atrasadas entre 31 y 60 das90.0005%

Atrasadas ms de 60 das15.0009%

2. Contabilizacin del Castigo:En el momento en que la empresa tiene conocimiento que el crdito no ser recuperado, proceder a castigarlo, es decir, rebajarlo del rubro de activos. Lo anterior se realiza de la siguiente forma:

Producto de la contabilizacin anterior, se pueden producir las siguientes situaciones

a. Que el monto castigado resulte inferior al monto estimado.

En este caso, la cuenta estimacin quedar con saldo (acreedor) el que deber rebajarse en el futuro cuando se contabilice nuevamente la estimacin por incobrables del perodo.b. Que el monto castigado sea superior al monto de la estimacin:

En este caso, solo la diferencia detectada representar una prdida para el perodo en que se realiza el castigo. El registro contable es:

Situaciones Especiales 1. Regularizacin del exceso de estimacin de deudas incobrables. Si a la fecha de la preparacin del balance, la cuenta estimacin deudas incobrables trae un saldo de arrastre de perodos anteriores, superior al monto de la provisin del perodo, la diferencia deber ser regularizada de la siguiente forma:

2. Recuperacin de los Crditos declarados como Incobrables.

Si en algn momento la empresa logra recuperar un crdito que haba sido castigado, podr registrarlo de la siguiente forma:

3.- GASTOS ANTICIPADOSEste tem perteneciente al activo y que se ubica principalmente en la seccin circulante, representa ciertos desembolsos efectuados por la empresa durante el ejercicio comercial, por concepto de servicios que a la fecha de preparacin de los Estados Financieros an no han sido utilizados. Bsicamente se encuentran los arriendos y los seguros pagados por adelantado.Desde el punto de vista contable se distinguen las siguientes etapas:1. Contabilizacin del Pago: Cuando se realiza el desembolso por el pago de todo el servicio, se considera un activo, razn por la cual, se registra de la siguiente forma:

2. Regularizacin: A la fecha del balance esta cuenta deber ser regularizada, es decir, reconocer en resultados la porcin del servicio que se ha utilizado durante el ejercicio comercial correspondiente. Lo anterior provoca el siguiente registro:

4.- DEPRECIACION DEL ACTIVO FIJO Definicin: Es la asignacin sistemtica a gasto, del costo del Activo Fijo ya sea por uso u obsolescencia. Mtodos de Contabilizacin de la Depreciacin: Se distinguen dos mtodos de registro de depreciacin:

1. Mtodo Directo: El gasto por depreciacin rebaja directamente al Activo Fijo involucrado en la operacin, como se aprecia en la siguiente contabilizacin:

2. Mtodo Indirecto: Bajo este sistema el gasto por depreciacin se registra contra una cuenta especial denominada "depreciacin acumulada": Esta cuenta presenta caractersticas de pasivo, pero se clasifica como cuenta complementaria de activo (activo fijo), es decir, en el balance clasificado se presenta rebajndolo.

Importancia del clculo de la depreciacinEl clculo exacto de la depreciacin y su correcta contabilizacin reviste gran importancia para la empresa desde el punto de vista informativo, ya que sirve de base para realizar otras operaciones que se identifican directa o indirectamente con la empresa.Entre los aspectos ms importantes a destacar se encuentran los siguientes: Determinacin del valor real de los bienes: La depreciacin permite una correcta valuacin de los activos fijos, en la presentacin de los Estados Financieros o en su defecto para determinar el precio de la venta de ellos. Determinacin del resultado exacto del perodo: Una vez contabilizada la depreciacin, sta se traduce en un gasto y por lo tanto afecta al Estado de Resultados, ya que en conjunto con los dems gastos e ingresos se determina el resultado del perodo. Determinacin del costo real de fabricacin: En las empresas manufactureras la depreciacin de los Activos Fijos de la seccin de Produccin no constituye un simple gasto del perodo, ya que se consideran costos de fabricacin, razn por la cual queda incluido en el costo de los inventarios y slo pasa a gastos cuando dichos productos son vendidos (costo de venta).

Mtodo de Depreciacin Lineal en base a unidad de tiempo:Corresponde a uno de los sistemas ms utilizados por las empresas debido a la facilidad del clculo.De acuerdo al sistema Mtodo de depreciacin lineal en base a aos de vida til, el gasto por depreciacin ser fijo por cada ao de vida til del activo.La cuota de depreciacin se obtiene de la siguiente frmula:

Costo del activo dep. acumulada valor residual=Cuota de depreciacin

Vida til Restante (meses)

5.- AMORTIZACION INTANGIBLES

Se deber incluir bajo este rubro, exclusivamente aquellos activos intangibles, que hayan significado un desembolso efectivo y que representen efectivamente un potencial de servicio para la empresa, tales como patentes, marcas, derechos de llaves, licencias, etc., sin perjuicio de que cuando los montos sean significativos, en las Notas a los Estados Financieros, deber precisarse su contenido, la forma y perodo de amortizacin. A continuacin se analizarn algunos intangibles, tales como:

Derechos de Llaves El derecho de llaves es una expresin ampliamente difundida en el medio nacional y equivale a otros trminos o vocablos tales como plusvala o crdito mercantil. En trminos generales, el derecho de llaves se define como el mayor valor que un comprador est dispuesto a pagar por conceptos no registrados en la contabilidad del negocio que est adquiriendo, tales como clientela formada, posicin en el mercado (prestigio, organizacin existente, etc.)

Amortizacin del Derecho de Llaves:

Desde el punto de vista tributario, el derecho de llaves no se amortiza, ya que no se acepta como gasto la amortizacin de este intangible. Desde el punto de vista Financiero la S.V.S. ha establecido que todos los intangibles deben ser amortizados en un plazo prudente en funcin de sus caractersticas y naturaleza. Respecto del mtodo para registrar la amortizacin de los intangibles, se utiliza el mtodo indirecto, al igual que la depreciacin de los Activos Fijos.

Ejemplo:

Al 31.12.98 una empresa tiene entre los saldos del Mayor lo siguiente: Derecho de Llaves $3.130.000 Amortizacin Acumulada $1.878.000

Informacin Adicional:

Los saldos provienen de ejercicios comerciales anteriores. En el perodo 1998 le corresponde el cuarto ao de un total de cinco.

Nota: En el ltimo perodo de amortizacin las cuentas de Intangibles y Amortizacin Acumulada tienen el mismo saldo y, por lo tanto, ser necesario realizar un registro contable adicional, que tiene por objeto dejar saldadas la cuentas involucradas y retirar dichos valores de la contabilidad de la empresa.

Gastos de Organizacin y Puesta en Marcha

La creacin de una empresa implica en un primer momento de su existencia una serie de desembolsos relacionados con la estructura organizacional que pueden tomar la forma de honorarios profesionales por organizacin administrativa, organizacin de la produccin, por asesoras legales, investigaciones de mercado, gastos de notariales, emisin de acciones, etc.

En las condiciones anteriores se puede llegar a acumular un monto bastante significativo que, por una parte se encuentra desfasado en el tiempo, respecto de la generacin de ingresos y, por otra parte, corresponden a desembolsos indispensables que posibilitan la operacin futura de la empresa durante toda su existencia legal. Por tales razones, no sera propio considerar tales desembolsos como gastos del perodo en que se incurrieron, razn por la cual se opta por diferirlos en varios perodos para no afectar significativamente los resultados econmicos de los primeros ejercicios comerciales de la empresa. De acuerdo al criterio tributario, la Ley de la Renta establece que los gastos de organizacin y puesta en marcha pueden ser amortizados en 1, 2, 3, 4, 5 y hasta 6 ejercicios comerciales desde el instante en que la empresa comience a generar utilidades (ingresos) en su actividad principal o de su origen segn corresponda. Si la existencia legal de una empresa fuese inferior al lapso de 6 ejercicios comerciales, entonces los gastos de organizacin se amortizaran en el lapso de tiempo de vida de la empresa.

De acuerdo al criterio sustentado por la S. V.S ., los Gastos de Organizacin y Puesta en Marcha no constituyen un rubro de activos, por lo cual se presentan rebajando en el rubro de Patrimonio bajo la denominacin "Dficit Acumulado en Perodo de Desarrollo". Cabe sealar que la S.V.S. ha establecido que el Dficit Acumulado en Perodo de Desarrollo debe tener el mismo tratamiento de las Prdidas Acumuladas, es decir, las utilidades generadas en ejercicios comerciales futuros se destinarn a absorber el saldo de la cuenta.

Registro Contable de Amortizacin

Al igual que la depreciacin, la amortizacin se puede registrar de dos formas:

Mtodo Directo: bajo esta forma de registro, la amortizacin afecta directamente a la cuenta gastos de organizacin, como se aprecia en el siguiente registro: Mtodo Indirecto: Aqu se utiliza una cuenta complementaria denominada amortizacin acumulada. Esta cuenta se presenta rebajando a los gastos de organizacin y tambin se encuentra afecta a correccin monetaria utilizando para ello la misma variacin I.P.C. aplicada a la cuenta principal.

Ejemplo: Al 31.12.98 las cuentas de Gastos de Organizacin y Amortizacin Acumulada presentan un saldo de $4.800.000 y $1.600.000 respectivamente. Se sabe adems que le corresponde el tercer ao de amortizacin de un total de seis.

Gastos de Colocacin y Promocin de Productos Nuevos en el Mercado

Desde el punto de vista financiero la S.V.S. ha establecido que dichos desembolsos se consideran gastos en el perodo en que se incurrieron, por lo tanto, afectan directamente al Estado de Resultados. Desde el punto de vista tributario, el S.I.I. ha establecido que el plazo mximo para amortizar dichos gastos es de tres ejercicios comerciales consecutivos desde el momento en que se originaron. (Tratamiento contable es idntico al sealado para los gastos de organizacin C. Tributario).

Gastos Incurridos en la Investigacin Cientfica y Tecnolgica en Inters de la Empresa Desde el punto de vista Financiero dichos desembolsos deben ser considerados como gastos del perodo en que se incurren. Desde el punto de vista Tributario estos gastos pueden ser amortizados hasta un lapso de hasta seis ejercicios comerciales consecutivos desde el momento en que se originaron, es decir, se les da el mismo tratamiento que los gastos de organizacin y puesta en marcha.

6.- ProvisionesAl trmino del ejercicio quedan pendientes de pago una serie de gastos, cuyo monto exacto an se desconoce y que sern canceladas en el ejercicio comercial siguiente. De acuerdo al principio contable de devengado, el efecto en resultados debe quedar reflejado en el ejercicio comercial al cual corresponde.Para solucionar lo anterior, se debe crear una provisin, es decir, abonar a una cuenta especial el monto estimado del compromiso pendiente y la contrapartida ser una cuenta de resultado donde se refleje el gasto correspondiente.Esta provisin incluye entre otros los siguientes gastos: energa elctrica, agua, gas, telfono y otros similares.El tratamiento contable considera las siguientes etapas:1. Creacin de la Provisin a la fecha del balance: Implica el registro de la estimacin propiamente tal.

2. Pago de los Gastos Provisionados: En el ejercicio comercial siguiente, al momento de recibir los estados de cuenta, la empresa proceder a su cancelacin, registrando de la siguiente forma:

Cierre y Reapertura de cuentas

Cierre del Ejercicio Al finalizar el ejercicio anual las empresas deben efectuar el cierre de las cuentas y de los libros contables para dar por finalizado el perodo comercial.

Este proceder se fundamenta por una parte por el hecho de que la legislacin vigente as lo exige y por otra parte por la necesidad de evaluar el desempeo que ha tenido la Organizacin a la luz del principio contable PERIODICIDAD.

Lo anterior no se contrapone a la preparacin de estados financieros por perodos menores a un ao, pero si se debe considerar que el cierre del ejercicio se efecta al finalizar el citado periodo anual.

Para llevar a cabo el cierre del ejercicio se deben efectuar asientos de cierre, que tienen por finalidad: Reflejar el resultado obtenido en el ejercicio en una sola cuenta, ya que hasta ahora ste se compona de una serie de cuentas de resultado. Saldar las cuentas de resultado, de manera que al comenzar el siguiente ejercicio se encuentren en cero (0) y acumulen los movimientos de dicho perodo, funcin principal de este tipo de cuentas. Asientos de cierre: Como se planteo anteriormente para cerrar el ejercicio que finaliza se deben efectuar dos asientos contables que analizaremos a continuacin: Cierre de cuentas patrimoniales : En primer lugar se deben cerrar todas las cuentas de activos, pasivos y patrimonio, cargando las cuentas con saldo acreedor y abonando las cuantas con saldo deudor. La diferencia entre cargos y abonos se debe registrar en una cuenta transitoria denominada PERDIDAS Y GANANCIAS. Cierre de cuentas de resultado: A continuacin se debe registrar un asiento con el cierre de las cuentas de resultado de la misma forma que en el punto anterior, cargando las cuentas con saldo acreedor y abonando las cuentas con saldo deudor. La diferencia entre cargos y abonos se debe reflejar en la cuenta transitoria PERDIDAS Y GANANCIAS.

Los registros mencionados generaran un cargo y un abono a la cuenta Prdidas y Ganancias, por la misma cantidad cumpliendo as con su finalidad y quedando tambin saldada al trmino del ejercicio comercial.

Apertura del nuevo Ejercicio

Al comenzar el nuevo ejercicio es necesario abrir las cuentas de activos, pasivos y patrimonio que fueron cerradas al trmino del perodo inmediatamente anterior, para establecer los saldos de dichas cuentas y reconocer la modificacin patrimonial generada producto de los resultados de dicho ejercicio.

Para llevar a cabo la apertura se debe invertir o revertir el asiento de cierre de cuentas patrimoniales, cargando las cuentas que haban sido abonadas y abonando las cuentas que haban sido cargadas.

Este asiento implicar un registro en la cuenta PERDIDAS Y GANANCIAS, y constituir el primer registro el libro diario y en el libro mayor para este perodo.

Cabe recordar que las cuentas de resultado no deben ser abiertas, pues su objetivo es acumular los resultados obtenidos en el perodo de operacin, y por lo tanto deben comenzar en cero(0) cada ejercicio.

Redistribucin de Resultados

Tratamiento del Resultado

Entenderemos por Resultado de un ejercicio a la diferencia contable entre el total del activo y el pasivo de la empresa, que proviene del saldo determinado entre las cuentas de ganancias y prdidas de la entidad. Por lo tanto,

De acuerdo al recuadro anterior, se entender que contablemente, llamaremos al resultado negativo, Prdida del Ejercicio , y en el caso de resultado positivo, Utilidad del Ejercicio.

Utilidad del Ejercicio Como se dijo, se entender por utilidad al resultado positivo entre la comparacin de las ganancias y las prdidas de un perodo determinado. Adems, ser el indicador de una buena gestin de los administradores y directores de la empresa. En el caso de la Sociedades Annimas esta utilidad deber ser distribuida despus del cierre de un ejercicio y se solicitar a la junta general de accionistas la decisin de la forma y fecha de distribucin. Como regla general, parte de esta utilidad se destinar a un fondo acumulativo, el cual tendr un objetivo especfico. Este fondo se conocer como Reservas.

Se distinguirn tres tipos de reservas:

Reservas de Utilidad: Provenientes de la distribucin de utilidades.

Reservas de Revalorizacin: Provenientes de la revalorizacin o actualizacin de cuentas especficas.

Otras Reservas: Provenientes del ajuste de algunos activos.

En el caso de las sociedades annimas, la distribucin de utilidades har referencia, por lo tanto, a las Reservas de Utilidad. Para estas sociedades, la primera reserva que se debe formar es la Reserva legal, que es de carcter obligatorio y est destinado a absorber prdidas, pudiendo luego destinar hasta un 30% de las utilidades para crear otras reservas, si lo requiere, sin dejar de considerar que existen algunas reservas dispuestas en los estatutos que deben primar, quedando lo restante a disposicin de los accionistas. Dentro de los fondos consignados en los estatutos de las empresas, se encuentran por ejemplo: Fondo eventualidades Fondo reposicin maquinarias Fondo capitalizacin.

DISTRIBUCIN DE DIVIDENDOS

Una vez destinada la cuota correspondiente a la Reserva legal y fondos especiales, el porcentaje restante de utilidad deber quedar a disposicin de los accionistas, aunque no sea distribuida como dividendos. Para tener derecho a dividendos solo bastar tener las acciones emitidas, aunque no necesariamente pagadas, por lo tanto, solo ser requisito de estas encontrarse suscritas para el cobro efectivo de este derecho. Si una sociedad annima no se encontrara en condiciones de cancelar los dividendos por falta de efectivo, se crear una reserva Fondo Futuros Dividendos hasta poder enterar el efectivo suficiente para pagar. En cualquier caso, las sociedades annimas podrn optar al momento de decidir acerca de sus utilidades, por: Dejarlas como reserva para su capitalizacin o fondo

Repartirlas en forma de dividendos.

La sociedad annima puede haber distribuido dividendos en el ao a cuenta de utilidades futuras (previa autorizacin va estatutos), estos tipos de dividendos se conocern como Dividendos Provisorios . Por el reparto de estos dividendos durante el perodo, se deber deducir su monto de las utilidades del balance, no pudiendo existir prdidas acumuladas en la empresa. Su registro contable ser:

Ejemplo: La sociedad Mimo S.A. decide otorgar dividendos a sus accionistas correspondientes a un 30% de su utilidad que al cierre es de $15.000.000, pero en este momento sus utilidades no alcanzan a cubrir estos montos, por lo que los dejar expresados como provisorios.

Una vez que la empresa cuenta con las utilidades que permiten hacer efectivos los dividendos que se comprometi a otorgar a los accionistas, cumple con el pago.

ESTRUCTURA PATRIMONIAL

CUENTAS PARTICULARES DE LOS SOCIOS

A diferencia de la Sociedades Annimas , en la Sociedades de Personas encontramos las Cuentas Particulares de los socios que corresponden a retiros a cuenta de futuras utilidades, cuentas que sern saldadas cuando la sociedad distribuya utilidades que ella genere. Esta cuenta rebajar el patrimonio de la sociedad ya que rebajar directamente cuentas que conforman esta estructura.

El registro de la generacin de esta cuenta, se refleja como sigue:

ESTRUCTURA PATRIMONIAL

Prdida del Ejercicio

Nos encontraremos con una prdida del ejercicio cuando la suma del total de pasivos es mayor a la suma del total de activos o cuando los gastos son mayores que las ganancias de un periodo.

Sin embargo, se debe considerar que existen que existen cargos a prdidas que no significan desembolsos efectivos de dinero, por ejemplo: depreciaciones, saldo deudor de la cuenta correccin monetaria, etc.

Por lo tanto es importante considerar que la prdida contable no significa necesariamente una prdida financiera para la empresa.

Esta prdida contable, deber ser absorbida por las reservas de la empresa y en el caso que no alcancen a cubrirla, el saldo por cubrir deber quedar expresado en la cuenta Prdidas acumuladas hasta que existan nuevas utilidades que permitan cubrirlas. Contabilizaciones Una vez abierto el nuevo perodo, la direccin de la empresa debe decidir que destino le dar a las utilidades del ejercicio anterior, ante lo cual tiene variadas alternativas: Distribuirlas a los inversionistas que tengan propiedad en la empresa (Empresario Individual, Socios de Sociedades de Personas, Accionistas de Sociedades Annimas) Retenerlas para futuros repartos. Capitalizarlas Mantenerlas en la empresa como Reservas. Etc.

En caso de haber obtenido prdidas en el perodo inmediatamente anterior, estas debern acumularse en la empresa para ser cubiertas con utilidades o bien si ello no ocurriera, disminuir el capital social por el monto correspondiente a la disminucin de patrimonio.

Analizaremos lo anteriormente dicho a travs de un ejemplo, para lo cual haremos uso de los datos del ejemplo anterior, donde ya contamos con estados financieros finales.

Ejemplo:

- Asientos de cierre:

- Asiento de apertura:

- Distribucin:

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