ADMINISTRACION.pdf

Administracin

Proporcionar a los participantes los elementos

tericos y prcticos que les permitan

desarrollar su competencia y capacidad en la

rama administrativa y mejorar su desempeo

en el desarrollo de sus funciones, as como

identificar herramientas que les permitan

administrar los recursos en forma eficiente.

Objetivo

1. Conceptos bsicos

2. Planeacin

3. Organizacin

4. Direccin

5. Control

6. Caso prctico

Temario

Conceptos Bsicos

Eficiencia:

Logro de los objetivos a travs del mnimo

de recursos, "optimizacin de los recursos.

Eficacia:

Cuando se alcanzan los objetivos por

esfuerzo humano fsico y mental.

Conceptos Bsicos

Productividad:

Qu tambin se han combinado y utilizado

los recursos para cumplir con los resultados

esperado.

Productividad = Efectividad / eficiencia

Combinaciones de

Eficiencia y eficacia

INEFICAZ EFICAZ U

SO

DE L

OS R

EC

UR

SO

S

No se alcanzan los

Objetivos, pero

no se desperdician

Recursos

Se alcanzan los

objetivos y se

Utilizan bien

recursos EFIC

IEN

TE

No se alcanzan los

objetivos y se

desperdician

recursos

Se alcanzan los

objetivos , pero

se

desperdician

recursos INEFIC

IEN

TE

ALCANCE DE LOS OBJETIVOS

Administrar tus recursos significa coordinar todos los esfuerzos de un determinado grupo. Es decir, la manera en la cual se tratan de alcanzar las metas u objetivos con la ayuda de todos los involucrados en la empresa.

Administracin

I. Planear

II Organizar

III Dirigir

IV Controlar

Proceso Administrativo

Proceso administrativo

PLANEACION

La Planeacin es el primer paso del proceso administrativo y consiste en decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, considerando las diferentes alternativas que llevarn al empresario a alcanzar sus objetivos.

Planeacin

Planeacin

Misin

Visin

Objetivos

Estrategias

Polticas

Programas

Presupuestos

Procedimientos

En la Planeacin se integran los siguientes elementos:

Planeacin

Misin

La misin es la razn de ser de la empresa,

proporciona motivacin al interior de la misma y

despierta el inters de los clientes.

Puedes construirla respondiendo las siguientes

preguntas:

Quines somos? = Identidad y legitimidad.

Qu buscamos? = Propsitos.

Por qu lo hacemos? = Valores, principios y

motivaciones.

Para quienes trabajamos? = Clientes.

Planeacin

Visin

Es la idea o conjunto de ideas que se tienen de la

empresa a futuro, permite crear una imagen visual

que seala la direccin hacia la que la empresa

quiere ir. Es el sueo ms preciado a largo plazo.

Recuerda ... "Una Visin de futuro sin accin es

simplemente un sueo. Accin sin Visin de futuro

carece de sentido. Una visin de futuro puesta en

prctica puede cambiar el mundo.

Planeacin

Objetivos

Los objetivos son los resultados que la empresa

desea lograr y pueden ser a corto, mediano y largo

plazo, stos deben ser realistas y alcanzables.

Planeacin

Objetivos

Ejemplos de objetivos:

Corto plazo: Disminuir los retardos de los

empleados a partir de esta semana en

un 50%.

Mediano plazo: Mejorar la entrega de mercanca a

nuestros compradores, pasando de

120 horas a 90 en un plazo no mayor a

tres meses.

Largo plazo: Llegar a ser una empresa conocida a

nivel nacional en un plazo no mayor

de 3 aos.

Planeacin

Objetivos

Caractersticas de los objetivos

PODER MEDIRSE. Al escribir tus objetivos debes establecer una forma de medirlos, de otra manera, cuando quieras evaluar si se cumplieron o no, no tendrs con qu comparar el resultado obtenido.

CON UN HORIZONTE DE TIEMPO: Se establecen para un tiempo determinado y de acuerdo a la misin.

SUSCEPTIBLES DE REALIZAR: Qu sean congruentes con las capacidades de la empresa

PROPORCIONAN DIRECCION O LINEAS DE ACCION

Planeacin

Estrategias

Las estrategias son las acciones o interpretaciones

de los planes que tiene la empresa teniendo en

cuenta a la competencia.

Por ejemplo:

Lanzar una promocin de invierno para cumplir con

la meta anual de ventas.

Planeacin

Polticas

Las polticas son guas amplias, verbales o escritas,

que le permiten al empresario utilizar su iniciativa y

su juicio en la interpretacin de una norma en

particular.

Por ejemplo:

Todos nuestros clientes sin excepcin, debern ser

tratados amablemente y con respeto

Planeacin

Programas

Los programas son planes de actividades

ordenadas para ser cubiertas en determinado

periodo de tiempo.

Por ejemplo:

Cmo llevar a cabo las ventas, en que tiempo, en

donde, etc.

Planeacin

Presupuestos

El destinar un presupuesto permite al empresario

saber con qu cantidad de dinero cuenta para

llevar a cabo una actividad.

Planeacin

Procedimientos

Es una secuencia de actividades perfectamente

relacionadas que observan un orden cronolgico.

Es decir, la secuencia de pasos de cmo se van a

llevar a cabo las actividades que la empresa

realiza.

Planeacin

Es importante que cuentes con todos los

elementos de la Planeacin en el Proceso

Administrativo, ello orientar tus acciones,

sabrs hacia dnde vas.

ORGANIZACIN

Organizacin

Este es el segundo paso del

Proceso Administrativo, consiste en agrupar y ordenar las

actividades necesarias para

alcanzar los objetivos establecidos.

Se asignan funciones, autoridad,

responsabilidad y jerarqua as como el establecimiento de las

relaciones que entre ellas debe

existir.

Organizacin

Divisin del trabajo

Descripcin de funciones

Departamentalizacin

Coordinacin

En la Organizacin se integran los siguientes elementos:

Organizacin

Divisin del Trabajo

Significa repartir el trabajo y determinar las

funciones de cada puesto con el fin de realizar

cada actividad con la mayor precisin y eficiencia.

Ejemplo: Rodriga se encargar de la limpieza;

mientras que Manuel se dedicar a entregar

mercanca.

Organizacin

Descripcin de funciones

Consiste en sealar las actividades que cada

empleado debe realizar, esto con el fin de no

duplicar trabajo y que cada uno sepa exactamente

lo que tiene de hacer.

Ejemplo:

Rodriga tiene entre sus funciones asear el local de

ventas y la oficina; mientras que Manuel entrega

mercanca y se encarga del aseo de su unidad

vehicular.

Organizacin

Departamentalizacin

Se refiere a la divisin y agrupamiento de las

funciones y actividades en unidades especficas,

con base en su similitud. Es decir, reunir a los

empleados cuyas tareas estn relacionadas entre

s.

Ejemplo:

Reunir a los vendedores con los de telemarketing

(ventas por telfono) en el mismo departamento.

Organizacin

Departamentalizacin

Qu es un organigrama?

Un organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de una empresa o de una de sus reas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la componen.

Organizacin

Cul es el objeto de los organigramas?

Son el instrumento idneo para plasmar y transmitir en forma grfica y objetiva la composicin de una organizacin.

Organizacin

Criterios para preparar un Organigrama

1) Precisin: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.

2) Sencillez: deben ser lo ms simple posible, para representar la (s) estructura (s) en forma clara y comprensible.

3) Uniformidad: en su diseo es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, lneas, figuras y composicin para facilitar su interpretacin.

Organizacin

Criterios para preparar un Organigrama

4) Presentacin: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios tcnicos como de servicio, en funcin de su objeto.

5) Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparacin, as como la fecha de autorizacin.

Organizacin

Coordinacin

Esto implica lograr la unidad de esfuerzos, es decir,

que las funciones y los resultados se desarrollen,

interrelacionen y sincronicen con facilidad.

Por ejemplo:

Carlos el empresario, continuamente verificar que

el trabajo del rea de Produccin est sincronizado

con los pedidos solicitados por los vendedores.

Organizacin

Como te habrs dado cuenta la organizacin es indispensable para el ptimo funcionamiento de tu empresa.

a) La asignacin por escrito de las actividades de tus empleados te ayudar a optimizar el trabajo, pues cada uno sabr exactamente lo que tiene que hacer, evitando as la duplicacin de funciones.

b) El otorgar a tus trabajadores la capacidad de decidir para cumplir con sus obligaciones te descargar de ciertas actividades y a ellos les dar la certeza de que confas en sus capacidades.

Organizacin


c) Para que un empleado realice bien su trabajo es necesario que conozca qu debe de hacer y cmo lo tiene que hacer, para ello dale a conocer el procedimiento que debe seguir.

d) Al asignar las actividades y responsabilidades es necesario darle a tus empleados los recursos necesarios para realizarlas, de lo contrario por ms disposicin que ellos demuestren, el trabajo no se desarrollar adecuadamente.

Organizacin


e) Debes organizar y asignar todas las actividades y responsabilidades de tal manera que ninguno est sobrecargado de trabajo mientras otros estn desocupados, para ello requieres disear un organigrama, es decir, un esquema donde se defina la estructura de tu empresa.

f) Debes eliminar los "cuellos de botella" en tu empresa, esto lo logrars identificando aqullas partes donde se acumulan piezas o informacin necesaria para continuar con un proceso.

Organizacin


g) Es necesario que cuentes con un espacio para las labores administrativas donde tu informacin se encuentre ordenada, clasificada y archivada y desde donde puedas darte el tiempo y espacio para organizar y coordinar.

DIRECCIN

Direccin

Este tercer paso del Proceso Administrativo consiste en la ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional u organigrama, mediante la gua de los esfuerzos de los empleados a travs de la motivacin, comunicacin y supervisin.

Direccin

Veamos cada uno de sus componentes.

Toma de decisiones

Motivacin

Comunicacin

Supervisin

Direccin

Toma de decisiones

Es la capacidad de detectar problemas, encontrar

la mejor solucin y ejecutarla.

Por ejemplo:

Mnica no saba porque no venda como lo haba

programado, despus de investigar los motivos, se

dio cuenta de que uno de sus vendedores no

trabajaba las 8 horas diarias, as que tom la mejor

decisin ...

Direccin

Motivacin

Consiste en conocer las necesidades de un

trabajador y ayudarlo a satisfacerlas para que se

sienta con ganas de trabajar, implica impulsarlo a

hacer las cosas y hacerlas bien.

Por ejemplo:

Miguel otorga un bono quincenal a sus mejores

vendedores.

Direccin

Comunicacin

Se refiere a la transmisin de informacin, ideas,

conocimientos o emociones, propiciando el

entendimiento entre una persona y otra, aspecto

importante si se quieren alcanzar los objetivos de

manera conjunta.

Ejemplo:

Carlos compr unos radiocalizadores para

mantener una comunicacin constante y directa

con los vendedores y entre ellos tambin pueden

hacerlo si es necesario.

Direccin

Supervisin

Consiste en el apoyo y gua que el empresario debe

brindar a sus empleados, de tal forma que las

actividades se realicen adecuadamente.

Ejemplo:

El dueo de una cocina econmica continuamente

verifica que sus empleadas preparen los alimentos

como deben de ser, que no les falten ingredientes,

que cumplan con las normas de higiene

establecidas, etc.

Direccin

Como te habrs dado cuenta la Direccin en una

empresa es indispensable para su buen

funcionamiento.

a) Es necesario que para corregir problemas sigas

el proceso de toma de decisiones, desde la

definicin del problema hasta la eleccin de la

mejor alternativa de solucin, sigue estas

recomendaciones para llevarlo a la prctica.

Direccin



funcionamiento.

b) Debes de considerar la opinin de tus

trabajadores para tomar algunas decisiones, ten

presente que el objetivo es mejorar en el trabajo

y ellos son parte importante del buen desarrollo

de tu empresa. Fomenta el trabajo en equipo!

Direccin



funcionamiento.

c) Debes de contar con toda la informacin

necesaria para tomar decisiones oportunas en tu

empresa, para ello pregunta, observa, mantente

atento a todo lo que sucede en tu empresa.

Utiliza medios escritos como carteles, avisos etc.

Intenta mejorar la comunicacin con tus

trabajadores de manera permanente.

Direccin



funcionamiento.

d) Si necesitas mejorar el funcionamiento de tu

empresa entonces debes motivar a tu personal

para que desempeen mejor su trabajo. La

motivacin se encuentra ntimamente

relacionada con la satisfaccin de necesidades,

si logras satisfacer algunas de stas, los

empleados se encontrarn motivados.

Direccin



funcionamiento.

e) Debes supervisar constantemente el trabajo de

los dems, verificar que cumplan tus rdenes y

apoyarlos cuando tienen dificultades, para que

en forma conjunta solucionen el problema. Para

ello realiza juntas de trabajo, reuniones o plticas

para dar instrucciones, atender quejas y/o dar

rdenes; y cuando se presenten conflictos,

debes de intervenir para que se solucionen

oportunamente.

Direccin

La Direccin es importante en el Proceso

Administrativo pues te permitir apoyar a tus

empleados cuando lo necesiten, pero tambin

corregirlos cuando se requiera, para ello se

necesita dominar el arte de dirigir.

Esto no significa mandar para que te obedezcan,

sino inspirar, convencer y persuadir a tus empleados

para que den su mejor esfuerzo en beneficio de

todos.

CONTROL

Control

Este cuarto y ltimo paso del Proceso Administrativo se refiere la accin de medir los resultados actuales en comparacin con los programados, diagnosticando y analizando las posibles causas de las diferencias entre los resultados programados y los obtenidos e implementando medidas correctivas.

Control

Este paso es muy importante pues debe realizarse en todos y cada uno de los pasos anteriores del Proceso Administrativo, es decir, debes establecer controles para medir los resultados de la Planeacin, la Direccin y la Organizacin.

Control

Veamos cada uno de sus componentes.

Establecimiento de estndares

Medicin de resultados

Acciones correctivas

Retroalimentacin

Control

Establecimiento de estndares

Un estndar puede ser definido como una unidad

de medida que sirve como modelo, gua o patrn

con base en la cual se controla algo.

Ejemplo:

Pedro ha definido que para el rea de Produccin

el estndar ser la fabricacin de 500 piezas al mes.

Control

Medicin de resultados

Consiste en comprobar si los resultados

programados fueron alcanzados.

Por ejemplo:

Pedro estableci que su venta mensual seria de 20

kilos y al hacer una medicin de resultados se dio

cuenta que vendi slo 10.

Control

Acciones correctivas

Se refiere a la implementacin de medidas que

corrijan las fallas o errores que no permitieron llegar

a la meta.

Por ejemplo:

Pedro se dio cuenta que no vendi los 20 kilos por

qu no expuso la mercanca en el mostrador, su

accin correctiva ser: mostrar sus productos.

Control

Retroalimentacin

A travs de la retroalimentacin, se obtiene

informacin que permite ajustar los procedimientos

en caso de no haber obtenido los resultados

programados, de la calidad de la informacin

obtenida por este medio depender el grado y

rapidez con que mejore el funcionamiento de la

empresa.

Control

Como te habrs dado cuenta el control es

indispensable para el funcionamiento y desarrollo

de tu empresa.

a) Necesitas establecer estndares, medidas o

normas para obtener informacin que te sirva de

base para controlar tus resultados, as como

llevar por escrito los registros de los resultados

de tus operaciones.

Control



de tu empresa.

b) Necesitas medir y comparar los resultados

obtenidos contra los programados y al detectar

diferencias debers implementar medidas de

correccin.

Control



de tu empresa.

c) Una vez identificadas las causas de estas

diferencias procura corregirlas para que no se

vuelvan a repetir aplicando medidas

correctivas, para ello, pide informes a tus

trabajadores, as obtendrs informacin que te

servir para poder implementar un buen sistema

de control.

Control



de tu empresa.

d) Relaciona lo planeado, organizado y dirigido

utilizando un sistema de control, tomando en

cuenta la retroalimentacin para tu nueva

Planeacin.

Control

Actividad

Escuchas las instrucciones del instructor, realiza la

dinmica el Gato Tridimensional participa y

comparte tu experiencia con tus compaeros de

grupo

Bibliografa

Actividad Koontz, Harold (1994. Administracin una perspectiva global. (10 ed.) Mxico:

McGraw - Hill Interamericana de Mxico, S.A.

Robbins, Stephen P. (1994. Administracin teora y prctica. (4 ed.) Mxico: Prentice - Hall

Hispanoamericana, S.A.

Werther, William B. (1995. Administracin de personal y recursos humanos. (4 ed.) Mxico:

McGraw - Hill Interamericana de Mxico, S.A.

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