PlaneaciónPlaneación

La planeación es la etapa inicial del proceso administrativo, e implica utilizar el pensamiento reflexivo antes de actuar. Por medio de la planeación se reduce la dispersión de las actividades, es decir, las acciones aisladas, que se integran en un plan con una secuencia bien definida. También se eliminan la duplicidad de funciones y los movimientos sin un propósito, ya que en los planes se determinan las acciones, lso tiempos, las personas, los lugares y los objetivos.

PlaneaciónPlaneación

Funciones administrativas según varios autoresFunciones administrativas según varios autores

Fayol Urwick Koontz/Donell Newman J. Arenas

Prever Investigar Planear Organizar Planear

Organizar Prever Organizar Planear Implementar

Comandar Planear Designar el personal

Ejercer Liderazgo

Controlar

Coordinar Organizar Dirigir Controlar

Controlar Coordinar Controlar

Comandar

Controlar

El proceso administrativoEl proceso administrativo

Variablesadministrativas

Relaciones humanas positivas

Integración

Dirección

ControlPlaneación

Organización

El siguiente concepto define las principales características de la planeación: La planeación es un camino a seguir que se basa en el diagnóstico administrativo, y que determina el orden y la secuencia de las actividades, programa el tiempo necesario para cada una de ellas, distribuye las tareas y funciones, así como los puestos y los objetivos a alcanzar.

Si se tienen en cuenta los conceptos de la planeación estratégica, se puede afirmar que un plan es el método detallado para llevar a cabo una actividad en cierto periodo del futuro.

Como se considera que la planeación estratégica es una de las técnicas administrativas de la actualidad, el capítulo 5 trata este tema aplicado de manera exclusiva a la enfermería.

Pasos de la PlaneaciónPasos de la Planeación

Pasos de la PlaneaciónPasos de la Planeación

Para planear es importante mantener un orden y un sistema, ésta es la razón de que los expertos en los diferentes paradigmas de la administración incluyan una serie de pasos en cada una de las etapas del proceso administrativo. Conforme a lo expresado, los pasos necesarios que la mayoría de los autores señalan para lanear son:

Fijar objetivos. Hacer el diagnóstico administrativo. Elaborar planes y programas.

Fijar objetivosFijar objetivos

Los objetivos son los fines hacia los cuales se encaminan las actividades detalladas en los planes; se les define también como: enunciados escritos que se expresan en palabras o números y que describen en forma global los resultados que se esperan.Los objetivos en los planes y programas son importantes porque:

Determinan el camino a seguir para la acción. Son directrices precisas. Se constituyen en parámetros de medición de los alcances. Se logra el mayor aprovechamiento de los recursos.Para que los objetivos sean útiles de verdad, deben reunir determinados requisitos,

entre otros: Redacción Clara y entendible. Que puedan medirse Que sean alcanzables. En su redacción debe percibirse claramente que estén orientados al trabajo, no

a los puestos o las personas.

Clasificación de objetivosClasificación de objetivos

Los objetivos pueden clasificarse según el tiempo necesario para su ejecución, el área de influencia, el nivel directivo, la estructura formal, el financiamiento, la aprobación y la determinación de operaciones necesarias.

Según el tiempo:Según el tiempo:

A largo plazo (de 1 a 5 años) A corto plazo (de 3 a 6 meses) A mediano plazo (de 1 a 3 años)

Según el área de influencia:Según el área de influencia:

Generales (toda la empresa) Particulares (de un área determinada)

Por el nivel directivo:Por el nivel directivo:

Estratégicos (alta dirección) Tácticos Operativos

Los objetivos se hacen operativos cuando se desglosan en metas a pequeño, mediano y largo plazo. Las metas definen con exactitud el tiempo necesario que se requiere para alcanzar los objetivos con respecto a grados de menor complejidad.

Herramientas que se utilizan en la planeación

Herramientas que se utilizan en la planeación

Para asegurar el cumplimiento de los planes, se utilizan herramientas, métodos o instrumentos propios de la administración

PresupuestoPresupuesto

Se considera que éste es una herramienta que se utiliza en la planeación porque para elaborar un plan se requiere contar con un presupuesto que permita ejecutarlo. El presupuesto se define como: un plan de acción expresado en términos financieros.

De acuerdo con el concepto anterior, se describe al presupuesto como un plan porque sigue los mismos pasos de la planeación, es decir, se encamina a conseguir determinados objetivos, se elabora con base en un diagnóstico financiero, y se eligen determinadas opciones para su ejercicio. Por otra parte, se habla de términos financieros porque se estima en unidades monetarias.

Función del presupuestoFunción del presupuesto

La función del presupuesto es programar la distribución de los ingresos y egresos financieros, prever el aprovechamiento de los recursos y apoyar la consecución de los objetivos.

ImportanciaImportancia

De la utilización adecuada y racional de los recursos disponibles depende alcanzar los objetivos organizacionales.

Requisitos del presupuestoRequisitos del presupuesto

Elaborarse por partidas. Prever cambios e imprevistos. Fijar ingresos y egresos. Ser flexible. Aprovechar al máximo los recursos

disponibles. Fijar controles.

ElaboraciónElaboración

La tarea de elaborar el presupuesto corresponde a un equipo, que debe estar integrado por dirigentes, patrocinadores, administradores y jefes de departamentos o de áreas y sectores especiales relacionados con el presupuesto. Por lo general, la forma de operar de los integrantes del equipo es coordinada por el administrador del presupuesto (que puede recibir diversas denominaciones). En el proceso, cada jefe de departamento presenta sus necesidades de financiamiento. Luego, el dirigente presenta el presupuesto global a los socios que subsidian, quienes, a su vez, aprueban o modifican las erogaciones. En cada organización, la tarea de elaborar el presupuesto se regula por el tipo de funcionamiento.

Tipos de presupuestoTipos de presupuesto

Presupuesto de ingresos y egresos. Presupuesto de costos fijos. Presupuesto de costos variables. Presupuesto por programa. Presupuesto financiero. Presupuesto operacional.

Presupuesto de ingresos y egresos.Presupuesto de ingresos y egresos.

Es un plan financiero que se estima de acuerdo con los ingresos fijos y las percepciones promedio, derivados de experiencias previas. Los egresos se consideran inversiones necesarias, ya probadas.

Presupuesto de costos fijosPresupuesto de costos fijos

Como su nombre indica, son partidas programadas que por lo general son iguales por periodos prolongados; por ejemplo: sueldos, mantenimiento, alimentación, etcétera.

Presupuesto de costos variablesPresupuesto de costos variables

Las partidas programadas se estiman conforme a un promedio de egresos. Es apropiado para controlar los egresos que varían según la demanda; por ejemplo: material desechable, viáticos, actividades de enseñanza, etcétera.

Presupuesto por programaPresupuesto por programa

Se detallan los egresos conforme a los diversos programas que integran el plan general. En sus partidas, cada programa presenta particularidades que dificultan elaborar un presupuesto general. Este método es aplicable en sistemas de organización matricial, y por lo general es de utilización temporal.

Presupuesto financieroPresupuesto financiero

Es aquel que se expresa en unidades monetarias y en función de horas-hombre y horas-máquina.

Presupuesto operacionalPresupuesto operacional

Los egresos se señalan con detalle, indicando cantidad, costo por unidad y el total parcial y global. A veces se incluye un análisis de la existencia.

PolíticasPolíticas

Se llama políticas a los lineamientos generales que orientan la acción.

Función de las políticasFunción de las políticas

Las políticas sirven para guiar las acciones, orientar los programas, comunicar las decisiones de nivel estratégico, interpretar los objetivos organizacionales y conocer las líneas generales a las que debe ajustarse el funcionamiento de la organización.

Requisitos para elaborar las políticasRequisitos para elaborar las políticas

Redacción clara y orientación positiva. Lo anterior se refiere a que es necesario utilizar términos que todas las personas conozcan, y la orientación positiva significa que el propósito a lograr sea en beneficio de las personas.

Que sean alcanzables, se puedan medir y sean operables. Posean un alto grado de permanencia. Al elaborar una política debe

tenerse en cuenta que no sea momentánea, sino que cubra un periodo de operación considerable, es decir sirva a futuro.

Se anticipen al futuro. Sean de interés para toda la comunidad. Sean congruentes con las leyes respectivas. Sean congruentes con los objetivos generales de las organizaciones

que participan.

Ejemplos de políticasEjemplos de políticas

Simplificación administrativa. Reordenación económica. Aprovechamiento de recursos. Impulso a la investigación.

Como es posible observar, sólo se marcan líneas generales para actuar. Las formas de operar las políticas antes mencionadas se especifican en programas especiales.

Clasificación de las políticasClasificación de las políticas

Políticas generales. Emanan del nivel estratégico y afectan a toda la organización.

Políticas específicas. Son departamentales o sectoriales.

De servicio, económicas o sociales. Lo que depende del área de influencia.

ProgramasProgramas

Los programas son planes específicos de acción en los que no sólo se fijan objetivos y secuencia de operaciones, sino, en particular, el tiempo requerido para su ejecución.

FunciónFunción

Los programas son las opciones de solución que deciden la secuencia en las actividades, la utilización de recursos y la forma de alcanzar los objetivos de la organización.

ClasificaciónClasificación

Programas generales. Se desprenden de los planes de nivel estratégico.

Programas específicos. Son departamentales, sectoriales, o de ambos tipos a la vez.

A largo plazo. Se dividen a su vez en distantes y remotos.

A corto plazo. Se dividen a su vez en inmediatos y mediatos, y varían desde seis meses hasta un año.

Aspectos de un programaAspectos de un programa

Los modelos para elaborar programas son muy variados; sin embargo, un buen programa debe contener, por lo menos, los siguientes puntos:

Datos generales Introducción Índice Diagnóstico administrativo Justificación Objetivos Organización Presupuesto Actividades Evaluación

Datos generalesDatos generales

Antes de la introducción propiamente dicha, se elabora una portada con los datos generales de la institución y el departamento responsable, el título del programa, la o las personas que lo elaboran, y la fecha.

Introducción e índiceIntroducción e índice

La introducción se elabora con los datos generales sobre el tipo de programa; se sintetiza de modo muy general el contenido del programa y las razones para su aplicación. Luego de la introducción, se incluye el índice, con base en los capítulos o apartados del programa.

Diagnóstico administrativoDiagnóstico administrativo

El diagnóstico administrativo es la parte medular del programa, debe incluir la situación real que da origen al programa y las opciones que señaló la investigación previa.

JustificaciónJustificación

Se anotan las razones por las que se elabora el programa y los proósitos que se busca cumplir.

ObjetivosObjetivos

Por medio de las normas y los requisitos para elaborar objetivos, se detalla por escrito lo que se desea lograr con el programa. Se recomienda no dividir los objetivos en generales y específicos, para evitar la atomización y desvinculación en cuanto a la importancia de los alcances. En lugar de objetivos específicos es preferible enunciar metas, dado que la redacción de éstas lleva implícito el criterio de evaluación.

OrganizaciónOrganización

En este apartado se incluyen los límites de tiempo, espacio, universo de trabajo, participantes, funciones especiales y marco de acción.

PresupuestoPresupuesto

Es importante detallar el presupuesto del programa, que tenga en cuenta los recursos humanos, técnicos y financieros necesarios para lograr las metas.

ActividadesActividades

Las actividades de los planes y programas son el apartado más extenso, ya que aquí se define con detalle qué se va a hacer, quiénes lo harán, y cómo y cuándo se hará. Es común utilizar cuadros especiales para detallar las actividades, que se conocen como cartas descriptivas. Éstas permiten hacer operativos los objetivos por actividades, cronogramas, organización y formas de evaluar.Si no se utilizan cartas descriptivas, las actividades se mencionan en forma secuencial y cronológica.

EvaluaciónEvaluación

Se establece cómo se va a medir el alcance del programa, sea en forma general o de actividad por actividad. Al programar la evaluación, es importante asentar por escrito los criterios con los cuales se medirá el progreso, que deben ser claros y objetivos. A manera de ejemplo, un programa de supervisión que incluya un objetivo de adiestramiento en la toma de signos vitales podría establecer en la evaluación lo siguiente: “El personal que se está adiestrando demostrará la técnica para tomar los signos vitales”.

Carta descriptiva de un programa académicoCarta descriptiva de un programa académico

Fecha-hora Objetivos Temas Actividades Evaluación

Que el alumno describa la técnica de

“alimentación forzada”

“Alimentación forzada”

Demostración práctica

Devolución de procedimiento

Carta descriptiva de un programa de supervisiónCarta descriptiva de un programa de supervisión

Fecha-hora Aspecto Actividades Evaluación

En serviciosRevisar material

de curaciónPor inventario

Con pacientesObservar la

satisfacción de necesidades

Con notas

Con personalActualizar

expedientesCon documentos

Carta descriptiva de un plan de atención de enfermeríaCarta descriptiva de un plan de atención de enfermería

Dx. De enfermería

Actividades Horario Evaluación

Dolor intenso en el periodo

posoperatorio

Analgésico P.R.N.

Cada 4 horasDisminución del

dolor

Fiebre de 38ºCControl de

temperatura por medios físicos

En caso de fiebre de 38ºC

Disminución de la temperatura