Administracion de Contratos Mayo 2016

8/16/2019 Administracion de Contratos Mayo 2016

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Taller deAdministraciónde Contratos Managua, NicaraguaMayo de 2016

Jaime Carrizosa LoraIngeniero Civil, MScConsultor Internacional


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Taller de Administración de Contratos Managua - Nicaragua, Mayo de 2016

• El proceso también revisa y documenta cuáles o ha sido el rendimiento de un Contratista. Así mismo, el rendimiento se documenta comobase para relaciones futuras con el Contratante

Pero la Administración del Contrato no sóloes el proceso que permite que las partes deun contrato cumplan con sus obligacionescon el fin de obtener los objetivos requeridos enel mismo, también involucra la construcciónde una buena relación de trabajo entre el

Contratante y el Contratado (Contratista /Supervisor). (Es un Matrimonio)


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Taller de Administración de ContratosManagua - Nicaragua, Mayo de 2016

• Durante la ejecución del contrato, es necesariauna gestión proactiva para anticiparse a lasnecesidades futuras así como reaccionar ante lassituaciones imprevistas que puedan aparecer.

• El objetivo de la gestión del contrato, esobtener los servicios acordadoscontractualmente y obtener valor del dineroinvertido. Esto significa optimizar la eficiencia,efectividad y economía del servicio,balanceando los costos con los riesgos ygestionando correctamente la relaciónContratante – Contratista - Supervisor .


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• Una buena Administración del Contratova mucho más allá del cumplimiento delos términos contractuales.

• La Administración del Contrato abarca

la resolución de tensiones con el fin deconstruir relaciones con el Contratistabasadas en la confianza y elentendimiento mutuo, es decir, unarelación en la que ambos lados gane.


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¿POR QUÉ ES IMPORTANTELA ADMINISTRACIÓN DECONTRATOS?

• La Administración del Contrato es

importante puesto que puede aporta ungran número de beneficios a laorganización.

• La peor manera de Administrar unContrato es simplemente dejarleseguir su curso ya que

inevitablemente éste irá mal y no seconseguirán los objetivos propuestos.


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3. Reducción de gastos innecesarios y noacordados. Con un sistema de Administración de Contratos, elContratante puede determinarinmediatamente si el contrato existe,

quienes son los proveedores oContratistas, y cuáles son los preciosdel contrato. Nadie puede eludir susresponsabilidades.

4. Registros claros y documentados detodo lo que sucede (Plasmar enInformes y Documentos todo loacontecido)


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5. Obtención de valor del dinero(Valoración de los dinerosinvertidos)

6. Gestión y control del cambio

(debido al cambio tecnológicodeben actualizarse los sistemasde ejecución y control)

7. Anticipación a los problemas

(Evita prórrogas y adiciones envalor innecesarias)


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ASPECTOS CLAVES PARA UNA BUENAGESTIÓN DE CONTRATOS

• Preparación Adecuada. Una evaluacióndetallada de las necesidades ayuda a crear

planos y especificaciones claras.Procedimientos efectivos de evaluaciónsirven para asegurar que el contrato esadjudicado al Contratista/Supervisoradecuado.

• Contrato adecuado. El contrato es elfundamento de la relación. Asimismo, esimportante que se seleccione el tipo decontrato adecuado.


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• Claridad en el Objeto del Contrato.Cada parte necesita entender losobjetivos y negocio de la otra parte.

• Existen tres aspectos esenciales en el

contrato: LA INTENCIÓN del Contratanteexpresada en los documentos delContrato, LA INTERPRETACIÓN delContratista reflejada en su oferta comonegocio y el OBJETO surge del mutuoacuerdo. (Fuente: Natalia Echenique

Ríos, www. MONOGRAFÍAS.COM)


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• Administración de las relaciones.Confianza mutua, un entendimientoabierto y excelente comunicación son tanimportantes para el éxito del contratocomo el cumplimiento de los términos

formales contractuales y especificaciones.

• Habilidades personales. Debe haberprofesionales con las cualidades deAdministración y Gerencia, así comoexcelentes relaciones interpersonales. Así

mismo debe definirse con claridad lasresponsabilidades y roles delContratante/Contratista/Supervisor.


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• Conocimiento. Las personasinvolucradas en la Administración delContrato deben entendercompletamente el Contrato y conocerla documentación asociada.

• Flexibilidad. La Administración delContrato requiere cierta flexibilidad enambos lados y una buena disposiciónpara adaptar los términoscontractuales a los cambios que

puedan surgir. Es probable queaparezcan problemas que no pudieronser previstos cuando se concibió elcontrato.


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• Herramientas para Buenas Prácticas en la Administración

y Gestión de Contratos• Nombre un responsable “doliente” con experiencia y haga un Checklistcon todas las actividades y requerimientos para dar inicio al Contrato.

• Entrega oportuna de Planos, Especificaciones, E y D, insumos, PreciosUnitarios, copia de los contratos, garantías, CV - cronograma y flujo deinversión aprobados, registro de disponibilidad presupuestal, predios (si

se requieren), estudios previos, plan de calidad, permisos sanitarios,mineros arqueológicos y/o ambientales (si se requieren), matriz deriesgos. Tiempo de Respuesta 3 días.

• Aunar esfuerzos y buena comunicación Contratante, Contratista ySupervisor, PROACTIVIDAD de las 3 partes.

• Normalización de procesos, Documentar TODA la información• Visibilidad y control de la inversión, reducción de costos innecesarios

• Anticipación a los problemas. INSTRUMENTAR ALERTAS para cada unade las actividades del contrato y nombrar responsables.

• Selección del Tipo o Modalidad del Contrato

•

Claridad en el Objeto y Alcance del Contrato


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• ETAPAS DE MADURACIÓN DEPROYECTOS

1. Prefactibilidad – Fase I (DAA)

2. Factibilidad – Fase II (DMA)3. Inversión - Diseños Definitivos –

Fase III (EIA – PMA)


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• MATRIZ DE RIESGOS• (Fuente: Guía Avanzada de Gestión de Contratos,

INTECO, 2009)

Los objetivos de la gestión delos riesgos del proyecto son

aumentar la probabilidad y elimpacto de los eventospositivos, y disminuir laprobabilidad y el impacto delos eventos adversos para el

proyecto. Los procesos degestión de los riesgos delproyecto son procesos continuosque deben realizarse durantetoda la vida del proyecto.


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• Etapas de la Gestión deRiesgos

• Planificación (Definir como se hará lagestión)

• Identificación (Tipo y Características)

•

Análisis Cualitativo (ProbabilidadOcurrencia, Impacto, Tolerancia alRiesgo)

• Análisis Cuantitativo (calificaciónnumérica, casos incertidumbre)

• Planificación de Soluciones (Crear

Planes de Acción, Desarrollar procedim.y técnicas para Reducir Amenazas)

• Seguimiento y Control (monitoreo-revisión-actualización estado y planes,Identif. Nuevos Riesgos, Efectividad derespuestas)


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Aspectos Contractuales de la

Administración y Gestión deContratos del BID

1. Roles y Relación Contratante – Contratista – Supervisor

2. Tipos o Esquemas de Contratos.3. Responsabilidad del Control de

Costos.

4. Calidad y Tiempos en laAdministración del Contrato

5.Incidencias de Mal Diseño en laAdministración de Contratos

6. Cláusulas Escalatorias

7. Modificaciones Contractuales

8. Arbitraje y Conciliación

T ll d Ad i i t ió d C t t


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1. Relación Contratante –

Contratista – Supervisor ySus Roles / Tipos oEsquemas de Contratos1.1 Relación Contratante –

Contratista – Supervisor• La relación y comunicación debe ser

tripartita y al mismo nivel, es decir losniveles de comunicación se originan encabeza del Director de la Supervisión, del

Director de Obra del Contratista y delCoordinador del Contrato por parte delContratante; y de ahí para bajo entreIngenieros Residentes, Topógrafos,Geotécnicos, etc,. de las partes.


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ROL DEL SUPERVISOR Y SUS

PRINCIPALES FUNCIONES Y

RESPONSABILIDADES


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ENTIDADCONTRATANTE

COORDINADORTÉCNICO (TE)

COORDINADORAMBIENTAL (MA)

SUPERVISOR

COORDINADOR SOCIAL(SO)

COORDINADOR SALUDOCUPACIONAL Y

SEGURIDADINDUSTRIAL (SISO)


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1. Supervisión en Contratos de Obra

Es el proceso de coordinar ycontrolar sobre aquellas funciones ycompetencias asignadas por unadelegación de la entidad

Contratante. El Supervisor es unDelegado del Contratante y tieneresponsabilidades de funcionariopúblico. Dicho proceso tiene elpropósito de verificar, el avance y

cumplimiento de las obligacionescontraídas en términos deoportunidad, utilización de losrecursos y la calidad de los bienes oservicios contratados, hasta suliquidación.


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• Todo contrato deberá contar mínimo con

un Supervisor y con un CoordinadorTécnico/Administrativo para suseguimiento.

• Tanto el Supervisor como el CoordinadorTécnico/Administrativo, son responsablesde que los Contratistas de Obra en eldesarrollo y ejecución de los proyectos,coadyuven al mejoramiento de lainfraestructura contratada.

• Por lo anterior el Supervisor debe serconsciente de sus derechos y

obligaciones y responder civil,Coordinador, disciplinaria ypenalmente por el incumplimiento desus obligaciones.

Taller de Administración de Contratos


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1.1 Objetivo de la Supervisión

• Controlar Plazos, Costos, Condiciones

• Garantizar eficiente y oportuna inversión delos recursos

• Colaborar en la correcta ejecución de los

trabajos con orden y eficiencia• Resolver con oportunidad aspectos

técnicos, administrativos, financieros,legales, ambientales y sociales

• Prever riesgos técnicos y financieros

• Verificar y Supervisar cumplimiento

especificaciones técnicas, actividadesadministrativas, requerimientossocioambientales, legales y presupuestales,establecidos en los Pliegos de Condicionesde Obra y en los Contratos


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Objetivos

Específicosde laSupervisión

Resolver

Colaborar

Controlar

Exigir

Prevenir

Solicitar

Verificar


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1.1.1 Otros objetivos de lasupervisión:

• Efectuar estricto control de calidad alos materiales.

• Representar a la entidad sin ir en

contra de la misión y valores.• Informar a la entidad sobre el

avance, problemas y soluciones

• Supervisar y controlar la gestióntécnica y administrativa

• Asegurar el cumplimiento de lasmetas contractuales.

• Armonizar la interacción delContratante y Contratista


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.1.2 Cuál es la Utilidad de la Supervisión en la Gestión de la Entidad

Contratante:

s una Herramienta de Gestión

Evita utilización indebida de los recursos públicos por partedel Contratista

Es un medio para detectar y sancionar por uso inadecuado

Hacer seguimiento técnico utilizando indicadores - resultados

Monitorear el desarrollo de los procesosEvaluar el cumplimiento de las normas y especificaciones

Tomar correctivos y hacer ajustes oportunos

Tomar decisiones


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.2 Facultades del Supervisor

• Requerir el cumplimiento de obligaciones, leyes y normas aplicables.

• Impartir instrucciones enmarcadas dentro de la Ley y del Contrato.

• Dejar constancia escrita con firma de las actuaciones tanto ante el

Contratista como del Contratante.• Solicitar el cumplimiento de las obligaciones de manera clara y oportuna.

• Recomendar por escrito acciones para la mejor ejecución del contratoapuntando a su optimización financiera y técnica.

• Requerir al Contratista los documentos necesarios para liquidación del

Contrato y vigilar permanentemente que las garantías contractuales ypost contractuales en valor y vigencia estén debidamente aprobadas porel Contratante.


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1.3 Obligaciones del Supervisor

ESTUDIOS, DISEÑOS YPLANOS . Si se requiere

Verificar que los estudios, diseños y planos cumplancon las condiciones actuales in situ, las normas yespecificaciones vigentes y aprobar de ser el casonuevos estudios, diseños y planos.

NECESIDADES PREDIALES

DEL PROYECTO

Verificar que los predios en donde se realizarán lasobras sean de propiedad del Estado y que seencuentre legalizada su adquisición.

PLANOS DE DETALLE YDEFINITIVOS DE LA OBRA

Elaborar planos de las obras en todos los casos quesean necesarios y especificar con detalle, cuando enlos planos generales del proyecto no lo hagan.

DOCUMENTOS PARA LAREVISIÓN, SEGUIMIENTO YCONTROL DE LA OBRA

Revisar y aprobar la documentación correspondiente

a: HDV del personal; relación de equipo; APU´s;programación y flujo de Inversiones; campamentos;Plan de calidad y demás exigidos en los Pliegos.


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INICIACIÓN DE LOS TRABAJOSExigir al Contratista, una vez se tenga la orden de inicio,la iniciación de los trabajos;

REUNIONES TÉCNICAS YVISITAS AL PROYECTO

Antes y durante la ejecución del proyecto, el Supervisoranalizará con el constructor los planos,especificaciones, programación de obra y flujo deinversiones, la maquinaria y equipos, bancos de

materiales, aspectos socioambientales, sitios dedisposición de materiales, manejo del tránsito, etc.

HACER ENTREGA DE LOSPUNTOS TOPOGRÁFICOS

PARA LOCALIZAR PROYECTO

Hacer entrega de los puntos topográficos necesarioscon sus coordenadas y niveles. Revisar la permanenciade las referencias topográficas durante el proyecto.

INVERSIÓN DEL ANTICIPO Y/OPAGO ANTICIPADO

Controlar la correcta inversión del anticipo (p.e:vigilando mediante cuenta de manejo conjunto) yautorizando los desembolsos que correspondan con elprograma de inversiones aprobado.


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RECURSOS NECESARIOSDisponer y mantener personal instalaciones, equipos delaboratorio y control y una organización logística adecuadapara el ejercicio de las obligaciones de la supervisión.

LIBRO DE ORDENES(DIARIO DE OBRA)

(BITACORÁ)

Llevar junto con el Contratista el Libro de Ordenes quedeberá permanecer disponible en la oficina del Supervisor,

en el cual se consignarán todas las instrucciones ydeterminaciones relacionadas con el desarrollo de la obra.

ESTADO Y CANTIDADDEL EQUIPO DISPONIBLE

Verificar que el equipo ofrecido por el Contratista en supropuesta se encuentre completo y en buen estado.

PERSONAL Y EQUIPODEL CONTRATISTA

Mantener actualizada una relación diaria del personal quelabora en la obra

ENSAYOS Y CONTROLDE CALIDAD

Efectuar ensayos de campo, de laboratorio para el controlde calidad de materiales y productos.


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SEGUIMIENTO DEL AVANCEDEL CONTRATO

Realizar el seguimiento al avance E/P. Detectaratrasos e incumplimientos, requerir oportunamenteal Contratista, iniciar procesos sancionatorios.

ESTIMACIÓN OBRARealizar las mediciones y calcular las cantidades deobra ejecutadas en el mes o periodo de ejecución.

INFORMES SEMANALES YMENSUALES Y FINAL

Presentar informes describiendo aspectos técnicos,

económicos, financieros, legales, estado del equipoy del tiempo, personal, materiales, avance E/P,etc.

ACTA DE RECEPCIÓN DE LAOBRA

Efectuar el Acta de Entrega y Recepción Definitivade la Obra.

MANEJO SOCIOAMBIENTALDE LA OBRA

Hacer cumplir los requerimientos sociales yambientales establecidos para el proyecto.

DOCUMENTOS PARA LALIQUIDACION DEL

CONTRATO DE OBRA

Elaborar proyecto de Acta de Liquidación, allegardocumentos requeridos en los Pliegos. Manuales deMantenimiento y Planos As built).


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1.2 Tipos o Esquemas de Contratos de Obra1.2.1 Contratos Por Precios Unitarios• Son contratos basados en la medición de ejecución de obra (precios

unitarios en una Lista de Cantidades)

• En el contrato a precios unitarios la forma de pago es por unidades o

cantidades de obra y el valor total corresponde al que resulta demultiplicar las cantidades de obras ejecutadas por el precio de cadauna de ellas. Toda cantidad mayor o adicional ordenada y autorizadapor el Contratante o el Supervisor debe ser reconocida.

• El Contratista tiene el derecho a reclamar por las deficiencias atribuibles alContratante sobre imprevistos en el proceso licitatorio, o por hechos que la

administración debe conocer, que desequilibran la ecuación financiera yque están por fuera del control del Contratista.


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Mantenimiento y Pavimentación de440 Km


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Obras de estabilizaciónen Zonas Urbanas


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Viaducto García Cadena L = 260 m, A = 25 m y H = 35 m;Viaducto La Flora L = 298 m, A = 25 m y H = 44 m



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Construcción del Sistemade Transporte Masivo

AerosuspendidoL = 2.080 m; 60 cabinas;Tiempo de recorrido total:14 minutos


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Construcción del Terminalde Transporte del Sistema

de Transporte MasivoÁrea Total = 28.260 m2


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1.2.2 CONTRATOS POR SUMA ALZADA

• Los contratos por suma alzada se usan sobre todo en laconstrucción de edificios, redes húmedas y secas, y otrostipos de obras bien definidas que tengan pocas probabilidades

de experimentar cambios en cantidades o en lasEspecificaciones.

• Es una modalidad de contratación en la cual el contratista secompromete por su cuenta y riesgo a ejecutar una obra a todo

costo o sea por un precio total único.

• En el Caso Particular del BID este tipo de Contrato serecomienda para contratos de montos pequeños.


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Construcción Intercambiador a Desnivel doblecalzada – Puente 4 carriles, Vías de Acceso y

Conectantes 3 Km, Ciclopuente.


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1.2.3. CONTRATO POR PRODUCTOS O HITOS

• Es un contrato similar al de precio global fijo, y se utiliza la metodología dela matriz de hitos de pago o productos. Previamente se acuerda unamatriz de productos con los cuales se medirá el rendimiento del Contratoy se realizarán los pagos.

• Del valor de cada acta mensual de pago, se descontará un porcentaje igual aldel pago anticipado, hasta cubrirse la totalidad del mismo. Además de losdescuentos por conceptos tributarios y multas cuando fuere del caso.

• El proponente que resulte elegido como contratista de obra deberá realizar unamatriz de Hitos de Pago, de acuerdo con lo establecido en los Pliegos, deberáestar ajustada al programa de obra , teniendo en cuenta los frentes de trabajo yel plazo máximo para la ejecución de las actividades, y deberá ser aprobadapor el supervisor y el Contratante.



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Troncal Américas – Sistema de TransporteMasivo; 3,5 km de doble calzada – 10 carriles

particulares – 4 carriles exclusivos TM – Puentes Peatonales – Puentes Vehiculares



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Troncal Américas – Sistema de TransporteMasivo; 3,5 km de doble calzada – 10 carriles

particulares – 4 carriles exclusivos TM – Puentes Peatonales – Puentes Vehiculares



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1.2.3. CONTRATOS LLAVE EN MANO (Fuente:Nota Técnica # IDB-TN-523)

• También conocidos como contrato conjunto de diseño yconstrucción a precio global, en el cual se establece muyclaramente un objeto y alcance específico. Se requiere queEl Contratante especifique y delimite con mucha claridad elalcance de los suministros y servicios a ser contratados,así como los resultados esperados al recibir el proyecto.

• En éste caso los Estudios y Diseños (EyD) están a el nivel

de prefactibilidad y en algunos casos más complejos y/oespeciales a nivel de factibilidad, sin embargo el nivel delos EyD pese a que permite valorar el costo de las obras,no garantiza que se disminuyan y se cubran los riesgos.

• Generalmente este tipo de contrato no se utiliza paraproyectos de complejidad baja o media.

•

Se recomienda utilizarlo en contratos donde el valor de laplanta y equipos representa un alto porcentaje del valortotal del contrato; o en contratos donde la planta y equipossean de tal complejidad que para poderse hacer cargo deellos el Contratante deba realizar pruebas, inspecciones yensayos previos a la puesta en operación.



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Taller de Administración de Contratos Managua - Nicaragua, Mayo de 2016• Si, una vez iniciado el contrato las condiciones de

ejecución de algunas actividades son diferentes de

las contractuales, debe trasladarse el impacto deesas diferencias al contrato. Una forma efectiva desolucionar este impacto es requerir en licitación APU’s de aquellos rubros que se prevea puedanpresentarse modificaciones importantes durante laejecución.

• Desventaja: restringe la competencia y por endese traduce en mayores precios de contratación, enla medida que se concentran en un únicocontratista suministros y servicios (incluyendoconsultorías) que suelen ser prestados porempresas de perfiles diferentes. Esto tiende a

excluir del mercado empresas con escasacapacidad financiera para subcontratar trabajos,limitando la competencia a empresas mayores, quesuelen aplicar márgenes elevados sobrelos sobre los precios de lossuministros y servicios que subcontratan.


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1.3. TIPOS O ESQUEMAS DE CONTRATOS ENCONSULTORÍA

1.3.1. Por Suma global• Este tipo de contrato se utiliza principalmente para servicios en que el

alcance y la duración de los servicios, así como el producto que se exige delos Consultores, se encuentran claramente definidos. Se utiliza en generalpara estudios sencillos de planificación y factibilidad, estudiosambientales, diseño detallado de estructuras, etc. Los pagos estánvinculados a los productos (entregas), como informes, planos, listasde cantidades, documentos de licitación y programas de

computación. • Los pagos se efectúan contra entrega de productos claramente

especificados e hitos.


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1.3.2. Sobre la Base del Tiempo Trabajado

• Este tipo de contrato es apropiado cuando resulta difícil definir ofijar el alcance y la duración de los servicios, se utiliza

generalmente para estudios complejos, supervisión de obrasde construcción, servicios de asesoramiento, y para la mayoríade los servicios de capacitación. Los pagos se basan en lastarifas hr/día/semana/mes convenidas para los expertos y en gastosreembolsables convenidos.

• El contrato debe incluir un monto máximo para el total de pagos quese han de efectuar a los Consultores. Los contratos sobre la basedel tiempo trabajado deben ser supervisados estrechamente.


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Estudios y Diseños Definitivos paraConstrucción Doble Calzada 32 Km – 15 Kmde Túneles – 7 Km en Viaductos y Puentes –

11 Km a superficie


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1.3.3. Contrato a Porcentaje

• Se debe tener presente que cuando se trata de servicios dearquitectura o ingeniería, los contratos a porcentaje carecen deincentivos para que el diseño resulte económico, por lo que nose recomienda su uso. En consecuencia, se recomienda empleareste tipo de contrato para servicios de arquitectura sólo si se basaen un costo proyectado fijo y a servicios perfectamente definidos(pero no, p.e: supervisión de obras)


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1.3.4. Contrato con entrega no definida de los servicioso convenio de preciosSe utilizan por lo general para asegurar la disponibilidad de servicios de“asesores”, conciliadores expertos, expertos en el diseño o ejecución deproyectos o trabajos complejos financiados por el Banco (por ejemplo, ungrupo de expertos sobre presas, túneles), grupos de solución de controversias,,

identificación y solución de problemas técnicos, evaluación de problemas desalvaguardias, etc.), normalmente por períodos de al menos un año.

Los servicios son ofrecidos por firmas calificadas que se comprometen aponer a disposición una lista de expertos por medio de cartas de intención que

envían como respuesta a una solicitud de expresiones de interés donde seestablecen los criterios de calificaciones y experiencia necesarios de los expertosrequeridos.


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1.4 DOCUMENTOS QUE DEBE PRESENTAR ELCONTRATISTA PARA LA FIRMA DE LA ORDEN DEINICIO – CHECK LIST(Tips a Tener en Cuenta Cuando la Orden de Inicio es emitida

después de un plazo considerable a la presentación de Oferta)

1.4.1 Hojas de Vida – CV, de Todo el Personal Calificado y requerido porel Proyecto, tanto para la Etapa de revisión de los Estudios y Diseños,planos, especificaciones, precios unitarios, presupuesto y programaciónde obra, como para la Etapa de Construcción. y la Etapa de Liquidacióndel Contrato.


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1.4 2. Actualización del Enfoque y Metodología.

El enfoque, donde se describan claramente TODOS los aspectos tenidosen cuenta para el desarrollo y ejecución de la obra, así como unadescripción detallada de la metodología que utilizará para el desarrollo de

la obra. El Contratista será el único responsable por omitir actividadesnecesarias para el proceso constructivo que impliquen costos.

1.4 3. Actualización del Programación de Obra y Flujode Inversiones

Serán la base para la realización del seguimiento y avance del contrato, asícomo para la realización de los pagos mensuales.


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1.4.4. Actualización de Análisis de Precios Unitarios(APU)

• Para cada ítem de pago de los ítems de obra se deberá efectuar la Actualización del APU correspondiente. Incluyendo los costos deherramientas, equipos, materiales y mano de obra, teniendo en cuenta

además los factores de producción y las condiciones de la zona comorégimen de lluvias, acceso a los sitios de trabajo, sistema de explotación delos agregados pétreos, etc.

• Esta Actualización de los precios revisados y aprobados por elSupervisor y finalmente por el Contratante, servirán para seraplicados a las variaciones contractuales que se lleguen a presentar.

El contratante evaluará la utilización de la actualización de los APU´sVS el escalamiento contemplado en el contrato.

• Cualquier inconveniente que se presente durante la ejecución del contrato,debido a una mala elaboración de los APU´s será responsabilidadexclusiva del Contratista y del Supervisor.


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Taller de Administración de Contratos Managua - Nicaragua, Mayo de 20161.4.5 Plan de Inversión del Anticipo

Para efectos de la suscripción de la Orden de Inicio, el Contratista deberápresentar el Plan de Inversión del Anticipo, según lo indicado en laCláusula MANEJO DEL ANTICIPO de la Minuta de Contrato. (Si existe)

1.4.6 Programa de Implementación del Plan de Manejo Ambiental – PMA

Como requisito previo a la iniciación de obras el Contratista deberá

presentar ante la Oficina Ambiental del Contratante, el Programa deImplementación del Plan de Manejo Ambiental (PMA), de acuerdo con loestablecido sobre la materia en los Pliegos de Condiciones. (Si aplica)

1.4.7 Programa de Implementación del Plan de Manejo de Tránsito – PMT

Como requisito previo a la iniciación de obras el Contratista deberá

presentar ante la Oficina de Tránsito del Contratante o Localidad, elPrograma de Implementación del Plan de Manejo de Tránsito (PMT), deacuerdo con lo establecido sobre la materia en los Pliegos de Condiciones.(Si aplica)


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2. Responsabilidad de Costos / Calidad yTiempos en la Administración del Contrato

2.1 Control de Costos ( Ver Sección D del contrato delBanco, Cláusulas 37 y 38)

• Se deben incluir TODOS LOS COSTOS (insumos, montajes, mano de obray pruebas)

• Se deben desglosar muy bien todos los ítems de obra, así como los APU´spara evitar futuras reclamaciones.


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• Variaciones y Pagos de las Variaciones (Cláusulas39 y 40)

• Se deben incluir todas las Variaciones y modificaciones. No tendránvalidez aquellas que no estén firmadas por el Contratante y elSupervisor.

• Cuando las variaciones acumuladas superen el 10% debe modificarse elContrato. Es ideal que toda variación se plasme en unaMODIFICACIÓN al Contrato.

• En el caso de Variaciones que contemplen el suministro de materiales esideal que el Contratista presente 3 cotizaciones, y tenga la revisión delSupervisor.


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• Cuando los trabajos correspondientes a la Variación coincidan con un ítemcontractual no se producen cambios en el APU. Si el APU existente semodifica por el cambio de la especificación se deberá presentar cotizacióncon nuevo APU.

• Referente a la aceptación de cotizaciones por el Contratante, serecomienda que cada Ente Contratante tuviese una base de datos conlas Tarifas máximas del mercado.

• Así se presenten obras de Urgencia, es preferible pactar siempre el APUpara evitar futuras reclamaciones.

• Es responsabilidad del Contratista y Supervisor informar oportunamente denuevas obras o actividades.


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Proyecciones de Flujo de Efectivos (Cláusula 41)

• Por ningún motivo son aceptables reprogramaciones de Obra sin el avaldel Supervisor y del Contratante. No se deben escalar precios si estabacontemplados hacerlos previamente.

Estimaciones de Obra (Cláusula 42)

• El Contratista presentará al Contratante cuentas mensuales por el valorestimado de los trabajos ejecutados durante el periodo. Esresponsabilidad del Supervisor pagar las obras y actividades realizadas

que hayan cumplido con los ensayos de calidad correspondientes.

• Puesto que las Estimaciones son Parciales se pueden hacer todos losdescuentos y/o adiciones que se requieran.


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Pagos (Cláusula 43)

• El Contratante pagará al Contratista los montos de la estimación deobras aprobada por Supervisor, descontando el % de los anticiposconcedidos.

• Pese a que se contempla el pago de intereses por pagos atrasado, no

debería implicar atrasos e incumplimientos si los pagos se realizanantes de 60 días. Es una manera de seleccionar Contratistas concapacidad de ejecución y músculo financiero.

• Si el monto aprobado es incrementado en una estimación posterior ocomo resultado de una decisión del Conciliador, Arbitro o Juez, se lepagará interés al Contratista…….. “ s preferible un mal arreglo que un

buen y largo

pl ito”

• Los APU´s y las Especificaciones deben ser lo suficientementeexplícitas para evitar malos entendidos que impliquen generar nuevosAPU´s.


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Eventos Compensables (Cláusula 44)

a. La entrega tardía del derecho de vía.

b. Cuando hay intervención de varios contratistas y variosSupervisores y no hay una Buena Administración de Contratos.

c. Iniciar obras sin planos y/o permisos.

d. Control de Calidad. Caso frecuente en la resistencia a losconcretos cuando no se toma un buen número de muestras.

e. Impedir subcontrataciones o suministros. Sí no lo establece elContrato, ni el Supervisor ni el Contratante pueden hacerlo.



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f. Para evitar reclamaciones por cambio en las condiciones del terreno, esfundamental establecer que la visita a la obra es responsabilidad delContratista y que no habrá reclamos por estos cambios, sin embargo sí porcondiciones de un evento natural se presentan, se debe hacer una visita alinicio del contrato entre las partes y evaluar las condiciones reales delcontrato.

g. En cuanto a los imprevistos u obras extras antes de iniciarlas debenestimarlas conjuntamente el Supervisor con el Contratista.

h. Debe estipularse muy claramente desde los Pliegos de CondicionesTODOS los actores involucrados en el proyecto, especialmente si esurbano. Esto con el objeto de realizar una programación acorde a la

realidad del entorno.i. El anticipo se paga atrasado. El pago tardío del anticipo no es motivo de

atrasos o incumplimientos.


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i. Los efectos sobre el Contratista de cualquiera de los riesgos delContratante. No se debe dar traslado de los conflictos internos a losContratistas, es preferible suspender los Contratos y no incurrir encostos.

j. El Supervisor debe ser oportuno en la toma de decisiones, y debe evitar

que por falta de decisión se presenten eventos compensables.

k. Se deben evaluar los costos por eventos compensables.

l. El Contratista no tendrá derecho al pago de ninguna compensación en lamedida en que los intereses del Contratante se vieran perjudicados si elContratista no hubiera dado aviso oportuno o no hubiera cooperado conel Supervisor. Se parte del principio de buena fe y honestidad de laspartes.


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• Impuestos (Cláusula 45)

Es responsabilidad del Contratista conocer todos y cada uno de losimpuestos y deberá contemplarlos dentro de su oferta.

• Ajustes de Precios (Cláusula 47)

Se recomienda que cada Entidad revise su fórmula escalatoria yrevisar su aplicabilidad.

Es ideal que un Ente gubernamental, p.e: El Instituto Nacional deEstadística, realice la cuantificación de las fluctuaciones de los índicesde construcción.


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• Multas por retraso en la entrega de la Obra.

• Es necesario que en los Pliegos de Condiciones estén discriminadaslas causales y costos de las multas.

• El Contratante podrá deducir la indemnización de los pagos de lossaldos que se adeuden al contratista, para lo cual se entiendeexpresamente autorizado con la suscripción del contrato. Si esto nofuere posible, se cobrará por vía judicial.


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• Terminación del Contrato (Cláusula 59)

El Contratante podrá terminar el contrato por medio de resoluciónmotivada, cuando el contratista incurra en cualquiera de las causales decaducidad previstas en el Contrato, como son:

• Suspensión – abandono de Obras

• Quiebra del Contratista

• No tiene las garantías vigentes

• No entrega las obras oportunamente pese a las solicitudes del Supervisor y

del Contratante• Por fraude del Contratista

• Por la No corrección de defectos en la obra


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• Bonificaciones (Cláusula 50)

• Esto en la práctica induce a que se disminuya en la calidad de la obra,y existen experiencias non gratas. Ya no son muy utilizadas.

• Pago de Anticipo (Cláusula 51)

T ll d Ad i i ió d C


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• Buenas prácticas para el manejo de anticipoutilizadas en otras latitudes

• El Anticipo se consignará en Cuenta de Ahorros de Manejo conjuntocon el Supervisor.

• Los dineros provenientes del anticipo sólo serán invertidos de acuerdo conel Plan de Inversión aprobado por el Supervisor, quien además debeaprobar la relación de gastos. El Supervisor debe informar inmediatamenteal Contratante cualquier diferencia entre los saldos bancarios que seregistren en el extracto que el Contratista debe presentar con el registro de

gastos o el programa de inversiones .• Los rendimientos generados en la cuenta del anticipo, deben ser

consignados mensualmente por el Contratista, en la Oficina de Impuestos.



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• La iniciación de actividades o el cumplimiento de cualquiera de las

obligaciones contractuales, no está supeditada en ningún caso al giro delanticipo por parte del Contratante.

• El Contratista y el Supervisor deben entregar al Contratante, un informemensual de inversión y buen manejo de anticipo, que debe contener: extracto

bancario, conciliación bancaria, plan de inversión y un cuadro resumen con larelación acumulada de las inversiones realizadas.

• Se autorizaran pagos únicamente de anticipo soportados con facturas. Lasfacturas deben cumplir con los requisitos exigidos por la Dirección deImpuestos Nacionales. No se autorizan Cajas Chicas

• Los recibos de pago de nómina y/o planillas de jornales, deben ir firmados porlos beneficiarios, detallando el nombre, cargo y número de identificación yPresentar el pago de prestaciones sociales del último período.



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Garantías (Cláusula 52)

Ver Numeral 52 del Contrato del Banco

Clases de Garantías

• Existen diversos tipo de garantías para cubrir el cumplimiento delcontrato como mecanismo de cobertura del riesgo de incumplimientode las obligaciones surgidas a favor del Contratante, estas puedenser:

1. Boleta Garantía bancaria a primer requerimiento

2. Póliza de seguros



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• Tanto el Supervisor como el Coordinador del Contratante seránresponsables de realizar seguimiento mensual a las vigencias de lasGarantías.

• Costo de reparaciones (Cláusula 54)

El Contratista será responsable de reparar y pagar por su cuenta laspérdidas o daños que sufran las Obras hasta la recepción definitivapor parte del Supervisor y Contratante. De hacer caso omiso a las

reparaciones se le deberán descontar de las estimaciones adeudadaso en su defecto se le aplicará la correspondiente garantía.



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2.2. Control de Calidad (Ver Sección C del Contrato delBanco)

• Identificación de Defectos y Pruebas (Cláusulas 33 y 34)

• El Supervisor será el encargado de velar por que las obras cumplan con lasespecificaciones y normas, y exigirá al Contratista la realización de losensayos necesarios para garantizar la estabilidad de los mismos.

• Corrección de Defectos (Cláusula 35)

• Se recomienda que con un mes de anticipación a la finalización de las obrasse realice recorrido conjunto Supervisor – Contratista – Coordinador ydeterminen los defectos que existen.



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2.3. Control de Plazos

Ver Sección B del Contrato del Banco

2.3.1. Programa (Cláusula 27) • El Supervisor debe hacer una revisión detallada del programa de obray cruzará la información de éste contra el Programa de Inversiones oFlujo de Caja . Se recomienda una visita inicial a la zona de lostrabajos para conocer los riesgos que se pueden presentar en elproyecto .

• El Supervisor deberá revisar detenidamente cuál es la ruta crítica delproyecto, y prever y buscar soluciones a contingencias por laejecución de dichas actividades.



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PROGRAMACIÓN DE OBRA



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• Supervisor deberá revisar cuáles son los periodos de lluvias yrecomendar al Contratista que actividades recomienda ejecutar antesy durante este periodo, esto con el fin de evitar atrasos.Posteriormente el Supervisor lo enviará al Coordinador para surevisión y aprobación.



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2.3.2. Prórroga de la Fecha Prevista deTerminación (Cláusula 28)

• Esta situación solamente la deberá recomendar el Supervisor y Aprobar el Contratante cuando se produzca un Evento Compensableo se ordene una Variación.

• En lo posible ésta decisión no debe tomarle al Contratante más de 15días para evitar situaciones que pongan en riesgo al contrato.



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2.3.3. Aceleración de las Obras (Cláusula 29)

• Cuando el Contratante quiera que el Contratista finalice las Obrasantes de tiempo se recomienda que el Supervisor y Contratista

valoren los costos que eso implica a las partes.

• Los costos imputables a esta propuesta se recomienda analizarlascomo Variaciones y se generan nuevos APUs.



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2.3.4. Demoras ordenadas por el Contratante oSupervisor (Cláusula 30)

• De requerirse esta acción se deberán levantar informes escritos de las

actuaciones y de las actividades realizadas durante este periodo.



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3. Incidencias de Malos Diseños

3.1 Pocas investigaciones y exploraciones de

campo: (geotécnicas, geológicas, hídricas,

ambientales, etc.)

• Dependiendo el tipo de proyecto de construcción

carretero: Construcción, Rehabilitación,Mejoramiento, Mantenimiento, MantenimientoRutinario, etc., se deben programar lasinvestigaciones.



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3.2 Falta de control y supervisión en las

mediciones

• Generalmente se deja sin control algrupo de topógrafos, es necesariohacer revisiones de controlplanimétrico y altimétrico, así comode coordenadas.

• Se debe hacer el amarre del sistemade coordenadas del proyecto alsistema real de coordenadas.



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3.3 Presupuestos ínfimos para

ejecución de investigaciones• Los sueldos y tarifas del

personal, así como lasdedicaciones H-M de lostécnicos, profesionales y

especialistas es baja.• Los presupuestos asignados alos ensayos son mínimos, asícomo la cantidad de los mismos.

• Esto induce al escaso

seguimiento de los Especialistasy Supervisores a los frentes deobra para analizar in situ eldesarrollo del contrato.



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3.4 Falta de caracterización de losmateriales de construcción y bancosde materiales

• No se realizan ensayos de calidad de losmateriales de la zona, conduciendo asobrecostos por no encontrarse materialesque cumplan con las especificaciones de

construcción.• La ubicación de los bancos de materiales

muchas veces no se ubican dentro del áreade influencia directa del proyecto. Induciendoa sobrecostos.

• Generalmente los bancos de materiales

recomendadas en los Estudios y Diseños nolas utilizan los Contratistas de Obra por nollegar a acuerdos económicos con lospropietarios, que casi siempre son de otrosContratistas de Obra.


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Managua - Nicaragua, Mayo de 2016

4. CLÁUSULAS ESCALATORIAS

PARA AJUSTES(Cláusula 47)

• Este tipo de cláusulas se utilizan paracompensar los diferentes cambios ofluctuaciones que se presentan en los

precios de los diferentes insumosdurante el proceso constructivo de laobra.

• La incidencia más representativa en lafluctuación de los precios esta definida por el

precio del petróleo y sus derivados (diesel,gasolina, lubricantes, asfaltos, riego de liga,imprimación, plásticos, etc), el cemento, elacero, la maquinaria y la mano de obra.



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Managua - Nicaragua, Mayo de 2016• Es así como en cada corte mensual las Estimaciones se ajustan o escalan en

los ítems o actividades durante ese periodo.• El Banco utiliza la siguiente expresión:

• Pc = Ac + Bc (Imc/Ioc)

• en la cual:

• Pc: es el factor de ajuste

• Ac y Bc: son coeficientes estipulados en las CEC que representan,respectivamente, las porciones no ajustables y ajustables.

• Imc: es el índice vigente al final del mes que se factura,

• Ioc : es el índice correspondiente a los insumos pagaderos, vigente 28 díasantes de la apertura de las Ofertas.

• En Nicaragua se utilizan : Se utilizan?????

• Los índices IPMC (Índices de Precios de Materiales de laConstrucción)



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• Es responsabilidad del Supervisorque los ajustes o escalamientoscalculados sean los realmentecausados y pagados.

• Los Supervisores no pueden permitirque los Contratistas manipulen el cobrode los escalamientos cambiando laprogramación de actividades parafavorecerse cuando hay un cambiofuerte en el precio de un insumo.

• Sería ideal que un Ente Gubernamentalcomo el Instituto Nacional deEstadística fuera quien suministrara losÍndices y lo hiciera mensualmente.

Taller de Administración de Contratos Managua Nicaragua Mayo de 2016


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5.Modificaciones Contractuales• Normalmente las Modificaciones o Variaciones

se realizan para compensar acciones noprevistas inicialmente en el Contrato.

• Pueden ser en Adición en Valor o de Prórroga y/ode ambas.

• Las causales siempre deberán estar justificadas

tanto por el Contratista como por el Supervisor.• Es importante desde el inicio del Contrato

definir el lenguaje o los vocablos a utilizar:orden de cambio, adenda, enmienda,modificación, variación, contrato adicional,Otro sí, etc., esto con el objeto de no generar

mal entendidos.• Se debe hacer referencia a cuáles son las

cláusulas que se modificaran, y citar cuáles de lascontractuales son las que sirven de referencia parahacer la modificación.



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• 6. ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN• Ver Sección A del Contrato del Banco Cláusulas

24, 25 y 26

6.1 MECANISMOS ALTERNATIVOS DESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

6.1.1.CONCILIACIÓN

• Puede darse en derecho o en equidad, y sudiferencia radica en los requisitos del conciliadorya que el que falla en derecho debe ser abogadoy siempre se presume que son en derecho

aunque las partes pueden pactar lo contrario.• El conciliador debe cursar y aprobar un curso

de conciliador vinculado con un centro deconciliación



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• 6.4.1.1 La conciliación puede serde dos tipos:

• Judicial: es un mecanismo dedescongestión que se da luego dedemandar, en donde el juez actúa como

conciliador sin tener que hacer parte deun centro de conciliación.

• Extrajudicial: a las partes se lesobliga a que antes de demandar o deiniciar algún proceso deben conciliar

extrajudicialmente, siendo esto unrequisito de procedibilidad, como unmecanismo de descongestión.



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6.4.2. ARBITRAJEEs un Mecanismo Alternativo de Solución deConflictos, alternativo a la jurisdicciónordinaria.

• 6.4.2.1.Dependiendo de las Leyes del Paíslos particulares también pueden ejercer lafunción jurisdiccional del Estado como árbitros,conciliadores y jurados.

• Los árbitros asumen su condición de maneratemporal por lo que es un mecanismo que

comprende la transitoriedad.



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Managua - Nicaragua, Mayo de 20166.4.2.2 Selección de los árbitros

Las partes escogen los árbitrosporque son quienes los habilitan ysu cantidad puede ser pactada porlas partes siempre que sea unnúmero impar. Si no se pactan, la ley

establece unas cuantías quedeterminan si es 1 ó 3 árbitros.

6.4.2.3 Etapas del Arbitraje Audiencia de instalación.

Audiencia de conciliación. Audiencia de tramite.

Audiencia de alegatos.

Audiencia de laudo



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6.4.2.4 Duración del Tribunal

Los árbitros podrán ampliar el términode duración del Tribunal por la mitad delplazo inicialmente acordado, si ellofuere necesario para la producción dellaudo respectivo.

6.4.2.5 Pericia de los Expertos

TécnicosLas partes podrán pactar que lasdiferencias de carácter exclusivamentetécnico se sometan al criterio deexpertos designados directamente porellas o que se sometan al parecer de unorganismo consultivo del Gobierno, alde una Asociación profesional o a uncentro docente universitario o deenseñanza superior.



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6.4.2.6 Recurso de anulacióndel laudo

Contra el laudo arbitral procedeel recurso de anulación. Estedeberá interponerse por escrito

presentado ante el Tribunal deArbitramento dentro de loscinco (5) días siguientes a lanotificación del laudo o de laprovidencia que lo corrija,aclare o complemente.



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Managua - Nicaragua, Mayo de 2016•

6.4.3. AMIGABLE COMPOSICIÓN

• Es un mecanismo por medio del cual dos omás particulares delegan en un tercero,denominado amigable componedor, lafacultad de precisar, el estado y la forma

de cumplimiento de un negocio jurídico.La decisión de éste producirá losefectos legales relativos a latransacción.

•

El hecho de haber pactado la AmigableComposición no impide que se puedademandar, ya que la voluntad de las partesno puede impedir el derecho de acceder ala justicia.



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Managua - Nicaragua, Mayo de 2016COMENTARIOS FINALES Los dineros públicos son sagrados

El Contrato se estructura para ejecutarlo ycumplirlo en el tiempo y presupuesto.

Tanto el Contratante como el Contratista yla Supervisión deben retornar a la sociedadlos beneficios económicos y sociales delContrato.

En el Contrato TODOS ganan: elContratante, el Contratista, el Supervisor yprincipalmente la Comunidad.

Con el Contrato se transforma el entornopara mejorar la calidad de vida de la

Comunidad En el Contrato se deben optimizar los

plazos y dineros invertidos

El Contrato nace y se hace para cumplirlo

Los Contratos deben ser rentables ysostenibles.



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GRACIAS


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Administracion de Contratos Mayo 2016

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