Administracion de bienes guber ii ok

ADMINISTRACION DE BIENES AUDITORIA GUBERNAMENTAL II

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INTRODUCCION

Las administraciones públicas disponen de bienes que, lo mismo que sus

medios personales o de cualquier tipo, sirven a la satisfacción de los fines

públicos que tienen asignados.

El régimen jurídico de los bienes de titularidad pública, de manera análoga a lo

que ocurre con los contratos administrativos, están sujetos a un régimen

singular de derecho administrativo, derogatorio y exorbitante respecto del

derecho privado.

En el siglo XIX la base normativa reguladora general de los bienes públicos se

reducía a unos escasos preceptos que consagraban la suma división entre los

bienes de dominio público y bienes patrimoniales de los entes públicos que

establecían las reglas de inembargabilidad, inalienabilidad e imprescriptibilidad

de los bienes de dominio público y a las leyes especiales de aguas, minas y

montes. Con el Reglamento de Bienes Locales de 1955 se inicia un entusiasmo

regulatorio que continua con la Ley de Bases de Patrimonio del Estado de

1964.

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ADMINISTRACION DE BIENES

ADMINISTRACION:

La administración es el acto de gobernar, ejercer autoridad y disponer de

un conjunto de bienes, de una institución o una nación. El término es

amplio y puede hacer referencia tanto al uso que alguien hace de sus

propiedades y bienes (o incluso de las ajenas) hasta a la administración

política y económica de un Estado, pasando por la administración

organizativa de una empresa o entidad.

La administración debe ocurrir en el marco de reglas pautadas y

consenso, en general, de forma democrática, ya que suele tratarse de una

práctica de regulación en pos del progreso común. Sin embargo, cuando

se habla de administraciones corruptas o fraudulentas se refiere a casos

en los que esto tiene lugar por parte de un individuo u organización que

hace uso de bienes o recursos ajenos en contra de la voluntad de su

propietario.

Existen diversas ciencias o disciplinas derivadas de este concepto, por

ejemplo, la administración de empresas, que estudia la organización de

estas instituciones y la forma en que se gestionan sus recursos y

procesos., la administración pública, refiriendo a la gestión de un Estado o

conjunto político a nivel comunal, regional, nacional, etcétera, la

administración militar, la financiera, la judicial y otras.

Más recientemente, ha surgido el concepto de ‘management’ para hablar

de las prácticas que tienen lugar, con frecuencia, en instituciones privadas

por parte de la dirección hacia sus empleados, esto incluye: capacidades

de liderazgo, de administración de recursos y finanzas, de estructuración

organizacional de desarrollo de recursos humanos, de trabajo en equipo,

2

http://www.definicionabc.com/social/trabajo-en-equipo.php

http://www.definicionabc.com/economia/recursos-humanos.php

http://www.definicionabc.com/politica/administracion-publica.php


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unidad de mando y de dirección, de investigación y evaluación, y de

resolución de conflictos, entre otras cosas. El estudio de estas prácticas

tiene que ver con un fin fundamentalmente estratégico en pos de la

satisfacción de las necesidades y deseos de los involucrados en una

entidad a favor del progreso económico de la misma.

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES

A) Definición del Sistema

El sistema de administración de bienes es un conjunto de normas,

principios, organismos, recursos y procedimientos que se aplican para las

altas y bajas, en el patrimonio del estado, de bienes a los que es

menester ingresar, registrar, conservar, mantener, proteger y

eventualmente reasignar.

B) Objetivos y Características

El objetivo es lograr el desarrollo de las operaciones mencionadas bajo

las mejores condiciones técnicas y económicas.

Los bienes pueden ser adquiridos a terceros, a titulo oneroso o gratuito, o

bien producidos por el propio Estado.

Antes de hablar de las características de la administración de bienes del

Estado, es preciso distinguir los bienes de Dominio Público de los de

dominio privado, porque ambos requieren de una gestión diferenciada y

especifica.

Los bienes de dominio público es el conjunto de bienes de propiedad del

Estado afectados por ley al uso directo o indirecto por parte de los

habitantes.

Los bienes del dominio privado se rigen por las reglas del derecho

privado.

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Los bienes de dominio público están sometidos al régimen jurídico de

derecho público en donde impera el principio de la inalterabilidad e

imprescriptibilidad.

Los actos de administración de bienes de dominio público consisten en el

ejercicio de un poder de custodia, vigilancia o de policía en acciones de

mantenimiento y en el otorgamiento de concesiones o permisos de uso.

Los actos de administración de bienes de dominio privado son los propios

del ejercicio del derecho de propiedad, los cuales serán diferentes si se

tratan de bienes inmuebles o muebles.

Con relación a los bienes inmuebles, la ley debe establecer en que forma

y condiciones podrán gravarse, donarse, transferirse a otra institución

pública o venderse.

La administración de bienes muebles requiere que cada organismo lleve

su inventario general de bienes, de acuerdo con las normas y criterios de

valuación que establezca el órgano rector del sistema.

El sistema de administración de bienes debe incluir normas que rijan los

contratos de concesión de servicios públicos, los casos en que procede la

nulidad, caducidad o rescisión de los mismos y la declaratoria de rescate

por causa de utilidad pública.

C) Condiciones Operativas

Llevar un registro de bienes inmuebles del Estado de uso privado

mediante un sistema computarizado en el que se inscribirán:

1. Los títulos por los que se adquieran, tramiten o extingan derechos

reales sobre bienes inmuebles.

2. Contratos de concesión.

3. Resoluciones o sentencias judiciales de ocupación.

4. Otros.

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Diseñar un sistema de información que integre a la contabilidad

general el inventario de bienes y los registros analiticos de bienes.

Dictar normas (Organismo Central del Sistema) que regulen la

administración de bienes muebles e inmuebles de la

Administración Nacional. Específicamente las relacionadas a:

1. Procedimientos de altas.

2. Procedimientos de bajas.

3. Procedimientos de custodia (evitar robos, perdidas).

4. Procedimientos para su mantenimiento preventivo y correctivo.

5. Procedimientos para la valuación.

6. Debe posibilitar la reasignación de bienes.

Cada institución pública llevará un inventario de bienes de uso y de

consumo.

Un registro auxiliar a éstos será el registro analítico de bienes, que

debe permitir conocer de cada bien su estado de conservación, su

dependencia y ubicación geográfica y los responsables de su

mantenimiento y custodia.

El Organismo Nacional de Administración de Bienes, como órgano

descon centrado, depende de la Secretaría de Obras Públicas.

Su responsabilidad primaria consiste en coordinar políticas, normas y

procedimientos relacionados con la administración de bienes físicos del

Estado Nacional y mantener el control permanente de la actividad

inmobiliaria estatal.

ACCIONES:

Proponer políticas y procedimientos respecto de la utilización y

disposición de los bienes físicos del Estado Nacional y administrar

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un SISTEMA DE INFORMACIÓN Y EVALUACIÓN de su

cumplimiento.

Proponer e implementar la realización del inventario general de

bienes del Estado Nacional.

Pronunciarse con carácter previo, en toda decisión relativa a la

disposición de los inmuebles.

Realizar análisis de factibilidad económica y financiera de

locaciones y concesiones.

Efectuar saneamientos y perfeccionamiento dominial, catastral y

registral; y requerir acciones judiciales para preservar el patrimonio

inmobiliario estatal.

2.- GESTIÓN PATRIMONIAL. BIENES DE DOMINIO PÚBLICO Y PRIVADO

circunstancia de ser el Estado una Hacienda de consumo en su núcleo

central, de condiciones erogativas, no excluye la necesidad de que

disponga de un patrimonio, o sea, de un conjunto de bienes económicos,

con el objeto de organizar y prestar los servicios públicos que constituyen

el fundamento de su existencia y s finalidad primordial.

Gestión patrimonial o gestión de los bienes es el conjunto de funciones

que el Estado cumple en relación a su patrimonio.se ocupa de los bienes

de posesión estática, tiende a la conservación de esos elementos, en el

sentido físico y en el jurídico; y los utilizan en la prestación de los servicios

públicos, ya e forma de instrumentos materiales de esos servicios, ya

como fuentes de entradas monetarias.

Patrimonio es el conjunto de activos que posee una persona y el pasivo

que pesa sobre ella, en un momento dado.

Si analizamos el concepto de patrimonio que da el Código Civil, “el

conjunto de bienes de una persona constituyen su patrimonio”; siendo

bienes las cosas y los objetos inmateriales susceptibles de valor,

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parecería que se trata de de una definición incompleta, por cuanto

integraría el patrimonio solo el activo.

Sin embrago, los doctrinarios sostienen que el legislador al utilizar la

palabra bienes, hacía referencia a una antigua acepción de bienes, que

era sinónimo de remanente, es decir, lo que queda después de deducir al

patrimonio las deudas que pesan sobre el mismo.

Así, en el orden privado, el patrimonio de una persona esta representado

como la universalidad jurídica de sus derechos reales y de sus derechos

personales bajo la relación de un valor pecuniario, es decir como bienes.

Universalidad de derecho significa homogeneidad:

Cualitativa: del vínculo que los une a las personas a las que

pertenecen.

Cuantitativa: con relación a su valoración por una medida común;

el dinero.

Sin embrago, este concepto no es aplicable a la Hacienda Pública,

porque:

No resulta posible valuar en dinero algunos elementos del activo,

como ocurre con la mayor parte de los bienes del dominio público.

Los bienes del Estado no están relacionados con éste por el mismo

vínculo jurídico; algunos son de derecho público y otros de derecho

privado.

No se puede concebir el patrimonio del Estado por el conjunto de bienes y

obligaciones.

No se puede presentar un balance de activo y pasivo que tenga el mismo

significado que en el amito privado; más aún porque la capacidad de pago

del Estado está dada fundamentalmente por su capacidad de exigir el

pago de impuestos.

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La Ley de Contabilidad definía a la Gestión Patrimonial diciendo que es la

administración, utilización y conservación de determinados bienes que,

siendo susceptibles de posesión estática y de ser utilizados como

instrumento material de los servicios públicos o como fuente de rentas,

pertenecen al Estado.

Los bienes de dominio público son los bienes que están

afectados al uso de los habitantes del país dentro de las

condiciones impuestas por leyes y/o reglamentos.

Son inalienables, imprescriptibles e inembargables, mientras no sean

desafectados como bienes de dominio público.

Pueden ser naturales (mar territorial, lagos, playas) o artificiales (puentes,

caminos y cualquier otra obra pública construida para utilidad o

comodidad pública)

Los bienes de dominio privado no están sujetos al uso público,

salvo que estén afectados a un servicio público. Estos bienes están

sujetos a las mismas restricciones que los bienes de dominio

público (inalienables, imprescriptibles, inembargables). Estos

bienes, aunque no son indispensables para la prestación de

servicios públicos, pueden ser utilizados para obtener rentas o para

disminuir gastos.

Se clasifican en inmuebles (disponibles y no disponibles), muebles,

semovientes e inmateriales. El estado los ha adquirido por distintas vías,

para cumplir adecuadamente sus fines, puede ser por medios

contractuales, por la apropiación o por cualquier otro modo. Pueden ser

tierras fiscales, terrenos, edificios para la prestación de servicios, etc.

El Estado ejerce sobre estos bienes un derecho comparable a derecho de

propiedad.

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3.- EL PATRIMONIO DEL ESTADO COMO MATERIA ADMINISTRABLE

A) Definición. Inventario de los bienes que lo forman. Clasificación y Valuación

Se denomina patrimonio del estado a la administración, utilización y

conservación de un conjunto de bienes considerados como materia

administrables, que siendo susceptibles de posesión estática y de ser

utilizado como instrumento material de los servicios públicos o como

fuentes de rentas, pertenecen al estado.

Características distintivas

El concepto de patrimonio del Estado hace una abstracción de las

deudas o pasivos.

No incluye el dinero, tampoco a los bienes que no son cosas,

exceptuando los derechos inmobiliarios y algunos mobiliarios,

títulos, acciones.

La determinación de la consistencia del patrimonio del Estado no

tiende a definir su solvencia o a fijar su capital en un momento

dado, sino a deslindar la materia administrable y asignar

responsabilidades.

Se acepta integrado por un conjunto de bienes para poder

valuarlos, aunque no exista homogeneidad en el vinculo que los

une con el Estado, teniendo en cuanta su aptitud para ser

considerado como objeto de posesión estática, y dentro de este,

como instrumento de servicios públicos o como fuente de

recursos.

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No tiende a definir su solvencia ni a fijar su capital.

El patrimonio de las entidades descentralizadas o haciendas

anexas forma parte integrante de l Hacienda del Estado.

Inventario de los bienes que lo forman

El concepto de inventario de la contabilidad pública es distinto del de la

contabilidad general.

Para la Contabilidad General es la descripción formal, detallada y

ordenadamente clasificada de todos los bienes y de todas las

obligaciones que integran el patrimonio de un sujeto económico, con

expresión del valor en unidades monetarias, asignadas en forma racional

con el fin de hallar el patrimonio neto.

En la Contabilidad Pública constituye una simple descripción de los

componentes del dominio público y del dominio privado del Estado, con

asignación de valores racionales en el caso de algunos de los bienes y

con miras a efectuar un adecuado control de gestión patrimonial en la

Hacienda Pública.

Para confeccionar un inventario de los bienes del Estado se deben

resolver 2 problemas técnicos-contables; uno de ellos es la clasificación

de los bienes, y el otro es la determinación del criterio de valuación a

aplicar.

Clasificación y Valuación

Confección del Inventario

BIENES DE DOMINIO PÚBLICO

1. Dominio Público Natural: resulta difícil y hasta a veces imposible

valuar en dinero la mayor parte de los bienes de dominio público.

No obstante, por ello no debe excluírselos del inventario, pues su

exacto conocimiento es necesario ya que el Estado tiene el deber

de conservarlos y de utilizarlos en la medida máxima posible,

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aunque el asiento respecto de ellos asuma solo la forma de

catalogo descriptivo no valorizado. Ej.: bahías, ensenadas, puertos,

ancladeros, ríos y sus cauces, playas del mar, lagos navegables,

etc.

2. Dominio Público Artificial: el inventario de los caminos, canales,

puentes, y en general las obras realizadas por el Estado para

utilidad o comodidad común de sus habitantes, debe ser valorizado

al costo. Se entiende por costo el importe de las inversiones

hechas en la obra hasta habilitarla para el fin para el cual fue

realizada y los importes de las inversiones hechas para ampliarla o

mejorarla y no así las erogaciones por conservación,

mantenimiento o renovación. No deben admitirse ni computarse

amortizaciones u otras disminuciones de naturaleza semejante. De

tal modo, el precio de costo se mantendrá invariable.

BIENES DE DOMINIO PRIVADO

1. Inmuebles No Disponibles: por ser inalienables en virtud de

disposiciones legales expresas o por el uso al que están afectados en ese

momento. El criterio de valuación es el mismo que para los bienes de

dominio público artificial.

2. Inmuebles Disponibles: por no estar afectados a un servicio público, ni

hallarse fuera del comercio por una disposición especial, pueden ser

enajenados. La valuación se basa en el valor corriente - valor venal

(probable de realización). Si están destinados exclusivamente a producir

renta, puede tomarse como representativo el valor actual resultante de

capitalizar la renta a producir.

3. Efectos, especies y semovientes: su inventario también debe ser

valorizado y no solo descriptivo. Conviene establecer los valores sobre la

base de tarifas especiales, llamadas a facilitar la fiscalización central.

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4. Bienes Inmateriales: el inventario de derechos inmobiliarios, créditos,

títulos de renta, acciones, participaciones en empresas privadas

semipúblicas y otros valores, son muy importantes para el Estado. Por

tanto, conviene escribirlo por su valor real o corriente en el momento, sin

perjuicio de expresar también su valor nominal.

Consideraciones Complementarias

Los inventarios también deben contener una descripción física (especie,

calidad, extensión, etc.) de cada uno de los bienes, suficiente para

identificarlos. También debe contener una mención exacta del derecho del

Estado sobre ellos y de los derechos de terceros que lo limitan o

acompañan.

Los inventarios deben ser realizados por las reparticiones que son

responsables de su custodia, pero deben ser controladas, en los aspectos

técnicos - contables, por funcionarios ajenos a ellas.

Los inventarios parciales deben ser comunicados al órgano central de

control para su acumulación, coordinación y utilización en las

verificaciones contables correspondientes.

Respecto de los bienes valorizados al costo, se suscita la cuestión de

expresarlos a moneda de poder adquisitivo del momento en que se

confecciona el inventario, requiriendo efectuar algunos ajustes.

Otra Clasificación

DE LOS BIENES DEL ESTADO EN GENERAL

a) Disponibles: bienes que pueden ser objeto de una operación

financiera, venta, permuta, etc., aunque para efectuarla se requiera

de una ley especial o autorizadora o cumplir con determinadas

formalidades.

b) No Disponibles: esto es inalienables, ya sea por su condición

jurídica, por disposición de una ley, o por el uso al cual están

afectados en el momento.

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c) Fructíferos: cuando procuran al Estado entradas de dinero o le

evitan un gasto, que de otra forma debería afrontar.

d) Infructíferos: no producen rentas para el Estado, ni le evitan gastos,

aunque sean de utilidad para los habitantes a cuyo uso están afectados.

I. DE LOS BIENES MUEBLES EN PARTICULAR

a) Destinados al uso más o menos perdurable: por la condición de

que no dejan de existir en el primer uso que de ellos se hace,

aunque sean susceptibles de consumirse o deteriorarse después

de un tiempo.

b) Destinados al consumo: su existencia termina con el primer uso.

c) Materias Primas: destinadas a ser transformadas por la industria

del Estado.

B) Gestión de los bienes. Actos en que se traduce. Puntos de Contacto con la Gestión Financiera

Gestión de los bienes. Actos en que se traduce

Conjunto de actos de los órganos administrativos de la Hacienda Pública

encaminados a la conservación y utilización de los bienes susceptibles de

posesión estática.

Los actos de gestión pueden reducirse a dos grupos fundamentales:

Actos de conservación

Actos de utilización

La conservación en el aspecto material procura mantener en su integridad

física la estructura natural o artificial de los bienes, restituirla o mejorarla

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en su caso, de modo que tales bienes sean permanentemente aptos para

la atención de los servicios públicos.

La conservación en el aspecto jurídico se refiere a la defensa del derecho

subjetivo de dominio que el estado posee sobre sus bienes:

Actos de imperio, por vía de los cuales el estado actúa

coactivamente y se impone frente a los avances de terceros que

pretenden desconocer sus derechos sobre los bienes.

Acciones judiciales, mediante las cuales el estado recurre a los

órganos jurisdiccionales para obtener de ellos la protección del

goce de sus derechos.

La utilización de los bienes en sentido físico se refiere al uso material, a la

transformación y al consumo de los elementos.

En el sentido jurídico, tal utilización busca obtener de los bienes las

mayores ventajas financieras. Trata de convertirlos en fuentes de renta o

en instrumentos mediante los cuales el poder público evite ciertos gastos.

Puntos de Contacto con la Gestión Financiera

Administración financiera: actividad del estado tendiente a la

percepción de recursos para satisfacer necesidades públicas

(poder de imposición, arrendamiento o venta de sus bienes no

requeridos para a prestación de los servicios). Toda salida de

dinero, independientemente de su incidencia sobre el patrimonio

del estado, es un gasto, así como toda entrada pecuniaria es un

recurso para el tesoro.

Administración patrimonial: algunos gastos se traducen en la

incorporación de bienes al patrimonio y algunos recursos

financieros significan, a su vez, disminución de la cuantía del

patrimonio de la Hacienda Pública.

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4.- ADMINISTRACIÓN DE EFECTOS Y ESPECIES

Especies

Comprenden los bienes para el consumo inmediato y aquellas destinadas

a la transformación o elaboración (materias primas).

Efectos

Destinados a la formación de stock. Los artículos destinados al consumo

entran en la categoría de efectos mientras permanezcan en stock en los

almacenes y pasan a ser especies de consumo cuando los recibe, para

su aplicación, la repartición usuaria.

El art. 52 de la ley de contabilidad establece que cada jurisdicción tendrá

a su cargo la administración de los bienes muebles y semovientes

asignados a los servicios de su dependencia.

La Ley 18.142 modificó el primitivo Art. 53 de la ley de Contabilidad y le

dio el siguiente texto: “La autoridad superior en cada poder podrá

conceder el uso precario y gratuito de inmuebles afectados a su

jurisdicción y que por razones circunstanciales no tengan destino útil,

cuando le sean requeridos por organismos públicos o por instituciones

privadas, legalmente constituidas en el país, para el desarrollo de sus

actividades de interés general.

Podrá, asimismo, autorizar la transferencia patrimonial, sin cargo, de

materiales y elementos de una jurisdicción administrativa a otra. Cuando

dicha transferencia deba realizarse dentro de una misma jurisdicción

administrativa será dispuesta por la autoridad que a esos efectos se

designe reglamentariamente.

En caso de que dichos materiales y elementos estuvieran en desuso o en

condición de rezago también podrán cederse sin cargo, previa

autorización del Poder Ejecutivo y en jurisdicción de los poderes

Legislativo y Judicial por el presidente de la pertinente Cámara o por el de

la Corte Suprema de Justicia de la Nación, respectivamente, a solicitud de

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organismos públicos o de instituciones privadas, legalmente constituidas

en el país, para el desarrollo de sus actividades de interés general.

Si el valor de esos materiales y elementos fuera inferior a $250.000, la

autorización referida podrá ser acordada por el ministro, comandante en

jefe o secretario respectivo.”

5.- REGISTROS PATRIMONIALES PERMANENTES, LOCALES Y CENTRALES

Para determinar la consistencia material y jurídica del patrimonio del

Estado es indispensable la existencia del inventario. El punto de partida

de la contabilidad patrimonial es el inventario inicial. Mediante la

comparación de los estados patrimoniales sucesivos se puede determinar

las variaciones cuantitativas y cualitativas del patrimonio. Pero ello no es

suficiente, es imprescindible seguir la marcha de tales variaciones a

medida que ellas se producen, razón por la cual es evidente la necesidad

de contar con una contabilidad patrimonial fundada en el inventario

permanente.

La implantación y funcionamiento de la contabilidad patrimonial del

Estado, impone el cumplimiento de dos etapas complementarias:

a. Relevamiento de un inventario inicial y luego periódicos

inventarios físicos de verificación.

b. Organización de registros locales y centrales para actualizar las

cifras periódicas.

Se requiere una contabilidad analítica en cada jurisdicción o entidad con

el objeto de mantener un registro de las operaciones relativas al

movimiento de los bienes de posesión estática y una contabilidad sintética

centralizada en la Contaduría General de la Nación.

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La doctrina de la contabilidad pública ha enunciado los preceptos

generales a tener en cuenta para organizar un sistema eficaz de

registración y control de los bienes del Estado.

Con respecto a los bienes muebles es menester su uniformación,

normalización, tipificación o estandarización ya que la conveniencia no es

solo por fines contables sino también a los fines económicos, con miras a

racionalizar los elementos utilizados y obtener todas las ventajas de la

centralización y concentración de las compras. Deben establecerse

reglamentos orgánicos y catálogos técnicos que especifiquen los

caracteres que indispensablemente deben reunir los efectos y demás

bienes muebles.

Para ello es conveniente formar una comisión técnica cuya misión

consiste en establecer los elementos básicos requerido por las distintas

oficinas y luego se realice una catalogación, esto es, la confección de una

nomina, catalogo o relación, que incluya todos los bienes muebles, desde

los útiles de oficina hasta los artículos de consumo. Ese catalogo, una vez

aprobado, debe ser de uso obligatorio para que nadie solicite elementos

que no se encuentren allí incluidos. De ser necesario adquirirse algún

elemento no mencionado en el catalogo deberá solicitarse previamente su

inclusión.

La catalogación facilita los tramites de las compras del Estado, porque en

las licitaciones no es necesario confeccionar pliegos detallados: basta con

hacer referencia al nombre y número que en el catalogo corresponden al

artículo de que se trate.

La tercera etapa, luego de la uniformación y catalogación, es la

determinación de valores fijos. Al margen del precio de compra del

artículo se le asigna un valor fijo de tarifa, para utilizar en ocasión de las

operaciones de control. Una vez establecido, ese valor no variará (salvo

en épocas de inflación en que debe actualizarse), cualquiera fuere el

costo de reposición de los bienes.

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En cuanto a la centralización de las compras o suministros en una oficina

central tiene fines económicos y significación contable y administrativa,

pues permite instituir un control eficiente en matera de compras.

La finalidad de establecer almacenes centrales junto a cada oficina de

suministros es doble: por un lado tiende a evitar las compras esporádicas,

realizadas con apremio en el momento en que se presenta la necesidad.

La más elemental norma de previsión exige almacenar los artículos de

uso habitual por el Estado, a fin de evitar para la administración, los

inconvenientes de su eventual escasez. La formación de stocks resulta

más fácil y representa menor suma de inmovilizaciones cuando los

artículos se hallan uniformados. La segunda finalidad consiste en hacer

que todo artículo que deba entregarse para su aplicación a determinada

oficia pase, real o figuradamente, por el almacén, lo que es importante

porque permite un mejor control de la gestión patrimonial.

CONCEPTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES.

Es la forma cómo se administran la materia prima, bienes en proceso o bienes

terminados (no el dinero): cuánto necesito de ese bien, cuándo lo voy a utilizar,

en qué cantidades se va a usar, en qué cantidades lo debo comprar, dónde lo

voy a almacenar, quién lo va a suplir, a qué precios, cuánto debo tener en

stock, cuál son las cantidades mínimas y máximas que debo tener etc.

OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES.

El objetivo de la administración de los recursos materiales es abastecer, en

cantidad y calidad, los recursos que el sistema productiva requiere, lo más

pronto posible y con el menor costo.

FUNCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES.Sus funciones son planear, coordinar, controlar y evaluar las actividades

relacionadas con la administración de los recursos materiales así como la

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prestación de los servicios generales de la institución conforme a las normas y

lineamientos establecidos por dicha institución.

ELEMENTOS QUE LA INTEGRAN.

Aquí quedan comprendidos el dinero, las instalaciones físicas, la maquinaria,

los muebles, las materias primas, etc.

NECESIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES.

La obtención del máximo de beneficio con el mínimo de costo, es decir, a

través de aplicar la planeación, la organización, la dirección y el control de los

recursos materiales se podrá tener mejores opciones para el logro del objetivo

fundamental de la administración de cualquier negocio.

ALMACÉN:

Responsabilidades del almacenista.Custodiar las mercancías, llevar registro de sus movimientos, que

no se deteriore la mercancía, tener siempre la mercancía que se

necesita (ya sea para su venta o consumo del propio negocio),

CRITERIO DE ECONOMÍA EN LA COMPRA DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

En toda transacción de bienes o servicios, así como en las demás actividades

de gestión, deberá tenerse presente, el criterio de economía.

COMENTARIO: En su sentido más amplio economía en la gestión de un entidad

pública, significa, administración recta y prudente de los recursos

públicos. Es decir, orden en el gasto presupuestal, ahorro de

trabajo, dinero, buena distribución de tiempo y otros asuntos.

La adquisición económica implica, adquirir bienes y/o servicios, en

calidad y cantidad apropiada, y al menor costo posible. Asimismo,

las actividades en una entidad deben efectuarse asegurando los

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costos operativos mínimos, sin disminuir la calidad de los servicios

brindados.

Corresponde a la administración, impartir las políticas necesarias,

que permitan al personal encargado de los procesos de

adquisición de bienes y prestación de servicios adoptar la

aplicación del criterio de economía en sus actividades.

UNIDAD DE ALMACÉN

Todos los bienes que adquiera la entidad debe ingresar físicamente a través de

la Unidad de Almacén, antes de ser utilizados.

TOMA DE INVENTARIO FÍSICO

Cada entidad debe practicar anualmente inventarios físicos de los activos fijos,

con el objeto de verificar su existencia física y estado de conservación.

BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO

Los bienes de activo fijo que por diversas causas, han perdido utilidad para la

entidad, deben ser dados de baja oportunamente.

MANTENIMIENTO DE BIENES DE ACTIVO FIJO

La administración de la entidad debe preocuparse en forma constante por el

mantenimiento preventivo de los bienes de activo fijo, a fin de conservar su

estado óptimo de funcionamiento y prolongar su período de vida útil.

ACCESO, USO Y CUSTODIA DE LOS BIENES

Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la entidad,

el que debe asumir responsabilidad por su buen uso, conservación, y custodia,

de ser el caso.

PROTECCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO

Deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar y extinguir

las causas que pueden ocasionar daños o pérdidas de bienes públicos.

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