administración electrónica - USC · 7 administración electrónica I INTRODUCIÓN A...
60
administración electrónica CRITERIOS PARA A IMPLANTACIÓN DA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA NA USC
Transcript of administración electrónica - USC · 7 administración electrónica I INTRODUCIÓN A...
administraciónelectrónica
CRITERIOS PARA A IMPLANTACIÓN DA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA NA USC
CRITERIOS PARA A IMPLANTACIÓN DA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA NA USC
55
5
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
5
INTRODUCIÓN .........................................................................7
MODELO FUNCIONAL ......................................................... 13
1.Modelo funcional da Administración Electrónica na USC ........... 13
2.Criterios para definir o alcance daadministración Electrónica na USC e a reformulación de procesos e procedementos ............................................................................16
3.Modelo de implantación: metodoloxía ......................................24
4.Vías de implantación de procedementos electrónicos ................25
5.Medios de identificación e autenticación dixital ........................ 29
6.Comunicacións electrónicas na usc ............................................30
7.Sistema de xestión documental electrónica, expediente electrónico e arquivo ....................................................................32
MODELO ORGANIZATIVO NO QUE SE APOIA O PROXECTO ....................................................... 33
1.Niveis organizativos .................................................................. 33
2.Canles de comunicación á cidadanía ..........................................41
MODELO NORMATIVO ........................................................43
MODELO TECNOLÓXICO ....................................................47
1. FRONT OFFICE (VISTA PÚBLICA) .............................................47
2.BACK OFFICE (VISTA INTERNA) ............................................... 48
3. PLATAFORMA DE SERVIZOS ...................................................50
VI MODELO DE CALIDADE .......................................................... 51
VII MODELO DE FORMACIÓN .....................................................55
1.Curso para formadores .............................................................56
2.Curso básico en administración electrónica ...............................56
3.Curso avanzado en xestión de procesos e Administración Electrónica ...................................................................................56
PLAN OPERATIVO DE IMPLANTACIÓN ...........................59
7
7
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
I INTRODUCIÓN
A Administración Electrónica é unha denominación coloquial para referirse ao recoñecemento do dereito da cidadanía a relacionarse coas administracións pú-blicas por medios electrónicos, e as actuacións nece-sarias para aseguralo.
Tal dereito foi recoñecido pola Lei 11/2007, de 22 de xuño, que, ademais, regulou os aspectos básicos da utilización das tecnoloxías da información nas distin-tas actividades das administracións e na relación recí-proca entre estas e os particulares.
Tal dereito concrétase en que a cidadanía poderá utilizar medios electrónicos:
1. Para exercer os dereitos previstos no artigo 35 da Lei 30/1992, de Réxime xurídico das Adminis-tracións Públicas e do Procedemento adminis-trativo común (a saber: a)
A coñecer, en calquera momento, o estado da tramitación dos procedementos nos que teñan a condición de interesados, e obter copias de documentos contidos neles. b) A identificar as autoridades e o persoal ao servizo das Adminis-tracións Públicas baixo cuxa responsabilidade se tramiten os procedementos. c) A obter copia se-lada dos documentos que presenten, achegán-doa xunto cos orixinais, así como á devolución destes, salvo cando os orixinais deban obrar no procedemento. d) A utilizar as linguas oficiais no territorio da súa Comunidade Autónoma. e) A formular alegacións e a achegar documentos en calquera fase do procedemento anterior ao
8
9
IN
TROD
UCIÓ
N
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
trámite de audiencia, que deberán ser tidos en conta polo órgano competente ao redactar a proposta de resolución. f) A non presentar do-cumentos non esixidos polas normas aplicables ao procedemento de que se trate, ou que xa se atopen en poder da Administración actuante. g) A obter información e orientación acerca dos requisitos xurídicos ou técnicos que as disposi-cións vixentes impoñan aos proxectos, actua-cións ou solicitudes que se propoñan realizar. h) Ao acceso aos rexistros e arquivos das Adminis-tracións Públicas nos termos previstos na Cons-titución e nas leis. i) A ser tratados con respecto e deferencia polas autoridades e funcionarios, que haberán de lles facilitar o exercicio dos seus dereitos e o cumprimento das súas obrigas. j) A esixir as responsabilidades das Administracións Públicas e do persoal ao seu servizo, cando así corresponda legalmente.)
2. Para obter informacións, realizar consultas e alegacións, formular solicitudes, manifestar consentimento, entablar pretensións, efectuar pagos, realizar transaccións e opoñerse ás reso-lucións e actos administrativos.
Para iso, é indispensable permitirlle á cidadanía reali-zar as súas xestións por medios electrónicos. Tal cousa fai necesario que cada administración dispoña dunha “Sede Electrónica”, é dicir, un enderezo electrónico ac-cesible para a cidadanía a través de redes de telecomu-nicacións cuxa titularidade, xestión e administración corresponda a administración, órgano ou entidade no exercicio das súas competencias, que incorpore:
9 IN
TROD
UCIÓ
N
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
1. Un sistema de identificación e autenticación electrónica da cidadanía e das autoridades e persoal ao servizo das administracións.
2. Un rexistro electrónico que lle permita á cidada-nía a presentación de calquera solicitude, escrito ou comunicación.
3. Unha información electrónica sobre os procede-mentos administrativos da institución.
4. Un sistema electrónico de seguimento por parte dos particulares do estado de tramitación dos expedientes que lles afectan.
Obxectivamente, a AE supón a culminación dun pro-gresivo proceso de incorporación das TIC ao ámbito administrativo, levado a efecto nos últimos trinta anos, de xeito que moitos procedementos e activida-des actualmente desenvolvidas polas distintas admi-nistracións teñen un grao de automatización que faci-lita a relación entre administración e administrado por medios electrónicos.
Neste sentido, a implementación da xestión elec-trónica é unha oportunidade para de redeseñar e simplificar a tramitación, acadando un maior grao de automatización.
1. ESTRATEXIA DA USC PARA IMPLANTAR A AE
A USC incorporou ao seu plan estratéxico 2011-2020 unha liña estratéxica para acadar unha xestión simple, eficaz e transparente dos medios dos que dispón que, na concreción dos seus obxectivos, insistiu na exten-sión de uso de novas ferramentas TIC, na simplifica-ción da xestión administrativa e na adaptación da es-trutura organizativa e de goberno da universidade a unha xestión máis áxil e eficaz.
11
10
11
IN
TROD
UCIÓ
N
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
En desenvolvemento desa formulación estratéxica, o III PETIC, para o período 2012-2015, incorporou unha liña específica, a 3, dirixida aos SISTEMAS DE XES-TIÓN UNIVERSITARIA e SERVIZOS DE ADMINISTRA-CIÓN ELECTRÓNICA, que definiu un obxectivo con-creto, o 3.1. consistente en promover a administración electrónica. Ese obxectivo desprégase en seis accións:
3.1.A: definir un novo modelo organizativo e tecnoló-xico que revise funcións, procedementos, competen-cias e responsabilidades no novo marco de adminis-tración electrónica. Esta iniciativa será impulsada pola Comisión de Administración Electrónica e aprobada polo reitor.
3.1.B: establecer a metodoloxía que institucional-mente se aplicará no proceso de revisión sistemática dos procedementos para a súa simplificación e trami-tación electrónica.
3.1.C: poñer en marcha a Sede Electrónica da USC, executando o proxecto técnico da Sede, aprobando a regulamentación correspondente e analizando as po-sibles solucións técnicas de arquivo electrónico.
3.1.D: levar a cabo a reenxeñaría sistemática dos pro-cesos de xestión que se determinen, aplicando os cri-terios que se definan corporativamente nas principais áreas de xestión da USC.
3.1.E: elaborar un plan de Adecuación ao Esquema Nacional de Interoperabilidade.
3.1.F: promover accións formativas dirixidas a que o persoal implicado adquira tanto habilidades no uso de ferramentas básicas de AE como coñecementos prác-ticos que lles permitan abordar a súa implantación efectiva.
11
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
11
En execución deste conxunto de previsións, a Comi-sión de Administración Electrónica da USC adoptou a decisión de completar a implementación da AE en set-embro de 2015. Para iso, definiu a seguinte estratexia:
1. Poñer en funcionamento de xeito inmediato a Sede Electrónica coas súas ferramentas bási-cas (rexistro, taboleiro, información de proce-dementos e seguimento de expedientes), para as cales xa están dispoñibles os recursos tecno-lóxicos necesarios, de forma que se asegure a posibilidade de incorporación progresiva á AE dos distintos procedementos e utilizar a apli-cación de sinatura electrónica de documentos administrativos
2. Ir incorporando progresivamente os procede-mentos administrativos informatizados na Sede, ditar as instrucións para asegurar a relación en-tre a Sede Electrónica e os distintos servizos e unidades que tramitan expedientes non infor-matizados e establecer a estratexia para a rede-finición dos procedementos para establecelos en formato electrónico. O obxectivo final da USC é o de automatizar e informatizar o fluxo com-pleto de xestión dos distintos procedementos.
Para posibilitar a execución desa estratexia, conside-rouse indispensable dispoñer dun MODELO definido de Administración Electrónica na USC que concrete (1) o seu modelo funcional por medio do desenvolve-mento e concreción dos criterios para definir o alcance da AE na institución e a reformulación de procesos e procedementos, da metodoloxía de implantación, a das vías para abordala; (2) o modelo organizativo no que se apoia o proxecto; (3) o seu modelo normativo;
13
12
13
IN
TROD
UCIÓ
N
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
(4) o tecnolóxico; (5) o de calidade; e (6) o de forma-ción.
A elaboración dese MODELO, que establece os crite-rios de obrigado cumprimento na USC para asegurar a implantación da administración electrónica e o cum-primento dos compromisos institucionais adquiridos neste ámbito, foi abordada pola Comisión Técnica de Administración electrónica durante os meses de fe-breiro e marzo, que o someteu a consideración da Co-misión de Administración Electrónica o 10 de abril de 2013, onde foi aprobado.
13
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
13
II MODELO FUNCIONAL
1. Modelo funcional da Administración Electrónica na USC
A implementación da AE na USC esixe o desenvolve-mento dinámico de distintos procesos cruzados baixo dúas perspectivas, a interna e a externa. Os procesos son os seguintes:
a) Os estratéxicos, que serven para identificar, de-finir e avaliar as plataformas de atención e cons-truír o modelo de xestión da Sede Electrónica.
b) Os de desenvolvemento e mantemento técnico, que constrúen e materializan as plataformas de produción, e deseñan, desenvolven e implantan a Sede Electrónica e as solucións evolutivas e correctivas necesarias para, asegurar a súa dis-poñibilidade operativa permanente.
c) Os de xestión, que aseguran que os responsa-bles e demais usuarios internos aborden os tra-ballos de revisión e simplificación dos seus pro-cedementos, así coma a súa incorporación na Sede Electrónica.
d) Os de operación, produción e atención, que per-miten executar o sistema para obter o servizo final e proporcionar actividades de soporte ao usuario final.
14
15
M
ODEL
O FU
NCIO
NAL
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
O xeito en que eses procesos se coordinan desde a perspectiva interna e externa, pode verse neste dia-grama:
A relación entre estes procesos e a estrutura orgánica para a implantación da AE na USC é a seguinte:
1. Corresponderán ao nivel de dirección (Comisión de AE e Comisión Técnica de AE) os procesos es-tratéxicos e de dirección, que inclúen as tarefas de:a. Identificar necesidades (é dicir, requirimentos
da organización, anticipación á demanda e in-novación de servizos), así como detectar as ten-dencias da AE.
b. Realizar a definición estratéxica de solucións de servizos electrónicos.
c. Definir, deseñar, desenvolver, despregar, for-mar, dirixir e avaliar o modelo de AE.
d. Programar alianzas (externas e internas) ou Networking.
15 M
ODEL
O FU
NCIO
NAL
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
e. Promover e difundir as solucións de servizos electrónicos baixo criterios corporativos.
f. Xestionar a calidade do sistema (seguimento, indicadores e cadro de mando).
g. Realizar a xestión económica da AE (planifica-ción orzamentaria global, e financiamento).
h. Realizar a xestión do equipo de persoas e unida-des a implicar na implementación da AE.
2. Corresponderán á Comisión técnica de AE e aos responsables da Sede Electrónica os procesos de desenvolvemento e mantemento (que inclúen a identificación, definición, deseño, desenvolve-mento, implantación, formación e avaliación dos proxectos de desenvolvemento, tanto os iniciais como os evolutivos e correctivos, da propia SEDE e dos seus módulos de atención e de xestión do-cumental, a identificación, definición, deseño, im-plantación, difusión e avaliación dos proxectos de desenvolvemento de normativa, ferramentas e metodoloxías relativas a procedementos, modelos e estándares) e os procesos de xestión (que inclúe a xestión dos contidos e servizos comúns, a do so-porte técnico, a coordinación e dinamización da rede, a detección de necesidades, o Benchmarking interno, a consultaría e asesoría aos servizos e a formación a usuarios).
3. Corresponderán aos servizos e unidades da USC, co apoio dos responsables da Sede electrónica e da estrutura de apoio a execución dos procesos de operación, produción e atención, que inclúen tanto as tarefas de xestión das distintas fases dos procedementos administrativos (incoación, instru-ción, resolución), e a información ao administrado
16
17
M
ODEL
O FU
NCIO
NAL
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
respecto a estes, como a modelado, reenxeñaría e revisión dos propios procedementos incorpora-dos á Sede en base á metodoloxía derivada dos sistemas xestión de calidade e mellora continua de cada área de acción administrativa e da propia Sede Electrónica.
2. Criterios para definir o alcance da administración Electrónica na USC e a reformulación de procesos e procedementos
O establecemento do modelo funcional da Adminis-tración electrónica na USC, no que atinxe ao alcance da AE e á reformulación de procesos e procedemen-tos, debe partir dunha conceptualización xeral da acti-vidade administrativa desenvolvida na institución.
2.1. CONCEPTUALIZACIÓN XERAL
A USC, en tanto que suxeito e operador administra-tivo, desenvolve actividades e exerce roles que se po-den agrupar en tres categorías:
1. A primeira, como responsable directa dunha po-testade administrativa ou como delegada de ou-tras administracións, a USC actúa como unha au-toridade administrativa fronte aos particulares que son usuarios dos seus servizos, que a provén de bens ou servizos, ou que traballan para a insti-tución e participan na súa gobernanza.
Tal categoría concrétase na relación con:• Alumnado, para o desenvolvemento da súa acti-
vidade académica, e de acceso a axudas e servi-zos de apoio internos e externos.
17 M
ODEL
O FU
NCIO
NAL
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
• Empresas ou particulares que usan ou explotan resultados de investigación mediante fórmulas de transferencia (autorizacións, contratos ou convenios, creación de spin-offs ou empresas mixtas, etc.)
• Empresas provedoras de bens e servizos (en réxime de dereito administrativo, ou como co-laboradoras no desenvolvemento do servizo pú-blico de ensino superior –por exemplo, prácticas en empresas-)
• Aspirantes a traballar e funcionariado e persoal da USC
• Membros da comunidade universitaria en tanto que participantes na formación dos órganos de goberno da institución e dos procesos electivos asociados.
2. A segunda, e aquela en que a USC ocupa a posi-ción de administrado fronte a outras administra-cións, tanto porque sexa a titular directa do inte-rese relacionado coa actividade (autorizacións de impartición de títulos, relacións financeiras coa administración territorial que prové de recursos..) ou porque é a persoa xurídica que da cobertura aos intereses de unidades, centros, grupos ou persoas que a integran.
Esta categoría concrétase en actividades como:• Solicitude electrónica e xustificación de subven-
cións e recursos económicos• Verificación e acreditación de estudos• Tramitación de autorizacións para actividades
diversas (académicas, económicas, de investi-gación, de servizos)
• Trámites de pagamento de impostos
18
19
M
ODEL
O FU
NCIO
NAL
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
• Xestión da vía de constrinximento da USC• Achega de datos e estatísticas
3 A terceira consiste nas actividades desenvolvidas para fornecer de información, xeralmente certifi-cada, aos membros da comunidade universitaria e usuarios dos seus servizos para a relación dos mes-mos con outras administracións na súa condición de administrados das mesmas.
Esta categoría concrétase en actividades como:• Acreditación de datos para posibilitar o recoñe-
cemento por terceiros de dereitos profesionais dos membros da comunidade universitaria (Por exemplo, sexenios ou complementos retributi-vos autonómicos).
• Acreditación do desempeño profesional para facilitar a carreira académica ou investigadora, como son convocatorias de bolsas, de proxec-tos, de concursos de méritos ou de acreditación para o acceso a prazas docentes.
O tipo de información a acreditar é variada, indo dende o currículo laboral ou o desempeño de funcións de xestión e dirección, ata a pertenza a grupos de in-vestigación, á produción científica xerada, aos resul-tados de actividades de investigación acadados, pa-sando polos resultados de satisfacción do alumnado co desempeño docente.
2.2. Características DO MODELO FUNCIONAL
En consideración do anterior, o modelo funcional da AE na USC debe ter en conta as necesidades dese conxunto de requirimentos, con independencia de
19 M
ODEL
O FU
NCIO
NAL
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
que se formule dando prioridade á primeira categoría de actividades.
Neste sentido, a implantación da xestión electró-nica dos procedementos debe fornecer de instrumen-tos eficaces, en primeiro lugar, para dar resposta ás necesidades dos administrados pero, tamén, a aque-las que ten a institución en tanto que “administrada” na relación con outras administracións ou fornecedora de información ao seu persoal para o seu doado des-empeño profesional fronte a terceiros.
Este modelo concrétase, fundamentalmente, en dúas cuestións:
2.2.1. As peculiaridades da reinxeñaría de procesos e procedementos
O artigo 34 da Lei 11/2007 establece os Criterios para a xestión electrónica deste xeito:
“A aplicación de medios electrónicos á xestión dos pro-cedementos, procesos e servizos irá sempre precedida da realización dunha análise de redeseño funcional e simplificación do procedemento, proceso ou servizo, no que se considerarán especialmente os seguintes aspectos:
a) A supresión ou redución da documentación re-quirida á cidadanía, mediante a súa substitución por datos, transmisións de datos ou certificaci-óns, ou a regulación da súa achega ao finalizar a tramitación.
b) A previsión de medios e instrumentos de parti-cipación, transparencia e información.
c) A redución dos prazos e tempos de resposta.
20
21
M
ODEL
O FU
NCIO
NAL
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
d) A racionalización da distribución das cargas de traballo e das comunicacións internas.”
No proceso de reenxeñaría de procesos e procede-mentos, as administracións que exercen potestades reguladoras e de policía administrativa desenvolven teorizacións e prácticas para a redución de cargas ad-ministrativas, definidas estas como as actividades de natureza administrativa que deben levar a cabo as per-soas físicas ou xurídicas para cumprir coas obrigas de-rivadas da normativa. Dentro destas inclúense tamén as actividades voluntarias derivadas da xestión da ac-tividade a desenvolver (por exemplo, no caso da USC, a asociativa, como poden ser a solicitude de subven-cións ou a inscrición voluntaria en rexistros por parte de asociacións estudantís).
Entre esas medidas, cabe destacar de xeito especí-fico a redución da frecuencia de certos actos adminis-trativos, a eliminación de redundancias e solapamen-tos, e a adecuación do cumprimento da carga segundo o principio de proporcionalidade (maiores controis ad-ministrativos para as actividades de maior risco e a re-dución ou supresión de determinados requisitos nas de risco menor).
Pola contra, nas administracións basicamente pres-tadoras de servizos, como é o caso da USC, a revisión de procedementos debe ter como obxecto a simplifi-cación ou supresión de trámites para os usuarios, ava-liando os que son estritamente necesarios, facendo máis sinxela e cómoda a súa cubrición (por simplifica-ción documental ou redución de frecuencias), e supri-mindo os innecesarios.
Para acadar ese obxectivo, nos procesos adminis-trativos da Universidade é necesario facer unha revi-sión crítica de cada procedemento para eliminar trá-
21 M
ODEL
O FU
NCIO
NAL
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
mites innecesarios ou irrelevantes, e revisar a relación entre procedementos de forma que sexa posible “re-ciclar” obrigas esixidas nuns para outros, eliminando repeticións.
En canto á simplificación documental, será necesa-rio analizar se a petición de datos ou documentos está xustificada para a natureza ou obxectivo do procede-mento, suprimindo as que non o estean e proporcio-nando alternativas máis doadas e sinxelas no caso de que si o estean, como:
• Substitución de achegas de documentación por declaracións responsables.
• Non solicitar documentos que xa obren en po-der da USC.
• Reducir a documentación que se debe achegar.• Simplificar formularios, unificar formatos e
dixitalizalos.En canto á redución de frecuencias na presentación
de datos e documentos ou na ampliación dos prazos de validez de licenzas, autorizacións, inscricións en rexistros, etc. no caso da USC moitas das actividades fronte a administrados están suxeitas a períodos pre-fixados, que fai difícil tal redución. Só parece viable identificar e analizar o innecesario de actualización de permisos para o uso de servizos que veñen derivados do mantemento da condición de membro da comuni-dade universitaria.
Pero tal reenxeñaría debe acentuar o valor do pro-cedemento e dos seus sistemas de xestión da informa-ción como medio para facilitar o desempeño de fun-cións de xestión da institución como “administrada” ou como “provedora” de datos e informacións aos propios membros da comunidade universitaria. co-munidade universitaria. Por exemplo, aproveitando a
22
23
M
ODEL
O FU
NCIO
NAL
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
información derivada dos procedementos para satis-facer as demandas de estatísticas oficiais que se lle di-rixen á Universidade, dende indicadores de actividade e rendemento aplicables a sistemas de financiamento ou acreditación e verificación de titulacións, ata da-tos para que os investigadores tramiten solicitudes para convocatorias competitivas ou recoñecementos curriculares.
Este é un dos aspectos que requiren maior atención, xa que hai moitos procesos que non teñen en conta esa derivada, xerando ineficiencias e dificultando o desempeño profesional dos membros da comunidade universitaria.
2.2.2. A garantía de interoperabilidade e uso de estándares de datos e fontes de información
Esta última cuestión lígase de xeito directo coa necesi-dade de usar estándares de datos, fontes de informa-ción externas tamén estándar ou de xeral uso e, obvia-mente, co requisito de asegurar a interoperabilidade con elas, especialmente as correspondentes con ad-ministracións públicas.
Neste sentido, o modelo de Administración Electró-nica da USC debe implicarse de xeito moi activo nas iniciativas e ferramentas derivadas das previsións es-tablecidas no Título Cuarto, da Lei 11/2007, relativo á Cooperación entre administracións para o impulso da administración electrónica e, en concreto, no es-tablecido no seu Capítulo II “Cooperación en materia de interoperabilidade de sistemas e aplicacións” (con-cretada na Interoperabilidade dos Sistemas de Infor-mación, no Esquema Nacional de Interoperabilidade e o Esquema Nacional de Seguridade, a rede de comu-
23 M
ODEL
O FU
NCIO
NAL
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
nicacións das administracións públicas españolas e na Rede integrada de Atención ao cidadán), e no Capítulo III “Reutilización de aplicacións e transferencia de tec-noloxías entre administracións”.
Igualmente, o Modelo funcional da AE da USC in-corporará os aspectos regulados no Capítulo VIII, rela-tivo a “Interoperabilidade e seguridade”, do Decreto 198/2010, de 2 de decembro, da Consellería de Pre-sidencia e Administracións Públicas, de desenvolve-mento da administración electrónica na Xunta de Ga-licia e nas entidades dela dependentes.
Pero, ademais destas cuestións de relación interad-ministrativa, a USC debe procurar ligar os seus siste-mas de información con fontes de datos específicas do ámbito científico ou académico que permitan ampliar os recursos electrónicos para atender as súas necesi-dades de información e xestión (tales como o acceso ás bases de datos internacionais de produción científica).
No compromiso de acadar unha interoperabilidade no senso de evitar á cidadanía que se relacione coa USC a presentación de documentación xa en poder da administración, e na liña dos criterios de reenxeña-ría antes mencionados, teranse en conta as seguintes consideracións:
• As unidades administrativas da USC terán en conta, durante a revisión dos procedementos administrativos, a eliminación de petición ás persoas interesadas de documentación que xa obre en poder da propia USC. Nestes casos, as unidades orquestrarán os cambios organizati-vos internos para dispoñer desta información re-cibíndoa daquelas outras unidades da USC das que dependa.
24
25
M
ODEL
O FU
NCIO
NAL
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
• A USC avanzará na incorporación progresiva de chamadas aos servizos de intermediación proporcionados por organismos externos (Ser-vizo de Verificación de Identidade SVI, Servizo de Verificación de Residencia SVR,...) de forma que se automatice e simplifique a consulta de información que a USC precise para executar os seus procedementos e sexa dependente doutras administracións.
Ambos criterios dirixiranse a acadar o obxectivo estra-téxico, para setembro de 2015, de evitar que calquera persoa que se dirixa á USC precise a presentación de documentación xa en poder da administración.
3. Modelo de implantación: metodoloxía
A USC fixou como obxectivo ter implantada a AE en todos os procesos en Setembro de 2015. Para acadalo, é necesario establecer un método de traballo, a con-cretar nun plan operativo, que debe conter os seguin-tes aspectos:
1. En cada área, será necesario realizar unha progra-mación de formación dos servizos implicados, a cal, co apoio da unidade facilitadora, identificará os procesos, definirá o seu grao de automatización, analizará o seu redeseño aplicando os criterios de reenxeñaría e interoperabilidade antes menciona-dos, e proporá o resultado para a aprobación do proceso electrónico mediante resolución reitoral e a posterior incorporación ao Catálogo de procesos da SEDE.
25 M
ODEL
O FU
NCIO
NAL
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
2. A Comisión técnica da AE deberá priorizar e tem-poralizar, en xeral, as tres categorías referidas no alcance e reenxeñaría de procesos, é dicir:a) Atención electrónica á cidadanía para garantir
os dereitos establecidos na Lei 11/2007.b) Xestión electrónica de trámites internos.c) Prestación de servizos (non administrativos) por
medios electrónicos.
3. A medida que a USC aborde sucesivamente a re-visión e aprobación dos procesos electrónicos e os incorpore formalmente ao catálogo de procede-mentos da SEDE, deberá sistematizar os proce-sos de difusión da existencia e funcionamento dos novos procedementos, tanto no que respecta aos usuarios finais aos que se dirixa o procedemento, como entre o persoal das unidades responsables da súa xestión.
4. Vías de implantación de procedementos electrónicos
Existen diferentes maneiras de afrontar a implanta-ción de medios electrónicos nos procedementos ad-ministrativos xestionados dende unha administración. O único obxectivo final que deben cumprir todas elas é que permitan á cidadanía exercer os seus dereitos me-diante sistemas electrónicos. Agora ben, as solucións que para acadar este obxectivo aplique a administra-ción en cada caso pode ser diferente. A continuación identifícanse as tres formas ou vías de implantación diferentes que na USC se terán en consideración para aplicar a cada procedemento que se revise segundo a metodoloxía mencionada no apartado anterior, elixín-
26
27
M
ODEL
O FU
NCIO
NAL
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
dose unha vía ou outra atendendo aos seguintes crite-rios:
4.1. Adaptacións específicas de aplicacións corporativas
Supón a aproximación máis personalizada e elabo-rada. Abordarase naqueles ámbitos de xestión que dispoñen dunha ferramenta de xestión específica e se poida asumir un esforzo de personalización da mesma. Nestes casos, modificarase a aplicación para que ofreza por unha banda unha interface pública, accesi-ble pola cidadanía e publicable no catálogo de proce-dementos da Sede Electrónica, e por outra banda des-envolveranse internamente na aplicación os módulos de xestión interna precisos para a xestión integral do expediente correspondente, así coma as conexións oportunas coa Sede Electrónica para asegurar a posi-bilidade de información á cidadanía sobre o estado do expediente.
Dende o punto de vista da xestión interna, é a solu-ción máis elaborada e que ofrece máis valor aos xesto-res, xa que ao desenvolverse un módulo específico de xestión, pódense ter en conta aspectos de xestión con-cretos diferentes para cada procedemento. Non obs-tante, esta solución esixe dispoñer dunha ferramenta específica no ámbito da xestión do procedemento, e supón a necesidade dun desenvolvemento específico para incluír cada novo procedemento.
4.2. Definición e uso de formularios públicos da sede, e solución xenérica de tramitador
Naqueles casos dos que non se dispón dunha ferra-menta de xestión específica sobre a que desenvolver,
27 M
ODEL
O FU
NCIO
NAL
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
ou existindo, non se considera o esforzo de personali-zación da mesma, existe unha segunda vía de implan-tación, baseada na parametrización e uso de dúas fe-rramentas técnicas de xestión de propósito xeral:
• Formularios públicos: parametrización e publi-cación de formularios web, accesibles dende o catálogo de procedementos da Sede, que per-miten exercer o seu dereito á cidadanía. Para iso empregarase a ferramenta corporativa de formularios web, que permite dun xeito áxil e sen necesidade de desenvolvementos específi-cos, definir formularios web personalizados por procedemento.
• Solución xenérica de tramitación de expe-dientes: definición de fluxos de xestión asocia-dos a procedementos administrativos, facendo uso dunha ferramenta xenérica de tramitación, que permite dun xeito áxil e sen necesidade de desenvolvementos específicos, xestionar inter-namente o fluxo completo dun expediente.
A combinación de ambas solucións permitirá abor-dar a implantación de procedementos electrónicos dun xeito integral, sen necesidade de desenvolvemen-tos específicos.
4.3. Aproximación organizativa co uso manual de ferramentas de administración electrónica
Se non é posible abordar a automatización dun pro-cedemento por algunha das dúas vías antes mencio-nadas, sempre cabe a posibilidade de facilitar á cida-danía a posibilidade de exercer o seu dereito a realizar os trámites de forma electrónica, orquestrando un uso coordinado das ferramentas en materia de adminis-
28
29
M
ODEL
O FU
NCIO
NAL
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
tración electrónica das que dispón a USC. Aínda que é unha aproximación menos eficiente que as anteriores, pódese considerar coma unha vía previa, que se utilice de xeito transitorio mentres non exista o suficiente grao de madurez para abordar a automatización por algunha das outras vías. Esta vía consistiría en:
• No que respecta a ofrecer á cidadanía a posi-bilidade de presentar calquera solicitude por medios electrónicos, basta con que a unidade responsable do trámite poña a disposición do interesado, no catálogo de procedementos da Sede, a solicitude en calquera formato electró-nico editable, de forma que este poida descar-galo, cubrilo, e presentalo mediante sinatura electrónica polo propio rexistro electrónico de entrada dispoñible na Sede.
• No que respecta a informar á cidadanía do es-tado do seu expediente, basta con que as unida-des responsables da tramitación usen as ferra-mentas de administración da Sede Electrónica que permiten cambiar manualmente o estado dun expediente.
• No que respecta á sinatura electrónica de do-cumentos administrativos, bastará con que as unidades administrativas empreguen dun xeito manual o portasinaturas corporativo, definindo o fluxo de aprobación que corresponda a cada documento e asegurándose que o asinen me-diante certificados electrónicos as persoas que corresponda.
Aínda que esta terceira vía de implantación supoña un menor aforro de cargas administrativas que as outras mencionadas, non deixa de responder ao dereito da
29 M
ODEL
O FU
NCIO
NAL
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
cidadanía a relacionarse coa USC por medios electró-nicos, e polo tanto debe ser considerada, aló menos coma última alternativa se non é factible algunha das outras xa mencionadas
5. Medios de identificación e autenticación dixital
A Sede Electrónica da Universidade de Santiago de Compostela identificarase a través dun certificado es-pecífico de dispositivo seguro ou medio equivalente.
Cando a actuación administrativa sexa realizada de forma automatizada, deberá utilizarse o selo electró-nico da USC ou o correspondente ao órgano adminis-trativo que teña atribuída a competencia para levala a cabo.
Para acceder aos servizos da Sede Electrónica, a ci-dadanía e o persoal universitario poderá utilizar cal-quera dos sistemas de sinatura electrónica admitidos pola Universidade de Santiago de Compostela, tén-dose que empregar sistemas de sinatura avanzada ou recoñecida para a realización daquelas actuacións que requiran asegurar a integridade e autenticidade de documentos electrónicos. Non obstante poderá auto-rizarse a utilización doutras modalidades de sinatura electrónica que non estean baseadas en sistemas crip-tográficos, sempre que garantan a integridade e o non rexeitamento dos documentos electrónicos.
A USC promoverá o uso dos seguintes certificados electrónicos:
a) Certificados persoais Clase 2 CA.b) Certificados incluídos no DNI electrónico.c) Certificados de empregado público.
30
31
M
ODEL
O FU
NCIO
NAL
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
Promoverase o uso de certificados de empregado pú-blico para o desempeño das funcións propias do posto que ocupen, ou para relacionarse con outras Adminis-tracións públicas.
Admitirase o uso de certificados electrónicos para a sinatura de documentos en procedementos inter-nos, mediante o uso das ferramentas corporativas de portasinaturas electrónico e sistema de verificación de sinatura.
Para o caso de que a cidadanía non dispoña de cer-tificados electrónicos e requiran realizar trámites e ac-tuacións electrónicas ante a Universidade de Santiago de Compostela, habilitarase un procedemento para que, previo apoderamento, se podan realizar todos estes trámites a través do persoal do Rexistro Xeral ou de calquera outro persoal debidamente habilitado a tal efecto que se decida.
En materia de acreditación de actos ou documen-tos debe tenderse á emisión de certificacións electró-nicas preferentemente automatizadas e asinadas con selo de órgano da USC.
En materia de documentos tenderase á creación de documentos electrónicos, asinados mediante a plata-forma de sinatura electrónica, e posterior arquivo no repositorio de documentos electrónicos para a súa consulta en Sede electrónica mediante o correspon-dente Código Seguro de Verificación (CSV)
6. Comunicacións electrónicas na usc
A Administración electrónica non debe cinguirse ao tratamento de procedementos administrativos, se-nón que deber ter en conta o conxunto de ferramen-tas que a USC pode poñer a disposición da cidadanía
31 M
ODEL
O FU
NCIO
NAL
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
e das persoas usuarias, en especial aquelas dirixidas a mellorar a súa relación e comunicación.
Neste senso propóñense os seguintes usos en ma-teria de comunicacións externas:
• Realización de comunicacións informais, sen efecto xurídico, mediante correos electrónicos ou SMS cando o número de destinatarios sexa moi numeroso. Deste xeito só se utilizarán as comunicacións formais naqueles supostos nos que non se cumpra o trámite despois da comu-nicación informal.
• Uso da web, de apps específicas, de listas de di-fusión ou de redes sociais para a comunicación de novidades administrativas.
En materia de trámites internos:• Uso preferente do correo electrónico institucio-
nal, tanto para comunicacións internas, como para convocatorias de órganos colexiados ou emisión de informes no ámbito interno da USC.
• Utilización de aplicacións de tramitación de ex-pedientes interconectadas entre os servizos.
• Comunicación interna e reutilización da infor-mación entre unidades da USC, eliminado as peticións de datos ou documentos que obren en poder da USC, previo consentimento, do intere-sado nos casos en que sexa necesario.
• Uso da videoconferencia para as reunións de ór-ganos colexiados radicados en distintas cidades.
En materia de trámites externos con efectos xurídicos:• Débese potenciar as notificacións mediante
comparecencia en Sede, agás que o adminis-trado opte por outra vía. Este sistema comple-mentarase con comunicacións informais previas
33
32
33
M
ODEL
O FU
NCIO
NAL
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
(SMS ou correo electrónico) de aviso da existen-cia da notificación.
• Débese utilizar o taboleiro oficial de anuncios para as comunicacións que precisen publica-ción. A publicación será de acceso restrinxido cando teña por destinatarios unha pluralidade determinada de administrados.
7. Sistema de xestión documental electrónica, expediente electrónico e arquivo
O establecemento de tramitación de expedientes por sistemas electrónicos determina a necesidade de pre-servación do seu contido por medios específicos dife-rentes aos establecidos para os sistemas de arquivo tradicionais.
Para estes efectos será necesario:• Establecer a colaboración do persoal do arquivo
na definición da xestión documental da USC e dos procedementos, definindo conxuntamente os metadatos que deben ser obxecto de protec-ción e conservación.
• Establecer sistemas para a xeración automati-zada de expedientes electrónicos unha vez re-matada a tramitación, conforme ao establecido no artigo 32 da Lei 11/2007, do 22 de xuño.
• Determinar e implantar as aplicacións para o arquivo electrónico de documentos e pro-cedementos electrónicos que garantan a súa perdurabilidade.
• Establecer sistemas de réplica en diferentes lu-gares administrativos dos datos que conteñan información de actos administrativos que afec-ten a dereitos ou intereses dos particulares
33
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
33
III MODELO ORGANIZATIVO NO QUE SE APOIA O PROXECTO
1. Niveis organizativos
A implantación da AE na USC vai desenvolverse a tra-vés de tres niveis organizativos:
1.- Unha estrutura de dirección, consistente na Co-misión de Administración Electrónica e na Comi-sión Técnica dela dependente, as cales asumirán as funcións de planificación, programación, impulso e supervisión.
2.- Uns responsables operativos das ferramentas téc-nicas e administrativas integradas na Sede Electró-nica, que será o núcleo operativo da AE e o inter-face entre a USC e os distintos usuarios.
3.- As unidades administrativas da USC, que inte-grarán á Administración Electrónica a través da incorporación á mesma dos seus procesos e pro-cedementos, de acordo cunha metodoloxía de re-enxeñaría e revisión dos mesmos impulsada por unha estrutura de apoio, que asumirá á Area de Calidade e Mellora de Procedementos, en coordi-nación coa Secretaría Xeral e a Área TIC.
34
35
M
ODEL
O OR
GANI
ZATI
VO N
O QU
E SE
APO
IA O
PRO
XECT
O
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
Esta estrutura organizativa compleméntase co mo-delo de formación, que incorpora como parte central do mesmo as actividades de reenxeñaría dos procesos e procedementos.
Os aspectos fundamentais do modelo organizativo están definidos no regulamento polo que se implantan medios electrónicos que facilitan o acceso da cidada-nía aos servizos públicos da USC e se crea a súa Sede Electrónica, do que se achegan os textos máis desta-cados respecto deste aspecto.
1.1. ESTRUTURA DE DIRECCIÓN:
1.1.1. Comisión de Administración Electrónica
1. A Comisión de Administración Electrónica da Univer-sidade de Santiago de Compostela será o órgano colexiado da USC, presidido polo reitor, que terá as máximas competencias decisorias en materia de administración electrónica.
[...]
4. A Comisión de Administración Electrónica elevará ao Consello de Goberno un informe anual sobre o estado de implantación dos servizos electrónicos na xestión administrativa da Universidade de San-tiago de Compostela.
35 M
ODEL
O OR
GANI
ZATI
VO N
O QU
E SE
APO
IA O
PRO
XECT
O
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
Composición
A Comisión de Administración Electrónica (CAE) es-tará composta por:
a. O reitor/a da Universidade de Santiago de Compostela, ou o vicerreitor/a no que delegue, que o/a presidirá.
b. O vicerreitor/a con competencia en materia económica ou persoa na que delegue
c. O vicerreitor/a con competencia en materia de Calidade ou persoa na que delegue
d. O xerente/a
e. O secretario/a xeral
f. Un vicexerente/a
g. O secretario/a xeral adxunto/a
h. O director/a da Área TIC
i. O responsable de Desenvolvemento da Área TIC
ij 3 xefes/as de área, servizo ou unidade, designados polo reitor/a
k. Un membro da Secretaría Xeral con responsabilidades en materia de administración electrónica, que actuará de secretario/a.
Funcións da Comisión
1. Á Comisión correspóndelle impulsar a implantación da Administración Electrónica e velar polo cumpri-mento dos principios e dereitos da Lei 11/2007, de 22 de xuño, de acceso electrónico da cidadanía aos Servizos Públicos e das previsións do presente Re-gulamento na Universidade de Santiago de Com-postela, con especial referencia ao dereito á pro-tección de datos de carácter persoal.
36
37
M
ODEL
O OR
GANI
ZATI
VO N
O QU
E SE
APO
IA O
PRO
XECT
O
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
2. En concreto, son funcións da Comisión: a) Propoñer o desenvolvemento e implantación da
Administración Electrónica e uso das TIC na ac-tividade administrativa e académica da Univer-sidade de Santiago de Compostela.
b) Elaborar un informe anual que será elevado ao Consello de Goberno. Dito informe versará so-bre o grao de implantación da Lei 11/2007, de 22 de xuño, de acceso electrónico da cidadanía aos Servizos Públicos, os acordos adoptados polo Consello e medidas para a súa execución, as queixas e suxestións formuladas e solucións adoptadas, así como sobre calquera outra ma-teria cuxa inclusión se estime de interese polo Consello.
c) Emitir informes acerca dos programas e aplica-cións xestoras utilizados ou que se pretendan utilizar para a tramitación electrónica dos pro-cedementos, e sobre a relación de estándares, ferramentas e normas técnicas a adoptar polos diferentes procedementos electrónicos da Uni-versidade de Santiago de Compostela, tendo en conta o principio de neutralidade tecnolóxica do artigo 4. i) da Lei 11/2007, de 22 de xuño, de acceso electrónico da cidadanía aos Servizos Públicos.
d) Propor as liñas de actuación que se seguirán na incorporación de novos procedementos admi-nistrativos electrónicos, incluíndo unha orde de prioridade para a súa implantación.
e) Informar, antes da súa aprobación, das normati-vas xerais da USC en materia de Administración Electrónica
37 M
ODEL
O OR
GANI
ZATI
VO N
O QU
E SE
APO
IA O
PRO
XECT
O
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
f) Organizar ou propor a autorización de todos os cursos de formación dirixidos ao persoal de Ad-ministración e Servizos da Universidade de San-tiago de Compostela que garden relación coa Administración Electrónica ou coa moderniza-ción dos servizos públicos.
g) Calquera outra función que lle sexa encomen-dada polo Reitor ou polo Consello de Goberno.
1.1.2. Comisión Técnica
1. Subordinada á Comisión de Administración Elec-trónica existirá unha Comisión Técnica como co-misión executiva e de traballo, cuxa composición e número de membros, que non poderá ser superior a cinco, será determinada polo reitor a proposta da CAE. Os membros deste grupo de traballo pode-rán selo á súa vez da Comisión de Administración Electrónica.
2. Corresponde a este grupo de traballo a asistencia á Comisión de Administración Electrónica, a prepa-ración e elaboración dos documentos e informes do artigo anterior, así como calquera outra labor que a Comisión lle encomende. Tamén lle corres-ponde executar os acordos adoptados pola CAE.
1.2. RESPONSABLES DA SEDE ELECTRÓNICA
A Sede Electrónica é aquel enderezo electrónico dis-poñible para a cidadanía a través de redes de tele-comunicacións cuxa titularidade, xestión e adminis-tración corresponde á Universidade de Santiago de
38
39
M
ODEL
O OR
GANI
ZATI
VO N
O QU
E SE
APO
IA O
PRO
XECT
O
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
Compostela no exercicio das súas competencias. Rea-lizaranse a través da Sede todas as actuacións proce-dementos e servizos que requiran a autenticación da cidadanía e no seu caso das relacións entre a USC e os seus administrados que se realice por medios electró-nicos, así como aqueloutras nas que se decida a súa in-clusión por razóns de eficacia e calidade na prestación do servizo.
Xestión e administración
1. O órgano responsable da xestión e seguridade da Sede Electrónica da Universidade de Santiago de Compostela é a Secretaría Xeral. Igualmente, co-rresponderalle a coordinación e supervisión da im-plantación das medidas xurídicas, tecnolóxicas e administrativas que sinalan a Lei 11/2007, de 22 de xuño, de acceso electrónico dos cidadáns aos Ser-vizos Públicos, o Regulamento da USC e as resolu-cións que se na súa aplicación.
2. A Secretaría Xeral da Universidade de Santiago de Compostela garantirá a plena efectividade dos principios recollidos no artigo 2 da citada Lei, adop-tando a tal fin as medidas xurídicas e tecnolóxicas que sexan necesarias. Do mesmo xeito, velará para que as medidas de carácter tecnolóxico e xurídico aseguren un estrito réxime de acceso á informa-ción administrativa dependendo da titularidade dunha determinada posición xurídica subxectiva, de tal xeito que se impida que as persoas que non ostenten a posición debida en cada caso poidan coñecer a información que obre en poder da admi-
39 M
ODEL
O OR
GANI
ZATI
VO N
O QU
E SE
APO
IA O
PRO
XECT
O
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
nistración pública da Universidade de Santiago de Compostela.
3. A Secretaría Xeral exercerá as súas funcións nesta materia de acordo coas directrices sinaladas pola Comisión de Administración Electrónica, que se comporá e funcionará de acordo ao disposto no Título I deste Regulamento.
4. As tarefas de administración material e mante-mento da Sede Electrónica corresponden á Área de Tecnoloxías da Información e Comunicación (ATIC). En especial, implantaranse as medidas de seguridade necesarias para garantir a accesibili-dade e integridade da información e os servizos ofrecidos na Sede.
1.3. UNIDADES ADMINISTRATIVAS DA USC
As Unidades administrativas da USC participarán acti-vamente na revisión dos procedementos administra-tivos e á súa incorporación no catálogo da Sede Elec-
40
41
M
ODEL
O OR
GANI
ZATI
VO N
O QU
E SE
APO
IA O
PRO
XECT
O
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
trónica, así como na execución material da xestión das distintas fases dos procedementos administrativos, e ao cumprimento do deber de información ao adminis-trado respecto a estes. Neste papel caben destacar os seguintes aspectos:
1. O catálogo de procedementos administrativos susceptibles de ser tramitados a través de medios electrónicos estará situado de forma claramente visible na páxina da Sede Electrónica.
2. En cada procedemento poderase acceder á infor-mación xeral relativa ao mesmo, que en todo caso deberá conter as instrucións xerais para a tramita-ción, o órgano competente, os efectos do silencio administrativo e os recursos que procedan contra a resolución e órgano perante o que se tiveran que interpoñer, con indicación dos prazos.
3. Previamente á inclusión dun procedemento ad-ministrativo ou dunha actuación automatizada no catálogo, será preciso proceder á realización du-nha análise de redeseño funcional e simplificación dos mesmos, garantíndose o seu axuste á lexisla-ción vixente e aos principios sinalados neste Regu-lamento. Dita resolución deberá ser publicada na Sede Electrónica.
As tarefas de análise e redeseño serán realizadas polas unidades administrativas co apoio dunha es-trutura de apoio, que asumirá á Area de Calidade e Mellora de Procedementos, en coordinación coa Secretaría Xeral e a Área TIC.
4. A incorporación, modificación ou supresión dun novo procedemento administrativo ou dunha ac-tuación electrónica automatizada precisarán de
41 M
ODEL
O OR
GANI
ZATI
VO N
O QU
E SE
APO
IA O
PRO
XECT
O
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
Resolución Reitoral. Previamente serán precisos os informes do membro do Consello de Dirección de quen dependa o órgano ou unidade administrativa encargado de tramitar o expediente, da Asesoría Xurídica da Universidade de Santiago de Compos-tela e da ATIC.
2. Canles de comunicación á cidadanía
A USC establece os seguintes canais ou medios a tra-vés dos que a cidadanía poderá exercer os seus derei-tos en materia de administración electrónica:
• Oficinas de atención presencial: tal e como esixe a lei, a USC manterá a infraestrutura or-ganizativa que xa actualmente permite ofrecer os seus servizos de xeito presencial. Naqueles ámbitos de xestión onde os colectivos poida en-tenderse no ámbito de aplicación do artigo 27.6 da lei 11/2007, e a natureza do trámite o acon-selle, a USC poderá establecer coma canle única de comunicación e atención á cidadanía a elec-trónica, poñendo en todo caso a disposición da cidadanía medidas complementarias que garan-tan o acceso e dispoñibilidade aos medios tec-nolóxicos que se precisen.
• Puntos de acceso electrónico, a través da Sede Electrónica corporativa, a USC impulsará a in-corporación progresiva dos diferentes trámites administrativos no catálogo de procedementos. Este será polo tanto a canle de comunicación prioritaria na súa comunicación coa cidadanía, e nese sentido a USC comprometeu coma obxec-tivo institucional ter implantada a Administra-ción Electrónica en todos os procesos de xestión
43
42
43
M
ODEL
O OR
GANI
ZATI
VO N
O QU
E SE
APO
IA O
PRO
XECT
O
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
para Setembro de 2015, de forma que se lles asegure á cidadanía a posibilidade de exercer os seus dereitos por medios electrónicos.
• Telefónica: para determinados procedementos administrativos, a USC dotará dos medios téc-nicos e organizativos necesarios que permitan, coas garantías legais e de seguridade que a lei esixe, tales coma o aseguramento da constancia do consentimento expreso do interesado, que a cidadanía poida realizar determinados trámites mediante chamada telefónica aos teléfonos que a USC determine.
43
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
43
IV MODELO NORMATIVO
A implantación da Administración Electrónica na USC supón o cumprimento da Lei 11/2007, de 22 de xuño, de acceso electrónico da cidadanía aos Servizos Públi-cos. O que pretende esta norma non é só establecer unha regulación de procedementos e a súa tramita-ción por medios electrónicos. O seu espírito e finali-dade é crear un auténtico dereito subxectivo da cida-danía, alegable e opoñible fronte a Administración: o dereito a poder relacionarse electronicamente coas Administracións Públicas
A concreción desta Lei 11/2007, de 22 de xuño á Uni-versidade de Santiago de Compostela vén dada polo Regulamento polo que se implantan medios electró-nicos que facilitan o acceso da cidadanía aos servizos públicos da USC, aprobada polo Consello de Goberno do 30 de xaneiro de 2013 e publicada no DOG con data do 15 de marzo de 2013, norma que establece o marco normativo dos instrumentos básicos de Administra-ción Electrónica (Organización, Sede, Rexistro, Tabo-leiro, Identificación…).
Non obstante o anterior a USC ten tamén aprobado polos seus órganos de goberno políticas de actua-ción en diversos ámbitos tales como a seguridade da información, a de protección de datos, etc., que son de plena aplicación para a xestión da Administración Electrónica na USC. Tamén por Resolución Reitoral do 11 de xullo de 2012, a Universidade de Santiago apro-bou a política de utilización de Certificados Electróni-cos da USC concretando os medios de identificación dixital.
44
45
MOD
ELO
NORM
ATIV
O
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
Por último, os procedementos administrativos elec-trónicos ou as actuacións electrónicas automatizadas deberán estar regulados nunha Resolución Reitoral. Previamente serán precisos os informes do membro do Consello de Dirección de quen dependa o órgano ou unidade administrativa encargado de tramitar o expediente, da Asesoría Xurídica da Universidade de Santiago de Compostela e da ATIC.
En consecuencia, o modelo normativo da Adminis-tración Electrónica ten como base e fundamento a
• Normativa estatal básica en materia de AE e normativa autonómica de aplicación á USC
• Normativa da USC en materias de uso das TIC, de AE, Protección de Datos, Seguridade da In-formación Identificación dixital.
• Regulación de cada procedemento administra-tivo electrónico onde se regulen os trámites, os sistemas de identificación da cidadanía e da USC, e se a tramitación é unicamente electró-nica ou mixta.
Por outra banda debe terse en conta a necesaria nor-malización dos datos dos distintos procedementos da USC para conseguir un “adecuado nivel de interopera-bilidade técnica, semántica e organizativa”, así como traballar de acordo co Esquema Nacional de Interope-rabilidade e co Esquema Nacional de Seguridade fo-mentado a interrelación coa Rede de comunicacións da Administración Pública (art. 43 da LAE)
45
MOD
ELO
NORM
ATIV
O
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
Ligazóns normativas da USC:
Administración electrónica http://www.usc.es/gl/normativa/admin_ele/index.html
Seguridade da Información e uso das TIC http://www.usc.es/gl/normativa/seguridade_info/index.html
Protección de Datos http://www.usc.es/gl/normativa/protecciondatos/index.html
Sede Electrónica https://sede.usc.es
47
47
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
V MODELO TECNOLÓXICO
O modelo tecnolóxico que permite fornecer os servi-zos de administración electrónica á cidadanía pódese analizar en diferentes capas conceptuais:
1. FRONT OFFICE (VISTA PÚBLICA)
A cidadanía accederá aos servizos ofrecidos pola uni-versidade, a través da canle presencial, telefónica ou mediante sistemas electrónicos. Na vía electrónica, cando sexa preciso identificarse para exercer os seus
48
49
M
ODEL
O TE
CNOL
ÓXIC
O
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
dereitos como cidadán, o usuario pasará polo sistema de identificación centralizado (CAS), que permite centralizar a lóxica de identificación dos usuarios, fa-cilitando os procesos de implantación e difusión de sistemas avanzados de autenticación (certificados avanzados …).
Aínda que inicialmente as iniciativas que permitían á comunidade universitaria constituían aplicacións específicas (portal do estudante, portal do empre-gado,…), a Sede Electrónica convértese na vista pú-blica e punto de acceso único (Front Office) de todos os servizos ofrecidos no ámbito da administración elec-trónica. Iso non impide que a Sede coexista con esas outras aplicacións específicas orientadas a diferentes colectivos (portal de estudante ou secretaría virtual, portal do empregado,…), que viñeron ofrecendo e ofrecen aínda hoxe todo tipo de funcionalidades es-pecíficas. Como sucede que dende esas aplicacións se ofrecen procedementos telemáticos, estes debe-rán ser progresivamente incorporados ao catálogo de procedementos da Sede, de forma que neses casos a Sede se converte nunha forma máis de acceso ao con-sumo destes procedementos.
2. BACK OFFICE (VISTA INTERNA)
Por baixo das aplicacións de acceso á cidadanía ató-panse aquelas aplicacións de xestión interna da uni-versidade (Back Office), utilizadas desde dentro da or-ganización. Aínda que estas aplicacións non se deben encadrar dentro dos servizos de administración elec-trónica descritos pola lei 11/2007, son unha parte fun-damental do sistema, xa que garanten unha xestión interna adecuada dos datos e servizos que finalmente
49 M
ODEL
O TE
CNOL
ÓXIC
O
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
se ofrecen á cidadanía. A implantación dalgúns dos procesos cara ao público levará por exemplo adaptar as aplicacións verticais da organización á administra-ción electrónica, e consecuentemente incorporar no-vos servizos ao catálogo ofrecido desde a súa Sede Electrónica. Nese sentido, os principais sistemas que se deben considerar son:
• Xestión académica, en todo o que corresponde á xestión orientada ao alumnado e ao persoal docente.
• Xestión económica, tanto de carácter interno como na relación con provedores que se rela-cionan coa organización.
• Xestión de recursos humanos, en todo o que co-rresponde a servizos a ofrecer aos empregados e futuros empregados da universidade.
• Xestión da investigación, en todo o que corres-ponde a servizos ofrecidos á comunidade de in-vestigadores e a terceiros interesados na inves-tigación da universidade.
Máis alá destas aplicacións de xestión interna especí-ficas, cobran especial relevancia neste nivel de xestión dúas pezas de especial importancia na implantación da administración electrónica na organización:
• Portasinaturas corporativo, coma ferramenta de uso común para definir e xestionar fluxos de sinatura electrónica.
• Xestor de expedientes, coma ferramenta básica para a implantación rápida de xestión interna de procesos electrónicos, ao tratarse dunha vía que non require un desenvolvemento específico so-bre as aplicacións verticais.
51
50
51
M
ODEL
O TE
CNOL
ÓXIC
O
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
3. PLATAFORMA DE SERVIZOS
Finalmente, identifícase o conxunto de servizos bá-sicos que necesitan as diferentes aplicacións, tales como servizos de sinatura electrónica, selo de tempo , selo de órgano, servizos de rexistro electrónico cor-porativo, pasarela de pagos, servizos de envío de SMS , servizos de depósito documental seguro, etc. Esta in-fraestrutura tecnolóxica é extensa, e permite en xeral a reutilización de funcionalidades necesarias para as diferentes aplicacións.
51
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
51
VI MODELO DE CALIDADE
O modelo de calidade da administración electrónica da USC ten por función permitir un proceso de mellora continua que asegure a corrección de ineficiencias, a optimización dos procedementos e a adecuación téc-nica e operativa dos mesmos ás innovacións que se podan ir producindo no contexto tecnolóxico, norma-tivo e de prestación de servizos.
Para iso, o modelo de calidade debe achegar informa-ción e permitir a controlar a xestión dos seguintes as-pectos:
a) Grao de implantación da AE na actividade universitaria, medido a través das seguintes dimensións:a. Número de procesos electrónicos incorporados
ao catálogo da Sede.b. Número de procesos de xestión automatizada.c. Número de servizos integrados na AEd. Número de persoal formado en AE
b) Grao de uso da AE nos procesos administra-tivos da USC, medido a través das seguintes dimensións:a. Número/porcentaxe de trámites electrónicos
fonte a presenciais realizados por particularesb. Número/porcentaxe de interoperacións (de uso
individualizado ou masivo) electrónicas (auto-máticas) entre sistemas de información de di-ferentes servizos e departamentos da propia universidade
52
53
MOD
ELO
DE C
ALID
ADE
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
c. Número/porcentaxe de interoperacións (de uso individualizado ou masivo) electrónicas (auto-máticas) con outras administracións fronte a operacións non automatizadas.
c) Grao de satisfacción dos distintos grupos de inte-rese, medido a través das seguintes dimensións:a. Queixas presentadas en relación co funciona-
mento da SEDE.b. Enquisas de opinión de satisfacción de usuarios
(alumnado, empresas, outras administracións).c. Enquisas de opinión de satisfacción do persoal
da USC.
d) Análise das melloras obxectivas derivadas da im-plantación da AE, medida a través das seguintes dimensións:a. Mellora do tempo de resolución dos expedientesb. Cálculo da eficiencia (aforro de recursos, redu-
ción de cargas) conseguida pola implantación dos servizos electrónicos.
Este conxunto de dimensións deben integrarse nun cadro de mando de indicadores clave. Non obstante, para asegurar a viabilidade da obtención dos mesmos, para as dimensións do apartado a) e b) inicialmente vanse utilizar evidencias (por exemplo, o número de procesos electrónicos incorporados ao catálogo da Sede) e, cando a evolución da implantación da AE o permita, a dimensión pasará a ser medida mediante o indicador (a porcentaxe). Tal enfoque pretende non xerar un excesivo esforzo inicial para a construción do sistema de medida cando o esencial é avanzar na im-plantación mesma da AE.
53
MOD
ELO
DE C
ALID
ADE
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
A estrutura de xestión da calidade debería unificarse coa correspondente á estrutura organizativa, é dicir:
• Responsable do sistema de xestión da cali-dade; Secretaría Xeral, no relativo á operativi-dade administrativa da SEDE, Área TIC, no rela-tivo aos aspectos técnicos da mesma.
• Órgano de seguimento: Comisión de Adminis-tración Electrónica.
O seguimento da calidade terá carácter anual, e con-cretarase nun informe que, ademais, proporá os obxectivos e accións de mellora que se formulen para cada exercicio.
55
55
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
VII MODELO DE FORMACIÓN
A implantación da Administración Electrónica debe ir acompasada dun modelo formativo que axude ao cambio de modelo de Administración.
A implantación da AE supón, entre outras cousas:• Un cambio cultural e de relación na administra-
ción universitaria;• O redeseño de procedementos• Determinar, establecer e estender sistemas de
identificación dixital • Crear a Sede Electrónica e taboleiros nos que a
información estea sempre actualizada e sexa precisa e segura
• Establecer rexistros electrónicos polos que se poden recibir calquera escrito
• Establecer sistemas que permitan interactuar entre os distintos sistemas informáticos
• Establecer sistemas de seguimento de expedientes
• Establecer sistemas de comunicación electrónica• Establecer un novo concepto de expediente
administrativo • Establecer un novo sistema de arquivo,
Para conseguir estes obxectivos é indispensable unha formación específica que garanta o coñecemento dos principios da AE e os criterios de implantación, polo que non é suficiente con coñecer as ferramentas infor-máticas creadas para dar resposta a implantación da
56
57
MOD
ELO
DE F
ORM
ACIÓ
N
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
Administración Electrónica (fundamentalmente a Pla-taforma de sinatura e a Aplicación de Sede)
O modelo que se considera máis axeitado xa foi posto en práctica noutras universidades cun alto ín-dice de éxito, e supón ir avanzando dende un coñe-cemento básico ata un especializado. E precisamente cando se adquiran estes coñecementos avanzados se-ría cando se estaría en disposición de redeseñar, con garantías de éxito, os procedementos administrativos universitarios.
O modelo podería ser o seguinte:
1. Curso para formadores
Nel trataríase de buscar expertos na materia de re-deseño e implantación de procedementos de AE e for-mar a persoas expertas que serían os que realizarían os cursos básicos e parte dos avanzados.
2. Curso básico en administración electrónica
Curso que se debera impartir a todo o persoal da uni-dade que vaia ser obxecto de integración no sistema de AE. Nel explícanse os principios de AE e as utilida-des que a USC posúe, así coma os principios básicos para o redeseño de procedementos. Nestes cursos ta-mén se poden entregar os certificados dixitais no caso de ser necesarios.
3. Curso avanzado en xestión de procesos e Administración Electrónica
Para acceder a este curso é necesario ter superado o curso precedente. Debe estar orientado aos xefes das
57
MOD
ELO
DE F
ORM
ACIÓ
N
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
unidades (servizo, sección e no seu caso negociado) e ser fundamentalmente práctico é orientado a “pre-deseñar” os procedementos administrativos ou pro-cesos automatizados da unidade co apoio do profe-sorado do curso. Debe facilitarse o acceso a todas as ferramentas para a elaboración dos procedementos da unidade. Os seus resultados deben ser seguidos pola comisión técnica de AE, que debe coadxuvar á súa implementación.
A USC formará o seu persoal en habilidades comuni-cativas en contextos dixitais para lograr unha mellor relación entre a administración universitaria e a per-soa usuaria. A Sede Electrónica vai dar cabida e solu-ción aos procedementos administrativos na contorna da Universidade. Establecer como forma de traba-llo unha boa comunicación, xunto cun novo deseño e unha redefinición dos procedementos vai ser a base para que esta relación sexa boa e eficiente.
Neste modelo as unidades xa formadas e cos proce-dementos implantados poden servir de “profesorado” para as novas unidades que se seleccionen para o re-deseño dos seus procedementos.
O sistema de formación debe ter uns índices de se-guimento anual que se plasmarían no número de pro-cedementos redeseñados e implementados por uni-dade formada.
59
58
59
MOD
ELO
DE F
ORM
ACIÓ
N
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
59
adm
inis
traci
ónel
ectr
ónic
a
59
VIII PLAN OPERATIVO DE IMPLANTACIÓN
Como xa se comentou no apartado de introdución, a existencia dun conxunto de criterios ben definidos e de obrigado cumprimento é vital para asegurar o éxito da implantación da administración electrónica na USC e o cumprimento dos compromisos institucionais ad-quiridos neste ámbito. Nese sentido, e máis alá das ac-cións concretas de difusión e implantación que a USC aborde, é importante que todas as unidades coñezan e difundan estes criterios entre o seu persoal, para ase-gurar a máxima implicación e colaboración de todos os servizos.
Este documento, que define os criterios e mode-los xerais, complementarase cun plan operativo de implantación da administración electrónica na USC, que identificará e planificará as diferentes accións derivadas da aplicación dos modelos e criterios aquí expostos.
