UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLS DE HIDALGO

UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLS DE HIDALGO

FACULTAD DE CONTADURA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

PRLOGO

La presente administracin se ha comprometido con la renovacin e innovacin acadmica de nuestra Facultad de tal manera que logr modificar el plan de estudios que permaneci por cerca de treinta aos sin trasformacin alguna, en contravencin a los parmetros establecidos por los organismos acadmicos acreditantes de nuestra rea, que sealan que la actualizacin de planes y programas debe realizarse cada tres aos.A esta actividad de manera responsable y solidaria, se han sumado de manera colegiada los integrantes de la Academia de Administracin y testimonio de ello, son estos apuntes que pretenden ser una herramienta didctica tanto para catedrticos como para los alumnos, como cualquier tarea humana entendemos que es perfectible y para este fin solicitamos la amable colaboracin de los lectores. El reconocimiento ms cumplido de la Institucin para aquellos docentes, que de manera profesional han colaborado para la integracin de este documento, que sin duda es motivo de estmulo a la permanente tarea de la superacin acadmica de nuestra Facultad.

Morelia, Michoacn a 6 de Abril de 2005Atentamente

M. C. ALEJANDRO MARTNEZ FUENTES

Director de la Facultad de Contadura y Ciencias Administrativas

ACADEMIA DE ADMINISTRACIN

INTRODUCCINEl presente documento es el testimonio del indeclinable compromiso de los integrantes de esta academia de Administracin con el actor principal de la enseanza superior: los alumnos de la Facultad de Contadura y Ciencias Administrativas.

Con la firme conviccin que habrn de ser ellos los que construyan la nueva sociedad democrtica que el pas demanda entendida esta, como una sociedad en la que las amplias capas de la sociedad tengan acceso a los bienes de la educacin superior, la salud y del disfrute pleno que otorga el sano esparcimientos y el goce esttico de los productos de la cultura.

El espritu de estos apuntes, perfectibles desde luego, es el de cubrir el 100% del programa facilitando as el cumplimiento del programa de manera ntegra, y la formulacin y prctica del examen departamental.

Es relevante sealar que este esfuerzo colegiado se da dentro de un marco institucional apoyado y promovido por las ms altas autoridades de nuestra Universidad y de nuestra Facultad para lograr el acreditamiento de nuestros programas acadmicos, ya que la normatividad establecida por las agencias acreditadoras exigen aplicacin de exmenes del tipo ya sealado.

Es relevante sealar y reconocer la generosa participacin de distinguidos catedrticos, sin la cual no hubiera sido posible la redaccin de los estos apuntes, para ellos un amplio reconocimiento:

Unidad I L. A. E. Ofelia Mendoza Galvn

Unidad II L. A. E. Jaime Muoz

Unidad III L. A. E. Alberto Cortes

Unidad IV M. A. P. Domingo Bautista Faras

Unidad V M. A. Eduardo Carrillo Silva

Unidad VI. C. P. Gerardo Figueroa Benavides

Por ltimo a nuestros lectores, les pedimos su positiva comprensin y apoyo, para corregir y adicionar los aspectos que se detallan en el cuerpo de los apuntes, para lograr as de manera conjunta un documento digno de ser enviado a la imprenta para su posterior distribucin.

ATENTAMENTE

M. A. Eduardo Carrillo Silva

Presidente de la Academia de Administracin

Apuntes de la asignatura: Administracin IV

Objetivo General: El alumno comprender la importancia y aplicacin de los sistemas y procedimientos administrativos para proponer mejoras; a partir del anlisis del uso eficaz del espacio, el manejo de formas; asimismo evaluar el marco conceptual de la reingeniera y su impacto en las organizaciones actuales, con el fin de lograr el mejor aprovechamiento de sus recursos; y ser capaz de elaborar un Manual de procedimientos.

UNIDAD I. MARCO CONCEPTUAL PARA EL ESTUDIO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

Objetivo particular: Que el alumno (a) comprenda la organizacin como un sistema; las definiciones de conceptos bsicos que son aplicables en esta materia.

1.- Las organizaciones como sistemas.

Es conveniente recordar que un sistema es un todo unitario organizado constituido por dos o ms partes, componentes o subsistemas y delineado por lmites del suprasistema ambiental. Tambin se define el sistema como un ente o cosa que recibe algo, los procesa y produce algo.

Las organizaciones se consideran sistemas abiertos pues reciben del medio en el que operan una serie de insumos para poder funcionar, como son: recursos materiales (materias primas, suministros, maquinaria, tecnologa, otros); recursos humanos (salud, conocimientos, experiencia, aptitudes, habilidades, motivacin, actitudes de las personas que se contratan como trabajadores); tambin reciben dinero a travs de inversiones de los dueos y de las fuentes de financiamiento; asimismo reciben tecnologa para llevar a cabo sus operaciones.

Todo lo anterior es procesado mediante diferentes mtodos, tcnicas y procedimientos tanto en las reas de fabricacin de los productos, en las tcnicas, como en las administrativas, as podemos hablar de procesos en el rea de produccin, en el rea de mercadotecnia (publicidad, venta personal, promocin, logstica, etc.) como en la administracin en la cual el proceso administrativo es la herramienta fundamental para los administradores y directivos de las organizaciones, tambin ste es aplicado al mejor aprovechamiento y desarrollo de los recursos humanos, as se habla de procesos de reclutamiento, de seleccin, de capacitacin, de motivacin, de pago de salarios, etc, etc.

Y como todo sistema que tiene salidas, generando productos tangibles que producen las fbricas, los cuales deben lograr la satisfaccin de necesidades de los compradores; al contratar personal, mediante el pago de remuneraciones se logra la satisfaccin para el trabajador y su familia, adems tanto el trabajador como el empresario deben pagar impuestos, los cuales debern ser destinados a obras de beneficio social.

Por todo lo antes descrito, la organizacin es un sistema abierto que tiene entradas, procesos y salidas; y adems est inmerso en un suprasistema que esta integrado por varios sistemas como son: el medio fsico, el sociocultural, el econmico, el poltico, el legal.

A) El campo de los sistemas y procedimientos.

Los sistemas y procedimientos son parte integral del trabajo de cada directivo, es decir que toda persona que dirige, supervisa y administra un rea de la empresa, tiene la responsabilidad de conocer e instruir a sus colaboradores sobre el cmo se deben realizar los trabajos encomendados, mediante el uso y la correcta aplicacin de procedimientos.

Por lo anterior Sistemas y Procedimientos debe clasificarse como una de las reas funcionales de la empresa y como parte de la administracin.

Qu tan amplio es el campo en cuanto a las funciones especficas?

El rea funcional de sistemas y procedimientos cumple con las siguientes funciones:

Idear mtodos que optimicen el aprovechamiento de los recursos

Realizar estudios en cuanto a reingeniera, para proponerla con bases slidas.

Disear formas ms funcionales y proponer el control de stas.

Proponer la mejor distribucin de espacios en las reas de trabajo.

Elaborar diagramas de procedimientos para reas administrativas, de fbrica y de taller.

Elaborar Manuales Administrativos( organizacin, procedimientos, bienvenida)

a) Concepto de procedimiento: Serie concatenada de pasos que se ejecutan para cumplir con un trabajo determinado.

b) Perfil del analista. El empleado asignado al Departamento de sistemas y procedimientos, debe ser un profesional, que cumpla una serie de cualidades, como son:

Contar con una Licenciatura en Administracin, en Contadura, en Informtica Administrativa o Ingeniera en Sistemas.

Ser analtico, creativo e innovador.

Tener facilidad para la redaccin, y contar con excelente ortografa.

Saber aplicar las relaciones pblicas internas.

Ser organizado en sus trabajos.

Saber comunicarse verbalmente y por escrito.

2.- Definiciones y su aplicacin.

A) Actividad: operacin que se realiza en un puesto de trabajo para colaborar en el cumplimiento de una funcin en un rea. Se utiliza en el Manual de Procedimientos.

B) Diagrama: representacin grfica de una estructura, de un proceso, de procedimiento o trabajo, con apoyo de smbolos. Se aplica en los Manuales de Procedimientos.

C) Fluxograma: diagramas que representan movimientos de personas u objetos dentro de un rea o hacia otra oficina.

D) Funcin: conjunto de actividades similares que se realizan para que una Organizacin viva y logre sus objetivos. Se utiliza en el Manual de Organizacin.

E) Control: elemento del proceso administrativo que sirve para revisar y comparar los resultados de los trabajos con lo programado. Se aplica en toda rea de trabajo.

F) Mtodo: conjunto de pasos ordenados para realizar una investigacin de todo tipo. Se aplica en las investigaciones que hacen los analistas.

G) Objetivo: fin, meta o propsito que se pretende alcanzar al realizar un plan de trabajo, un programa o una empresa. Se aplica en todos lo s Manuales Administrativos, en la Reingeniera, en el Diseo de Formas, Distribucin de espacios

H) Poltica: gua general que norma las acciones de los trabajadores, es una orden indirecta de la mxima autoridad de la Organizacin. Se incluyen en los Manuales.

I) Puesto: unidad de trabajo especfica e impersonal que contiene una serie de obligaciones a desempear por el que lo ocupa.

J) Plaza: representa el nmero de lugares con asignacin presupuestal que tiene un puesto de trabajo. Se aplica en los anlisis y descripcin de puestos; en los Manuales de puestos.

K) Simplificacin del trabajo: es la aplicacin de mtodos y procedimientos sencillos y funcionales que reducen tiempos, movimientos y esfuerzos de trabajo. Se aplica en el Departamento de Sistemas y Procedimientos UNIDAD II. REINGENIERA.La reingeniera es definida como "la revisin fundamental y el rediseo radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas crticas y contemporneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez".

Las condiciones cambiantes con relacin a los avances tecnolgicos, innovacin de productos y precios, calidad de los servicios demandados por nuevos pblicos, tienden a romper viejos esquemas y paradigmas que ya estn fuera de vigencia para el xito empresarial. Estos cambios propician la aplicacin de la reingeniera que significa volver a empezar.

Como toda tcnica, requiere de una serie de fases para su aplicacin que presentan el siguiente orden: preparacin del cambio, que consiste en determinar si el escenario es malo, normal o bueno y con base en el mismo, definir el mecanismo de estudio, creando un plan bsico para sensibilizar al personal para el cambio; planeacin del cambio, a partir de la visin, la misin y los principios rectores se elabora un plan estratgico acompaado de planes de operacin; diseo del cambio, con la identificacin de los procesos actuales, sus alcances y el proyecto de diagramacin, anlisis de los programas, para la creacin de los procesos ideales, pruebas de los procesos para precisar su efectividad y ya comprobada su implantacin se lleva a cabo la evaluacin del cambio con la revisin y evaluacin de los avances y el reinicio del ciclo operacional.

Es el rediseo radical y profundo de los procesos, es decir cambiar drsticamente los antiguos procesos y procedimientos (reinventar el negocio), con el fin de alcanzar mejoras y rendimientos (costos, calidad, servicios, rapidez).

Palabras claves de la reingeniera

Fundamental: comienza desde el principio, sin dejar nada asentado Qu se va hacer y como?

Radical: porque se corta de tajo los procedimientos anteriores, se atacan desde las bases (raz).

Espectacular: porque se busca una mejora total que abarque a toda la organizacin y cuyos rendimientos sean espectaculares.

Proceso: se debe orientar hacia los procesos, no hacia las tareas, siempre pensando en crear un producto o servicio al cliente.

El cambio en la reingeniera significa

El proceso irreversible y permanente en donde se debe tomar en cuenta lo siguiente:

a) hay que preparar el cambio: explicar en forma detallada los porqus del cambio y cual es el objetivo.

b) Planear el cambio: establecer que se va a hacer.

c) Disear el cambio: como se va a hacer.

d) Evaluar el cambio: llevar a cabo una revisin y comparacin de los resultados.

2.-Referencia histrica

La reingeniera tuvo su origen aproximado en 1902, con un joven oficial de artillera naval, el descubri que con sol hacer ligeras modificaciones en la manera de apuntar y disparar, los blancos serian mucho mas certeros y se ocupara un mnimo de recursos, este hecho dio origen a la reingeniera. No fue fcil, este joven tuvo que pasar por situaciones difciles hasta que alguien de un nivel o rango mas alto tomo inters a sus ideas.

Que enseanza dej el hecho histrico de la reingeniera?

a) Que Se debe tener voluntad para llevar a cabo el proceso.

b) Visualizar el potencial

c) Abatir todos los obstculos

Indispensable contar con la autorizacin y aprobacin de los altos ejecutivos.

Siempre habr algo que mejorar

No solo hay que redisear cuando hay problemas.

Se buscan metas totalmente diferentes, no incrementar algo.

Definicin del marco de actuacin de la reingeniera

El marco de actuacin es la empresa, siempre encaminada a la mejora a travs de los procesos para ofrecer productos y/o servicios al mercado demandante.

Diferencia entre reingeniera y la reorganizacin

La reorganizacin se enfoca a la estructura organizacional de una oficina, seccin, o departamento. La reorganizacin se refiere a la adecuacin de la estructura organizacional, ya sea en un rea determinada o en toda la empresa, para corregir y as llegar a alcanzar los objetivos institucionales.

La reingeniera se orienta a la realizacin de cambios radicales, de fondo en la organizacin, modificando los procesos y no las tareas, siempre con la visin de ofrecer un nuevo servicio al cliente.

3.-Las fases para su aplicacin

A) Preparacin del cambio:

a) La alta direccin explora el proceso de reingeniera.

b) Preparacin de la fuerza de trabajo para el compromiso y el cambio.

B) Planeacin del cambio:

a) Crear una visin, misin y principios rectores.

b) Desarrollar un plan estratgico de tres a cinco aos.

c) Desarrollar planes anuales de operacin.

C) Diseo del cambio:

a) Identificar los procesos actuales de la empresa.

b) Establecer el alcance del proceso y el proyecto de diagramacin. Combinar y analizar el proceso.

c) Crear el proceso ideal.

d) Probar el nuevo proceso.

e) Implantar el nuevo proceso.

D) Evaluacin del cambio:

a) Revisin y evaluacin del alcance

b) Repetir el ciclo anual de planeacin operacional.

UNIDAD III.- DISEO Y MANEJO DE FORMAS EN LAS ORGANIZACIONES

1.- CONCEPTOSon las herramientas o medios de comunicacin escritos normalmente impresos a travs de un instrumento de reproduccin grafica, que por lo general contienen informacin fija escrita y espacio para informacin variable.

En el momento que una forma se completa pasa a ser un documento.

De acuerdo con el tipo de informacin y grado de dificultad para su llenado, pueden integrar o acompaarse de un instructivo.

2.- OBJETO DE SU UTILIZACINLas formas representan el vehculo de transmisin de datos e informacin organizacional mas sencillo, claro y funcional, toda vez que permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en trminos escritos. Adems, normativamente, cumplen con la finalidad de constituirse en documento fuente para efectos legales y/o de consulta.

FUENTES DE INFORMACINPor lo general, las fuentes empleadas por una organizacin suelen ser diversas. Entre las ms comunes se pueden mencionar las siguientes:

Preparadas para su uso interno; ej.: control para pedidos de papelera.

Diseadas para la presentacin de resultados; ej.: informe a rganos de gobierno.

Producto de un consultor externo; ej.: forma para un procedimiento.

De uso comercial comn; ej.: forma para solicitud de empleo.

Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones; ej.: declaraciones de impuestos.

Requeridas por una instancia externa para su uso exclusivo; ej.: encuesta de alguna cmara o confederacin.

Propuestas por un fabricante de papel o diseador profesional; ej.: formas continas para captura de informacin.

REQUERIMIENTOS PARA SU USOLa existencia en mayor o menor medida de formas en una organizacin obedece a sus necesidades especficas de trabajo, en funcin de los siguientes factores:

Internos

El instrumento jurdico que las crea.

La desagregacin de funciones derivadas de su base legal.

La determinacin de objetivos y programas.

Los sistemas que se desarrollan para apoyar las funciones.

La traduccin en procedimientos, y por ende, en operaciones de las actividades.

La definicin de estrategias.

El proceso de toma de decisiones.

Externos Por cambios en las condiciones del entorno.

Por decisiones tendientes a la globalizacin.

Por pactos o convenios nacionales o internacionales.

En atencin a demandas de clientes, usuarios o proveedores.

3.- DISEO

Preparacin de una forma considerando su objeto, tipo de informacin que contendr, origen, mtodo de llenado, procedimiento en el que se utilizar, nmero de copias, usuario (s) y resultados esperados.

Elementos funcionales

Identificacin

Logotipo de la organizacin.

Titulo.

Fecha.

Numero de hoja.

En los dos puntos anteriores se puede incluir, si es un cambio, la fecha y nmero de hoja que sustituye, segn el tipo de documento, estudio o proyecto de que se trate.

Nombre de quien la elabora, revisa y/o autoriza.

Clave de la forma.

Secuencia de datos (figura 2.1)

Cuerpo (datos principales).

Instrucciones al pie o en el dorso, o colocacin de nmeros entre parntesis en cada espacio a llenar y se anexa el instructivo (figura 2.2).

Condiciones para su llenado

Manual

Requiere de espacios adecuados para lograr que la informacin que quede suficientemente clara y evite errores de interpretacin.

En mquinaEl espaciado debe estar en relacin directa y adecuado a la escritura de una maquina de escribir, aunque no exista una estandarizacin de este equipo.

En impresoras de equipo de cmputoEste tipo de reproduccin no debe de representar problemas, ya que las formas deben haber sido creadas a travs de la computadora desde un principio. En caso contrario, se puede usar un scanner para capturarlas y darlas de alta en disco.

Clases de formas

De lneaEs una forma sencilla, cuyo contenido se limita a datos fijos que van seguidos por lneas para vaciar los datos variables (figura 2.3).

De columnasContiene columnas y renglones para su llenado. Se utiliza cuando los datos que se anotan (variables), inciden en ms de un dato fijo. Normalmente se colocan los datos fijos en la parte superior de la forma (figura 2.4).

De casillasEs una forma que utiliza cuadros o rectngulos (casillas) en los cuales se coloca la informacin (figura 2.5).

Combinado Estos modelos incluyen en su composicin ms de un estilo; por ello, los datos de identificacin pueden ocupar casillas, en tanto que el cuerpo puede utilizar cualquier otra presentacin (figura 2.6).

Visualizacin

Para que una forma facilite su comprensin y utilizacin es necesario que cubra los siguientes requisitos:

Unidad Debe existir unidad en el trazo, para que una forma mantenga una imagen homognea y proporcional (figura 2.7).

Divisin modularEl mdulo permite ordenar y estandarizar los datos en funcin de la saturacin de la forma, por lo que debe ponerse especial atencin en la conservacin de su tamao y colocacin, lo cual permite apreciar mejor los datos y aprovechar los espacios en forma ms racional (figura 2.8).

ClaridadUna distribucin correcta y accesible facilita la comprensin para el llenado y utilizacin de los datos (figura 2.9).

Agrupacin y jerarquizacinLa distribucin de datos en una forma debe efectuarse de acuerdo con su importancia y utilidad, tomando en cuenta la naturaleza general o especifica de los datos (figura 2.10)

SaturacinLa delineacin de una forma debe prever slo la integracin de los datos requeridos para su complementacin, lo cual evita que se recargue en exceso (figura 2.11).

Movimiento La distribucin lgica en una forma facilita su llenado por medio del movimiento en espiral, lo cual imprime una dinmica, gil a su contenido (figura 2.12)

RitmoLa distribucin de datos en una forma debe contar con un ritmo que permita a un lector o usuario percibir su secuencia (figura 2.13).

Imagen residual

La estructura de una forma debe ser tan verstil que permita agregar diversos recursos de apoyo y de imagen, los que permiten fijar en la memoria del usuario determinado tipo de mensaje y/o informacin (figura 2.14).

Seleccin de producto y presentacin

Hojas extras

Son hojas simples sin papel carbn intercalado, que se pueden incluir sueltas o en block.

Juegos engomadosConjunto individuales de dos o ms partes engomadas entre si mediante un taln, las cuales son de papel bond, que llevan una hoja de papel carbn, intercalada, la cual no se mueve debido al pegamento.

Juegos individuales con papel carbn intercaladoConjunto de dos o mas copias engomadas entre s, con un taln, con el papel carbn intercalado tambin engomado.

Formas continuasSon formas que usualmente se utilizan en equipos de cmputo, que pueden o no tener papel carbn intercalado, cuyas medidas pueden variar segn su objeto y tipo de impresora.

Elementos materiales

Papel

Como materia prima base de una forma, es conveniente considerar el tipo de uso que se le va dar, el nmero de copias deseadas, la clase de impresin a que se le someter y a cmo se archivar. Por lo tanto su peso, grosor y medidas son factores que determinan su calidad y consistencia.

Tintas y carbonesElementos que complementan la concepcin y desarrollo de la imagen de una forma.

De presentacinDefinida la composicin material de una forma hay que revisar su estructura en cuanto a medios de expresin y funcionalidad.

Sistemas de cmputoEl desarrollo de instrumentos para el manejo de formas en las organizaciones depende en buena medida de los recursos destinados para su crecimiento en funcin de la programacin y sistemas de apoyo va computadora a la administracin general.Entre los elementos de esta naturaleza ms tiles para direccionar esta tarea se pueden mencionar:

Programacin orientada al objeto. A travs de ella, las formas, tratadas como objetos, se pueden codificar como mdulos para despus ser reutilizados.

Base de datos. Programa puente para estructurar, recuperar, simplificar, actualizar, y/o eliminar formas o datos en ellas.

Cliente/servidor. Sistema por medio del cual se puede acceder va computadora (cliente) a una computadora central (servidor). Este procedimiento puede acceder y salvaguardar las formas con un alto margen de seguridad, adems de permitir el trabajo de ms de un usuario en forma paralela.

Intercambio electrnico de datos. Proceso interactivo para el manejo de formas de computadora a computadora.

Correo electrnico. Servicio para intercambiar informacin, que permite agilizar el desplazamiento de formas.

Redes. Interconexin de computadoras y componentes de una sistema que permiten el manejo e intercambio de informacin compartiendo recursos. Esta herramienta permite operar en la misma rea geogrfica, o en reas distintas.

Otras. Sistemas operativos o ambientes de trabajo que permiten el manejo de formas a travs de programas o paquetera.

La modalidad de red de redes, mejor conocidad como INTERNET puede brindar soporte a todos los sistemas anotados.

UTILIZACIN.

Uso normal.Las formas constituyen un elemento integrante de la dinmica administrativa de cualquier institucin. Su uso se vuelve tan generalizado e indispensable que su manejo pasa a ser casi automtico, por lo que una modificacin a su estructura es un paso natural, el cual no requiere de autorizacin mltiples o de estudios exhaustivos.

Cambios.Cuando se presentan modificaciones radicales en los procedimientos o estructuras organizacionales, se hace necesario implantar un proceso ms depurado y de mayor contenido tcnico para ajustar las formas.

Implantacin.Una vez que se han aprobado y ejecutado los cambios en las formas, es necesario precisar el mtodo ms adecuado para implantarlas.

Mtodo instantneo. Aprobacin para utilizar las nuevas formas en la institucin a partir de una fecha determinada.

Prueba piloto. Consiste en realizar un ensayo con las nuevas formas con el fin de valorar su utilidad real antes de generalizar su uso en toda la organizacin.

En paralelo. Representa la utilizacin simultnea por un tiempo determinado tanto de las formas tradicionalmente usadas como de las nuevas.

Por aproximaciones sucesivas. Corresponde al uso de solo algunas de las nuevas formas para probar su funcionalidad. Una vez consolidado este paso, se adicionan nuevas formas que siguen el mismo proceso, el cual continua hasta finalizar el cambio propuesto.

Combinacin de mtodos. Alternativa consistente en emplear ms de un mtodo para implantar o cambiar una forma o parte de su contenido.

RESPONSABLES DE SU MANEJO Y CONTROL.

Operativamente.

Cada una de las reas de la institucin que utiliza formas para el desahogo de su trabajo diario, y que est familiarizada con su contenido y uso.

En forma especializada.Pueden ser diferentes instancias relacionadas con las formas; entre otras, estn las siguientes:

Nivel directivo.Personas que por su jerarqua aprueban todos los cambios organizacionales y, por lo tanto, conocen las formas.

Utilidades de apoyo tcnico.

reas responsables del manejo de papelera, que cumplen la funcin de controlar, reimprimir y almacenar formas, vigilan su reposicin conforme a las especificaciones tcnicas y materiales de las reas usuarias, y resguardan archivos en trnsito y definitivos.

Instrumento de control.

Cuestionario para el anlisis de formas.Documento que contiene en forma ordenada y secuencial la relacin de componentes e una forma, a travs del cual es posible analizar y evaluar su funcionalidad.

Catalogo de formas.Compendio de todas y cada una de las formas que se utilizan en una organizacin, relacionados por unidad administrativa, tipo de forma, clave, frecuencia de uso y programa especfico al que apoya (figura 2.16)

Unidades de almacenamientoDispositivos electromagnticos en los que se puede preservar el inventario de todas y cada una de las formas; ej.: disco ptico. Este tipo de recurso cumple no slo con la funcin de control, sino de back up, lo que permite la recuperacin de datos en forma precisa y oportuna.

Preguntas de evaluacin.

1.- Exponga el concepto de lo que son las formas en las organizaciones.

2.- Explique el objeto de la utilizacin de formas en las organizaciones.

3.- Mencione las fuentes de informacin para las formas.

4.- Explique los diferentes necesidades especificas en las que se utilizan las formas.

5.- Explique los diferentes elementos que debe contener el diseo de las formas.

6.- Explique los diferentes mtodos para la implantacin del uso de formas en las organizaciones.

7.- Mencione los responsables del manejo de las formas en las organizaciones.

Texto recomendado Organizacin de Empresas Anlisis, diseo y estructura. Autor, Enrique Benjamn Franklin. Ed. Mc Graw Hill.

IV.-DISTRIBUCIN DEL ESPACIO EN LAS REAS DE TRABAJO

INTRODUCCIN

En el mbito de la practica administrativa, el anlisis de la distribucin del espacio para reas de trabajo de cualquier organizacin constituye un aspecto relevante en el estudio de las condiciones en que este se realiza. La estrecha relacin que existe entre las condiciones fsicas que conforman el medio en el que un directivo o empleado desempean sus tareas, permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no basta con armnicas estructuras de organizacin, con idneos sistemas y procedimientos de trabajo, ni con elevadas aptitudes del personal: es necesario integrar los elementos materiales para crear un ambiente favorable a la naturaleza del trabajo para convertirlo a un factor de productividad.

Por lo mismo no se propone agotar todos los puntos que deberan cubrirse en un estudio de esta naturaleza sino destacar loa aspectos ms representativo que han de considerarse al buscar una adecuada utilizacin del espacio con que cuentan las oficinas y consecuentemente mejorar las condiciones ambientales y de funcionalidad de las reas laborales y de atencin a usuarios o clientes.

Por ultimo es necesario aclarar que las condiciones fsicas de algunas instalaciones que se ocupan para oficina o reas de trabajo cuya construccin no se hizo con este propsito, no podrn observar todos los criterios que se plantean aqu, pero tienen la posibilidad de aplicar en la medida de sus necesidades, las orientaciones para el mejor uso, aprovechamiento, conservacin y disposicin de los bienes muebles e inmuebles de que dispone.

4.1 CONCEPTO

La expresin distribucin del espacio se refiere a la disposicin fsica de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicacin de las instalaciones para la atencin y servicios al personal y clientes.

4.2 OBJETIVOS

Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organizacin.

Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado para desarrollar ptimamente sus funciones y al mismo tiempo, permitir a los clientes de la organizacin obtener las servicios y/ o productos que demandan en las mejores condiciones de trato, oportunidad y calidad.Procurar el arreglo del espacio de forma que facilite la circulacin de las personas, la realizacin, supervisin y flujo racional del trabajo as como el uso de los elementos materiales del mismo, reduciendo el tiempo y costo necesario para llevarlo a cabo.

4.3 CONSIDERACIONES 4.3.1 Factores que lo originan

GENERALES PARA LA REALIZACIN DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCIN DEL ESPACIOEl estudio y la efectiva disposicin del espacio en las unidades de una organizacin se realiza cuando se presenta alguna o varias de las situaciones que a continuacin se mencionan:a) Establecimiento de nuevos objetivos y programas.

b) Cambios en la estructura de la organizacin.

c) Modificacin de los sistemas y procedimientos de trabajo.

d) Como respuesta a las propuestas del personal

e) Incremento del volumen del trabajo.

f) Aumento o disminucin de personal.

g) Reubicacin o remodelacin de las instalaciones del trabajo

h) Renovacin de mobiliario y equipo

i) Atencin de las necesidades de servicios al cliente.

j) Aprovechamiento optimo de recursos.

k) Reformas al marco legal ambiental.

l) Cumplimiento o convenios y/ o acuerdos de operacin

m) Disposiciones oficiales en materia econmica.

4.3.2 Aspectos organizacionalesEn funcin de la estructura de la organizacin, la distribucin del espacio debe tener en cuenta los siguientes factores:

a) Las relaciones de trabajo entre las unidades de compra.

b) Los sistemas de informacin y proceso de comunicacin establecidos.

c) Naturaleza, volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad, procurando seguir una secuencia operacional lgica.

d) Que permita una adecuada supervisin del trabajo y comodidad en su realizacin.

e) Posibles cambios en la estructura orgnica y funcional, para distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones fcilmente.

f) Ubicacin de las reas de atencin a clientes en los lugares ms accesibles.

Cuando el estudio sobre la distribucin del espacio se origina por cambio de domicilio, nuevas instalaciones o remodelacin de las actuales, es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos:

Los programas de asignacin de espacio debern estar relacionados con la planeacin urbana y ecolgica y con las actividades que se desarrollaran en el mbito donde se desea ubicar. la oficina. Prever zonas de estacionamiento para los vehculos del personal de la organizacin y de sus clientes.

disposiciones normativas que regulan el funcionamiento.

La posibilidad de crecimiento.

4.3.3 Responsabilidad de su ejecucin

La disposicin efectiva de las instalaciones y el aprovechamiento racional de los recursos de una organizacin puede efectuarse a travs de:

a) Unidades de mejoramiento administrativo.

b) reas de apoyo operativo responsables de la funcin de mantenimiento.

c) Consultores externos

d) Grupo de trabajo integrado con este propsito.4.4 TCNICAS 4.4.1 principios

AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCIN DEL ESPACIO

Para orientar las acciones en trminos de homogeneidad y congruencia, la disposicin del espacio requiere de criterios rectores tales como:

ESPACIO

Integracin total

Distribucin que integra y coordina personas, equipos, maquinas y materiales para que funciones como una unidad total.

Mnima distancia recorrida

Distribucin que permita que los objetos, documentos,

formas, materiales y piezas circulen lo menos posible, la distancia que las personas que transitar para realizar una

actividad, contactar con otras personas o para utilizar servicios

O equipo.

Circulacin

Distribucin de las reas y unidades en el mismo orden secuencia que en el proceso de trabajo.

Flexibilidad

Distribucin que permite que los ajustes y readaptacin se realicen con un costo y molestia mnimos.

4.4.2 Guas fundamentales

La experiencia y estudio en materia de distribucin por parte de especialistas y estudiosos del tema han permitido el desarrollo de una serie de guas para obtener una distribucin eficaz y alcanzar los objetivos mencionados.

Entre las ms sobresalientes se puede mencionar:

Concentrar el personal en amplios locales de trabajo, con o sin divisiones interiores, con una buena iluminacin, ventilacin comunicacin y adaptabilidad al cambio.

Evitar superficies en las que trabaje un numero excesivo de personas, pues ello se traduce con facilidad en fuente de desorden ruido y distraccin que atenta contra el bienestar y la eficiencia.

Cuando es necesario proporcionar cierto aislamiento a ciertos puestos, sin renunciar por ello a las ventajas que derivan de un local comn, suelen utilizarse separaciones mviles e intercambiables, que ocupan una superficie mnima y permiten tratar fcilmente los problemas de asignacin de espacio.

El trabajo debe fluir siempre hacia delante formando, en lo posible, una lnea recta, por lo que se deben evitar idas y vueltas, los cruces y el movimiento innecesario de papeles. As mismo dar preferencia a los flujos dominantes de trabajo y a los documentos clave o juego de documentos sobre los que giran las operaciones de un proceso.

Las unidades orgnicas que tengan funciones similares y relacionadas entre s deben colocarse prximas o adyacentes.

Los escritos deben de ser de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo. Esto de flexibilidad a los cambios, mejora la apariencia y promueve un sentimiento de igualdad entre el personal.

La ubicacin de los escritorios debe permitir a la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona, a fin de evitar las perjudiciales fuentes frontales de luz.

Los archiveros y otros gabinetes que se encuentran dentro de una zona de trabajo deben tener una altura uniforme para mejorar la experiencia general.

Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas mximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones, teniendo en cuenta el crecimiento promedio registrado.

Las unidades centrales de servicio auxiliares, archivo, Taquigrafa,tabulacin y duplicacin, entre otros debe localizar cerca de las unidades orgnicas que mas las requieran.

Aislar en reas a prueba de sonidos las unidades que utilizan mquinas y equipos ruidosos.

Las unidades que tener mucho contacto con clientes debe localizarse cerca de las entradas, ascensores zonas de recepcin, para que sean accesibles y no distraigan otras unidades.

Al personal cuyo trabajo requiere mxima concentracin se le debe situar dentro de divisiones parciales o completas.

Se deben usar preferentemente paneles con divisiones como paredes, por su facilidad instalacin, movilidad y bajos costos para efectuar modificaciones. Las divisiones parciales con vidrio plana y opaco permiten buena luz y ventilacin.

Instalarse suficientes contactos elctricos de piso para equipo y mquinas de oficina, a fin de evitar cordones colgando del techo o insertos en las paredes.

Los archiveros y el equipo frecuentemente utilizado deben ponerse cerca del personal que los usa.

Es necesario proporcionar al personal y visitantes servicios adecuados de:

a) sanitarios, b) espacios para los periodos de descanso o espera, donde se pueda hablar informalmente o tomaron refrigerio y c) suficientes tomas de agua. Debe disponer de un lugar destinado a bodega o almacn de utensilios para el aseo, papelera y suministros, o mobiliario y equipos.

Los pasillos deben ser lo suficientemente anchos a fin de permitir el libre trnsito y evitar molestias o interferencias en las labores.

La imagen de la organizacin debe trasmitir orden y confianza.

4.4.3 especificaciones por tipo de rea

El despacho privadoLas oficinas deben contar con algunos despachos aislados, por razones de nivel jerrquico, trabajo confidencial y/o necesidad de concentracin.

Al evaluar las necesidades despachos privados para un individuo por empleados, es necesario tener en cuenta que por su tipo de trabajo requiere:

estn protegidos de distracciones visuales, como lo es el trnsito normal de la oficina.

Tener privacidad para sostener conversaciones confidenciales por telfono personales

contar una atmsfera tranquila, propicia para el estudio en la reflexin que demandan desarrollo de ciertos trabajos.

Relacin de ubicacin entre despachos generales y privados.

El rea o un superficie con que cuenta la organizacin tienen que ser analizadas previamente a la accin de distribuir redistribuir el espacio, debindose hacer adems algunas consideraciones acerca de los lugares que ocuparan los despachos generales y los privados; en estos casos es aconsejable:

proporcionar el mayor espacio abierto para despacho general usando, segn el caso, hileras de archiveros paneles para dirimir secciones del personal o unidades administrativas que desarrollan funciones comunes.

Proporcionar por lo menos una extensin lateral con ventanas para cada oficina federal y si es necesario, ubicar los despachos privados a la pared inferior para dejar la oposicin exterior a la de la oficina general.

Agrupar lo posible los despachos privados y darles a todos el mismo fondo para que estn alineados.

Localizar el lugar de superficie orden responsable pueda vs. grupo, y la distancia entre s suficientes de ao. Cuando el supervisor debe trascender visitas con frecuencia, suscrito le debe colocarse cerca de la entrada del rea su cargo para que el acceso de visitantes se realice con el mismo distraccin.

Disposicin de mobiliario y equipo.

Definida la distribucin del espacio se deben plantear la disposicin de mobiliario y equipo, cuenta que:

Los escritorios se orienten, a la medida de lo posible, con referente a la misma direccin; Menos que una actividad especifica lo requiera, tratado del tema externo frente al otro.

Es preferible ampliar de abogados escritorios por hilera evitar los disturbios y distracciones del personal. Siguen espacios insuficientes, colocan como mximo cuatro escritorios por hilera.

No ordenar los escritorios con el frente hacia las ventanas para evitar el resplandor de la luz exterior, ni tampoco frente a una pared slida o traducida.

Colocan en un lugar retirado de ayer del trabajo de concentracin en mobiliario y equipo es utilizado por varios individuos cuyas funciones hace necesaria una fuerte interaccin o labor de equipo.

Disponer de depsitos de agua y crecieron lejos de los lugares de trabajo para que el acceso a ellos no ofrezca distraccin.

Puertas

Debe procurarse que abran hacia adentro de las habitaciones y no hacia los lugares de paso, hacia el centro de locales o hacia las paredes.

Las puertas de comunicacin entre dos piezas deben situarse, de preferencia, en la pared opuesta a las ventanas.

4. 4. 4 modelos

se designan con este nombre las reproducciones o " patrones " hechos a escala de equipos, imaginario mobiliario. Se les conoce tambin como " plantillas " o " comunes ".

El uso de modelos constituye el procedimiento ms sencillo para conocer la distribucin actual y desarrollar una nueva.

En su preparacin deben considerarse los siguientes elementos:

escala. Los modelos se reproducen a la misma escala del plano sobre el cual se colocarn (la escala 1: 50 es decir, 2cm. = 1 metro es la ms adecuada. Con respecto al tamao de los modelos, la OIT recomienda que: "... al hacerlas plantillas y planos escala es preciso comprobar que las dimensiones en todo el material sean exactas con arreglo a la escala empleada, o en su caso, ligeramente superiores. Se pierde mucho esfuerzo se cortan plantillas salvo escasas, pues con ello se crea una idea falsa espacio disponible para salidas y pasadizos ". Los modelos deben tener las dimensiones de los muebles en su posicin de mximo volumen: cajones y puertas abiertas.

Material. Los modelos pueden hacerse de cartn, papel, plstico, o madera.

Colores pueden utilizarse materiales de diferentes colores para los diversos tipos de muebles, mquinas y equipos nuevos nicos, as como para distinguir las diferentes unidades administrativas. En un plano definitivo pueden utilizarse las llamadas " pantallas " sobre los dibujos de los distintos elementos materiales. Son muy tiles en especial para las reas de circulacin.

Nombresconfines de identificacin cada modelo debe postularse para saber de unidad administrativa pertenece y en algunos casos para precisar que es.

Modelos magnticos. Tambin pueden emplearse modelos magnticos, que son usados sobre una pieza de triplay cubierta de acero, que sirve como base. Los modelos magnticos se afirman fuertemente a la base de acero triplay. Sin embargo pueden ser movidos para mostrar diferentes arreglos. La base debe ser adherida a una pared para brindar la imagen accesible a un grupo de personas.

4. 4. 5 maquetas.

En un lugar de modelos o plantillas pueden usarse banquetas presidenciales del rea de trabajo, mobiliario, mquinas, equipo, etctera, con el fin de examinar la distribucin existente y proponer otra mejor. Son de dimensionalmente exactas y muestran en conjunto el arreglo de las unidades fsicas en su rea respectiva.Las maquetas poseen ventajas sobre los modelos vi dimensiones, como es la facilidad que ofrecen para comprender mejor la distribucin a travs de la presentacin tridimensional, adems de que en las maquetas se reflejan la escala altura, longitud y ancho en las unidades fsicas.

Elementos para la construccin de las maquetas

Elaboracin.

No necesario que los modelos de una maquetas sean complicados y costosos bastantes derechos escala con precisin. La misma advertencia que se hizo para las plantillas sobre su exactitud sea vlida tratndose de maderas a semejanza del equipo que representan, siempre cuando las dimensiones generales sean correctas.

Colores.

Es factible utilizar una clave de colores interno de acuerdo con ella los modelos, para ser ms fcil identificacin.

Uso de imgenes.

Si se pega el plano una lmina de metal, se pueden colocar imanes debajo de los modelos tridimensionales; de esta manera, se movern con toda facilidad, pero seguan firmemente adheridos al plano, el cual tambin puede colocarse verticalmente contra la pared.

Hilos es posible usar hilos para indicar la trayectoria del recorrido de materiales y documentos.

4. 4. 6 diseo asistido por computadora (autocad)

La utilizacin de equipos de cmputo simplifica y agiliza enormemente la tarea de distribucin del espacio en las reas del trabajo, ya que permite el manejo del ambiente laboral a travs de pantallas grficas, en las cuales el acceso a las instrucciones del dibujos, eligi la definicin de la base de la informacin se efecta por medio de iconos (representacin grfica de las entidades descritas por los datos de una computadora, presencian comnmente en las interfaces para representar documentos, archivos, dispositivos, etctera.)

Esta herramienta se consiguen forma del paquete para facilitar su uso. Se puede instalar en cualquier tipo de computadora y por su lenguaje de programacin permite definir en las esta base de datos externos.

El contenido estndar de este paquete incluye los siguientes componentes:1. conceptos fundamentales.

2. Requerimientos de hardware.

3. Definicin general del ambiente de trabajo

4. utileras bsicas.

5. En documentos del dibujos definicin.

6. Manejo de pantallas vistas.

7. Bloques y multi lneas.

8. Organizacin del dibujo por niveles (hasta tercera dimensin.)

9. Elaboracin del texto y edicin.

10. Acotamiento e impresin del dibujo.

11. Importacin y exportacin.

4. 5. PLANEACIN LA DISTRIBUCINDEL ESPACIO

La distribucin racional del espacio debe sistematizar las acciones que provienen de un anlisis que contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades, elegir entre alternativas, establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permitan alcanzar las comas en la correcta asignacin de recursos, concentracin esfuerzo sin delegacin precisa de responsabilidades.

4. 5. 1 diagnstico de la situacin actualPermite conocer las necesidades de espacio en la distribucin requerida para el desarrollo del trabajo, para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo.

Anlisis de la organizacin.

El estudio de la organizacin es un elemento fundamental para determinar las funciones que sta desempea y, a su vez, que actividades realiza cada empleado; para ello, el responsable del estudio se debe auxiliar de los instrumentos tcnicos tales como:

organigramas.

Cuando distribucin del trabajo.

Estadsticas de trabajo.

Socio gramas.

rboles de decisin.

Redes para el anlisis lgico de problemas.

Tablas de decisiones.

Este anlisis permite ejemplar reacondicionamiento en especial estructura organizacional y atiendan tipo de trabajo necesario para complementar las funciones establecidas.

Revisin de los procedimientos

el arreglo del mundo y equipos debe apoyarse anlisis del flujo de trabajo involucrado en la realizacin de las funciones. Esta informacin puede representarse en forma de fluxograma. En l se muestra la secuencia de los pasos involucrados en las operaciones de las unidades orgnicas. Estas tcnicas, asociadas generalmente con los programas de simplificacin del trabajo, reorganizaciones reingeniera, pueden ser herramientas efectivas y relativamente sencillos para el anlisis de los datos.

Entre los diagramas ms tiles para este propsito est el fluxograma arquitectnico, tambin conocido como " grfica de distribucin de la oficina " un grfica de trabajo en relacin con la ubicacin del equipo ", en el que se pueden percibir el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un rea, as como el movimiento de los documentos en funcin a este arreglo. Este diagrama del recorrido proporciona el medio para analizar la distribucin presente en flujo de trabajo, visualizando la relacin de las instancias involucradas en el movimiento entre uno y otro puesto de trabajo. Obviamente, las diferencias de la distribucin actual pueden precisarse para eliminar el desplazamiento y innecesario.

Distribucin actual del espacio

El estudio de la distribucin debe delimitar las reas del conflicto, lo que permite suministrar informacin preliminar sobre las dimensiones de sus reas, los muebles y equipo utilizados, y una base para comparar la distribucin actual con la nueva.Para obtener una representacin fiel de la distribucin actual, ser necesario contar con un plano dibujo del espacio disponible en un escala determinada (de preferencia 1: 50 para planos generales y 1: 20 o 25 en planos de detalle.

Es muy importante verificar que la informacin contenida en el plano sea exacta y completa.En el plano se representan la ubicacin precisa y el tamao de elementos tales como paredes, ventanas, puertas, escaleras, columnas divisiones permanentes, tuberas contactos elctricos, alumbrado ductos para el alambrado telefnico, lneas para redes de equipo de cmputo entradas y salidas salientes del edificio y espacio necesario para abrir puertas y ventanas.

Lista del mobiliario y equipo

Es el necesario elaborar una lista que incluye toda la informacin necesaria para identificar el mobiliario y equipo utilizado en el rea que se estudia; Entre los datos relevantes estn: cantidad, dimensiones, clase, modelo, material, antigedad as como otras observaciones sobre cada uno de los elementos materiales en un del equipo puesto. Cada unidad bsica debe ser numerada durante sa etapa con el de utilizarla en la distribucin final.

Plantillas del personal

El nmero de empleados de uno y otro sexo debe registrarse por unidad orgnica especifica, identificando puestos y nmero de plazas. Esta informacin es esencial para proyectar instalaciones tales como canciller, lavabos, sanitarios, comedor, etctera.

4. 5. 2 previsin de necesidades futuras

La previsin constituye la segunda etapa la elaboracin del plan de distribucin del espacio. Los aspectos que debe cubrir son:

Organizacin

Proyectar, en lo posible, la medida en que las decisiones de la alta autoridad influirn en la distribucin actual en un futuro prximo, para determinar si se estn contemplando probables cambios en la organizacin, tales como:

a) Ampliar a reducir la estructura orgnica.

b) Descentralizar funciones o unidades.

c) Incluir nuevas funciones.

d) Redireccionar funciones.

e) Variar las cargas de trabajo.

f) Implantar nuevos sistemas.

g) Desincorporar reas y/ o servicios.

h) Modificar el objeto del organizacin.

i) Invertir recursos de capital.

j) Diversificar los productos y/o servicios al mercado.

k) Reorientar los productos y/o servicios al mercado.

l) Fortalecer los canales de distribucin.

Estas medidas influirn sobre el volumen de trabajo, de que determinar el nmero de empleados y el espacio requerido para realizarlo.

Procedimientos

en sta etapa es indispensable considerar los planes y propsitos que repercutir en los sistemas de trabajo, toda vez que propiciarn cambios en flujo de las operaciones. Entre los mecanismos que se pueden emplear estn:

Diagramas de flujo.

Diagramas de programacin de computadora.

Diagramas de distribucin de espacio.

Matriz de especificaciones o requerimiento de espacio.Mobiliario

Tomar en consideracin las necesidades del nuevo mobiliario y el equipo, para llegar a un acuerdo en cuanto sus dimensiones y caractersticas. De la misma manera seleccionar el tipo de divisiones y canceles de las reas de trabajo.

Personal

Prever los cambios de nmero de personal, pues en muchos casos un rea de trabajo para que cierta cantidad de empleados resulta insuficiente a corto plazo, sino se toman previsiones acerca de los posibles variaciones. Esta informacin es indispensable para proyectar la instalacin de servicios para el personal (sanitarios, guardarropas, salas de descanso, comedor, etctera.)

Estimacin de la superficie requerida

Est superficie se obtiene multiplicando nmero de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se les destina. Este clculo debe repartirse en cada nivel, sumando las reas requeridas para todos puestos.

Necesario del personal actual de necesidades de espacio

Es necesario puede hacerse anotando para cada unidad los datos relativos a los puestos, como son: Lista de puestos; nmero total del personal actualmente en servicio y aprobados para sumarse a l; categora de los puestos y nmero de puestos por categora; nmero de puestos a los cuales desean resignados despachos privados, y nmero total de puestos contemplados.

La fundamentacin de la asignacin de espacio en debe hacerse en funcin de:

1. Tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para realizar el trabajo.

2. Una descripcin de cada artculo del mobiliario y equipo aparte del incluido para cada individuo. Esto mostrar el tamao y equipo del artculo, tales como archiveros, libreros, gabinetes para papelera y otros.

3. Requerimiento de los departamentos para servicios especiales, tales como almacn, salas de conferencias etctera.

4. Resumen por departamento de los siguientes datos: personal actual y categoras; superficie neta requerida para despachos individuales segn categoras; superficie neta requerida para despachos corregidos; superficie requerida para equipo es el servicio, y superficie neta total requerida para el personal actual y el equipo.

5. La suma del espacio resumido en el inventario representan la superficie requerida. A esto debe aadirse el espacio previsto en caso de incremento del volumen de las operaciones.

Transformacin de superficie neta en superficie bruta

en la estimacin de las reas de trabajo superficie neta " expuestas anteriormente, no fueron incluidos algunos factores que implican una mayor disponibilidad de la superficie, como son los espacios destinados a servicios (portera, instalacin para equipo de aire acondicionado, escaleras, y los elevadores, corredores, etctera) para equipo electrnico, calefaccin y transportacin dentro del edificio, las reas ocupadas por columnas mucho tipo de estructuras.

Si la superficie neta (reas de trabajo) se le suman los espacios sealados se obtiene la superficie bruta requerida.

4. 5. 3 plan bsico

La tercera etapa de la planeacin comprende los siguientes aspectos:

Ubicacin de unidades

Antes de decidir con respecto a la ubicacin del departamentos y servicios generales, se debe tomar en cuenta:

1. En flujo en los departamentos de los documentos de trabajo y las comunicaciones personales, su naturaleza, volumen y secuencia.

2. Requerimiento de un tipo especfico de espacio por tipo de unidad.

3. Necesidades departamentales de flexibilidad espacio en caso de expansin.

Asignacin de personal y equipo por unidad

Una vez que sea destinada cada unidad de espacio en particular, tiene que planearse el arreglo de escritorios, mobiliario y equipo para cada persona y rea de la organizacin, buscando:

Facilitar el trabajo.

Respetar su flujo.

Integran una oficina funcional y atractiva.

Una oficina representan hacerlo bien definidos del mobiliario y equipo ofreci la imagen positiva, y el personal tiene la posibilidad de desempear con mayor eficiencia su trabajo. Las oficinas con escritorios dispuestos de manera accidental, sin respetar ayer de circulacin, causan una mala impresin y puede propiciar bajo rendimiento del trabajo.

Mtodos para preparar el plan de distribucin

Es recomendable presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema plano de distribucin de espacio. Para ello necesario:

1. Reunir los instrumentos para la distribucin del espacio (planos, modelos, maquetas, disquetes, etctera.)

2. configurar los modelos por rea toman en cuenta los principios y ya fundamentales para una distribucin eficiente. El diseo sugerido se determina moviendo y cambiando los modelos a varias posiciones de modo de llegar a una disposicin satisfactoria.

3. Revisar el arreglo tentativo y hacer ajustes menores. Despus de que las unidades se han conformado de la mejor manera, el siguiente paso revisar todo el diseo en conjunto para asegurarse de que ofrece la posibilidad de satisfacer los requerimientos especficos del tipo de trabajo del organizacin.

4. Preparar la distribucin final. En sta, es preciso sealar todas las especificaciones necesarias, tales como indican con marcas apropiada los flujos principales de trabajo; el nombre de las personas que habrn de ubicarse en cada unidad fsica; nmero de identificacin para el mobiliario y equipo, canceles, mostradores, en, alambrados telefnico y elctrico, sistemas de intercomunicacin, etctera. Esta informacin es necesaria a fin de obtener una integracin completa del espacio.

5. Aprobacin. La distribucin final, Rebeca revisar y aprobada por los responsables de su preparacin, tomando en cuenta la opinin de todos los niveles grficos del organizacin. Tambin es de gran utilidad recabar sugerencias de los clientes y proveedores.

UNIDAD V ELABORACIN DE DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTO

1.- Importancia de estudiar procedimientosLos requerimientos de las organizaciones demandan recursos tcnicos que les permitan precisar de manera analtica los elementos necesarios para llevar a cabo sus funciones en forma lgica y consistente, lo cual es posible a travs del empleo de diagramas y mapas de procesos.

En su calidad de instrumentos administrativos, estos recursos compendian en forma ordenada y detallada las operaciones que efectan los rganos que intervienen en ellos los formatos que utilizan, as como los mtodos e instrumentos de trabajo con que determinan responsabilidades en la ejecucin, control y evaluacin de sus acciones.

Vale la pena sealar que contar con ellos abre una perspectiva real para una adecuada coordinacin y un flujo eficiente de la informacin.

De uso

Facilita el llenado y lectura del formato en cualquier nivel jerrquico.

De destino

Al personal que intervendr en los procedimientos le permite identificar y realizar correctamente sus actividades.

De aplicacin

Por la sencillez de su representacin facilita la prctica de las operaciones.

De comprensin e interpretacin

Puede ser comprendida por todo el personal de la organizacin o de otras organizaciones.

De interaccin

Permite el acercamiento y mayor coordinacin entre diferentes reas u organizaciones.

De simbologa

Disminuye la complejidad grfica por lo que los mismos empleados pueden proponer ajustes o simplificacin de procedimientos, utilizando los smbolos correspondientes.

De diagramacin

Se elabora en el menor tiempo posible y no se requieren tcnicas ni plantillas o recursos especiales de dibujo.

2.- Determinacin de la simbologa

Diagramar es representar grficamente hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenmenos de todo tipo por medio de smbolos que clarifican la interrelacin entre diferentes factores y/o unidades administrativas, as como la relacin causa-efecto que prevalece entre ellos.

Este recurso constituye un elemento de decisin invaluable tanto para los individuos como para las organizaciones de trabajo: para aqullos, porque les permite percibir en forma analtica la secuencia de una accin en forma detallada, lo que contribuye sustancialmente a conformar una slida estructura de pensamiento que coadyuva a fortalecer su capacidad de decisin. Para las organizaciones, porque les posibilita el seguimiento de sus operaciones ms importantes a travs de diagramas de flujo, elemento fundamental para descomponer procesos complejos en partes, lo que facilita la comprensin de su dinmica organizacional y simplificacin del trabajo.Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje grfico incoherente o no convencional transmite un mensaje deformado o es ineficaz para comprender el proceso que se pretende estudiar. De ello surge la necesidad de concebir y admitir determinados smbolos a los que se les confiere un significado preciso y convenir tambin en determinadas reglas en cuanto a su aplicacin.Los smbolos de diagramacin empleados internacionalmente son elaborados por las siguientes instituciones:1. American Society of Mechanical Engineers (ASME), que ha desarrollado los smbolos contenidos en la figura 6.1, los cuales, a pesar de su amplia aceptacin en reas de produccin, en el trabajo de diagramacin administrativa su empleo es escaso, ya que se considera que su alcance limita los requerimientos de esta materia.

2. American National Standard Institute (ANSI) ha preparado una simbologa para representar flujos de informacin del procesamiento electrnico de datos (figura 6.2), de la cual se han adoptado algunos smbolos para diagramas de flujo administrativos (figura 6.3).

3. International Organization for Standarization (ISO) que ha elaborado una simbologa para apoyar el aseguramiento de la calidad a consumidores y clientes de acuerdo con las normas del grupo ISO-9000 (figura 6.4).

4. Instituto Alemn de Estandarizacin, Deutsches Institut fur Normung e.V (DIN) que ha desarrollado una simbologa para la norma del proceso de informacin que es similar a la norma internacional ISO-5807 (figura 6.5).

b) Es conveniente anotar que la utilizacin de la simbologa de la ISO-9000 (figura 6.6) y del DIN (figura 6.7) permite homogeneizar y fortalecer los sistemas de administracin para garantizar la calidad de los productos optimizando el empleo de los recursos en los procedimientos de trabajo.

c) Existen tambin otras opciones para diagramar sin una certificacin tan estricta pero que por su versatilidad se emplean en las organizaciones, como es el caso de los smbolos de flujograma de ingeniera de operaciones y de administracin y mejora de la calidad del proceso (DO) (figura 6.8), y de los diagramas integrados de flujo (DIF), que son una representacin grfica de los modelos fsicos y de comunicacin de un proceso, de lo cual sobresalen dos estilos para describir el flujo de datos: 1. Yourdon-De Marco y, 2. Gane & Sarson (figura 6.9).

d) Por otra parte, la contribucin fundamental de la diagramacin con los smbolos del DO (figura 6.10), es la posibilidad de compactar informacin e integrar la relacin operacin/funcin en forma clara, en tanto que con los smbolos del DIF (figuras 6.11 y 6.12), es la simplificacin para representar los procedimientos mostrando el flujo de productos fsicos en el proceso. En ambos casos se facilita expresar la relacin de los procesos internos con el entorno.

e) La aplicacin de una u otra norma, o bien su combinacin, depende de las necesidades a satisfacer en el momento de desarrollar el trabajo de la diagramacin administrativa.

3.- Elaboracin de diagramas de flujo

Reglas para su elaboracin

En cuanto a dibujo Es conveniente no mezclar en un mismo lado del smbolo varias lneas de entrada y salida.

Por claridad, no debe haber ms de una lnea de unin entre dos smbolos.

El smbolo de decisin es el nico que puede tener hasta tres lneas de salida.

Las lneas de unin se deben representar mediante lneas rectas; en caso necesario se utilizan ngulos rectos.

Para efectos de presentacin, es recomendable que los smbolos tengan tamao uniforme, salvo el caso que se requiera hacer resaltar alguna situacin especial.En cuanto a su contenido y/o uso La redaccin del contenido del smbolo de operacin debe ser realizada mediante frases breves y sencillas, para facilitar su comprensin.

Cuando el smbolo terminal identifique una unidad administrativa, debe contener el nombre completo de ella. En caso de utilizar iniciales para identificarla, se debe anotar su significado al pie de la hoja del diagrama.

El smbolo documento debe contener el nombre original de la forma o reporte en cuestin.

Si existen varios ejemplares de un documento, el original se tiene que identificar con la letra "o" y las copias mediante dgitos "1", "2", "3", etctera. Es recomendable hacer esta anotacin en el extremo inferior derecho del smbolo.

El contenido del smbolo conector puede ser alfabtico o numrico, pero debe ser igual en los conectores de entrada y salida.

Cuando existe una gran cantidad de conectores, es conveniente adicionar un color al smbolo o a su contenido, lo cual facilita su localizacin. Otra opcin es colocar antes o despus del conector el smbolo terminal cuya identificacin sea el nombre de la unidad administrativa, el nombre de una operacin, etctera, en donde se encuentre el conector destino.

Es aconsejable que el contenido del conector de pgina sea numrico, y que el smbolo que indica el destino contenga el nmero de pgina donde contina el diagrama, y a su vez, el smbolo que indica la procedencia contenga el nmero de pgina de donde proviene el diagrama.4.- Clasificacin de los diagramas de flujo

Que indican sucesin de hechos

Cursograma sinptico del proceso el cual presenta un cuadro general de la sucesin de las principales operaciones e inspecciones en un proceso, sin tener en cuenta quin las ejecuta y en dnde se llevan a cabo. Para prepararlo slo se utilizan los smbolos de operacin e inspeccin. A la informacin que brindan los smbolos y su sucesin se aade paralelamente una breve nota sobre la naturaleza de cada operacin o inspeccin, y cuando se conoce, el tiempo que se le fija (figura 6.13).

Cursograma analtico es el que muestra la trayectoria de un producto o procedimiento sealando todos los hechos sujetos a examen mediante el smbolo que corresponda. Es uno de los instrumentos ms eficaces para perfeccionar los mtodos y de gran ayuda para tener una visin panormica de lo que sucede. Se presenta en relacin con tres variables:

El operario: diagrama de lo que hace la persona que trabaja.

El material: diagrama de la forma en que se manipula o trata el material.

El equipo o maquinaria: diagrama de como se emplea(n) el equipo o la maquinaria (figura 6.14).Diagrama bimanual es un grfico en el que se consigna la actividad de las manos o extremidades de un operario, mencionando la relacin entre ellas, con respecto a la ejecucin de una tarea (figura 6.15).Con escala de tiempo. El diagrama de actividades mltiples es aquel en el que se registran las actividades de varios objetos de estudio (operario, mquina o equipo), segn una escala de tiempos comn para mostrar la correlacin entre ellas. De esta manera se puede detectar si existe algn tiempo improductivo en el proceso que se pueda suprimir o modificar, y a quin le afectara (figura 6.16).

Este diagrama es muy til para organizar equipos de trabajadores cuando la produccin es en serie, o bien trabajos de mantenimiento en los que no se puede detener una mquina ms de lo estrictamente necesario. Se puede emplear para determinar cuntas mquinas puede atender un operario o grupo de operarios.

El simograma, llamado tambin diagrama de movimientos simultneos, est basado en un anlisis cinematogrfico que se utiliza para registrar simultneamente con una escala comn los therbligs o grupos de therbligs de diferentes partes del cuerpo de uno o varios trabajadores.

Los therbligs, inventados por Frank B. Gilbreth, expresan primordialmente los movimientos del cuerpo humano en el lugar del trabajo, y a las razones de actividad mental relacionadas con ellos. Son 18 y cada uno tiene su smbolo, letra y color distintivo (figura 6.17).

El simograma es la representacin en micromovimientos del cursograma del operario. Como se utilizan principalmente para operaciones de corta duracin, que a menudo se ejecutan con extraordinaria rapidez, suele ser necesario componerlos a partir de pelculas de la operacin que se puedan detener en cualquier punto o proyectar en cmara lenta. Los movimientos se registran en unidades de tiempo denominadas "guios" (un guio=1/2000 de minuto), en un contador de guios mientras se rueda la pelcula (figura 6.18).

Que indican movimiento

El diagrama de recorrido o circuito es un plano de la zona de trabajo elaborado ms o menos a escala, que muestra la posicin correcta de las mquinas y puestos de trabajo, en el cual se trazan los movimientos de un producto o de sus componentes, expresando mediante smbolos las actividades que se efectan en los diversos puntos (figura 6.19).El diagrama de hilos es un plano o modelo a escala en el que se sigue y mide con un hilo el movimiento de los trabajadores, de los materiales o del equipo durante una sucesin determinada de hechos, que permite representar la frecuencia de movimientos entre los diversos puntos para establecer la distancia recorrida (figura 6.20).

El objetivo bsico tanto de los diagramas de recorrido como el de hilos es disminuir las distancias recorridas.

El ciclograma es el registro de un trayecto habitualmente trazado por una fuente luminosa continua en una fotografa estereoscpica. Para dibujar el camino que recorre una persona durante su trabajo, se le coloca una luz en el casco.

El cronociclograma es una variedad del ciclograma trazado con una luz intermitente regulada para que el trayecto quede marcado por una serie de trazos en forma de lgrima cuya punta seala la direccin y cuyos espacios indican la velocidad del movimiento.

Tanto los ciclogramas como los cronociclogramas tienen muy poca aplicacin.

Un grfico de trayectoria es una tcnica de registro ms rpida y cmoda, que consiste en un cuadro donde se incluyen datos cuantitativos sobre los movimientos de trabajadores, materiales o equipo entre cualquier nmero de lugares y durante cualquier espacio de tiempo.

El grfico de trayectoria es siempre un cuadrado, que a su vez se cuadricula. Cada cuadrito representa un puesto de trabajo y son numerados de izquierda a derecha en la parte superior y de arriba a abajo en la parte lateral izquierda, y una diagonal de la esquina superior izquierda a la esquina inferior derecha (figura 6.21).

Por su presentacin

De bloque, cuyos procedimientos se presentan en trminos generales con el objeto de destacar determinados aspectos. Este diagrama es de mucha utilidad para hacer presentaciones (figura 6.22).

De detalle, en donde los procedimientos se presentan en su mnima expresin. Este tipo de diagrama es muy til para capacitar personal, supervisar labores, etctera (figura 6.23).

Por su formato

De formato vertical, en el que el flujo o la secuencia de las operaciones va de arriba abajo y de derecha a izquierda (figura 6.24).De formato horizontal, en el que el flujo o la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente (figura 6.25).De formato tabular, tambin conocido como de formato columnar o panormico, en el que se presenta en una sola carta el flujo o secuencia de las operaciones en su totalidad, correspondiendo cada puesto o unidad administrativa (segn sea el caso) a una columna. Su elaboracin se basa en el formato vertical y es el ms recomendado, debido a que el proceso puede ser apreciado en su totalidad con mayor facilidad (figura 6.26).De formato arquitectnico, el cual muestra en forma objetiva el movimiento o flujo de las personas, las formas o los materiales (aunque no necesariamente se indique qu operaciones se realizan), o bien la secuencia de las operaciones a travs del espacio en que se realiza el trabajo (figura 6.27). Tambin se puede graficar de acuerdo con el flujo de las operaciones en ms de un plano (figura 6.28).Por su propsito De forma, el cual se ocupa fundamentalmente de los documentos o reportes con muy pocas o ninguna descripcin de las operaciones (figura 6.29).

Tambin cuando mediante smbolos se resea la secuencia de cada una de las operaciones por las que atraviesa una forma en sus diferentes ejemplares y a travs de los diversos puestos y/o unidades administrativas, desde que se origina hasta que se archiva (figura 6.30).De labores (Qu se hace?), El cual tambin se conoce como diagrama abreviado de proceso, indica, mediante smbolos, el flujo o secuencia de las operaciones, quin o en dnde se hace la operacin y en qu consiste sta. Normalmente se usa el formato vertical para este tipo de diagramas (figura 6.31.De mtodo (Cmo se hace?), muestra la secuencia de operaciones, la persona que debe realizarlas y la manera de efectuar cada operacin del procedimiento. Este tipo de diagramas, til para el adiestramiento de recursos humanos, es comn que se formule en el formato vertical (figura 6.31).Analtico (Para qu se hace?), describe no slo la secuencia de las operaciones, la persona que debe realizarlas y la manera de efectuar cada operacin, sino tambin para qu sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando es importante, consigna, adems del tiempo empleado, la distancia recorrida y alguna observacin complementaria. Para la formulacin de este tipo de diagrama se usa el formato vertical (figura 6.31).De espacio (Dnde se hace?), indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de l. Es de utilidad registrar la operacin que ejecuta cada estacin empleando el smbolo correspondiente de la norma ASME, as como el tiempo que consume cada estacin en realizar su trabajo y el tiempo de traslado.

Para elaborar este tipo de diagrama es usual utilizar el formato arquitectnico, referido en las figuras 6.27 y 6.28.

Combinados, en los que pueden utilizarse dos o ms clases de diagramas en forma integrada.De representacin con ilustraciones y texto, que muestra la secuencia de las operaciones, la forma de efectuarlas, en dnde se hacen y para qu sirven, empleando dibujos y anotaciones que sustituyen el uso de simbologa.

Este tipo de diagrama es muy accesible, ya que el procedimiento que describe puede ser entendido en su totalidad con mucha facilidad (figuras 6.32 y 6.33).Diagrama con diseo asistido por computadora, en el cual el manejo de la informacin se hace con recursos de graficacin clsicos (figura 6.34) o a travs de diferentes figuras geomtricas y textos, lo cual permite un juego de variables y opciones de representacin verstil y altamente rico en contenido (figura 6.35).

Es conveniente sealar que los equipos de cmputo pueden apoyar todo tipo de diseo, independientemente de la naturaleza de los grficos o simbologa seleccionada.Otra forma de representar grficamente los procedimientos es a travs de la diagramacin matricial. En ella se observa la relacin de actividades, unidades administrativas que intervienen y las formas que se utilizan, especificando el flujo (de izquierda a derecha) de una unidad a otra en forma progresiva y secuencial (figura 6.36).6.- Simulacin de procesosUn ejemplo de esta tcnica es la conocida como SIMAN/CINEMA desarrollada por System Modeling Corporation para aplicaciones de manufactura y logstica. SIMAN es un lenguaje de simulacin orientado hacia los sucesos que se utiliza para describir los elementos de un proceso en estudio tales como maquinaria, operarios, almacenamiento, bandas transportadoras, carros, trenes y piezas de trabajo. CINEMA es la herramienta de animacin empleada para crear una imagen visual de la solucin, al proveer un panorama general del sistema simulado.Por lo regular, en el desarrollo de una simulacin existen tres fases:

1.Identificar el objetivo y simulacin a emprenderse.

2.Crear un modelo vlido y comprobable.

3.Experimentar con el modelo para explorar diferentes escenarios.Una aplicacin especfica de SIMAN/CINEMA puede ilustrarse simulando la operacin de una planta de fabricacin de cables. ). El objetivo es verificar el uso del concepto JIT* (Just In Time) que incluye el almacenamiento, recuperacin de carretes y tambores, empleo de vehculos guiados en forma automtica y transferencia robtica. Esta animacin permite derivar estadsticas comparativas para la seleccin de una alternativa ptima de operacin.

FIGURA 4.10. Agrupaciones y jerarquizacin.SMBOLOS DE LA NORMA ASME PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO

Simples

SmboloRepresenta

Operacin: Indica las principales fases del proceso, mtodo o procedimiento

Inspeccin: Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo.

Desplazamiento o trasporte: Indica el movimiento de los empleados, material y equipo de un lugar a otro

Depsito provisional o espera: Indica demora en el desarrollo de los hechos.

Almacenamiento permanente: Indica el depsito de un documento o informacin dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en un almacen

Combinados

SmboloRepresenta

Origen de una forma o documento; Indica el hecho de elaborar una forma o producir un informe

Decisin o autorizacin: Representa el acto de tomar una decisin o bien el momento de efectuar una autorizacin

Entrevistas: Indica el desarrollo de una entrevista entre 2 o ms personas.

Destruccin de documento: Indica el hecho de destruir un documento o parte de l, o bien la existencia de un archivo muerto.

FIGURA 6.1.SMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO

(PROCEDIMIENTOS ELECTRNICOS DE DATOS)

SmboloRepresentaSmboloRepresenta

Terminal. Indica el inicio o la terminacin del flujo, puede ser accin o lugar, adems se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona informacin

Conectar. Representa una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo

Disparador. Indica el inicio de un procedimiento, conteniendo el nombre de ste o el nombre de la unidad administrativa donde se da incio

Conector de pgina. Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que contina el diagrama de flujo.

Operacin. Representa la realizacin de una operacin o actividad a un procedimiento.Direccin de flujo o lnea de unin. Conecta los smbolos sealando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.

Decisin o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos

Operacin con teclado. Representa una operacin en que se utiliza una perforacin o verificadora de tarjeta

Documentos. Representa cualquier tipo de documentos que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Tarjeta perforada. Representa cualquier tipo de tarjeta perforada que se utilice en el procedimiento.

Archivo. Representa un archivo comn y corriente de oficina.Cinta perforada.

Representa cualquier

Nota aclaratoria. No forma parte del diagrama de flujo sino ms bien es un elemento que se adiciona a una operacin o actividad para dar una explicacin de ella.

Cinta magntica. Representa cualquier tipo de cinta magntica que se utilice en el procedimiento.

Lnea de comunicacin. Representa la transmisin de informacin de un lugar a otro mediante lneas telefnicas, telegrficas, de radio, etc.

Teclado en lnea. Representa el uso de un dispositivo de lnea para proporcionar informacin a una computadora electrnica u obtenerla de ella.

Inicio trmino: Indica el principio o el fin del flujo: puede ser accin o lugar; adems

FIGURA 6.2.

FIGURA 6.3.

FIGURA 6.4.

FIGURA 6.5.

FIGURA 6.6. Maquila de ropa (utilizando la simbologa ISO-9000).

FIGURA 6.7. Estudio de modificacin de estructura orgnica (utilizando la simbologa DIN).

FIGURA 6.8.

FIGURA 6.9.

FIGURA 6.10. Definicin de cdigo de barras (utilizando la simbologa DO).

FIGURA 6.11. Produccin de un artculo (utilizando la simbologa DIF Yourdon-De marco).

FIGURA 6.12. Solicitud de informacin de productos (utilizando la simbologa DIF Gane & Sarson).

FIGURA 6.13. Cursograma sinptico: montaje de un rotor de interruptor.

FIGURA 6.14. Cursograma analtico en el material: desmontaje, limpieza y desengrase de un motor.

FIGURA 6.15. Diagrama bimanual: corte de tubos de vidrio.

FIGURA 6.16. Diagrama de actividades mltiples: inspeccin de un catalizador en un convertidor.

FIGURA 6.17. Therbligs.

FIGURA 6.18. Simograma.

FIGURA 6.19. Diagrama de recorrido o circuito: desmontaje, limpieza y desengrase de un motor.

FIGURA 6.20. Diagrama de hilos.

FIGURA 6.21. Grfico de trayectoria: movimiento del mensajero dentro de una oficina.

FIGURA 6.22.

FIGURA 6.23.

FIGURA 6.24.

FIGURA 6.25.

FIGURA 6.26.

FIGURA 6.27.

FIGURA 6.28.

FIGURA 6.29. Diagrama de flujo de formas.

FIGURA 6.30.

FIGURA 6.31.

FIGURA 6.32. Diagrama del procedimiento de adquisicin de materiales.

FIGURA 6.33.

FIGURA 6.34. Procesamiento de pedido.

FIGURA 6.35. Modelo del funcionamiento integral del sistema de orientacin e informacin al pblico.

FIGURA 6.36.

FIGURA 6.37. Representacin alternativa de procesos.

FIGURA 6.38. Mapa de caminos.

FIGURA 6.39. Bloque constructor del IDEF.

FIGURA 6.40. Desagregacin de un proceso.

FIGURA 6.41. Mdulo de registro histrico de estructuras. Diagrama de procesos.

FIGURA 6.42. Modelo de simulacin.

FIGURA 6.43. conos del sistema Sparks.

FIGURA 6.44. Representacin de un proceso mediante Sparks.

UNIDAD VI EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. Concepto

2. Objetivos

3. Justificacin

4. Contenidos de manual de procedimientos

A) ndice del manual

B) Introduccin

C) Base legal

D) Objetivo del manual

E) Polticas

F) Glosario de trminos

G) Formas e instructivos para su uso

H) Diagramas de flujo

5. Procedimiento para la elaboracin del manual

A) diseo del proyecto

a) Responsable

b) Delimitacin del universo de estudio

c) Programa de trabajo

d) Propuesta tcnica

B) Presentacin del proyecto

C) Captacin, integracin y anlisis de la informacin

D) Preparacin del proyecto del manual

a) Validacin

b) Estructuracin

E) Formulacin de recomendaciones

F) Presentacin del manual para su aprobacin

G) Implantacin del manual

H) Revisin y actualizacin del manual

EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. CONCEPTO.

El manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de las actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o ms de ellas. Incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el correcto desarrollo de las actividades.

2. OBJETIVOS.Los manuales de procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos tienen como objetivos: a) compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la institucin, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su participacin en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realizacin de las actividades institucionales agregadas en procedimientos.b) Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria.c) Determinar en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores.d) Facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del control interno y su vigilancia.e) Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.f) Ayudar en la coordinacin del trabajo y evitar duplicaciones.g) Constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y Mtodos.

3. JUSTIFICACION.La necesidad de elaborar un manual de procedimientos se justifica cuando se presenta cualquiera de los siguientes casos:

a) Que existan trmites que mantengan cierto grado de complejidad, por lo cual sean necesarias las descripciones precisas de los mismos, de manera que sea fcil consultarlas para aclarar posibles dudas.b) Que resulte conveniente asegurar la uniformidad en el desarrollo de los trmites y procedimientos para lo cual resulta indispensable contar con descripciones claras de los mismos.c) Que se desee emprender tareas de simplificacin del trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, estudios de simplificacin de tareas, etc.d) Que se vaya a establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente, y se necesite conocer las fuentes de entrada, el proceso y las salidas de informacin, para lo cual son muy valiosos los manuales de procedimientos, ya que contienen informacin necesaria para la determinacin de los flujos de sta.

4. CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.A) ndice del manual

B) introduccin

C) base legal

D) objetivo del manual

E) procedimientos

F) polticas

G) glosario de trminos

H) formas e instructivos para su uso

I) diagramas de flujo

A) INDICE DEL MANUAL.El ndice es la relacin de los captulos que constituyen la estructura del documento. En los manuales de procedimientos se formular el ndice de acuerdo con los siguientes lineamientos, haciendo la aclaracin de que el modelo de ndice depender de las caractersticas y necesidades particulares de cada empresa y de cada departamento en particular:

se relacionarn los nombres de los captulos que conforman el documento, de acuerdo al contenido de los manuales de procedimientos, en el orden siguiente:

a) los nombres de los captulos se escribirn con letra mayscula compacta.

b) En el extremo derecho de la hoja se anotar la pgina en que se inicia cada uno de los captulos, de acuerdo con el criterio de paginacin que se establece en esta misma gua.

B) INTRODUCCION.Consiste en la exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e importacin de su revisin y actualizacin. Se puede incluir en esta parte un mensaje de la mxima autoridad del rea comprendida en el manual.

C) BASE LEGAL.Este apartado se elabora con el fin de disponer de informacin correspondiente al marco jurdico-administrativo dentro del cual se desarrollan los procedimientos, para lo cual se debern establecer los siguientes lineamientos para su elaboracin:a) se relacionarn los nombres de los principales ordenamientos jurdicos-administrativos vigentes, que conforman la base legal del documento que se esta elaborando.b) La relacin de los ordenamientos jurdicos-administrativos habr de seguir un orden jerrquico descendente. Reglamentos

Decretos

Acuerdos

Circulares y/u oficios

Otros documentos normativos administrativos

D) OBJETIVO DEL MANUALEl objetivo deber contener una explicacin del propsito que se pretende cumplir con el procedimiento; su formulacin de ajustara a los lineamientos descritos a continuacin:a) especificar con claridad la finalidad que pretende el documento, es decir, el que y el para que.b) La redaccin del objetivo debe ser clara concisa y directa.c) La descripcin del objetivo se iniciara con verbos en tiempo infinitivo, por ejemplo: planear, contratar, evaluar, desarrollar, participar, etc.d) se describir, en lo posible, en una extensin mxima de doce renglones.e) Se evitar al mximo el uso de adjetivos, as como el subrayar conceptos.

E) PROCEDIMIENTOS.Esta parte del contenido del manual se presenta por escrito, en forma narrativa y secuencial, cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en que consisten, cuando, como, donde, con que y en cuanto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo.

Cuando la descripcin del procedimiento es general y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensin e identificacin, an en los casos de varias opciones en una misma operacin.

F) POLITICAS.En este apartado debern contemplarse todas las normas de operacin que precisas las situaciones alternativas que pudiesen presentarse en la operacin de los procedimientos, dentro de estos lineamientos podemos sealar los siguientes:a) se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriban el marco general de actuacin del personal, a efecto de que ste no incurra en fallar.b) Los lineamientos de elaborarn clara y concisamente