5/28/2018 Actividad Semana 3 Auditoria Internas de Calidad

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ACTIVIDAD SEMANA 3

AUDITORIAS INTERNAS

JOHANNA CORDOBA GUEPENDO

COD. 55216590

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJESENA

30 de marzo de 2014

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ACTIVIDAD 3

a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de unmemorando, a la asistencia de la Reunin de apertura. Disee unformato para la corroboracin del personal asistente, en ste mismo

formato se debe plantear, adems de otros aspectos (objetivo de laauditora, criterios de auditora, fecha, proceso o actividad a auditar,observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a lareunin de apertura y cierre de la auditora.

CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:

Coordinador de Gestin DocumentalLder de Transferencias DocumentalesLder de Archivo CentralLder de Archivo Inactivo

MEMORANDO

FECHA: Marzo 15 de 2014DE: GERENCIA DE CALIDADPARA: COORDINACION GESTION DOCUMENTALREF: AUDITORIA PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

La Gerencia de Calidad realizar Auditoria Interna de Observacin al proceso dela referencia; con el objeto de verificar y evaluar que se estn aplicando losprocesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atencin y

accin de las transferencias documentales dentro del edificio y con el operadorde archivo inactivo dentro de los estndares establecidos como modelo.Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado paracumplir objetivos especficos de calidad. Proporcionar al auditado unaoportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa.La visita ser realizada por un equipo de tres auditores de calidad y debe seratendida por el Coordinador de Gestin Documental, el Lder de TransferenciasDocumentales, el Lder de Archivo Central y por el Lder de Archivo Inactivo, el31 de Marzo del presente ao a las 8:00 a.m. con una duracin de 6 horas, enlas instalaciones de Archivo Central.

Adjunto Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para

el proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin o aclaracin a laagenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Lderantes del 25 de Marzo prximo.

Atentamente,

Gerencia de Calidad.

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REUNION DE APERTURA

Gerencia de Calidad Fecha: Marzo 25 de 2014

Representante de

Calidad:

Ing. Laura Henao L.

Auditor Lder: Miller Rubiano

Equipo Auditor:Johanna Cordoba Guependo

Mara Fernanda Olaya.

SECTOR GESTION DOCUMENTAL

Objetivo.

Determinacin del grado de conformidad del sistema degestin de calidad con los criterios de establecidos en lanorma ISO 9001:2008. Evaluacin de la capacidad del sistema de gestin decalidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del

cliente, legales y reglamentarios del servicio. Evaluacin de la eficacia del sistema de gestin de calidadpara lograr los objetivos especificados. Identificar mejoramientos potenciales en el sistema degestin de calidad.Verificar y evaluar que se estn aplicando los procesosinherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad deatencin y accin de las transferencias documentales dentrodel edificio y con el operador de archivo inactivo dentro delos estndares establecidos como modelo. Determinar la eficacia y eficiencia de l sistema de calidad

implementado para cumplir objetivos especficos de calidad. Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar elsistema de calidad implementado en la empresa.

Alcance:Auditoria Interna de Observacin y Seguimiento. Procesodesarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.

Criterio ISO 9001/2008

Metodologa

Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGCempresarial para el proceso en cuestin. En caso de teneralguna observacin o aclaracin a la agenda recibida o aalguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Lderantes del 25 de Marzo prximo.

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FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

Laura Henao L. Representante deCalidad

Miller Rubiano S Auditor Lder

Johanna Crdoba Guependo Equipo Auditor

Mara Fernanda Olaya M Equipo Auditor

b) Revisin documental durante la realizacin de la auditora.

Documentos de

Referencia:

TRD. Procedimiento de transferencia documental paragarantizar la integridad, autenticidad, fidelidad yconfidencialidad de la informacin transferida.

Manual de Calidad)Procedimientos operativosInstrucciones de trabajo paso a pasoFormatos y registrosDocumentacin completa

Horario de apertura del servicio. Sealizacin y exhibicin del proceso a auditar enlugar visible. Tiempos de atencin paso a paso dentro del proceso. Registro de cada servicio con observaciones y/ohallazgos Procedimiento de atencin de trasferenciasdocumentales de Archivos de gestin a archivocentral. Procedimiento de entrega y transferencia

documental de archivo central hacia archivo inactivo. Se comentan los hallazgos encontrados alCoordinador de Gestin Documental.

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c) Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias decomunicacin que usar durante la auditora.

El auditor interno proporciona el aseguramiento al equipo de direccin y a la alta

gerencia sobre la eficacia de la gobernanza, la gestin de los riesgos y el control.Para desarrollar esta tarea en forma eficaz el auditor maneja altos estndares de

comunicacin y usa esta habilidad para establecer relaciones con una gama

amplia de partes interesadas a desarrollar.

d) Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas oestrategias de recoleccin y verificacin de informacin usar durante laauditora (ejemplo: lista de Chequeo).

LISTA DE CHEQUEO SI NOLista de Verificacin: X

Manual de Calidad (Documentacin nivel I) XProcedimientos operativos (Documentacin nivel II) X

Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentacin nivel III) X

Formatos y registros (Documentacin de nivel IV) X

Documentacin completa X

Horario de apertura del servicio.X

Sealizacin y exhibicin del proceso a auditar en lugarvisible.

X

Tiempos de atencin paso a paso dentro del proceso. X

e) Generacin de hallazgos de auditora.

se detectaron cuatro (4) no conformidades menores relacionadas con losnumerales:

5.4.2 Planificacin del Sistema de gestin de la calidad (1);6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formacin (1);7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicio (1);8.2.2 Auditora interna (1);8.5.2 Accin correctiva (1).

La empresa present las acciones correctivas para dar respuesta a las Noconformidades encontradas.

Verificacin del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la auditoraanterior.

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f) Prepare y realice las conclusiones de auditora.

3. INFORME AUDITORA INTERNA DE CALIDAD - CONCLUSIONES DE AUDITORIA

ACTIVIDADESDESARROLLADAS

Verificacin de la implementacin y mantenimiento eficaz del Sistema

de Gestin de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO9001:2000, siguiendo el plan de auditora, el da 31 de marzo de 2014 enlas instalaciones de la empresa, en Neiva H. Verificacin de la capacidad de la organizacin para cumplir aspectosreglamentarios Como se muestra en el perfil de calidad, se detectaron cuatro (4) noconformidades menores relacionadas con los numerales 5.4.2Planificacin del Sistema de gestin de la calidad (1); 6.2.2Competencia, toma de conciencia y formacin (1); 7.5.1 Control de laproduccin y de la prestacin del servicio (1); 8.2.2 Auditora interna (1);y 8.5.2 Accin correctiva (1). La empresa present las accionescorrectivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas. Verificacin del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la

auditora anterior.

ASPECTOS RELEVANTES

El liderazgo del coordinador de Gestin Documental, por interiorizar entodo el equipo de trabajo el modelo de gestin de calidad bajoparmetros de la Norma ISO 9001:2008, a travs de la coordinacin yparticipacin activa en el desarrollo de los procesos del sistema. El liderazgo del coordinador de Gestin Documental, por interiorizar entodo el equipo de trabajo el modelo de gestin de calidad bajoparmetros de la Norma ISO 9001:2008, a travs de la coordinacin yparticipacin activa en el desarrollo de los procesos del sistema. Se destaca el compromiso del personal del rea y de los clientesinternos, quienes se unen para desarrollar un proceso alto sentido de

responsabilidad y cumplimiento con un enfoque de productividad yeficiencia para el logro de los objetivos propuestos.

ASPECTOS PORMEJORAR

La definicin y ubicacin explcita de las Acciones de Mejoramiento, delciclo PHVA, dentro de la caracterizacin de los procesos, realizadas apartir del anlisis de los resultados de los indicadores de seguimiento ymedicin, con el fin de resaltar la importancia y beneficios del ciclocompleto para alcanzar los resultados planificados y facilitar la gestinde los procesos por el personal responsable. La ampliacin del listado de documentos externos, incluyendo lasnuevas publicaciones oficiales del Archivo General de La Nacin, con elpropsito de evitar que en el transcurso del tiempo se pueda perderinformacin valiosa sobre la actualizacin de los procesos inherentes.

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RESPONSABILIDAD DELA DIRECCION

La planificacin de los cambios que puedan afectar la integridad delSistema de Gestin de la Calidad, considerando entre ellos los quesurgen de los cambios en la reglamentacin aplicable al objeto delnegocio de la empresa. La metodologa para hacer seguimiento a la eficacia de las accionescorrectivas y preventivas, mediante definicin de plazos y criterios quepermitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respectotanto a la prevencin de los problemas como a la eliminacin de suscausas. La metodologa para hacer seguimiento a la eficacia de lasacciones correctivas y preventivas, mediante definicin de plazos ycriterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivosprevistos, respecto tanto a la prevencin de los problemas como a laeliminacin de sus causas.

CONFIABILIDAD DE LAAUDITORIA INTERNA

La empresa cuenta con personal calificado para la realizacin deauditoras internas de calidad. Para cada auditoria se desarrolla un Plany un Informe en el que se registran los hallazgos, se analizan las causasde las No conformidades, y a partir de ellos se establecen las accionescorrectivas pertinentes. Se evidencia un adecuado control y seguimientodel cumplimiento de las actividades relacionadas con la auditoria por

parte del auditor principal. En la planificacin y realizacin de las auditoras es importanteasegurar que se cubren todos los procesos del Sistema de Gestin de laCalidad y se evale con la profundidad requerida, el nivel decumplimiento de cada uno de los requisitos de la Norma ISO 9001asociados a los diferentes procesos.

RESULTADO DELSEGUIMIENTO DE LASACCIONES

CORRECTIVAS DE LAAUDITORA ANTERIOR.

Se verific el cumplimiento a las acciones propuestas por la empresapara eliminar las causas de siete No conformidades menores pendientes,de diez que haban sido detectadas en la auditora anterior. Estas no conformidades hacan referencia a los elementos 4.2.3 (2),4.2.4 (1), 6.2 (1), 7.5.5 (1), 7.6 (1) y 8.5.2 (1). Los planes de accin

implicaron revisin de aspectos especficos en algunos procedimientosy capacitacin y sensibilizacin al personal, principalmente del equipode funcionarios, para la aplicacin de las normas establecidas.

Fecha de ejecucin: 25 de Marzo de 2014

Reunin de apertura: Archivo Central Lugar: 8:00 a.m.

Reunin de cierre: Archivo Central Lugar: 3:00 p.m.

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g) Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado paraverificar la ejecucin real de la auditora (Ver punto a. de sta actividad).

REUNION DE CIERRE

Gerencia de Calidad Fecha: Marzo 29 de 2014

Representante deCalidad:

Ing. Laura Henao L.

Auditor Lder: Miller Rubiano

Equipo Auditor:Johanna cordoba Guependo

Maria Fernanda Olaya.

SECTOR GESTION DOCUMENTAL

Objetivo.

Determinacin del grado de conformidad del sistema degestin de calidad con los criterios de establecidos en lanorma ISO 9001:2008. Evaluacin de la capacidad del sistema de gestin decalidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos delcliente, legales y reglamentarios del servicio. Evaluacin de la eficacia del sistema de gestin de calidadpara lograr los objetivos especificados. Identificar mejoramientos potenciales en el sistema degestin de calidad.Verificar y evaluar que se estn aplicando los procesos

inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad deatencin y accin de las transferencias documentales dentrodel edificio y con el operador de archivo inactivo dentro delos estndares establecidos como modelo. Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidadimplementado para cumplir objetivos especficos de calidad. Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar elsistema de calidad implementado en la empresa.

Alcance:Auditoria Interna de Observacin y Seguimiento. Procesodesarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.

Criterio ISO 9001/2008

Metodologa

Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGCempresarial para el proceso en cuestin. En caso de teneralguna observacin o aclaracin a la agenda recibida o aalguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Lderantes del 25 de Marzo prximo.

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FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE CIERRE

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

Laura Henao L. Representante de

CalidadMiller Rubiano S Auditor Lder

Johanna Crdoba Guependo Equipo Auditor

Mara Fernanda Olaya M Equipo Auditor

h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras eldesarrollo de esta actividad.

Auditora interna organizacional es fundamental para encontrar falencias o

incumplimientos en el SGC de una compaa y en cada uno de los

procesos que la conforman (compras, recurso humano, misionales o de

mejora continua)

La auditoras internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC

y para obtener resultados exitosos en la implantacin del SGC, se debe

tener un buen procedimiento para la realizacin de las mismas y contar con

una frecuencia adecuada durante el ao para la revisin de todos sus

procesos, garantizando as la calidad de la labor que desempea en su

campo econmico.

Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a travs de laplataforma.