ACTIVIDAD SEMANA 4AUDITORIAS INTERNAS

JOHANNA CORDOBA GUEPENDOCOD. 55216590

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJESENA04 de Abril de 2014

ACTIVIDAD 41. Disee y diligencie un informe de auditora que contenga los siguientes criterios: a. Objetivos de la auditora. b. Alcance de la auditora. c. Identificacin del cliente de auditora. d. Identificacin del equipo auditor. e. Fechas y lugares donde se realizaron las actividades de auditora. f. Criterios de auditora. g. Hallazgos de la auditora y la evidencia relacionada. h. Conclusiones de la auditora. i. Declaracin sobre el grado en el cual se han cumplido los criterios de la auditora. INFORME DE AUDITORIA

Gerencia de CalidadFecha: Abril 04 de 2014

Representante de Calidad:Ing. Laura Henao L.

Auditor Lder:Miller Rubiano

Equipo Auditor:Johanna Cordoba Guependo

Mara Fernanda Olaya.

SECTOR GESTION DOCUMENTAL

Objetivo. Determinacin del grado de conformidad del sistema de gestin de calidad con los criterios de establecidos en la norma ISO 9001:2008. Evaluacin de la capacidad del sistema de gestin de calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente, legales y reglamentarios del servicio. Evaluacin de la eficacia del sistema de gestin de calidad para lograr los objetivos especificados. Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de gestin de calidad.Verificar y evaluar que se estn aplicando los procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atencin y accin de las transferencias documentales dentro del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de los estndares establecidos como modelo. Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos especficos de calidad. Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa.

Alcance:Auditoria Interna de Observacin y Seguimiento. Proceso desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.

Identificacin del cliente de auditora.DIAN _ Gestin Documental

Identificacin del equipo auditorAuditor Lder: Miller RubianoEquipo Auditor: Johanna Crdoba G. Mara Fernanda Olaya

Fechas y lugares donde se realizaron las actividades de auditoraFecha: Abril 04 de 2014Archivo central

CriterioISO 9001/2008

Hallazgos de la auditora y la evidencia relacionada Se detectaron cuatro (4) no conformidades menores relacionadas con los numerales:

5.4.2 Planificacin del Sistema de gestin de la calidad (1); 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formacin (1); 7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicio (1); 8.2.2 Auditora interna (1); 8.5.2 Accin correctiva (1).

La empresa present las acciones correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas. Verificacin del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la auditora anterior.

Declaracin sobre el grado en el cual se han cumplido los criterios de la auditora.la implementacin se esta haciendo de manera moderada en las reas designada por la empresa por eso su grado es bueno

CONCLUSIONES DE AUDITORIA

ACTIVIDADES DESARROLLADAS Verificacin de la implementacin y mantenimiento eficaz del Sistema de Gestin de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001:2000, siguiendo el plan de auditora, el da 31 de marzo de 2014 en las instalaciones de la empresa, en Neiva H. Verificacin de la capacidad de la organizacin para cumplir aspectos reglamentarios Como se muestra en el perfil de calidad, se detectaron cuatro (4) no conformidades menores relacionadas con los numerales 5.4.2 Planificacin del Sistema de gestin de la calidad (1); 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formacin (1); 7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicio (1); 8.2.2 Auditora interna (1); y 8.5.2 Accin correctiva (1). La empresa present las acciones correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas. Verificacin del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la auditora anterior.

ASPECTOS RELEVANTES El liderazgo del coordinador de Gestin Documental, por interiorizar en todo el equipo de trabajo el modelo de gestin de calidad bajo parmetros de la Norma ISO 9001:2008, a travs de la coordinacin y participacin activa en el desarrollo de los procesos del sistema. El liderazgo del coordinador de Gestin Documental, por interiorizar en todo el equipo de trabajo el modelo de gestin de calidad bajo parmetros de la Norma ISO 9001:2008, a travs de la coordinacin y participacin activa en el desarrollo de los procesos del sistema. Se destaca el compromiso del personal del rea y de los clientes internos, quienes se unen para desarrollar un proceso alto sentido de responsabilidad y cumplimiento con un enfoque de productividad y eficiencia para el logro de los objetivos propuestos.

ASPECTOS POR MEJORAR La definicin y ubicacin explcita de las Acciones de Mejoramiento, del ciclo PHVA, dentro de la caracterizacin de los procesos, realizadas a partir del anlisis de los resultados de los indicadores de seguimiento y medicin, con el fin de resaltar la importancia y beneficios del ciclo completo para alcanzar los resultados planificados y facilitar la gestin de los procesos por el personal responsable. La ampliacin del listado de documentos externos, incluyendo las nuevas publicaciones oficiales del Archivo General de La Nacin, con el propsito de evitar que en el transcurso del tiempo se pueda perder informacin valiosa sobre la actualizacin de los procesos inherentes.

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION La planificacin de los cambios que puedan afectar la integridad del Sistema de Gestin de la Calidad, considerando entre ellos los que surgen de los cambios en la reglamentacin aplicable al objeto del negocio de la empresa. La metodologa para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones correctivas y preventivas, mediante definicin de plazos y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respecto tanto a la prevencin de los problemas como a la eliminacin de sus causas. La metodologa para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones correctivas y preventivas, mediante definicin de plazos y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respecto tanto a la prevencin de los problemas como a la eliminacin de sus causas.

CONFIABILIDAD DE LA AUDITORIA INTERNA La empresa cuenta con personal calificado para la realizacin de auditoras internas de calidad. Para cada auditoria se desarrolla un Plan y un Informe en el que se registran los hallazgos, se analizan las causas de las No conformidades, y a partir de ellos se establecen las acciones correctivas pertinentes. Se evidencia un adecuado control y seguimiento del cumplimiento de las actividades relacionadas con la auditoria por parte del auditor principal. En la planificacin y realizacin de las auditoras es importante asegurar que se cubren todos los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad y se evale con la profundidad requerida, el nivel de cumplimiento de cada uno de los requisitos de la Norma ISO 9001 asociados a los diferentes procesos.

RESULTADO DEL SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS DE LA AUDITORA ANTERIOR. Se verific el cumplimiento a las acciones propuestas por la empresa para eliminar las causas de siete No conformidades menores pendientes, de diez que haban sido detectadas en la auditora anterior. Estas no conformidades hacan referencia a los elementos 4.2.3 (2), 4.2.4 (1), 6.2 (1), 7.5.5 (1), 7.6 (1) y 8.5.2 (1). Los planes de accin implicaron revisin de aspectos especficos en algunos procedimientos y capacitacin y sensibilizacin al personal, principalmente del equipo de funcionarios, para la aplicacin de las normas establecidas.

Fecha de ejecucin:04 de Abril de 2014

Reunin de apertura:Archivo Central Lugar: 8:00 a.m.

Reunin de cierre:Archivo CentralLugar: 3:00 p.m.

2. Disee el procedimiento mandatorio de auditora interna de calidad, teniendo en cuenta que este debe dar cumplimiento al siguiente requisito dispuesto en el numeral

DESCRIPCION PROCESO A AUDITAR:

Atencin de transferencias documentales desde Archivo de Gestin hacia Archivo Central y desde Archivo Central hacia Archivo Inactivo.

De: MANUAL DE ARCHIVO - POLITICAS DE ARCHIVO Gerencia de Calidad.

7.6 Polticas de Transferencia Documental Aplicacin de TRD.

Los documentos que han cumplido su primera y segunda edad, han sido seleccionados y por valoracin ameriten su conservacin permanente, debern transferirse al archivo central o inactivo segn sea el caso.

El proceso de transferencia documental del Archivo de Gestin al Archivo Central normalmente se realizara una vez al ao, por cronograma y dando cumplimiento a la metodologa establecida para el proceso.

La documentacin se transfiere a archivo central y a archivo inactivo relacionada en el formato nico de transferencia, cuyo contenido debe ser reservado por el rea con el mayor celo posible, para controlar y garantizar la integridad documental a travs del flujo, consulta y manipulacin de los documentos y de la informacin en ellos contenida.Los criterios de seleccin de documentacin son

Liberacin de espacios.Frecuencia de consultas y Vigencia documental (Periodo de tiempo durante el cual el documento tiene valor probatorio).

Cada dependencia generadora de documentacin, ser responsable del manejo directo y la conservacin de su produccin documental, aplicar las normas de transferencia documental para garantizar la integridad, autenticidad, fidelidad y confidencialidad de la informacin transferida.

DIAGRAMAS DE FLUJO

CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:

Coordinador de Gestin DocumentalLder de Transferencias DocumentalesLder de Archivo Central Lder de Archivo Inactivo

MEMORANDO FECHA: Marzo 15 de 2014 DE: GERENCIA DE CALIDADPARA: COORDINACION GESTION DOCUMENTALREF: AUDITORIA PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

La Gerencia de Calidad realizar Auditoria Interna de Observacin al proceso de la referencia; con el objeto de verificar y evaluar que se estn aplicando los procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atencin y accin de las transferencias documentales dentro del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de los estndares establecidos como modelo. Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos especficos de calidad. Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa.La visita ser realizada por un equipo de tres auditores de calidad y debe ser atendida por el Coordinador de Gestin Documental, el Lder de Transferencias Documentales, el Lder de Archivo Central y por el Lder de Archivo Inactivo, el 31 de Marzo del presente ao a las 8:00 a.m. con una duracin de 6 horas, en las instalaciones de Archivo Central.Adjunto Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para el proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin o aclaracin a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Lder antes del 25 de Marzo prximo.

Atentamente,

Gerencia de Calidad.

REUNION DE APERTURA

Gerencia de CalidadFecha: Marzo 25 de 2014

Representante de Calidad:Ing. Laura Henao L.

Auditor Lder:Miller Rubiano

Equipo Auditor:Johanna Cordoba Guependo

Mara Fernanda Olaya.

SECTOR GESTION DOCUMENTAL

Objetivo. Determinacin del grado de conformidad del sistema de gestin de calidad con los criterios de establecidos en la norma ISO 9001:2008. Evaluacin de la capacidad del sistema de gestin de calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente, legales y reglamentarios del servicio. Evaluacin de la eficacia del sistema de gestin de calidad para lograr los objetivos especificados. Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de gestin de calidad.Verificar y evaluar que se estn aplicando los procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atencin y accin de las transferencias documentales dentro del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de los estndares establecidos como modelo. Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos especficos de calidad. Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa.

Alcance:Auditoria Interna de Observacin y Seguimiento. Proceso desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.

CriterioISO 9001/2008

Metodologa Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para el proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin o aclaracin a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Lder antes del 25 de Marzo prximo.

FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA

NOMBRE Y APELLIDOSCARGOFIRMA

Laura Henao L.Representante de Calidad

Miller Rubiano SAuditor Lder

Johanna Crdoba GuependoEquipo Auditor

Mara Fernanda Olaya MEquipo Auditor

b) Revisin documental durante la realizacin de la auditora.

Documentos de Referencia:TRD. Procedimiento de transferencia documental para garantizar la integridad, autenticidad, fidelidad y confidencialidad de la informacin transferida.

Manual de Calidad)Procedimientos operativos Instrucciones de trabajo paso a paso Formatos y registros Documentacin completa

Horario de apertura del servicio. Sealizacin y exhibicin del proceso a auditar en lugar visible. Tiempos de atencin paso a paso dentro del proceso. Registro de cada servicio con observaciones y/o hallazgos Procedimiento de atencin de trasferencias documentales de Archivos de gestin a archivo central. Procedimiento de entrega y transferencia documental de archivo central hacia archivo inactivo. Se comentan los hallazgos encontrados al Coordinador de Gestin Documental.

LISTA DE CHEQUEOSINO

Lista de Verificacin:X

Manual de Calidad (Documentacin nivel I)X

Procedimientos operativos (Documentacin nivel II)X

Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentacin nivel III)X

Formatos y registros (Documentacin de nivel IV)X

Documentacin completaX

Horario de apertura del servicio.X

Sealizacin y exhibicin del proceso a auditar en lugar visible.X

Tiempos de atencin paso a paso dentro del proceso.X

Generacin de hallazgos de auditora. se detectaron cuatro (4) no conformidades menores relacionadas con los numerales:

5.4.2 Planificacin del Sistema de gestin de la calidad (1); 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formacin (1); 7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicio (1); 8.2.2 Auditora interna (1); 8.5.2 Accin correctiva (1).

La empresa present las acciones correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas.

Verificacin del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la auditora anterior.

CONCLUSIONES DE AUDITORIA

ACTIVIDADES DESARROLLADAS Verificacin de la implementacin y mantenimiento eficaz del Sistema de Gestin de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001:2000, siguiendo el plan de auditora, el da 31 de marzo de 2014 en las instalaciones de la empresa, en Neiva H. Verificacin de la capacidad de la organizacin para cumplir aspectos reglamentarios Como se muestra en el perfil de calidad, se detectaron cuatro (4) no conformidades menores relacionadas con los numerales 5.4.2 Planificacin del Sistema de gestin de la calidad (1); 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formacin (1); 7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicio (1); 8.2.2 Auditora interna (1); y 8.5.2 Accin correctiva (1). La empresa present las acciones correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas. Verificacin del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la auditora anterior.

ASPECTOS RELEVANTES El liderazgo del coordinador de Gestin Documental, por interiorizar en todo el equipo de trabajo el modelo de gestin de calidad bajo parmetros de la Norma ISO 9001:2008, a travs de la coordinacin y participacin activa en el desarrollo de los procesos del sistema. El liderazgo del coordinador de Gestin Documental, por interiorizar en todo el equipo de trabajo el modelo de gestin de calidad bajo parmetros de la Norma ISO 9001:2008, a travs de la coordinacin y participacin activa en el desarrollo de los procesos del sistema. Se destaca el compromiso del personal del rea y de los clientes internos, quienes se unen para desarrollar un proceso alto sentido de responsabilidad y cumplimiento con un enfoque de productividad y eficiencia para el logro de los objetivos propuestos.

ASPECTOS POR MEJORAR La definicin y ubicacin explcita de las Acciones de Mejoramiento, del ciclo PHVA, dentro de la caracterizacin de los procesos, realizadas a partir del anlisis de los resultados de los indicadores de seguimiento y medicin, con el fin de resaltar la importancia y beneficios del ciclo completo para alcanzar los resultados planificados y facilitar la gestin de los procesos por el personal responsable. La ampliacin del listado de documentos externos, incluyendo las nuevas publicaciones oficiales del Archivo General de La Nacin, con el propsito de evitar que en el transcurso del tiempo se pueda perder informacin valiosa sobre la actualizacin de los procesos inherentes.

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION La planificacin de los cambios que puedan afectar la integridad del Sistema de Gestin de la Calidad, considerando entre ellos los que surgen de los cambios en la reglamentacin aplicable al objeto del negocio de la empresa. La metodologa para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones correctivas y preventivas, mediante definicin de plazos y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respecto tanto a la prevencin de los problemas como a la eliminacin de sus causas. La metodologa para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones correctivas y preventivas, mediante definicin de plazos y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respecto tanto a la prevencin de los problemas como a la eliminacin de sus causas.

CONFIABILIDAD DE LA AUDITORIA INTERNA La empresa cuenta con personal calificado para la realizacin de auditoras internas de calidad. Para cada auditoria se desarrolla un Plan y un Informe en el que se registran los hallazgos, se analizan las causas de las No conformidades, y a partir de ellos se establecen las acciones correctivas pertinentes. Se evidencia un adecuado control y seguimiento del cumplimiento de las actividades relacionadas con la auditoria por parte del auditor principal. En la planificacin y realizacin de las auditoras es importante asegurar que se cubren todos los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad y se evale con la profundidad requerida, el nivel de cumplimiento de cada uno de los requisitos de la Norma ISO 9001 asociados a los diferentes procesos.

RESULTADO DEL SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS DE LA AUDITORA ANTERIOR. Se verific el cumplimiento a las acciones propuestas por la empresa para eliminar las causas de siete No conformidades menores pendientes, de diez que haban sido detectadas en la auditora anterior. Estas no conformidades hacan referencia a los elementos 4.2.3 (2), 4.2.4 (1), 6.2 (1), 7.5.5 (1), 7.6 (1) y 8.5.2 (1). Los planes de accin implicaron revisin de aspectos especficos en algunos procedimientos y capacitacin y sensibilizacin al personal, principalmente del equipo de funcionarios, para la aplicacin de las normas establecidas.

Fecha de ejecucin:04 de Abril de 2014

Reunin de apertura:Archivo Central Lugar: 8:00 a.m.

Reunin de cierre:Archivo CentralLugar: 3:00 p.m.

REUNION DE CIERRE

Gerencia de CalidadFecha: Abril 04 de 2014

Representante de Calidad:Ing. Laura Henao L.

Auditor Lder:Miller Rubiano

Equipo Auditor:Johanna cordoba Guependo

Maria Fernanda Olaya.

SECTOR GESTION DOCUMENTAL

Objetivo. Determinacin del grado de conformidad del sistema de gestin de calidad con los criterios de establecidos en la norma ISO 9001:2008. Evaluacin de la capacidad del sistema de gestin de calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente, legales y reglamentarios del servicio. Evaluacin de la eficacia del sistema de gestin de calidad para lograr los objetivos especificados. Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de gestin de calidad.Verificar y evaluar que se estn aplicando los procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atencin y accin de las transferencias documentales dentro del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de los estndares establecidos como modelo. Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos especficos de calidad. Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa.

Alcance:Auditoria Interna de Observacin y Seguimiento. Proceso desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.

CriterioISO 9001/2008

Metodologa Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para el proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin o aclaracin a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Lder antes del 25 de Marzo prximo.

FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE CIERRE

NOMBRE Y APELLIDOSCARGOFIRMA

Laura Henao L.Representante de Calidad

Miller Rubiano SAuditor Lder

Johanna Crdoba GuependoEquipo Auditor

Mara Fernanda Olaya MEquipo Auditor

3. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. Auditora interna es fundamental para encontrar falencias o incumplimientos en el SGC de una compaa y en cada uno de los procesos que la conforman (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua)

En el desarrollo de las auditoras es fundamental establecer una excelente comunicacin entre el auditor lder, la alta gerencia y el personal auditado, manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la mxima cooperacin de ambas partes, sin que con ello se deteriore la calidad de la misma.

Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos internos de la empresa, sino tambin los requisitos externos y su interiorizacin en la organizacin, tales como normas ambientales, regulacin de empaques, normas fitosanitarias. El no tener estos requisitos actualizados dentro de la empresa puede llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos mercados. Por lo tanto una auditora sera y eficiente debera ir ms all de lo interno a la organizacin.

El mejoramiento continuo ha de ser una filosofa dentro de la organizacin y no una imposicin de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de contratacin. Para logarlo, cada organizacin e individuo debe perder el temor a ser evaluado, debe ser autocrtico y honesto en sus procedimientos y mediciones. La auditoria no debera ser mirada como un juez citando sentencias, sino como un consejero, que indica lo positivo que se ha realizado y el camino a seguir.

Con la normalizacin las empresas Colombianas poco a poco han logrado introducirse al mercado internacional y a la vez generar una nueva imagen internacional. Tambin nos ha servido para ir tomando la cultura de mejoramiento continuo no solo en los procesos empresariales, sino tambin en nuestro comportamiento como ciudadanos. Solo as tendremos un mejor pas.

La auditoras internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y para obtener resultados exitosos en la implantacin del SGC, se debe tener un buen procedimiento para la realizacin de las mismas y contar con una frecuencia adecuada durante el ao para la revisin de todos sus procesos, garantizando as la calidad de la labor que desempea en su campo econmico..