Acta reunion hoy

PROCESO GESTION DOCUMENTALCODIGO: rDO010

FORMATO MODELO ACTASVERSION: 1

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ACTA No. 01 DEL 2010-08-02

CLASE SE REUNIÓN: Acompañamiento del equipo de calidad al Proceso Gestión de Recursos Educativos en la fase de Diseño, implementación y Evaluación del SIGC

FECHA: Agosto 2 del 2010

HORA: 9:00 A.M.

LUGAR: Sala Rectoria Universidad de Cundinamarca

ASISTENTES:Edison Reyes Forero. Calidad

Maria del Pilar Delgado. Calidad.,

Edward Rodriguez, Recurso Educativo

Pedro Sarmiento Torres. Recursos Educativos

Jaime Tovar Sanchez. Recursos Educativos

Julian Ricardo Rivera. Recurso Educativo

Alfonso Albornoz. Recurso Educativo

Alejandro Rodriguez . Calidad

Juan Camilo Salamanca. Recurso Educativo (Monitor)

Nataly A. Rojas. Recurso Educativo (Monitor)

Luis Antonio Molina Y. Recurso Educativo (monitor)

Alfredo Garzon M. Recurso Educativo (Monitor)

Edwin J. Piza F. Recursos Educativo (Monitor)

Diego Armando Castellanos L. Recursos Educativos (Monitor)

Paula Villamizar Roa .Recursos Educativos (Monitor)

Yohan R. Ramirez Sabogal Recursos Educativos (monitor)



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Vilma Suarez Caviedes . Rcursos Educativos.

ORDEN DIA: AGENDA

9:00 – 9:15 Metodología del Evento

9:15 – 9:30 Presentación de los participantes

9:30 – 10:00 Conversatorio componente Estratégico del Sistema Integrado de

Gestión y Control SIGC

10:00 – 10:45 Conversatorio sobre la fase de Diseño e Implementación del

proceso (Caracterización, Procedimientos, Listado Maestro de Documentos y

Listado Maestro de Registros)

10:45 – 11:30 Conversatorio sobre la fase de Evaluación (medición) y Mejora de

los Procesos (Indicadores y Riesgos)

11:30 – 12:00 Proposiciones y varios

DESARROLLO DE LA SESIÓN:

1. Metodología del evento: Fue un conversatorio sobre calidad.

2. Presentación de los participantes .Asistieron 19 personas.

3. Dentro del componente estratégico del SI.G.C, se hablo de los objetivos y tenemos dos en común que es el 3 correspondiente a los TICS y el 5 que es de Excelencia Educativa

4. Dentro del diseño e implementación del proceso no tenemos aprobada la versión No. 2 y se hace necesario ampliar las definiciones de los servicios Bibliotecarios . Calidad exige protocolos o sea que los manuales tienen que estar protocolizados que quiere decir ambientes de control, tiene que existir el manual para lo cual tenemos que haber tenido evidencia colectiva o sea de todas las personas que trabajan en este recurso aportemos para hacerlo. Las actividades tienen que estar conformadas por un formato y un registro, como tarea especial es necesario hacer el formato unificado para todas las sedes, seccionales ye extenciones., La actividad de Selección de Material Bibliográfico no podemos decir que el responsable es un comité de Selección puesto que no existe.lo cual quiere decir que no tenemos ambientes de control.

Es importante leer el manual de gestión documental de calidad ya que hay esta la forma de construir los documentos, este manual se encuentra publicado y ya se esta pensando en la versión 2. Lo podemos conseguir en el proceso Apoyo, Gestión de la calidad. A Partir de esto se lleva el listado maestro de documentos. Es importante saber que solo se lleva el del proceso al cual pertenecemos.

Los listados maestros de registros los podemos tener en medio físico o magnetico.

Los documentos se pueden modificar siempre y uando vayan a un comité. Todo esta basado en protocolos y se presen tan a través del SIGC

5. Respecto a la fase de Evaluación , tenemos que hacer medición ya que mediante esto nos va permitir ver si cumplimos.



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El pca003 es para medir los indicadores respecto al objetivo del proceso, el

rCA017 es el registro ya lleno del indicador , debemos manejar mediciones pero tiene que ser cuando hayan registros.

El saber los riesgos que tenemos sabemos que tenemos que hacer para cumplir con los objetivos. Es importante conocer el mapa de riesgos de la Universidad ya que tenemos que trabajar en indicadores y en minimizar riesgos, para hacer esto es importante hacer como mínimo 3 reuniones.

5. Proposiciones y Varios.

Se estableció que tenemos que hacer un plan de trabajo de todos los funcionarios de Recurso Educativo (Biblioteca) utilizando FPI001 con las respectivas fechas.

No siendo más el orden del día se da por terminada la sesión a las 12: 00. M

NOMBRE Y FIRMA DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE Cargo (Presidente de la Reunión)

Dependencia

NOMBRE Y FIRMA DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE Cargo (Secretario de la Reunión)

Dependencia

.

Transcriptor

Código Serie Documental (Ver Tabla de Retención Documental).

Diagonal 18 No. 20-29 Fusagasugá – Cundinamarca Pie de

Teléfonos (091)8732512/30 Telefax: 8732554 Pagina www.unicundi.edu.co E-mail: [email protected]

NIT: 890.680.062-2

mailto:[email protected]

http://www.unicundi.edu.co/



PAGINA: 4 de 6

ACTA No.#### DEL AAAA-MM-DD 5.c.m

Cuatro interlíneas.

CLASE SE REUNIÓN:

Dos interlíneas.

FECHA:

Dos interlíneas.

HORA:

Dos interlíneas.

LUGAR:

Dos interlíneas.

ASISTENTES: Nombre y Apellidos completos Funcionario

Cargo Funcionario

Nombre y Apellidos completos Funcionario

Cargo Funcionario

.

Nombre y Apellidos completos Funcionario

Cargo Funcionario 3. c.m

4.c.m Dos interlíneas.

ORDEN DIA: 1. Llamado a Lista y Verificación del Quórum.

2. Lectura y aprobación del Acta Anterior.

3. Aprobación de la carga académica.



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4. Lectura de Correspondencia.


Dos interlíneas.

DESARROLLO DE LA SESIÓN:

Dos interlíneas.

1. Llamado a Lista y Verificación del Quórum.

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

Dos interlíneas.

2. Lectura y aprobación del Acta Anterior.


Dos interlíneas.

3. Aprobación de la carga académica.

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Dos interlíneas.

4. Lectura de Correspondencia.


Dos interlíneas.



Dos interlíneas.

No siendo más el orden del día se da por terminada la sesión a las 4:00 p.m.



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NOMBRE Y FIRMA DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE Cargo (Presidente de la Reunión)

Dependencia


NOMBRE Y FIRMA DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE Cargo (Secretario de la Reunión)

Dependencia.

Dos interlíneas.

Transcriptor Dos interlíneas.

Código Serie Documental (Ver Tabla de Retención Documental).

3 c.m.

Diagonal 18 No. 20-29 Fusagasugá – Cundinamarca Pie de

Teléfonos (091)8732512/30 Telefax: 8732554 Pagina www.unicundi.edu.co E-mail: [email protected]

NIT: 890.680.062-2

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓNFECHA

MOTIVOAÑO MES DIA

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