7 Secretos del Súper Organizado

Unos años atrás, mi vida era un desastre. Así eran mi casa,

mi escritorio y mi mente. Luego aprendí, uno a uno, unos

cuantos hábitos que me llevaron a organizarme por completo.

¿Que si soy perfecto? Claro que no, y no planeo serlo. Pero se

donde está todo, se que tengo que hacer hoy, rara vez olvido

algo y mi casa está en orden y relativamente limpia (bueno,

tan limpia como se puede cuando se tienen niños corriendo

por ahí).

Entonces ¿Cuál es el secreto? La verdad, no hay secretos.

Sólo unos simples hábitos que usted puede desarrollar con el

tiempo y que lo llevarán a donde quiere llegar. Estos son

hábitos que usted puede aplicar a su trabajo, a su hogar, a

sus hijos, a sus pasatiempos, a su vida. En cambio de decirle

específicamente cómo organizar algo, como su escritorio o su

guardarropa, le proveo de principios que usted puede usar

una y otra vez en todas las situaciones.

¿Son estos principios obvios? Seguro, si lo piensa

detenidamente. Los ha le&íacute;do en otros lugares. Pero

puede no estar aplicándolos a su vida diaria y ahí es donde

reside el problema. Yo simplemente le proveo de una guía

paso-a-paso de lo que realmente funciona, basado en mi

experiencia y en la de otros.

Si su vida es un desastre, como lo era la mía, no recomiendo

tratar de organizar todo de una sola vez. Es abrumador.

Empiece con el primer hábito, y siga de ahí en adelante.

Hágalo de a un poco cada vez, un área de su vida a la vez, un

área de su hogar o su oficina a la vez. Trabaje sobre un

hábito por un mes o más, luego pase al siguiente. O adopte

dos o tres si cree que lo puede1 manejar, pero no los haga

todos a la vez. Recomiendo también que separe un tiempo

cada día (30 o 60 minutos) para ordenar, al menos en un

principio, hasta que esté bastante organizado y tenga su

sistema a punto. Luego, necesitará 10 minutos al día, sólo

para mantener las cosas andando sin problemas y de cada

vez en cuando necesitará una sesión de purga (cada 6 meses

o más) para librarse de lo acumulado.

Aquí están los 7 hábitos:

Reduzca antes de organizar. El error que la mayoría de la

gente comete cuando trata de ordenar sus cosas, sus tareas o

sus proyectos es que tienen un gran desorden de cosas para

organizar y es muy complicado. Si tiene un guardarropa

abarrotado de cosas, claro, puede ir y comprarse un montón

de organizadores pero al final, aún tendrá un guardarropa

abarrotado de cosas. Lo mismo con el manejo del tiempo:

puede organizar su horario pero aún estará lleno de tareas. La

solución: reducir, eliminar y simplificar. Si usted toma un

guardarropa lleno de 100 cosas y bota todo menos 10 cosas

que usa y quiere, no necesitará ya un organizador. Lo mismo

con el manejo del tiempo: si tiene 20 cosas para hacer hoy y

las reduce a solo las tres tareas más importantes, ya no

necesitará un horario. Como se reduce: saque todo de su

guardarropa o cajón o cualquier otro contenedor (incluso su

horario), límpielo y vuelva a poner, únicamente, aquellos

artículos que usted realmente ama y usa regularmente. Esto

lo dejará con una pila de otras cosas – deshágase de ellas

tirándolas, donándolas, vendiéndolas o regalándoselas a un

ser querido. Si no soporta deshacerse de algunas cosas,

póngalas en una caja marcada “tal vez” y guárdelas en su

ático, en su sótano o en cualquier otro lugar con espacio para

almacenar. Escríbale una descripción y fecha y, seis meses

después cuando no lo haya necesitado, tírelo.

Escríbalo, siempre. Nuestras mentes son algo maravilloso,

pero dejan pasar cosas como un tamiz. No recordamos las

cosas cuando las necesitamos recordar y continuamente las

recordamos cu1ando no las necesitamos. En cambio de usar

su mente como un depósito de cosas que necesita recordar,

escríbalas. Yo cargo una pequeña libreta de bolsillo a todas

partes donde voy y escribo las cosas inmediatamente. Luego

proceso las ideas y las tareas en el calendario o en mi lista de

tareas, así no olvido las cosas.

Mantenga un buzón y procéselo. Bueno, realmente necesita

dos buzones – uno para la casa y otro para el trabajo. Sin

embargo mucha gente tiene más que eso. El papel llega a los

escritorios y termina en varios lugares. Los mensajes

telefónicos quedan por todas partes, lo mismo que nuestras

notas. En cambio, tenga un solo buzón y ponga todo lo que

llega allí. Luego, una vez al día (o una vez a la semana en la

casa si lo prefiere), procese su buzón hasta vaciarlo. Tome un

ítem de la caja y decida que hacer con el, ahí mismo: botarlo,

delegarlo, archivarlo, ponerlo es su lista de tareas o hacerlo

inmediatamente. Haga lo mismo con el siguiente ítem hasta

que su buzón esté vacío. No deje estas decisiones para

después.

Un lugar para todo. Relacionado con el anterior consejo está

aquel de tener un lugar para cada ítem en su vida. ¿Dónde

van sus llaves? Debería tener un lugar para ellas (cerca de la

puerta es el mejor sitio) y nunca las perderá de nuevo.

¿Dónde van sus lapiceros? ¿Qué tal las revistas? Yo le

enseñare; a mis hijos a tener un „”lugar” para cada juguete o

cualquier otro artículo en sus habitaciones (aún así, sus

juguetes son en su mayoría errantes sin hogar, pero son

niños) y ese es un concepto que funciona con adultos

también: cada ítem debe tener un lugar, y si no lo tiene,

necesitamos escogerle uno. Las etiquetas pueden ayudarle a

recordar dónde están esos lugares. Ahora, si usted encuentra

algo es su mesa, en su cama o en su escritorio, sabrá que no

pertenece allí. Encuéntrele su lugar – no es simplemente

tirarlo en cualquier parte. El mismo concepto aplica para la

información: ¿Tiene usted un lugar para donde poner toda su

información? Si no, ensaye con un „wiki‟ personal – es

accesible desde la casa y el trabajo y puede crear páginas

para cada tipo de información en su vida – horarios, metas,

tareas, películas a ver, libros a leer, notas sobre proyectos,

etc.

Guárdelo inmediatamente. La mayoría de la gente tiene el

hábito de poner algo en la mesa o en su escritorio con la

intención de “guardarlo luego”. Bueno, así es como las cosas

se tornan sucias y desorganizadas. En cambio, guárdelo

inmediatamente, en su lugar. Sólo toma unos pocos

segundos, y este hábito le ahorrará un montón de tiempo de

limpiar, clasificar y ordenar luego. Cuando se vea dejando

algo en cualquier parte, pare, y fuércese a guardarlo

inmediatamente. Luego de un tiempo, se convierte en algo

natural.

Limpie mientras lo hace. Muy relacionado con el hábito 5,

este hábito es efectivo porque es mucho más fácil limpiar las

cosas mientras trabaja o mientras avanza su día que dejarlas

apilar y luego hacer una sesión de limpieza después.

Entonces, si está cocinando, trate de lavar los platos al irlos

usando, luego limpie todo, en vez de dejar un gran desorden.

El mismo principio aplica a todo lo que hacemos. Si es más

fácil hacerlo en pequeños pasos, más probablemente lo

haremos. Si hay un gran desorden por limpiar, más

fácilmente nos intimidará o abrumará la tarea y la dejaremos

para después.

Desarrolle rutinas y sistemas. Si ya tiene todo limpio y

organizado, se podrá sentar y disfrutar del placer que ello

brinda. Ser organizado y tener un ambiente de trabajo o un

hogar simplificado es tremendamente satisfactorio. Pero el

problema es que luego de un tiempo, las cosas tienden a

desorganizarse y revolverse otra vez. Las cosas tienden a

gravitar hacia el caos. La solución: necesita desarrollar

sistemas para mantener el orden. Por ejemplo, el

procesamiento del buzón mencionado antes es un sistema:

usted tiene procedimientos específicos para procesar todos los

papeles entrantes, y tiene una rutina para hacerlo (una vez al

día). Todos los sistemas siguen los mismos lineamientos –

procedimientos específicos y una rutina que se hace a

intervalos determinados (tres veces al día, una vez al día, una

vez a la semana, una vez al mes, etc.). Es importante que

usted identifique los sistemas que tiene en su vida (y existen,

aún sin que usted lo sepa – pero tal vez son complicados y

caóticos) y los escriba para que así los pueda hacer eficientes,

simples y organizados. Desarrolle sistemas para tratar con el

papeleo y el „email‟, con los niños, con sus horarios, con los

mandados, la lavandería, las tareas, el ejercicio y todo lo

demás. Una vez esos sistemas están implementados,

necesitará estar pendiente de mantenerlos andando, luego

sus cosas se mantendrán organizadas.