51.37(023 ~~~ C732

S E N A - C O L O M B I A Subdirección General de Operaciones Div. Admon. Comercio y Servicios

Doc. 24-001 Circulación no restringida Bogotá, Abril 21 de 1970

l.

2.

ESTUDIO DE LA OCUPACION DEL

AUXILIAR DE ES~ISTICA HOSPITALARIA

RESUMEN DE LOS ANALISIS OCUPACIONALES

1.1 Trabajo realizado

1.2

1.1.1 Descripción del trabajo 1.1.2 Concepto sobre la ocupaciÓn 1.1.3 Descripción de los equipos, máquinas y

herramientas

Condiciones de trabajo y riesgos profesionales

1.2.1 Lugar 1.2. 2 Rit mo de trabajo 1.2. 3 Jornada de t rabajo 1.2.4 PosiciÓn 1.2.5 Concepto en que se tiene el trabajo 1.2.6 Porcentaje de mecanizaciÓn 1.2.7 Proceso 1.2.8 Riesgos 1.2.9 Obligaciones del CÓdigo de Trabajo 1.2.10 Supervisión

MONOORAFIA PROFESIONAL

2.1 Exigencias del trabajo

2.1.1 Responsabilidades 2.1.2 Conocimientos 2.1.3 Ejercici o de las facultades ment ales 2.1.4 Destreza y precisión 2.1.5 Exigencias fÍsicas

2.2 Características del trabajador (Perfil)

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3.

2.3 Datos complementarios

2.3.1 Experiencia y Formación Profesional 2.3.2 Relación con otras ocupaciones 2.3.3 Condiciones de admisión 2.3.4 Salarios y horarios

DATOS ESTADISTICOS Y DE CONTROL

3.1 Hospitales y Centros visitados

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2.

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15

SENA-COLOMBIA Subdirección General de Operaciones Div. Admon. Comercio y Servicios

ESTUDIO DE LA OCUPACION DEL AUXILIAR

DE ESTADISTICA HOSPITALARIA

l. RESUMEN DE LOS ANALISIS OCUPACIONALES

1.1 TRABAJO REALIZADO

3-

Concepto: recibe el nombre de "Auxiliar de Estadlstica Hes­pi talaría" la persona encargada de la organización, funciona­miento, manejo y archivo de toda la producción de datos esta­d{sticos, concernientes a todos y cada uno de los pacientes ~ue reciben servicios del Hospital o Centro, tanto de consulta externa como de hospitalización y consulta ambulatoria.

Principal: elabora historias cl{nicas de pacientes que se ins­criben llenando tarjeta {ndice y hoja de inscripción; saca dia­riamente las historias para todas las consultas ; recibe y archi­va las historias, los resultados de laboratorio ; recoge y recibe los diarios de consulta médica; elabora censo diario de pacien­tes en los diferentes servicios; llena hoja de egreso, según modelo ; expide certificados de nacimiento y defunción; rinde in­formes mensuales de las diferentes actividades del Hospital o Centro; llena formularios ; codifica diagnósticos y tratamientos; elabora resumen mensual del registro diario de egresados; abre historias y expide carnets del programa de planificación fami­liar.

Secundario: elabora trabajos de mecanograf{a (cartas, copias de resúmenes de historias, duplimats y otros trabajos propios de secretaria) •

1.1.1 DescripciÓn del Trabajo

- El trabajo que r ealiza el auxiliar de estad{stica hos­pitalaria comprende tres campos: Consulta Externa, Hos­pitalización y Consulta Ambulatoria.

- Consulta Externa: Saca diariamente las historias para todas las consultas.

Esta operación es realizada por medio de las hojas de citas donde figura el número de las historias y la clase de consulta que se va a atender.

4.

- Elabora historias clÍnicas.

De acuerdo a los datos personales de identificaciÓn de cada paciente, va llenando tanto la tarjeta Índice como la hoja de inscripción, documentos ~ue hacen parte inte­gral de la historia clÍnica.

- Recibe y archiva historias .

Estas son colocadas dentro del archivo en su lugar correspondiente en el más estricto orden alfabético, a fin de hacer más funcional su manejo.

- Recibe y archiva resultados de laboratorio.

Teniendo en cuenta el número ~ue figura en el resultado del examen de laboratorio, lo confronta con el nombre del paciente para archivarlos posteriormente en la res­pectiva historia clÍnica.

- Recibe y recoge diarios de consulta médica.

Esto lo realiza, b ien en su oficina recibiéndolos, o trasladándose a los diferentes pisos.

- HospitalizaciÓn: Elabora censo pacientes .

Por medio de fonnularios ~ue cada Hospital o Centro elabora especialmente, diariamente realiza un censo de los pacientes hospitalizados en los diferentes servicios.

- Solicita historias al Departamento de EstadÍstica.

Verbalmente o por escrito se dir i ge a este departamento solicitando las historias de los pacientes ~ue ingresan al Hospital o Centro.

- Elabora tarjeta de admisión.

Para tal efecto procede a llenar con los datos persona­les de identificación del paciente ~ue ingresa para hos­pitalizaciÓn y/ o número de la historia clÍnica, la hoja de admisión respectiva ordenándola alfabéticamente .

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- Recibe y archiva resultados de laboratorio.

Al igual que procede para consulta externa, diariamente y teniendo en cuenta el número que figura en el resul­tado del examen ~e laboratorio, lo confronta con el nom­bre del paciente para posteriormente archivarlo en la respectiva historia clÍnica.

- Llena hojas de egresos.

SegÚn modelo o formulario especial, procede a diligen­ciarlo, anotando con la mayor exactitud todos los da­tos.

- Entrega historias al Departamento de EstadÍstica de pacientes egresados.

Después de haber elaborado el resumen final y la hoja de égreso del paciente, busca en el censo por la hoja de ingreso, teniendo en cuenta la fecha. Posterior­mente, anota las historias en el censo para el resumen diario.

- Expide certificados de nacimiento y muerte fetal .

Para tal efecto, lo hace tomando los datos de la his­toria clÍnica de la madre.

- Busca historias clÍnicas.

Cuando éstas son solicitadas, se dirige al lugar don­de se encuentra archivada alfabéticamente la tarjeta Índice y verifica el número de la his toria clÍnica.

- Elabora resumen censo diario de pacientes.

Este es efectuado totalizando los censos diarios de los diferentes pisos y calculando el porcentaje (%) de ocupación que se obtiene de dividir camas ocupadas por camas disponibles y multiplicarlo por cien (lOO).

- Rinde informe de las actividades del Hospital o Centro.

Mensualmente elabora un informe de las diferentes ac­tividades del Hospital o Centro, tabulando t odos los

6.

datos de las labores diarias realizadas en él.

- Reclama historias demoradas injustificadamente.

Revisa el libro de control de historias entregadas y demoradas injustificadamente; las reclama a la perso­na que las solicitó y las lleva al archivo nuevamente.

- Llena formularios especiales.

Hay formularios, tales como el SPA.F.3, 34, 69, 68, 6, 14 (DANE), 71 y otros formularios especiales ~ue deben ser diligenciados con la mayor atención posible, dada la importancia de ellos.

- Codifica diagnósticos y tratamientos.

Reemplaza el diagnóstico por el cÓdigo correspondiente, segÚn la revisión que se utilice y los pasa al tarje­t ero Índice de diagnósticos y operaciones.

- Archiva historias de clÍnica familiar.

Estas historias clÍnicas provenientes de clÍnica fami­liar, son colocadas alfabéticamente en un archivo es­pecial que para tal efecto existe.

- Llena tarj eta de nacimiento.

Tomando los datos de la historia clÍnica de la madre.

- Elabora otros informes de servicios , de diagnósticos y tratamiento, tales como exámenes de laboratorio, radiografías, etc.

- Toma del informe diario de consulta: el tiempo traba­j ado, el número de citas asignadas, las no cumplidas, y las extras de las diferentes clases de consultas.

Por medio de una planilla, va llenando todos estos datos, anotando todos los registros diarios y sumándo­los al final de cada mes.

1.1.2

7.

- Toma de los diferentes servicios casos de cirugía programada y de urgencias . Igual proceso sigue con fisioterapia, medicina interna, ginecología, prema­turos, sala de problemas e infectados, anotando los datos de identificaciÓn del paciente y/o número de la historia clinica en la hoja de admisiÓn respec­tiva y ordenándola alfabéticamente.

- Consulta Ambulatoria: Elabora resumen mensual del registro diario de egresados.

Tiene en cuenta todos los datos que aparecen en el diario de egresados.

- Recoge censo sala.

Se traslada a la sala del servicio de obstetricia y por medio de formulario especial, verifica la veraci­dad del servicio.

- Abre historias y expide carnet del Programa de Pla­nificaciÓn Familiar. Entrevista al paciente y con­signa los datos concernientes a este programa.

- Toma del formulario No. 152 el número de consultas asignadas , no cumplidas y extras.

- Toma dato global de horas médicas trabajadas durante el mes en la clinica y de consulta ambulatoria •

. , Concepto sobre la ocupac1on

Esta ocupaciÓn es de gran importancia por cuanto me­diante la aplicaciÓn de métodos y sistemas modernos de estadÍstica, se podrá mejorar la organización y fun­cionamiento de las oficinas especificas para tal fin ; se podrá perfeccionar el manejo y archivo de historias; se podrá incr ementar la producciÓn de informaciÓn esta­dÍstica y se obtendrán datos más veraces y oportunos.

1.1. 3 Descripción de equipos, máquinas y herramientas

Para llevar a cabo su trabajo, el Auxiliar de Estadis­tica Hospitalaria utiliza los siguientes elementos:

c5...,.,.. , 'Jf •. '"'J. _<1{ --'~· "eS-· &...."le./. Jo '/) .. ...,..,•IO<J ,o o '!J.f,-..J~ " .......

Escritorio metálico o de madera Silla para escritorio Mesa para máquina de escribir Máquina de escribir Máquina sumadora, mecánica o eléctrica Máquina caJ..culadora, mecánica o eléctrica Perfora.dora. Cose dora Saeaganchos Lápices y bolÍgrafos Sellos y almohadillas Fechador Numerador

8.

Para efectos de llevar control y orden, utiliza tarje­teros Índices, estantería para papelería, y diferentes formularios diseñados especialmente para cada caso.

Igualmente, necesita manuales y libros de estadÍstica para consulta en caso de ,ue sea solicitada cual~uier información técnicamente, o haya necesidad de recurrir a ellos.

1.2 CONDICIONES DE TRABAJO Y RIESGOS PROFESIONALES

1.2.1 Lugar

Efectúa su trabajo en lugar amplio o estrecho, de acuer­do a la capacidad del Hospital o Centro, buena luminosi­dad, pues el mismo trabajo la requiere; limpieza y orden adecuados. Temperatura ambiente y poco ruido por estar situadas sus oficinas en lugar donde se requiere silencio.

1.2. 2 Ritmo de Trabajo

Debido a las múltiples labores, debe trabajar con cuida­do y precisión. En Hospitales o Centros grandes su tra­bajo es más racionalizado.

1.2.3 Jornada de Trabajo

Generalmente la jornada de trabajo es de ocho ( 8) horas diarias, con un total de 44 horas semanales. Podda al­terarse éste, en caso de trabajos extras.

1.2.4 Posición

Realiza su trabajo generalmente sentado, cuando es en la oficina. De pie, cuando tiene que trasladarse a los diferentes pisos donde se requiere su presencia.

1.2.5 Concepto en que se tiene el trabajo

Esta ocupación debido a su importancia y relaciÓn con planes de desarrollo y de salud, constituye una base primordial y necesaria. Es por tanto, una ocupaciÓn técnica dado l os requisitos exigidos.

1.2.6 Porcentaje de mecanizaciÓn

El porcentaje de mecanizaciÓn para esta ocupación pue­de considerarse en un 30% por haber trabajos mensuales, tales como censos e informes a rendir que requieren su total elaboración mecánicamente .

1.2.7 Proceso

Es un proceso administrativo y mental que demanda poco esfuerzo fÍsico, aunque exige plena concentraciÓn.

1.2.8 Riesgos, Seguridad, Higiene en el trabajo

Esta ocupación presenta los riesgos de contraer enfer­medades contagiosas cuando no se preveen medidas de se­guridad.

Otras medidas de seguridad se relacionan con la correcta ubicación y revisiÓn periÓdica de extinguidores, toma­corrientes, enchufes y cables de las máquinas .

1.2.9 Obligaciones del CÓdigo de Trabajo

Fuera de las contempladas en el Reglamento Interno de Trabajo (si el Hospital o Centro l o tienen) y en el CÓ­digo Sustantivo del Trabajo, el Auxiliar de EstadÍstica no tiene ninguna obligación especial.

1.2.10 SupervisiÓn

-Instrucciones recibidas:

Recibe instrucciones verbales y por escrito del médico

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del departamento sobre la forma en que debe realizar su trabajo.

-Aplicación de instrucciones:

Sigue las instrucciones por experiencia o iniciativa.

- Supervisión recibida:

Recibe supervisión periÓdica por parte del médico jefe.

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2. MaiOGRAFIA PROFESIONAL

2.1 EXIGENCIAS DEL TRABAJO

2.1.1 Responsabilidades

- En materia de supervisiÓn:

El Auxiliar de EstadÍstica Hospitalaria está bajo la supervisión periÓdica y directa del médico j efe del departamento, de quien recibe Órdenes directas en for­ma verbal y escrita; la aplicación de las instruccio­nes recibidas la hace basado en sus conocimientos, experiencia e iniciativa. En caso de haber varios auxiliares puede tener el cargo de Jefe de Grupo y ejercer supervisión sobre el resto.

-Sobre elementos materiales:

De mantener en perfecto orden los kardex, archivos y tarjeteros. La estantería que guarda los formularios debe i.gualmente estar ordenada por cÓdigos, a fin de facilitar su manejo. También es responsable del buen uso de las máquinas sumadoras y de escribir, as! como de todos los elementos que tiene a su cargo.

Debe solicitar oportunamente a las personas encarga­das del mantenimiento del equipo de ofi~ina para la reparación de cualquier desperfecto que sufran las má­quinas, o la reposición de elementos inservibles.

Debe mantener un stock de formularios, tarj etas, his­torias y demás papelería utilizada.

- Sobre procedimiento de trabajo:

Tiene la responsabilidad de rendir con la mayor claridad y exactitud todos los informes a su cargo. Verificar la veracidad de los censos diarios y los resúmenes men­suales de los mismos. Debe efectuar su trabajo a veces dispendioso, con la mayor rapidez y precisiÓn posible, a fin de mantener su archivo y tarjetero completos y al dÍa en caso de cualquier informe extra y urgente.

2.1.2 Conocimientos

Generales:

El Auxiliar de EstadÍstica Hospitalaria para desempeñar

•

a cabalidad su puesto de trabajo, debe tener los siguientes conocimientos generales:

Matemáticas: cuatro operaciones con números en­teros, propiedades de los números, números frac­cionarios, operaciones con números decimales, ra­zones y proporciones, regla de tres, regla de in­terés, regla de porcentaje, sistema métrico deci­mal.

- Técnicas de Comunicación: las bases generales del idioma que le permitan emplear eficazmente las dis­tintas formas de expresión en sus relaciones diarias con sus compañeros o compañeras de oficina. Nocio­nes de relaciones humanas para ser comprensivo a las solicitudes de los pacientes que llegan al Hospital o Centro.

Buena redacciÓn y ortograffa para escribir correc­tamente cartas e informes.

Profesionales:·

Técnicas de Oficina: comunicaciones telefÓnicas y correspondencia.

- Diligenciarniento de boletine~, cuadros estad!sticos, gráficas.

- E~uipos y Formularios: conocimiento del equipo de oficina, formularios y demás tarjetas y planillas.

Especfficos:

- Nociones de Es t adfstica: Preliminares, datos esta­dfsticos, métodos de recopilación de datos, cuadros estadfsticos, números fndices.

- Archivo: El archivo de las Instituciones de Salud, sistemas y manejo de archivo y tarjeteros.

Procedimientos Administrativos Básicos:

- SimplificaciÓn y distribución del trabajo, análisis de procesos, medición del trabajo, organización de la oficina.

- Administración Hospitalaria.

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2.1.3 Ejercicio de las facultades mentales

Organizar su trabajo de acuerdo al ciclo diario de acti­vidades a desarrollar, a fin de mantener listo todo el material para los informes a rendir y censos a realizar. Para la ejecución correcta de sus labores aplica las ins­trucciones recibidas con base en los 'conocimientos y experiencia que su ocupación requiere.

Debe revisar diariamente el tarjetero Índice y el archi­vo de historias elinica.s, a fin de verificar sobre el estado de las que han sido solicitadas en el dÍa.

Para rendir informes o cuadros estadÍsticos, en ciertos casos debe apelar a la iniciativa, a fin de presentarlos lo más precisos y estéticamente posibles.

Debe poseer gran capacidad de análisis para comparar cifras y emitir comentarios.

~.1.4 Destreza y Precisión

Lo primero no parece ser un atributo principal, aunque s! necesario. El trabajo que ejecuta necesita de pre­cisiÓn y cuidado por cuanto trabaja con datos y la ela­boración de informes y cuadros estadÍsticos también los requieren. Igualmente para el archivo, tarjetero y elaboración de formularios , son exigidos.

2.1.5 Exigencias Fisicas

El Auxiliar de Estadística Hospitalaria debe tener en general buena salud, destacándose su agudeza visual por cuanto son innumerables los formularios, tarjetas, cua­dros y datos que tiene ~ue manejar y elaborar.

2. 2 CARAC'IERISTICAS DEL TRABAJADOR ( PERFIL ) ( Ver página siguiente )

2. 3 DATOS COMPLEMENTARIOS

2.3.1 Experiencia y FormaciÓn Profesional

El Auxiliar de EstadÍstica Hospitalaria requiere un nivel de conocimientos generales, profesionales y

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15.

especÍficos eq,uivalentes a un 4o. año de bachillerato m!nimo, ~omplementa.do eoa ~~~o ~ -estadÚiticA liÚ.nimo de 6 meses, por cuanto· su labor va a estar situada SO• lamente en este campo.

~~ Relación con otras ocupaciones

El Auxiliar- de EstadÍs tica aospita¡aria tiene la posi­bilidad de ser promovido al cargo de E.stad!.grato, cuya promoción ~ueda condicionada a la calidad de su traha1o, la iniciativa, la exactitud en el cumplimiento de sus obligaciones y horario laboral, la antig~edad y el rle~ seo de superación.

Fuera de esta promociÓn no tiene rel.a.ciÓn can nÍl\gUl'ta otra ocupaciÓn en el Hospital o ~entro.

2.3.3 Condiciones de admisión

Para ingresar a esta ocupación, el aspirante debe pre­sentar los siguientes documentos:

- Solicitud de admisiÓn - Documento de identificaciÓn - Certificado judicial - Certificados médicos y clÍnicos - Certificado de estudio - Certificado de honorabilidad y responsabilidad - Examen de aptitudes y conocimientos

La edad mÍnima para el ejercicio de esta ocupación es la de 17 años. Esta ocupaciÓn no tiene limitaciones de sexo, raza, o estado civil.

2.3.4 Salarios y Horarios

Los salarios varían de acuerdo al Hospital, Centro o situaciÓn geográfica de éstos en el país y van des­de un m!nimo de $650. o o hasta un máximo de $1. 500. o o

El horario de trabaj o es de 8 a.m. a 12 m. y de 2 p.m. a 6 p .m. Puede estar sujetp a jornadas conti• nuas o sufrir variaciones de acuerdo a la c i ud• d o re-. , g~on.

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3, DATOS ESTADISTICOS Y DE CONTROL

3.1 HOSPITALES Y CENTROS VISITADOS

Para el presente estudio se visitaron los siguientes Hospitales:

Hospital San Ignacio Bogotá I. c. S. S. Bogotá

- Hospital Monfort Villavicencio Hospital San José Acacias (Meta) Hospital Departamental Barran~uilla

- Hospital Centro de Salud - Baranoa (Atlántico) Hospital Regional San Rafael - Fundación (Magdalena) Hospital Departamental San Juan de Dios - Santa Marta Hospital Universitario de Santa Clara - Cartagena Hospital Regional San Francisco de Asís - Sincelejo

3.2 Fecha: Abril 21 de 1970 .

3.3 Elaborado por:

3.4 Revisado por :

3.5 Aprobado por :

Reinaldo Andrade Luna Profes i onal Asesor Div. Admon. Comercio y Servicios

Antonio Hurtado Ch. Jefe Grupo de Servicios Div. Admon. Comercio y Servicios

Dr. Gonzalo LÓpez Ramírez Director Div. Admon. Comercio y Servicios

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