31421394 Apuntes Auditoria Administrativa

8/9/2019 31421394 Apuntes Auditoria Administrativa

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LA AUDITORIA COMO ACTIVIDAD PROFESIONAL

En trminos generales, la auditora nos proporciona una evaluacin cuantificadaen la eficiencia con la que cada rgano de la institucin desarrolla suadministracin. Es decir, nos proporciona un panorama administrativo integral de

la empresa que se audita, sealando un grado de efectividad con que opera cadauna de las unidades administrativas que la integran; por consecuencia, sealandotambin aquellas reas cuyos problemas exigen una mayor atencin de parte dela direccin general.

in embargo, se nos presenta la siguiente interrogante! "#u proporcional es el$ad %oc& para practicar esta tcnica'

(ada profesional tiene un rea de actuacin exclusiva, un rea de accin en queslo l puede intervenir. )a preparacin que el )icenciado en *dministracin tiene,est enfocada al conocimiento a fondo de la ciencia administrativa y de lasdiferentes funciones de la empresa.

En forma general establece como campo natural de accin del profesional de la*dministracin, el asesoramiento a la alta direccin en aspectos de coordinacin,evaluacin administrativa y diagnostico de problemas administrativos.

+e lo anterior deducimos que, siendo la auditoria administrativa el medio msadecuado para la revisin y evaluacin de la eficiencia administrativa, la prcticade dic%a tcnica cae en el campo natural del licenciado en *dministracin.

DEFINICIONodemos definir a la auditora administrativa como el examen integral o parcial deuna organi-acin con el propsito de precisar su nivel de desempeo yoportunidades de meora.

OBJETIVO Y CARACTERISTICAS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

El obetivo primordial de la auditora administrativa consiste en describirdeficiencias e irregularidades en alguna funcin organismo social examinado eindicar sus probables correcciones. En otras palabras, el obetivo bsico es ayudar

a la direccin superior, al fin de que logre una administracin efica- y eficiente.

)a intencin de la auditora administrativa es examinar y evaluar los mtodos ydesempeo en todas las reas y valorar el panorama administrativo /lo apropiadode los obetivos y planes, polticas y procedimientos, organi-acin, recursos,exactitud y confiabilidad.


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En trminos generales, la auditora administrativa nos proporciona una evaluacincuantificada de la eficiencia con la que cada rgano de la institucin desarrolla susfunciones administrativas y las diferentes etapas del proceso administrativo.

En otras palabras, nos presenta un programa administrativo general de la

institucin auditada y seala aquellas reas cuyos problemas exigen una mayoratencin de parte de la direccin del organismo.

CONCEPTO UNIVERSAL DE AUDITORIA

En todo campo del conocimiento, los crecientes avances tecnolgicosdesactuali-an, algunas veces, conceptos o denominaciones empleados sinreservas %asta un cierto momento. *s %a ocurrido en el campo especfico deauditora. )a extensin de algunas tareas o funciones a %ec%o que los expertos sevean obligados a buscar nuevas designaciones para las resultantes.+esafortunadamente, en nuestro medio se recurre, casi siempre al trmino con elcual se caracteri-a al rea primitiva de actuacin, con alg0n aditamento que tratade precisar la ampliacin producida.

*ntiguamente auditar consista en escuc%ar. En la actualidad el concepto es msamplio, pues requiere de la tcnica de investigacin es decir, investigar cules sonlas causas; cmo se %an formado stas, con qu obeto y qu obeto y que efectosproducirn, etc.

(omo consecuencia de un proceso, la evaluacin de las operaciones de laorgani-acin, en empresas de cierta envergadura, es confiada a una especialidad

denominada auditoria administrativa, la cual es una de las tcnicas de controlsuperior de origen ms reciente.

INTRODUCCION A LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

)os problemas administrativos dieron lugar a nuevas dimensiones en elpensamiento administrativo. )os estudios trataron problemas cotidianosinmediatos! roblemas de planeacin, organi-acin, etc.; problemas de recursos%umanos, materiales, de tecnologa y produccin. En busca sistemtica desoluciones, naturalmente utili-aron la ciencia y la metodologa cientfica. Este

enfoque pragmtico y sus soluciones $(ientficas& dieron lugar a una orientacintcnica %acia la auditora *dministrativa.

1234, 5enri 6ayol en una entrevista menciono! $el meor mtodo para

examinar una organi-acin y determinar las meoras necesarias, es estudiarel mecanismo administrativo.


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1273, 8.9. :ose consultor ingls, en una comunicacin presentada al

nstituto de *dministracin industrial, expona la tesis que,independientemente de lo 0til que resultara la auditora tradicionalfinanciera deberan auditarse de manera extensiva e imparcial lasfunciones bsicas de la direccin.

1274, insey, llego a la conclusin de que la empresa debe %acer

peridicamente una auditora, que consistira en una evaluacin de laempresa en todos sus aspectos.

12?4, El nstituto de *uditores nternos proporciona los primeros escritos

sobre la que sera la auditora de operaciones.

12?@, *rt%ur 5. Aent, funcionario de la empresa tandard Bil of (alifornia,

su aportacin es una interesante publicacin sobre $auditora de

operaciones& 124C, son =artindell, fundador de *merican nstitute of =anagement,

desarrolla uno de los primero programas de auditora administrativa

12D3, illiam . )eonard reali- un estudio completo de la auditora

administrativa, trata de los mtodos para iniciar, organi-ar, interpretar ypresentar una revisin administrativa, lo cual es una aportacin muyvaliosa.

12D?, (admus y Fradford, trabaadores incansables dentro del nstituto de

*uditores nternos /G.H.I, (admus plantea una variedad de auditoradenominada $auditora Bperativa&

12D@. :igg 6.


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eficacia de varios sistemas de una organi-acin, desde la responsabilidadadministrativa, %asta la social.

12JJ, (lar> (. *bt., presenta una perspectiva sobre el conocimiento de la

medicin de la conducta social de las empresas.

12@C, %itmore 9.=. expone que la auditora administrativa %a sido

utili-ada para asistir a funcionarios p0blicos con gerentes de empresasprivadas.

12@7, pencer 5ayden, expone la necesidad de evaluar los procedimientos

administrativos y aplicar correcciones para lograr una mxima eficiencia elfuturo

12@?, :obert


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contabilidad y dems registros; informes financieros; normas de eecucin /comopresupuesto y costos estndarI, etc.

7K*L+8B:* +E BE:*(BGE. e define como una tcnica para evaluarsistemticamente la efectividad de una funcin o una unidad con referencia a

normas de la empresa, utili-ando personal no especiali-ado en el rea de estudio,con el obeto de asegurar a la administracin que sus obetivos se cumplan, ydeterminar qu condiciones pueden meorarse.

?K*L+8B:* *+=G8:*8M*. e define como! un examen detallado de laadministracin de un organismo social reali-ado por un profesional de laadministracin /).*.I, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, susmetas fiadas con base en la organi-acin, sus recursos %umanos, financieros,materiales, sus mtodos y controles, y su forma de operar.

OTRAS AUDITORIAS

4K *L+8B:* 6(*). (onsiste en verificar el correcto y oportuno pago de losdiferentes impuestos y obligaciones fiscales de los contribuyentes desde un puntode vista fisco! . 5. (. ., direcciones o tesoreras de %acienda estatales otesoreras municipales.

DK*L+8B:* +E :EL)8*+B +E :B9:*=*. Esta auditora la eficacia ycongruencia alcan-adas en el logro de los obetivos y las metas establecidas, Enrelacin con el avance del eercicio presupuestal. El anlisis de la eficacia seobtendr revisando que realmente se alcan-aron las metas establecidas en el

tiempo, lugar, cantidad y calidad requeridos. )a congruencia se determina alexaminar la relacin lgica que exista entre el logro de los obetivos de las metasde los programas y el avance del eercicio presupuestal.

JK*L+8B:* +E )E9*)+*+. Este tipo de auditora tiene como finalidad revisarsi la dependencia o entidad, en el desarrollo de sus actividades, %a conservado elcumplimiento de disposiciones legales que se sean aplicables leyes, reglamentos,decretos, circulares, etc.I.

@K*L+8B:* G8E9:*). Es un examen que proporciona una evaluacin obetiva

y constructiva acerca del grado en que!Klos recursos %umanos, financieros y materiales son maneados con debidaseconoma, eficacia y eficiencia.

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS QUE SE EVALUAN EN UNA AUDITORIA


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tanto, volver a iniciar el proceso administrativo desde el punto de vista de laparticipacin individual.

El procedimiento de auditora para una evaluacin administrativa consiste en%acer el anlisis de los cuestionarios generales por reas y otros procedimientos

necesarios, de acuerdo con las circunstancias %ec%as por el auditor administrativo,esto es! examinar cuidadosamente la %oas de anlisis, formar un criterio de lasmismas y %acer las consideraciones que se saben convenientes para %acer unaevaluacin sistemtica, de acuerdo con las tcnicas de auditora y principios de laadministracin.

En el momento de ser creados y puestos en prctica, los sistemas pueden serapropiados y funcionar satisfactoriamente; pero al paso del tiempo, y debido a loscambios de importancia que puede experimentar la empresa, siempre %abrnecesidad de modificaciones de los mismos.

(ualquiera que sea la empresa, los procedimientos y funciones debern sersometidos a revisin constante; porque los errores no encontrados a tiempo en losprocedimientos y controles pueden resultar en fuertes prdidas.


)a evaluacin constituye un elemento esencial, porque permite conocer la mediday el modo en que se van alcan-ando los obetivos. Esto identifica incongruencias,definiciones, incumplimientos y referencias en el desarrollo y el resultado de laacciones, y %ace posible adoptar las medidas correctivas a que %aya lugar.

En un sentido prctico, la evaluacin es la base para la toma de decisiones en lareformulacin y actuali-acin de planes y programas, as como de la elaboracinde presupuestos y su eercicio, conforme a los resultados intermedios y finales.

El papel de la evaluacin es confrontar medios con fines, propsitos conreali-aciones y es tambin conocer la forma en que se alcan-an estos obetivoses un eercicio de uicio esencialmente valorativo que sirve de elementos tantocuantitativos como cualitativos.

)a evaluacin es 0til en la planeacin, porque al ser una base para la toma dedecisiones permite la reformulacin y actuali-acin de los planes y programas aligual que en la reali-acin y el eercicio de los mismos.

Releva"#ento de la In$o!"ac#%n& )a primera etapa de la evaluacin consiste enrecoger informacin. Es una etapa clave, ya que las conclusiones debernbasarse en la misma.


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)os errores de informacin o informacin parcial darn como resultadoconclusiones errneas.

En este caso, la b0squeda de informacin es en lo que difieren las formas deanali-ar una situacin. En muc%as ocasiones, la experiencia del auditor y su

buena apreciacin reempla-an integralmente la b0squeda y utili-acin obetiva.

e debe tener en cuenta que el origen y las caractersticas de la informacin autili-ar en el anlisis son variados.

)a informacin externa a la empresa dar el marco de referencia, es decir, indicarlas caractersticas, posibilidades y situacin particular del medio en que se muevela empresa. )a informacin interna es fundamentalmente de dos tipos!

)a que %a sido registrada y las experiencias que %an acumulado personas quepertenecen a la empresa. Este 0ltimo tipo de informacin deber recogerse a

travs de conversaciones o entrevistas, planeadas y eecutadas ordenadamente.En cuanto a la informacin que existe en forma de registro, se debe anali-ar suutilidad y cobertura.

or otra parte, existe la tendencia de muc%as empresas, especialmente pequeas,a reducir a niveles mnimos su *dministracin, y a veces esto origina una carenciacasi absoluta de informacin para el maneo de la empresa.


"#LN =+E )* EM*)L*(OG'

)a evaluacin confronta los obetivos con reali-aciones, y es tambin conocerla forma en que se alcan-an estos obetivos; que sirve de elemento tantocuantitativo como cualitativo.

)a evaluacin tiene como base tres variables principales! los obetivos, losprogramas destinados a alcan-arlos y el presupuesto que provee los medios de suconcreti-acin.

En este contexto, la evaluacin mide los aspectos siguientes!

K)a contribucin efectiva al cumplimiento de obetivos.

KEl apego a los programas establecidos.

KEl uso ptico de los recursos /%umanos, financieros, materiales, tcnicosI.

K)a existencia y operatividad de los instrumentos administrativos que posibiliten laaccin de la direccin superior


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K)a existencia y operatividad de los instrumentos administrativos que posibiliten laaccin de la direccin superior.

A'pecto' conc!eto' de la evalac#%n. El control proporciona las bases parallevar a cabo la evaluacin de la accin de la organi-acin; control y evaluacin se

ligan de la misma manera que la planeacin y el control dentro del sistemaadministrativo. )a evaluacin permite al final retroalimentar dic%o proceso parasuperar las desviaciones de los obetivos originales.

Existen, sin embargo, diferentes sustanciales entre la evaluacin de la accin deuna organi-acin privada y una p0blica.

)a evaluacin en una organi-acin privada se relaciona con el margen de utilidady la recuperacin econmica de la inversin, considerndose, adems, aspectostales como la calidad de los planes y obetivos, la medicin de la efectividad en larelacin de los obetivos.

)a evaluacin en una organi-acin p0blica se relaciona con el logro de obetivossociales y de servicio, as como el n0mero de beneficiarios por la accin p0blica ysu repercusin en la sociedad.

T#po' de Evalac#%n&( +ado que la evaluacin es una tarea complea y variada,conviene clasificarla en varios tipos, de acuerdo con su amplitud y con el momentoen que se aplica. u clasificacin es! 9eneral, articular, nmediata, =ediata.

E)ecc#%n de la Evalac#%n&(8rabao en equipo. )a reali-acin de la evaluacin

depende de la investigacin y anlisis integral. En este caso debe captarse lainformacin especialmente la no cuantitativa.

or tanto, es fundamental el apoyo y la participacin de la direccin en laobtencin anlisis de la informacin, colaborando con el auditor administrativo ocon el consultor a cargo de la misma. Gormalmente, efectuar la evaluacin implicael trabao en equipo del director con sus principales colaboradores y del auditorcon su equipo.

Este trabao es necesario, porque el mayor aporte que puede %acer el auditorconsiste en su enfoque y en su experiencia en casos muy diferentes. ero elconocimiento especifico acerca de la empresa debe aportarlo el director y suscolaboradores, en la prctica, se trata de una preparacin mental previa deldirector y sus colaboradores.

ASPECTOS ETICOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

O*l#+ac#one' ,t#ca'


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El concepto de profesionalismo, esencialmente, lleva implcito entre los elementos,una forma de control en cuanto a la actuacin de quien la practica.8radicionalmente este control se %a reali-ado mediante la declaracin expresa denormas de conducta y actividad, formuladas por algunos de los integrantes de larama de actividad de que se trate, y contenidas en los denominados $(digos de

Ntica rofesional&, mismos que debe reconocer; generalmente se enfocan encuanto a una preocupacin %acia el inters colectivo, aunque muc%as veces estoslo sea desde un punto de vista meramente literal.

or el slo %ec%o de serlo, el licenciado en administracin est obligado aobservar las normas ticas de su profesin. in embargo en su carcter de auditoradministrativo, le son particularmente aplicables las siguientes disposiciones del(digo de Ntica del (olegio de )icenciados en *dministracin, *.(.!

*:8P(L)B 1.1.el licenciado en administracin guardar el 'ec!eto p!o$e'#onaly

no revelar por ning0n motivo los %ec%os, datos o circunstancias de que tengaconocimiento en el eercicio de su profesin, a menos que obligatoriamente loestable-can las leyes respectivas.

*:8(L)B 3.4. (uando el licenciado en administracin emita un dictamen,opinin o cualquier otra informacin para fines p0blicos, o que terceras personas%ayan de tomar como referencia para %acer decisiones, deber mantener unaabsoluta #ndependenc#a de c!#te!#o, aun en aquellas cuestiones que puedanresultar preuiciosas para su cliente.

*:8(L)B ?.1. El licenciado en administracin no usar informacin, materialtcnico o procedimientos a0n no p0blicos de otros colegas, sin obtener suconsentimiento por escrito.

*:8P(L)B 1.4. El licenciado en administracin no podr ofrecer o prestarservicios profesionales, a cambio de %onorarios que dependan de la eventualidadde los resultados de tales servicios.

*:8P(L)B 1.D. El licenciado en administracin, no garanti-ar ninguna cantidadespecfica por concepto de reduccin de costos o aun momento de utilidadesderivados de sus esfuer-os.

ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

Es importante definir lo que se entiende por control. El concepto de control puedeser muy general y utili-arse como punto central para el sistema administrativo.

)a palabra controlar tiene varios significados y, ms a0n, varios sentidos!


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*I verificar, FI regular, (I comparar con una norma, +I eercer autoridad sobrealguien o algo, EI limitar o restringir.

8odos son significativos para la teora y la practica; sin embargo, nos referimosbsicamente a los significados * y (.

Merificar implica alg0n medio de medicin y alguna norma que pueda servir comomarco de referencia en el proceso de control.

El control representa la parte de vigilancia de funcin de un administrador.

)a planeacin y el control estn estrec%amente relacionados, porque la direccinsuperior debe aplicar sistemas que determinen a tiempo la ocurrencia de lasdesviaciones de los planes y obetivos, para poner de acuerdo de actuacin conlos planes, o revisar a la lu- de las circunstancias que %an cambiado.

)a prueba de un administrador es el resultado que obtiene; sus esfuer-os debenproducir los $resultados deseados&. ara determinar esto necesita criteriosmediante los cuales puedan evaluarse los resultados y, si es necesario, adoptarmedidas correctivas para alcan-arlos.

i otras funciones administrativas /planeacin, organi-acin, integracin,direccinI se reali-aran adecuadamente, %abra poca necesidad de control, peromuy pocas veces se logra una planeacin, organi-acin y direccin ciento porciento efectivas.

Existen equivocaciones, prdidas de esfuer-os, errores, desperdicios, etc., queprovocan desviaciones de los obetivos fiados.

El control es funcin de todos los administradores, desde el 9erente general %astalos supervisores de lnea, en todas las organi-aciones. *lgunos administradores,en particular los de niveles inferiores, se olvidan de que todo encargado de laeecucin de planes y obetivos se convierten en el principal responsable de llevara cabo el control.

)a planeacin resulta ser un prerrequisito para un control efectivo. Es absurdosuponer que el control se puede lograr sin una planeacin.

i no existe planeacin no podr tenerse una comprensin predeterminada de losresultados que se desean. Esto constituye una de las reas problema mscomunes de los administradores.

I"po!tanc#a Del Cont!ol


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Es imposible imaginar a una organi-acin que este exenta de controles. El controles indispensable en todas las organi-aciones para lograr planes y obetivos. Hsurgen preguntas! "#u factores %acen importante el control para *dministradoresy para sus organi-adores' "(unto control deben eercer los administradores'

)a decisin administrativa en reas de definicin, planeacin y logro de obetivos,est dirigida %acia la creacin de valor; las decisiones de control se adoptan comoaccin destinada a minimi-ar las consecuencias /destruccin de valorI de lasdecisiones impropias o el desempeo inadecuado.

ncertidumbre. )a incertidumbre respecto del desempeo puede ser resultado delperodo de tiempo asignado al diseo de eecucin de la misin, la compleidad delas actividades, la calidad de los resultados utili-ados o la estabilidad del medioambiente.

En general, cuanto mayor resulte la duracin de un programa dado, ms compleaser la actividad y ms baa la calidad de los recursos utili-ados; o si es menosestable el ambiente, %abr mayor necesidad de control.

Co'to'

)as actividades de control pueden percibirse como costos de organi-acin/recursos utili-ados y esfuer-os gastadosI, en los que se incurre para impedir ocorregir el desempeo, lo que implica un despilfarro. ara que cierto programa decontrol se ustifique, los a%orros de costos anticipados deben ser mayores que loscostos para l proyectado. Ln %ec%o frecuente e interesante es que a veces esto

significa, y cabe suponer que slo temporalmente, que el despilfarro puede serms eficiente para una organi-acin que la eliminacin de este exceso.

or eemplo! una organi-acin puede decidir que aceptar todas las ventas acrdito sin verificar la capacidad de pago del cliente, para lo cual se basar en laprobabilidad de que las prdidas originadas en deudas incobrables sernmenores que el costo de verificacin que exige crear un departamento de crdito,una agencia de informes y demora de las ventas, entre otros requerimientos.

+ebe destacarse que ciertas actividades de control tienen pocos costos, si se

eecutan bien, pero que pueden determinar costos elevados si se reali-aninadecuadamente. or eemplo! la instruccin de los subordinados es unaactividad de control preventivo orientada a minimi-ar los malentendidos y eldesempeo defectuoso. in embargo, si la instruccin se imparte deficientemente,puede obtener el efecto contrario.


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En resumen, el control, si se manea bien, puede ser un eficiente disuador deldespilfarro; e, inversamente, el control al reali-arlo puede elevar el grado deineficiencia.

Cont!ol en la' o!+an#-ac#one'

El control es vital para el funcionamiento de las organi-aciones como un sistema.+e acuerdo con el principio de la retroalimentacin. )o ms significativo de lasdecisiones consiste en actuar sobre comportamientos determinados a fin dereducir alguna desviacin que %aya sido percibida; gracias a ello es posiblemantener una adecuada funcin de direccin y, por tanto, lograr obetivos.

o-o Gavarro /la direccin por sistemas, )imusa, =xico, p.3C7I comenta que! losconceptos por los que el control %a pasado en este sentido, definen en ciertamanera la evolucin del concepto empresa como un sistema como entre actuadorsobre su medio y sobre su propia estructura, austando en ambas situaciones unesfuer-o que liga a ambos en la relacin $medioKobeto&. recisamente a%ora, alconsiderar la empresa como un sistema, se %ace patente la importancia que tienepara ella corregir su propia actuacin, aprovec%ando su experiencia y utili-ando lainformacin que recoge de la misma.

ero es tambin en el control donde reside la facultad de percepcin de laintensidad de sus esfuer-os en relacin con la oposicin que ofrece el medioambiente, equilibrando sus energas entre el cumplimiento de obetivos de ndoleinterna y los de ndole externa.

El p!oce'o de cont!ol

ndependiente de la funcin que se controle o de la tcnica empleada paracontrolarla, el diseo del sistema obedece a una estructura interna del mismo,cuya dinmica es cclica y que incluye un elemento determinante a su actuacin.

)o primero a efectuar para integrar un sistema de control es que la direccinsuperior y los responsables de rea deben tomar en cuenta la finalidad prcticaque persiguen al llevar al cabo la accin de controlar y los medios adecuadospara alcan-arla.

Ca!acte!.'t#ca' de n *en cont!ol

El control es un factor extremadamente crtico en el logro de los obetivos, y suefectividad, depende de la informacin recibida. )os sistemas de control, paralograr un uso ptimo, deben poseer ciertas caractersticas, que son las siguientes!

1.K +eben ser oportunos


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3.K eguir una estructura orgnica

7.K Lbicacin estratgica

?.K Ln control debe ser econmico

4.K :evelar tendencias y situaciones

T#po' de cont!ol

1.K El precontrol. e reali-a antes de que el trabao sea eecutado.

3.K El control concurrente. Esta se reali-a a medida en que el trabao esta siendoeecutado.

7.K (ontrol alimentario. Esta se centra en el desempeo organi-acional pasado; esdecir, se basa en la retroalimentacin. El control tiene lugar despus de la accin.

Es decir, se basa en la retroalimentacin.

Cont!ol P!event#vo

Existen dos formas para tratar que las personas responsables cambien susacciones futuras. El procedimiento normal consiste en rastrear la causa de unresultado indeseable %asta dar con las personas responsables del mismo yobligarlas a que cambien sus prcticas o costumbres.

NATURALE/A Y ALCANCE

)a naturale-a de la auditora administrativa es tal, que proporciona un servicioespeciali-ado a la administracin, lo cual la %ace ser distinta de cualquier otro tipode servicio. En su conocimiento detallado de la empresa. * travs de las funcionesinvestigadas, el auditor administrativo se convierte en uno de los escasosindividuos que ven desde un punto de vista imparcial e independiente lasnecesidades intimas, capacidad y mtodos de departamentos.

En ese carcter, se convierte en una fuente importante de informacin yasesoramiento cuando se trata de cambiar o planear los programasadministrativos de las reas que l conoce perfectamente.

e transforma, en consecuencia, en una fuente importante de informacin yconsulta en relacin con planes futuros de la direccin constituyndose, a su ve-,en un especialista capa- de rendir crecientes beneficios a la empresa y de practicaauditorias administrativas sobre reas en cada oportunidad, en ra-n de suexperiencia adquirida.


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)a direccin superior puede volcarse as sobre otras materias, y descargarse defunciones que, de otra manera, debera cumplir ella misma. En otras palabras! setrata de un verdadero servicio de consultora de direccin perteneciente a laempresa.

APLICACI0N DEL PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

En el maneo y control de auditora administrativa se requieren polticas yprocedimientos definidos que eviten cualquier posible confusin. En la prctica sepueden combatir dos o ms tcnicas de auditora, para generar lo que sedenomina $procedimientos de auditora&.

)os procedimientos de auditora se definen como! $las tcnicas de anlisisaplicables a una variable a grupo de %ec%os, relativos a la administracin, suetosa examen y evaluacin, mediante los cuales El auditor logra fundamentar suapreciacin&.

Gaturale-a de los procedimientos de la auditora. )os diversos tipos deorganismos sociales, y concretamente su manera de operar, %acen imposibleestablecer procedimientos rgidos para llevar a cabo un examen y una evaluacinde tipo administrativo. *s pues, el auditor deber aplicar su criterio profesional ytomar la decisin, de cul procedimiento de auditora ser el ms indicado yeficiente.

rocedimientos de auditora de aplicacin general. El auditor debe seleccionaraquellos datos que tengan mayor significado en la evaluacin del desempeo de

la organi-acin, y exponerlos de una manera fcil de entender, con el propsito deque los funcionarios puedan %acer uso de ellos.

)a aplicacin de una o ms tcnicas de la auditora da origen a los procedimientossiguientes!

8E(G(* +E GME89*(BG

1K nvestigacin documental /de %ec%os y registrosI.

3K Bbservacin directa.

(LE8BG*:B

1K (uestionario general.

3K (uestionario por reas funcionales.

7K (uestionario de anlisis de funciones del trabao.


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?K (uestionario de anlisis de procedimiento.

4K (uestionario de anlisis del sistema de informacin.

DK (uestionario de anlisis de formas.

JK 5oas de anlisis.

@K (arpeta de papeles de trabao /copias de manuales administrativos, copias deinformes, diagramas de fluo del sistema de informacin, descripcin del procesode planeacin, etc.I

EG8:EM8*

1K Entrevistas o funcionarios y gerentes.

3K Entrevistas o efes de departamento.

7K Entrevistas o personal operativo.

PLANEACION DE LA AUDITORIA

)a planeacin de la auditora administrativa comprende la tarea de integrar unn0mero de elementos que el $auditor administrativo& debe tener presente aundurante el anlisis preliminar; de otro modo podr ms tarde verse en dificultades,desde los puntos de vista de personal y fec%a de terminacin de trabao.

E'td#o P!el#"#na!

Go siempre es posible asignar un plan sin un estudio preliminar. 5ay diversassituaciones que indican la necesidad de %acerlo, y una breve revisin de lassituaciones posibles descubrir la naturale-a del examen preliminar.

(on el propsito de erarqui-ar los aspectos que %abrn de requerir una atencinms profunda por parte del auditor administrativo, frecuentemente precede a suexamen completo, un reconocimiento general del organismo social, que culminacon un estudio preliminar.

El estudio preliminar est encaminado a! $lograr una identificacin real del

problema, para conocer la naturale-a y obetivo del estudio completo.&

or su propia naturale-a, el estudio preliminar no est enfocado a originarrecomendaciones o solucionar problemas, excepto aquellos que resultenevidentes en un primer reconocimiento.


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=s bien el estudio administrativo consiste en la revelacin de aquellas reas dela empresa que ameriten un anlisis detallando para poder ofrecer lasrecomendaciones ms idneas a las circunstancias de la empresa como un todo.

El estudio preliminar se disea para que resulte la posibilidad de un informe que

recomiende, o que no recomiende un plan general para desarrollar la solucinespecifica del problema.

Conten#do' Del E'td#o P!el#"#na!

Es necesario iniciar el trabao de obtencin de datos con un contacto preliminarque permita una primera idea global. Este estudio se requiere,independientemente de cules sean los orgenes o ra-ones de la auditora,abarca!

*I G6B:=*(OG +B(L=EG8*). )os problemas que van a consultarse y

las muestras de documentos obtenidos varan de acuerdo con los obetivosdel estudio. Esta informacin documental puede ser; por eemplo, sobre!:eglamentos internos, informes, estadsticas, etc.

FI G6B:=*(BG BF:E E) (*=B +E 8:*F*


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Esta estructura de referencia puede basarse en $cuestionarios& que incluyannumerosas preguntas abiertas. )a %abilidad del auditor administrativo parallevarse bien con la gente ser un factor significativo que determinara el xitogeneral de esta fase del trabao de auditora administrativa.

(oncluyendo! planear la auditoria administrativa es conocer previamente ques lo que vamos a %acer en cuanto a! 8:*F*


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3I E)E=EG8B *+=G8:*8MB!

K=anuales de organi-acin

Kolticas

K*nlisis de puestos. etc.

7I :E98:B (BG8*F)E!

K+escripcin del sistema

K9ua de contabili-acin

K6ormas, registros e informes.

Kresupuestos. etc.

?I +E 9:Q6(*

Kunto de equilibrio

KMentas

Kroduccin. etc.

4I 9EGE:*)

K6olletos de antecedentes %istricos

K)ocales para oficinas, almacn, plantas, sucursales.

K*tencin a clientes, empleados y proveedores. etc.

Rep!e'entac#%n +!1$#ca del plan de ad#to!.a Ad"#n#'t!at#va

ara la descripcin grfica del plan general y de los programas especficos dela investigacin, se recomienda utili-ar graficas de flec%as diagramas red,como los que son utili-ados en las tcnicas de camino critico y tcnicas deprogramacin, evaluacin y revisin, tambin los llamados diagramas de

bloque o de barras como los de 9antt.P!o+!a"a' de ad#to!.a ad"#n#'t!at#va

)a elaboracin de un mtodo sistemtico del procedimiento de auditoraadministrativa constituye, %asta cierto punto, una norma uniforme sobre la cuales sumamente 0til basarse.


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)os programas $son medios que sirven de gua al auditor administrativo y a susayudantes, en el que se detallan los diferentes pasos a fin de asegurar que secubrirn todos los aspectos&.

)os programas se concretan a sealar slo orientaciones sobre la forma en

que %abr de plantearse la revisin y una serie de procedimientos de loscuales se seleccionaran los que se estimen convenientes para la obtencin dedatos, en base con las circunstancias; en l se registrar posteriormente lo%ec%o por el auditor para dar cumplimiento a cada uno de los pasos.

*un cuando resulta cierto, en algunos aspectos, que los detalles delprocedimiento proporcionan al auditor administrativo cierto grado deflexibilidad, los mtodos establecidos, en general, deben ser apoyados por latotalidad del personal de auditora, a efecto de mantener un control apropiadosobre el programa completo.

Cla'#$#cac#%n de lo' p!o+!a"a'

El desarrollo de los procedimientos de auditora, que son establecidos comogua de trabao, se puede modificar o adaptar de acuerdo con lascircunstancias en cada caso particular.

)os programas se clasifican en!

1K :B9:*=* 9EGE:*)E!

on aquellos que se limitan a un enunciado genrico de los procedimientos deauditora que se deben aplicar, con mencin de los obetivos particulares.

3K:B9:*=* *G*)8(B!

on aquellos que describen detalladamente la forma de aplicar losprocedimientos de auditora administrativa.

7K :B9:*=* 8B!

on aquellos que enumeran los procedimientos de auditora a seguirse ensituaciones afines a dos o ms empresas.

?K :B9:*=* B: Q:E*!

on aquellos que se preparan para el desarrollo de la revisin de cada una delas funciones de la empresa, como gerencia, ventas, produccin, compras,personal, etc.

CONVENIO2 CARTA COMPROMISO


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or tratarse de un servicio relativamente nuevo, y de un alcance muy variable,se considera que la contratacin de una auditora administrativa debe constarpor escrito. )os problemas y malas interpretaciones que puedan surgir por faltade definicin del alcance y responsabilidad del auditor administrativo, no sloafectan al auditor en particular, sino en general, a la profesin de licenciatura

en administracin.

Lna ve- firmado el convenio de auditora administrativa, la tica yresponsabilidad profesional del licenciado en administracin lo obligan adesempear su trabao con el mximo esmero! con una supervisin constantede sus ayudantes y con la preparacin cuidadosa de los informes que, en0ltima instancia, constituyen la culminacin y el producto visible de su trabao.

(omo conclusin, podemos afirmar que el licenciado en administracin, debidoa su formacin profesional, puede en 6orma integral apreciar meor los

problemas de la empresa y que, adems, tiene facultad tcnica con quabocarse y participar efica-mente en la solucin de los mismos.

ASPECTOS METODOLO3ICOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

El estudio, investigacin y anlisis de un fenmeno o %ec%o siempre %a tenidocomo finalidad establecer las causas que originan a ste, para lo cual esnecesario seguir ciertos mtodos de investigacin.

)as etapas de que se compone un mtodo de investigacin, cualquiera queste sea, son!

- +efinicin precisa del obeto de estudio.

- 6ormulacin de un programa de actividades.

- Establecimiento de %iptesis de trabao.

- :ecopilacin de datos.

- :egistro de datos.

- *nlisis de datos.

- (onclusiones.

El esclarecimiento de los factores que componen el obeto de estudiosealado, se logra a travs de diferentes tcnicas de anlisis, como!

Knvestigacin documental.


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KBbservacin.

KEl cuestionario.

K)a entrevista.

)a base sobre la que giran estas tcnicas es substancialmente la misma, o sea,todas aplican sistemticamente a las siguientes preguntas claves!

"#uin' "+e qu se trata', "(ules son los sucesos'

"#u' "#u deber ser investigado'

"(mo' "(mo se producen'

INVESTI3ACI0N DOCUMENTAL

8rata principalmente de recolectar y %acer un primer examen de la informacinque exista, grfica y escrita, sobre el obeto definido de estudio que se trate.

8oda tcnica de investigacin requiere de!

Fente'& )as fuentes son los arc%ivos privados.

Med#o'& on aquellos documentos como formas, reportes, informes/administrativos, contables, estadsticosI.

)as etapas de esta tcnica son!

1.K Recolecc#%n de #n$o!"ac#%n&+ebe planearse cuidadosamente, teniendo encuenta calidad, cantidad y veracidad del material recopilado, el resultado de estaetapa puede ser decisivo para las condiciones del estudio.

3.K An1l#'#' de la #nve't#+ac#%n& (onsiste en aplicar un buen uicio yexperiencias, auxiliares indispensables del analista.

4&( Cla'#$#cac#%n de la #n$o!"ac#%n& (onsiste en llevar a cabo una clasificacintcnica y sistemtica de la informacin, para llegar a conclusiones verdaderas;toda la informacin se complementa entre s y ninguna es excluyente de la otra.

OBSERVACI0N DIRECTA

8iene como finalidad el complementar, confrontar y verificar los estudios que se%ayan reali-ado conforme a la investigacin documental.


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)a $entrevista& es un instrumento que permite descubrir aquellos aspectos ocultosque forman parte de todo trabao administrativo, ayudando a verificar inferencias yobservaciones, tanto internas valindose de la viva narracin de las personas.

ara efectuar una auditora administrativa completa, la aplicacin de los

cuestionarios deber ser complementada con una serie de entrevistas para podercomprobar y ampliar los datos obtenidos.

DIFERENTES ENFOQUES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

El En$o6e De Leona!d 78Mana+e"ent Ad#t95:;n 75:;?=

e %an relacionado varios intentos en los 0ltimos tiempos con el fin de construirposibles marcos de referencia para las auditorias administrativas.

(ree el autor citado que los procedimientos actuales ofrecen un ra-onable puntode partida, que individualmente %abr que profundi-ar en la evaluacin del sistemade control interno como punto de partida de una labor ms a fondo.

En$o6e De No!*ec@ 75:


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En$o6e Ce!vante' A*!e S& 75:=

)a auditora administrativa naci de la necesidad /por parte de la direccinsuperiorI, de tener un control administrativo y no slo el contable y financiero,como tradicionalmente vena ocurriendo; su aplicacin prctica y su conocimiento

p0blico empie-an a finales del decenio de los cincuenta, sobre todo enGorteamrica, donde el desarrollo de las microempresas %ace necesarioprofundi-ar en el pensamiento tcnico y crear controles y medios de informacincon bases cientficas.

En$o6e de J& Rod!.+e- Valenc#a

e %an efectuado varios intentos en la actualidad con el fin de crear posiblesmarcos de referencia para la auditora administrativa, ste es un enfoque ms.

)a auditora administrativa tiene como obeto principal $proporcionar un panorama

administrativo general del organismo social que se audita, sealando el grado dela efectividad con el que opera cada una de las unidades administrativas que laintegran; por tanto, sealando tambin aquellas reas cuyos problemas exigenuna mayor atencin por parte de la direccin del organismo& del anlisis no debentomarse como conclusiones definitivas, ya que tienen que estar relacionados conotras inferencias y tal ve- %asta %aya que reformularlas por alguna ra-n.

B8:B EG6B#LE

in embargo, los trabaos representativos sobre el tema se resumen de la manera

siguiente!1.K El de *merican nstitute of =anagement utili-a un mtodo desarrollado por sufundador el doctor son =artindell.

3.K El licenciado *. *lfonso =ea 6. contribuye al tema con su tesis intitulada$auditora de las funciones de la gerencia de las empresas&.

7K El tambin licenciado *. =anuale *-ola perfecciona al anlisis factorial en lorelativo al aspecto administrativo.

?K El licenciado *. =acias ineda, concret su esfuer-o en los cuestionarios queanali-an el proceso administrativo.

REQUISITOS DEL INFORME DE AUDITORIA

Lna comunicacin que efectivamente transmita los %ec%os esenciales, es laculminacin del trabao del auditor administrativo. ero ocurre com0nmente que elauditor no logre lo anterior; obteniendo con esto un xito relativo, no porque no


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cono-ca todos y cada uno de los datos; sino principalmente, porque no toma encuenta el tiempo requerido y los medios para transmitir esos datos a la direccin.

arte importante de la responsabilidad que tiene el auditor administrativo estransmitir de una manera efica- la informacin que %a obtenido en sus

investigaciones, y que tiene que ver directamente con los problemas de laadministracin. El texto de su informe debe ser interesante y ameno, adems decomunicar el mensae de manera obetiva y fcil de comprender. Es necesariopresentar el informe a la mayor brevedad posible, para que la direccin puedaactuar con oportunidad.

Ln buen informe estimula la accin e influye rotundamente en una decisin que setome.

El informe representa para el auditor la conclusin de su actividad y, para ladireccin o cliente, el aspecto ms importante y 0til de esta tcnica. Go debemosaceptar una auditora total o parcial sin un informe; toda actividad de investigacin,anlisis y evaluacin, quedara nula sin este vital elemento.

A'pecto' 6e >acen t#l n #n$o!"e de ad#to!.a ad"#n#'t!at#va

)a utilidad de un informe de auditora administrativa depende principalmente delos siguientes aspectos!

5&( Redacc#%n adecada&

:edactar significa compilar o poner en orden; en un sentido ms preciso, consisteen expresar por escrito los pensamientos o conocimientos ordenados conanterioridad.

:edactar bien es construir la frase con exactitud, originalidad, concisin y claridad.

&( Opo!tn#dad de p!e'entac#%n&

El informe de auditora tiene como finalidad la comunicacin del detalle de laevaluacin %ec%a por el auditor. ero el informe debe presentarse$oportunamente& para que la direccin pueda formular adecuadamente sus planes,

eercer acciones correctivas y tomar meor las decisiones.4&( Selecc#%n adecada del "ate!#al&

ara seleccionar adecuadamente el material que debe contener el informe, esnecesario aplicar el principio de la excepcin. B sea! la necesidad de los directivosde concentrarse en aspectos donde no se logr lo previsto, ms bien que en losresultados donde se obtuvo lo planeado.


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or lo que deducimos que el informe de auditora no va a consistir en unanarracin de las operaciones de la empresa auditada.

E't!ct!a del #n$o!"e

En la preparacin del informe %ay elementos que no dependen de informante /los%ec%osI y otros que s dependen /la reflexinI. )os %ec%os se pueden observardirectamente, o bien se pueden obtener de otras personas; aqu %ay que cuidarbien las diversas opiniones, ya que pueden carecer de veracidad, es decir, tendrnque llevarse a cabo encuestas para comprobar la %onestidad del entrevistado.8ambin %a que ser cuidadoso en los interrogantes, en ocasiones se dar en elinforme el nombre de los entrevistadores para corroborar que los datos sonverdicos.

Lna ve- que tenemos los %ec%os, nos %acemos una pregunta "cmo aprovec%aresas fuentes de informacin', para dar una respuesta %ay que poner en marc%a lasegunda categora de elementos! la reflexin; en esta etapa el informante deberanotar en %oas de trabao todos los datos obtenidos de manera dispersa. *continuacin podemos distinguir varios pasos!

1K *dquirir una nocin clara del asunto /comprender, captar el problema, tra-arsela idea generalI.

3K Estudiar el problema a fondo, sin omisiones.

7K Elegir lo que tenga valor para la argumentacin; esto supone trabao de

eliminacin.?K (omponer, organi-ar, preparar la distribucin de los elementos, que es el fin dela etapa.

)a estructura del texto del informe contiene!

- El cuerpo del informe

- )a conclusin.

* su ve-, el cuerpo del informe contiene los %ec%os y la demostracin. Estos

elementos! %ec%os, demostracin y conclusin, son los componentes de uninforme, es decir, la estructura general. * continuacin, en la figura 1D.1, semuestra la estructura del informe completo.

Ut#l#dad de apl#cac#%n del #n$o!"e de ad#to!.a


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(omo la auditora administrativa pretende la revisin de todas las reas de laempresa, examinando las causas y efectos, concluyendo con propuesta desoluciones a los problemas derivados del obeto de la empresa, o sea! produccin,ventas, finan-as, personal; es lgico que al trmino del estudio se entregue aquien lo solicite /conseo de administracinKdireccin generalI, el resultado de la

investigacin /informeI.

El informe de auditora administrativa es 0til de dos maneras; interna y externa.

a=Ut#l#dad #nte!na&)os datos del informe dan una evaluacin crticoKconstructivade la empresa en su totalidad o en reas funcionales; o bien del aspecto procesal.+esde este punto de vista abarca los aspectos!

1. 6uncional.

3. rocesal.

7. Bperacional.

*=Ut#l#dad ete!na&:epresenta la apreciacin del medio ambiente, que abarcaaspectos sobre los cambios que ocurren en las condiciones externas para sudebida orientacin, e informa a su ve- al exterior acerca de sus actividades. +esdeeste punto de vista abarca! )a apreciacin del medio ambiente.

Epo'#c#%n del In$o!"e co!!ecc#one'

El xito total o parcial de una investigacin bien reali-ada es, duda, la forma o el

modo con que sea expuesta al personal competente de la empresa que directa oindirectamente est relacionado.

Es de suma importancia esa etapa, ya que es el momento en que se tendr laoportunidad de intercambiar, discutir y corroborar las faltas y problemasencontrados en el estudio reali-ado y, sobre todo, porque es reali-ado con laspersonas directamente responsables.

*dems, como producto de dic%a exposicin, se podrn llevar a cabo lasmodificaciones y correcciones al trabao con un margen de contabilidad muy

aceptable; en si, esta etapa representa algo as como un filtro de depuracin altrabao y adems su imagen misma.

ANALISIS DE RESULTADOS

)a eleccin de las tcnicas de anlisis administrativo obedecer a la factibilidad desu aplicacin; a los estudios que se van a reali-ar; a la disponibilidad de tiempo;pero sobre todo, al grado de preparacin del personal con que se cuenta.


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Entre las tcnicas que por lo com0n se utili-an para reali-ar o auxiliar en el anlisisde problemas administrativos, se encuentran las siguientes!

1.K O!+an#+!a"a' :epresentan la estructura de un organismo social, seclasifican! contenidoKmbito de aplicacinKpresentacin.

3.K Cad!o de d#'t!#*c#%n del t!a*a)o Estudiar la posibilidad de reestructurar laorgani-acin con el fin de lograr ms fcilmente los obetos.

7.K 3!1$#ca' de $l)o :epresentar el fluo de las operaciones, por eemplo!operacionesKformasK%ombresKproductos, etc.

?.K 3!1$#ca' de d#'t!#*c#%n:epresentar el bosqueo del rea fsica de trabao,puede ser para! maquinaraKequipoKrea trabao.

4.K 3!1$#ca' e'tad.'t#ca':esumir las relaciones numricas y cronolgicas.

D.K 3!1$#ca' de p!o+!a"ac#%n lanear y controlar un conunto compleo deactividadesKfunciones y relaciones, por eemplo! grfica de 9antt, E:8K(=.

&( G!*ole' de dec#'#one' reparar una matri- de resultados con valoresesperados. mplica la asignacin de probabilidades a eventos en un futuro incierto.

?&(Me't!eo nferencias acerca de las caractersticas de poblacin con gradosespecficos de uniformidad, se usa en! investigacin de mercadosKmuestreo detrabaoKcontrol inventarios auditora.

:.K N"e!o .nd#ce=edir con respecto a una base inicial las fluctuaciones envolumen de operaciones, errores, costos, ausencias, y otras variables, en unperodo determinado, con fines de control de operacionesKauditora administrativa,comprobar valide- y confiabilidad de la informacin.

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:eali-ar adems una descripcin de las conclusiones y recomendaciones paracorregir las deficiencias administrativas detectadas. En esta parte, el auditor debesugerir alguna solucin tendiente a la eliminacin de errores.

El auditor debe considerar, para %acer cualquier sugerencia, cuales son los

recursos con que cuenta la empresa para ponerlos en prctica.

Es conveniente que las sugerencias sean presentadas en esta parte del informe,de acuerdo con su posible aceptacin y proponer cursos alternativos de accinpara cada recomendacin bsica.

6recuentemente, las conclusiones resumen las ideas ms importantes del trabao.

31421394 Apuntes Auditoria Administrativa

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