LA AUDITORIA COMO ACTIVIDAD PROFESIONAL

En términos generales, la auditoría nos proporciona una evaluación cuantificada en la eficiencia con la que cada órgano de la institución desarrolla su administración. Es decir, nos proporciona un panorama administrativo integral de la empresa que se audita, señalando un grado de efectividad con que opera cada una de las unidades administrativas que la integran; por consecuencia, señalando también aquellas áreas cuyos problemas exigen una mayor atención de parte de la dirección general.

Sin embargo, se nos presenta la siguiente interrogante: ¿Qué proporcional es el “ad hoc” para practicar esta técnica?

Cada profesional tiene un área de actuación exclusiva, un área de acción en que sólo él puede intervenir. La preparación que el Licenciado en Administración tiene, está enfocada al conocimiento a fondo de la ciencia administrativa y de las diferentes funciones de la empresa.

En forma general establece como campo natural de acción del profesional de la Administración, el asesoramiento a la alta dirección en aspectos de coordinación, evaluación administrativa y diagnostico de problemas administrativos.

De lo anterior deducimos que, siendo la auditoria administrativa el medio más adecuado para la revisión y evaluación de la eficiencia administrativa, la práctica de dicha técnica cae en el campo natural del licenciado en Administración.

DEFINICION

Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.

OBJETIVO Y CARACTERISTICAS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

El objetivo primordial de la auditoría administrativa consiste en describir deficiencias e irregularidades en alguna función organismo social examinado e indicar sus probables correcciones. En otras palabras, el objetivo básico es ayudar a la dirección superior, al fin de que logre una administración eficaz y eficiente.

La intención de la auditoría administrativa es examinar y evaluar los métodos y desempeño en todas las áreas y valorar el panorama administrativo (lo apropiado de los objetivos y planes, políticas y procedimientos, organización, recursos, exactitud y confiabilidad.

En términos generales, la auditoría administrativa nos proporciona una evaluación cuantificada de la eficiencia con la que cada órgano de la institución desarrolla sus funciones administrativas y las diferentes etapas del proceso administrativo.

En otras palabras, nos presenta un programa administrativo general de la institución auditada y señala aquellas áreas cuyos problemas exigen una mayor atención de parte de la dirección del organismo.

CONCEPTO UNIVERSAL DE AUDITORIA

En todo campo del conocimiento, los crecientes avances tecnológicos desactualizan, algunas veces, conceptos o denominaciones empleados sin reservas hasta un cierto momento. Así ha ocurrido en el campo específico de auditoría. La extensión de algunas tareas o funciones a hecho que los expertos se vean obligados a buscar nuevas designaciones para las resultantes. Desafortunadamente, en nuestro medio se recurre, casi siempre al término con el cual se caracteriza al área primitiva de actuación, con algún aditamento que trata de precisar la ampliación producida.

Antiguamente auditar consistía en escuchar. En la actualidad el concepto es más amplio, pues requiere de la técnica de investigación es decir, investigar cuáles son las causas; cómo se han formado éstas, con qué objeto y qué objeto y que efectos producirán, etc.

Como consecuencia de un proceso, la evaluación de las operaciones de la organización, en empresas de cierta envergadura, es confiada a una especialidad denominada auditoria administrativa, la cual es una de las técnicas de control superior de origen más reciente.

INTRODUCCION A LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Los problemas administrativos dieron lugar a nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Los estudios trataron problemas cotidianos inmediatos: Problemas de planeación, organización, etc.; problemas de recursos humanos, materiales, de tecnología y producción. En busca sistemática de soluciones, naturalmente utilizaron la ciencia y la metodología científica. Este enfoque pragmático y sus soluciones “Científicas” dieron lugar a una orientación técnica hacia la auditoría Administrativa.

1925, Henri Fayol en una entrevista menciono: “el mejor método para examinar una organización y determinar las mejoras necesarias, es estudiar el mecanismo administrativo.

1932, T.G. Rose consultor inglés, en una comunicación presentada al Instituto de Administración industrial, exponía la tesis que, independientemente de lo útil que resultara la auditoría tradicional financiera deberían auditarse de manera extensiva e imparcial las funciones básicas de la dirección.

1935, James Mckinsey, llego a la conclusión de que la empresa debe hacer periódicamente una auditoría, que consistiría en una evaluación de la empresa en todos sus aspectos.

1945, El Instituto de Auditores Internos proporciona los primeros escritos sobre la que sería la auditoría de operaciones.

1948, Arthur H. Kent, funcionario de la empresa Standard Oil of California, su aportación es una interesante publicación sobre “auditoría de operaciones”

1950, Jackson Martindell, fundador de American Institute of Management, desarrolla uno de los primero programas de auditoría administrativa

1962, William P. Leonard realizó un estudio completo de la auditoría administrativa, trata de los métodos para iniciar, organizar, interpretar y presentar una revisión administrativa, lo cual es una aportación muy valiosa.

1964, Cadmus y Bradford, trabajadores incansables dentro del Instituto de Auditores Internos (N.Y.), Cadmus plantea una variedad de auditoría denominada “auditoría Operativa”

1968. Rigg F.J., autor británico, desarrolla en su país un enfoque moderno de la auditoría administrativa.

1968, John C. Burton plantea la importancia de estudiar cual será la índole de la auditoría administrativa y el grado de calificación auditor.

1969, Langenderfer H.Q. y Robertson J.C.; esos autores exploran brevemente el problema de definición y la cuestión de una exposición detallada de la auditoría administrativa.

1970 Eduard Norbeck F. (coordinador) proporciona la base para entender los aspectos generales de esta técnica de auditoría administrativa.

1975, Keith D. y Bloomstrom R.; exponen que las auditorías administrativas se han desarrollado con los años como una forma de evaluar la eficiencia y

eficacia de varios sistemas de una organización, desde la responsabilidad administrativa, hasta la social.

1977, Clark C. Abt., presenta una perspectiva sobre el conocimiento de la medición de la conducta social de las empresas.

1980, Whitmore G.M. expone que la auditoría administrativa ha sido utilizada para asistir a funcionarios públicos con gerentes de empresas privadas.

1983, Spencer Hayden, expone la necesidad de evaluar los procedimientos administrativos y aplicar correcciones para lograr una máxima eficiencia el futuro

1984, Robert J. Thierauf trata la auditoría administrativa como técnica para evaluar las áreas operacionales de una organización, desde el punto de vista administrativo.

CLASIFICACION DE LA AUDITORIA

Es conveniente exponer las distintas formas de practicar la auditoría la mayor parte de los expertos en la materia, adoptando formas especificas de abordarlas de acuerdo con las clases de auditoría existente en relación con la que se ha decidido aplicar.

Entre otras cosas, esto nos conduce a considerar las similitudes y diferencias de las principales formas de practicar la auditoría.

Existen cuatro clases principales de auditoría:

1-AUDITORIA FINANCIERA. Consiste en una revisión exploratoria y critica de los controles subyacentes y los registros de contabilidad de una empresa, realizada por un contador público, cuya conclusión es un dictamen a cerca de la corrección de los estados financieros de la empresa.

2-AUDITORIA INTERNA. Proviene de la auditoría financiera consiste en: una actividad de evaluación que se desarrolla en forma independiente dentro de una organización, a fin de revisar la contabilidad, las finanzas y otras operaciones como base de un servicio protector y constructivo para la administración (gerencia). Es un instrumento de control que funciona por medio de la medición y evaluación de la eficiencia de otras clases de control, tales como: procedimientos:

contabilidad y demás registros; informes financieros; normas de ejecución (como presupuesto y costos estándar), etc.

3-AUDITORIAS DE OPERACIONES. Se define como una técnica para evaluar sistemáticamente la efectividad de una función o una unidad con referencia a normas de la empresa, utilizando personal no especializado en el área de estudio, con el objeto de asegurar a la administración que sus objetivos se cumplan, y determinar qué condiciones pueden mejorarse.

4-AUDITORIA ADMINISTRATIVA. Se define como: un examen detallado de la administración de un organismo social realizado por un profesional de la administración (L.A.), con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, sus metas fijadas con base en la organización, sus recursos humanos, financieros, materiales, sus métodos y controles, y su forma de operar.

OTRAS AUDITORIAS

5- AUDITORIA FISCAL. Consiste en verificar el correcto y oportuno pago de los diferentes impuestos y obligaciones fiscales de los contribuyentes desde un punto de vista fisco: S. H. C. P., direcciones o tesorerías de hacienda estatales o tesorerías municipales.

6-AUDITORIAS DE RESULTADOS DE PROGRAMAS. Esta auditoría la eficacia y congruencia alcanzadas en el logro de los objetivos y las metas establecidas, En relación con el avance del ejercicio presupuestal. El análisis de la eficacia se obtendrá revisando que realmente se alcanzaron las metas establecidas en el tiempo, lugar, cantidad y calidad requeridos. La congruencia se determina al examinar la relación lógica que exista entre el logro de los objetivos de las metas de los programas y el avance del ejercicio presupuestal.

7-AUDITORIA DE LEGALIDAD. Este tipo de auditoría tiene como finalidad revisar si la dependencia o entidad, en el desarrollo de sus actividades, ha conservado el cumplimiento de disposiciones legales que se sean aplicables leyes, reglamentos, decretos, circulares, etc.).

8-AUDITORIA INTEGRAL. Es un examen que proporciona una evaluación objetiva y constructiva acerca del grado en que:

-los recursos humanos, financieros y materiales son manejados con debidas economía, eficacia y eficiencia.

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS QUE SE EVALUAN EN UNA AUDITORIA

Toda empresa es general, sea pequeña, mediana o grande, y que pertenezca a cualquier actividad, se encuentra en varias oportunidades a lo largo de su vida con la necesidad de evaluar su situación. Muchas son las razones para que esto se efectúe.

Todos los jefes de empresa saben que constantemente deben adaptarse a nuevas situaciones que les impone la realidad. Y no son los periodos de crisis, sino también los de éxito a los que necesariamente tendrá que adaptarse.

En muchas ocasiones resulta no sólo necesario, sino imprescindible, analizar con detalle los problemas que están dificultando el desarrollo de la empresa y, por tanto, sus causas. El periodo de cambio para pasar de una empresa pequeña a mediana o de ésta a grande, es crítico y puede prolongarse. Es necesario analizar todas las consecuencias; pero primordialmente se requiere llegar a la certeza de que la base de sustentación de la realidad actual es la adecuada y facilita el cambio, para lo cual la empresa debe ser analizada en todos sus ámbitos.

En otros casos, el cambio profundo de las actividades de la empresa puede estar representado por: la necesidad de diversificación de productos, necesidad de una nueva estructura orgánica, necesidad de reducir costos, etc. Y muchas otras razones requerirán de este estudio.

Uno de los problemas que surgirán en estos casos es el de la evaluación de la empresa, la cual deberá ser analizada en todos sus aspectos.

Detectar las verdaderas causas de los problemas, evaluar la importancia de cada una y encontrar o seleccionar las soluciones adecuadas. En cada caso y según quien aplique la evaluación, el método a utilizar será diferente.

También variará la profundidad del análisis, dependiendo fundamentalmente del objeto del mismo; pero en todos los casos se trata de realizar un análisis sistemático e integral de la empresa, determinando sus efectos, sus causas y las soluciones posibles.

Concepto de evaluar

“la evaluación consiste en analizar, estudiar y considerar lo examinado”

Refiriéndose a la administración, pretende considerar las actividades de acuerdo con los principios de esta ciencia, o sea, llegar a determinar el grado de eficiencia y llevar con la extensión necesaria el desarrollo de la auditoría. Se van a apreciar los resultados de la acción, comparándola con el plan establecido, causas de las desviaciones y posibles medidas de corrección que permiten nuevos planes y, por

tanto, volver a iniciar el proceso administrativo desde el punto de vista de la participación individual.

El procedimiento de auditoría para una evaluación administrativa consiste en hacer el análisis de los cuestionarios generales por áreas y otros procedimientos necesarios, de acuerdo con las circunstancias hechas por el auditor administrativo, esto es: examinar cuidadosamente la hojas de análisis, formar un criterio de las mismas y hacer las consideraciones que se saben convenientes para hacer una evaluación sistemática, de acuerdo con las técnicas de auditoría y principios de la administración.

En el momento de ser creados y puestos en práctica, los sistemas pueden ser apropiados y funcionar satisfactoriamente; pero al paso del tiempo, y debido a los cambios de importancia que puede experimentar la empresa, siempre habrá necesidad de modificaciones de los mismos.

Cualquiera que sea la empresa, los procedimientos y funciones deberán ser sometidos a revisión constante; porque los errores no encontrados a tiempo en los procedimientos y controles pueden resultar en fuertes pérdidas.

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS QUE SE EVALUAN EN UNA AUDITORIA

La evaluación constituye un elemento esencial, porque permite conocer la medida y el modo en que se van alcanzando los objetivos. Esto identifica incongruencias, definiciones, incumplimientos y referencias en el desarrollo y el resultado de la acciones, y hace posible adoptar las medidas correctivas a que haya lugar.

En un sentido práctico, la evaluación es la base para la toma de decisiones en la reformulación y actualización de planes y programas, así como de la elaboración de presupuestos y su ejercicio, conforme a los resultados intermedios y finales.

El papel de la evaluación es confrontar medios con fines, propósitos con realizaciones y es también conocer la forma en que se alcanzan estos objetivos es un ejercicio de juicio esencialmente valorativo que sirve de elementos tanto cuantitativos como cualitativos.

La evaluación es útil en la planeación, porque al ser una base para la toma de decisiones permite la reformulación y actualización de los planes y programas al igual que en la realización y el ejercicio de los mismos.

Relevamiento de la Información. La primera etapa de la evaluación consiste en recoger información. Es una etapa clave, ya que las conclusiones deberán basarse en la misma.

Los errores de información o información parcial darán como resultado conclusiones erróneas.

En este caso, la búsqueda de información es en lo que difieren las formas de analizar una situación. En muchas ocasiones, la experiencia del auditor y su buena apreciación reemplazan integralmente la búsqueda y utilización objetiva.

Se debe tener en cuenta que el origen y las características de la información a utilizar en el análisis son variados.

La información externa a la empresa dará el marco de referencia, es decir, indicará las características, posibilidades y situación particular del medio en que se mueve la empresa. La información interna es fundamentalmente de dos tipos:

La que ha sido registrada y las experiencias que han acumulado personas que pertenecen a la empresa. Este último tipo de información deberá recogerse a través de conversaciones o entrevistas, planeadas y ejecutadas ordenadamente. En cuanto a la información que existe en forma de registro, se debe analizar su utilidad y cobertura.

Por otra parte, existe la tendencia de muchas empresas, especialmente pequeñas, a reducir a niveles mínimos su Administración, y a veces esto origina una carencia casi absoluta de información para el manejo de la empresa.

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS QUE SE EVALUAN EN UNA AUDITORIA

¿QUÉ MIDE LA EVALUACIÓN?

La evaluación confronta los objetivos con realizaciones, y es también conocer la forma en que se alcanzan estos objetivos; que sirve de elemento tanto cuantitativo como cualitativo.

La evaluación tiene como base tres variables principales: los objetivos, los programas destinados a alcanzarlos y el presupuesto que provee los medios de su concretización.

En este contexto, la evaluación mide los aspectos siguientes:

-La contribución efectiva al cumplimiento de objetivos.

-El apego a los programas establecidos.

-El uso óptico de los recursos (humanos, financieros, materiales, técnicos).

-La existencia y operatividad de los instrumentos administrativos que posibiliten la acción de la dirección superior

-La existencia y operatividad de los instrumentos administrativos que posibiliten la acción de la dirección superior.

Aspectos concretos de la evaluación. El control proporciona las bases para llevar a cabo la evaluación de la acción de la organización; control y evaluación se ligan de la misma manera que la planeación y el control dentro del sistema administrativo. La evaluación permite al final retroalimentar dicho proceso para superar las desviaciones de los objetivos originales.

Existen, sin embargo, diferentes sustanciales entre la evaluación de la acción de una organización privada y una pública.

La evaluación en una organización privada se relaciona con el margen de utilidad y la recuperación económica de la inversión, considerándose, además, aspectos tales como la calidad de los planes y objetivos, la medición de la efectividad en la relación de los objetivos.

La evaluación en una organización pública se relaciona con el logro de objetivos sociales y de servicio, así como el número de beneficiarios por la acción pública y su repercusión en la sociedad.

Tipos de Evaluación.- Dado que la evaluación es una tarea compleja y variada, conviene clasificarla en varios tipos, de acuerdo con su amplitud y con el momento en que se aplica. Su clasificación es: General, Particular, Inmediata, Mediata.

Ejecución de la Evaluación.- Trabajo en equipo. La realización de la evaluación depende de la investigación y análisis integral. En este caso debe captarse la información especialmente la no cuantitativa.

Por tanto, es fundamental el apoyo y la participación de la dirección en la obtención análisis de la información, colaborando con el auditor administrativo o con el consultor a cargo de la misma. Normalmente, efectuar la evaluación implica el trabajo en equipo del director con sus principales colaboradores y del auditor con su equipo.

Este trabajo es necesario, porque el mayor aporte que puede hacer el auditor consiste en su enfoque y en su experiencia en casos muy diferentes. Pero el conocimiento especifico acerca de la empresa debe aportarlo el director y sus colaboradores, en la práctica, se trata de una preparación mental previa del director y sus colaboradores.

ASPECTOS ETICOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Obligaciones Éticas

El concepto de profesionalismo, esencialmente, lleva implícito entre los elementos, una forma de control en cuanto a la actuación de quien la practica. Tradicionalmente este control se ha realizado mediante la declaración expresa de normas de conducta y actividad, formuladas por algunos de los integrantes de la rama de actividad de que se trate, y contenidas en los denominados “Códigos de Ética Profesional”, mismos que debe reconocer; generalmente se enfocan en cuanto a una preocupación hacia el interés colectivo, aunque muchas veces esto sólo sea desde un punto de vista meramente literal.

Por el sólo hecho de serlo, el licenciado en administración está obligado a observar las normas éticas de su profesión. Sin embargo en su carácter de auditor administrativo, le son particularmente aplicables las siguientes disposiciones del Código de Ética del Colegio de Licenciados en Administración, A.C.:

ARTÌCULO 1.1.el licenciado en administración guardará el secreto profesional y no revelará por ningún motivo los hechos, datos o circunstancias de que tenga conocimiento en el ejercicio de su profesión, a menos que obligatoriamente lo establezcan las leyes respectivas.

ARTICULO 2.5. Cuando el licenciado en administración emita un dictamen, opinión o cualquier otra información para fines públicos, o que terceras personas hayan de tomar como referencia para hacer decisiones, deberá mantener una absoluta independencia de criterio, aun en aquellas cuestiones que puedan resultar prejuiciosas para su cliente.

ARTICULO 4.1. El licenciado en administración no usará información, material técnico o procedimientos aún no públicos de otros colegas, sin obtener su consentimiento por escrito.

ARTÌCULO 1.5. El licenciado en administración no podrá ofrecer o prestar servicios profesionales, a cambio de honorarios que dependan de la eventualidad de los resultados de tales servicios.

ARTÌCULO 1.6. El licenciado en administración, no garantizará ninguna cantidad específica por concepto de reducción de costos o aun momento de utilidades derivados de sus esfuerzos.

ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

Es importante definir lo que se entiende por control. El concepto de control puede ser muy general y utilizarse como punto central para el sistema administrativo.

La palabra controlar tiene varios significados y, más aún, varios sentidos:

A) verificar, B) regular, C) comparar con una norma, D) ejercer autoridad sobre alguien o algo, E) limitar o restringir.

Todos son significativos para la teoría y la practica; sin embargo, nos referimos básicamente a los significados A y C.

Verificar implica algún medio de medición y alguna norma que pueda servir como marco de referencia en el proceso de control.

El control representa la parte de vigilancia de función de un administrador.

La planeación y el control están estrechamente relacionados, porque la dirección superior debe aplicar sistemas que determinen a tiempo la ocurrencia de las desviaciones de los planes y objetivos, para poner de acuerdo de actuación con los planes, o revisar a la luz de las circunstancias que han cambiado.

La prueba de un administrador es el resultado que obtiene; sus esfuerzos deben producir los “resultados deseados”. Para determinar esto necesita criterios mediante los cuales puedan evaluarse los resultados y, si es necesario, adoptar medidas correctivas para alcanzarlos.

Si otras funciones administrativas (planeación, organización, integración, dirección) se realizaran adecuadamente, habría poca necesidad de control, pero muy pocas veces se logra una planeación, organización y dirección ciento por ciento efectivas.

Existen equivocaciones, pérdidas de esfuerzos, errores, desperdicios, etc., que provocan desviaciones de los objetivos fijados.

El control es función de todos los administradores, desde el Gerente general hasta los supervisores de línea, en todas las organizaciones. Algunos administradores, en particular los de niveles inferiores, se olvidan de que todo encargado de la ejecución de planes y objetivos se convierten en el principal responsable de llevar a cabo el control.

La planeación resulta ser un prerrequisito para un control efectivo. Es absurdo suponer que el control se puede lograr sin una planeación.

Si no existe planeación no podrá tenerse una comprensión predeterminada de los resultados que se desean. Esto constituye una de las áreas problema más comunes de los administradores.

Importancia Del Control

Es imposible imaginar a una organización que este exenta de controles. El control es indispensable en todas las organizaciones para lograr planes y objetivos. Y surgen preguntas: ¿Qué factores hacen importante el control para Administradores y para sus organizadores? ¿Cuánto control deben ejercer los administradores?

La decisión administrativa en áreas de definición, planeación y logro de objetivos, está dirigida hacia la creación de valor; las decisiones de control se adoptan como acción destinada a minimizar las consecuencias (destrucción de valor) de las decisiones impropias o el desempeño inadecuado.

Incertidumbre. La incertidumbre respecto del desempeño puede ser resultado del período de tiempo asignado al diseño de ejecución de la misión, la complejidad de las actividades, la calidad de los resultados utilizados o la estabilidad del medio ambiente.

En general, cuanto mayor resulte la duración de un programa dado, más compleja será la actividad y más baja la calidad de los recursos utilizados; o si es menos estable el ambiente, habrá mayor necesidad de control.

Costos

Las actividades de control pueden percibirse como costos de organización (recursos utilizados y esfuerzos gastados), en los que se incurre para impedir o corregir el desempeño, lo que implica un despilfarro. Para que cierto programa de control se justifique, los ahorros de costos anticipados deben ser mayores que los costos para él proyectado. Un hecho frecuente e interesante es que a veces esto significa, y cabe suponer que sólo temporalmente, que el despilfarro puede ser más eficiente para una organización que la eliminación de este exceso.

Por ejemplo: una organización puede decidir que aceptará todas las ventas a crédito sin verificar la capacidad de pago del cliente, para lo cual se basará en la probabilidad de que las pérdidas originadas en deudas incobrables serán menores que el costo de verificación que exige crear un departamento de crédito, una agencia de informes y demora de las ventas, entre otros requerimientos.

Debe destacarse que ciertas actividades de control tienen pocos costos, si se ejecutan bien, pero que pueden determinar costos elevados si se realizan inadecuadamente. Por ejemplo: la instrucción de los subordinados es una actividad de control preventivo orientada a minimizar los malentendidos y el desempeño defectuoso. Sin embargo, si la instrucción se imparte deficientemente, puede obtener el efecto contrario.

En resumen, el control, si se maneja bien, puede ser un eficiente disuador del despilfarro; e, inversamente, el control al realizarlo puede elevar el grado de ineficiencia.

Control en las organizaciones

El control es vital para el funcionamiento de las organizaciones como un sistema. De acuerdo con el principio de la retroalimentación. Lo más significativo de las decisiones consiste en actuar sobre comportamientos determinados a fin de reducir alguna desviación que haya sido percibida; gracias a ello es posible mantener una adecuada función de dirección y, por tanto, lograr objetivos.

Pozo Navarro (la dirección por sistemas, Limusa, México, p.203) comenta que: los conceptos por los que el control ha pasado en este sentido, definen en cierta manera la evolución del concepto empresa como un sistema como entre actuador sobre su medio y sobre su propia estructura, ajustando en ambas situaciones un esfuerzo que liga a ambos en la relación “medio-objeto”. Precisamente ahora, al considerar la empresa como un sistema, se hace patente la importancia que tiene para ella corregir su propia actuación, aprovechando su experiencia y utilizando la información que recoge de la misma.

Pero es también en el control donde reside la facultad de percepción de la intensidad de sus esfuerzos en relación con la oposición que ofrece el medio ambiente, equilibrando sus energías entre el cumplimiento de objetivos de índole interna y los de índole externa.

El proceso de control

Independiente de la función que se controle o de la técnica empleada para controlarla, el diseño del sistema obedece a una estructura interna del mismo, cuya dinámica es cíclica y que incluye un elemento determinante a su actuación.

Lo primero a efectuar para integrar un sistema de control es que la dirección superior y los responsables de área deben tomar en cuenta la finalidad práctica que persiguen al llevar al cabo la acción de controlar y los medios adecuados para alcanzarla.

Características de un buen control

El control es un factor extremadamente crítico en el logro de los objetivos, y su efectividad, depende de la información recibida. Los sistemas de control, para lograr un uso óptimo, deben poseer ciertas características, que son las siguientes:

1.- Deben ser oportunos

2.- Seguir una estructura orgánica

3.- Ubicación estratégica

4.- Un control debe ser económico

5.- Revelar tendencias y situaciones

Tipos de control

1.- El precontrol. Se realiza antes de que el trabajo sea ejecutado.

2.- El control concurrente. Esta se realiza a medida en que el trabajo esta siendo ejecutado.

3.- Control alimentario. Esta se centra en el desempeño organizacional pasado; es decir, se basa en la retroalimentación. El control tiene lugar después de la acción. Es decir, se basa en la retroalimentación.

Control Preventivo

Existen dos formas para tratar que las personas responsables cambien sus acciones futuras. El procedimiento normal consiste en rastrear la causa de un resultado indeseable hasta dar con las personas responsables del mismo y obligarlas a que cambien sus prácticas o costumbres.

NATURALEZA Y ALCANCE

La naturaleza de la auditoría administrativa es tal, que proporciona un servicio especializado a la administración, lo cual la hace ser distinta de cualquier otro tipo de servicio. En su conocimiento detallado de la empresa. A través de las funciones investigadas, el auditor administrativo se convierte en uno de los escasos individuos que ven desde un punto de vista imparcial e independiente las necesidades intimas, capacidad y métodos de departamentos.

En ese carácter, se convierte en una fuente importante de información y asesoramiento cuando se trata de cambiar o planear los programas administrativos de las áreas que él conoce perfectamente.

Se transforma, en consecuencia, en una fuente importante de información y consulta en relación con planes futuros de la dirección constituyéndose, a su vez, en un especialista capaz de rendir crecientes beneficios a la empresa y de practica auditorias administrativas sobre áreas en cada oportunidad, en razón de su experiencia adquirida.

La dirección superior puede volcarse así sobre otras materias, y descargarse de funciones que, de otra manera, debería cumplir ella misma. En otras palabras: se trata de un verdadero servicio de consultoría de dirección perteneciente a la empresa.

APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

En el manejo y control de auditoría administrativa se requieren políticas y procedimientos definidos que eviten cualquier posible confusión. En la práctica se pueden combatir dos o más técnicas de auditoría, para generar lo que se denomina “procedimientos de auditoría”.

Los procedimientos de auditoría se definen como: “las técnicas de análisis aplicables a una variable a grupo de hechos, relativos a la administración, sujetos a examen y evaluación, mediante los cuales El auditor logra fundamentar su apreciación”.

Naturaleza de los procedimientos de la auditoría. Los diversos tipos de organismos sociales, y concretamente su manera de operar, hacen imposible establecer procedimientos rígidos para llevar a cabo un examen y una evaluación de tipo administrativo. Así pues, el auditor deberá aplicar su criterio profesional y tomar la decisión, de cuál procedimiento de auditoría será el más indicado y eficiente.

Procedimientos de auditoría de aplicación general. El auditor debe seleccionar aquellos datos que tengan mayor significado en la evaluación del desempeño de la organización, y exponerlos de una manera fácil de entender, con el propósito de que los funcionarios puedan hacer uso de ellos.

La aplicación de una o más técnicas de la auditoría da origen a los procedimientos siguientes:

TECNICAS DE INVESTIGACION

1- Investigación documental (de hechos y registros).

2- Observación directa.

CUESTIONARIOS

1- Cuestionario general.

2- Cuestionario por áreas funcionales.

3- Cuestionario de análisis de funciones del trabajo.

4- Cuestionario de análisis de procedimiento.

5- Cuestionario de análisis del sistema de información.

6- Cuestionario de análisis de formas.

7- Hojas de análisis.

8- Carpeta de papeles de trabajo (copias de manuales administrativos, copias de informes, diagramas de flujo del sistema de información, descripción del proceso de planeación, etc.)

ENTREVISTAS

1- Entrevistas o funcionarios y gerentes.

2- Entrevistas o jefes de departamento.

3- Entrevistas o personal operativo.

PLANEACION DE LA AUDITORIA

La planeación de la auditoría administrativa comprende la tarea de integrar un número de elementos que el “auditor administrativo” debe tener presente aun durante el análisis preliminar; de otro modo podrá más tarde verse en dificultades, desde los puntos de vista de personal y fecha de terminación de trabajo.

Estudio Preliminar

No siempre es posible asignar un plan sin un estudio preliminar. Hay diversas situaciones que indican la necesidad de hacerlo, y una breve revisión de las situaciones posibles descubrirá la naturaleza del examen preliminar.

Con el propósito de jerarquizar los aspectos que habrán de requerir una atención más profunda por parte del auditor administrativo, frecuentemente precede a su examen completo, un reconocimiento general del organismo social, que culmina con un estudio preliminar.

El estudio preliminar está encaminado a: “lograr una identificación real del problema, para conocer la naturaleza y objetivo del estudio completo.”

Por su propia naturaleza, el estudio preliminar no está enfocado a originar recomendaciones o solucionar problemas, excepto aquellos que resulten evidentes en un primer reconocimiento.

Más bien el estudio administrativo consiste en la revelación de aquellas áreas de la empresa que ameriten un análisis detallando para poder ofrecer las recomendaciones más idóneas a las circunstancias de la empresa como un todo.

El estudio preliminar se diseña para que resulte la posibilidad de un informe que recomiende, o que no recomiende un plan general para desarrollar la solución especifica del problema.

Contenidos Del Estudio Preliminar

Es necesario iniciar el trabajo de obtención de datos con un contacto preliminar que permita una primera idea global. Este estudio se requiere, independientemente de cuáles sean los orígenes o razones de la auditoría, abarca:

A) INFORMACIÓN DOCUMENTAL. Los problemas que van a consultarse y las muestras de documentos obtenidos varían de acuerdo con los objetivos del estudio. Esta información documental puede ser; por ejemplo, sobre: Reglamentos internos, informes, estadísticas, etc.

B) INFORMACION SOBRE EL CAMPO DE TRABAJO. El aspecto más importante de la iniciación del campo de trabajo es la presentación del auditor administrativo y sus ayudantes, pues el éxito o fracaso de la auditoría administrativa dependerá en gran parte de la comprensión que se logre respecto del propósito de la misma, y de la colaboración que se obtenga de los funcionarios de la empresa en estudio.

Definición del área por investigar

Tenemos que definir cuál será la materia objeto de nuestro estudio. Puede ser, desde luego, toda la empresa o bien puede concretarse a la revisión de una función específica, o bien un departamento o sección.

Lo ideal es que la revisión abarque toda la empresa con objeto de formarnos una idea más clara de los problemas desde su origen.

Existen revisiones que comprenden una o más áreas.

En estos casos es conveniente examinar, además, aquellas funciones que tengan una relación directa con las demás áreas auditadas.

Hay varios criterios para determinar el “área”: existen casos en los cuales se toma como base para la auditoría el “proceso administrativo”; en otras, la revisión se hace a base de las funciones de la empresa; o en los niveles jerárquicos y, por último, combinaciones de los anteriores.

Esta estructura de referencia puede basarse en “cuestionarios” que incluyan numerosas preguntas abiertas. La habilidad del auditor administrativo para llevarse bien con la gente será un factor significativo que determinara el éxito general de esta fase del trabajo de auditoría administrativa.

Concluyendo: planear la auditoria administrativa es conocer previamente qué es lo que vamos a hacer en cuanto a: TRABAJO A DESARROLLAR.

Determinar detalles por estudiar

La auditoría administrativa es un instrumento definido para la continua evaluación de los métodos y el desempeño en todas las áreas de la empresa.

Son varios los detalles fundamentales que deben guiar a quien corresponda tal función.

El auditor administrativo tiene que decidir cuáles son los detalles de estudio más necesario para alcanzar los objetivos y ver cuáles son los mejores métodos para lograrlos y cuáles son los detalles limitados y de control.

La auditoría administrativa puede abarcar una empresa en su totalidad o un sector de ella, hasta el nivel más bajo de supervisión. El auditor necesita planear su trabajo, decidir qué es lo que va ha hacer primeramente y cuándo.

La información debe ser actual y digna de confianza, concreta y pertinente. Los datos habrán de ser claros, completos y con suficiente detalle para precisar necesidades y relaciones que contribuyan a la relación del estudio.

Antes de comenzar una auditoría administrativa, lo mejor es reflexionar con calma y delinear el plan.

Este aspecto consiste en elaborar una lista de renglones que se van a examinar y los procedimientos a seguir. Desde luego, lo importante es que estos renglones vayan enfocados a los principales objetivos.

A continuación expondré los pasos a seguir en los que se basa un plan, el conocimiento de los cuales constituye el fondo de una actuación auditorial.

1) DOCUMENTOS LEGALES:

-Estructura constitutiva.

-Actas de asambleas

-Contratos celebrados, etc.

2) ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS:

-Manuales de organización

-Políticas

-Análisis de puestos. etc.

3) REGISTROS CONTABLES:

-Descripción del sistema

-Guía de contabilización

-Formas, registros e informes.

-Presupuestos. etc.

4) DE GRÀFICAS

-Punto de equilibrio

-Ventas

-Producción. etc.

5) GENERAL

-Folletos de antecedentes históricos

-Locales para oficinas, almacén, plantas, sucursales.

-Atención a clientes, empleados y proveedores. etc.

Representación gráfica del plan de auditoría Administrativa

Para la descripción gráfica del plan general y de los programas específicos de la investigación, se recomienda utilizar graficas de flechas diagramas red, como los que son utilizados en las técnicas de camino critico y técnicas de programación, evaluación y revisión, también los llamados diagramas de bloque o de barras como los de Gantt.

Programas de auditoría administrativa

La elaboración de un método sistemático del procedimiento de auditoría administrativa constituye, hasta cierto punto, una norma uniforme sobre la cual es sumamente útil basarse.

Los programas “son medios que sirven de guía al auditor administrativo y a sus ayudantes, en el que se detallan los diferentes pasos a fin de asegurar que se cubrirán todos los aspectos”.

Los programas se concretan a señalar sólo orientaciones sobre la forma en que habrá de plantearse la revisión y una serie de procedimientos de los cuales se seleccionaran los que se estimen convenientes para la obtención de datos, en base con las circunstancias; en él se registrará posteriormente lo hecho por el auditor para dar cumplimiento a cada uno de los pasos.

Aun cuando resulta cierto, en algunos aspectos, que los detalles del procedimiento proporcionan al auditor administrativo cierto grado de flexibilidad, los métodos establecidos, en general, deben ser apoyados por la totalidad del personal de auditoría, a efecto de mantener un control apropiado sobre el programa completo.

Clasificación de los programas

El desarrollo de los procedimientos de auditoría, que son establecidos como guía de trabajo, se puede modificar o adaptar de acuerdo con las circunstancias en cada caso particular.

Los programas se clasifican en:

1- PROGRAMAS GENERALES:

Son aquellos que se limitan a un enunciado genérico de los procedimientos de auditoría que se deben aplicar, con mención de los objetivos particulares.

2-PROGRAMAS ANALITICOS:

Son aquellos que describen detalladamente la forma de aplicar los procedimientos de auditoría administrativa.

3- PROGRAMAS TIPO:

Son aquellos que enumeran los procedimientos de auditoría a seguirse en situaciones afines a dos o más empresas.

4- PROGRAMAS POR ÀREAS:

Son aquellos que se preparan para el desarrollo de la revisión de cada una de las funciones de la empresa, como gerencia, ventas, producción, compras, personal, etc.

CONVENIO, CARTA COMPROMISO

Por tratarse de un servicio relativamente nuevo, y de un alcance muy variable, se considera que la contratación de una auditoría administrativa debe constar por escrito. Los problemas y malas interpretaciones que puedan surgir por falta de definición del alcance y responsabilidad del auditor administrativo, no sólo afectan al auditor en particular, sino en general, a la profesión de licenciatura en administración.

Una vez firmado el convenio de auditoría administrativa, la ética y responsabilidad profesional del licenciado en administración lo obligan a desempeñar su trabajo con el máximo esmero: con una supervisión constante de sus ayudantes y con la preparación cuidadosa de los informes que, en última instancia, constituyen la culminación y el producto visible de su trabajo.

Como conclusión, podemos afirmar que el licenciado en administración, debido a su formación profesional, puede en Forma integral apreciar mejor los problemas de la empresa y que, además, tiene facultad técnica con qué abocarse y participar eficazmente en la solución de los mismos.

ASPECTOS METODOLOGICOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

El estudio, investigación y análisis de un fenómeno o hecho siempre ha tenido como finalidad establecer las causas que originan a éste, para lo cual es necesario seguir ciertos métodos de investigación.

Las etapas de que se compone un método de investigación, cualquiera que éste sea, son:

- Definición precisa del objeto de estudio.

- Formulación de un programa de actividades.

- Establecimiento de hipótesis de trabajo.

- Recopilación de datos.

- Registro de datos.

- Análisis de datos.

- Conclusiones.

El esclarecimiento de los factores que componen el objeto de estudio señalado, se logra a través de diferentes técnicas de análisis, como:

-Investigación documental.

-Observación.

-El cuestionario.

-La entrevista.

La base sobre la que giran estas técnicas es substancialmente la misma, o sea, todas aplican sistemáticamente a las siguientes preguntas claves:

¿Quién? ¿De qué se trata?, ¿Cuáles son los sucesos?

¿Qué? ¿Qué deberá ser investigado?

¿Cómo? ¿Cómo se producen?

INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL

Trata principalmente de recolectar y hacer un primer examen de la información que exista, gráfica y escrita, sobre el objeto definido de estudio que se trate.

Toda técnica de investigación requiere de:

Fuentes. Las fuentes son los archivos privados.

Medios. Son aquellos documentos como formas, reportes, informes (administrativos, contables, estadísticos).

Las etapas de esta técnica son:

1.- Recolección de información. Debe planearse cuidadosamente, teniendo en cuenta calidad, cantidad y veracidad del material recopilado, el resultado de esta etapa puede ser decisivo para las condiciones del estudio.

2.- Análisis de la investigación. Consiste en aplicar un buen juicio y experiencias, auxiliares indispensables del analista.

3.- Clasificación de la información. Consiste en llevar a cabo una clasificación técnica y sistemática de la información, para llegar a conclusiones verdaderas; toda la información se complementa entre sí y ninguna es excluyente de la otra.

OBSERVACIÓN DIRECTA

Tiene como finalidad el complementar, confrontar y verificar los estudios que se hayan realizado conforme a la investigación documental.

Como técnica de aplicación complementaria, la observación directa ayuda a penetrar en el campo de acción de nuestro estudio y principalmente a preparar la atmósfera del escenario en que vamos a actuar.

El observar, descifrar, entender y explicar los factores que comprenden una situación dada, en la mayoría de las veces se encuentra sujeta a interpretaciones de tipo personal, que no siempre son los más reales y verídicas, pues es muy difícil externar por completo los factores personales del analista.

La técnica de la observación es la siguiente: existe la necesidad de definir el objeto de la observación, anotar sus características, clasificarlas, analizarlas y criticarlas y conservar las notas producto de la observación para su consulta posterior.

LA ENCUESTA

1.- El cuestionario

Es una forma de reunir datos; su contenido tiene por objeto descubrir hechos u opiniones, reunir datos objetivos y cuantitativos. Por tanto, el cuestionario está compuesto por preguntas que tienden a aclarar el objetivo previamente señalado.

Toda información obtenida a través de cuestionarios deberá ser completada y verificada por medio de la observación, ya sea de hechos o de registros, la aplicación del cuestionario sólo se justifica cuando:

- El tiempo para la “observación directa” o la entrevista es demasiado corto.

- La información buscada se encuentra dispersa entre diferentes grupos.

- Las fuentes son muy variables o la información a obtener exige una larga búsqueda.

2.- Muestreo.

El paso más importante en la planeación de una encuesta es la decisión que se toma sobre la muestra que se va a emplear, es decir el número y clase de gente a entrevistar.

3.- La entrevista.

Dentro de las técnicas de recolección e investigación la más importante por su contenido, método y aplicación, es la “entrevista”.

La “entrevista” es un instrumento que permite descubrir aquellos aspectos ocultos que forman parte de todo trabajo administrativo, ayudando a verificar inferencias y observaciones, tanto internas valiéndose de la viva narración de las personas.

Para efectuar una auditoría administrativa completa, la aplicación de los cuestionarios deberá ser complementada con una serie de entrevistas para poder comprobar y ampliar los datos obtenidos.

DIFERENTES ENFOQUES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

El Enfoque De Leonard (“Management Audit”1960)

De acuerdo con Leonard, el propósito y las finalidades de la auditoría administrativa, son sacar a la luz irregularidades o deficiencias en cualquiera de los elementos examinados e indicar, a la vez, posibles mejoras en las operaciones.

Enfoque Burton John (1968)

Se han relacionado varios intentos en los últimos tiempos con el fin de construir posibles marcos de referencia para las auditorias administrativas.

Cree el autor citado que los procedimientos actuales ofrecen un razonable punto de partida, que individualmente habrá que profundizar en la evaluación del sistema de control interno como punto de partida de una labor más a fondo.

Enfoque De Norbeck (1970)

La auditoría administrativa puede tener diferentes significados para la gerencia de diversas empresas, esto se debe a que la naturaleza de las operaciones varían de una empresa a otra. Además se debe también a que la auditoría administrativa es una extensión de la auditoría interna hacia todos los aspectos de una empresa, no únicamente dedicada a las áreas financieras y contables.

La auditoría administrativa es un método constructivo para ayudar a la gerencia a mejorar las operaciones de la empresa.

Enfoque del análisis factorial (1963)

Consiste en examinar y evaluar los factores que intervienen e influyen en la administración de un organismo social.

Enfoque De Fernández Arena (1972)

Este autor propone la realización de la auditoría administrativa, combinando una análisis de los objetivos, de los recursos y del proceso administrativo.

Enfoque Cervantes Abreu S. (1977)

La auditoría administrativa nació de la necesidad (por parte de la dirección superior), de tener un control administrativo y no sólo el contable y financiero, como tradicionalmente venía ocurriendo; su aplicación práctica y su conocimiento público empiezan a finales del decenio de los cincuenta, sobre todo en Norteamérica, donde el desarrollo de las microempresas hace necesario profundizar en el pensamiento técnico y crear controles y medios de información con bases científicas.

Enfoque de J. Rodríguez Valencia

Se han efectuado varios intentos en la actualidad con el fin de crear posibles marcos de referencia para la auditoría administrativa, éste es un enfoque más.

La auditoría administrativa tiene como objeto principal “proporcionar un panorama administrativo general del organismo social que se audita, señalando el grado de la efectividad con el que opera cada una de las unidades administrativas que la integran; por tanto, señalando también aquellas áreas cuyos problemas exigen una mayor atención por parte de la dirección del organismo” del análisis no deben tomarse como conclusiones definitivas, ya que tienen que estar relacionados con otras inferencias y tal vez hasta haya que reformularlas por alguna razón.

OTROS ENFOQUES

Sin embargo, los trabajos representativos sobre el tema se resumen de la manera siguiente:

1.- El de American Institute of Management utiliza un método desarrollado por su fundador el doctor Jackson Martindell.

2.- El licenciado A. Alfonso Mejía F. contribuye al tema con su tesis intitulada “auditoría de las funciones de la gerencia de las empresas”.

3- El también licenciado A. Manuale Azola perfecciona al análisis factorial en lo relativo al aspecto administrativo.

4- El licenciado A. Macias Pineda, concretó su esfuerzo en los cuestionarios que analizan el proceso administrativo.

REQUISITOS DEL INFORME DE AUDITORIA

Una comunicación que efectivamente transmita los hechos esenciales, es la culminación del trabajo del auditor administrativo. Pero ocurre comúnmente que el auditor no logre lo anterior; obteniendo con esto un éxito relativo, no porque no

conozca todos y cada uno de los datos; sino principalmente, porque no toma en cuenta el tiempo requerido y los medios para transmitir esos datos a la dirección.

Parte importante de la responsabilidad que tiene el auditor administrativo es transmitir de una manera eficaz la información que ha obtenido en sus investigaciones, y que tiene que ver directamente con los problemas de la administración. El texto de su informe debe ser interesante y ameno, además de comunicar el mensaje de manera objetiva y fácil de comprender. Es necesario presentar el informe a la mayor brevedad posible, para que la dirección pueda actuar con oportunidad.

Un buen informe estimula la acción e influye rotundamente en una decisión que se tome.

El informe representa para el auditor la conclusión de su actividad y, para la dirección o cliente, el aspecto más importante y útil de esta técnica. No debemos aceptar una auditoría total o parcial sin un informe; toda actividad de investigación, análisis y evaluación, quedaría nula sin este vital elemento.

Aspectos que hacen útil un informe de auditoría administrativa

La utilidad de un informe de auditoría administrativa depende principalmente de los siguientes aspectos:

1.- Redacción adecuada.

Redactar significa compilar o poner en orden; en un sentido más preciso, consiste en expresar por escrito los pensamientos o conocimientos ordenados con anterioridad.

Redactar bien es construir la frase con exactitud, originalidad, concisión y claridad.

2.- Oportunidad de presentación.

El informe de auditoría tiene como finalidad la comunicación del detalle de la evaluación hecha por el auditor. Pero el informe debe presentarse “oportunamente” para que la dirección pueda formular adecuadamente sus planes, ejercer acciones correctivas y tomar mejor las decisiones.

3.- Selección adecuada del material.

Para seleccionar adecuadamente el material que debe contener el informe, es necesario aplicar el principio de la excepción. O sea: la necesidad de los directivos de concentrarse en aspectos donde no se logró lo previsto, más bien que en los resultados donde se obtuvo lo planeado.

Por lo que deducimos que el informe de auditoría no va a consistir en una narración de las operaciones de la empresa auditada.

Estructura del informe

En la preparación del informe hay elementos que no dependen de informante (los hechos) y otros que sí dependen (la reflexión). Los hechos se pueden observar directamente, o bien se pueden obtener de otras personas; aquí hay que cuidar bien las diversas opiniones, ya que pueden carecer de veracidad, es decir, tendrán que llevarse a cabo encuestas para comprobar la honestidad del entrevistado. También ha que ser cuidadoso en los interrogantes, en ocasiones se dará en el informe el nombre de los entrevistadores para corroborar que los datos son verídicos.

Una vez que tenemos los hechos, nos hacemos una pregunta ¿cómo aprovechar esas fuentes de información?, para dar una respuesta hay que poner en marcha la segunda categoría de elementos: la reflexión; en esta etapa el informante deberá anotar en hojas de trabajo todos los datos obtenidos de manera dispersa. A continuación podemos distinguir varios pasos:

1- Adquirir una noción clara del asunto (comprender, captar el problema, trazarse la idea general).

2- Estudiar el problema a fondo, sin omisiones.

3- Elegir lo que tenga valor para la argumentación; esto supone trabajo de eliminación.

4- Componer, organizar, preparar la distribución de los elementos, que es el fin de la etapa.

La estructura del texto del informe contiene:

- El cuerpo del informe

- La conclusión.

A su vez, el cuerpo del informe contiene los hechos y la demostración. Estos elementos: hechos, demostración y conclusión, son los componentes de un informe, es decir, la estructura general. A continuación, en la figura 16.1, se muestra la estructura del informe completo.

Utilidad de aplicación del informe de auditoría

Como la auditoría administrativa pretende la revisión de todas las áreas de la empresa, examinando las causas y efectos, concluyendo con propuesta de soluciones a los problemas derivados del objeto de la empresa, o sea: producción, ventas, finanzas, personal; es lógico que al término del estudio se entregue a quien lo solicite (consejo de administración-dirección general), el resultado de la investigación (informe).

El informe de auditoría administrativa es útil de dos maneras; interna y externa.

a) Utilidad interna. Los datos del informe dan una evaluación crítico-constructiva de la empresa en su totalidad o en áreas funcionales; o bien del aspecto procesal. Desde este punto de vista abarca los aspectos:

1. Funcional.

2. Procesal.

3. Operacional.

b) Utilidad externa. Representa la apreciación del medio ambiente, que abarca aspectos sobre los cambios que ocurren en las condiciones externas para su debida orientación, e informa a su vez al exterior acerca de sus actividades. Desde este punto de vista abarca: La apreciación del medio ambiente.

Exposición del Informe y correcciones

El éxito total o parcial de una investigación bien realizada es, duda, la forma o el modo con que sea expuesta al personal competente de la empresa que directa o indirectamente esté relacionado.

Es de suma importancia esa etapa, ya que es el momento en que se tendrá la oportunidad de intercambiar, discutir y corroborar las faltas y problemas encontrados en el estudio realizado y, sobre todo, porque es realizado con las personas directamente responsables.

Además, como producto de dicha exposición, se podrán llevar a cabo las modificaciones y correcciones al trabajo con un margen de contabilidad muy aceptable; en si, esta etapa representa algo así como un filtro de depuración al trabajo y además su imagen misma.

ANALISIS DE RESULTADOS

La elección de las técnicas de análisis administrativo obedecerá a la factibilidad de su aplicación; a los estudios que se van a realizar; a la disponibilidad de tiempo; pero sobre todo, al grado de preparación del personal con que se cuenta.

Entre las técnicas que por lo común se utilizan para realizar o auxiliar en el análisis de problemas administrativos, se encuentran las siguientes:

1.- Organigramas: Representan la estructura de un organismo social, se clasifican: contenido-ámbito de aplicación-presentación.

2.- Cuadro de distribución del trabajo: Estudiar la posibilidad de reestructurar la organización con el fin de lograr más fácilmente los objetos.

3.- Gráficas de flujo: Representar el flujo de las operaciones, por ejemplo: operaciones-formas-hombres-productos, etc.

4.- Gráficas de distribución: Representar el bosquejo del área física de trabajo, puede ser para: maquinaría-equipo-área trabajo.

5.- Gráficas estadísticas: Resumir las relaciones numéricas y cronológicas.

6.- Gráficas de programación: Planear y controlar un conjunto complejo de actividades-funciones y relaciones, por ejemplo: gráfica de Gantt, PERT-CPM.

7.- Árboles de decisiones: Preparar una matriz de resultados con valores esperados. Implica la asignación de probabilidades a eventos en un futuro incierto.

8.- Muestreo: Inferencias acerca de las características de población con grados específicos de uniformidad, se usa en: investigación de mercados-muestreo de trabajo-control inventarios auditoría.

9.- Número índice: Medir con respecto a una base inicial las fluctuaciones en volumen de operaciones, errores, costos, ausencias, y otras variables, en un período determinado, con fines de control de operaciones-auditoría administrativa, comprobar validez y confiabilidad de la información.

10.- Punto de equilibrio: Proveer información que ayude al control de los costos y subraye la importancia del volumen de ventas.

CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

Las conclusiones deberán recoger los resultados logrados en el cuerpo del informe, en forma tal que el lector no pueda interpretar mal el sentido global del informe administrativo.

En esta sección del informe, el auditor describirá las áreas localizadas que ofrecen posibilidades de mejoría administrativa. En algunos casos, dichas mejoras podrán efectuarse en el curso de la misma auditoría; en otros, posiblemente requieran la intervención de alguna persona especializada.

Realizará además una descripción de las conclusiones y recomendaciones para corregir las deficiencias administrativas detectadas. En esta parte, el auditor debe sugerir alguna solución tendiente a la eliminación de errores.

El auditor debe considerar, para hacer cualquier sugerencia, cuales son los recursos con que cuenta la empresa para ponerlos en práctica.

Es conveniente que las sugerencias sean presentadas en esta parte del informe, de acuerdo con su posible aceptación y proponer cursos alternativos de acción para cada recomendación básica.

Frecuentemente, las conclusiones resumen las ideas más importantes del trabajo.