DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA - DAPRE

ACTA3? Itv-

DEPENDENCIA: Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica

Comite Institucional de Coordinacion del Sistema de Control Interne

REUNI6N DE: 04Acta N°

CIUDAD: Bogota D.C. Microsoft Teams 2020/05/13LUGAR: FECHA:

NOMBRE DE LOS ASISTENTES CARGOS

Diego Andres Molano Aponte Director del Departamento

Helena Bermudez Arciniegas Subdirectora General

Jose Ricardo Tobo Gonzalez Jefe Oficina de Control Interne

Camilo Alberto Correa Figueroa Jefe Oficina de Planeacion

Sylvia Cristina Puente Alvarez Correa Jefe Area de Talento Humano

Jefe Area de ContratosEnrique Armando Fuentes Ortiz

Mabel Milena Sandoval Vargas Directora Administrativa y Financiera

Jefe Area Tecnologias y Sistemas de InformacionAlex Mauricio Escallon Contreras

Lud Mila Maldonado Gutierrez Jefe Oficina de Control Interne Disciplinario

Jefe Area AdministrativaJose Luis Lopez Rivera

Jefe Area FinancieraLeonidas Lopez Castilla

OBJETIVO DE LA REUNI6N:

Presentar a los miembros del Comite la propuesta de ajuste a al Plan Anual de Auditories Internes DAPRE 2020.

TEMAS A TRATAR:

Verificacion del Quorum y aprobacion del orden del die. Articulo 88 - Resolucion 0093 de 2019.

1.

2. Presentar propuesta de Modificacion al Programa Anual de Auditories Internas 2020.

3. Proposiciones y Varies.

DESARROLLO:

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1. verificaci6n del qu6rum y aprobaci6n del orden del dia.

Se verifico la asistencia del Quorum para iniciar el Comite y se aprobo el orden del dia. El Comite esta reglamentado de conformidad con la Resolucion 0093 del 11 de febrero de 2019 - Capitulo Quinto.

De acuerdo con el Articulo 88 de la Resolucion antes mencionada, el Comite Institucional de Coordinacion del Sistema de Control Interne esta conformado por:

El Director del Departamento Administrative de la Presidencia de la Republica quien lo presidira.El Subdirector General del Departamento Administrative de la Presidencia de la Republica quien presidira el Comite en ausencia del Director y podra ser a su vez su delegado.El Director Administrative y Financiero.El Jefe de la Oficina de Planeacion.El Jefe del Area Administrativa.El Jefe del Area Financiera.El Jefe del Area de Contratos.El Jefe del Area de Tecnologias y Sistemas de Informacion.El Jefe del Area de Talento Humano.El Jefe de la Oficina de Control Interno Disciplinario.El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendra voz pero no tendra derecho a voto y actuara como Secretario Tecnico del Comite.

presentar para aprobaci6n DEL COMITE, LOS AJUSTES al programa anual de AUDITOR!AS INTERNAS 2020

2.

Con el proposito de presentar la propuesta de modificacion al Programa Anual de Auditorias Internas 2020, el Jefe de la Oficina de Control Interno informo a los miembros del Comite acerca del estado en el que se encuentra el cronograma del Programa Anual de Auditorias vigente; en donde de las 48 auditorias aprobadas en la primera sesion del Comite Institucional de Coordinacion del Sistema de Control Interno, con corte al 07 de Mayo de 2020 se ban ejecutado y documentado 7 auditorias.

5<5-3-><c/)OZqDescripci6n Programada Ejecutada

Administracio n del Riesgo 2 15c ControlInternoContable

.2E 1 12aE Legalidad del

Software3 11o(1) Juridica /

EKOGUI□ 2 1

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Atencion a La Ciudadam'a / PSQR

2 1

EvaluacionSIGEPRE 1 0Auditoria Interna NTC-ISO

1 014001:2015 yNTC-ISO45001:2018Evaluacion Eficacia Planes de Mejoramiento

1 1

Compromisos DAPRE en los CONPES

1 0

Jefatura Proteccion Presidencial - Casa Militar

1 1

o«c CP para la Equidad de la Mujer

£ 1 0Ea>01cu OACP - CP

Seguridad Nacional - FONDOPAZ

O0) 1 0o

CP para los Derechos Humanos y Asuntos Internacional

1 0

esAuditon'as Internas al SIGEPRE

32 0

TOTAL 48 7

Posteriormente, presento como se efectuara el seguimiento y control al interior de las entidades, a las medidas adoptadas mediante el Decreto 491 del 2020; teniendo en cuenta, que en el marco del Sistema de Control Interne que por mandate Constitucional (art. 209 y 269) y desarrollado en el Modelo Integrado de Planeacion y Gestion “MIPG”, deberan verificar el cumplimiento de la atencion y prestacion del servicio, asi:

a. Los representantes legales y la Alta Direccion, como linea de control interne estrategica

• Definir cuales de sus productos o servicios podran ser prestados de manera virtual.

• Cuales podran suspenderse sin afectar los derechos fundamentales de los ciudadanos e informar estas decisiones.

• Crear condiciones de trabajo en casa.

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• Efectuar modificaciones en La pLaneacion institucional para asegurar ejecucion seguimiento y control de cada area.

b. Los gerentes publicos, Li'deres de proceso o gerentes operatives de proyectos y programas de La entidad (Primera Imea de defensa)

• Deberan definir Los productos y posibles indicadores (periodicidad), que permitiran cumpLimiento de Los objetivos institucionaLes y modificaciones efectuadas en La pLaneacion y daran apLicacion, identificacion y tratamiento de riesgos derivadas del cumpLimiento de compromisos.

c. Jefes de PLaneacion o quien haga sus veces, coordinadores de equipos de trabajo; supervisores e interventores de contratos (Segunda Imea de defensa)

• Coordinar con Li'deres el cumpLimiento de modificaciones a La pLaneacion y hacer seguimiento a Los indicadores propuestos para cada area o proceso.

• Hacer seguimiento a Los riesgos e identificar alertas tempranas sobre eventos que se LLegasen a presentar.

d. Correspondera a Las Oficinas de Control interne (Tercera Ifnea de defensa)

• Modificar planes anuales de auditon'a, para incluir auditon'as de seguimiento a Los resultados de Las actividades de teletrabajo o trabajo en casa; temas de contratacion y destinacion de recursos.

• Efectuar analisis de Los universes de auditon'a y de Los niveles de riesgos de proyectos y programas de la entidad.

e. Seguimiento y monitoreo de la gestion en el marco del Sistema de Control Interno, teniendo en cuenta Los requerimientos incluidos en Los siguientes documentos: La Circular Conjunta No. 100-008-2020 expedida por La Vicepresidencia, la Secretan'a de Transparencia, la Funcion Publica y Colombia Compra Eficiente, el documento Mejores practicas frente al rol de las Oficinas de Control Interno, auditon'a interna o quien hace sus veces, en tiempo de crisis de la Funcion Publica y la Guia de Transparencia en la Contratacion Estatal Durante la Pandemia del Covid-19 de Colombia Compra Eficiente.

• Solicite a Las Oficinas de Control Interno, Auditon'a Interna o quienes hagan sus veces, como tercera li'nea de defensa del Sistema de Control Interno, que ajusten su plan anual de auditon'a, incluyendo, de manera obligatoria y prioritaria, un segmento especial a La destinacion de Los recursos y a Los procesos de contratacion con ocasion de La emergencia economica.

• Recuerde que corresponde a dichas oficinas de Control Interno informar a Los Entes de Control, Las presuntas irregularidades que se identifiquen en el mal uso de Los recursos destinados para atender La emergencia economica.

• Solicite, en el marco del Comite Institucional de Control Interno, a la oficina de control interno suspender el Plan Anual de Auditon'a inicialmente previsto, si considera que Las auditon'as programas antes de La pandemia no son prioritarias para La entidad o, en su defecto defina aquellas que considera vitales que se continuen.

Posteriormente, se informo que la propuesta de modificacion del Programa Anua de Auditon'as Internas 2020, obedece a Los requerimientos establecidos en La “Guia de La Funcion Publica

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relacionada con el Decreto 491 de 2020” y la Circular Conjunta No. 100-008-2020 “Recomendaciones de transparencia necesarias para la ejecucion de recursos y contratacion en el marco del estado de emergencia derivado del COVID-19”, asi:

• Auditorfa de Desempeno: Evaluar la gestion del DAPRE frente al marco normative del estado de emergencia derivado del COVID-19.

Por lo anterior, se presento y se puso a consideracion de los miembros del Comite, la propuesta de reemplazarla por una de las siguientes auditon'as, teniendo en cuenta la prioridad de la auditoria propuesta y a la limitada disponibilidad de recursos (personal y tiempo):

• Auditoria de Desempeno No. 10: Evaluar la gestion integral de la Consejen'a Presidencial para los Derechos Humanos y Asuntos Internacionales.

• Auditoria de Desempeno No. 13: Evaluar la gestion integral de la Consejen'a Presidencial para la Equidad de la Mujer.

Con el proposito de recorder los criterios por los que fueron escogidas para ser auditadas las dependencies mencionadas anteriormente, se presento nuevamente la matriz de calificacion y programacion de Auditon'as correspondiente; en donde se pudo observar que uno de los aspectos tenidos en cuenta por el Comite fue la ejecucion del Plan Anual de Adquisiciones, debido a que la Consejen'a Presidencial para la Equidad de la Mujer obtuvo un 7% de ejecucion y la Consejeria Presidencial para los Derechos Humanos y Asuntos Internacionales un 32%.

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Para informar al Comite el estado actual de los recursos, se presento el presupuesto actual de las dos Dependencias de acuerdo al Plan Anual de Adquisiciones 2020, asi:

Gestion de Proyectos de Inversi6n Gestion Financiero Producto

No.INVERSI6NDEPENDENCIA Proyectos(%) (%) (%)

Consejen'a Presidencial para la Equidad de la Mujer

$ 3.669’000.000 Bloqueados $700,000,000 0 0,18 21

Consejeria Presidencial para los Derechos Humanos y Asuntos Internacionales

$ 2.540’649.000 Bloqueados $600,000,000 3 0 0 0

El Jefe de la Oficina de Control Interne informo que se requiere ajustar las fechas de realizacion de las Auditon'as Internas al SIGEPRE, debido a que se encuentran programadas para iniciar el proximo 18 de Mayo de 2020.

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El(uturo ♦sdetodos « u PROGRAMA ANUAL DE AUDITORiAS INTERNAS DAPRE 2020

RESPONSABLE DEL PROCESO / ________DEPENOENCIANo. PROCESO ACTIVIDAD FECHA

Auditoria de Desempefio Realizar et ciclo de auditoria interna at SIGEPRE 2020 (32 Auditorias)

Dra. Helena Bermudez Arciniegas Dr. Camito Correa Figueroa

Mayo - Junio

8 Todos los Procesos

Lo anterior, teniendo en cuenta el estado de emergencia derivado del COVID-19 y adicionalmente, que algunos aspectos contenidos en el Decreto 491 de 2020, se les realizara seguimiento en las Auditorias SIGEPRE.

Una vez analizada la informacion presentada, los miembros del Comite aprobaron de forma unanime la propuesta de ajuste al Programa Anual de Auditorias Internas DAPRE 2020, en donde se debera incluir la auditoria de desempeno con el proposito de Evaluar la gestion del DAPRE frente al marco normative del estado de emergencia derivado del COVID-19. Adicionalmente, se debera retirar la Auditoria de Desempeno No. 10: Evaluar la gestion integral de la Consejeria Presidencial para los Derechos Humanos y Asuntos Internacionales, teniendo en cuenta la limitada disponibilidad de recursos (personal y tiempo), expuesta por el Jefe de la Oficina de Control Interne.

Finalmente, el Director del Departamento solicito que las Auditorias Internas al SIGEPRE se llevaran a cabo despues del mes de Agosto; teniendo en cuenta que, en este momento se esta realizando trabajo desde casa por motivo de la cuarentena y seria muy dificil que las dependencias atendieran dichas auditorias.

3. PROPOSICIONES Y VARIOSNo se presentaron temas adicionales a los propuestos en la Agenda del Comite.

COMPROMISOS RESPONSABLE

1. Ajustar el Programa Anual de Auditoria 2020, de acuerdo a lo aprobado por los Miembros del Comite Institucional de Coordinacion de Control Interno.

Jefe de la Oficina de Control Interno

HORA DE TERMINACI6N:HORA DE INICIO: 9:00 am 10:00 am

FIRMAS:

FIRMA:FIRMA:

: Diego Andres Molano Aponte NOMBRE: Jose Ricardo Tobo GonzalezNOM

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