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La Organización y sus Funciones

y sus Procesos

Lic. Espinoza Robles Armando David

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Sistemas de Información Básico en la Empresa

• En las empresas los SI, presentan características comunes, puesto que las actividades y la gestión suelen ser muy parecidas. Los SI típicos en una empresa son:– Sub sistemas de Recursos Humanos( gestión de

personal, planillas)– Subsistema de gestión Contable– Subsistema de gestión comercial( clientes y ventas,

prove.)– Subsistema de control de las existencias (almacén,

inventarios de bienes)

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• Esta división suele coincidir con las unidades orgánicas o funcionales de las empresas.

• Recursos Humanos

• Contabilidad y finanzas

• Comercialización y Ventas

• Producción e Ingeniería

• logística

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Subsistema de Recursos Humanos

• El recurso mas activo e importante en una empresa es el conjunto personas que la compones, denominado recursos humanos (RR.HH.)

• Las actividades de gestión de los RRHH se basan en dos aspectos:– La gestión de la Información del Personal– Ejecución de la Nomina

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La Gestión de la Información del Personal

• Filiación completa: nombres, feha nac. Dirección DNI etc.

• Datos médicos• Historial Laboral:

fecha de incorporación, bajas, horarios, vacaciones, cargos, categoría, depart. etc

• Datos relacionados al salario y incentivos: tipo de contrato, sueldo, incentivos, pagos por objetivos etc.

• Datos sobre la carrera profesional: títulos, cursos, calificaciones

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La Ejecución de la Nomina

• El pago de la nomina se realiza de forma periódica (mensual, semanal, quincenal). Para determinar la paga de cada empleado se debe contar con información contextual y historial laboral, para determinar el salario bruto.

• Con la normativa legal se deducen los pagos de seg.social, retención de impuestos etc.

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• Los cálculos se hacen en función de los datos del personal. Por la relación que existe con el entorno legal, la nomina junto a la contabilidad, son los subsistemas que mas cambios sufren en relación al entorno, por lo que deben ser sistemas muy flexibles.

• El desarrollo de aplicaciones de nomina suele ser muy cuidadoso por su repercusión social. En muchas ocasiones no se construye a medida, sino se adapta paquetes comerciales.

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La Gestión de recursos humanos• Se ejerce en todos los niveles de la empresa:

operativo, táctico, estratégico. A nivel operativo se responsabiliza de:– Mantenimiento de datos de los empleados– Inventario de cualificaciones– Inventarios de puestos de trabajo– Evaluación de los empleados– Generación de los informes que se remite a la adm.

Publi.– Gestión de solicitud de empleos– Envió de información exacta para el pago de los

salarios.

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• A nivel Táctico el subsistema de Recursos humanos debe dar soporte a:– Análisis y diseño del perfil de persona ideal

para cada puesto.– Analizar la necesidad de contratar personal– Generar planes para crear incentivos y

beneficios sociales– Análisis de las necesidades de formación y

capacitación del personal.

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• En el Nivel Estratégico la gestión de RRHH debe preocuparse de crear planes que indiquen la cantidad de personal, sus características, las fechas en las que contratar recursos humanos etc. Los subsistemas que dan soporte a esto, cuentan con características especiales– Los trabajos se realizan en lotes(batch), ya que se

deben trabajar con grandes archivos que resumen datos.

– La gestión de personal requiere algunos tratamientos inmediatos e interactivos, sobre grandes grupos de datos, (resúmenes de control de personal, informes periódicos a los que obliga la ley)

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Subsistema de Gestión Comercial

• Las actividades de gestión relacionadas con el trato de los clientes se basan en dos áreas:

• Las Propias Ventas: lo que incluye– Gestión y tratamiento de pedidos, forma de

pagos, productos incluidos, cantidades, existencias disponibles.

– La facturación de la venta o pedido– Control de detalles de entrega.Actualización de

Inventarios

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• La función de la Comercialización: implica el análisis de la ventas, de la competencia, de los gustos y demanda de los clientes. El estudio de la comercialización requiere de información de muchos departamentos:– Información de ventas, estadísticas de ventas– Información de investigación de mercados– Informes técnicos de los departamentos de

producción, diseño.– Datos sobre la capacidad financiera, para

acometer campañas.

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• La Gestión Comercial ejerce su actividad en todos los niveles de empresa

• A Nivel Operativo: se responsabiliza de– Todos los aspectos de apoyo a vendedores

• Gestión de cartera de clientes

• Control de contacto con clientes

• Consulta de características y disponibilidad de productos

• Información sobre estado financiero del cliente

• Facilidades para la gestión de pedidos, facturas.

- la gestión de la distribución de los productos: envíos, recepción, devoluciones.

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• A Nivel Táctico: el subsistema comercial debería dar soporte a las siguientes actividades:– La recogida de información de ventas de cada

cliente, de cada zona de cada tipo de producto. Para un posterior análisis

– La gestión y control de las campañas de publicidad y de promoción con el fin optimizarlas.

– Establecimiento de los precios en función de los datos del mercado.

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– Las decisiones sobre la mejor forma de distribuir los productos( venta directa, concesionarios) en función a los costos y plazos de los canales de distribución, la fiabilidad de la entrega.

– Análisis de los competidores para controlar como pueden influir sobre la comercialización de los productos (guerra de precios, novedades)

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• A Nivel Estratégico: en la empresas que trabajan con planes a largo plazo, se trabaja con planes globales de marketing basados en una gran acumulación de datos. Los objetivos son:– Dividir el mercado en segmentos de personas con

características comunes

– Seleccionar los segmentos a los que se desea llegar

– Planificar los productos y servicios que se oferten.

– Predecir la ventas para los distintos productos y segmentos con los que se va trabajar.

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Subsistema de Gestión Contable y Financiera

• La contabilidad es una herramienta básica para la gestión, y a su ves es una obligación legal. La contabilidad puede ser simple o sofisticada dependiendo de la empresa. Junto a la contabilidad se encuentran herramientas de gestión económica y financiera que permite la mejor planificación del negocio.

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• La Gestión Económica se debe ocupar a Nivel Operativo de las actividades de contabilidad siguiendo la legislación correspondiente. Esto implica hacer frente a funciones clásicas:– Control de activos fijos– Gestión de cobros, facturas a clientes,

comprobación de saldos, registro de ventas etc.– Gestión de pagos, compras a proveedores.

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– Control de inventarios, como parte de los activos.

– Ejecución de las nominas en cuanto a los pagos de los salarios marcados por el Dpto. de RRHH

– Generación de informes para la dirección y de toda clase de documentos oficiales preceptivos.

• Cada operación elemental del negocio se debe registrar en la contabilidad, lo que se denomina Transacción y es el objeto principal del control interno en la contab.

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• En el Nivel Táctico: el subsistema de gestión económica deberá dar soporte a las siguientes actividades:– Gestión y control de presupuestos, distribución

en cuentas del dinero (esquema regido en empresas publicas)

– Información sobre flujo de caja– Control de los planes de gastos de capital en

función de parámetros financieros (tasa de retorno de la inversión, valor neto)

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• A Nivel Estratégico: la Alta dirección desea obtener previsiones financieras a largo plazo: cuanto y como endeudarse de forma optima para alcanzar las metas, la previsión de la recuperación de lo invertido,el establecimientos de objetivos financieros de gastos e ingresos .

• Para esto se recoge información financiera y parámetros económicos (inflación, tipos de interés etc), que permiten el análisis y simulación complejos.

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• Los sistemas informáticos relacionados con la contabilidad se apoyan en conceptos conocidos de transacciones, que son bastante regidas por lo que fueron las primeras actividades que se automatizaron.

• En la actualidad los sistemas contables trabajan en forma interactiva por la necesidad de que las cuentas se actualicen lo antes posible.además la gestión económica debe trabajar con grandes masas de datos para obtener la suficiente información para sus decisiones.

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Subsistema de Control de Almacén• Su objetivo es el control de las existencias

almacenadas. Los grandes costos que implica tener mercancías paradas en un almacén ha llevado a que el control de existencias o Stock tenga mucha importancia en la empresa. Se trata de ofrecer servicios óptimos a los clientes minimizando la cantidad de dinero que debe dejarse inmovilizado en forma de existencias.

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• En un primer nivel este subsistema actualiza el registro de inventario en función de las ventas de productos, las compras de materias primas, el consumo de materias primas en la fabricación etc.

• A un mayor nivel se trata de predecir el momento adecuado de pedir el aprovisionamiento para minimizar las existencias almacenadas, predecir el ritmo de producción mas apropiada según el nivel ventas

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• A Nivel Operativo: este subsistema trabaja en las siguientes actividades:– Las compras de materias primas , mediante

pedidos a proveedores cuando descienda de una cierta cantidad de existencias.

– La recepción de materias primas y la actualización de la cantidad registrada en el inventario.

– El envió de los productos a los clientes que hayan formalizado un pedido. Actualizando el inventario.

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• A nivel táctico: la optimización del almacenamiento requiere la toma de decisiones en función de datos estadísticos. Por lo que el subsistema debe trabajar en:– Gestión y control de materias primas, productos

sin terminar y terminados.– Determinar la forma optima de

aprovisionamiento: cantidad minina de productos en almacén,

– Planificación de la capacidad de producción optima para no saturar el almacén

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• A Nivel Estratégico: las decisiones de producción a largo plazo provienen de la alta dirección. El control de existencias se adapta mas bien a las condiciones marcadas por la estrategia general de la empresa.

• Los sistemas informáticos de almacenaje son conocidos . Existen sistemas automáticos de control de la producción llamados MRP (Manufacturing Resource Planing)

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Otros Subsistemas

• Existen otros subsistemas básicos, para los SI de la empresa. Entre los que se puede destacar:– Sistemas de automatización de Oficina:

Ofimatica– Sistemas de producción (CAM / CIM)

fabricación asistida por computadora fabricación integrada gracias al computador