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Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
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Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
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CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
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1. OBJETIVO Apoyar a las Unidades Administrativas Centrales de la CDI para que realicen los procedimientos sustantivos y las operaciones que desarrollan en cada uno de los servicios que prestan, especificando en forma ordenada, secuencial y detallada, las operaciones necesarias para la adecuada atención a los requerimientos; así como establecer las políticas y lineamientos generales que deberán observarse para la solicitud de los servicios que presta el área. 2. ALCANCE Su aplicación y observancia es para los servidores públicos adscritos a la Subdirección de Servicios Generales, de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, y para todo el personal de las unidades administrativas centrales de la CDI que requieran alguno de los servicios objeto de este procedimiento. 3. MARCO LEGAL Ley de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, y su Reglamento.
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos Estatuto Orgánico de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.
4. GLOSARIO CCDI Centro Coordinador de Desarrollo Indígena
CDI Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.
SSG Subdirección de Servicios Generales.
Actividad Una o más acciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento, ejecutado por una misma persona o por una unidad administrativa.
Contratista Responsable del Servicio de Mantenimiento de Inmuebles o del Mobiliario y Equipo, conforme a un Contrato de Mantenimiento adjudicado para el ejercicio correspondiente.
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Oficialía de Partes Área responsable de recibir y enviar correspondencia Oficial generada en la CDI, para la Dirección General, Unidades Administrativas Centrales, Unidades Administrativas Foráneas, así como de estas para otras Dependencias, Gobiernos de Estado, Organismos, Particulares, etc.
Unidades Administrativas consideradas en el Artículo 21 del Estatuto Orgánico de la CDI: Dirección General; Unidad de Planeación y Consulta; Unidad de Coordinación y Enlace; Coordinación General de Administración y Finanzas; Coordinación General de Programas y Proyectos Especiales y Dirección General de Asuntos Jurídicos y Órgano Interno de Control.
Operario Servidor público, responsable de realizar los servicios de Fotocopiado, Oficialía de Partes (Mensajería Foránea y Correspondencia), así como conductor en traslados con vehículos oficiales.
Registro de Control Interno
Hoja de excel dinámica que permite el registro semi-automatizado, y se encuentra funcionando en los equipos de cómputo de la SSG.
Solicitante Servidor público adscrito a cualquiera de las Unidades Administrativas de Nivel Central de la CDI, que requiere la prestación de cualquier servicio objeto de este Procedimiento.
Unidades Administrativas Foráneas
Unidades consideradas en el Artículo 21 del Estatuto Orgánico de la CDI: Delegaciones Estatales y Centros Coordinadores para el Desarrollo Indígena.
Valija Servicio de Mensajería Interna de Oficinas Centrales y Unidades Administrativas Foráneas de la CDI.
5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 5.1 El servicio de fotocopiado, es exclusivamente para documentos oficiales, en caso de requerir un servicio de
fotocopiado especial (volumen mayor a 100 copias, elaboración de varios juegos de un documentos, entre otros) debe ser autorizado por el titular del área ó servidor público autorizado y debe contener el Vo. Bo. del Subdirector de Servicios Generales.
5.2 El servicio de Mensajería Foránea, se debe realizar a través de Oficialía de Partes y, será exclusivamente
para el envío de documentación oficial a otro Estado de la República Mexicana o al Extranjero, para las Delegaciones Estatales, CCDI’s, Gobiernos de los Estados, Dependencias Estatales u Organismos no Gubernamentales o Particulares, conforme a lo siguiente: 5.2.1 Valija: Se envía todos los Martes y Viernes, por lo que se recibirá los días Lunes, Miércoles y Jueves
de 9:00 de la mañana a 18:00 horas, y el Martes y Viernes hasta las 12:30 p.m., toda documentación recibida después de este horario, se enviará hasta la siguiente Valija.
5.2.2 Mensajería Urgente: De Lunes a Viernes hasta las 13:00 horas, toda documentación recibida después
de este horario, se enviará al día hábil siguiente.
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5.3 Cuando se envía Documentación Oficial a otro Estado de la República Mexicana o al Extranjero, esta deberá
entregarse debidamente resguardada en un sobre o paquete que no deberá exceder 20 kilos, el cual deberá contener la siguiente información del Remitente y Destinatario: Nombre completo, Área, Dirección y Teléfono. En caso de que se adjunte Acuse de Recibo, éste debe integrarse en el mismo sobre o paquete que contiene la documentación.
5.4 Las Unidades Administrativas Centrales, deberán invariablemente en la solicitud de algún servicio, entregar
el formato establecido según sea el caso, debidamente requisitado y autorizado por el Titular de su Unidad Administrativa o del Servidor Público que éste faculte; su atención y/o entrega del servicio dependerá de las cargas de trabajo de los Operarios y/o Contratistas, así como del tipo de servicio requerido, de conformidad con lo siguiente:
Servicio Prestado Anexo a Requisitar Observaciones
Mantenimiento de inmuebles, mobiliario y equipo.
“Solicitud de Mantenimiento” 1 día hábil de anticipación.
Mensajería en D.F. y Área Metropolitana.
“Solicitud de Servicio de Mensajería en Área Metropolitana”
“Acuse de Recibo para Mensajería en Área Metropolitana”
1 día hábil de anticipación. La información del destinatario deberá estar completa (calle, número, colonia, delegación, código postal) y sin abreviaturas, para facilitar la entrega en forma. Si se desea que el sobre sea entregado ese mismo día, deberá ser entregado a más tardar a las 9:15 a.m. debido a que los operarios salen a entregar la mensajería entre las 9:30 a.m. y 10:00 a.m. todos los días hábiles. Cuando se trate de 2 o más sobres que van a una misma dirección, deberán anotarse en un mismo acuse; si son 2 o más sobres a diferentes direcciones, el solicitante deberá elaborar el número de acuses correspondiente al número de sobres. En caso de que un sobre contenga varios oficios, afuera del mismo, deberá contar con los folios correspondientes a cada oficio incluido.
Cafetería para la celebración de reuniones de trabajo, cursos, entre otros.
“Solicitud de Servicio de Cafetería”
1 día hábil de anticipación.
Servicio Prestado Anexo a Requisitar Observaciones
Agua Individual exclusivo para reuniones de trabajo, cursos, entre otros.
“Solicitud de Botellas de Agua"
1 día hábil de anticipación. El solicitante o un representante del área deberá estar presente 15 minutos antes del evento para recibir el servicio y firmar de conformidad con el mismo.
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Fotocopiado para solicitar volumen superior a 100 hojas.
“Solicitud de Orden de Fotocopias”
En el momento.
Mensajería Foránea o Valija.
“Solicitud de Servicio de Mensajería Foránea o Valija”
“Acuse de Recibo para Mensajería Foránea o Valija”
La información del destinatario deberá estar completa (calle, número, colonia, delegación, código postal) y sin abreviaturas, para facilitar la entrega en forma. En caso de que un sobre contenga varios oficios, afuera del mismo, deberá contar con los folios correspondientes a cada oficio incluido.
Autorización de Salida de Bienes, para el registro y control de los Bienes que salen del edificio propiedad de la CDI, debidamente autorizada por el Titular de la Unidad o del servidor público facultado.
“Solicitud de Autorización de Salida de Bienes”
Autorización de Salida de Bienes Informáticos, en el caso de equipo de computo propiedad de la CDI o arrendado por la misma, se debe contar con el Vo. Bo. de la Dirección de Servicios de Informática y Telecomunicaciones y/o la Dirección General Adjunta de Innovación y Mejora.
“Solicitud de Autorización de Salida de Bienes”
Transporte oficial con o sin chofer
“Solicitud de Transporte”
La solicitud deberá ser entregada con 1 día hábil de anticipación y con 2 días hábiles para servicios foráneos. De requerir el vehículo sin chofer, se deberá anexar copia de la licencia vigente de la persona que conducirá el vehículo y presentarse al momento de entregar la solicitud para las firmas correspondientes.
5.5 La documentación generada en el proceso de solicitud y atención de los Servicios solicitados, quedará bajo
el resguardo de la Subdirección de Servicios Generales. 5.6 Es responsabilidad del Jefe de Departamento de la SSG el control de los contratos adjudicados para el
otorgamiento de los Servicios Generales.
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5.7 Es responsabilidad del Jefe de Departamento de la SSG, asegurar la atención en los estándares de tiempo todas las solicitudes que le sean requeridas, conforme al siguiente cuadro:
Servicio Prestado Tiempo Máximo de Atención
Mantenimiento de inmuebles, mobiliario y equipo. 48 horas, sujeto a las características y complejidad del servicio
Mensajería D.F. y Área Metropolitana. 48 horas Cafetería para la celebración de reuniones de trabajo, cursos, entre otros. 15 minutos antes del evento
Agua Individual exclusivo para reuniones de trabajo, cursos, entre otros. 15 minutos antes del evento
Fotocopiado para solicitar volumen superior a 100 hojas. Sujeto a carga de trabajo
Mensajería Foránea o Valija. De acuerdo a políticas de operación Autorización de Salida de Bienes, para el registro y control de los Bienes que salen del edificio propiedad de la CDI, debidamente autorizada por el Titular de la Unidad o del servidor público facultado.
En el momento
Autorización de Salida de Bienes Informáticos, en el caso de equipo de computo propiedad de la CDI o arrendado por la misma, se debe contar además con el Vo. Bo. de la Dirección de Servicios de Informática y Telecomunicaciones y/o la Dirección General Adjunta de Innovación y Mejora.
En el momento
Transporte oficial con o sin chofer
Las llaves del vehículo serán entregadas 15 minutos antes del horario solicitado. De no acudir la persona interesada dentro de los 15 minutos siguientes a la hora acordada, la solicitud se dará por cancelada automáticamente.
5.8 Con la finalidad de promover la mejora continua de los servicios prestados, cada solicitud contendrá al
reverso 5 preguntas sobre la calidad del servicio, que deberá responder el solicitante una vez que haya sido atendido su requerimiento. Esto permitirá obtener estadísticas y realizar los ajustes necesarios al proceso.
5.9 Es responsabilidad del Jefe de Departamento de la SSG, dar seguimiento hasta su conclusión, a todas las solicitudes de servicios y que estas se efectúen de manera correcta y completa conforme a este manual de procedimientos.
5.10 Es responsabilidad del personal adscrito a la SSG respetar el flujo de los lineamientos y procedimientos
descritos en este manual de procedimientos.
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5.11 Es responsabilidad del personal de las unidades administrativas centrales consultar de manera continua en
la normateca interna de la CDI (http://normateca.cdi.gob.mx) los formatos actualizados correspondientes al servicio a solicitar y entregarlos debidamente requisitados y autorizados por el Titular del Área o el servidor público facultado por la SSG para su autorización.
5.12 Los expedientes bajo resguardo de la SSG y/o del Departamento de Servicios Generales contendrán los
siguientes documentos:
Servicio Prestado Documentos Incluidos
Mantenimiento de inmuebles, mobiliario y equipo. • Solicitud original. Mensajería D.F. y Área Metropolitana. • Solicitud original. Cafetería para la celebración de reuniones de trabajo, cursos, entre otros. • Solicitud original.
Agua Individual exclusivo para reuniones de trabajo, cursos, entre otros. • Solicitud (original)
Fotocopiado para solicitar volumen superior a 100 hojas. • Solicitud (original)
Mensajería Foránea o Valija. • Solicitud (original) • Guías (original) • Facturas (original)
Autorización de Salida de Bienes, para el registro y control de los Bienes que salen del edificio propiedad de la CDI, debidamente autorizada por el Titular de la Unidad o del servidor público facultado.
• Solicitud (2 copias, una de Vigilancia y otra para la SSG)
• Reporte diario de vigilancia
Autorización de Salida de Bienes Informáticos, en el caso de equipo de computo propiedad de la CDI o arrendado por la misma, se debe contar con la firma de la Dirección de Servicios de Informática y Telecomunicaciones.
• Solicitud (2 copias, una de Vigilancia y otra para la SSG)
• Reporte diario de vigilancia
Transporte oficial con o sin chofer • Solicitud (original) En transporte oficial sin chofer: • Licencia de conducir (copia)
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6. DIAGRAMA DE FLUJO
Prestación de servicios generales en Unidades Administrativas Centrales
ContratistaSecretaria del
Departamento de Servicios Generales
Jefe del Departamento de Servicios Generales
Solicitante
El pago al contratista se
hace de conformidad al Procedimiento
“Pago a proveedores”
2
Factura
4
Recibe Solicitud, acude con el
solicitante y realiza el trabajo requerido;
al término del servicio recaba firma
de conformidad; elabora factura
Mantenimiento de Inmuebles, mobiliario y equipo
Elabora en original y copia Solicitud y entrega al Jefe Depto. Servs.
Grales.
Inicio
Si
Recibe solicitud con firma del solicitante y
factura, verifica ambos
3
Memorandum
Factura
3
No
1
Factura
¿Procede?
Anexo 10.1
Fin
Anexo 10.1
Recibe Solicitud, acusa y folia;
entrega al contratista
correspondiente
5
Anexo 10.1
Elabora Memorandum para trámite de
pago ante la DPP, adjunta factura y
recibe acuse
Anexo 10.1
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Prestación de servicios generales en Unidades Administrativas Centrales
Jefe del Departamento de Servicios Generales
Responsable de Mensajería MensajeroSolicitante
Servicio de mensajería en D.F. y Área MetropolitanaInicio
Anexo 10.2
1
Elabora en original y copia Solicitud y
entrega al Responsable de
Mensajería Anexo 10.3
Si
2
Recibe solicitud y acuse, verifica de acuerdo a política
5.4
¿Procede?
1
Anexo 10.3Anexo 10.2
4
Confirma datos y captura en Registro de Control Interno.
Turna con Vo. Bo. al Responsable de
mensajeríaAcusa de recibido y turna al Jefe de Depto. de Serv.
Grales. para Vo. Bo.
3
No
Hace rutas y turna los paquetes al
Mensajero a más tardar a las 9:15 am
5
Anexo 10.3
Anexo 10.2
PAQUETE
PAQUETE
PAQUETE
Entrega paquete a destinatario, recaba
sello y firma de recibido en Anexo
10.3
6
PAQUETE
Anexo 10.3Anexo 10.3
Entrega acuses (Anexos 10.3) de los
paquetes entregados durante
el día al Responsable de
Mensajería
7
Informa vía telefónica a
solicitante que ya se entrego su paquete
8
8
Acude con Responsable de
Mensajería a recoger Anexo 10.3
Fin
Anexo 10.3
Hoja de Excel
El solicitante deberá acudir como máximo 5 días hábiles
después de que fue
entregado su paquete
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Responsable del servicio de cafetería / Operario
Jefe del Departamento de Servicios GeneralesSolicitante
1
Elabora en original y copia Solicitud y
entrega al Jefe de Depto. de Servs.
Grales.
Inicio
Anexo 10.5
Recibe el Anexo núm. 10. 4
(Cafetería) o 10.5 (Agua), autoriza y
turna al Responsable del servicio para su
atención
Anexo 10.42
Cafetería para eventos / Agua individual para eventos
Responsable del servicio de Cafetería
recibe el Anexo núm. 10. 4 o 10.5, lo
captura en el Registro de Control Interno y coordina
acciones para entrega del servicio
solicitado
3
4
15 minutos antes de la hora y lugar en que se solicitó el
servicio, se presenta y recibe el
requerimiento
Fin
1
InicioFotocopiado superior a 100 hojas
Anexo 10.4
Anexo 10.5
Hoja de Excel
Anexo 10.5
Anexo 10.4
Anexo 10.6Elabora en original y
copia Solicitud y entrega al Jefe de Depto. de Servs.
Grales. para Vo. Bo.
2
Recibe solicitud, autoriza y devuelve a solicitante para que acuda al área
de Fotocopiado
3
Acude al área de Fotocopiado y
entrega anexo 10.5 autorizado, junto
con material a reproducir
4
Recibe solicitud y verifica si puede realizarlo en el
momento
No¿Procede?
Si5
Programa la reproducción de
fotocopias conforme cargas de trabajo7
Recibe documentos, fotocopias y firma de
recibido
Anexo 10.6
Anexo 10.6
Anexo 10.6
Fin
6
Reproduce los documentos,
captura en Registro de Control Interno y notifica al solicitante Hoja de
ExcelAnexo 10.6
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Prestación de servicios generales en Unidades Administrativas CentralesSecretaria del Jefe del Depto. de Serv.
Generales
Jefe del Departamento de Servicios Generales
Responsable de Oficialía de partesSolicitante
1
Anexo 10.8
Elabora en original y copia Solicitud y
entrega al Responsable de
Mensajería
Anexo 10.7
PAQUETE
Servicio de mensajería Foránea o ValijaInicio
Acusa de recibido, asigna Guía y devuelve al solicitante
1
Recibe solicitud y acuse, verifica de acuerdo a política
5.4
¿Procede?No
2
3
Si
4
Arma paquetes, elabora etiquetas y
las coloca
Vacía datos en Registro de Control Interno respectivo
5
Hoja de Excel
PAQUETE
Anexo 10.7
Anexo 10.8
6
Programa su entrega y notifica al
prestador del servicio para que pase por los paq.
Entrega paquetes al prestador del serv. registra y espera copia de Guias
7
PAQUETE
8
Anexo 10.8
Anexo 10.7
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Prestación de servicios generales en Unidades Administrativas CentralesSecretaria del Jefe del Depto. de Serv.
Generales
Jefe del Departamento de Servicios Generales
Responsable de Oficialía de partesSolicitante
Servicio de mensajería Foránea o Valija
9
8
PAQUETE
Anexo 10.7Recibe guías del
prestador del servicio y las
adjunta al Anexo 10.7 y espera
Factura
7
Recibe Factura, revisa que coincida con las guías del
periodo
¿Procede?
Si
No
10
Monitorea la entrega vía internet a través
de Portal del Prestador, hasta la entrega; notifica al
solicitante
Rubrica factura, adjunta guías y
actualiza Registro de Control Interno respectivo; entrega
al Jefe de Depto. De Servs. Grales. Para
pago
11
Hoja de Excel
Anexo 10.8
Factura
Factura
Recibe factura y guías, consulta
Registro de Control Interno y da Vo. Bo.;
turna a secretaria
12
Recibe factura y guías, elabora
Memorandum y recaba rubrica del
Jefe Depto.
13
Factura
Memorandum
El pago al prestador del
servicio se hace de conformidad
al Procedimiento “Pago a
proveedores”
14
Rubrica y devuelve a secretaria para
trámite de pago ante la DPP
Recaba firma del Dir. de Rec. Mat. y Servs. Grales. Y envía a la DPP
15
Fin
Guías
Guías
Guías
Memorandum
Factura
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Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
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Jefe del Departamento de Servicios Generales
Responsable de Vigilancia / Coordinador de choferesSolicitante
Salida de bienes muebles e informáticos del Edificio
2
Recibe el Anexo núm. 10. 9, da Visto Bueno; en caso de bienes informáticos observará la política
5.7
1
Elabora en original y 2 copias Solicitud y entrega al Jefe de Depto. de Servs.
Grales.
Inicio
Transporte oficial con o sin chofer
Recibe solicitud, programa el servicio
e informa al solicitante si la SSG
está o no en posibilidades de proporcionar el
servicio; captura en el Registro de Control Interno
respectivo
2
Inicio
Hoja de Excel
1
Anexo 10.10Elabora en original y
copia Solicitud y entrega al
Coordinador de Choferes
Copia Licencia
Recibe el servicio de conformidad a la
política 5.7 o entrega las llaves
del vehiculo
3
Fin
Anexo 10.9
3
Entrega al Responsable de
vigilancia un tanto del anexo 10.9
Anexo 10.9
Recibe anexo 10.9 revisa vs. el bien mueble que va a salir, el solicitante sale del Edificio
4
5
Elabora reporte de bienes que
ingresaron y salieron en el día, junto con anexos 10.9 recabados;
entrega al Jefe de Depto. de Servs.
Grales.
Recibe reporte diario de bienes entregado por la
Vigilancia, corrobora y envía para archivo
6
Fin
Anexo 10.9
Reporte
Anexo 10.9
Reporte
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7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso núm. Responsable Descripción de la Actividad
MANTENIMIENTO DE INMUEBLES, MOBILIARIO Y EQUIPO
1 Solicitante Elabora en original y copia el formato “Solicitud de Mantenimiento” (Anexo núm. 10.1), obtiene firma de autorización del titular de su área de adscripción o del servidor público facultado y acude con el Jefe de Departamento de Servicios Generales para su entrega y solicitar su Vo. Bo.
2 Jefe del
Departamento de Servicios Generales
Acusa de recibido, folia la “Solicitud de Mantenimiento” (Anexo núm. 10.1) y entrega al contratista correspondiente para su debida atención.
3 Contratista Recibe la “Solicitud de Mantenimiento” (Anexo núm. 10.1) debidamente requisitada y autorizada, acude con el solicitante, realiza el trabajo solicitado y recaba firma de conformidad en la “Solicitud de Mantenimiento” (Anexo núm. 10.1). Elabora factura por el importe del servicio prestado.
4 Secretaría del
Departamento de Servicios Generales
Recibe del contratista “Solicitud de Mantenimiento” (Anexo núm. 10.1) y factura correspondiente, revisa que la solicitud de mantenimiento este debidamente firmada de conformidad con el servicio por el solicitante y la factura esté bien elaborada y que la propuesta económica corresponda al servicio realizado. ¿Procede? Si: Ir al paso núm. 5 No: Devuelve para su corrección. Reinicia en el paso núm. 3.
5
Elabora Memorándum, recaba firma del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales y entrega a la Dirección de Programación y Presupuesto para su trámite de pago, recaba acuse de recibo y archiva copias en su respectivo expediente. El pago al contratista se realiza conforme al Procedimiento “Pago a proveedores”.
SERVICIO DE MENSAJERÍA EN D.F. Y ÁREA METROPOLITANA
1 Solicitante
Elabora en original y copia el formato “Solicitud de Servicio de Mensajería en Área Metropolitana” (Anexo núm. 10.2) y “Acuse de Recibo de Mensajería en Área Metropolitana” (Anexo núm. 10.3), obtiene firma de autorización del titular del área o del servidor público facultado y entrega al Responsable de Mensajería en el Departamento de Servicios Generales.
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Paso núm. Responsable Descripción de la Actividad
2 Responsable de Mensajería
Recibe del solicitante, original y copia del formato “Solicitud de Servicio de Mensajería en Área Metropolitana” (Anexo núm. 10.2) y “Acuse de Recibo de Mensajería en Área Metropolitana” (Anexo núm. 10.3). Revisa de conformidad a la política 5.4: ¿Procede? No: Devuelve para que se recabe firma de autorización o en su caso realice las
correcciones pertinentes. Reinicia en el paso núm. 1. Si: Ir al paso núm. 3.
3 Acusa de recibido en el original y copia y devuelve copia al Solicitante para su resguardo y control. Turna al Jefe del Departamento de Servicios Generales, para su revisión y Vo. Bo.
4 Jefe del
Departamento de Servicios Generales
Confirma datos del solicitante y del destinatario y los vacía en el Registro de Control Interno1 de Recepción y Entrega de Mensajería para su debido seguimiento. Da Visto Bueno y entrega al Responsable de Mensajería para atención.
5 Responsable de Mensajería
Hace las rutas diariamente para la entrega de los sobres acumulados el día anterior y los turna al mensajero a más tardar a las 9:15 a.m. para su entrega. NOTA: El Responsable de Mensajería deberá enrutar los sobres en un período no mayor a 48 horas.
6 Mensajero Entrega al destinatario correspondiente y recaba sello y firma en el acuse.
7 Entrega acuses de sobres entregados diariamente al Responsable de Mensajería para su registro y su entrega a las áreas correspondientes.
8 Responsable de Mensajería
Informa vía Telefónica al área correspondiente que su sobre ya fue entregado.
9 Solicitante
Acude con el responsable de Mensajería para recabar los acuses correspondientes y firmar de conformidad con el servicio recibido por parte del Departamento de Servicios Generales. NOTA: El área solicitante deberá acudir con el Responsable de Mensajería a recabar sus acuses, en un lapso no mayor a 5 días hábiles después de la entrega de su(s) sobre(s).
1 El Registro de Control Interno, es una hoja de excel dinámica que permite el registro semi-automatizado, y se encuentra funcionando en el equipo de cómputo de la SSG.
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Paso núm. Responsable Descripción de la Actividad
CAFETERÍA PARA EVENTOS / AGUA INDIVIDUAL PARA EVENTOS
1 Solicitante Elabora el formato “Solicitud de Servicio de Cafetería” (Anexo núm. 10.4) y/o “Solicitud de Botellas de Agua” (Anexo núm. 10.5) y lo turna al Jefe del Departamento de Servicios Generales para su autorización.
2
Jefe del Departamento de
Servicios Generales
Recibe el formato “Solicitud de Servicio de Cafetería” (Anexo núm. 10.4) y/o “Solicitud de Botellas de Agua” (Anexo núm. 10.5), autoriza y entrega al Responsable del Servicio de Cafetería para su debida atención.
3 Responsable del
Servicio de Cafetería
Recibe del Jefe de Departamento de Servicios Generales el formato “Solicitud de Servicio de Cafetería” (Anexo núm. 10.4) y/o “Solicitud de Botellas de Agua” (Anexo núm. 10.5), lo captura en el Registro de Control Interno de Servicios de Cafetería y/o Agua, y coordina acciones para su oportuna atención.
4 Solicitante 15 minutos antes del evento recibe el servicio y firma de conformidad con el mismo.
FOTOCOPIADO SUPERIOR A 100 HOJAS
1 Solicitante Elabora en original y copia el formato “Solicitud de Orden de Fotocopias” (Anexo núm. 10.6), obtiene firma de autorización del titular de su área de adscripción o del servidor público facultado y acude con el Jefe de Departamento de Servicios Generales para solicitar su Vo. Bo.
2 Jefe del
Departamento de Servicios Generales
Revisa y da su Vo. Bo., devuelve para que el solicitante acuda al Área de fotocopiado.
3 Solicitante Acude al Área de fotocopiado y entrega al Operario debidamente autorizada, “Solicitud de Orden de Fotocopias” (Anexo núm. 10.6) y documentos a fotocopiar.
4 Operario
Recibe del Solicitante, originales y “Solicitud de Orden de Fotocopias” (Anexo núm. 10.6) debidamente autorizada, verifica si puede realizarlo en el momento: ¿Procede? No: Ir al paso núm. 5. Si: Ir al paso núm. 6.
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
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Paso núm. Responsable Descripción de la Actividad
5 Operario Programa la reproducción de fotocopias de conformidad a su carga de trabajo.
6 Operario Realiza las fotocopias, lo captura en el Registro de Control Interno de Fotocopiado, y entrega al solicitante; en su caso, notifica que el trabajo está terminado y que puede pasar a recogerlo.
7 Solicitante Recibe documentos y sus fotocopias, firma de recibido en la “Solicitud de Orden de Fotocopias” (Anexo núm. 10.6) y devuelve al Operario, para su archivo y control.
MENSAJERÍA FORÁNEA O VALIJA
1 Solicitante
Elabora en original y copia del formato de “Solicitud de Servicio de Mensajería Foránea o Valija” (Anexo núm. 10.7) y “Acuse de Recibo de Mensajería Foránea o Valija” (Anexo núm. 10.8), mediante la cual solicita el envío de algún documento oficial a otra Entidad Federativa o al Extranjero (Dependencia u Organismo, entre otros), obtiene firma de autorización del Titular del área o del servidor público facultado y entrega en Oficialía de Partes y recaba acuse de recibo para su control.
2 Responsable de Oficialía de Partes
Recibe del solicitante, original y copia del formato “Solicitud de Servicio de Mensajería Foránea o Valija” (Anexo núm. 10.7) y “Acuse de Recibo de Mensajería Foránea o Valija” (Anexo núm. 10.8). Revisa de conformidad a la política 5.4: ¿Procede? No: Devuelve para que se recabe firma de autorización o en su caso realice las
correcciones pertinentes. Reinicia en el paso núm. 1. Si: Ir al paso núm. 3.
3 Acusa de recibido en el original y copia asignando un número de guía y devuelve copia al Solicitante para su resguardo y control.
4
Arma el (los) sobre (s) o paquete (s), dependiendo de la cantidad y/o volumen de la documentación a enviar; elabora y pega etiqueta con la siguiente información:
a) Delegación b) Destinatario c) Dirección d) Teléfono
5 Vacía en el Registro de Control Interno de Mensajería Foránea o Valija, los datos necesarios para su debido seguimiento.
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
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Paso núm. Responsable Descripción de la Actividad
6 Responsable de Oficialía de Partes
Programa su entrega y notifica al prestador de servicio para que pase a recoger los paquetes.
7 Entrega al Servicio de Mensajería la documentación, registra en el control del Mensajero la cantidad de sobres o paquetes que envía y espera que le traiga copia de las Guías con las que éste remite la documentación a su destino.
8
Recibe del Servicio de Mensajería copias de las Guías con las que envió la documentación al destinatario y las adjunta al original del formato “Solicitud de Servicio de Mensajería Foránea o Valija” (Anexo núm. 10.7) y espera que el prestador del servicio le envíe la Factura correspondiente.
9
Recibe Factura del Servicio de Mensajería, revisa que: esté bien elaborada, que cumpla los requisitos fiscales y que el importe corresponda a las Guías de los envíos realizados durante el periodo que señala. ¿Procede? No: Devuelve para su corrección. Reinicia en el paso núm. 8 Si: Ir al paso núm. 10.
10 Monitorea la entrega vía internet, a través del portal del prestador del servicio.
Cuando aparecen entregados los paquetes, informa al área solicitante.
11
Rubrica Factura, adjunta guías de envío y captura en el Registro de Control Interno de Envíos de Oficialía de Partes; entrega al Jefe del Departamento de Servicios Generales para su Vo. Bo. y se gestione el pago correspondiente ante la Dirección de Programación y Presupuesto.
12 Jefe del
Departamento de Servicios Generales
Recibe Factura y Guías de envío, consulta en el Registro de Control Interno de Envíos de Oficialía de Partes; Revisa, rubrica de Vo. Bo. y turna a la Secretaria para el trámite del pago respectivo.
13 Secretaria del
Departamento de Servicios Generales
Recibe del Jefe del Departamento de Servicios Generales, Facturas y Guías de envío, debidamente rubricadas de Vo. Bo., elabora Memorándum para la Dirección de Programación y Presupuesto, solicitando el pago de la Factura y turna al Jefe del Departamento de Servicios Generales, para su revisión y rúbrica.
14 Jefe del
Departamento de Servicios Generales
Recibe de la Secretaria, Memorándum junto con la Factura y Guías de envío, revisa, rubrica y devuelve a la Secretaria para su trámite de pago.
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
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Paso núm. Responsable Descripción de la Actividad
15 Secretaria del
Departamento de Servicios Generales
Recaba en el Memorándum, firma del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, entrega a la Dirección de Programación y Presupuesto junto con la Factura, obteniendo acuse de recibo y archiva en el expediente de Mensajería Foránea o Valija. Nota: Para la correspondencia Interna el Responsable de Oficialía de Partes deberá vaciar la información en el Registro de Control Interno de Control de Correspondencia Interna.
SALIDA DE BIENES MUEBLES E INFORMÁTICOS DEL EDIFICIO
1 Solicitante
Elabora en original y 2 copias el formato “Solicitud de Autorización de Salida de Bienes” (Anexo núm. 10.9), obtiene firma de autorización del titular de su área de adscripción o del servidor público facultado y acude con el Jefe de Departamento de Servicios Generales para solicitar su Vo. Bo. NOTA: En el caso de bienes informáticos que no sean propiedad del solicitante o que no pertenezca al patrimonio de la CDI (Ej. equipos de cómputo arrendados), será necesario obtener además la firma de la Dirección de Servicios de Informática y Telecomunicaciones y/o del Director General Adjunto de Innovación y Mejora.
2 Jefe del
Departamento de Servicios Generales
Recibe del Solicitante formato “Solicitud de Autorización de Salida de Bienes” (Anexo núm. 10.9), debidamente autorizado por el Titular del Área o servidor público facultado, revisa y firma de Vo. Bo. la salida del Bien.
3 Solicitante Entrega al vigilante en la salida del edificio, el formato “Solicitud de Autorización de Salida de Bienes” (Anexo núm. 10.9), debidamente autorizado por el Departamento de Servicios Generales.
4 Responsable de Vigilancia
Recibe el formato “Solicitud de Autorización de Salida de Bienes” (Anexo núm. 10.9) debidamente autorizado, revisa que los datos del bien mueble coincidan con la autorización de salida, en caso de que haya ingresado con anterioridad, revisa en su control que los datos coincidan también con éste.
5 Responsable de Vigilancia
Elabora al término del día, su Reporte en el que señala los Bienes que ingresaron y salieron del Edificio y entrega conjuntamente con las Autorizaciones de Salida de Bienes del día, al Jefe del Departamento de Servicios Generales para su conocimiento y control.
6 Jefe del
Departamento de Servicios Generales
Recibe Reporte de Vigilancia y Autorizaciones de Salida de Bienes del día, corrobora la información y turna a la Secretaria para su archivo.
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
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Paso núm. Responsable Descripción de la Actividad
TRANSPORTE OFICIAL CON O SIN CHOFER
1 Solicitante
Elabora en original y copia el formato “Solicitud de Transporte” (Anexo núm. 10.10) y lo turna al Coordinador de Choferes en Servicios Generales quien revisará que la solicitud cuente con todos los datos necesarios para su registro y lo lleva a la SSG para su autorización y así poder turnarle chofer y vehículo de forma oportuna.
2 Coordinador
de Choferes
Recibe el formato “Solicitud de Transporte” (Anexo núm. 10.10), programa el servicio solicitado e informa al solicitante la confirmación ó en su caso la imposibilidad de la Subdirección de Servicios Generales de proporcionar el servicio. Registra en el Registro de Control Interno de Vehículos Oficiales para su debido seguimiento.
3 Solicitante
Recibe el servicio con una tolerancia máxima de 15 minutos por parte del chofer y firma de conformidad. Véase política 5.7 de este procedimiento. En casos de transporte oficial sin chofer, una vez culminado el servicio, regresa las llaves del vehículo prestado al Coordinador de Choferes.
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
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8. REGISTROS
Registro Tiempo de conservación Responsable de conservarlo
Expedientes individuales de los Contratos de Servicios contratados y Facturas de servicios realizados.
5 años Secretaria del Departamento de Servicios Generales
Expediente de Solicitud de Botellas de Agua. 1 año(era 2años) Secretaria del Departamento de Servicios Generales
Expediente de Firmas Autorizadas. (de fotocopiado?) 1 año(era 2años) Oficialía de Partes Expediente de Solicitud de Mensajería en Área Metropolitana, y de Recepción y Entrega de Mensajería.
1 año(era 2años) Oficialía de Partes
Expediente de Mensajería Foránea o Valija. 1 año(era 2años) Oficialía de Partes
Expediente de Solicitudes de Mantenimiento. 1 año(era 2años) Oficialía de Partes
Expediente de Solicitud de Autorización de Salida de Bienes. 1 año(era 2años) Oficialía de Partes
Expediente de Solicitud de Servicio de Cafetería. 1 año(era 2años) Oficialía de Partes
9. CONTROL DE CAMBIOS
Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio
1 Enero de 2006 Elaborado con base en la “Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos” de la CDI, versión 2.1.
2 01 Abril de 2008
Actualizado conforme a la operación de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y desarrollado conforme a la “Guía Técnica para la Elaboración y Actualización de Procedimientos”, versión 2.2.
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
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10. ANEXOS
10.1 “Solicitud de Mantenimiento” 10.2 “Solicitud de Servicio de Mensajería en Área Metropolitana” 10.3 “Acuse de Recibo de Mensajería en Área Metropolitana”
10.4 “Solicitud de Servicio de Cafetería” 10.5 “Solicitud de Botellas de Agua”
10.6 “Solicitud de Orden de Fotocopias” 10.7 “Solicitud de Servicio de Mensajería Foránea o Valija”
10.8 “Acuse de Recibo de Mensajería Foránea o Valija” 10.9 “Solicitud de Autorización de Salida de Bienes” 10.10 “Solicitud de Transporte”
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
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Anexo núm. 10.1 “Solicitud de Mantenimiento”
URGENTE
DÍA MES
EDIFICIO E INSTALACIONES EQUIPO DE OFICINA
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO
CDI-FR-0COORDINACIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
SUBDIRECCION DE SERVICIOS GENERALES
FOLIO:
ORDINARIO FECHA:AÑO
ÁREA SOLICITANTE:
SERVICIO A:
OTROS
TIPO DE SERVICIO:
DETALLE DEL SERVICIO:
SOLICITANTE Vo. Bo.
Revisión Pagina
RECIBE DE CONFORMIDAD
(NOMBRE COMPLETO Y FIRMA AUTÓGRAFA) (NOMBRE COMPLETO Y FIRMA AUTÓGRAFA) FECHA / (NOMBRE COMPLETO Y FIRMA AUTÓGRAFA)
1 de Enero de 2008 1 1 de 1
TÍTULAR DEL ÁREA JEFE DE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES SERVIDOR PÚBLICO QUE RECIBE EL SERVICIO
Fecha de documentación
(1) (2)
(3)
(5)
(6)
(7)
(8) (9) (10)
(4)
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
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Anexo núm. 10.1 “Solicitud de Mantenimiento”. Instructivo de llenado.
Núm. Dice Debe anotarse
1 Urgente Ordinario Marcar con una “x” el tipo de servicio solicitado.
2 Folio: Número de solicitud que le corresponde de acuerdo tipo de servicio solicitado.
3 Fecha: Día, mes y año en que se recibe la solicitud de servicio.
4 Área Solicitante: Nombre de la Unidad Administrativa que solicita el servicio.
5 Servicio a: Marcar con una “x” en el circulo correspondiente el lugar en donde se solicita realizar el servicio:
Edificio e Instalaciones Equipo de Oficina Otros (Especificar)
6 Tipo de servicio: Señalar si el servicio es de Carpintería, Cerrajería, Eléctrico etc.
7 Detalle del servicio: Descripción detallada del servicio que se requiere (Ej: abrir cajón de escritorio; extensión eléctrica de 2.5 mts.; entrepaño de madera etc.).
8 Solicitante: Nombre completo y firma autógrafa, así como el cargo del servidor público que solicita el trabajo de impresión (servidor público facultado en la Unidad Administrativa solicitante).
9 Vo. Bo. Nombre completo y firma autógrafa del Jefe del Departamento de Servicios Generales.
10 Recibe de Conformidad: Fecha de recepción, nombre completo y firma autógrafa, así como el cargo del servidor público que recibe el trabajo en la Unidad Administrativa solicitante.
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
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Anexo núm. 10.2 “Solicitud de Servicio de Mensajería en Área Metropolitana”
Fecha:
OFICIO No.
Subdirector de Servicios Generales y MantenimientoPresente
con de oficio:
Por medio de: a
Calle y No.ColoniaDelegaciónC. P.
Calle y No.ColoniaDelegaciónC. P.
Calle y No.ColoniaDelegaciónC. P.
Calle y No.ColoniaDelegaciónC. P.
Sin mas por el momento, le envío un coordial saludo.
Nombre
Extensión
Nombre
Fecha
Firma
1 de Enero de 2008 1 1 de 1Fecha de documentación Revisión Pagina
Persona del área solicitante que recibe el ACUSE Sellado
Subdirección De Servicios Generales
Atentamente
Titular del Área Solicitante
Sello, Nombre, Fecha y Hora De Recibido Datos de La Persona a Contactar para la entrega del ACUSE
Dependencia o Empresa
NombreCargo
DESTINATARIO 4 DIRECCIÓN
CargoDependencia o Empresa
DESTINATARIO 3 DIRECCIÓNNombre
Dependencia o Empresa
NombreCargo
DESTINATARIO 2 DIRECCIÓN
CargoDependencia o Empresa
a continuación:
DESTINATARIO 1 DIRECCIÓNNombre
Por este conducto me permito solicitar a usted, su amable intervención a fin de que se envie la correspondenciaadjunta la cual consiste en:
SOLICITUD DE SERVICIO DE MENSAJERÍA EN ÁREA METROPOLITANA
CDI-FR-0SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO
(1)
(2)
(3) (4)
(5)
(6) (7) (8)
(9) (10)
(11)
(12)
(13)
(14)
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
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Pagina:26 de 43
Anexo núm. 10.2 “Solicitud de Servicio de Mensajería en Área Metropolitana”. Instructivo de llenado.
Núm. Dice Debe anotarse 1 Fecha: Día, mes y año en que se recibe el documento. 2 Oficio No.: Número de Memorándum 3 Cantidad de sobres ó paquetes (1,2,3 y/o 4) 4 (El, Los), (Siguiente, Siguientes) (Número, Números) 5 Números de los oficios a enviar 6 Un propio, Vía Aerea, Vía Terrestre, Otros. 7 (El, Los), (Siguiente, Siguientes) (Destinatario, Destinatarios) 8 Desgloza ó Desglozan
9 Destinatario: Nombre completo, Cargo, Dependencia o Empresa a quien se envía el documento.
10 Dirección: Calle y número, Colonia, Delegación y Código Postal del destinatario. 11 Firma: Firma autógrafa Titular del Área Solicitante
12 Sello: Sello, Nombre, Fecha y Hora de Recibido de la Subdirección de Servicios Generales.
13 Contacto: Nombre y Extensión de la Persona a Contactar para la entrega del ACUSE.
14 Nombre, Fecha y Firma de la Persona del área solicitante que recibe el ACUSE sellado.
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
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Pagina:27 de 43
Anexo núm. 10.3 “Acuse de Recibo de Mensajería en Área Metropolitana”
Av. México Coyoacán #343 Fecha:Col. XocoDelegación Benito Juárez ASUNTO OFICIO No.03330, México D.F.
Nombre Nombre Nombre Nombre
Cargo Cargo Cargo CargoDependencia o Empresa Dependencia o Empresa Dependencia o Empresa Dependencia o Empresa
calle calle calle calleColonia Colonia Colonia ColoniaDelegación o Municipio Delegación o Municipio Delegación o Municipio Delegación o MunicipioC. P C. P C. P C. PPaís País País País
1 de Enero de 2008 1 1 de 1
SELLO SELLO SELLO SELLO
Fecha de Documentación Revisión Pagina
ACUSE DE RECIBO DE MENSAJERÍA EN ÁREA METROPOLITANA
CDI-FR-0SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO
RECIBÍ DEL ÁREA DE:
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
Revisión:2
Pagina:28 de 43
Anexo núm. 10.3 “Acuse de Recibo de Mensajería en Área Metropolitana”. Instructivo de llenado.
Núm. Dice Debe anotarse 1 Fecha: Día, mes y año en que se recibe el documento. 2 Oficio No.: Número de oficio y/o oficios a recabar sellos y/o firmas de recibido 3 Recibí del Área de: Nombre del área que solicita el servicio de mensajería
4 Nombre: Nombre, Cargo, Dependencia o Empresa, Calle, Colonia, Delegación o Municipio, C. P., País
5 Sello: Impresión y/o firma de recibido del remitente correspondiente
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
Revisión:2
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Anexo núm. 10.4“Solicitud de Servicio de Cafetería”
LUGAR FECHA
SOLICITUD DE SERVICIO DE CAFETERÍA
CDI-FR-0
ÁREA SOLICITANTE NOMBRE U OBJETO DE LA REUNION NO. PERSONAS
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO
PARTIDA:PROYECTO:
ENTREGO RECIBIÓ EL SERVICIO
Fecha de documentación Revisión Pagina1 de enero de 2008 1 1 de 1
(1) (2) (3) (4) (5)
(6)
(7)
(8) (9)
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
Revisión:2
Pagina:30 de 43
Anexo núm. 10.4 “Solicitud de Servicio de Cafetería”. Instructivo de llenado.
Núm. Dice Debe anotarse
1 Área Solicitante: Unidad Administrativa que solicita el servicio de cafetería.
2 Nombre u Objeto de la Reunión:
Descripción del evento para el cual se solicita el servicio de cafetería (Reunión de Trabajo, Curso, etc.)
3 No. de Personas Número de personas que asisten a la reunión o evento.
4 Lugar: Lugar en que se llevará a cabo la reunión o el evento para la cual se solicita el servicio de cafetería.
5 Fecha: Fecha cuando se llevará a cabo la reunión o el evento para la cual se solicita el servicio de cafetería.
6 Partida: Número de partida presupuestal según corresponda al área que solicita el servicio
7 Proyecto: Número de Proyecto según corresponda al área que solicita el servicio
8 Entrego: Nombre completo y firma autógrafa del responsable de la entrega del servicio de cafetería y Rúbrica del Jefe del Departamento de Servicios Generales.
9 Recibió el Servicio: Nombre completo del servidor público que recibe en la Unidad Administrativa solicitante, el servicio de cafetería.
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
Revisión:2
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Anexo núm. 10.5 “Solicitud de Botellas de Agua”
LUGAR FECHA
1 de enero de 2008 1 1 de 1
No. BOTELLITAS ENTREGO RECIBIÓ
Fecha de documentación Revisión Pagina
SOLICITUD DE BOTELLAS DE AGUA
CDI-FR-0SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALES Y MANTENIMIENTO
NOMBRE U OBJETO DE LA REUNION NO. PERSONASÁREA SOLICITANTE
(1) (2) (3) (4) (5)
(6) (7) (8)
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
Revisión:2
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Anexo núm. 10.5 “Solicitud de Botellas de Agua”. Instructivo de llenado.
Núm. Dice Debe anotarse
1 Área Solicitante: Unidad Administrativa que solicita el servicio de agua individual.
2 Nombre u Objeto de la Reunión:
Descripción del evento para el cual se solicita el servicio de agua individual (Reunión de Trabajo, Curso, etc.)
3 No. de Personas: Número de personas que asisten a la reunión o evento.
4 Lugar: Lugar en que se llevará a cabo la reunión o el evento para la cual se solicita el servicio de agua individual.
5 Fecha: Fecha cuando se llevará a cabo la reunión o el evento para la cual se solicita el servicio de agua individual.
6 No. de Botellitas: Número de botellitas de agua individuales que se entregan
7 Entrego: Nombre completo y firma autógrafa del responsable de la entrega de las botellitas de agua individuales y Rúbrica del Jefe del Departamento de Servicios Generales.
8 Recibió: Nombre completo del servidor público que recibe en la Unidad Administrativa solicitante, las botellitas de agua individuales.
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
Revisión:2
Pagina:33 de 43
Anexo núm. 10.6 “Solicitud de Orden de Fotocopias”
CDI-FR-0
FECHA
CARTA TOTAL DE COPIAS
Pagina1 de 1
SOLICITADO POR JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES RECIBE DE CONFORMIDAD
Fecha de documentación Revisión1 de Enero de 2008 1
C/U
OBSERVACIONES
COPIAS DE
NÚMERO DE ORIGINALES OFICIO
SOLICITUD DE ORDEN DE FOTOCOPIAS
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
UNIDAD SOLICITANTE
(1)
(2)
(3)
(4) (5) (6) (7)
(9)
(8)
(10) (11)
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
Revisión:2
Pagina:34 de 43
Anexo núm. 10.6 “Solicitud de Orden de Fotocopias”. Instructivo de llenado.
Núm. Dice Debe anotarse
1 Fecha: Día, mes y año en que se solicitan las copias.
2 Unidad Solicitante: Nombre de la Unidad Administrativa que solicita las copias.
3 Número de originales: Número de hojas a copiar.
4 Copia de c/u: Número de copias de cada hoja.
5 Carta: Número de copias en tamaño carta.
6 Oficio: Número de copias en tamaño Oficio.
7 Total de copias: Número total de las copias solicitadas, resultado de sumar el numeral 3 más el numeral 4.
8 Observaciones: Indicaciones especiales de copiado Ej: copias por los dos lados, etc.
9 Autorizado por: Firma autógrafa del servidor público autorizado en la Unidad Administrativa solicitante.
10 Jefe de Depto. De Servicios Generales:
Nombre completo y firma autógrafa del Jefe del Departamento de Servicios Generales.
11 Recibe de Conformidad: Nombre completo y firma autógrafa, del servidor público que recibe las copias en la Unidad Administrativa solicitante.
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
Revisión:2
Pagina:35 de 43
Anexo núm. 10.7 “Solicitud de Servicio de Mensajería Foránea o Valija”
Fecha:
OFICIO No.
Subdirector de Servicios Generales y MantenimientoPresente
con de oficio:
Por medio de: a
Calle y No.ColoniaDelegaciónC. P.
Calle y No.ColoniaDelegaciónC. P.
Calle y No.ColoniaDelegaciónC. P.
Calle y No.ColoniaDelegaciónC. P.
Sin mas por el momento, le envío un coordial saludo.
Nombre
Extensión
Nombre
Fecha
Firma
1 de Enero de 2008 1 1 de 1Fecha de documentación Revisión Pagina
Persona del área solicitante que recibe el ACUSE Sellado
Subdirección De Servicios Generales
Atentamente
Títular del Area Solicitante
Sello, Nombre, Fecha y Hora De Recibido Datos de La Persona a Contactar para la entrega del ACUSE
Dependencia o Empresa
NombreCargo
DESTINATARIO 4 DIRECCIÓN
CargoDependencia o Empresa
DESTINATARIO 3 DIRECCIÓNNombre
Dependencia o Empresa
NombreCargo
DESTINATARIO 2 DIRECCIÓN
CargoDependencia o Empresa
a continuación:
DESTINATARIO 1 DIRECCIÓNNombre
Por este conducto me permito solicitar a usted, su amable intervención a fin de que se envie la correspondenciaadjunta la cual consiste en:
SOLICITUD DE SERVICIO DE MENSAJERÍA FORÁNEA O VALIJA
CDI-FR-0SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO
(1)
(2)
(3) (4)
(5)
(6) (7) (8)
(9) (10)
(11)
(12)
(13)
(14)
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
Revisión:2
Pagina:36 de 43
Anexo núm. 10.7 “Solicitud de Servicio de Mensajería Foránea o Valija”. Instructivo de llenado.
Núm. Dice Debe anotarse 1 Fecha: Día, mes y año en que se recibe el documento. 2 Oficio No.: Número de Memorándum 3 Cantidad de sobres ó paquetes (1,2,3 y/o 4) 4 (El, Los), (Siguiente, Siguientes) (Número, Números) 5 Números de los oficios a enviar 6 Un propio, Vía Aerea, Vía Terrestre, Otros. 7 (El, Los), (Siguiente, Siguientes) (Destinatario, Destinatarios) 8 Desgloza ó Desglozan
9 Destinatario: Nombre completo, Cargo, Dependencia o Empresa a quien se envía el documento.
10 Dirección: Calle y número, Colonia, Delegación y Código Postal del destinatario. 11 Firma: Firma autógrafa Titular del Área Solicitante
12 Sello: Sello, Nombre, Fecha y Hora de Recibido de la Subdirección de Servicios Generales.
13 Contacto: Nombre y Extensión de la Persona a Contactar para la entrega del ACUSE.
14 Nombre, Fecha y Firma de la Persona del área solicitante que recibe el ACUSE sellado.
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
Revisión:2
Pagina:37 de 43
Anexo núm. 10.8 “Acuse de Recibo de Mensajería Foránea o Valija”
Av. México Coyoacán #343 Fecha:Col. XocoDelegación Benito Juárez ASUNTO OFICIO No.03330, México D.F.
Nombre Nombre Nombre Nombre
Cargo Cargo Cargo CargoDependencia o Empresa Dependencia o Empresa Dependencia o Empresa Dependencia o Empresa
calle calle calle calleColonia Colonia Colonia ColoniaDelegación o Municipio Delegación o Municipio Delegación o Municipio Delegación o MunicipioC. P C. P C. P C. PPaís País País País
RECIBÍ DEL ÁREA DE:
1 de Enero de 2008 1 1 de 1
SELLO OFICIALÍA DE PARTES
Fecha de Documentación Revisión Pagina
ACUSE DE RECIBO DE MENSAJERÍA FORÁNEA O VALIJA
CDI-FR-0SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
Revisión:2
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Anexo núm. 10.8 “Acuse de Recibo de Mensajería Foránea o Valija”. Instructivo de llenado.
Núm. Dice Debe anotarse 1 Fecha: Día, mes y año en que se recibe el documento. 2 Oficio No.: Número de memorándum. 3 Recibí del Área de: Nombre del área que solicita el servicio de mensajería.
4 Nombre: Nombre, Cargo, Dependencia o Empresa, Calle, Colonia, Delegación o Municipio, C. P., País.
5 Sello: Sello de oficialía de Partes.
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
Revisión:2
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Anexo núm. 10.9 “Solicitud de Autorización de Salida de Bienes”
FECHA:
C. ENCARGADO DE VIGILANCIAP r e s e n t e
Le informo a usted que se le autoriza asalir del edificio con el (los) bien (es) que se describe (n) a continuación:
que saldrá (n) de la Comisón hacia:Motivo:Periodo:
Fecha de documentación Revisión Página1 de Enero de 2008 1 1 de 1
Nombre Departamento de Servicios Generales
SOLICITA AUTORIZA
ARTICULO No. DE INVENTARIO
SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE SALIDA DE BIENESCDI-FR-0
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO
(1)
(2)
(3) (4)
(5)
(6)
(7)
(8) (9)
Vo. Bo.
( 10 )
Dirección de Servicios de Informática y Telecomunicaciones
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
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Anexo núm. 10.9 “Solicitud de Autorización de Salida de Bienes”. Instructivo de llenado.
Núm. Dice Debe anotarse
1 Fecha: Día, mes y año en que se solicita autorización de salida del Bien.
2 Autoriza a: Nombre completo del servidor público que saldrá del edificio con el Bien descrito.
3 Artículo: Descripción del Bien que va a salir del Edificio.
4 No. de Inventario: Número de Inventario asignado por la CDI al Bien que saldrá del Edificio, en caso de ser propiedad del solicitante, anotar la leyenda “de su propiedad” y la fecha en que ingreso al edificio.
5 Hacia: Lugar de Destino del Bien que saldrá del edificio.
6 Motivo: Breve descripción de la circunstancia por la que el Bien, saldrá del edificio.
7 Periodo: Descripción del periodo de tiempo que el Bien estará fuera del Edificio.
8 Solicita: Nombre completo y firma autógrafa del Titular del Área de adscripción del servidor público que saldrá del edificio con el Bien, o en caso de ser de su propiedad y no laborar en la CDI, del servidor público facultado en la Unidad Administrativa que visita.
9 Autoriza: Nombre completo y firma autógrafa del Jefe del Departamento de Servicios Generales, quién da su Vo. Bo. a la salida del Bien descrito.
10 Vo. Bo.: Nombre completo y firma autógrafa del Director de Servicios de Informática y Telecomunicaciones, y/o el Director General Adjunto de Innovación y Mejora (Sólo en casos de salida de bienes informáticos).
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
Revisión:2
Pagina:41 de 43
Anexo núm. 10.10 “Solicitud de Transporte”
FECHA:
DURACIÓN: del al de del presente año
NÚMERO DE OCUPANTES:
FOLIO No.:
MUNICIPIO: LOCALIDAD:
DIRECCIÓN:
MARCA: TIPO: PLACAS: MODELO:
FIRMA:
LLENAR SOLO EN CASO DE QUE SE TRATE DE COMISIÓN FUERA DEL ÁREA METROPOLITANA
Hr. ENTREGA DEL VEHÍCULO AL ÁREA SOLICITANTE: Hr. DE REGRESO DEL VEHÍCULO A SERVICIOS GENERALES:
LUGAR DE DESTINO:
ADVERTENCIA: ESTE VEHICULO NO CIRCULA EN EL AREA METROPOLITANA EL DIA:
NOMBRE DEL SOLICITANTE
No. DE LICENCIA
LLENAR SOLO EN CASO DE REQUERIR VEHÍCULO SIN CHOFER:
NOMBRE DEL CONDUCTOR
A T E N T A M E N T E
SOLICITUD DE TRANSPORTE
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO
Subdirector de Servicios Generales y Mantenimiento
Por este conducto, solicito que gire sus amables instrucciones para que me sea proporcionado
EL USO DE ESTE VEHICULO ES DE CARÁCTER OFICIAL Y ESTA PROHIBIDO SU USO CON FINES POLÍTICOS ELECTORALES Y DE LUCRO
NOMBRE DEL CHOFER ASIGNADO:
FIRMA Y NOMBRE DE AUTORIZACIÓN DEL TITULAR O DIRECTOR DEL ÁREA SOLICITANTE
KILOMETRAJE INICIAL:
CIA. ASEGURADORA:POLIZA DE SEGURO NÚM:
OFICIO DE COMISIÓN:
EXTENSIÓN TELFÓNICA:
MOTIVO DE LA COMISIÓN O SERVICIO:
ENTIDAD FEDERATIVA DE DESTINO:
ITINERARIO:
CARGO:
ÁREA SOLICITANTE:
( 1 )
( 2 )
( 3 ) ( 4 )
( 5 )
( 6 ) ( 7 )
( 8 )
( 9 )
( 10 )
( 13 )( 11 ) ( 12 )
( 14 )
( 15 )
( 16 )
( 17 )
( 18 )( 19 )
( 20 )
( 21 ) ( 22 ) ( 23 )
( 24 ) ( 25 )
( 30 )
( 26 ) ( 27 )
( 28 )( 29 )
( 31 )
MARCA: TIPO: PLACAS: MODELO:
FIRMA:
Pagina1 de 1
NOTA: ME COMPROMETO A DEVOLVER EL VEHICULO REGRESANDO DE LA
COMISION Y HACER EL REPORTE DE SERVICIO SI SE DESCOMPUSO
Fecha de documentación1 de Enero de 2008
Revisión2
KILOMETRAJE INICIAL:
ADVERTENCIA: ESTE VEHICULO NO CIRCULA EN EL AREA METROPOLITANA EL DIA:
NOMBRE DEL CHOFER ASIGNADO:
RECIBE
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
CIA. ASEGURADORA:POLIZA DE SEGURO NÚM:
DEVOLUCIÓN DEL VEHICULO POR PARTE DEL SOLICITANTE
NOMBRE Y FIRMA
CONFORMIDADSOLICITANTE
ENTREGA
OBSERVACIONES:
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
NOMBRE Y FIRMA
( 21 ) ( 22 ) ( 23 )
( 24 ) ( 25 )
( 30 )
( 26 ) ( 27 )
( 28 )( 29 )
( 31 )
( 32 ) ( 33 )
( 34 ) ( 35 )
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
Revisión:2
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Anexo núm. 10.10 “Solicitud de Transporte”. Instructivo de llenado.
Núm. Dice Debe anotarse
1 Fecha En formato DD/MM/AAAA la fecha en que se elabora el formato.
2 _____________ Nombre completo del Subdirector de Servicios Generales.
3 ___________ Número de vehículos requeridos.
4 ___________ Con o sin chofer.
5 Área solicitante Unidad Administrativa o Área solicitante, nombre completo del servidor público solicitante, cargo y extensión telefónica.
6 Hora entrega En formato HH:MM, la hora de entrega del vehículo oficial al solicitante.
7 Hora de regreso En formato HH:MM, la hora en que se entrega el vehículo de regreso a la SSG.
8 Lugar de destino El nombre, detallando lo mejor posible, con datos relativos a calle, colonia, entidad federativa, población, comunidad o localidad.
9 Nombre del conductor Nombre y apellidos del servidor público que conducirá el vehículo oficial a prestar (que debe ser el mismo que aparezca en la copia de la Licencia de Manejo vigente entregada a la SSG).
10 No. de licencia Folio de la Licencia de Conducir, del conductor que operará el vehículo.
11 Del Día y mes de inicio de la comisión fuera del Área Metropolitana.
12 Al Día de término de la comisión fuera del Área Metropolitana.
13 de Mes de término de la comisión.
14 Número de ocupantes Número de ocupantes del vehículo en comisión.
15 Itinerario Especificar los puntos de partida y regreso, así como todos los puntos intermedios, dignos de citarse en relación con las actividades objeto de la comisión, durante el recorrido.
16 Folio No. Folio asignado al Oficio de comisión correspondiente.
Nombre del Procedimiento: Prestación de Servicios Generales en Unidades Administrativas Centrales
Código:
CDI-PR-10101200019-02 Dirección:Recursos Materiales y Servicios Generales
Fecha de documentación: 13 de Mayo de 2008
Revisión:2
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17 Entidad Federativa de destino
Nombre de la Entidad Federativa de destino.
18 Municipio Nombre completo del(de los) municipio(s) de destino. Localidad(es) de destino.
19 Dirección Dirección completa del destino, detallando en la medida de los posible calle, número, colonia, localidad, código postal, comunidad, entre otros.
20 Atentamente Nombre completo, cargo y firma autógrafa del Titular o Director de Área solicitante del servicio de transporte oficial.
21 Marca Marca del vehículo asignado.
22 Tipo Tipo del vehículo asignado.
23 Placas Placas del vehículo asignado.
24 Día Día que el vehículo asignado no circula en el Área Metropolitana.
25 Modelo Año de fabricación del vehículo asignado.
26 Póliza de seguro núm. Número o folio de la póliza de seguro del vehículo asignado.
27 Cía. aseguradora Nombre o Razón Social de la aseguradora que expidió la póliza.
28 Nombre del chofer asignado Nombre completo del chofer de la CDI asignado.
29 Kilometraje inicial Número que aparece en el control de kilometraje, al iniciar el traslado.
30 Firma Firma del chofer asignado.
31 Observaciones Citar de manera concreta alguna información aclaratoria.
32 Entrega Nombre completo y firma autógrafa del Subdirector de Servicios Generales.
33 Conformidad Nombre completo y firma autógrafa del solicitante del servicio.
34 Devolución Nombre completo y firma autógrafa del solicitante, al momento de concluir el servicio.
35 Recibe Nombre completo y firma autógrafa del Subdirector de Servicios Generales, al momento de concluir el servicio.