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Administración de los Costos del Proyecto

Mg. Samuel Oporto Díaz

DIRECCION DE PROYECTOS

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Tabla de Contenido

1. Gestión de los Costos del proyecto

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GESTION DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

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Gestión de los Costos del Proyecto• Incluye los procesos necesarios para planificar, estimar,

preparar el presupuesto y controlar los costos del proyecto.

• Involucra planear los costos asociados a la realización de los trabajos y la forma de controlarlos.

• Tiene como objetivo garantizar que el capital disponible será suficiente para obtener todos los recursos necesarios para que se ejecuten los trabajos del proyecto.

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Gestión de los Costos del Proyecto• Se preocupa de los costos de los recursos necesarios para

completar cada actividad del cronograma.

• Pero también de equilibrar los efectos de las decisiones, por ejemplo reducir el número de revisiones reduce el costos de desarrollo pero aumenta los costos operativos del cliente.

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Costos• El costo es el recurso sacrificado o conocido de antemano

para lograr un objetivo o lograr un cambio específico

• El costo es la suma de recursos (mano de obra, material, equipos, etc) usados para producir bienes o servicios.

• El costo es una medida de lo que debe ser cedido para obtener algo (mediante la compra, alquiler, intercambio o producción)

• El costo normalmente es medido en unidades monetarias (soles, euros)

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Tipos de Costos• Costo Directo. Costos que son directamente atribuibles con

las actividades del proyecto.• Ejemplo. Viajes, salarios, gratificaciones, materiales usados

• Costo Indirecto. Costos que no pueden atribuir completamente a un proyecto especifico, por que debe ser distribuido entre varios.

• Ejemplo. Servicios de apoyo secretarial, impuestos, luz

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Tipos de Costos• Costos fijos. Son costos que no varían según el rendimiento

o volumen producido. Su valor unitario se torna menor a medida que la producción aumenta

• Ejemplo. Salarios de personal administrativo, seguros, alquileres.

• Costos variables. Es uniforme para cada unidad producida. Varia en razón directa al volumen producido

• Ejemplo. Mano de obra asignada, comisiones sobre ventas, materia prima.

• Costo unitario. Es el costo por unidad producida (costo total divido por el número total de unidades producidas)

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Tipos de Costo• Costo Hundido.

– Es el costo que no se puede recuperar luego de ser asignado

• Costo de Oportunidad– Es el costo de lo que se deja de hacer por dedicar el

recurso a otra actividad.

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Beneficios• Los beneficios del proyecto son los resultados obtenidos

por la ejecución del proyecto.

• Es el valor ganado por el proyecto.

Procesos

Procesos • Estimación de Costos. Desarrolla una aproximación de los

costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.

• Preparación del Presupuesto de Costos. Suma los costos estimados de actividades o paquetes para establecer una línea base

• Control de Costos. Intenta influir en los factores que crean variaciones de costos y controla cambios en el presupuesto del proyecto.

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Estimación de Costos• Implica desarrollar una

estimación de los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad.

• Considera:– Todas las posibles

causas de variación.– Alternativas de costos– Si la reducción de

costos afecta etapas posteriores de proyecto

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Estimación de costos• La estimación de costos involucra desarrollar una

aproximación (estimación) de los costos de los recursos necesarios para completar una actividad del proyecto.

• Se toma como base el planeamiento de recursos hecho anteriormente y como base las tasas asociadas a cada recurso.

• Se calcula el costo para cada paquete de trabajo• Existe varios tipos de estimaciones, herramientas y

técnicas de costos para ayudar a crearlos• También es importante desarrollar un plan de

administración de costos que describa cómo costear las variaciones en el proyecto

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Principios básicos del manejo de costos• La mayor parte de los CEOs saben más sobre finanzas que

sobre TICs, por lo que el jefe de proyecto TIC deben hablar en el idioma de los CEOs.– Utilidades son los beneficios menos gastos.– Costear el ciclo de vida es estimar los costos de un

proyecto más los costos de mantenimiento de los productos.

– El análisis de flujo de caja está determinando por el costo estimado anual y por los beneficios para el proyecto

– Los beneficios y costos pueden ser tangibles o intangibles, directos o indirectos

– Los costos hundidos no pueden ser un criterio para la selección de proyectos.

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Los costos de defectos de software

Es importante gastar dinero al inicio del proyecto para evitar gastar más dinero al final del proyecto

When Defect is Detected Typical Cost of CorrectionUser Requirements $100-$1,000Coding/Unit Testing $1,000 or moreSystem Testing $7,000 - $8,000Acceptance Testing $1,000 - $100,000After Implementation Up to millions of dollars

Prevención

Gastar en la infancia para gastar menos en los adultos

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Planificación de recursos• La naturaleza del proyecto y de la organización pueden

afectar la planificación de recursos

• Ciertas preguntas a considerar:– ¿Cuán difícil es especificar las tareas del proyecto?– ¿Existe algo único en la declaración del alcance del

proyecto que afecta al recurso?– ¿Existen antecedentes para hacer tareas similares en a

empresa?– ¿La empresa tiene o puede adquirir las personas,

equipo y materiales que son capaces y están disponibles para realizar el trabajo?

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Costo de recursos

Un gran porcentaje de los costos de los proyectos TICs es costo de RRHH

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Los tipos de las estimaciones de costos

Type of Estimate When Done Why Done How Accurate

Rough Order ofMagnitude (ROM)

Very early in theproject life cycle,often 3–5 yearsbefore projectcompletion

Provides roughballpark of cost forselection decisions

–25%, +75%

Budgetary Early, 1–2 years out Puts dollars in thebudget plans

–10%, +25%

Definitive Later in the project, <1 year out

Provides details forpurchases, estimateactual costs

–5%, +10%

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Técnicas de estimación de costos• Existen 3 herramientas y técnicas básicas:

– Por analogía: use los costos reales de un proyecto previo, similar como la base para la nueva estimación.

– Ascendente: estima items de trabajo individual y los suma para conseguir una estimación total

– Paramétrica: Usa las características del proyecto en un modelo matemático para estimar costos

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Dificultades para estimar costos• Desarrollar una estimación para un proyecto de software

grande es una tarea compleja que requiere mucho esfuerzo. Recuerde que las estimaciones son hechas en varias fases del proyecto.

• Mucha personas hacen estimaciones pero tienen poca experiencia en hacerlos. Trate de capacitarlos

• Las personas tienen una predisposición a costear por debajo del precio. Revise las estimaciones y pregunte asuntos importantes se minimicen los errores

• Los administradores quieren un número para una licitación, no una estimación real. Los gerentes de proyectos deben negociar con los patrocinadores de proyecto para crear estimaciones realistas de los costos.

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Dificultades para estimar costos• El sobre costos ocurre porque la estimación inicial de

costos fue inexacta. Dedique tiempo a las etapas iniciales de su estimación de recursos.

• ¿Cambios frecuentes en la tecnología?. No es una causa común de dificultades en costos

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Eje

mpl

o

FY95

($000)

FY96

($000)

FY97

($000)

3 YearTotal($000)

Future AnnualCosts/Savings

($000)CostsOracle/PM Software(List Price)

992 500 0 1492 0

60% Discount (595) (595)Oracle Credits (397) 0 (397)

Net Cash for Software 0 500 500Software Maintenance 0 90 250 340 250Hardware & Maintenance 0 270 270 540 270Consulting &Training 205 320 0 525 0Tax & Acquisition 0 150 80 230 50Total Purchased Costs 205 1330 600 2135 570Information Services &Technology (IS&T)

500 1850 1200 3550 0

Finance/Other Staff 200 990 580 1770Total Costs 905 4170 2380 7455 570

SavingsMainframe (101) (483) (584) (597)Finance/Asset/PM (160) (1160) (1320) (2320)IS&T Support/Data Entry (88) (384) (472) (800)Interest 0 (25) (25) (103)Total Savings (349) (2052) (2401) (3820)

Net Cost (Savings) 905 3821 328 5054 (3250)

8 Year InternalRate of Return

35%

Eje

mpl

o

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Métricas para estimar costo del software• Las líneas de código (LOC)

• Puntos de función (FP)

• Medidas de núcleo– El nivel del esfuerzo (tiempo)– Costos de trabajo: entrenamiento,

contrato, viaje, los gastos generales– Defectos: pre - y post - ejecución– Duración

• Nuevo sistema vs. Sistema mejorado

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Medidas de Software comunes

Métrica del software:• Tamaño: de entregables

(programas)– LOC, FP, clases

• Costos de desarrollo: costos del trabajo o esfuerzo

• Duración: el número de los meses

• Esfuerzo: personas X duración

Tipo de la medida:• Productividad: tamaño /

esfuerzo

• Respuesta: tamaño / duración

• Calidad: defectos / tamaño

• Negocio: costo / tamaño

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Tarea• Investigar las técnicas de estimación de costos de

proyectos de software.

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Preparación del Presupuesto de Costos• Implica sumar los costos

estimados de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo, para establecer una línea de base de costo total.

• El enunciado del alcance del proyecto proporciona el presupuesto resumen.

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Línea de base de los costos• Es el presupuesto referencial (time-phased budget) que

será utilizado para medir y monitorear el desempeño de los costos del proyecto.

• El desenvolvimiento totalizado de los costos por periodo se presenta en una curva en forma de S

Cos

to A

cum

ulad

o

Tiempo

Línea base de costos

Flujo de caja esperado

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Línea de base de los costos

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Presupuesto de Costos• Asigna la estimación de los costos globales a las

actividades individuales de los paquetes de trabajo con la finalidad de establecer una línea de base de costos para medir el desempeño del proyecto

• Por ejemplo, en el proyecto de reemplazo de los sistemas del negocio, existía un total de costos estimados de compra para FY97 de $600,000 y otro $1.2 millones para servicios de información y tecnología

• Estas cantidades deben ser distribuidas para apropiarse de presupuestos

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Budget Category Estimated Costs ExplanationHeadcount (FTE) 13 Included are 9 programmer/analysts, 2

database analysts, 2 infrastructuretechnicians.

Compensation $1,008,500 Calculated by employee change notices(ECNs) and assumed a 4% pay increase inJune. Overload support was planned at$10,000.

Consultant/PurchasedServices

$424,500 Expected consulting needs in support of theProject Accounting and Cascadeimplementation efforts; maintenanceexpenses associated with the Hewlett-Packard (HP) computing platforms;maintenance expenses associated with thesoftware purchased in support of the BSRproject.

Travel $25,000 Incidental travel expenses incurred insupport of the BSR project, most associatedwith attendance of user conferences andoff-site training.

Depreciation $91,000 Included is the per head share ofworkstation depreciation, the Cascade HPplatform depreciation, and the depreciationexpense associated with capitalizedsoftware purchases.

Rents/Leases $98,000 Expenses associated with the Mach1computing platforms.

Other Suppliesand Expenses

$153,000 Incidental expenses associated with thingssuch as training, reward and recognition,long distance phone charges, miscellaneousoffice supplies.

Total Costs $1,800,000

Eje

mpl

o

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Control de Costos• Busca las causas de las

variaciones (+) y (-) de los costos, forma parte del Sistema de Control de Cambios Integrado.

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Control de Costo• Incluye:

– Influir en los factores que producen cambios en la línea base de costos

– Asegurarse que los cambios solicitados sean acordados– Gestiona los cambios reales– Asegura que los sobre costos no excedan la financiación

autorizada (mensual, anual o total)– Seguir el rendimiento de los costos.– Informa de los cambios a los interesados– Mantiene los sobre costos esperados dentro de límites

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Control de costos• El control de costo del proyecto incluye

– Monitorear el desempeño de los costos– Asegurarse que únicamente cambios importantes en el

proyecto sean incluido en una revisión de la línea de base

– Informar a los interesados del proyecto acerca de cambios autorizados al proyecto que afectarán costos

• El manejo de valor ganado es una herramienta importante para control de costo

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Administración de Valor Ganado (AVG)• La AVG es una técnica de medida de desempeño de

proyecto que integra alcance, tiempo y costos.

• Dado una línea de base (el plan original más los cambios aprobados), determinar cuán bien el proyecto logra sus metas

• Se debe ingresar la información real periódicamente para usar la AVG.

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Términos de AVG• La técnica de la AVG implica desarrollar los siguientes

valores

– Valor planificado (PV), es el costo presupuestado del trabajo programado para ser completado por una actividad durante un periodo dado.

– Costo real (AC), es el total de costos directos e indirectos incurrido en realizar el trabajo de una actividad durante un período dado

– El valor ganado (EV), es una estimación del valor del trabajo físico actualmente completado

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Rendimiento del Proyecto

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Variaciones• Variación de costos (CV) = EV – AC• Al final del proyecto es la diferencia entre lo presupuestado

hasta la conclusión y lo realmente gastado.

• Variación del cronograma (SV) = EV – PV• Al final del proyecto es cero, por que ya se habrán ganado

todos los valores planificados.

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Variaciones

CV SV

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Índices• Índice de rendimiento de costos (CPI) = EV / AC

– CPI < 1. sobre costos con respecto a lo estimado– CPI > 1. costo inferior a lo estimado

• CPI acumulativo (CPIC) = EVC / ACC

– Se usa para predecir los costos del proyecto hasta su conclusión.

• Índice de rendimiento del cronograma (SPI) = EV / PV– Se usa – junto con el estado del cronograma – para

predecir la fecha de conclusión del proyecto

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Cálculo de valor ganado

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Reglas sobre el EV• Números negativos para costo y variaciones del

presupuesto indican problemas en esas áreas. El proyecto está costando más de lo planeado o tomando más tiempo de lo planeado

• CPI y SPI menos del 100 % indican problemas

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Cálculo del AVG para un proyecto

proyecto de un año después de cinco meses

Mapa de valor ganado

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Software para administración de costos• Las hojas de cálculo son una herramienta común para

planificación de recurso, estimación de costos, costo del presupuesto y control de costos

• Muchas empresas usan sofisticadas y centralizadas aplicaciones de software financiero para administrar costos.

• El software de administración de proyectos tiene muchos características relacionadas a los costos