115.- PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE...

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

HJM-DPE-MP-115

Dirección de Planeación Estratégica

115. Procedimiento para la elaboración y actualización de manuales de organización específico y procedimientos

Rev. 1

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115.- PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO Y PROCEDIMIENTOS.


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Rev. 1

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1.0 Propósito

1.1 Establecer los mecanismos para la asesoría y apoyo técnico en la elaboración, actualización y autorización de los Manuales de Organización Específico y de Procedimientos de las diferentes áreas del Hospital Juárez de México.

2.0 Alcance

2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Dirección General del Hospital, Órgano Interno de Control, Direcciones de Área, Divisiones y Jefaturas de Servicio y Subdirecciones Administrativas.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos

3.1 La Dirección de Planeación Estratégica es el área responsable de dirigir, coordinar asesorar, revisar y actualizar los Manuales de Organización Específico y de Procedimientos de acuerdo con las Guías Técnicas emitidas por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto (DGPOP) de la Secretaría de Salud.

3.2 Los Manuales de Organización Específico y Procedimientos de los Servicios deberán incluir los nombres y firmas de quienes los autorizan, revisan y elaboran.

3.3 La Dirección de Planeación Estratégica es el área responsable de verificar que los Manuales Administrativos sean autorizados en primera instancia por la Dirección General y las Direcciones de Área, en segunda instancia se tenga la opinión técnica favorable por la DGPOP y en tercer instancia por la Junta de Gobierno del Hospital Juárez de México.

3.4 La Dirección de Planeación Estratégica será el área responsable de la difusión de los Manuales de Organización Específico y Procedimientos del Hospital una vez que sean autorizados por la Junta de Gobierno.

3.5 La Dirección de Planeación Estratégica será el área responsable de resguardar una copia de los Manuales de Organización Especifico y de Procedimientos, de la Dirección General del Hospital, Órgano Interno de Control, Direcciones de Área, Divisiones y Jefaturas de Servicio y Subdirecciones Administrativas del Hospital una vez revisados y autorizados.

3.6 Los Manuales de Organización Específicos y Procedimientos deberán actualizarse cada año a partir de la fecha en que fue validado y autorizado y/o cuando existan cambios en la estructura orgánica del Hospital y/o de los servicios.


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4.0 Descripción del procedimiento

Secuencia de Etapas

Actividad Responsable

1.0 Revisión de la vigencia de las Guías técnicas.

1.1 Consulta las Guías Técnicas para elaborar los Manuales de Organización Específico y Procedimientos del Hospital.

1.2 Verifica que las Guías para elaborar Manuales se encuentran actualizadas.

Procede: No: Solicita las nuevas Guías Técnicas a la

Dirección General de Programación Organización y Presupuesto, y regresa a la actividad 1.0

Si: Elabora oficios para envío de las Guías técnicas para actualizar los Manuales administrativos.

Guías técnicas.

Oficios


2.0 Envío de las guías técnicas

2.1 Firma oficios y envía a la Dirección General, a las Direcciones de área y al Órgano Interno de Control, adjuntando las guías para la elaboración de los Manuales de Organización Especifico y Procedimientos en medio magnético.

Oficio

Guías técnicas


3.0 Recepción y generación de información.

3.1 Reciben la información y las guías para la elaboración de los Manuales de Organización Especifico y Procedimientos

3.2 Verifican la información y determinan si existen dudas.

Procede: No: Solicitan asesoría a la Dirección de

Planeación Estratégica. continua en actividad 4.1

Si: Actualizan sus manuales conforme a guías y formatos establecidos. continua en actividad 6.1

Oficios.

Guías técnicas.

Dirección General, Direcciones de Área y Órgano Interno de Control

4.0 Orientación a las áreas.

4.1 Recibe petición de asesoría. 4.2 Brinda asesoría a las Direcciones de Área y

al y Órgano Interno de Control para la efectiva utilización de los formatos y la elaboración de los Manuales, apegado a lo establecido en las Guías para la elaboración de manuales tanto de Organización



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Especifico como de Procedimientos.

Manuales.

Guías técnicas. 5.0 Adecuación de

los Manuales. 5.1 Adecuan los Manuales conforme a

lineamientos establecidos en las Guías y los envían en impreso y medio magnético a la Dirección de Planeación Estratégica.

Manuales.

Guías técnicas

Direcciones de Área y Órgano Interno de Control

6.0 Recepción y verificación de Manuales.

6.1 Recibe los Manuales 6.2 Verifica si fueron elaborados conforme a

lineamientos establecidos en las Guías. Procede: No: Envía los Manuales a las áreas para su

corrección, regresa a la actividad 5.1. Si: Notifica con oficio a las Direcciones de área

la autorización de sus Manuales.

Oficio.

Manuales.

Guías técnicas


7.0 Autorización de Manuales.

7.1 Da visto bueno a la elaboración de los Manuales

7.2 Envía los Manuales a las Direcciones de Área y Órgano Interno de Control para recabar sus firmas.

Manuales.

Dirección de Planeación Estratégica.

8.0 Recepción de Manuales.

8.1 Reciben manuales firman y envían para firma de la Dirección General.

Manuales.


9.0 Autorización de Manuales.

9.1 Recibe manuales, firma y envía a la Dirección de Planeación Estratégica.

Manuales.

Dirección General

10.0 Recepción de Manuales y envió para validación

10.1 Recibe Manuales autorizados y los envía a la D.G.P.O.P de la Secretaría de Salud para su validación y opinión técnica.

Manuales


11.0 Recepción de Manuales validados.

11.1 Recibe Manuales validados y con la opinión técnica favorable por la D.G.P.O.P. de la Secretaría de Salud.

11.2 Elabora solicitud de acuerdo para aprobación de la Junta de Gobierno del Hospital.

Manuales

Oficio opinión técnica favorable

Solicitud de acuerdo



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12.0 Revisión de

propuesta 12.1 Realiza la revisión de los manuales de

Organización Especifico y de Procedimientos. Procede: No: Regresa a la actividad 5.1 Si: Aprueba los manuales de Organización

Especifico y de Procedimientos del Hospital Juárez de México.

Manuales de Organización Específico y de Procedimientos.

Junta de Gobierno de Hospital

13.0 Recepción y envió de manuales

13.1 Recibe Manuales autorizados. 13.2 Envía los Manuales de Organización

Específico y de Procedimientos mediante oficio a la Direcciones de Área y Órgano Interno de Control para difundirlo al interior del Hospital.

Manuales

Oficio de aprobación de los manuales


14.0 Recepción y difusión de Manuales autorizados.

14.1 Reciben oficio con Manuales autorizados y opinión técnica favorable para su difusión a sus áreas.

Oficio

Manuales.


15.0 Recepción de acuse.

15.1 Recibe acuse de recibo y archiva.

Acuse.

TERMINA PROCEDIMIENTO



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5.0 Diagrama de Flujo

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

ESTRATÉGICADIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIONES DE ÁREA Y ÓRGANO

INTERNO DE CONTROL

JUNTA DE GOBIERNO DEL

HOSPITAL

GUÍAS TÉCNICAS

6

OFICIOS

GUÍAS TÉCNÍCAS

GUÍAS TÉCNICAS

INICIO

REVISIÓN DE LAVIGENCIA DE LAS

GUÍAS TÉCNICAS

1

CONTINUAPROCEDIMIENTO

NO

PROCEDE

SI

MANUALES

ADECUACIÓN DE LOSMANUALES

5

ELABORA OFICIOSPARA ENVÍO DE LASGUÍAS TÉCNICAS

SOLICITANUEVAS GUÍAS

NO

PROCEDE

SI

GUÍAS TÉCNICAS

OFICIO

ENVÍO DE LAS GUÍASTÉCNICAS

2

GUÍAS TÉCNICAS

OFICIOS

RECEPCIÓN YGENERACIÓN DE

INFORMACIÓN

3

SOLICITAN ASESORIA

NO

PROCEDE

SI

6.1 6.1

GUÍAS TECNÍCAS

OFICIOS

RECEPCIÓN YGENERACIÓN DE

INFORMACIÓN

3

GUÍAS TÉCNICAS

MANUALES

ORIENTACIÓN A LASÁREAS

4

MANUALES

OFICIOS

RECEPCIÓN YVERIFICACIÓN DE

MANUALES

NOTIFICA CON OFICIOEL VISTO BUENO DELOS MANUALES

NO

PROCEDE

SI

5.1

A


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ESTRATÉGICADIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIONES DE ÁREA Y ÓRGANO

INTERNO DE CONTROL

JUNTA DE GOBIERNO DEL

HOSPITAL

SOLICITUD DE ACUERDO

OFICIO CON OPINIÓN TÉCNICA FAVORABLE

MANUALES

MANUALES

12

MANUALES

GUÍAS TÉCNICAS

VISTO BUENO DE LOSMANUALES

7

TERMINO

MANUALES

RECEPCIÓN Y DIFUSIÓNDE MANUALES

AUTORIZADOS

14

ACUSE

RECEPCIÓN DE ACUSE

15

RECEPCIÓN DEMANUALES Y ENVÍOPARA VALIDACIÓN

RECEPCIÓN DEMANUALES VALIDADOS

10

MANUALES

FIRMA DE MANUALESDE PROCEDIMIENTOS

9

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

RECEPCIÓN DE LOSMANUALES

8

OFICIO DE APROBACIÓN DE MANUALES

MANUALES

RECEPCIÓN Y ENVÍO DEMANUALES

13

MANUALES

REVISIÓN DEPROPUESTA

APRUEBA LOSMANUALES

NO

PROCEDE

SI

5.1

A

11


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6.0 Documentos de referencia

Documentos Código (cuando aplique) Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Organización Específico de la Secretaría de Salud 2004, ISO 9001-2000.

No Aplica

Guía Técnica para la elaboración de Manuales de procedimientos de la Secretaría de Salud 2004, ISO 9001-2000.

No Aplica

Manual de Organización Específico del Hospital Juárez de México. No Aplica Manual de Procedimientos del Hospital Juárez de México. No Aplica

7.0 Registros

Registros Tiempo de

conservación Responsable de

conservarlo Código de registro o identificación única

Guías técnicas 5 años Dirección de Planeación Estratégica.

No aplica

Oficio 5 años Dirección de Planeación Estratégica.

No aplica

Manuales de Organización Específico y de Procedimientos

5 años Dirección de Planeación Estratégica.

No aplica

Oficio opinión técnica favorable


No aplica

Solicitud de acuerdo 5 años Dirección de Planeación Estratégica.

No aplica

Oficio de aprobación de los manuales


No aplica

Acuse 5 años Dirección de Planeación Estratégica.

No aplica

8.0 Glosario

8.1 Lineamientos.- Documento normativo emitido por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto que sirve como guía a las unidades responsables para la presentación de las propuestas de modificaciones estructurales del Hospital.

8.2 Manual.- Documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre diversos temas o procedimientos de una organización.

8.3 Manual de Organización Específico.- Describe las funciones de cada una de las unidades de mando que integra la estructura de una institución y señala los puestos y la relación que existe entre ellas.

8.4 Norma.- Ordenamiento imperativo y específico de acción que persigue un fin determinado, con la característica de ser rígido en su aplicación.

8.5 Procedimiento.- Sucesión Cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.


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9.0 Cambios de esta versión

Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio

No aplica No aplica No aplica 10.0 Anexos No aplica


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116.- Procedimiento para llevar a cabo el trámite de autorización de nuevas propuestas de modificación estructural.

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116.- PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR A CABO EL TRÁMITE DE AUTORIZACIÓN DE NUEVAS

PROPUESTAS DE MODIFICACIÓN ESTRUCTURAL.


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1.0 Propósito

1.1 Establecer el mecanismo para llevar a cabo el trámite de autorización de nuevas propuestas de Modificación Estructural del Hospital, ante la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto de la Secretaría de Salud.

2.0 Alcance

2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Dirección General y a la Dirección de Planeación Estratégica.

2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable a la Junta de Gobierno del Hospital y a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto de la Secretaría de Salud.


3.1 Las propuestas de Modificación Estructural en el Hospital serán elaboradas conforme a los lineamientos emitidos por la Dirección General de Programación Organización y Presupuesto, de la Secretaría de Salud.

3.2 Las nuevas propuestas de Modificación Estructural en el Hospital, incluirán el acta de

la Junta de Gobierno debidamente firmada, en la cual se autorizó la modificación. 3.3 La Dirección de Planeación Estratégica, será responsable de sustentar la propuesta

de Modificación Estructural con los elementos necesarios. 3.4 La Dirección de Diseño Organizacional de la Dirección General de Programación,

Organización y Presupuesto, será la única facultada para la adecuación y emisión de los Lineamientos para la elaboración de las Propuestas de Modificación Estructural.


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Secuencia de Etapas


1.0 Indicación para propuesta de modificación.

1.1 Indica mediante oficio a la Dirección de Planeación Estratégica coordine las acciones necesarias para realizar la propuesta de Modificación Estructural.

Oficio

Dirección General

2.0 Recepción de instrucción.

2.1 Recibe mediante oficio instrucción y verifica con las Direcciones de área las Modificaciones Estructurales a realizar.

Oficio


3.0 Recepción de instrucción y envío de lineamientos.

3.1 Envía a través de oficios los lineamientos a seguir para la propuesta de Modificación Estructural a las Direcciones de área que la soliciten.

Oficios

Lineamientos


4.0 Recepción de lineamientos

4.1 Reciben lineamientos. 4.2 Realizan la modificación de acuerdo a los

lineamientos y devuelven a través de oficio a la Dirección de Planeación Estratégica.

Lineamientos.

Oficios.

Direcciones de área

5.0 Recepción y verificación de propuesta.

5.1 Recibe oficios con la propuesta de modificación estructural.

5.2 Revisa la propuesta de modificación al estructural

Procede: No: Regresa a la Actividad. 4.1 Si: Elabora oficio, rubrica y envía para firma, a la

Dirección General, anexando la propuesta de modificación.

Oficio

Propuesta de Modificación Estructural.


6.0 Recepción y firma del oficio.

6.1 Recibe oficio con la propuesta de modificación y la firma.

6.2 Devuelve a la Dirección de Planeación Estratégica.

Oficio

Propuesta de Modificación Estructural.

Dirección General

7.0 Instrucción de envío de la propuesta de modificación

7.1 Envía oficio a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, anexando la propuesta de Modificación Estructural y copia del acta de la Junta de Gobierno, en donde se autorizó dicha



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modificación.

Oficio

Propuesta de modificación estructural.

copia del acta de la Junta de Gobierno

8.0 Recepción y revisión de la propuesta de modificación

8.1 Recibe oficio y revisa la propuesta de modificación estructural.

Procede: No: Elabora oficio indicando motivos del rechazo.

Regresa a la actividad 5.2 Si: Gestiona autorización ante la Secretaría de

Hacienda y Crédito Público, para su posterior publicación en el Diario Oficial de la Federación.

Oficio.

Propuesta de modificación estructural.

Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto.

9.0 Recepción de oficio de autorización de modificación

9.1 Recibe oficio de autorización de modificación estructural y lo envía a la Dirección de Planeación Estratégica

Oficio de autorización de modificación estructural.

Dirección General

10.0 Recepción y difusión de la Estructura autorizada.

10.1 Recibe oficio de autorización de la nueva Estructura.

10.2 Elabora oficios para difundirlo al interior del Hospital.

Oficio de autorización de modificación estructural.

Oficio para difusión.




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DIRECCIÓN GENERALDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

ESTRATÉGICADIRECCIONES DE ÁREA

DIRECCIÓN GENERAL DE

PROGRAMACIÓN,

ORGANIZACIÓN Y

PRESUPUESTO

NO

COPIA DEL ACTA DE LA JUNTA DE

GOBIERNO

OFICIOSLINEAMIENTOS

PROPUESTA DE MODIFICACIÓN ESTRUCTURAL

INICIO

OFICIO

INDICACIÓN PARA PROPUESTA DE

MODIFICACIÓN

OFICIO

RECEPCIÓN DE INDICACIÓN

12

LINEAMIENTOS

RECEPCIÓN DE LINEAMIENTOS

4

OFICIO

RECEPCIÓN Y FIRMA DEL OFICIO

6

OFICIO

RECEPCIÓN DE INDICACIÓN Y ENVÍO DE

LINEAMIENTOS

3

PROPUESTA DE MODIFICACIÓN

ESTRUCTURAL

OFICIOS

RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE PROPUESTA

5

PROCEDE

SI4

ELABORA OFICIO, RUBRICA Y ENVÍA PARA FIRMA, A LA

DIRECCIÓN GENERAL, ANEXANDO LA



OFICIO

INTRUCCIÓN DE ENVÍO DE LA PROPUESTA DE

MODIFICACIÓN

7

NO

PROCEDE

SI

5.2

GESTIONA AUTORIZACIÓN ANTE LA SECRETARÍA DE

HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO, PARA SU

POSTERIOR PUBLICACIÓN EN EL

DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN


OFICIO

RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE LA PROPUESTA DE

MODIFICACIÓN

8

TERMINO

9

OFICIO

RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE LA PROPUESTA DE

MODIFICACIÓN

OFICIO PARA DIFUSIÓN

OFICIO DE AUTORIZACIÓN

DE

MODIFICACIÓN ESTRUCTURAL

RECEPCIÓN Y DIFUSIÓN DE LA ESTRUCTURA

AUTORIZADA

10


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Documentos Código (cuando aplique)

Manual de Organización Especifico de la Dirección de Planeación Estratégica

No aplica

Lineamientos para la elaboración de Propuestas de Modificación al Estructural

No aplica

7.0 Registros

Registros Tiempo de



Oficios 3 años Dirección de Planeación

Estratégica Numero de oficio

Lineamientos 3 años Dirección de Planeación

Estratégica No aplica

Propuesta de Modificación Estructural

3 años Dirección de Planeación


copia del acta de la Junta de Gobierno



Oficio de Autorización de Modificación Estructural


Estratégica Número de oficio

Oficio para difusión 3 años Dirección de Planeación

Estratégica Número de oficio

8.0 Glosario

8.1 Lineamientos: Documento normativo emitido por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto que sirve como guía para la presentación de Propuestas de Modificación Estructural.



No aplica No aplica No aplica

10.0 Anexos. No Aplica


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117.- Procedimiento para llevar a cabo la revisión y actualización del estatuto orgánico del Hospital Juárez de México

Rev. 1

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117.- PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR A CABO LA REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL ESTATUTO ORGÁNICO DEL HOSPITAL JUÁREZ DE MÉXICO


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Rev. 1

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1.0 Propósito

1.1 Establecer el mecanismo para llevar a cabo el trámite de revisión y actualización del Estatuto Orgánico del Hospital, ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

2.3 Alcance

2.4 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Dirección de Planeación Estratégica y a la Dirección General.

2.5 A nivel externo el procedimiento es aplicable a la Junta de Gobierno del Hospital y a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.


3.1 La Dirección de Planeación Estratégica propondrá la revisión y actualización del Estatuto Orgánico.

3.2 La Dirección de Planeación Estratégica, será responsable de verificar que las áreas

que sufren modificación, requisiten los formatos correspondientes de acuerdo a la normatividad vigente, así como de elaborar los elementos necesarios para la revisión y actualización del Estatuto Orgánico.

3.3 La Junta de Gobierno del Hospital aprobará el Estatuto Orgánico y sus modificaciones

3.4 La Dirección de Planeación Estratégica, será responsable de inscribir en el Registro

Público de Organismos Descentralizados de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público el Estatuto Orgánico, así como sus modificaciones.


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Rev. 1

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Secuencia de Etapas


1.0 Instrucción para propuesta de modificación.

1.1 Instruye mediante oficio a la Dirección de Planeación Estratégica coordine las acciones necesarias para la revisión y actualización del Estatuto Orgánico del Hospital.

Oficio

Dirección General

2.0 Recepción de instrucción.

2.1 Recibe mediante oficio la instrucción para la revisión y actualización del Estatuto Orgánico.

2.2 Instruye a la Dirección de Planeación Estratégica (Departamento de Organización y Gestión de Procesos) solicite la elaboración de propuestas para la revisión y actualización del Estatuto Orgánico del Hospital.

Oficio


3.0 Recepción de instrucción y solicitud de información.

3.1 Recibe mediante oficio la instrucción para elaboración de propuestas para la revisión y actualización del Estatuto Orgánico.

3.2 Solicita mediante oficio la elaboración de propuestas para la revisión y actualización del Estatuto Orgánico a las Direcciones de área.

Oficios

Dirección de Planeación Estratégica (Departamento de Organización y Gestión de Procesos)

4.0 Recepción de solicitud de información.

4.1 Reciben la solicitud para la revisión y actualización del Estatuto Orgánico

4.2 Llevan a cabo la requisición de manera interna.

4.3 Envían mediante oficio a la Dirección de Planeación Estratégica (Departamento de Organización y Gestión de Procesos) la requisión para incluirla en la revisión y actualización final.

Oficios


5.0 Recepción y verificación de la información.

5.1 Recibe oficios y verifica contenido. Procede: No: Regresa a la Act. 4.1 Si: Integra la propuesta de revisión y actualización

del Estatuto Orgánico, y la envía a la Dirección de Planeación Estratégica.

Oficios.

Dirección de Planeación Estratégica (Departamento de Organización y Gestión de Procesos)

6.0 Recepción y verificación de la propuesta de modificación

6.1 Recibe la propuesta de modificación al Estatuto Orgánico y la revisa.

Procede: No: Regresa a la Actividad 5.1 Si: Elabora oficio, lo rubrica y envía para firma, a

la Dirección General, anexando la propuesta de modificación al Estatuto Orgánico.



HJM-DPE-MP-117



Rev. 1

Hoja: 19 de 9

Oficio

7.0 Recepción y firma del oficio.

7.1 Recibe oficio, lo firma y devuelve a la Dirección de Planeación Estratégica.

Oficio

Propuesta de modificación al Estatuto Orgánico.

Dirección General

8.0 Presentación de Estatuto Orgánico

8.1 Recibe autorización del Estatuto Orgánico. 8.2 Elabora solicitud de acuerdo para aprobación

de la Junta de Gobierno del Hospital.

Oficio



9.0 Revisión de propuesta

9.1 Realiza la revisión de la propuesta de modificación al Estatuto Orgánico.

Procede: No: Regresa a la actividad 5.1 Si: Aprueba la Modificación al Estatuto Orgánico

del Hospital Juárez de México.

Propuesta de modificación al Estatuto Orgánico.


10.0 Inscripción del Estatuto Orgánico

10.1 Inscribe en el Sistema electrónico mediante el Registro Público de Organismos Descentralizados (REPODE) la modificación al Estatuto Orgánico del Hospital Juárez de México.


11.0 Recepción de inscripción

11.1 Recepción de inscripción en el Registro Público de Organismos Descentralizados del Estatuto Orgánico

Procede: No: Devuelve para su corrección a la actividad 6.1 Si: Autoriza el Estatuto Orgánico

Acuse de recibo del documento que contiene el Estatuto Orgánico

Registro Público de Organismos

Descentralizados

12.0 Recepción del Estatuto Orgánico aprobado

12.2 Recibe la aprobación del Estatuto Orgánico 12.2 Envía a la Dirección de Planeación Estratégica

para difundirlo al interior del Hospital

Nuevo Estatuto Orgánico del Hospital

Dirección General

13.0 Recepción y difusión del nuevo Estatuto Orgánico del Hospital

13.1. Recibe nuevo Estatuto Orgánico del Hospital 13.2 Elabora oficios a las Direcciones de área para

que se difunda al interior de sus áreas.


Oficio




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Rev. 1

Hoja: 20 de 9


DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN DE

PLANEACIÓN

ESTRATÉGICA

DIRECCIÓN DE

PLANEACIÓN

(DEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIÓN Y

GESTIÓN DE PROCESOS)

DIRECCIONES DE ÁREAJUNTA DE GOBIERNO DE

HOSPITAL

REGISTRO PÚBLICO DE

ORGANISMOS

DESCENTRALIZADOS


AL ESTATUTO ORGÁNICO

INICIO

OFICIO

INSTRUCCIÓN PARA PROPUESTA DE

MODIFICACIÓN

OFICIO

RECEPCIÓN DE INSTRUCCIÓN

1

2

OFICIOS

RECEPCIÓN DE INSTRUCCIÓN Y SOLICITUD DE

INFORMACIÓN

3

OFICIOS

RECEPCIÓN DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN

4

OFICIOS

RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA

INFORMACIÓN

5

PROCEDE

NO

SI

4.1

INTEGRA LA PROPUESTA DE

REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL

ESTATUTO ORGÁNICO, Y LA

ENVÍA A LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

OFICIO

PROCEDE

NO

SI

5.1

ELABORA OFICIO, LO RUBRICA Y ENVÍA PARA FIRMA, A LA

DIRECCIÓN GENERAL, ANEXANDO LA

PROPUESTA DE MODIFICACIÓN AL

ESTATUTO ORGÁNICO

RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA


6

OFICIO

RECEPCIÓN Y FIRMA DEL OFICIO

7

A


HJM-DPE-MP-117



Rev. 1

Hoja: 21 de 9

DIRECCIÓN GENERALDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

ESTRATÉGICA

DEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE

PROCESOS

DIRECCIONES DE ÁREA JUNTA DE GOBIERNO DE HOSPITAL

REGISTRO PÚBLICO DE

ORGANISMOS

DESCENTRALIZADOS

INSCRIPCIÓNDEL ESTATUTO ORGÁNICO

10

12


OFICIO

PRESENTACIÓNDE ESTATUTO ORGÁNICO

A

8

9

NO

SI

5.1

APRUEBA LA MODIFICACIÓN AL

ESTATUTO ORGÁNICO DEL

HOSPITAL JUÁREZ DE MÉXICO

PROPUESTA DE MODIFICACION AL ESTATUTO

ORGÁNICO

REVISIÓN DE PROPUESTA

PROCEDE

NO

SI

AUTORIZA EL ESTATUTO ORGÁNICO

ACUSE DE RECIBO DEL DOCUMENTO

QUE CONTIENE EL ESTATUTO

RECEPCIÓN DE INSCRIPCIÓN

PROCEDE

NO

SI

6.1

11

NUEVOESTATUTO

ORGÁNICO DEL

HOSPITAL

RECEPCIÓN DEL ESTATUTO ORGÁNICO

APROBADO

OFICIO

NUEVOESTATUTO

ORGÁNICO DEL

HOSPITAL

RECEPCIÓN Y DIFUSIÓN DEL

NUEVO

ESTATUTO ORGÁNICO DEL

HOSPITAL

13

TERMINO


HJM-DPE-MP-117



Rev. 1

Hoja: 22 de 9



Manual de Organización Especifico de la Dirección de Planeación Estratégica

No aplica

Lineamientos para la elaboración de Propuestas de Modificación al Estatuto Orgánico

No aplica

7.0 Registros

Registros Tiempo de



Oficios 3 años Dirección de Planeación


Memoranda 3 años Dirección de Planeación


Propuesta de modificación al Estatuto Orgánico



Solicitud de acuerdo 3 años Dirección de Planeación


Oficio de autorización 3 años Dirección de Planeación





8.0 Glosario

8.1 Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Organización y Procedimientos: Documento normativo emitido por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto que sirve como guía a las unidades responsables para la presentación de sus Propuestas de Elaboración de Manuales de Organización y Procedimientos.

8.2 Lineamientos: Documento normativo emitido por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto que sirve como guía para la presentación de Propuestas de Modificación Estructural.

8.3 Manual de Organización.- Documento que describe las funciones de cada una de las unidades de mando que integran la estructura de una institución y señala los puestos y la relación que existe entre ellas.

8.4 Manual.- Documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre diversos temas o procedimientos de una organización.

8.5 Planeación Estratégica.- Es una herramienta por excelencia de la Gerencia Estratégica, consiste en la búsqueda de una o más ventajas competitivas de la organización y la formulación y puesta en marcha de estrategias permitiendo crear o preservar sus ventajas, todo esto en función de la Misión y de sus objetivos, del medio ambiente y sus presiones y de los recursos disponibles.

http://www.monografias.com/trabajos14/administracionestrg/administracionestrg.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/administracionestrg/administracionestrg.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtml


HJM-DPE-MP-117



Rev. 1

Hoja: 23 de 9

8.6 Procedimiento.- Sucesión cronológica de operaciones relacionadas entre sí, que se

constituyen en una unidad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.




10.0 Anexos. No Aplica


HJM-DPE-MP-118


118. Procedimiento para la integración de los programas de trabajo de las direcciones de área

Rev. 1

Hoja: 24 de 9

118. PROCEDIMIENTO PARA LA INTEGRACIÓN DE LOS PROGRAMAS DE

TRABAJO DE LAS DIRECCIONES DE ÁREA


HJM-DPE-MP-118



Rev. 1

Hoja: 25 de 9

1.0 Propósito

1.1 Integrar los Programas de Trabajo de las Direcciones de área a fin de realizar el Programa de Trabajo del Director General.

2.0 Alcance

2.1 A nivel interno este procedimiento es aplicable a la Dirección General, a las Direcciones de área.

2.2 A nivel externo este procedimiento es aplicable a la Junta de Gobierno del Hospital Juárez de México


3.1 Las Direcciones de área deberán elaborar y actualizar sus Programas de Trabajo cada año.

3.2 Las Direcciones deberán integrar su Programa de Trabajo de conformidad con los lineamientos establecidos para su estructuración.

3.3 Las Direcciones deberán agregar en su Programa de Trabajo las metas programadas autorizadas y proporcionadas por la Dirección de Planeación Estratégica.

3.4 Los Programas de Trabajo, deberán ser revisados por la Dirección de Planeación Estratégica.


HJM-DPE-MP-118



Rev. 1

Hoja: 26 de 9

4.0 Descripción de actividades

Secuencia de Etapas


1.0 Envió de lineamientos

1.1 Envía los lineamientos a las Direcciones de área para la elaboración de sus programas de trabajo.

Lineamientos.

Programa de trabajo


2.0 Solicitud de lineamientos y asesoría.

2.1 Reciben los lineamientos para la elaboración de sus programas de trabajo

2.2 Solicitan mediante oficio asesoría para la elaboración de su programa de trabajo a la Dirección de Planeación Estratégica.

Lineamientos

Programa de trabajo

Oficio.


3.0 Recepción de asesoría para elaborar Programa.

3.1 Recibe solicitud de asesoría para la elaboración de programas de trabajo

3.2 Brinda asesoría y proporciona en disco información para elaborar el Programa de Trabajo a las Direcciones de área.

Lineamientos.


4.0 Elaboración del Programa de Trabajo.

4.1 Reciben asesoría y disco para elaborar el Programa de Trabajo

4.2 Elaboran Programa de Trabajo de conformidad con la información recibida y envían mediante oficio a la Dirección de Planeación Estratégica para su revisión.

Oficio

Programa de Trabajo


5.0 Recepción del Programa de Trabajo.

5.1 Recibe oficio con solicitud de revisión del Programa de Trabajo.

5.2 Revisa Programa de Trabajo y determina si cumple con lineamientos para su elaboración.

Procede: No: Solicita a las Direcciones de área correcciones

y regresa a la actividad 3.1 Sí: Elabora oficio para envió del Programa de

Trabajo a las Direcciones de área.

Oficio

Programa de Trabajo


6.0 Firma y envío de oficio y Programa de

6.1 Firma oficio y envía el Programa de Trabajo para su autorización a las Direcciones de área.

Oficio



HJM-DPE-MP-118



Rev. 1

Hoja: 27 de 9

Trabajo. Programa de Trabajo.

7.0 Recepción del Programa de Trabajo.

7.1 Reciben Programas de Trabajo para su autorización.

7.2 Recaban firmas de la Dirección General.

Oficio

Programa de Trabajo.


8.0 Elaboración y envío de oficio y Programa.

8.1 Elaboran oficio y envían con el Programa de Trabajo y firmas de autorización a la Dirección de Planeación Estratégica.

Oficio



9.0 Presenta-ción de Programa de Trabajo

9.1 Recibe los Programas de Trabajo autorizados 9.2 Elabora solicitud de acuerdo para aprobación

de la Junta de Gobierno del Hospital.

Programas de Trabajo.



10.0 Revisión de Programa de Trabajo

10.1 Realiza la revisión del Programa de Trabajo del Hospital Juárez de México.

Procede: No: Regresa a la actividad 4.1 Si: Aprueba el Programa de Trabajo del Hospital

Juárez de México.



11.0 Recepción de Programa de Trabajo y turna.

11.1 Recibe oficio de autorización del Programa de Trabajo del Hospital Juárez de México.

11.2 Envía Programa de Trabajo autorizado para su seguimiento y difusión a las Direcciones de área.

Oficio de autorización



12.0 Recepción de Programa de Trabajo autorizado.

12.1 Reciben Programa de Trabajo autorizado y dan seguimiento.

Oficio



13.0Recepción de acuse y archivo.

13.1 Recibe acuse de recibido, copia del Programa de Trabajo y archiva.

Programa de Trabajo

Acuse.




HJM-DPE-MP-118



Rev. 1

Hoja: 28 de 9

5.0 Diagrama de flujo


ESTRATÉGICADIRECCIONES DE ÁREA

JUNTA DE GOBIERNO DE

HOSPITAL

13

PROGRAMA DE TRABAJO

OFICIO

PROGRAMA DE TRABAJO

LINEAMIENTOS

PROGRAMADE TRABAJO


INICIO

LINEAMIENTOS

ENVÍO DE LINEAMIENTOS

SOLICITUD DE LINEAMIENTOS Y ASESORÍA

12

7

PROGRAMA DE TRABAJO

PRESENTACIÓNDE PROGRAMA DE TRABAJO

9

LINEAMIENTOS

RECEPCIÓN DE ASESORÍA PARA

ELABORAR

PROGRAMA

3

PROGRAMA DE TRABAJO

OFICIO

ELABORACIÓNDEL PROGRAMA

DE TRABAJO

4

PROGRAMA DE TRABAJO

OFICIO

RECEPCIÓN DEL PROGRAMA

DE TRABAJO

5

PROCEDE

OFICIO

FIRMA Y ENVÍO DE OFICIO Y

PROGRAMA DE

TRABAJO

6

PROGRAMA DE TRABAJO

OFICIO

RECEPCIÓN DEL PROGRAMA DE

TRABAJO

PROGRAMA DE TRABAJO

OFICIO

ELABORACIÓN Y ENVIO DE OFICIO Y

PROGRAMA

8

PROGRAMA DE TRABAJO

OFICIO DE AUTORIZACIÓN

RECEPCIÓN DE PROGRAMA DE

TRABAJO Y

TURNA

11

PROGRAMA DE TRABAJO

OFICIO

RECEPCION DE PROGRAMA DE

TRABAJO

AUTORIZADO

12

ACUSE

PROGRAMA DE TRABAJO

RECEPCIÓN DEL PROGRAMA

DE TRABAJO

PROGRAMA DE TRABAJO

REVISIÓN DE PROGRAMA DE

TRABAJO

10

PROCEDE

NO

SI4.1

ELABORA OFICIO PARA

ENVIO DEL PROGRAMA DE TRABAJO A LAS DIRECCIONES

DE ÁREA

TERMINO

NO

SI3.1

ELABORA OFICIO PARA ENVIO DEL PROGRAMA DE TRABAJO A LAS

DIRECCIONES DE ÁREA


HJM-DPE-MP-118



Rev. 1

Hoja: 29 de 9


Documentos Código (cuando

aplique)

Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Organización Específico de la Secretaría de Salud 2004, ISO 9001-2000.

No Aplica

Guía Técnica para la elaboración de Manuales de procedimientos de la Secretaría de Salud 2004, ISO 9001-2000.

No Aplica

Manual de Organización Específico del Hospital Juárez de México. No Aplica

7.0 Registros

Registros Tiempo de



Lineamientos 5 años Dirección de Planeación Estratégica.

No aplica

Programa de trabajo 5 años Dirección de Planeación Estratégica.

No aplica

Oficio 5 años Dirección de Planeación Estratégica.

No aplica

Acuse 5 años Dirección de Planeación Estratégica.

No aplica

8.0 Glosario

8.1 Programa: Conjunto homogéneo y organizado de actividades a realizar para alcanzar una o varias metas, con recursos previamente determinados a cargo de una Unidad responsable.

8.2 Metas: Es la cuantificación del objetivo que se pretende alcanzar en un tiempo señalado con los recursos necesarios.




10.0 Anexos No aplica


HJM-DPE-MP-119


119.- Procedimiento para el desarrollo de la reunión de la junta de gobierno.

Rev. 1

Hoja: 30 de 9

119.- PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN DE LA JUNTA DE GOBIERNO.


HJM-DPE-MP-119



Rev. 1

Hoja: 31 de 9

1.0 Propósito

1.1 Dar a conocer los avances y resultados obtenidos en el periodo que corresponda ante los miembros de H. Junta de Gobierno del Hospital Juárez de México.

2.0 Alcance

2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable para el Director General del Hospital, el Prosecretario de la Junta de Gobierno y la Dirección de Planeación Estratégica..

2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable para los miembros de H. Junta de

Gobierno. 3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos

3.1 La Dirección General del Hospital es la responsable de dar cumplimiento a la normatividad en cuanto a la Junta de Gobierno (JuGo), en virtud de que es de carácter obligatorio para el Hospital Juárez de México, es el cuerpo colegiado que examina la situación de la entidad, la cual analiza, hace recomendaciones y toma decisiones para el mejor funcionamiento del HJM.

3.2 La Dirección de Planeación Estratégica y el Prosecretario de la Junta de Gobierno son

los responsables de vigilar que se respetar el calendario establecido para llevar a cabo las sesiones de la Junta de Gobierno y en su caso comunicar a sus miembros las modificaciones que se generen por instrucciones del Presidente del Órgano de Gobierno.

3.3 La Junta de Gobierno del Hospital se integrará con el Secretario de Salud quien la

presidirá; un representante de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, un representante del Patronato del Organismo; un representante que, a invitación del Secretario de Salud, designe una institución educativa adscrita a la Administración Pública Federal y cinco vocales de reconocidos méritos en el campo de la salud, que serán designados por el Secretario de Salud, tres de los cuales pertenecerán a alguna institución de salud de la Administración Pública Federal. Los vocales deberán ser personas ajenas al Organismo, las cuales permanecerán en su cargo cuatro años, pudiendo ampliarse la designación por un período igual, por una sola ocasión. La Junta de Gobierno contará con un Secretario y un Prosecretario. Asistirán a la Junta de Gobierno el Secretario, el Prosecretario y el Comisario, con voz, pero sin voto.

3.4 El Presidente de la Junta de Gobierno puede invitar a las sesiones de la Junta de Gobierno a representantes de otras dependencias y organismos auxiliares, así como de los sectores social y privado, vinculados con los asuntos del Organismo, quienes tendrán derecho a voz pero no a voto.

3.5 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de elaborar las carpetas y toda la información necesaria para sesionar por lo menos cuatro veces al año, en forma ordinaria una vez al trimestre, y en forma extraordinaria tantas veces como sea necesario.


HJM-DPE-MP-119



Rev. 1

Hoja: 32 de 9

3.6 El Prosecretario de la Junta de Gobierno es el responsable de proporcionar

oportunamente copias de los Informes de Autoevaluación del Director General al Comisionario Público para que emita su opinión sobre el Informe de Autoevaluación del Director General.

3.7 El Comisario Público de la Función Pública debe rendir anualmente al Órgano de Gobierno un informe sobre los Estados Financieros con base en el dictamen de los auditores externos, debiéndose incluir este punto en la primera sesión anual del Órgano de Gobierno.

3.8 El Presidente de Junta de Gobierno es el responsable de presentar ante el pleno el análisis y aprobación, en su caso, de los informes presentados, para lo que se solicita el voto de los miembros del Órgano Colegiado.

3.9 Es responsabilidad del Comisario Público de la Función Pública, dar la opinión por

escrito de los informes presentados (Informe de Autoevaluación del Director General (semestral y anual), y anualmente, el informe de la situación financiera

3.10 El Prosecretario de la Junta de Gobierno es el responsable de mantener actualizados

los nombramientos de los miembros de la Junta de Gobierno, llevar un estricto control (tener el documento del nombramiento, tener actualizado fechas de inicio y término de los mismos).

3.11 El Prosecretario de la Junta de Gobierno es el responsable de vigilar que todos los

asistentes a la Junta de Gobierno registren su asistencia en las listas sobre las líneas que anteceden su nombre, indicando el tipo de nombramiento que los acredita como miembro de la Junta de Gobierno y el cargo que desempañan.

3.12 El Prosecretario es el responsable de dar seguimiento a los acuerdos que se adopten

en las sesiones e informar sobre el particular, la información del seguimiento debe ser concisa y precisa.

3.13 El Prosecretario de la Junta de Gobierno es el responsable de vigilar que las sesiones

de la Junta de Gobierno sean grabadas y contar con la versión estenográfica que servirá de apoyo para elaborar el proyecto ejecutivo del acta.


HJM-DPE-MP-119



Rev. 1

Hoja: 33 de 9


Secuencia de Etapas Actividad Responsable

1.0 Envío de la carpeta para sesionar la H. Junta de Gobierno.

1.1 Envía con anticipación no menor de cinco días hábiles a la fecha de la sesión, De acuerdo al calendario establecido por la CCINSHAE para llevar a cabo las sesiones de las Ju.Go. la Dirección de Planeación Estratégica (Prosecretario), la carpeta y convocatoria a los Miembros de la H. Junta de Gobierno para que asistan a la reunión de la JuGo.

Prosecretario

2.0 Recepción de carpeta por los Miembros de la H. Junta de Gobierno.

2.1 Reciben la Carpeta y convocatorias para el desarrollo de la sesión correspondiente

2.2 Acusan de recibido, devuelven acuse a la Dirección de Planeación Estratégica.

Miembros de la H. Junta de Gobierno

3.0 Confirmación de envío de las carpetas y convocatoria.

3.1 Recibe acuses de recibido de la carpeta y de las convocatorias, escanea los acuses y envía al Secretario de la JuGo.


Prosecretario

4.0 Lista de asistencia y elaboración de personificadores.

4.1 Confirma lista de asistencia, elabora personificadores.

Prosecretario

5.0 Apoyo logístico. 5.1 Envía lista de asistencia y relación de vehículos a la CCINSHAE.

Prosecretario

6.0 Petición de contratación de empresa de grabación.

6.1 Solicita a la Dirección de Administración la contratación de la compañía para la instalación del equipo de grabación para realizar la Junta de Gobierno y contar con la grabación y versión estenográfica de la sesión.

Prosecretario

7.0 Instalación del equipo de grabación

7.1 Contrata y envía a la empresa para instalar el equipo de grabación previa autorización de la autoridad de la CCINSHAE para utilizar la sala de juntas.

Prosecretario

8.0 Verificación de logística el día de la reunión.

8.1 Verifica el espacio físico en donde se desarrollan las reuniones de la Junta de Gobierno, asegurando que cada uno de los miembros e invitados de la Junta de Gobierno cuente con identificación personal.

Prosecretario

9.0 Asistencia de miembros propietarios y

9.1 Verifica la presencia de los miembros propietarios de la Junta de Gobierno

Procede: Prosecretario


HJM-DPE-MP-119



Rev. 1

Hoja: 34 de 9

suplentes a la Junta de Gobierno.

No: Verifica lo haga su suplente, debidamente respaldado por un documento.

Si: Continua procedimiento, 10.0 Verificación de

Asistentes a la junta de Gobierno.

10.1 Revisa que única y exclusivamente se encuentren presentes durante la sesión los miembros de la Junta de Gobierno e Invitados, así como conservar el orden de la sesión checando que haya acceso o salida al recinto donde se desarrolle la Junta de Gobierno de personas ajenas al mismo, para poder dar inicio a la sesión de la Junta de Gobierno.

Prosecretario

11.0 Desarrollo de la Junta de Gobierno.

11.1 Llevan a cabo la sesión de la Junta de Gobierno.

Miembros de la Junta de Gobierno

12.0 Verifica Grabación de la Sesión.

12.1 Verifica que se grave la sesión Prosecretario

13.0 Solicita y verifica la versión estenográfica.

13.1 Solicita a la empresa la versión estenográfica de la sesión de la H. Junta de Gobierno y

13.2 Verifica que la grabación de la junta de Gobierno sea clara y completa, para llevar a cabo la redacción ejecutiva del proyecto de acta.

13.3 Elabora el proyecto de acta de la JuGo en versión ejecutiva preliminar considerando todo lo vertido en la sesión (comentarios de los miembros de la H. Junta de Gobierno, oficio del Secretario Ejecutivo y opinión de Comisario).


Prosecretario


HJM-DPE-MP-119



Rev. 1

Hoja: 35 de 9


PROSECRETARIOMIEMBROS DE LA H. JUNTA DE

GOBIERNO


ESTRATÉGICA

OFICIO DEL SECRETARIO

EJECUTIVO

PROYECTO DE ACTA DE LA JUNTA DE

GOBIERNO

VERSIÓN ESTENOGRÁFICA

RELACIÓN DE VEHÍCULOS

LISTA DE ASISTENCIA

CARPETA Y CONVOCATORIA DE LA H.

JUNTA DE GOBIERNO

ACUSE DE RECIBIDO

ACUSE DE RECIBIDO


JUNTA DE GOBIERNO

INICIO


JUNTA DE GOBIERNO

ENVIO DE LA CARPETA PARA SESIONAR LA H. JUNTA DE GOBIERNO

RECEPCIÓN DE CARPETA POR LOS MIEMBROS DE LA H. JUNTA DE GOBIERNO

CONFIRMACIÓN DE ENVÍO DE LAS CARPETAS Y

CONVOCATORIA

APOYO LOGÍSTICO

PETICIÓN DE CONTRATACIÓN DE

EMPRESA DE GRABACIÓN

INSTALACIÓN DEL EQUIPO DE GRABACIÓN

VERIFICACIÓN DE LOGÍSTICA EL DÍA DE

LA REUNIÓN

VERIFICACIÓN DE ASISTENTES A LA

JUNTA DE GOBIERNO

1


JUNTA DE GOBIERNO

ACUSE DE RECIBIDO

CONFIRMACIÓN DE ENVÍO DE LAS CARPETAS Y

CONVOCATORIA

2

33

LISTA DE ASISTENCIA Y ELABORACIÓN DE PERSONIFICADORES

4

5

6

7

8

9

PROCEDE

NO

SI

VERIFICA LO HAGA SU

SUPLENTE DEBIDAMENTE

RESPALDADO POR UN

DOCUMENTO

CONTINUA PROCEDIMIENTO

ASISTENCIA DE MIEMBROS

PROPIETARIOS Y SUPLENTES A LA

JUNTA DE GOBIERNO

10

DESARROLLO DE LA JUNTA DE

GOBIERNO

VERIFICACIÓN GRABACIÓN DE LA

SESIÓN

11

12

VERIFICACIÓN GRABACIÓN DE LA

SESIÓN

SOLICITA Y VERIFICA LA

VERSIÓN

ESTENOGRÁFICA

13

TERMINO


HJM-DPE-MP-117



Rev. 1

Hoja: 36 de 9



Ley Federal de las Entidades Paraestatales Artículo 3,17,18,19,20,23,57,58,59,61,64,66 Ley de los Institutos Nacionales de Salud Artículo 14,15,16 y 17 Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestales Artículo 16,17,18,19 y 30 Acuerdo que establecen las disposiciones de ahorro en la Administración Pública Federal para Ejercicio Fiscal 2002 (DOF 28-I-2002) Reglamento Interior de la Secretaría de Salud Manual de Organización de la Secretaria de Salud Manual de Organización Especifico del Hospital Juárez de México (2009) Lineamientos para la Integración de Carpetas de Junta de Gobierno de los Institutos Nacionales de Salud (enero de 2002)

Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud 20 de julio de 2004

No aplica

7.0 Registros

Registros Tiempo de



Carpeta de la Junta de Gobierno, Acuses de convocatoria, grabación de las sesiones y versión estenográfica

Cinco Años Dirección de

Planeación Estratégica No aplica

8.0 Glosario

8.1 ACTA.- Documento final que hace constar lo sucedido en la sesión de la Junta de Gobierno.

8.2 CCINSHAE.- Comisión Coordinadora de Institutos Nacionales de Salud y Hospitales de Alta Especialidad

8.3 COMISARIO.-Representante de la Secretaría de la Función Pública. 8.4 JUNTA DE GOBIERNO (JuGo).- Reuniones donde sesiona el Órgano de Gobierno

del HJM. 8.5 MIEMBROS DE LA JUNTA DE GOBIERNO.- La Junta de Gobierno del Hospital se

integrará con el Secretario de Salud quien la presidirá; un representante de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, un representante del Patronato del Organismo; un representante que, a invitación del Secretario de Salud, designe una institución educativa adscrita a la Administración Pública Federal y cinco vocales de reconocidos méritos en el campo de la salud, que serán designados por el Secretario de Salud, tres de los cuales pertenecerán a alguna institución de salud de la


HJM-DPE-MP-117



Rev. 1

Hoja: 37 de 9

Administración Pública Federal. Los vocales deberán ser personas ajenas al Organismo, las cuales permanecerán en su cargo cuatro años, pudiendo ampliarse la designación por un período igual, por una sola ocasión. Además, contará con un Secretario y un Prosecretario.

8.6 ORGANO DE GOBIERNO.- Cuerpo Colegiado del Hospital Juárez de México 8.7 OFICIO DEL SECRETARIO.- Documento donde se informa de los asuntos tratados

en la sesión de la Junta de Gobierno. 8.7 PRESIDENTE.- Persona que preside la sesión de la Junta de Gobierno. 8.8 PROSECRETARIO.-Coordinador logístico de la Junta de Gobierno. 8.9 PROYECTO DE ACTA.- Versión preliminar del Acta de sesión de la Junta de

Gobierno. 9.0 VERSIÓN ESTENOGRAFICA.- Transcripción integra de la grabación de la sesión de

la Junta de Gobierno. 9.0 Cambios de esta versión



10.0 Anexos (formatos e instructivos). No aplica


HJM-DPE-MP-120

DIRECCION DE PLANEACION ESTRATEGICA

120.- Procedimiento para realizar el acta de la junta de gobierno.

Rev. 1

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120.- PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL ACTA DE LA JUNTA DE GOBIERNO.


HJM-DPE-MP-120



Rev. 1

Hoja 39 de 9

1.0 Propósito

1.1 Contar con el testimonio escrito detallado y pormenorizado en versión ejecutiva de los hechos ocurridos en las sesiones de las H. Juntas de Gobierno del Hospital Juárez de México.

2.0 Alcance

2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Dirección General y a todas las direcciones de área

2.2 A nivel externo el Procedimiento es aplicable a la H. Junta de Gobierno. 3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos

3.1 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de solicitar la contratación de una empresa para la grabación de la Sesión de la H. Junta de Gobierno.

3.2 El Prosecretario de la Junta de Gobierno es el responsable de verificar que la grabación de la Junta de Gobierno, sea clara y completa en CD y que se pueda reproducir en PC.

3.3 El Prosecretario de la Junta de Gobierno es el responsable de elaborar el proyecto del acta de la sesión de la Junta de Gobierno en un plazo máximo de quince días naturales después de haber realizado la sesión. - La redacción de los acuerdos contenidos en el acta, deben de corresponder a lo

que establezca el listado de acuerdos que emite el Secretario Ejecutivo de la Junta de Gobierno,

- La redacción del acta no debe ser estenográfica, se debe resumir la opinión vertida del participante de manera ejecutiva y no literal, no usar lenguaje coloquial,

- El proyecto de acta debe ser elaborado por el Prosecretario, no debe ser elaborado por el nivel jerárquico inferior,

- El formato de la elaboración del acta de la Junta de Gobierno debe ser el establecido en los Lineamientos para la Integración de Carpetas de Junta de Gobierno de los Institutos Nacionales de Salud.

3.4 El Prosecretario de la Junta de Gobierno es el responsable de enviar el acta de la H. Junta de Gobierno por medio electrónico a todos los miembros de la H. Junta de Gobierno que asistieron para su revisión en el siguiente orden: - Secretario Ejecutivo - Vocales - Representante de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público - Representante del Sector Educativo - Invitados - Comisariato - Presidente de la Junta de Gobierno

3.5 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de recabar las firmas, las primeras que debe tener el acta son la del Prosecretario y la del Director General del Hospital Juárez de México, posteriormente se envían en el siguiente orden: - Secretario Ejecutivo - Vocales - Representante de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público - Representante del Sector Educativo - Invitados - Comisariato - Presidente de la Junta de Gobierno


HJM-DPE-MP-120



Rev. 1

Hoja 40 de 9

3.6 El Prosecretario de la Junta de Gobierno es el responsable de verificar que el acta que

se sometan para aprobación en las Juntas de Gobierno cuente con todas las firmas de los miembros que asistieron a la Sesión.

3.7 El Prosecretario de la Junta de Gobierno es el responsable de resguardar el acta original y verificar que este completa y firmada.


HJM-DPE-MP-120



Rev. 1

Hoja 41 de 9


Secuencia de Etapas


1.0 Solicitud de la Versión Estenográfica.

1.1 Solicita a la compañía contratada la Versión Estenográfica de la grabación de la sesión

Prosecretario

2.1 Verificación de la grabación.

2.1 Recibe la Versión Estenográfica de la grabación de la sesión y verifica que la grabación de la Junta de Gobierno, sea clara y completa y que puede ser reproducida en PC.

2.2 Envía el audio a la CCINSHAE a Secretario Ejecutivo.

Prosecretario

3.0 Audio al Secretario Ejecutivo.

3.1 Recibe el audio y solicita se elabore el proyecto de acta al Prosecretario

Secretario Ejecutivo

4.0 Elaboración del proyecto de acta.

4.1 Elabora el proyecto de acta de la JuGo en versión ejecutiva considerando todo lo vertido en la sesión (comentarios de los miembros de la H. Junta de Gobierno, oficio del Secretario Ejecutivo y opinión de Comisario)

4.2 Envía por correo electrónico antes de los 15 días naturales a partir de haberse llevado a cabo la sesión el proyecto de acta al Secretario Ejecutivo de la Junta de Gobierno para su revisión y Vo. Bo

Prosecretario

5.0 Revisión y Vo. Bo. del Secretario.

5.1 Revisa el acta de la JuGo Procede: No: Regresa a la actividad 4.1 para su

corrección Si: Da el Vo. Bo. al acta para que el

Prosecretario envíe el acta a los representantes de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público y al representante de la Secretaria de la Función Pública.

Secretario Ejecutivo

6.0 Envía por correo electrónico el acta a Miembros de Junta.

6.1 Envía acta a los miembros de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público y a la Secretaría de la Función Pública Solicitándoles comentarios y sugerencias

Prosecretario

7.0 Comentarios de los miembros.

7.1 Envía el acta a los demás miembros de la Junta de Gobierno y solicita comentarios

Prosecretario


HJM-DPE-MP-120



Rev. 1

Hoja 42 de 9

8.0 Revisión Vo. Bo. Miembros de Junta.

8.1 Revisan el acta de la JuGo Procede No: Regresa a la actividad 4.1 para su

corrección. Si: Revisan y dan el Vo. Bo.

Miembros de la Junta de Gobierno

9.0 Recolección de firmas.

9.1 Solicita citas con miembros de la Junta de Gobierno para la recolección de sus firmas en el Acta de la Junta de Gobierno, para integrarse en la siguiente sesión para su aprobación correspondiente


Prosecretario


HJM-DPE-MP-120



Rev. 1

Hoja 43 de 9


PROSECRETARIO SECRETARIO EJECUTIVOMIEMBROS DE LA JUNTA DE

GOBIERNO

ACTA DE LA JUNTA DE GOBIERNO

PROYECTO DE ACTA

PROYECTO DE ACTA

PROYECTO DE ACTA

PROYECTO DE ACTA



INICIO

SOLICITUD DE VERSIÓN

ESTENOGRÁFICA

1

2

4

3

5

PROCEDE

NO

SI4.1

DA EL Vo.Bo. AL ACTA PARA QUE EL PROSECRETARIO

ENVÍE EL ACTA A LOS

REPRESENTANTES DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA Y

CRÉDITO PÚBLICO Y AL

REPRESENTANTE DE LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN

PÚBLICA

6

7

4.1

8

9

REVISIÓN Y Vo.Bo. DEL

SECRETARIO

VERIFICACIÓN DE LA GRABACIÓN

ELABORACIÓN DEL PROYECTO

DE ACTA

AUDIO AL SECRETARIO EJECUTIVO

ENVÍA POR CORREO ELECTRÓNICO EL

ACTA A MIEMBROS DE LA JUNTA

COMENTARIOS DE LOS MIEMBROS

REVISIÓN Vo.Bo. DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA

REVISAN Y DAN EL Vo. Bo.

RECOLECCIÓN DE FIRMAS

PROCEDE

TERMINO


HJM-DPE-MP-120



Rev. 1

Hoja 44 de 9


Documentos Código (cuando aplique) Ley Federal de las Entidades Paraestatales Artículo 3,17,18,19,20,23,57,58,59,61,64,66

No aplica

Ley de los Institutos Nacionales de Salud Artículo 14,15,16 y 17

Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestales Artículo 16,17,18,19 y 30 Acuerdo que establecen las disposiciones de ahorro en la Administración Pública Federal para Ejercicio Fiscal 2002 (DOF 28-I-2002)

Reglamento Interior de la Secretaría de Salud Manual de Organización Específico del Hospital Juárez de México Lineamientos para la Integración de Carpetas de Junta de Gobierno de los Institutos Nacionales de Salud (enero de 2002) Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud

7.0 Registros

Registros Tiempo de



Audio de la sesión de la, versión estenográfica, Acta de la Sesión de la Junta de Gobierno

Cinco Años Dirección de Planeación

Estratégica

8.0 Glosario

8.1 ACTA.- Documento final que hace constar lo sucedido en la sesión de la Junta de Gobierno.

8.2 Junta de Gobierno (JuGo).- Reuniones donde sesiona el Órgano de Gobierno del HJM. 8.3 MIEMBROS DE LA JUNTA DE GOBIERNO.- La Junta de Gobierno del Hospital se

integrará con el Secretario de Salud quien la presidirá; un representante de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, un representante del Patronato del Organismo; un representante que, a invitación del Secretario de Salud, designe una institución educativa adscrita a la Administración Pública Federal y cinco vocales de reconocidos méritos en el campo de la salud, que serán designados por el Secretario de Salud, tres de los cuales pertenecerán a alguna institución de salud de la Administración Pública Federal. Los vocales deberán ser personas ajenas al Organismo, las cuales permanecerán en su cargo cuatro años, pudiendo ampliarse la designación por un período igual, por una sola ocasión. Además, contará con un Secretario y un Prosecretario.

8.4 PROSECRETARIO.-Coordinador logístico de la Junta de Gobierno. 8.5 PROYECTO DE ACTA.- Versión preliminar del Acta de sesión de la Junta de Gobierno. 8.6 VERSIÓN ESTENOGRAFICA.- Transcripción integra de la grabación de la sesión de la

Junta de Gobierno.


HJM-DPE-MP-120



Rev. 1

Hoja 45 de 9




10.0 Anexos (formatos e instructivos) : No aplica


HJM-DPE-MP-121


121.- Procedimiento para elaborar la carpeta de la junta de gobierno

Rev. 1

Hoja 46 de 9

121.- PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR LA CARPETA DE LA JUNTA DE GOBIERNO.


HJM-DPE-MP-121



Rev. 1

Hoja 47 de 9

1.0 Propósito

1.1 Reunir e integrar la información de las áreas sustantivas del Hospital, para preparar la carpeta de la Junta de Gobierno (JuGo).

2.0 Alcance

2.3 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Dirección General y a todas las direcciones de área

2.4 A nivel externo el procedimiento es aplicable a la H. Junta de Gobierno. 3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos

3.1 La Dirección de Planeación Estratégica (DPE) es la responsable de la integración de

la Carpeta de la Junta de Gobierno del Hospital Juárez de México, con la facultad de solicitar a las Direcciones de área y/o directamente a los servicios la documentación e información que se requiera, de acuerdo a las especificaciones solicitadas en el Orden del Día.

3.2 La Dirección de Planeación Estratégica y el Prosecretario de la Junta de Gobierno son

los responsables de vigilar que se respete el calendario aprobado por la Junta de Gobierno para llevar a cabo las sesiones de la Junta de Gobierno y en su caso comunicar a sus miembros las modificaciones que se generen por instrucciones del Presidente del Órgano de Gobierno.

3.3 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de vigilar que en el Orden

del Día se debe precisar con claridad los puntos a tratar, debiendo incluir todos los temas que se proponen a desarrollar, ningún otro asunto podrá tratarse sin estar incluido.

3.4 La Comisión Coordinadora de Institutos Nacionales de Salud y Hospitales de Alta

Especialidad (CCINSHAE) es la responsable de proporcionar al inicio del año en la primera reunión de Prosecretarios el Orden del día a incluir en cada una de las carpetas de las Juntas de Gobierno. En las sesiones ordinarias se debe considerar el siguiente orden: 1. Lista de asistencia y declaración de quórum 2. Lectura y aprobación de Orden del Día 3. Lectura y aprobación, en su caso, del Acta de la Sesión ordinaria anterior 4. Informe de seguimiento de acuerdos de sesiones anteriores 5. Informe de Autoevaluación del Director General (semestral y anual), el Reporte

de Gestión se presenta en la segunda y cuarta sesiones ordinarias 6. Opinión del Comisario sobre el Informe de Autoevaluación del Director General

(semestral y anual) 7. Informe Ejecutivo del Comité de Control y Desempeño Institucional (COCODI) 8. En caso de la Primer junta ordinaria: Informe resultante de las Auditorías,

exámenes y evaluaciones realizadas por el OIC del 1 de enero al 31 de diciembre de (año inmediato anterior)

9. Solicitud de Acuerdos al Órgano de Gobierno 10. Asuntos Generales.


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Rev. 1

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3.5 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de elaborar las carpetas para la Junta de Gobierno, en forma ordinaria cuatro veces al año (trimestral) y en forma extraordinaria tantas veces como sea necesario.

3.6 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de vigilar que las sesiones

ordinarias y extraordinarias se estructuren, conforme a la normatividad vigente.

3.7 Las principales solicitudes de acuerdo obligatorias que deben incluirse en la carpeta de la Junta de Gobierno son en la primera sesión ordinaria de la Junta de Gobierno de acuerdo a la legislación vigente: - Solicitud de autorización de modificación del formato para el informe de

autoevaluación del Director General. - Solicitud de autorización del Programa Anual de Trabajo del Director General - Solicitud de autorización para ejercer el presupuesto para el ejercicio Fiscal (año

actual) incluyendo recursos fiscales e ingresos propios - Solicitud de autorización del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamiento y

Servicios para el Ejercicio Fiscal (año actual) - Solicitud de autorización del Programa Anual de Inversión para el Ejercicio Fiscal

(año actual) - Solicitud de autorización para realizar adecuaciones presupuestarias internas entre

capítulos y partidas del gasto durante el Ejercicio Fiscal (año actual) - Calendario de sesiones ordinarias (año actual) de la Junta de Gobierno del HJM - Solicitud de autorización para modificar el flujo de efectivo y aplicar ingresos

excedentes obtenidos - Solicitud de autorización de nombramientos de Servidores Públicos - Solicitud de autorización para la actualización, difusión y aplicación de las

Políticas, Bases y Lineamientos de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios - Solicitud de aprobación del Programa Anual de Trabajo del Comité de Calidad y

Seguridad del paciente (de acuerdo al estándar GLD 1.6 de la Cédula de Certificación Hospitalaria del Consejo de Salubridad General de la SSA 2012)

- Acuerdos opcionales solicitados por el Hospital Juárez de México En la segunda sesión ordinaria de la Junta de Gobierno - Solicitud de autorización para realizar los trámites necesarios durante el Ejercicio

Fiscal actual, a través de la Coordinación Sectorial, para obtener la autorización de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para realizar Licitaciones Públicas Anticipadas para la Adquisición de Bienes y Servicios con cargo al Presupuesto del Ejercicio Fiscal del siguiente año

- Acuerdos opcionales solicitados por el Hospital Juárez de México

En la tercera sesión ordinaria de la Junta de Gobierno - Solicitud de autorización del Anteproyecto de Presupuesto para el Ejercicio Fiscal

siguiente


En la cuarta sesión ordinaria de la Junta de Gobierno - Solicitud de autorización para la modificación del Tabulador de Cuotas de

Recuperación para el Ejercicio Fiscal del próximo año. su presentación ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y su aplicación en el año acordado a partir de la fecha en que se obtenga la autorización de la SHCP.


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3.8 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de vigilar que la carpeta que

se elabore para la tercera sesión de la Junta del Órgano de Gobierno, debe incluir información relativa al desempeño del Hospital durante en el primer semestre (informe de autoevaluación-numeralia), que sirva de base para determinar tanto los avances y logros del año en curso, como la visión y el escenario estratégico para el año siguiente.

3.9 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de vigilar que los informes de

autoevaluación (semestrales y anuales) que se presentan por el Director General en las sesiones ordinarias deban incluir información cuantitativa (numeralia) y cualitativa (datos estadísticos, criterios de calidad de las acciones realizadas y planes de mejora).

3.10 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de vigilar que el apartado

del Anexo Estadístico (actividades de Investigación, Enseñanza y Asistencia Médica e Indicadores de Gestión vigentes, se deben presentar en impreso y disco compacto semestralmente y será entregado al mismo tiempo que la carpeta, así como todos los anexos electrónicos que soporten el seguimiento de acuerdos, solicitudes de acuerdos, asuntos generales, incluyendo el esqueleto de la carpeta.

3.11 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de vigilar que el informe del

Comité de Control y Desempeño Institucional (COCODI), que se presenta en la carpeta de la Junta de Gobierno sea una síntesis ejecutiva cuya preparación estará a cargo del Titular del OIC.

3.12 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de vigilar que se envíe a

todos y cada uno de los miembros de la Junta la convocatoria, archivos electrónicos, documentación e información necesarias para el desarrollo de cada una de las sesiones de la H. Junta de Gobierno con una anticipación de cinco días hábiles a la fecha de la sesión.


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Secuencia de Etapas


1.0 Elaboración de Cronograma de Actividades

1.1 Elaborar de acuerdo al calendario de reuniones establecidos por la CCINSHAE el cronograma de actividades para integrar la información de cada carpeta de las JuGo.


2.0 Solicitud de información.

2.1 Solicita a las Direcciones de Área involucradas la documentación e información necesarias para preparar la información de la carpeta de la JuGo.


3.0 Recepción de oficios de solicitud de información.

3.1 Revisan, analizan y confirman las cifras reportadas mensualmente en los tableros de control de indicadores de cada Área, y turnan a la Dirección de Planeación Estratégica el informe correspondiente para su integración y análisis conjunto).

Direcciones de Área

4.0 Recepción de información.

4.1 Recibe documentación e información solicitada.

Procede No: Regresa a la actividad 2.1 Si: Integra la información en la carpeta de

trabajo.


5.0 Integra la documentación e información a la carpeta

5.1 Integra la Información de todas las áreas a la carpeta de trabajo de la Junta de Gobierno y elabora carpeta preliminar.


6.0 Integración de la Primera versión.

6.1 Integra la primera versión de la carpeta de la Junta de Gobierno.


7.0 Primera Revisión.

7.1 Realizan revisión de la integración de la primera versión de la carpeta de la Junta de Gobierno

Se aprueba No: Turnan comentarios y ajustes a la Dirección

de Planeación Estratégica Si: La Dirección de Planeación Estratégica

recibe comentarios e integra la segunda versión

Directores de Área.

8.0 Integración de la Segunda Versión.

8.1 Integra la segunda versión de la carpeta de la Junta de Gobierno para su revisión con los Directores de Área.


9.0 Segunda

revisión. 9.1 Revisan la segunda versión de la Carpeta de

la JuGo en reunión del Cuerpo de Gobierno. Se aprueba No: regresa a la actividad 8.1 Si: Autorización a la Dirección de Planeación

Estratégica para su revisión (carpeta e informes de autoevaluación y reportes de gestión) a la CCINSHAE.

Directores de Área


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Rev. 1

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10.0 Envío del Informe de autoevaluación o Reporte y acude a la revisión de la carpeta.

10.1 Envía informe o reporte a la CCINSHAE, para que se realice la revisión correspondiente.

10.2 Acude a la cita programada para la revisión física del resto de contenidos de la carpeta.


11.0 Revisión de la CCINSHAE.

11.1 Revisa la información Procede No: Solicita se realicen los ajustes

correspondientes. Si: Autoriza la reproducción de la carpeta.

CCINSHAE

12.0 Reproducción de la carpeta.

12.1 Informa al cuerpo de gobierno para la reproducción de la carpeta.


13.0 Elaboración de las convocatorias.

13.1 Elabora las convocatorias de los miembros de la Junta de Gobierno, mismas que debe firmar el Presidente o su suplente de la JuGo, para que asistan a la reunión ordinaria de acuerdo a las fechas del calendario autorizado para las Juntas de Gobierno.


14.0 Invitación a los miembros de la H. Junta de Gobierno.

14.1 Envía carpetas a los miembros de la Junta de Gobierno, junto con las convocatorias, con cinco días hábiles de anticipación a la fecha de la JuGo.




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ESTRATÉGICADIRECCIONES DE AREA CCINSHAE

CALENDARIO AUTORIZADO

CARPETA DE LA JUNTA DE GOBIERNO

REPORTES DE GESTIÓN

INFORMES DE AUTOEVALUACIÓN

CARPETA DE LA JUGO

CARPETA DE LA JUGO

INICIO

CALENDARIO DE REUNIONES

ELABORACIÓN DE CRONOGRAMA

DE ACTIVIDADES

CARPETA DE LA JUNTA DE

RECEPCIÓN DE OFICIOS DE

SOLICITUD DE

INFORMACIÓN

SOLICITUD DE INFORMACIÓN

CARPETA DE TRABAJO

RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN

CARPETA DE TRABAJO

INTEGRA LA DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN A

A LA CARPETA

CARPETA DE LA JUGO

INTEGRA CIÓN DE LA PRIMERA

VERSIÓN

PRIMERA REVISIÓN

1

23

4

5

7

PROCEDE

NO SI

TURNANCOMENTARIOSY

AJUSTES A

LA

DIRECCIÓN DE

PLANEACIÓN

ESTRATÉGICA

LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

ESTRATÉGICA RECIBE

COMENTARIOS E INTEGRA LA SEGUNDA

VERSIÓN.INTEGRACIÓN DE LA SEGUNDA

VERSIÓN

8

SEGUNDAREVISIÓN

9

PROCEDE

AUTORIZACIÓN A LA DIRECCIÓN DE

PLANEACIÓN

ESTRATÉGICA PARA SU

REVISIÓN (CARPETA E INFORMES DE

AUTOEVALUACIÓN Y

REPORTES DE GESTIÓN)

A LA CCINSHAE

NO

SI8.1

REPORTES DE GESTIÓNC

INFORMES DE AUTOEVALUACIÓN

ENVÍO DEL INFORME DE AUTOEVALUACIÓN O

REPORTE Y ACUDE A LA REVISIÓN DE LA

CARPETA

10

REVISIÓN DE LA CCINSHAE

11

PROCEDE

AUTORIZA LA REPRODUCCIÓN DE LA CARPETA

SOLICITA SE REALICEN LOS

AJUSTES CORRESPONDI

NO

SI

REPRODUCCIÓN DE LA CARPETA

12

CONVOCATORIAS

ELABORACIÓN DE LAS

CONVOVATORIAS

13

CONVOCATORIAS

CARPETA DE LA JUNTA DE GOBIERNO

INVITACIÓN A LOS MIEMBROS DE LA

H. JUNTA DE

14

PROCEDE

INTEGRA LA INFORMACIÓN

EN LA CARPETA

DE TRABAJO.

2.1

NO

IS

6

TERMINO


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Rev. 1

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Ley Federal de las Entidades Paraestatales Artículo 3,17,18,19,20,23,57,58,59,61,64,66 Ley de los Institutos Nacionales de Salud Artículo 14,15,16 y 17 Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales Artículo 16,17,18,19 y 30 Acuerdo que establecen las disposiciones de ahorro en la Administración Pública Federal para Ejercicio Fiscal 2002 (DOF 28-I-2002) Reglamento Interior de la Secretaría de Salud Manual de Organización de la Secretaría de Salud Manual de Organización Especifico del Hospital Juárez de México (2009) Lineamientos para la Integración de Carpetas de Junta de Gobierno de los Institutos Nacionales de Salud (enero de 2002) Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud 20 de julio de 2004

No aplica

7.0 Registros

Registros Tiempo de



Carpeta de la Junta de Gobierno, convocatoria, informes y/o reportes

Cinco años Dirección de Planeación


8.0 Glosario 8.1 ACTA.- Documento final que hace constar lo sucedido en la sesión de la Junta de

Gobierno. 8.2 CARPETA DE LA JUNTA DE GOBIERNO.- Documento donde se integra la información

de acuerdo a un orden del día. 8.3 CCINSHAE.- Comisión Coordinadora de Institutos Nacionales de Salud y Hospitales de

Alta especialidad. 8.4 COMISARIO.-Representante de la Secretaría de la Función Pública. 8.5 COCODI.- Comité de Control y Desempeño Institucional. 8.6 JUNTA DE GOBIERNO (JuGo).- Reuniones donde sesiona el Órgano de Gobierno del

HJM. 8.7 ÓRGANO DE GOBIERNO.- Cuerpo Colegiado del Hospital Juárez de México. 8.8 PRESIDENTE.- Persona que preside la sesión de la Junta de Gobierno. 8.9 PROSECRETARIO.-Coordinador logístico de la Junta de Gobierno. 8.10 ORDEN DEL DÍA.- Puntos a tratar en una reunión 8.11 OIC.-Órgano Interno de Control.




10.0 Anexos (formatos e instructivos) : No aplica


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DIRECCION DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

122.- Procedimiento para el seguimiento del Programa de Trabajo

Rev. 1

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122.- PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE TRABAJO


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Rev. 1

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1.0 Propósito

1.1 Dar a conocer los avances y resultados del Programa de Trabajo del Director General y de cada una de las Direcciones de área del Hospital Juárez de México.

3.0 Alcance

3.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Dirección General y a las Direcciones de Área.

3.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable a la H. Junta de Gobierno del Hospital Juárez de México, a la Secretaria de Salud, al Órgano Interno de Control, a la Comisión Coordinadora de Institutos Nacionales de Salud y Hospitales de Alta Especialidad de la Secretaría de Salud y a la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico.


3.1 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable del análisis de avance del Programa de Trabajo del Director General y de cada una de las Direcciones de Área, lo debe realizar en conjunto con cada Dirección de Área, evaluando los avances y en el caso de retroceso de las metas presentar alternativas de solución.

3.2 Las Direcciones de Área son las responsables de informar a través del tablero de control de indicadores hospitalarios los avances del Programa de Trabajo, (mensual, trimestral, semestral y anualmente) los primeros cinco días naturales del mes siguiente que se reporta.

3.3 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de la recopilación de la información de los datos estadísticos del Programa de Trabajo de cada una de las Direcciones de Área del Hospital Juárez de México.

3.4 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de llevar un estricto control de los avances del Programa de Trabajo del Director General y de cada Dirección de Área, a través del monitoreo del tablero de control de indicadores hospitalarios.

3.5 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de reportar el resultado de la recolección, análisis, y evaluación de información, del Programa de Trabajo de cada una de las Direcciones de Área ante las instancias superiores (Director General del Hospital, H. Junta de Gobierno, SSA, OIC, CCINSHAE, SHCP, SFP) de acuerdo al periodo que lo soliciten.


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Rev. 1

Hoja 56 de 7


Secuencia de Etapas


1.0 Solicitud de avances del Programa de Trabajo

1.1 Solicita a las Direcciones de Área, de acuerdo al calendario establecido, (mensual, trimestral, semestral y anualmente) los avances de su Programa de Trabajo (tablero de control de indicadores hospitalarios), para el análisis y evaluación del reporte correspondiente.

Avances del Programa de Trabajo.

Tablero de control de indicadores hospitalarios.


2.0 Entrega de avances y del Programa de Trabajo en el formato establecido

2.1 Reciben solicitud sobre los avances su Programas de Trabajo (tablero de control de indicadores hospitalarios), para el análisis y evaluación del reporte.

2.2 Suben la información a los tableros de control de indicadores hospitalarios y entregan los avances del Programa de Trabajo a la Dirección de Planeación Estratégica y la explicación correspondiente a la variación de la meta en el formato establecido.

Avances del Programa de Trabajo.



3.0 Análisis y evaluación de metas.

3.1 Recibe los avances del Programa de Trabajo

3.2 Integra, revisa, analiza y evalúa la información proporcionada

3.3 Revisa si existe retroceso en el avance del Programa de Trabajo de la Dirección de Área correspondiente.

Procede No: Entrega el análisis a las Direcciones de Área

para su revisión y Vo. Bo. Si: Presenta alternativas de solución a las

Direcciones de Área 3.1. Avances del Programa de Trabajo.



4.0 Revisión y Vo. Bo. del análisis.

4.1 Revisan el análisis de los avances del Programa de Trabajo.

Procede No: Hacen comentarios y devuelven para su

corrección a la Dirección de Planeación Estratégica 3.1

Si: Autorizan y dan Vo.Bo. a la Dirección de



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Rev. 1

Hoja 57 de 7

Planeación Estratégica para incorporar en los formatos establecidos el análisis de los informes (Informe de Autoevaluación, Reportes de Gestión, reporte de indicadores) y presentarlos ante instancias superiores, H. Junta de Gobierno, SSA, OIC, CCINSHAE, SHCP, SFP).

Formato del reporte de indicadores COCODI

Formato numeralia

Formato Cuenta Pública

Formato Sistema de Evaluación del Desempeño (SED)

5.0 Reporte de

Gestión 5.1 Incorpora los análisis de los informes

solicitados en los formatos correspondientes ante instancias superiores (H. Junta de Gobierno, OIC, CCINSHAE, SSA, SHCP, SFP).

Formato del reporte de indicadores COCODI

Formato numeralia

Formato Cuenta Pública

Formato Sistema de Evaluación del Desempeño




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Rev. 1

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DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DIRECCIONES DE ÁREA

FORMATO SISTEMA DE EVALUACIÓN

DEL DESEMPEÑO

FORMATO CUENTA PÚBLICA

FORMATO NUMERALIA

FORMATO DEL REPORTE DE

INDICADORES

TABLERO DE CONTROL DE

INDICADORES

HOSPITALARIOS

AVANCES DEL PROGRAMA DE

TRABAJO

INICIO

AVANCAVAES TABLERO DE

CONTROL DE INDICADORES

HOSPITALARIOSP

AVANCAVAES AVANCES DEL

PROGRAMA DE TRABAJO

SOLICITUD DE AVACNCES DEL PROGRAMA DE

TRABAJO

AVANCAVAES TABLERO DE

CONTROL DE INDICADORES

AVANCAVAES AVANCES DEL

PROGRAMA DE TRABAJO

ENTREGA DE AVANCES Y DEL

PROGRAMA DE TRABAJO EN EL

FORMATO ESTABLECIDO

ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE

METAS

1 2

3

PROCEDENO

SI

ENTREGA EL ANÁLISIS A LAS DIRECCIONES DE ÁREA PARA SU REVISIÓN Y

Vo. Bo.

PRESENTA ALTERNATIVAS

DE SOLUCIÓN A

LAS DIRECCIONES

DE ÁREA

4

PROCEDE

NO

SI

3.1

AUTORIZAN Y DAN Vo.Bo. A LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

ESTRATÉGICA PARA INCORPORAR EN LOS FORMATOS ESTABLECIDOS

EL ANÁLISIS DE LOS INFORMES (AUTOEVALUACIÓN, REPORTES DE

GESTIÓN, REPORTE DE INDICADOEES) Y PRESENTARLOS

ANTE INSTANCIAS SUPERIORES , H. JUNTA DE GOBIERNO, SSA, OIC,

CCINSHAE, SHCP, SFP).

FORMATO SISTEMA DE

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

FORMATO CUENTA PÚBLICA

FORMATO NUMERALIA

FORMATO DEL REPORTE DE

INDICADORES COCODI

5

ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE

METAS

REVISAN EL ANÁLISIS DE LOS

AVANCES DEL PROGRAMA DE

TRABAJO

REPORTE DE GESTIÓN

INICIO

TERMINO


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Rev. 1

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Ley Federal de las Entidades Paraestatales Artículo 58 fracción, fracción ll

No aplica

Ley de los Institutos Nacionales de Salud Artículo 14,15,16 y 17

No aplica

Ley de Planeación, artículos 2,3,17 Y 27 No aplica Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales Artículo 16,17,18,19 y 30

No aplica

Acuerdo que establecen las disposiciones de ahorro en la Administración Pública Federal para Ejercicio Fiscal 2002 (DOF 28-I-2002)

No aplica

Reglamento Interior de la Secretaría de Salud No aplica Manual de Organización Específico del Hospital Juárez de México No aplica Lineamientos para la Integración de Carpetas de Junta de Gobierno de los Institutos Nacionales de Salud (enero de 2002) No aplica

Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud 07 de octubre de 2009

No aplica

Decreto de Creación del Hospital Juárez de México, artículo 7, fracción ll

No aplica

Estatuto Orgánico del Hospital Juárez de México, artículo 8, fracción II, artículo 16, fracción II

No aplica

7.0 Registros

Registros Tiempo de



Avances de metas del Programa de Trabajo.

3 años Dirección de Planeación Estratégica

No aplica


3 años Dirección de Planeación Estratégica

No aplica

8.0 Glosario

8.1 CCINSHAE.-Comisión Coordinadora de Institutos Nacionales de Salud y Hospitales de Alta Especialidad de la Secretaría de Salud

8.2 COCODI.- Comité de Control y Desempeño Institucional 8.2 DIRECCIONES DE ÁREA.- Dirección Médica, Dirección de Investigación, Dirección de

Administración y Unidad de Enseñanza. 8.4 OIC .- Órgano Interno de Control 8.3 Programa Anual de Trabajo.- Documento que plasma los indicadores, metas y

objetivos a cumplir en determinado tiempo. 8.4 SFP.- Secretaría de la Función Pública 8.5 SSA.- Secretaría de Salud

8.6 SED. Sistema de Evaluación del Desempeño 8.7 SHCP.- Secretaría de Hacienda y Crédito Público 8.9 TABLERO DE CONTROL DE INDICADORES HOSPITALARIOS.- Conjunto de

indicadores que miden el desempeño de cada una de las Direcciones de Área.


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Rev. 1

Hoja 60 de 7




10.0 Anexos (formatos e instructivos). No aplica

115.- PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE...

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