TIPS PARA UN LÍDER ÁGIL

Desde Lean hacia Ágil Project Management

Pablo Lledó

Pablo Lledó

Master of Science en Evaluación de Proyectos, Univ. of York, Inglaterra Project Management Professional (PMP), Project Management Institute MBA en Dirección de Proyectos, Universidad Francisco de Vitoria, España MBA en Negocios Internacionales, Universitat de Lleida, España Licenciado en Economía, Universidad Nacional de Cuyo, Argentina Profesor de varias Universidades Autor de más de 5 libros sobre Project Management Socio fundador y Presidente de MasConsulting Consultor internacional de empresas Primer Presidente y socio fundador de PMI Nuevo Cuyo Argentina Empresario a cargo de distintas empresas

www.pablolledo.com

1. Identificar oportunidades para acelerar losplazos del proyecto sin incrementar loscostos ni reducir la calidad.

2. Recuperar tiempos y capacidad de gestióneliminando excesos en la programación delproyecto.

Objetivos

Evolución de “buenas prácticas”

Producción masivaDepartamentos

Funcionales

Adm. Calidad Total (TQM)

Organización matricial

Ingeniería concurrente

Six Sigma3.4/millón

Lean Flujo

continuo

± 1920 ± 1960 ± 1985 ± 1995 2001

Buenas prácticas para el desarrollo de nuevos productos

Henry Ford / División Trabajo

Frederick Taylor / Administración

Ágil1983PMBOK®

Tipos de tiemposPrincipios de Lean ThinkingPrincipios del Manifiesto ÁgilTips para un Líder ÁgilPreguntas

Contenidos

TIEMPO VALOR AGREGADOEl que pagaría el Cliente

Tiempo trabajado

Tiempo calendario

Tipos de tiempos

Tiempo valor agregado

Horas

TOTAL

4:003:00Corregir errores

3:002:00Revisión de estadísticas de ventas

2:001:00Informe de viajes, llamadas telefónicas

1:0012:00Almuerzo

12:0011:00Volver a solicitar información

11:0010:00Llamada de clientes

10:009:00Reunión sobre planeamiento

9:008:00Reunión sobre situación del proyecto

8:007:00Café, e-mails, diarios, etc.

FinInicioActividadTiempo

valor

Tiempo valor agregado

Horas

TOTAL

4:003:00Corregir errores

3:002:00Revisión de estadísticas de ventas

2:001:00Informe de viajes, llamadas telefónicas

1:0012:00Almuerzo

12:0011:00Volver a solicitar información

11:0010:00Llamada de clientes

10:009:00Reunión sobre planeamiento

9:008:00Reunión sobre situación del proyecto

8:007:00Café, e-mails, diarios, etc.

FinInicioActividad

Tiemposin

valorTiempo

valor

72

420120

60 0

0 60

50 10

60 0

60 0

50 10

40 20

40 20

60 0

¿Por qué difieren los tiempos?

Multi-tareas

Apagar incendios!Falta de recursos

Falta de información Cambio de prioridades

Esperas en colas

Principios del pensamiento Lean

1. Especificar con precisión el valor de cada proyecto.

2. Identificar el flujo de valor que genera cada proyecto.

3. Permitir que el valor fluya sin interrupciones.

4. Permitir al cliente que extraiga valor del equipo de proyectos.

5. Buscar de manera continua la perfección.

+/- Año 1995

1. Especificar el valor del proyecto

Valor = cualquier cosa por la que un cliente estará dispuesto a pagar

Desperdicio Tipo 1 = actividad parcialmente sin valor agregado, pero necesaria para completar las tareas.

Desperdicio Tipo 2 = actividades que carecen de valor agregado. “Muda”

2. Identificar el flujo de valor

Cada tarea debería tener entregables. Toda otra actividad debería sospecharse de no agregar valor.

Flujo de valor: secuencia de tareas que agregan valor.

3. Permitir que el valor fluya

Remover obstáculos para que fluya el valor

Cliente

4. Que el cliente extraiga valor

Los equipos de proyectos deberían permitir a sus clientes extraer valor

Ejemplo: Apple Newton - PDA.

5. Buscar la perfección continua

Ley de entropía: las cosas siempre tienden a ser cada vez más aleatorias y caóticas a lo largo del tiempo.

Manifiesto para el desarrollo Ágil

Preferimos … Antes que…

Individuos e interacciones Procesos y herramientas

Software funcionando Documentación extensiva

Colaboración con el cliente Negociación contractual

Respuesta ante el cambio Seguir un plan

Febrero 2001, Utah

Para proyectos de desarrollo de software

Principios del Manifiesto Ágil

1. Satisfacemos al cliente mediante la entrega temprana y continua del proyecto con valor.

2. Los requisitos pueden cambiar, para proporcionar ventaja competitiva al cliente.

3. Entregamos el proyecto rápidamente (15 a 60 d).

4. Empresarios y desarrolladores trabajan juntos.

5. Desarrollamos proyectos con individuos motivados.

6. Comunicación eficiente = conversación cara a cara.

Principios del Manifiesto Ágil (cont.)

7. Medida de progreso = proyecto funcionando

8. Desarrollo sostenible, manteniendo un ritmo constante de forma indefinida.

9. Atención continua a la excelencia técnica

10. La simplicidad es esencial.

11. Mejores prácticas = equipos auto-organizados.

12. Reflexionar regularmente sobre cómo ser más efectivo para perfeccionar el proyecto.

Filosofías

LEAN = para mejorar eficiencia en proyectos de producción masiva

ÁGIL = para acelerar proyectos de software

Paul Leido = para ser más eficiente y rápido en cualquier tipo de proyecto

Los 10 mandamientos LEAN by Paul Leido

I. No agregarás… desperdicios al proyecto

II. Honrarás… los entregables al Cliente

III. No perderás… tiempo en reuniones

IV. No olvidarás… el análisis de riesgos

V. Levantarás… las etapas tradicionales

VI. Codiciarás… los métodos visuales

VII. No matarás… los métodos estándares

VIII. No provocarás… largas esperas

IX. No olvidarás… los recursos críticos

X. Santificarás… proyectos prioritarios

I. No agregarás desperdicios

Ej: Control remoto / Softwares

de costos, errores, malentendidos, riesgos

Ej: Toyota – semásforos

produce 1 auto cada 2 min. / rojo => 10min / 2hs / Presidente

Resumen ejecutivo de 1 página (HP, Sony, Compac, etc)

II. Honrarás los entregables al Cliente

“Toda actividad debe tener entregable y Cliente”

Id Nombre de tarea

1

Acrividad A2

Actividad B

L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D

06 jun '05 13 jun '05 20 jun '05 27 jun '05

Id Nombre de tarea

1

Acrividad A2

Actividad B

0 12 0 12 0 12 0 12 0 12 0

sáb 04 jun mar 07 jun v ie 10 jun lun 13 jun jue 16 jun dom 19 jun

Project Management Tradicional – B depende de A

Lean Project Management – B está vinculada a A

El Cliente se involucra en forma temprana Breve período de colaboración para completar la tarea El Cliente determina el fin de su actividad predecesora

III. No perderás tiempo en reuniones

Reuniones de coordinación

¿Valor creado ayer? ¿Plan para hoy? ¿Qué necesitan?

5 4 3 2 1

Días previos a la reunión

0%

-

Esfu

erz

o -

10

0%

Reuniones semanales

5 4 3 2 1

Días previos a la reunión

0%

-

Esfu

erz

o -

10

0%

Reuniones diarias (10 min.)

IV. No olvidarás el análisis de riesgos

Gestión de riesgos del proyecto

Identificar riesgos en agenda, costos, alcance y calidad

Cuantificación de riesgos:

Impacto

Probabilidad de ocurrencia

Priorización de riesgos

Plan de respuesta al riesgo

V. Levantar las etapas tradicionales

Entrega de especificaciones formales

Diseño de productos

Diseño de productos

Diseño preliminar

Especificación final

Especificación 2

Especificación 1

Flujo de información tradicional con baches

Ahorro de

tiempos

Flujo de información con el congelamiento de etapas

VI. Codiciar los métodos visuales

Una foto vale más que 1.000 palabras!!!

Escritos: lo más flexible e ineficiente

Participación en las Ventas 1º Trimest 2005

Mercadería

14%

Snack

22% Café

61%

Servicios

1%

Agua

2%

VII. No matarás los métodos estánd.

Si existen procesos OK, ¿porqué re-inventar la rueda?

Ej: recetas, orden de compra, carga de datos, etc.

Dejar la creatividad para cosas más importantes

PMBOK, Director Profesional de Proyectos

VIII. No cometer largas esperas

Reemplazar sistema “FIFO” por sistema de “reservas”

Entrada

SalidaC

ola

/ E

sp

era

Reserva

Entrada

Salida

IX. No olvidarás los recursos críticos

RECURSOS

CRÍTICOS

Mean 66,66

X. Santificar proyectos prioritarios

MULTI-TAREAS VS EQUIPOS DEDICADOS

Multi-tareas No hay priorización Retrasos crónicos “Hace todo como puedas”

Equipos dedicados Priorización de actividades Reservas para contingencias “Listado de proyectos prioritarios”

Lecciones aprendidas

Calidad de vidaAlto desgaste

Proyectos prioritariosMulti-tareas

Planificación de reservasBurocracia y esperas

Recursos críticosRuta crítica

Gestión de riesgosAlto riesgo

Procesos estándaresM.D.O. tradicional

Reuniones eficientesReunionitis

LEAN PROJECTGESTION TRADICIONAL

Eficiencia / Flujo de valorDesperdicios

¿PREGUNTAS?

Disfruten de los proyectos que hagan...

y hagan aquellos proyectos que disfruten!

GRACIAS POR

SU ATENCIÓN

Pablo Lledó

Pablo Lledó / MasConsulting SA

Tel: +54 261 4200511

pablolledo@masconsulting.com.ar

www.pablolledo.com

Libros:

Director profesional de Proyectos (2011)

Gestión de Proyectos (2007)

Administración Lean de Proyectos (2006)

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