1 Visión Estratégica Gobierno Electrónico en Perú: Caso de Éxito Héctor Saravia, Gerente de...
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1
Visión Estratégica
Gobierno Electrónico en Perú: Caso de ÉxitoHéctor Saravia,
Gerente de Proyectos
Soluciones de Negocios
2
CONASEVAhora SMV
Educación y Difusión
Supervisión Regulación
MERCADO DE VALORES
Antecedentes
3
Acciones
Bonos Corporativos
Instrumentos de corto plazo
Certificados de Fondos
Mutuos
Certificados de Fondos de
Inversión
Titulización de Activos
SMV: Marco de acción
4
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
2001 2002 2003 2004 2005 2006 23-nov-07
EmisorEmisor
Mil
lon
es U
S$
13671218
1759
20602086
3084
3436
SMV: Incremento de empresas del MV
5
Sistema de GestiónDocumental
Workflow Adm. de Imágenes
DocDigital
ExpedienteElectrónico
UsuariosInternos
DocDigital
ExpedienteElectrónico
Proceso de GrabaciónMicroformas Digitales
MicroformasDigitales
Exp
edie
nte
Ele
ctró
nico
Com
plet
o
DocDigital
Control de Calidad y Fedatación
SGD contiene:Sistema de Intermediación DigitalBPM (Workflow)Línea producción de Microformas
SGD 2007 Trámite Documentario
Digitalización
Control de Calidad y Supervisión
Recepción e Indización
DocumentosFísicos
Doc.DigitalExpediente
Electrónico
InternetSeguro
MVNet
UsuariosMVNet
Bitácora
DomicilioElectrónico
6
SMV: Situación al 2000
7
Congestión área recepción en periodos críticos (Información Estacional)
H/H dedicados a manipulación de papel, digitalización – prob. Eficiencia
Inseguridad de documentos (infidencia) Alto costo de envío de información para los
supervisados y para CONASEV Horario de atención Duplicidad de envío a BVL y CONASEV Problemas de espacio en Archivo Central
SMV: Problemas presentados
8
Generación de documentos sin criterio uniforme (porqué, para qué y cuándo hacer un memo?)
Numeración correlativa de documentos independiente por cada área, controlado por secretarias (codificación de número engorroso, imposible administrar)
Imposibilidad de ubicación real de documentos de expedientes
Impresión y copias de documentos sin control Poco conocimiento de normas del Archivo General
de la Nación Falta énfasis en procesos desde el punto de
vista sistémico
SMV: Más problemas…
9
(2002) Necesidad de solución integral para Adm. Documentos e información Generación (Externa e Interna) Seguimiento (ciclo documental) Almacenamiento o Archivo final
Cambios tecnológicos: énfasis en minimizar el uso de soportes físicos y automatización de procesos
Cambios Jurídicos: Elaborar Normas y Directivas para dar valor legal a la solución tecnológica (interna y externa)
Redefinición de Administración de Información
10
Solución basada en Internet y PKI Supervisadas enviarán documentos y
recibirán notificaciones firmados digitalmente (con cargo electrónico)
CONASEV a través de sus sistemas validará e integrará los documentos a sus sistemas WF y de supervisión
Personal de CONASEV debe contar con Certificados Digitales, igual para personas de empresas supervisadas
Premisas Tecnológicas
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Legislación Peruana regula de forma integral el uso de nuevas tecnologías Ley de Certificados y Firmas Digitales (Ley 27629) y
su Reglamento El Decreto Legislativo Nº 681 y su Reglamento
(Documentos Electrónicos y su Archivo Digital) Código Civil - sobre Manifestación de Voluntad por
Medios Electrónicos (Los Artículos 141º, 141-A y 1374º)
Principio de Equivalencia Funcional: otorgar a la tecnología el mismo tratamiento legal que el de las figuras tradicionales (Medio Físico == Medio Electrónico)
Premisas Jurídicas (1)
12
Entidades Supervisadas: Aspecto crítico es el sello físico en el cargo de recepción, resuelto por MVNet con el Cargo Electrónico, el cual incluye el sello electrónico de tiempo y su disponibilidad permanente a través de la bitácora MVNet.
CONASEV: Aspectos críticos son los del Domicilio Electrónico, problema resuelto por MVNet a través de la concordancia de las normas comunes del Código Civil, Ley General de Sociedades y LPAG con normas informáticas.
Los documentos intercambiados vía MVNet producen plenos efectos legales, encontrándose en capacidad de acreditar cualquier hecho ocurrido y producir la necesaria certeza ante los jueces respecto de los hechos controvertidos.
Carga de Prueba la tiene CONASEV
Premisas Jurídicas (2)
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ServidorWEB
Web AAC
Autoridad de Certificación: como parte NEUTRAL
devuelve fecha y hora del evento
Domicilio Electrónico
Bitácora
Sistema de Gestión de documentos (Workflow)
y sistemas de supervisión
Documento Firmado digitalmente
Cargo ElectrónicoFirmado digitalmente
Ventanilla Única(BVL-CAVALI)
Hechos ImportanciaEEFF
Intermediación Digital (MVNet – 2003)
14
15
16
EndGeneracion
Anular
Firmas Masivas (Fuera del Workflow)
Se reenvia al responsable,luego de corregir lo necesario.
Subflujo de Oficio (Genérico).BCTS - CONASEVMayo 2005
Dependiendo del área:a. NO Autónoma: Paso por el Representante Legal, Jefe y Gerente.b. Autónoma: Igual al anterior, pero sin la participaciónnecesaria del Gerente (esto lo decide el Jefe).
Responsable Control FirmasNumerar
Revision Jefe
FirmarSólo si no es MVNet.Opción Masiva de Registro.
Revision Abogado
Analista que solicitóla generación del OficioRevision Legal Corregir
Revision Gerente Remitir
Gestión Documental + BPM
End
Creacion
Area Autónoma
Revision Secretario
Subflujo de Proyecto de Sanción.BCTS - CONASEVMayo 2005
Firmar ResolucionSólo si no es MVNet.Opción Masiva de Registro.
Remitir ResolucionNumerar ResolucionGenera ResolucionAprobar y Firmar GG
Aprobar Informe GerenteAprobar Informe (Jefe y Legal)
Reasignacion LegalReasignacion Tecnico
Asignar Legal
Generar InformeAsignar Tecnico
Secretario de Tribunal
Secretaria de Tribunal
La Secretaria de Tribunal puede (en el paso Genera Resolución):1. Crear MovExp de CI para pedir más datos a la GG.2. Crear un Oficio. Esto luego puede generar regularización.3. Digitaliza la resolución. Esta no se firma por los tribunos. En los siguientes pasos se numera y envia.Agrega los datos de la Sesión de Tribunal.
Oficio Tribunal
Control FirmasFirmar InformeNumerar Informe
Area NO Autónoma
Comunicacion Interna (Info)
Tribunal (Fuera del Workflow)
Memo Gerencia General
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PC User
ServidorWEB
Bitácora
Domicilio Electrónico
Sistema de Gestión de documentos (Workflow)
y sistemas de supervisión
PC User
PC User
PC User
ExpedienteInterno
Expediente
Notificaciones Electrónicas
FirmadasDigitalmente
Gestión Documental Virtual (2005)
18
19
20
21
22
23
24
SGDV
InternetSeguro
Proceso de GrabaciónMicroformas Digitales
Trámite Documentario
Sistema de GestiónDocumental
MVNet
Digitalización
Control de Calidad y Supervisión
Recepción e Indización
Workflow Adm. de Imágenes
UsuariosMVNet
Bitácora
DomicilioElectrónico
DocumentosFísicos
Doc.Digital
DocDigital
ExpedienteElectrónico
ExpedienteElectrónico
UsuariosInternos
DocDigital
ExpedienteElectrónico
MicroformasDigitales
Expe
diente
Electr
ónico
Comp
leto
DocDigital
Control de Calidad y Fedatación
DIAGRAMA DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
25
26
27
28
29
30
31
32
33
Actualmente se recibe entre 95 y 97% de documentos por medio electrónico Empresas supervisadas con menores costos y
mejor medio para intercambiar información Cambios en funciones administrativas internas
(y ahora que no hay papel, que hacemos!!?)
Transparencia y oportunidad de la información con alto nivel de eficiencia
Seguridad y eficiencia en gestión documenttal Ventanilla Virtual ‘atiende’ 24h x 365d CONASEV ha ingresado con éxito a la
Administración digital de Documentos
Resultados a 2008
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Tecnológicos: solucionables Tiempo respuesta / ancho de banda Archivos voluminosos Pago electrónico
Legales: Solucionables Personas autorizadas a firmar Contenido voluminoso
Cultural: Difícil de superar > Constancia y perseverancia
Soluciones a problemas pasan por la necesidad de CAPACITACIÓN (interna - externa) y por establecer Contingencia para todo tipo de proceso
Problemas Presentados
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Rediseño de procesos Estructurar información de supervisión * Redefinir esquema de supervisión Triangulación otras entidades del Estado Contribuir con eGob más agresivo
Necesidades internas Minimizar “brecha digital” Profundizar Gestión Documental Virtual Base de conocimiento digital XBRL
Mejora Continua
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Piensa en grande, comienza pequeño pero escala rápido (consiga apoyo de Alta Dirección). Busque experiencias en Gobierno electrónico
Iniciar con procesos internos Definir procesos críticos (de negocio y administrativos) Eliminar actividades que no tengan valor agregado Si puede, use consultoría de especializados
Trabaje parte normativa Normas externas Directivas para trabajadores
CAPACITE de manera intensiva, sobretodo a personal de Tecnología; pierda el miedo al PKI
Cómo empezar
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Busque un proyecto para aplicarlo internamente en área comprometida con el cambio
Eje Tecnológico - Componentes básicos BPM - Workflow EMC – Administrador de contenidos (documentos) PKI – Certificados y firmas digitales
Eje Normativo Norma materia del Proceso Ley Procedimientos Administrativos Directiva Interna
Eje Cultural Capacitación en temas tecnológicos y normativos Prepararse para contingencias; ojo que una vez iniciado el
retorno es muy difícil.
Cómo Seguir
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Replique experiencia a otros procesos Inicie el Sistema de Intercambio de Documentos
Definir procesos a ser contemplados Elaborar normas externas Capacite a sus supervisados
Capture el Archivo Central Considérelo una base de conocimiento, lea sus normas. Ordénelo, elimine lo que no es conocimiento Haga microformas y elimine el papel físico
Piense siempre en las contingencias para cada proceso y prepárese para superar problemas. En este punto ya no hay regreso; se inicia una nueva etapa: Rediseño de procesos (con más conocimiento tecnológico y normativo)
Cómo establecerlo
39
Gracias!
www.gmd.com.pe
Hector Saravia MartinezGerente de proyectos de Soluciones de Negocios
[email protected]: 213-6300C:976449143