1. Ingreso de Personal Administrativo

7/29/2019 1. Ingreso de Personal Administrativo

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0.1Manual de Procedimientos

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Junio de 2008Ttulo:

INGRESO DE PERSONAL ADMINISTRATIVOElaborado por:

Oficina de Planeacin y DesarrolloInstitucional

-rea de Calidad y Mejoramiento-

Revisado por:

Jefe Seccin de Relaciones Laborales

Aprobado por:

Jefe Divisin de Recursos Humanos

DEFINITIVO FAVOR ELIMINAR UNA VEZ RECIBA UNA NUEVA VERSIN DEL MANUAL

TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO 3

2 ALCANCE 3

3 DEFINICIONES 3

3.1 Concurso Externo 3

3.2 Concurso Interno 3

3.3 Empleado Pblico Administrativo 3

3.4 Personal a Termino Fijo 3

3.5 Provisional 3

3.6 Supernumerario 4

3.7 Trabajador Oficial 4

3.8 Vinculacin 4

4 POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4

4.1 Normatividad, Polticas y Condiciones Generales 44.2 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Seleccin dePersonal Administrativo 4

4.3 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Vinculacin deEmpleados Pblicos Administrativo 5

4.4 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Vinculacin deTrabajadores Oficiales 5


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INGRESO DE PERSONAL ADMINISTRATIVO


4.5 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Seleccin yVinculacin de Funcionarios de Libre Nombramiento y Remocin 5

4.6 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Seleccin yVinculacin de Supernumerarios y Provisionales 5

4.7 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Seleccin yVinculacin de Personal a Trmino Fijo 6

4.8 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Carnetizacin dePersonal 6

5 DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL 6

6 PROCEDIMIENTOS 7

6.1 Seleccin de Personal Administrativo 7

6.2 Vinculacin de Empleados Pblicos Administrativos 11

6.3 Vinculacin de Trabajadores Oficiales 15

6.4 Seleccin y Vinculacin de Funcionarios de Libre Nombramiento yRemocin 17

6.5 Seleccin y Vinculacin de Supernumerarios y Provisionales 18

6.6 Seleccin y Vinculacin de Personal a Trmino Fijo 19

6.7 Carnetizacin de Personal 21

7 PROCESOS RELACIONADOS 23

8 FORMATOS 23

9 ANEXOS 23

9.1 Formularios de Seguridad Social 23


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1 OBJETIVODescribir los procedimientos que detallan las actividades que deben realizarse para elingreso de personal Administrativo: Empleado Pblico o Trabajador Oficial.

2 ALCANCEEl manual contiene desde las Actividades de Convocatorias, hasta su carnetizacinque lo identifica como funcionario de la Universidad.

3 DEFINICIONES

3.1 Concurso ExternoSe realiza cuando las vacantes no son provistas mediante Concurso Interno.

3.2 Concurso de AscensoSe realiza cuando las vacantes no son provistas mediante Traslado. Pueden participarfuncionarios de todas las dependencias de la Universidad, siempre y cuando cumplancon los requisitos mnimos exigidos y laboren en un cargo de menor nivel.

3.3 Empleado Pblico AdministrativoSon empleados pblicos quienes sean vinculados por la Universidad a travs de unarelacin legal reglamentaria.

3.4 Personal a Termino FijoEs aquel que tiene un lmite en el tiempo. Las partes determinan exactamente la fechaen que ha de terminarse el contrato.

3.5 Provisional

Se aplica cuando no es posible proveer de manera definitiva un cargo con empleadosque renan los requisitos mnimos para su desempeo, o que sea necesario hacer unaseleccin mediante el sistema de mritos y que no pueda efectuarse el concursocorrespondiente.

La duracin de un nombramiento provisional no podr exceder de cuatro (4) meses,circunstancia esta que deber consignarse en el acto administrativo correspondiente


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3.6 SupernumerarioEl personal supernumerario se desempea en actividades temporales en cargos deEmpleados Administrativos por motivo de permisos sindicales permanentes, vacanciatransitoria producida por licencias, incapacidades y comisiones y para desarrollaractividades de carcter netamente transitorio.

Su vinculacin se efectuar hasta por un mximo de tres meses y no tendrn el carcter

de empleados pblicos, ni de trabajadores oficiales.3.7 Trabajador OficialSon trabajadores oficiales aquellas personas que sean vinculadas a la Universidad poruna relacin de carcter contractual laboral, as prevista por la normatividad interna dela Universidad.

Los trabajadores oficiales se regirn por lo previsto en el respectivo contrato, laConvencin Colectiva de Trabajo vigente y el reglamento interno de trabajo.

3.8 Vinculacin

Proceso para el trmite de documentos, revisin de antecedentes y afiliacionesrequeridas para la inclusin en planta de un nuevo funcionario, as como la metodologapara que reciba la induccin institucional y en el puesto de trabajo.

4 POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES

4.1 Normatividad, Polticas y Condiciones Generales

Acuerdo No. 004 de 1984, del Consejo Superior "Por el cual se expide el Estatutode Personal Administrativo "

Convencin Colectiva

4.2 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Seleccin dePersonal Administrativo Decreto Ley 1042 de 1978. Artculo 83. "Para suplir las vacantes temporales de losempleados pblicos, podr vincularse personal supernumerario". Resolucin No. 010. Febrero 13 del 2004. Del Consejo Superior. " Por la cual seotorga una autorizacin" para suplir las vacantes temporales de los empleados pblicoscon personal supernumerario y Trabajadores Oficiales.


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4.3 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Vinculacin deEmpleados Pblicos Administrativo

En las vinculaciones definitivas, si el candidato nombrado no acepta su vinculacin sedebe llamar al siguiente en la lista de elegibles para el cargo que se va a proveer.

Aquel candidato que no acepte su vinculacin, debe expresarlo por medio de una carta,la cual quedar como constancia de la decisin tomada por el mismo.

Cuando el candidato seleccionado no pasa el examen de Salud Ocupacional, se lecomunica que no puede seguir con el proceso y se llama al siguiente en la lista deelegibles.

4.4 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Vinculacin deTrabajadores Oficiales

En caso de que el candidato seleccionado no acepte la vinculacin definitiva al cargo enla Universidad, la Divisin de Recursos Humanos seleccionar a la siguiente personaen la lista de elegibles para el cargo que se va a proveer.

Aquel candidato que no acepte su vinculacin, debe expresarlo a travs de unacomunicacin escrita, la cual quedar como constancia de la decisin tomada por elmismo.

Cuando el candidato seleccionado no pasa el examen de Salud Ocupacional, laSeccin de Relaciones Laborales se encarga de comunicar a la persona, que no puedecontinuar con el proceso de vinculacin y se contacta al siguiente en la lista deelegibles.

4.5 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Seleccin yVinculacin de Funcionarios de Libre Nombramiento y Remocin

El personal de libre nombramiento y remocin pertenece a la rama de losAdministrativos, el cual integra el personal administrativo de la Universidad del Valle.

4.6 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Seleccin yVinculacin de Supernumerarios y Provisionales


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Los supernumerarios se vincularn con la asignacin correspondiente al grado 01 delcargo al cual correspondan sus funciones.

La Resolucin de Nombramiento se realiza segn la duracin del reemplazo, y por unmximo de tres (3) meses para Supernumerario.

4.7 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Seleccin yVinculacin de Personal a Trmino Fijo

Este procedimiento se desarrolla para reemplazar Trabajadores Oficiales (Aseador,Jardinero, Plomero o Electricista), por incapacidad mdica, comisin no remunerada,licencia no remunerada, licencia de maternidad y permiso sindical permanente.

Para la contratacin de trabajo a Trmino Fijo, los funcionarios se vincularn con laasignacin correspondiente al grado 01 del cargo al cual correspondan sus funciones ylas prestaciones sociales sern las establecidas en la Ley.

4.8 Normatividad, Polticas y Condiciones con Respecto a la Carnetizacin dePersonal

Para la emisin de carns de identificacin de funcionarios pblicos de la Universidaddel Valle, se debe diligenciar semanalmente la informacin requerida (datos delfuncionario), en los listados propios de la empresa contratista.

El nmero mnimo de carns que semanalmente conforman el listado de remisin, esde veinte (20).

5 DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL

(No Aplica)


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6 PROCEDIMIENTOS: Indica que se trata de una Actividad de Control.

6.1 Seleccin de Personal AdministrativoETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

A- Elaborar proyecto de convocatoria con lasiguiente informacin: tipo de convocatoria(Interna o Externa), informacin del cargo(denominacin, grado, cdigo y salario), ubicacinorgnica y jerrquica, nmero de vacantes,requisitos mnimos, funciones especficas,cronograma (lugar y fecha de inscripciones,pruebas, reclamaciones, publicacin de listadosdefinitivos), tipos de pruebas, carcter de laspruebas (clasificatorias o eliminatorias), valor delas pruebas y puntaje mnimo de aprobacin delconcurso.

Profesional deRelaciones Laborales

(Psiclogo)

Proyecto deConvocatoria (Interna

o Externa)

B- Revisar y dar Vo.Bo. al proyecto deconvocatoria.

Jefe SeccinRelaciones Laborales

Jefe DivisinRecursos Humanos.C- Revisar y dar Vo.Bo. al proyecto deconvocatoria.

VicerrectorAdministrativo

D- Aprobar la Convocatoria y devolverla alProfesional de Relaciones Laborales. Rector

E- Publicar Convocatoria, en Pgina Web de laUniversidad, Cartelera de Recursos Humanos yen Carteleras de Facultades, Institutos, Escuelasy Coordinaciones Administrativas. Cuando esconcurso externo publicar convocatoria en diariode circulacin nacional.


(Psiclogo)Jefe Seccin

Relaciones Laborales

F- Imprimir y entregar a los aspirantes el formato

de Hoja de Vida, el cual contiene un instructivo dediligenciamiento y las instrucciones parainscripcin a concursos.

Profesional deRelaciones Laborales(Psiclogo)

Formato de Hoja deVida

G- Recibir las inscripciones a la Convocatoria, enlos das estipulados y diligenciar el comprobantede inscripcin.


(Psiclogo)

Comprobante deinscripcin

1. Apertura deConcurso Interno oExterno

H- Elaborar el informe de inscripciones, quecontiene el nmero de hojas de vida recibidas porcada convocatoria.


(Psiclogo)

Informe deInscripciones


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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROSI- Repetir las actividades A a F (como ConcursoExterno), si el Concurso Interno se declaradesierto.


(Psiclogo)A- Revisar los documentos de inscripcin,confrontarlos con los requisitos de laconvocatoria, y aplicar, segn el caso el Decretode Equivalencia.


(Psiclogo)

B- Elaborar Listado de Admitidos y No Admitidos,aclarando el motivo de la no admisin.


(Psiclogo)

Listado de Admitidosy No Admitidos

C- Revisar y firmar el Listado de Admitidos y NoAdmitidos.

Jefe de RelacionesLaborales

2. Lista deAdmitidos y NoAdmitidos

D- Publicar el Listado de Admitidos y NoAdmitidos en Cartelera de Recursos Humanos yPgina Web de la Universidad.


(Psiclogo)Jefe Seccin


A- Atender los reclamos por no admisin y recibir

documentos adicionales aportados por aspirantes.Profesional de

Relaciones Laborales(Psiclogo)

B- Revisar los documentos entregados por losaspirantes.


(Psiclogo)C- Elaborar Listado definitivo de Admitidos. Profesional de


Listado definitivo deAdmitidos

D- Revisar y firmar el Listado definitivo deAdmitidos.


3. Reclamaciones

E- Publicar el Listado definitivo de Admitidos, enCartelera de Recursos Humanos y Pgina Webde la Universidad.


(Psiclogo)

Listado definitivo de

AdmitidosA- Definir la prueba de conocimiento especficapara la convocatoria.


(Psiclogo)

Prueba deConocimiento

B- Solicitar por escrito, las pruebas deconocimiento a la Dependencia respectiva, si laspruebas no existen en el banco de pruebas.


(Psiclogo)

4. Pruebas deConocimiento

C- Elaborar la prueba de conocimiento y enviarlaal Profesional de Relaciones Laborales(Psiclogo).

Jefe de Dependencia


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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROSD- Revisar la prueba de conocimiento. Profesional de


E- Establecer cronograma y reservar sala para larealizacin de las pruebas.


(Psiclogo)F- Solicitar mediante comunicacin escrita, un

veedor de Sintraunicol.

Profesional de


G- Publicar en Cartelera de Recursos Humanos yPgina Web de la Universidad, las fechas derealizacin de las pruebas.


(Psiclogo)H- Aplicar las pruebas de conocimiento. Profesional de


Prueba deConocimiento

I- Calificar las pruebas de conocimiento. Profesional deRelaciones Laborales

(Psiclogo)J- Elaborar Listas de Resultados y presentar al

Jefe de Relaciones Laborales, para revisin.Profesional de


Listas de Resultados

K- Firmar Listas de Resultados. Jefe SeccinRelaciones Laborales

L- Publicar las Listas de Resultados en Cartelerade Recursos Humanos y Pgina Web de laUniversidad.


(Psiclogo) - JefeSeccin de


A- Seleccionar las materias de pruebas a aplicar,de acuerdo al cargo.


(Psiclogo)B- Realizar las actividades E a K de la Etapa 2.Pruebas de Conocimiento.


(Psiclogo)

5. PruebasPsicotcnicas yAnlisis de

Antecedentes

C- Estudiar Hoja de Vida del candidato segn lossoportes suministrados y asignar puntajes en elformato Anlisis de Antecedentes, de acuerdo a loestablecido en la normatividad.


(Psiclogo)

Formato de Hoja deVida para Concursos

no DocenteFormato Anlisis de

Antecedentes


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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROSA- Brindar induccin a los Jefes de Dependencia,sobre la realizacin de las entrevistas, y el uso delformato de la misma.


(Psiclogo)Jefe de Dependencia

Formato deEntrevista

B- Solicitar mediante comunicacin escrita, unveedor de Sintraunicol.


(Psiclogo)

C- Realizar entrevistas. Profesional deRelaciones Laborales


D- Asignar calificaciones respectivas a lasentrevistas.



6. Entrevistas

E- Elaborar Listas de Resultados de entrevistas. Profesional deRelaciones Laborales

(Psiclogo)Listas de Resultados

A- Elaborar un informe donde se consignen en

estricto orden de mritos, los aspirantes quecumplen con los requisitos para ser elegibles(Lista de Elegibles), segn Listas de Resultadosde pruebas de conocimiento, pruebaspsicotcnicas, antecedentes y entrevistas.


(Psiclogo)Lista de Elegibles

B- Revisar y firmar Lista de Elegibles. Jefe SeccinRelaciones Laborales

C- Entregar la Lista de Elegibles y las Hojas deVida de los candidatos seleccionados, alProfesional de Relaciones Laborales, para surespectiva vinculacin.


(Psiclogo)

D- Publicar la Lista de Elegibles en Cartelera deRecursos Humanos y Pgina Web de laUniversidad.

Profesional deRelaciones Laborales(Psiclogo) ,Jefe Seccin


7. Resultados del

Concurso

E- Recopilar la informacin de cada convocatoriay archivar en sus respectivas carpetas en elarchivo de Seleccin de Personal.


(Psiclogo)


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6.2 Vinculacin de Empleados Pblicos AdministrativosETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

A- Recibir la Lista de Elegibles y las Hojas deVida de las personas seleccionadas, delProfesional de Relaciones Laborales (Psiclogo),para iniciar la vinculacin.


B- Elaborar y enviar Cartas de Comunicacin paralas personas seleccionadas, aclarando que han

sido seleccionadas; que tienen un plazo de 5das para confirmar mediante carta si aceptan elnombramiento.


C- Contestar carta de comunicacin con larespectiva decisin y entregarla personalmente enla Divisin de Recursos Humanos.

PersonaSeleccionada

D- Entregar a la persona seleccionada, eldocumento "Instructivo de Vinculaciones", anexartodos los formatos relacionados en dichodocumento, incluidos los de vinculacin aseguridad social, segn su eleccin, explicar elproceso a seguir y cual es el plazo mximo paratramitar los requisitos para el Examen de Mdicode Ingreso, de cuyo resultado depende lacontinuidad del proceso.


Instructivo deVinculaciones

1. Entrega dedocumentos parainicio del procesode vinculacin

E- Llamar al siguiente en la Lista de Elegibles yrepetir las actividades A y B de la presente Etapa,si la persona seleccionada no acepta sunombramiento.


A- Elaborar y enviar comunicacin escrita a laseccin de Salud Ocupacional, solicitandopracticar examen mdico de ingreso a laspersonas seleccionadas, indicando sus nombres ycargo al que aspiran.


B- Programar citas para el examen de SaludOcupacional.

Secretaria deSalud Ocupacional

C- Comunicar telefnicamente a cada uno de laspersonas seleccionadas la fecha y la hora delexamen de Salud Ocupacional.

Secretaria deSalud Ocupacional

2. Examen de SaludOcupacional

D- Tramitar los documentos Exmenes clnicos,Fotocopia de la historia clnica y Fotocopia deldocumento de identidad.

PersonaSeleccionada


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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROSE- Presentar el examen de Salud Ocupacional. Persona

SeleccionadaF- Elaborar y enviar a la Divisin de RecursosHumanos, Informe de Salud Ocupacionaldefiniendo si la persona seleccionada es Apta oNo Apta.

Profesional de SaludOcupacional

Informe de SaludOcupacional

G- Elaborar una comunicacin escrita a la

persona seleccionada, especificando el motivopor el cual no puede ser nombrada (si el resultadodel examen mdico de ingreso indica que es "NoApta"), solicitar firma del Jefe de Divisin deRecursos Humanos y anexar el Informe de SaludOcupacional.


H- Seleccionar al siguiente en la Lista deElegibles y repetir las Etapas 1 y 2 del presenteProcedimiento.

Profesional deRelaciones Laborales Lista de Elegibles

A- Elaborar la Imputacin Presupuestal de cadauna de las personas seleccionadas en larespectiva Dependencia y diligenciar los datos enel formato Solicitud de Registro Presupuestal para

Novedades por Fondo Comn.

Secretaria de laDependencia

Solicitud de RegistroPresupuestal

Vinculaciones -FondoComn-

B- Dar VoBo a la Imputacin Presupuestal. CoordinadorAdministrativo de la

Dependencia

3. ImputacinPresupuestal

C- Reclamar el Formato Solicitud de RegistroPresupuestal para Novedades por Fondo Comn,en la Secretara de la Dependencia.

Profesional Seccinde Relaciones

Laborales

A- Tramitar todos los documentos necesariospara el nombramiento o contratacin, segn lasindicaciones del Instructivo de Vinculaciones.

PersonaSeleccionada


B- Entregar al Profesional de RelacionesLaborales, la totalidad de documentos tramitados,despus de presentar el examen de SaludOcupacional.

PersonaSeleccionada

4. Entrega deDocumentos enRecursos Humanos

C- Revisar que todos los documentos solicitadosse encuentren correctamente diligenciados. Profesional de



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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROSD- Devolver a la persona seleccionada losformularios de Seguridad Social (EPS, Pensin,Cesantas y ARP), formatos Reporte de cuentabancaria para pago de nmina, Actualizacin Hojade Vida, Plizas de Seguro, Solicitud de Carn, yEstampillas, para presentarlos el da de laposesin o contratacin.


A- Elaborar el Proyecto de Resolucin deNombramiento, anexar el Registro Presupuestal ypresentarlos para revisin.


Resolucin

B- Dar VoBo al formato de Solicitud de RegistroPresupuestal para Novedades por Fondo Comny al Proyecto de Resolucin de Nombramiento.


Jefe DivisinRecursos Humanos

C- Firmar el formato de Solicitud de RegistroPresupuestal para Novedades por Fondo Comny al Proyecto de Resolucin de Nombramiento.


D- Entregar el Registro Presupuestal para

Novedades por Fondo Comn, a la Seccin dePresupuesto para que realicen el proceso dereserva y sea ingresado.


E- Otorgar el nmero de Reserva Presupuestal enel formato Solicitud de Registro Presupuestal paraNovedades por Fondo Comn.

Tcnico de laSeccin de

PresupuestoF- Enviar a Secretara General, el Proyecto deResolucin de Nombramiento y los documentossoporte.


G- Entregar el Formato de Solicitud de RegistroPresupuestal para Novedades por Fondo Comn,tramitado, al Tcnico de Relaciones Laborales.


H- Tramitar Resolucin de Nombramiento. Secretara GeneralI- Firmar la Resolucin Nombramiento y enviarla aRectora. Secretario General

J- Firmar la Resolucin de Nombramiento ydevolverla a Secretara General. Rector

5. Trmite deResolucin deNombramiento yRegistroPresupuestal

K- Enviar copias de la Resolucin deNombramiento a la Oficina Jurdica, a la UnidadAcadmico - Administrativa y a la Divisin deRecursos Humanos.

Secretara General


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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROSL- Comunicar a la Persona Seleccionada quetiene 5 das hbiles para notificarse de laresolucin.

Secretaria deOficina Jurdica

M- Acudir a la Oficina Jurdica para notificarse delnombramiento.

PersonaSeleccionada

Formato deNotificacin

A- Recibir de Secretara General, copia deResolucin de Nombramiento, firmada por el

Rector y el Secretario General.

Tcnico deRelaciones Laborales

B- Elaborar Acta de Posesin y comunicarse conla Persona Seleccionada para informarle quedebe presentarse a posesionarse.

Tcnico deRelaciones Laborales Acta de Posesin

C- Confirmar que la Persona Seleccionada que sepresenta, se haya notificado en la Oficina Jurdicay solicitarle que firme el Acta de Posesin (lafecha de posesin se toma como el da devinculacin e inicio de labores).


Acta de Posesin

D- Recibir de la Persona Seleccionada, losformularios de Seguridad Social (EPS, Pensin,

Cesantas y ARP), formatos Reporte de cuentabancaria para pago de nmina, Actualizacin Hojade Vida, Plizas de Seguro, Solicitud de Carn, yEstampillas.


E- Cortar el desprendible Constancia de Solicitudde Carn, verificar los datos, colocar sello derecibido en Recursos Humanos e informarlecuando debe reclamar su carn.


6. Posesin deEmpleados

Pblicos

F- Entregar al Tcnico de Nmina el formatoSolicitud de Registro Presupuestal paraNovedades por Fondo Comn, copia de laResolucin de Nombramiento y el formato

Actualizacin Hoja de Vida.


formato Solicitud deRegistro

Presupuestal paraNovedades por

Fondo Comn7. Ingreso alSistema de Pagos yArchivo de Gestin

A- Diligenciar la informacin solicitada por el SIRH(Sistema de Informacin de Recursos Humanos),segn el grupo de liquidacin, Formato Reportede Cuenta Bancaria para pago de Nmina y losdocumentos recibidos del Tcnico de RelacionesLaborales, con lo cual la Persona Vinculadaqueda ingresada en el Sistema de Pagos.

Tcnico de laSeccin de Nmina

Formato Reporte deCuenta Bancaria para

pago de Nmina


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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROSB- Seguir la Etapa 1. del Procedimiento 1.Afiliacin y Novedades a la Seguridad Social delSubproceso 5. Administracin de la SeguridadSocial.

C- Entregar el formato Solicitud de Carn, alTcnico de Relaciones Laborales encargado de lacarnetizacin del personal.


Formato Solicitud deCarn

D- Anexar a los originales del Acta de Posesin yformato Solicitud de Registro Presupuestal paraNovedades por Fondo Comn; copia deResolucin de Nombramiento, para VoBo del JefeSeccin de Relaciones Laborales y Jefe DivisinRecursos Humanos; y firma del SecretarioGeneral y Rector.


E- Archivar Acta de Posesin original paraempastarla anualmente. (Ver 1. Procedimiento deArchivos de Gestin, del subproceso 16.Administracin de Archivos de la Gestin deBienes y Servicios).


F- Entregar al Archivo de Gestin de RecursosHumanos, el original del formato Solicitud deRegistro Presupuestal para Novedades por FondoComn, la copia del Acta de Posesin y de laResolucin de Nombramiento para que seanincluidos en la Historia Laboral de la PersonaSeleccionada, con su Hoja de Vida.


6.3 Vinculacin de Trabajadores Oficiales a Trmino IndefinidoETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

A- Seguir todas las actividades de las Etapas 1 a4, del Procedimiento Vinculacin de EmpleadosAdministrativos.

B- Dar VoBo al Formato de Solicitud de RegistroPresupuestal por Novedades por Fondo Comn Jefe Divisin de

Recursos Humanos

Solicitud de RegistroPresupuestal

Vinculaciones -FondoComn-

1. Trmite deRegistroPresupuestal

C- Aprobar el Formato de Solicitud de RegistroPresupuestal por Novedades por Fondo Comn



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Fecha de Emisin:

Junio de 2008Ttulo:



ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROSD- Entregar el Registro Presupuestal porNovedades por Fondo Comn, a la Seccin dePresupuesto para que realicen el proceso dereserva y sea ingresado.


E- Otorgar el nmero de Reserva Presupuestal enel formato Solicitud de Registro Presupuestal paraNovedades por Fondo Comn.

Tcnico de laSeccin de

Presupuesto

A- Elaborar el contrato de trabajo. Profesional deRelaciones Laborales

Contrato de trabajo

B- Enviar el Contrato, los resultados de laConvocatoria y los documentos soporteentregados por la Persona Seleccionada, pararevisin de la Oficina Jurdica.


C- Revisar los documentos recibidos y enviar aRectora.

Profesional OficinaJurdica

D- Firmar el Contrato y enviarlo a RecursosHumanos. Rector

E- Comunicar a la persona seleccionada que

debe acercarse a Recursos Humanos paraentregar documentos y firmar el contrato.


F- Recibir de la Persona Seleccionada, losformularios de Seguridad Social (EPS, Pensin,Cesantas y ARP), formatos para Reportar cuentabancaria para pago de nmina, para ActualizacinHoja de Vida, Plizas de Seguro, para Solicitudde Carn y estampillas.


Formularios deSeguridad Social

G- Cortar el desprendible Constancia de Solicitudde Carn, verificar los datos, colocar sello derecibido en Recursos Humanos e informarle

cuando debe reclamar su carn.


Formato Solicitud deCarn

H- Firmar el contrato de trabajo en la Divisin deRecursos Humanos.

PersonaSeleccionada

2. Trmite deContratacin

I- Entregar al Tcnico de Nmina el formatoSolicitud de Registro Presupuestal paraNovedades por Fondo Comn, copia de Contratoy el formato Actualizacin Hoja de Vida.


FormatoActualizacin Hoja de

Vida

3. Ingreso alSistema de Pagos yArchivo de Gestin

A- Seguir las Actividades A a H de la Etapa 7.Ingreso al Sistema de Pagos y Archivo deGestin.

Tcnico de NminaFormato Reporte de

Cuenta Bancaria parapago de Nmina


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Fecha de Emisin:

Junio de 2008Ttulo:



ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROSB- Enviar copia del Contrato y de los formulariosde Seguridad Social al Archivo de Gestin deRecursos Humanos, para que sean incluidos en laHistoria Laboral de la Persona Seleccionada. (Ver1. Procedimiento de Archivos de Gestin, delManual de Administracin de Archivos).


6.4 Seleccin y Vinculacin de Funcionarios de Libre Nombramiento yRemocin

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROSA- Verificar si existe la vacante en la planta decargos. Profesional de


B- Solicitar el perfil a la Dependencia del cargo.Profesional de


C- Enviar las Hojas de Vida del personal quecumplan con el perfil a la Dependencia solicitante. Profesional y

Psiclogo deRelaciones Laborales

D- Estudiar las Hojas de Vidas y criterios. Jefe de laDependencia

E- Realizar la preseleccin de las Hojas de Vidapara la entrevista.

Jefe de laDependencia

F- Programar las entrevistas con el candidato.Psiclogo de


G- Llevar a cabo las entrevistas. Realizar lospasos de la Etapa 6. Entrevistas, delprocedimiento 1. Seleccin de PersonalAdministrativo, del subproceso Ingreso dePersonal Administrativos.

Profesional deSeccin de

Relaciones Laborales(Psiclogo),

Jefe de Dependencia

Formato deEntrevista

1. Proceso deSeleccin

H- Seleccionar la persona de acuerdo con elpuntaje obtenido en la entrevista realizada.

Jefe de laDependencia

2. Proceso deVinculacin

A- Informar al candidato, mediante comunicacinescrita, que ha sido seleccionado para queinforme su aceptacin.



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Junio de 2008Ttulo:



ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROSB-Entregar los documentos y requisitos para lavinculacin.


C- Realizar los pasos de la Etapa 4, 5, 6 y 7 delprocedimiento 2. Vinculacin de EmpleadosAdministrativos, del subproceso Ingreso dePersonal Administrativo.


6.5 Seleccin y Vinculacin de Supernumerarios y ProvisionalesETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

A- Recibir de la Dependencia, la solicitud pararealizar reemplazo, indicando el motivo.

Profesional y/oPsiclogo de

Relaciones LaboralesB- Estudiar las Hojas de Vida y seleccionar lasquecumplan con el perfil y especificaciones del cargo;y enviarlas a la Dependencia.


(Psiclogo)

C- Revisar las Hojas de Vida, seleccionar a lapersona e informar a la Divisin de RecursosHumanos.

Jefe de Dependencia

D- Solicitar a la persona seleccionada losdocumentos que acreditan su Hoja de Vida(estudios, capacitaciones, experiencia, etc.), encaso que no los tenga certificados previamente.



E- Recibir de la persona seleccionada, losdocumentos que acreditan su Hoja de Vida.


Relaciones LaboralesF- Revisar que los documentos aportadosdemuestren el cumplimiento de los requisitosespecificados en el Manual de Funciones.

Profesional de


1. Seleccin yVinculacin

G- Informar al Jefe de la Dependencia solicitante,y a la persona seleccionada, que no contina elproceso, en caso que no cumpla con losrequisitos especificados en el Manual deFunciones; y volver a la Actividad B de lapresente Etapa.



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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROSH- Informar a la persona seleccionada que debeiniciar el proceso de vinculacin, en caso quecumpla con los requisitos del Manual deFunciones.


Manual de Funciones

I- Entregar a la persona seleccionada, eldocumento "Instructivo de Vinculaciones", anexartodos los formatos relacionados en dicho

documento, incluidos los de vinculacin aseguridad social, segn su eleccin, explicar elproceso a seguir y cual es el plazo mximo paratramitar los requisitos para el Examen de Mdicode Ingreso, de cuyo resultado depende lacontinuidad del proceso.



J- Realizar las Actividades A a G de la Etapa 2.Examen de Salud Ocupacional, del Procedimiento2. Vinculacin de Empleados Administrativos.

K- Realizar los pasos de la Etapa 4, 5, 6 y 7 delprocedimiento 2. Vinculacin de Empleados

Administrativos, del subproceso Ingreso dePersonal Administrativo. Profesional deRelaciones Laborales

6.6 Seleccin y Vinculacin de Personal a Trmino FijoETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

A- Realizar las Actividades A a J de la Etapa 1.Seleccin y Vinculacin, del Procedimiento 5.Seleccin y Vinculacin de Supernumerarios yProvisionales, del subproceso 1. Ingreso dePersonal Administrativo.

B- Diligenciar la Solicitud de Contrato de Trabajoa Trmino Fijo, anexar los documentos soporte yenviarlos al Profesional de Relaciones Laborales.

Jefe de DependenciaSolicitud de Contratode Trabajo a Trmino

Fijo

C- Enviar la solicitud de contrato al Tcnico de laseccin de Nmina para su revisin.


1. Seleccin yVinculacin

D- Revisar que la liquidacin del contrato seacorrecta y mandar la documentacin a la Divisinde Recursos Humanos. Tcnico de Nmina


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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROSE- Recibir la liquidacin aprobada de la DivisinFinanciera y enviar al Jefe de RelacionesLaborales y al Vicerrector Administrativo paradarle el VoBo una vez se haya revisado.


F- Revisar y firmar la Solicitud de Contrato deTrabajo a Trmino Fijo.

Jefe Seccin deRelacionesLaborales,Vicerrector

AdministrativoG- Llevar la Solicitud de Contrato de Trabajo aTrmino Fijo, a la Seccin de Presupuesto, parala tramitacin de la reserva presupuestal.


H- Entregar la Solicitud de Contrato de Trabajo aTrmino Fijo junto con los documentos soportes,a la Oficina Jurdica, para elaborar el contrato detrabajo.


I- Elaborar el Contrato a Trmino Fijo y enviar aSecretara General para su aprobacin.

Profesional OficinaJurdica

J- Informar a la persona seleccionada que debe

dirigirse a la Oficina Jurdica para firmar elContrato de Trabajo a Trmino Fijo.

Secretaria OficinaJurdica

K- Firmar el Contrato a Trmino Fijo. PersonaSeleccionada

L- Revisar y firmar el Contrato a Trmino Fijo. Rector

M- Ingresar a la base de datos, el nuevo contratode trabajo.

Secretaria OficinaJurdica

N- Pasar los documentos de Seguridad Social, alTcnico de Relaciones Laborales.


O- Informar sobre la nueva vinculacin, al Tcnicode Seguridad Social.


P- Recibir de la Oficina Jurdica, el Contrato aTrmino Fijo. Tcnico de Nmina

Q- Ingresar al SIRH (Sistema de Informacin deRecursos Humanos), el Contrato a Trmino Fijo. Tcnico de Nmina


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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROSR- Enviar copia del Contrato y de los formulariosde Seguridad Social al Archivo de Gestin deRecursos Humanos, para que sean incluidos en laHistoria Laboral de la persona seleccionada. (Ver1. Procedimiento de Archivos de Gestin, delsubproceso 16. Administracin de Archivos de laGestin de Bienes y Servicios).


S- Realizar los pasos de la Etapa 4, 5, 6 y 7 delprocedimiento 2. Vinculacin de EmpleadosAdministrativos, del subproceso Ingreso dePersonal Administrativos.


6.7 Carnetizacin de PersonalETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

A- A- Solicitar el carn con el formato Solicitud deCarn, en la Divisin de Recursos Humanos Funcionario Formato Solicitud deCarnB- Verificar que la foto cumpla con los requisitosexigidos (tamao y fondo), el estamento delfuncionario (Nombrado - Contratista) y la fecha determinacin del contrato de trabajo.


C- Emitir semanalmente, listados (propios de laempresa contratista), con la informacin de loscarns a producir.


Listados de EmpresaContratista

D- Producir los carn requeridos por laUniversidad del Valle. Empresa Contratista

E- Recibir de la empresa contratista los carn,

verificando cantidad y datos de cada uno, segnla orden de remisin.

Tcnico de RecursosHumanos Orden de RemisinEmpresa Contratista

F- Firmar la Factura, indicando si se recibeconforme o si se presentaron anomalas. En casode que se presente el ltimo caso, pasar a laEtapa 2. Duplicado por error.

Tcnico de RecursosHumanos Factura

1. Carnetizacin deun NuevoFuncionario

G- Entregar la Factura a la Secretaria de laJefatura de Recursos Humanos.

Tcnico de RecursosHumanos


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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROSH- Elaborar cumplido y pasarlo, con la Factura,para firma del Jefe de Recursos Humanos.

Secretaria de laJefatura de DivisinRecursos Humanos

CumplidoFactura

I- Firmar el cumplido y enviarlo con la Factura aVicerrectora Administrativa para el trmite depago, segn contrato elaborado por la Seccin deCompras y Administracin de Bienes.

Jefe Divisin deRecursos Humanos

J- Diligenciar Constancia de Solicitud de Carnen el momento de la entrega del carn deidentificacin laboral.

Funcionario Pblico Constancia Entregade Carn

K- Entregar Carn, Porta carn y Cintarespectivas al funcionario pblico.


L- Verificar la informacin y entregar ConstanciaEntrega de Carn, al Tcnico de RelacionesLaborales para archivar en la Historia Laboral delFuncionario. (Ver 1. Procedimiento de Archivos deGestin, del subproceso 16. Administracin de

Archivos de la Gestin de Bienes y Servicios).


A- Informar al Tcnico de Relaciones Laborales,todo tipo de anomala detectada en el carn. Tcnico de Recursos

Humanos

B- Verificar la informacin y determinar elresponsable del error (Universidad o EmpresaContratista).


C- Incluir la informacin de los carns a repetir, enlos listados de la siguiente entrega, y volver a laactividad C de la Etapa 1. Carnetizacin de unnuevo funcionario.


Listados de EmpresaContratista

2. Duplicado porError

D- Informar al Jefe de Relaciones Laborales, la

cantidad de carns a repetir, si el responsable fuela Universidad, o a la Empresa Contratista, si stafue quien cometi el error, para tener en cuentaen el momento de generar facturacin.


A- Informar a la Recepcionista de RecursosHumanos, el problema presentado con el carn, yentregar el denuncio correspondiente.

Funcionario Denuncio3. Duplicado porDeterioro, Prdida oHurto

B- Entregar al funcionario, el formato Solicitud deCarn.



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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROSC- Diligenciar el formato Solicitud de Carn yentregarlo a la Recepcionista de RecursosHumanos.

Funcionario Solicitud de Carn

D- Entregar al Tcnico de Relaciones Laborales,el formato Solicitud de Carn, diligenciado.


E- Realizar las actividades B a L de la Etapa 1.Carnetizacin de un nuevo funcionario. Tcnico de

Relaciones LaboralesA- Solicitar renovacin del carn, al Tcnico deRelaciones Laborales. Funcionario

B- Verificar la fecha de trmino de la vinculacin. Tcnico de


4. Renovacin deCarn

C- Colocar Vieta de Vencimiento sobre laantigua fecha de validez, y devolver al solicitante. Tcnico de


7 PROCESOS RELACIONADOS Proceso Financiero Subproceso de Contratacin

8 FORMATOS

Formato de Hoja de Vida para Concursos Administrativos Formato Anlisis de Antecedentes Solicitud de Registro Presupuestal Vinculaciones -Fondo Comn-

Formato Actualizacin Hoja de Vida Formato Reporte de Cuenta Bancaria para pago de Nmina Formato Solicitud de Carn

9 ANEXOS

9.1 Formularios de Seguridad Social


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CONTROL DE CAMBIOS

NMERO DESCRIPCIN FECHA

0.1 Versin Inicial del Manual Jun - 2008

1. Ingreso de Personal Administrativo

Documents

Transcript of 1. Ingreso de Personal Administrativo