01 Gestión de La Integración

Expositor: Julio Garayar, PMP

GESTIÓN DE LA

INTEGRACIÓN

Agenda

• Introducción

• Desarrollar el acta de constitución del proyecto.

• Desarrollar el plan de gestión del proyecto.

• Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto.

• Monitorear y controlar la ejecución del proyecto.

• Control Integrado de Cambios.

• Cerrar el proyecto o fase.

2

Introducción a la Gestión

de la Integración

3

Inversión

Ingresos

Investigació

n Implementación

(Desarrollo)

Intr

oducció

n

al m

erc

ado

Cre

cim

iento Madurez Deterioro

Muert

e

Conceptual

Definición

Construcción

Pruebas y pase

O p e r a c i ó n

Ciclo de

Vida del

Producto

Ciclo de

Vida del

Proyecto

Ciclo de Vida del Producto vs Ciclo de Vida del

Proyecto

4

INICIO INTERMEDIO FIN

Upgrade

Entregables del

producto

Entregables de

la gestión del

proyecto

Fases del Ciclo

de Vida del

proyecto

Ciclo de

vida del

producto

Producto

Plan de

negocio

IDE

A

Producto

Op

era

ció

n

Reti

ro

Acta

Enunciado del

Alcance

Plan del

Proyecto

EDT

Informes

de Estado

Ciclo de Vida del Producto vs Ciclo de Vida del

Proyecto

Cronograma

Presupuest

o

Resultado

s de

pruebas

Actas

aceptació

n

Llantas

Palanca

5

- Identificados: Conocer cuales son los procesos de gerencia.

- Definidos: Como va a ser cada uno de los proyectos.

- Combinados: Como se van a relacionar varios procesos durante el desarrollo del proyecto, tanto cronológica como conceptualmente.

- Unificados: No pueden haber incoherencias entre varios procesos, y si se presentan, debe saberse una jerarquía de valores para actuar en su unificación.

- Coordinados: Deben pertenecer todos a un mismo sistema.

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Gestión de la Integración del Proyecto

Gestíón del

Alcance

Gestíón del

Tiempo

Gestíón del

Costo

Gestíón de

la calidad

Gestíón de

RRHH

Gestíón de

Comunicación

Gestíón del

Riesgo

Gestión de las

Adquisiciones

GESTIONAR

EL PROYECTO

PARA

PRODUCIR

ENTREGABLES

PROYECTO

EXITOSO

- PRODUCTOS

ENTREGABLES

RESULTADO DE

ELABORACION

- ACTIVOS DE

LOS PROCESOS

RESULTADO DE

LA GESTIÓN

Áreas Centrales: Objetivos o Restricciones.

Áreas Facilitadoras :Interactivo y Adaptable

Gestión de los

Interesados

Integración de la Gerencia de Proyectos a través

del Ciclo de vida del Proyecto para lograr la

Satisfacción de los interesados del proyecto.

7

Gestión de la Integración del Proyecto

8

4.1 Desarrollar el Acta de

Constitución del Proyecto

9

Desarrollar el Acta de Constitución del

Proyecto

Autorización formal del Proyecto de parte de alguna organización

ejecutora para empezar el proyecto.

- Las organizaciones ejecutoras nombran un patrocinador del proyecto.

- Los proyectos obedecen a un objetivo.

- Objetivo a los que obedece un proyecto:

Demanda de mercado.

Necesidad de negocio.

Solicitud de un cliente

Avance Técnologico

Requerimiento legal.

Impacto ecológico

Necesidad social. 10

Desarrollar el Acta de Constitución del

Proyecto

Ejemplos de Objetivos concretos

- Demanda del mercado.

eg. La necesidad de tener un producto que responda a las necesidades actuales de los clientes.

- Necesidad de Negocio

eg. La expansión de una empresa ha experimentado un crecimiento exponencial y necesita migrar sus sistemas actuales hacia sistemas mas robustos y confiables.

- Solicitud de un clientes

eg. La convocatoria para exploración petrolera de parte del Estado Peruano a empresas del rubro.

- Requerimiento Legal

eg. La implementación de un proyecto en una entidad bancaria por la inclusión del ITF.

11

4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Entradas

.1 Enunciado del trabajo del

proyecto

.2 Caso del Negocio

.3 Acuerdos

.4 Factores Ambientales de la

Empresa

.5 Activos de los procesos de

la Organización

Técnicas y

Herramientas

.1 Juicio de Expertos

.2. Talleres Facilitados

Salidas

.1 Acta de Constitución

del proyecto

4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.- Consiste en desarrollar un

documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documentar los requisitos

iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.

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Entradas

Acuerdos

- En caso el proyecto sea respuesta a una convocatoria del cliente

externo. eg. contratos

Enunciado del trabajo a realizar (SOW)

- Necesidad del negocio

- Descripción del alcance del producto

- Requerimientos y características del producto o servicio a crear.

- El nivel de detalle lo define la necesidad de planificación posterior.

- Plan Estratégico.

Caso de Negocio

- Determina si el proyecto vale o no la inversión requerida ( análisis

costo-beneficio)

4.1 Desarrollar el acta de constitución del proyecto

13

Entradas Factores Ambientales

- Factores Culturales

- Cultura organizacional

- Normas gubernamentales o industriales

- Tolerancia al riesgo de los interesados.

- Factores Creados

- Infraestructura ( capacidad instalada): Técnica y Humana.

- Sistema de Autoridad.

- Factores de información

- Sistema de Administración de Personal.

- Condiciones del mercado.

- Sistema de Información de Gerencia de Proyectos.

- Base de datos comerciales.


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Entradas

Activos de los Procesos de la organización

Procesos y procedimientos de la organización

-Políticas y Normas

Guías, instrucciones de trabajo, criterios de evaluación de propuestas y

criterios de medición del rendimiento estándares.

-Plantillas (WBS,RBS,Cronogramas).

-Requerimientos de comunicación de la organización.

-Requerimientos de cierre de proyectos.

-Procedimientos

-Control financiero

Gestión de problemas y defectos.

Control de cambios.

Control de riesgos.

Aprobación y emisión de autorizaciones de trabajo.


15

Entradas


Base de conocimientos corporativo de la organización.

- Base de datos de procesos y productos.

- Archivos del proyecto.

- Información histórica y lecciones aprendidas.

- Base de datos de la gestión de problemas y defectos.

- Base de datos de la gestión de la configuración.

- Base de datos financiera.


16

Herramientas y Técnicas

Juicio de Expertos

- Experiencia previa en….

- Cuando esta documentada es confiable.

- Se encuentra disponible a través de diferentes fuentes como

consultores, clientes, patrocinadores, asociaciones profesionales y

técnicas, SME, PMO,…etc


17

Talleres Facilitados

Tienen un gran uso en los procesos de gestión del proyecto y guiar el

desarrollo del acta de constitución.

Eg. tormentas de idea, resolución de conflictos, gestión de proyecto,

etc.



18

4.1 Desarrollar el Acta de Constitución

Resultados

19

4.2 Desarrollar el Plan de

Gestión del Proyecto

20

4.2 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto

• Los planes subsidiarios del plan de dirección del

proyecto requieren:

- Definición

- Integración

- Coordinación

• El plan de dirección del proyecto :

- Define como ejecutar, monitorear y controlar y cerrar el proyecto.

- Varia en función del área de aplicación

- Documenta la recolección de resultados de los procesos de

planificación

21


Entradas

.1 Acta de Constitución del

Proyecto

.2 Salidas de los Procesos de

Planificación


Empresa


la organización

Técnicas y

Herramientas


.2 Talleres Facilitados

Salidas

.1 Plan de Gestión del

Proyecto

4.2 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto.- Es el proceso que consiste en documentar

las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes

subsidiarios.

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Entradas Factores ambientales

- Factores Culturales

- Cultura organizacional

- Normas gubernamentales o industriales

- Tolerancia al riesgo de los interesados.

- Factores Creados

- Infraestructura ( capacidad instalada): Técnica y Humana.

- Sistema de Autoridad.

- Factores de información

- Sistema de Administración de Personal.

- Condiciones del mercado.

- Sistema de Información de Gerencia de Proyectos.

- Base de datos comerciales.


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Entradas


Procesos y procedimientos de la organización

-Políticas y Normas

Guías, instrucciones de trabajo, criterios de evaluación de propuestas y

criterios de medición del rendimiento estándares.

-Plantillas (WBS,RBS,Cronogramas).

-Requerimientos de comunicación de la organización.

-Requerimientos de cierre de proyectos.

-Procedimientos

-Control financiero

Gestión de problemas y defectos.

Control de cambios.

Control de riesgos.

Aprobación y emisión de autorizaciones de trabajo.


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Entradas


Base de conocimientos corporativo de la organización.

- Base de datos de procesos y productos.

- Archivos del proyecto.

- Información histórica y lecciones aprendidas.

- Base de datos de la gestión de problemas y defectos.

- Base de datos de la gestión de la configuración.

- Base de datos financiera.


25


Juicio de expertos

- Experiencia previa en….

- Cuando esta documentada es confiable.

- Se encuentra disponible a través de diferentes fuentes como

consultores, clientes, patrocinadores, asociaciones profesionales y

técnicas, SME, PMO,…etc


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Talleres facilitados

Tienen un gran uso en los procesos de gestión del proyecto y guiar el

desarrollo del plan de gestión del proyecto.

Eg. tormentas de idea, resolución de conflictos, gestión de proyecto,

etc.



27


Resultados

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4.3 Dirigir y Gestionar la

Ejecución del Proyecto

29

4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

Entradas

.1 Plan de Gestión del

Proyecto

.2 Solicitud de Cambios

Aprobadas


Empresa

.4 Activos de los Procesos de

la Organización

.

Técnicas y

Herramientas


.2 Sistemas de información

de la gestión de proyectos

(PMIS)

.3 Reuniones

Salidas

.1 Productos entregables.

.2 Datos sobre el

rendimiento del trabajo

.3 Solicitudes de Cambio.

.4 Actualizaciones al plan

de gestión del proyecto

.5 Actualizaciones a los

documentos del proyecto

4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto.- Consiste en ejecutar el trabajo definido

en el plan para la dirección del proyecto para cumplir con los objetivos del mismo.

30

Dirigir y Gestionar la

Ejecución del Proyecto

Foco: Integrar Planes Acciones necesarias para definir, integrar y coordinar

todos los planes subsidiarios en el Plan de Gestión del

Proyecto (Alcance, Costo, Tiempo, Calidad, RRHH,

Comunicacion, Riesgo, Adquisiciones).

Define procesos del PMBOK y el nivel de su

implementacion, así como las herramientas a utilizar,

que permitan ejecutar, monitorear, controlar y cerrar

el proyecto.

Define como la gestión de la configuración será

desarrollada.

Define estrategias de comunicación con los interesados

del proyecto.

Foco: Lograr Entregables de Producto. Acciones necesarias para ejecutar el plan de

Gestión del proyecto para cumplir con el

trabajo definido en el enunciando del

alcance del proyecto.

Algunas de las acciones son :

- Seleccionar proveedores:

- Adm. Recursos materiales y equipos.

- Implementare los estándares y métodos

propuestos.

- Crear, controlar y verificar entregables.

- Adm. Acciones relacionadas con el riesgo.

- Adaptar cambios aprobados.

- Establecer y manejar comunicación del

proyecto.

- Recolectar y documentar lecciones

aprendidas.

- Implementar acciones aprobadas

preventivas, correctivas y de reparación de

defectos.

(*) Algunas Definiciones :

- Acciones Correctiva.- Relación con el proyecto para

asegurar calidad en producto, alcance, costo, tiempo. –

Enfocado a procesos.

-Solicitud de Cambios.- Modificaciones de documentos y

acuerdos.

- Reparación de Defectos.- Enfocado al producto.

Desarrollar el Plan de

Gestión del Proyecto

31

Sistema de información de la gestión del proyecto (PMIS)

Sistema automatizado usado por el equipo de proyecto para apoyar

la ejecución de las actividades planificadas en el plan para la

dirección del proyecto

4.3 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto


32

4.3 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto

Resultados

Datos sobre el rendimiento del trabajo

• Avance del cronograma, mostrando el estado de las

actividades (porcentaje de avance)

• Que entregables han sido completados y cuales no

• Números de defectos

• Número de solicitudes de cambio

• Costos actuales

• Duraciones actuales

35

4.4 Monitorear y Controlar el

trabajo del proyecto

37

4.4 Monitorear y Controlar el trabajo del proyecto

Entradas

.1 Plan de gestión del

proyecto

.2 Proyecciones del

cronograma

.3 Proyecciones del costo

.4 Cambios validados

.5 Información sobre el

rendimiento del trabajo

.6 Factores ambientales de la

empresa

.7Activos de los procesos de

la organización

Técnicas y

Herramientas

.1 Juicio de expertos

.2 Técnicas analíticas

.3 Sistema de información

de la gestión del proyecto

(PMIS)

.4 Reuniones

Salidas

.1 Solicitudes de cambio.

.2 Informes de

rendimiento





4.4 Monitorear y Controlar el trabajo del proyecto.- Consiste en monitorear, analizar y

regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan de

gestión del proyecto.

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Juicio de expertos

- Experiencia de los participantes de un proyecto para el monitoreo y

control.


39

Resultados

Solicitudes de Cambio

- Acciones correctivas recomendada

- Acciones preventivas recomendada

- Reparación de defectos recomendada


40

Proceso de la acción correctiva


41

Proceso de la reparación de defectos


42

4.5 Realizar el control integrado

de cambios

43

4.5 Realizar el control integrado de cambios

Entradas


proyecto

.2 Informes de rendimiento

.3 Solicitudes de cambio


empresa


la organización

Técnicas y

Herramientas


.2 Reuniones

.3 Herramientas de control

de cambio

Salidas

.1 Solicitudes de cambio

aprobadas

.2 Registro del cambio





4.5 Realizar el control Integrado de Cambios.- Consiste en revisar todas las solicitudes de

cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los entregables, actualizando los

activos de los procesos de la organización, los documentos del proyecto y el plan de gestión

del proyecto. 44

4.5 Realizar el control integrado de cambios (No impacta en la triple restricción)

45

4.5 Realizar el control Integrado de Cambios (Impacta en la triple restricción)

46

4.5 Realizar el control Integrado

de Cambios

(Impacta en la triple restricción)

4.4 Monitorear y

Controlar el

trabajo del

proyecto

47

Establece un método evolutivo para identificar y

solicitar consistentemente líneas base establecidas.

-evaluando valor y efectividad de los cambios

Oportunidades para validar y mejorar continuamente el

proyecto considerenado el impacto de cada cambio.

Brinda el mecanismo para que el equipo de gestión del

proyecto pueda comunicar los cambio consistentemente

a los actores involuvrados.

4.5 Realizar el control integrado de cambios

Sistema de gestión de la configuración

48

4.6 Cerrar Proyecto o Fase

49


Tipos de Finalización de un Proyecto

50


Entradas


proyecto.

.2 Entregables aceptados.


la organización.

Técnicas y

Herramientas


.2 Técnicas analíticas

.3 Reuniones

Salidas

.1 Transferir producto,

servicio o resultado final.

.2 Actualizaciones de los

activos de los procesos

de la organización.

4.6 Cerrar Proyecto o Fase.- Consiste en finalizar todas las actividades a través de todos

los grupos de procesos de dirección de proyectos para completar formalmente el proyecto o

una fase del mismo.

51

Incluye la finalización de todas las actividades realizadas a través

de los otros procesos, y transfiere el resultado completo o parcial

del proyecto.

Cierre Administrativo (enfoque a las comunicaciones)

- Asegurar la satisfacción del cliente y obtener su

reconocimiento.

-Verificación, Documentación y entrega del producto final del

proyecto, previa aprobación formal del cliente.

- Compila y archiva la documentación del proyecto.

- Preparar un manual histórico del proyecto. Debe incluir la

documentación de planificación, todos los registros de problemas

y casos identificados, la documentación de los cambios de

alcance, la identificación de riesgos indicando su ocurrencia,

impacto y como se manejaron, etc.

- Documentar lecciones aprendidas para ser incluido como

activos de los procesos de la organización de la empresa.

- Transferir adecuadamente los recursos humanos y tecnológicos

que aun quedan en el proyecto


52

Cierre de Contrato (enfoque a las adquisiciones)

- Verificación del producto.

- Acuerdos Negociados.

- Cierre de todos los contratos y ejecución de todos los pagos

(y cobranzas) pendientes.

- Auditoría de adquisiciones

- Reporte de rendimiento final del contrato.

- Actualización de los registros.

- Archivar documentación de adquisiciones.


53

Preguntas Situacionales

54

1. Un proyecto que elabora pañuelos descartables está

sufriendo demasiados cambios en el Acta de

Constitución del proyecto. ¿Quién es el principal

responsable para decidir si esos cambios son

necesarios?

A). El interesado principal del proyecto

B). El patrocinador

C). Los interesados

D). El Director del proyecto

55

2. Lo más importante del Acta de Constitución

del proyecto es:

A). Se identifican a los interesados

B). Se justifica el proyecto y su relación con el plan

estratégico de la empresa

C). Se explicita en detalle el retorno de la inversión

D). Se autoriza formalmente al director del proyecto a

comenzar con los procesos de planificación

56

3. Se está llevando a cabo un gran proyecto de

adquisición y fusiones entre dos empresas

metalúrgicas. Como director de proyecto necesita

establecer la infraestructura para gestionar las

comunicaciones del proyecto. ¿Cuál de los siguientes

sistemas o procesos sería utilizado en este caso?

A). Sistema de información de la gestión del

proyecto

B). Sistema de Comunicaciones

C). Sistema de autorización del trabajo

D). Planificación de las comunicaciones

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4. ¿Cuál de los siguientes procesos es el que requiere

más iteraciones?

A). Grupo de procesos de cierre

B). Administrar las adquisiciones

C). Plan de comunicaciones

D). Grupo de procesos de planificación

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5. El director del proyecto y su equipo de trabajo

estuvieron tres meses involucrados en el proceso de

iniciación de un proyecto de construcción de una

central hidroeléctrica. Luego de identificar

cuidadosamente a los interesados, el proceso de

iniciación ha finalizado. Señale que se acaba de

completar y qué está a punto de comenzar:

A). Ejecución del proyecto / Monitoreo y control del mismo

B). Acta de constitución del proyecto / Planificación del

proyecto

C). Acta de constitución del proyecto / Ejecución del

proyecto

D). Plan de gestión del proyecto / La ejecución del proyecto

59

6. Se puede afirmar de las relaciones del ciclo de

vida del proyecto y del ciclo de vida del producto.

EXCEPTO

A). Un proyecto es sólo un aspecto del ciclo de

vida del producto.

B). El ciclo de vida del proyecto atraviesa una

serie de fases para crear el producto.

C). El ciclo de vida del producto se encuentra

dentro del ciclo de vida del proyecto.

D). Muchos proyectos están vinculados con el

trabajo continuo de la organización

ejecutante

60

7. Recientemente has asumido la asignación para un proyecto. El acta de constitución del proyecto ha sido desarrollado.

¿Cuál es el próximo paso a seguir más apropiado?

A). Desarrollar el registro de riesgos

B). Desarrollar el cronograma del proyecto

C). Desarrolla los planes subsidiarios

D). Conseguir la aprobación del plan de gestión de proyectos

61

8. ¿Cuál no es verdad respecto a las solicitudes de cambio?

A) Solicitudes de cambio deben siempre ser manejadas de una manera controlada e integrada.

B) Solicitudes de cambio que no atraviesan un formal proceso de control de cambio pueden conducir a corrupción del alcance.

C) Profesionalmente manejados, solicitudes de cambio pueden mejorar un proyecto y resolver problemas emergentes.

D) Solicitudes de cambio son siempre una señal de mala planificación y deben por lo tanto ser evitados

62

9 ¿En que debe enfocar el gerente de proyectos cuando esta dirigiendo y gestionando la ejecución del proyecto?

A) Realizar el trabajo del proyecto

B) Coordinar con las personas y recursos del proyecto

C) Responsabilizarse por los errores cometidos en el proyecto.

D) Evitar la influencia de terceras personas.

63

¿Preguntas?

64

Bibliografía

• Guía del PMBOK Quinta Edición

Capítulo 4 – Gestión de la Integración del

Proyecto.

• PMP Exam prep – Rita Mulcahy

65

Muchas Gracias

66

01 Gestión de La Integración

Documents

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