00 Manual del Procedimiento Beneficios de Salud.pdf

“Beneficios de Salud”

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PÁG.: 1 de 1 CAP.: 0

MANUAL DE PROCESO

CREACIÓN: 03/12/2013

CERTIFICACIÓN: 13/12/2014

CÓDIGO: MNPRH001BSDV00

CONTENIDO DEL MANUAL

RECURSOS HUMANOS

CAPITULO I

Introducción del Manual

Objetivos y Alcance del Manual

Acta de Entrega CAPITULO II

Normas Generales CAPITULO III

Procedimiento Ingreso e Inclusión de Asegurados

Procedimiento Transferencia de Póliza Colectiva

Procedimiento Servicio Odontológico

Procedimiento Servicio de Ambulancia

Procedimiento Atención Médica y Clave de Emergencia

Procedimiento Solicitud de Carta Aval

Procedimiento Solicitud de Reembolso

Procedimiento Ayuda por Compra de Medicinas

Procedimiento Reembolso de Deducible HCM

Procedimiento Exclusión y Egreso de Asegurados

CAPITULO IV

Formulario Solicitud de Seguros Ramos Personas (Colectivo) – Compañía de Seguros

Formulario Solicitud de Ingreso e Inclusión de Asegurados

Formulario Autorización de Descuento

Formulario Solicitud de Transferencia de Póliza HCM

Formulario Solicitud de Carta Aval

Formulario Tramitación de Siniestros de Reclamos – Compañía de Seguros

Formulario Solicitud de Reembolso

Formulario Solicitud de Exclusión y Egreso de Asegurados

CAPITULO V

Guía de Registro de Asegurados y Uso de Póliza HCM

RECURSOS HUMANOS

Capítulo I Introducción y Aprobaciones

PÁG.: 1 de 2 CAP.: I

MANUAL DE PROCESO




BENEFICIOS DE SALUD

RECURSOS HUMANOS

I. INTRODUCCIÓN DEL MANUAL

La Empresa para el cumplimiento de sus acciones debe apegarse a criterios de rigor y racionalidad en

la administración del Personal, por esta razón requiere la implementación de lineamientos que

unifiquen la ejecución de procesos que brinden una herramienta de control para garantizar la

eficiencia en las actividades que involucran a sus trabajadores y al beneficio de los mismos.

Con fundamento en lo anteriormente expuesto la Dirección de Recursos Humanos expone el “Manual

del Proceso de Beneficios de Salud”.

Este documento permitirá a las diferentes unidades que requieran aplicar beneficios relacionados al

área de salud conocer las ayudas disponibles, los tiempos y requisitos exigidos, las obligaciones y

responsabilidades de cada uno de los involucrados durante el cumplimiento de sus funciones, además

de contar con elementos normativos que regulen de manera homogénea el uso, solicitud, tramitación

y reintegros existentes durante los requerimientos realizados por el trabajador.

La aplicación de este Manual tiene como objeto uniformar y sistematizar los procedimientos

aprobados en materia de beneficios de salud otorgados por la Empresa, así como los documentos a

los que deberán apegarse los trabajadores del hotel.

La revisión total o parcial de este manual se realiza tal como se describe en el procedimiento Control de Documentos contenido en el Manual de la Unidad de Organización y Métodos.

PÁG.: 2 de 2 CAP.: I

MANUAL DE PROCESO




BENEFICIOS DE SALUD

RECURSOS HUMANOS

II. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL MANUAL

El presente manual especifica los lineamientos de carácter normativo, procedimental tanto técnicos

como teóricos, así como el basamento legal; que rige sobre los procedimientos de gestión,

administrativo - operativos, concernientes a los beneficios de salud, conforme con las directrices

emanadas de la Dirección de Recursos Humanos y orientadas, a la normalización de las actividades

involucradas en el mencionado proceso, a fin de garantizar la asignación, uso y tramitación de los

servicios requeridos por los trabajadores ante incidencias de salud presentadas por estos y sus

beneficiarios incluidos.

El Alcance de este manual involucra la documentación de los procedimientos administrativos y

operativos, referidos a los Beneficios de Salud; quedando exceptuado cualquier otro tipo de trámite

diferente al ya mencionado.

La correcta implementación de este documento requiere la aplicación integral de todos los

lineamientos planteados en el mismo.

PÁG.: 1 de 1 CAP.: II

ACTA DE ENTREGA ELABORACIÓN: 03/12/2013

APROBACIÓN: 13/02/2014

CÓDIGO: ACTRRH000BSDV00

RECURSOS HUMANOS

REVISIÓN Y APROBACIÓN

Este documento se elaboró bajo los términos expuestos a continuación:

Unidad Administración

Tipo de Documento Manual de Proceso

Código del Documento MNPRH001BSDV00

Nombre del Documento Beneficios de Salud

Cantidad de Páginas Ciento Treinta y Siete (137)

Revisado y Validado por María Eugenia Giraud

Elaborado por Paola Puentes

La Unidad de Organización y Métodos es el ente responsable de la elaboración, diseño y documentación

del Manual de Procesos “Beneficios de Salud”.

La Unidad de Organización y Métodos conjuntamente con la unidad de Recursos Humanos, son los entes

organizativos responsables de la implementación de todo lineamiento descrito en el presente documento.

En tal sentido, auditarán periódicamente el cumplimiento de lo establecido en el mismo.

La unidad de Recursos Humanos es el ente responsable de informar a la unidad de Organización y

Métodos, todos los cambios que sean requeridos sobre el presente manual.

En caso de modificaciones y/o variaciones de lo expuesto en este Manual de Procesos, la unidad de

Organización y Métodos, se responsabilizará en actualizar oportunamente los documentos y enviarlos a

la unidad de Recursos Humanos, encargada de la custodia, cambio y/o sustitución.

El Director de Recursos Humanos es el responsable de la aprobación y ejecútese de lo contenido en el

presente documento.

Las obligaciones señaladas con anterioridad, quedan registradas mediante la firma de los responsables:

RECURSOS HUMANOS

Capítulo II Normas Generales


MANUAL DEL PROCESO



CÓDIGO: MNPRRH001BSDV00

BENEFICIOS DE SALUD

RECURSOS HUMANOS

I. NORMAS DE UTILIZACIÓN, DIFUSIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL

1. Este documento es propiedad la Empresa y debe ser utilizado únicamente para el propósito para

el cual fue elaborado.

2. El original de este Manual será resguardado por la Unidad de Organización y Métodos.

3. Este Manual constituirá una herramienta de información y orientación para las diferentes Unidades

Administrativas, en relación a la normativa para los procedimientos relacionados con los

Beneficios de Salud.

4.

5. Este Manual es de consulta permanente, por lo que Recursos Humanos debe darlo a conocer a

todos los responsables que necesiten cumplir o hacer cumplir su contenido.

6. Es responsabilidad de la Unidad de Organización Métodos, velar por la actualización y vigencia

del Manual, siempre y cuando la información requerida para ello sea comunicada oportunamente

por Recursos Humanos.

7. Toda actualización sobre el contenido de este Manual tendrá implícito un proceso de revisión, el

cual se llevará a cabo por cualquiera de las dos razones siguientes: como resultado de una rutina

periódica a la que será sometido todo el manual, o como consecuencia de circunstancias nuevas o

cambiantes que se presenten, y que por excepción deban incluirse inmediatamente en el mismo.

8. Todo proceso de modificación a este Manual será solicitado por Recursos Humanos y procesado

por la unidad de Organización y Métodos.

9. Los cambios referidos a este Manual tendrán vigencia y aplicación inmediata luego de ser

comunicados por Recursos Humanos y procesados por Organización y Métodos.


MANUAL DEL PROCESO



CÓDIGO: MNPRRH001BSDV00

BENEFICIOS DE SALUD

RECURSOS HUMANOS

II. NORMAS GENERALES

1. Se entenderán como Beneficios de Salud todos aquellos servicios y/o ayudas de dinero

destinadas a favorecer, prevenir y/o mejorar el estado físico del trabajador y de los familiares que

este incluya durante sus labores en la Empresa.

2. Todo Beneficio de Salud otorgado por la Empresa es de carácter no remunerativo, conforme a lo

establecido en el Art. 5 de la Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y Trabajadoras (LOTTT).

3. Recursos Humanos conjuntamente con Contraloría y la Dirección General son los únicos entes

facultados para la revisión y actualización periódica de los montos establecidos para las ayudas

relacionadas con los Beneficios de Salud.

4. Los Jefes de las diferentes Unidades Administrativas son los responsables de que el personal a su

cargo cumpla con lineamientos con estricto apego, observancia y aplicación, por lo que deberá

instruir a dicho personal sobre las normas establecidas en el presente documento.

5. Será responsabilidad de cada trabajador la información y datos suministrados durante cada una de

las solicitudes relacionadas a los Beneficios de Salud.

6. Recursos Humanos velará por el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en

éste manual.

RECURSOS HUMANOS

Capítulo III

Procesos y Procedimientos

PÁG.: 1 de 1 CAP.: III

MAPA DEL PROCESO




BENEFICIOS DE SALUD

RECURSOS HUMANOS

PROCESOS DE SOPORTE

PROCESOS ESTRATÉGICOS

PROVEEDORES EXTERNOS

GESTIÓN DE SISTEMAS

GESTIÓN DE OPERACIONES

GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN

GESTIÓN DE SEGURIDAD

Planificación estratégica

Aprobación e Implementación

Evaluación y Mejora Continua

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PROCESOS OPERATIVOS


PROCEDIMIENTO

FECHA: 08/05/2013


CÓDIGO: PRORH006BSDV00

INGRESO E INCLUSIÓN DE ASEGURADOS

RECURSOS HUMANOS

I. OBJETIVO Establecer los lineamientos a seguir por Recursos Humanos para garantizar el ingreso de los

trabajadores, y de los beneficiarios incluidos por estos, a la Póliza Colectiva de Hospitalización,

Cirugía y Maternidad contratada por la Empresa.

II. ALCANCE

Las disposiciones y procedimientos contenidos en el presente manual son aplicables a los empleados,

contratados, gerentes y directivos de la Empresa, que de cualquier forma puedan contribuir o

participar en el procedimiento de Ingreso e Inclusión de Asegurados.

III. BASE LEGAL

Ley Orgánica del Trabajo, las Trabajadoras y los Trabajadores (LOTTT).

Convenio de Póliza de Hospitalización Cirugía y Maternidad de la Compañía de Seguros.

IV. REFERENCIAS

Manual del Procedimiento: Atención Médica y Claves de Emergencia.

Manual de Procedimiento: Solicitud y Tramitación de Cartas Avales.

Manual de Procedimiento: Solicitud y Tramitación de Reembolsos.

V. GLOSARIO

ASEGURADO/ TITULAR

Es la persona que presta sus servicios a la Empresa bajo relación de dependencia que los mismos se encuentran inscritos y por ende cubiertos por la póliza colectiva contratada (según la normativa de la Empresa).

ASEGURADO/ BENEFICIARIO

Es la persona designada por el Asegurado/Titular para recibir de la Compañía de Seguros, los beneficios que el contrato de seguro determina de acuerdo a las políticas internas establecidas por la Empresa que contrata el servicio.

CARTA AVAL Documento que emite la Compañía Aseguradora para garantizar el compromiso del pago por atención médica, siempre que se encuentre dentro del límite de cobertura adquirido.


PROCEDIMIENTO

FECHA: 08/05/2013




RECURSOS HUMANOS

CLÍNICA AFILIADA

Institución médica u hospitalaria, a la cual la Compañía de Seguros indemnizará de acuerdo a los gastos razonables una vez descontado el deducible y los gastos no amparados, hasta el máximo de la suma asegurada.

CLÍNICA CONVENIDA

Es aquella institución médica u hospitalaria a la cual la Compañía de Seguros garantiza el pago del 100% del monto facturado, una vez descontado el deducible y los gastos no amparados en las intervenciones, hasta el máximo de la suma asegurada.

COBERTURA Es el riesgo que cubre la póliza contratada con todas sus limitaciones, delimitaciones y exclusiones.

CONVENIO DE PÓLIZA

Documento constituido por la Empresa para notificar al trabajador sobre el beneficio de póliza de HCM del que dispone.

DEDUCIBLE Es la cantidad que debe cancelar el trabajador cada vez que haga uso de la póliza, el monto definido se encontrará señalado como tal en el convenio de la póliza.

ENFERMEDAD Es el estado de afección, en el cual se encuentran anomalías físicas o psicológicas, que no pueden ser enfrentadas por los mecanismos normales de regulación del organismo, y que producen al mismo, malestar.

ENFERMEDAD/ PREEXISTENTE

Son aquellas enfermedades que se consideran de lenta evolución y al comprobar que se padecían desde antes de su ingreso a la póliza, solo algunas son cubiertas después de plazos de espera.

GASTO RAZONABLE

Promedio calculado por la compañía, considerando para un mismo procedimiento quirúrgico y/o médico en una misma área geográfica, con clínicas de la misma categoría.

NEONATO Recién nacido. Bebé que tiene veintisiete (27) o menos días desde su nacimiento.

PLAZO DE ESPERA Es el período, dentro de la vigencia de la cobertura del contrato de seguros, durante el cual la Compañía de Seguros no cubre determinados riesgos establecidos en dicho contrato.

PÓLIZA DE HCM

Contrato, entre la Empresa contratante y la Compañía de Seguros, que le permite al Titular o Beneficiario asegurado disfrutar la cobertura de los gastos en que incurra por concepto de hospitalización, cirugía, maternidad así como de medicamentos recetados producto de accidentes y/o enfermedades.

REEMBOLSO Reintegro del monto cancelado por concepto de gastos médicos y compra de medicinas, siempre y cuando los mimos se ajusten a la normativa que la regula.

SINIESTRO

Es un acontecimiento que origina daños concretos que se encuentran garantizados en la póliza hasta determinada cuantía, obligando a la Aseguradora a restituir, total o parcialmente, al Asegurado o a sus beneficiarios, el capital garantizado en el contrato del seguro.


PROCEDIMIENTO

FECHA: 08/05/2013




RECURSOS HUMANOS

VI. POLÍTICAS 1. Del Beneficio de la Póliza HCM Colectiva

1.1. Todo trabajador contará con una Póliza de Hospitalización Cirugía y Maternidad pagada en

su totalidad por la Empresa.

1.2. El trabajador suscribirá con la Empresa las condiciones de la Póliza a través del formulario

“Convenio de Póliza HCM”.

1.3. Todo trabajador podrá afiliar a la Póliza HCM los siguientes beneficiarios autorizados:

1.3.1. Cónyuge o concubino (a).

1.3.2. Hijos (hasta los veintinueve años de edad).

1.4. La Póliza de HCM contemplará, para el uso del trabajador y de sus beneficiarios:

1.4.1. Inclusión de Beneficiarios (solo para el Trabajador).

1.4.2. Exclusión de Beneficiarios (solo para el Trabajador).

1.4.3. Plan de Atención Médica Inmediata.

1.4.4. Atención de Emergencias (Clave de Emergencia).

1.4.5. Emisión de Carta Aval (ver manual de procedimiento: Solicitud y Tramitación de

Carta aval).

1.4.6. Proceso de Reembolsos (ver manual de procedimiento: Solicitud y Tramitación de

Reembolsos).

1.4.7. Reintegro de pago de deducible (solo para el Trabajador).

2. De las Condiciones de la Póliza 2.1. La afiliación del trabajador a la Póliza de HCM Colectiva será efectiva a partir del tercer mes

de haber ingresado en la Empresa.

Nota: Los Directores, Gerentes Corporativos, Gerentes de Operaciones, Jefes de

Departamento, personal de la Unidad de Ventas, Aprendices INCES, Mensajeros, personal

con discapacidad y excepciones aprobadas por la Dirección de RRHH, serán incluidos en la

Póliza de HCM a partir de la fecha de ingreso.

2.2. Para el uso de la póliza el trabajador deberá cancelar un monto deducible, por caso por mes;

este monto será notificado previamente por la Unidad de Recursos Humanos a los

trabajadores.

2.3. La Compañía de Seguros indemnizará el 100% de los gastos razonables cubiertos por

atención médica, que excedan el deducible contratado y hasta por la cantidad máxima de la

cobertura, como consecuencia de una enfermedad contraída o accidente sufrido por alguno


PROCEDIMIENTO

FECHA: 08/05/2013




RECURSOS HUMANOS

de los asegurados inscritos en la póliza, contado desde la fecha en la que ocurra el

accidente o comience la enfermedad hasta el término de la anualidad de seguro vigente o

hasta que el asegurado deje de ser trabajador de la Empresa.

2.4. Las enfermedades preexistentes serán cubiertas por la Compañía de Seguros siempre y

cuando las mismas hayan sido declaradas en la planilla “Solicitud de Póliza de Seguros

Ramos de Personas (Colectivo)”.

2.5. Si el trabajador posee una póliza con otra Compañía de Seguros, la misma debe ser

declarada en la “Solicitud de Póliza de Seguros Ramos de Personas (Colectivo)”.

Nota: Toda reclamación o reembolso será cobrado en orden de adquisición de pólizas, es

decir, si el trabajador ya tiene una póliza de seguros y la fecha de emisión es anterior a la

póliza suscrita por la Empresa, ante un reembolso o reclamación se cobrará primero a la

póliza cuya fecha de emisión sea la más antigua.

2.6. La Póliza de Seguros no cubrirá las siguientes consultas y/o tratamientos:

2.6.1. Dermatológicas para casos de acné o estéticas.

2.6.2. Psicológicas.

2.6.3. Psiquiátricas.

2.6.4. Control Pediátrico.

2.6.5. Algunos casos oftalmológicos.

2.6.6. Cirugías plásticas con fines cosméticos.

2.6.7. Cirugías, control o tratamiento por control de sobrepeso.

2.7. Toda modificación (inclusiones) debe ser solicitada por escrito a la Compañía de Seguros,

adjuntando los documentos correspondientes y surtirá efecto de acuerdo a la fecha de

solicitud, dichas modificaciones estarán sujetas a los plazos de espera y a las condiciones

establecidas en la póliza colectiva contratada.

3. De la Inclusión de Trabajadores y Beneficiarios en la Póliza de HCM 3.1. Mensualmente el Analista de Recursos Humanos deberá generar un reporte de “Datos

Generales de los Trabajadores” a fin de identificar a aquellos que cumplan tres (3) meses en

la Empresa a fin de que sean debidamente ingresados en la Póliza de HCM.

3.2. El Analista de Recursos Humanos deberá entregar el formulario “Solicitud de Seguros

Ramos Personas (Colectivo)” conjuntamente con el formulario “Convenio de Póliza HCM” al

trabajador para que dichos documentos sean debidamente completados y firmados, a fin de

proceder con la respectiva inclusión en la Póliza HCM.


PROCEDIMIENTO

FECHA: 08/05/2013




RECURSOS HUMANOS

3.3. La inclusión de los beneficiarios deberá solicitarse registrando la información requerida en el

formulario “Solicitud de Seguros Ramos Personas (Colectivo) y consignando a la Jefatura de

Recursos Humanos la siguiente documentación:

3.3.1. Para incluir a su cónyuge o concubino(a):

- Copia del Acta de Matrimonio o Carta de Concubinato.

- Copia de la Cédula de Identidad.

3.3.2. Para incluir a su(s) hijo(s):

- Copia de la Partida de Nacimiento.

- Copia de la Cédula de Identidad, si aplica.

3.4. La afiliación de neonatos a la Póliza de HCM deberá realizarse dentro de los primeros treinta

(30) días posteriores a su nacimiento, a fin de evitar los plazos de espera establecidos por la

Compañía de Seguros.

3.5. Toda inclusión de beneficiarios en la Póliza de HCM generará el cobro de una cuota mensual

que será descontada del salario devengado por el trabajador durante un año póliza, de

acuerdo a las tarifas vigentes establecidas por la Compañía de Seguros.

Nota: Los beneficiarios incluidos por los Directores, Gerentes Corporativos y de

Operaciones quedan exonerados del pago de la Póliza HCM.

3.6. El trabajador deberá consentir los descuentos de las cuotas sobre la nómina quincenal a

través del formulario “Autorización de Descuento”.

3.7. La renovación de la póliza para los beneficiarios de los trabajadores se realizará anualmente,

lo que puede suponer un incremento en las tarifas establecidas por la Compañía de

Seguros; estas tarifas serán divulgadas por la Dirección de Recursos Humanos a fin de que

el trabajador decida si desea o no proceder con la renovación de dicha póliza para sus

beneficiarios.

4. De las Notificaciones a la Compañía de Seguros 4.1. Todo Ingreso e inclusión de asegurados será notificada a la Compañía de Seguros a través

de una carta de inclusión, detallando nombre(s) y apellido(s) de los trabajadores y/o

beneficiarios, conjuntamente con la documentación requerida para proceder con el trámite.

4.2. Todo ingreso e inclusión de asegurados serán procesadas los días primero (1) y dieciséis

(16) de cada mes ante la Compañía de Seguros.


PROCEDIMIENTO

FECHA: 08/05/2013




RECURSOS HUMANOS

4.3. Las solicitudes de ingreso e inclusión de asegurados deberán ser enviadas al Coordinador

de Recursos Humanos quien canalizará el trámite de los mismos a través del ante la


5. Del Resguardo de los Documentos 5.1. Toda factura y movimiento generado durante el año deberá ser resguardado en la carpeta

“Movimientos y Facturas” organizadas en orden cronológico ascendente.

VII. RESPONSABILIDADES 1. Del Analista de Recursos Humanos

1.1. Entregar al trabajador los formularios para el ingreso “Solicitud de Seguros Ramos Personas

(Colectivo)” y “Convenio de Póliza HCM”.

1.2. Entregar al trabajador el formulario “Autorización de Descuento”, solo para los casos de

inclusión de beneficiarios

1.3. Asesorar al trabajador sobre el llenado de los formularios consignados para procesar el

ingreso.

1.4. Asesorar al trabajador sobre la afiliación de familiares autorizados en la póliza de HCM y el

costo a ser pagado a través de su nómina quincenal.

1.5. Recibir y verificar el formulario de solicitud y en caso de que exista la inclusión beneficiarios

certificar la completitud de los documentos consignados.

1.6. Proceder con el ingreso de trabajadores en la Póliza Colectiva de HCM de acuerdo al

cronograma establecido por la Dirección de Recursos Humanos.

1.7. Elaborar la “Solicitud de Ingreso e Inclusión de Asegurados”, adjuntar los recaudos

requeridos y enviar por valija al Coordinador de Recursos Humanos para su tramitación.

1.8. Resguardar los acuses de recibo generados por la solicitud de ingreso e inclusión de

asegurados en la carpeta “Movimientos y Facturas”.

1.9. Facilitar el número de la Póliza de HCM Colectiva al trabajador(a) para el registro en línea.

1.10. Asesorar al trabajador sobre el proceso de registro en línea a través de la página web de la

Compañía de Seguros, para poder utilizar los servicios de la póliza. 1.11. Solicitar al Analista de Nómina el descuento de las cuotas por pago de póliza de los

beneficiarios incluidos, si aplica. 1.12. Recibir y completar debidamente la “Solicitud de Seguros Ramos Personas (Colectivo)”

entregada por el Analista de Recursos Humanos.


PROCEDIMIENTO

FECHA: 08/05/2013




RECURSOS HUMANOS

2. Del Trabajador 2.1. Recibir, completar y firmar los formularios entregados por el Analista de Recursos Humanos

y requeridos para el ingreso en la Póliza.

2.2. Solicitar la afiliación del (los) beneficiario(s) autorizados en la Póliza de la Empresa y

consignar los recaudos requeridos para dicha afiliación.

2.3. Recibir inducción para el registro en línea, a través de la página web de la Compañía de

Seguros para su posterior uso.

3. Del Coordinador de Recursos Humanos (De la Corporativa) 3.1. Recibir las solicitudes de ingreso e inclusiones de trabajadores o de beneficiarios y enviarlos

a la Compañía de Segurospara su respectivo trámite. 3.2. Enviar a la Compañía Aseguradora los memos emitidos por el hotel para proceder con el

ingreso e inclusión de trabajadores y sus beneficiarios en la póliza contratada. 3.3. Remitir los acuses de recibo generados por las solicitudes realizadas al hotel solicitante.

4. Del Analista de Nómina

4.1. Recibir y revisar los formularios de autorización de descuento por concepto de póliza HCM

de los trabajadores. 4.2. Solicitar al Departamento de Contabilidad la creación de obligaciones a través de correo

electrónico. 4.3. Registrar o incluir a los beneficiarios autorizados por el trabajador a través del sistema en el

“Módulo Seguros”. 4.4. Generar los reportes requeridos para procesar el descuento. 4.5. Generar los recibos de pago que evidencien el descuento de la cuota correspondiente.

5. Del Departamento de Contabilidad 5.1. Recibir y revisar los formularios de autorización de descuento por concepto de póliza HCM

de los trabajadores consignados por la unidad de Recursos Humanos. 5.2. Crear las obligaciones por descuento de póliza en el sistema administrativo de la Empresa.

VIII. MATERIALES, EQUIPOS, SISTEMA

Computadora, escáner, teléfono, impresora, sistema administrativo (contabilidad), sistema de

nómina (RRHH).


PROCEDIMIENTO

FECHA: 08/05/2013




RECURSOS HUMANOS

IX. REGULARIDAD DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Ante ingreso del trabajador e inclusión de familiares autorizados en la Póliza de HCM.

X. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: INGRESO E INCLUSIÓN DE ASEGURADOS

RESPONSABLE N° ACTIVIDAD DOCUMENTO DE SALIDA

INICIO DEL PROCEDIMIENTO -

Proceso: Contratación de Personal -

ANALISTA DE RRHH 1.

Genera a través del sistema de nómina el reporte “Listado Datos Generales de los Trabajadores – Ingresos” que evidencia los trabajadores que fueron contratados en los rangos de fecha a consultar.

Ejemplo: Trabajadores a ser ingresados en la póliza en Enero-2014, el rango de fecha a consultar serán los ingresos del 01/10/2013 al 31/10/2013.

Reporte “Listado Datos Generales de los

Trabajadores - Ingresos” – Sistema de Nómina

2.

Verifica cuales son los trabajadores que por el cumplimiento de periodo establecido desde la fecha de ingreso o por convenio deban ser ingresados en la Póliza HCM.

-

3.

Entrega a los trabajadores verificado el formulario “Solicitud de Seguros Ramos Personas (Colectivo)” con el formulario “Convenio de Implementación de Póliza HCM” y le indica al trabajador como completarlos.

Nota: En caso de que el trabajador requiera información adicional sobre las condiciones o la inclusión de familiares, le asesora personalmente.

Trabajador - Solicitud de Seguros Ramos Personas (Colectivo) ; Convenio de Implementación de Póliza

HCM – Entrega Física

TRABAJADOR 4. Recibe los formularios, los completa, los firma y los entrega al Analista de Recursos Humamos para su respectivo trámite

Analista de RH - Solicitud de Seguros Ramos Personas (Colectivo) ; Convenio de Implementación de Póliza

HCM – Entrega Física

4.1.

Si desea incluir familiares: Completa las secciones requeridas en la solicitud detallando la información de los beneficiarios a ser incluidos, adjunta los documentos requeridos para procesar dicha inclusión y firma el formulario “Autorización de Descuento” en el que consiente los descuentos por concepto de pago de póliza

Analista de Recursos Humanos - Recaudos de

Beneficiarios ; Autorización de Descuento – Entrega

Física


PROCEDIMIENTO

FECHA: 08/05/2013




RECURSOS HUMANOS


ANALISTA DE RRHH 5. Recibe y revisa la documentación consignada por el trabajador.

-

5.1.

Si falta documentación: Solicita al trabajador, a través de correo electrónico, la documentación requerida para procesar el beneficio y efectúa las acciones descritas en la actividad N° 4. Nota: En caso de que el trabajador no posea correo electrónico se enviará la notificación al Jefe de la Unidad.

Trabajador – Notificación de Documentación Faltante –

Bandeja de Salida de Correo Electrónico

6. Completa el formulario “Ingreso e Inclusión de Asegurados” adjunta la documentación requerida y lo envía por valija al Coordinador de Recursos Humanos.

Coordinador de RH – Ingreso e Inclusión de

Asegurados ; Documentos – Guía de Envío por Valija

COORDINADOR DE RRHH

7. Recibe y revisa la solicitud conjuntamente con los documentos enviados por el Analista de Recursos Humanos del Hotel.

-

7.1. Si está incompleto: Envía correo electrónico al Analista de Recursos Humanos notificando los documentos requeridos a fin de que los mismos sean enviados.

Analista de Recursos Humanos – Notificación de Documentos Faltantes –


8. Firma el formulario y envía toda la documentación al Gestor de Seguros, con un mensajero, a fin de que tramite la inclusión de los nuevos asegurados.

-

9. Recibe acuse de recibo del Gestor de Seguros y lo envía por valija al Analista de Recursos Humanos para sus soportes.

Analista de Recursos Humanos – Ingreso e

Inclusión de Asegurados (Acuse de Recibo) – Guía de

Envío por Valija

ANALISTA DE RRHH 10. Recibe la solicitud “Ingreso e Inclusión de Asegurados” firmada en calidad de recibo por el Gestor de Seguros.

-

11. Archiva el acuse y documentos relacionados con la inclusión en la carpeta Oslo “Movimientos y Facturas” organizadas en orden cronológico ascendente.

Ingreso e Inclusión de Asegurados (Acuse de

Recibo) ; Documentos de Inclusión de Beneficiarios – Carpeta Oslo “Movimientos y

Facturas

11.1.

Si hubo inclusión de familiares: Escanea autorización de descuento, lo adjunta a un correo electrónico de notificación indicando: los datos del trabajador, de sus familiares, el monto a ser descontado y la fecha de inicio del descuento y lo envía al Analista de Nómina

Analista de Nómina – Notificación de Inclusión de Familiares ; Autorización de Descuento – Entrega Física

ANALISTA DE NÓMINA 11.2. Recibe y revisa la Notificación de Inclusión de Familiares solicitada por el Analista de Recursos Humanos.

-


PROCEDIMIENTO

FECHA: 08/05/2013




RECURSOS HUMANOS


ANALISTA DE NÓMINA 11.3. Reenvía el correo a Contabilidad y solicita la creación de la obligación enviando los datos del trabajador a través de correo electrónico.

Jefe de Contabilidad – Solicitud de Creación de Obligación – Bandeja de

salida del Correo Electrónico

11.4.

Registra o selecciona los beneficiarios en el sistema de Nómina (Módulo Seguros) a fin de que se generen mensualmente de forma automática los descuentos (Ver procedimiento de Pago de Variaciones y Nómina). Nota: En caso de no estar registrado el beneficiario deberá ingresar a SPI Talento y proceder con el registro.

Activación de descuento sobre Beneficiarios – Sistema de Nómina

Registro de Datos de los

Beneficiarios – Sistema de Nómina

Procedimiento Servicio Odontológico -

Procedimiento Servicio de Ambulancia -

Procedimiento Atención Médica y Claves de Emergencia -

Procedimiento Transferencia de Póliza HCM -

FIN DEL PROCEDIMIENTO

XI. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: INCLUSIÓN DE BENEFICIARIOS EN LA PÓLIZA DE HCM


INICIO DEL PROCEDIMIENTO

Proceso: Renovación de Póliza Colectiva -

TRABAJADOR 1. Solicita la inclusión de Beneficiarios en la Póliza HCM. -

ANALISTA DE RRHH 2.

Entrega al trabajador el formulario “Solicitud de Seguros Ramos Personas (Colectivo)” conjuntamente con el formulario “Autorización de Descuento”.

Nota: En caso de que el trabajador requiera información adicional sobre las condiciones o costos relacionados a la inclusión de familiares, le asesora personalmente.

Trabajador - Solicitud de Seguros Ramos Personas

(Colectivo) ; Autorización de Descuento– Entrega Física

3. Le indica al trabajador que sus beneficiarios entrarán en un tiempo de espera de tres (3) meses.

-

TRABAJADOR 4.

Recibe los formularios, completa las secciones requeridas en la solicitud detallando la información de los beneficiarios a ser incluidos y adjunta los documentos requeridos, los firma, y los entrega al Analista de Recursos Humamos para procesar dicha inclusión.

Analista de RH - Solicitud de Seguros Ramos Personas

(Colectivo) HCM ; Autorización de Descuento –

Entrega Física


PROCEDIMIENTO

FECHA: 08/05/2013




RECURSOS HUMANOS


ANALISTA DE RRHH 5. Recibe y revisa documentación enviada por el trabajador. -

5.1.

Si falta documentación: Solicita al trabajador, a través de correo electrónico, la documentación requerida para procesar el beneficio. Nota: En caso de que el trabajador no posea correo electrónico se enviará la notificación al Jefe de la Unidad.

Trabajador – Notificación de Documentación Faltante de Beneficiarios – Bandeja de

Salida de Correo Electrónico

6. Completa el formulario “Solicitud de Ingreso e Inclusión de Asegurados” adjunta la documentación consignada y lo envía por valija al Coordinador de Recursos Humanos.

Coordinador de RH – Ingreso e Inclusión de

Asegurados – Documentos de Beneficiarios – Guía de

Envío por Valija

COORDINADOR DE RRHH

7. Recibe y revisa la solicitud conjuntamente con los documentos enviados por el Analista de Recursos Humanos del Hotel.

-

7.1. Si está incompleto: Envía correo electrónico al Analista de Recursos Humanos notificando los documentos requeridos a fin de que los mismos sean enviados.

Analista de Recursos Humanos – Notificación de Documentos Faltantes –


8. Firma el formulario y envía toda la documentación al Gestor de Seguros a fin de que tramite la inclusión de los nuevos asegurados.

-

9. Recibe acuse de recibo del Gestor de Seguros y lo envía por valija al hotel para sus soportes.

Analista de Recursos Humanos - Inclusión de Asegurados (Acuse de

Recibo) – Guía de Envío por Valija

ANALISTA DE RRHH 10. Recibe la solicitud “Ingreso e Inclusión de Asegurados” firmada en calidad de recibo por el Gestor de Seguros.

-

11. Archiva el acuse y documentos relacionados con la inclusión en la carpeta Oslo “Movimientos y Facturas” organizadas en orden cronológico ascendente.

Inclusión de Asegurados (Acuse de

Recibo)+Documentos de Inclusión de Beneficiarios + Copia de Autorización de

Descuento – Carpeta Oslo “Movimientos y Facturas

11.1.

Si hubo inclusión de familiares: Escanea formulario “Autorización de Descuento” firmada por el trabajador y la adjunta a un correo electrónico en el que notifica al Analista de Nómina los datos requeridos para procesar el descuento:

Datos del trabajador Datos de los beneficiarios Fecha de inclusión

Analista de Nómina – Notificación de Inclusión de Familiares+ Autorización de

Descuento – Bandeja de Salida de Correo Electrónico


PROCEDIMIENTO

FECHA: 08/05/2013




RECURSOS HUMANOS


ANALISTA DE NÓMINA 11.2. Recibe y revisa la Notificación de Inclusión de Familiares solicitada por el Analista de Recursos Humanos.

-

11.3. Reenvía el correo que contiene el formulario de “Autorización de Descuento” a Contabilidad y solicita la creación de la respectiva obligación.

Jefe de Contabilidad – Solicitud de Creación de Obligación – Bandeja de

salida del Correo Electrónico

11.4.

Registra o selecciona los beneficiarios en el sistema de Nómina (Módulo Seguros) a fin de que se generen mensualmente de forma automática los descuentos. Nota: En caso de no estar registrado el beneficiario deberá ingresar a SPI Talento y proceder con el registro.

Registro de Datos de los Asegurados – Sistema de

Nómina

Procedimiento Servicio Odontológico -

Procedimiento Servicio de Ambulancia -


Procedimiento Transferencia de Póliza HCM -

FIN DEL PROCEDIMIENTO -

XII. REGISTROS DE SALIDA

Ingreso e Inclusión de Asegurados

Reporte “Listado Datos Generales de los Trabajadores - Ingresos” – Sistema de Nómina.

Solicitud de Seguros Ramos Personas (Colectivo); Convenio de Implementación de Póliza HCM –

Entrega Física.

Solicitud de Seguros Ramos Personas (Colectivo); Convenio de Implementación de Póliza HCM –

Entrega Física.

Recaudos de Beneficiarios; Autorización de Descuento – Entrega Física.

Notificación de Documentación Faltante – Bandeja de Salida de Correo Electrónico.

Ingreso e Inclusión de Asegurados; Documentos – Guía de Envío por Valija.

Notificación de Documentos Faltantes – Bandeja de Salida de Correo Electrónico.

Ingreso e Inclusión de Asegurados (Acuse de Recibo) – Guía de Envío por Valija.

Ingreso e Inclusión de Asegurados (Acuse de Recibo); Documentos de Inclusión de Beneficiarios –

Carpeta Oslo “Movimientos y Facturas.

Notificación de Inclusión de Familiares; Autorización de Descuento – Entrega Física.

Solicitud de Creación de Obligación – Bandeja de salida del Correo Electrónico.


PROCEDIMIENTO

FECHA: 08/05/2013




RECURSOS HUMANOS

Activación de descuento sobre Beneficiarios – Sistema de Nómina.

Registro de Datos de los Beneficiarios – Sistema de Nómina.

Inclusión de Beneficiarios

Solicitud de Seguros Ramos Personas (Colectivo) + Autorización de Descuento– Entrega Física.

Solicitud de Seguros Ramos Personas (Colectivo) HCM + Autorización de Descuento – Entrega

Física.

Notificación de Documentación Faltante de Beneficiarios – Bandeja de Salida de Correo

Electrónico.

Ingreso e Inclusión de Asegurados – Documentos de Beneficiarios – Guía de Envío por Valija.


Inclusión de Asegurados (Acuse de Recibo) – Guía de Envío por Valija.

Inclusión de Asegurados (Acuse de Recibo); Documentos de Inclusión de Beneficiarios + Copia de

Autorización de Descuento – Carpeta Oslo “Movimientos y Facturas.

Analista de Nómina – Notificación de Inclusión de Familiares; Autorización de Descuento – Bandeja

de Salida de Correo Electrónico.

Solicitud de Creación de Obligación – Bandeja de salida del Correo Electrónico.

Registro de Datos de los Asegurados – Sistema de Nómina.

XIII. FORMULARIOS

Solicitud de Seguros Ramos Personas (Colectivo) – Determinado por la Compañía de Seguros

Solicitud de Ingreso e Inclusión de Asegurados.

Convenio de Póliza HCM.

Autorización de Descuento.

XIV. ANEXOS

Anexo 1. Reporte: Listado de Datos Generales de los Trabajadores – Ingreso”.

Anexo 2. Solicitud de Seguros Ramos Personas (Colectivo).


PROCEDIMIENTO

FECHA: 08/05/2013




RECURSOS HUMANOS

ANEXO 1. LISTADO DATOS GENERALES DE LOS TRABAJADORES – INGRESOS


PROCEDIMIENTO

FECHA: 08/05/2013




RECURSOS HUMANOS

ANEXO 2. SOLICITUD DE SEGUROS RAMOS PERSONAS (COLECTIVO)


DIAGRAMA DE FLUJO



CÓDIGO: FLURH006BSDV00

RECURSOS HUMANOS


Inclusión de Beneficiarios?

FIN

INICIO

ANALISTA DE RH

Genera reporte «Listado Datos Generales de los Trabajadores - Ingreso»

TRABAJADOR

Recibe, completa y firma los formularios recibidos

No

Si

Entrega al trabajador los formularios a ser

completadosNota: Asesora al trabajador

en caso de ser necesario

Completa las secciones requeridas en la solicitud de

seguros y adjunta los documentos requeridos para

procesar la solicitud.

Recibe solicitud de ingreso e inclusión de asegurados

firmada como recibido por el Gestor de seguros y la envía por valija al hotel solicitante

Completa el formulario «Ingreso e Inclusión de Asegurados» adjunta

documentos requeridos y los envía por valija al

Coordinador de RH

ANALISTA DE RHRecibe y revisa la documentación

consignada por el trabajador

Documentos completos? No

Solicita al trabajador la documentación faltante a

través de correo electrónico

Si

COORDINADOR RH

Recibe, revisa y firma el formulario «Ingreso e

Inclusión de Asegurados

Envía toda la documentación recibida al Gestor de Seguros

a fin de que sea tramitada

ANALISTA DE RH

Recibe acuse de recibo de la solicitud de ingreso e

inclusión de asegurados y la archiva en la carpeta Movimientos y facturas

Se incluyeron Beneficiarios?

Envía correo electrónico al Analista de Nómina

indicando los beneficiarios y el trabajador al cual están

asociados y adjunta autorización de descuento

Si

No

ANALISTA DE NÓMINA

Recibe y revisa correo de inclusión de beneficiarios

Reenvía correo de inclusión de beneficiarios a Contabilidad y

solicita la creación de la obligación correspondiente

Registra en SPI Talentos o selecciona desde SPI Nómina

(modulo Póliza) los beneficiarios a ser incluidos

a fin de generar los descuentos de forma

automática

Verifica los trabajadores que por fecha de ingreso deben afiliarse a la Póliza

HCM

A


DIAGRAMA DE FLUJO




RECURSOS HUMANOS

INCLUSIÓN DE BENEFICIARIOS ASEGURADOS

FIN

INICIO

ANALISTA DE RHEntrega al trabajador los

formularios a ser completados

Nota: Asesora al trabajador en caso de ser necesario

TRABAJADOR

Recibe, completa y firma las secciones requeridas en la

solicitud de seguros y adjunta los documentos

requeridos para procesar la solicitud.

Recibe solicitud de ingreso e inclusión de asegurados

firmada como recibido por el Gestor de seguros y la envía por valija al hotel solicitante

Completa el formulario «Ingreso e Inclusión de

Asegurados» adjunta documentos requeridos y los

envía por valija al Coordinador de RH


consignada por el trabajador

Documentos completos? No

Solicita al trabajador la documentación faltante

a través de correo electrónico

Si

COORDINADOR RH

Recibe, revisa y firma el formulario «Ingreso e

Inclusión de Asegurados

Envía toda la documentación recibida al Gestor de Seguros

a fin de que sea tramitada

ANALISTA DE RH

Recibe acuse de recibo de la solicitud de ingreso e

inclusión de asegurados y la archiva en la carpeta Movimientos y facturas

Se incluyeron Beneficiarios?


indicando los beneficiarios y el trabajador al cual están

asociados y adjunta autorización de descuentoSi

No

ANALISTA DE NÓMINA

Recibe y revisa correo de inclusión de beneficiarios

Reenvía correo de inclusión de beneficiarios a Contabilidad y

solicita la creación de la obligación correspondiente

Registra en SPI Talentos o selecciona desde SPI Nómina

(modulo Póliza) los beneficiarios a ser incluidos

a fin de generar los descuentos de forma

automática

TRABAJADOR

Solicita la inclusión de familiares


PROCEDIMIENTO




TRANSFERENCIA DE PÓLIZA COLECTIVA

RECURSOS HUMANOS

I. OBJETIVO Establecer los lineamientos a seguir por Recursos Humanos para efectuar la transferencia de póliza

de HCM, de un trabajador que ha sido trasladado a otra de las empresas asociadas, garantizando así

la continuidad de dicho beneficio y la correcta facturación generada por la misma.

II. ALCANCE



participar en el procedimiento de Transferencia de Póliza.

III. BASE LEGAL



IV. REFERENCIAS

Procedimiento: Ingreso e Inclusión de Asegurados

V. GLOSARIO

ASEGURADO/ TITULAR


BENEFICIARIO Es la persona designada por el Asegurado/Titular para recibir de la Compañía de Seguros, los beneficios que el contrato de seguro determina de acuerdo a las políticas internas establecidas por la Empresa que contrata el servicio.

CONVENIO DE PÓLIZA


EMPRESA ORIGEN Para efectos del presente manual corresponderá a la Empresa en la que inicialmente labora el trabajador.

EMPRESA

DESTINO Para efectos del presente manual corresponderá a la Empresa a la que será transferido el trabajador.

TRANSFERENCIA

DE EMPLEADO Proceso a través del cual se traslada a un trabajador de la Empresa donde actualmente labora a otra de las empresas asociadas.


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

TRANSFERENCIA

DE PÓLIZA

Proceso a través del cual se traslada a un trabajador, y a los beneficiarios incluidos por este (si aplica), de la póliza de HCM colectiva que ha sido contratada por la Empresa; donde actualmente labora a una nueva Empresa por haber sido transferido dicho trabajador.

VI. POLÍTICAS

1. De la Transferencia de Pólizas 1.1. Toda Póliza de Hospitalización Cirugía y Maternidad facturada a la Empresa podrá

trasladarse a otra de las empresas asociadas ante la transferencia de uno de sus

trabajadores.

1.2. Toda transferencia de empleado debe ser notificada a la Compañía de Seguros, a fin de que

esta actualice la facturación y sea generada directamente a la Empresa que corresponda

1.3. Las Solicitudes de transferencia de Póliza deberán realizarse a través del formulario

“Transferencia de Póliza” indicando:

1.3.1. Nombre de la Empresa donde se encontraba el trabajador y nombre de la Empresa a

la que ha sido transferido.

1.3.2. Nombre y apellido del trabajador conjuntamente con el número de la Cédula de

Identidad.

1.3.3. Nombre(s) y apellido(s) de sus beneficiarios conjuntamente con el número de la

Cédula de identidad de cada uno, si aplica.

2. Del Trámite 2.1. Toda transferencia de póliza será procesada por el Gestor de Seguros los días primero (1) y

dieciséis (16) de cada mes ante la Compañía de Seguros.

2.2. Las solicitudes de transferencia deberán enviarse al Coordinador de Recursos Humanos,

quien canalizará el trámite de las mismas ante la Compañía de Seguros.

3. De los Soportes 3.1. El Analista de Recursos Humanos de la Empresa origen deberá enviar, al Analista de

Recursos Humanos de la Empresa destino, copia de los soportes consignados por el

trabajador para ser ingresado a la póliza y de sus beneficiarios, si aplica.

3.2. En caso de que existan beneficiarios asociados a la póliza del trabajador, el Analista de

Nomina de la Empresa destino deberá incluirlos manualmente en el “Módulo de Seguros” del

sistema de nómina.


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

3.3. La desincorporación de beneficiarios estará a cargo del Hotel de Origen a través del proceso

“Egreso de Personal”.

4. Del Resguardo de la Información 4.1. Toda factura y movimiento generado durante el año deberá ser resguardado en la carpeta

“Facturas y Movimientos”, por año y en orden cronológico ascendente.

VII. RESPONSABILIDADES 1. Del Analista de Recursos Humanos (Empresa Origen)

1.1. Completar el formulario “Transferencia de Póliza” para solicitar el cambio de póliza del

trabajador de la Empresa actual a la nueva Empresa.

1.2. Enviar la solicitud de transferencia de póliza de acuerdo al cronograma establecido por la

Dirección de Recursos Humanos.

1.3. Recibir el acuse de recibo de la solicitud y generar una copia del mismo.

1.4. Generar copia de los documentos de póliza del trabajador y sus beneficiarios y enviarlos al

Analista de Recursos Humanos de la Empres destino.

1.5. Resguardar el acuse de recibo de la solicitud en la carpeta “Movimientos y Facturas”.

2. Del Coordinador de Recursos Humanos 2.1. Recibir, verificar y firmar los memos de transferencia de póliza. 2.2. Enviar a la Compañía Aseguradora los memos emitidos por la Empresa para proceder con la

transferencia de póliza. 2.3. Recibir y enviar por valija a la Empresa solicitante, el acuse de recibo de la solicitud firmada

por el Gestor de Seguros. 3. Del Analista de Recursos Humanos (Empresa Destino)

3.1. Recibir y revisar la documentación de póliza y la solicitud recibida de transferencia de póliza

y archivarla en la carpeta “Movimientos y Facturas”. 3.2. En caso que el trabajador posea beneficiarios asociados, notificar al Analista de Nómina a fin

de que estos sean incluidos en el sistema y continuar el descuento por los mismos de forma

quincenal. 4. Del Analista de Nómina (Empresa Destino)

4.1. Recibir y verificar comunicación del Analista de Recursos Humanos. 4.2. Solicitar la creación de las obligaciones


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

4.3. Registrar las variaciones en el sistema a fin de que sean descontadas de la nómina del

trabajador. 5. Del Departamento de Contabilidad

5.1. Recibir y revisar los formularios de autorización de descuento por concepto de póliza HCM

de los trabajadores consignado por la unidad de Recursos Humanos. 5.2. Crear las obligaciones por descuento de póliza en el sistema.

6. Del Analista de Recursos Humanos (Hotel de Destino) 6.1. Recibir y revisar los documentos, las condiciones de la póliza transferida y los beneficiarios

asociados en caso de tenerlos. 6.2. Solicitar la inclusión de beneficiarios en el sistema de nómina, si aplica.

7. Del Analista de Nómina (Hotel Destino) 7.1. Ingresar a los beneficiarios a través del sistema en el módulo póliza a fin de que sean

generados de forma automática los descuentos. 7.2. Solicitar a Contabilidad la creación de las obligaciones contables correspondientes ante la

inclusión de beneficiarios de un trabajador. 7.3. Generar los recibos de pago donde se evidencien los descuentos realizados al trabajador

por concepto de pago de Póliza HCM.


Computadora, teléfono, impresora.


Ante transferencia de un trabajador.

X. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIA DE PÓLIZA COLECTIVA XI.



Procedimiento Transferencia de Trabajadores -

ANALISTA DE RRHH EMPRESA ORIGEN

1. Recibe notificación de transferencia del trabajador. -


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS



2.

Completa formulario “Solicitud de Trasferencia de Póliza” con fecha 01 o 16 del mes en curso, según aplique, indicando:

Nombre del hotel donde se encontraba el trabajador y nombre del hotel al que ha sido transferido.

Nombre y apellido del trabajador conjuntamente con el número de la Cédula de Identidad.

Nombre(s) y apellido(s) de sus beneficiarios conjuntamente con el número de la Cédula de identidad de cada uno, si aplica.

-

3. Envía la solicitud y documentos requeridos para procesar la solicitud, por valija, al Coordinador de Recursos Humanos.

Coordinador de RRHH – Solicitud de Transferencia de Póliza –Guía de Envío

por Valija

COORDINADOR DE RRHH

4. Recibe y revisa la solicitud enviada por el Analista de Recursos Humanos.

-

4.1. Si está incompleta: Envía correo electrónico al Analista de Recursos Humanos notificando los documentos requeridos a fin de que los mismos sean enviados.

Analista de Recursos Humanos – Notificación

de Documentos Faltantes – Bandeja de Salida de

Correo Electrónico

5. Firma el formulario y envía toda la documentación al Gestor de Seguros, con un mensajero, a fin de procesar la transferencia de los asegurados relacionados.

-

6. Recibe acuse de recibo de la solicitud debidamente firmada por el Gestor de Seguros y lo envía por valija al Analista de Recursos Humanos (Empresa de Origen) para sus soportes.

Analista de Recursos Humanos – Solicitud de Transferencia de Póliza

(Acuse de Recibo) – Guía de Envío por Valija


7. Recibe el acuse de recibo de la solicitud de transferencia enviada por el Coordinador de Recursos Humanos.

-

8. Genera dos copias del acuse de recibo “Transferencia de Póliza” y las distribuye de la siguiente forma: Una para el expediente del trabajador como constancia

de transferencia del mismo. Una para el expediente de póliza a ser enviado al Nuevo

Hotel donde laborará el trabajador.

Transferencia de Póliza – Expediente del

Trabajador


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS



9. Prepara copia de la documentación generada durante el ingreso del trabajador a la póliza (Solicitud de Seguros, documentos de beneficiarios asociados y autorización de descuento), adjunta copia del acuse de recibo de la Transferencia de Póliza y la envía por valija conjuntamente con la copia del expediente del trabajador al Hotel de Destino donde laborará el trabajador.

Analista de Recursos Humanos Destino –

Copia Expediente Póliza ; Copia Expediente del Trabajador – Guía de

Envío por Valija

10. Archiva el acuse de recibo original de “Transferencia de Póliza” en la carpeta Oslo “Movimientos y Facturas” en orden cronológico ascendente.

Solicitud de Transferencia de Póliza– Carpeta Oslo “Movimientos y Facturas”

ANALISTA DE RRHH HOTEL DESTINO

11. Recibe y revisa los documentos de la póliza enviados verificando las condiciones de la contratación y beneficiarios asociados, si aplica.

-

12. Archiva el expediente de póliza en la carpeta Oslo “Movimientos y Facturas” en orden cronológico ascendente.

Expediente Póliza – Carpeta Oslo

Movimientos y Facturas

12.1.

Si tiene inclusión de Beneficiarios: Escanea la autorización de descuento y la adjunta a un correo electrónico en el que notifica al Analista de Nómina los beneficiarios asociados por el trabajador a fin de activar los descuentos requeridos para el pago de la póliza.

Analista de Nómina – Notificación de

Beneficiarios – Bandeja de Salida del Correo

Electrónico

ANALISTA DE NÓMINA HOTEL DESTINO

12.2. Recibe y revisa la notificación enviada por el Analista de Recursos Humanos.

-

12.3. Reenvía el correo que contiene la autorización de descuento a contabilidad y solicita la creación de la obligación correspondiente.

Contabilidad – Solicitud de Creación de

Obligación – Bandeja de Salida de Correo

Electrónico

12.4.

Activa los beneficiarios correspondientes a través del “Módulo Seguros” para que se generen quincenalmente y de forma automática los descuentos por pago de póliza (Ver Procedimiento: Pago de Nómina y Variaciones). Nota: En caso de que los beneficiarios no estén registrados deberá ingresar a SPI Talento y registrar los mismos antes de proceder con la activación correspondiente.

-

Procedimiento Uso de Servicio Odontológico -


Procedimiento Uso del Servicio de Ambulancia -



PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS


Solicitud de Transferencia de Póliza – Guía de Envío por Valija.


Solicitud de Transferencia de Póliza (Acuse de Recibo) – Guía de Envío por Valija.

Transferencia de Póliza – Expediente del Trabajador.

Copia Expediente Póliza; Copia Expediente del Trabajador – Guía de Envío por Valija.

Carpeta Oslo “Movimientos y Facturas”.

Carpeta Oslo Movimientos y Facturas.

Notificación de Beneficiarios – Bandeja de Salida del Correo Electrónico.

Solicitud de Creación de Obligación – Bandeja de Salida de Correo Electrónico.

XIII. FORMULARIOS

Solicitud de Transferencia de Póliza Colectiva.

XIV. ANEXOS

No Aplica.


DIAGRAMA DE FLUJO




RECURSOS HUMANOS


Documentos Completos?

FIN

INICIO

Envía la solicitud y los documentos requeridos al

Coordinador de RH

ANALISTA RH ORIGEN

Completa formulario «Transferencia de Póliza

HCM»

Notificación de Transferencia

Trabajador

COORDINADOR DE RH

Recibe y revisa solicitud de transferencia

Envía la solicitud al Gestor de Seguros para que sea

tramitada

Recibe acuse de recibo enviado por el Gestor de

seguros y lo envía al hotel solicitante

Prepara expediente de póliza del trabajador adjunta

copia del acuse de recibo de transferencia y lo envía al Analista de RH del Hotel

de destino

Envía correo electrónico solicitando al Analista de RH los documentos faltantes

No

Si

ANALISTA RH ORIGEN

Recibe el acuse de recibo, genera una copia y archiva el acuse de recibo en la carpeta

«movimientos y facturas»

Archiva la documentación recibida en la carpeta

«Movimientos y Facturas»

ANALISTA RH DESTINO

Recibe y revisa expediente póliza

El Trabajador tiene

Beneficiarios?

Escanea la autorización de descuento vigente firmada

por el trabajador

Elabora correo electrónico al Analista de Nómina

notificando los familiares asociados a la póliza y

solicita el descuento de las cuotas correspondientes

Incluye a través del sistema en el «Modulo Seguros» a los Beneficiarios asociados

por el trabajador

Reenvía el correo electrónico con la

autorización de descuento firmada a Contabilidad para

que sea creada la obligación correspondiente


solicitando la desincorporación de familiares

ANALISTA NÓMINA DESTINO

Recibe y revisa notificación enviada


PROCEDIMIENTO

FECHA: 16/05/2013



SERVICIO ODONTOLÓGICO

RECURSOS HUMANOS

I. OBJETIVO Establecer los lineamientos a seguir por el trabajador para utilizar el servicio de odontología contratado por

la Empresa.

II. ALCANCE Las disposiciones y procedimientos contenidos en el presente manual son aplicables a los empleados,

contratados, gerentes y directivos de la Empresa, que de cualquier forma puedan contribuir o participar en

el procedimiento de Servicio Odontológico.

III. BASE LEGAL

Contrato convenido con la Compañía de Seguros prestadora del servicio.

Ley del Contrato de Seguro.

IV. REFERENCIAS

Manual de Procedimiento: Ingreso e Inclusión de Asegurados

Manual de Procedimiento: Atención Médica y Clave de Emergencia

Guía: Registro y Uso de Póliza de Seguros.

V. GLOSARIO

ACCIDENTE ODONTOLÓGICO

Es el hecho súbito, violento, externo, visible y fortuito que produce en la integridad física del asegurado lesiones dentales demostradas por contusiones, heridas visibles o lesiones internas que sean odontológicamente comprobadas.

AMALGAMA DENTAL

Es una aleación utilizada para cerrar las cavidades que aparecen como consecuencia de las caries y así restablecer la función masticatoria devolviendo la estabilidad mediante la reposición de los tejidos.

ASEGURADO TITULAR


ASEGURADO BENEFICIARIO



PROCEDIMIENTO

FECHA: 16/05/2013




RECURSOS HUMANOS

DIENTES PERMANENTES

Llamados también dientes adultos o dientes definitivos, suceden a la serie de los dientes primarios y están destinados normalmente a permanecer en la boca para toda la vida.

DIENTES TEMPORALES

Suelen conocerse por otros nombres como: Dientes de leche, caducos, o primarios que están destinados a ser sustituidos por los dientes permanentes.

EMERGENCIA ODONTOLÓGICA

Es todo dolor o inflamación, fractura de prótesis, fractura de diente, accidente o pérdida de un diente motivado a un traumatismo.

ENDODONCIA / TRATAMIENTO DE

CONDUCTO

Es un tratamiento dental que consiste en eliminar del interior del diente los tejidos dañados para rellenarlos luego y evitar así daños o infecciones en el futuro. Este tratamiento podría salvar a un diente que de otra manera debería extraerse.

ENFERMEDAD DENTAL

Es cualquier alteración de la salud dental que conduzca a un tratamiento odontológico o quirúrgico.

EXTRACCIÓN / EXODONCIA

Parte de la cirugía maxilofacial o bucal que se ocupa de extraer los dientes con el menor trauma posible.

GASTOS RAZONABLES

Promedio calculado por la Compañía de Seguros sobre los consumos en los que incurra el Asegurado, considerando un mismo procedimiento quirúrgico y/o médico en una misma área geográfica, con clínicas de la misma categoría.

ODONTOLOGÍA Es la especialidad médica que se dedica al estudio de los dientes y las encías y al tratamiento de sus dolencias.

ODONTÓLOGO Es el especialista que se dedica profesionalmente al cuidado y tratamiento de las enfermedades de los dientes.

RED DE CLÍNICAS DENTALES

Grupo de profesionales e instituciones adscritas a la red de la Compañía de Seguros con quien se ha contratado el servicio de la Póliza Odontológica.


RESINAS DENTALES

Son restauraciones estéticas elaboradas con materiales sintéticos utilizadas para cerrar cavidades en los dientes dañados o cariados.

RESTOS RADICULARES

Son el resultado de patologías dentales que generan destrucción de la corona dental, como caries y/o fracturas coronarias, sin posibilidad de rehabilitación oral convencional.


PROCEDIMIENTO

FECHA: 16/05/2013




RECURSOS HUMANOS

VI. POLÍTICAS 1. De la Cobertura del Servicio Odontológico

1.1. La Compañía de Seguros prestará el servicio de odontología a través de una red de clínicas

o consultorios afiliados que cubrirán la atención de emergencias o consulta médica bucal

presentada por cualquiera de los asegurados inscritos en la póliza colectiva.

1.2. Todo Asegurado Titular o Beneficiario cuenta con una Póliza Odontológica para cubrir

servicios médicos como:

1.2.1. La eliminación del dolor y molestias bucales de toda índole.

1.2.2. Traumatismos en dientes causados por accidentes.

1.2.3. Diagnóstico y prevención: consulta diagnóstica (Examen clínico, historia

clínica, pronóstico bucal y plan de tratamiento).

1.2.4. La aplicación de flúor.

1.2.5. Sellantes de fosas y fisuras.

1.2.6. Restauración de resinas en dientes.

1.2.7. Restauración de amalgamas en dientes posteriores.

1.2.8. Endodoncia o tratamientos de conducto en dientes permanentes.

1.2.9. Extracciones simples o extracciones no quirúrgicas (en dientes permanentes,

temporales, restos radiculares y dientes fracturados).

1.3. El servicio odontológico no cubrirá los gastos incurridos y los servicios originados como

consecuencia de:

1.3.1. Tratamientos no contemplados en las coberturas cubiertas por la póliza.

1.3.2. Anestesia general o sedación en niños, adolescentes y adultos.

1.3.3. Defectos físicos y malformaciones buco-dentarias.

1.3.4. Enfermedades y tratamientos de distonías maxilofaciales.

1.3.5. Estudios histopatológicos o biopsias, radioterapia y/o quimioterapia.

1.3.6. Servicios odontológicos recibidos fuera del país de contratación de la póliza.

1.3.7. Ortodoncia interceptiva o correctiva.

2. De las Condiciones de Uso del Servicio 2.1. La afiliación del trabajador y sus beneficiarios a la Póliza Odontológica será efectiva de

acuerdo al ingreso y activación de la Póliza Colectiva contratada por la Empresa.


PROCEDIMIENTO

FECHA: 16/05/2013




RECURSOS HUMANOS

2.2. El Asegurado Titular o Beneficiario podrá disfrutar de la Póliza Odontológica en los lapsos y

tiempos establecidos por el contrato suscrito entre la Empresa y la Compañía de Seguros

que prestará dicho servicio.

2.3. Los tratamientos y consultas deberán ser realizados por odontólogos pertenecientes a la red

de proveedores establecida por la Compañía de Seguros, por lo que los servicios recibidos

en otros centros y/o por odontólogos diferentes a la red establecida, no darán derecho a

reembolso de ningún tipo.

Nota: Cuando el Asegurado requiera un tratamiento amparado por la póliza y no exista en la

localidad donde este se encuentre, podrá recibir el servicio odontológico por tal servicio y

solicitar contra reembolso los “gastos razonables” en los que haya incurrido.

2.4. El Asegurado Titular o Beneficiario no tendrá derecho a reembolso alguno por los

tratamientos no amparados, aun cuando los mismos sean realizados en centros de la red de

proveedores establecidos.

2.5. Todo tratamiento no cubierto por la póliza correrá por cuenta del Asegurado Titular o

Beneficiario y sin reembolso por parte de la Compañía Aseguradora.

2.6. Cualquier reclamo, observación o queja con relación a los servicios prestados, deberá

realizarse por escrito dentro de un plazo no mayor a cinco (5) días después de haber

recibido el servicio o de la ocurrencia de la causa que origina dicha reclamación. Los mismos

serán enviados al Gestor de Seguros y tramitados por la Compañía de Seguros.

2.7. Toda actualización que se genere en las condiciones del servicio odontológico serán

notificadas por la Jefatura de Recursos Humanos a los trabajadores.

3. Del Uso del Servicio Odontológico

3.1. Cuando el Asegurado Titular o Beneficiario requiera alguno de los tratamientos amparados

en la Póliza de Seguros, excepto en caso de emergencia, deberá solicitar su cita

telefónicamente con al menos cuarenta y ocho (48) horas de anticipación y luego dirigirse a

cualquiera de los centros, consultorios y odontólogos asociados a la red de afiliados

establecida por la Compañía de Seguros. 3.2. Todo servicio odontológico será prestado en el horario fijado por los centros o consultorios,

donde previamente identificado con la Cédula de Identidad, requerirá la atención del

odontólogo seleccionado.


PROCEDIMIENTO

FECHA: 16/05/2013




RECURSOS HUMANOS

3.3. El Asegurado Titular o Beneficiario podrá consultar vía electrónica a través de la página web

de la Compañía que presta el servicio de la Póliza Odontológica, la Red de Clínicas Dentales

Integradas afiliadas donde podrá solicitar la cita con cuarenta y ocho (48) horas de

anticipación.

3.4. Toda clave de Seguro deberá ser directamente solicitada por el centro odontológico y no por

el Asegurado.

3.5. Cuando el trabajador acuda a la cita deberá identificarse como Asegurado y consignar los

siguientes datos:

3.5.1. Copia de la Cédula de Identidad.

3.5.2. Nombre de la Empresa en la que labora.

3.5.3. Compañía de Seguros que garantiza el servicio.

Nota: En el caso de los Beneficiarios incluidos en la póliza, estos deberán consignar

adicionalmente la copia de la Cédula de Identidad del Asegurado Titular.

3.6. Si el Asegurado Titular o Beneficiario requiere ser referido a algún especialista, éste deberá

solicitar la información al odontólogo tratante. Bajo ninguna circunstancia el Asegurado podrá

acudir al especialista sin referencia del odontólogo.

3.7. Todo Asegurado Titular o Beneficiario debe acudir puntualmente a las citas. Cuando el

trabajador no pueda asistir a una cita previamente concertada, deberá notificarlo al

consultorio vía telefónica con al menos veinticuatro (24) horas de anticipación. 3.8. En caso de que el Asegurado Titular o Beneficiario llegue tarde, no asista a la cita

concertada y tampoco notifique podría tener que pagar una penalidad económica. 3.9. El Asegurado está obligado a someterse a cualquier tipo de examen que le sea

razonablemente exigido por el odontólogo para realizar los tratamientos amparados. 4. De la Atención de Emergencias

4.1. Todo Asegurado Titular o Beneficiario tendrá la atención de emergencias, disponible las

veinticuatro (24) horas, durante los trescientos sesenta y cinco (365) días del año que esté

contemplado en el plan suscrito con la Compañía prestadora del servicio. 4.2. Toda emergencia comprendida en horario diurno y durante días laborales, podrá ser

atendida sin previa cita en uno de los consultorios afiliados a la red.

4.3. Cuando se presente alguna emergencia comprendida en los horarios de 6:00pm a 8:00am,

días feriados o domingos, el Asegurado Titular o Beneficiario deberá comunicarse por los


PROCEDIMIENTO

FECHA: 16/05/2013




RECURSOS HUMANOS

números telefónicos del servicio de emergencias suministrados por la Jefatura de Recursos

Humanos, donde será canalizado por un profesional de salud quien solventará su necesidad.

VII. RESPONSABILIDADES

1. Del Analista de Recursos Humanos

1.1. Asesorar al trabajador sobre el uso del servicio odontológico contratado por la Empresa.

1.2. Notificar toda actualización presentada sobre el servicio odontológico a los trabajadores.

2. Del Trabajador 2.1. Solicitar cualquier información que requiera sobre el servicio de odontología a la Jefatura de

Recursos Humanos.

2.2. Solicitar la cita en el centro odontológico de su preferencia a través del portal web o

telefónicamente de acuerdo al proceso de la Institución Médica a la cual se asistirá.

2.3. Indicarle a sus beneficiarios como utilizar el servicio odontológico.

2.4. Asistir al centro odontológico en caso de emergencia. En caso de ser el día domingo,

comunicarse a través de la central telefónica de la Compañía Aseguradora.

2.5. Solicitar la cancelación de una cita concertada, con veinticuatro (24) horas de anticipación,

en caso de no poder asistir a la consulta.

2.6. Solicitar al odontólogo el comprobante de asistencia a consulta y entregarlo en la Jefatura de

Recursos Humanos.

2.7. Asumir los gastos correspondientes a exámenes y/o tratamientos no cubiertos por la póliza

contratada.


Computadora, teléfono, página web.


Ante requerimiento del Asegurado Titular o Beneficiario.


PROCEDIMIENTO

FECHA: 16/05/2013




RECURSOS HUMANOS

X. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO



Procedimiento: Ingreso e Inclusión de Asegurados -

Procedimiento: Transferencia de Póliza Colectiva -

ASEGURADO 1. Elige el centro médico donde recibirá el servicio odontológico -

2.

En caso de consulta médica solicita la cita para utilizar el servicio odontológico y ejecuta las acciones descritas en la actividad N° 3: Vía telefónica a los números de la clínica. Vía web a través del portal de la compañía de seguros.

-

2.1.

En caso de Emergencia: Consulta en la página web la disponibilidad y ubicación del centro médico al cual desea asistir y se dirige directamente al mismo. Ejecuta las acciones descritas en la actividad N° 5.

-

3. Suministra sus datos personales y los de la compañía de seguros donde está adscrita la póliza colectiva.

-

3.1. Si se trata de un Beneficiario: Indica adicionalmente los datos del Titular de la póliza.

-

4. Conviene con el operador o a través de la página web la fecha elegida para asistir a la cita.

-

4.1.

Si no puede asistir a la consulta: Notifica al centro médico vía telefónica, con veinticuatro (24) horas de anticipación, que no asistirá a la cita convenida. Nota: Si el asegurado no hace la notificación de su imposibilidad para asistir podría tener que cancelar una penalización económica.

-

5.

Asiste a la consulta o emergencia para ser tratado de acuerdo a lo convenido. Nota: Los Beneficiarios deberán consignar copia de la Cédula de Identidad de Identidad del Asegurado Titular.

Copia de Cédula de Identidad del Asegurado Titular – Entrega Física

6. Solicita la elaboración de los exámenes requeridos por el odontólogo tratante.

-


PROCEDIMIENTO

FECHA: 16/05/2013




RECURSOS HUMANOS


ASEGURADO 6.1.

Si requiere la elaboración de exámenes no cubiertos por la póliza: Cancela por su cuenta el costo de dichos exámenes, asumiendo que los mismos no son reembolsables según las políticas establecidas.

-

7. Recibe el diagnóstico del odontólogo tratante. -

7.1.

Si requiere el chequeo de un especialista odontológico diferente: Solicita y/o recibe la referencia médica para asistir con el especialista según corresponda. Nota: El asegurado no podrá asistir a un especialista si el odontólogo tratante no lo refiere.

Asegurado - Referencia Médica – Entrega Física

7.2. Agenda una nueva cita con el especialista al cual ha sido referido en el centro médico, vía telefónica o vía web.

-

7.3. Asiste a la consulta médica con el especialista. Especialista - Referencia Médica – Entrega Física

7.4. Si requiere cirugía: Solicita las indicaciones y los exámenes a ser realizados.

-

8. Recibe las indicaciones médicas y tratamiento emitido por el odontólogo tratante.

-

Procedimiento de Atención Médica y Clave de Emergencia.

-

Procedimiento Exclusión y Egreso de Asegurados. -


XI. REGISTROS DE SALIDA

Copia de Cédula de Identidad del Asegurado Titular – Entrega Física.

Referencia Médica – Entrega Física.

XII. FORMULARIOS

No aplica.

XIII. ANEXOS

No aplica.


DIAGRAMA DE FLUJO




RECURSOS HUMANOS


Beneficiario?

FIN

INICIO

ASEGURADOElige el centro médico

donde recibirá el servicio odontológico

Suministra los datos requeridos para

programar la consulta

Solicita la cita para asistir a la consulta: Vía Web Vía Telefónica

Recibe referencia del odontólogo consultante

No

Si

Suministra sus datos y los datos del titular de

la póliza para programar la consulta

Puede Asistir?

ASi

Asiste al centro médico para ser atendido

convenida.Nota: En caso de ser Beneficiario entrega la copia de la CI del Titular (Trabajador )

No

Conviene con el centro médico la fecha de la

cita

Exámenes Cubiertos?

Cancela los gastos generados por los

exámenes requeridos

No

Se comunica con el consultorio y notifica

con 8 horas de anticipación que no

podrá asistir a la misma

Recibe las indicaciones médicas y tratamiento emitido

por el odontólogo trantante

Requiere consulta con especialista?

No

Si

Agenda cita médica con el especialista

Si

Asiste a la consulta convenida

Requiere Cirugía?

Solicita las indicaciones y los

exámenes no cubiertos que debe

cancelar el Asegurado

Se realiza la intervención

Si

No

A

Emergencia ?

No

Se dirige directamente al centro médico

elegido

B

B


PROCEDIMIENTO

FECHA: 16/05/2013

REVISIÓN: 23/12/2013


SERVICIO DE AMBULANCIA

RECURSOS HUMANOS

I. OBJETIVO Establecer los lineamientos a seguir para garantizar la atención de emergencias médicas, presentadas por

los trabajadores, a través del Servicio de Ambulancia contratado por la Empresa.



el procedimiento de Servicio de Ambulancia.

III. BASE LEGAL


IV. REFERENCIAS

Manual del Procedimiento: Ingreso e Inclusión de Asegurados.

Manual del Procedimiento: Atención Médica y Claves de Emergencia.

Manual del Procedimiento: Exclusión y Egreso de Asegurados.

V. GLOSARIO

ACCIDENTE Cualquier suceso que es provocado por una acción violenta y repentina, ocasionada por un agente externo involuntario y que da lugar a una lesión corporal.

AMBULANCIA Vehículo destinado al transporte de personas enfermas o heridas desde, hacia o entre lugares de tratamiento.

ÁREA PROTEGIDA Lugar físico donde el beneficiario ejecuta sus labores de trabajo, así como el trayecto desde su sitio de trabajo a su residencia o viceversa.

ATENCIÓN MÉDICA DOMICILIARIA

Consiste en el traslado de un médico al sitio donde se encuentre el trabajador para la evaluación y la atención de malestares presentados por este.

CLÍNICA AFILIADA Institución médica u hospitalaria, a la cual la Compañía de Seguros indemnizará de acuerdo a los gastos razonables una vez descontado el deducible y los gastos no amparados, hasta el máximo de la suma asegurada.


PROCEDIMIENTO

FECHA: 16/05/2013




RECURSOS HUMANOS

CLÍNICA CONVENIDA

Es aquella institución médica u hospitalaria a la cual la Compañía de Seguros garantiza el pago del 100% del monto facturado, una vez descontado el deducible y los gastos no amparados en las intervenciones, hasta el máximo de la suma asegurada.

EMERGENCIA MÉDICA

Es la aparición inesperada y repentina de una condición médica que ponga en peligro la vida del Asegurado y que requiera la atención médica inmediata, siempre que dicha condición esté cubierta por la póliza. Nota: No se considerará emergencia cualquier evento reportado después de setenta y dos (72) horas de ocurrido.


HERIDAS Es la lesión producida en el cuerpo, motivada generalmente por golpes o desgarros en la piel que, dependiendo de su gravedad, requerirá atención médica.

PACIENTE Es el sujeto que recibe los servicios de un médico u otro profesional de la salud y se somete a un examen, a un tratamiento o a una intervención. Para los efectos de este manual será el trabajador.

VI. POLÍTICAS

1. De la Contratación del Servicio de Ambulancia 1.1. Toda contratación del servicio de ambulancia debe ser aprobado anualmente por la Jefatura

de Recursos Humanos conjuntamente con el Director General, Director de Recursos

Humanos y el Gerente de Operaciones. 1.2. La Jefatura de Recursos Humanos deberá presentar, al Gerente de Operaciones, las

respectivas tres (3) cotizaciones y los beneficios obtenidos con cada uno de los proveedores

presentados. 1.3. En el caso de las renovaciones, la Jefatura de Recursos Humanos deberá presentar un

nuevo presupuesto en función de la cantidad de trabajadores existentes en la Empresa. 1.4. El Gerente de Operaciones decidirá el proveedor final y solicitará al Jefe de Recursos

Humanos el inicio de los trámites de contratación del servicio. 1.5. Toda contratación de servicio para ser procesada por Administración debe contener:

1.5.1. Presupuesto.

1.5.2. Registro de Información Fiscal (Copia certificada contra original).


PROCEDIMIENTO

FECHA: 16/05/2013




RECURSOS HUMANOS

1.5.3. Registro Mercantil (copia certificada y con los obligantes vigentes).

1.5.4. Listado de trabajadores de la Empresa a ser afiliados en el servicio.

1.6. La Jefatura de Recursos Humanos es la responsable de consignar toda información

requerida por la Compañía contratada para la prestación del servicio. 1.7. La Jefatura de Recursos Humanos deberá solicitar a la Compañía contratada las

condiciones de uso del servicio, así como la notificación de toda actualización generada en

las mismas durante el tiempo de contratación de dicho servicio. 2. Del Beneficio del Servicio de Ambulancia

2.1. Todo trabajador de la Empresa dispondrá de un servicio de ambulancia para cubrir, por

personal capacitado en atención pre-hospitalaria, emergencias u otros eventos originados a

su persona.

2.2. Los Servicios de Ambulancia, según el alcance de la contratación, son pagados en su

totalidad por la Empresa.

2.3. La atención de emergencias médicas a través del servicio de ambulancia estará disponible

las 24 horas, durante los 365 días del año.

2.4. La atención de emergencias se realizará siempre dentro del área de servicio que esté

contemplado en el plan suscrito con la Compañía prestadora del servicio.

3. De las Condiciones de la Prestación del Servicio

3.1. El servicio de ambulancia solo brindará cobertura a los trabajadores inscritos en el contrato,

durante el período de tiempo contratado, no siendo extensivo bajo ningún concepto a los

familiares, ni prorrogado en su duración.

3.2. Todo servicio de ambulancia que haya sido contratado por la Empresa deberá ser informado

a los trabajadores a través de la Jefatura de Recursos Humanos, conjuntamente con las

condiciones de uso (zona geográfica que cubre, área protegida, detalles del servicio,

traslados, condiciones especiales, actualizaciones).

3.3. La Empresa deberá presentar mensualmente y por escrito a la Compañía de Servicio de

Ambulancia la lista de asegurados a ser amparados por el servicio contratado, por lo que en

caso de exclusiones deberá ser notificado a fin de que éste sea retirado del sistema.

3.4. La Compañía de Servicio de Ambulancia cubrirá la atención médica, como consecuencia de

heridas leves o graves, enfermedades graves o accidentes sufridos por alguno de los

trabajadores inscritos en el servicio.


PROCEDIMIENTO

FECHA: 16/05/2013




RECURSOS HUMANOS

3.5. En caso de ser necesario el traslado de pacientes, el Servicio de Ambulancia transportará al

trabajador a una clínica afiliada; siempre que el trabajador se encuentre registrado en la

Póliza Colectiva de HCM y en caso contrario a un centro hospitalario de su elección.

3.6. El Servicio de Ambulancia no estará obligado a prestar los servicios contratados a los

beneficiarios que se encuentren bajo los efectos del alcohol o cualquier tipo de sustancias

estupefacientes o psicotrópicas.

3.7. El Servicio de Ambulancia no será responsable por los daños que pueda sufrir la persona

trasladada y/o atendida, como consecuencia de la enfermedad o accidente que lo afecte, o

por la imposibilidad del personal paramédico de la ambulancia para impedir tales daños.

4. Del Uso del Servicio desde el Trabajo

4.1. Los trabajadores podrán hacer uso del servicio de ambulancia a través de la unidad de

Higiene y Seguridad Industrial, la Jefatura de Recursos Humanos o del el Jefe Nocturno de

la Empresa, quienes serán los responsables de contactar y solicitar dicho servicio.

Nota: En ausencia de dichos responsables, el funcionario de Seguridad de turno y/o el

Ejecutivo de Guardia deberán conocer el procedimiento con el objeto de que la solicitud del

Servicio de Ambulancia sea gestionada por estos.

4.2. Al momento de contactar al Servicio de Ambulancia, el responsable deberá tener a mano:

4.2.1. Nombre del trabajador afectado

4.2.2. Cédula de Identidad

4.2.3. Edad

4.2.4. Motivo de la emergencia reportada

4.2.5. Dirección donde se prestará el servicio

4.3. Todo trabajador será atendido por el personal del Servicio de Ambulancia, en el área

destinada para tal fin, en donde podrá recibir el tratamiento requerido.

5. Del Uso del Servicio desde la Residencia del Trabajador 5.1. Todo trabajador podrá solicitar el Servicio de Ambulancia desde su residencia, siempre que

dicho servicio tenga disponibilidad de llegar a la zona en donde el trabajador resida.

5.2. La solicitud del servicio desde la residencia se debe realizar a través de los números de

contacto suministrados por la Jefatura de Recursos Humanos.


PROCEDIMIENTO

FECHA: 16/05/2013




RECURSOS HUMANOS

5.3. Ante la solicitud del servicio, el trabajador deberá identificarse como empleado de la

Empresa y suministrará los datos requeridos por el operador para enviar el servicio a la

residencia.

6. Del Traslado del Trabajador a un Centro Médico 6.1. En caso de que los paramédicos consideren, debido a la gravedad del caso, que el

trabajador requiera el traslado del sitio de trabajo o de la residencia a un centro médico, la

ambulancia realizará el correspondiente traslado de la siguiente forma:

6.1.1. Si el trabajador no se encuentra afiliado a la Póliza Colectiva de HCM de la

Empresa, el traslado deberá realizarse al centro hospitalario más cercano.

Nota: En caso de que el trabajador no cuente con una póliza de HCM y pueda

realizar el pago de una clínica, podrá solicitar su traslado a la misma.

6.1.2. Si el trabajador se encuentra afiliado a la Póliza Colectiva de HCM, éste deberá

decidir de acuerdo al listado de clínicas afiliadas o convenidas, a cual desea ser

trasladado.

6.2. En caso de que el trabajador se encuentre laborando y no pueda decidir el centro médico al

cual desea ser dirigido, por la gravedad de su salud, el supervisor deberá contactar un

familiar de este a fin de que decida a cual centro médico re realizará el traslado.

6.3. Cuando el supervisor o responsable no pueda ubicar a un familiar y el trabajador se

encuentre inconsciente, el servicio de ambulancia deberá trasladarlo al centro de atención

más cercano.

6.4. Durante el traslado del trabajador desde la Empresa el Supervisor inmediato o Gerente de

Operaciones, delegará a un acompañante del trabajo para que no viaje solo y contactará a

un familiar para informarle el estado del trabajador y el centro médico al cual ha sido

trasladado el mismo.

7. De las Estadísticas de Uso de Servicio de Ambulancia 7.1. Mensualmente la Jefatura de Recursos Humanos, de acuerdo a la factura suministrada por

la Compañía que presta el servicio de ambulancia, deberá elaborar un reporte estadístico

que evidencie el uso del servicio desde la residencia de los trabajadores con el objeto de

evaluar su uso; este reporte deberá enviarse a la Dirección de Recursos Humanos quien

evaluará los resultados.


PROCEDIMIENTO

FECHA: 16/05/2013




RECURSOS HUMANOS

VII. RESPONSABILIDADES 1. De la Jefatura de Recursos Humanos

1.1. Contratar el servicio de ambulancia que será utilizado por los trabajadores.

1.2. Divulgar el beneficio y condiciones del servicio de ambulancia a los trabajadores de la

Empresa.

1.3. Asesorar al trabajador sobre el uso del servicio de ambulancia.

1.4. Comunicarse con los familiares del trabajador, en caso de que sea trasladado.

1.5. Indicar al trabajador de acuerdo al listado de clínicas afiliadas las opciones que tiene para

ser trasladado.

1.6. Llamar al servicio de ambulancia, en caso de que el responsable de la unidad de Higiene y

Seguridad Industrial no se encuentre disponible.

1.7. Elaborar mensualmente las estadísticas del uso del servicio de ambulancia desde la

residencia del trabajador a fin de evaluar la utilidad de la misma.

2. De la Unidad de Higiene y Seguridad Industrial, Oficial de Seguridad o Ejecutivo de Guardia

2.1. Verificar la condición del trabajador y los síntomas que presenta.

2.2. Llamar a los números consignados por la Compañía de Servicio de Ambulancia para solicitar

la atención médica.

2.3. Realizar los reportes requeridos sobre las enfermedades presentadas por los trabajadores.

2.4. Firmar y sellar los comprobantes que sean entregados por los paramédicos.

3. Del Trabajador 3.1. Solicitar a la Jefatura de Recursos Humanos información sobre el servicio de ambulancia.

3.2. Elegir la Clínica afiliada o el centro médico hospitalario al que desea ser trasladado.

3.3. Consignar copia de la documentación requerida por los paramédicos en relación a la

atención recibida para ser archivada en el expediente.


Teléfono, computadora, sistema de nómina.


De acuerdo a solicitud realizada por el trabajador.


PROCEDIMIENTO

FECHA: 16/05/2013




RECURSOS HUMANOS

X. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE AMBULANCIA EN EL TRABAJO




Procedimiento: Trasferencia de Póliza Colectiva -

TRABAJADOR 1. Se notifica al Supervisor o Jefe inmediato que el trabajador requiere asistencia médica. -

ANALISTA DE HSI/ OFICIAL DE

SEGURIDAD/ EJECUTIVO DE

GUARDIA/ JEFE DE RRHH

2. Recibe notificación del trabajador obtiene información del malestar presentado. -

3. Llama a los números de Emergencia del servicio de ambulancia contratado por la Empresa. -

4.

Se identifica como trabajador de la Empresa e indica los datos personales del empleado requeridos por el Operador para prestar el servicio:

Nombre del trabajador afectado Cédula de Identidad Edad Motivo de la emergencia reportada Dirección donde se prestará el servicio

-

5. Recibe al médico que atenderá al trabajador y lo dirige al espacio físico establecido para realizar la atención médica -

TRABAJADOR 6. Recibe atención médica por parte del personal que presta el servicio. -

6.1.

Si no requiere traslado: Recibe las indicaciones del médico conjuntamente con la planilla del servicio realizado que debe ser entregada a la Jefatura de Recursos Humanos, si aplica.

Jefatura de Recursos Humanos – Planilla de

Servicio Médico – Entrega Física

6.2.

Si le dieron reposo: Entrega el reposo en la Jefatura de Recursos Humamos para justificar los días. Nota: En caso de que el reposo sea mayor a tres días este debe ser validado por el IVSS.

Jefatura de RRHH – Reposo Médico –

Entrega Física

7.

Si no está afiliado a la póliza elige el Centro Médico al cual va a ser trasladado, preferiblemente una clínica convenida. Nota: En caso de que el trabajador no se encuentre asegurado aun este deberá indicar a que centro hospitalario desea ser trasladado.

-


PROCEDIMIENTO

FECHA: 16/05/2013




RECURSOS HUMANOS


TRABAJADOR 7.1.

Si el trabajador no se encuentra en condiciones de elegir un centro médico: El responsable de la Empresa ubicará a un familiar que viva con el trabajador a fin de que éste decida a cual centro hospitalario debe ser trasladado. Nota: En caso de que el familiar no pueda ser ubicado y el trabajador se encuentre inconsciente, entonces se trasladará al centro de atención más cercano.

-

ANALISTA DE HSI/ OFICIAL DE

SEGURIDAD/ EJECUTIVO DE

GUARDIA/ JEFE DE RRHH

8. Contacta un familiar del trabajador y le notifica el centro médico al cual ha sido trasladado. -

9.

Delega a uno de los trabajadores de la Empresa para que lo acompañe y no viaje solo en la ambulancia durante el traslado y hasta que llegue el familiar al Centro Médico elegido.

-

Procedimiento: Atención Médica y Claves de Emergencia -


XI. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE AMBULANCIA EN DOMICILIO



Procedimiento: Ingreso e Inclusión de Asegurados. -

Procedimiento: Trasferencia de Póliza Colectiva. -

TRABAJADOR 1. Presenta emergencia médica que requiere asistencia inmediata. -

2. Se comunica con los números de emergencia que corresponden al “Servicio de Ambulancia” contratado por la Empresa.

-

3.

Se identifica como trabajador de la Empresa e indica los datos requeridos por el Operador para prestar el servicio: Nombre del trabajador afectado Cédula de Identidad Edad Motivo de la emergencia reportada Dirección donde se prestará el servicio

-

4. Recibe atención médica por parte del personal que presta el servicio. -


PROCEDIMIENTO

FECHA: 16/05/2013




RECURSOS HUMANOS


TRABAJADOR 4.1.

Si no requiere traslado: Recibe las indicaciones del médico conjuntamente con la planilla del servicio realizado que debe ser entregada a la Jefatura de Recursos Humanos, si aplica.

Jefatura de Recursos Humanos – Planilla de

Servicio Médico – Entrega Física

4.2.

Si le dan reposo: Entrega el reposo en la Jefatura de Recursos Humamos para justificar los días. Nota: En caso de que el reposo sea mayor a tres días este debe ser validado por el IVSS.

Jefatura de RRHH – Reposo Médico –

Entrega Física

5.

Elige el Centro Médico al cual va a ser trasladado preferiblemente una clínica concertada. Nota: En caso de que el trabajador no se encuentre asegurado aun este deberá indicar a que centro hospitalario desea ser trasladado.

-

5.1.

Si el trabajador no se encuentra en condiciones de elegir un centro médico: Un familiar que viva con el trabajador deberá decidir a cual Centro Médico deberá ser trasladado el trabajador.

-

6. Recibe atención médica en el Centro Médico conjuntamente con las indicaciones a ser efectuadas por el trabajador para su pronta mejoría.

-

Procedimiento: Atención Médica y Claves de Emergencia -



Solicitud de Ambulancia en el Trabajo

Reposo Médico – Entrega Física

Planilla de Servicio Médico – Entrega Física

Solicitud de Ambulancia desde el Domicilio

Reposo Médico – Entrega Física

Planilla de Servicio Médico – Entrega Física

XIII. FORMULARIOS

No Aplica.


DIAGRAMA DE FLUJO




RECURSOS HUMANOS


Emergencia de Trabajo? FIN

INICIO

TRABAJADOR

Presenta emergencia médica que requiere asistencia inmediata

Se identifica como trabajador de la

Empresa e indica los datos personales requeridos por el

operador de servicio

Notifica al medico el centro hospitalario o

clínica a la cual desea ser trasladado

Recibe las indicaciones del

médico y la planilla del servicio realizado

(si aplica)

No

Recibe atención, evaluación y

diagnóstico del personal médico que

presta el servicio

Llama a los números de emergencia del

servicio de ambulancia

contratado por la Empresa

ANALISTA DE HSI, OFICIAL DE SEGURIDAD ,

EJECUTIVO DE GUARDIA, JEFE DE RH

Recibe notificación del Trabajador

Si

Llama a los números de emergencia

del servicio de ambulancia contratado

por la Empresa

Se identifica como trabajador de la Empresa

e indica los datos personales requeridos ,

del trabajador que requiere el servicio, por el

operador de servicio

Recibe al Médico que prestará la atención y lo

lleva al espacio destinado para la atención médica

A

A

Requiere Traslado?

Activo en Póliza?Si No

Indica al Médico la Clínica o Institución Médica Convenida a

la que desea ser trasladado

Si

No

Reposo

No

Si

Consigna el reposo a la Jefatura de

Recursos Humanos a fin de que no sean descontados los días


PROCEDIMIENTO

FECHA: 04/06/2013



ATENCIÓN MÉDICA Y CLAVES DE EMERGENCIA

RECURSOS HUMANOS

I. OBJETIVO Establecer los lineamientos a seguir por el trabajador para garantizar la ejecución y el cumplimiento de las

actividades correspondientes al servicio de atención médica y atención de emergencias a través de la

póliza colectiva contratada, como consecuencia de eventos ocurridos que comprometan su salud y la de

sus beneficiarios asociados.


contratados, gerentes y directivos de La Empresa, que de cualquier forma puedan contribuir o participar en

el procedimiento “Atención Médica y Claves de Emergencia”.

III. BASE LEGAL

Contrato de póliza convenido entre La Empresa y la Compañía de Seguros.

IV. REFERENCIAS

Manual de Procedimiento: Ingreso e Inclusión de Asegurados.

Manual de Procedimiento: Solicitud de Carta Aval.

Manual del Procedimiento: Solicitud de Reembolso.

V. GLOSARIO

ASEGURADO/ TITULAR




EMERGENCIA MÉDICA

Es la aparición inesperada y repentina de una condición médica que ponga en peligro la vida del Asegurado y que requiera la atención médica inmediata, siempre que dicha condición esté cubierta por la póliza. Nota: No se considerará emergencia cualquier evento reportado después de setenta y dos (72) horas de ocurrido.


PROCEDIMIENTO

FECHA: 04/06/2013




RECURSOS HUMANOS

CLÍNICA AFILIADA Institución médica u hospitalaria, a la cual la compañía de seguros indemnizará de acuerdo a los gastos razonables, una vez descontado el deducible y los gastos no amparados, hasta el máximo de la suma asegurada.

CLÍNICA CONVENIDA

Es aquella institución médica u hospitalaria en la cual la Compañía de Seguros garantiza el pago del 100% del monto facturado, una vez descontado el deducible y los gastos no amparados, hasta el máximo de la suma asegurada.


GASTOS NO AMPARADOS

Son aquellos consumos en los que incurra el asegurado a consecuencia de su estado de salud y cuyos límites o montos no se encuentren establecidos dentro de la cobertura de seguros contratada por la Empresa.

GASTOS RAZONABLES

Promedio calculado por la Compañía de Seguros sobre los consumos en los que incurra el Asegurado, considerando un mismo procedimiento quirúrgico y/o médico en una misma área geográfica, con clínicas de la misma categoría.


VI. POLÍTICAS

1. Del Servicio de Atención Médica

1.1. Todo Asegurado Titular y sus Beneficiarios tendrán a su disposición y a través de la póliza

de HCM colectiva un Plan de Atención Médica, que incluye consultas médicas para el control

de enfermedades o dolencias a través de los Centros de Atención Integral y una Red de

Médicos sin costo, asociados o convenidos con la Compañía de Seguros. 1.2. Dentro de los servicios por consultas que tendrá disponible el Asegurado se incluirá en:

1.2.1. Las Especialidades de Primer Nivel

1.2.1.1. Medicina Interna 1.2.1.2. Ginecología/Obstetricia 1.2.1.3. Pediatría 1.2.1.4. Traumatología 1.2.1.5. Dermatología 1.2.1.6. Neurocirugía 1.2.1.7. Medicina Familiar


PROCEDIMIENTO

FECHA: 04/06/2013




RECURSOS HUMANOS

1.2.2. Las Especialidades de Segundo Nivel

1.2.2.1. Cardiología 1.2.2.2. Neumonología 1.2.2.3. Gastroenterología 1.2.2.4. ORL 1.2.2.5. Oftalmología 1.2.2.6. Neurología 1.2.2.7. Urología 1.2.2.8. Endocrinología

1.2.3. El Servicio de Laboratorio

1.2.3.1. Perfil General 1.2.3.2. Perfil Lipídico 1.2.3.3. Perfil Cardíaco 1.2.3.4. Perfil de Coagulación 1.2.3.5. Perfil Hepático 1.2.3.6. Perfil Hipertensión 1.2.3.7. Perfil Renal 1.2.3.8. Perfil Reumatológico

1.2.4. EL Servicio de Imágenes:

Utilizadas para el diagnóstico de enfermedades, procesos tumorales o

malformaciones. Métodos que se usan con mayor frecuencia: 1.2.4.1. Radiología convencional 1.2.4.2. Ultrasonido 1.2.4.3. Doppler 1.2.4.4. Resonancia Magnética

1.2.5. Centros de Rehabilitación Terapias para recobrar las funciones perdidas, alteraciones por enfermedades,

accidentes o cirugía de las diferentes áreas del cuerpo, como articulaciones,

miembros inferiores o superiores, columna vertebral y músculos, entre otros (hasta

un máximo de 20 sesiones por evento).


PROCEDIMIENTO

FECHA: 04/06/2013




RECURSOS HUMANOS

2. Del Servicio de Atención de Emergencia 2.1. La Compañía de Seguros indemnizará el cien por ciento (100%) de los gastos razonables

cubiertos por atención de emergencia médica que excedan el deducible y hasta por la

cantidad máxima de cobertura de la póliza contratada por La Empresa.

2.2. Todo Asegurado Titular o Beneficiario podrá asistir a uno de los centros médicos convenidos

o afiliados a la Compañía de Seguros ante una emergencia médica.

3. De las Condiciones de Uso 3.1. Todo gasto no amparado dentro de la póliza deberá ser cancelado por el Asegurado Titular o

Beneficiario.

3.2. Toda facturación generada por atención médica suministrada al Asegurado a través de una

Clínica Convenida será cancelada al 100% por la Compañía de Seguros de acuerdo a la

cobertura contratada, una vez descontados los gastos no amparados.

3.3. Toda facturación generada por atención médica suministrada al Asegurado a través de una

Clínica Afiliada será cancelada de acuerdo al gasto razonable del monto facturado, por lo

que el Asegurado Titular o Beneficiario deberá cancelar la diferencia conjuntamente con los

gastos no amparados.

3.4. Si el trabajador asiste a una clínica que no es convenida ni afiliada deberá cancelar el total

de la factura generada por la clínica y posteriormente podrá solicitar el reembolso de los

gastos razonables sobre dicha factura (Ver manual del procedimiento de Solicitud de

Reembolso).

3.5. Todo Asegurado podrá verificar el tipo de clínica (afiliada o convenida) a la que asistirá a

través de la página web de la Compañía de Seguros contratada por la Empresa. 3.6. Cada Asegurado podrá solicitar a través de la página web tres claves trimestrales en los

casos de Atención Médica. 4. Del Uso del Servicio de Atención Médica

4.1. Todo Asegurado Titular o Beneficiario que requiera el servicio de atención médica (no

incluye emergencias) deberá solicitar una cita telefónicamente identificándose como

asegurado de la Compañía de Seguros.

4.2. Para hacer efectiva la cita, el Asegurado Titular o Beneficiario deberá ingresar a través de la

página web y seleccionar al médico o servicio de su preferencia a fin de generar la

respectiva Orden de Atención.


PROCEDIMIENTO

FECHA: 04/06/2013




RECURSOS HUMANOS

4.3. Todo Asegurado deberá asistir a la cita de forma puntual, en caso de no asistir deberá

notificarlo con ocho (8) horas de anticipación, a fin de evitar recargos por concepto de

honorarios profesionales.

4.4. Todo Beneficiario que asista a una consulta médica deberá consignar con la Orden de

Atención una copia de la Cédula de Identidad del trabajador Asegurado que es el titular de

la póliza.

4.5. Como consecuencia de la atención médica, el Asegurado Titular o Beneficiario podrá

tramitar la elaboración de exámenes o intervenciones a través del servicio de carta aval

concedido por la Compañía de Seguros y en caso de que el Asegurado cancele la totalidad

de los exámenes podrá solicitar un reembolso por el pago de los mismos (Ver Manuales de

Procedimiento de Solicitud de Carta Aval y Solicitud de Reembolso).

5. Del Uso del Servicio de Atención de Emergencias 5.1. Ante una emergencia el Asegurado podrá comunicarse con el centro de atención de la

Compañía de Seguros, donde un médico podrá orientarle telefónicamente frente a

determinadas patologías, las 24 horas al día, los 365 días al año.

5.2. En caso de que el Asegurado tenga que dirigirse a un centro de salud deberá asistir a un

centro afiliado o convenido para recibir la atención médica requerida, identificándose como

Asegurado de la Compañía de Seguros que presta el servicio y cancelando el deducible

correspondiente.

Nota: Los Beneficiarios deberán consignar la copia de la Cédula de Identidad del Asegurado

Titular de la póliza ante el centro médico elegido.

5.3. En caso de requerir de forma inmediata la intervención o elaboración de exámenes que se

encuentren amparados por la póliza no será necesaria la solicitud de cartas avales, ya que

los mismos podrán ser aplicados mientras se trate la emergencia en el centro médico.

5.4. Toda atención de emergencias ocurridas en el lugar de trabajo así como el servicio de

traslado a un centro médico se otorgará de acuerdo a lo establecido en el Manual del

Procedimiento Servicio de Ambulancia.


1.1. Asesorar al trabajador sobre el uso de los servicios de atención médica y clave de

emergencia.


PROCEDIMIENTO

FECHA: 04/06/2013




RECURSOS HUMANOS

1.2. Notificar a los trabajadores toda actualización existente sobre el procedimiento descrito en el

presente documento. 2. Del Trabajador

2.1. Elegir el centro médico al cual desea asistir por consulta o ingresar por emergencias.

2.2. Solicitar la cita médica.

2.3. Generar la Orden médica.

2.4. Solicitar la cancelación de cita, en caso de no poder asistir.

2.5. Acudir al centro médico para atender la emergencia.


- Computadora, impresora, teléfono.

IX. REGULARIDAD DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO - Ante la solicitud del Asegurado.

X. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN MÉDICA




ASEGURADO 1. Selecciona el médico o servicio requerido desde el directorio de Institutos Médicos, ubicado en la página web de la Compañía de Seguros.

-

2.

Solicita la cita telefónicamente llamando a los números registrados en el Instituto Médico, se identifica como Asegurado e indica la Compañía de Seguros que le ampara.

-

3. Ingresa a la página web de la compañía de seguros,

genera la orden de atención médica y la imprime. Orden de Atención Médica – Impresión

Física

4.

Asiste puntualmente a la cita y entrega la orden de atención médica al personal del centro médico que corresponda. Nota: Si el beneficiario es el que hace uso del servicio deberá consignar la copia de la CI del Asegurado Titular.

Personal de Centro Médico – Orden de

Atención Médica; copia de la CI – Entrega

Física


PROCEDIMIENTO

FECHA: 04/06/2013




RECURSOS HUMANOS


ASEGURADO 5. Recibe diagnóstico y prescripción médica emitida por el médico para realizar el tratamiento que corresponda de acuerdo a la patología.

Diagnóstico; Informe Médico; Prescripción

Médica – Entrega Física

5.1.

Si requiere exámenes de laboratorio solicitados por el especialista: ingresa nuevamente por la página web y solicita al laboratorio afiliado la elaboración de los mismos. Nota: En caso de que los exámenes solicitados no estén cubiertos por la póliza estos deberán ser cancelados por el asegurado.

-

5.2. Si requiere una nueva cita: ejecuta las acciones descritas en la actividad n° 1. -

5.3.

Si requiere cirugía o tratamiento continuo: Solicita una carta aval a la Compañía de Seguros que cubra la intervención y/o tratamiento solicitado o cancela los gastos y solicita el reembolso de los mismos.

-

Procedimiento: Solicitud de Carta Aval -

Procedimiento: Solicitud de Reembolso -


XI. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CLAVES DE EMERGENCIA


INICIO DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento: Servicio de Ambulancia -

ASEGURADO 1. Elige el centro médico donde recibirá el servicio e ingresa al mismo por “Emergencias”. -

2.

Se identifica como Asegurado o beneficiario de la Compañía de Seguros indicando:

Nombres y Apellidos. Número de Cédula. Nombre y CI del Asegurado, si aplica.

-

3. Describe sus síntomas y es ingresado al área de Emergencias. -

ANALISTA DE INGRESOS

(Aseguradora) 4. Gestiona la clave de emergencia solicitada por el

asegurado. -


PROCEDIMIENTO

FECHA: 04/06/2013




RECURSOS HUMANOS


ASEGURADO 4.1.

Si no le aprueban la clave: Se dirige a otra de las clínicas afiliadas de la Compañía de Seguros y ejecuta las acciones descritas en la actividad N° 1. Nota: El Asegurado podrá comunicarse telefónicamente a través del Centro de Atención de la Compañía de Seguros y solicitar la Institución Médica más cercana para ser atendido.

-

5. Ingresa a la sala de emergencias y recibe atención de parte del médico de guardia quien emite el diagnóstico y tratamiento a seguir.

-

5.1.

Si requiere exámenes de laboratorio solicitados por el especialista: Recibe la orden para realizar los exámenes requeridos en las especialidades que corresponda. Nota: En caso de que los exámenes solicitados no estén cubiertos por la póliza estos serán cancelados por el Asegurado.

-

6. Recibe indicaciones y tratamiento emitido por el médico. -

6.1. Si requiere el chequeo de un especialista diferente: solicita al médico tratante la referencia a ser entregada al especialista.

Asegurado - Referencia a

Especialista – Entrega Física

6.2.

Si requiere cirugía: El Asegurado será evaluado y preparado para la intervención en caso de emergencia. Nota: En caso de que durante la emergencia médica no sea necesaria la cirugía pero lo sea a largo plazo el Asegurado deberá tramitar la respectiva carta aval.

6.3. Si requiere una cita: agenda la cita de forma presencial en el centro médico, vía telefónica o vía web. -

7.

Recibe diagnóstico y prescripción médica emitida por el médico para realizar el tratamiento que corresponda de acuerdo a la patología.

Diagnóstico; Informe Médico; Prescripción

Médica – Entrega Física

Procedimiento: Solicitud de Carta Aval -




PROCEDIMIENTO

FECHA: 04/06/2013




RECURSOS HUMANOS

XII. REGISTROS DE SALIDA Procedimiento Atención Médica:

Orden de Atención Médica – Impresión Física.

Orden de Atención Médica – Entrega Física.

Diagnóstico; Informe Médico; Prescripción Médica – Entrega Física.

Procedimiento Clave de Emergencia:

Referencia a Especialista – Entrega Física.

Diagnóstico; Informe Médico; Prescripción Médica – Entrega Física.

XIII. FORMULARIOS

Procedimiento Atención Médica:

Orden de Atención Médica (Página web de la Compañía de Seguros).

XIV. ANEXOS

No aplica.


DIAGRAMA DE FLUJO




RECURSOS HUMANOS

ATENCIÓN MÉDICA Y CLAVE DE EMERGENCIA

Exámenes Médicos?

FIN

INICIO

ASEGURADOSelecciona al médico o

servicio requerido desde el directorio de Institutos

Médicos de la Compañía de Seguros

Asisten puntualmente a la cita y entrega la orden de

atención médica al personal del centro médico que

corresponda.

Pide la cita telefónicamente llamando a los números registrados, se identifica

como asegurado e indica el nombre de la Compañía de

Seguros que le ampara.

Ingresa a la página web de la Compañía de Seguros, genera

la «Orden de Atención Médica» y la imprime

Recibe diagnóstico y prescripción médica emitida por el médico para realizar el tratamiento que corresponda

de acuerdo a la patología

No

Nueva Cita?

Cirugía o Tratamiento?

No

No

Ingresa nuevamente a la página web y solicita la

elaboración de los exámenes de laboratorio

Si

A

A SiIngresa nuevamente a la página web

y solicita la cita médica con el médico que corresponda

Procedimiento: Cartas Avales; Procedimiento: Solicitud de Reembolso

Si

B

B


DIAGRAMA DE FLUJO




RECURSOS HUMANOS

CLAVE DE EMERGENCIA INICIO

ASEGURADO

Elige el centro médico al cual asistirá e ingresa al mismo por

«Emergencias »

FIN

Se identifica como Asegurado e indica:

- Datos personales- Nombre de la Aseguradora- Tipo de Asegurado

Se dirige al Analista de Ingresos del Instituto Médico y describe

sus síntomas.Nota: En caso de estar

impedido lo hará el familiar que le acompaña

ASEGURADO

Ingresa a la sala de emergencias y recibe la

atención médica requerida

ANALISTA INGRESOS

Procesa la clave de emergencia con la Compañía de Seguros

Recibe Clave de

Emergencia?

Si

No

Requiere Exámenes?

Si

Se dirige al laboratorio de la Institución Médica para practicarse los exámenes

requeridos

Requiere especialista? Si

No

Solicita la expedición de la referencia requerida para

ser consignada al especialista que

corresponda

Requiere Cirugía de

Emergencia?

No

El Asegurado será evaluado y preparado para la

intervención quirúrgica.

Si

Recibe diagnóstico y prescripción médica emitida por el médico para realizar el

tratamiento que corresponda de acuerdo a la

patología

Procedimiento: Atención Médica


PROCEDIMIENTO




SOLICITUD DE CARTA AVAL

RECURSOS HUMANOS

I. OBJETIVO Establecer los lineamientos a seguir por el trabajador para realizar la solicitud de “Carta Aval” y la Unidad

de Recursos Humanos para requerir la emisión de la misma a la Compañía de Seguros a través de la

Póliza de HCM Colectiva contratada por la Empresa.

II. ALCANCE



el procedimiento de Solicitud de Carta Aval.

III. BASE LEGAL


IV. REFERENCIAS

Manual de Procedimiento: Atención Médica y Clave de Emergencias.

V. GLOSARIO

ATENCIÓN MÉDICA ELECTIVA

Es aquella atención de salud que se realiza en la fecha y hora que el Asegurado convenga con un profesional o instituto médico.

CARTA AVAL Documento que emite la Compañía Aseguradora para garantizar el compromiso del pago por atención médica, siempre que se encuentre dentro del límite de cobertura adquirido.

CLÍNICA AFILIADA Institución médica u hospitalaria, a la cual la Compañía Aseguradora indemnizará de acuerdo a los gastos razonables, hasta el máximo de la suma asegurada.

CLÍNICA CONVENIDA

Es aquella institución médica u hospitalaria en la cual la Compañía Aseguradora garantiza el pago del 100% del monto facturado, una vez descontado el deducible y los gastos no amparados en las intervenciones, hasta el máximo de la suma asegurada.


EXÁMENES PARACLÍNICOS

Son los exámenes que ayudan al médico tratante a comprobar o descartar un diagnóstico (exámenes de laboratorio generales, especiales y otros estudios)


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

GASTOS NO AMPARADOS


PATOLOGÍA Conjunto de enfermedades que puede presentar una persona.

VI. POLÍTICAS

1. De las Cartas Avales

1.1. En caso de atención médica (electiva), el Asegurado Titular o Beneficiario podrá solicitar a la

Compañía de Seguros una Carta Aval, a través de la cual la Compañía de Seguros se hará

responsable por los gastos presentados según las condiciones y límites de la Póliza

contratada por la Empresa. 1.2. Si la Carta Aval solicitada por el Asegurado corresponde a una clínica convenida con la

Compañía de Seguros, ésta asumirá el 100% del monto facturado, dentro de la cobertura

establecida. 1.3. Si la Carta Aval solicitada por el Asegurado corresponde a una clínica afiliada, la Compañía

de Seguros le pagará a la clínica el gasto razonable sobre el monto facturado y el trabajador

deberá pagar la diferencia.

2. De las Condiciones para la Emisión de una Carta Aval 2.1. Las Carta Avales deberán solicitarse a través del formulario “Solicitud de Carta Aval”. 2.2. Toda solicitud de Carta Aval deberá estar acompañada de la totalidad de los recaudos

exigidos de acuerdo al tipo de tratamiento a recibir. Nota: La Compañía de Seguros podrá solicitar adicionalmente cualquier otro recaudo que

considere necesario para la emisión de cartas avales. 2.3. Toda Carta Aval solicitada podrá ser emitida o rechazada de acuerdo a la evaluación, de los

recaudos entregados por el Asegurado, realizada por la Compañía de Seguros. 2.4. De no ser procedente la emisión de la Carta Aval solicitada, la Compañía de Seguros

informará al Asegurado por escrito las causas de hecho y de derecho que justifican tal

decisión.

2.5. En caso de otorgar la Carta Aval solicitada, la Compañía de Seguros se reserva el derecho

de someter al asegurado que la utilizará a un reconocimiento y/o control elaborado por los

médicos designados por ésta, así como a visitarle en la Clínica elegida durante su


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

hospitalización y exigir toda la documentación que considere necesaria para el análisis del

reclamo. 3. De la Solicitud

3.1. La emisión de Carta Aval debe ser solicitadas por el Asegurado a la Jefatura de Recursos

Humanos a fin de active los trámites correspondientes con la Compañía de Seguros.

3.2. Toda solicitud de emisión de Carta Aval debe ir acompañada de una serie de recaudos

consignados por el Asegurado de acuerdo a la patología presentada y el tratamiento a

recibir:

3.2.1. Presupuesto emitido por la Institución/ Clínica.

3.2.2. Informe médico detallado que especifique los diagnósticos conjuntamente con los

procedimientos quirúrgicos y/o tratamientos médicos a practicar debidamente

firmado y sellado por el médico tratante.

3.2.3. Resultados de exámenes paraclínicos (Laboratorio, imágenes – estudios especiales)

que corroboren el diagnóstico.

3.2.4. Para los casos de Maternidad se debe presentar la última Ecografía (ultrasonido).

3.3. Ante la recepción de los documentos consignados por el trabajador el Analista de Recursos

Humanos debe completar el formulario “Solicitud de Carta Aval“ dirigida a la Compañía de

Seguros indicando los siguientes datos:

3.3.1. Nombre y apellido del trabajador y/o beneficiarios.

3.3.2. Número de la Cédula de Identidad.

3.3.3. Documentos adjuntos

3.4. Tanto la carta como los documentos adjuntos deben ser enviados al Coordinador de

Recursos Humanos en dos (2) ejemplares: 3.4.1. Una para que sea devuelta como acuse de recibo 3.4.2. Una para la Compañía de Seguros.

4. De la Emisión

4.1. Para que la emisión sea efectiva debe cumplir con las siguientes exigencias:

4.1.1. Los recaudos deben estar completos

4.1.2. El presupuesto debe estar acorde al convenio que la Compañía de Seguros tenga

con el proveedor seleccionado


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

4.1.3. Si son varios los procedimientos quirúrgicos, deben estar cubiertos y médicamente

justificados.

4.1.4. Los documentos que acompañan la Carta Aval no deben ser emitidos con una fecha

mayor a treinta (30) días desde la fecha de emisión

4.2. Dependiendo de la patología, la carta aval podrá ser emitida por la Compañía de Seguros en

un lapso de tiempo que varía de 72 a 120 horas posterior a la recepción de los recaudos. 4.3. Se recomienda al Asegurado no fijar la fecha de la intervención hasta tanto la Carta Aval no

haya sido aprobada. 4.4. En caso de que la Compañía Aseguradora requiera un documento adicional no será

necesario el llenado de una nueva planilla de solicitud y la Jefatura de Recursos Humanos

deberá enviarlo por valija al Coordinador de Recursos Humanos con el respectivo formulario

“Solicitud de Carta Aval”. 4.5. Toda Carta Aval aprobada de la solicitud será emitida por la Compañía de Seguros y

enviada a la Coordinación de Recursos Humanos quien deberá proceder con el reenvío de la

misma a la Jefatura de Recursos Humanos del Hotel. 5. De los Rechazos

5.1. La emisión de una Carta Aval podrá ser rechazada por la Compañía de Seguros cuando: 5.1.1. Se haya agotado la cobertura 5.1.2. No cubra la patología por la cual se solicita la emisión. 5.1.3. Si el Asegurado Titular o Beneficiario tienen plazo de espera de acuerdo a la

patología. 5.1.4. Que el presupuesto consignado no se encuentre actualizado. 5.1.5. Por la consignación incompleta de los requerimientos solicitados para su emisión.

5.2. Toda Notificación de no Procedencia de la solicitud será emitida por la Compañía de

Seguros y enviada a la Coordinación de Recursos Humanos quien deberá proceder con el

reenvío de la misma a la Jefatura de Recursos Humanos del Hotel. 5.3. En caso de rechazo el Asegurado podrá solicitar una nueva revisión o reconsideración de la

solicitud a través de una carta explicativa, sin embargo, este trámite deberá realizarlo

directamente con la Compañía de Seguros.


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

6. De la Re-emisión 6.1. Cuando el Asegurado no haya utilizado la Carta Aval emitida y esta no haya caducado, este

deberá esperar al vencimiento para solicitar una nueva; adjuntando los soportes requeridos

en el numeral 3.2, el nuevo presupuesto y la Carta Aval vencida. 6.2. Toda re-emisión de Carta Aval se tramita igual que por primera vez por lo que los tiempos

definidos por la Compañía de Seguros para la emisión y el trámite se mantienen. 7. Del Uso de la Carta Aval

7.1. Para utilizar la Carta Aval el Asegurado deberá cancelar un monto deducible, al ingresar al

centro médico o clínica así como los gastos no amparados. 7.2. Al egresar el Asegurado deberá revisar la factura entregada por la clínica y debe verificar

que los importes correspondan al tratamiento recibido, ya que los costos que no se

encuentren dentro del presupuesto entregado a la Compañía Aseguradora, correrán por

cuenta del Asegurado. 7.3. Toda intervención o tratamiento que requiera ser realizada al trabajador debe ser notificado

al supervisor inmediato a fin de que garantice, en su ausencia, la normalidad de las

operaciones en el área. 8. Del Resguardo de los Soportes Generados

8.1. Todo acuse de recibo firmado por el la Compañía de Seguros debe ser archivado en una

carpeta llamada “Reembolsos y Cartas Avales” en orden cronológico ascendente por año.

VII. RESPONSABILIDADES 1. Del Trabajador

1.1. Solicitar al Analista de Recursos Humanos la tramitación de una Carta Aval

1.2. Entregar al Analista de Recursos Humanos los documentos vigentes que sean requeridos

para activar la solicitud.

1.3. Consignar todo documento adicional que sea solicitado por la Compañía de Seguro.

1.4. Solicitar una re-emisión de Carta Aval, si aplica.

1.5. Notificar al Jefe de la Unidad toda intervención quirúrgica y/o tratamiento y los tiempos

estimados de reposo a fin de que éste pueda programar su suplencia.

2. Del Analista de Recursos Humanos

2.1. Asesorar a los trabajadores de la Empresa en relación a la solicitud de cartas avales.


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

2.2. Recibir y verificar la completitud y vigencia de los documentos consignados por el trabajador.

2.3. Completar el formulario “Solicitud de Carta Aval” con los datos del trabajador o de sus

asegurados a fin de formalizar dicha solicitud ante la Compañía de Seguros.

2.4. Enviar al Coordinador de Recursos Humanos la solicitud conjuntamente con los documentos

asociados.

2.5. Completar el formulario “Solicitud de Carta Aval” ante una solicitud de re-emisión de Carta

Aval solicitada por el trabajador.

2.6. Recibir y entregar al trabajador la Carta Aval solicitada por éste.

2.7. Notificar al trabajador el rechazo de la solicitud elaborada.

2.8. Resguardar todo acuse de recibo generado por solicitud de cartas avales la carpeta

“Reembolsos y Cartas Avales”.

3. Coordinador de Recursos Humanos 3.1. Recibir y revisar las solicitudes de cartas avales enviadas por la Jefatura de Recursos

Humanos.

3.2. Enviar al Gestor de Seguros las solicitudes de carta aval existentes con el objeto de que las

mismas sean procesadas por la Compañía de Seguros.

3.3. Recibir las cartas avales emitidas por la Compañía de Seguros y enviarlas al Hotel

escaneadas por correo electrónico y por valija en físico.

3.4. Comunicar y extender a la Jefatura los rechazos declarados por la Compañía de Seguros

sobre las solicitudes que apliquen.


Computadora, impresora, fotocopiadora, escáner, servicio de envío por valija.


Ante la solicitud del trabajador.


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

X. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE CARTA AVAL



Procedimiento: Atención Médica y Clave de Emergencia. -

TRABAJADOR 1. Solicita al Analista de Recursos Humanos la emisión de una Carta Aval y consigna los documentos requeridos en la sección número tres (3.2) del presente manual.

Analista de RRHH – Requisitos de Carta Aval –

Entrega Física

ANALISTA DE RRH 2. Recibe y revisa la documentación consignada por el trabajador.

-

3.

Si está incompleta: Notifica al trabajador a través de correo electrónico los documentos requeridos para completar la solicitud. Nota: En caso de que el trabajador no posea correo enviar la comunicación al Jefe del Departamento.

Trabajador/Jefe Departamento – Notificación de

Documentación Faltante – Bandeja de Salida de

Correo Electrónico

4. Completa el formulario “Solicitud de Carta Aval” con los datos del reembolso e imprime dos ejemplares.

-

5. Adjunta a la “Solicitud de Carta Aval” los documentos requeridos para tramitar la carta aval solicitada y los envía a la Dirección de Recursos Humanos por valija.

Coordinador de Recursos Humanos – Recaudos de

Carta Aval – Guía de Envío por Valija

COORDINADOR DE RRHH

6. Recibe y revisa la documentación por la Jefatura de Recursos Humanos.

-

7. Si está incompleta: Notifica al Analista de Recursos Humanos a través de correo electrónico los documentos requeridos para completar la solicitud.

Analista de RRH – Notificación de

Documentos Pendientes – Bandeja de Salida de

Correo Electrónico

8. Envía los documentos al Gestor de Seguros para activar la solicitud de reembolso del trabajador.

Gestor de Seguros – Solicitud de Carta Aval –

Entrega Física

9. Recibe acuse de recibo firmado por el Gestor de Seguros en señal de recepción de la solicitud y la envía por valija al Analista de RRHH para sus soportes.

Analista de Recursos Humanos – Solicitud de Carta Aval (Acuse de


ANALISTA DE RRHH 10.

Recibe acuse de recibo de la Solicitud de Reembolso y la archiva en la carpeta Oslo llamada “Reembolsos y Cartas Avales” en orden cronológico ascendente por año.

Solicitud de Reembolso (Acuse de Recibo) –

Carpeta Oslo “Reembolsos y Cartas

Avales”

COORDINADOR DE RRHH

11.

Posterior a la tramitación de la solicitud recibe Carta Aval a nombre del trabajador la escanea y la envía por correo electrónico a la Jefatura de RRHH para que sea entregada al trabajador con el objeto de iniciar el trámite.

Jefatura de RRHH – Carta Aval (Escaneada) –



PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS


COORDINADOR DE RRHH

12. Prepara la valija y envía la Carta Aval en original al Analista de RRHH para que sea entregada al trabajador

Analista de RRHH – Carta Aval (Original) – Guía de

Envío por Valija

12.1.

Si el reembolso no es aprobado: Envía la carta de rechazo emitida por la Compañía de Seguros al Analista de Recursos Humanos a fin de que sea comunicada al trabajador.

Analista de RRHH – Carta de Rechazo de

Carta Aval – Bandeja de Salida de Correo

Electrónico

12.2.

Si la Compañía de Seguros requiere otro documento: solicita al Analista de RRHH los documentos requeridos a través de correo electrónico para continuar el trámite.

Analista de RRHH – Solicitud de Recaudos

Adicionales – Bandeja de Salida de Correo

Electrónico

ANALISTA DE RRHH 12.2.1.

Recibe comunicación y ejecuta las acciones descritas en la actividad N° 3, una vez obtenido los recaudos completará nuevamente el formulario “Solicitud de Carta Aval” y lo enviará al Coordinador de RRHH.

Coordinador de RRHH – Solicitud de Carta Aval ; Documentos Adicionales

Requeridos – Guía de Envío por Valija

13. Recibe comunicación del Coordinador de RRHH y entrega al trabajador la Carta Aval.

Trabajador – Carta Aval – Entrega Física

13.1. Si la solicitud fue rechazada: Comunica personalmente al trabajador las razones por las cuales no procede la emisión de carta aval.

Trabajador – Justificación de no procedencia de

Carta Aval – Entrevista

TRABAJADOR 13.2. Si el trabajador requiere una reemisión de la carta aval: Solicita al Analista de RRHH la reemisión de la carta y le entrega la carta aval anteriormente emitida y vencida

Analista de RRHH – Carta Aval (Vencida) – Entrega

Física.

ANALISTA DE RRHH 13.2.1. Recibe solicitud completa el formulario “Solicitud de Carta Aval” adjuntando la carta aval anterior y la envía al Coordinador de RRHH quien

Coordinador de RRHH – Solicitud de Carta Aval ; Carta Aval (Vencida) –

Guía de Envío por Valija

COORDINADOR DE RRHH

13.2.2. Ejecuta las acciones descritas en la actividad N° 6 del presente procedimiento.

-

Procedimiento: Reintegro de Deducible de HCM -

Procedimiento: Exclusión y Egreso de Asegurados -

FIN DEL PROCEDIMIENTO.


Requisitos de Carta Aval – Entrega Física.


Recaudos de Carta Aval – Guía de Envío por Valija.

Notificación de Documentos Pendientes – Bandeja de Salida de Correo Electrónico.


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

Solicitud de Carta Aval – Entrega Física.

Solicitud de Carta Aval (Acuse de Recibo) – Guía de Envío por Valija.

Solicitud de Reembolso (Acuse de Recibo) – Carpeta Oslo “Reembolsos y Cartas Avales”.

Carta Aval (Escaneada) – Bandeja de Salida de Correo Electrónico.

Carta Aval (Original) – Guía de Envío por Valija.

Carta de Rechazo de Carta Aval – Bandeja de Salida de Correo Electrónico

Solicitud de Recaudos Adicionales – Bandeja de Salida de Correo Electrónico.

Solicitud de Carta Aval; Documentos Adicionales Requeridos – Guía de Envío por Valija.

Carta Aval – Entrega Física.

Justificación de no procedencia de Carta Aval – Entrevista.

Carta Aval (Vencida) – Entrega Física.

Solicitud de Carta Aval; Carta Aval (Vencida) – Guía de Envío por Valija.

XII. FORMULARIOS

Solicitud de Carta Aval.

XIII. ANEXOS

No Aplica.


DIAGRAMA DE FLUJO




RECURSOS HUMANOS


Completa?

FIN

INICIO

TRABAJADOR

Solicita al Analista de RH la emisión de la Carta Aval

consignando los documentos requeridos

por patología y tratamiento

Notifica al trabajador a través de correo los documentos

requeridos para completarlaNota: Si el trabajador no

posee correo la notificación se realizará al Jefe de la Unidad

Completa el formulario «Solicitud de Carta Aval»

con los datos del reembolso e imprime dos

ejemplares


consignada por al trabajador

COORDINADOR DE RH

Recibe y revisa la documentación enviada por el Analista de RH

ANALISTA DE RH

Recibe acuse firmado y lo archiva en la carpeta

«Reembolsos y Cartas Avales»

Adjunta la solicitud de Carta Aval a los

documentos consignados y los envía por valija al

Coordinador de RH

Si

No

Envía los documentos con un mensajero al Gestor de Seguros para tramitar la emisión de la Carta Aval

Recibe acuses de recibo firmados por el Gestor de Seguros para activar la

solicitud de reembolso del trabajador

Envía el acuse de recibo de la solicitud al Analista

de Recursos Humanos del Hotel solicitante

COORDINADOR DE RHRecibe del Gestor de Seguros la respuesta

emitida por la Compañía de Seguros

Aprobada?

Envía documentos recibidos al Analista de Recursos Humanos del

Hotel solicitante

ANALISTA DE RH

Recibe la documentación recibida y la entrega al

trabajador

TRABAJADORRecibe documento y si

desea solicitar la reconsideración elabora carta y hace el trámite directamente con el

Seguro

No

Si

TRABAJADOR Recibe Carta Aval y la consigna a la clínica

donde será recibido el tratamiento


PROCEDIMIENTO




SOLICITUD DE REEMBOLSO HCM

RECURSOS HUMANOS

I. OBJETIVO Establecer los lineamientos a seguir por la unidad de Recursos Humanos durante la solicitud y la gestión

de Reembolsos de HCM a fin de garantizar la correcta ejecución del procedimiento requerido por los

trabajadores de la Empresa.

II. ALCANCE



el procedimiento de Solicitud de Reembolso HCM.

III. BASE LEGAL

LOTTT: Ley Orgánica del Trabajo, las Trabajadoras y los Trabajadores (LOTTT).

SENIAT: Nueva Providencia de Facturación 00071. Gaceta Oficial Nº 39.795. Caracas 08 de

noviembre de 2011.

IV. REFERENCIAS

Manual del Procedimiento: Atención Médica y Clave de Emergencia.

Manual del Procedimiento: Reintegro de Deducible HCM.

V. GLOSARIO

ASEGURADO/ TITULAR





GASTOS AMPARADOS

Son aquellos consumos en los que incurre un Asegurado como consecuencia de los eventos relacionados con su estado de salud y cuyos límites máximos dependerán de la cobertura de seguros contratada por la Empresa.


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

GASTOS NO AMPARADOS



SINIESTRO

Es un acontecimiento que origina daños concretos que se encuentran garantizados en la póliza hasta determinada cuantía, obligando a la Aseguradora a restituir, total o parcialmente, al Asegurado o a sus beneficiarios, el capital garantizado en el contrato del seguro.

VI. POLÍTICAS 1. Del Reembolso de HCM

1.1. Todo Asegurado Titular o Beneficiario podrá solicitar el reembolso de los gastos en los que

haya incurrido por concepto de por concepto de honorarios médicos, medicinas, análisis, etc.

1.2. La Compañía de Seguros pagará un porcentaje de los gastos incurridos y cancelados por el

Asegurado, según la tabla de límites y exclusiones contenidas en la póliza, siempre que

dichos gastos estén amparados en la póliza de HCM colectiva contratada por la Empresa.

2. De las Condiciones de la Emisión de Reembolso

2.1. Toda Solicitud de Reembolso deberá ser tramitada por el Asegurado, ante la Jefatura de

Recursos Humanos, en una fecha no mayor a veinte (20) días continuos, contados desde la

fecha de ocurrencia del siniestro.

2.2. El Asegurado o Beneficiario está obligado a certificar la exactitud de su solicitud mediante

una declaración hecha, sea bajo juramento o en cualquier forma legal, autorizando a los

médicos que le atendieron a proporcionar a la Compañía de Seguros cualquier información

acerca de su estado físico, historia clínica y demás circunstancias que originaron la

reclamación. 2.3. La Compañía de Seguros, a su propio costo, tendrá el derecho de hacer examinar por un

médico a cualquier Asegurado durante la vigencia de la póliza. 2.4. En todos los casos de Solicitud de Reembolso el Asegurado no solo debe dar aviso a la

Compañía de Seguros acompañando la solicitud con los recaudos exigidos, sino que

adoptará y permitirá que se adopten todas las medidas que sean necesarias para reducir al


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

máximo las consecuencias del accidente o de la enfermedad que motivó los gastos

amparados. 2.5. En caso de que la Solicitud de Reembolso no se hiciera de acuerdo a las condiciones

establecidas y dentro del período estipulado, el Asegurado perderá todo derecho a la

indemnización prevista en las mismas. 3. De la Solicitud de Reembolso

3.1. Todo trabajador de la Empresa podrá tramitar ante la Jefatura de Recursos Humanos la

Solicitud de Reembolso entregando un (1) original y dos (2) copias de los siguientes

recaudos:

3.1.1. Planilla de solicitud de “Tramitación de Siniestros de Reclamos HCM“, debidamente

completada en todos sus campos sin tachaduras ni enmendaduras

Nota: Dicho formulario se puede descargar directamente desde la página web de la


3.1.2. Informe del médico tratante que indique antecedentes de la enfermedad, impresión

diagnóstica, signos, síntomas, tratamientos efectuados o cirugía.

3.1.3. Exámenes practicados: Lab., Rx, RMM, Biopsia u otros que fueran necesarios para

la confirmación del diagnóstico.

3.1.4. Facturas que cumplan con la normativa establecida por el SENIAT, y debidamente

canceladas de:

Honorarios Médicos.

Hospitalización y/o Gastos Clínicos.

Gastos de Farmacia (desglosados por medicamentos y respaldados con récipe

médico).

3.2. El trabajador que realiza la solicitud deberá consignar todos los documentos requeridos al

Analista de Recursos Humanos, por lo menos, con dos (2) semanas de anticipación a las

fechas de vencimiento para ser enviados a la Compañía de Seguros.

4. De la Tramitación del Reembolso 4.1. Para activar la solicitud el Analista de Recursos Humanos deberá completar el formulario

“Solicitud de Reembolso” dirigido a la Compañía de Seguros indicando los siguientes datos:

4.1.1. Nombre y apellido del trabajador y/o beneficiarios.

4.1.2. Número de la Cédula de Identidad.


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

4.2. El Analista de Recursos Humanos deberá validar la completitud de los documentos

consignados por el trabajador antes de proceder con su envío a la Compañía de Seguros. 4.3. Toda Solicitud de Reembolso debe ser enviada al Coordinador de Recursos Humanos quien

se encargará de que la misma sea tramitada por la Compañía de Seguros. 5. De la Emisión del Reembolso

5.1. Todo reembolso será procesado en un plazo máximo de treinta (30) días hábiles contados a

partir de la fecha de solicitud requerida por el Asegurado y en caso de fallecimiento de éste,

el mismo se hará a la persona autorizada para tal fin según ordenamiento hecho por un

tribunal competente.

5.2. Todo pago de indemnización por los beneficios previstos en la póliza se efectuarán en base

a las certificaciones médicas, informaciones de los centros médicos legalmente autorizados

y de los documentos originales entregados por el Asegurado o algún familiar inscrito en la

póliza. 5.3. Para que la emisión del pago pueda hacerse efectiva el Asegurado o Beneficiario deberá

garantizar la entrega de:

5.3.1. Presentación por escrito del reclamo, a través de los formularios establecidos por

la Compañía de Seguros, dentro de los treinta (30) días siguientes a la finalización

de la atención médica, hospitalización o intervención quirúrgica.

5.3.2. El formulario debe estar respaldado con las debidas certificaciones médicas de

centros médicos legalmente autorizados, documentos y facturas originales

concernientes a los servicios prestados al Asegurado o algún Beneficiario.

5.3.3. Cualquier información médica adicional que sea requerida por la Compañía de

Seguros relacionada con el reembolso.

6. Del Rechazo de la Solicitud/ Casos no Reembolsables 6.1. La Compañía de Seguros notificará por escrito al asegurado y/o beneficiario toda causa de

hecho o de derecho que a su juicio justifican el rechazo total o parcial del reembolso

solicitado.

6.2. Dentro de las causas de reembolsos no procedentes se encuentra:

6.2.1. Toda consulta a la que asista el Asegurado y no se le diagnostique alguna

enfermedad, ni tratamiento, no será reembolsada, ya que se tomará como un

chequeo de rutina.


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

6.2.2. Todo gasto por médico no amparado dentro de la póliza de HCM contratada.

6.2.3. Todo gasto que no pueda ser justificado por el Asegurado o Beneficiario con los

documentos requeridos.

6.2.4. Toda solicitud requerida y/o enviada después de los treinta (30) días de ocurrencia.

6.3. Los reembolsos rechazados que deban ser discutidos nuevamente con la Compañía de

Seguros deberán ser gestionados directamente con el Coordinador de Recursos Humanos. 7. Del Pago del Reembolso

7.1. Todo pago de reembolso será realizado por la Compañía de Seguros a través de un cheque

a nombre del Asegurado/Titular.

7.2. Los cheques emitidos por la Compañía Aseguradora serán enviados directamente al

Coordinador de Recursos Humanos, quien es el responsable del reenvío al Analista de

Recursos Humanos.

8. De la Entrega y el Resguardo de Documentos 8.1. Todo cheque de reembolso o rechazo de solicitud será entregado por el Analista de

Recursos Humanos conjuntamente con los documentos originales al trabajador y éste

deberá firmar la copia de la relación como acuse de recibo.

8.2. Toda carta de reembolso junto con las relaciones de los cheques firmados por los

trabajadores deben ser archivadas en una Carpeta Oslo llamada “Reembolsos y Cartas Avales” en orden cronológico ascendente por año.


1.1. Asesorar al trabajador sobre toda información relacionada con la Solicitud de Reembolsos.

1.2. Indicar al trabajador los recaudos a consignar ante la Compañía de Seguros para la

tramitación del reembolso.

1.3. Revisar y verificar el tipo de reembolso a tramitar por el trabajador, así como los documentos

consignados por este.

1.4. Completar el formulario “Solicitud de Reembolso” dirigido a la Compañía de Seguros.

1.5. Enviar al Coordinador de Recursos Humanos la “Solicitud de Reembolso” junto con los

documentos para gestionar el trámite.

1.6. Recibir de la Compañía de Seguros el cheque de reembolso del trabajador.


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

1.7. Recibir de la Compañía de Seguros la carta de no procedencia del reembolso solicitado por

el trabajador.

1.8. Entregar al trabajador el cheque de reembolso enviado por la Compañía de Seguros.

1.9. Entregar al trabajador la carta de no procedencia del reembolso enviado por la Compañía de

Seguros.

1.10. Archivar copia firmada y toda documentación generada por concepto de reembolso en la

carpeta llamada “Reembolsos y Cartas Avales”, en orden cronológico ascendente.

2. Del Trabajador 2.1. Solicitar la información necesaria de la Compañía de Seguros en caso de requerir un

reembolso.

2.2. Completar debidamente el formulario “Tramitación de Siniestros de Reclamos HCM“.

2.3. Consignar a la Jefatura de Recursos Humanos toda la documentación requerida para

tramitar, ante la Compañía de Seguros, el reembolso solicitado.

2.4. Someterse a cualquier examen médico requerido por la Compañía de Seguros.

2.5. Consignar cualquier información o documento adicional requerido, por la Compañía de

Seguros.

2.6. Recibir del Analista de Recursos Humanos el cheque emitido por la Compañía de Seguros.

2.7. Recibir del Analista de Recursos Humanos la carta de no procedencia del reembolso

solicitado.

2.8. Firmar copia de la relación del cheque y entregar al Analista de Recursos Humanos para su

control.

2.9. Solicitar la reconsideración del caso cuando este haya sido rechazado por la Compañía de

Seguros.

3. Coordinador de Recursos Humanos 3.1. Recibir las solicitudes de reembolso requeridas por los trabajadores y enviar al Gestor de

Seguros para iniciar el respectivo trámite.

3.2. Entregar las solicitudes firmadas y selladas como acuse de recibo, al Analista de Recursos

Humanos para su archivo y control.

3.3. Enviar al Analista de Recursos Humanos los cheques emitidos por concepto de reembolso o

los rechazos, recibidos de la Compañía de Seguros.


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

3.4. Tramitar los casos especiales de reembolsos que requieran ser discutidos nuevamente con

la Compañía de Seguros.


Computadora, impresora, teléfono, fotocopiadora.


Ante solicitud del trabajador.

X. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE REEMBOLSO HCM



Procedimiento: Atención Médica y Clave de Emergencia -

TRABAJADOR 10. Completa el formulario “Tramitación de Siniestros HCM” requerido por la Compañía de Seguros y adjunta la documentación requerida de acuerdo al tipo de siniestro.

11. Entrega la documentación al Analista de Recursos Humanos y solicita la tramitación del reembolso.

Analista de RH Tramitación de Siniestros

HCM; Recaudos de Siniestro – Entrega Física

ANALISTA DE RRHH 12. Recibe y revisa la documentación consignada por el trabajador.

-

12.1.

Si está incompleta: Notifica al trabajador a través de correo electrónico los documentos requeridos para completar la solicitud. Nota: En caso de que el trabajador no posea correo envía la comunicación al Jefe del Departamento.

Trabajador/Jefe Departamento – Notificación de

Documentación Faltante – Bandeja de Salida de

Correo Electrónico

13. Completa el formulario “Solicitud de Reembolso” con los datos del siniestro consignado por el trabador e imprime dos (2) ejemplares.

Solicitud de Reembolso – Impresión Física

14. Adjunta a la “Solicitud de Reembolso” los documentos de reembolso consignados por el trabajador y los envía al Coordinador de Recursos Humanos por valija.

Coordinador de Recursos Humanos – Solicitud de Reembolso; Tramitación

de Siniestros HCM; Recaudos de Reembolso – Guía de Envío por Valija

COORDINADOR DE RRHH

15. Recibe y revisa la documentación enviada por la Jefatura de Recursos Humanos.

-


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS


COORDINADOR DE RRHH

15.1. Si está incompleta: Notifica al Analista de Recursos Humanos a través de correo electrónico los documentos requeridos para completar la solicitud.

Analista de RRH – Notificación de

Documentos Pendientes – Bandeja de Salida de

Correo Electrónico

16. Firma la “Solicitud de Reembolso” y la envía con los documentos adjuntos al Gestor de Seguros para que la gestione ante la Compañía de Seguros.

Gestor de Seguros – Solicitud de Reembolso –

Entrega Física

17. Recibe acuse de recibo de la solicitud firmado por el Gestor de Seguros y la envía por valija al Analista de Recursos Humanos para sus soportes.

Analista de Recursos Humanos – Solicitud de Reembolso (Acuse de


ANALISTA DE RRHH 18. Recibe acuse de recibo de la Solicitud de Reembolso y la archiva en la carpeta Oslo llamada “Reembolsos y Cartas Avales”, en orden cronológico ascendente por año.

Solicitud de Reembolso (Acuse de Recibo) –

Carpeta Oslo “Reembolsos y Cartas

Avales”

19. Posterior a la gestión de la solicitud recibe aprobación y cheque de reembolso a nombre del trabajador enviado por el Coordinador de Recursos Humanos.

-

20.

Si el reembolso no es aprobado: Recibe la notificación de rechazo y la entrega al trabajador a fin de que este decida aceptar la respuesta o solicitar la reconsideración del caso.

Trabajador - Notificación de Rechazo de la Solicitud de Reembolso – Entrega

Física

21. Entrega el cheque de reembolso al trabajador y solicita a este la firma, como acuse de recibo del mismo.

Trabajador - Notificación; Cheque de Reembolso –

Entrega Física

22.

Genera copia de la notificación de reembolso y la archiva conjuntamente con el Acuse de recibo firmado, en la carpeta “Reembolsos y Cartas Avales” en orden cronológico ascendente por año.

Notificación de Reembolso (copia); Acuse

de Recibo de Cheque – Carpeta Oslo Reembolsos

y Cartas Avales

Procedimiento: Reintegro de Deducible HCM -




Tramitación de Siniestros HCM; Recaudos de Siniestro – Entrega Física.


Solicitud de Reembolso – Impresión Física.


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

Solicitud de Reembolso; Tramitación de Siniestros HCM; Recaudos de Reembolso – Guía de

Envío por Valija.

Notificación de Documentos Pendientes – Bandeja de Salida de Correo Electrónico

Solicitud de Reembolso; Tramitación de Siniestros HCM; Recaudos de Reembolso – Entrega

Física.

Solicitud de Reembolso (Acuse de Recibo) – Guía de Envío por Valija.

Solicitud de Reembolso (Acuse de Recibo) – Carpeta Oslo “Reembolsos y Cartas Avales”.

Trabajador - Notificación de Rechazo de la Solicitud de Reembolso – Entrega Física.

Trabajador - Notificación; Cheque de Reembolso – Entrega Física.

Notificación de Reembolso; Acuse de Recibo de Cheque – Carpeta Oslo Reembolsos y

Cartas Avales.

XII. FORMULARIOS

Tramitación de Siniestros HCM. (Página web de la Compañía de Seguros).

Solicitud de Reembolso.

XIII. ANEXOS

Anexo1. Tramitación de Siniestros HCM.


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

ANEXO 1. TRAMITACIÓN DE SINIESTROS HCM


DIAGRAMA DE FLUJO




RECURSOS HUMANOS

SOLICITUD DE REEMBOLSO DE HCM

Completo?

FIN

INICIO Posterior la gestión de la solicitud recibe

comunicación de la Compañía de Seguros

enviada por el Coordinador de RH

TRABAJADOR

Completa el formulario «Tramitación de Siniestros HCM» establecido por la Compañía de Seguros

Entrega al Trabajador el cheque de Reembolso

enviado por la Compañía de Seguros

Notifica al trabajador a través de un correo

electrónico los documentos o información faltante para completar la

solicitud

Consigna los documentos requeridos de

acuerdo al tipo de siniestro presentado y los entrega al Analista de RH

para la tramitación del reembolso

Entrega al trabajador la notificación de rechazo de la solicitud a fin de que este decida si aceptar la respuesta o solicitar la

reconsideración del caso

Completa el formulario «Solicitud de Reembolso»,

e imprime 2 ejemplares


consignada por el Trabajador

No

Si

Envía la solicitud con los documentos consignados al

Coordinador de RH, por valija

COORDINADOR DE RH

Recibe y revisa la documentación enviada por el Analista de RH

Firma la documentación y la envía, con un

mensajero, al Gestor de Seguros para que sea procesada la solicitud

Recibe el acuse de recibo de la Solicitud de

Reembolso firmado por el Gestor y lo envía al

Analista de RH

ANALISTA DE RHRecibe acuse y lo archiva

en la carpeta «Reembolsos y Cartas

Avales»

Aprobado’ No

Si

Solicita la firma del trabajador sobre el

voucher del cheque como acuse y genera una copia

de la notificación de reembolso

Archiva el acuse de recibo del cheque con la copia de notificación de reembolso en la carpeta «Reembolsos y Cartas

Avales»


PROCEDIMIENTO




AYUDA POR COMPRA DE MEDICINAS

RECURSOS HUMANOS

I. OBJETIVO Establecer los lineamientos a seguir por el trabajador para solicitar la Ayuda por Medicinas y por la

unidad de Recursos Humanos para garantizar la correcta ejecución del trámite de acuerdo a las

políticas establecidas por la Empresa.

II. ALCANCE


contratados, jefes, gerentes y directivos de la Empresa, que de cualquier forma puedan contribuir y/o

participar en el procedimiento Ayuda por Compra de Medicinas.

III. BASE LEGAL


noviembre de 2011.

IV. REFERENCIAS

Procedimiento: Atención Médica / Claves de Emergencia.

Procedimiento: Pago de Nómina y Variaciones.

Procedimiento: Egreso y Exclusión de Beneficiarios.

V. GLOSARIO

DIAGNÓSTICO MÉDICO

Es el resultado de diferentes tipos de análisis. En la mayoría de los casos, para poder completarse un diagnóstico apropiado y certero, se debe contar con material extra.


RÉCIPE MÉDICO Es el documento legal por medio del cual los médicos legalmente capacitados prescriben la medicación al paciente para su dispensación por parte del farmacéutico.

TRATAMIENTO Es un conjunto de medios que se utilizan para aliviar o curar una enfermedad.


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

VII. POLÍTICAS 1. Del Beneficio de Ayuda por Compra de Medicinas

1.1. Se entenderá como beneficio de “Ayuda por Medicinas” a la subvención otorgada al

trabajador para cubrir el costo generado por la compra de medicamentos que han sido

prescritos para el cumplimiento de un tratamiento médico.

1.2. El monto establecido para la “Ayuda por Medicinas” será definido por la Empresa. 1.3. Toda información y/o actualización en relación al beneficio de “Ayuda por Medicinas” deberá

ser comunicado a los trabajadores por la Jefatura de Recursos Humanos. 2. De las Condiciones de Uso

2.1. El beneficio aplicará solo para el Trabajador por lo que no serán procesadas solicitudes a

nombre de sus familiares.

2.2. Todo Trabajador podrá solicitar el beneficio una vez que haya cumplido tres (3) meses de

labores dentro de la Empresa.

2.3. Las solicitudes de Ayuda por Medicinas son acumulativas en un mes, es decir, el trabajador

podrá consignar en el mes las facturas por las medicinas que necesite, siempre que estas no

excedan el monto establecido por la Empresa.

2.4. Cuando la factura presentada por el trabajador supere o exceda el monto establecido, solo

se cancelará el monto total por mes que ha sido aprobado por la Empresa. 2.5. Para tramitar el beneficio la factura deberá estar a nombre del trabajador y cumplir con las

condiciones establecidas por el SENIAT.

3. De la Solicitud 3.1. Para solicitar el beneficio de Ayuda por Medicinas el trabajador deberá consignar ante la

Jefatura de Recursos Humanos: 3.1.1. Orden de las Medicinas prescritas que contenga el nombre del paciente, en original.

3.1.2. Prescripción Médica que indique el nombre del paciente, las medicinas asignadas

para el tratamiento y la duración del tratamiento; en original.

3.1.3. Factura por compra de medicinas a nombre del Trabajador, en original.

3.2. Toda solicitud y factura que certifica la compra de medicinas debe ser presentada ante la

Jefatura de Recursos Humanos en un plazo no mayor a treinta (30) días continuos, desde la

fecha de emisión de la factura.


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

3.3. El Analista de Recursos Humanos deberá verificar detalladamente los documentos

consignados por el trabajador teniendo en cuenta: 3.3.1. Que el trabajador haya entregado la totalidad de los documentos requeridos para

gestionar la solicitud. 3.3.2. Que la fecha de la factura no exceda los treinta (30) días continuos. 3.3.3. Que la factura emitida se encuentre a nombre del trabajador y bajo las normativas

del ente regulador. 3.3.4. Que los documentos consignados sean los originales.

3.4. Las solicitudes incompletas o facturas vencidas serán devueltas al trabajador y el beneficio

no será procesado. 3.5. El Analista de Recursos Humanos deberá elaborar un correo electrónico de “Solicitud de

Ayuda por Medicinas” para ser enviado al Analista de Nómina con copia al Jefe de Recursos

Humanos y adjuntando de forma escaneada los documentos requeridos en el punto 3.1.

3.6. Para facilitar la consulta y verificar los casos, de Ayuda por Medicinas, que sean solicitados;

todo correo electrónico de “Solicitud de Ayuda por Medicinas” deberá estar identificado en el

“Asunto” de la siguiente forma:

3.6.1. Nombre de la solicitud

3.6.2. Nombre del Trabajador

3.6.3. Mes de la solicitud

3.6.4. Año de la solicitud

Ejemplo: Ayuda por Medicinas: Jackson Pérez 01 – 2014.

4. Del Pago del Beneficio 4.1. El monto otorgado, por concepto de beneficio de Ayuda por Medicinas, será depositado en la

cuenta nómina facilitada por el trabajador.

4.2. El Analista de Nómina es el responsable de reintegrar el importe del beneficio a través de la

nómina de pago de acuerdo a las fechas establecidas por la Dirección de Recursos

Humanos.

4.3. Ante la recepción de la documentación consignada por el trabajador para procesar el

beneficio, el Analista de Recursos Humanos deberá indicarle al Analista de Nómina la

quincena en la que dicho beneficio debe ser consignado.


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

4.4. Todo trabajador podrá verificar a través de su recibo de pago la asignación correspondiente

al beneficio de Ayuda por Medicinas.

5. Del Resguardo de los Soportes Generados 5.1. La “Solicitud de Ayuda por Medicinas”, enviada al Analista de Nómina, será resguardada en

la carpeta electrónica “Ayuda Medicinas” ubicada en la bandeja de entrada del correo

electrónico.

5.2. El reporte “Ayuda por Medicinas” y los documentos consignados por el trabajador serán

resguardados conjuntamente con los soportes de nómina en la carpeta “Variaciones de

Nómina”, organizada por períodos en orden cronológico ascendente.

VIII. RESPONSABILIDADES 1. Trabajador

1.1. Solicitar la asignación del beneficio de Ayuda por Medicinas al Analista de Recursos

Humanos. 1.2. Consignar en su totalidad los documentos requeridos para procesar la solicitud. 1.3. Validar la asignación del beneficio a través de su recibo de pago.

2. Analista de Recursos Humanos 2.1. Verificar la completitud de la documentación consignada por el trabajador.

2.2. Devolver la documentación incompleta o vencida al trabajador y notificar la no procedencia

del beneficio.

2.3. Validar a través de la carpeta electrónica “Ayuda Medicinas” que el trabajador no haya

excedido el monto establecido para el beneficio en el mes.

2.4. Elaborar correo electrónico para solicitar al Analista de Nómina el pago del beneficio.

2.5. Resguardar las solicitudes electrónicas de Ayuda por Medicinas en la carpeta “Ayuda

Medicinas” ubicada en la bandeja de entrada del correo electrónico.

3. Analista de Nómina

3.1. Recibir y registrar las variaciones que corresponden al beneficio.

3.2. Generar el reporte Ayuda por Medicinas, adjuntar los comprobantes consignados por el

Analista de Recursos Humanos y enviar los documentos a revisión conjuntamente con el

resto de las variaciones de nómina.

3.3. Generar los recibos de pago de los trabajadores y proceder con la entrega de los mismos.


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

IX. MATERIALES, EQUIPOS, SISTEMA

Computadora, Impresora, teléfono.

X. REGULARIDAD DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Ante solicitud del trabajador.

XI. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: AYUDA POR COMPRA DE MEDICINAS




TRABAJADOR 1.

Solicita el beneficio de ayuda por medicinas consignando al Analista de Recursos Humanos: Constancia de tratamiento médico. Orden de Medicinas Prescritas. Factura por las medicinas compradas a su nombre.

Analista de RRHH – Constancia de

Tratamiento Médico; Orden de Medicinas;

Factura de Compra de Medicinas – Entrega

Física

ANALISTA DE RRHH 2. Recibe y revisa la documentación entregada por el trabajador.

-

3.

Si está incompleta: Notifica al trabajador, a través de correo electrónico, los documentos requeridos para procesar el beneficio. Nota: En caso de que el trabajador no tenga correo electrónico este será enviado al Jefe de la Unidad.

Trabajador/Jefe – Solicitud de Documentos Faltantes – Bandeja de


4. Genera una copia de la orden de medicinas conjuntamente con la constancia de tratamiento médico y devuelve los originales al trabajador.

-

5. Verifica a través de la carpeta electrónica “Ayuda Medicinas” que el Trabajador no haya excedido en el mes el monto aprobado por el beneficio, si aplica.

-

5.1. Si consumió el monto del beneficio en el mes: Notifica al

trabajador la no procedencia de la solicitud indicándole las facturas presentadas y pagadas en el mes.

-

6.

Elabora correo electrónico de Solicitud de Ayuda por Medicinas indicando:

Datos del Trabajador Fecha de la Atención Médica Recibida Datos de la Factura Monto a ser depositado al trabajador


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS


ANALISTA DE RRHH 7.

Escanea la documentación consignada por el trabajador, la adjunta a la solicitud electrónica de Ayuda por Medicinas y la envía al Analista de Nómina con Copia al Jefe de Recursos Humanos.

Analista de Nómina; Jefe de Recursos Humanos – Solicitud de Ayuda por

Medicinas; Factura; Orden Médica; Tratamiento Médico – Bandeja de


8. Resguarda la Solicitud de Ayuda por Medicinas en la carpeta electrónica “Ayuda Medicinas” para facilitar la revisión de las mismas cuando sea necesario.

Carpeta Electrónica “Ayuda por Medicinas” - Solicitud de Ayuda por

Medicinas – Bandeja de Entrada de Correo

Electrónico

9. Entrega factura original, la copia de la orden de medicinas y la constancia de tratamiento médico al Analista de Nómina, para que el beneficio sea procesado.

Analista de Nómina – Factura; Orden Médica

(copia); Tratamiento Médico (copia) – Entrega

Física

ANALISTA DE NÓMINA

10. Recibe y revisa documentos que corresponden al beneficio y registra las variaciones correspondientes en el sistema de nómina.

Registro de Variaciones – Ayuda por Medicinas –

Sistema de Nómina

11. Genera reporte “Ayuda por Medicinas” (concepto 33), adjunta los soportes del beneficio e inicia proceso de pago de nómina y variaciones.

Reporte Ayuda por Medicinas; Factura; Orden

Médica – Soportes de Variaciones de Nómina

Procedimiento: Pago de Nómina y Variaciones -




Constancia de Tratamiento Médico; Orden de Medicinas; Factura de Compra de Medicinas –

Entrega Física.

Solicitud de Documentos Faltantes – Bandeja de Salida de Correo Electrónico.

Solicitud de Ayuda por Medicinas; Factura; Orden Médica; Tratamiento Médico – Bandeja de

Salida de Correo Electrónico.

Carpeta Electrónica “Ayuda por Medicinas” - Solicitud de Ayuda por Medicinas – Bandeja de

Entrada de Correo Electrónico.

Factura; Orden Médica (copia); Tratamiento Médico (copia) – Entrega Física.

Registro de Variaciones – Ayuda por Medicinas – Sistema de Nómina.

Reporte Ayuda por Medicinas; Factura; Orden Médica – Soportes de Variaciones de Nómina.


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

XIII. FORMULARIOS

No aplica.

XIV. ANEXOS

Reporte: Ayuda por Medicinas.


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

ANEXO 1. REPORTE CONCEPTO 33 (NM3645A) AYUDA POR MEDICINAS


DIAGRAMA DE FLUJO




RECURSOS HUMANOS


Completa?

FIN

INICIO

ANALISTA DE RH

Recibe y revisa la documentación enviada

por el trabajador

Envía correo electrónico al trabajador solicitando los documentos pendientes

Verifica el monto por el cual fue procesado el

beneficio

Registra las variaciones correspondientes en el

sistema de nómina

TRABAJADOR

Prepara la documentación requerida para solicitar la

ayuda por medicinas

Entrega los documentos al Analista de RH para

que gestione la solicitud

Genera una copia de todos los documentos

entregados y devuelve los originales que

correspondan al trabajador

No

Si

Verifica desde la carpeta electrónica

«Ayuda Medicinas» que el trabajador no haya excedido el monto

aprobado en el mes

Ayuda Asignada en el

mes ?

Elabora correo electrónico de Solicitud de Ayuda de

medicinas indicando : Datos del trabajador, documentos adjuntos,

fecha de atención, monto a ser asignado

Monto asignado en su

totalidad?

Indica al trabajador que su solicitud no puede ser procesada por haber

consumido la totalidad del monto establecido en el

mes

Si

Si

No

No

Escanea los documentos consignados por el

trabajador, los adjunta al correo y envía la solicitud al Analista de Nómina c/c

al Jefe de RH

Entrega el otro juego de copias conjuntamente con la factura orignal al Analista de Nómina para que procese el beneficio

ANALISTA DE NÓMINA

Recibe y revisa los documentos que

corresponden al beneficio

Genera reporte «Ayuda por Medicinas», adjunta los soportes y los adjunta a los documentos por revisar de variaciones

de nómina

Procedimiento: Pago de Nomina y

Variaciones

Resguarda solicitud de Ayuda de Medicinas en

carpeta electrónica «Ayuda Medicinas»


PROCEDIMIENTO




REINTEGRO DE DEDUCIBLE HCM

RECURSOS HUMANOS

I. OBJETIVO Establecer los lineamientos a seguir por la Unidad de Recursos Humanos para garantizar la correcta

ejecución del procedimiento de Reembolso de Deducible de HCM que ha sido pagado por el

trabajador ante el uso del servicio de atención médica o claves de emergencia.

II. ALCANCE



participar en el procedimiento de Reembolso de Deducible HCM.

III. BASE LEGAL


noviembre de 2011.

IV. REFERENCIAS

Manual del Procedimiento: Atención Médica y claves de Emergencia.

Manual del Procedimiento: Solicitud de Reembolso.

Manual de Procedimiento: Pago de Nómina y Variaciones.

Manual de Procedimiento: Egreso y Exclusión de Asegurados.

V. GLOSARIO


PATOLOGÍA Conjunto de enfermedades que puede presentar una persona.


VI. POLÍTICAS

1. Del Reembolso del Deducible 1.1. El beneficio de Reembolso de Deducible es una subvención de carácter no salarial en

dinero, que se le devolverá al trabajador por la cancelación del monto correspondiente al


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

deducible que ha sido establecido por la Empresa para el uso de los servicios de atención

médica y/o clave de emergencia, asociados a la póliza colectiva de HCM contratada.

1.2. Toda información actualizada en relación al beneficio de Reembolso de Deducible debe ser

comunicada a los trabajadores a través de la Jefatura de Recursos Humanos.

2. De las Condiciones del Reembolso 2.1. El Reembolso de Deducible HCM solo aplicará para el trabajador; por lo que éste no podrá

solicitar el reembolso de deducible cuando el mismo corresponda a la atención médica

recibida por uno de sus beneficiarios incluidos en la póliza.

2.2. El reembolso de deducible se pagará una vez por patología por mes, es decir, si en el mes

un trabajador hace uso de la póliza por una patología el monto por del deducible cancelado

será reembolsado por la Empresa; pero, si durante el mismo mes el trabajador presenta

nuevamente un deducible por la misma patología, el gasto correrá por cuenta del trabajador.

2.3. Toda solicitud de Reembolso de Deducible HCM debe estar dentro de los treinta días (30)

continuos siguientes a la fecha de emisión de la factura o de la solicitud de reembolso.

2.4. Toda factura consignada por el trabajador debe estar emitida por un centro médico que se

encuentre afiliado o convenido por la Compañía de Seguros, en caso de que el trabajador

haya asistido a un centro médico distinto la factura deberá ser procesada contra reembolso a

fin de que la Compañía de Seguros indique si el caso es procedente.

2.5. Los reintegros de deducible por “Solicitud de Reembolso” serán restituidos cuando la

Compañía de Seguros envíe a la Empresa la notificación del reembolso.

3. De la Solicitud del Reembolso 3.1. Los reembolsos de deducible podrán pagarse al trabajador cuando:

3.1.1. El trabajador solicite un reembolso y la Compañía de Seguros envíe a la Empresa

una notificación que evidencie el descuento del deducible del monto total generado y

el trabajador no haya solicitado formalmente el reembolso.

3.1.2. Cuando el trabajador solicite el reembolso de deducible posterior al uso de la póliza,

producto de una atención médica o clave de emergencia. 3.2. Para que una solicitud de reembolso de deducible sea gestionada el trabajador deberá

consignar los siguientes documentos: 3.2.1. Factura original emitida por el centro médico a nombre del trabajador.

3.2.2. Copia del informe médico emitido por el profesional que atendió la emergencia.


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

3.3. Cuando el trabajador haga la solicitud de reembolso de deducible y a su vez haga una

solicitud de reembolso el Analista de Recursos podrá adjuntar una copia de la factura

consignada a los documentos enviados a la Compañía de Seguros como soporte del pago

del deducible.

3.4. El Analista de Recursos Humanos es el responsable de verificar la documentación

consignada por el trabajador validando:

3.4.1. Que las facturas originales se encuentren a nombre del trabajador y cumplan con

todas las especificaciones establecidas por el SENIAT.

3.4.2. Que la copia del informe médico esté certificada contra la original y que contenga el

sello húmedo del Centro Médico donde ha sido emitida.

3.4.3. Que el deducible solicitado no haya sido cancelado con anterioridad al trabajador,

especialmente en los casos de solicitud de reembolso.

3.5. El Analista de Recursos Humanos deberá elaborar un correo electrónico de “Solicitud de

Reembolso de Deducible HCM” para ser enviado al Analista de Nómina con copia al Jefe de

Recursos Humanos y adjuntando de forma escaneada el documento detallado a

continuación:

3.5.1. En el caso de facturas: Factura emitida por el centro médico que evidencia el

deducible, consignada por el Trabajador.

3.5.2. En el caso de notificaciones de reembolso: Carta emitida por la compañía de

Seguros que evidencia el descuento del deducible.

3.6. Para facilitar la consulta y verificar los reembolsos solicitados todo correo electrónico de

“Solicitud de Reembolso de Deducible HCM”, deberá ser identificado en el “Asunto”

indicando:

3.6.1. Nombre de la solicitud

3.6.2. Nombre del Trabajador

3.6.3. Mes de la solicitud

3.6.4. Año de la solicitud

Ejemplo: Reembolso de Deducible HCM: Jackson Pérez 01 – 2014.


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

3.7. El Analista de Recursos Humanos deberá entregar físicamente, al Analista de Nómina, la

factura original o una copia de la notificación de reembolso emitida por la Compañía de

Seguros.

4. Del Reembolso del Deducible 4.1. Todo reembolso de deducible será registrado como una variación por el Analista de Nómina

a través del sistema utilizado por la Empresa bajo el concepto N° 31 “Rembolso de deducible

de HCM”.

4.2. Los reembolsos de deducible serán depositados en la cuenta nómina del trabajador, de

acuerdo a las fechas establecidas por la Dirección de Recursos Humanos.

4.3. El trabajador podrá ver reflejado en su recibo de pago el reembolso de deducible solicitado.

5. Del Resguardo de los Documentos 5.1. La Solicitud de Reembolso de Deducible HCM, enviada al Analista de Nómina, será

resguardada en la carpeta electrónica “Reembolso Deducible” ubicada en la bandeja de

entrada del correo electrónico.

5.2. El reporte de “Reembolso de Deducible y los documentos consignados por el trabajador

serán resguardados conjuntamente con los soportes de nómina en la carpeta “Variaciones

de Nómina”, organizada por períodos en orden cronológico ascendente.

VII. RESPONSABILIDADES

1. Del Trabajador 1.1. Consignar la factura original que corresponda al del pago de deducible. 1.2. Consignar los documentos requeridos para gestionar el reembolso de deducible 1.3. Revisar y verificar el reembolso a través del recibo de pago.

2. Del Analista de Recursos Humanos 2.1. Validar que la documentación consignada por el trabajador esté completa y sea la correcta. 2.2. Verificar que los deducibles descontados, en los casos de reembolso, no hayan sido

previamente restituidos al trabajador. 2.3. Verificar que las solicitudes de reembolso de deducible requerida por el trabajador no hayan

sido restituidas, ni que correspondan a una misma patología presentada en el mes. 2.4. Solicitar el reembolso del trabajador al Analista de Nómina a través de correo electrónico y

consignar los soportes originales en físico.


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

2.5. Resguardar las solicitudes electrónicas en la carpeta “Reembolso de Deducible”. 3. Del Analista de Nómina

3.1. Verificar los documentos consignados para procesar el pago de reembolso de deducible. 3.2. Registrar en el sistema de nómina las variaciones de reembolso requeridas. 3.3. Generar el reporte que corresponde al beneficio y adjuntar los soportes requeridos para que

el pago sea procesado en la quincena correspondiente. 3.4. Emitir los recibos de pago y entregarlos al trabajador para que sean firmados y

posteriormente resguardados en la carpeta “Variaciones de Nómina”.


Computadora, impresora, fotocopiadora.


Ante la solicitud del trabajador

Ante la llegada de notificaciones de reembolso consignadas por la Compañía de Seguros.

X. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: REINTEGRO DE DEDUCIBLE HCM






Recibe solicitud de reembolso de deducible de HCM: Solicitada directamente por el Trabajador, o Notificación de Reembolso emitida por la Compañía

de Seguros.

-

13.

Verifica a través de la carpeta electrónica “Reembolso Deducible”, ubicada en la bandeja de entrada del correo electrónico, que: El reintegro no haya sido pagado previamente. No corresponda a una misma patología presentada

en el mes.

-

13.1. Si fue pagado o corresponde a la misma patología: Deja sin efecto el requerimiento.

-


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS



Verifica la conformidad y completitud de los documentos consignados. En el caso de facturas: que sea de un centro médico

afiliado o convenido y se encuentre bajo los estándares establecidos por el SENIAT.

En el caso de notificaciones de reembolso: que evidencie el descuento del deducible.

-

14.1.

Si no está conforme: Deja sin efecto el requerimiento y notifica al trabajador a través de correo electrónico la no procedencia de la solicitud. Nota: En caso de que el Trabajador no posea correo electrónico enviar la notificación a su supervisor inmediato

Trabajador o Jefe – Notificación de no Procedencia de la

Solicitud – Bandeja de Salida de Correo

Electrónico

15.

Elabora correo electrónico “Solicitud de Reembolso de Deducible HCM” indicando: Datos del Trabajador que solicita el reembolso. Fecha de Atención Médica. Patología presentada por el trabajador. Tipo de Reembolso (Carta de reembolso o solicitud

del trabajador).

-

16.

Escanea la factura consignada por el trabajador o la notificación de reembolso según corresponda, la adjunta al correo electrónico y lo envía al Analista de Nómina con copia al Jefe de Recursos Humanos.

Analista de Nómina – Solicitud de Reembolso de Deducible de HCM – Bandeja de Salida de

Correo Electrónico

17. Resguarda las solicitudes electrónicas enviadas en la carpeta “Reembolso de Deducible” para facilitar la revisión de las mismas cuando sea necesario.

Carpeta Electrónica “Reembolso Deducible” - Solicitud de Reembolso de Deducible HCM –

Bandeja de Entrada de Correo Electrónico

18.

Entrega en físico al Analista de Nómina, los soportes requeridos para procesar el pago: Factura Original a nombre del trabajador, o Copia de la notificación de reembolso emitida por la


Analista de Nomina - Carta de reembolso; o

factura Original – Entrega Física

ANALISTA DE NÓMINA 19. Recibe y revisa la solicitud conjuntamente con el documento físico.

-

20. De acuerdo a los datos consignados registra la variación en el sistema de nómina.

Registro de Variaciones de Reembolso de

Deducible HCM – Sistema de Nómina


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS


ANALISTA DE NÓMINA 21. Genera el reporte “Reembolso Deducible H.C.M.” (Concepto N° 31), adjunta los soportes y los resguarda con el resto de los movimientos de nómina generados.

Reporte “Reembolso de Deducible HCM”: Carta de

reembolso o factura Original – Soportes de

Nómina

Procedimiento: Pago de Nómina y Variaciones -




Notificación de no Procedencia de la Solicitud – Bandeja de Salida de Correo Electrónico.

Solicitud de Reembolso de Deducible de HCM – Bandeja de Salida de Correo Electrónico.

Solicitud Reembolso Deducible HCM – Carpeta Electrónica de Correo Electrónico

Carta de reembolso; o factura Original – Entrega Física.

Registro de Variaciones de Reembolso de Deducible HCM – Sistema de Nómina.

Reporte “Reembolso de Deducible HCM”: Carta de reembolso o factura Original – Soportes de

Nómina.

XII. FORMULARIOS

No Aplica.

XIII. ANEXOS

Reporte: Reembolso Deducible H.C.M.


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

ANEXO 1. REPORTE REEMBOLSO DEDUCIBLE H.C.M. (Concepto 031)


DIAGRAMA DE FLUJO




RECURSOS HUMANOS


Conforme?

FIN

Procedimiento: Pago de Nómina y Variaciones

INICIO

Deja sin efecto el requerimiento y notifica al

trabajador la no procedencia del mismo.

ANALISTA DE RH

Recibe solicitud de Reembolso de Deducible

HCM por: Solicitud de Trabajador Notificación de Reembolso

Verifica a través de carpeta electrónica

«Reembolso de Deducible»: Que el reintegro no se haya

pagado previamente. Que no corresponda a una

misma patología en el mes

No

Si

Verifica conformidad y completitud de los

documentos:Facturas: Que procedan de un

centro médico afiliado o convenido y este bajo las

normas del SENIATNotificaciones : Que

evidencien el descuento del deducible

A

Conforme?

No

Si

Elabora correo electrónico de «Solicitud de

Reintegro de Deducible HCM» indicando:

Datos del trabajador Fecha de Atención Patología Presentada Tipo de Reembolso

Escanea de acuerdo al tipo de solicitud la factura o la notificación de reembolso, la adjunta al correo y la envía al Analista de Nómina con copia al Jefe de Recursos Humanos

Entrega en físico, al Analista de Nómina, la factura original o la carta de notificación de

reembolso, según corresponda.

ANALISTA DE NÓMINA

Recibe y revisa la solicitud electrónica y los soportes físicos consignados por el

Analista de Recursos Humanos

De acuerdo a los datos del Trabajador registra la

variación correspondiente en el sistema de nómina

existente

Genera el reporte «Reembolso Deducible

H.C.M.»(concepto 31), adjunta los soportes y los resguarda

con el resto de los movimientos de nómina

generados

A

Resguarda solicitud electrónica de la solicitud de

reembolso en la carpeta «Reembolso Deducible»

ubicada la bandeja de entrada de correo electrónico


PROCEDIMIENTO




EGRESO Y EXCLUSIÓN DE ASEGURADOS

RECURSOS HUMANOS

I. OBJETIVO Establecer los lineamientos a seguir por la Unidad de Recursos Humanos para garantizar la correcta

ejecución del procedimiento de egreso y/o exclusión de los Asegurados y beneficiarios asociados a la

póliza colectiva contratada por la Empresa.

II. ALCANCE



participar en el procedimiento de Exclusión y Egreso de Asegurados.

III. BASE LEGAL


Ley de la Actividad Aseguradora. Gaceta Oficial N° 5990. Extraordinario del 29 de Julio de

2010.

IV. REFERENCIAS

Manual del Procedimiento: Ingreso e Inclusión de Asegurados.

Manual del Procedimiento: Liquidación de Trabajadores.

Manual de Procedimiento: Conciliación de Póliza Colectiva de HCM.

V. GLOSARIO

ASEGURADO/ TITULAR




CONVENIO DE PÓLIZA



PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

EGRESO

Para efectos del presente manual. Corresponde a la culminación de la relación laboral existente entre el Trabajador y la Empresa. Para los efectos del presente manual corresponderá a la solicitud de desincorporación tanto del Asegurado Titular como de sus beneficiarios asociados, de la póliza colectiva contratada por la Empresa.

EXCLUSIÓN Quitar a alguien o algo del lugar que ocupaba. Para efectos del presente manual. Proceso a través del cual se solicita la eliminación de asegurados de la póliza contratada por la Empresa.

VI. POLÍTICAS

1. Del Egreso del Trabajador 1.1. Todo Trabajador que finalice su relación laboral con la Empresa deberá ser excluido de la

póliza colectiva, conjuntamente con sus beneficiarios asociados.

1.2. Toda exclusión de beneficiarios o egreso de Titulares deberá realizarse dentro del

cronograma establecido por la Dirección de Recursos Humanos.

1.3. El Analista de Recursos Humanos debe verificar, ante el egreso del Trabajador, si le fue

realizado el descuento de la cuota mensual por concepto de póliza sobre la quincena. De

ser así, tanto el Trabajador como sus beneficiarios podrán disfrutar de la póliza hasta la

fecha que ha sido sufragada por el Trabajador.

2. De la Exclusión de Beneficiarios

2.1. Los Trabajadores podrán excluir de la póliza colectiva a sus beneficiarios asociados, previa

consulta con la Jefatura de Recursos Humanos. 2.2. Toda exclusión de beneficiarios deberá solicitarse por escrito a la Jefatura de Recursos

Humanos quien gestionará el trámite con la Compañía de Seguros. 2.3. Toda exclusión de beneficiarios surtirá efecto de acuerdo a la fecha de solicitud, dicha

modificación está sujeta a las condiciones establecidas en la póliza contratada. 2.4. Toda exclusión de beneficiarios deberá notificarse al Analista de Nómina a fin de que este

suspenda la condición de descuento automático quincenal en el sistema. 3. De las Notificaciones y la Solicitud

3.1. Toda exclusión de beneficiarios y/o egresos de trabajadores será procesada los días quince

(15) y treinta (30) de cada mes.


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

3.2. Toda exclusión o egreso será notificada a la Compañía de Seguros a través del formulario

“Solicitud de Exclusión y Egreso de Asegurados” en el cual se detallarán los datos de los

Asegurados y/o Beneficiarios a excluir.

3.3. Las solicitudes de egreso y/o exclusión deben ser enviadas al Coordinador de Recursos

Humanos, quien canalizará el trámite de los mismos ante la Compañía de Seguros.

3.4. Toda factura y movimiento de exclusión o egreso generado durante el año deberá ser

resguardado en la carpeta “Facturas y Movimientos”, por año y en orden cronológico

ascendente.

VII. RESPONSABILIDADES 1. Del Trabajador

1.1. Solicitar la exclusión de asegurados o la no renovación de póliza de los mismos. 2. Del Analista de Recursos Humanos

2.1. Atender y asesorar toda exclusión de beneficiarios requerida por el Trabajador. 2.2. Notificar la exclusión de beneficiarios al Analista de Nómina para que este suspenda los

descuentos por nómina. 2.3. Notificar al Analista de Nómina el egreso del Trabajador para que inicie el proceso de

liquidación del mismo. 2.4. Solicitar al Analista de Nómina la fecha de último pago de póliza del Trabajador para

determinar la vigencia de los beneficiarios y posteriormente la fecha de egreso de los

mismos de la póliza. 3. Del Coordinador de Recursos Humanos

3.1. Recibir, revisar y firmar toda solicitud de exclusión y egreso enviada por el Analista de

Recursos Humanos. 3.2. Enviar las solicitudes recibidas al Gestor de Seguros para iniciar el trámite requerido con la

Compañía de Seguros. 3.3. Recibir los acuses de recibo de las solicitudes y reenviarlas al Analista de Recursos

Humanos. 4. Del Analista de Nómina

4.1. Verificar las solicitudes de exclusión de beneficiarios y suspender la condición de descuento

quincenal activada en el sistema de nómina.


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS

4.2. Notificar al Analista de Recursos Humanos la fecha de último pago de póliza para que este

determine la fecha de desincorporación de los mismos.


Teléfono, fotocopiadora, impresora, computadora, sistema de nómina.


Ante el egreso de un Trabajador.

Ante la solicitud de exclusión de beneficiarios realizado por el Trabajador.

X. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE EGRESO DE ASEGURADOS



Procedimiento: Ingreso e Inclusión de Asegurados.

Procedimiento: Liquidación de Trabajadores.

ANALISTA DE RRHH

1. Recibe notificación de egreso del Trabajador. -

2. Verifica a través del sistema la fecha de la última cuota pagada por el Trabajador, a través del sistema de nómina, a fin de solicitar la desincorporación del mismo y de su grupo familiar de la póliza contratada en la fecha que corresponda.

-

3. Completa el Formulario “Solicitud de Exclusión y Egreso de Asegurados” indicando, de acuerdo a la cuota de pago verificada, la fecha efectiva del egreso del Trabajador de la Póliza Colectiva.

-

3.1. Si posee Beneficiarios asociados: Incluye los datos de

dichos beneficiarios en la solicitud para que estos a su vez sean desincorporados.

-

4. Imprime dos (2) ejemplares del formulario y los envía por

valija al Coordinador de Recursos Humanos para procesar la solicitud.

Coordinador de RH – Solicitud de Exclusión y Egreso de Asegurados – Guía de Envío por Valija

COORDINADOR DE RRHH

5. Recibe y revisa la solicitud y los documentos enviados por el Analista de Recursos Humanos.

-


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS


COORDINADOR DE RRHH

5.1. Si está incompleto: Envía correo electrónico al Analista de Recursos Humanos notificando los documentos o las correcciones requeridas para procesar la solicitud.

Analista de Recursos Humanos – Notificación de

Documentos Faltantes – Bandeja de Salida de

Correo Electrónico

6. Firma la documentación y la envía, con un mensajero, al

Gestor de Seguros para que éste solicite la exclusión de los Asegurados a la Compañía de Seguros

Gestor de Seguros – Exclusión y Egreso de Asegurados – Entrega

Física

7. Recibe acuse de recibo firmado por el Gestor de Seguros y lo envía por valija al Analista de Recursos Humanos para sus respectivos soportes.

Analista de Recursos Humanos – Exclusión y Egreso de Asegurados


ANALISTA DE RRHH 8. Recibe el acuse de recibo de “Exclusión y Egreso de

Asegurados” debidamente firmada por el Gestor de Seguros.

-

9. Archiva el acuse de recibo con sus documentos

relacionados con la inclusión en la carpeta Oslo “Movimientos y Facturas”.

Exclusión de Asegurados de Póliza HCM (Acuse de Recibo) – Carpeta Oslo

“Movimientos y Facturas”

Procedimiento: Conciliación de Póliza Colectiva de HCM -


XI. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: EXCLUSIÓN DE BENEFICIARIOS




Procedimiento: Transferencia de Póliza -

TRABAJADOR

1. Solicita verbalmente al Analista de Recursos Humanos la exclusión del beneficiario asociado. Nota: Este requerimiento puede originarse por solicitud expresa del trabajador o ante la notificación de renovación de póliza requerida por Recursos Humanos.

-

ANALISTA DE RRHH

2. Atiende la solicitud del trabajador y verifica la fecha de la última cuota pagada por el Trabajador, a través del sistema de nómina, con el fin de gestionar la exclusión del beneficiario en la fecha que corresponda.

-

3. Notifica verbalmente al Trabajador la fecha hasta la que el

beneficiario disfruta del beneficio de la póliza. -


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS


ANALISTA DE RRHH 4. Completa el Formulario “Solicitud de Exclusión y Egreso

de Asegurados” indicando, de acuerdo a la cuota de pago verificada, la fecha efectiva de la exclusión del beneficiario.

-

5. Imprime dos (2) ejemplares y solicita la firma del trabajador

en la sección “Declaración del Solicitante – Firma del Asegurado Titular”.

-

6. Prepara documentos y envía por valija al Coordinador de

Recursos Humanos para que éste procese la solicitud requerida.

Coordinador de RH – Solicitud de Exclusión y Egreso de Asegurados – Guía de Envío por Valija

COORDINADOR DE RRHH

7. Recibe y revisa la documentación enviada por el Analista de Recursos Humanos.

-

7.1. Si está incompleto: Envía correo electrónico al Analista de Recursos Humanos notificando los documentos o las correcciones requeridas para procesar la solicitud.

Analista de Recursos Humanos – Notificación de

Documentos Faltantes – Bandeja de Salida de

Correo Electrónico

8. Firma la documentación enviada y la envía, con un

mensajero, al Gestor de Seguros para que éste solicite la exclusión de los Beneficiarios a la Compañía de Seguros.

Gestor de Seguros – Exclusión y Egreso de Asegurados – Entrega

Física

9. Recibe acuse de recibo firmado por el Gestor de Seguros y lo envía por valija al Analista de Recursos Humanos, para sus respectivos soportes.

Analista de Recursos Humanos – Exclusión y Egreso de Asegurados


ANALISTA DE RRHH 10. Recibe el acuse de recibo de “Exclusión y Egreso de

Asegurados” debidamente firmada por el Gestor de Seguros.

-

11. Archiva el acuse de recibo de la solicitud con sus

documentos con sus documentos asociados (si aplica), en la carpeta Oslo “Movimientos y Facturas”.

Exclusión de Asegurados de Póliza HCM (Acuse de Recibo) – Carpeta Oslo

“Movimientos y Facturas”

Envía un correo electrónico al Analista de Nómina indicando los beneficiarios que han sido desincorporados de la póliza.

Analista de Nómina – Notificación de desincorporación

de Beneficiarios – Bandeja de Salida de Correo Electrónico

ANALISTA DE NÓMINA Recibe y revisa el correo de desincorporación de beneficiarios.

-

Ingresa al Sistema de nómina y, de acuerdo al beneficiario excluido, desactiva el descuento automático quincenal.

Registro de Desactivación de Descuento – Sistema de

Nómina

Notifica por correo electrónico al Analista de Recursos Humanos la desactivación del descuento, de acuerdo a la solicitud requerida por el trabajador y la fecha efectiva del mismo.

Analista de RH – Notificación de

desactivación de Descuento – Bandeja de Salida de

Correo Electrónico


PROCEDIMIENTO





RECURSOS HUMANOS


Procedimiento: Conciliación de Póliza Colectiva de HCM -



Procedimiento: Egreso de Asegurados y Beneficiarios

Solicitud de Exclusión y Egreso de Asegurados – Guía de Envío por Valija.


Exclusión y Egreso de Asegurados – Entrega Física.

Exclusión y Egreso de Asegurados (Acuse de Recibo) – Guía de Envío por Valija.

Exclusión de Asegurados de Póliza HCM (Acuse de Recibo) – Carpeta Oslo “Movimientos y

Facturas”.

Procedimiento: Exclusión de Beneficiarios

Solicitud de Exclusión y Egreso de Asegurados – Guía de Envío por Valija.


Exclusión y Egreso de Asegurados – Entrega Física.

Exclusión y Egreso de Asegurados (Acuse de Recibo) – Guía de Envío por Valija.

Exclusión de Asegurados de Póliza HCM (Acuse de Recibo) – Carpeta Oslo “Movimientos y

Facturas”.

Notificación de desincorporación de Beneficiarios – Bandeja de Salida de Correo Electrónico.

Registro de Desactivación de Descuento – Sistema de Nómina.

Notificación de desactivación de Descuento – Bandeja de Salida de Correo Electrónico.

XIII. FORMULARIOS

Exclusión y Egreso de Asegurados

XIV. ANEXOS

No Aplica.


DIAGRAMA DE FLUJO




RECURSOS HUMANOS

EXCLUSIÓN Y EGRESO DE ASEGURADOS

FIN

INICIO

ANALISTA DE RH

Recibe notificación de egreso del trabajador

Recibe solicitud firmada en calidad de recibo por el

Gestor de Seguros

Imprime 2 ejemplares y envía el formulario al

Coordinador de Recursos Humanos

Completa el formulario «Solicitud de Exclusión y

Egreso de Asegurados» con los datos del Asegurado titular y los beneficiarios

asociados, si aplica

COORDINADOR DE RH

Recibe, revisa y firma solicitud de egreso de

asegurados

Envía la solicitud , con un Mensajero, al Gestor de

Seguros para que la misma sea procesada

Verifica a través del sistema de nómina la última cuota

cancelada

Envía el acuse de recibo por valija al Analista de

Recursos Humanos para sus soportes

Archiva el acuse de recibo original en la carpeta


ANALISTA DE RH

Genera una copia del acuse de recibo


DIAGRAMA DE FLUJO




RECURSOS HUMANOS

EXCLUSIÓN DE ASEGURADOS

FIN

INICIO

TRABAJADOR

Solicita al Analista de Recursos Humanos la

Exclusión del beneficiario

Recibe solicitud firmada en calidad de recibo por el

Gestor de Seguros

Completa el formulario «Solicitud de Exclusión y

Egreso de Asegurados» con los datos de los beneficiarios

a ser excluídos

COORDINADOR DE RH

Recibe, revisa y firma solicitud de exclusión de beneficiarios

Envía la solicitud , con un Mensajero, al Gestor de

Seguros para que la misma sea procesada

Atiende solicitud y verifica a través del sistema de nómina

la última cuota de seguro cancelada por el Trabajador

Envía el acuse de recibo por valija al Analista de

Recursos Humanos para sus soportes

Archiva el acuse de recibo original en la carpeta


ANALISTA DE RH

Genera una copia del acuse de recibo

Imprime 2 ejemplares, solicita la firma del Trabajador

y los envía el formulario al Coordinador de Recursos

Humanos

Notifica verbalmente al Trabajador la fecha hasta la cual el beneficiario excluido

disfrutará el beneficio

Envía un correo electrónico, al Analista de Nómina,

notificando los beneficiario que han sido desincorporados

de la póliza colectiva

ANALISTA DE RHRecibe y revisa correo

electrónico de desincorporación de

Beneficiarios

Ingresa al sistema de nómina, ubica al trabajador y suspende el descuento sobre

el beneficiario excluido .

Notifica por correo electrónico al Analista de Recursos Humanos que el

descuento ha sido suspendido sobre el Trabajador requerido

Procedimiento: Conciliación de

Póliza HCM Colectiva

RECURSOS HUMANOS

Capítulo IV

Formularios e Instructivos de Llenado


FORMULARIO



CÓDIGO: FORRH015BSDV00

CONVENIO DE PÓLIZA HCM

RECURSOS HUMANOS


INSTRUCTIVO DE LLENADO

FECHA: 12/12/2013


CÓDIGO: ILLRH015BSDV00

FORMULARIO: CONVENIO DE PÓLIZA HCM

RECURSOS HUMANOS

I. IDENTIFICACIÓN DEL FORMULARIO

Código del Formulario FORRH015BSDV00

Título del Formulario Convenio de Póliza HCM

Elaboración Completar la información directamente desde la computadora e imprimir

Papel Bond blanco, base 20, tamaño carta, normal

N° de Copias Dos ejemplares: uno para trabajador, uno para el expediente del trabajador

Objetivo Evidenciar la aceptación del convenio de implementación de póliza HCM por parte del trabajador

II. DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS

Ciudadano(a) Ingrese el nombre del trabajador.

C.I. Ingrese el número de Cédula de Identidad del Trabajador Ejem.: V.-15.332.221.

A los.. Ingrese el día en el que se entrega el convenio al trabajador para la firma.

Del mes Ingrese el mes en el que se entrega el convenio al trabajador para la firma.

Del año Ingrese el año en el que se entrega el convenio al trabajador para la firma

El Patrono Campo en el que deberá firmar la persona que para este acto representa al patrono.

El Trabajador Campo en el que deberá firmar el trabajador en señal de conformidad y recepción.


FORMULARIO

FECHA: 19/12/2013



AUTORIZACIÓN DE DESCUENTO DE HCM

RECURSOS HUMANOS



FECHA: 19/12/2013



FORMULARIO: AUTORIZACIÓN DE DESCUENTO DE HCM

RECURSOS HUMANOS

I. IDENTIFICACIÓN DEL FORMULARIO

Código del Formulario FORRH020BSDV00

Título del Formulario Autorización de Descuento de HCM

Elaboración Completar la información directamente desde la computadora e imprimir o imprimir formulario manualmente y entregar.

Papel Bond blanco, base 20, tamaño carta, normal.

N° de Copias Dos ejemplares: (1) uno como acuse de recibo para el trabajador, uno para el proceso de Inclusión de Beneficiarios.

Objetivo Evidenciar la aceptación del convenio de implementación de póliza HCM por parte del trabajador

II. DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS

Yo, Ingrese el nombre del trabajador.

Titular de la C.I. Ingrese el número de Cédula de Identidad del trabajador Ejem.: V.-15.332.221.

Código de trabajador n°

Ingrese el número del código asignado al trabajador por Recursos Humanos.

Adscrito al departamento Indique el departamento en el que labora el trabajador.

Bajo el cargo de Indique el cargo desempeñado por el trabajador en la Empresa.

A partir de la fecha Indique a partir de qué fecha comenzarán a realizarse los descuentos.

La cantidad de Bs. Ingrese el total de la cuota a ser descontada quincenalmente.

A los.. Ingrese el día en el que se entrega el convenio al trabajador para la firma.

Del mes Ingrese el mes en el que se entrega el convenio al trabajador para la firma.

Del año Ingrese el año en el que se entrega el convenio al trabajador para la firma

Firma del trabajador Campo en el que deberá firmar el trabajador en señal de conformidad y recepción.

PÁG.: 1 de 1 CAP.: IV

FORMULARIO

FECHA: 16/05/2013



SOLICITUD DE INGRESO E INCLUSIÓN DE ASEGURADOS

RECURSOS HUMANOS




CETIFICACIÓN: 20/12/2013


FORMULARIO: INGRESO E INCLUSIÓN DE ASEGURADOS

RECURSOS HUMANOS

III. IDENTIFICACIÓN DEL FORMULARIO Código del Formulario FORRH021BSDV00

Título del Formulario Solicitud de Ingreso e Inclusión de Asegurados

Elaboración Completar la información directamente desde la computadora e imprimir.


N° de Copias Dos ejemplares: uno para la Empresa, uno para la compañía de seguros.

Objetivo Solicitar a la compañía aseguradora formalmente, la inclusión de trabajadores y/o beneficiarios incluidos por estos en la póliza de HCM colectiva de la Empresa.

IV. DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS Fecha de Elaboración Ingrese la fecha de elaboración de la carta

A. Sección Datos de los Asegurados Nombres y Apellidos Ingrese el nombre y el apellido de la persona a ser asegurada N° C.I. Ingrese el número de Cédula de Identidad del Asegurado

Tipo de Asegurado

Indique si la persona registrada es el titular de la póliza o un beneficiario, de ser beneficiario indicar el nombre y el apellido además de la cédula de identidad del titular; ejemplo:

Beneficiario de María Pérez C.I. 18627345 Parentesco En caso de ser beneficiario indique el parentesco de éste con el trabajador.

Observaciones En caso de existir beneficiario indicar el trabajador y el número de cédula y los números de ítem (1,2,3) relacionados a dicho trabajador.

Atentamente

En este campo se encuentra actualmente predeterminado el nombre e identificación del Coordinador de RRHH que es el encargado de tramitar las cartas con el Seguro de la Empresa. En caso de que este nombre sea modificado será notificado a fin de realizar los cambios correspondientes.


FORMULARIO


CETIFICACIÓN: 18/12/2013


SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE PÓLIZA COLECTIVA

RECURSOS HUMANOS






FORMULARIO: SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE PÓLIZA COLECTIVA

RECURSOS HUMANOS

V. IDENTIFICACIÓN DEL FORMULARIO Código del Formulario FORRH022SLDV00

Título del Formulario Solicitud de Transferencia de Póliza Colectiva



N° de Copias Dos ejemplares: uno para el hotel, uno para la compañía de seguros

Objetivo Solicitar a la compañía aseguradora formalmente, la transferencia de póliza entre compañías de los trabajadores y/o beneficiarios de la póliza de HCM colectiva de la Empresa.

VI. DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS Fecha de Elaboración Ingrese la fecha de elaboración de la carta

B. Sección Contenido a la Empresa Ingrese el nombre del hotel al cual ha sido transferido el empleado

C. Sección Datos de los Asegurados Nombres y Apellidos Ingrese el nombre y el apellido de la persona a ser transferida N° C.I. Ingrese el número de Cédula de Identidad del Asegurado

Tipo de Asegurado

Indique si la persona a ser transferida es el titular de la póliza o un beneficiario, de ser beneficiario indicar el nombre y el apellido además de la cédula de identidad del titular; ejemplo:

Beneficiario de Nidia Rojas C.I. 15432675 Parentesco En caso de ser beneficiario indique el parentesco de éste con el trabajador.

Observaciones En caso de existir beneficiario indicar el trabajador y el número de cédula y los números de ítem (1,2,3) relacionados a dicho trabajador.

Atentamente

En este campo se encuentra actualmente predeterminado el nombre e identificación del Coordinador de RRHH que es el encargado de tramitar las cartas con el Seguro de la Empresa. En caso de que este nombre sea modificado será notificado a fin de realizar los cambios correspondientes.


FORMULARIO





RECURSOS HUMANOS






FORMULARIO: SOLICITUD DE CARTA AVAL

RECURSOS HUMANOS

I. IDENTIFICACIÓN DEL FORMULARIO Código del Formulario FORRH023BSDV00

Título del Formulario Solicitud de Carta Aval



N° de Copias Dos ejemplares: uno para el hotel, uno para la compañía de seguros

Objetivo Solicitar a la compañía aseguradora formalmente, la emisión de una Carta Aval

II. DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS Fecha de Elaboración Ingrese la fecha de elaboración de la carta.

A. Sección Datos de los Asegurados Nombres y Apellidos Ingrese el nombre y el apellido del Asegurado que requiere la carta aval. N° C.I. Ingrese el número de Cédula de Identidad del Asegurado.

B. Sección “En caso de Beneficiario” Nombres y Apellidos Ingrese el nombre y apellido del trabajador que ha incluido al beneficiario.

N° C.I. Ingrese el número de cédula de identidad del trabajador. Parentesco Indique el parentesco que posee el beneficiario con el trabajador.

C. Sección Contenido

Documento Adjunto Enuncie el (los) documento(s) adjunto(s) al formulario y requeridos para procesar la solicitud.


FORMULARIO




SOLICITUD DE REEMBOLSO

RECURSOS HUMANOS






FORMULARIO: SOLICITUD DE REEMBOLSO

RECURSOS HUMANOS

I. IDENTIFICACIÓN DEL FORMULARIO Código del Formulario FORRH024BSDV00.

Título del Formulario Solicitud de Reembolso



N° de Copias Dos ejemplares: uno para el hotel, uno para la compañía de seguros.

Objetivo Solicitar a la compañía aseguradora formalmente, el Reembolso de dinero cancelado por el Asegurado ante una atención médica.

II. DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS Fecha de Elaboración Ingrese la fecha de elaboración de la carta.

A. Sección Datos de los Asegurados Nombres y Apellidos Ingrese el nombre y el apellido de la persona que requiere el reembolso. N° C.I. Ingrese el número de Cédula de Identidad del Asegurado.

Tipo de Asegurado Marque de acuerdo al tipo de asegurado, si el mimo corresponde al Titular de la póliza o a uno de los Beneficiarios incluidos por este.

B. Sección “En caso de Beneficiario”

Nombres y Apellidos Ingrese el nombre y apellido del trabajador que ha incluido al beneficiario que corresponde.

N° C.I. Ingrese el número de cédula de identidad del trabajador. Parentesco Indique el parentesco que posee el beneficiario con el trabajador.

C. Sección Contenido

Documento Adjunto Enuncie el (los) documento(s) adjunto(s) al formulario y requeridos para procesar la solicitud.


FORMULARIO




SOLICITUD DE EXCLUSIÓN Y EGRESO DE ASEGURADOS

RECURSOS HUMANOS






FORMULARIO: SOLICITUD DE EXCLUSIÓN Y EGRESO DE ASEGURADOS

RECURSOS HUMANOS

I. IDENTIFICACIÓN DEL FORMULARIO Código del Formulario FORRH025BSDV00

Título del Formulario Solicitud de Exclusión y Egreso de Asegurados.



N° de Copias Dos ejemplares: uno para el hotel, uno para la compañía de seguros.

Objetivo Solicitar formalmente a la Compañía de Seguros, la exclusión de beneficiarios conjuntamente con el egreso de trabajadores de la póliza colectiva de la Empresa.

II. DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS Fecha de Elaboración Ingrese la fecha de elaboración de la carta

A. Sección Datos de los Asegurados Nombres y Apellidos Ingrese el nombre y el apellido de la persona a ser excluida. N° C.I. Ingrese el número de Cédula de Identidad del Asegurado. Tipo de Asegurado Marque, según corresponda, el tipo de Asegurado a ser excluido. Parentesco En caso de ser un beneficiario indicar el parentesco con el Trabajador.

B. Declaración del Solicitante Sección utilizada solo para solicitudes de exclusión de beneficiarios, realizada por el trabajador. Nota: Cuando se trate de egreso del Trabajador deberá eliminar esta sección de la solicitud ya que no se requiere esta certificación. Yo, Ingrese el nombre del Trabajador (Asegurado Titular). Cedula de Identidad N° Indique el número de Cédula de Identidad del Trabajador (Asegurado Titular) Firma del Asegurado Titular

Solicite al trabajador la firma en los dos (2) ejemplares a fin de que certifique la información contenida en la declaración.

C. Sección de Firmas

Atentamente

En este campo se encuentra actualmente predeterminado el nombre e identificación del Coordinador de RRHH que es el encargado de tramitar las cartas con el Seguro de la Empresa. En caso de que este nombre sea modificado, será notificado a fin de realizar los cambios correspondientes.

RECURSOS HUMANOS

Capítulo V Guías, Instructivos y

Manuales de Usuario

RECURSOS HUMANOS

Guía de Registro y Uso de

Póliza de Seguros

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