00 Guia Metodologica

8/17/2019 00 Guia Metodologica

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AGESIC

Oficina de Proyectos

Guía Metodológica para la Documentación deProyectos

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Ator

01/01/09 1 Versión inicial PMO01/01/2010 2 Versión revisada PMO

om!re actual del arc"ivo# $1%&9'0(1)odt

*gencia para el Desarrollo del Go!ierno de Gestión +lectrónica *ndes 1$%' Piso &y la ,ociedad de la -n.ormación y del onocimiento ele.a# '9( 23 901)2929 4 555)agesic)gu!)uy


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I!VE!"ARIO DE DOC#$E!"OS

Contenido

OM+6*78* D+ DO7M+O, )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))

0)8esumen +:ecutivo ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) '

1)*cta de onstitución del Proyecto )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) '

1)1)-ntroducción )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) %

1)2)Propósito del Proyecto )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) %

1)$);ene.icio esperado del proyecto ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) %

1))Descripción ;reve )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) %1)')+ ?itos y +ntrega!les ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) %

1)()Presupuesto -nicial ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) %

1)9)=actores ríticos de @ito ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) &

1)10),upuestos y 8estricciones ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) &

1)11)8e.erencias ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) &

2)Declaración de *lcance del Proyecto )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) &2)1)O!:etivos del Proyecto )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) &

2)2)=inalidad del Producto )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) &

2)$)Descripción del *lcance del Producto ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) (

2))=ases> ?itos y +ntrega!les ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) (

2)')6ímites> 8estricciones y ,upuestos )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) (

2)%)8iesgos -niciales ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) (

2)&)OrganiAación Prevista ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) (

2)()+stimación inicial de ostos ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) (2)9)8e.erencias )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) (

$)Gestión de am!ios / ,olicitud de am!ios )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) (

)MatriA 8*-> de interesados y de comunicaciones )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) 9

')ronograma )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) 10

%)Presupuesto ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) 10

&)*nBlisis de 8iesgos ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) 10

()*ctas de reuniones )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) 11

9)-n.ormes de avance ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) 1110)ontrol de cam!ios> 8egistro de -ncidentes y 6ecciones aprendidas )))))))))))))))))) 12

$1%&9'0(1)odt "o:a 2 de 1'


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11)8egistro de "oras ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) 1$

12)Plan de proyecto )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) 1$

1$)Directorio del Proyecto o 6i!reta de direcciones )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) 1'

1)Glosario ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) 1'

1')+D C +structura de desglose del tra!a:o ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) 1'

$1%&9'0(1)odt "o:a $ de 1'


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!O$E!C%A"#RA DE DOC#$E!"OS

6a *G+,- "a ela!orado recomendaciones de .ormatos de arc"ivo a utiliAar en lasaplicaciones de o.imBtica por el +stado uruguayo) odos los documentos re.eridos enesta Guía Metodológica de!en seguir dic"a norma) +sta norma recomienda laadopción de una política de almacenamiento e intercam!io de documentos en mediosdigitales> y el apoyo y asesoramiento a los organismos p!licos en la implementacióny seguimiento de esta política)

Dic"o documento propone utiliAar los estBndares a!iertos OD= y PD= para la creación>almacenamiento e intercam!io de documentos de o.imBtica dentro de las institucionesestatales y en su relación con el resto de la sociedad)

+n particular la nomenclatura de los documentos es#

&id'doc('&no)*re corto del proyecto('&te+to est,ndar('v&n-)ero deversión..(/&e+t(

+l identi.icador de documento serB de dos ci.ras)

+l nom!re corto tendrB "asta ( caracteres y serB un identi.icatorio de los documentosdel proyecto)+l teto estBndar identi.ica el contenido del documento y es uno de los


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Plantillas

"ipo de fichero E+tensión "ipo $i)e

eto )ott application/vnd)oasis)opendocument)tet4template

?o:a de cBlculo )ots application/vnd)oasis)opendocument)spreads"eet4template

Presentación )otp application/vnd)oasis)opendocument)presentation4template

Di!u:o )otg application/vnd)oasis)opendocument)grap"ics4template

odos los documentos de la PMO para los cuales eiste un .ormulario estBndar>contienen los ítems los resultados esperados> etc) etc)

uando se re


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Propósito del Proyecto

uBl es la raAón por la cual se realiAa el proyecto) +ste ítem evolucionarB "acia ladescripción de o!:etivos

2eneficio esperado del proyecto

uBl es la vinculación del proyecto a los lineamientos estratEgicos de la organiAación yla descripción> en tErminos cuantitativos> del !ene.icio esperado de su e:ecución)

Descripción 2reve

,e descri!e !revemente el producto o servicio a desarrollar) +n caso de ser necesarioetenderse> se ela!orarBn documentos aneos o de re.erencia)

E3ipo de "ra*a0o

,e descri!e los siguientes datos de las personas organiAación/Brea> e4mail)

,e detalla ademBs a continuación de la ta!la#

• la participación esperada del Patrocinador en el proyecto

• las atri!uciones dadas al Director y> si corresponde> los recursos asignados alproyecto

Inflencia de los Interesados

6os interesados en el proyecto son personas y organiAaciones los "itos y principales entrega!les> en el caso de


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Spestos y Restricciones

6os supuestos re.ieren a .actores


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Fases4 Hitos y Entre5a*les

,e enumeran las .ases> los "itos y los principales entrega!les> los re


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presupuesto> el cronograma y/ó el contenido del proyecto)

+l arc"ivo 0$ProcedimientoGestiondeam!iosv01)odt contiene un e:emplo de lo

es un documento cuyo o!:etivo es .ormaliAar una solicitud de cam!io> para e -)

6a Matriz de Interesados registra las personas por lo


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6a Matriz de Comunicaciones re.le:a todas las comunicaciones e.ectuadas durante el

transcurso del proyecto registrando# la .ase en con in.ormación a comunicar> responsa!le> etc)+s un documento especialmente importante teniendo en cuenta


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+n la "o:a 2 aparece una matriA grB.ica> lugar y agenda tentativa3) +n la reunión siguiente se de!e revisar el estado de las tareas asignadas previamente)

Documento a generar#

1'...'Acta'aa))dd'v++/odt

Infor)es de avance+l documento In!orme de A"ance .orma parte de las omunicaciones del Proyecto recogida> distri!ución> almacenamiento> recuperación ydestino .inal de la in.ormación del proyecto en tiempo y .orma)

+l modelo del documento corresponde a un in.orme detallado de avance para poder conocer cuBl es el estado actual del proyecto)

+l nom!re del in.orme de avance indicarB el nmero y la .ec"a a la


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6as tareas del per6odo tareas> tiempo estimado> o!servacionesy estado actual con un semB.oro> a el monto total en Pesos 7ruguayos y las o!servaciones

6os a0stes 3e se de*en reali9ar a la planificación detallando#

• 7na lista de cambios enumerando el identi.icador de cada cam!ios> el estado>una descripción> el impacto comentario so!re el incidente> el responsa!le y la .ec"amBima de resolución)

• 7na lista de riesgos principales enumerando el identi.icador de cada riesgo> la.ec"a> el índice de 8iesgo Pro!a!ilidad/-mpacto3> e.ecto en el proyecto>estrategia para mitigarlo y el evento disparador))

6os te)as pendientes de resolver detallando# una descripción> .ec"a> .ec"a límite derealiAación> comentarios y responsa!le)

Documento a generar#1'...'Avance'aa))dd'v++/odt

Control de ca)*ios4 Re5istro de Incidentes y %ecciones aprendidas+l proceso Control de Ca)*ios se realiAa segn se "aya descripto en el plan deproyecto) +sta planilla contiene una !itBcora de los cam!ios solicitados))Para cada unode los cam!ios se de!en enumerar su estado> una descripción !reve> el impacto costo> calidad y riesgo> la.ec"a en la .ec"a en o!servaciones la .ec"a de ocurrencia> el estado> comentarios pertinentes> el responsa!le> .ec"a límitey la .ec"a de resolución) +sta planilla es la !itBcora del día a día del proyecto)

Para registrar las lecciones aprendidas se de!e enumerar una categoría de lalección a me:orar> a no repetir> a me:orar3> una descripción> .ec"a de ocurrencia yo!servaciones pertinentes)

Documento a generar# 81'...'Ca)*ios'incidentes'y'%A'v++/ods/

$1%&9'0(1)odt "o:a 12 de 1'


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Re5istro de horas

6a matriA Registro de #oras detalla la actividad realiAada por las personas en el/losproyecto/s y el tiempo dedicado a cada una de ellas medido en "oras)

6a matriA Mensual por Persona registra la dedicación en "oras3 por cada persona acada proyecto y en cada día del mes) ,e enumeran el nom!re de la persona> el mes yaJo de registro> el nom!re del proyecto> el nom!re de la actividad realiAada> suidenti.icador y para cada día del mes se registra el tiempo insumido en "oras)

6a matriA Acumulado Anual registra un acumulado mensual de la dedicación en"oras3 de cada persona a cada proyecto) ,e enumeran el aJo> el proyecto> la personay para cada mes del aJo se registra el tiempo insumido en "oras)


88'...'Persona'Re5istro'de'horas'v++/ods

Plan de proyecto

+l Plan de Proyecto es un documento .ormalmente apro!ado supervisa y controla un proyecto)

+l mismo de!e ser instanciado especialmente de acuerdo a las características delproyecto> teniendo especial cuidado en no ecederse en su descripción) ,in em!argo>no olvidar 7* descri!ir el proceso de control de cam!ios acordado al comienAodel proyecto)

+l mismo incluye#

• Procesos de dirección seleccionados y nivel de implementación de cada uno

• Principales documentos a ela!orar

• Descripción de tEcnicas y "erramientas costo y calidad o!:etivos de calidad del

proyecto3

• Ecnicas de comunicación

• iclo de vida

$1%&9'0(1)odt "o:a 1$ de 1'


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• 8evisiones claves

Planes su!sidiarios donde ademBs se especi.ica otra in.ormación de interEs para su ela!oración#

Documento a Generar#

8:'...'Plan'de'Proyecto'v++/odt

Directorio del Proyecto o %i*reta de direcciones

+l $irectorio de Proyecto ó *genda es un documento el nom!re de la OrganiAación a la su correo electrónico> telE.onos .i:os y móviles> la dirección.ísica y las O!servaciones a tener en cuenta)


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