MODULO No. 06

ORGANIZACIÓN DE UN GRAN EVENTO DEPORTIVO

Lo Organizamos o no?

Nuestro evento es un Festival de Festivales, donde los participantes compiten en 14 disciplinas deportivas diferentes. Ajedrez, Atletismo, Baloncesto, Béisbol, Ciclismo, Fútbol, Fútbol de salón, Natación, Patinaje, Porrismo, Tenis de campo, Tenis de mesa, Voleibol y BMX. Evento realizado durante todo el año, con diferentes eliminatorias en cada una de las modalidades deportivas, unas nacionales y otras regionales, realizadas por algunos Skateholders (empresa privada y/o liga deportiva). Su nicho de ejecución es la unidad deportiva Atanasio Girardot, ciudad de Medellín; este año por la participación del BMX igualmente se utilizó la pista de Bicicrós Antonio Roldan Betancur, localizada en la unidad deportiva Belén del barrio del mismo nombre.

Figura No. 1 Deportes Participantes

Durante el año 2016, más de 20 mil niños de todo el país hicieron parte de una fiesta deportiva llena de alegría y felicidad, a la final nacional concurren un gran total de 5238 niños, el evento se realiza en la segunda y tercera de enero.

Es una historia de 33 años, que inició con la idea de realizar un evento deportivo en las vacaciones de enero, por un grupo de profesionales de diferentes áreas y muy cercanos al fútbol, de la ciudad de Medellín, cuyo objetivo era y fue crear un espacio de esparcimiento de los niños (edades entre 11 y 13 años) y sus familias.

Este objetivo es, ha sido y será la razón de ser de la existencia de la Corporación Deportiva los Paisitas.

Figura No. 2 Unidad Deportiva Atanasio Girardot

Qué Tenemos?

Tenemos una asamblea de socios que está dispuesta a trabajar en grupo, a poner a disposición todo lo necesario para realizar el evento (tiempo y relaciones básicamente).

Unos convenios con la empresa privada, Un contrato de patrocinio con Bavaria, que permite la realización del evento del deporte del fútbol “EL PONYFUTBOL”; Con almacenes Éxito, recursos destinados al evento de bicicrós; Comfenalco, que permite la realización del festival de fútbol de salón; otros convenios con entidades públicas municipales, Un convenio con la Alcaldía de Medellín para la realización de un evento de ciudad. Con el Inder, sponsor del tenis de mesa, Porrismo, y el gran patrocinio que realiza con el préstamo de los diferentes escenarios donde se lleva a cabo el evento. La secretaria de seguridad ciudadana, que con sus recursos permite la ejecución del béisbol. Con entidades del orden departamental, la Gobernación de Antioquia e Indeportes Antioquia, con cuyos recursos se realizan los deportes de baloncesto y ajedrez. Los otros deportes son patrocinados por la propia Corporación Deportiva los paisitas. Contamos con otros aliados como son las empresas varias, balones Ryad, secretaria de gobierno municipal.

El evento es transmitido por las dos empresas de televisión del departamento “TeleAntioquia” y “TeleMedellín”.

Contamos con una historia de responsabilidad y confianza de la comunidad en general. Con recursos propios. Con un grupo de trabajo operativo convencido del logro del gran objetivo que la corporación busca con la realización del evento.

Tenemos siempre en mente que la Planeación se convierte en el gran aliado para abolir las posibles discrepancias que no permitan la realización del evento.

Figura No. 3 Fútbol de salón

Los beneficios de la realización del evento serían los siguientes:

Juego limpio Deporte con sentido social Encuentro – alegría – familia – regocijo Calidad de vida Ciudadanía Desarrollo deportivo

Cuáles podrían ser los riesgos para la no realización del evento:

No recursos económicos. No realización de todo lo programado. No escenarios deportivos. No permiso de la secretaria de gobierno para la realización del evento. Para su aval es

necesario tener el visto bueno de bomberos, secretaria de movilidad, Dagred, espacio público y secretaria de salud municipal.

Un desastre. Elevados costos para el cumplimiento de las normas nuevas de cada una de las secretarias.

Perdida de la credibilidad.

Luego de realizar el análisis de lo que se tiene, de los riesgos que se pueden correr en la realización y de conocer los beneficios y luego de hacer una balanza entre los riesgos y los beneficios, la decisión de realizar o no el evento, es realizar el evento.

La organización de la magnitud de nuestro evento obliga a pensar en los administrativo, lo presupuestal, lo técnico, recursos humanos y económicos, salud, comunicaciones y los más importante las relaciones con nuestros stakeholders.

Figura No. 4 Ajedrez

Estructuras legales y funcionales

Legalmente procedemos a cumplir con todas las exigencias presentadas por cada una de las secretarias municipales que de una manera u otra tienen que ver con el evento (Gobierno, salud, Dagred, empresas varias, movilidad, seguridad, espacio público, empresas públicas).

Somos una entidad sin ánimo de lucro. Poseemos recursos privados, propios y administramos los públicos. Políticamente tenemos apoyo del nivel regional y departamental.

El evento es organizado por la CORPORACIÓN DEPORTIVA LOS PAISITAS, entidad sin ánimo de lucro, con cámara de comercio. Las ligas son nuestros socios en la organización técnica de nuestro certamen. Somos autónomos y realizamos gestión transparente.

La estructura organizativa se mantiene, para la organización del evento la jerarquía se conserva, gran responsable la ASAMBLEA DE SOCIOS, delegando en el comité ejecutivo, director ejecutivo, área de comunicaciones, logística, salud, protocolo, técnica y disciplinaria.

El número de personas encargadas de la gestión y organización del evento está constituido por un grupo de 128 personas, distribuidos de la siguiente forma:

Comunicaciones y protocolo 36 Salud 28 Logística 30 Administrativa 7 Asamblea de socios 27

Cada uno de estos grupos realiza actividades y funciones que les competen con su accionar.

Fase de Disolución

Una vez finalizado el evento se realiza una evaluación a los 15 días. Se entregan los informes a cada uno de los Skateholders. Se procede a la elaboración del informe de actividades y aspectos contables para la asamblea general, se determina a fecha de la reunión de socios. Se presenta la convocatoria para el evento del 2017 – 2018, para el deporte del fútbol. El segundo semestre se realiza la convocatoria de los otros deportes y se decide cuáles serán los nuevos festivales. Desde finales de febrero e inicios de marzo se solicitan las citas para las reuniones con los futuros patrocinadores.

Figura No. 5 Tenis de campo, tenis de mesa y Voleibol

Para la ejecución del programa del 2017-2018 una vez finalizado el certamen, nos apoyamos en el informe de gestión realizado por el director ejecutivo en conjunto con las diferentes áreas de la gestión del certamen.

En los siguientes renglones observaran muchas de las acciones realizadas por la organización, verán muchos de los beneficios logrados y encontraran datos importantes para llegar a los patrocinadores o Skateholters.

1. Asistencia niñosAl evento asistieron representantes de los siguientes departamentos: Antioquia, Amazonas, Arauca, Atlántico, Bolívar, Boyacá, Caldas, Casanare, Cauca, Chocó, Córdoba, Cundinamarca, Huila, Meta, Nariño, Norte de Santander, Putumayo, Risaralda, San Andrés, Santander, Sucre, Tolima y Valle del Cauca. Para una cobertura del 71% de la geografía nacional.

Del total de los municipios del departamento asistieron 60. Distribuidos por regiones de la

siguiente manera:

Cuadro 1. Asistencia niños por regiones del departamento

Subregión Municipios

Valle del Aburra

(10)

Medellín, Bello, Copacabana, Girardota, Barbosa, Envigado, Itagüí,

Sabaneta, la Estrella y Caldas.

Bajo Cauca(6) Caucasia, el Bagre, Zaragoza, Taraza, Cáceres y Nechi.

Norte (8) Don Matías, Santa Rosa de Osos, San Pedro de los Milagros,

Yarumal, Briceño, Carolina del Príncipe, Belmira y Guadalupe.

Oriente (14) San Francisco, La Ceja del tambo, Rionegro, Marinilla, San Rafael,

Cocorna, Carmen de Viboral, Guarne, El Retiro, Sonson, El Peñol,

Guatape, El Santuario y Granada.

Suroeste (7) Andes, Ciudad Bolívar, Fredonia, La Pintada, Tarso, Jardín y Salgar.

Uraba (4) Apartado, Turbo, Carepa y Chigorodo.

Nordeste (5) Segovia, Remedios, Yali, Anori y Santo Domingo.

Occidente (4) Uramita, Dabeiba, San Jerónimo y Santa Fe de Antioquia.

Magdalena Medio (2) Puerto Berrio Yondo.

Para una cobertura del 48% de la geografía regional. Se presentó un aumento de 25 municipios

más en comparación al año 2015.

2. Participación por deporte

Cuadro 2. Asistencia niños por Disciplina Deportiva

Deporte Total Niños Niñas Delegaciones - Categorías y edades

Fútbol 936 576 360 52 delegaciones

Baloncesto 576 288 288 48 delegaciones.

Categoría única

Béisbol 280 264 16 14 delegaciones. Dos ellas extranjeras

Voleibol 576 200 376 75 delegaciones

Dos categorías Mini y Benjamín

Tenis de Mesa 200 131 69 3 departamentos.

Categoría única

Natación 400 200 200 Categoría única

Atletismo 180 87 93 14 delegaciones

Fútbol de salón 288 288 ----- 7 departamentos

Patinaje 300 100 200 47 delegaciones.

Dos categorías A: 9 y 10 años

B: 11 y 12 años

Ciclismo 200 130 70 Tres departamentos.

Dos Categorías Escolares y Pre infantiles.

Porrismo 800 60 740 43 delegaciones.

Tenis de Campo 150 75 75 3 departamentos

BMX 150 121 29 21 delegaciones. 16 categorías

Ajedrez 300 210 90 25 delegaciones

Dos categorías sub11 y sub 13

Total 5328

Durante el proceso eliminatorio de Fútbol “Ponyfútbol” se incluyeron 1200 conjuntos de toda la

geografía nacional. Igual cifra a la del año anterior.

3. Capacitación

Durante el año se realizaron las siguientes capacitaciones, todo pensando en la ejecución del

evento.

- Mes de Noviembre: Organización de grandes eventos. Para el personal encargado de la

operación del Festival.

- Mes de Noviembre: Participación Seminario internacional, Funiño, en asocio del instituto

de Educación Física de la Universidad de Antioquia. Población beneficiada 55 de los

entrenadores de los equipos participantes en el festival de fútbol.

- Cursos: ERNBD Registro Nacional de base de datos, factura electrónica y nueva normativa

en el sistema de seguridad de salud. Población objetivo, la auxiliar contable.

- Curso: Organización documental, legislación documental y técnica, secretariado contable y

financiero. Población objetivo auxiliar administrativo (secretaria).

- Actualización en Soporte Vital Básico y manejo de concusión: Grupo de apoyo de atención

en salud del evento.

- Actualización arbitral: Población objetivo, el grupo arbitral.

4. Cambio de imagen

La nueva imagen de la corporación los Paisitas se inspira en su imagen tradicional, no deja de

lado al paisita, quien continúa siendo el personaje central, así como los niños son nuestra

principal razón de ser.

El nombre de la corporación se ubica en la parte inferior para proveer una raíz y una base

sólida de la entidad; los colores corporativos, rojo y negro se conservan. Las manos levantadas

del paisita representan nuestra intención de dar bienvenida y desearles éxito a los niños que

participan del festival de festivales, de igual manera que significan el porvenir y el futuro que

les espera a nuestros participantes.

La imagen del Festival de festivales inspirado en el movimiento de las acciones deportivas de

las disciplinas que hacen parte del evento, recrea la estrella fugaz, acompañada de tres

estrellas que representan el deporte, la cultura y la educación.

El desarrollo de la nueva imagen fue realizada por el departamento de comunicaciones de la

Corporación Deportiva los Paisitas.

La nueva marca se vio reflejada en las premiaciones del festival de festivales, trofeos y las

medallas tenían como eje central el logo del festival.

5. Comunicaciones

Con un recurso humano compuesto por 36 personas, distribuidas en las comisiones de

protocolo, redes sociales y reportería, se desarrolló la estrategia de divulgación y promoción

del Festival de Festivales.

Desde dos salas de prensa, el grupo desarrollo las siguientes actividades:

- Redacción de textos, boletines, historias y comunicados: 144 historias.

- Atención de requerimientos de los medios.

- Publicaciones en redes sociales y sitio web: 700 publicaciones.

- Recepción y clasificación de fotos: 30 mil fotos.

- Diseños de piezas: 225 piezas.

- Atención sala de prensa.

Datos de la gestión:

1. Transmisiones radiales: Rafagol, RCN radio net, RCN la cariñosa, Ondas de la Montaña,

Múnera Eastman radio y la vitrina deportiva.

2. Medios: 29 digitales, 2 internacionales (BBC de Londres y FOX televisión), 8 municipales, 2

patrocinadores (Bavaria y Comfenalco), 9 prensas escritas – impresa, 31 emisoras radiales,

incluidas las emisoras con transmisión en la Marte 1, 12 medios de televisión, 5 medios

universitarios, 251 periodistas acreditados.

3. Aparición en medios de comunicaciones:

- El Colombiano: 49 páginas. 27 notas periodísticas. Valor $2.382.988.000

- El Mundo: 42 páginas. 37 notas periodísticas. Valor $ 305.397.825

- Q´ Hubo: 7 páginas. 7 notas periodísticas. $ 48.316.000

- Hora 13 noticias: 34 notas. Duración 54 minutos, 32 segundos. Valor $ 176.907.000

- TeleAntioquia: 35 notas. Duración 69 minutos, 6 segundos. Valor 221.900.000

- TeleMedellín: 24 notas. Duración 35 minutos, 30 segundos. Valor $76.510.000

- RCN televisión: 6 notas. Sin calcular tiempo ni valor

- Caracol televisión: 6 notas. Sin calcular tiempo ni valor.

- Total de notas: 246.

- Total valor: $ 3.212.018.825

4. Medición de Free Press: El rol de la labor desempeñada por el área de comunicaciones se

ve reflejada en la cuantificación de las 246 notas publicadas en televisión, prensa impresa y

prensa web que superan los 3 mil doscientos millones de pesos.

5. Medios propios. La entidad solo cuenta con la página www.festivaldefestivales. com En la

figura 5. pueden observar el comportamiento de nuestra página durante la realización del

Festival.

6. Redes sociales. Como parte de su estrategia en la gestión de las redes sociales, la

Corporación tiene presencia en Facebook (40766 seguidor orgánico), YouTube 55 videos con

3485 reproducciones y Twitter 5492 seguidores. Cada una de las redes tuvo interacción y

publicación de contenidos de manera regular durante el año y con mayor énfasis durante el

festival de festivales.

El área de protocolo parte de la de comunicaciones, realizaron durante el evento 48 eventos de

apertura y clausura y 14 de premiaciones. Estuve integrada por 9 persona y una mascota.

6. Acciones Sociales: Las siguientes son las acciones de este tipo realizadas por la

Corporación:

- Entrega de 1500 kits escolares. Población objeto 31 instituciones que trabajan en el país

por el bienestar de la niñez nacional.

- Becas. Se apoya la labor de la Fundación Mano amiga, con el subsidio a dos niños con sus

estudios.

- Designación de 23 puntos de venta en la marte. Designación controlada por nuestro

tesorero, director ejecutivo y revisor fiscal. 93 personas beneficiadas.

7. Cubrimiento salud.

Durante el evento se atendieron 446 niños en las diferentes modalidades deportivas. En la

actualidad la corporación está realizando un estudio longitudinal, para conocer el

comportamiento de la incidencia y prevalencia de lesiones deportivas en la población

objetivo de nuestro evento.

Para los años 2017-2018 se trabajará en la consolidación de las 14 disciplinas existentes.

Para tales efectos, se hará un ejercicio de planeación y ejecución de toda la actividad

deportiva con la seriedad y transparencia que ha caracterizado a la institución.

Muchas gracias por sus enseñanzas.

______________________________OSCAR MARIO CARDONA ARENAS